ONTVANGEN Regionaal Archief

ONTVANGEN 1 7 Regionaal Archief

2012 Alkmaar Bezoekadres Bergerweg 1

*B201219840*

1815 AC Alkmaar Postadres Postbus 9232

Burgemeester en wethouders van Heerhugowaard Postbus 390 1700 AJ HEERHUGOWAARD

1800 GE Alkmaar t [072] 850 82 00 f [072] 850 82 52 [email protected] www.archiefalkmaar.nl

Datum Kenmerk Onderwerp

30 november 2012 2012kr-hhw2 Verslag archief-KPI's Heerhugowaard 2012

Geacht college, In de Gemeenschappelijke Regeling RHC Alkmaar en de Archiefverordening 2004 van de gemeente Heerhugowaard is het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven van Heerhugowaard belegd bij de directeur-archivaris van het RHC Alkmaar. Overeenkomstig artikel 20 van de Archiefverordening van Heerhugowaard brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van dit toezicht. In het kader van de horizontale verantwoording dient, zoals voorgeschreven in artikel 9 van de Archiefverordening, het college als archiefzorgdrager dit verslag te overleggen aan de gemeenteraad. Het bijgevoegde KPI-verslag Heerhugowaard 2012 is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 21 juli 2011). Deze archief-KPI's omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het KPI-verslag is opgesteld in het kader van een VNG-pilot waarvoor de gemeente Heerhugowaard zich in 2011 heeft aangemeld. De basis van het verslag vormt een vragenlijst die eind 2011-begin 2012 door de clustercoördinator Informatiebeheer van de gemeente Heerhugowaard, de heer Hoogewerf, en de archiefinspecteur van het RHC Alkmaar, de heer Renders, gezamenlijk is ingevuld. De definitieve invulling van een aantal vragen heeft pas plaatsgevonden na het uitvoeren van een integrale archiefinspectie in september 2012. Van deze archiefinspectie volgt nog een aparte rapportage. Het streven is de komende jaren periodiek verslagen van archief-KPI's op te gaan stellen. Daarmee wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet/blijft voldoen. Ook kunnen de prestaties van gemeenten onderling met elkaar vergeleken gaan worden. Toekomstige verslagen van archief-KPI's zullen voortborduren op het bijgevoegde KPI-verslag, dat hiermee een nulmeting-status heeft.

5 U

i

mi

maÊÊÊMF'

I fll

ĥ

Regionaal Archief

ALkm

Behalve voor de horizontale verantwoording tussen college en raad dient het KPI-verslag met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) ook als verticale informatievoorziening ten behoeve van de provinciale toezichthouder. Via IPO en VNG is met de gemeenten afgesproken dat de informatie uit de ingevulde KPľs door de gemeenten ook aan de provincie worden gezonden, zodat de provinciale toezichthouder kan beoordelen of de gemeenten de taken op het terrein van de Archiefwet goed uitoefenen.

Bijlagen: - Verslag archief-KPľs gemeente Heerhugowaard 2012 - Ingevulde vragenlijst archief-KPĪ's gemeente Heerhugowaard 2012

"fMnirmt

tmiusrmmr

•j.

2» í

IĨM

I.

r

O f ^ i Regionaal Archief ALkmaar

Archiefinspectie R H C Alkmaar

Verslag archief-KPI's gemeente Heerhugowaard 2012

Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan B & W van Heerhugowaard, 30 november 2012, kenmerk 2012kr-hhw2

Samenstelling: drs. C.P.J.C. Renders, archiefinspecteur

i/rMMtrmt

tTMiuJsc*e*T

•r

ïJ

Inleiding Het KPI-verslag Heerhugowaard 2012 is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen zoals die zijn opgesteld door de V N G (ledenbrief 21 juli 2011). Deze archief-KPI's omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het KPI-verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Heerhugowaard. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De KPI-vragen die betrekking hebben op de niet-overgebrachte archieven zijn in het verslag opgenomen. Aspecten van het beheer van de overgebrachte historische archieven zullen in een nog op te stellen (jaar)verslag van de archiefdienst, het RHC Alkmaar, worden behandeld. De toegevoegde KPI-vragenlijst is ingevuld door het clusterhoofd Informatiebeheer en de archiefinspecteur. Het bevat de hoofd- en deelvragen per KPI-categorie, de wettelijke grondslag van de KPI, een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst vormt de basis voor het KPI-verslag.

1. L O K A L E R E G E L G E V I N G Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

De gemeente beschikt over een archiefverordening inzake de archiefzorg en het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden (vaststellingsdatum 22 februari 2005) en een Besluit Informatiebeheer (vaststellingsdatum 23 november 2004). Verordening en Besluit Informatiebeheer zijn beide echter niet meer actueel. Het Besluit Informatiebeheer is bovendien onvolledig. Beide dienen geactualiseerd te worden. De gemeente houdt een register bij van de gemeenschappelijke regelingen en beschikt over een vastgestelde, in 2012 geactualiseerde mandaatregeling. Bevoegdheidcategorieën 2.3.1. en 2.3.3. hebben betrekking op archiefzaken. In 2.3.1. worden de bevoegdheden zonder specificatie (en daarmee dus erg ruim) toegekend aan zowel het afdelingshoofd, als de coördinator als aan de medewerkers Informatiebeheer. Deze ruime toekenning van bevoegdheden is een bewuste keuze van de gemeente; verantwoordelijkheden worden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd. Taako verdracht aan een ander overheidsorgaan heeft de laatste vijfjaar niet plaatsgevonden. Komend jaar volgt overdracht van de milieutaken naar de R U D i.o. (Regionale UitvoeringsDienst). De regionalisering van de brandweer vindt plaats per 1 januari 2014. Eveneens wordt de overdracht van SoZa-taken, ICT en belastingen overwogen. B i j taakoverdracht dient het college voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden, zoals het afsluiten en opschonen/bewerken van dossiers en het tijdig regelen van terbeschikkingstelling/digitalisering en/of overbrenging. De gemeente is hiervan op de hoogte. Conclusie: De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. Actualisatie van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vereist.

2 Verslag Archief-KPI's Heerhugowaard,

20121130

2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

De gemeente werkt weliswaar aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar maakt voor het archiefbeheer nog geen gebruik van een kwaliteitssysteem met toetsbare kwaliteitseisen. Vastlegging van procedures ter borging van de kwaliteit verdient nog aandacht. Wel is een kwaliteitshandboek Informatiebeheer in ontwikkeling dat de basis moet gaan vormen voor een kwaliteitssysteem. De implementatie van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer dient voortvarend ter hand genomen te worden. Voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven is een archivaris benoemd, de secretaris-directeur van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Alkmaar, die in het bezit is van een diploma archivistiek. Via het jaarverslag van het R H C Alkmaar brengt de archivaris verslag uit van het beheer van de overgebrachte archieven en het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de aangesloten gemeenten. In 2008 heeft de archivaris gerapporteerd over een archiefinspectie bij de gemeente. In 2012 is wederom een integrale archiefinspectie uitgevoerd (rapportage volgt eind 2012/begin 2013). Ook in 2012 is in samenwerking met de coördinator Informatiebeheer een KPI-onderzoek uitgevoerd in het kader van een VNG-pilot. Dit KPI-verslag is hiervan het resultaat. Conclusie: De gemeente werkt weliswaar aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar een archiejwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer ontbreekt nog. Toezicht en verslaglegging zijn belegd.

3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

De gemeente beschikt over een actueel, compleet, geordend en logisch samenhangend overzicht van zowel de papieren als de digitale archiefbescheiden voor zover deze in het D M S zijn opgenomen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de DSP/I-Controller. Een overzicht van alle archiefwaardige digitale bestanden buiten het D M S (in bijvoorbeeld vakapplicaties en op afdelingsschijven) ontbreekt nog. Een geordend overzicht volgens de Archiefregeling dient ook alle archiefwaardige digitale bestanden te bevatten. Door toekenning van metagegevens waarborgt het archiveringssysteem op het niveau van het DMS de authenticiteit, context en toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Omdat op het niveau van de proceseigenaren niet altijd alle metadata gevuld worden, verdient kwaliteitsborging van de registraties nog aandacht. Ook moet de in de Archiefŕegeling voorgeschreven vastlegging van de metagegevens in een schema zoals bedoeld in NEN-ISO 23081 nog plaatsvinden. De gemeente gebruikt duurzame materialen bij het opmaken, beheren en opslaan van archiefbescheiden. De archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden, waarmee de duurzaamheid geborgd is. Dit geldt in ieder geval voor de niet-digitale archiefbestanden. De bewaarstrategie voor digitale bestanden is echter nog niet voldoende gedocumenteerd. Deze bewaarstrategie dient beschreven te worden, waarin aandacht moet zijn voor zaken als de achteruitgang van opslagmedia, het in onbruik raken van bestandsformaten, de aanleidingen om bewaaractiviteiten (zoals conversie/migratie) te 3 Verslag Archief-KPI's Heerhugowaard,

20121130

5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

De gemeente selecteert de archiefbescheiden en vernietigt de daarvoor in aanmerking komende bescheiden op correcte wijze. Vervreemding van archiefbescheiden heeft de laatste jaren niet plaatsgevonden. De gemeente past vervanging toe van te vernietigen documenten op grond van een collegebesluit uit 2007. De feitelijke vervanging vindt plaats vanaf 2010. Hiervan is geen verklaring van vervanging opgemaakt. Hoewel blijkens de archiefinspectie van 2012 de vervanging gecontroleerd plaatsvindt, heeft procedurele vastlegging (en daarmee kwalitatieve borging) in een Handboek Vervanging nog niet plaatsgevonden. Omdat de gemeente momenteel bezig is met de opstelling van een Handboek voor de vervanging van te bewaren stukken, is het raadzaam ook de procedure voor te vernietigen stukken hierbij te betrekken. Conclusie: De gemeente weegt zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie. De gemeente draagt zorg voor de tijdige en op correcte wijze uitgevoerde vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Op grond van een collegebesluit vindt vervanging plaats van te vernietigen bescheiden. Dit gebeurt gecontroleerd, maar de voor kwaliteitsborging noodzakelijke vastlegging van de vervangingsprocedure in een Handboek ontbreekt nog. Dit geldt ook voor nog op te stellen verklaringen van vervanging.

6. OVERBRENGING V A N ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?

De gemeente heeft, een enkele uitzondering daargelaten, de archieven tot 1988 op planmatige wijze en in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar. Van de overbrengingen zijn verklaringen opgemaakt. Uit overwegingen van bedrijfsvoering zijn, in overleg met het R H C Alkmaar, de milieu- en bouwdossiers nog niet overgebracht; dit zal de komende jaren gebeuren. Het archief van de Openbare Werken (1950-1988) is momenteel in bewerking; dit geldt ook voor de nog over te brengen grondtransacties. De achterstand in archiefbewerking is in kaart gebracht en wordt weggewerkt. Conclusie: De gemeente brengt te bewaren archiefbescheiden na de wettelijke termijn van 20 jaar over naar de archiefbewaarplaats. Uitzonderingen zijn met redenen omkleed en/of 'zijn inmiddels in bewerking.


20121130

7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

De gemeente heeft de archiefbewaarplaats van het RHC Alkmaar aangewezen als archiefbewaarplaats. Ter vervanging van het huidige depot bouwt het RHC Alkmaar een nieuw archiefdepot dat aan alle wettelijke eisen voldoet. Oplevering hiervan is voorzien in 2013. De gemeente beschikt over een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet; wel verdienen bij deze ruimte nog enkele punten aandacht. De kluis bij Burgerzaken is onvoldoende geconditioneerd voor de bewaring van te bewaren archiefbescheiden. De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden. Het R H C Alkmaar onderzoekt momenteel in samenwerking met de deelnemende gemeenten de mogelijkheden om tot de inrichting van/aansluiting bij een dergelijk e-depot te komen. Conclusie: De fysieke bewaaromstandigheden van archiefbescheiden zijn in het algemeen op orde, hoewel er nog wel aandachtspunten zijn. De digitale bewaaromstandigheden van over te brengen/overgebrachte archiefbestanden zijn nog niet op orde; de ontwikkeling van een edepot heeft de aandacht van de gemeente en het RCH Alkmaar.

8. T E R BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS O V E R G E B R A C H T E ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

De gemeente heeft de openbaarheidsbeperkingen bij overbrenging goed aangegeven, maar niet de beperkingsgronden. Het aangeven van de openbaarheidsbeperkingen gebeurt in goed overleg met het RHC Alkmaar. De beperkingen zijn altijd opgenomen in de verklaringen van overbrenging. Conclusie: De gemeente voldoet wat de overgebrachte archieven betreft aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?

De gemeente beschikt niet over een beleidsplan met procedures voor de verplaatsing/veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde. De gemeente beschikt weliswaar over een calamiteitenplan voor de archiefruimten, maar dit dateert uit 2006 (uit de periode dat de archieven zich nog op verschillende locaties bevonden). Het calamiteitenplan is na de archiefinspectie van 2012 geactualiseerd, waarna het ter besluitvorming zal worden aangeboden. Conclusie: De actualisatie van het calamiteitenplan dient voltooid te worden. 6 Verslag Archief-KPI's Heerhugowaard,

20121130

10. MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden. Met betrekking tot de niet-overgebrachte archieven is circa 8 ñe beschikbaar, inclusief 1 ñe coördinatie. Er zijn enkele achterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden die betrekking hebben op de overbrenging. V i a een prioriteitenlijst worden deze achterstanden weggewerkt. Over de kwantiteit van het personeel heeft de Provinciale Archiefinspectie in 2008 gerapporteerd dat Informatiebeheer te zwaar belast wordt, waardoor de kwaliteit van de dienstverlening onder zware druk komt te staan. De gemeente ziet dit tekort niet als structureel, maar als een tijdelijk gegeven als gevolg van de hybride situatie (de overgang naar digitaal archiveren); hiervoor wordt op projectbasis extern ingehuurd. Een doorlichting van het VHIC (feb. 2012) concludeert dat de gemeente weliswaar een relatief kleine afdeling Informatiebeheer heeft, maar onderschrijft niet dat hiermee ook de kwaliteit onder zware druk komt te staan. Wel stelt het VHIC zich de vraag of er bepaalde taken blijven liggen. Uit de archiefinspectie van september 2012 blijkt dat de taken die blijven liggen zich onder meer toespitsen op het ontwikkelen en uitzetten van beheerinstrumenten, het vastleggen van procedures en kwaliteitscontroles en beleidsadviseringZ-ontwikkeling richting het strategische domein. Het kwaliteitsniveau van de medewerkers Informatiebeheer is goed. Er is door de gemeente bewust flink geïnvesteerd in opleiding en scholing. Alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden kunnen daarmee naar behoren worden voldaan. Voor het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven is volgens de rekennorm inspectieformatie bij het RHC Alkmaar onvoldoende formatieruimte beschikbaar. Dit heeft de aandacht van het R H C , waarbij is afgesproken dat dit voor de lopende periode wordt opgevangen door de inhuur van extra personeel. Dit vanwege de grote veranderingen in het toezicht, die het op dit moment moeilijk maken om in te schatten wat de structurele personele behoefte is op de wat langere termijn. Conclusie: De gemeente stelt voldoende middelen beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. beheer van de niet-overgebrachte archieven. De kwantitatieve omvang van het team Informatiebeheer is relatief aan de kleine kant. Hoewel dit weinig invloed heeft op de kwaliteit van de dagelijkse dienstverlening blijven hierdoor toch bepaalde belangrijke taken liggen. Het kwaliteitsniveau van het personeel is goed. Voor de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven is vanuit het RHC Alkmaar onvoldoende structurele formatie beschikbaar; wel is hiervoor tijdelijk extra personeel ingehuurd.


20121130

Ingevulde vragenlijst archief-KPI's Heerhugowaard 2012. Bijlage bij Verslag archief-KPI's, 30 november 2012. TVWC Taa kverwaarlozi ngsc riteri u m s

= er is sprake van taakverwaarlozing ORANJE

Cat.

Wet. Grondslag

knmk

1 modellen

=

e r

i s

gedeeltelijk sprake van taakverwaarlozing

Categorie

Deelvraag

T V W C Toelichting

Ja/ nee

Actie

1

deels nvt 1.

1. L O K A L E R E G E L G E V I N G . Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1

ja

A w a r t . 30.1

1.1. V e r o r d e n i n g

B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n g e a c t u a l i s e e r d e , door d e

Vaststellingsdatum 22-02-2005. De

Actualiseer de

Model -

archiefzorg

g e m e e n t e r a a d v a s t g e s t e l d e archiefverordening i n z a k e d e

A r c h i e f v e r o r d e n i n g is niet

Archiefverordening.

archiefzorg die voldoet a a n d e v i g e r e n d e wet- e n r e g e l g e v i n g ?

geactualiseerd.

verordening

deels

LOPAI 1.1.1

A w a r t . 30.1


Model -

archiefzorg

Is d e z e m e d e g e d e e l d a a n g e d e p u t e e r d e staten?

ja

nee

deels

ja

ja

nee

deels

ja

Mededelingsdatum 07-03-2005.

verordening LOPAI 1.2

A w art. 32.1


B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n g e a c t u a l i s e e r d e , door d e

Model -

toezicht

g e m e e n t e r a a d v a s t g e s t e l d e Archiefverordening i n z a k e het

verordening

archiefbeheer

toezicht op het bij of krachtens d e Archiefwet b e p a a l d e ten

LOPAI

Idem 1.1.

Idem 1.1.

a a n z i e n v a n het b e h e e r v a n nog niet n a a r a r c h i e f b e w a a r p l a a t s overgebrachte archiefbescheiden ?

1.1.2

A w a r t . 30.1


Model -

archiefzorg

Is d e z e m e d e g e d e e l d a a n g e d e p u t e e r d e staten?

Idem 1.1.1.

verordening LOPAI 1.3

M o d e l - besluit

1.3. Besluit

B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n door het c o l l e g e als

Vaststellingsdatum 23-11-2004.

A c t u a l i s e e r het Besluit

Lopai

informatiebeheer

a r c h i e f z o r g d r a g e r v a s t g e s t e l d Besluit informatiebeheer v a n d e

Besluit Informatiebeheer is niet

Informatiebeheer.

A r c h i e f b e w a a r p l a a t s en v a n d e niet n a a r d e

geactualiseerd en bovendien

archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?

onvolledig.

Pagina 1

Heerhugowaard archief KPľs invulblad 20121130

1.4

A w art. 4

1.4. Wijziging

Treft het college als archiefzorgdrager v o o r z i e n i n g e n omtrent

Laatste vijf jaar niet a a n d e orde

Bij taakoverdracht ( R U D )

overheidstaken

d e a r c h i e f b e s c h e i d e n bij opheffing, s a m e n v o e g i n g , splitsing of

g e w e e s t . K o m e n d jaar volgt

v o o r z i e n i n g e n treffen omtrent

overdracht v a n taken a a n e e n a n d e r (tijdelijk)

overdracht milieutaken n a a r R U D .

de archiefbescheiden:

o v e r h e i d s o r g a a n ? Z o ja, w e l k e ?

O o k d e b r a n d w e e r wordt uit huis

afsluiten e n

geplaatst (2014). In nabije t o e k o m s t

opschonen/bewerken

wellicht o o k S o Z a - t a k e n e n

(milieu)dossiers e n tijdig

b e l a s t i n g e n . Dit heeft d e a a n d a c h t .

terbeschikkingstelling 1

ja

ja

digitalisering en/of overbrenging regelen. 1.5

A w art. 4 0 ;

1.5. G e m e e n s c h a p Treft het c o l l e g e als archiefzorgdrager, bij d e instelling v a n e e n pelijke regelingen

nvt

nee

ja

nee

ja

nee

g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling w a a r i n d e g e m e e n t e participeert, voorzieningen omtrent d e z o r g voor d e a r c h i e f b e s c h e i d e n ?

1.5.1

W g r art. 2 7

1.5. G e m e e n s c h a p Houdt d e z o r g d r a g e r e e n register bij? pelijke regelingen

1.6

A w b Titel 10.1

1.6. U i t b e s t e d e n

Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling

archiefzorg

b e d o e l d o m n a m e n s d e z o r g d r a g e r besluiten te n e m e n , niet

B e v o e g d h e d e n 2 . 3 . 1 . e n 2.3.3.

zijnde regelgeving/het stellen v a n r e g e l s ?

(accordering vernietigingslijsten).

G e a c t u a l i s e e r d in 2 0 1 2 .

C a t e g o r i e 2 . 3 . 1 . voorziet in mandatering a a n a f d e l i n g s h o o f d , coördinator IB én m e d e w e r k e r s IB. 1.7

B W B o e k 6; G w

1.7. U i t b e s t e d e n

Indien ( a s p e c t e n van) het a r c h i e f b e h e e r 1 a r c h i e f b e h e e r s t a k e n

art. 1 6 0 - 1 6 9

archiefbeheer

zijn uitbesteed a a n e e n privaatrechtelijke partij of

nvt

nee

nee

ja

publiekrechtelijke partij, zijn hiervan d a n d i e n s t v e r l e n i n g s o v e r e e n k o m s t e n w a a r i n rekening g e h o u d e n wordt met d e wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? 2.

2. INTERNE K W A L I T E I T S Z O R G E N T O E Z I C H T Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

2.1

A r art. 16; Link

2.1.

M a a k t het c o l l e g e als z o r g d r a g e r voor het b e h e e r v a n te

E e n kwaliteitshandhoek

Implementeer

met

Kwaliteitssysteem

b e w a r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n gebruik v a n e e n kwaliteitssysteem

InformatieBeheer is in ontwikkeling;

kwaliteitssyteem

NEN-ISO

archiefbeheer

w a a r v o o r toetsbare e i s e n zijn g e f o r m u l e e r d ?

dit moet d e b a s i s v o r m e n voor e e n

archiefbeheer. Leg

kwaliteitssysteem.

procedures,

15489:2001

kwaliteitscontroles e n t a k e n , b e v o e g d h e d e n e n verant w o o r d e l i j k h e d e n vast. 2.1.1

A r art. 16; Link

2.1.

met

Kwaliteitssysteem

NEN-ISO

archiefbeheer

Z o ja, - w e l k ?

z i e 2.1

nvt

15489:2001

Pagina 2


2.1.2

A r a r t . 16; Link

2.1.

met

Kwaliteitssysteem

NEN-ISO

archiefbeheer

- E n voldoet het b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h i e d e n a a n d e

zie 2.1.

ja

ja

nee

e i s e n v a n dat kwaliteitssyteem?

15489:2001 2.2

2.2.1

A w art. 32.2

A w art. 32.2

2.2.

Heeft het c o l l e g e als archiefzorgdrager e e n

Gekwalificeerde

g e m e e n t e a r c h i v a r i s b e n o e m d voor het toezicht o p het b e h e e r

gemeente

v a n niet-overgebrachte a r c h i e f b e s c h e i d e n

archivaris

e n het b e h e e r v a n d e w e i - o v e r g e b r a c h t e ?

2.2.

Z o ja, is d e z e in het bezit v a n e e n d i p l o m a archivistiek?

ja

ja

ja

nee

Gekwalificeerde gemeente archivaris 2.3

A w art. 32.2

2.3. V e r s l a g

Brengt d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s regelmatig v e r s l a g uit a a n het

toezicht

c o l l e g e a l s archiefzorgdrager v a n d e wijze w a a r o p hij het

in 2 0 1 2 . D a a r n a a s t d e j a a r v e r s l a g e n

archiefbeheer

toezicht op het b e h e e r v a n d e niet o v e r g e b r a c h t e

v a n het R H C A l k m a a r .

Inspectierapport in 2 0 0 8 e n v o o r z i e n

a r c h i e f b e s c h e i d e n uitoefent e n zijn bevindingen daarbij? 2.4

Awart. 32.1.

2.4. V e r s l a g b e h e e r Brengt d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s regelmatig v e r s l a g uit a a n het

Model

archiefbewaar

c o l l e g e a l s archiefzorgdrager v a n d e wijze w a a r o p het b e h e e r

verordening

plaats

v a n n a a r d e archiefbewaarplaats o v e r g e b r a c h t e

LOPAI 3.

ja

nee

deels

ja

Jaarverslagen R H C Alkmaar.

a r c h i e f b e s c h e i d e n uitoefent e n zijn b e v i n d i n g e n daarbij?

3. O R D E N I N G , AUTHENTICITEIT, C O N T E X T , T O E G A N K E L I J K H E I D EN D U U R Z A A M H E I D ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

3.1

A w a r t . 3 e n 2 1 . 2 ; 3.1. G e o r d e n d

B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n a c t u e e l , c o m p l e e t e n logisch

D S P / l - C o n t r o l l e r (SplitVision) e n

B r e n g o o k d e digitale

A b art. 12; A r a r t . overzicht

s a m e n h a n g e n d overzicht v a n (te bewaren) a r c h i e f b e s c h e i d e n ,

E x c e l m a p . E e n overzicht v a n alle

a r c h i e f b e s t a n d e n buiten het

18 e n 2 3 ;

g e o r d e n d o v e r e e n k o m s t i g d e ten tijde v a n d e vorming v a n het

a r c h i e f w a a r d i g e digitale b e s t a n d e n

D M S o n d e r in e e n overzicht.

archief d a a r v o o r g e l d e n d e ordeningsstructuur?

buiten het D M S (in d e v a k a p p l i c a t i e s e n op afdelingsschijven) ontbreekt.

3.2

art. 17 e n 19

3.2. Authenticiteit

Heeft het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r ervoor g e z o r g d dat v a n

e n context

deels

V r a a g 3.2. is beantwoord voor het

Leg metagegevensschema

elk d e r o n t v a n g e n of o p g e m a a k t e (te b e w a r e n )

D M S - n i v e a u . Z o r g d r a g e r hanteert

vast c o n f o r m N E N - I S O

a r c h i e f b e s c h e i d e n met behulp v a n m e t a g e g e v e n s ( s c h e m a )

m e t a g e g e v e n s , m a a r e e n vastlegging 2 3 0 8 1 . B o r g kwaliteit

kan w o r d e n v a s t g e s t e l d :

hiervan in e e n s c h e m a c o n f o r m N E N - metadataregistraties.

ja

I S O 2 3 0 8 1 : 2 0 0 6 ontbreekt n o g .

3.2.1

A r art 17

3.2. Authenticiteit

- d e inhoud, structuur e n v e r s c h i j n i n g s v o r m ;

ja

ja

e n context

Pagina 3


3.2.2

3.2.3

A r art 17

Datumvelden door proceseigenaren

3.2. Authenticiteit

- w a n n e e r , d o o r w i e en uit hoofde v a n w e l k e taak of

e n context

w e r k p r o c e s het w e r d o n t v a n g e n of o p g e m a a k t ;

3.2. Authenticiteit

- d e s a m e n h a n g met a n d e r e a r c h i e f b e s c h e i d e n ;

ja

ja

- d e uitgevoerde beheeractiviteiten;

ja

ja

3.2. Authenticiteit

- d e besturingsprogrammatuur of t o e p a s s i n g s p r o g r a m m a t u u r

ja

ja

e n context

inzake de archiefbescheiden.

A w art. 3 e n

3.3. S y s t e e m v o o r

W a a r b o r g t het a r c h i v e r i n g s s y s t e e m d e toegankelijke staat v a n

ja

ja

21.2

toegankelijkheid

(te b e w a r e n ) a r c h i e f b e s c h e i d e n z o d a n i g dat elk v a n d e

minimaal e n per p r o c e s o o k

A b art. 12

a r c h i e f b e s c h e i d e n binnen e e n redelijke termijn kan w o r d e n

verschillend, w a a r d o o r t o e n a m e

Ar art.20

g e v o n d e n e n l e e s b a a r of w a a r n e e m b a a r te m a k e n i s ?

zoektijd e n bemoeilijking

A r art 17

ja

ja

echter niet altijd ingevuld.

en context 3.2.4

A r art 17

3.2. Authenticiteit

V i a audittrail.

en context 3.2.5 3.3

A r art 17

Registratie/vulling m e t a d a t a v e l d e n

t e r u g v i n d b a a r h e i d . Z i e o o k 3.2. e n 3.2.2. 3.4

A w art. 21.1

3.4. D u u r z a m e

G e b r u i k t d e g e m e e n t e d u u r z a m e (fysieke e n a u d i o v i s u e l e )

A b art. 11

materialen e n

materialen e n g e g e v e n s d r a g e r s bij het o p m a k e n e n b e h e r e n

A r art. 3-8 e n

gegevensdragers

v a n (te bewaren) a r c h i e f b e s c h e i d e n ?

A w art. 21.1

3.5. D u u r z a m e

Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen

A b art. 11

verpakkings

voor d e o p s l a g v a n blijvend te b e w a r e n

materialen bij

archiefbescheiden?

ja

ja

ja

ja

Certificaten zijn niet a a n w e z i g .

14-15 3.5

A r art. 9 - 1 3

opslag 3.6

A b . Art. 11

3.6 S y s t e e m v o o r

W a a r b o r g t het a r c h i v e r i n g s s y s t e e m c.q zijn er naast 3.4 e n 3.5 d e e l s

duurzaamheid

z o d a n i g e v o o r z i e n i n g e n dat bij het r a a d p l e g e n v a n te b e w a r e n

g e b o r g d . B e w a a r s t r a t e g i e digitale

a r c h i e f b e s c h e i d e n n a ten minste honderd jaar g e e n

b e s t a n d e n is niet b e s c h r e v e n .

ja

D u u r z a a m h e i d p a p i e r e n b e s t a n d e n is Beschrijf d e b e w a a r s t r a t e g i e voor digitale b e s t a n d e n . Hierin moet a a n d a c h t zijn

n o e m e n s w a a r d i g e achteruitgang te constateren z a l zijn. Dat

voor d e achteruitgang v a n

wil z e g g e n : w o r d e n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n in g o e d e materiele

o p s l a g m e d i a , het in onbruik

staat gebracht e n g e h o u d e n ?

raken v a n b e s t a n d s f o r m a t e n , de aanleidingen o m bewaaractiviteiten ( z o a l s migratie) te o n d e r n e m e n , e n wie wanneer welke taken, verantwoordelijkheden en b e v o e g d h e d e n hierin heeft.

4.

4. DIGITALE A R C H I E F B E S C H E I D E N Hoofdvraag: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematische aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

Pagina 4


4.1

M o d e l - referentie 4 . 1 . O p b o u w

W e r k t d e g e m e e n t e op b a s i s v a n het

kader R O D I N

digitaal

R e f e r e n t i e k a d e r O p b o u w Digitaal Informatiebeheer?

nee

BRAIN

informatiebeheer

G e b r u i k R O D I N bij d e

nee

inrichting v a n e e n digitale beheeromgeving.

LOPAI/WGA 4.2

structuur,

N a a s t o p s l a g in pdf 1.5. w o r d e n d e

nee

L e g v a n digitale d o c u m e n t e n

A r a r t . 17, 21

4.2. F u n c t i o n e l e

Zijn d e functionele e i s e n q u a inhoud,

en 22

eisen

verschijningsvorm e n g e d r a g i.v.m. authenticiteit v a n d e

b e s t a n d e n o o k in hun originele format d e functionele e i s e n v a n het

digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n vastgesteld e n g e ï m p l e m e n t e e r d ?

opgeslagen. Functionele eisen qua

g e d r a g vast v o o r z o v e r dit

g e d r a g zijn niet v a s t g e l e g d e n

noodzakelijk is v o o r het

g e ï m p l e m e n t e e r d . Het gaat hierbij

waarborgen van de

vooral o m informatieobjecten

authenticiteit. Dit z o u

w a a r v a n d e functionaliteiten niet

onderdeel moeten uitmaken

v a n z e l f b e w a a r d blijven bij e e n

v a n d e in 3.6. b e d o e l d e

c o n v e r s i e of migratie, z o a l s 3 D -

bewaarstrategie.

bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en v i d e o b e s t a n d e n en w e b s i t e s . 4.3 4.4

A r a r t . 19, 24 A r a r t . 26.1

4.3. A a n v u l l e n d e

Zijn er a a n v u l l e n d e m e t a g e g e v e n s ontworpen e n

Metagegevens

g e ï m p l e m e n t e e r d ? (zie o o k 3.2)

4.4.

W o r d e n o p s l a g f o r m a t e n gebruikt die a a n e e n o p e n

Opslagformaten

s t a n d a a r d v o l d o e n , tenzij dit redelijkenwijs niet kan w o r d e n

ja

nee

nee

pdf1.5.

S l a digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n , uiterlijk o p

verwacht?

het tijdstip v a n o v e r b r e n g i n g , o p in e e n o p e n s t a n d a a r d .

4.5.1

4.5.2

A r art. 2 6 . 2 - 3

Arart. 26.2-3

4.5. V o o r z i e n i n g e n

Zijn v o o r z i e n i n g e n getroffen v o o r d e toegankelijkheid en

compressie en

ordening v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n in het g e v a l m e n gebruik

encryptie

maakt v a n c o m p r e s s i e - en/of e n c r y p t i e t e c h n i e k e n ?

4.5. V o o r z i e n i n g e n

E n zijn d e z e v o o r z i e n i n g e n v o l d o e n d e beveiligd is tegen

compressie en

inbreuk d o o r d e r d e n ?

nvt

ja

nvt

ja

nvt

ja

encryptie 4.5.3

A r art. 2 6 . 2 - 3

4.5. V o o r z i e n i n g e n Wordt in g e v a l v a n ecryptie bij overdracht v a n compressie en

archiefbescheiden aan de beheerder van de

encryptie

a r c h i e f b e w a a r p l a a t s d e encryptiesleutel verstrekt?

Pagina 5


4.6

A r a r t . 25

In het v e r l e d e n P N A g e m i g r e e r d n a a r

4.6. C o n v e r t e r e n ,

Wordt er tijdig g e c o n v e r t e e r d / g e m i g r e e r d in het g e v a l niet

migreren

m e e r a a n d e g e o r d e n d e e n toegankelijke staat v a n d e

C o r s a . Dit betrof c o n v e r s i e / m i g r a t i e

archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

v a n d e registraties (de t o e g a n g e n ) .

ja

ja

Momenteel geen c o n v e r s i e s / m i g r a t i e s o p het p r o g r a m m a . Digitale bewaarstrategie is echter niet v a s t g e l e g d .

4.6.1

A r art. 25

4.6. C o n v e r t e r e n ,

Is er e e n verklaring v a n d e c o n v e r s i e 1 migratie o p g e m a a k t ?

nvt

ja

migreren

D e migratie v a n registraties/toegangen P N A n a a r C o r s a in het v e r l e d e n is zorgvuldig uitgevoerd e n g e c h e c k t . H i e r v a n is g e e n verklaring o p g e m a a k t , m a a r het betrof o o k g e e n digitale archiefbescheiden, alleen d e t o e g a n g e n erop.

5.

5. VERNIETIGING E N V E R V R E E M D I N G V A N

ARCHIEFBESCHEIDEN

Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 5.1.1

A w art. 5

5.1.

Selecteert het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r d e gemeentelijke

A b art. 2-5

Archiefselectielijst

archiefbescheiden?

ja

ja

ja

ja

nee

nee

e n stukkenlijst 5.1.2

5.1.3

A w art. 5

5.1.

M a a k t het c o l l e g e a l s archiefzorgdrager bij d e s e l e c t i e v a n d e

A b art. 2-5


gemeentelijke a r c h i e f b e s c h e i d e n gebruik v a n d e voor

e n stukkenlijst

N e d e r l a n d s e g e m e e n t e n g e l d e n d e selectielijst?

A w art. 5

5.1.

W e r k t d e g e m e e n t e a a n v u l l e n d met e e n facultatieve

A b art. 2-5


stukkenlijst?

e n stukkenlijst 5.2.1

A w . Art. 3 A b art. 5.2. Vernietiging e n Vernietigt het c o l l e g e als archiefzorgdrager d e daartoe in 8 verklaringen aanmerking komende archiefbescheiden?

ja

ja

5.2.2

A w . Art. 3 A b art. 5.2. Vernietiging e n M a a k t het c o l l e g e als archiefzorgdrager verklaringen v a n 8 verklaringen vernietiging o p die ten minste e e n specificatie v a n d e

ja

ja

ja

nee

vernietigde a r c h i e f b e s c h e i d e n e n d e grond e n wijze v a n vernietiging bevatten? 5.3.1

A w art 7; A B art.

5.3 V e r v a n g i n g ,

P a s t d e g e m e e n t e vervanging toe [b.v. het v e r v a n g e n v a n

6.1 M o d e l

besluiten e n

papieren a r c h i e f b e s c h e i d e n d o o r digitale reproducties of

C o l l e g e 16 - 0 1 - 2 0 0 7 . Feitelijke

beleidsregel

verklaringen

omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden

vervanging v a n a f 2 0 1 0 .

LOPAI

Vervangingsbesluit V-stukken

vernietigd]?

Pagina 6


5.3.2

A b art 6.2 en 8.


z o ja o p 5.3.1, - waarborgt het c o l l e g e a l s archiefzorgdrager

Tijdens inspectie 2 0 1 2 is v a s t g e s t e l d

Leg vervangingsprocedure

besluiten e n

dat d e vervanging g e s c h i e d t met juiste e n volledige w e e r g a v e

dat het v e r v a n g i n g s p r o c e s w e l i s w a a r

vast in h a n d b o e k . O n d e r z o e k

verklaringen

v a n d e in d e te v e r v a n g e n a r c h i e f b e s c h e i d e n v o o r k o m e n d e

gecontroleerd plaatsvindt, m a a r dat

c o m b i n a t i e met h a n d b o e k B-

gegevens?

vastlegginig v a n d e p r o c u d u r e s e n

stukken.

deels

ja

controles (en d a a r m e e kwalitatieve borging) nog niet heeft plaatsgevonden. Handboek v e r v a n g i n g is inmiddels in ontwikkeling. 5.3.3

A b art 6.2 en 8.

Substitiebesluit op juiste wijze b e k e n d M a a k verklaring(en) v a n


Heeft het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r e e n verklaring tot

besluiten e n

v e r v a n g i n g v a n op termijn te vernietigen e n v a n blijvend te

g e m a a k t . Verklaring is niet

verklaringen

b e w a r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n o p g e m a a k t en het besluit

opgemaakt.

deels

ja

vervanging op.

d a a r o v e r o p d e juiste wijze b e k e n d g e m a a k t ? 5.3.4

A w art. 7; A b art


Z o ja, heeft het c o l l e g e als archiefzorgdrager v o o r d e

6.2 e n 8.

besluiten e n

v e r v a n g i n g v a n blijvend te b e w a r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n tevoren

verklaringen

nvt

ja

nee

nee

nvt

ja

nvt

ja

nvt

ja

deels

ja

e e n machtiging v a n g e d e p u t e e r d e staten o n t v a n g e n o b v art 7 AW?

5.4.1

A w 3, 8 e n 10

5.4 V e r v r e e m d i n g ,

Heeft het c o l l e g e als archiefzorgdrager in d e a f g e l o p e n 5 jaar

besluiten e n

archiefbescheiden vervreemd?

verklaringen 5.4.2

5.4.3

5.4.4

A w 3 , 8 e n 10

A b art. 7

A b art. 8

5.3. V e r v r e e m d i n g

Indien 5.4.1 ja - heeft d e z o r g d r a g e r d a a r v o o r tevoren e e n

e n verklaringen

machtiging v a n d e minister v a n O C W o n t v a n g e n ?


heeft d e z o r g d r a g e r d e juiste d e s k u n d i g e n g e r a a d p l e e g d bij d e

e n verklaringen

voorbereiding v a n het besluit tot v e r v r e e m d i n g ?


heeft d e z o r g d r a g e r e e n verklaring v a n d e v e r v r e e m d i n g

e n verklaringen

o p g e m a a k t e n het besluit tot v e r v r e e m d i n g o p d e juiste wijze bekend gemaakt?

6.

6. O V E R B R E N G I N G V A N A R C H I E F B E S C H E I D E N N A A R D E O P E N B A R E ARCHIEFBEWAARPLAATS Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de A r c h i e f w e t " te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?

6.1.1

A w art. 3 e n

6.1. O v e r b r e n g i n g

Zijn alle te b e w a r e n a r c h i e f b e s c h e i d e n v a n d e g e m e e n t e ,

12-13

n a 2 0 jaar

o u d e r d a n 2 0 jaar, overgebracht n a a r d e d a a r v o o r

overgebracht, idem H A L en S o Z a -

aangewezen openbare archiefbewaarplaats?

archief, z i e v e r d e r 6.1.2.

A b art. 9.1 e n

S e c r e t a r i e - a r c h i e v e n (tot 1988) zijn

12

Pagina 7


6.1.2

O p e n b a r e w e r k e n 1 9 5 0 - 1 9 8 8 is in

B r e n g d e hiervoor in

bewerking; achterstand is g e v o l g v a n

aanmerking komende

A b art. 9.1 e n

stellen v a n prioriteiten.

archiefbestanddelen op

12

Grondtransacties idem. Bouw- en

p l a n m a t i g e wijze over.

m i l i e u v e r g u n n i n g e n : in o v e r l e g met

O v e r l e g hierover met het

R H C o m praktische r e d e n e n nog niet

RHC.

nee

A w art. 3 en


Zo nee,

12-13

na 20 jaar

- w e l k e a r c h i e f b e s c h e i d e n zijn niet o v e r g e b r a c h t ?

overgebracht; k o m e n d e jaren wordt overbrenging gerealiseerd. 6.1.3

nee

A w art. 3 e n


Zo nee,

12-13

na 2 0 jaar

- wat is d e reden c . q . zijn d e r e d e n e n , principieel en/of

z i e 6.1.2.

praktisch, v a n d e niet-tijdige o v e r b r e n g i n g ?

A b art. 9.1 e n 12 6.2

A b art. 9.3

6.2. V e r k l a r i n g e n

M a a k t het c o l l e g e als archiefzorgdrager, s a m e n met d e

van overbrenging

b e h e e r d e r v a n d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s , v a n alle

ja

ja

nvt

ja

deels

ja

o v e r b r e n g i n g e n e e n verklaring o p ? 6.3

A w a r t . 13

6.3. Niet-

Heeft het c o l l e g e a l s a r c h i e f z o r g d r a g e r voor a r c h i e f b e s c h e i d e n

overbrengen

die o m r e d e n e n v a n bedrijfsvoering niet n a 2 0 jaar

vanwege

o v e r g e b r a c h t k u n n e n w o r d e n e e n machtiging tot opschorting

bedrijfsvoering

v a n overbrenging a a n g e v r a a g d e n o n t v a n g e n v a n gedeputeerde staten?

7.

7. A R C H I E F B E W A A R P L A A T S E N , A R C H I E F R U I M T E N E N E - D E P O T S Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

7.2.1

A w . Art. 2 1 . 1 , 3 1 , 7.2 A r c h i e f b e w a a r

Is d o o r het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r e e n e i g e n

33.2 e n 34. A b

gemeentelijke, e e n intergemeentelijke of e e n buiten d e

e i s e n ; n i e u w depot (in a a n b o u w )

art. 1 3 . A e 2 7 - 4 1 ,

g e m e e n t e g e l e g e n archiefbewaarplaats a a n g e w e z e n w a a r v a n

2 0 1 3 w e l na toetsing.

4 7 - 5 7 e n 59

is v a s t g e s t e l d dat d e z e a a n alle in d e Archiefbesluit- e n

plaats

Huidige depot voldoet niet a a n alle

regeling e n g e n o e m d e e i s e n v o l d o e n ? 7.2.2

A w . Art. 2 1 . 1 , 3 1 , 7.2 A r c h i e f b e w a a r Gebruikt het c o l l e g e d e z e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s t.b.v. d e te 33.2 e n 34. A b plaats b e w a r e n overgebrachte a r c h i e f b e s c h e i d e n ? art. 1 3 . A e 2 7 - 4 1 ,

ja

ja

ja

ja

4 7 - 5 7 e n 59 7.3.1

A w a r t . 21.1

7.3. Archiefruimten B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n of m e e r archiefruimten

E r zijn nog w e l e n k e l e

O n d e r n e e m a c t i e o p d e in het

A b a r t . 13

w a a r v a n is v a s t g e s t e l d dat d e z e a a n alle in d e Archiefregeling

aandachtspunten; d e z e worden

inspectierapport g e n o e m d e

A r 27-46, 57

en -besluit genoemde eisen voldoen?

v e r m e l d in het rapport

punten betreffende d e

en 59

archiefinspectie H H W 2 0 1 2 - 2 0 1 3 . D e archiefruimte. kluis bij B u r g e r z a k e n voldoet niet a a n d e e i s e n voor te b e w a r e n archief.

Pagina 8


7.3.2

A w a r t . 21.1

7.3. Archiefruimten G e b r u i k t het c o l l e g e d e z e archiefruimte(n) t.b.v. d e te

A b art. 13

b e w a r e n op termijn naar d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o v e r te

A r 27-46, 57

brengen archiefbescheiden?

ja

ja

nee

nee

en 59 7.4.1

7.4.2

A w a r t . 21.1

7.4. E-depot

B e s c h i k t d e g e m e e n t e o v e r e e n e i g e n gemeentelijk, e e n

Het R H C A l k m a a r o n d e r z o e k t

A b art. 13

intergemeentelijk of e e n buiten d e g e m e e n t e g e l e g e n e-depot

m o m e n t e e l in s a m e n w e r k i n g met d e

Model LOPAI

voor d e bewaring v a n digitale a r c h i e f b e s c h e i d e n dat a a n d e

deelnemende gemeenten, waaronder

E D 3 (Eisen

e i s e n o p b a s i s v a n d e Archiefregeling v o l d o e t ?

H e e r h u g o w a a r d , d e mogelijkheden

Duurzaam

o m tot d e inrichting van/aansluiting bij

Digitaal Depot)

e e n dergelijk e-depot te k o m e n .

A w a r t . 21.1

7.4. E-depot

A b art. 13

Gebruikt het c o l l e g e dit e-depot t.b.v d e te b e w a r e n

nee

nee

ja

ja

archiefbescheiden.

Model LOPAI E D 3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 8.

8. T E R B E S C H I K K I N G S T E L L I N G V A N N A A R A R C H I E F B E W A A R P L A A T S O V E R G E B R A C H T E ARCHIEFBESCHEIDEN.

Hoofdvraag:

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.2.1

A w art. 15 e n 16

8.2 B e p e r k i n g

In b e g i n s e l zijn a r c h i e f b e s c h e i d e n na 20 jaar o p e n b a a r : heeft

A b art 9.3 e n 10

openbaarheid na

het c o l l e g e als archiefzorgdrager d e beperking v a n d e

a a n g e g e v e n , m a a r niet d e g r o n d e n .

2 0 jaar

o p e n b a a r h e i d v a n b e p a a l d e a r c h i e f b e s c h e i d e n n a 2 0 jaar

Dit wordt o p g e p a k t in o v e r l e g met het

a f d o e n d e g e m o t i v e e r d gelet op artikel 15.1 v a n d e A r c h i e f w e t ?

RHC.

De beperkingen worden goed

D e beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke l e v e n s s f e e r ; belang v a n d e S t a a t of zijn b o n d g e n o t e n ; v o o r k o m e n v a n o n e v e n r e d i g bevoor- of b e n a d e l i n g v a n betrokken natuurlijke of r e c h t s p e r s o n e n d a n w e l v a n d e r d e n . 8.2.2

A w art. 15 e n 16


Heeft het c o l l e g e a l s archiefzorgdrager tevoren a d v i e s

A b art 9.3 e n 10

o p e n b a a r h e i d na

ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

ja

ja

ja

nee

ja

ja

2 0 jaar 8.2.3

A w art. 15 e n 16


Heeft het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r v o l d o e n d e rekening

A b art 9.3 e n 10

openbaarheid na

g e h o u d e n met artikel 15.a v a n d e Archiefwet die d e beperking

2 0 jaar

v a n d e o p e n b a a r h e i d v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n i n z a k e milieu informatie inperkt?

8.2.4

A w art. 15 e n 16


H e b b e n het collge als archiefzorgdrager e n d e b e h e e r d e r v a n

A b art 9.3 e n 10

o p e n b a a r h e i d na

d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s het besluit tot d e beperking a a n d e

2 0 jaar

openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden o p g e n o m e n in d e verklaring v a n o v e r b r e n g i n g ?

Pagina 9


8.3

A w art . 15


Heeft het c o l l e g e als archiefzorgdrager voor d e

openbaarheid na

a r c h i e f b e s c h e i d e n die o u d e r zijn d a n 75 jaar e n die het toch

75 jaar

nvt

ja

nee

nee

deels

nee

niet o p e n b a a r wil m a k e n e e n machtiging tot opschorting v a n openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

9.

9. R A M P E N , C A L A M I T E I T E N

EN VEILIGHEID

Hoofdvraag: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzonderhede omstandigheden?

9.1

Wetveiligheidsre

9.1. O n d e r d e e l

B e s c h i k t d e g e m e e n t e / r e g i o o v e r e e n risicoprofiel, beleids- e n

gio's

gemeentelijk

crisisplan w a a r in tenminste p r o c e d u r e s met betrekking tot d e

art. 3

rampenplan

verplaatsing of veiligstelling v a n objecten met e e n

handreiking reg.

cultuurhistorische w a a r d e z o a l s (te bewaren)

Risico-profiel,

a r c h i e f b e s c h e i d e n zijn o p g e n o m e n ?

punt 6 Vitaal Belang 9.2.1

Leidraad calamiteitenplan

9.2. P l a n veiligheid, Heeft d e g e m e e n t e e e n veiligheidsplan voor d e archiefruimten calamiteiten e n e n a r c h i e f b e w a a r p l a a t s met e e n calamiteitenplan e n

a r c h i e v e n L O P A I ontruiming

C a l a m i t e i t e n p l a n archiefruimten is

R o n d actualisatie

w e l i s w a a r a a n w e z i g , m a a r dateert uit c a l a m i t e i t e n p l a n af.

ontruimingsplan?

2 0 0 6 , uit d e periode dat d e a r c h i e v e n z i c h nog op v e r s c h i l l e n d e locaties b e v o n d e n . D e vereiste actualistatie nadert inmiddels z ' n voltooiing.

9.2.2

Modellen coalamiteiten e n

9.2. P l a n veiligheid, Heeft d e g e m e e n t e daarin e e n v e r z a m e l p l a a t s a a n g e w e z e n calamiteiten e n voor te ontruimen a r c h i e f b e s c h e i d e n o.b.v. prioriteiten in het

collectieplan

ontruiming

nee

nee

c o l l e c t i e p l a n ? (zie ook 9.1.)

RCE/ICN 10.

10. M I D D E L E N E N M E N S E N Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

10.1

A w art. 30.2

10.1. Middelen

H o e v e e l m i d d e l e n stelt het c o l l e g e als archiefzorgdrager na

nee

Voldoende

g o e d k e u r i n g d o o r d e raad ter beschikking o m d e kosten te d e k k e n die zijn v e r b o n d e n a a n d e uitoefening v a n d e z o r g voor c.q. het b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n van d e gemeentelijke o r g a n e n e n het toezicht d a a r o p ?

Pagina 10


10.2.1

A w art. 32

nee

Niet o v e r g e b r a c h t e a r c h i e v e n : c a . 8

10.2. M e n s e n ,

H o e v e e l m e n s e n (fte's) stelt het c o l l e g e als a r c h i e f z o r g d r a g e r

kwantitatief

n a g o e d k e u r i n g d o o r d e raad ter b e s c h i k k i n g o m d e kosten te

fte InformatieBeheer (incl.

d e k k e n die zijn v e r b o n d e n a a n d e uitoefening v a n d e z o r g voor

coördinatie)

c.q. het b e h e e r v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n v a n d e g e m e e n t e l i j k e o r g a n e n resp. voor e n n a overbrenging v a n d e a r c h i e f b e s c h e i d e n naar d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s ? (Zie o o k 2.2.) 10.2.2

A w art. 32

10.2. M e n s e n ,

Zijn er a c h t e r s t a n d e n in d e wettelijk verplichte

kwantitatief

werkzaamheden?

ja

nee

Het betreft a c h t e r s t a n d e n in

Z i e 6.1.2.

bewerking/overbrengen van enkele archiefbestanddelen. D e z e worden via e e n prioriteitenlijst planmatig aangepakt. Bewerkingsplan ontbreekt.

10.2.3

A w art. 32

10.2. M e n s e n ,

Zijn er a a n m e r k i n g e n g e w e e s t vanuit d e externe provinciale

kwantitatief

toezichthouders?

ja

nee

In 2 0 0 8 heeft P A I g e r a p p o r t e e r d dat IB te z w a a r belast wordt, w a a r d o o r kwaliteit v a n d e dienstverlening o n d e r z w a r e druk komt te s t a a n . G e m e e n t e ziet tekort niet a l s structureel, m a a r als tijdelijk als g e v o l g v a n hybride situatie; hiervoor wordt o p projectbasis extern ingehuurd. Doorlichting V H I C (feb. 2 0 1 2 ) concludeert dat H H W w e l i s w a a r e e n relatief kleine afdeling IB heeft, m a a r onderschrijft niet dat h i e r m e e kwaliteit o n d e r z w a r e druk komt te s t a a n . W e l blijven er mogelijk b e p a a l d e taken liggen. Uit inspectie R H C sept. 2 0 1 2 blijkt dat d e t a k e n die blijven liggen z i c h t o e s p i t s e n o p o n d e r m e e r het o n w i k k e l e n e n uitzetten v a n beheerinstrumenten, vastleggen p r o c e d u r e s e n kwaliteitscontroles e n b e l e i d s a d v i s e r i n g e n -ontwikkeling.

10.3.1

A w art. 32

10.3. M e n s e n ,

K a n het c o l l e g e a l s archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau

kwalitatief tbv

w a a r o n d e r d e opleiding v a n het o n d e r 10.2 b e d o e l d e

opleiding/scholing. V o o r

beheer

p e r s o n e e l a a n g e v e n a l s m e d e hun mogelijkheden voor bij- e n

beleidsadviseringZ-ontwikkeling

n a s c h o l i n g ? (Zie o o k 2.2.)

ja

nee

E r is bewust g o e d g e ï n v e s t e e r d in

richting strategisch vlak dient v o l d o e n d e capaciteit vrijgemaakt te worden.

Pagina 11


10.3.2

A w art. 32

10.3. M e n s e n ,

K u n n e n alle soorten wettelijk verplichte w e r k z a a m h e d e n n a a r

kwalitatief tbv

behoren worden gedaan?

ja

nee

W e l is er e e n e n k e l e a c h t e r s t a n d bij de bewerking/overbrenging.

beheer 10.3.3

A w art. 32

10.3. M e n s e n ,

Zijn er a a n m e r k i n g e n g e w e e s t vanuit d e externe provinciale

kwalitatief tbv

toezichthouders?

nee

nee

beheer 10.4

A w art. 31.2

10.4 M e n s e n ,

H o e v e e l formatieruimte heeft het c o l l e g e als archiefzorgdrager

Model LOPAI +

kwantitatief tbv

vastgesteld voor het toezicht op het b e h e e r v a n d e niet n a a r

nee

R H C : Structureel 1 fte * tijdelijke externe inhuur uit e i g e n m i d d e l e n

W G A ( n u B R A I N ) toezicht

d e a r c h i e f b e w a a r p l a a t s o v e r g e b r a c h t e a r c h i e f b e s c h e i d e n . Dit

R H C . Volgens Rekennorm

rekennormformati

betreft d e g e m e e n t e a r c h i v a r i s met d e gemeentelijke

o n v o l d o e n d e formatieruimte, dit heeft

e gem.

archiefinspecteurs of a n d e r e m e d e w e r k e r s ? (Zie ook 2.2.)

aandacht R H C .

Archiefinspectie

Pagina 12


ONTVANGEN Regionaal Archief

Recommend Documents