Ontwikkeling voor iedereen Begroting 2015 De Bibliotheek Eindhoven
Eindhoven
Ontwikkeling voor iedereen Begroting 2015 De Bibliotheek Eindhoven
December 2014
Inhoudsopgave 1.
Ons kompas voor de toekomst
Inleiding Onze ideologie Onze visie Onze missie Onze aanwezigheid in en contact met de stad Onze belofte Onze ambities de komende jaren
3 3 3 5 6 7 8 8
2.
2.1 2.2 2.3
Een nieuwe opzet voor de begroting 2015 Algemene financiële kaders Afspraken met de Gemeente Eindhoven Vier lijnen in 2015
10 10 15 17
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
Lijn 1: Bieb040 Basisafspraken 2015 met de Gemeente Een Leven Lang Leren Nieuwe media, technologie & advies Nieuws, dialoog & debat Studeren en werken Lezen & media Randvoorwaarden en basisfaciliteiten Connectie met Wijzer! met taal en media
18 20 22 23 24 25 25 27 27
4.
Paradigma
29
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
Lijn 2: Wijzer! met taal en media Basisafspraken 2015 met de Gemeente Bibliotheek op School/Spil Mediacoaches Aanbod: Beter lezen en voorlezen Aanbod: Mediawijsheid Vroegschoolse en Voorschoolse Educatie
31 31 32 32 32 33 33
6. 6.1 6.2 6.3 6.4
Lijn 3: Innovatie Middelen voor innovatie Positionering bibliotheek Digitale vaardigheden en laaggeletterdheid Projectenoverzicht
35 35 35 35 36
7.
Waalre
38
8. 8.1 8.2 8.3
Lijn 4: Transitie van de organisatie en indirecte kosten Stand van zaken eind 2014 Organisatie- en personeelsontwikkeling 2015 Communicatie
39 39 42 43
9. 9.1 9.2 9.3 9.4
Begrotingscijfers 2015 Begroting 2015 Begroting 2015 versus 2014 Risico’s Formatie-overzicht begroting 2015
44 44 45 46 48
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
1.
Ons kompas voor de toekomst
1.1 Inleiding De Bibliotheek Eindhoven heeft het de afgelopen jaren fors voor de kiezen gekregen. Er is geschrapt en geschoven, gestreept en gereorganiseerd. Ingegeven door de noodzaak om te bezuinigen uiteraard. Maar ook de toenemende digitalisering van onze samenleving heeft gevolgen voor de rol van de bibliotheek anno nu. De Bibliotheek Eindhoven had het financieel zwaar te verduren: onze subsidie werd met miljoenen teruggeschroefd. Als gevolg daarvan gingen alle wijkvestigingen dicht, werd de centrale ‘gehalveerd’ en werden we gedwongen om afscheid te nemen van tientallen collega’s. Tegelijkertijd stonden we met die gekortwiekte organisatie voor de opgave om in één jaar tijd op alle basisscholen in de stad een bibliotheek in te richten. Dat is gelukt, dankzij de positieve houding en geweldige inzet van de leerkrachten, directeuren, onze medewerkers en vrijwilligers. Samen zijn we de uitdaging aangegaan en hebben we een nieuwe werkelijkheid gecreëerd. We zijn weer aanwezig, overal in de stad, staan er financieel gezond voor en hebben de basis gelegd voor een mooie, kansrijke toekomst. Onze organisatie maakt een verandering door die haar tot diep in de kern raakt. We maken een beweging naar de stad toe, naar de mensen, en halen omgekeerd de stad, de mensen naar ons toe. We zijn zichtbaar aanwezig, op relevante plekken, midden in de samenleving. Niet enkel fysiek – met mensen en boeken in de stad, in wijken en scholen – maar ook in netwerken, in verbindingen en relaties met alle mogelijk geledingen in onze lokale samenleving. Dat is wat we willen zijn. Veel meer een beweging dan een fysieke plek. Eerder een netwerk of community dan een instituut. Dat is Bieb040. ‘‘Eerder een community dan een fysieke plek. Dat is Bieb040.”
De Bibliotheek Eindhoven de Witte Dame
3
We dragen bij aan vergroting van maatschappelijke participatie, van economische groei en innovatie, stelt de strategische visie Odyssee Bibliotheek Eindhoven 20132017. We hebben een rol op educatief gebied en zijn kennispartner in de vorm van Brainport Library. We dienen ons te ontwikkelen “van centrale bibliotheek naar kenniswerkplaats”. Het is allemaal waar, maar het is geen hoofdmotief in ons verhaal. Het verhaal van de Bibliotheek Eindhoven is eerst en vooral een verhaal van en voor mensen. Vol passie en bevlogenheid, professionaliteit en deskundigheid, gastvrijheid en beleving, emotie en plezier. 1.2
Onze ideologie
Toen de Bibliotheek Eindhoven in 1916 werd opgericht, stond het doel van de nieuwe instelling als volgt omschreven: “Eene gelegenheid te scheppen waar iedereen kosteloos, zonder onderscheid te scheppen van godsdienst, staatkundige overtuiging, rang of stand, de middelen kan vinden voor verdere ontwikkeling en bekwaming en voor ontspanning.” Inmiddels zijn we bijna honderd jaar verder en is er ongelooflijk veel veranderd. Maar in feite geloven wij nog steeds hetzelfde. Dat iedereen de kans moet krijgen om zijn of haar talenten te ontwikkelen en mee te doen in de maatschappij. Omdat iedereen het recht heeft zijn of haar potentieel optimaal tot wasdom te laten komen. Maar óók omdat onze samenleving er alleen maar sterker en gezonder van wordt, wanneer zij dat potentieel optimaal benut. Als iederéén kan participeren. Daarom ondersteunen en faciliteren wij Eindhovenaren – alle Eindhovenaren, zonder uitzondering – om zich te ontwikkelen en te laten inspireren. Of om zich gewoon, zonder enig moeten, te ontspannen.
“Talenten ontwikkelen en meedoen in de maatschappij.”
Walk&Talk
4
1.3
Onze visie
De Bibliotheek Eindhoven heeft een rol in een lokale samenleving die is uitgeroepen tot ‘world’s smartest region’. In een regio met ongebreidelde ambities, die zich onderscheidt door kennis en het delen van kennis. Door technologie, innovatie, creativiteit en samenwerking. In een stad met hoogwaardige verbindingen (fysiek, relationeel, digitaal), waar iedereen ‘connected’ is. Een stad die niet alleen uitermate intelligent is, maar die ook slim gebruik maakt van al het potentieel dat onder de mensen aanwezig is. In die context opereert de Bibliotheek Eindhoven. Een stad met zo’n hoog ambitieniveau als Eindhoven, kan het zich niet veroorloven dat er mensen aan de zijlijn blijven staan. De Bibliotheek Eindhoven ziet het dan ook als haar taak om iedereen te stimuleren én te faciliteren om zich te ontwikkelen, mee te doen of plezier te beleven aan lezen. We willen iedereen uitdagen en prikkelen, op zijn of haar niveau. Gewoon, door boeken uit te lenen, literatuur en lectuur beschikbaar te stellen op een gastvrije plek, informatie aan te bieden en mensen de weg te wijzen. Maar we zijn er ook voor mensen die die weg heel goed zelf weten te vinden. Voor mensen met bovengemiddelde talenten, voor hoogbegaafden en voor eindeloos nieuwsgierigen. Kinderen, jongeren en volwassenen die behoefte hebben aan extra uitdagingen en extra prikkels.
“Een ambitieuze stad als Eindhoven kan het zich niet veroorloven dat talenten van mensen onbenut blijven.”
We zijn er voor iedereen. Want lezen brengt kennis, stimuleert het denken, de creativiteit en verbeeldingskracht. En dat is precies waarin deze stad, meer dan welke andere plaats ook, sterk en onderscheidend wil zijn. De Bibliotheek Eindhoven is er voor iedereen en helpt iedereen die dat wil, verder. Bij voorkeur op zo’n manier dat men uiteindelijk zichzelf verder kan helpen. Maar we faciliteren ook mensen die ánderen verder willen helpen. Studenten bijvoorbeeld die ouderen digitale vaardigheden bijbrengen. Of bedrijven die door het sponsoren van technische tijdschriften de belangstelling voor techniek willen aanwakkeren. Met De Kennismakers bieden we mensen een podium en een publiek met wie ze hun kennis en ervaringen willen delen. En ook de vrijwilligers van de VoorleesExpress faciliteren we, zodat ze hun voorleestalent op die plekken kunnen inzetten waar dat het meest tot zijn recht komt en waar hun bijdrage echt een verschil maakt. “Lezen brengt kennis, stimuleert het denken, de creativiteit en verbeeldingskracht.” Voorlezen in de bibliotheek
5
De Bibliotheek Eindhoven vervult haar rol niet afwachtend. We gaan proactief duurzame verbindingen aan met mensen en partijen die we vanuit onze missie vooruit kunnen helpen. Of die onze organisatie vooruit kunnen helpen. Het aangaan van die verbindingen vraagt niet alleen dat mensen naar ons toekomen, maar net zozeer dat wij naar de mensen toe gaan. Op elke plaats waar en in elke vorm waarin we onze waarde kunnen bewijzen. Fysiek, in de wijken, op scholen. Virtueel, via computer, tablet en smartphone, tot in elke huiskamer, tot op iedere werkplek.
1.4
Onze missie
Om jezelf te ontwikkelen en mee te doen aan de maatschappij, zijn leesvaardigheid en mediawijsheid een absolute voorwaarde. In onze Brainport regio zouden die vaardigheden bovengemiddeld ontwikkeld moeten zijn. We zouden een voorsprong moeten hebben. De praktijk laat echter iets anders zien. In Eindhoven – world’s smartest region - hebben we te maken met meer dan 25.000 mensen die niet goed kunnen lezen. Mensen die die vaardigheid door wat voor omstandigheden dan ook nooit helemaal goed of helemaal niet onder de knie hebben gekregen. Of bij wie die vaardigheid in de loop der jaren is teruggelopen. Naast deze uitdaging op het gebied van laaggeletterdheid kent Eindhoven nóg een uitdaging. De stad trekt veel buitenlandse kenniswerkers: internationals. Onderzoek toont aan dat voor hen de aanwezigheid van een bibliotheek in belangrijke mate bijdraagt aan hun welbevinden in de stad. “Meer dan 25.000 laaggeletterden en zo’n 43.000 digibeten in Smart City Eindhoven.”
In diezelfde stad, die zichzelf ooit bestempelde als leading in technology en zichzelf nu futureproof noemt, lopen zo’n 43.000 mensen rond die niet of niet voldoende uit de voeten kunnen op computer, smartphone of tablet. Die dus geen of nauwelijks informatie uit de digitale wereld kunnen halen om zich te ontwikkelen of te ontspannen. Of om gewoon aangesloten te blijven bij de maatschappij. Duizenden mensen die niet of niet ten volle mee kunnen doen met onze samenleving. Die geen of onvoldoende kansen hebben hun talenten te ontwikkelen en op te klimmen tot het niveau waar Eindhovens ambities liggen. Dat leidt tot een heleboel verborgen leed en dat gaat ons aan het hart. Dit past niet bij een stad als Eindhoven, waar op de stadspoorten ‘Goed dat je er bent’ geschreven staat. Dit alles constaterend, dienen we onze missie als volgt te formuleren:
De Bibliotheek Eindhoven is er voor iedereen die zichzelf wil ontwikkelen. We hebben extra aandacht voor de ontwikkeling van de basisvaardigheden lezen en mediawijsheid. Vaardigheden die nodig zijn om mee te doen in de maatschappij. Randvoorwaarden om je talenten te ontwikkelen en zelfredzaam te zijn. “We hebben extra aandacht voor mensen die onvoldoende kunnen lezen of mediawijs zijn.”
6
1.5
Onze aanwezigheid in en contact met de stad
We zijn al bijna 100 jaar de toegankelijke en onafhankelijke instelling die ervoor zorgt dat iedereen die dat wil, zich kan ontwikkelen, plezier kan beleven aan lezen of gewoon op een fijne plek kan zijn. Zonder per se lid te hoeven zijn, zonder iets te hoeven betalen, zonder moeten. Mensen ervaren onze bibliotheek als een ‘thuis’ waar ze graag naartoe komen en waar ze graag tijd doorbrengen. Daar zijn wij sterk in. We hebben verstand van boeken en media. Van schrijvers, genres en thema’s. Onze medewerkers wijzen je feilloos de weg en helpen je de informatie te vinden die je zoekt. We zijn heel fijnmazig aanwezig in alle geledingen van de maatschappij. Fysiek en virtueel: • De Bibliotheek Eindhoven in de Witte Dame • De Bibliotheek Eindhoven online • De Bibliotheek Eindhoven op school • De Bibliotheek Eindhoven vóór school • De Bibliotheek Eindhoven in de buurt • De Bibliotheek Eindhoven aan huis • De Bibliotheek Eindhoven in uw bedrijf • De Bibliotheek Eindhoven in het netwerk In de stad, in de wijken, op scholen, in buurthuizen, in de huiskamers, op werkplekken, in de organisaties van netwerkpartners … Overal waar kinderen en volwassenen ons nodig hebben of waar we iets voor ze kunnen betekenen.
7
1.6
Onze belofte
De Bibliotheek Eindhoven doet zoals ieder merk een belofte. Wij beloven mensen dat ze niet alleen staan in hun ontwikkeling, in het ontdekken en ontwikkelen van hun talent. De Bibliotheek Eindhoven biedt toegang tot mensen, middelen en een netwerk, en maakt daarmee ontwikkelkansen voor iedereen bereikbaar en beschikbaar. Zodat de inwoners van deze stad zelf aan het roer kunnen staan en volop mee kunnen doen aan de maatschappij. “Ontwikkeling voor iedereen” 1.7
Onze ambities de komende jaren
De komende jaren zijn onze focus en energie gericht op de volgende ambities: De maatschappelijke betekenis van de bibliotheek versterken door • onze bijdragen aan de stad te benoemen (economie, innovatie en participatie); • onze kerntaken, doelgroepen en ambities te benoemen en uit te dragen; • het contact met onze leden/bezoekers/gebruikers te versterken. De financiële basis van de bibliotheek verbreden door • inkomsten te diversifiëren; • nieuwe verdienmodellen te ontwikkelen; • kosten te besparen.
Studenten studeren in de bibliotheek
8
De medewerkers en de bibliotheekorganisatie ontwikkelen door: • kennis en expertise over onze kerntaken en doelgroepen in kaart te brengen en indien nodig te verwerven; • onze klantgerichte, ondernemende en flexibele werkhouding verder te ontwikkelen; • te werken aan een nog meer open, gastvrije en oplossingsgerichte cultuur. ‘Good governance’ of goed bestuur versterken door: • het organiseren van een systematisch inbreng van de Gemeente Eindhoven, de gemeenschap Eindhoven, stakeholders/partners en leden/bezoekers; • maximale transparantie en duidelijkheid na te streven over de rollen en intensiteit van betrokkenheid van RvT, directeur bestuurder, MT en OR en hun onderlinge verhoudingen; • transparant verantwoording af te leggen aan de Gemeente Eindhoven, de Eindhovense gemeenschap, stakeholders/partners en leden/bezoekers.
Good Governance
9
2.
Een nieuwe opzet voor de begroting 2015
De begroting 2015 is een herijking van de begroting Odyssee 2013 -2017. Sinds het besluit van de Gemeenteraad in april 2013 over de (toekomst van) de Bibliotheek Eindhoven, is er veel veranderd. We hebben bestaande taken, projecten en programmabegrotingen stuk voor stuk opnieuw beoordeeld op basis van de meest actuele informatie. Ook zijn de posten getoetst aan de werkelijk gemaakte kosten en is individueel beoordeeld of een indexering moest worden toegepast. De budgethouders van de afzonderlijke projecten zijn nauw betrokken geweest bij dit begrotingsproces. In de begroting 2015 is het niet-indexeren van de subsidiegelden 2014 (€ 83.000) opgevangen. Dit is onder meer gerealiseerd door besparingen op posten als personeelsformatie, overige personeelskosten, inkopen en externe advieskosten. Naast deze kostenbesparingen levert onze dienstverlening aan de Gemeente Waalre een betere dekking op van onze indirecte kosten. De twee vertrekpunten van de begroting 2015 zijn: (1) de algemene financiële kaders en (2) de financiële en inhoudelijke afspraken met de Gemeente Eindhoven. 2.1
Algemene financiële kaders
Inkomst: subsidies In onderstaande tabel is de indexering van de Gemeente Eindhoven opgenomen, zoals die in de begroting 2015 wordt gehanteerd.
Subsidie
Programma
Subsidie cultuur regulier
Bibliotheek de Witte Dame/KWP + Wijzer!
Subsidie VVE
Wijzer!
Totaal
Subsidie conform Odysseeprijspeil 2013
Index
Subsidie prijspeil 2015
€ 3.272.000
1,50%
€ 3.321.080
€861.000
1,50%
€ 873.915
€ 4.133.000
€ 4.194.995
10
Het gemiddelde subsidiebedrag per inwoner van Eindhoven is € 18,95 (aantal inwoners 221.402). In deze begroting zijn we uitgegaan van de afspraak met de Gemeente dat zowel de cultuursubsidie als de VVE subsidie met 1,5% wordt geïndexeerd. Indien de VVE subsidie niet wordt geïndexeerd, levert dat voor 2015 een tekort op van € 13.000. Dit tekort kan oplopen tot circa € 40.000 in 2017. De subsidiegelden van de Gemeente Waalre zijn ongewijzigd en zijn geheel volgens contract verwerkt. De uiteindelijke subsidie is gekoppeld aan het aantal inwoners en kan bij de definitieve beschikking afwijken. Het huidige uitgangspunt is € 15,42 per inwoner (aantal inwoners 16.500). Bij het opstellen van de begroting is er nog geen duidelijkheid over de dienstverlening Paradigma en wat dit voor de Provinciale subsidie voor Paradigma betekent. Om deze reden is in de begroting 2015 de subsidie gelijk gehouden aan die in 2014 (€ 210.000). Het risico is aanwezig dat opdrachtgever Provincie Noord-Brabant het subsidiebedrag zal korten. Inkomst: abonnementen, leen- en boetegelden De tarieven voor abonnementen, leen- en boetegelden zijn ongewijzigd. Het aantal leden is in 2014 gedaald, maar we verwachten dat die ingezette daling wat zal afvlakken. Daarmee rekening houdend, zijn we in de begroting uitgegaan van de volgende aantallen betalende leden:
Datum aantal leden Leden 1-1-2014 17.200 Leden 31-8-2014 15.100 Verwacht 31-12-2014 14.100 Verwacht 31-12-2015 11.500 Gemiddeld 2015 12.500 => gebruikt voor bepaling omzet abonnementen
Toegepaste indexeringen kosten Automatiseringskosten De kosten van Cloudbeheer, licenties, vast onderhoud enzovoort zijn, waar van toepassing, geïndexeerd met 2%. Huisvestingskosten De bibliotheek in de Witte Dame is verbouwd en heeft nu minder vierkante meters vloeroppervlakte in gebruik. Daarom hebben we de huisvestingskosten in de tweede helft van 2014 opnieuw beoordeeld en zijn er in een aantal gevallen nieuwe overeenkomsten afgesloten met dienstverleners (schoonmaak, ramenwassen, beveiliging enzovoort). Door het gedaalde aantal vierkante meters zijn de huisvestingskosten t.o.v. 2014 dus afgenomen. Tijdens het opstellen van de begroting was een aantal investeringen/kostenposten voor de 6e verdieping nog niet voldoende in beeld. We hebben hiervoor in de begroting enkele schattingen opgenomen, die deels in het investeringsplan en deels in de exploitatie zijn verwerkt.
11
Voor de huisvesting zijn volgende indexnormen gehanteerd:
Omschrijving
Index
Huur
0,0%
Servicekosten
3,5%
Overige kosten
2,0%
Resterende kosten De resterende kosten zijn waar mogelijk beoordeeld op basis van plannen. Waar dat van toepassing is, zijn ze geïndexeerd met 2%. Personele uitgangspunten Formatiekosten (fte) In de begroting 2015 gaan we uit van een formatie van 42,45 fte. De kosten zijn berekend op basis van het huidige loonniveau, vermeerderd met de cao-schaal stijging. Dit is vermeerderd met 2% stijging personeelskosten, als gevolg van verwachte stijgingen van cao en werkgeverslasten in 2015. Opleidingen Voor opleidingen is € 90.000 opgenomen (4% van de omzet). Netto beschikbare uren per fte Het onderstaande schema toont de standaard opbouw van de netto beschikbare uren voor 1 fte.
Omschrijving Werkuren per week Weken per jaar Feestdagen Vakantiedagen Arbeidsverzuim Improductieve uren (scholing/werkoverleg) Beschikbare netto uren per fte
2015
2014
36 52 7 25
36 52 7 25
1.616 6,0 % 8,0 %
1.616 6,0 % 8,0 %
1.390
1.471
12
Investeringen In de onderstaande tabel zijn de geplande investeringen 2015 opgenomen. Omschrijving
Type
Verbouwing/Airco 6e verdieping 1)
Gebouw
10
25.000
Overige kleine investeringen 6e verdieping 1)
Gebouw
5
10.000
Alarmsysteem
Gebouw
5
15.000
Verbouwing/aanpassingen 1e verdieping
Gebouw
5
10.000
Kantoorapparatuur overige
Apparatuur
5
5.000
Nieuwe PC’s/laptops kantoor + evt extra wensen/eisen
Automatisering
4
38.00
Overige ICT investeringen
Automatisering
4
15.000
Laptops nieuwe mediacoaches
Automatisering
4
2.500
Software overig
Software
3
20.000
Revisie 2015 Lendomaten
Uitleenapparatuur
5
26.250
Nieuwe publieks-PC’s
Automatisering
4
52.000
Revisie 2015 Lendomaten Waalre
Uitleenapparatuur
Meubilair BOS Eindhoven
Meubilair
Totaal
Aantal jaren
Investerings-bedrag
5
8.750
10
10.000 237.500
Tijdens het opstellen van de begroting 2015 was de verwachting dat in 2014 nog voor circa € 105.000 aan investeringen uitgevoerd dient te worden. Mocht er vertraging ontstaan, dan zullen deze investeringen worden doorgeschoven naar het boekjaar 2015. De afschrijvingen in 2015 bedragen volgens het vaste activaregister circa € 170.000. Dit is inclusief nieuwe investeringen. 1) Tijdens het opstellen van de begroting 2015 was er onvoldoende inzicht in de vraag welke kostenposten op welke wijze ten laste van de bibliotheek komen. Er zijn drie partijen bij de verhuizing betrokken: de verhuurder De Witte Dame Monumenten bv, de Gemeente Eindhoven via de frictiekosten subsidie en de Bibliotheek Eindhoven. Daarom hebben we zowel in het investeringsplan als in de exploitatiekosten huisvesting een voorziening opgenomen.
Financiering Voor 2015 zullen we genoemde investeringen uit bestaande liquiditeit kunnen financieren. Er is dan ook geen financieringsplan opgesteld. Huisvesting Het verwachte gehuurde vloeroppervlakte bedraagt 3.600 m2 + € 7.000 huur voor het ‘Middenmotief’. De doorbelaste interne huurprijs per m2 bedraagt € 133,75.
13
Aantal m2 Verdieping Lezen en lenen
2.600 1e verdieping
Bibliotheekcafé
50 1e verdieping
Paradigma
200 1e verdieping
Organisatie + opslag/archief
750 6e verdieping
In de begroting 2015 is de hogere huur opgevangen als gevolg van een hoger aantal m2 ten opzichte van de strategische visie Odyssee.
Collectieplan We hebben een Collectieplan opgesteld. Hierin hanteren we per materiaal hetzelfde prijspeil als in 2014. De verwachting is overigens dat door de aanbesteding het prijspeil per materiaal zal dalen in 2015. De belangrijkste uitgangspunten in het Collectieplan zijn: Wijzer! • • • •
Collectie gericht op kinderen van 0 tot 13 jaar Collectie gemiddeld 5 boeken per leerling. Minimaal 1.000 boeken per school Vervanging jaarlijks 20% van de collectie
Wijzer!
met taal en media...
Bieb040 Volwassenen • De nadruk komt te liggen op actualiteit. Gemiddeld zijn dit 500 titels per jaar. Deze titels worden in grote aantallen opgenomen in de bibliotheek. • De collectie is verder onderverdeeld in vijf werelden en een aantal sub-werelden. Binnen de werelden zijn verschillende mediasoorten vertegenwoordigd.
14
• Omvang van de collectie: o Werelden 44.000 materialen o Paradigma 6.600 materialen o Tijdschriften 281 materialen o DVD’s en luistermaterialen 6.000 materialen • De vervangingstermijnen verschillen sterk. De totale begroting voor vervanging bedraagt € 273.000.
Jeugdbibliotheek • Collectie gericht op lezen en leesplezier. • Collectie 5.600 boeken op 100 m2 vloeroppervlakte in de Witte Dame. • Verdeling fictie en non-fictie is 80%-20%. • Jaarlijkse vervanging fictie 25% en non-fictie 14% t.l.v. subsidie Gemeente Eindhoven • Jaarlijkse vervanging i.v.m. contractafspraken met de Gemeente Waalre € 10.650 Waalre • •
Wijzer! Waalre o Collectie scholen volgens het model Wijzer! Eindhoven. o Beschikbaar voor vervanging op scholen conform contract € 26.600. o Beschikbaar voor vervanging achtergrondcollectie jeugd conform contract € 10.650 (zie ook vermelding bij de Jeugdbibliotheek Eindhoven). Waalre Publieke Dienst o Collectie bibliotheekpunt ’t Hazzo van ca. 1500 actuele romans en ca. 500 jeugdboeken met een vervanging van 20% per jaar. Conform contract € 7.200 beschikbaar voor vervanging. o Leestafel in het Klooster met een aantal tijdschriften conform contract € 2.250.
2.2
Afspraken met de Gemeente Eindhoven
De Gemeente Eindhoven en de Bibliotheek Eindhoven hebben de volgende financiële afspraken gemaakt: • • • •
Ter dekking van de huurfrictie van € 189.000 in 2014 zal de Gemeente een lening aan de Bibliotheek Eindhoven voor dit bedrag kwijtschelden. Vanaf 2015 is er sprake van een uitname uit het Gemeentefonds ten behoeve van de landelijke digitale infrastructuur. Voor 2015 is dat bedrag € 105.000, oplopend tot € 160.000 in 2018. In de visie ‘Odyssee Bibliotheek Eindhoven’ en de onderliggende begroting was reeds rekening gehouden met deze uitname. In het bestuurlijk overleg met de wethouder is afgespr0ken dat de uitname Gemeentefonds vanaf 2016 door de Gemeente zal worden opgevangen. De uitname Gemeentefonds in 2015 (€105.000 eenmalig) is een risico dat de Bibliotheek Eindhoven voor haar rekening neemt. Daarvoor willen we het resultaat 2014 gaan inzetten. Het programma Wijzer! met taal & media wordt gefinancierd door cultuursubsidie en VVE middelen. De verwachting is dat in 2017 de Rijks VVE-middelen stoppen. Bij een positieve evaluatie zal de Gemeente het programma voortzetten, ongeacht de financiering. De Gemeente is akkoord met de (voorgenomen) besteding van de frictie- en reorganisatiesubsidies, zoals ingediend in juli 2014.
15
De Gemeente Eindhoven en de Bibliotheek Eindhoven zijn de volgende inhoudelijke afspraken overeengekomen:
BEGROTING 2015 overige instellingen Resultaatindicatoren
Activiteiten
aantal vestigingen Centrale
1
aantal bibliotheekpunten in basisscholen/SPIL-centra aantal openingsuren per week (w.o. zondag 4 uur) aantal jeugdabonnementen (0-18 jaar gratsis)
64-67 36-54 32.000
aantal betalende leden < 65 jaar
9.000
aantal betalende leden > 65 jaar
2.500
Totaal aantal leden
43.500
aantal bezoekers centrale
250.000
aantal uitleningen jeugd
350.000
aantal uitleningen volwassenen
210.000
Totaal aantal uitleningen
580.000
aantal thuisbezorgingen
260
aantal inleverpunten in wijken
11
aantal stoelen (werkplekken)
200
aantal internet plekken (werkplekken)
47
aantal gratis wifi hotspots
1
aantal unieke gebruikers wifi
4000 SOCIAL MEDIA
aantal websitesessies per jaar (unieke IP’s) aantal website pageviews per jaar
160.000 1.750.000
aantal facebook likes
1.850
aantal volgers twitter
2.275 ACTIVITEITEN
aantal ontmoetingspunten in de centrale
5
aantal voorleesactiviteiten aantal overige evenementen
50 40
Totaal aantal evenementen
90 VOORLEESEXPRESS
aantal deelnemende gezinnen
100
bereik aantal kinderen
200 VRIJWILLIGERS
inzet VoorleesExpress incl. coordinatoren per periode
85
inzet overige vrijwilligers
60
Totaal inzet vrijwilligers
145
stagiaires
5
16
2.3
Vier lijnen in 2015
Voortbordurend op de visie ‘Odyssee Bibliotheek Eindhoven; innovatie- en transitieprogramma 2013-2017’ zetten we de komende jaren in op vier lijnen. Dat zijn de programma’s van de drie transities uit Odyssee en een innovatie-lijn. Lijn 1: Lijn 2: Lijn 3: Lijn 4:
Bieb040 (hoofdstuk 3) Wijzer! met taal & media (hoofdstuk 5) Innovatie (hoofdstuk 6) Transitie van de organisatie (hoofdstuk 8)
17
3.
Lijn 1: Bieb040
In de strategische visie ‘Odyssee Bibliotheek Eindhoven; innovatie- en transitieprogramma 2013-2017’ ligt de opdracht besloten om een transitie te ondergaan van Centrale Uitleen naar Kenniswerkplaats. Wat zijn we nu eigenlijk? Een kenniswerkplaats? De huiskamer van de stad? Beide begrippen zijn te abstract en blijken in de praktijk verwarrend te werken. Daarom hebben we gekozen voor een nieuwe naam: Bieb040. De link met de vertrouwde bibliotheek blijft behouden, maar het imago is een stuk moderner. Bij Bieb040 kun je terecht voor je persoonlijke ontwikkeling, voor het lenen van boeken, maar ook om mensen te ontmoeten. Bieb040 biedt een veilige ontmoetingsplaats en draagt zo bij aan sociale contacten en sociale cohesie. Hier vinden verschillende activiteiten plaats, voor alle doelgroepen en alle leeftijden. Bieb 040 is een publieke ruimte waar ontmoetingen tussen gelijkgezinden of mensen met dezelfde interesses worden gefaciliteerd. Een laagdrempelige, gastvrije ruimte waar de hele Eindhovens bevolking – inclusief ouderen, laaggeletterden en andere doelgroepen - gerichte activiteiten en een gidsfunctie wordt aangeboden. Een ruimte die overigens niet gebonden is aan de Witte Dame, maar die ook elders gesitueerd kan zijn. De ambities van Bieb040 laten niets aan duidelijkheid over. Wij willen hét centrum voor media, educatie en persoonlijke ontwikkeling zijn. Een instituut met een onbetwistbare maatschappelijke meerwaarde. Een bibliotheek die letterlijk in centrum staat van de Eindhovense samenleving. Waar je kennis haalt en deelt, waar interactie plaatsvindt. The place to be. We willen zoveel mogelijk beantwoorden aan de behoeften van de Eindhovenaren. Niet alleen die van bibliotheekleden, maar juist ook van partners, bezoekers, onderwijs en stakeholders. Dat zijn onze klanten. Door hen te betrekken en te raadplegen sluiten onze activiteiten nog beter dan in het verleden aan op de behoeften van onze samenleving. Daarvoor organiseren we groepsgesprekken met leden/bezoekers maar ook met niet-leden/bezoekers om nog beter tegemoet te kunnen komen aan de behoeften. In Bieb040 worden de vijf functies uit de Bibliotheekwet op allerlei manieren vormgegeven. We noemen enkele voorbeelden. • • • • •
Lezen. Denk aan het lenen van boeken en e-books, de leestafels met kranten (ook digitaal) en tijdschriften. Maar ook aan het helpen van mensen met het downloaden van e-books. Leren. We bieden rustige studieplekken, databanken, informatieve boeken, cursussen en workshops. Informeren. Denk aan advies van onze medewerkers en aan de collectie. Maar ook aan een gidsfunctie die de Bibliotheek Eindhoven zou kunnen ontwikkelen om partijen bij elkaar te brengen. Een taalhuis dat vraag en aanbod op het gebied van taal en lezen in de stad bij elkaar brengt. En dat kan ook op het gebied van digitale vaardigheden (digitaal hulpplein). Ontmoeting en debat. Mensen ontmoeten elkaar overal in de bibliotheek. Georganiseerd bij activiteiten, maar ook spontaan tussen de kasten, aan de leestafels of in het gezellige bibliotheekcafé. Kunst en cultuur. De Bibliotheek Eindhoven heeft binnen het landelijk netwerk van bibliotheken een zwaartpuntcollectie Design en Kunst na 1900.
18
Wij verzorgen ook de digitale etalage met kennisdossiers over dit thema. We kiezen hierbij niet voor fysieke tentoonstellingen in de bibliotheek, maar voor een bijdrage aan culturele uitingen in de stad. We werken nauw samen met culturele partners in de stad en er zijn plannen om te onderzoeken welke rol Wijzer! kan spelen in het cultuuraanbod naar het onderwijs.
Library is a place for people not books (Brian Edwards)
De medewerker zorgt ervoor dat de klant zich welkom voelt. Onze medewerker is de kennisbemiddelaar, de verbinder, de helpende hand als het gaat om apparatuur, de gids, de adviseur, inspirator, regisseur, probleemoplosser en nog veel meer. En dat vaak allemaal tegelijkertijd. Onze medewerkers hebben als ‘community librarian’ oog voor wat er om hen heen gebeurt. Ze signaleren de behoefte van klanten en zorgen ervoor dat die behoefte ook bekend is in de rest van de organisatie. Daarvoor moeten de verschillende werkprocessen naast elkaar soepel verlopen. Onder meer door zelfbediening hebben onze medewerkers tijd voor de nieuwe taken. Door middel van het Nieuwe (samen)Werken en zelfsturende teams leggen we de verantwoordelijkheid in de organisatie waar dat het beste past. Bij Bieb040 zijn de speerpunten uit de Odyssee vormgegeven onder de paraplu van persoonlijke ontwikkeling: 1. 2. 3. 4. 5.
Een leven lang leren (hoofdstuk 3.2) Nieuwe media, technologie & advies (hoofdstuk 3.3) Nieuws, dialoog & debat (hoofdstuk 3.4) Studeren & werken (hoofdstuk 3.5) Lezen & Media (hoofdstuk 3.6)
In Bieb040 komen de kernwaarden van de Bibliotheek Eindhoven tot bloei: samenwerking, reflectie, ontplooiing, ondernemerschap en gastvrijheid. Medewerkers krijgen de ruimte om die kernwaarden inhoud te geven. Klanten merken dat doordat ze een veilige, warme en positieve sfeer ervaren. Samenwerkingspartners en medewerkers dragen bij aan een kwalitatief goed en gevarieerd aanbod van activiteiten. Klanten worden verrast door een veelheid aan activiteiten en een bruisende bibliotheek. Bieb040 streeft ook naar samenwerking met onderwijs- en kennisinstellingen. Bijvoorbeeld om studenten ruimte te bieden voor onderzoek, stages en andere leerervaringen. Waar mogelijk maken we gebruik van elkaars kennis, kunde en faciliteiten. Initiatieven en ontwikkelingen in de stad die bij de speerpunten passen, zullen we beslist omarmen en waar mogelijk inbedden in Bieb040.
19
Studenten werken samen in de bibliotheek
Gratis Wi-Fi 3.1
Basisafspraken 2015 met de Gemeente
Met Gemeente Eindhoven hebben we de volgende basisafspraken gemaakt. • We zijn een gecertificeerde en landelijk erkende bibliotheek • We zijn aangesloten op de landelijke (digitale) infrastructuur • We zijn minimaal 36 uur per week open • Onze collectie in de Witte Dame is gericht op actualiteit en ingedeeld in werelden (zoekgedrag van de hedendaagse gebruiker) • We bieden een gratis abonnement voor de jeugd (0-18 jaar) en een studentenabonnement tot 30 jaar (€18) • We bieden gratis Wi-Fi/internet We gaan echter verder. Bovenop deze basisafspraken beloven we de stad het volgende: • Ruime openingstijden: iedere dag van het jaar met enkele uitzonderingen. We zijn geen 36 uur, maar 54 uur per week open • De basis kenniswerkplaats bedraagt 3.600m2 i.p.v. 2.555 m2. Dit herijkte kenniswerkplaats-concept is een netwerk-concept waarbij we diverse kanalen en middelen inzetten om onze missie te vervullen. We zijn heel fijnmazig aanwezig in alle geledingen van de maatschappij.
20
Fysiek en virtueel: o De Bibliotheek Eindhoven in de Witte Dame o De Bibliotheek Eindhoven online o De Bibliotheek Eindhoven op school o De Bibliotheek Eindhoven vóór school o De Bibliotheek Eindhoven in de buurt o De Bibliotheek Eindhoven aan huis o De Bibliotheek Eindhoven in uw bedrijf o De Bibliotheek Eindhoven in het netwerk • De functies of speerpunten in de kenniswerkplaats worden niet fysiek over de ruimte verdeeld, maar verdeeld over de tijd met partners en Eindhovenaren die kennis willen delen met anderen • We hebben een jeugdbibliotheek, als achtergrondcollectie voor de bibliotheek op school Daarmee is de jeugdcollectie in de Witte Dame ook toegankelijk als de scholen gesloten zijn (vakanties, avond en weekend) • We hebben ook een Young Adult hoek • In het theater worden allerlei evenementen voor kinderen (voorlezen, ontvangst scholen, voorleeswedstrijd enzovoort) en volwassenen georganiseerd • We geven het eigentijdse concept ‘kopen’, ‘lenen’ en ‘ruilen’ van boeken in de bibliotheek in de Witte Dame vorm • We stellen heel laagdrempelig een leestafel beschikbaar met dagbladen en tijdschriften. • We hebben inlever- en afleverpunten bij 10 burgerinitiatieven (0,50 per boek) • We hebben een bezorgdienst voor heel Eindhoven (1,50 per boek) • We hebben 104 studie- en werkplekken voor studenten en anderen. Ook in het weekend, als andere bibliotheken/mediatheken gesloten zijn • We bieden 47 computerwerkplekken • We bieden 6 computerwerkplekken voor kinderen • We bieden basisfaciliteiten zoals kopieer- en printvoorzieningen en een bibliotheekcafé
Bibliotheekcafé ‘de Verlichting‘
21
3.2 Een leven lang leren In de Odyssee wordt dit speerpunt onder de noemer persoonlijke ontwikkeling en carrière, vooral belicht vanuit het perspectief van carrière, studie en werk voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. In Bieb040 zien we dit thema echter breder. Alle mogelijke initiatieven die invulling geven aan de persoonlijke ontwikkeling van mensen, kunnen binnen dit thema plaatsvinden in Bieb040. Bijvoorbeeld het bevorderen van kennisdeling. Maar ook het faciliteren van kennisdeling, bijvoorbeeld door een aanbod van toegankelijke lezingen, activiteiten en cultuur. Hierbij horen ook activiteiten die bijdragen aan ondersteuning van een actieve deelname aan de kenniseconomie en mediawijsheid.
Servicepunt Regelen
De rol van Bieb040 is hierbij hoofdzakelijk faciliterend. De rol van de medewerkers bij dit onderdeel is vooral die van gastvrouw/heer. Zij creëren een prettige, laagdrempelige en veilige omgeving. Ze zijn het aanspreekpunt voor partners en vrijwilligers in het project Kennismakers en begeleiden deelnemers aan activiteiten. Ze zijn zowel faciliterend als inhoudelijk begeleidend bij projecten als ‘de levende sollicitatiegids’. Onze medewerkers begeleiden ook stagiaires in maatschappelijke stages, op zo’n manier dat Bieb040 bijdraagt aan hun persoonlijke ontwikkeling en leerdoelen. Activiteiten in 2015: • Laagdrempelig aanbod voor laaggeletterden en digibeten in samen werking met partners als Ergon. Denk hierbij aan taalcursussen, aanbod rondom leesbevordering, bestrijding laaggeletterdheid en mediawijsheid voor alle doelgroepen in alle leeftijdsfasen. • Ruimte bieden aan partners voor het ontplooien van activiteiten (UWV, Volksuniversiteit, leeskringen, loopbaan coaches, Tafel van 1 enzovoort) • Maatschappelijke stages in café en front office (receptie). • Kennismakers-activiteiten. Inclusief het maken van een boekje waarin vrijwilligers van het bibliotheekcafé recepten delen • Meewerken aan initiatieven voor werkenden en werkzoekenden door bijvoorbeeld: o het bieden van mogelijkheden/re-integratie aan mensen met zekere afstand tot de arbeidsmarkt en/of beperking o samenwerking met UWV; vraag en aanbod en deskundigheids bevordering o faciliteren vrijwilligerspool o levende sollicitatiegids (laagdrempelige bijeenkomsten voor werkzoekenden in samenwerking met Gemeente en UWV, waarbij onderling hulp wordt geboden)
22
3.3
Nieuwe media, technologie & advies
Eindhoven is een stad van innovatie en technologie. Maar ook een stad waar lang niet iedereen mee kan in de snelle technologische ontwikkelingen. Binnen dit thema willen we Bieb040 openstellen voor bedrijven en kennisinstellingen om met de gewone burgers te delen wat er allemaal aan hoogstaande ontwikkelingen plaatsvindt in onze regio. De rol van Bieb040 hierin is faciliterend. Hier zoeken we ook de samenwerking met het project Kennismakers. Bijvoorbeeld door gepensioneerde technici te vragen hun kennis te delen met anderen. Binnen dit thema kunnen ook jongeren in het kader van een maatschappelijke stage hun kennis delen met mensen die hulp zoeken bij het gebruik van hun smartphone, tablet enzovoort. Onze medewerkers helpen hierbij mensen actief. Bijvoorbeeld in het Digitaal Café. Ze kunnen Bieb 040 promoten in het eigen netwerk als podium waar bedrijven en kennisinstellingen in contact kunnen komen met burgers van Eindhoven en kunnen laten zien waar ze mee bezig zijn. Activiteiten in 2015: • Digitaal Café. Voor iedereen met vragen over pc’s en internet, tablets, e-readers en e-books. Er verschijnt steeds nieuwe technologie om mee te communiceren, schrijven, lezen, zoeken, kijken, luisteren en spelen. Wij bieden hulp bij deze materie. Ook bij zaken als online bankieren, het gebruik en downloaden van app’s, enzovoort. Zowel in Eindhoven als in Waalre. • Het uitbouwen van het Digitaal Café, met activiteiten als Digital Drawing en mobiele telefonie. • Basis-computercursussen voor ouderen m.b.t. gebruik en internet. In samenwerking met Paradigit starten we met gratis cursussen in januari. En we zoeken samenwerking met Fontys ICT, Summa College ICT en vrijwilligers met een ICT achtergrond. • Etalage van de stad. We willen ruimte geven aan bedrijven en partijen als bijvoorbeeld de TU/e om nieuwe ontwikkelingen te delen met de stad. Denk hierbij aan presentaties,`meewerken aan Paradigma (ook digitaal) en MAD (emergent art center). • Mediabar, inclusief activiteiten als workshop web 2.0. • Makersbuzz. We maken gebruik van het aanbod van de Brabantse Netwerkbibliotheek om nieuwe producten te tonen aan het publiek. • Activiteiten tijdens de Dutch Technology Week en Dutch Design Week.
Digitaal café
23
3.4
Nieuws, dialoog & debat
De krantentafel wordt vaak bemand door een vast groepje bezoekers dat daar spontaan met elkaar in gesprek raakt over het nieuws van de dag. Daarvoor is in Bieb 040 ook gelegenheid aan de grote leestafel. Daarnaast reserveren we ruimte voor het lezen van (digitale) dagbladen uit binnen- en buitenland. Maar we willen meer. We zijn twee jaar geleden gestart met Paradigma bijeenkomsten, waar gasten met deskundigen spreken en debatteren over actuele thema’s. We zoeken hiervoor aansluiting met lokale partijen als Studio040 en het Eindhovens Dagblad. In het theater of het café kunnen debatten worden gehouden over diverse onderwerpen. Onze medewerkers hebben daarbij de rol van organisator en/of gastvrouw/heer. Ze zijn voortdurend alert op kansen uit het eigen netwerk om tot interessante samenwerking te komen. Activiteiten in 2015: • Voortzetten programma Paradigma, ook online te volgen via streaming video. Digitale component via de KennisCloud (i.s.m. Bibliotheek Midden Brabant). • PC met digitale versie van kranten. • Organiseren van interessante debatten of talkshows (Spam! als 24u vonkt). Samen met de Design Academy gaan we enkele Design Debatten in de Bibliotheek organiseren, zodat de stad ook buiten de Design Week kennis maakt met het belang van design. • Inrichten van een Eindhoven-hoek en een Eindhoven-tafel met boeken en materialen over verleden, heden en toekomst. Inclusief organisatie van bijpassende activiteiten. Onder andere in samenwerking met stichting Eindhoven in Beeld en het RHCe.
Paradigma - Braintalks
24
3.5
Studeren & werken
De bibliotheek wordt de laatste jaren steeds meer gebruikt als een plaats waar je kunt werken of studeren, alleen of met anderen. Zeker sinds er gratis Wi-Fi beschikbaar is. Uit onderzoek onder de gebruikers van de werkplekken blijkt dat zij het vooral prettig vinden om tussen gelijkgestemden in een rustige omgeving te werken. De aanwezigheid van het bibliotheekcafé wordt meermalen genoemd als pluspunt. Inmiddels is de beschikbare ruimte door het wegvallen van de tweede verdieping gehalveerd. In de herinrichting zijn zo veel mogelijk werkplekken opgenomen. Daarbij is vanwege effectief gebruik van ruimte meer gekozen voor werkplekken in lange rijen tegen de ramen en grote tafels i.p.v. eenpersoonstafeltjes. Omdat de verschillende functies zich fysiek dichter bij elkaar bevinden, is de sfeer levendiger dan voorheen. In die omgeving vervullen onze medewerkers een belangrijke faciliterende rol. Ze begeleiden mensen in zelfredzaamheid bij bijvoorbeeld PC-gebruik en scannen en ze zijn verantwoordelijk voor goed werkende apparatuur.
Actuele collectie in de ‘rode wereld’
Activiteiten in 2015: • Vervanging PC-apparatuur op de 47 PC-werkplekken. • Realisatie van voorzieningen voor kopiëren, scannen en printen (ook vanuit Wi-Fi). • Haalbaarheidsonderzoek voor het inzetten van de theaterruimte als stilteruimte wanneer er geen activiteiten zijn. • Realisatie van 6 PC-werkplekken voor kinderen. 3.6
Lezen & Media
Onder het speerpunt Lezen & Media valt onder meer de uitleenfunctie van de bibliotheek. Media en informatiebronnen nemen een belangrijke plaats in in onze collectie. Vanwege de beperking in ruimte hebben we ervoor gekozen om de collectie in te delen in werelden en te kiezen voor meerdere exemplaren van goedlopende actuele titels. Deze keuze is vastgelegd in het Collectieplan 2014-2017 en moet in 2015 worden getoetst bij de klanten. Weinig uitgeleende titels (1x per jaar) zijn in depot geplaatst en zijn op aanvraag beschikbaar. Materialen die we niet in de eigen collectie hebben, kunnen we aanvragen bij andere bibliotheken. Met dit speerpunt draagt de bibliotheek bij aan ontwikkeling van de leesvaardigheid. Leesplezier is erg belangrijk om de intrinsieke motivatie voor lezen aan te wakkeren. Kilometers maken en veel lezen is van wezenlijk belang voor de persoonlijke ontwikkeling en om deel te nemen aan het maatschappelijk verkeer. Bieb040 organiseert en faciliteert dit.
25
Onze medewerkers bevorderen het lezen door zich met hun expertise te profileren als gids en inspirator voor lezers die meer willen weten over een bepaald onderwerp of een bepaalde schrijver. Ze doen dit in de bibliotheek, daarbuiten, via internet en social media. Ze delen hun (specifieke) kennis met de klant en met elkaar, zorgen voor aantrekkelijke presentaties, inspelend op actualiteit en activiteiten. En ze zorgen voor een keurig opgeruimde publieksruimte. Onze medewerkers zijn het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers. Ze spannen zich tot het uiterste in om ervoor te zorgen dat vrijwilligers zich thuis voelen bij onze bibliotheek.
Activiteiten in 2015: • Onderhouden van een aantrekkelijke, actuele, vraaggerichte collectie boeken, in de kast, in depot of beschikbaar via het Interbibliothecair leenverkeer. • Aansluiten bij landelijke initiatieven op het gebied van digitale content. Denk aan databanken en e-books. • De aansluiting realiseren bij de Nationale Bibliotheek Catalogus (NBC). • Voorbereidingen treffen voor de Nationale Bibliotheekpas (inclusief voor bereiden aansluiting landelijk tarievenstelsel). • Samenwerking versterken met bibliotheken in Eindhoven (mediatheken Fontys, Bibliotheek Tue, Bibliotheek Augustijns Instituut, Bibliotheek Catharinaziekenhuis, bibliotheek Design Academy, Bibliotheek Van Abbe museum en Sportbibliotheek SX op Strijp-S). • Design Academy ondersteunen met het catalogiseren, digitaliseren en ontsluiten van de eigen bibliotheek. • Uitlenen gericht op zelfservice en zelfredzaamheid. De zelfredzaamheid van de klant vergroten via ‘Mijn Bibliotheek’. • Het concept lenen, ruilen en kopen van boeken en het lenen en ruilen van tijdschriften verder uitwerken. • Dienstverlening aan de klanten/leden/bezoekers vergroten door een grotere inzet van vrijwilligers. • Uitvoeren van een activiteitenprogramma lezen en boeken. Bijvoorbeeld CPNB campagnes, presentaties en schrijversbezoeken. • Vormgeven van samenwerking op het gebied van de collectie, met instellingen als Lumens, Ergon, Vitalis en ziekenhuizen. • Zichtbaarheid en bekendheid vergroten door verrassende PR, zoals Pop-Up bibliotheek. • Opleveren presentatieplan voor displays en in kasten. • Medewerkers tonen hun expertise/specialisme op literair gebied (cultuur).
26
• •
Samenwerking met bedrijven en partners om bijvoorbeeld tijdschriftabonnementen en media te sponsoren. De vindbaarheid van boeken en de informatievoorziening voor bezoekers verbeteren door middel van beacons (sensoren die informatie overbrengen op smartphone en tablet) en narrowcasting (schermen in de bibliotheek met relevante informatie).
3.7
Randvoorwaarden en basisfaciliteiten
Als je activiteiten wilt organiseren en wilt dat mensen elkaar kunnen ontmoeten, zul je voor een gastvrije omgeving moeten zorgen. Onze medewerkers zijn de ambassadeurs van Bieb040 en bieden gasten oprechte aandacht, veiligheid en comfort. Ze dragen op allerlei manieren bij aan een welkome (werk)sfeer. Ze signaleren storingen en lossen die ook op. Ze zijn op de hoogte van activiteiten die spelen en dragen bij aan een wervende communicatie hierover. Ook via social media. Medewerkers van verschillende afdelingen werken hierbij samen. Zowel in projectgroepen als informeel, door kennis rond de praktische uitvoering met elkaar te delen. Activiteiten in 2015: • Verbeteren van samenwerking tussen interne afdelingen door draai boeken, elkaar aanspreken en gezamenlijke verantwoordelijkheid (volgens kernwaarden). Dit proces wordt regelmatig geëvalueerd. • Allround communicatie en promotieplan, inclusief social media beleid. • Instellen gebruikersoverleg. • Implementatie verbeterplan horeca. • Gastheer/vrouw functie nieuwe stijl nadere invulling geven.
3.8
Connectie met Wijzer! met taal en media
Bieb040 en het programma Wijzer! met taal & media zijn nauw met elkaar verbonden. In 2015 geven we die verbinding nader vorm door onder meer: • •
de achtergrondcollectie van de Bibliotheek op Spil die zich in de jeugdbibliotheek in de Witte Dame bevindt, uit te breiden; kinderactiviteiten in de Witte Dame Wijzer! die zich digitaal via touchscreens presenteren en waarmee kinderen aan de slag kunnen; het voorlezen op woensdagmiddag door vrijwilligers; Woensdagmiddag Voorleesmiddag
27
• • • •
gamen, met aandacht voor gevaren van gamen en ontwerpen van games Connected learning (kinderen leren van alles wat er om hen heen gebeurt) de Week van de Mediawijsheid; ontwikkelaars van nieuwe (digitale) educatieve producten (Nyoyn, Beam It Up!) ruimte te bieden in de Witte Dame; voorleeswedstrijden en activiteiten (o.a. Mad Science), Typeles gigakids of bijvoorbeeld ‘Scratch’ cursussen voor kinderen.
Workshop Beam it up Louis Buelens groep 7&8
28
4.
Paradigma
Onder de naam Paradigma vallen alle activiteiten van Bieb040 die vanuit het provinciale project Plusdiensten worden betaald. Plusdiensten faciliteert hoogopgeleiden in de toegang tot kennis en draagt bij aan het op peil houden en ontwikkelen van kennis voor hoogopgeleide Brabanders. Het gaat hierbij om diensten als de Paradigma kennisbijeenkomsten en het interbibliothecair leenverkeer. Er wordt samengewerkt met andere projecten binnen de provinciale programmalijn Content, zoals bijvoorbeeld het promoten van de digitale etalages via het project Selecteren, Presenteren en Inspireren. Ook het onderhouden van de zwaartepuntcollectie ‘Design en Kunst na 1900’ voor het landelijk netwerk van bibliotheken in Nederland valt hieronder. Door samenwerkingsafspraken met het Brabants Netwerk van Openbare Bibliotheken en andere partners met bibliotheekcollecties (zoals Tilburg University over de Brabant Collectie en het Van Abbemuseum over de collectie kunstboeken) blijven titels beschikbaar binnen het Brabants en landelijk netwerk. In 2015 wordt de samenwerking met de Design Academy Eindhoven (DAE) vorm gegeven. Door het inkrimpen wat betreft aantallen vierkante meters en openingstijden is het oorspronkelijke plan om de Mediatheek van de Design Academy op te nemen als ‘shop in the shop’ niet meer aantrekkelijk. In plaats daarvan werkt de Bibliotheek Eindhoven een voorstel uit om de collectie van de DAE te ontsluiten met de eigen digitale catalogus. We willen de Mediatheek adviseren in verdere moderniseringen, zoals uitlenen via selfservice. Op die manier wordt de zwaartepuntcollectie uitgebreid met nieuwe titels die voor klanten van de bibliotheek in te zien zijn bij de DAE. Een andere vorm van samenwerking is om de design debatten die door de DAE worden georganiseerd, plaats te laten vinden in de bibliotheek. Op die manier is er waarschijnlijk meer interactie tussen studenten en andere burgers. De Bibliotheek Eindhoven voert de redactie over drie digitale etalages en het uitwerken van minimaal zes thema’s per etalage. • Design en Kunst met thema’s passend bij het zwaartepunt. • Innovatie en maatschappij, gekoppeld aan de Paradigma bijeenkomsten. • Sinds eind 2014 de nieuwe etalage Brabants erfgoed. In het eerste kwartaal van 2015 start een promotiecampagne om de etalages opnieuw onder de aandacht te brengen.
Eindhoven
Eindhoven
Wat is jouw visie op onze toekomst?
De digitale etalage Paradigma: Innovatie & Maatschappij zet je aan het denken.
Ook benieuwd naar zijn verhaal?
De digitale etalage Brabants Erfgoed duikt met jou de geschiedenis in!
Ansichtkaarten ter promotie digitale etalages
29
Onder de naam Paradigma organiseren we ook in 2015 weer een aantal bijeenkomsten rond thema’s op het snijvlak van design, innovatieve technologie en maatschappelijke structuren. Komend jaar voegen we daar een digitale component aan toe, in samenwerking met plusbibliotheek Bibliotheek Midden Brabant; de KennisCloud. Ook in 2015 zullen de Paradigma bijeenkomsten worden gestreamd. Het afgelopen jaar keken gemiddeld zo’n 250 mensen live mee! De opnames zijn ook terug te zien via de digitale etalages. Om de nieuw ontwikkelde kennis te borgen worden compilaties gemaakt.
Paradigma - Food talks
30
5.
Lijn 2: Wijzer! met taal & media
In 2013 en 2014 hebben we de transitie van wijkbibliotheek naar Bibliotheek op Spil vormgegeven in het programma ‘Wijzer! met taal & media’. Met dit educatieve programma ondersteunen we het basisonderwijs en voor- en buitenschoolse organisaties om de kennis en vaardigheden van kinderen op het terrein van taal, lezen, informatie en media ten volle tot ontwikkeling te brengen. We helpen scholen en andere partners om in te spelen op de differentiatie van talenten en bieden zowel extra ondersteuning voor zwakkere leerlingen als extra uitdagingen aan hoger begaafde kinderen. Het programma bestaat uit een samenhangend aanbod van middelen, methoden en expertise. Hoe we dat aanbod inzetten en verder ontwikkelen vullen we samen met de betrokken partners in. Op basis van hun wensen, behoeften en ervaringen. 5.1
Basisafspraken 2015 met de Gemeente
• • • • • • • • •
Op 68 spilcentra is een actuele bibliotheek. Jaarlijks wordt 20% van de collectie vervangen. De collectie is gericht op kinderen van 0 tot 13 jaar. De bibliotheek bevat gemiddeld 5 boeken per leerling. Er zijn minimaal 1.000 boeken per spilcentrum. Iedere Bibliotheek op Spil heeft een uitleensysteem en alle kinderen hebben bibliotheekpassen. Op iedere school is een mediacoach (afhankelijk van de grootte van de school) actief. De mediacoaches hebben een doorlopende leeslijn en een doorlopende mediawijsheid-lijn in de aanbieding en bieden per school maatwerk aan. De vrijwilligers van de VoorleesExpress lezen voor in minimaal 100 taalarme gezinnen.
Bibliotheek op School - Beppino Sarto
31
5.2
Bibliotheek op School/Spil
Tot op heden stond Wijzer! vooral in het teken van de daadwerkelijke uitrol van de bibliotheekvoorziening op de diverse spilcentra en scholen. Een enorme logistieke operatie, die gelijk op liep met het sluiten van de wijkvestigingen. Van de 70 spilcentra/scholen in Eindhoven zijn er momenteel 64 uitgerust met een bibliotheekvoorziening. We verwachten in de eerste helft van 2015 op nog vier scholen/spilcentra een bibliotheek te openen. In Waalre zijn vier Bibliotheken op Spil gerealiseerd. Behalve materialen en meubilair leverden we elke spil/school een uitleensysteem. Bij spilbibliotheken die een jaar geleden zijn ingericht, wordt volgens afspraak 20% van de collectie vervangen. Die vervanging is het eerste jaar gericht op het actualiseren van de collectie en het aanvullen van hiaten. Hierbij is de input van de teams en mediacoaches leidend. Natuurlijk worden ook uitleengegevens gebruikt als leidraad bij de vervanging. Met de belangrijkste landelijke acties, zoals de Kinderboekenweek en de nationale voorleesdagen, ontvangen de spilcentra/scholen extra materialen en lessuggesties om het lezen zoveel mogelijk te stimuleren. Deze boeken worden opgenomen in de bibliotheek. 5.3
Mediacoaches
Op elke school en elk spilcentrum waar we een bibliotheek hebben gerealiseerd, is een aantal uren per week een mediacoach actief. Hoeveel uren precies hangt onder meer af van het leerlingaantal en de populatie. De mediacoaches brengen de leesbevordering en mediawijsheid op een hoger plan. Uiteraard in nauwe samenwerking met de professionals van de spilcentra/scholen. De samenstelling van het team mediacoaches is heel divers en bestaat uit bibliothecarissen/mediacoaches (NOMC), leerkrachten PO/VO/muziek, een orthopedagoog en een neerlandicus. Alle mediacoaches volgen een HBO+ opleiding, ontwikkeld door Fontys en de Bibliotheek Eindhoven, die dit jaar als pilot wordt gegeven. De deelnemers delen kennis en ervaringen via intervisiebijeenkomsten en regelmatig zullen ze workshops en korte cursussen volgen. 5.4
Aanbod: Beter lezen en voorlezen
Bibliotheek Eindhoven levert scholen en spilcentra deskundigheid in de vorm van een mediacoach die teams begeleidt bij het vormgeven en inbedden van leesbevordering in de breedste zin. Daarbij wordt per situatie ingespeeld op de behoefte en maakt men optimaal gebruik van de specifieke vaardigheden van de mediacoach. Maar we doen meer. Ter ondersteuning van de leerkrachten zijn we bezig met doorontwikkeling van een doorlopende leerlijn leesbevordering. Ook hierbij geldt dat de activiteiten per situatie naar behoefte worden ingezet. In 2015 ligt de focus vooral op de voorschoolse periode en de verbinding met groep 1-2. Daarbij is de ouderbetrokkenheid heel belangrijk. Een aantal activiteiten is al in nauwe samenwerking op diverse scholen uitgevoerd. Ook de VoorleesExpress doet in 2015 weer 100 taalarme gezinnen aan, om kinderen en ouders kennis te laten maken met de positieve aspecten van voorlezen.
32
5.5
Aanbod: Mediawijsheid
De mediacoach houdt zich behalve met leesbevordering ook bezig met mediawijsheid. We willen mediawijsheid zo veel mogelijk verbinden met lezen en taalontwikkeling. Een mooi voorbeeld daarvan is de Kidssmartcomputer, een gift van IBM Nederland, voor 3-7 jarigen. Daarmee kan onder andere taalvaardigheid worden geoefend via leuke games. Zowel het aanbod voor beter lezen en voorlezen, als dat voor mediawijsheid ontwikkelen we in 2015 door. Dat doen we in samenwerking met partners uit onderwijs en voorschoolse educatie. Daarvoor zullen we een klankbordgroep in het leven roepen. Samen met het Eindhovense bedrijf ‘Beam it up’ ontwikkelen we in 2015 een interactieve quiztool, om kinderen vaardiger te maken in het zoeken en verwerken van informatie.
5.6
Vroegschoolse en Voorschoolse Educatie (VVE)
Nu de uitrol van de fysieke bibliotheken op school/spil nagenoeg is gerealiseerd, gaan we ons meer richten op de inhoud. De focus ligt daarbij op de leeftijdsgroep 0-6 jarigen. Gebleken is al dat er op enkele locaties te weinig prentenboeken voor peuters aanwezig zijn. We zullen dat aanbod in de komende periode aanvullen. In verschillende spilcentra zijn diverse activiteiten georganiseerd. Zo wordt bijvoorbeeld in groep 1-2 voorgelezen met ook peuters van de voorschoolse instelling erbij. Soms gebeurt dat door ouders. Er wordt een ‘koffie-uurtje’ georganiseerd voor ouders van peuters en kleuters om het belang van voorlezen te onderstrepen en hen kennis te laten maken met de Spilbibliotheek. Op één locatie wordt lezen/taalvaardigheid gecombineerd met muziek, via het programma ‘muziek op schoot’. Uitgangspunt is zoveel mogelijk maatwerk te bieden, passend bij de wensen en mogelijkheden van het specifieke spilcentrum. Alle voorschoolse instellingen worden of zijn al actief benaderd om optimaal gebruik te maken van de diensten en deskundigheid van onze mediacoaches. Zo worden teamleden zich meer bewust van het belang van structureel voorlezen voor de taalontwikkeling. Voorlezen kan achterstanden voorkomen en ervoor zorgen dat kinderen met een juist niveau instromen op de basisschool.
33
De mediacoach zet in op verbinding met het basisonderwijs (en met de VVE coördinator). Hij of zij probeert de bibliotheekvrijwilliger, professionals én ouders zoveel mogelijk actief te betrekken. Bijvoorbeeld via een workshop interactief voorlezen, maar ook via ouderavonden, koffie-uurtjes, spelinloop of de VoorleesExpress. Zo vergroten we de deskundigheid en de betrokkenheid van alle personen rondom het kind. Samen met prof. dr. Frank Huysmans (hoogleraar bibliotheekwetenschap aan de UvA) hebben we een start gemaakt om te komen tot juiste ondersteuning, specifiek in de VVE-leeftijd. Dit moet uiteraard aansluiten op de aanwezige VVE-programma’s en andere programma’s die in Eindhoven worden gebruikt, zoals LOGO 3000. Hierin werken we samen met voorschoolse instellingen als Korein en Dikkie & Dik, maar ook met ZuidZorg. In januari 2015 vinden de nationale voorleesdagen plaats. Wij besteden hier ook binnen het kader van VVE extra aandacht aan. Een volledig pakket met onder meer lessuggesties is in ontwikkeling. Uitgaande van een ononderbroken ontwikkeling, willen we tijdens deze dagen onder andere leerlingen van groep 7 en 8 interactief laten voorlezen aan peuters. Activiteiten in 2015: • Samenwerkingsconvenant met schoolbesturen tekenen. • Instellen van een kwaliteitsgroep voor het programma Wijzer! • Realiseren van een monitor waarmee de kwaliteit volgens de kinderen, ouders en docenten van de BOS, de doorlopende leeslijn en doorlopende mediawijsheidlijn kan worden gemeten. • Aanpak 0-4 jarigen (voorschools) inclusief verbinding groep 1/2. • Doorontwikkeling van een doorlopende leeslijn. • Doorontwikkeling van een doorlopende mediawijsheidlijn. • Realiseren van een leesmonitor (waarmee de ontwikkeling van leesvaardig heden wordt gemeten). • Activiteiten aanbieden rond nationale acties als de Kinderboekenweek, de week van de mediawijsheid e.d. • Ontwikkelen van adviesdiensten voor andere bibliotheken en gemeenten.
34
6.
Lijn 3: Innovatie
6.1
Middelen voor innovatie
Het afgelopen jaar hebben we zowel op het gebied van bedrijfsvoering als op inhoudelijk vlak een nieuw fundament gelegd. We hebben veel aangepakt en verbeterd. De volgende stap die we dienen te zetten, is die van verbetering naar vernieuwing. Na enkele moeilijke jaren hebben we weer de energie en de middelen om te innoveren. In mei 2014 zijn in de Jaarrekening 2013 in overleg met de Raad van Toezicht twee voorzieningen gevormd: € 350.000 voor innovatieve projecten en € 240.000 voor digitalisering/digitale vaardigheden. 6.2
Positionering bibliotheek
Bibliotheek Eindhoven is meer dan een uitlener van boeken. We gaan ons actiever opstellen en sterker verbinden met de stad en haar doelstellingen: innovatie, economische ontwikkeling en participatie. We gaan aan de slag met mogelijk nieuwe rollen die voortkomen uit de nieuwe Wet Volwasseneneducatie (WEB) en de drie decentralisaties (Jeugdzorg, Participatiewet en WMO). Samen met de Gemeente Eindhoven positioneren we ons in de Eindhovense Roadmap Leren 2030 en het Centrum voor Leven Lang Leren. Met behulp van ons identiteitsbewijs scherpen we de betekenis en meerwaarde van de Bibliotheek Eindhoven aan en gaan we in gesprek met de stad. Dat gaan we doen met gebruikers en niet gebruikers van de bibliotheek en met potentiële partners en stakeholders die kunnen bijdragen aan het uitvoeren van onze kerntaken en het realiseren van onze ambities.
6.3
Digitale vaardigheden en laaggeletterdheid
Om jezelf te ontwikkelen en mee te doen aan de maatschappij, zijn leesvaardigheid en mediawijsheid een absolute voorwaarde. In onze Brainport regio zouden die vaardigheden bovengemiddeld ontwikkeld moeten zijn. We zouden een voorsprong moeten hebben. Dat is echter niet het geval.
35
Eindhoven kent meer dan 25.000 mensen die door wat voor oorzaken dan ook niet goed kunnen lezen. Daarnaast zijn er nog eens zo’n 43.000 Eindhovenaren die niet of niet voldoende uit de voeten kunnen op computer, smartphone of tablet. Ze kunnen geen of nauwelijks input uit de digitale wereld halen en missen dus belangrijke mogelijkheden om zich te ontwikkelen, te ontspannen of gewoon mee te doen met de maatschappij. We gaan op proactieve wijze op zoek naar partners die met ons een ambitieuze aanpak willen ontwikkelen om de digitale vaardigheden en leesvaardigheid van een aanzienlijk deel van onze stadgenoten te verbeteren. We beseffen dat de fundamenten van zo’n aanpak niet in één jaar worden gelegd. Zowel voor ontwikkeling van digitale vaardigheden als voor de aanpak van laaggeletterdheid maken we capaciteit en werkbudget vrij. Ondertussen gaan we ook gewoon door met dóen. We bieden laagdrempelige activiteiten aan (digitaal café, coderen/programmeren voor kinderen) om Eindhovenaren te helpen op het digitale pad. Hetzelfde geldt voor de aanpak van laaggeletterdheid. We pakken deze uitdaging samen op met onder meer Ergon en de Brabantse en Zeeuwse Werkgeversvereniging (BZW) en verkennen wat we kunnen betekenen voor de minimaal 25.000 laaggeletterden in onze stad. 6.4
Projectenoverzicht
Bij de programma’s staan al verbeterings- en vernieuwingsprojecten gemeld. Met de eenmalige middelen uit de twee reserves (Digitalisering en Innovatieve projecten) creëren we met de verbeteringsprojecten financiële en personele ruimte om onze taken nog beter uit te voeren. Met de vernieuwingsprojecten willen we onderzoeken en uitvinden hoe we de nieuwe functies van de bibliotheek vorm en inhoud gaan geven. Het is een eerste en voorzichtige aanzet tot een innovatieagenda, die vooral moet bijdragen aan verdere uitwerking van de strategische visie Odyssee 2013-2017. De kosten van de projecten en activiteiten dekken we uit de genoemde voorzieningen. Daarnaast spannen we ons tot het uiterste in om externe financieringsbronnen aan te boren. De kosten van de projecten kunnen het kalenderjaar overschrijden.
36
Bestaande begroting
Out of pocket kosten
Totaal
Programma vergroting digitale vaardigheden
13.800
151.500
165.300
Vindbaarheid collectie en informatievoorzineing bezoekers (beacons en narrowcasting)
4.000
50.000
54.000
0
48.000
48.000
Voorziening; Digitalisering/digitale vaarigheden
Voorziening: Innovatieve projecten Aanpak laaggeletterheid Activiteiten in DTW en DDW
3.200
12.000
15.200
Beam it up
4.000
170.000
174.000
Bibliotheekacademy (inspiratie i.s.m. Parktheater en Fontys)
4.000
25.000
29.000
Biebboom & Booksperience
3.500
65.000
68.500
Positionering Bibliotheek in Centrum Leven Lang L:eren en Eindhoven Roadmap Leren 2030
3.600
5.000
8.600
Etalage van de stad
4.000
5.000
9.000
Verbeterplan bibliotheekcafé
1.400
10.000
11.400
Identiteitstraject
6.300
50.000
56.300
800
11.000
11.800
Levende sollicitatiegids (1 jaarpilot)
6.300
8.000
14.300
Makersbuzz
1.000
1.000
2.000
700
1.000
1.700
Onderzoek samenwerking talkshow (debat & dialoog)
2.000
8.000
10.000
Samenwerking met ontwikkelaars innovatieve onderwijs/mediaproducten
2.000
10.000
12.000
(Niet) Gebruikersonderzoek
Mediabar
Pop up Bibliotheek
0
24.500
24.500
Diversficatie inkomsten
1.000
10.000
11.000
Kostenbesparingsprogramma
8.000
20.000
28.000
Nieuwe werken
4.500
25.000
29.500
4.800
75.000
79.500
Reserverings resultaat 2014/2015 100 jarig jubileum 2016
Voor de viering van ons honderdjarige jubileum in 2016 reserveren we uit het resultaat van 2014/2015 een bedrag van € 75.000. In 2015 zullen we voor deze gelegenheid een inhoudelijk programma en een activiteitenprogramma ontwikkelen.
37
7.
Waalre
De Bibliotheek Eindhoven verzorgt op basis van een meerjarig contract de bibliotheekvoorziening in Waalre. In ’t Hazzo hebben we een uitleenvoorziening en afhaalpunt gerealiseerd, met boeken voor volwassenen, jongeren en kinderen. We zijn met de Gemeente Waalre in gesprek over uitbreiding in de vorm van bijvoorbeeld een digitaal café en extra services voor ouderen. Vanwege de herbouw van het gemeentehuis op de plaats waar nu ‘t Hazzo staat, zal de uitleenvoorziening in de tweede helft van 2015 tijdelijk worden verplaatst. Uiteindelijk krijgt de bibliotheek een vaste plaats in het nieuw te bouwen multifunctionele centrum, waarvan ook het gemeentehuis deel gaat uitmaken. We zijn niet alleen actief in ’t Hazzo, maar ook op de scholen in Waalre. Alle vier de scholen doen mee aan het educatieve programma Wijzer! met taal & media.
38
8. Lijn 4: 8.1
Transitie van de organisatie en indirecte kosten
Stand van zaken eind 2014
De derde lijn in het Odyssee rapport was de transitie van de organisatie. Op dat gebied is in 2013/2014 veel gebeurd. Onder meer op het vlak van huisvesting, financiën, ICT, communicatie en organisatie. In 2008 telde Bibliotheek Eindhoven nog 81 fte, 155 medewerkers en 20 vrijwilligers. In 2014 was dat geheel anders: 42 fte, 54 medewerkers en 226 vrijwilligers. Huisvesting Door de verkoop aandelen Witte Dame Monumenten B.V. is de structurele huisvestingsfrictie van € 559.000 opgelost. Het aantal vierkante meters dat we huren, is (onder dezelfde huurvoorwaarden, dus zonder indexering) gehalveerd van 7.000 m2 naar 3.600 m2. Voor de aanvullende 1.000 m2 ten opzichte van het oorspronkelijke plan hebben we structurele dekking gevonden. Verder is een nieuw en gedragenconcept en inrichtingsplan voor de 1e en de 6e etage opgesteld. Financiën De controller is teruggebracht in de formatie en de instructie voor de controller is vastgesteld. Verder is formatie beschikbaar gesteld om de informatievoorziening aan Gemeente, Raad van Toezicht en directie te verbeteren. De achterstanden bij financiën zijn volledig weggewerkt; sinds juni 2014 zijn we weer helemaal ‘in control’. Verder hebben we afspraken gemaakt met de Gemeente over de inzet van de bijna 4 miljoen frictiekosten. Die afspraken zijn ondertussen ook geïmplementeerd in de organisatie. In de jaarrekening 2013 is de verkoop van de Witte Dame financieel verwerkt en zijn middelen beschikbaar gekomen voor innovatie. Alle bekende risico’s zijn in beeld en ‘in controll’ en met de afspraak over huurfrictie met de Gemeente Eindhoven komt het eigen vermogen weer op niveau. De begroting 2014 sloot met een tekort van € 635.000. Maar naar verwachting zal de jaarrekening 2014 uiteindelijk positief blijken te zijn. ICT Ook op het gebied van ICT zijn belangrijke slagen gemaakt. De overgang naar de Cloud is daarvan niet de minste. Verder is een ICT audit uitgevoerd en werd een verbeterplan opgesteld dat inmiddels nagenoeg geheel is ingevoerd. We hebben een interne stuurgroep ICT ingesteld, die een mandaat heeft voor het bepalen van de prioriteiten en dus de inzet van het budget. Gelukkig konden de verhoudingen met een aantal belangrijke leveranciers worden hersteld. We tekenden contracten met Unica, Clientrix en SLS en maakten concrete werkafspraken. De aansluiting op de nationale infrastructuur is nagenoeg gerealiseerd. Dat wil zeggen: op BNL, NBC en website (Waas 2.0). Tot slot valt te melden dat ook het beheer van de Bibliotheek op School is geregeld. Communicatie We hebben inmiddels één centrale activiteitenkalender en één website voor de Bibliotheek Eindhoven, waarop alle activiteiten en informatie te vinden is. De website kan worden voorgelezen in alle talen!
39
Actuele collectie en studieplekken in de ‘ blauwe wereld’
40
Organisatie We hebben fors in onze nieuwe organisatie geïnvesteerd. Dat wil zeggen: in onze medewerkers en vrijwilligers. Maar ook in een meer heldere en krachtige organisatie. Met de afronding van de discussie over de functiewaarderingen, is de reorganisatie helemaal afgerond. Er staat nu een organisatie met een eenduidig organogram en één leidinggevende per team. Wat betreft werkzaamheden maken we een helder onderscheid tussen taken en projecten. Het MT bepaalt en bewaakt de projecten. De formatie (fte en loonsom) is inzichtelijk en transparant gemaakt en er ligt een duidelijk werkplan voor de gehele organisatie. Er vonden functionerings- en beoordelingsgesprekken plaats en met iedere medewerker werd een persoonlijk werkplan opgesteld. Een duidelijke organisatie vraagt ook een duidelijke informatievoorziening. Die hebben we sterk vereenvoudigd. Via een algemene nieuwsbrief en een OR nieuwsbrief en via personeels- en teambijeenkomsten houden we elkaar op de hoogte. We maakten onze organisatie niet alleen duidelijker en transparanter, maar ook krachtiger. Met een MT van 3 in plaats van 4 personen. De functie hoofd bedrijfsvoering kwam te vervallen en inhoudelijk werd die portefeuille aan de directeur/ bestuurder toegewezen. Ook de functies coördinator Publieksdienst en coördinator Servicedesk kwamen te vervallen. De medewerkers die die functie voorheen vervulden, worden nu ingezet voor klantcontact en beheer Bibliotheek op School/ Spil. De functie medewerker ICT werd uitgebreid van 0,5 fte naar 0,89 fte en voor de begeleiding van vrijwilligers werd 0,89 fte vrijgemaakt. Verder zijn kwetsbare functies benoemd en is daarvoor de noodzakelijke achtervang geregeld. Voor iedere individuele medewerker is in de voorbije periode een talentenscan gemaakt. Daarnaast werd een talentenscan per team gemaakt, met het oog op de doelen en een betere samenwerking door het benutten van elkaars talenten. We hebben een opleidingsplan opgesteld voor het voltallige personeel. Onze kernwaarden (ontplooiing, ondernemerschap, samenwerking, reflectie en gastvrijheid) zijn door de medewerkers zelf vertaald in concreet gewenst gedrag (Kritische Gedrags Indicatoren: KGI’s). Eveneens een investering in organisatie en mensen is de formulering van een helder vrijwilligersbeleid.
41
8.2
Organisatie- en personeelsontwikkeling 2015
Komend jaar gaan we de slagkracht en innovatiekracht van de organisatie vergroten door verantwoordelijkheden (mandaat, budget en beslissingsbevoegdheid) zo laag mogelijk in de organisatie bij medewerkers te leggen. Coachend leiderschap (loslaten) zal verder worden geïntroduceerd en er zal steeds meer een beroep worden gedaan op het zelfsturend vermogen van teams en medewerkers. Met de verhuizing van de 3e naar de 6e etage introduceren we het Nieuwe (papierarm) Werken. In april zal een audit (nieuwe stijl) worden uitgevoerd, voorafgegaan door een zelfevaluatie, die ons de landelijke certificering moet opleveren. Daarnaast implementeren we de Code Cultural Governance en vragen we het Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO) certificaat aan. Hiermee maken we als bedrijf zichtbaar wat onze bijdrage is aan de werkgelegenheid voor mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie. We investeren verder in de organisatie en in onze mensen. De cultuurverandering krijgt verder vorm via de Bibliotheek Academy (waarbij we samenwerken met Parktheater en Fontys/NHTV) en we geven ook in 2015 onze kernwaarden inhoud via themabijeenkomsten, functioneringsgesprekken enzovoort. Verder gaan we aan de slag met verbeteringen door onder meer het bestelen inkoopproces te digitaliseren, de cashless bibliotheek, de accountantsdiensten aan te besteden (bevoegdheid van de Raad van Toezicht) en door de opzet van de kwartaalrapportages te verbeteren. Over de volle breedte van de organisatie is de opdracht om te zoeken naar nieuwe verdienmodellen en nieuwe inkomstenbronnen. Maar mét behoud van onze laagdrempeligheid en zorg voor specifieke doelgroepen. Ten slotte zullen we een Handboek Personeel (met do’s en dont’s en ons integriteitsbeleid) en een ICT Veiligheids-en Beheerplan uitbrengen.
42
8.3
Communicatie
De Bibliotheek Eindhoven gaat zich actiever opstellen en sterker verbinden met de stad en haar doelstellingen: innovatie, economische ontwikkeling en participatie. Als vervolg op het Identiteitstraject en Het Gesprek Met De Stad stellen we een strategisch communicatieplan, inclusief social media-aanpak, en een marketingplan op. Ook gaan we ons digitale klantenkanaal optimaliseren. Dit alles om ervoor te zorgen dat onze bekendheid en zichtbaarheid toenemen, dat de bibliotheek meer leden en bezoekers krijgt en dat de interactie met gebruikers en klanten zal vergroten. Hiervoor zetten we zowel offline als online instrumenten in. Communicatief zetten we in op het vergroten van de kennis over wat de Bibliotheek Eindhoven is, doet en kan betekenen. Onze merkbelofte luidt ‘Ontwikkeling voor iedereen’. We zien de Bibliotheek Eindhoven eerder als een netwerk/community dan als een fysieke plek. Daar horen interactieve communicatiemiddelen bij. De bibliotheek wordt voor en door Eindhovenaren vormgegeven. We maken gebruik van wat Bibliotheek Nederland ons biedt qua digitale mogelijkheden (website), maar voegen daar een duidelijk Eindhovense signatuur aan toe. Omdat we ontwikkeling van mediawijsheid van burgers als een van onze taken zien, zullen we onze middelenmix verbreden. We onderzoeken met het Eindhovens Dagblad en Groot Eindhoven in welke vorm we ons publiek het beste kunnen bereiken. Te denken valt aan redactionele artikelen, advertorials, advertenties en inserts. We willen ook bereiken dat toeleiders naar ons aanbod beter op de hoogte zijn van wat de Bibliotheek Eindhoven allemaal te bieden heeft. We denken hierbij aan persoonlijke gesprekken en bijeenkomsten (zoals een symposium).
Plattegrond 1e etage de Bibliotheek Eindhoven
43
9.
Begrotingscijfers 2015
9.1
Begroting 2015
44
9.2 Begroting 2015 versus 2014 Tot en met 2016 bestaan de begrotingen uit de exploitatiekosten en de eenmalige en frictiekosten die nodig zijn voor de transitie. In deze periode werken we naar een stabiele en voorspelbare begroting. Vanwege deze twee componenten zitten er aanzienlijke verschillen tussen de begrotingen van 2014 en 2015. In het navolgende overzicht zijn de belangrijkste verschillen tussen beide begrotingen toegelicht.
45
9.3
Risico’s
•
In deze begroting zijn wij uitgegaan van de afspraak met de Gemeente dat zowel de Cultuursubsidie als de VVE subsidie met 1,5% wordt geïndexeerd. Indien de VVE subsidie niet wordt geïndexeerd, levert dat voor 2015 een tekort op van € 13.000. Dit tekort kan oplopen tot circa € 40.000 in 2017.
•
Het programma Wijzer! is grotendeels gefinancierd uit VVE middelen. Gezien het te behalen kostenniveau dat toe te rekenen is aan de VVE inkomsten, bestaat het risico dat dit niet behaald gaat worden. Hierover is inmiddels zowel bestuurlijk als ambtelijk overleg.
•
De subsidiegelden van Gemeente Waalre zijn ongewijzigd en zijn geheel volgens contract verwerkt. De uiteindelijke subsidie is gekoppeld aan het aantal inwoners en kan bij de definitieve beschikking afwijken. Het huidige uitgangspunt is € 15,42 per inwoner (aantal inwoners 16.500).
•
Bij het opstellen van de Begroting 2015 is er nog geen duidelijkheid over de dienstverlening Paradigma en wat dit voor de Provinciale subsidie voor Paradigma betekent. Om deze reden is in de begroting 2015 de subsidie gelijk gehouden aan die van 2014 (€ 210.000). Het risico bestaat dat de Provincie Noord Brabant het subsidiebedrag kort. Mocht een korting betrekking hebben op vloeroppervlakte, personele kosten of bijdrage in algemene kosten van de organisatie, dan is het risico jaarlijks maximaal circa € 100.000. De overige kosten betreffen out of pocket kosten.
•
Inkomsten abonnement, leen- en boetegelden zijn gebaseerd op een gemiddeld ledenaan tal van 12.500 betalende leden. Het risico bestaat dat het aantal betalende leden sneller daalt dan begroot, waardoor de inkomsten uit abonnementen en leengelden lager is dan begroot.
• Voor diverse kostensoorten is een specifieke indexering toegepast: o Automatiseringskosten (kosten beheer Cloud, licenties, vast onderhoud enzovoort): indexering van 2% o Personele kosten (cao-lonen, werkgeverslasten, pensioenen enzovoort): indexering van 2% o Huisvestingskosten zijn als volgt geïndexeerd: • Huur 0,0% • Servicekosten 3,5% • Overige kosten 2,0% o Overige kosten 2,0% Het risico is dat de indexering in werkelijkheid hoger is dan begroot. •
Huisvestings- en verbouwingskosten (investeringen/kostenposten) voor de 6e etage waren ten tijde van het opstellen van de begroting nog niet compleet in beeld. Hiervoor zijn in de begroting enkele schattingen opgenomen, die deels in het investeringsplan en deels in de exploitatie zijn verwerkt. Het risico is dat er eenmalige of structurele bedragen afwijken.
46
•
Vanaf 2015 is er sprake van een uitname uit het Gemeentefonds ten behoeve van de landelijke digitale infrastructuur. Voor 2015 is dat een bedrag van € 105.000, oplopend tot € 160.000 in 2018. In Odyssee Bibliotheek Eindhoven en de onderliggende begroting was reeds rekening gehouden met deze uitname uit het Gemeentefonds vanaf 2015. In het bestuurlijk overleg met de wethouder is afgesproken dat de Uitname Gemeentefonds vanaf 2016 tbv de landelijke infrastructuur door de Gemeente zal worden opgevangen. De Uitname Gemeentefonds in 2015 (€ 105.000 eenmalig) tbv de landelijke digitale infrastrucuur is een risico at Bibliotheek Eindhoven voor haar rekening neemt. Daarvoor willen we het resultaat 2014 gaan inzetten.
•
Het programma Wijzer! met Taal & Media wordt gefinancierd door Cultuursubsidie en VVE middelen. De verwachting is dat in 2017 de Rijks VVE middelen stoppen. Bestuurlijke afspraak is dat het programma bij een positieve evaluatie, ongeacht de financiering, wordt voortgezet. Hierover moet nog definitieve besluitvorming plaatsvinden.
•
De (voorgenomen) besteding van de frictie- en reorganisatiesubsidies is in juli 2014 ingediend en ambtelijk besproken. Definitieve bestuurlijke besluit vorming heeft nog niet plaatsgevonden. Risico is dat bij niet volledige beschikking kosten ten laste van de normale exploitatie kunnen komen.
47
9.4
Formatie overzicht begroting 2015
Definitie van inhuur: uitzendkrachten en zzp’ers die worden ingezet voor reguliere werkzaamheden Directe formatie: Bieb040, Paradigma, Wijzer! en Waalre Indirecte formatie: Organisatie
45
48
34
