Plannen aansluiting
Streekarchief Bommelerwaard (SAB) bij het Regionaal Archief Rivierenland (RAR)
2012
Inhoudsopgave: 1. 2. 3. 4.
Samenvatting Sterkte-zwakte analyse SAB Vergelijking van beide diensten Overwegingen
3 4 7 11
2
1. Samenvatting Momenteel wordt een onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheid en de wenselijkheid om het Streekarchief Bommelerwaard (SAB) aan te laten sluiten bij het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) te Tiel. Deze nota is bedoeld om u hierover nader te informeren en u een principe-uitspraak te vragen ten aanzien van deze kwestie. Belangrijkste voordelen samengaan: Een grotere dienst is minder kwetsbaar en er is meer specialisatie mogelijk. Door de toenemende digitalisering komen er minder fysieke bezoekers op de studiezaal, waardoor de noodzaak om een archiefdienst ‘dicht bij huis’ te hebben, afneemt. Een grotere dienst kan beter inspelen op de noodzaak om de archieven en collecties goed te digitaliseren, te ontsluiten en onder de aandacht van gebruikers te brengen en te houden. Het toezicht op het beheer van de moderne (digitale) gemeentelijke archieven, al jarenlang een probleem, kan beter vorm worden gegeven. Bij het RAR is daarvoor specialistische kennis en ervaring voorhanden. In de afgelopen jaren is bij het SAB bezuinigd en er is geen geld voor noodzakelijk geachte moderne ontwikkelingen. Mogelijkheden in de huidige opzet om verdere verantwoorde kostenreductie te realiseren, zijn niet aanwezig. Bij een samengaan op één locatie in Tiel, kan worden bespaard, met name in de huisvestingskosten. Het College van BenW van Zaltbommel heeft te kennen gegeven het bestaande pand van het SAB aan te willen kopen. Belangrijkste mogelijke nadelen: De fysieke afstand tot het streekarchief wordt voor de inwoners van de Bommelerwaard groter. Er zal gewerkt moeten worden aan methoden om de inwoners van de streek betrokken te houden bij de dienst. Beide diensten hebben in het verleden ten aanzien van de digitale dienstverlening en automatisering andere keuzes gemaakt, die op elkaar afgestemd moeten worden. De depotcapaciteit bij het RAR zal sneller teruglopen, waardoor sneller voorzieningen moeten worden getroffen voor de opvang van de aanwas aan archieven. Indien de uitkomsten van het onderzoek naar de mogelijkheden om aan te sluiten bij het RAR positief zijn, is het de bedoeling om te streven naar een samengaan per 1 januari 2014. Daartoe zou dan in het tweede kwartaal van 2013 een nieuwe gemeenschappelijke regeling ter beoordeling worden voorgelegd aan alle betrokken gemeenteraden. Wij stellen u voor om akkoord te gaan met het samengaan van beide diensten indien het onderzoek oplevert dat de hierboven geschetste voordelen haalbaar zijn en indien er een aanvaardbare oplossing wordt gevonden voor de geschetste mogelijke nadelen. November 2012, het Algemeen Bestuur van het Streekarchief Bommelerwaard:
J.J.T.M. Leijdekkers voorzitter
A. van den Bosch, secretaris-penningmeester.
3
2. Sterkte-zwakte analyse SAB A. Sterke punten: 1. Sterke lokale inbedding Goede contacten met het 'veld'. Samenwerking met musea, historische verenigingen, Vriendenstichting van het archief, etc. Deze zijn zeker sterk gebaat bij een goed functionerend streekarchief en het SAB ondervindt veel hulp van deze instellingen. De vriendenstichting heeft de afgelopen jaren sterk bijgedragen aan de financiering van niet-wettelijk verplichte taken. Die lokale betrokkenheid heeft ook geleid tot een kleine, maar trouwe en deskundige groep van vrijwilligers die een of meer dagdelen assisteren bij ons werk. 2. Dicht bij de belangstellenden Traditioneel komen archieven het beste tot hun recht in de streek waar ze zijn ontstaan. Inwoners van de Bommelerwaard stellen het ook op prijs dat ze niet ver hoeven te reizen voor de gegevens. Het belang van digitale dienstverlening neemt echter steeds meer toe. Nieuwe wegen moeten worden gezocht en bewandeld om de klanten van dienst te zijn. Daarbij wordt de fysieke afstand tot de analoge stukken minder belangrijk. 3. Goede huisvesting Een goede centrale huisvesting met een goedgekeurde archiefbewaarplaats die aan alle moderne eisen voldoet. De huisvesting is bij ongewijzigd beleid en voor zover we nu kunnen bezien, toereikend tot 2029. Uiterlijk in dat jaar moet van de beide gemeenten weer een blok van 10 jaar archief worden overgenomen. Het versneld overbrengen van de gemeentelijke archieven tot aan de herindeling was een goedkope oplossing voor de gemeenten, die anders fors hadden moeten investeren in eigen voorzieningen in de beide gemeentehuizen (en in de ontsluiting van het nietgeïnventariseerde materiaal). 4. Sterke nadruk op kerntaak: ontsluiting en ter beschikking stellen Veel aandacht voor ontsluiting materiaal. De wijze en omvang van de ontsluiting van het beheerde materiaal is goed. 5. Goede digitale dienstverlening De dienst heeft een prima website die veel gebruikt wordt en waarop veel toegangen te vinden zijn. Weliswaar gaat het op het totaal van het aanwezige materiaal procentueel om nog maar een klein deel van de bestanden (ca 4%), maar het zijn wel verreweg de meest geraadpleegde bestanden: a. Alle primaire genealogische bronnen zijn gedigitaliseerd en geïndexeerd op de website toegankelijk. Het gaat om enkele duizenden kerkelijke doop-, trouw- en begraafregisters, registers van de burgerlijke stand, bevolkingsregisters, etc. en daarnaast duizenden persoonskaarten. Een in Nederland vooralsnog unieke prestatie. b. Daarnaast zijn veel secundaire genealogische bronnen digitaal beschikbaar en deels ook op naam doorzoekbaar. Het betreft dan bronnen als notariële repertoria, borgbrieven en rechterlijke registers. c. Vrijwel alle oude Bommelerwaardse kranten (aanwezig vanaf 1873) zijn gedigitaliseerd en op trefwoord doorzoekbaar. Het weekblad De Toren zelfs tot en met 2008. d. Van de rijke beeldcollectie (ca. 200.000 foto’s, kaarten, films, etc.) zijn momenteel ruim 20.000 items gedigitaliseerd en beschreven toegankelijk via de website. 4
e. Toegangen op de archiefbestanden (archiefinventarissen), de catalogus van de bibliotheek en een toegang op alle bouw- en milieuvergunningen tot 1980 zijn op de websiste te raadplegen. Zie voor dit aspect hieronder bij de Zwakke punten ook punt 6.
B. Zwakke punten: 1. Personeelssituatie De formatie is erg klein en daardoor kwetsbaar. De inzet van medewerkers van Lander is onzeker en als er iemand van de Landerkrachten weggaat is het zoeken naar een kwalitatief vergelijkbare kracht tegenwoordig erg lastig, zo niet onmogelijk, gezien het cliëntenbestand van Lander. Dat alles maakt de personeelssituatie bijzonder kwetsbaar. 2. Beheer verhuurde deel gebouw Het deel van het gebouw waarin het SAB is gevestigd voldoet goed. Het beheer van het aan het Gezondheidscentrum met ingang van 2005 voor 10 jaar verhuurde gedeelte is echter een last en behoort niet tot de ‘core business’ van de dienst. De Inkomsten aan huur en servicekosten zijn te laag in relatie tot de kosten. Het rendement op de investering is feitelijk te laag. 3. Acquisitie en beheer documentatiecollecties en particuliere archieven. Er zijn weinig mogelijkheden, zowel financieel als personeel, om documentatiecollecties op te bouwen, in stand te houden en te ontsluiten. De acquisitie van particuliere archieven is altijd passief geweest en niet actief. Daardoor gaat mogelijk veel materiaal verloren over de historie van de streek. 4. Beperkte mogelijkheden educatieve taken Mede door de sterke nadruk op de ontsluiting van overheidsarchieven en de andere wettelijke taken beschikt de dienst over beperkte middelen om de educatieve, externe taken uit te voeren. Ook al wordt structureel gekozen voor het zoveel mogelijk uitvoeren van de strikt wettelijke taken, er zal toch enige aandacht voor de meer extern gerichte taken moeten zijn. De dienst moet proberen om de naamsbekendheid in stand te houden en te vergroten. Gebruik van de archieven, niet alleen door de gemeenten zelf, maar ook ten behoeve van het historische onderzoek, is in ieders belang. Landelijk gezien wordt dit onderdeel van het werk van archiefdiensten steeds belangrijker. Dit wordt mede ingegeven door het beleid van de regering om de cultuurparticipatie zoveel mogelijk te bevorderen. 5. Toezicht op moderne archieven (inspectietaak) Aan deze taak wordt veel te weinig aandacht besteed door het ontbreken van voldoende capaciteit, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin. De moderne ontwikkelingen eisen een verregaande gespecialiseerde kennis op het gebied van digitale archivering en e-depotfaciliteiten. 6. Digitalisering van archiefbestanden Het SAB heeft op dit terrein al enkele flinke stappen gezet, met name ten aanzien van het meest gebruikte materiaal, zoals hierboven bij de sterke punten onder punt 5 is uiteengezet. Maar er is een wens geformuleerd om binnen 15 jaar (vanaf 2010) 15% van het meest gebruikte materiaal digitaal te ontsluiten en aan te bieden op de website. Daarin is nog een lange weg te gaan. Momenteel is er ca. 4%, ofwel 150 strekkende meter gedigitaliseerd van het totaal van ca. 3700 strekkende meter. Dat een aantal belangrijke stappen kon worden gemaakt ten aanzien van digitalisering is te danken aan min of meer toevallige baten die mochten worden
5
ingezet en bijdragen van derden, onder meer van de Stichting Vrienden van het Streekarchief Bommelerwaard. Er zijn geen structurele middelen van enige betekenis om het gestelde doel te bereiken. Met de toenemende digitalisering nemen de structurele jaarlijkse exploitatielasten toe (beheer website, data-opslag en dataverkeer). 7. Automatisering Het archiefbeheer- en inventarisatiesysteem draait nog steeds op zelf ontwikkelde programma’s en dat maakt de zaak kwetsbaar. Aansluiting bij een van de landelijk in gebruik zijnde systemen is wenselijk. De kwetsbaarheid van de dienst op het gebied van automatisering is de afgelopen jaren wel verminderd. Dit onder andere door het afsluiten van een SLA met de gemeente Zaltbommel. Ook de ontwikkeling van de website en het webbased ontsluiten van zaken als de bibliotheekcatalogus, index op vergunningen en de genealogische bronnen, heeft daar toe bijgedragen. 8. Relatief veel overhead en minder efficiënt Een kleine dienst kent relatief veel werkzaamheden puur voor het in stand houden van dienst. Het leidt tot relatief veel overhead(kosten). Werk dat in een grotere dienst ook moet worden gedaan maar daar in verhouding tot het totaal minder geld en moeite kost, zoals gebouwenbeheer, beleidszaken, begrotingen, zaken rondom Arbo, calamiteitenplanning, inkoop, etc. Het is voor een kleine dienst moeilijk om overal in thuis te raken. Echte specialisatie is niet goed mogelijk.
6
3. Schematische vergelijking Regionaal Archief Rivierenland (RAR) en Streekarchief Bommelerwaard (SAB)
1. Beheer
2. Acquisitie
3. Archiefinspectie
4. Educatie
5. Beeld (atlas, fotocollectie, film, audio) 6. Inzet vrijwilligers
Regionaal Archief Rivierenland Depots voldoen aan wettelijke voorschriften. Materiële verzorging (verpakking, etikettering, e.d.) goed. Restauratie / conservering wordt systematisch aangepakt via globaal schadeinventarisatierapport. Boekbinder en behoudsmedewerker in dienst.
Overheidsarchieven conform wettelijk voorschrift na 20 jaar overgenomen in blokken van 10 jaar. (nog niet alle bestanden zijn consequent allemaal overgenomen). Ruime actieve acquisitie particuliere archieven. Er zijn structureel uren voor inspectie vrijgemaakt (het is een deeltaak voor 2 medewerkers). Er worden structureel audits uitgevoerd bij de deelnemende instanties. Actief beleid t.a.v. exposities, schoolprojecten, e.d. De dienst heeft een eigen expositieruimte, goed geoutilleerde ruimten voor het geven van workshops, cursussen, het ontvangen van schoolklassen en het geven van lezingen. Actief beleid verzamelen en digitalisering, deels in eigen beheer.
Acht vrijwilligers die samen in totaal ca. 10 dagen werken (equivalent van 2 fulltime krachten). Tot nu toe allemaal in eigen huis, niet op afstand. Wel is inmiddels een mogelijkheid geschapen om vrijwilligers ook op afstand te
7
Streekarchief Bommelerwaard Depots voldoen aan wettelijke voorschriften. Materiële verzorging (verpakking, etikettering, e.d.) goed. Restauratie / conservering aangepakt met bescheiden jaarlijks budget en in het verleden enkele grote eenmalige projecten voor het Waterschap Rivierenland en gemeente Zaltbommel. Geen boekbinder en ook geen specifieke behoudsmedewerker in dienst. Overheidsarchieven tot en met 1998 compleet overgenomen (tot aan gemeentelijke herindeling dus eerder overgenomen dan wettelijk verplicht). Beperkte passieve, terughoudende acquisitie particuliere archieven. Er wordt alleen incidenteel iets aan inspectie gedaan, niet structureel en te weinig. Kwalitatief en kwantitatief gebrek aan (personele) middelen voor deze taak. Zeer terughoudend beleid, meer gericht op faciliterend / ondersteunend. Geen eigen expositieruimte, geen afzonderlijke ruimten voor educatieve / culturele activiteiten. Idem met dien verstande dat ten aanzien van verzamelen afstemming heeft plaatsgevonden met musea in de streek. Er zijn 6 vrijwilligers die een of meer dagdelen in eigen huis (totaal 4,5 dag) en een vijftal vrijwilligers die op afstand (webbased) een zeer wisselend aantal uren per week werken. Werving vrijwilligers verloopt
7. Informatisering / automatisering
8. Huisvesting
kunnen laten werken (webbased). In het gebouw is een afzonderlijke uitstekend geoutilleerde ruimte voor vrijwilligers. Daarom is een wervingscampagne gestart om meer vrijwilligers te krijgen. Die campagne is succesvol. Kantoorautomatisering: SLA met gemeente Tiel, Culemborg en Geldermalsen (werken samen op dit gebied). Contract voor website, archiefbeheersysteem, inventarisatie, indexering, krantendatabank, etc. met De Ree (systeem Mais Flexis). Circa 25.000 foto’s gedigitaliseerd beschikbaar op website. Digitalisering primaire genealogische bronnen nagenoeg afgerond. Er wordt hard gewerkt aan indexering primaire genealogische bronnen. Archiefbeheersysteem voorziet niet alleen in beheersgegevens, maar o.a. ook in uitgifte bezoekerspassen, reservering vooraf van stukken die bezoekers willen inzien. Archiefbank kent mogelijkheid tot scanning on demand en toevoeging gedigitaliseerde bestanden aan beschrijvingen. Er komt een informatiseringplan dat samenhang brengt tussen het algemeen beleid van het RAR en het ICT beleid. Nieuw gebouw in Tiel voldoet aan alle eisen. Bij onveranderd beleid groot genoeg tot 2040 (dus zonder de gevolgen van een eventueel samengaan van beide diensten). Door gebruik te maken van moderne technieken is het gebouw energiezuinig.
8
moeizaam.
Kantoorautomatisering: SLA met gemeente Zaltbommel. Contract voor website, indexering, krantendatabank, etc. met Pictura (systeem Memorix Maior). Archiefbeheersysteem, inventarisatiesysteem nog in eigen beheer en minder uitgebreid dan systeem RAR. Circa 20.000 foto’s gedigitaliseerd op website. Indexering en digitalisering primaire genealogische bronnen afgerond. Informatiseringplan voorziet in digitalisering en publicatie op site van 15% van het materiaal in 15 jaar tijd. Daarbij is prioritering vastgesteld. Momenteel is ca. 4% gedigitaliseerd en zijn er 2 jaar van de 15 om.
Gebouw in Zaltbommel uit 1994 en 2001 (2e depot) voldoet aan alle eisen, maar is minder energiezuinig en oudste klimaatinstallatie is al bijna 20 jaar oud. Bij ongewijzigd beleid is het gebouw groot genoeg tot 2030 (Dit dus rekening houdende met het feit dat er tot 2029 wettelijk geen nieuwe archiefblokken door de gemeente hoeven te worden overgebracht. Indien er op enig moment toch wordt gekozen voor eerdere overbrenging zal er eerder behoefte aan meer depotruimte ontstaan). Verhuurde deel complex rendeert
9. Juridisch
10. Financiën
Gemeenschappelijke regeling van 6 gemeenten (Tiel, Geldermalsen, Neerijnen, Buren, Neder-Betuwe en Culemborg) en een dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland. De gemeenschappelijke regeling wordt in 2012 geactualiseerd. De overeenkomst met het Waterschap loopt heeft betrekking op ca. 1000 meter archief en loopt nog door tot 111-2016. Financiering door bijdrage per inwoner door de deelnemende gemeenten en betaling voor dienstverleningsovereenkomst door het Waterschap Rivierenland.
niet voldoende. Beheer daarvan is een last. Gemeenschappelijke regeling van 2 gemeenten (Zaltbommel en Maasdriel) en een dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland. De overeenkomst met het Waterschap loopt heeft betrekking op ca. 1000 meter archief en loopt nog door tot 1-1-2014.
Financiering door bijdrage per inwoner door de deelnemende gemeenten, betaling voor dienstverleningsovereenkomst door het Waterschap Rivierenland en huurinkomsten verhuur Gezondheidscentrum.
Cijfermatige vergelijking
Aantal inwoners werkgebied raming 1-1-2012 Huidige depotcapaciteit in strekkende meters. Gebruikte depotcapaciteit in strekkende meters. Aantal beheerde ‘archiefblokken’ (kunnen bestaan uit meerdere archieven) Gedeelte van de archieven in strekkende meters dat voorzien is van een definitieve of voorlopige inventaris. Gedeelte van de archieven in strekkende meters dat voorzien is van een plaatsingslijst of magazijnlijst Gedeelte van de archieven in strekkende meters dat nog geen enkele toegang heeft
Regionaal Archief Rivierenland 155.550
Streekarchief Bommelerwaard 50.825
ca. 14.000
ca. 4.750
ca. 9.000
ca. 3.700
ca. 1.500
ca. 300
ca. 3.650
ca. 3.100
ca. 5.000
ca. 580
ca. 350
ca. 20
9
Gedeelte van de archieven en collecties dat definitief materieel is verzorgd in strekkende meters. Tot en met welk jaar zijn de gemeentelijke archieven in beheer overgenomen Prognose aangroei overheidsarchieven tot 2030 in strekkende meters (bij ongewijzigd beleid) Prognose aangroei particuliere archieven in strekkende meters tot 2030 (moeilijk in te schatten, hangt ook af van hoe actief er aan acquisitie wordt gedaan) Aantal bezoeken studiezaal in 2011 Aantal bezoeken website in 2011. Aantal hits / pageviews website in 2011. (Voor het RAR is het getal inclusief het aantal zoekacties in de inventarissen via de site www.archieven.nl) Aantal uren per week dat de studiezaal geopend is voor publiek Personeelsformatie zoals in begroting 2012 in fte /aantal Formatie zoals in begroting 2012 aan Landermedewerkers in fte/aantal Btw-status Totale kosten cfr. begroting 2012 exc. btw Daarvan ten laste van de deelnemende gemeenten cfr. begroting 2012 exc. btw Dat betekent aan kosten per inwoner in euro’s cfr. begroting 2012 exc. btw
ca. 3.500
ca. 3.000
1991
1998
1209
561
ca. 750
ca. 250
1525 35.500 2.260.000
585 89.118 2.225.000
30
17
12,6 /15
3,83 / 5
0,65 / 1
2,13 / 3
Ja € 1.776.707,-
Nee (btw wordt doorgeschoven via de beide gemeenten) € 662.044,-
€ 1.654.100,-
€ 533.452,-
Voor vier gemeenten € 10,50 (Tiel, Buren, Culemborg en Neder-Betuwe) € 11,24 en voor 2 gemeenten (Geldermalsen, Neerijnen) € 8,78. Voor beide laatste gemeenten is er een ingroeimodel, maar per 1-1-2014 zitten alle gemeenten op hetzelfde niveau. Volgens de huidige ramingen komt het bedrag per inwoner dan uit op € 10,73. 10
4. Overwegingen 1. De dienstenvergelijking geeft aan dat beide diensten zo hun sterke en zwakke kanten hebben. Het SAB is traditioneel wat sterker in de ontsluiting van archieven (inventarisatie) en beheert en ontsluit alle gemeentelijke archieven tot en met 1998. Bij het RAR zijn momenteel de gemeentelijke archieven in principe overgenomen tot en met 1991 en is de ontsluiting minder sterk geregeld. Het RAR daarentegen heeft een behoudsmedewerker, de inspectie en acquisitie zijn beter geregeld, alsmede de externe dienstverlening. 2. De ontwikkelingen bij het RAR de afgelopen jaren zijn zeer positief te duiden. De centrale nieuwbouw is gerealiseerd en wat dat betreft is er dus een meer gelijke uitgangspositie (centralisatie van de dienst). Het nieuwe gebouw is goed geoutilleerd. Het kent een aantal voorzieningen die het SAB momenteel niet heeft. 3. Het RAR heeft grote slagen gemaakt ten aanzien van automatisering en digitalisering en is er dus ook wat dat betreft meer gelijkheid van beide diensten. Wel zijn bij beide diensten ten aanzien van de gebruikte systemen andere keuzes gemaakt. 4. Door samen te gaan met het RAR kunnen een aantal van de zwakke punten van het SAB worden verbeterd. De kwetsbaarheid neemt af, meer specialisatie is mogelijk. Een groot voordeel is dat het toezicht op het beheer van de moderne gemeentelijke archieven eindelijk beter geregeld kan worden. 5. Het belang van een studiezaal is de laatste jaren veel minder geworden. Het aantal fysieke bezoekers aan het SAB is de afgelopen 6 jaar met 2/3 teruggelopen. Het belang van digitale dienstverlening neemt steeds meer toe. Gezien het feit dat nog slechts een klein deel van de bestanden gedigitaliseerd is (wel de meest gebruikte bestanden) en digitalisering van alle bestanden buitengewoon veel geld zou vragen, is het zaak de belangstelling voor de niet-gedigitaliseerde archieven op moderne en creatieve wijze te bevorderen. Bij aansluiting bij het RAR ontstaan daarvoor meer mogelijkheden, zeker ook gezien de expertise van het RAR op het gebied van educatie en externe dienstverlening. 6. Bij een aansluiting bij het RAR zou er naar gestreefd moeten worden de sterke kanten van het SAB in de toekomst zoveel mogelijk te behouden. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door een deel van het personeel gebiedsgebonden te laten werken of door de informatievoorziening deels decentraal te verzorgen, maar vooral ook door gebruik te maken van moderne technieken om het publiek te bereiken. 7. Het is belangrijk om de donateurs van de bestaande stichting Stichting Vrienden van het Streekarchief actief betrokken te houden bij het werk van de archiefdienst. Het RAR kent een eigen vriendenstichting. Het bestuur van de Bommelerwaardse stichting opteert er vooralsnog voor om te blijven bestaan als Stichting Vrienden van de Bommelerwaardse archieven om met name bovenwettelijke taken ten aanzien van de Bommelerwaardse archieven en collecties te blijven ondersteunen. 8. Omdat het SAB alle gemeentelijke archieven beheert tot en met 1998 (inclusief de vergunningenbestanden) is er een omvangrijke uitleen van dossiers aan beide gemeenten. Het betreft ca. 5000 dossiers per jaar, voornamelijk bouw- en milieuvergunningen. Om een omvangrijke uitleen vanuit een nieuwe locatie te voorkomen, wordt sterk ingezet op de mogelijkheid om die vergunningen te digitaliseren. Een mogelijkheid die momenteel door beide gemeenten ook al bekeken wordt in het kader van de totstandkoming van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) per 1 januari 2013. Die dienst heeft de vergunningen nodig voor de taakuitvoering, maar ook de gemeenten blijven behoefte houden aan die vergunningen. Bij het SAB is en wordt veel voorwerk gedaan om een eventuele
11
digitalisering mogelijk te maken. 9. Als het tot een samengaan met het RAR komt is het zaak de medewerkers van het SAB vroegtijdig te betrekken bij dit proces. Een eventuele aansluiting bij het RAR heeft voor hen immers ook grote gevolgen en met hun belangen zal zorgvuldig moeten worden omgegaan. Zaken als inpassing en een sociaal plan zullen aan de orde moeten komen. 10. Bij aansluiting bij het RAR kan de digitale dienstverlening beter verder worden uitgebouwd. Onder andere door een faciliteit als ‘scanning on demand’ voor klanten, waarbij klanten tegen betaling archiefbestanden die ze willen raadplegen laten digitaliseren. Op de website kunnen die scans dan direct aan de archieftoegang (beschrijvingen in de inventarissen) gekoppeld worden. Om dat goed en betaalbaar te regelen is een bepaald minimaal volume nodig, dat het SAB alleen niet kan halen. 11. Voor het SAB is aansluiting bij het bestaande archiefbeheer- en inventarisatiesysteem van het RAR goed en betaalbaar. Door daarin te kiezen voor het systeem dat het RAR al gebruikt, worden kosten bespaard. Ten aanzien van andere zaken, zoals de beeldbank en het genealogische systeem, zal nader overleg en afstemming plaats moeten vinden en zal minimaal de huidige functionaliteit van de website van het SAB gehandhaafd moeten blijven. 12. Het SAB heeft afgelopen jaren pas op de plaats moeten maken omdat er vanuit de beide gemeenten geen mogelijkheden waren voor het beschikbaar stellen van gelden voor verdere ontwikkelingen. Enkele jaren is in de begrotingen uitgegaan van de nullijn. In de begroting voor 2012 is een bescheiden bezuiniging van 2% gerealiseerd en voor de begroting voor 2013 is een verdere bezuiniging van nog eens 5% voorzien. Mogelijkheden in de huidige opzet om verdere bezuinigingen te realiseren, zonder de dienstverlening te minimaliseren, zijn niet aanwezig. Vanuit de beide gemeenten wordt wel de noodzaak gevoeld om op langere termijn te komen tot een verdere verantwoorde kostenreductie, zonder dat de dienstverlening van het streekarchief aan de gemeenten en het publiek teveel in de knel komt. Samengaan met het RAR met als achterliggende gedachte uitsluitend dat het een besparing op kan of moet leveren, is geen goede grond voor een besluit. Dat laat onverlet dat, naar het zich laat aanzien, met dezelfde of iets minder middelen (kosten per inwoner) een veel minder kwetsbare voorziening tot stand kan komen, met veel ruimere mogelijkheden in de toekomst. Een aansluiting bij het RAR biedt niet alleen meer mogelijkheden voor dezelfde investering, maar kan ook een verdere toekomstige stijging van de kosten beperken. 13. Een besparing zoals in het vorige punt bedoeld is alleen haalbaar indien de huisvestingskosten worden beperkt. Dat kan indien wordt uitgegaan van één dienst op één locatie. Het in stand houden van twee locaties is dus feitelijk gezien geen reële optie. Het College van BenW van Zaltbommel heeft te kennen gegeven het pand van het SAB aan de Van Heemstraweg West aan te willen kopen. Het gebouw is inmiddels getaxeerd en overleg tussen beide gemeenten en het SAB over de verkoop wordt gestart. Voor de medewerkers van het SAB is in het nieuwe gebouw van het RAR voldoende ruimte. De depots van het RAR hebben een dusdanige capaciteit dat de huidige archiefbestanden van het SAB daarin ondergebracht kunnen worden. Wel wordt dan de overcapaciteit van het RAR beperkt. De gefuseerde dienst zal dan na ca. 10 jaar versneld uitbreiding van depotcapaciteit nodig hebben. Daar kan op verschillende
12
manieren op worden ingespeeld. Het is mogelijk dat op het moment dat de capaciteit te kort gaat schieten minder geraadpleegde bestanden en/of reeds digitaal beschikbare bestanden extern worden geplaatst in goedkopere bulkopslag. Een mogelijkheid is ook om nu of na 10 jaar de depotcapaciteit bij het RAR uit te breiden. Het is de bedoeling dat het onderzoek naar het samengaan van beide diensten ook voorziet in een oplossing voor dit probleem.
13
