De projectgroep Onthaal nieuwe medewerkers heeft als doelstelling het optimaliseren van de onthaalfunctie voor nieuwe medewerkers

V O O R W O O R D

De projectgroep Onthaal nieuwe medewerkers heeft als doelstelling het optimaliseren van de onthaalfunctie voor nieuwe medewerkers.

Het onthaal van nieuwe medewerkers is een belangrijke “ijsbreker” en vraagt de nodige aandacht van alle betrokkenen. Daarom heeft deze projectgroep een draaiboek opgesteld om de onthaalfunctie, van alle diensten die bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers betrokken zijn, te optimaliseren en de afspraken op elkaar af te stemmen.

Medewerkers projectgroep Sonja Borgenon Mark Buys Katelijne Decoster Leona Dekoninck Lutgarde Frederix Eric Haesen Ingrid Laes Carla Lapiere Xavier Lemaitre Yvonne Ruttens Hilde Vervecken Eric Witters

DE DIENST REKRUTERING EN SELECTIE

De stafmedewerkers en de secretariaatsmedewerkers van deze dienst zijn vaak de eerste contactpersonen voor de sollicitant. Het onthaalaspect naar sollicitanten omvat ondermeer het snel beantwoorden van sollicitaties, een snelle beslissingsprocedure, gestructureerde algemene informatie (sollicitantenbrochure, onthaalnamiddagen voor potentiële sollicitanten) en informatie op maat (bijvoorbeeld mogelijkheid tot kijkstage op een eenheid). De stafmedewerker R & S neemt ofwel zelfstandig een eindbeslissing over aanwerving, ofwel stelt hij/zij het dossier van de sollicitant voor aan de personeelsmanagers teneinde in onderling overleg een eindbeslissing te nemen. Elke sollicitant krijgt binnen de 14 dagen na zijn sollicitatiegesprek een antwoord. Het aanwervingvoorstel wordt mondeling of schriftelijk doorgegeven. De stafmedewerker R & S informeert de nieuwe medewerker over zijn/haar toewijzing en geeft aan wanneer en hoe de medewerker contact kan opnemen met zijn nieuwe verantwoordelijke. De stafmedewerker R & S is de eerste contactpersoon voor de nieuwe medewerkers tot de dag van aanwerving. Uitzondering hierop vormen verpleegkundigen die in een specifieke selectieronde opgenomen worden voor een welomschreven vacature. De eindselectie en contacten hieromtrent worden opgevolgd door de personeelsmanager.

DE DIENST PERSONEELS ADMINISTRATIE

De medewerkers van de personeelsadministratie krijgen van de personeelsmanager of stafmedewerker R & S het selectiedossier met het aanwervingpaspoort. Zij zorgen voor het opmaken van het contract, brengen alle administratie met betrekking tot de aanwerving in orde en zorgen dat de personeelsgegevens worden ingevoerd in PeopleSoft. Zij zenden een aanwervingbrief met de praktische afspraken voor de eerste werkdag aan de nieuwe medewerker. Op de startdag zorgen zij voor het eerste onthaal wanneer de nieuwe medewerker zich aanmeldt. Bij het onthaal van de nieuwe medewerkers geven zij de algemene informatie in verband met CAO, arbeidsvoorwaarden en praktische informatie aan de hand van de onthaalmap. Zij leggen de individuele contracten ter ondertekening voor. Indien de nieuwe medewerker vragen voorlegt die afwijken van

2

de standaardinformatie en standaardprocedures, nemen zij contact met de personeelsmanager. De algemene informatie wordt tweemaal per maand gegeven op de vaste aanwervingdagen (1e en 16e). Bij tussenaanwervingen (enkel op maandagen in de week dat er geen vaste aanwervingdag is), wordt de werknemer kort gezien voor het ondertekenen van het contract en een minimale startinformatie. Deze medewerkers krijgen de onthaalmap mee en worden uitgenodigd op de volgende vaste aanwervingdag om het luik met de algemene informatie te volgen. Aan de personeelsmanagers wordt gevraagd om de aanwervingdossiers ten laatste 1 werkdag vóór de aanwervingdag aan personeelsadministratie te bezorgen, zodat het aanwervingdossier kan klaargemaakt worden vooraleer de nieuwe medewerker zich aanmeldt

DE PERSONEELSMANAGER De opdracht van de personeelsmanager in het onthaal van nieuwe medewerkers is drieledig. Zij/hij zorgt voor het opmaken van het aanwervingdossier, de toewijzing van het personeelslid aan een afdeling en de informatieoverdracht naar de afdeling. De personeelsmanager kan een deel van de opdrachten naar de adjunct personeelsmanager delegeren.

1 Het aanwervingsdossier Het administratief in orde brengen van het aanwervingdossier start met het opmaken van het ‘paspoort’ van de nieuwe medewerker. Dit omvat: -contractgegevens (startdatum, duur, aard, barema en anciënniteit)

-afspraken over het moment van tekenen van het contract -het AC nummer van de afdeling en de planningsafdeling voor Peoplesoft

2 De toewijzing De toewijzing van het nieuwe personeelslid gebeurt in overleg met de stafmedewerker R&S. Tijdens het jaar gebeurt deze toewijzing ten laatste 8 dagen vóór de aanvang. Voor de vakantieperiode gelden de volgende afspraken ▫ Bij de toewijzing wordt de voorkeur van de kandidaat als een ‘essentieel’ element meegenomen, maar dit is geen uniek element. Ondermeer de aard van de vacatures (openstaande vacatures of vakantiemandaat) en de door de verpleegkundig manager gelegde

3

prioriteiten zijn evenzeer bepalend. Deze toewijzing gebeurt begin juni. ▫ Het voorstel van toewijzing wordt voorgelegd aan verpleegkundig managers, verpleegkundig directeur en klinisch directeurs. Vanuit deze bespreking zullen mogelijks prioriteiten bijgestuurd worden, en wordt de toewijzing indien nodig herwerkt. Nadien wordt de toewijzing opnieuw aan de verpleegkundig manager, en nu ook aan de hoofdverpleegkundige doorgegeven. ▫ De nieuwe medewerkers kunnen half juni (een vaste datum wordt meegedeeld bij bevestiging van het contract of de voorinschrijving) telefonisch informeren naar hun toewijzing. Specifieke vragen rond toewijzing worden individueel verder bekeken. ▫ De dossiers die in reserve worden gehouden, worden ten laatste 2 dagen vóór aanvang toegewezen, zodanig dat er nog kan ingespeeld worden op bijkomende vacatures of laattijdige wijzigingen zonder aan de eerdere toewijzing te raken.

Tussentijdse aanwervingen doen zich vooral voor bij kandidaten die op zeer korte termijn ter beschikking zijn, dus vóór de volgende vaste aanwervingdatum, en die in de context van openstaande vacatures zo snel mogelijk aangeworven worden. Het streefdoel is ook hier om zo snel mogelijk een toewijzing vast te leggen. Waar mogelijk worden aanwervingvoorstel en diensttoewijzing reeds aan elkaar gekoppeld.

3 De informatieoverdracht De personeelsmanager informeert de nieuwe medewerker over zijn/haar toewijzing en verstrekt schriftelijke informatie over het verloop van de indiensttreding. De personeelsmanager informeert de verpleegkundig manager en de hoofdverpleegkundige over de nieuwe medewerker. Dit gebeurt op een personeelsoverleg, zijnde op het gepland 14daags overleg of er wordt een afzonderlijk moment afgesproken, of deze informatie wordt individueel doorgegeven. Dit wordt ten laatste 14 dagen vóór de aanvangdatum georganiseerd. Bij tussentijdse of dringende aanwervingen of toewijzingen wordt de informatie over het nieuwe personeelslid telefonisch of per mail doorgegeven. Deze informatie omvat: naam, leeftijd, werkervaring, opleidingsschool, voorkeur, tewerkstellingspercentage, bijzonderheden selectiegesprek, aandachtspunten.

4

DE HOOFDVERPLEEGKUNDIGE De opdracht van de hoofdverpleegkundige bij het onthaal van nieuwe medewerkers richt zich naar:

1 Participatie in werving en selectie

de beoordelingsfiche staat op het intranet http://intranet/personeelsdienst/ personeelsinfo.html

De bijdrage van de hoofdverpleegkundige in de aanwerving en selectie van nieuwe personeelsleden bestaat uit: - het tijdig doorgeven van de openstaande vacatures aan hun personeelsmanager, met vermelding van duur, percentage en reden - het invullen van een beoordelingsfiche op het einde van de stageperiode van de derdejaarsstudenten en deze naar de dienst Rekrutering en Selectie sturen - elke hoofdverpleegkundige heeft een persoonlijk gesprek met elke derdejaarsstudent. Tijdens dit gesprek polst zij/hij naar de leerervaringen op de afdeling en naar de toekomstperspectieven van de student. Bij specifieke vragen over tewerkstelling worden ze doorverwezen naar de personeelsmanagers. - een aantal hoofdverpleegkundigen participeren in de selectiegesprekken

2 Onthaal op de afdeling Voor de hoofdverpleegkundige begint het onthaal van nieuwe medewerkers vanaf het moment van toewijzing en informatieoverdracht. Eens dat de hoofdverpleegkundige weet wie er komt kan zij/hij voorafgaandelijk telefonisch contact opnemen met de nieuwe medewerker. Dit eerste contact biedt de mogelijkheid om de nieuwe werknemer te verwelkomen, te peilen naar vragen en wensen, praktische afspraken te maken en, indien mogelijk, de nieuwe medewerker uit te nodigen voor een eerste bezoek aan de afdeling. De dag van de indiensttreding worden in de voormiddag de administratieve formaliteiten vervuld en start de nieuwe medewerker om 14 uur op de afdeling. Daar wordt hij/zij door de hoofdverpleegkundige, of bij afwezigheid, door de verantwoordelijke verpleegkundige opgevangen en begeleid. Concreet betekent dit dat de hoofdverpleegkundige of verantwoordelijke verpleegkundige zich de ganse namiddag vrij maakt om de begeleiding van de nieuwe medewerker te kunnen garanderen. Tijdens het onthaal van de nieuwe medewerker schenkt de hoofdverpleegkundige of verantwoordelijke verpleegkundige aandacht aan: - de verwelkoming - kennismaking met de collega’s e.a. gezondheidsmedewerkers - rondleiding op de afdeling

5

Een infomap is een handboek waar alle procedures, afspraken, werkwijzen die geldig zijn op de afdeling geconsulteerd kunnen worden. Een inscholingsfiche is een leidraad, een afpuntdocument voor nieuwe medewerkers waarin vermeld staat welke procedures en afspraken wanneer gekend moeten zijn en wie referentieverpleegkundige daaromtrent is.

- patiëntenpopulatie en zorgprogramma’s - verwachtingen naar nieuwe medewerkers - praktische planning voor de eerstvolgende dagen en weken - aanbieden van een infomap en de inscholingsfiche

3 De inscholing van nieuwe medewerkers De inscholing van nieuwe medewerkers gebeurt aan de hand van het competentieprofiel van de betrokken afdeling. Deze inscholing kan ondersteund worden door het begeleidingsteam voor nieuwe medewerkers.

Voor deze topic refereren we naar de ‘projectgroep opleiding’.

4 De begeleiding De begeleiding van een nieuwe medewerker wordt door het ganse team gedragen en is een uiting van de zorgzaamheid waarmee elke teamlid benaderd wordt. Deze begeleiding bestaat uit: 1) De begeleiding door een mentor; de mentor zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker de werking van de afdeling leert kennen en wegwijs geraakt in de procedures en afspraken. 2) De coaching door de hoofdverpleegkundige De hoofdverpleegkundige is de eindverantwoordelijke in de begeleiding van de nieuwe medewerker. De hoofdverpleegkundige zal de nieuwe medewerker, vertrekkend vanuit zijn capaciteiten en mogelijkheden, begeleiden in zijn professionele ontwikkeling en dit volgens de principes van het actief leren en skilled companionship.

DE VERPLEEGKUNDIG MANAGER 1) De verpleegkundig manager volgt in overleg met de hoofdverpleegkundige de vrijgekomen mandaten op. Hij/zij peilt naar profielen of bijzondere aandachtspunten die belangrijk zijn bij het invullen van de vacature. 2) De verpleegkundig manager overlegt met de personeelsmanager, de verpleegkundig directeur en de klinische directeurs het voorstel van toewijzing en, indien nodig, stuurt hij/zij bij. Nadien bevestigt hij/zij de toewijzing aan de hoofdverpleegkundige en geeft in samenspraak met de personeelsmanager de nodige informatie door. 3) De dag van de indiensttreding verwelkomt de verpleegkundig manager de nieuwe medewerker, situeert de divisie binnen de

6

universitaire ziekenhuizen, expliciteert verwachtingen en stelt de hoofdverpleegkundige voor. 4) De verpleegkundig manager volgt de nieuwe medewerker op. Concreet betekent dit dat hij/zij zo snel mogelijk een gepland overleg heeft met elke nieuwe medewerker. Dit gesprek is een eerste oriënteringsgesprek en omvat een eerste evaluatie van het onthaal. Bij de eindbeslissing van het contract wordt er een systematisch overleg met de nieuwe medewerker gepland.

7

A. Vaste aanwervingsdag (1e of 16e van de maand) Uur

Acties

Verantwoordelijke

8u30

Aankomst en verwelkoming

medewerkers Personeelsadministratie

Foto 8u35

Toelichting door de personeelsmanager

Personeelsmanager

Verwelkoming Werkwijze Visie en opdracht van het ziekenhuis Organigram van het ziekenhuis 9u00

Administratieve toelichting


Uitleg CAO

Vervoerskosten

Contract

Aanmaak personeelskaart

Betalingsopdracht 9u45

Sleutels (kleedkamer en afdeling)

medewerker Technische diensten

Vanaf 10u00

De personeelsleden voor Pellenberg vertrekken naar hun campus

Medewerker Personeelsadministratie

en worden daar onthaald en begeleid door het secretariaat van de

Secretariaat verpleegkundig manager

verpleegkundig manager

Pellenberg

Toekenning personeelskaart (programmering)

Vanaf 10u00

De personeelsleden voor GHB en St. Pieter 2 mogelijke scenario’s: 1. Indien de groep nieuwe medewerkers groot is, dan lopen de


administratieve activiteiten gewoon verder door en gaat de groep gezamenlijk eten om 11u30 2. Indien de groep klein is dan worden de nieuwe medewerkers verwelkomd door een verpleegkundige van de werkgroep onthaal. Deze verpleegkundige: - geeft een rondleiding in het ziekenhuis, met

specifieke

aandacht voor de nieuwe werkomgeving - begeleidt de nieuwe medewerker naar de dienstkledij en kleedkamers - gaat met de medewerker eten 11u30 à

middagmaal

1. medewerkers Personeelsadministratie

12u30 12u30

2. begeleidende verpleegkundige De personeelsleden van GHB en St. Pieter worden door de secretaressen van de verpleegkundig manager afgehaald - indien de groep groot is dan begeleiden de secretaressen de medewerkers naar dienstkledij en kleedkamers

13u00

Begroeting van de nieuwe medewerker door de verpleegkundig

secretariaat verpleegkundig manager

manager 13u30

Vertrek personeelsleden naar Sint-Pieter


* aanmelden aan het onthaal SPK * onthaal verwittigt hoofdverpleegkundige van de afdeling * hoofdverpleegkundige geeft korte rondleiding en

hoofdverpleegkundige SPK

toewijzing kleedkamer 13u45

De

hoofdverpleegkundigen

van

GHB

komen

de

nieuwe


medewerker afhalen bij hun verpleegkundig manager 14u00

Begroeting van de nieuwe medewerker op de afdeling

8

Hoofdverpleegkundige

B. Tussenaanwerving (eventueel en uitsluitend op de maandagen buiten de weken met een vaste aanwervingsdag) Uur 8u30

Acties

Verantwoordelijke

Aankomst en verwelkoming


Foto 8u30

9u15

Individueel overleg met de nieuwe medewerker

contract

betalingsopdracht

vervoerskosten

aanmaken personeelskaart


De personeelsleden voor Pellenberg


aanmaken personeelskaart afhalen personeelskaart op Technische diensten na toekenning Vertrek naar campus Pellenberg; onthaal en begeleiding 9u15

gebeuren door het secretariaat van de verpleegkundig manager


De personeelsleden van St. Pieter en GHB worden afgehaald


ophalen sleutels op de technische dienst toekennen personeelskaart (programmatie) passen en ophalen uniformen op dienstkledij Vanaf 9u45

Vertrek personeelsleden naar St. Pieter


aanmelden aan het onthaal SPK onthaal verwittigt hoofdverpleegkundige van de afdeling hoofdverpleegkundige geeft korte rondleiding; toewijzing

hoofdverpleegkundige

kleedkamer Vanaf 9u45

Voor de personeelsleden van GHB:


secretariaat verpleegkundig manager verwittigt de afdeling en vermeldt het uur waarop de nieuwe medewerker gaat toekomen kleedkamers worden getoond na omkleden worden de nieuwe medewerkers rechtstreeks naar hun afdeling gebracht Binnen de 14 d.

Kennismaking met verpleegkundig manager


Op de eerstvolgende vaste aanwervingsdag meldt het personeelslid zich om 8u30 aan op de dienst Personeelsadministratie 8u30

Toelichting door de personeelsmanager

Personeelsmanager

verwelkoming werkwijze visie en opdracht van het ziekenhuis organigram van het ziekenhuis 8u45 tot 9u45

Administratieve toelichting


werkwijze uitleg CAO

9

C. Aanwervingsdag voor grote groepen (verpleegkundigen – jobstudenten – medewerkers) in juli, augustus en september Op deze aanwervingsdagen gebeurt het onthaal van de groep verpleegkundigen – jobstudenten verpleging en logistiek medewerkers gescheiden van de niet-verpleegkundigen

Uur 8u15 8u35

Acties

Verantwoordelijke

Aankomst en onthaal

personeelsmanagers

met overlopen toegewezen campus en afdeling

medewerkers en secretariaat R & S

Toelichting namens de verpleegkundig directeur

verpleegkundig directeur of

verwelkoming


visie en opdracht van het ziekenhuis visie op verpleegkunde in de UZ 8u35

Aanmaken personeelskaart en programmeren

medewerker Technische dienst/Pers.adm

Administratieve toelichting werkwijze


toelichting CAO 1. Tekenen contract (verpleegkundigen - logisitieke medewerker): Individueel overleg met de nieuwe medewerker contract

personeelsmanagers

betalingsopdracht

medewerkers en secretariaat R&S

vervoerskosten 2. Verpleegkundigen die hun contract op voorhand getekend hebben: afwerking administratief luik 3. Jobstudenten: collectieve info + individuele inschrijving Vanaf 9u15

Sleutels (vestiaire en afdeling) + tijdelijke personeelskaart


jobstudenten 9u30

Uniformen Kleedkamer

10u15

personeelsmanagers

Voor de jobstudenten


De personeelsleden voor Pellenberg: uitdelen geprogrammeerde personeelskaart


vertrek naar hun campus

personeelsmanager

In Pellenberg onthaal en begeleiding door secretariaat verpleegkundig manager 10u15

De personeelsleden voor GHB en SPK:


sleutels (vestiaire en afdeling) uitdelen geprogrammeerde personeelskaart 10u30

Jobstudenten worden afgehaald

secretariaat verpleegkundig managers

Vanaf 10u tot

Uniformen

personeelsmanagers

11u30

Kleedkamer

11u30

Middagmaal

personeelsmanagers

13u00

De personeelsleden voor SPK:

hoofdverpleegkundige SPK

Voor de verpleegkundigen


Worden door de verantwoordelijke hoofdverpleegkundige afgehaald De personeelsleden voor GHB: 13u45

Worden door de verpleegkundig manager afgehaald


De hoofdverpleegkundige van GHB komen de nieuwe


medewerkers afhalen bij hun verpleegkundig manager 14u

Begroeting van de nieuwe medewerker op de afdeling

10

hoofdverpleegkundige

D. Onthaal bij een mutatie van een medewerker naar een andere campus

1. Het personeelslid doet een aanvraag tot mutatie en heeft een gesprek met de personeelsmanager / adjunct personeelsmanager 2. De hoofdverpleegkundige vult het mutatieformulier in 3. Bevestiging van de mutatie door de personeelsmanager 4. De personeelsmanager neemt contact met de betrokken hoofdverpleegkundigen en bevestigt de mutatie 5. Hoofdverpleegkundigen nemen onderling contact i.f.v..: *

huidig functioneren van de medewerker en te realiseren doelstellingen

*

vakantieplanning/overuren/werkschema/WE-regeling

*

bijzonderheden

*

vastleggen mutatieafspraken (data, voorbereidingen, info, verloop eerste dag)

6. De medewerker: Bij mutatie op langere termijn: *

de medewerker neemt contact met de hoofdverpleegkundige van de nieuwe afdeling en heeft een eerste kennismakingsgesprek en korte rondleiding door de nieuwe campus

*

neemt contact met de plaatselijke technische dienst en levert de sleutels in

*

neemt contact met de nieuwe plaatselijke technische dienst en haalt nieuwe sleutels af (1)

*

neemt contact met de dienstkledij en geeft de nieuwe sleutelnummer van de kleedkamer door (1)

Bij zeer snel te realiseren mutatie: *

de hoofdverpleegkundige neemt contact met de nieuwe medewerker en spreekt af aan het onthaal van de campus om 8u30

* *

de hoofdverpleegkundige haalt de nieuwe medewerker op aan het onthaal de hoofdverpleegkundige zorgt voor: - het omwisselen van de sleutels op Technische dienst - het doorgeven van het nieuwe kleedkamernummer aan de dienst Dienstkledij - een korte rondleiding op de nieuwe campus - het onthaal op de afdeling

(1) Niet nodig indien mutatie naar Pellenberg; de medewerker dient wel een hangslot te voorzien voor het kleedkastje. Aanpassing nummer dienstkledij gebeurt door de dienst Dienstkledij in Pellenberg op de dag van de mutatie (de medewerker brengt zelf zijn dienstkledij mee of vraagt aan Dienstkledij GHB om de schorten naar Pellenberg te sturen)

11

De projectgroep Onthaal nieuwe medewerkers heeft als doelstelling het optimaliseren van de onthaalfunctie voor nieuwe medewerkers

Recommend Documents