Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
Inleiding Op 21 april 2010 organiseerde Lloyd’s Register Rail het seminar “ERTMS- Wat nu?” Dit seminar was een vervolg op het seminar “ERTMS – Hoe gaan we dat doen?” dat in 2005 werd georganiseerd. Aad Veenman (destijds President Directeur van NS) concludeerde aan het eind van het seminar in 2005 dat een complex programma als ERTMS niet geïmplementeerd kan worden zonder dat er een overkoepelende en onafhankelijke regie functie is ingesteld, om de soms tegengestelde belangen te kunnen oplossen.
In 2010 schreef de sector (Prorail, NS en KNV) een brief aan het ministerie, waarin onder andere gepleit werd voor het inrichten van een regisseur functie. Het instellen van zo’n regisseur is dus niet zo eenvoudig gebleken. Nu – een aantal ervaringen verder – is dat initiatief weer opgepakt. Op een aantal plekken worden acties uitgezet om deze rol ook daadwerkelijk in te vullen. In overleg met de sector heeft ook Lloyd’s Register Rail de handschoen opgepakt en het initiatief genomen om branche breed dit thema tijdens een seminar aan de orde te stellen.
Doelstelling van het seminar was om enerzijds informatie te geven over de ideeën ten aanzien van een regie rol tot nu toe en deze te illustreren aan de hand van de ervaringen binnen de twee grote ERTMS projecten (HSL en Betuweroute). Belangrijk onderdeel van het seminar waren de ronde tafelgesprekken, waar de deelnemers hun mening konden geven over de regisseur. Mede door het feit dat de branche breed vertegenwoordigd was (Infra managers, vervoerders van reizigers en goederen, lease maatschappijen, leveranciers, onderhouders, het ministerie en IVW), waren de discussies levendig en informatief.
Op basis van de discussies en de presentaties zullen in dit paper de verschillende inzichten en gedachten op een rij gezet worden.
Wat hebben we geleerd van de ERTMS projecten binnen Nederland? Uit de presentaties van Lex Frunt (materieel manager NS Hispeed) en Hans van Zandvoort (Project Manager Prorail), bleek wel dat er een grote diversiteit aan afstemmingsproblemen zijn geweest, die veelal tot vertragingen en hoge kosten hebben geleid. Problemen op het vlak van techniek, toelating, grensovergangen, financiering, etc. Vaak bleek het moeilijk te zijn boven de belangen van de verschillende partijen uit te stijgen, waardoor besluitvorming of een oplossing lang op zich lieten wachten.
Beide heren kwamen tot de conclusie dat een onafhankelijke en stevige regisseur zeer waarschijnlijk kosten en tijd had kunnen besparen en duidelijkheid had kunnen verschaffen in de verwachtingen die partijen naar elkaar konden hebben. Een en ander is na te gaan in de betreffende presentaties.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
Het voorstel Vanuit de inframanager en de vervoerders is in eerste instantie aangegeven dat zij behoefte hebben aan een regiefunctie, die zich op drie niveaus beweegt: Strategisch (Nationaal ERTMS Overleg), Tactisch (ERTMS Expertise Centrum) en Operationeel (Design Authority). Omdat de voorgestelde namen (nog) niet bindend zijn, zullen hierna de verschillende niveaus binnen de regiefunctie worden aangeduid als Strategisch, Tactisch en Operationeel.
Het voorstel van Inframanager en vervoerders geeft de volgende beschrijvingen:
Strategisch: Een regieraad (directies) onder onafhankelijke voorzitter. Dit is bedoeld om als spoorsector en ministerie samen voorstellen te formuleren die ter goedkeuring aan de minister worden voorgelegd in meerjarenplannen voor ERTMS. Het voorstel is dat dit strategisch overleg op directieniveau eens per kwartaal bijeenkomt en besluiten neemt onder leiding van een onafhankelijke, externe voorzitter.
Tactisch: Beleid en Compatibiliteit (ERTMS Expertisecentrum) Hier wordt enerzijds het strategisch beleid voorbereid en de regie gevoerd over de uitvoering daarvan. In de beleidsvoorbereiding wordt met name gericht op de afstemming van de belangen van de vele sectorpartijen om te komen tot een optimale en samenhangende migratie van infrastructuur en materieel.
Operationeel: Uitvoering door de partijen Dit is een overlegstructuur waarin alle belanghebbende partijen uit de spoorbranche zijn aangesloten. Het doel is voor de verschillende ERTMS systemen in Nederland tegen zo laag mogelijke kosten een zo hoog mogelijke onderlinge compatibiliteit te realiseren.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
Wat nu? Tijdens de ronde tafel gesprekken zijn veel ideeën gegenereerd ten aanzien van de regierol. In bijlage 1 zijn deze samengevat. Op basis hiervan komen de volgende concepten/scenario’s naar voren.
Allereerst is men vrij algemeen van mening dat de regisseur binnen de driehoek Ministerie, Infra managers en Vervoerders zou moeten opereren. De uiteindelijke verantwoording wordt afgelegd aan de minister.
ier
regisseur
t ela ie
infra beheerder
s es ns co
op dr ac ht re lat ie
overheid
samenwerking
vervoerders
Figuur 1 Hoewel de regisseur binnen deze driehoek functioneert, dient hij wel onafhankelijk te zijn van elk van de partijen. Geadviseerd wordt om hiervoor een sterke persoonlijkheid aan te stellen, die onafhankelijkheid, teambuilding, integriteit, communicatie en conflicthantering (mediation) in zijn pakket heeft. Bovendien is een stevig politiek netwerk van groot belang. Men zou kunnen denken aan een voormalig minister / staatssecretaris of nationaal bekende bestuurder van een onderneming.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
In het onderstaande wordt met regisseur één persoon bedoeld, nl de bovenbeschreven persoon. Deze regisseur speelt in alle drie regielagen een belangrijke rol.
Strategisch: Regieraad • Voorzitter raad van directies Infra managers en vervoerders en ministerie • Voorbereiden besluiten over langere termijn ERTMS • Escalatielaag voor problemen uit Expertisecentrum
Escalatie
Tactisch: Expertisecentrum (beleid & compatibiliteit) • Voorbereiding beleidsbeslissingen tbv Regieraad • Besluitvorming / arbitrage bij “stakeholder overschrijdende” issues • Bundeling van expertise binnen de branche • Initiëren onderzoeken en/of safety cases. • Opstellen en bewaken van contracten • Zicht op en bewaking van geldstromen
opdrachten
Europa - ERA
De Regisseur
opdrachten
Escalatie
Operationeel: Design Authority (uitvoering) • Voorzitter overlegstructuur project- en programma managers van ERTMS projecten binnen de sector. • Coördinatie bij toelating, tests, compatibiliteit, software up-dates, design freezes, grensoverschrijding, veiligheid, innovaties etc. • Mediation / arbitrage bij belangentegenstellingen
Figuur 2 In de tactische laag beschikt de regisseur over een team. Of dit daadwerkelijk een toegewijd (vast) team is of telkens een gelegenheidsteam, is nader te bekijken. Dit team echter, is vooral bedoeld om beleidsbeslissingen tav de langere termijn ERTMS ontwikkelingen (bv migratie) voor te bereiden, die de regisseur via de regieraad aan de minister voorlegt.
Een andere belangrijke rol voor dit team ligt bij het scheppen van de juiste randvoorwaarden voor de uitvoering van het beleid. Dit betekent dat er vooral een rol ligt bij de bewaking van de compatibiliteit en de voortgang van de implementatie. Om dit te kunnen doen zal het team bepaalde bevoegdheden nodig hebben. Zo zal het moeten kunnen beschikken over de expertise die aanwezig is binnen de branche. Weten waar die is en vervolgens dit bundelen is daarbij belangrijk. Ook zal in een aantal gevallen een risico analyse uitgevoerd moeten worden om consequenties van besluiten te toetsen. Het invoegen van een juridische expertise kan zinvol zijn. In dat verband kunnen bijvoorbeeld contracten centraal getoetst worden en zijn op termijn standaard contracten tbv tendering, inkoop of samenwerking mogelijk. Daarbij komt dat arbitrage issues veelal juridische aspecten in zich dragen.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
Het hebben van zicht op geldstromen – en wellicht in een bepaalde fase zelfs zeggenschap daarover – is een aspect waar verder over nagedacht moet worden. Hier geldt immers wel het credo “Wie betaalt, bepaalt”. Het niveau waarop deze rollen worden ingevuld en de mogelijkheden om sturend op te treden is sterk afhankelijk van het mandaat dat toegekend wordt, maar is nog meer afhankelijk van de proactieve wijze van werken van een “gerespecteerd” team. De elementen, die uit het seminar naar voren kwamen en die mogelijk in dit team thuishoren zijn in het blok “Tactisch” van figuur 2 samengevat. Meer aspecten zijn te vinden in bijlage 1.
Andere taken voor het team zijn de relatie met Europa (ERA, de NSA’s en eventuele andere regisseurfuncties), en uiteraard de aansturing en bewaking van de projecten in uitvoering. Hiertoe kan men denken aan het inrichten van een regelmatig overleg van de project- en programma managers van ERTMS projecten binnen de branche, die voorgezeten wordt door de regisseur of zijn vertegenwoordiger. In deze overleggen kunnen knelpunten en ideeën uitgewisseld worden, waarbij de regisseur zijn mediator / arbiter rol kan vervullen ingeval van belangenconflicten of andere impasses.
Het moge duidelijk zijn dat de veelheid aan suggesties in een aantal gevallen conflicterend waren. Toch kwam er wel een algemene lijn naar voren zoals hierboven beschreven. Wij als Lloyd’s Register zijn van mening dat het vinden van een geschikte regisseur van zeer groot belang is en dat voor het inrichten van een “Tactisch Team” gestreefd moet worden naar een slagvaardig en op elkaar ingespeeld stel mensen, die zich onafhankelijk en professioneel kunnen opstellen. Een vast en toegewijd team is wat ons betreft daarbij uitgangspunt.
In de bijlage 1 is ook een aantal zaken genoemd ten aanzien van mandaten. Deze zijn benoemd voor de regisseur functie als geheel. Wanneer bovenstaande structuur verder uitgewerkt gaat worden, zal het nodig zijn om per laag de functie, de mandaten, de verantwoordelijkheden en de activiteiten weer te geven.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?”
Samengesteld paper
Bijlage 1 Antwoorden op de vragen.
Is de regisseur de oplossing? •
De oplossing regisseur werd algemeen gezien als oplossing voor de gestelde problemen. Het niet organiseren kan in de toekomst geld gaan kosten (aansprakelijkheden etc).
Hoe ziet een regisseur er uit? •
De regisseursrol moet niet worden neergelegd bij een van de belanghebbende partijen (vervoerder of infrabeheerder)
•
De regisseur is een sterke, onafhankelijke persoon, een teambuilder, is integer, is een communicator (bijvoorbeeld “Herman Wijffels” of een NoBo of een andere onafhankelijke)
•
Regisseur is mediator, heeft politiek en financieel netwerk
•
Regisseur binnen de driehoek
•
De regisseur wordt bijgestaan door een team en daarachter een kenniscentrum, branchebreed.
•
De regisseur regisseert in alle drie de lagen (strategisch, tactisch, operationeel)
•
De regisseur stemt de nationale problemen af binnen europa, liefst met collega-regisseurs
•
De regisseursrol is permanent, niet projectmatig.
•
Regie loopt over de hele life cycle (van systemen)
•
Het genoemde kenniscentrum is branchebreed en gericht opsamenwerken
•
De industrie zit niet in de regisseursrol; wel is coördinatie tussen fabrikanten en scheppen van open informatie uitwisseling (transparantie)een belangrijke doelstelling van de regisseur. (Industrieën zijn moeilijk te beïnvloeden)
Wat doet de regisseur? •
De regisseur hakt knopen door met name op het financiële vlak en harmoniseert niet parallel lopende belangen.
•
Het is belangrijk om de (eind)doelen van de regisseur(functie) goed te formuleren.
•
Uitgangspunt voor ETCS/ERTMS kan zijn de TSI en de EN50126/129
•
De regisseur moet projecten materieel en infra combineren.
•
Regisseur richt zich op processen en organisatie; voert overall programma management.
•
In eerste instantie is de regisseur misschien reactief, arbitrage etc. Om bestaande puinhopen op te ruimen. Als super-communicator zonder bevoegdheden bereikt hij zijn doelen….
•
In het vervolg probeert de regisseur pro-actief te zijn. Hij probeert in een zo vroeg mogelijk stadium invloed uit te oefenen, te sturen. Instrumenten zijn bijvoorbeeld de (infra)beheerconcessie en de vervoersconcessie.
•
De regisseur bemoeit zich niet met de marktwerking.
Seminar: “ERTMS; Wat nu?” •
Samengesteld paper
Is een soort programmamanager die zich bezighoudt met aandacht voor toelating, besluiten over dual signalling, testen van randvoorwaarden en design freezes, nazorg, grensoverschrijdende zaken, arbitrage en compatibiliteitskwesties, bijhouden van up-dates, innovaties en vernieuwingen.
•
De regisseur stelt niet de standaarden vast en bewaakt die ook niet.
•
Coördineert ook Europese kwesties en wisselt kennis en ervaring uit met andere regisseurs en ERA. ERA zou in Europese trekkersrol tav nationale regisseurs moeten zitten.
•
Regisseur organiseert informele informatie bijeenkomsten binnen de branche
•
Regisseur is op de hoogte van overige afstemmingsactiviteiten tav het doelgebied van de regisseur, binnen de branche.
•
Scheiden van innovaties en ontwikkelingstrajecten ten opzichte van operatie.
Wat zijn zijn bevoegdheden? •
Bewaking dat de businesscase positief is, cq blijft.
•
De branche(genoten) geven de regisseur mandaat en daarmee bevoegdheden
•
Primaire verantwoording aan minister
•
Mandaten over financiering en geldstromen van projecten tav ERTMS.
•
Zwitsers model als basis
•
Opstellen van contracten ( mn adequate voorwaarden), die bij grote tenders worden gebruikt; opvolging en overall bewaking van dit soort van contracten.
•
Coordinatie (niet uitvoering) van gezamenlijke inkoop en of tendering.
•
De regisseur heeft recht op kopieen van rapporten die over de beslissingsgebieden van de regisseur zijn uitgevoerd in opdracht van een van de sectorleden (Infrabeheerders en Vervoerders)
Hoe wordt de regisseur gefinancierd? •
Regisseur dient over eigen budget te beschikken om zelfstanding acties te kunnen ondernemen. Bijvoorbeeld onderzoeken, risico analyses, etc. Ook kan het beschikken over eigen simulatie en configuratiesystemen onderdeel zijn, evenals het hebben van “afroepcontracten” bij expertise centra.
•
In situaties waar partijen voordeel hebben bij de gevonden oplossing, betaalt de voordeelhebbende partij
•
In situaties waar partijen kosten veroorzaken, betaalt de veroorzakende partij
•
Voor overige situaties heeft de regisseur een geldpot waaruit hij dingen kan betalen. De geldpot wordt bijvoorbeeld gevuld doordat elk project en elke concessie een bepaald percentage afdraagt in die regisseurspot. (soort post onvoorzien)
•
Bij verwijtbare foute beslissingen, zal voor de gevolgschade daarvan een “verzekeringspot” moeten worden ingericht.
