GESCAND OP Gemeente
2 9 SEP. 20!5
Oostzaan Buiten gewoon
Gemeentehuis Bezoekadres
Gemeente Oosteaan
Rekenkamercommissie Oostzaan
Postadres
Postbus 20, 1 530 AA Wormer
Telefoon
075 651 2 1 0 0
Fax
0 7 5 651 2 2 4 4
E-maii Internet
Postbus 20 1530 AA Wormer
Kerkbuurt 4, 1 51 1 BD Oostzaan
antwoordg'over-gemeenten.nl www.oostzaan.nl
Kwaliteitszorg Uw kenmerk / Uw brief
ons kenmerk
15/008033
Daturr, 22 september 2 0 1 5 Behandelend ambtenaar
Onderwerp rapportage 'Leergeld' ter kennisname
A . M . BOS
Afdeling cürectie
Geachte heer / mevrouw,
Bij deze ontvangt u de onderzoekrapportage 'Leergeld? Kosten en baten van privaatrechtelijke geschillen 2011 -201 5, een analyse'. De rapportage wordt u conform de verordening 'Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid Oostzaan 2014' ter kennisname aangeboden. Hiermee wordt voldaan aan de onderzoeks- en rapportageverplichting zoals gesteld in artikel 21 3a van de Gemeentewet.
Met vriendelijk burg
A. van den Assem secretaris
R. Meerhof burgemeester
Wilt u bij reacties altijd de datum en ons kenmerk vermelden.
Gemeente
Oostzaan Buiten gewoon
Onderzoek 213A
Leergeld? Kosten en baten van privaatrechtelijke geschillen een analyse.
April 2015 Ariëla Bos Karin Meijer
2011-2015,
INHOUD
Aanleiding: 1.
Onderzoeksobject:
1.1
Reikwijdte van onderzoek:
1.2
Methode, doorlooptijd en wijze van uitvoering:
1.3
Budget:
1.4
Rapportage:
2.
Uitkomsten van onderzoek:
2.1
Beantwoording vragen:
2.2
Politieke verantwoording:
2.2.1
Leren en verbeteren:
2.3
Aanbevelingen:
Bijlagen: B 1 t/m 3: jaarverslag klachten Oostzaan 2011, 201 2, 201 3 B 4 t/m 6: overzicht bezwaarschriften 2011, 201 2, 201 3 B 7: Vertrouweliik: Overzicht vorderingen en aflossingen
3.
4.
5.
11.
12.
Aanleiding Dualisering van het gemeentebestuur brengt een verplichting met zich mee voor het college van burgemeester en wethouders om periodiek onderzoek te verrichten naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (ingevolge artikel 21 3a van de Gemeentewet). De gemeente Oostzaan heeft op 8 december 2014 de geactualiseerde verordening 'Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid Oostzaan 2014' vastgesteld. Er is voor gekozen Raadvraag 29/14 als onderzoeksobject 21 3a Gemeentewet op te pakken en uit te werken. Het betreft een vraag over de bestuurlijke- en financiële risico's van privaatrechtelijke- en overige potentiële geschillen in de periode 2011 tot heden. Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het college De raad wordt geïnformeerd. Het onderzoeksrapport wordt ter kennisneming aan de raad gezonden. 1. Onderzoeksobject Bij regulier onderzoek zal hier ook de selectie van het onderzoeksobject worden beargumenteerd. Dat is in dit geval niet zo omdat het onderzoeksobject van tevoren is vastgesteld, namelijk:
a. Privaatrechtelijke geschillen waarbij het niet is gelukt in overleg met het bestuursorgaan tot een minnelijke oplossing te komen over de periode 2011 tot en met heden. b. Potentiële geschillen waarbij sprake is van bestuurlijk risico (waaronder imagoschade) voor de gemeente en/of een financieel risico van meer dan 3000,-.
Doelstelling is op basis van een inventarisatie van geschillen te komen tot een overzicht van kosten en baten, en (kwalitatieve) uitspraken te kunnen doen met betrekking tot doelmatigheid en doeltreffendheid van inzet. Begripsomschrijvingen - Doelmatigheid: de mate waarin geleverde inspanningen in termen van geld, middelen en tijd zich verhouden tot het resultaat/ behalen van gestelde doelen. - Doeltreffendheid: de mate waarin gestelde doelen zijn behaald. In het onderzoek is bij alle aangedragen geschillen een analyse uitgewerkt aan de hand van de volgende vijf deelvragen: 1. Hoe vaak is het de afgelopen vier jaren voorgekomen (per jaar aan te geven) dat bij een geschil tussen enerzijds de gemeente en anderzijds een inwoner dan wel ondernemer dan wel organisatie (zoals bijv. stichting, vereniging e.d.) niet in overleg
2.
3.
* 4. 5.
1.1
tot een minnelijke oplossing is gekomen ? Hierbij is een volledig overzicht van alle geschillen, dus ook alle klachten, bezwaren etc. als bijlagen toegevoegd. Hoe vaak heeft dat in de afgelopen vier jaren (per jaar gespecificeerd aan te geven) geleid tot: a. Mediation b. Inschakelen extern advies, zoals bijv. juridisch advies c. Schikkingsvoorstel d. Gerechtelijke procedure en uitspraak Wat waren in de afgelopen vier jaren (per jaar gespecificeerd aan te geven) de totale kosten (zowel de ambtelijke als ook alle zgn. out-of-pocket kosten) voor de gemeente die gepaard gingen met: e. Mediation f. Inschakelen extern advies, zoals bijv. juridisch advies g. Schikkingsvoorstel h. Gerechtelijke procedure en uitspraak het gaat hier vooral om kosten versus baten, inzet van ambtelijke uren maakt hier deel van uit. Hoeveel van de onder 2a t/m 2d genoemde zaken spelen nog op dit moment ? Hoeveel van de onder 2a t/m 2d genoemde zaken zijn redelijkerwijs te verwachten in de komende periode ? Informatie met predicaat 'vertrouwelijk' wordt hierbij niet meegenomen. Wanneer van toepassing past daar een toelichting door de portefeuillehouder. Reikwijdte van onderzoek
Het onderzoek richt zich vooral op (dreigende) privaatrechtelijke geschillen. De gemeente Oostzaan verantwoordt in haar jaarverslag bezwaar en beroep bestuursrechtelijke geschillen en in het jaarverslag klachten geschillen met betrekking tot gedragingen van ambtenaren en bestuursorganen conform het gestelde in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Om naast een kwantitatief overzicht ook tot een kwalitatief vergelijk te kunnen komen is ervoor gekozen ook potentiële of risicovolle zaken mee te wegen in het onderzoek. Het hiertoe gehanteerde criterium is: politiek gevoelig en/of een verwachte claim/ schadepost van meer dan 3000,-. Deze criteria worden gehanteerd als leidraad (geven een indicatie van de zwaarte van het politiek/financieel belang). Het zijn hulpmiddelen bij het verzamelen van informatie. Het gebruik van deze criteria sluit aan bij de eerder opgestelde geschilleninventarisaties1.2
Methode, doorlooptijd en wijze van uitvoering onderzoek
In de periode januari/ februari 201 5 is dossier- en systeemonderzoek gedaan. Op basis daarvan zijn de onderzoeksvragen uitgezet in de ambtelijke organisatie. Door zowel vanuit kwaliteitszorg als vanuit juridische zaken regie te voeren wordt een integrale aanpak geborgd.
1.3 Budget Onderzoek wordt binnen bestaande ambtelijke capaciteit uitgevoerd. 1.4 Rapportage: Onderzoeksresultaten worden gerapporteerd aan de bestuurlijk opdrachtgever, het college van burgemeester en wethouders. De onderzoeksvragen worden beantwoord en uitkomsten worden zoveel mogelijk schematisch weergegeven. Dit vergemakkelijkt de leesbaarheid en biedt mogelijkheden om uitkomsten te vergelijken en te kwalificeren. Om de doeltreffendheidsvraag te kunnen beantwoorden is misschien nader onderzoek nodig, juist om (politieke) ambitie en de externe omgeving mee te nemen. Wanneer dit van toepassing is wordt dit in aanbevelingen toegevoegd. 2. Uitkomsten van onderzoek In dit hoofdstuk worden de uitkomsten van het onderzoek weergegeven. Samengevat betreft het acht geschillen die vallen onder de definitie zoals beschreven. Er is sprake van een grote verscheidenheid aan onderwerpen en gemeentelijke taakvelden. Ook (financiële/politieke) risico's lopen sterk uiteen. Dit maakt het lastig een directe gemeenschappelijke deler te vinden. Omdat in vorige jaren geen geschilleninventarisatie heeft plaatsgevonden vormen voorlopige- conclusies een indicatie van bestaande en toekomstige risico's. Het is daarom ook niet mogelijk voor de korte termijn conclusies ten aanzien van risicovolle zaken te trekken. Dit is feitelijk een antwoord op deelvraag 5. Om tot een volledige beantwoording van deelvraag 1 te komen zijn overzichten van jaarverslagen klachten 201 2 en 201 3 en jaarverslagen bezwaar en beroep 201 2 en 201 3 als bijlage bijgevoegd. De jaarverslagen 2014 zijn nog niet definitief vastgesteld en kunnen daarom niet worden bijgevoegd. 2.1 Beantwoording vragen , schematische weergave Hierbij gaat het om beantwoording van de deelvragen 2 t/m 4, onderverdeeld naar: a. de schematische weergave van de deelvragen en inzet vertaald in euro's. Hiermee wordt een overzicht gegeven van onderwerp, inzet en uitkomst. Het vormt zo een objectief antwoord op de deelvragen zoals geformuleerd in hoofdstuk 1 en richt zich daarbij op doelmatigheid, en: de schematische weergave van beleving, een duiding van de uitkomsten en gevonden verbeterpunten. Het betreft hier een subjectieve weergave: gaat immers om de ervaring van de probleemhouders, de behandelend ambtenaren. Deze heeft betrekking op doeltreffendheid.
Zaak:
Claimbedrag
2a Mediation?
2b Extern advies?
2c Schikking?
1. ADZ waterschade 2011 2. ADZ-BP Skoon 2011 3. ADZ-akoestische voorzieningen 2012 4. Zuideinde 2014
Claimbedrag: 46.742,200.000,-
Neen
Ja, 240,-
Neen
10.000,-
Neen
Niet privaatrechtelijk
Ja, Wel ingeschakeld, heeft niet tot oplossing geleid. Kosten 3250,-
Ja, 240,Ja, nog niet gefactureerd (via deurwaarder) neen
Ja 23.700,Neen
5. AEB-Attero Ivm aanbestedingsplicht afvalverwerking
n.v.t.
Neen
6. Opzegging huur loodsen terrein radio 9. 2012
n.v.t.
Neen
7. Vaststeliingsovereenkomst (vertrouwelijk)
Gemeente wil 65.000 op externe partij verhalen.
Gemeente heeft zich door extern mediator laten adviseren.
8. Aankoop grond Ambacht Totalen 8
Claims van derden op gemeente 256.742,-
Ja, advocaat Nauta Dutilh, kosten gedragen door gem. A'dam Ja, destijds verplicht 10.000,-
2d Gerechtelijke procedure en uitspraak? Neen
Wanneer afgerond
Neen
Neen
Neen
neen
Ja, verschillende procedures
Neen
Inzet ambtelijke uren 100 uur
Totaal kosten per zaak (bij benadering) 30.340,-
Afgewezen in mei 2013 Zaak is actueel en in behandeling 2014
60 uur
3840,-
60 uur
3840,- inzet ambtelijke uren. Nog niet volledig. 27.570,-
Zaak is nog actueel
Tot op heden ongeveer 60 uur
3840,-
2012
380 uur
Ja, door rechter afgedwongen.
Ja
Mei 2012
80 uur
15.120,-
Gemeente heeft zich door extern mediator laten adviseren.
Zaak loopt nog
Neen
Zaak is nog actueel
62 uur
Neen
Neen
Neen
Neen
Zaak is nog niet afgerond
200 uur
Tot op heden is 101.158,0 incl. rente voorgeschoten en 3968,- aan uren ingezet door gemeente. Totaal voorlopig 105.126,90 12.800,-
3250,-
10.480,-
23.700
Totaal griffiekosten 6485,50
1002 urenx 64,-= 64.128,-
202.476,90
In het schema hierna zijn de geschillen samengevat. Hiernaast is een ambtelijke gevoelstemperatuur' weergegeven een cijfer voor het behaalde resultaat vanuit het perspectief van de gemeente '.
Deze vraag is voorgelegd aan de behandelend ambtenaar, het betreft dus een subjectieve indicatie
Cijfer 1-5
Toelichting op cijfer
Afweging -^
Verbeterpunten
Dit betrof een kostbare zaak. Om meer kosten te voorkomen is gekozen voor een schikking om zo de zaak te beëindigen en een gerechtelijke procedure te voorkomen. Belemmerende factoren: -Rommelig/ondoorzichtig dossier; -afspraken in het verleden veelal mondeling; -verandering van aannemers; -bestuurders en ambtenaren (die reeds vertrokken zijn) hebben afspraken gemaakt die niet meer zijn te achterhalen; -behandelaar had zelf geen dossierkennis. Vooralsnog geen procedures en geen financiële schade.
Voortzetten geschil had voorkeur van de tegenpartij, niet schikken had gerechtelijke procedure tot gevolg gehad met bijkomende kosten van dien.
-Vastleggen van afspraken; -Dossiervorming; -Overdracht tussen probleemhouders (zowel ambtelijk als bestuurlijk).
Tegenpartij heeft geen stappen richting de rechter gezet na de afwijzing.
-Vastleggen van afspraken; -Dossiervorming; -Overdracht tussen probleemhouders (zowel ambtelijk als bestuurlijk).
Bedrag € 10.000 is niet verstrekt tegenpartij. Tegenpartij heeft wel geld ontvangen van de gemeente, voor de inbouw, de waterschade,
Collegebesluit 18 februari 2013, diverse opties voorgelegd. Er is gekozen voor het niet verstrekken van de bijdrage, als
-Vastleggen van afspraken; -Dossiervorming; -wijze van vastleggen
2
1. ADZ waterschade 2011
2
2. ADZ-BP Skoon 2011
4
3. ADZ-akoestische voorzieningen 2012
3
• 1 staat voor meest negatief, 5 voor meest positief voor gemeente ' Heeft er een bestuurlijke afweging plaatsgevonden t a v. voortzetten geschil in relatie tot doelmatigheid/doeltreffendheid"?
rechtsbijstandskosten etc.
gevolg daarvan is het nu (nog niet) opgelost.
van afspraken en afstemmen van wederzijdse verwachtingen met tegenpartij.
Ja, in dat kader is een mediationtraject opgestart.
- duidelijkheid omtrent taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van gemeente als "derde" partij.
Belemmerend: Tegenpartij wekt de indruk dat het om een principekwestie gaat, daarmee is een patstelling ontstaan. Bevorderend: ondersteuning van de deurwaarder. 4. Zuideinde
1
Er zijn 380 ambtelijke uren ingezet. De gemeente heeft getracht partijen tot elkaar te brengen, o.a. door inzet van een mediator op kosten van de gemeente. Dit heeft helaas niet tot een gewenst resultaat geleid. De aandacht is de afgelopen tijd met name gevestigd op het afronden van de bij de gemeente lopende procedures. N.v. t. Zaak loopt nog.
5. AEB-Attero Ivtn aanbestedingsplicht afvalverwerking 6. Opzegging huur loodsen terrein radio 9.
2
Resultaat is behaald: de huur is beëindigd. Ondertussen maakt de huurder nog steeds gebruik van de loodsen. Doordat de gemeente onvoldoende sterk stond in haar juridische motivatie is een behoorlijke investering gedaan voor een kwalitatief onvoldoende resultaat.
Nvt, betreft nl. een dagvaarding van de gemeente Oostzaan door Attero. Gemeente zal zich als gedagvaarde partij moeten verweren. Politieke/ bestuurlijke afweging en beslissing.
Huurbescherming gaat heel ver. Motivering om huur op te zeggen moet heel sterk zijn, dat was hier niet het geval. Verbeterpunt: - motivering van keuzes.
7. Vaststellingsovereenkomst (vertrouwelijk)
8. Aankoop grond Ambacht
10
4
Belemmering: De vaststellingsovereenkomst geeft ruimte tot verschil in interpretatie uitvoering bepalingen; Daarnaast is niet alle informatie beschikbaar doordat niet alle gegevens gedocumenteerd bleken.
N.v.t. gaat om een vordering (vergoeding o.g.v. overeenkomst)
Goede bedoelingen zijn vastgelegd in een intentieovereenkomst. Tegenpartij bleek zich niet aan deze intenties te hebben gehouden. Hierdoor is in juridische zin de overeenkomst ontbonden.
Er wordt samen met de contactgroep bedrijven Oostzaan een plan uitgewerkt om tot een (andere) functionele invulling van het bedrijventerrein te komen.
dossiervorming; vastleggen van afspraken en afstemming van verwachtingen met de tegenpartij. - Kennis. Rond 2007 werden dergelijke overeenkomsten vaker gebruikt. Juridisch is het niet aanbevelenswaardig.
2.2 Politieke keuzes en verantwoording Het zou natuurlijk mooi zijn wanneer we op voorhand zouden kunnen zien wanneer er welk risico gelopen wordt om zo financiële- en bestuurlijke (imago)schade voor te kunnen zijn Dat IS op basis van de beperkte omvang van dit onderzoek met mogelijk, wel kan op basis van de bevindingen een aantal conclusies worden getrokken. Bestuurlijk laat het onderzoek zien dat de grootste risico's gelegen zijn m overdrachtmomenten In meer algemene zm wordt duidelijk dat het met aanbevelenswaardig is keuzes alleen te maken op basis van vermeend financieel risico We zien dat er relatief laat m het proces wordt ingegrepen en vervolgens wordt gekozen voor 'damage control'. Deze damage control IS duur en doet altijd afbreuk aan het gezag van de gemeente/het bestuur. Een tweede aandachtspunt betreft de inzet van mediation Hoewel er de laatste jaren is ingezet op tijdige herkenning van geschillen en gebruik maken van premediation zien we daar geen financieel en/of juridisch resultaat van terug in de uitkomsten van onderzoek Dit kan natuurlijk ook betekenen dat het beleid prima werkt en dat hierboven alle uitwassen worden beschreven. Geadviseerd wordt hier nader onderzoek naar te doen. Wat opvalt IS dat er niet of nauwelijks aan de voorkant (of het begin) van een traject wordt afgestemd over het gewenste resultaat, maximale investering en wederzijdse verwachtingen De taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het team Juridische Zaken is m dit proces niet helder. Geadviseerd wordt hier bestuurlijk-ambtelijk afspraken over te maken Een gecontroleerd (l<waliteits)systeem ontbreekt Dit IS m een veranderende omgeving en een veranderende rol van de decentrale overheid een belangrijk punt van aandacht. Hoe gaat de gemeente om met haar nieuwe taken en bevoegdheden, hoe pakt de gemeente haar rol als regisseur en opdrachtgever. Welke eisen gaat zij daaraan verbinden en hoe worden deze gecommuniceerd' Om deze vragen te beantwoorden wordt nader onderzoek geadviseerd. 2.2.1 Leren en verbeteren Er zijn verschillende zaken die m het oog springen. Ten aanzien van doelmatigheid • Doordat prestatie-indicatoren ontbreken is het niet mogelijk cijfers te scoren en een waardering uit te spreken, • Gijfers kunnen niet worden vergeleken met andere gemeenten • veel keuzes lijken gemaakt op basis van financiële overwegingen , • Inzet van mediation is op grond van deze gegevens noch doelmatig, noch doeltreffend gebleken, • De frequente wisseling van portefeuillehouders brengt soms overdrachtsrisico's met zich mee. Ten aanzien van doeltreffendheid zien we de volgende aandachtspunten
11
• • • • •
Accurate dossiervorming noodzal<elijl<; Het vastleggen van afspraken; Overdracht van informatie (zowel ambtelijk als bestuurlijk); Management van verwachtingen aan het begin van het traject (ambtelijk/bestuurlij k/juridisch; Rol van de gemeente (opdrachtgever/ opdrachtnemer) en bijbehorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden blijken onvoldoende duidelijk.
2.3 Aanbevelingen Op basis van bovenstaande verbeterpunten kunnen de volgende aanbevelingen worden gedaan: 1. Vind een manier om aan de 'voorkant', dus voor procesgang. Kritische prestatieindicatoren te formuleren, welke overwegingen prevaleren; 2. Ten aanzien van de inzet van mediation geldt dat dit een uitstekend en doelmatig middel is wanneer zij tijdig wordt ingezet en wanneer aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Geadviseerd wordt hiertoe criteria op te stellen die organisatiebreed als leidraad en verantwoordingsinstrument kunnen gelden; 3. Zorg voor duidelijke- en accurate dossiervorming waarin ook afspraken en overdracht worden vastgelegd en geregeld. Een zaaksysteem kan hier helpend in zijn; 4. Formuleer een integrale (toekomst)visie gericht op ondernemerschap, samenwerking in ketens om zo de eigen rol als decentrale overheid en opdrachtgever/opdrachtnemer te verduidelijken.
12
