Onthaal van nieuwe medewerkers
CHECKLIST voor PETERS en METERS
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 1 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
Inhoudsopgave
Het wat en waarom van peter- en meterschap ............................... 3 Gebruik van de checklist ........................................................ 5 De voorbereiding van het onthaal ............................................. 6 De eerste werkdag ................................................................ 7 De eerste werkweek .............................................................. 8 De eerste werkweek .............................................................. 9 De tweede werkweek ........................................................... 10 De derde werkweek ............................................................. 10 De vierde werkweek ............................................................ 10 De tweede werkmaand.......................................................... 11 De derde werkmaand ........................................................... 11
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 2 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
Het wat en waarom van peter- en meterschap
Binnenkort komt een nieuwe medewerker bij jou op de dienst. Je bent door je diensthoofd aangesproken om de rol van peter/meter op te nemen. Deze checklist zal je helpen om deze belangrijke taak te vervullen. Vooraleer je deze rol opneemt, willen we uitleggen wat het peter- en meterschap is, wat de bedoeling ervan is, wat we concreet van jou verwachten en welke middelen je hierbij kunnen helpen.
1.
Wat is peter- en meterschap? Het peter- en meterschap is een onderdeel van het algemeen onthaalbeleid, dat door de personeelsdienst in samenspraak met diensthoofden en medewerkers uit verschillende personeelsgroepen werd uitgewerkt. Peter- en meterschap houdt in dat een nieuwkomer begeleid wordt door een ervaren collega (peter/meter) binnen de dienst en de organisatie. De begeleiding is laagdrempelig en informeel. De peter/meter is bij voorkeur van hetzelfde niveau als de nieuwkomer.
2.
Wat is de bedoeling van het peter- en meterschap? Het is de bedoeling dat de nieuwkomer een goede en snelle start krijgt. De peter/meter geeft informatie en adviezen over de dienst en de organisatie, zodat de nieuwkomer snel de nieuwe werkomgeving en de nieuwe collega’s leert kennen, alsook de procedures en gebruiken aanleert. Dankzij de begeleiding en ondersteuning door de peter of meter, zal de nieuwkomer zijn/haar werk met meer vertrouwen kunnen uitvoeren, wat de samenwerking met collega’s en de inburgering in de groep zal bevorderen.
3.
Wat zijn onze verwachtingen van de peter/meter? Elke nieuwe medewerker krijgt door het diensthoofd een peter/meter (of begeleider) toegewezen en één of meerdere opleiders. Iedereen kan de rol van peter of meter opnemen op vraag van het diensthoofd. Van de peter/meter wordt verwacht dat hij/zij aan de hand van de checklist informatie overbrengt over de organisatie, de werking en de procedures, terwijl de opleider de nieuwkomer in zijn nieuwe taak opleidt. Afhankelijk van de dienst kan de rol van peter/meter en opleider ook door één en dezelfde persoon worden opgenomen (vb. in de thuiszorg). In eerste instantie rekenen wij op de bereidheid van de peter/meter om zijn/haar
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 3 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
kennis en ervaring met een positieve ingesteldheid te delen met de nieuwkomer en hiervoor de nodige tijd uit te trekken. Het diensthoofd blijft zijn verantwoordelijkheid uitoefenen als leidinggevende. Het blijft dus de taak van het diensthoofd om de nieuwkomer taken toe te wijzen, bij te sturen en te beoordelen. Het diensthoofd kan eventueel ook in samenspraak met de peter/meter bepaalde punten van de checklist voor zijn rekening nemen.
4.
Welke hulpmiddelen staan ter beschikking? De bijgevoegde checklist is je belangrijkste hulpmiddel. Het dient als leidraad. Daarnaast krijgt de nieuwe medewerker zelf, een onthaalfiche. Deze fiche heeft als doel de nieuwe werknemer een houvast te geven. Aan de hand van deze onthaalfiche krijgt hij/zij een schematisch overzicht van wat hem/haar precies te wachten staat. Tevens ontvangt de nieuwe werknemer een agenda waarin hij/zij zijn eigen vragen/bedenkingen kan noteren en verzamelen. Dit is vooral nuttig wanneer de peter/meter en de nieuwkomer elkaar niet elke dag zien (vb. thuiszorg). Op geregelde tijdstippen dient de peter/meter de onthaalfiche en het vragenlijstje van de nieuwkomer te overlopen. Krijg je een vraag waar je zelf geen raad mee weet, dan kun je in eerste instantie bij je diensthoofd terecht. Voor algemene zaken kan het diensthoofd op zijn beurt bij de personeelsdienst terecht. Ondervind je problemen met het peter-/meterschap of heb je zelf ideeën om het peter/meterschap te verbeteren, geef ze dan door aan je diensthoofd. Ons onthaalbeleid wordt regelmatig bijgestuurd en daarbij zijn jouw voorstellen en opmerkingen onontbeerlijk. Tot slot wensen wij onze waardering uit te drukken dat jij de rol van peter/meter wil opnemen. Wij hopen dat de geïnvesteerde tijd en energie jou een nieuwe waardevolle collega zal opleveren en de basis zal leggen voor een duurzame samenwerking.
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 4 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
Gebruik van de checklist Voor elke nieuwe medewerker wordt een nieuwe checklist gebruikt. De checklist omvat een reeks punten die voor elke nieuwkomer gemeenschappelijk zijn. Naast de algemene punten zijn er punten die enkel van toepassing zijn op één of meerdere van de volgende personeelscategorieën 1) administratief personeel 2) maatschappelijk werkers 3) leidinggevend personeel 4) verplegend, verzorgend, paramedisch personeel 5) personeel van het onderhoud/de keuken 6) begeleidend personeel De Brem 7) technisch en verzorgend personeel van de thuiszorg
Elk punt dat afgewerkt is, wordt aangevinkt
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 5 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
De voorbereiding van het onthaal
Naam nieuwe werknemer:
Peter/meter aangeduid door het diensthoofd : Opleider aangeduid door het diensthoofd :
Wat moet er gebeuren vóór dat de nieuwe werknemer start?
1.
Nakijken met de leidinggevende om (indien noodzakelijk) praktische regelingen te treffen inzake: - voorzien van bureau, bureaumateriaal, telefoon, PC, mailadres, telefoonlijst, … - de nieuwe werknemer laten toevoegen aan de telefoonlijst.
2.
Afspreken met de leidinggevende over het verloop van de eerste werkdag. Op welk tijdstip wordt de peter/meter verwacht om het onthaalprogramma over te nemen. Zijn er punten van de checklist peters/meters die het diensthoofd wil overnemen?
3.
De collega’s inlichten over de komst van de nieuwe medewerker.
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 6 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
De eerste werkdag
Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter op de eerste werkdag: algemeen voor elke nieuwe medewerker
4.
Kennismakingsgesprek tussen peter/meter en nieuwkomer
5.
Uitleg over de rol van de peter/meter en onderscheid met diensthoofd en opleider.
6.
Bereikbaarheid van de peter/meter
7.
Voorstelling aan de collega’s
8.
Rondleiding met voorstelling aan de voornaamste diensten waarmee de nieuwkomer zal samenwerken en aanwijzen van de faciliteiten (sanitair, refter, vergaderzalen, nooduitgangen, brandblussers, ….)
9.
Algemene informatie over de badge, toegang tot de gebouwen, plaats prikklokken, waar en wanneer wordt er geprikt, ….
10. Informatie over de mogelijkheden i.v.m het nemen van maaltijden en warme/koude dranken (waar, gewoonten binnen de dienst, ….) 11. Bijkomende informatie over parking en fietsenstalling 12. Doorverwijzen bij wie de nieuwkomer terecht kan voor taakinformatie (opleider, leidinggevende, administratie van de dienst …..) 13. Doorgeven belangrijkste telefoonnummers en bereikbaarheid van de dienst 14. Belangrijke basisattitudes meegeven: respect, beroepsgeheim, integriteit, betrokkenheid en samenwerking, …
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 7 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter op de eerste werkdag: Specifiek voor: verplegend, verzorgend en paramedisch personeel, personeel onderhoud/keuken, technisch, verzorgend en onderhoudspersoneel van de thuiszorg, begeleidend personeel de Brem. 15. Informatie over de dagindeling 16. Informatie over werktijden en uurrooster 17. Uitleg bij arbeidskledij en werking van de linnenkamer (waar te verkrijgen, hoeveel stuks, gebruik, herstelling, onderhoud). (Exclusief begeleidend personeel de Brem)
De eerste werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de eerste werkweek: algemeen voor elke nieuwe medewerker
18. Uitleg bij de communicatiekanalen binnen het bestuur (hiërarchische weg, omzendbrieven, mail, intranet, telefoon, …) 19. Uitleg bij gebruiken binnen de dienst (sleutels en sluiting van de burelen/het gebouw, afspraken onder de collega’s, postverdeling binnen de dienst, verlofaanvragen….). 20. Vergaderstructuur (wanneer en waar teamvergaderingen, agenda en inhoud van de teamvergaderingen,….) 21. Gebruiken, richtlijnen toelichten en eigen ervaring delen met de nieuwkomer i.v.m de omgang met de cliënten, bewoners, kinderen, … en klantvriendelijkheid in het algemeen. 22. In het algemeen advies en tips geven aan de nieuwkomer en zijn/haar vragen beantwoorden 23. Uitleg bij taakverdeling onder de collega’s
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 8 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
De eerste werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de eerste werkweek: Specifiek voor: administratief personeel, leidinggevend personeel, maatschappelijk werkers 24. Post : wijze van postverdeling op de dienst, ruivenlokaal en wijze van verzenden (prior/nonprior), en deadline van postverzending 25. Correspondentie : ondertekening van brieven (door wie) en huisstijl 26. Kopielokalen : plaatsen, code en gebruik van de kopiemachine 27. Computergebruik : inloggen, bestandsstructuur, mailgebruik, capaciteit van de mailbox, intranet, internet, ….)
Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de eerste werkweek: Specifiek voor: verplegend, verzorgend en paramedisch personeel, personeel onderhoud/keuken, begeleidend personeel De Brem, maatschappelijk werkers 28. Voorstellen aan de cliënten, resp. de bewoners van het woon -en zorgcentrum, resp. aan de kinderen van De Brem (eigen en andere leefgroepen) 29. Voorstellen aan de familie van de bewoners van het woon -en zorgcentrum, resp. de familie en de school van de kinderen van De Brem 30. Toelichten specifieke situatie/zorgen/behoeften van de cliënten/de bewoners/de kinderen
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 9 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
De tweede werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de tweede werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker 31. De vragen van de nieuwe medewerker overlopen en bespreken 32. Overlopen of er zaken over het hoofd gezien werden in de eerste week 33. Wie is wie binnen de instelling/het bestuur? (vooral in functie van de job)
De derde werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de derde werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker 34. De vragen van de nieuwe medewerker overlopen en bespreken 35. Bestelprocedures : hoe benodigdheden aanvragen
De vierde werkweek Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de vierde werkweek: Algemeen voor elke nieuwe medewerker 36. Bespreking houden van de afgelopen periode: vragen en indrukken overlopen en bespreken 37. Procedures bij technische problemen: Wie en hoe verwittigen, wachtdienst, …. 38. Uitleg bij prestatierapporten uit SP-Expert 39. Overlopen of er zaken van het peter-/meterschap over het hoofd werden gezien
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 10 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
Einde tweede werkmaand Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de tweede werkmaand: Algemeen voor elke nieuwe medewerker 40. Een moment vrijmaken om de bijkomende vragen en indrukken van de nieuwe medewerker te overlopen en te bespreken
Einde derde werkmaand Welke informatie krijgt de nieuwe werknemer van de peter/meter in de derde werkmaand: Algemeen voor elke nieuwe medewerker 41. In principe voor de laatste keer vragen en indrukken van de nieuwkomer overlopen en bespreken 42. Overlopen of er zaken van de onthaalfiche over het hoofd werden gezien 43. Evaluatie van het peter-/meterschap. Peter/meter en nieuwkomer wisselen hun bevindingen van de afgelopen periode uit. De peter/meter krijgt feedback van de nieuwkomer.
Specifiek voor: begeleidend personeel de Brem, verplegend, verzorgend en paramedisch personeel 44. Algemene afspraken rond studenten en stagiairs 45. Voorstelling aan de verschillende referente medewerkers
Checklist Onthaal van nieuwe werknemers – pagina 11 van 11 V.U. Marc Boumans, Secretaris, Edith Cavellstraat 15, Oostende
