Op weg naar online zorg Toolkit voor teams, behandelaren en managers om aan de slag te gaan met online zorg. Op weg naar online zorg 1

Op weg naar online zorg Toolkit voor teams, behandelaren en managers om aan de slag te gaan met online zorg. Op weg naar online zorg

1

Auteurs: Jeanette Ploeger, May Brummelaar, Gillian Huijsse, Martin Reddemann, Rita Bastings, Irene Helderman, Anne Cloostermans. Bewerking voor de Forensische GGZ: Dirk Dijkslag Op weg naar online zorg

2

Inhoudsopgave Aan de slag met de toolkit ............................................................................................................................................... 4 Wat is het doel van de toolkit? .............................................................................................................................. 4 Voor wie is deze toolkit? ......................................................................................................................................... 4 Hoe gebruik je deze toolkit? .................................................................................................................................. 4 Thema’s .......................................................................................................................................................................... 6 Hoe is de toolkit tot stand gekomen? ................................................................................................................. 6 Vertaling Toolkit voor Forensische GGZ ........................................................................................................... 7

Thema 1: Wat heeft online zorg te bieden? .................................................................. 8 Inleiding ......................................................................................................................................................................... 8 Hoe denk jij hierover? .............................................................................................................................................. 8 Hoe denken anderen hierover? ............................................................................................................................ 9 Aan de slag! ................................................................................................................................................................... 9

Thema 2: Welke bezwaren heb je tegen online zorg? .................................................. 11 Inleiding ...................................................................................................................................................................... 11 Hoe denk jij hierover? ........................................................................................................................................... 11 Hoe denken anderen hierover? ......................................................................................................................... 12 Aan de slag! ................................................................................................................................................................ 13

Thema 3: Optimale zorg met behulp van online zorg .................................................. 14 Inleiding ...................................................................................................................................................................... 14 Hoe denk jij hierover? ........................................................................................................................................... 14 Hoe doen anderen dit? .......................................................................................................................................... 14 Aan de slag! ................................................................................................................................................................ 15

Thema 4: Toepassingen .............................................................................................. 16 Inleiding ...................................................................................................................................................................... 16 Hoe denk jij hierover? ........................................................................................................................................... 16 Hoe doen anderen dit? ............................................................................................................................................. 17 Aan de slag! ................................................................................................................................................................ 17

Thema 5: Randvoorwaarden en succesfactoren .......................................................... 19 Inleiding ...................................................................................................................................................................... 19 Hoe denk jij hierover? ........................................................................................................................................... 19 Hoe doen anderen dit? .......................................................................................................................................... 19 Aan de slag! ................................................................................................................................................................ 20

Thema 6: Bewaken van doelen ................................................................................... 22 Inleiding ...................................................................................................................................................................... 22 Hoe denk jij hierover? ........................................................................................................................................... 22 Hoe doen anderen dit? .......................................................................................................................................... 22 Aan de slag! ................................................................................................................................................................ 23

Implementatie dashboard .......................................................................................... 24 Team visie .................................................................................................................................................................. 24 Doelstellingen ........................................................................................................................................................... 24 Checklist randvoorwaarden ............................................................................................................................... 25 Acties- en besluitenlijst Online Zorg ............................................................................................................... 26 Bewaak je doelen..................................................................................................................................................... 27

Op weg naar online zorg

2


3

Aan de slag met de toolkit “Daar heb je weer zo’n ding!” zei één van de eerste meelezers die we deze toolkit voorlegden. Professionals in de zorg, worden al tijden flink bestookt met allerlei veranderingen, projecten en productiedruk. Van al deze veranderingen wordt maar verwacht dat je ze oppakt en ze je eigen maakt. Dat weten we. En het klopt ook nog: gaan werken met e-health is weer een verandering. En dan ook nog eens eentje die raakt aan veel aspecten van het werken in de GGZ. Precies daarom hebben we deze toolkit ontwikkeld. Hij is bedoeld om je te helpen met de verandering op een praktische en concrete manier. In de GGZ hebben allerlei zorgverleners en cliënten bijvoorbeeld al ervaring opgedaan met de invoer van online zorg. Deze ervaringen worden gedeeld in deze toolkit. Daarnaast helpt de toolkit je om stil te staan bij wat je zelf al weet over online zorg en formuleer je samen met je team eigen uitgangspunten.

Wat is het doel van de toolkit? Je wilt, mogelijk samen met je team, starten met de toepassing van online zorg. Of je past al online zorg toe maar bent benieuwd hoe andere GGZ instellingen bezig zijn met online zorg. In deze toolkit (ofwel ondersteuningshulpmiddel) word je op weg geholpen om te starten met online zorg. De toolkit bevat inspiratie, hulpmiddelen, kijkjes in de keuken bij andere teams, vragen, antwoorden en opdrachten. Het doel is om je te prikkelen op het gebied van online zorg en concrete handvaten te bieden om met je team aan de slag te gaan met het vormgeven van online zorg.

Voor wie is deze toolkit? Deze toolkit is voor jou als professional. Je kunt de toolkit gebruiken als behandelaar en/of leidinggevende of als manager. Laat je inspireren door de vragen, voorbeelden en tips die voor jou en jouw team relevant zijn.

Hoe gebruik je deze toolkit? De toolkit is interactief. Geen lappen tekst maar korte inspirerende vragen, voorbeelden en tips. Je hoeft de toolkit niet van A tot Z door te nemen. Je kunt er ook voor kiezen om één of meerdere thema’s te bekijken en/of behandelen. Bijvoorbeeld thema’s waarvan jij weet dat die interessant zijn voor jezelf en je team. Je hoeft de thema’s dus niet chronologisch te doorlopen. Voor sommige thema’s geldt dat het handig is om eerst andere thema’s te doen. Wanneer dit zo is, wordt dit vermeldt bij de opdracht. Aan het einde van de toolkit vind je een dashboard. Hierin zijn werkbladen opgenomen waarmee jij en je team de implementatie van online zorg kunnen Op weg naar online zorg

4

vormgeven. In de opdrachten wordt regelmatig naar dit dashboard verwezen. Met het dashboard kan je bijvoorbeeld de voortgang rondom je doelen monitoren. Ook is er een actielijst en checklist voor de implementatie toegevoegd. In deze afbeelding wordt de toolkit schematisch weergegeven:


5

Thema’s Alle thema’s in de toolkit hebben betrekking op de WHY, HOW & WHAT van online zorg binnen jouw team en organisatie . Ze bieden een overzicht van visievorming tot concrete toepassing en monitoring. De volgende thema’s komen aan bod in de toolkit:      

Wat heeft online zorg te bieden? Welke bezwaren heb je tegen online zorg? Optimale zorg met behulp van online zorg. Toepassingen van online zorg. Randvoorwaarden en succesfactoren. Bewaak je doelen.

Hoe is de toolkit tot stand gekomen? Deze toolkit is een doorontwikkeling van de Zorg voor Online methode van Minddistrict. De totstandkoming van de toolkit is mede gefinancierd door ZonMw, met als doel om de implementatie van online zorg in de praktijk te verbeteren. Om te komen tot deze toolkit is er eerst een grootschalig (enquête) onderzoek uitgevoerd naar best-practices en ervaren succesfactoren bij klanten van Minddistrict. Dit onderzoek is uitgevoerd bij behandelaren die al gebruik maakten van online zorg en bij behandelaren die dit nog niet deden. Vervolgens zijn de resultaten uitgediept in diepte interviews. Over de uitkomsten van de enquête verschijnt eind 2015 een whitepaper. Op basis hiervan is een eerste versie van de toolkit en de bijbehorende thema’s ontwikkeld. De werkgroep die de toolkit voor de reguliere GGZ heeft ontwikkeld vond het belangrijk om bij de opbouw van de toolkit uit te gaan van de basisprincipes van gedragsverandering: ze wilden niet alleen informeren, maar de lezer eerst zelf laten nadenken over de thema’s, vanuit de gedachte dat op deze manier de informatie die erna gelezen wordt beter beklijft. De eerste versie van deze toolkit is voorgelegd aan een tweetal focusgroepen met behandelaren en managers. Hun feedback en de feedback van overige behandelaren en managers die in een later stadium nog hebben meegelezen, heeft geleid tot de versie een eerste “definitieve” versie van de toolkit. Het woord “definitief” staat met nadruk tussen aanhalingsteken omdat het document niet bedoeld is als een statisch stuk. We leren elke dag meer over de invoer van online zorg. Deze ervaringen zullen we regelmatig verwerken in de toolkit. We nodigen je daarom ook uit om je ervaringen en feedback met ons te delen. Dit kan je doen door te mailen naar: [email protected] met als onderwerp ‘feedback toolkit voor teams’ Wie weet komen ook jouw ervaringen hier in de toekomst in terug!


6

Vertaling toolkit voor Forensische GGZ De opstellers van de toolkit voor de reguliere GGZ zijn erg ruimhartig geweest door de toolkit reeds in de ontwikkelfase ook beschikbaar te stellen t.b.v. de projectgroep die zich in het kader van het door Kwaliteit Forensische Zorg (KFZ) gefinancierderde project “E-health in de FGGZ; Alleen samen kunnen we meters maken!”. Op basis van één van deze conceptversies heeft de projectgroep dat bovengenoemde project uitvoerde een versie ontwikkeld die is toegespitst over ehealth voor de FGGZ. Hiermee willen we niet het beeld schetsen dat de toolkit daardoor heel erg anders is geworden. Dat is namelijk niet het geval. Op basis van de een literatuur- en veldonderzoek dat in kader van het genoemde project is uitgevoerd bleek namelijk dat “Forensische e-health” op heel veel vlakken vergelijkbaar is van e-health in de reguliere GGZ. Wel zijn er enkele fundamentele en meerdere nuanceverschillen aan te brengen waar het gaat de kansen en het gebruik van e-health. Deze verschillen hebben we proberen te verwerken in de toolkit die voor je ligt.


7

Thema 1: Wat heeft online zorg te bieden? Inleiding Bij alles dat je doet, is het belangrijk om te weten waarom je iets doet. Dat houd je scherp en gefocust en maakt het makkelijker om te kiezen wat je gaat doen en hoe je dit doet. Met behulp van dit thema breng je het ‘waarom’ van het toevoegen van online zorg aan de behandeling van de cliënten in jouw team in kaart. De vraag ‘Wat biedt online zorg?” benaderen we vanuit de volgende vier invalshoeken. Wat biedt online zorgonline zorg aan de cliënt, professional, organisatie en maatschappij?. We focussen ons in dit thema op visievorming en de (behandel)inhoudelijke voordelen van online zorg. De eventuele financiële voordelen van online zorg komen aan bod bij het thema ”Optimale zorg met behulp van online zorg”.

Hoe denk jij hierover? Beantwoord voor je jezelf en/of met je team onderstaande vragen. Wat biedt online zorg de cliënt? 1. Hoe denk je dat je cliënten tegen online zorg aankijken? 2. Hoe kun je erachter komen hoe je cliënten tegen online zorg aankijken? 3. Wat is de invloed van online zorg op het behandeleffect? Wat biedt online zorg de professional? 1. Hoe kijk jij tegen online zorg aan? Hoe kijken je collega’s tegen online zorg aan? 2. Wat zou je willen verbeteren aan de zorg die jullie nu leveren aan de cliënt? 3. Kan online zorg je hierbij helpen? Wat biedt online zorg aan de organisatie? 1. Is er een visie/strategie/ambities op online zorg binnen je instelling? 2. Sta je achter deze visie? Waarom wel/niet? 3. Wat doe je zelf met deze visie/strategie/ambities? Hoe breng je deze visie/strategie/ambities in de praktijk? Wat biedt online zorg aan de maatschappij? 1. Welke maatschappelijke ontwikkelingen zie je momenteel om je heen die invloed hebben op de geestelijke gezondheidszorg? 2. Hoe denk je in dit kader dat de zorgverzekeraars en de overheid tegen online zorg aankijken?


8

3. Wat weet je over de effectiviteit van online zorg in de behandeling?

Hoe denken anderen hierover? Video: De patiënt en de digitale revolutie

Quote: “Van online zorg hebben we de mogelijkheid om de familie en vrienden van onze cliënten ook de gewenste informatie en ondersteuning te bieden. hulpverlener een duidelijk kader.”

Quote: “Cliënten vinden het heel prettig en waardevol om in hun eigen tijd en tempo te werken aan de modules en niet te hoeven wachten tot de hulpverlener tijd heeft.” Video: Ervaringen cliënten met internethulpverlening

Video: Wat is internethulpverlening?

Quote: “De toevoeging van online modules geeft de cliënt meer regie over zijn behandeling.” Video: Online zorg bij psychische klachten

Quote: “Ik heb voor Quote: “De behandeling het eerst de missie Video: Werken met kan nu al starten tijdens van onze instelling online zorg? detentie. Een uitkomst bekeken” “Ik heb voor het eerst de missie van onze instelling bekeken” voor cliënten die nog geen verlof hebben.” Quote: “Geen Video:Hoe ziet e-health vervanging, maar eruit in 2020 verdieping” Link: Recent wetenschappelijk onderzoeken

Whitepaper: Validiteit ehealth

Video: Ervaringen cliënt en behandelaar

Aan de slag! Opdracht: Waarom online zorg? Vanuit de instelling is er een visie op online zorg gedefinieerd en zijn er doelen gesteld. De vertaling van deze visie naar de praktijk vindt plaats in de Op weg naar online zorg

9

behandelteams. Het belang van het toevoegen van online zorg in een behandeling kan per doelgroep en per behandelteam verschillen. In deze opdracht formuleert het team de eigen visie op online zorg, met de accenten die passen bij de desbetreffende doelgroep. Ga op zoek naar de visie van je organisatie. Bespreek de antwoorden op bovenstaande vragen met je team en bepaal wat jullie visie op online zorg is. Probeer hierin alle bovenstaande vragen mee te nemen. Je kunt indien gewenst het dashboard gebruiken om je visie te documenteren.

Opdracht: Wat wil je bereiken? Bespreek de antwoorden op de vragen aan het begin van het thema met je team. Weten wat jij en je team willen bereiken is een belangrijk onderdeel van het implementeren van een nieuwe manier van werken. Maak als je hierover nadenkt onderscheidt tussen ‘doelstellingen’ (de stip op de horizon) en te behalen resultaten. Een doelstelling mag nog abstract en ‘vaag’ zijn. Maar voor resultaten of doelen is het belangrijk dat ze meetbaar zijn, zodat je kan bijhouden hoe het gaat. Op het monitoringsblad onder aan de toolkit zijn voorbeelden van doelen van andere instellingen opgenomen. Het is aan jou en je team om deze doelstellingen op maat te maken voor jullie team.


10

Thema 2: Welke bezwaren heb je tegen online zorg? Inleiding Heb je jezelf de vraag “Welke bezwaren heb ik tegen online zorg?” al gesteld? Misschien heb je er zelfs al over gesproken met collega’s? Het is misschien geen inspirerende vraag om nu te beantwoorden, maar bij het maken van plannen over online zorg is het ook belangrijk om de (vermeende) bezwaren bespreekbaar te maken. Als zorgprofessional heb je tenslotte ook je eigen uitgangspunten en opvattingen over hoe de zorg eruit moet zien. Misschien dat het aanbieden van online zorg binnen een behandeling hier goed op aansluit, dan heb je waarschijnlijk zin om te gaan starten. Voor veel zorgprofessionals is het aanbieden van online zorg echter een grote verandering in hun werkwijze. Bijna alle zorgprofessionals zien –zeker in het begin- kleine en grote bezwaren, die het moeilijk kunnen maken om te starten met het aanbieden van online zorg in de behandeling. Maak deze bezwaren vooral bespreekbaar in je team! En bespreek per bezwaar hoe jullie hier gezamenlijk mee om kunnen gaan. De onderstaande vragen kunnen je hierbij helpen.

Hoe denk jij hierover? 1. Welke bedenkingen bij online zorg heb je ? Bij collega’s of bij cliënten? 2. Heb je zelf bedenkingen bij online zorg? 3. Hoe kun je erachter komen of deze bedenkingen kloppen?


11

Hoe denken anderen hierover? Quote: “Ik dacht van tevoren dat online contact de afstand tussen mij en de cliënt zou vergroten, maar het is bijna het tegenovergestelde. Cliënten schrijven heel persoonlijke zaken op en zijn er serieus mee bezig. Het geeft mij de mogelijkheid om tussen de face-to-face contacten door een extra lijn naar ze open te houden. Ze voelen zich gezien en gesteund. De feedback speelt daar ook een grote rol bij”

Quote: “Het is voor cliënten een meerwaarde dat ze hun online acties en de feedback daarop altijd terug kunnen lezen.”

Video: Werken met online zorg?

Quote: “Lastig om me te verdiepen want we moeten al aan zoveel voldoen’ Met deze collega ging ik in gesprek en toen bleek dat een signaleringplan hoog op de prioriteitenlijst stond. Door haar te laten zien hoe online zorg hierbij kan ondersteunen, gaf het haar oplossingen i.p.v. dat het weer iets was dat erbij kwam”

Quote: “Cliënten verrassen me, ze kunnen veel meer digitaal dan ik verwacht had.”

Video: Client: online zorg bij psychische klachten

Quote: "Je moet er goed over nadenken hoe je online behandeling inzet in het behandeltraject van een patiënt. Belangrijk daarbij is dat online behandeling als vorm een meerwaarde heeft. Online behandeling moet geen doel op zich zijn"


Quote: "Onze patiënten zijn vaak niet gemotiveerd voor behandeling. Ik verwacht daarom al helemaal niet dat ze zelfstandig achter de computer aan hun behandeling gaan werken"

Quote: “Online zorg gaat het werk van mij en mijn collega’s overnemen, dat kan nooit de bedoeling zijn” Quote: “De doelgroep waar ik mee werk kan niet met een computer omgaan, voor hen is het dus geen optie”

Quote: “Ik ben bang dat de oefeningen van mijn cliënten niet goed opgeslagen worden”

Video: Behandelen met e-health

Quote: “Face to face blijft toch het belangrijkste contact in de behandeling”

Video: Ervaringen cliënten online

12

Extra voorbeelden: Quote:"Onze patiënten zijn vaak niet gemotiveerd voor behandeling. Ik verwacht daarom al helemaal niet dat ze zelfstandig achter de computer aan hun behandeling gaan werken"

Quote:"Iemand die kinderporno downloadt moet je toch niet achter een computer aan z’n behandeling laten werken"

Quote:"Je moet er goed over nadenken hoe je online behandeling inzet in het behandeltraject van een patiënt. Belangrijk daarbij is dat online behandeling als vorm een meerwaarde heeft. Online behandeling moet geen doel op zich zijn"

Aan de slag! Opdracht: Bezwaren in kaart Het bespreekbaar maken van bezwaren is een belangrijk onderdeel van het implementeren van een nieuwe werkwijze. Bespreek de antwoorden op de vragen en hun reacties op de voorbeelden van anderen daarom met je team. Voor de bezwaren die na de bespreking nog over zijn, beantwoord je de volgende vragen: 1. Hoe belangrijk is het bezwaar? Is het een reden om de start met het invoeren van online zorg uit te stellen? 2. Is het nodig om dit bezwaar op te lossen of aan te pakken? 3. Zo ja, hoe ga je dit doen? Bedenk met het team een oplossing. Wanneer hier nog een actie uitkomt, voeg deze dan toe aan de actielijst uit het implementatie dashboard van je team onderaan de toolkit. Eventuele besluiten en/of werkprocessen voeg je toe aan de besluitenlijst.


13

Thema 3: Optimale zorg met behulp van online zorg Inleiding In de samenleving is steeds meer vraag naar zorg. Cliënten geven steeds vaker en duidelijker aan snel en goed geholpen te willen worden. Daarnaast maken cliënten en professionals in het dagelijks leven steeds meer gebruik van online contacten, mobiele telefoon en andere digitale hulpmiddelen. De druk op jou, als zorgprofessional, is toegenomen. Deze combinatie maakt het steeds belangrijker voor jou, als zorgprofessional, om na te denken over hoe je optimale zorg kan leveren, hoe zorg duurzaam kan blijven op de lange termijn en hoe online zorg je team hierbij kan helpen. In het eerste thema is aandacht geweest voor de kwalitatieve voordelen van online zorg, in dit blok kijken we naar andere mogelijke winst die online zorg voor je cliënten en je team kan opleveren. Hoe kan online zorg je helpen?

Hoe denk jij hierover? 1. Wat verwacht je op de lange termijn van de bijdrage van online zorg aan het behandelproces van je team? (kost het meer tijd? Minder tijd? Zijn er meer behandelaren nodig? Is er meer geld nodig?) 2. Wat gebeurt er op korte termijn als je online zorg wilt inzetten in het behandelproces bij jou in het team? 3. Wat heb je nodig van je collega’s, manager en van de ondersteunende diensten (financiën, facilitair bedrijf, ICT afdelingen) om online zorg in te kunnen zetten in jullie behandelproces? Welke randvoorwaarden zijn al gerealiseerd en welke niet? Welke stappen zou je kunnen zetten om het voor elkaar te krijgen dat online zorg daadwerkelijk een toegevoegde waarde (zowel qua behandeleffect als qua winst in behandelduur) is in het behandelproces?

Hoe doen anderen dit? Quote: “Door vaker te videobellen met cliënten heb ik minder reistijd en heb ik vaker contact met mijn cliënt”


Quote: “De module expert van jezelf is goed te gebruiken als signaleringsplan, dan heeft de cliënt het altijd bij de hand.”

Quote: “Ik gebruik altijd de module G-schema. Dan hoef ik het niet elke keer uit te leggen. Het filmpje en de voorbeelden zijn duidelijk.”

14

Quote: “De structuur van de online modules helpen mij ook om de lijn in mijn behandeling vast te houden en geen zaken te vergeten”

Quote: “Het kan een hele stap zijn voor mensen om naar de forensische GGZ door verwezen te worden. daarom werken wij met een welkomstmodule in Minddistrict, waar je kennismaakt met het gebouw en de mensen die er werken.

Quote: “Een behandelgroep had een lange wachtlijst en veel uitval. We hebben deze groep opgedeeld in modules van zes fysieke bijeenkomsten waarbij er één module de basis is. Deze module start om de week en wordt voorbereid in Minddistrict. Mensen maken zo bewust de keuze om mee te doen en als ze door willen stromen naar een vervolgmodule met een specifiek thema, overbruggen ze die tijd met online coaching.”

Quote: “In onze instelling hebben we te maken met een hoge no-show. De tijd die hierdoor soms in mijn agenda ontstaat kan ik nu invullen met online behandelen. Op deze manier ben ik ook bij een no-show bezig met de behandeling van “mijn” cliënten” Quote: “Veel van onze cliënten hebben weinig geld te besteden. Door de behandeling deels online te doen bespaart de patiënt geld”

Aan de slag! Opdracht 1: Meters maken Bespreek de antwoorden op de vragen met je team. Het formuleren van doelstellingen is een belangrijk onderdeel van het implementeren van een nieuwe manier van werken. Het geeft richting aan de acties die je als team gaat uitzetten. Daarbij geven doelstellingen je de mogelijkheid om de voortgang die je maakt te monitoren. Belangrijk bij het maken van doelstellingen is dat ze concreet en haalbaar zijn. Maak bijvoorbeeld doelstellingen voor waar je met je team wilt staan over drie maanden en over een jaar. Op het monitoringsblad zijn mogelijke teamdoelstellingen opgenomen, het is aan jou en je team om deze doelstellingen op maat te maken en de successen te vieren als ze behaald zijn!

Opdracht 2: Actielijst Bij het onderdeel ‘Hoe denk jij hierover’ heb je met je team nagedacht over mogelijkheden om online zorg in te zetten om efficiency winst te boeken en wat je nodig hebt om dit te bereiken. Scherp de acties op vraag 3 en 4 aan en zet ze op de actielijst van je team.


15

Thema 4: Toepassingen Inleiding Online zorg maakt een grote ontwikkeling door. Van het vertalen van ‘papieren’ behandelprotocollen naar trends als interactieve online zorg zoals virtual reality toepassingen. De online zorg behandelmodules worden ook steeds interactiever aan het en worden vooral blended ingezet, als onderdeel van zorgpaden. Online zorg wordt hiermee onderdeel van het behandelplan; online sessies worden flexibel worden ingezet en afgewisseld met de al bestaande face-to-face contacten. Er is van alles mogelijk, denk bijvoorbeeld aan online intake en aanmelding, psycho-educatie tijdens de wachtlijst of een online nazorgmodule in combinatie met een videoconsult die je bijvoorbeeld kunt inzetten wanneer je cliënt het “even moeilijk” heeft. Juist omdat er zoveel mogelijk is op het gebied van online zorg is het goed om als professional of team keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Wat past er bij jullie doelgroep en wat past er bij jullie als team? Maak aan de hand van de onderstaande vragen en opdracht een plan voor jullie team. En laat je zo nodig inspireren door de ervaringen van anderen!

Hoe denk jij hierover? 1. Wat zijn de specifieke kenmerken van jouw doelgroep? Denk bijvoorbeeld aan de problematiek, demografische samenstelling of eventueel biografische kenmerken. 2. Kom je op dit moment knelpunten tegen in het behandeltraject van je cliënt? Zou je iets willen verbeteren? Zo ja, wat wil je verbeteren? Denk hierbij aan wachtlijsten, no show of cliënten die toch weer terugkomen. 3. Wat zijn volgens jou de mogelijkheden voor het inzetten van online zorg in het cliëntproces (voorzorg, aanmelding, intake/behandelplanning, behandeling, nazorg)? 4. Hoe maak je keuzes in deze mogelijkheden die jou en je cliënten helpen? Hoe bepaal je wat voor dit moment de belangrijkste toepassing is?


16

Hoe doen anderen dit? Video: dagboek app

Quote: “Zorgprogramma Angst werkte bij ons al goed gestructureerd; zij hebben de online modules snel ingevoegd in het zorgpad waardoor zij nu werken met een blended zorgpad.”

Quote: “De dagboek app geeft de cliënt een realistischer beeld over zijn stemming en activiteiten over een bepaalde periode.”

Quote: “De spanning die cliënten ervaren voordat ze in behandeling komen, kan voor een groot deel weggenomen worden door een welkomstmodule beschikbaar te stellen..”

Quote: “De catalogus telt bijna 200 modules, er is altijd wel iets voor iemand geschikt vooral de laagdrempelige, ondersteunende modules.”

whitepaper seamless zorg

Quote: “Naasten hebben behoefte aan informatie en ondersteuning. Wij nodigen de naasten uit om mee te komen naar de psychoeducatie bijeenkomsten en mee te doen met de bijbehorende modules in Minddistrict.”

Quote: “Online psychoeducatie is heel zinvol; cliënten doen dat vaak samen met hun partner waardoor er meer begrip en ondersteuning ontstaat; we werken er samen aan!”

Video: videobellen

Aan de slag! Opdracht Brainstorm toepassingen In de bovenstaande onderdelen heb je nagedacht over de verschillende toepassingsmogelijkheden voor online zorg bij de doelgroep die jou team behandeld. Hoe denken je collega’s hierover? Organiseer als team een brainstorm om ideeën te delen met elkaar. En vergeet niet: in de brainstormfase mag je je fantasie de vrije loop laten! Pas in de volgende opdracht ga je de plannen concretiseren en hou je rekening met de ‘praktische haalbaarheid’. Focus nu dus op het creatief denken en wees nieuwsgierig naar elkaars ideeën. Stel je oordeel over elkaars ideeën uit tot de volgende opdracht.

Opdracht: Maak een plan Je hebt met je team gefantaseerd over de mogelijkheden voor het toepassen van online zorg voor jullie doelgroep. Nu is het tijd om keuzes te gaan maken. Met welke toepassing of toepassingen willen jullie gaan starten? En waarom? Maak zo nodig gebruik van de onderstaande tips om tot een goede keuze te komen:


17

1. Kijk in het implementatiedashboard naar de kwalitatieve en kwantitatieve doelen die jullie als team hebben gesteld. Zijn deze velden nog leeg? Doorloop dan eerst thema 1 (Waarom online zorg?) en thema 3 (Optimale zorg met online zorg). 2. Kijk naar de aantallen cliënten die je verwacht te kunnen bereiken met een bepaalde toepassing. Voor de start is het handig om een toepassing te kiezen waarmee je in een keer een grote groep cliënten (en behandelaren binnen je team) bereikt. Het is belangrijk dat de toepassing die jullie kiezen ook praktisch haalbaar is en dat er binnen de instelling en/of jouw team aan de nodige randvoorwaarden is voldoen. Doorloop thema 5 (Randvoorwaarden en succesfactoren) om te controleren of dit het geval is.


18

Thema 5: Randvoorwaarden en succesfactoren Inleiding In deze toolkit zijn al veel randvoorwaarden en succesfactoren voor de implementatie van online zorg behandeld (zoals visievorming). Om goed te kunnen starten is het fijn als alle randvoorwaarden goed ingeregeld zijn. Niets is zo vervelend als direct vastlopen na je training. Ondervang dit door de onderstaande checklist af te werken. Naast randvoorwaarden zijn er ook andere succesfactoren die van belang zijn voor online zorg, wellicht ook specifiek voor jouw team. In de opdracht ga je hiermee aan de slag.

Hoe denk jij hierover? 3. Wat denk je dat algemene succesfactoren zijn voor de implementatie van online zorg? 4. Ben je zelf succesfactoren tegen gekomen? 5. Zijn er succesfactoren die specifiek bij jouw team passen?

Hoe doen anderen dit? Quote: “Wij hebben ons ICTbeleid onder de loep genomen en zien nu dat online behandelen, privacy en informatiebeveiliging elkaar helemaal niet hoeven te bijten. We denken nu veel meer in mogelijkheden.”

Quote: “Uit onderzoek blijkt dat de kans op succesvolle implementatie van e-health met 40% toeneemt als behandelaren geschoold worden.”

Quote: “Als je niet weet waar je met je vragen terecht kunt houdt het snel op.”

Quote: “Bij online behandeling ligt de regie veel meer bij de cliënt. Dit was best wel even wennen. Zeker in de forensische GGZ is dit nog niet vanzelfsprekend. Gek eigenlijk. Want het is uiteindelijk wel je doel dat cliënten weer regie nemen.”

Video: Behandelen met e-health

Video: Hoe start je als behandelaar met e-health?


Quote: “Het is belangrijk dat de manier van online behandelen wordt aangepast op de fase van de behandeling waarin iemand zicht bevindt. Aspecten die gedurende de behandeling vaak veranderen zijn de behandelmotivatie en de mate waarin de cliënt zijn problematiek externaliseert. Door hiermee rekening te houden in WAT je aanbiedt en HOE je het aanbiedt vergroot je de kans op een succesvolle online behandeling.”

Video: Masterclass e-mental health Let op: duurt 59 minuten

19

Aan de slag! Opdracht 1: Randvoorwaarden Zorg ervoor dat er aan onderstaande randvoorwaarden wordt voldaan binnen je team. Hieronder staat een korte toelichting. In de checklist in het dashboard staan deze punten ook opgenomen, zodat je de status ervan kunt monitoren. Waarschijnlijk zijn bepaalde randvoorwaarden al geregeld voor jouw team of binnen jouw instelling. Weet je niet hoe dit zit voor jouw instelling? Vraag de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de uitrol van online zorg om hulp. Nodig deze eventueel uit bij je teammeeting! Rollen verdelen Er zijn een aantal rollen van belang bij de inbedding van online zorg in je team: iemand is verantwoordelijk voor sturing en monitoring van de implementatie, iemand voor de inhoudelijke begeleiding en iemand voor de technische begeleiding bij het gebruik van het online zorg platform. Dit kan of kunnen één of meerdere personen kunnen zijn in je team. Zorg er samen voor dat deze rollen belegd zijn in je team, want daar heeft het hele team baat bij. Tijd in je agenda Of je nu een vaste tijd inplant in je agenda of voldoende speling hebt in je agenda, zorg ervoor dat je tijd vrij maakt om je cliënten online goed te kunnen begeleiden. Vind je het lastig om hier rekening mee te houden met je volle agenda? Bespreek het in je team, met je leidinggevende, of vraag de online zorg projectleider om tips. Training Een goede start is het halve werk! Is iedereen in je team getraind? Werkprocessen Mogelijk zijn er binnen je instelling al documenten over de vormgeving van online zorg in de werkprocessen. Vraag aan de online zorg projectleider of er processen zijn waar je team op aan kan sluiten. Zijn deze er niet? Dan kun je dit in je team met elkaar bepalen. Zijn deze er wel? Maak jezelf hiermee bekend. Het gaat om de onderstaande punten: 

Accounts aanmaken Weet iedereen in je team wie de cliëntaccounts aanmaakt en hoe cliënten aan de behandelaar worden gekoppeld?



Tijdregistratie & Dossiervorming Weet iedereen in je team hoe je tijd registreert en hoe je de dossiervoering doet voor online zorg?



Service en Hulp Weet iedereen in je team waar je terecht kunt met inhoudelijke en technische vragen?


20



Webbrowser en video’s afspelen Heeft iedereen in je team een recente browser op de computer en is het mogelijk om audio en video’s af te spelen?



Platform Check Zijn de modules, dagboeken en toepassingen die je wilt gebruiken aanwezig in het platform?

Als je de vragen uit de checklist met “ja” kunt beantwoorden heb je al een behoorlijk aantal succesfactoren te pakken. Er zijn daarnaast ook succesfactoren die de persoonlijke groei van jou als online zorg behandelaar en van je team bevorderen. Deze richt je niet eenmalig in, maar zal je aandacht moeten blijven geven totdat online zorg geïntegreerd is in je behandelingen. Vier je succes Komen er enthousiaste reacties van cliënten? Heb je als team een x aantal modules doorlopen met cliënten? Vier successen als deze! Dit inspireert en motiveert. Formuleer met je team haalbare doelen. Welke doelen passen bij jouw team? Hoe ga je dit vieren? E-pop Waarin wil jij je profileren als het gaat om het toepassen van online zorg in je behandelingen? Bedenk welke doelen bij jou passen en werk hier naartoe. Deze doelen kunnen ook onderdeel zijn van een gezamenlijk doel in je team. Intervisie Breng tijdens de intervisies ook het onderwerp ‘online zorg’ eens in. Heb je vragen? Loop je ergens op vast? Wat werkt voor jou? Mocht je geen intervisie of vergelijkbare overlegvorm hebben, wees dan creatief en zorg ervoor dat je bovenstaande vragen deelt met je collega(‘s).

Opdracht 2: Succesfactoren Aan de hand. van de vragen aan het begin van het thema heb je nagedacht over succesfactoren voor jouw team. In de voorgaande opdracht heb je daarnaast alle voorwaarden voor een succesvolle implementatie doorgenomen en hopelijk geregeld. Zijn er nog andere factoren specifiek voor jouw team die belangrijk zijn om mee te nemen in de implementatie van online zorg? Dit kunnen belemmerende factoren zijn, maar ook succesfactoren die nog niet aan bod zijn geweest. Benoem deze factoren en zet acties uit om de belemmering op te lossen of om gebruik te maken van de succesfactor. Vergeet niet de acties op de actielijst in het dashboard te zetten!


21

Thema 6: Bewaken van doelen Inleiding Eerder in de toolkit heb je met je team nagedacht over wat je wil bereiken met online zorg. Doelen geven richting aan je acties. Door je doelen te bewaken, breng je je voortgang in kaart. Loopt alles volgens plan? Dan kun je ook je successen vieren! Boek je de resultaten niet zo snel als gedacht? Ook dan wordt het zichtbaar en heb je de gelegenheid om bij te schaven of acties uit te zetten. Onder dit thema staan tools opgenomen die je kunnen helpen om je doelstellingen te monitoren.

Hoe denk jij hierover? 

Hoe vaak vind jij het nodig om te kijken hoe jouw team ervoor staat op het gebied van online zorg en in hoeverre je je ambities realiseert?



Wat vind je een goed moment met je team om de implementatie van online zorg te bespreken?



Hoe zou jij je doelstellingen bewaken?

Hoe doen anderen dit? Quote: “Per team zijn doelstellingen geformuleerd voor het aantal beeldbel contacten; deze worden ieder teamoverleg gemonitord. ”

Quote: “Wanneer we weer een doel bereikt hebben trakteert de teamleider op heerlijke vlaai.


Quote: “Doelstelling 2015: eind 2015 werkt 50% van onze teamleden met online modules.”

Quote: “In het DataWareHouse kan onze leidinggevende zien hoe vaak er een online behandelcontact of beeldbelcontact is geweest”

Quote: “Het kiezen en toevoegen van online modules is een vast onderdeel van ons multidisciplinair behandeloverleg”

Quote: “Eenmaal per kwartaal nemen we de tijd om de voortgang van online zorg te bespreken in ons team, ondersteund door de cijfers”

22

Aan de slag! Opdracht: Bewaak je doelen Neem een kijkje in het implementatiedashboard op de volgende pagina’s. In de nabije toekomst komt een vergelijkbaar dashboard online in het Minddistrict platform beschikbaar. Tot die tijd is het de moeite waard om je resultaten handmatig bij te houden. Dit kan je doen in het onderdeel ‘bewaak je doelen’ onderaan het dashboard. Overleg met je projectleider of ICT-servicedesk hoe je aan de benodigde data kan komen. Deze is via de Minddistrict applicatie en/of EPD beschikbaar. In het dashboard staan voorbeelden van grafieken opgenomen, maar je kunt deze op maat maken voor je eigen doelstellingen. Het is prettig om op basis van je doelen een paar (max. drie) parameters periodiek te monitoren. Spreek met je team af hoe vaak je monitort en hoe je de resultaten onderling communiceert. Identificeer bijvoorbeeld op basis van je doelstellingen, tussenmijlpalen, zodat je je successen met collega’s kunt vieren.


23

Implementatie dashboard Team visie Voeg hier je teamvisie in.

Doelstellingen Kwalitatief (opdracht bij thema ‘Wat biedt online zorg?’) Hieronder een tweetal voorbeelden van kwalitatieve doelen die je je als team zou kunnen stellen. 1. Onze organisatie zet zich in voor de doorontwikkeling van online zorg modules in het behandelplatform en draagt bij aan de verdere ontwikkeling naar meer interactieve EMH modules. 2. Het team onderzoekt van juli 2015 tot november 2015 op welke wijze een aantal online zorg behandelmodules opgenomen kan worden in het behandelproces en het daarbij geldende zorgpaden. Wat zijn jullie kwalitatieve doelstellingen? Noteer ze in de onderstaande velden: 1. …. 2.

Kwantitatief (opdracht bij thema ‘optimale zorg met behulp van online zorg') Hieronder een aantal voorbeelden van kwalitatieve doelstellingen die je je als team zou kunnen stellen. Op weg naar online zorg

24

1. 80 % van onze basiszorg cliënten doorloopt in 2015 de welkomstmodule. Bij 30 % van alle cliënten vindt één of meerdere online behandelcontacten plaats in 2015. 2. Iedere behandelaar heeft ten minste 2 beeldbelcontacten bij 2 patiënten van zijn/haar caseload in de periode van januari 2015 tot november 2015. 3. Cliënten geven gemiddeld een 8 of hoger op de schaal ‘cliënttevredenheid’ Wat zijn de kwantitatieve doelstellingen van jou en/of je team? Noteer ze in de onderstaande velden. Beschrijf daarnaast hoe je deze doelstellingen gaat meten en bewaken. 1. … 2.

Checklist randvoorwaarden Checklist bij opdracht 1 (randvoorwaarden) van Thema 5 Kruis in deze lijst aan welke onderdelen je al hebt ingevuld: ☐ Duidelijke visie op e-health binnen de organisatie en het team ☐ Rollen opstellen ☐ Tijd in je agenda ☐ Training ☐ Werkprocessen ☐ Accounts aanmaken ☐ Tijdsregistratie & Dossiervorming ☐ Service & Hulp ☐ Webbrowsers & video’s afspelen


25

Acties- en besluitenlijst Online Zorg Hou in de onderstaande tabel de acties en besluiten bij:

Actielijst: Datum

Actie

Wie?

Besluit

Wie?

Status?

Bijzonderheden

Besluitenlijst: Datum


Bijzonderheden

26

Bewaak je doelen In de onderstaande grafiek zie je voorbeelden van resultaten die de voortgang van mogelijk gestelde doelen in kaart brengt. Door op de grafiek te klikken en via je rechter muisknop de optie ‘gegevens bewerken’ te selecteren, kan je de grafiek helemaal op maat maken. Dit doe je door de tabel (in Excel) aan te passen. In dezelfde tabel kun je vervolgens je maandresultaten invullen. Dit kan je individueel doel, dus voor jezelf. Maar jullie kunnen natuurlijk ook een teamgrafiek bijhouden. We geven nu drie resultaten weer in één grafiek. Dit is handig om de samenhang te zien. Wanneer de getallen op de verticale as teveel van elkaar gaan verschillen, kan je er ook voor kiezen om één grafiek per doel te maken. De grafiek is makkelijk te kopiëren. Met behulp van de tabel in Excel pas je vervolgens de verschillende rijen en kolommen (die getoond worden op de assen in de grafiek) weer aan.


28

80

70

60

50 # clienten ingelogd

40

# Feedbacks # Berichten

30

20

10

0 Jan

Feb


Mrt

Apr

Mei

Jun

Jul

Aug

Sept

Okt

Nov

Dec

28


28

Op weg naar online zorg Toolkit voor teams, behandelaren en managers om aan de slag te gaan met online zorg. Op weg naar online zorg 1

Recommend Documents