Opdrachtgevend bestuur: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum - OPZC Rekem. Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken

Opdrachtgevend bestuur: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum - OPZC Rekem Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken

Bestek inzake een overheidsopdracht voor: DI ENSTEN Raam overeenkom st voor het leveren , installeren en onderhouden van program m atuur voor diverse beheerstoepassingen voor een psychiatrisch ziekenhuis en een psychiatrisch verzorgingstehuis Referentie OP ZC2013/ 1006/ up/ pj via Onderhandelingsprocedure m et bekendm aking Uiterste datum voor het indienen van de offertes: 6 mei 2014 om 15 uur Opening van de offertes: op datum van 6 mei 2014 om 15 uur in het OPZC Rekem, Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst.

10.03.2014

1

INHOUDSOPGAVE I. INLEIDING ........................................................................................................................................ 4 I.1 SITUERING OPZC REKEM ........................................................................................................................................................4 I.2 INLICHTINGEN............................................................................................................................................................................4 II. ALGEMENE BEPALINGEN .............................................................................................................. 5 II.1 AANBESTEDENDE OVERHEID ...................................................................................................................................................5 II.2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT .........................................................................................................................................5 II.3 WIJZE VAN GUNNEN .................................................................................................................................................................6 II.4 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING.........................................................................................................................................7 II.5 TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK ................................................................................................................ 7 II.6 LOOPTIJD...................................................................................................................................................................................7 II.7 OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN ............................................................................................................... 7 III. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ............................................................................................. 9 III.1 VERLOOP VAN DE PROCEDURE ...............................................................................................................................................9 III.2 UITNODIGING TOT INDIENEN VAN EEN OFFERTE TEN BEHOEVE VAN DE RAAMOVEREENKOMST, INDIENEN OFFERTE EN GUNNING RAAMOVEREENKOMST ........................................................................................................................................... 10 III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen raamovereenkomst ........................ 10 III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke opdracht, indiening offerte en gunning specifieke opdracht ........................................................................................................................... 10 III.2.3 Onderhandelingen .................................................................................................................................................... 11 III.3 UITSLUITINGSGRONDEN ...................................................................................................................................................... 11 III.4 BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING) - VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)...................................................................... 11 III.5 VERENIGING ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID (ART. 55 KB PLAATSING) .............................................................. 12 III.6 VARIANTEN (ART. 9 KB PLAATSING) ................................................................................................................................ 12 III.7 OPTIES (ART. 10 KB PLAATSING) .................................................................................................................................... 12 III.8 TAALGEBRUIK........................................................................................................................................................................ 12 III.9 VERTROUWELIJKHEID .......................................................................................................................................................... 13 III.10 VERBOD OP AFSPRAKEN .................................................................................................................................................... 13 IV. OFFERTE – OPENING, INDIENING, VORM EN INHOUD ....................................................... 14 IV.1 INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES...................................................................................................................... 14 IV.2 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE.................................................................................................................................. 15 IV.3 VERBINTENISTERMIJN (ART. 57 KB PLAATSING) ........................................................................................................... 15 IV.4 GUNNINGSCRITERIA ............................................................................................................................................................ 15 IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst .................................................................................................................. 15 IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie .......................................................................................................................... 16 IV.5 PRIJS EN PRIJSHERZIENING (ART. 13, 16, 19, 20 EN 21 KB PLAATSING) .............................................................. 16 IV.6 OPDRACHT PER MINICOMPETITIE ...................................................................................................................................... 17 IV.7 LEVERINGSADRES................................................................................................................................................................. 17 V. UITVOERING VAN DE OPDRACHT .............................................................................................. 18 V.1 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING) ............................................................................ 18 V.2 BORGTOCHT .......................................................................................................................................................................... 18 V.3 UITVOERINGSTERMIJN ......................................................................................................................................................... 18 V.4 VEREISTEN ............................................................................................................................................................................. 19 V.5 GEHEIMHOUDING - PRIVACYBESCHERMING EN BEVEILIGING .......................................................................................... 19 V.6 BESTAANDE INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (ART. 17 KB PLAATSING) ............................................................ 21 V.7 FACTURATIE EN BETALING .................................................................................................................................................. 22 V.8 SANCTIES, RECHTSVORDERINGEN EN VERTRAGINGSBOETES (ART. 45, 46 EN 154 KB UITVOERING) ................... 23

10.03.2014

2

V.9 VOORLOPIGE OPLEVERING ................................................................................................................................................... 23 V.10 GARANTIE ............................................................................................................................................................................ 24 V.11 DEFINITIEVE OPLEVERING ................................................................................................................................................. 25 V.12 GESCHILLEN ........................................................................................................................................................................ 25 VI. TECHNISCHE BEPALINGEN........................................................................................................ 27 VI.1 DWINGENDE TECHNISCHE BEPALINGEN ............................................................................................................ 27 VI.2 ALGEMEENHEDEN .......................................................................................................................................................... 27 VI.2.1 Omvang van de opdracht (zie II 2)....................................................................................................................... 27 VI.2.2 Aflevering en installatie ........................................................................................................................................... 28 VI.2.3 Onderhoud en ondersteuning............................................................................................................................... 28 VI.2.4 Opleidingen ................................................................................................................................................................ 30 VI.2.5 Documentatie ............................................................................................................................................................ 31 VI.2.6 Aansprakelijkheid...................................................................................................................................................... 31 VI.2.7 Overdracht rechten en verplichtingen - onderaanneming ............................................................................ 31 VI.2.8 Overmacht ................................................................................................................................................................. 32 VI.2.9 Audit ............................................................................................................................................................................ 32 VI.2.10 Contactpersonen ................................................................................................................................................... 32 VI.2.11 Aanvulling - Aanpassing - Wijziging van dit bestek en de opdracht .......................................................... 32 VI.2.12 Algemene bepalingen met betrekking tot Exit ............................................................................................... 33 VI.2.13 Bijstand na beëindiging van de basisovereenkomst ....................................................................................... 34 VI.2.14 Afstand van recht ................................................................................................................................................... 34 VI.2.15 Aanwervingsclausule .............................................................................................................................................. 34 VI.2.16 Aanvullende algemene bepalingen...................................................................................................................... 35

10.03.2014

3

I. Inleiding I.1 Situering OPZC Rekem Het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem (OPZC Rekem) is een Extern Verzelfstandigd Agentschap van de Vlaamse overheid (EVA) behorend tot het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het OPZC Rekem is een agentschap met rechtspersoonlijkheid. Het OPZC Rekem werd erkend als psychiatrisch ziekenhuis voor de behandeling van 288 patiënten en als psychiatrisch verzorgingstehuis (PVT) voor de verzorging van 214 bewoners. De afdelingen zijn verspreid over 4 campussen: campus Rekem (Daalbroekstraat 106, 3621 Rekem), campus PVT Rekem (Daalbroekstraat 108, 3621 Rekem), campus PVT Rado (Koning Albertlaan 102, 3620 Lanaken) en campus PVT MIN (Lange Scholiersstraat 98, 2060 Antwerpen). Daarnaast zijn er personeelsleden van het OPZC Rekem werkzaam in mobiele teams van het project 'artikel 107' en in diverse andere projecten zoals ondermeer de schakelteams forensische zorg. De jaaromzet van OPZC Rekem bedraagt ca. 29 miljoen euro.

I.2 Inlichtingen Inlichtingen over deze offerteaanvraag kunnen bekomen worden tijdens werkdagen van 09.00 tot 12.00u en van 14.00 tot 16.00u bij: Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem Daalbroekstraat 106 3621 Rekem - Lanaken Functioneel-technische inlichtingen IT: Patrick Janssen, Informaticus Tel. 089 84 71 10, [email protected] Financieel-administratieve inlichtingen: Walter Vandeneede, Algemeen directeur Tel.089/84.71.03, [email protected] Urbain Peters, Diensthoofd aankoopdienst Tel. 089 84 71 62, [email protected]

10.03.2014

4

II. Algemene bepalingen II.1 Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door het extern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid OPZC Rekem. OPZC Rekem Daalbroekstraat 106 3621 Rekem - Lanaken www.opzcrekem.be Briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet verzonden worden aan: OPZC Rekem t.a.v. Aankoopdienst Daalbroekstraat 106 3621 Rekem - Lanaken Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan: OPZC Rekem t.a.v. dhr John Vanacker, administrateur-generaal Daalbroekstraat 106 3621 Rekem - Lanaken Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of in pand gegeven.

II.2 Beschrijving van de opdracht Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen. CPV-classificatie: 72000000. Het OPZC Rekem werkt momenteel met het IBM AS 400 systeem, waarop de facturatie en patiëntenadministratie worden verwerkt. Ook de programmatuur voor keuken (E-MAGISTER), het apotheekpakket (C-CONSULT advice bvba), het boekhoudpakket (C-CONSULT advice bvba) en het aankooppakket (IBS-PAS) zijn hieraan gekoppeld. Met betrekking tot het veiligheidsmanagementssysteem en het intranet wordt gewerkt met 'INFOLAND'. Met betrekking tot het personeelsbeheer wordt gewerkt met het programma 'ARNO'. Voor de tijdsregistratie van personeelsleden wordt gewerkt met 'EFFICIENT'. Met betrekking tot het verwerken van de uurroosters van personeelsleden wordt gewerkt met 'SAGA'. Recent werd een elektronisch patiëntendossier 'REGAS' geïmplementeerd.

10.03.2014

5

De standaardservers (active directory, mail, database, fileserver, printserver) zijn gevirtualiseerde windows 2008 R2-servers. Er wordt gewerkt met thin cliënts. Het OPZC Rekem wil overgaan tot het implementeren van een nieuw apotheekpakket dat gekoppeld kan worden aan het elektronisch patiëntendossier 'REGAS' en wil hierbij een voorschrijfmodule voor artsen voorzien. Verder wil het OPZC Rekem gefaseerd haar administratieve en logistieke diensten optimaler automatiseren. Hierbij wordt gedacht aan de vernieuwing van volgende programmatuur: aankoop, magazijn, boekhouding, facturatie, patiëntenadministratie, keuken, gebouwenbeheerssysteem. Deze opsomming is niet limitatief. Integratie met windows active directory is gewenst. Of al deze pakketten zullen worden vernieuwd, op welke termijn en in welke volgorde is momenteel niet gekend en zal mede worden bepaald, zowel door de informaticatechnische evolutie als door de evolutie binnen de informaticamarkt zelf en dit zowel met betrekking tot de momenteel door het OPZC Rekem gebruikte programmatuur, als met betrekking tot de mogelijk te integreren nieuwe programmatuur. Vast staat dat een grondige hertekening en een betere integratie van de beheerspakketten noodzakelijk is. Indien de kandidaat een apotheekpakket, een voorschrijfmodule of een boekhoudpakket aanbiedt, bevestigt de kandidaat dat de programmatuur een onderscheid kan maken tussen de gegevens van het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis. De kandidaat die een boekhoudprogramma aanbiedt, bevestigt dat het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel kan gehanteerd worden. Als dwingende technische bepaling geldt volgend technisch criterium: de beheerstoepassingen met betrekking tot de apotheek, de voorschrijfmodule en de boekhouding moeten een onderscheid kunnen maken tussen de werking van het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis, alsook dat er per entiteit een afzonderlijke boekhouding, registratie en rapportage kan gerealiseerd worden. De programmatuur voor het voeren van de boekhouding moet het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen. De voor de psychiatrische ziekenhuizen en de psychiatrisch verzorgingstehuizen bevoegde erkennende en subsidiërende overheden vragen immers dergelijke scheiding van gegevens en het gebruik van het verplichte rekeningstelsel.

II.3 Wijze van gunnen Gezien de complexiteit van de diverse deelopdrachten, het feit dat integratie van de diverse programmatuur noodzakelijk is voor de goede werking van het OPZC Rekem en de technische mogelijkheden met ondermeer cloudtoepassingen zich verder ontwikkelen, is het onmogelijk de omvang, noch de specifieke eisen per programma nu reeds te specifiëren. Daarom zal de aanbestedende overheid via een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking een raamovereenkomst sluiten met diverse opdrachtnemers. Wanneer het OPZC Rekem een concrete opdracht wil gunnen zullen deze opdrachtnemers, tijdens de looptijd van de raamovereenkomst, opnieuw in mededinging worden gesteld (de ‘minicompetitie’). De gunning van de specifieke opdrachten ('minicompetitie') gebeurt via een onderhandelingsprocedure met deze voor de raamovereenkomst geselecteerde deelnemers. Deze onderhandelingsprocedures worden gevoerd op basis van art. 26, §2, 3° van de Wet Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. 10.03.2014

6

II.4 Toepasselijke reglementering Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen zijn ondermeer toepasselijk: Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen (hierna: KB Uitvoering); Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. U kunt deze regelgeving terugvinden op: http://www.bestuurszaken.be/regelgevingoverheidsopdrachten Door in te schrijven aanvaardt de inschrijver expliciet dat alle bepalingen van dit bestek van toepassing zijn.

II.5 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank Op dit bestek en de daaruit voortvloeiende verbintenissen is het Belgisch recht van toepassing en elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. Ieder geschil tussen partijen met betrekking tot dit bestek en de uitvoering ervan zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechtbank in het arrondissement Tongeren.

II.6 Looptijd De looptijd van de raamovereenkomst bedraagt acht (8) jaar. Bij de gunning van elke opdracht zal een basisovereenkomst worden gesloten tot maximum acht (8) jaar na de start van de raamovereenkomst. Door middel van deze basisovereenkomst wordt een licentie verleend om de betrokken programmatuur en alle andere nodige toepassingen, te laten gebruiken in alle diensten van het OPZC Rekem en in onderhoud ervan te voorzien. Deze looptijd van acht jaar wordt gemotiveerd door het feit dat een programmatuur voor een langere periode moet kunnen functioneren en onderhouden worden. Wanneer regelgeving, tarieven, honoraria wijzigen moet de programmatuur aangepast worden, zodat het OPZC Rekem telkens de geldende regelgeving en tarieven toepast en verwerkt in de diverse programmatuur, alsook in de door de overheden opgelegde registraties. Termijn in maanden: 96 Voorziene begindatum: 01/09/2014 Voorziene einddatum: 31/08/2022

II.7 Overige algemeen toepasselijke bepalingen In het licht van de innovatie die het OPZC Rekem binnen haar activiteiten continu nastreeft, zal de raamovereenkomst tegemoet komen aan de wens van het OPZC Rekem om binnen deze periode 10.03.2014

7

opdrachten te gunnen voor specifieke programmatuur tegen de voordeligste voorwaarden en dit volgens de meest recente technologie. Het sluiten van de raamovereenkomst op basis van dit bestek geeft de opdrachtnemers geen exclusiviteitsrecht. Het opdrachtgevend bestuur kan gedurende de looptijd van de raamovereenkomst prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door de eigen diensten of door andere dienstverleners, nadat een gunningsprocedure werd doorlopen. De opdrachtnemers van de raamovereenkomst kunnen in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. Voor de toepassing van de uitvoeringsregels – en enkel daarvoor – , wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht aanzien. Aldus heeft elke bestelling haar eigen uitvoeringstermijn, oplevering, sancties, enz… zonder afbreuk te doen aan het geheel van de bestellingsopdracht.

10.03.2014

8

III. Administratieve bepalingen Dit deel heeft betrekking op het verloop van de gunningsprocedure tot de gunning van deze overheidsopdracht aan de dienstverleners. Bij elke minicompetitie zal nader worden beschreven welke afwijkingen op deze regelgeving zullen worden toegepast. Deze administratieve bepalingen moeten strikt in acht genomen worden, om te vermijden dat uw inschrijving, wegens een louter administratieve fout, als onregelmatig moet worden beschouwd. Het bestuur kiest de economisch meest voordelige regelmatige offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver alle clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, die hiermee tegenstrijdig zijn, zelfs wanneer deze op één of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen betreffende één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte. Indien één of meerdere bepalingen van dit bestek of opdracht ongeldig geacht of verklaard worden krachtens een wet, reglement of definitieve uitspraak van een bevoegde rechtbank, zullen de overige bepalingen hun ongewijzigde kracht en draagwijdte behouden. Partijen verbinden zich ertoe de ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe geldige bepaling die zoveel als mogelijk de oorspronkelijke doelstellingen van de ongeldige bepaling zal bewerkstelligen. Voor verdere verduidelijkingen aangaande de administratieve bepalingen van dit bestek kunt u terecht bij OPZC Rekem bij dhr. Walter Vandeneede op het telefoonnummer 089.84.71.03 [email protected] of dhr Urbain Peters op het telefoonnummer 089 84 71 62 of [email protected]

III.1 Verloop van de procedure De procedure verloopt als volgt: gunning van de raamovereenkomst: -uitnodiging aan de geselecteerde kandidaten om een offerte in te dienen op basis van dit bestek -indienen van de offerte door de inschrijvers -onderhandeling met de inschrijvers -indienen van een best and final offer (BAFO) door de inschrijvers -evaluatie van de offertes op grond van de in het bestek vermelde gunningscriteria -gunning van de raamovereenkomst gunning van een specifieke opdracht via minicompetitie: -uitnodiging van de voor de raamovereenkomst geselecteerde inschrijvers om een offerte in te dienen voor de specifieke opdracht op basis van een per opdracht specifiek bestek -indienen van de offerte voor de specifieke opdracht -onderhandeling met de inschrijvers -indienen van een BAFO door de inschrijvers -evaluatie op basis van de in het bestek vermelde gunningscriteria -gunning van de specifieke opdracht.

10.03.2014

9

III.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte ten behoeve van de raamovereenkomst, indienen offerte en gunning raamovereenkomst De geselecteerde kandidaten worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van dit bestek. Dit bestek bevat de gunningscriteria op basis waarvan de offertes zullen beoordeeld worden. De geselecteerde kandidaten krijgen een tijdsperiode van minimaal veertig (40) kalenderdagen om de offerte voor te bereiden. Mogelijkheid tot vraagstelling Tijdens deze fase zal aan de geselecteerde kandidaten de mogelijkheid geboden worden om vragen te stellen ter verduidelijking van het bestek. De vragen, zonder vermelding van de bron, en de antwoorden zullen gepubliceerd worden op de website van het OPZC Rekem – http://www.opzcrekem.be/Overheidsopdrachten.htm -. Indien dit om technische redenen niet mogelijk zal deze informatie gelijktijdig aan alle geselecteerde kandidaten worden bezorgd.

III.2.1 Indienen offertes, evaluatie van de ingediende offertes en gunnen raamovereenkomst Na het indienen van de offertes maakt de aanbestedende overheid een voorlopige rangschikking op van de ingediende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van dit bestek. Vervolgens kan de aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen. De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s). BAFO (Best and Final Offer) Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal bestek worden bezorgd. Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende overheid, de meest voordelige is.

III.2.2 Uitnodiging tot indienen van een offerte met betrekking tot een specifieke opdracht, indiening offerte en gunning specifieke opdracht Vervolgens zal het aanbestedende bestuur wanneer ze nood heeft aan nieuwe programmatuur, de geselecteerde kandidaten aan wie de raamovereenkomst gegund werd, uitnodigen om een initiële offerte in te dienen voor de desbetreffende opdracht ('minicompetitie'). Evaluatie van de ingediende offertes en onderhandeling De aanbestedende overheid maakt vervolgens een voorlopige rangschikking op van de ingediende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria van het bestek. Vervolgens kan de aanbestedende overheid overgaan tot het voeren van onderhandelingen. De onderhandelingsprocedure kan verlopen in verschillende fasen, waarbij het aantal offertes waarover onderhandeld wordt, vermindert door toepassing van de gunningscriteria. Mede afhankelijk van het aantal offertes en de grootte van het verschil in de scores toegekend aan de verschillende offertes, na beoordeling op basis van de gunningscriteria, kan de aanbestedende overheid beslissen om slechts te onderhandelen met de best gerangschikte inschrijver(s). BAFO (Best and Final Offer) 10.03.2014

10

Na onderhandelingen zullen de inschrijvers met wie onderhandeld werd, uitgenodigd worden om een finale offerte (BAFO) in te dienen. Met de uitnodiging zal hen ook een eventueel aangepast finaal bestek worden bezorgd. Gunning en toewijzing van de specifieke opdracht Aan de hand van de gunningscriteria zal worden bepaald welke BAFO voor de aanbestedende overheid, de meest voordelige is.

III.2.3 Onderhandelingen Via deze onderhandelingen wil de aanbestedende overheid: -feedback geven op de (kwaliteit van de ingediende) offertes; -een duidelijk zicht verkrijgen op het aanbod van de inschrijvers met inbegrip van eventuele suggesties die de inschrijvers zouden formuleren ter optimalisatie van de door de aanbestedende overheid gevraagde programmatuur.

III.3 Uitsluitingsgronden Uitsluiting, RSZ-verplichtingen en belangenvermenging (Art. 61, 62 en 64 KB Plaatsing) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, de jaarrekeningen en het attest niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, §1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2. Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64. Door beroep te doen op een onderaannemer verklaart de inschrijver impliciet dat ook die onderaannemer(s) zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in art. 61 en 62 KB Plaatsing; ze moeten voldoen aan art. 63 van het KB Plaatsing en mogen zich niet in een toestand van onverenigbaarheid bevinden zoals bedoeld in art. 64 van het KB Plaatsing. De inschrijver stelt zich hiervoor garant.

III.4 Beroep op de draagkracht van andere entiteiten (art. 74 KB Plaatsing) - Voordracht van onderaannemers (art. 12 KB Plaatsing en art. 12 KB Uitvoering) De inschrijver vermeldt in elke offerte welk gedeelte van de opdracht - programmatuur- hij voornemens is in onderaanneming te geven evenals de identiteit van de onderaannemers of andere entiteiten die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze onderaannemers of andere entiteiten in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers of andere entiteiten is onderworpen aan de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid.

10.03.2014

11

III.5 Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (art. 55 KB Plaatsing) Het is de geselecteerde kandidaten toegestaan zich in een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid te verenigen met niet geselecteerde personen en gezamenlijk een offerte in te dienen. Het gezamenlijk indienen van één enkele offerte door meerdere geselecteerden is verboden.

III.6 Varianten (art. 9 KB Plaatsing) Vrije varianten worden toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien, behoudens deze die nodig zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen. Zo moet een programmatuur voor het voeren van de boekhouding ondermeer het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen en een gescheiden boekhouding kunnen voeren voor het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis. Indien varianten noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te voldoen, moeten deze varianten worden aangeboden. De varianten worden ingediend in een afzonderlijk deel van de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan wat zijn basisofferte is en wat zijn varianten zijn.

III.7 Opties (art. 10 KB Plaatsing) Het indienen van vrije opties is toegestaan. Er zijn geen verplichte opties voorzien, behoudens deze die nodig zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan alle reglementaire verplichtingen te voldoen. Indien opties noodzakelijk zijn om het OPZC Rekem toe te laten aan de reglementaire vereisten te voldoen, moeten deze opties worden aangeboden. Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat.

III.8 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Alle teksten, documenten en stukken opgesteld door de kandidaten moeten dan ook in het Nederlands worden ingediend. Alle inlichtingen die worden verstrekt of gevraagd, zullen eveneens in het Nederlands gebeuren. Van documenten die enkel in een andere taal dan het Nederlands beschikbaar zijn, kan de aanbestedende overheid een beëdigde vertaling eisen op kosten van de inschrijver. Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen louter technische documentatie of verklarende stukken, die niet bedoeld zijn voor de gebruikers van de programmatuur, in het Engels worden toegevoegd.

10.03.2014

12

III.9 Vertrouwelijkheid De inschrijver stemt ermee in dat alle documenten, ongeacht de vorm, die hij ter beschikking stelt aan de aanbestedende overheid, in het kader van de gunningsprocedure, kunnen worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure, door de personeelsleden en externe raadgever(s) van de aanbestedende overheid. Alle documenten, ongeacht de vorm, die door de aanbestedende overheid aan een inschrijver worden overhandigd, kunnen door de personeelsleden en onderaannemers van die inschrijver worden gelezen, gekopieerd en gebruikt met het oog op de afwikkeling van de gunningsprocedure. Deze documenten mogen door de inschrijvers en zijn personeelsleden en onderaannemers niet worden gebruikt buiten het kader van deze gunningsprocedure, zonder de uitdrukkelijke en voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst stelt de inschrijver zich garant voor zijn personeelsleden en onderaannemers.

III.10 Verbod op afspraken Door in te schrijven voor deze raamovereenkomst verklaart de inschrijver dat hijzelf evenals zijn onderaannemer(s) geen afspraken te hebben gemaakt of zich niet door afspraken op grond van vooraanbestedingen te hebben verbonden en geen deel te hebben gehad in enig akkoord, vergadering of samenspanning met schending van art. 9 van de overheidsopdrachtenwet (art. 23 van het KB Plaatsing).

10.03.2014

13

IV. Offerte – Opening, indiening, vorm en inhoud IV.1 Indiening en opening van de offertes De uiterste datum voor het indienen van de offertes is 6 mei 2014 om 15.00u. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Opening van de offertes: 6 mei 2014 om 15.00u in het OPZC Rekem, Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken - lokaal aankoopdienst. Offerte verstuurd via elektronische middelen De offertes moeten elektronisch verstuurd worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van art. 52 § 1 van het KB Plaatsing. De vragenlijst (en)(bijlage A) en het inschrijvingsformulier (bijlage B) zijn verplichtend te gebruiken en moeten elektronisch worden toegevoegd. De inschrijver wordt erop gewezen dat zijn offerte, overlegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels statuten, volmacht…). Wanneer deze documenten in dit dossier ontbreken zal de offerte als nietig worden beschouwd. Een gescande handtekening is onvoldoende. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan om op deze wijze een offerte in te dienen. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen toelichtende documenten, die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, op papier bezorgen vóór de uiterste ontvangstdatum. Deze documenten moeten worden gezonden aan de aanbestedende overheid (zie punt II.1). De inschrijver steekt deze documenten in een omslag of andere drager en vermeldt op de buitenzijde: 'bijkomende documenten met betrekking tot de offerte vanwege - naam van de inschrijver - ten behoeve van de raamovereenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van programmatuur voor diverse beheerstoepassingen’. Vervolgens wordt deze omslag of andere drager gesloten en in een andere omslag of drager verzonden aan de aanbestedende overheid. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens van zijn offerte, die voortvloeien uit de werking van het ontvangst systeem, worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Meer informatie kan u vinden op volgende website: http://www.publicprocurement.be of via de e-Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.

10.03.2014

14

IV.2 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en gebruikt hiervoor het model zoals bijgevoegd in bijlage B van dit bestek.

IV.3 Verbintenistermijn (art. 57 KB Plaatsing) De verbintenistermijn wordt van negentig (90) op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht. De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt honderdtachtig (180) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na de zitting van de opening van de offertes. Motivatie: gezien de complexiteit van de opdracht binnen het geheel van de werking van het OPZC Rekem en het OPZC Rekem de nodige tijd moet hebben om zo nodig de wettelijke adviezen te vragen, wordt de verbintenistermijn op honderdtachtig (180) kalenderdagen gebracht.

IV.4 Gunningscriteria IV.4.1 Gunningscriteria raamovereenkomst De volgende gunningcriteria zijn van toepassing op de gunning van de raamovereenkomst. In de vragenlijst als bijlage A bij dit bestek wordt bij elke vraag aangegeven tot welk criterium (kwaliteit, technische specificaties) deze vraag behoort. De vragen van deze vragenlijst mogen niet als subgunningscriteria beschouwd worden. De antwoorden op deze vragenlijst worden door de aanbestedende overheid louter gebruikt om tot een globale beoordeling te kunnen komen over de criteria A en B, namelijk over de kwaliteit en de technische specificaties. We verwijzen naar de technische bepalingen van hoofdstuk VI en ondermeer naar de essentiële technische bepaling vermeld in punt VI.1. Criterium A B C

Aantal punten 35 45 20

Algemeen Kwaliteit Technische specificaties Prijs

Als de offertes van twee (2) inschrijvers gelijkwaardig worden geacht, krijgen ze voor het betrokken criterium evenveel punten. Bij het gunnen van de raamovereenkomst zal bij de beoordeling van het prijselement met volgende elementen rekening worden gehouden: -de inschrijver geeft per aangeboden programmatuur: - een beschrijving van de profielen die men wenst in te zetten (vb.:junior, senior, projectleider,…) - het aantal mandagen dat men per profiel zal nodig hebben om de programmatuur te implementeren - de dagprijs (inclusief alle kosten, excl BTW) per profiel Mo = 20 x (Pm / Po) Waarbij Mo het aantal punten is dat de inschrijver behaalt voor het criterium “Prijs”; 10.03.2014

15

Pm de laagste prijs is die is voorgesteld in een geldige offerte; Po de prijs voorgesteld in de geanalyseerde offerte is. De prijs= gemiddelde dagprijs = ((profiel 1 X aantal mandagen)+(profiel 2 X aantal mandagen)…/som aantal dagen van alle profielen)) Bij een score van minstens 50/100 wordt de inschrijver toegelaten tot de raamovereenkomst.

IV.4.2 Gunningscriteria minicompetitie Bij elke minicompetitie worden volgende gunningscriteria gehanteerd: Criterium A B C

Aantal punten 35 45 20

Algemeen Kwaliteit Technische specificaties Prijs

Bij elke minicompetitie zal een specifieke vragenlijst met kwaliteits- en technische criteria worden opgesteld voor de in de minicompetitie betrokken programmatuur. Met betrekking tot de prijs wordt bij elke minicompetitie rekening gehouden met alle prijselementen die aangerekend worden voor de desbetreffende opdracht. De optelsom van de kosten van alle in de offerte vermelde prijselementen moet alle kosten verbonden aan de opdracht omvatten.

IV.5 Prijs en Prijsherziening (art. 13, 16, 19, 20 en 21 KB Plaatsing) De inschrijver rekent geen andere prijzen aan, dan deze die vermeld werden in de prijsofferte opgemaakt per minicompetitie en bevestigd werden in de opdracht. Alle prijzen en tarieven worden vastgesteld in euro’s, exclusief btw. De inschrijver vermeldt afzonderlijk de belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor elk prijselement en/of voor elk element waarvoor een verschillend percentage btw wordt aangerekend. Andere kosten dan deze die vermeld worden in de offerte en bevestigd worden door de opdracht kunnen door de inschrijver niet aan OPZC Rekem in rekening worden gebracht. Bijkomende wensen van OPZC Rekem die tijdens de uitvoering van de opdracht worden geformuleerd en aantoonbaar leiden tot verzwaring van de prestaties van de dienstverlener (met andere woorden: 'meerwerk'), zullen bijkomend vergoed worden op basis van de in de opdracht bevestigde tarieven. Tot meerwerk worden niet gerekend: additionele werkzaamheden, die de inschrijver had kunnen of moeten voorzien, teneinde de programmatuur conform de overeengekomen vereisten te kunnen leveren. Evenmin worden tot meerwerk gerekend de werkzaamheden die het gevolg zijn van onjuiste en/of onvolledige functionele specificaties, indien deze door of in opdracht van de dienstverlener zijn opgesteld en/of een gevolg zijn van gebreken in de programmatuur. De dienstverlener zal, voordat met het meerwerk wordt begonnen, een schriftelijke offerte uitbrengen, met betrekking tot de omvang van het door de dienstverlener ten gevolge van deze wijziging verwachte meerwerk en de daaraan verbonden kosten. De dienstverlener zal niet met het meerwerk aanvangen alvorens het OPZC Rekem hiertoe schriftelijk uitdrukkelijk opdracht heeft gegeven. De prijzen en tarieven voor alle prestaties kunnen jaarlijks met ingang van het nieuwe kalenderjaar herzien worden aan de hand van volgende prijsherzieningsformule, gebaseerd op de indexevolutie van

10.03.2014

16

de refertelonen van de Belgische Multisectorfederatie van de Technologische Industrie (Agoria-index) , zie ook http://www.agoria.be/indices/data/nationale.xls P1 = P0 X (0.2 + 0.8 L1/L0) Waarbij: P1= herziene prijs P0= initiële prijs van kracht op datum van toewijzing van de opdracht L1: Agoria-index van kracht op de 1ste dag van de maand voorafgaand aan de prijsherziening L0: Agoria-index van kracht op de datum van toewijzing van de opdracht. De prijsherziening mag telkens worden toegepast vanaf het eerstvolgende facturatietijdstip van de maand volgend op de herziening. Prijsherzieningen kunnen nooit met terugwerkende kracht worden toegepast. Eenzijdige prijsverhogingen van 3rd party leveranciers of andere entiteiten zijn nooit tegenstelbaar aan OPZC Rekem. Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

IV.6 Opdracht per minicompetitie De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor te bepalen voor welke programmatuur minicompetities worden georganiseerd en per minicompetitie te beslissen om al dan niet over te gaan tot een gunning van een concrete opdracht. De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meerdere programmaturen. De integratie van de aangeboden programmatuur met andere programmatuur blijft echter een belangrijk kwalitatief en technisch gunningscriterium. De inschrijver kan bij elke minicompetitie zijn offerte aanvullen met voor de aanbestedende overheid gunstigere voorwaarden ten aanzien van de bestekvoorwaarden of prijsverminderingen die hij bijvoorbeeld per programmatuur toestaat, in geval van aankoop van meerdere programmatuurpakketten tijdens de looptijd van de raamovereenkomst. Voorwaarden die ongunstiger zijn dan de bestekvoorwaarden zijn uitgesloten.

IV.7 Leveringsadres De dienstverlener moet de programmatuur kwalitatief laten functioneren in de in punt I.1 beschreven campussen van het OPZC Rekem. De programmatuur moet tevens kunnen gebruikt worden door de personeelsleden werkzaam in de mobiele teams, verbonden aan het project 'artikel 107, of andere projecten (o.a. schakelteams forensische zorg) waarin het OPZC Rekem betrokken is.' Ook personen die rechtstreeks of onrechtstreeks diensten verlenen (vb.: zelfstandige artsen) of kosten aanrekenen aan het OPZC Rekem moeten kunnen gebruik maken van de aangeboden programmatuur.

10.03.2014

17

V. Uitvoering van de opdracht Dit deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht, zijnde de raamovereenkomst in haar geheel en de uitvoering van concrete opdrachten die tijdens de looptijd van de raamovereenkomst gegund worden.

V.1 Leiding en toezicht op uitvoering (art. 11 KB Uitvoering) De leiding over de gunning van de opdracht: Naam: dhr Walter Vandeneede, algemeen directeur OPZC Rekem Adres: Daalbroekstraat 106 te 3621 Rekem - Lanaken Telefoon: 089 84 71 02 E-mail: [email protected] Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: -de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; -de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; -het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; -het opstellen van de processen-verbaal; -de opleveringen; -het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.

V.2 Borgtocht Het bedrag van de borgtocht, per gegunde concrete opdracht, bedraagt 5% van het totale offertebedrag van deze concrete opdracht, zonder btw en afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht moet gesteld worden binnen dertig (30) kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in art. 26 en 27 KB Uitvoering. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht. De vrijgave van de borgtocht zal gebeuren op schriftelijk verzoek van de dienstverlener in twee (2) gelijke schijven. Bij de voorlopige oplevering van de desbetreffende opdracht zal de vrijgave van een schijf plaatsvinden. Bij de definitieve oplevering van de desbetreffende opdracht zal de resterende 50% vrijgegeven worden.

V.3 Uitvoeringstermijn Voor elke concrete opdracht wordt een concrete uitvoeringstermijn afgesproken met de opdrachtnemer.

10.03.2014

18

V.4 Vereisten De inschrijver garandeert dat de geleverde diensten, inclusief de implementatie en de testfase: -in overeenstemming zijn met de beschrijving in dit bestek; -geschikt zijn voor het doel waarvoor zij worden geleverd; -voldoen aan de gevraagde interfaces.

V.5 Geheimhouding - privacybescherming en beveiliging Als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd: alle documenten en gegevens die tussen partijen zijn uitgewisseld vanaf de kandidatuurstelling van de inschrijver en de bij de uitvoering van de opdracht uitgewisselde informatie, alle persoonsgebonden gegevens, belangrijke informatie met betrekking tot de planning, operaties en financiën van hetzij het OPZC Rekem, hetzij de inschrijver. De inschrijver is gehouden het Belgisch grondwettelijk gewaarborgd recht van de burger op eerbiediging van zijn privéleven in het algemeen en inzonderheid aan de verplichtingen opgelegd door de ter zake geldende wetgeving, te respecteren. Indien en voor zover door OPZC Rekem aan de dienstverlener persoonsgegevens verstrekt worden of indien de dienstverlener bij de uitvoering van de werkzaamheden ingevolge dit bestek en opdracht anderszins toegang krijgt tot persoonsgegevens, zal de dienstverlener deze persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelen, deze persoonsgegevens nimmer aan derden uit handen geven tenzij indien vereist voor het uitvoeren van dit bestek en opdracht en deze persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor zover dit nodig is voor de uitvoering van dit bestek en opdracht. Alleszins verbindt de dienstverlener zich ertoe deze vertrouwelijke informatie niet te verspreiden, publiceren, overhandigen of ter beschikking te stellen aan derden in enige vorm, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van het OPZC Rekem. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de door de uitvoering van de opdracht verkregen informatie te doen bewaren door hemzelf of door eenieder die er toegang toe heeft. De dienstverlener zal de verplichtingen haar opgelegd in dit kader ook opleggen aan de door haar ingeschakelde onderaannemers. Alle delen van dit bestek en opdracht mogen gepubliceerd worden op het intranet van OPZC Rekem. De volledige informatie moet voor de door OPZC Rekem aangeduide personeelsleden vrij toegankelijk zijn. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die: -in het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze rubriek; -noodzakelijkerwijs door de andere partij moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van dit bestek en de opdracht te verzekeren; de partijen zullen erover waken dat hun werknemers, (onder)aannemers en aangestelden de verplichting tot vertrouwelijkheid en geheimhouding behoorlijk naleven; -in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door één van de partijen (in dat geval verwittigt deze partij de andere partij onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een gerechtelijk bevel om de gegevens kenbaar te maken);

10.03.2014

19

-één van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een wederrechtelijke manier heeft verkregen; -door het OPZC Rekem dienen meegedeeld in het kader van overheidsopdrachtenprocedures of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen. OPZC Rekem verleent, na voorafgaandelijk verzoek, steeds de toestemming aan de dienstverlener om openlijk te verwijzen naar de keuze door OPZC Rekem van de dienstverlener voor de toekenning van de opdracht en naar de aard van de te leveren diensten binnen deze opdracht. Het OPZC heeft het recht om de gegevens van de dienstverlener op te nemen in zijn leveranciersbestand. De dienstverlener verbindt er zich toe de toegangsprocedures en veiligheidsregels, die bij het OPZC Rekem gelden, na te leven en zijn personeel en onderaannemers hiervan voldoende op de hoogte te brengen. De verwerking van persoonsgegevens dient volledig op het grondgebied van één van de lidstaten van de Europese Unie te gebeuren en dient te voldoen aan de vereisten van de Belgische wetgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonsgegevens gebaseerd op de Europese richtlijnen1. De dienstverlener zorgt ervoor dat de aangeboden programmatuur het OPZC Rekem toelaat conform volgende regelgeving en aanbevelingen te handelen:

-Richtlijn 95/46/EG (24/10/95) betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:1995:281:0031:0050:NL:PDF -Richtlijn 2002/58/EG (12/07/2002) betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie)

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2002:201:0037:0047:nl:PDF -De aanbevelingen met betrekking tot cloud computing

http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/documentation/opinionrecommendation/files/2012/wp196_en.pdf http://ec.europa.eu/justice/newsroom/data-protection/news/120125_en.htm -De wet op de ziekenhuizen van 20 juli 2008

-De wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (08/12/1992)

(http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=1992120832 &table_name=wet)

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, ter uitvoering van de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

1

10.03.2014

20

V.6 Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De dienstverlener staat ervoor in dat de geleverde diensten en programmatuur vrij zijn van alle lasten, beperkingen en aanspraken van derden, inclusief beperkingen die zouden kunnen voortvloeien uit octrooien, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten, met uitzondering van lasten en aanspraken die het OPZC Rekem uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. De dienstverlener vrijwaart het OPZC Rekem tegen elke rechtsvordering, ondermeer met betrekking tot intellectuele of industriële eigendomsrechten, van een derde met betrekking tot de door de dienstverlener ter beschikking gestelde of gebruikte programmatuur of documentatie. Het OPZC Rekem zal de dienstverlener onverwijld schriftelijk informeren over het bestaan en de inhoud van de rechtsvordering en de afhandeling van de zaak, waaronder ze het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan de dienstverlener. Het OPZC Rekem zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan de dienstverlener verlenen om zich, indien nodig in naam van OPZC Rekem, tegen deze rechtsvorderingen te verweren. Indien een derde een vordering instelt die poneert dat de door de dienstverlener ter beschikking gestelde programmatuur/documentatie inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele of industriële eigendom of indien naar het oordeel van de dienstverlener een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal de dienstverlener zo mogelijk zorg dragen dat OPZC Rekem het geleverde of functioneel gelijkwaardige andere programmatuur, documentatie, ongestoord kan blijven gebruiken, bijvoorbeeld door aanpassing van de inbreukmakende onderdelen of door verwerving van een gebruiksrecht ten behoeve van OPZC Rekem. De aangeboden oplossing sluit de toepassing van sancties niet uit en zijn desgevallend hieraan complementair. OPZC Rekem en de dienstverlener moeten, rekening houdend met de bepalingen van vertrouwelijkheid en de reglementering inzake privacy, elkaar wederzijds bijstand verlenen door elkaar bewijselementen mee te delen of nuttige informatie te overhandigen die ze in hun bezit hebben of verkrijgen aangaande eventuele vorderingen door derden, ongeacht de vorm of drager waarop deze bewijselementen of informatie zich bevinden. Algemene ideeën, concepten, knowhow, methodes, technieken en vaardigheden die de dienstverlener en haar aangestelden ontwikkelen, aanleren of opnemen tijdens de uitvoering van de opdracht, kunnen door de dienstverlener worden hergebruikt voor zover dit geen inbreuk vormt op de auteursrechten van OPZC Rekem die beschermd worden door de wettelijke of de contractuele bepalingen. Wanneer het OPZC Rekem zelf functionaliteiten ontwikkelt, blijft het intellectueel eigendomsrecht met betrekking tot deze functionaliteiten bij het OPZC Rekem. De gegevens van het OPZC Rekem blijven exclusief eigendom van OPZC Rekem. Ze mogen door de dienstverlener niet buiten het OPZC Rekem gebruikt, gecommercialiseerd worden, tenzij OPZC Rekem daarvoor uitdrukkelijke toestemming verleent. Het staat OPZC Rekem vrij deze informatie te delen met andere instellingen zonder dat hiervoor toestemming van de dienstverlener is vereist en zonder dat de dienstverlener hiervoor een vergoeding zal eisen. Het OPZC Rekem mag de programmatuur vrij gebruiken tijdens presentaties of andere activiteiten naar derden over de werking of projecten van het OPZC Rekem, zonder dat hiervoor een vergoeding aan de dienstverlener moet worden betaald.

10.03.2014

21

V.7 Facturatie en Betaling Facturatie gebeurt voor wat betreft implementatie- en licentievergoedingen volgens volgend schema: Tijdstip van facturatie Na realisatie van elke in de toewijzing van de opdracht omschreven deelfase volgens de in de toewijzing bepaalde bedragen Na voorlopige oplevering

Betaling In totaal 80% van het totaal bedrag van de opdracht In totaal 100% van het totaal bedrag van de opdracht: met andere woorden: nog bijkomend 20%

Een voorschotregeling kan door de inschrijver worden voorgesteld mits deze conform is aan artikel 67 van het KB Uitvoering. Onderhoud wordt jaarlijks gefactureerd vanaf het verstrijken van de garantietermijn. Ondersteuningsvergoedingen worden gefactureerd na uitvoering. De implementatie van het project verloopt via de Prince2-methodologie. Het aanbestedend bestuur zal bij de toewijzing, op basis van het dossier en de onderhandeling met de inschrijver, de verschillende realisatiefasen zeer duidelijk met de desbetreffende acceptatiecriteria beschrijven alsook het bedrag bepalen dat per fase kan worden gefactureerd. Na realisatie van de acceptatiecriteria kan er per fase gefactureerd worden, zonder dat het geheel 80% van het totaal bedrag mag overschrijden. In de raamovereenkomst zal worden bepaald dat wanneer het project volgens de Prince2-methodologie gestopt wordt er een deel van de reeds betaalde gelden moet kunnen gerecupereerd worden. 20% van het totaal bedrag kan gefactureerd worden na aanvaarding van de voorlopige oplevering. Facturen worden steeds in tweevoud opgesteld en worden gericht aan de dienst aankoop van het OPZC Rekem. De dienstverlener dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties zoals ze voorzien en benoemd werden in de opdracht. Elk berekend totaalbedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere tweede decimaal, al naargelang de derde decimaal minstens 5 of minder bedraagt. Het OPZC Rekem beschikt over een verificatietermijn van dertig (30) kalenderdagen. Facturen worden voldaan binnen een termijn van maximaal dertig (30) kalenderdagen vanaf het verstrijken van de vermelde verificatietermijn, na correcte en volledige uitvoering van de gefactureerde prestaties. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van art. 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten. Indien de licentievergoeding en de onderhouds- en ondersteuningsvergoeding wordt gebaseerd op de beddencapaciteit van het OPZC Rekem, wordt deze vergoeding berekend op 258 erkende bedden voor het psychiatrisch ziekenhuis; gezien 30 bedden bevroren werden in het kader van het project 'artikel 107'. Indien echter als gevolg van de verdere de uitvoering van artikel 107 van de Ziekenhuiswet het aantal bedden daalt, zal een aanpassing van de licentievergoeding en van de onderhoud- en ondersteuningsvergoeding uitgevoerd worden.

10.03.2014

22

In geval van niet-betaling door OPZC Rekem van (een) fact(u)ur(en) op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die fact(u)ur(en) of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties geeft dit de dienstverlener niet het recht zijn prestaties op te schorten en/of te beëindigen.

V.8 Sancties, rechtsvorderingen en vertragingsboetes (art. 45, 46 en 154 KB Uitvoering) Wanneer in hoofde van de dienstverlener tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de art. 45 tot 49, 85 tot 88, 123, 124, 154 en 155 van het KB Uitvoering. Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf. Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd en er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, § 1 van KB Uitvoering.

V.9 Voorlopige oplevering De acceptatietesten vinden plaats op de apparatuur van het OPZC Rekem en de uitvoering ervan gebeurt door het OPZC Rekem. Ondersteuning van de dienstverlener kan hierbij worden gevraagd. Keurings- en opleveringskosten zijn inbegrepen in de prijs. Er kunnen hiervoor geen extra kosten worden aangerekend. De kosten van de prestaties die in verband met opleveringen worden geleverd door derden, worden ten laste van de dienstverlener aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering zelf uitvoert, blijven te zijnen laste. De volledige flow binnen en tussen alle betrokken toepassingen worden daarbij meegenomen voor acceptatie. De integrale werking van de geïnstalleerde programmatuur binnen het geheel van de functionele werking van het OPZC Rekem dient te worden gegarandeerd. Acceptatietest voor inproductiestelling Onverminderd art. 64, 65 en 156 van het KB Uitvoering deelt de dienstverlener het OPZC Rekem bij een ter post aangetekend schrijven de datum mee waarop de programmatuur (of een onderdeel ervan) door middel van een acceptatietest door OPZC Rekem kan worden getest ter goedkeuring op de acceptatieomgeving. Het doel van de acceptatietest voor inproductiestelling (ook wel te noemen: 'AIP') is na te gaan of nieuwe en/of gewijzigde elementen voldoen aan de functionaliteiten opgenomen in de programmatuurbeschrijving vermeld in de toewijzing van de opdracht en dit in overeenstemming met de acceptatiecriteria. Deze test geschiedt door de programmatuur - of door OPZC Rekem relevant geachte onderdelen daarvan - grondig te testen alvorens ze over te zetten naar de productieomgeving. Het geheel van de testen die deel uitmaken van de AIP zijn een verplichte stap bij elke wijziging aan de toepassing.

10.03.2014

23

De acceptatietest gebeurt op een objectieve en onafhankelijke manier. De dienstverlener kan op vraag van het OPZC Rekem aanwezig zijn op het moment van uitvoering van de acceptatietest. Hiervoor worden geen kosten aangerekend. Het advies dat de dienstverlener in voorkomend geval aan OPZC Rekem of aan haar werknemers of aangestelden levert betreffende de uitwerking en/of de uitvoering van de acceptatietest zal in geen enkel geval beschouwd worden als de uitoefening van enige controle op de acceptatietest of de uitoefening van enig gezag ten opzichte van werknemers of aangestelden van OPZC Rekem bij de acceptatie, maar alleen als vrijblijvende aanbevelingen aan OPZC Rekem. De dienstverlener is echter wel verantwoordelijk voor de eventuele gevolgen van het testen en gebruiken van de geleverde programmatuur op de apparatuur van het OPZC Rekem, voor zover het OPZC Rekem deze programmatuur volgens de voorschriften van de dienstverlener heeft getest en gebruikt. Elke schade die het OPZC Rekem hierbij oploopt zal door de dienstverlener worden vergoed. Voorwerp van de Acceptatietest -Programmatuur bij eerste implementatie -Nieuwe releases en onderhoud -Wijzigingen in de infrastructuuromgeving indien deze wijziging gebeurt op vraag van de dienstverlener. Het voorwerp van het AIP-proces hoeft zich niet te beperken tot het uitvoerbare programma, maar omvat ook andersoortige tot de programmatuur behorende elementen zoals de code, de technische en gebruikersdocumentatie. De AIP kan ook op onderdelen van het te bouwen systeem (bijvoorbeeld een duidelijk afgelijnde module) plaatsvinden en wordt dan een tussentijdse AIP, die planmatig wordt opgezet. Voor toepassingen waaraan wijzigingen zijn gebeurd, kunnen wijzigingen ongewenste neveneffecten of bijkomende fouten veroorzaken. Daarom kan bij AIP door middel van regressietesten ruimer getest worden dan louter op de gewijzigde functionaliteiten. In principe wordt er volledig getest, behoudens andere beslissing van het OPZC Rekem. De eisen waaraan de programmatuur dient te voldoen en die daarom voorwerp van toets zijn in het kader van de acceptatietest, van welke aard dan ook, worden beschreven in de toewijzing van de opdracht. Tevens gelden de standaarden, normen en beleidslijnen die gelden voor het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Enkel de schriftelijke acceptatie van de programmatuur door OPZC Rekem naar aanleiding van de acceptatietest geldt als een ‘voorlopige oplevering’. De dienstverlener is steeds gerechtigd onderdelen van de programmatuur ter acceptatie aan OPZC Rekem aan te bieden. Goedkeuring c.q. acceptatie door OPZC Rekem van een onderdeel van de programmatuur impliceert niet noodzakelijkerwijs de goedkeuring van de eigenschappen c.q. de werking van het betreffende onderdeel in het grotere geheel van de programmatuur.

V.10 Garantie Er loopt een garantietermijn van twaalf (12) maanden vanaf de voorlopige oplevering. Gedurende deze garantietermijn staat de dienstverlener kosteloos in voor het leveren van onderhouds- en ondersteuningsdiensten, volgens de bepalingen in punt VI.2.3. Tijdens de garantieperiode zijn alle kosten voor reparatie, ontwikkeling van bijkomende programma’s, interfaces ten laste van de dienstverlener. De garantie houdt in ieder geval in, dat de dienstverlener zo spoedig mogelijk het aangemeld gebrek verhelpt voor rekening van de dienstverlener, met inbegrip van de bijkomende kosten. Indien de dienstverlener op grond van deze verplichting onderdelen heeft gewijzigd, hersteld of vervangen zal ten opzichte van deze wijzigingen, herstellingen of vervangingen een volledig nieuwe garantietermijn gelden, te rekenen vanaf het moment waarop het OPZC Rekem de wijziging, herstelling of de 10.03.2014

24

vervanging heeft goedgekeurd onverlet een nog lopende termijn betreffende de oorspronkelijk door de dienstverlener geleverde diensten en programmatuur. Behoudens overmacht garandeert de dienstverlener minstens dat: -de programmatuur efficiënt, deugdelijk en onderling samenhangend is geschreven en stabiel is opgezet volgens de door de dienstverlener gehanteerde coderingsstandaarden en de regels van de kunst; -de programmatuur geschikt is voor het doel; -de programmatuur bij aflevering door de dienstverlener geen andere beveiligingsmaatregelen of functies bevat dan diegene welke in de documentatie zijn vermeld; -de programmatuur vrij is van enig virus op het ogenblik van levering; -de programmatuur zo opgezet is dat ze volledig uitwisselbaar is, dat wil zeggen interoperabel zal blijven met 3rd party programmatuur op basis van standaarden gebruikelijk in de health care sector; -de hardware en 3rd party programmatuur die de dienstverlener vereist voor de werking van de programmatuur steeds een versie zal zijn die ondersteund wordt door de leverancier van deze 3rd party programmatuur respectievelijk hardware; -de programmatuur binnen een termijn van achttien (18) maanden steeds compatibel zal zijn met nieuwe versies en releases uitgebracht door de leveranciers van de vereiste 3rd party programmatuur. Indien het voor de uitvoering van de garantieverplichtingen noodzakelijk is dat de dienstverlener de apparatuur met eigen apparatuur verbindt, dan wel eigen programma's op de apparatuur implementeert met het oogmerk storingen op te sporen respectievelijk gedragingen van de programmatuur vast te leggen, zal OPZC Rekem dit steeds gedogen en faciliteren, tenzij dit uit continuïteitsoverwegingen in redelijkheid niet van OPZC Rekem kan worden gevergd. De dienstverlener is gehouden om het OPZC Rekem vooraf gedetailleerd te informeren over de consequenties van het gebruik van de hiervoor bedoelde middelen voor OPZC Rekem. Zo mogelijk zal de dienstverlener het OPZC Rekem in de gelegenheid stellen gegevens geheel of gedeeltelijk uit de apparatuur of het systeem, waar de apparatuur deel van uitmaakt, te verwijderen c.q. te beschermen.

V.11 Definitieve oplevering De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de garantietermijn. Voor de toepassing van dit bestek geldt de programmatuur als definitief opgeleverd na het einde van de garantietermijn van twaalf (12) maanden indien de in die garantietermijn door het OPZC Rekem bij de dienstverlener gemelde gebreken naar behoren zijn verholpen. Deze definitieve oplevering geldt als volledige decharge van de inschrijver ten aanzien van al haar verplichtingen tot het ontwerpen, ontwikkelen, ter beschikking stellen en installeren van de programmatuur. Het verstrijken van de garantietermijn laat echter de rechten onverlet die het OPZC Rekem aan de wet, dit bestek en tussen de partijen gesloten overeenkomsten kan ontlenen.

V.12 Geschillen Met betrekking tot geschillen die verband houden met de inhoud van dit bestek en de uitvoering ervan, geldt dat partijen allereerst de procedure tot verkrijging van een niet-bindend advies zullen volgen zoals verder omschreven. Het hier bepaalde doet niets af aan het recht van het OPZC Rekem, die meent dat het onderwerp van geschil zodanig spoedeisend is, dat het verkrijgen van een nietbindend advies niet kan worden afgewacht, zich te wenden tot de daartoe bevoegde rechtbank in het arrondissement Tongeren en voorzieningen te vragen in kortgeding. In geval van een geschil geeft de meest gerede van partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen dat er sprake is van een geschil, evenals een summiere opgave van wat naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is.

10.03.2014

25

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien (10) werkdagen na de dagtekening van dit bericht, zal de contactpersoon van ieder der partijen, dan wel een andere deskundige functionaris van of aangegeven door de betreffende partij, een schriftelijke probleemanalyse opstellen en aan de andere partij doen toekomen. Deze probleemanalyse zal in ieder geval bestaan uit: een analyse van de feiten en - mogelijke oorzaken die aan het probleem ten grondslag liggen, - voor zover mogelijk - de juridische kwalificatie en de financiële consequenties daarvan, evenals oplossingen voor het geschil. Op basis van deze probleemanalyses zullen partijen overleggen over een oplossing van het geschil. Dit overleg zal plaatsvinden in een commissie bestaande uit een bevoegde functionaris van ieder der partijen. Indien één der partijen binnen tien (10) werkdagen na dagtekening van het hogervermelde bericht hiertoe schriftelijk aan de andere partij de wens te kennen heeft gegeven, zal de commissie worden aangevuld met een onafhankelijke voorzitter. Dit laat de rechten onverlet van OPZC Rekem op prerogatieven conform de wetgeving op overheidsopdrachten. Deze commissie zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vijfentwintig (25) werkdagen na de dagtekening van het hogervermelde bericht een niet-bindend advies aan partijen geven. Ieder der partijen kan verlangen dat dit advies nog in schriftelijke vorm ter beschikking wordt gesteld. Indien de commissie niet of niet tijdig tot een eensluidend advies kan komen, c.q. één der partijen geen gevolg wenst te geven aan het advies, zijn beide partijen gerechtigd het geschil alsnog te laten beslechten door een daartoe bevoegde rechtbank in het Arrondissement Tongeren. Elke partij draagt met betrekking tot deze procedure haar eigen kosten; de kosten voor de onafhankelijke voorzitter worden door partijen voor elk de helft gedragen. De behandeling van een geschil doet op geen enkele wijze afbreuk aan de verplichting van de dienstverleners om de opdracht verder en adequaat uit te voeren. Op de dienstverlener rust de verplichting om op eenvoudig verzoek van OPZC Rekem, en op kosten van de dienstverlener, in rechte tussen te komen, in elke aanklacht, burgerlijk, strafrechtelijk of fiscaal, die door derden aan OPZC Rekem wordt geformuleerd en die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met de diensten die onder dit bestek en opdracht vallen.

10.03.2014

26

VI. Technische bepalingen VI.1 DWINGENDE TECHNISCHE BEPALINGEN Als uitsluitende voorwaarde geldt volgend criterium: de beheerstoepassingen met betrekking tot de apotheek, de voorschrijfmodule en de boekhouding moeten een onderscheid kunnen maken tussen de werking van het psychiatrisch ziekenhuis en het psychiatrisch verzorgingstehuis en per entiteit een afzonderlijke boekhouding/registratie/rapportage kunnen voeren. De programmatuur voor het voeren van de boekhouding moet het voor de ziekenhuizen opgelegde rekeningstelsel volgen. De voor de psychiatrische ziekenhuizen en de psychiatrische verzorgingstehuizen bevoegde erkennende en subsidiërende overheden vragen immers dergelijke scheiding van gegevens en het gebruik van het verplichte rekeningstelsel.

VI.2 ALGEMEENHEDEN VI.2.1 Omvang van de opdracht (zie II 2) Het OPZC Rekem wil op korte termijn overgaan tot het implementeren van een nieuw apotheekpakket dat gekoppeld kan worden aan het elektronisch patiëntendossier (REGAS) en wil hierbij een voorschrijfmodule voor artsen voorzien. Verder wil het OPZC Rekem gefaseerd haar administratieve en logistieke diensten optimaler automatiseren. Hierbij wordt gedacht aan de vernieuwing van volgende programmatuur: aankoop, magazijn, boekhouding, facturatie, patiëntenadministratie, keuken, gebouwenbeheerssysteem. Deze opsomming is niet limitatief. Of al deze pakketten zullen worden vernieuwd, op welke termijn en in welke volgorde is momenteel niet gekend. Vast staat dat een grondige hertekening en een betere integratie van de beheerspakketten noodzakelijk is. Integratie met windows active directory is gewenst. Daar de omvang, noch de complexiteit van de opdracht toelaat om de specificaties thans al nader te bepalen zal de opdrachtgever de inschrijvers die op basis van de raamovereenkomst voor de opdracht het meest geschikt zijn, in een tweede fase opnieuw in mededinging stellen (de ‘minicompetitie’). De uiteindelijke opdracht betreft de levering, de installatie en het onderhoud van programmatuur voor de diverse toepassingen waarvoor een minicompetitie wordt gestart. De dienstverlener verleent aan het OPZC Rekem een licentie tot het gebruik van de programmatuur (met inbegrip van de interfaces) tegen betaling van de vastgelegde prijs. Dit gebruiksrecht is nietexclusief voor het OPZC. Het gebruiksrecht is niet aan bepaalde apparatuur of locatie gebonden. Het OPZC Rekem zal de programmatuur uitsluitend aanwenden ten behoeve van normaal voorbestemd gebruik voor de eigen organisatie. Wanneer de apparatuur van het OPZC Rekem geheel of gedeeltelijk buiten werking is, mag het OPZC Rekem de programmatuur op vervangende apparatuur gebruiken ongeacht waar deze apparatuur is opgesteld. Dit recht duurt voort tot het moment waarop de storing in de apparatuur is opgeheven en het gebruik van de programmatuur terug mogelijk is op de originele apparatuur. De dienstverlener zal het overzetten van de programmatuur maximaal ondersteunen tegen vergoeding van de afgesproken dagvergoeding. Het OPZC Rekem is gerechtigd voor backup doeleinden twee kopieën van de programmatuur te (doen) vervaardigen. Aanduidingen van eigendom- en auteursrechten zullen hierbij niet worden

10.03.2014

27

verwijderd. Ten aanzien van kopieën van de programmatuur gelden dezelfde gebruiksbeperkingen zoals deze gelden voor het origineel. Indien in de toewijzing van de opdracht voor verplichtingen van de dienstverlener een welbepaald en ondubbelzinnig toetsbaar dienstverleningsniveau of welomschreven resultaat is omschreven en dit dienstverleningsniveau en/of resultaat niet mede afhankelijk is van prestaties van OPZC Rekem, zijn de betreffende verplichtingen resultaatsverbintenissen. De dienstverlener zal over de voortgang van de werkzaamheden aan het OPZC Rekem rapporteren conform de frequentie in het projectplan. Door middel van regelmatige, gestructureerde rapportages zal de inschrijver inzicht geven in de door haar in de betrokken periode verrichte werkzaamheden.

VI.2.2 Aflevering en installatie De dienstverlener zal de programmatuur overeenkomstig het tijdschema opgenomen in het projectplan aan het OPZC Rekem afleveren, zulks tegen een bewijs van afgifte en deze eenmalig (of zoveel vaker als in de toewijzing van de opdracht is beschreven) installeren op de apparatuur. Indien de voortgang van de werkzaamheden vertraging dreigt te gaan ondervinden c.q. heeft ondervonden, zal de inschrijver hiervan binnen twee (2) werkdagen na de overeengekomen leveringstermijnen schriftelijk aan OPZC Rekem melding maken en daarbij de oorzaak van de vertraging aangeven, evenals de door de inschrijver voorgestelde maatregelen om de dreigende vertraging te voorkomen of ongedaan te maken. De dienstverlener hanteert de Prince2-projectmethodologie. Periodiek en minstens maandelijks wordt op basis van deze methodologie de voortgang besproken met het opdrachtgevend bestuur en wordt op basis van deze bespreking al dan niet een toelating tot verder zetten van het project gegeven. De bepalingen van punt V.8 blijven echter onverminderd gelden.

VI.2.3 Onderhoud en ondersteuning Volgende onderhouds- en ondersteuningsdiensten zijn de basisdiensten waarvoor de vergoeding dient begrepen te worden in de prijs voor onderhouds- en ondersteuning. Alle niet in dit artikel vermelde diensten kunnen worden uitgevoerd in regie op basis van de dagtarieven. De service levels betreffende de onderderhouds- en ondersteuningsdiensten worden nader bepaald in het SLA, zoals deze in de toewijzing per opdracht wordt bevestigd. De dienstverlener zal rapporteren betreffende onderhoud en ondersteuning in overeenstemming met de bepalingen opgenomen in de SLA. Onderhouds- en ondersteuningsdiensten worden binnen het kader van de overeenkomst in ieder geval geleverd voor het geheel van de ondersteunde versie van de programmatuur. Een Key User is een medewerker van het OPZC Rekem die functioneel en technisch opgeleid is in de programmatuur en als aanspreekpunt dient voor de individuele eindgebruikers van het OPZC Rekem.

VI.2.3.1 Ondersteuning Onder ondersteuning wordt verstaan het leveren van bijstand voor Key Users in geval van vragen, verzoeken en incidenten bij het operationeel gebruik van de programmatuur. De dienstverlener biedt ondersteuning vanaf het eerste operationeel gebruik van de programmatuur. Deze ondersteuning omvat minstens volgende basisdiensten: 1. Registreren van service calls Valt onder de basisdienstverlening: -het in ontvangst nemen van service calls van Key Users overeenkomstig de modaliteiten en service levels opgenomen in het SLA; -het registreren van deze service calls indien nog niet gebeurd door OPZC Rekem middels de webapplicatie van de inschrijver; -het dispatchen van alle ontvangen service calls.

10.03.2014

28

2. Het opvolgen van service calls Valt onder de basisdienstverlening: -het bepalen van het type service call (Support Request, Repair Request, Change request, Feature request, Consultancy request, Training request, Sales request); -het prioritiseren van service calls overeenkomstig de prioriteitsbepaling opgenomen in het SLA; -opvolging van de status van de service call; -het verschaffen van de nodige info omtrent de service call indien gevraagd/nodig; -afsluiten van service calls van het type support. 3. Behandelen van incidenten Valt onder de basisdienstverlening: -analyse of het incident aan een gekend probleem kan toegeschreven worden, via het gebruik van een referentieinstrument (vb.: solution database); -het identificeren en registreren van de oorzaak van het incident; -het voorstellen van een oplossing voor het incident (o.a. het rechtzetten van gebruikersfouten of een workaround aanbieden) of het classificeren van het incident als een change request of feature request indien er geen oplossing beschikbaar is voor het gemelde incident; -het up-to-date brengen van het referentieinstrument indien nodig. 4. Beantwoorden van functionele vragen betreffende werking en gebruik van de programmatuur Valt onder de basisdienstverlening: -het beantwoorden van deze functionele vragen van Key Users betreffende de werking en het gebruik van de programmatuur zodat het OPZC Rekem in staat is de programmatuur volledig te laten functioneren.

Valt niet onder de basisdienstverlening:

-het verschaffen van informatie die al werd toegelicht op gebruikersopleidingen indien uit de aanwezigheidslijst blijkt dat de betrokken Key User niet aanwezig was; -het antwoorden op een al eerder door dezelfde Key User gestelde vraag en waarop al een voldoende antwoord werd gegeven en de vraag werd afgesloten; -het antwoorden op vragen waarbij de informatie al werd toegelicht op de product portal van de dienstverlener.

VI.2.3.2 Onderhoud Onder onderhoud wordt het doorvoeren van wijzigingen in de programmatuur verstaan. De dienstverlener voert op geregelde tijdstippen wijzigingen door in haar programmatuur. Onderhoud wordt door de dienstverlener in principe geleverd op basis van releases. Enkel in uitzonderlijke en dringende gevallen zullen intermediaire wijzigingen worden doorgevoerd door middel van patches of hotfixes. De eindbeslissing betreffende het uitvoeren van intermediaire wijzigingen ligt bij de dienstverlener op basis van een schriftelijk gemotiveerde aanvraag van OPZC Rekem. Deze aanvraag dient te gebeuren op de manier zoals bepaald in het SLA. Een nieuwe release geldt steeds voor de volledige klantenbasis. De eindbeslissing over de inhoud van een release ligt bij de dienstverlener. De periodiciteit van het uitbrengen van nieuwe releases is productafhankelijk en staat in relatie met de business behoeftes die de programmatuur afdekt. 1. Correctief onderhoud Correctief onderhoud omvat volgende basisdiensten: -het verwijderen van een geconstateerd gebrek in de programmatuur; -distributie van de correcties; -op eigen initiatief van de inschrijver, een analyse naar de onderliggende oorzaak van weerkerende incidenten of het onderzoeken van trends in incidenten.

10.03.2014

29

Gebreken zijn niet:

-fouten veroorzaakt door wijzigingen in de programmatuur aangebracht door OPZC Rekem of door derden aangesteld door OPZC Rekem; -invloed op de goede werking van de programmatuur, veroorzaakt door niet door de dienstverlener aangeleverde 3rd party programmatuur, die niet beantwoordt aan de vereisten beschreven door de dienstverlener of waarvan het gecombineerd gebruik met de programmatuur niet door de dienstverlener bevestigd is; -niet reproduceerbare fouten. Het verwijderen van een geconstateerd gebrek in de programmatuur kan gebeuren via aan hotfix, patch of via een release. 2. Wettelijk onderhoud Het wettelijk onderhoud omvat volgende basisdiensten: -het aanpassen van de programmatuur naar aanleiding van nieuwigheden/wijzigingen in wettelijke bepalingen en/of door een inspectiedienst bepaalde non-conformiteit met betrekking tot de functionaliteit van de programmatuur; -de bijhorende distributie; -de inhoudelijke en de programmatuurmatige toelichting. 3. Evolutief onderhoud Het evolutief onderhoud omvat volgende basisdiensten: -het aanpassen of uitbreiden van de bestaande functionaliteiten of creëren van nieuwe functionaliteiten binnen bestaande modules van de programmatuur op initiatief van de dienstverlener in het kader van de roadmap; -op initiatief van de dienstverlener georganiseerde infosessies met betrekking tot nieuwe functionaliteiten. De diensten betreffende de implementatie van nieuwe releases zijn tijdens de contractduur inbegrepen in de onderhouds- en ondersteuningsvergoeding. De programmaleverancier is gehouden op vraag van het OPZC Rekem de laatste release van de programmatuur te implementeren. 4. Adaptief onderhoud Adaptief onderhoud valt niet onder de basisdienstverlening, met uitzondering van de aanpassingen naar aanleiding van de onmogelijkheid van het OPZC Rekem, buiten haar wil of beslissingen om, om bepaalde programmatuur, zonder dewelke de programmatuur van de dienstverlener niet kan functioneren, nog te gebruiken vb. door stopzetting van licentierechten, onderhoud of gebruiksmogelijkheden van software door de desbetreffende softwareleverancier. 5. Perfectief onderhoud Onder perfectief onderhoud wordt verstaan het doorvoeren van wijzigingen met als doelstelling een algemene kwaliteitsverbetering en een betere onderhoudsgraad van de programmatuur. Perfectief onderhoud valt niet onder de basisdienstverlening.

VI.2.4 Opleidingen In het kader van de implementatie zal de dienstverlener de Key Users van OPZC Rekem opleiden in het functionele gebruik van de programmatuur. De Key Users van OPZC Rekem zullen instaan voor het opleiden van de eindgebruikers. De timing, frequentie en inhoud van de opleidingen zal bepaald worden bij de opmaak van het projectplan. De inschrijver zal OPZC Rekem en diens personeel vertrouwd maken met het gebruik van de programmatuur. Gedurende de duur van de opdracht is de inschrijver bereid en in staat eindgebruikers van OPZC Rekem opleiding(en) te geven ten behoeve van het gebruik van de programmatuur, tegen de dagtarieven voorzien in de opdracht.

10.03.2014

30

VI.2.5 Documentatie De dienstverlener zal OPZC Rekem voorzien van voldoende, in de Nederlandse taal geschreven documentatie over de eigenschappen en gebruiksmogelijkheden van de programmatuur. De documentatie dient zodanig opgezet te zijn dat: -zij een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving geeft van de door de dienstverlener te leveren programmatuur en de functies daarvan; -gebruikers op eenvoudige wijze van alle mogelijkheden van de programmatuur gebruik kunnen maken; -het onderhoud van de programmatuur en het maatwerk indien nodig ook door gespecialiseerde en vakbekwame derden, kan plaatsvinden indien de opdracht niet kan verder gezet worden. Deze documentatie omvat geen beschrijving van de parametrisaties uitgevoerd door OPZC Rekem. OPZC Rekem is gerechtigd de documentatie te reproduceren en te wijzigen voor eigen gebruik binnen het OPZC Rekem en zal de dienstverlener hiervan op de hoogte stellen, mits met instandhouding van aanduidingen van auteursrecht e.d., die op originele exemplaren zijn vermeld. De dienstverlener zal ervoor zorg dragen dat de door hem geleverde documentatie, gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, zo spoedig mogelijk op haar kosten zal worden vervangen, gewijzigd of aangepast indien op enig tijdstip tijdens het gebruik door OPZC Rekem van de programmatuur mocht blijken dat de documentatie onjuiste informatie bevat of anderszins onvolledig, onvoldoende, onduidelijk of verouderd is ten opzichte van de op dat moment in productie gebruikte programmatuur. De dienstverlener garandeert dat van zodra een nieuwe versie wordt ontwikkeld en aan het OPZC Rekem ter beschikking gesteld, op hetzelfde moment nieuwe documentatie ter beschikking wordt gesteld.

VI.2.6 Aansprakelijkheid De dienstverlener is aansprakelijk voor alle bewezen directe en indirecte schade, voor zover deze schade resulteert uit de uitvoering van de opdracht en voor zover deze schade te wijten is aan een aan de dienstverlener, zijn onderaannemers of aangestelden toewijsbare fout of nalatigheid bij de uitvoering van de opdracht.

VI.2.7 Overdracht rechten en verplichtingen - onderaanneming Het OPZC Rekem is gemachtigd de rechten en verplichtingen uit dit bestek en opdracht zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de dienstverlener aan een rechtsopvolger over te dragen. De dienstverlener is slechts gemachtigd deze rechten en plichten over te dragen aan een derde na schriftelijk en voorafgaand akkoord van het OPZC Rekem. Indien de dienstverlener bij de uitvoering van dit bestek en opdracht, gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel, dan zal hij daartoe slechts bevoegd zijn na daartoe verkregen voorafgaande schriftelijke toestemming van OPZC Rekem. De toestemming van OPZC Rekem wijzigt niets aan de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de dienstverlener voor de nakoming van de krachtens dit bestek en opdracht op haar rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op haar als werkgever rustende verplichtingen. De dienstverlener dient er over te waken dat alle verplichtingen ingevolge dit bestek en opdracht gerespecteerd blijven ook indien gedeelten door onderaannemers en/of tijdelijk ingehuurd personeel worden gerealiseerd. De dienstverlener blijft ten opzichte van het OPZC Rekem steeds de volledige eindverantwoordelijkheid dragen voor alle aangeboden diensten.

10.03.2014

31

VI.2.8 Overmacht Onder overmacht wordt verstaan: 'elke ongewone en onvoorzienbare gebeurtenis buiten de wil van partijen waarvan de gevolgen niet vermeden konden worden ook al werden de nodige voorzorgen genomen'. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel waardoor het implementatieproces bij OPZC Rekem langer dan vijf (5) dagen wordt vertraagd, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, wanprestatie van door de dienstverlener ingeschakelde derden en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de dienstverlener. Partijen zijn niet aansprakelijk ingeval van overmacht. Indien de dienstverlener gedurende een periode van meer dan negentig (90) kalenderdagen ten gevolge van overmacht zijn verplichtingen op grond van dit bestek en opdracht niet kan nakomen en/of er aan tekortschiet, heeft het OPZC Rekem het recht de opdracht door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang van rechtswege te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan uit hoofde van de dienstverlener.

VI.2.9 Audit De dienstverlener aanvaardt ook elke audit uitgevoerd door de entiteit Interne Audit van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap krachtens het Besluit van de Vlaamse regering van 8 september 2000 betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Deze audit wordt uitgevoerd onder de voorwaarden vastgesteld bij voornoemd Besluit van de Vlaamse regering. De inschrijver verbindt zich om, binnen de perken van zijn verantwoordelijkheid bepaald door dit bestek en de opdracht, de door de entiteit Interne Audit geformuleerde non-conformiteiten, binnen de door deze entiteit geformuleerde termijn, te verhelpen en op vraag van het OPZC Rekem zijn medewerking te verlenen.

VI.2.10 Contactpersonen Indien dit bestek vereist dat een partij de ander partij schriftelijk in kennis stelt, dan dient deze kennisgeving schriftelijk te worden gestuurd door de contactpersoon van de ene partij aan de contactpersoon van de ander partij. De contactpersoon van OPZC Rekem is dhr J. Vanacker, administrateur-generaal, Daalbroekstraat 106, 3621 Rekem - Lanaken. De dienstverlener deelt onmiddellijk na de toekenning van de opdracht zijn contactpersoon mee aan de contactpersoon van het OPZC Rekem.

VI.2.11 Aanvulling - Aanpassing - Wijziging van dit bestek en de opdracht Onder voorbehoud van eenzijdige wijziging gegrond op art. 37 van het KB Uitvoering kunnen de bepalingen van dit bestek en de opdracht aangevuld, aangepast of gewijzigd worden door een schriftelijk avenant dat de in te voeren aanvullingen, aanpassingen of wijzigingen bevat en door de partijen wordt ondertekend. De voorstellen tot aanvulling, aanpassing of wijziging van dit bestek of de opdracht worden eerst uitgewerkt in een voorakkoord waarin enerzijds de motivering voor en anderzijds de beschrijving van de voorgestelde aanvulling, aanpassing of wijziging aan dit bestek of de opdracht wordt uiteengezet. Deze voorakkoorden worden voorbereid door de functioneel bevoegde personen van enerzijds OPZC Rekem en anderzijds de dienstverlener. Nadat dezen tot een akkoord zijn gekomen, wordt het voorakkoord voor goedkeuring voorgelegd aan de directie van het OPZC Rekem. Indien goedgekeurd door de directie, zullen de voorakkoorden worden geformaliseerd in een avenant. Het avenant zal eerst van kracht zijn na de ondertekening door beide partijen; de datum (data) van inwerkingtreding van de in het avenant vastgelegde maatregelen maakt deel uit van de voorstellen en wordt ook schriftelijk vastgelegd in het avenant. Onverminderd de bepalingen van dit bestek en art. 37 van het KB Uitvoering, komen de partijen overeen om te goeder trouw onderhandelingen te voeren en tot nieuwe of aangepaste afspraken te komen teneinde de diensten voort te zetten, wanneer, ingevolge een wijziging van het wettelijk, 10.03.2014

32

reglementair, organisatorisch of operationeel kader waarin de taken en opdrachten van OPZC Rekem moeten vervuld worden, een substantiële verandering optreedt in de reikwijdte of het volume van de diensten.

VI.2.12 Algemene bepalingen met betrekking tot Exit Wanneer de dienstverlener in gebreke blijft de opdracht conform het bestek uit te voeren, worden de tekortkomingen op de bepalingen van de opdracht in een proces-verbaal vastgesteld, waarvan onmiddellijk bij aangetekende brief een afschrift aan de dienstverlener wordt verzonden. De dienstverlener dient de tekortkomingen zonder verwijl te herstellen. Hij kan per aangetekende brief, te verzenden binnen de vijftien (15) kalenderdagen volgend op de datum van verzending van het proces-verbaal aan de opdachtgever zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. De dienstverlener wordt geacht in gebreke te zijn: -wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten; -ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; -wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de opdrachtgever niet naleeft. Wanneer in hoofde van de dienstverlener tekortkomingen worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van één of meer van de maatregelen bepaald in de art. 45 tot 49, 85 tot 88, 123, 124, 154 en 155 van het KB Uitvoering. Wanneer de dienstverlener na het verstrijken van de termijn van vijftien (15) kalenderdagen om zijn verweermiddelen te doen gelden, inactief is gebleven of middelen heeft aangevoerd die door de opdrachtgever als niet gerechtvaardigd worden beoordeeld, kan deze laatste de volgende ambtshalve maatregelen treffen: -het eenzijdig verbreken van de opdracht, in welk geval de opdrachtgever van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding verwerft of bij gebrek aan borgstelling een equivalent bedrag; -de uitvoering in eigen beheer van het geheel of een deel van de niet-uitgevoerde opdracht; -het sluiten van één of meerdere opdrachten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De laatste twee maatregelen hierboven vermeld, worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven dienstverlener. De beslissing van de aanbestedende overheid om tot de gekozen ambtshalve maatregel over te gaan, wordt bij aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener bekendgemaakt. Vanaf deze kennisgeving mag de in gebreke gebleven dienstverlener niet meer tussenkomen in de uitvoering van het gedeelte van de opdracht onderworpen aan de ambtshalve maatregel. Wanneer tot het sluiten van een overeenkomst voor rekening wordt overgegaan, wordt een exemplaar van de opdrachtdocumenten aangaande de te sluiten opdracht, bij aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener verzonden. Wanneer de prijs van de uitvoering in eigen beheer of deze van de nieuwe overeenkomst, welke voor rekening werd gesloten, hoger is dan die van de oorspronkelijke opdracht, draagt de in gebreke gebleven dienstverlener de meerkosten. In het tegenovergestelde geval komt het verschil ten goede aan de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid mag de ambtshalve maatregelen nochtans treffen zonder het verstrijken van de bovenvermelde termijn van vijftien (15) kalenderdagen om de verweermiddelen te doen gelden, af te wachten wanneer de dienstverlener op voorhand expliciet de vastgestelde tekortkomingen heeft toegegeven.

10.03.2014

33

Daarnaast heeft het OPZC Rekem ook het recht om de opdracht van rechtswege en zonder ingebrekestelling te beëindigen en onverminderd het recht op schadevergoeding te vorderen indien de dienstverlener in staat van faillissement geraakt, een gerechtelijk akkoord aanvraagt, in vereffening wordt gesteld, indien zijn vermogen geheel of gedeeltelijk in beslag genomen wordt, bij staking van betaling, bij concordaat of eender welke situatie van samenloop van schuldeisers, waardoor de dienstverlening geheel of gedeeltelijk beëindigd of onderbroken wordt. Een beëindiging van de opdracht doet geen afbreuk aan het recht om schadevergoeding te bekomen van de geleden schade uit hoofde van de eerdere uitvoering van dit bestek en opdracht of uit hoofde van de beëindiging ervan (één en ander onverminderd de bepalingen met betrekking tot de aansprakelijkheid). Enkele mogelijke oorzaken om de opdracht te beëindigen zijn: 1. beëindiging wegens verstrijken van de duur; dit bestek en opdracht wordt van rechtswege beëindigd door het verstrijken van haar duur, behoudens de mogelijkheid van een overeengekomen verlenging; 2. beëindiging wegens niet-nakoming van verplichtingen (zie hoger) 3. beëindiging wegens faillissement.

VI.2.13 Bijstand na beëindiging van de basisovereenkomst De dienstverlener verbindt er zich toe om bij de beëindiging van de opdracht, om welke reden dan ook, alle redelijke bijstand te verlenen aan het OPZC Rekem teneinde de diligente overname door OPZC Rekem of door derden (aangeduid door OPZC Rekem) van de gegevens die door de programmatuur beheerd worden, mogelijk te maken en te bespoedigen. Deze bijstand omvat minstens volgende taken/activiteiten, die door de dienstverlener nog uitgevoerd worden op vraag van OPZC Rekem, na beëindiging van de opdracht: de dienstverlener zal: -specialisten voor alle diensten (leden van de ploegen die OPZC Rekem hebben ondersteund) ter beschikking stellen voor de overdracht van de applicatie; -vragen beantwoorden met betrekking tot de diensten indien dit wordt gevraagd; -eventueel resterende rapporten en documentatie die het eigendom zijn van OPZC Rekem en nog in het bezit zijn van de dienstverlener, overhandigen aan het OPZC Rekem. Na beëindiging blijven volgende verplichtingen gelden: -niet-aanwervingsclausule; -vertrouwelijkheid; -toelating voor opname in referentielijst; -gebruiksrecht op de programmatuur. Bedoelde bijstand is in ieder geval in tijd beperkt tot een periode van zes (6) maanden en zal gebeuren in regie. Dezelfde dagtarieven, geldig tijdens de duur van de opdracht, zullen worden toegepast.

VI.2.14 Afstand van recht Het niet opeisen of niet benutten van een recht of het niet toepassen van een sanctie of procedure, alsmede het niet instellen van een vordering door het OPZC Rekem houdt op geen enkele wijze een verzaking of afstand van rechten in.

VI.2.15 Aanwervingsclausule De dienstverlener verzaakt, behoudens voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, uit eigen beweging een aanwerving aan te bieden aan een medewerker van het OPZC Rekem of deze uit eigen beweging in dienst te nemen of te doen nemen onder om het even welk statuut, binnen zowel de eigen organisatie als de organisatie van de samenstellende leden, door het actief stellen van daden die de werknemers of aangestelden van het OPZC Rekem er zouden kunnen toe aanzetten bij de dienstverlener in dienst te gaan.

10.03.2014

34

Deze verzaking blijft geldig voor de hele duur van de opdracht en van de daaropvolgende zes (6) maanden vanaf het einde van de opdracht. Indien de dienstverlener deze verbintenis niet naleeft, zal zij het OPZC Rekem schadeloos stellen door het storten van een vergoeding die gelijk is aan het brutoloon dat de medewerker ontvangen heeft gedurende de twaalf (12) maanden die aan zijn vertrek zijn voorafgegaan.

VI.2.16 Aanvullende algemene bepalingen Kennisgevingen die partijen op grond van dit bestek en opdracht aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. Alleen in dit geval wordt een e-mail tussen de erkende verantwoordelijken van beide partijen als 'schriftelijk' geaccepteerd.

10.03.2014

35