Foto: Mike Bink
Jaarverslag 2014 Regionaal Archief Alkmaar
Foto: Mike Bink
Jaarverslag 2014 Regionaal Archief Alkmaar
Nog steeds bij de tijd De afwikkeling van de verhuizing naar de Bergerweg is helemaal achter de rug. Nu is het tijd om onze aandacht weer op de (verre) toekomst te richten, namelijk digitale archieven. Daar zet het Regionaal Archief Alkmaar onder meer op in door te werken aan de komst van een e-depot, een voorziening voor langdurige bewaring van digitale archieven. Dit zal zowel voor het Regionaal Archief als voor de aangesloten gemeenten nog veel voorbereiding vergen!
Ondanks een relatief kleine bezetting en beperkt budget heeft het Regionaal Archief in het jaar 2014 al een goede start gemaakt met de in het beleidsplan ‘Bij de tijd 2015-2018’ geformuleerde doelen. De dubbele opdracht die hierin staat beschreven, namelijk de dienstverlening aan burgers en aangesloten overheden, wordt reeds uitgevoerd vanuit de kerngedachten coöperatief, inventief en proactief te zijn. In 2014 is voldaan aan de bezuinigingsopdracht van ruim 3%. Hiermee is op de gemeentelijke bijdragen in de periode 20112014 bijna 12% bezuinigd. Als daar nog de opgelegde taakstelling ter grootte van de jaarlijkse indexering bij opgeteld wordt, komt de totale bezuiniging over de afgelopen vier jaar uit op bijna 18%. Alleen zonder verdere bezuinigingen kunnen we ons beleid voortzetten en vernieuwen. Voor nieuwe taken, zoals het ontwikkelen van een e-depot, zal daarnaast nieuwe financiering gevonden moeten worden. Alleen dan blijven we bij de tijd. Paul Post Directeur Regionaal Archief Alkmaar
Foto: Rick Akkerman
Foto: Theo van Houts
E-depot Het Regionaal Archief heeft het initiatief genomen tot het pilotproject ‘Duurzaam digitaal archiveren’ in voorbereiding op een e-depot. We werken hierbij samen met de gemeente Heerhugowaard en twee andere archiefdiensten en gemeenten buiten de regio. In deze pilot wordt de gemeentelijke administratie aan een e-depot en archiefbeheerssysteem gekoppeld. Doel van de pilot is te komen tot een blauwdruk voor een e-depot. Hierin worden de te nemen stappen voor archiefdiensten en gemeenten, alsmede de lasten en mogelijke baten van een e-depot helder beschreven. De pilot krijgt financiële ondersteuning van het innovatieprogramma Archief2020. Het Regionaal Archief streeft naar een werkend e-depot voor de aangesloten gemeenten in 2018. Het e-depot in 2014 In 2014 is een adviseur digitale informatie aangesteld die zich bezighoudt met de ontwikkeling en realisatie van een e-depot. Daar hoort ook het adviseren van overheidspartners over de aansluiting van de gemeentelijke administratie op het e-depot bij. Digitale informatie moet immers klaar zijn om te zijner tijd opgenomen te kunnen worden in een e-depot. In het kader daarvan is overeenstemming over het
gebruik van metadata en het in kaart brengen van aanwezige digitale informatiebestanden van groot belang. Binnen de werkgroep ‘Metadata’, waar een zestal bij het Regionaal Archief aangesloten gemeenten aan deelneemt, is gekozen voor gebruik van het metadatamodel ‘Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden’ (TMLO). In het verslagjaar is tijdens een workshop, waaraan alle aangesloten gemeenten deelnamen, het model behandeld. Ten slotte neemt het Regionaal Archief naast de pilot deel aan diverse landelijke overleggen op het gebied van e-depot om goed op de hoogte te blijven van ontwikkelingen.
Foto: Henk Siteur
Inspectie
Advies
Op basis van de Archiefwet oefent het Regionaal toezicht uit op de informatiehuishouding bij de aangesloten overheden, inclusief gemeenschappelijke regelingen en het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier. In 2014 zijn inspecties bij de gemeenten Hollands Kroon en Schagen uitgevoerd en gerapporteerd.
De regels en normen waaraan de informatiehuishouding van overheden moet voldoen zijn niet vast en alomvattend. Archief inspecteurs worden ook ingezet als adviseurs omdat de dynamiek in het veld van ICT en informatiemanagement groot is. De gemeentelijke archiefinspecteur geeft het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging en (digitaal) informatiebeheer.
Naar aanleiding van de invoering van KPI’s (Kritische Prestatie Indicatoren) bij gemeenten zijn tevens KPI-verslagen uitgebracht aan de gemeenten Den Helder en Hollands Kroon en vonden verificatiegesprekken plaats. Eveneens verstrekte de archief inspecteur machtigingen voor vernietiging en voor verkorting van bewaartermijnen aan aangesloten organisaties. Tot slot zijn er afspraken gemaakt over het monitoren van verbeter acties in de informatiehuishouding van de gemeente Den Helder. Ook is er begeleiding gegeven aan de gemeenten Alkmaar, Schermer en Graft-de Rijp bij het samenvoegen van de informatiehuishouding in aanloop naar de fusie per 1 januari 2015.
In 2014 is advies uitgebracht over het voorgenomen besluit van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderwartier (HHNK) om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties en is in het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven advies gegeven aan de aangesloten overheden ten aanzien van het invullen van de KPI’s.
Jaarverslag 2014 lezen? Ga voor het volledige jaarverslag 2014 naar bit.ly/RAAjaarverslag2014
Studiezaal en digitaal Het Regionaal Archief heeft een vierdaagse openstelling van de studiezaal en werkt jaarlijks mee aan publieksactiviteiten zoals Kunst tot de Nacht en Open Monumentendag. Daarnaast organiseerde het Regionaal Archief in 2014 een voorjaarsevenement, een Tweede Wereldoorlog-dag en een Open Dag. In totaal zijn er 6.731 bezoekers ontvangen. In het najaar is gestart met een pilot waarbij de studiezaal op een aantal zaterdagen geopend is. Digitale dienstverlening via de website archiefalkmaar.nl zorgt ervoor dat onderzoekers op afstand 24/7 hun werk kunnen doen. Via de website worden historische bronnen op gedetailleerde wijze ontsloten. De website wordt continu bijgehouden en gemoderniseerd. In 2014 zijn nieuwe viewers voor kranten, tijdschriften en adresboeken gelanceerd, is de beeldbank aangepast zodat die nu te gebruiken is op tablets en zijn de chronologische indexen op de notariële archieven digitaal toegankelijk gemaakt. Regelmatig digitaliseert het Regionaal Archief delen van archieven en collecties. Dit om het originele materiaal te beschermen tegen versneld verval door gebruik. Maar ook om het via de website beschikbaar te stellen voor publiek over de hele wereld.
In 2014 is gestart met een ‘Charterproject’, waarin de komende tijd zo’n 3.000 charters, stammend uit 1325 tot de 18e eeuw, uit alle gemeentearchieven een betere berging krijgen en tevens gedigitaliseerd worden. In 2014 zijn al 300 charters verwerkt.
Foto: Mike Bink
Naar buiten met de collectie
Communicatie
Het Regionaal Archief treedt continu naar buiten met de collectie door deze te presenteren aan het publiek. In 2014 kwam de vaste expositieruimte aan de Bergerweg gereed en ontving 500 bezoekers. Van de tentoonstellingen die het Regionaal Archief buiten de deur inrichtte mag ‘101 ogenblikken’ met foto’s van voormalig Panoramafotograaf Theo van Houts in het Stedelijk Museum Alkmaar een hoogtepunt genoemd worden. En naast de populaire rubriek ‘Ik was erbij’ in de Alkmaarsche Courant was het boek ‘Helder Den Helder’ (i.s.m. de Helderse Historische Vereniging) een groot succes.
Het actieve karakter van het communicatiebeleid is zichtbaar in de vele artikelen over activiteiten van het Regionaal Archief die in 2014 verschenen in de lokale, regionale en landelijke pers. Op het gebied van sociale media zijn we nieuwsgierig en vooruitstrevend. De waardering daarvoor zien we terug in de populariteit van onze pagina’s / accounts (per 1-1-2015: 1.111 Twittervolgers en 2.217 Facebookvrienden).
Educatie Het Regionaal Archief is een historische werkplaats. De gebruiker van archieven en collecties krijgt cursussen, workshops en andere educatieve programma’s aangeboden om de archieven en collecties zelf te kunnen interpreteren. Met programma’s voor basis- en middel baar onderwijs verbreedt het Regionaal Archief het historisch besef bij kinderen en jongeren. De verwerking van historische bronnen in gepubliceerd onderzoek zorgt vervolgens voor kennisverspreiding van (en dus binding met) de lokale en regionale geschiedenis.
Samenwerken Het Regionaal Archief Alkmaar werkt samen met partnerpartijen in erfgoed, cultuur en overheidsdocumentatie. Onder meer door platforms te creëren waar we gezamenlijk informatie kunnen presenteren, zoals de ‘op de kaart’-websites, waar na het gereed komen van de Alkmaarse site, in 2014 is gewerkt aan sites voor Heiloo en Heerhugowaard.
Foto: Henk Siteur
Een groeiende collectie Het Regionaal Archief ontvangt ieder jaar vele meters aan archiefmateriaal van gemeenten en particulieren. In 2014 is onder meer het bouwvergunningenarchief van de gemeente Bergen over de periode 1901-2000 overgedragen en het archief van het Petrus Canisius College in Alkmaar verworven. Door middel van plaatsingslijsten en inventarissen wordt dit materiaal toegankelijk gemaakt voor het publiek. Ook de bibliotheek van het Regionaal Archief Alkmaar wordt voortdurend aangevuld en herbergt een grote collectie publicaties over de regionale en lokale geschiedenis van het werkgebied. De beeldcollectie is in 2014 onder meer uitgebreid met twee door de Historische Vereniging Alkmaar geschonken albums die een fotografisch verslag bieden van de restauratie van de Grote of Sint Laurenskerk te Alkmaar tussen 1923 en 1926.
Algemeen bestuur Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (per 31-12-2014) dhr. P.M. Bruinooge
(Alkmaar)
(DB voorzitter)
dhr. K.F. Schuiling
(Den Helder)
(DB vicevoorzitter)
dhr. J. Nieuwenhuizen
(Langedijk)
(DB portefeuillehouder financiën)
mw. H.R. Oosterop-Van Leussen (Graft-de Rijp) (BD portefeuillehouder personeel) mw. O. Rasch
(Bergen)
dhr. H. Klijnstra
(Castricum)
dhr. L. Dickhoff
(Heerhugowaard)
dhr. T.J. Romeyn
(Heiloo)
dhr. J.R.A. Nawijn
(Hollands Kroon)
dhr. B. Blonk
(Schagen)
dhr. J.C. Hagens
(Schermer)
mw. M.L. Loef (adviserend lid namens de Provinciale Archiefinspectie)
Uit alle collecties worden veelvuldig aanvragen gedaan voor zowel privédoeleinden als voor commercieel gebruik door bedrijven en media en bijvoorbeeld educatieve projecten van gemeenten.
Foto: Henk Siteur
Bezoekadres
Postadres
t [072] 850 82 00
Bergerweg 1
Postbus 9232
[email protected]
1815 AC Alkmaar
1800 GE Alkmaar
www.archiefalkmaar.nl
Feiten en cijfers Fysiek bezoek Aantal bezoekers in studiezaal en bij activiteiten Aantal bezoekers bij activiteiten buitenshuis Digitaal bezoek Unieke bezoekers archiefalkmaar.nl Paginaweergaven archiefalkmaar.nl Unieke bezoekers alkmaaropdekaart.nl Paginaweergaven alkmaaropdekaart.nl Educatie Deelnemers cursus / workshop Bezoek middelbare scholieren Bezoek basisschoolleerlingen Digitalisering Charters gedigitaliseerd Krantenpagina’s toegevoegd aan viewer Tijdschriftpagina’s toegevoegd aan viewer Afbeeldingen gepubliceerd via de beeldbank Invoer / correctie akten via website Communicatie Twitter volgers Facebook vrienden
Volg ons op
Persberichten Abonnees digitale nieuwsbrief 6.731 1.450
140.398 2.596.370 9.946 45.019
172 191 474
300 172.000 7.000 1.900 84.408
1.111 2.217
Archieven Acquisitie overheidsarchieven Acquisitie particuliere archieven Nieuwe inventarissen Bewerkte inventarissen Aanvragen studiezaal uit archieven en collecties
16 415
254,5 meter 34,9 meter 9 13 circa 7.000
Bibliotheek Aanwinsten bibliotheek * Beschreven boeken in de catalogus Beeldcollectie Ontsloten afbeeldingen Aanvragen commercieel gebruik afbeeldingen Aanwinsten beeldcollectie
438 604
circa 1.850 circa 30 45
Medewerkers Aantal medewerkers in dienst Aantal FTE Verzuimpercentage medewerkers Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires * Exclusief schenking Koninklijke Bibliotheek van circa 1.000 Kluitman-boeken
17 14,2 4,05 % 42 3
