ONTWIKKELING HORECACONCEPT IN KULTURHUSEN
Opdrachtgever
Stichting Kulturhus Olst Wijhe Contactpersoon, mw. A. Huisman Jan Schamhartstraat 5 8121 CM OLST telefoon (0570) 63 39 39
Opdrachtnemer
Stichting Stimuland Contactpersonen, mw. T. Klein Wolterink Postbus 120 7730 AC OMMEN telefoon (0529) 47 81 80
ONTWIKKELING HORECACONCEPT IN KULTURHUSEN
1. Inleiding De gemeente Olst-Wijhe heeft in haar accommodatiebeleid uitgesproken dat het de voorkeur heeft eigendom, beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed niet bij de gemeente zelf neer te leggen. Zowel kwalitatief als kwantitatief is de gemeente hiervoor onvoldoende toegerust. Het maatschappelijk vastgoed binnen de gemeente wordt bij voorkeur in eigendom gegeven aan woningcorporatie SallandWonen, die als eigenaar zorg draagt voor het groot onderhoud en overige aan het eigendom gerelateerde aangelegenheden. Met de corporatie wordt per accommodatie een realisatie-exploitatieovereenkomst afgesloten, waarin afspraken worden gemaakt over gebruiksvoorwaarden, beheer en exploitatie. De Stichting Kulturhus Olst Wijhe (SKOW) treedt op als huurder en draagt in deze hoedanigheid zorg voor programmering, beheer en exploitatie van accommodaties binnen de gemeente Olst-Wijhe.
2. Aanleiding De ervaringen in het Holstohus in Olst en de uitbreiding van de verantwoordelijkheid voor beheer en exploitatie van SKOW met het Sport Onderwijs Cultuur (SPOC)-park Wijhe, het Zalencentrum in Wesepe en het Informatiecentrum Den Nul, waarbij horeca onderdeel uitmaakt van de genoemde locaties, hebben geleid tot het idee een totaal horecaconcept uit te werken. Uit ervaringen van kulturhusen en multifunctionele accommodaties in het land blijkt het nut en de noodzaak van een goede voorbereiding en uitwerking van het horecaonderdeel. Er moet goed onderzocht worden hoe de locaties het best “uitgebaat” kunnen worden: maatschappelijk, commercieel of een mix van beiden. Binnen alle accommodaties waarbij SKOW in de sfeer van programmering, beheer en exploitatie een rol speelt of gaat spelen heeft de horeca een belangrijke rol. Het “Holstohusmodel” voorziet in een constructie waarbij de horeca een pachtovereenkomst sluit met de SKOW en daarmee bijdraagt in de exploitatie. De hoogte van de pacht is marktconform, gerelateerd aan de locatie en verwachte omzet. Om te zorgen voor een heldere rolverdeling tussen de gemeente, SallandWonen en SKOW is voorafgaand aan de ontwikkeling van het horecaconcept een gezamenlijke visie opgesteld. Op iedere locatie moet sprake zijn van inzet van professioneel beheer en van een horecagelegenheid. Voor zowel horeca als beheer geldt dat deze dienend en ondersteunend moeten zijn aan het locatieconcept, dat wil zeggen “de inhoud is leidend”. Voor de gemeente is het van belang een mogelijk bedrijfsrisico met betrekking tot de horeca voldoende af te dekken om te voorkomen dat overige activiteiten gevaar lopen. Als aanbeveling bij het ontwikkelen van het horecaconcept is meegegeven om bij clustering van programmering, beheer en exploitatie ook de horeca te clusteren. Vanuit de (professionele) keuken van het Holstohus kan bijvoorbeeld catering worden verzorgd op de locaties SPOC en het Informatiecentrum. Het wegzetten van een totaal horecaconcept voor diverse accommodaties kan mogelijkheden bieden om tot een commercieel aantrekkelijker pakket te komen voor horecaondernemers.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 2/14
3. Doelstelling De doelstelling van het experiment is: het ontwikkelen van één horecaconcept voor alle locaties met als uitgangspunt één exploitant voor alle locaties.
4. Fasering / werkwijze De voor- en nadelen van het zelf exploiteren van de horeca door SKOW zijn afgewogen. In de praktijk van het Holstohus is geleerd (met vallen en opstaan) dat de kwaliteit van het concept mede afhankelijk is van de kwaliteit van de horeca en het al dan niet daaraan gekoppelde beheer. Deze afhankelijkheid zou beperkt kunnen worden door als SKOW de horeca-exploitatie in eigen hand te nemen en al dan niet onder te brengen in een afzonderlijke rechtspersoon. De conclusie hiervan is dat het beter is een exploitant te zoeken en dit als SKOW niet zelf te doen. Horeca is een vak waarvoor deskundigheid vereist is en waar (financiële) risico‟s aan vast zitten. SKOW kan niet de kwaliteit leveren, die een professionele exploitant wel kan bieden. Bovendien is de voorliggende situatie complex, het gaat niet alleen om een kopje koffie of thee met een koekje maar er moet meer worden geleverd. SKOW is wel de beheerder van de verschillende locaties maar niet de exploitant van de horeca. Per slot van rekening is SKOW een organisatie zonder winstoogmerk, hetgeen zou leiden tot paracommercie en dat heeft gevolgen voor de mogelijkheden van de horecavergunning. 1e fase Formulering uitgangspunten en oriënterende gesprekken met potentiële horecaondernemers In samenwerking met een horeca-adviseur met ervaring op zowel het commerciële als op het maatschappelijke terrein, is het traject uitgezet voor op het opstellen van het programma van eisen voor de horecaconcepten van de verschillende locaties. Deze adviseur heeft ook een belangrijke rol gehad bij de screening van de bedrijfsplannen en de kandidaten. Er is afgesproken dat in overleg met de gemeente en SallandWonen wordt bepaald welke kandidaat gekozen wordt. Er is voor de beoordeling van het bedrijfsplan gebruik gemaakt van een checklist (bijlage 1). 2e fase Selectie horecaondernemer, juridische en fiscale vormgeving horecaconcept Na afronding van de eerste fase is helder welke (juridische) randvoorwaarden gesteld worden aan de op te zetten organisatievorm. Voor het opstellen van de verschillende contracten, de huurovereenkomsten en de Service Level Agreements (SLA‟s) is de deskundigheid ingeroepen van een jurist. Het is belangrijk om alles goed juridisch onderbouwd vast te leggen in de SLA‟s waarin de specifieke afspraken per locatie worden vastgelegd. Dit is belangrijk omdat SKOW en de exploitant verschillende belangen hebben. Alle huurovereenkomsten bij zijn zgn. ROZ modellen, en te vinden op www.roz.nl. In bijlage 2 is een voorbeeld SLA opgenomen, Een fiscalist heeft alle mogelijke aspecten met betrekking tot de BTW uitgezocht en uitgewerkt. Dit is een buitengewoon complexe materie, omdat het gaat om diverse locaties met uiteenlopende functies en gebruik in relatie tot mogelijkheden van BTW-belaste verhuur van de diverse (multifunctionele) ruimtes. Dit vraagt om specifieke deskundigheid om alle mogelijkheden uit te nutten en latere problemen te voorkomen. Er is hiervoor geen model of methodiek beschikbaar, omdat dit expliciet maatwerk betreft. Het is sterk aan te bevelen hiervoor altijd een fiscalist te raadplegen.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 3/14
3e fase Implementatie van het horecaconcept, coaching Het concept heeft een experimenteel karakter, daarom is het van belang er voor te zorgen dat de betrokken partijen door deskundigen worden gecoacht. Ook hiervoor is expertise nodig, met name van een partij die verstand heeft van horeca-exploitaties en de combinatie met maatschappelijke functies.
5. De programma’s van eisen Om de juiste ondernemer te vinden en goede afspraken te kunnen maken is het van belang vooraf te weten wat er geboden moet worden op de verschillende locaties. Er is daarom per locatie een programma van eisen voor de horeca opgesteld zodat duidelijk is waar een exploitant aan moet voldoen. Onderstaand een korte omschrijving van de verschillende locaties met de belangrijkste uitgangspunten voor de horeca. Het product is de kern van de zaak, welke stijl wordt gekozen en met welk kwaliteitsniveau.
5.1
Het Holstohus - Olst
Voor het Holstohus zijn de volgende uitgangspunten gekozen:
De menukaart kent simpele, plaatselijk gerelateerde gerechten. Puur en simpel. Niet uitgebreid, maar wel creatief. Periodiek een nieuwe kaart is een pre, seizoenen volgen is prima. Daarnaast ook de thema‟s volgen in de culturele programmering. Drinken is minstens zo belangrijk als eten. Bereidheid om voor doelgroepen in voorkomende gevallen passende catering te verzorgen met een hoog prijs/kwaliteitsniveau c.q. eenvoudige catering van goede kwaliteit tegen een aanvaardbaar prijsniveau voor maatschappelijke partijen. De prijs is gerelateerd aan de zaak en haar programmering. Betaalbaarheid is belangrijk: prijs/kwaliteit verhouding moet kloppen. Prijzen moeten billijk zijn: dat wil zeggen prijzen mogen hoger zijn dan in een cafetaria die ook een lunchkaart heeft, maar niet hoger dan in een gangbare brasserie. Er is sprake van een gedifferentieerd tarief: maatschappelijk tarief voor verenigingen en vrijwilligersorganisaties in de zalen van het Holstohus. Maatschappelijk tarief wordt bepaald door de SKOW en jaarlijks geïndexeerd. Olst is een dorp: geen high tech maar ook geen kneuterigheid. Uitgangspunt is fris, ruimtelijk en modern, aansluitend bij de kleurstelling en uitstraling van het Holstohus waarbij sprake is van een vloeiende en natuurlijke overgang tussen de eigen ruimte van de horeca en andere ruimtes in het Holstohus. Uitnodigend terras.
Kundig en efficiënt werkend personeel is belangrijk. Naast een goede bediening van de gasten is een goede planning van personeel ook van belang, waarbij gevoel voor de betekenis van de maatschappelijke functies en deze goed kunnen vertalen naar inzet en goed kunnen inschatten hoeveel gasten er kunnen komen, noodzakelijk zijn.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 4/14
‟s Avonds is er geen beheerfunctie in het Holstohus: aanspreekpunt zijn voor beperkte beheertaken is een voorwaarde. Gastheerschap betekent dat alle maatschappelijke geledingen passen bediend kunnen worden. Personeel dient er representatief uit te zien.
Daarnaast dient de presentatie passend te zijn, om tot een totaalplaatje te komen is oog voor detail belangrijk.
5.2
De sfeer bij het glas na een voorstelling, dient aan te sluiten bij de ambiance van de voorgaande programmering. Kwaliteit van de bediening op professioneel niveau. Dienstbaarheid is basisvaardigheid van personeel. Faciliteiten van derden in het Holstohus passend en slim inzetten. SPOC-park – Wijhe
“Horeca vanuit de SPOC-gedachte”, dat is waar de horecafunctie binnen het SPOC-park voor moet staan. De horeca dient een maatschappelijk doel en vervult een belangrijke ondersteunende functie om de ontmoeting rondom activiteiten te borgen. Qua concept wordt gedacht aan een “sportcafé” en/of “cultuurrestaurant”. Gebruikers worden gastvrij ontvangen en er is een gevarieerd aanbod van dranken, versnaperingen, snacks en een (dag)menu. Een afwisselende inrichting zorgt voor een plek om lekker bij te praten, een plek voor het nuttigen van een maaltijd en een plek voor een drankje na het sporten. Het SPOC-park wordt gebruikt door zeer uiteenlopende doelgroepen. Ruimtes worden afhankelijk van het seizoen meer of minder intensief gebruikt. Iedere doelgroep binnen het SPOC-park heeft een eigen horecabehoefte. Onderstaand is een aantal gebruikersgroepen met hun horecabehoefte benoemd:
Sporters: napraten over de wedstrijd of training onder het genot van een hapje en een drankje. Ook een (lichte) maaltijd behoort tot de behoefte. Leden van verenigingen (sociaal cultureel): ontmoeten vormt hierbij het belangrijkste aspect, waarbij een gunstige prijsstelling en een sfeervolle entourage van belang zijn. Ouders die kinderen uit de opvang halen: kan behoefte zijn aan een snelle en gezonde maaltijd na de werkdag om mee te nemen of ter plekke te nuttigen. Bezoekers theater: komen voor entertainment en wensen daarbij een hapje en een drankje. Mogelijkheid arrangementen samen te stellen: driegangendiner in cultuurrestaurant in combinatie met voorstelling, koffie in de pauze en borrel met hapje na afloop.
Daarnaast is er op het SPOC-park nog een aantal decentrale horecafuncties (Wijhe ‟92, Cappellenborgschool en theater Capellenborg) die al dan niet vanuit de centrale horecavoorziening geëxploiteerd worden. Uit het voorgaande blijkt dat de invulling van de horecafunctie binnen het SPOC-park niet te vergelijken is met de invulling van een commerciële horecafunctie. Het gaat hier om een horecafunctie met een nadrukkelijke maatschappelijke insteek, waarbij ook de inhoudelijke doelstelling van de participanten een rol speelt. Bijvoorbeeld het aanbieden van gezonde snacks voor scholieren op de Capellenborghschool in relatie tot het onder schooltijd aanbieden van (minder gezonde) snacks in de centrale horecavoorziening in de Speelbrink. Dit soort zaken vraagt om afstemming.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 5/14
5.3
Zalencentrum Wesepe
Het Zalencentrum in Wesepe is in 2009 door de gemeente aangekocht, met de bedoeling hiervoor dezelfde constructie te hanteren als voor het Holstohus, vanwege de expertise van SKOW op het terrein van beheer, exploitatie en programmering van maatschappelijke voorzieningen. Voor het gebruik en uitbaten van het Zalencentrum in Wesepe zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:
5.4
SKOW zal de rol van verhuurder vervullen. De maatschappelijke organisaties dienen onderdak te krijgen en in de toekomst te behouden; Voor de verenigingen wordt een maatschappelijk huurtarief in rekening gebracht (gelijk aan de tarieven van het Holstohus). Er is twee keer per jaar overleg met SKOW inzake exploitatie en programmering. Uitbreiding van maatschappelijke functies in het Zalencentrum moet mogelijk blijven. Voor Wesepe is het van belang dat het zalencentrum voor bruiloften en partijen beschikbaar blijft. De pachtovereenkomst krijgt een tijdelijk karakter om toekomstige ontwikkelingen in het voorzieningenniveau in Wesepe niet in de weg te staan.
Informatie- en bezoekerscentrum IJssel te Den Nul
Het informatie- en bezoekerscentrum is het startpunt waar informatie verkregen kan worden, waar excursies starten en activiteiten plaatsvinden. Onderdeel hiervan is het café dat is ingericht in de stijl van het bezoekerscentrum en een gezellige plaats is voor het nuttigen van een drankje, een broodje, een eenvoudige lunch en andere versnaperingen. De woningstichting SallandWonen wordt eigenaar van het pand en draagt zorg voor de ontwikkeling. Historische Vereniging 't Olster erfgoed verzorgt voortdurend wisselende tentoonstellingen over het cultuurhistorisch erfgoed van Olst. Staatsbosbeheer verzorgt informatie over de natuur langs de IJssel, krijgt enkele kantoorplaatsen en een opslagruimte. Het personeel van het bezoekerscentrum bestaat uit zes tot acht formatieplaatsen voor mensen met een beperking van de JP van den Bent stichting (die “medewerkers” worden genoemd), ondersteund door professionele krachten met een achtergrond in de horeca of de zorg. De selectie van de medewerkers vindt plaats op basis van een intakegesprek. Belangrijk is dat het horecapersoneel met medewerkers met een beperking om kan gaan. Uit het bovenstaande blijkt dat de eisen voor de vier locaties verschillend zijn, het gaat om verschillende doelgroepen met verschillende behoeften en wensen. De programma‟s van eisen van de verschillende locaties vormen de basis voor de offertes van de exploitanten.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 6/14
6. Eindresultaat Per locatie is een horecaconcept inclusief exploitatie uitgewerkt. Uiteindelijk is er gekozen voor twee exploitanten, één exploitant voor de Brasserie in het Holstohus en het Zalencentrum in Wesepe. Deze exploitant is ook betrokken bij het infocentrum Den Nul, maar alleen in een adviserende en ondersteunende rol. Voor het SPOC-park in Wijhe is een overeenkomst gesloten met een andere exploitant, omdat deze exploitatie letterlijk een heel andere tak van sport is dan de exploitatie van de Brasserie in Olst. Er ligt nu voor alle locaties een huurcontract voor de bedrijfsruimte en een Service Level Agreement (SLA). In het huurcontract staan de algemene afspraken. De specifieke afspraken per locatie zijn opgenomen in het SLA. De SLA is gebaseerd op het programma van eisen, de offerte en levert maatwerk per locatie voor wat betreft kwaliteit en inhoud. Voor de verschillende locaties liggen er nu juridisch getoetste contracten.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 7/14
Bijlage 1: Checklist Ondernemersplan
Goede eerste indruk: Kaft / Cover, omslag Inhoudsopgave
A. Algemeen gedeelte Inleiding Introductie van de onderneming Ondernemersintroductie Soort bedrijf Vestigingsplaats Openingstijden / -perioden Samenwerkingsvorm / rechtspersoon Basisanalyse Welke vraag is er naar het product en/of dienst? Welk product en/of dienst wordt aangeboden?
Doelstellingen van de onderneming (SMART)
B. Marketing gedeelte Doelgroep Doelgroepomschrijving Bezoekfrequentie Bestedingspatroon Prijsstelling product Omzet prognose Bedrijfsformule 6 P's Unique Selling Points (USP) Concurrentieanalyse SWOT-analyse Operationele verantwoording Plattegrond en routing Calculatiemethoden Menukaart: voor een voorbeeld verwijzing naar bijlage
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 8/14
C. Sociaal gedeelte Personeel en organisatie Personeelsbezetting Personeelsbezetting kwalitatief Personeelsbezetting kwantitatief a. organisatieschema b. functiegroepen en referentiefuncties (in bijlage) c. interne communicatie d. eventueel secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden
D. Economisch gedeelte Organisatie van de administratie Investeringsbegroting Financieringsbegroting Eigen vermogen Vreemd vermogen Financieringsvoorwaarden Zekerheden ter financiering Toelichting op elk in de financieringsbegroting genoemde punten Exploitatiebegroting Meerjarenoverzicht + percentages Omzetanalyse en samenstelling Toelichting kosten Break Even Point Openingsbalans Solvabiliteit Cashflowaspecten Cashflow berekening bij verwachte omzet Cashflow berekening bij break-even omzet Liquiditeit Eventueel per maand
Conclusie
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 9/14
Bijlage
Externe relaties Bij het beginnen van een nieuwe onderneming zal er contact zijn met diverse externe relaties. Bijzonderheden hierover kunnen indien van belang in dit onderdeel vermeld worden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de accountant, leveranciers, Kamer van Koophandel, gemeente en financiers.
Voorbeeld menukaart(en) Voorbeelden promotionele activiteiten Plattegronden Evt. Huurcontract
Algemeen
Goede presentatie Naamgeving bedrijf + logo Voldoende Foto's / beeld / plattegronden Lay-out / verzorging Niet teveel „Historie‟ | Kort en Bondig Taal & spelling Exclusief bijlage: 20 – 25 pagina‟s
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 10/14
Bijlage 2: voorbeeld Service level agreement
Partijen, Stichting Kulturhusconcept Olst-Wijhe, gevestigd te Olst (gemeente Olst-Wijhe) aan de Jan Schamhartstraat 5 ingeschreven in het handelsregister onder nummer 08121987, verder aan te duiden als de Stichting ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door , bestuurslid, en gevestigd te ingeschreven in het handelsregister onder nummer verder aan te duiden als de horeca-exploitant,
in aanmerking nemende dat tussen partijen een huurovereenkomst tot stand is gekomen met betrekking tot nader omschreven gedeeltes van de onroerende zaak plaatselijk bekend Jan Schamhartstraat 5 te Olst, hierna aan te duiden als het Holstohus; de verhuurde gedeeltes contractueel bestemd zijn voor horecadoeleinden en dat de Stichting met de verhuur mede beoogt om aan de gebruikers van de overige ruimtes in genoemde onroerende zaak horecavoorzieningen te bieden die aan door de Stichting vastgestelde maatstaven moeten voldoen; partijen met het oog op de realisatie van zodanige voorzieningen deze maatstaven hebben vastgelegd in deze overeenkomst;
zijn overeengekomen als volgt: 1. De horeca-exploitant verplicht zich tegenover de Stichting om het gehuurde ten minste zes dagen per week, van maandag tot en met zaterdag, vanaf 11.00 uur in de ochtend tot het einde van de laatste activiteit in het Holstohus geopend te hebben. 2. De horeca-exploitant verricht lichte beheerwerkzaamheden en is het aanspreekpunt voor gasten van het Holstohus na 17.00 uur. Nader omschreven in de toelichting. 3. Het is de horeca-exploitant toegestaan om de horecavoorziening voor maximaal twee weken gesloten te houden gedurende de in de regio van toepassing zijnde bouwvakvakantie. Tevens is het exploitant toegestaan om te sluiten tussen de Kerstdagen en Oud en Nieuw. Tijdens deze sluitingen zal de exploitant zorg dragen voor catering, indien er activiteiten in het Holstohus plaatsvinden. 4. De horecavoorziening betreft het restaurant, incl. eigen toiletgroep, keuken, kelder, afwaskeuken en terras. 5. Exploitant kan gebruik maken van het terras en de tuin aan de achterzijde van het Holstohus en van het balkon op de eerste verdieping. Indien SKOW deze ruimtes nodig heeft, kan zij daar te allen tijde over beschikken, na melding bij de exploitant. 6. De horeca-exploitant heeft de plicht om catering te leveren, ook in vakantie en op zondagen, indien er activiteiten zijn in het Holstohus. 7. De openstelling op zaterdagavonden indien er geen activiteiten zijn in het Holstohus vindt voorlopig voor een jaar plaats, bij wijze van proef. De horeca-exploitant zal de omzet op deze avonden ten behoeve van de Stichting afzonderlijk administreren. Na ommekomst van het eerste jaar wordt met de Stichting geëvalueerd of en hoe dit deel van de openstelling wordt voortgezet.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 11/14
8. De prijsstelling en het assortimentsaanbod dient aan te sluiten bij het Kulturhusconcept van de Stichting. Uitgangspunt is dat het assortiment en de prijs- kwaliteitsverhouding past bij de doelgroep en bezoekers van het Holstohus. Dat betekent dat het laagdrempelig moet zijn en blijven. Tevens zal de horeca-exploitant in overleg met de Stichting het aanbod laten aansluiten bij de programmering van activiteiten in het Holstohus. Bijv. bij een Spaanse film zullen Spaanse wijnen en hapjes worden geserveerd. Exploitant zal hiervoor op verzoek een aanbod doen. Om dit te toetsen zal twee keer per jaar een evaluatiegesprek met SKOW plaatsvinden, te weten in het voor- en najaar. De afspraken gemaakt tijdens deze gesprekken zijn bindend. 9. Op de momenten dat de zalen in het Holstohus niet in gebruik zijn voor maatschappelijke doeleinden, kan de horeca-exploitant, tegen een commercieel huurtarief, gebruik maken van de zalen voor commerciële doeleinden. De bij het aangaan van deze overeenkomstgeldende tarieven zijn op een tarieflijst aan deze overeenkomst gehecht. De tarieven zullen jaarlijks worden geïndexeerd volgens het CBS-prijsindexcijfer consumenten. 10. Tevens kan de horeca-exploitant gebruik maken van de diverse faciliteiten tegen de hiervoor bedoelde commerciële verhuurtarieven. De horeca-exploitant is op dat moment huurder van de zalen en dient zelf zorg te dragen voor de eindschoonmaak, tenzij met de Stichting wordt afgesproken dat zij voor schoonmaak zal zorg dragen, in welk geval de kosten van schoonmaak in rekening worden gebracht bij de huur van de betrokken zalen of faciliteiten. 11. De horeca-exploitant draagt er zorg voor dat alle serviesgoed en cateringbenodigdheden uit de zalen zijn verwijderd en tafels schoon van vlekken worden opgeleverd. Dit geeft schoonmaak en beheer van de Stichting de volgende ochtend de mogelijkheid de reguliere werkzaamheden uit te voeren. Uitzondering hierop vormt het klaarzetten van serviesgoed e.d. dat in de vroege ochtend nodig is voor activiteiten die aanvangen voordat de horeca-exploitant aanwezig is. In dergelijke gevallen kan de horeca-exploitant de Stichting verzoeken koffie en thee voor de betreffende activiteit te doen serveren. Hiervoor is de horeca-exploitant alsdan geen vergoeding verschuldigd aan de Stichting. De horeca-exploitant dient dit tijdig, persoonlijk te melden aan de Stichting via de beheerder. 12. De horeca-exploitant en de Stichting zullen nader afspraken maken over de wijze van factureren van de zaalhuur: de voorkeur heeft het rechtstreeks door de Stichting factureren aan de commerciële klant. 13. Bij grootschalige partijen zal de horeca-exploitant een all-in prijs in rekening brengen bij de klant. In dat geval is de horeca-exploitant huurder van de ruimte en krijgt zij een factuur voor de huur van de Stichting. Deze huur wordt maandelijks afzonderlijk door de Stichting gefactureerd aan de hand van reservering van de betreffende ruimte. 14. De horeca-exploitant wordt als eerste aangezocht om de catering van besloten maatschappelijke activiteiten te verzorgen. De prijzen van dit assortiment worden jaarlijks door de Stichting vastgelegd , waarbij wordt geïndexeerd volgens het CBS-prijsindexcijfer consumenten. Voor deze catering wordt een ander serviceniveau overeengekomen, bijv. door kannen koffie en thee van te voren klaar te zetten en niet uit te serveren. 15. Bij activiteiten van maatschappelijke organisaties die toegankelijk zijn voor publiek, niet zijnde de leden, geldt de commerciële consumptieprijs. Voorbeelden daarvan zijn: theater- en filmvoorstellingen, lezingen e.d. Indien de betreffende maatschappelijke organisatie de bezoekers de consumpties om niet aanbiedt, dan zal de horeca-exploitant aan de hand van de geregistreerde verstrekte consumpties deze factureren aan de organisatie op basis van de in artikel 12 bedoelde prijzen. 16. De horeca-exploitant draagt zorg voor de sluitronde van het gehele pand, waarbij tevens het alarm wordt geactiveerd. De Stichting geeft de horeca-exploitant hiertoe de beschikking over de benodigde sleutels en codes voor inschakeling van het alarmsysteem en voor afmelding van alarm na een alarmmelding.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 12/14
17. SKOW en exploitant voeren 2-wekelijks werkoverleg waarbij de afspraken in een verslag worden vastgelegd door SKOW. 18. Exploitant krijgt inzicht in het reserveringssysteem van SKOW. Exploitant heeft daarmee inzicht in het type klant (commercieel of maatschappelijk) zodat exploitant de juiste prijsstelling op de facturen kan hanteren voor de catering.
Aldus opgemaakt en ondertekend: Namens SKOW,
Namens
Toelichting op inhoud service level agreement Huur horecavoorziening De horecavoorziening betreft het restaurant, incl. eigen toiletgroep, keuken, kelder, afwaskeuken en terras (tevens kan gebruik gemaakt worden van het terras en de tuin aan de achterzijde van het Holstohus en van het balkon op de eerste verdieping). Huurcontract SKOW gaat uit van een huurcontract van vijf jaar, telkens te verlengen met diezelfde termijn. Op grond van de wet geldt vanaf de aanvang van de huur een optie op de tweede periode van vijf jaar. Voorwaarden gebruik zalen voor commerciële doeleinden Op de momenten dat de zalen niet in gebruik zijn voor maatschappelijke doeleinden, kan de horecaexploitant, tegen een commercieel huurtarief, gebruik maken van de zalen voor commerciële doeleinden. De tarieven zijn bijgevoegd. Tevens kan gebruik gemaakt worden van de diverse faciliteiten tegen de genoemde commerciële verhuurtarieven. De horeca-exploitant is op dat moment huurder van de zalen en dient zelf zorg te dragen voor de eindschoonmaak of spreekt met SKOW af dat zij dit regelt, waarna de kosten van schoonmaak in rekening worden gebracht. Exploitant en SKOW maken nog afspraken over de wijze van factureren van de zaalhuur: de voorkeur heeft het rechtstreeks door SKOW factureren aan de commerciële klant. Bij grootschalige partijen zal de exploitant een all-in prijs in rekening brengen bij de klant. In dat geval is de exploitant huurder van de ruimte en krijgt de factuur voor de huur van SKOW. Catering van de zalen bij maatschappelijk gebruik De horeca-exploitant heeft het recht om de catering van maatschappelijke activiteiten te verzorgen. De prijzen van dit assortiment worden jaarlijks door SKOW geïndexeerd volgens het CBS-prijsindexcijfer consumenten. Maatschappelijke activiteiten betreffen die activiteiten van verenigingen en vrijwilligersorganisaties die bedoeld zijn voor hun leden of deelnemers. Bovendien is strikte voorwaarde dat deze plaatsvinden in de zalen of aanpalende ruimtes (bijv. foyer, kleedruimtes) van het Holstohus. Het horecagedeelte (Brasserie) valt daarbuiten, dat wil zeggen dat daar altijd de commerciële prijzen gelden. Voor de maatschappelijke activiteiten kan een ander serviceniveau worden gehanteerd, bijv. door kannen koffie en thee van te voren klaar te zetten en niet uit te serveren. Bij activiteiten van maatschappelijke organisaties die toegankelijk zijn voor publiek, niet zijnde de leden, geldt de commerciële consumptieprijs. Voorbeelden daarvan zijn: theater- en filmvoorstellingen, lezingen e.d. Als de maatschappelijke organisatie de consumpties van de gasten voor haar rekening neemt, zal de horeca-exploitant de verstrekte consumpties bij die organisatie in rekening brengen, waarbij dan de door SKOW vastgestelde prijs wordt berekend.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 13/14
Openstelling horecagedeelte Het gebruik van het Holstohus stelt als voorwaarde een ruime openstelling. Dat betekent in ieder geval zes dagen per week, van maandag tot en met zaterdag van 11.00 uur tot en met de laatste activiteit in het Holstohus. Ruimere openingstijden zijn toegestaan. Geregeld zijn er op zondagen activiteiten waarbij catering gewenst is. Nu de horeca-exploitant het recht op levering is gegeven, zal deze ook verplicht zijn te leveren. Het Holstohus kent in principe geen sluiting gedurende zomer- of kerstperiode. Omdat het Holstohus voor de catering bij de activiteiten in de zalen afhankelijk is van de exploitant, is het zaak dat een evt. vakantiesluiting in overleg gebeurt. Afspraken over maximum aantal sluitingsweken dienen nog gemaakt te worden. Dit ook in verband met de sluitronde die door de horeca-exploitant verzorgd wordt (zie verderop). Afspraak gemaakt in het gesprek van jl. is dat de horecagelegenheid gesloten mag zijn tijdens de bouwvak. Dit geldt ook voor de periode tussen Kerst en Oud en Nieuw. Echter indien er partijen zijn in het Holstohus, zal de exploitant zorg dragen voor levering van catering. Immers bij recht op catering, is er ook leveringsplicht. Wat betreft de openstelling op zaterdagavonden als er geen activiteiten zijn in het Holstohus, is de afspraak om een jaar lang te zorgen dat de horeca open is. Achtergrond is dat in het dorp Olst voor de doelgroep 30‟ers en 40‟ers geen eet- en uitgaansgelegenheid is en dat de Brasserie in de eerste periode onder de vorige exploitant duidelijk in een behoefte voorzag. Onder meer een hapje kunnen eten (niet snackbar, niet dineren) en een glaasje drinken kan verder in het dorp niet. De exploitant registreert de omzetten op die avond gedurende een jaar. Aan het einde van het jaar vindt een evaluatie plaats, op basis waarvan wordt besloten om het voort te zetten of te stoppen. In het Holstohus bevinden zich glazen paneelwanden tussen de centrale hal en bibliotheek. De wanden zullen openstaan tijdens openstelling van de Brasserie, zodat het publiek geen drempel ervaart om gebruik te maken van de Brasserie. Indien door omstandigheden (activiteiten in bibliotheek of hal) het sluiten van de wanden gewenst is, zal dit altijd gebeuren in onderling overleg met de bibliotheek en het beheer van SKOW.
Lichte beheertaken tijdens de avonduren Beheer vanuit SKOW is vooralsnog alleen tijdens ochtenden en middagen beschikbaar. Voor de exploitant geldt dat zij in de avonduren het aanspreekpunt is voor gasten en hen ook kan bedienen, bijv. door het beschikbaar stellen van faciliteiten zoals een flip-over, diascherm e.d. mocht dat onverhoopt te elfder ure nodig zijn. De exploitant heeft verder tot taak dat alle serviesgoed en cateringbenodigdheden uit de zalen zijn verwijderd. En de tafels schoon van vlekken worden opgeleverd. Dit geeft schoonmaak en beheer de volgende ochtend de mogelijkheid de reguliere werkzaamheden uit te voeren. Uitzondering hierop vormt het klaarzetten van serviesgoed e.d. dat in de vroege ochtend nodig is voor bijv. een vergadering die start voordat de exploitant aanwezig is. SKOW serveert dan op verzoek van de exploitant de koffie en thee voor de betreffende activiteit. De exploitant draagt zorg voor de sluitronde van het gehele pand, waarbij tevens het alarm wordt geactiveerd. SKOW zorgt voor de benodigde sleutels en codes voor afmelding van alarm bij loos alarm. Als tegenprestatie voor deze lichte beheertaken zal SKOW voor kleine bijeenkomsten tot 15 personen, vóór 11.00 uur ‟s ochtends, indien nodig koffie/thee klaarzetten. De exploitant zorgt dat de avond van tevoren het benodigde serviesgoed e.d. klaarstaat. Indien het gaat om een groter cateringverzoek of grotere groepen, zal de exploitant zelf aanwezig zijn vanaf aanvang activiteit.
N.B. Indien inhoudelijk verschil bestaat of lijkt te bestaan tussen de strekking van deze toelichting en de service level agreement, dan is de inhoud van laatstgenoemde voor partijen bindend.
12 september 2011 n110173/01947.20 - blz. 14/14
