Informatie voor nieuwe medewerkers
Laatst gewijzigd 10 april 2010
2
Voorwoord Welkom bij het instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (iBMG). We hopen dat je je snel thuis zult voelen bij het iBMG en helpen je graag even op weg. Zoals je zult merken is het iBMG een dynamisch instituut waar hard wordt gewerkt maar waar ook ruimte is voor ontmoeting en gezelligheid. In het J-gebouw hebben wij een inspirerende en kleurrijke werkomgeving gecreëerd. De uitstraling van het gebouw past bij onze ambitie en identiteit. De zevende verdieping is voor gemeenschappelijk gebruik. Je treft er de lunchtafel, de koffiebar, diverse zitjes en een representatieve vergaderzaal. Daarnaast tref je op J7 het Managementteam (MT) en onze serviceafdeling aan: het secretariaat, de ICT-helpdesk, de facility manager, de P&O-medewerker, de financiële administratie, het marketing & communicatieteam en het onderwijsbureau met het Onderwijs Service Centrum (OSC) als front-office voor studenten en docenten. In deze brochure geven wij een overzicht van de dienstverlening die je bij het iBMG kunt verwachten. Het is bedoeld als eerste kennismaking. Bij elk onderwerp staan verwijzingen naar het intranet: bmg.eur.nl/intranet. Daar vind je over elk onderwerp een schat aan informatie. Namens het MT wens ik je veel succes bij het iBMG! Marieke Veenstra Directeur bedrijfsvoering iBMG
3
4
1.
Structuur van het iBMG
Het iBMG is verbonden met het Erasmus MC en valt per 1 januari 2010 onder de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). Het iBMG verzorgt een bacheloropleiding, twee masteropleidingen en een schakelprogramma voor zij-instromers. Er studeren jaarlijks ongeveer 750 studenten bij het iBMG. Daarnaast wordt onderzoek gedaan binnen drie onderzoeksthema’s: ‘marktordening en stelselinrichting’, ‘kwaliteit en doelmatigheid van zorg’ en ‘bedrijfsvoering van zorgorganisaties’. Er werken circa 175 medewerkers bij het iBMG. 1.1.
Managementteam (MT) De verantwoordelijkheid voor het iBMG ligt bij de voorzitter / prodecaan BMG. De voorzitter laat zich ondersteunen door een managementteam dat tweewekelijks vergadert. Het managementteam bestaat uit:
1.2.
Voorzitter iBMG: prof.dr. W.R.F. (Wilfried) Notten
Directeur onderwijs: prof.dr. R.A. (Roland) Bal
Directeur onderzoek: prof.dr. F.T. (Erik) Schut
Directeur bedrijfsvoering: drs. M.S. (Marieke) Veenstra
Secties Het instituut bestaat uit vijf secties die worden geleid door een sectieleider. De sectieleider is verantwoordelijk voor het beleid binnen de sectie en onderhoudt een intensieve relatie met het managementteam. Zeswekelijks is er een vergadering van het MT met sectieleiders waarin belangrijke zaken worden besproken (bijvoorbeeld op het gebied van onderwijs, onderzoek of bedrijfsvoering) die alle secties aangaan.
1.2.1.
De secties en sectieleiders: Bedrijfsvoering van Zorgorganisaties (BZO)
prof.dr. J.J. (Joris) van de Klundert
Gezondheidsrecht (GR)
prof.mr.dr. M.A.J.M. (Martin) Buijsen
Gezondheidseconomie (GE-iMTA)
prof.dr. W.B.F. (Werner) Brouwer
Ziektekostenverzekering (ZKV)
prof.dr. W.P.M.M. (Wynand) van de Ven
Health Care Governance (HCG)
prof.dr. R.A. (Roland) Bal
5
1.3.
Werkmaatschappijen De BV’s van het iBMG vallen onder de holding. De BV’s en de directeuren:
institute for Medical Technology Assessment (iMTA), prof.dr. C.A. (Carin) Uyl-de Groot
Centrum voor Management Development in de zorg (Erasmus CMDz), prof.dr. P.L. (Pauline) Meurs
Academie Medisch Specialisten (Academie MS), in samenwerking met de Orde voor Medische Specialisten en de VVAA, drs. P. (Pieter) Wijnsma
1.4.
EUR en Erasmus MC Het iBMG heeft een bijzondere bestuurlijke positie. Het iBMG is onderdeel van de Faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen van de Erasmus Universiteit Rotterdam. Er is een sterke verbondenheid met Erasmus MC. iBMG werkt ook samen met diverse faculteiten van de Erasmus Universiteit. Wilfried Notten neemt ook deel aan het overleg tussen het College van Bestuur en de decanen van de EUR. Het iBMG is gehuisvest op de campus van de Erasmus Universiteit Rotterdam in het Jgebouw. Binnen de gemeenschap van de EUR functioneert het iBMG als ware het een faculteit. Meer informatie over de secties en de medewerkers die daarbinnen werkzaam zijn vind je op de website van het iBMG: www.bmg.eur.nl.
1.5.
Jong BMG (jBMG) jBMG bestaat uit alle junioronderzoekers (promovendi) van de verschillende secties binnen BMG. Het doel van jBMG is om de relaties tussen junioren binnen BMG te verbeteren door het organiseren van maandelijkse lunches en korte cursussen naar gelang de behoefte van de junioren. Daarnaast dient jBMG als klankbordgroep waarbinnen junioren punten kunnen aankaarten. Deze punten worden door het bestuur van jBMG besproken met het MT. Junioren kunnen met eventuele problemen/klachten overigens ook terecht bij onze vertrouwenspersoon, Barbara Thiels. Een extra taak van jBMG is het begeleiden van nieuwe junioren. Zodra een junior in dienst komt, neemt een bestuurslid van jBMG contact op met hem/haar om onszelf te introduceren en meer te vertellen over het reilen en zeilen binnen BMG. Voor vragen, ideeën en suggesties staan wij trouwens altijd open, dus schroom niet om contact met ons op te nemen! Het huidige bestuur van jBMG bestaat uit: Annemieke Leunis (sectie GE-iMTA), Hester van de Bovenkamp (sectie HCG) en Birgitha Bakker-van der Meij (sectie BZO).
6
Organogram van het iBMG en haar werkmaatschappijen per 1 januari 2010:
7
8
2.
Onderwijs en Onderzoek
2.1.
Opleidingen Het iBMG biedt 3 initiële opleidingen aan:
Bachelor Gezondheidswetenschappen, Beleid & Management Gezondheidszorg (BMG)
Master Zorgmanagement (Zoma)
Master Health Economics, Policy & Law (HEPL)
Voor zij-instromers vanuit HBO of WO zijn er twee schakelroutes: de aanschuifvariant (voltijds) en de vrijdagvariant (deeltijd). Kijk voor meer informatie over het onderwijs op de website van het iBMG: www.bmg.eur.nl/onderwijs
2.2.
Onderwijs Coördinatie Team (OCT) Het OCT bestaat op dit moment uit de volgende medewerkers:
2.3.
Roland Bal, directeur onderwijs
Marieke Veenstra, directeur bedrijfsvoering
Samantha Adams, coördinatie Bachelor
Kees van Wijk, coördinator Zoma
Job van Exel, coördinator HEPL
Anushka Chote, coördinatie Schakeljaar
Astrid van Keulen, beleidsmedewerker onderwijs
Esther Schoen, hoofd Onderwijs Service Centrum (OSC)
Onderwijs Service Centrum (OSC) Het Onderwijs Service Centrum (OSC) is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie van de opleidingen. Esther Schoen is hoofd van het OSC. De informatiebalie van het Onderwijs Service Centrum is geopend van maandag t/m donderdag van 10.00-16.00 uur en op vrijdag van 10.00-17.00 uur. Meer informatie vind je in de Informatiegids voor docenten die wordt uitgereikt bij het kennismakingsgesprek met het hoofd van het OSC (alleen voor nieuwe medewerkers die onderwijs gaan geven).
2.4.
Onderzoek Het onderzoek van het iBMG richt zich op de volgende thema’s:
Marktordening en stelselinrichting
Kwaliteit en doelmatigheid van de zorg
Bedrijfsvoering van zorgorganisaties.
Binnen deze drie thema’s worden verschillende subthema’s onderscheiden.
9
BMG wil haar onderzoekers optimaal ondersteunen en een goede infrastructuur bieden. Op het intranet van iBMG is onder de rubriek onderzoek veel onderzoeksinformatie te vinden over onder andere de onafhankelijkheid van onderzoekers en het BMG innovatiebudget. Via intranet worden medewerkers op de hoogte gehouden van sectie overstijgende seminars en workshops, congressen en promoties. Bovendien is op het intranet informatie beschikbaar over publiceren, promoveren en subsidies. Het verzamelen van wetenschappelijke publicaties is noodzakelijk voor opname in het wetenschappelijk jaarverslag (extern effect) en voor de financiële vertaling daarvan in de interne begroting (intern effect). Publicaties moeten worden ingeleverd bij Yvonne Lengkeek. Kijk voor meer informatie over het onderzoek op pagina: www.bmg.eur.nl/onderzoek
10
3.
Secretariaat
Het secretariaat bestaat uit zes medewerkers. Zij werken voor het MT, de sectieleiders en hoogleraren, en verrichten daarnaast werkzaamheden voor de secties en de medewerkers. De secretaresses hebben allemaal een hoofdaccent in hun werk, maar verdelen het werk ook onderling. Hieronder staan de namen en voornaamste aandachtsgebieden:
3.1.
Eileen Ritfeld: stafadviseur bedrijfsvoering / coördinator secretariaat
Alexia Zwaan: secretaresse BZO
Anne Jonker: secretaresse HCG
Karin van Oorschot: secretaresse onderzoek en GE-iMTA
Marijke van der Does en Liza Moreira: algemene ondersteuning
Het iMTA heeft een eigen managementassistent: Ineke de Klerk.
Bij Erasmus CMDz is Petra Verweij het aanspreekpunt.
E-mailadres
[email protected] Via dit emailadres kun je verzoeken aan het secretariaat kwijt, zoals bijvoorbeeld:
3.2.
Ziekmeldingen (indien dit niet telefonisch kan)
Vervangen cartridges/toners voor printers
Afwezigheidsmeldingen bestemd voor de algemene agenda bij het secretariaat
Aanvraag laptop/beamer
Aanvraag vergaderzalen
Verzoek print/kopieeropdrachten
Adressenlijst Er wordt een adressenlijst bijgehouden waarop de namen en adressen van alle BMGmedewerkers staan. Nieuwe medewerkers krijgen deze lijst bij hun binnenkomst uitgereikt door het secretariaat. De lijst staat verder op intranet onder het kopje ‘secretaiaat’.
3.3.
Ziek- en betermelden Afwezigheid wegens ziekte moet vóór 9.00 uur gemeld worden bij het secretariaat (010-408 8525). De ziekmelding wordt doorgegeven aan de leidinggevende, het secretariaat en P&O. De direct leidinggevende neemt zo spoedig mogelijk contact op om te informeren naar de aard van de ziekte en de noodzaak tot het overnemen van taken. Betermelden is verplicht en loopt ook via het secretariaat. Dit kan ook door een mail te sturen naar
[email protected],nl.
11
3.4.
Lunch / Keukens
3.4.1.
Spelregels lunchvoorziening De lunch is uitsluitend bestemd voor medewerkers en mensen met een gastvrijheidsovereenkomst behorende bij het iBMG, CMDz en iMTA. Ook de mensen van Euroqol, het LIA en het bestuur van de FBMG zijn welkom. De lunch wordt aangeboden tussen 12.00 en 13.15 uur. Iedereen wordt geacht zelf bord, bestek en beker naar de afwasmachine te brengen en er zo mogelijk in te zetten. Mocht je net te laat zijn voor de lunch, dan kun je uiteraard nog even een boterham smeren in de keuken, maar ruim in dat geval zelf alles op. Buiten de lunchtijd is het niet de bedoeling om eten of drinken uit de (koel)kasten te pakken. Buiten de lunch zijn koffie, thee en water beschikbaar.
3.4.2.
Keukens Het secretariaat stelt het zeer op prijs wanneer iedereen een bijdrage levert om de keukens op de diverse verdiepingen schoon en opgeruimd te houden. Dit betekent: vuile vaat zo veel mogelijk in de vaatwasser plaatsen.
3.5.
Vergaderzalen BMG heeft eigen vergaderzalen op J7 (Aad de Roo-zaal) en op J6 (Han Moll-zaal) en in het L-gebouw (BMG-zaal, L4-98). De zalen kunnen worden gereserveerd via het secretariaat. Graag aangeven als er koffie en thee nodig is. Indien er een lunch besteld moet worden, dan kan dit ook geregeld worden. Na gebruik de zaal opgeruimd achterlaten door kopjes en borden op de afruimkar te zetten.
3.6.
Gebruik bar In de bar wordt maandelijks een borrel georganiseerd voor de medewerkers. Ook voor andere gelegenheden is de bar en de open ruimte te gebruiken. Voor speciale activiteiten zoals een promotieborrel kan de open ruimte ook worden gebruikt maar dient een extern bedrijf te worden ingehuurd voor het verzorgen van de catering. Informatie en reserveren bij het secretariaat.
12
4.
Facilitaire zaken
4.1.
Opvang nieuwe medewerkers Yvonne Lengkeek (facility manager) coördineert de opvang van nieuwe medewerkers. Yvonne zit op kamer J7-07 en zorgt onder meer voor:
een werkplek met een computer en telefoon
uitgifte sleutel en toegangspasje gebouw
een postvakje, naambordje, kopieerkaart en adressenlijst
aanvraag webagenda
ontvangst met rondleiding door het gebouw
afspraak voor het maken van een foto voor op het internet en voor de BMG krant een voorstelstukje
uitreiken informatie voor nieuwe medewerkers
Je kunt ook bij Yvonne terecht voor storingsmeldingen (bv koffieapparaat, kopieermachine, printer) of het aanvragen van een nieuwe pc. Yvonne is ook preventiemedewerker en kan advies geven over de juiste instelling van de werkplek.
13
14
5.
Personele zaken
De collega's van HR houden zich bezig met het adviseren van het (afdelings)management bij het inhoud geven aan het vastgestelde HR-beleid en de daaruit voortvloeiende processen. Daarnaast behoort het voeren van de personeelsadministratie tot het takenpakket. 5.1.
HR medewerkers voor BMG zijn:
Elif Pelit is de medewerker Personeelszaken, voor vragen over arbeidsvoorwaarden etc. kan je bij haar terecht. Zij is op maandag, dinsdag en donderdag aanwezig en te bereiken op nummer 81160 en zit in kamer J7-07. Haar e-mailadres is:
[email protected].
Julie Herrera–Verhees is de HR adviseur voor BMG. Zij adviseert en ondersteunt het management van BMG bij de voorbereiding en uitvoering van het HR-beleid. Julie werkt van maandag tot en met donderdag en om de week op vrijdag. Zij is te bereiken op nummer 81792 en zit in kamer E2-36 (E-gebouw). Haar e-mailadres is:
[email protected]
5.2.
Functioneringsgesprek Met alle medewerkers wordt jaarlijks een functioneringsgesprek gevoerd door de direct leidinggevende. Bij BMG worden de jaargesprekken zoveel mogelijk in het najaar (september t/m december) gehouden. Van het gesprek wordt een officieel verslag gemaakt dat wordt getekend door de gesprekspartners, de directeur bedrijfsvoering en de voorzitter.
5.3.
Vertrouwenspersoon Voor de aio’s en promovendi van jBMG is een vertrouwenspersoon beschikbaar. Deze biedt een onafhankelijke, waardevrije plek waar je je verhaal kwijt kunt over dingen die je dwars zitten. De vertrouwenspersoon is Barbara Thiels, kamer J7-25, tst. 88671,
[email protected]. Zij is aanwezig op maandag, woensdag en vrijdag.
5.4.
Verlof(registratie) Aan het begin van elk kalenderjaar ontvangt elke medewerker een verlofkaart. Op deze verlofkaart staat het voor elke medewerker van toepassing zijnde verloftegoed voorgedrukt. De gemaakte keuze voor wat betreft de arbeidsduur bepaalt het aantal verlofuren. Bij een fulltime aanstelling geldt de volgende indeling: Bij een standaard werkweek van 38 uur = 232 uur (29 dagen) Bij keuze voor 40 uur = 328 uur (41 dagen) Bij keuze voor 36 uur = 136 uur (17 dagen)
15
Zie voor een uitgebreide toelichting www.bmg.eur.nl/intranet > personele zaken
5.5.
Collectieve sluiting gebouwen Gedurende het jaar zijn de gebouwen van de EUR een aantal dagen gesloten. Voor de actuele dagen, zie intranet onder het kopje ‘facilitair’.
16
6.
Financiën & Controle
De afdeling Financiën & Controle wordt geleid door Robert Speek. De financiële administratie wordt gevoerd Jenny Klomps, Joke Meijer-de Man, Arjanne Wagner en Eugene Sophia. Zij zitten in kamer J7-17 en J7-19. Op intranet onder het kopje ‘financiële administratie’ staan procedures beschreven met betrekking tot het betaalbaar stellen van facturen, reisdeclaraties, onkostendeclaraties, projectbegrotingen en extern verrichte werkzaamheden. Ook staan hier de formulieren die gedownload kunnen worden.
17
18
7.
Marketing, Communicatie & PR
De Marketing, Communicatie & PR is te verdelen in vier aandachtsgebieden: interne communicatie, onderwijsmarketing (voorlichting en werving van studenten), onderzoekscommunicatie en corporate communicatie & relatiebeheer (zoals het jaarverslag, de website en alumnizaken). De algehele coördinatie ligt bij het team Marketing, Communicatie & PR bestaande uit Sander Bus (coördinator) en Ernst Bakker en student-assistent Stefan Groen. Zij zijn bereikbaar via
[email protected] en telefonisch via 88868 (Sander) of 88878 (Ernst). 7.1.
Intranet Op intranet is zo volledig mogelijke informatie te vinden die interessant is voor medewerkers van het iBMG. De agenda, berichten van het MT iBMG, informatie over onderwijs en onderzoek, het secretariaat maar ook alle informatie over Marketing, Communicatie & PR is te vinden op deze webpagina’s. Bij het starten van de internetbrowser op de werkplek is standaard het intranet als startpagina ingesteld. Thuis of op een pc buiten het netwerk is het intranet te benaderen door op de homepage (www.bmg.eur.nl) te klikken op medewerkers en vervolgens in te loggen met je Erna-gegevens.
7.2.
BMG krant Vier keer per jaar worden alle iBMG medewerkers op de hoogte gehouden van allerlei relevante (interne) informatie door middel van de BMG krant. Vanuit onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering worden bijdragen geleverd. Contactpersonen BMG krant:
Algemeen / vormgeving: Sander Bus
Onderwijs: Astrid van Keulen en Diane Mevius
Onderzoek: Sonja Meeuwsen
Bedrijfsvoering: Eileen Ritfeld
Opmerkingen of bijdragen worden op prijs gesteld en kunnen worden aangeleverd via
[email protected]
19
7.3.
Activiteiten (commissie) Iedere donderdag van de maand vanaf 16.00 uur is er een medewerkersborrel bij de bar op de 7e verdieping van het J-gebouw. Daarnaast organiseert de activiteitencommissie regelmatig uitjes en feestjes voor alle medewerkers. Het is de bedoeling dat iedere sectie vertegenwoordigd is in de commissie. Leden van de commissie zijn: Marieke Veenstra (voorzitter), Siok Swan Tan, Maite San Giorgi, Sander Bus, Barbara Thiels, Sarah Sue Slaghuis, Richard van Kleef, Caroline Koedoot, Marieke Krol, Hester van de Bovenkamp, Jolanda Dwarswaard en Ernst Bakker. De commissie is te bereiken via
[email protected] Op intranet vind je de agenda van komende activiteiten.
7.4.
Huisstijladvies Informatie over de huisstijl, logo’s en sjablonen voor het maken van bijvoorbeeld een wetenschappelijke poster kun je vinden in de huisstijltoolbox op intranet onder Marketing, Communicatie & PR.
20
8.
Huisvesting
8.1.
Toegang J-gebouw en L-gebouw Nieuwe medewerkers ontvangen van Yvonne Lengkeek een pas (die zij laat activeren bij de beveiliging) zodat er toegang is tot de gebouwen. De kaart dient gebruikt te worden vóór 08.00 uur in de lift naar de etage toe en na 18.00 uur in de lift. Buiten deze tijden is er zonder pas geen toegang tot de etages. In het J-gebouw begane grond hangen uit beveiligingsoverwegingen ook camera’s. De sectie GE/iMTA is nog gehuisvest in het L-gebouw. Wij verwachten dat zij in de zomer van 2010 kunnen verhuizen naar het J-gebouw (na het vrijkomen en de verbouwing van J5).
8.2.
Kamerverdeling Het managementteam heeft in overleg met de sectieleiders de volgende spelregels vastgesteld voor de kamerindeling:
Medewerkers worden waar mogelijk bij hun sectie geplaatst.
Voorstellen voor de plaatsing of verhuizing van medewerkers worden door de facility manager met de betreffende sectieleider besproken.
Besluiten over de toewijzing van kamers, c.q. werkplekken worden genomen door de directeur bedrijfsvoering, met instemming van de sectieleider.
De facility manager regelt de in- en verhuizing van medewerkers.
In het J-gebouw zit iedereen in principe op een 2- of 3-persoonskamers. Parttimers delen zo veel mogelijk een werkplek.
Op meerpersoonskamers in het J-gebouw worden geen overlegfaciliteiten gecreëerd. Deze zijn elders in het gebouw voor iedereen beschikbaar.
Alleen MT-leden, sectieleiders en BV-directeuren hebben in principe recht op een 1persoonskamer met overlegfaciliteiten. Dit wordt ook geregeld voor hoogleraren met een (bijna) fulltime aanstelling.
8.3.
Diefstalpreventie De beveiligingsdienst van de EUR adviseert alle medewerkers met klem om de volgende gedragswijze te hanteren:
bij het verlaten van je kamer (ook al is het maar kort): altijd deur op slot!
persoonlijke eigendommen van grote waarde: achter slot en grendel in een kast of bureaulade.
Wij wijzen erop dat de EUR geen aansprakelijkheid aanvaardt voor diefstal van persoonlijke goederen. Als regel geldt dus dat verlies van of schade aan persoonlijke eigendommen geheel voor rekening van de eigenaar blijft.
21
8.4.
Rookbeleid Binnen de gebouwen van de EUR geld het rookbeleid van de EUR. Roken in de openbare ruimtes van de Erasmus Universiteit Rotterdam is wettelijk niet toegestaan. Dit is ook van toepassing op de werkkamers. Dit beleid is na te lezen op www.eur.nl/efb > openbare ruimten > rookruimte
8.5.
Milieu BMG wil graag meewerken aan een schoner milieu. Daarom een vriendelijk verzoek om:
Je computer en beeldscherm geheel uit te zetten als je naar huis gaat.
Dubbelzijdig te printen. Het secretariaat kan je helpen bij het instellen van de settings.
Schakel bij vertrek de lichten uit in je kamer (als dat niet automatisch gebeurt).
22
9.
Computer en Telefoon
9.1.
Computers en printers Voor alle medewerkers wordt een standaard computer geregeld. Extra wensen (zoals een laptop, een extra snelle computer of meer schijfruimte op het netwerk) moeten worden besproken met de sectieleider omdat extra kosten uit het project- of sectiebudget worden betaald. Aanvragen van computers kunnen worden ingediend bij Yvonne Lengkeek. Printvoorzieningen zijn gemeenschappelijk. De multifunctionals kunnen kopiëren, printen, scannen en faxen. Meer informatie is te verkrijgen bij het secretariaat.
9.2.
ICT-helpdesk Door de afdeling LIA wordt de computer geïnstalleerd en wordt een e-mailaccount aangemaakt. Ook de werkplekondersteuning wordt door de afdeling LIA georganiseerd. De helpdesk is gevestigd in het L-gebouw (L5-53). Medewerkers van het LIA zijn aanwezig in het J-gebouw op maandagmiddag, dinsdagochtend, woensdagmiddag en donderdagochtend (kamer J7-05). Vragen of storingen bij voorkeur doorgeven per email:
[email protected] Of eventueel per telefoon 408 2555. Bijlage 1 bevat een informatieve tekst van het LIA voor nieuwe medewerkers.
9.3.
H-schijf Alle medewerkers van BMG/iMTA kunnen naast het gebruik van de eigen harde schijf, ook gebruik maken van ruimte op de H-schijf. Voor elke medewerker is hierop een map aangemaakt (achternaam), waarvan een gedeelte 'privé' is (anderen kunnen hier niet bij) en een gedeelte is open (read only). Dat laatste is handig in gevallen dat je met een ander samenwerkt aan hetzelfde bestand.
9.4.
Serveronderhoud Veel door de afdeling LIA beheerde servers kunnen overdag niet worden uitgezet. Te veel medewerkers in het L-gebouw kunnen van het uitzetten hinder ondervinden. Onderhoud aan de servers gebeurt normaal gesproken op maandag tussen 17:00 en 23:00. Deze tijdspanne is gekozen om de volgende redenen:
deze onderhoudsperiode valt samen met die van het SSC-ICT
onderhoud op netwerkservers valt buiten reguliere kantooruren
Tijdens dit zogenaamde 'maintenance window' kunnen werkzaamheden worden uitgevoerd. Gebruik van netwerkdiensten is maandagavond altijd geheel voor eigen risico. Het is mogelijk dat bepaalde diensten wel toegankelijk zijn, maar u dient er vanuit te gaan dat dit geen zekerheid is! Ook dient u rekening te houden met bijvoorbeeld deadlines in SIN-online.
23
Onderhoud van SURFNET gebeurt iedere dinsdagmorgen van 05.00 - 07.00.
9.5.
Telefoon Alle telefoontoestellen zijn geschikt voor intern gebruik (alle 408 nummers van de EUR en de 703 nummers van het Erasmus MC) en extern gebruik (nationaal). Er kan niet vanaf alle toestellen naar het buitenland gebeld worden. Voor medewerkers die voor hun werk frequent binnen of buiten Europa moeten bellen, kan een toestel met een lijn naar het buitenland worden geregeld via Yvonne Lengkeek.
9.6.
Oracle Calender De elektronische agenda, Oracle Calender, kan direct gebruikt worden op twee manieren: 1) via elpis.eur.nl, inloggen met Erna gegevens 2) via de client die geïnstalleerd moet worden op de pc - indien er voor deze optie wordt gekozen, kunt u contact opnemen met de LIA helpdesk via 82555
24
10. Voorzieningen EUR
10.1.
Parkeren en fietsenhok Indien je met de auto naar je werk komt dan kun je een parkeerpas aanvragen. Je kunt hiervoor terecht bij de beveiligingsloge, schuin tegenover het J-gebouw. Om de pas direct te laten activeren dien je je arbeidsovereenkomst, een geldig rijbewijs en een op naam van de aanvrager geregistreerd kentekenbewijs te overleggen. De parkeerkaart kan ook worden geactiveerd voor gebruik van de drie afgesloten fietsenstallingen (onder het H-gebouw, tussen het T- en L-gebouw en achter het T-gebouw). In beiden gevallen moet een borg van € 45 worden betaald (tenzij de pas alleen voor toegang tot de rijwielstalling wordt geactiveerd, is geen waarborgsom verschuldigd). De openingstijden van de beveiligingsloge zijn van maandag tot en met vrijdag tussen 09.30-11.30 uur en 13.30-15.30 uur.
10.2.
Bibliotheek De universiteit heeft twee bibliotheken: de medische bibliotheek op Hoboken, en de centrale universiteitsbibliotheek (UB), waar de collectie voor BMG is ondergebracht (op Woudestein). Bij indiensttreding kun je meteen een bibliotheekpas aanvragen. Deze heb je nodig om boeken te lenen en van andere diensten gebruik te kunnen maken. Tijdschriften worden niet uitgeleend, maar er is een kopieerruimte. Kopieerkaarten hiervoor zijn verkrijgbaar bij Marijke van der Does. Veel tijdschriften zijn bovendien ook al elektronisch beschikbaar, via de website van de UB (www.eur.nl/ub onder catalogi > elektronische tijdschriftencatalogus). In de universiteitsbibliotheek op Woudestein is een vakreferent werkzaam die onder meer de literatuur voor BMG verzamelt en beheert. Zij kan je wegwijs maken en helpen bij het zoeken naar informatie. Er zijn ook mogelijkheden voor instructies. Het is verstandig om bij je eerste bezoek bij haar langs te gaan en te informeren naar de mogelijkheden. Haar naam is Gusta Drenthe. Je kunt haar bereiken via telefoonnummer 81220/81208 of per e-mail:
[email protected]. Via de Virtuele Balie op de UB-website - linksonder op het scherm - kan je verdere vragen, wensen of suggesties aan de UB doorgeven. Op een aantal veel gestelde vragen is onder "Vraagbaak" direct een antwoord te vinden. Als deze vraagbaak je niet kan helpen, kan je via een van de aangeboden formulieren vragen en wensen voorleggen. Je krijgt dan zo spoedig mogelijk per e-mail antwoord.
25
10.3.
IBL-account Sommige tijdschriften en boeken zijn niet in de EUR bibliotheken aanwezig. Deze kunnen bij een andere bibliotheek worden aangevraagd met papieren of elektronische aanvraagformulieren, maar ook per fax. Dit gaat via het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL). Om hiervan gebruik te maken moet er een account aangemaakt worden met een tegoed (meestal € 23). De financiële administratie kan dit voor je regelen. Zie voor meer informatie de UB-website: www.eur.nl/ub > diensten > IBL.
26
Bijlage 1: Informatie over de automatiseringsvoorzieningen Wat doet de afdeling LIA? De afdeling LIA (L-gebouw Informatievoorziening & Automatisering) verzorgt in het Lgebouw de automatisering. De afdelingssite is te vinden op www.frg.eur.nl/lia. Uw contact met de afdeling LIA verloopt in eerste instantie altijd via de helpdesk. De contactgegevens van de helpdesk: E-mail:
[email protected] Telefoon: (010-40) 82555 Kamer: L5-53 (maandag t/m vrijdag) Meer informatie over de helpdesk is te vinden op: www.frg.eur.nl/lia > helpdesk De afdeling LIA levert onder andere een PC, een netwerkaccount en een e-mailadres. Elke dienst is terug te vinden op www.frg.eur.nl/lia > sla > dienstenoverzicht De EUR heeft voor iedere werknemer vastgesteld wat de regels van het computer- en netwerkgebruik zijn: www.erna.nl/reglement.html U krijgt een netwerkaccount U krijgt het netwerkaccount op vertoon van uw personeelsnummer bij de helpdesk. Dit nummer ontvangt u met uw aanstellingsbesluit. Een netwerkaccount bestaat uit een gebruikersnaam voor toegang tot het netwerk. U krijgt een gebruikersnaam (username) en een wachtwoord (password) om gebruik te kunnen maken van de netwerkvoorzieningen in het L-gebouw. U krijgt de beschikking over ruimte op een netwerkschijf ter grootte van 100 MB. Getrouwde medewerkers die niet de geboortenaam voeren. Netwerkaccounts worden standaard op de geboortenaam aangemaakt. U dient expliciet aan te geven dat u de naam van de echtgeno(o)t(e) wilt gebruiken. De afdeling maakt het netwerkaccount aan op naam van uw echtgeno(o)t(e). U krijgt een e-mailadres Bij het netwerkaccount hoort een e-mail-adres en een e-mail-box van 50 MB. Dit mailadres bestaat uit uw username plus de toevoeging @bmg.eur.nl. U krijgt een PC Het komt voor dat u niet direct de beschikking heeft over een geschikte computer op uw nieuwe werkplek. Om in het bezit te komen van een (nieuwe) PC dient u een aanvraag in te dienen bij de coördinator van de helpdesk na overleg met uw budgethouder en de coördinator van de helpdesk. Een aanvraagformulier moet mede ondertekend worden door uw budgethouder. Formulieren zijn verkrijgbaar via www.frg.eur.nl/lia > sla > dienstenoverzicht en op de helpdesk. Kan ik thuis werken? U krijgt een apart inbelaccount U kunt inbellen via ERNA. ERNA staat voor Erasmus Remote Network Access. U heeft vanaf de thuiswerkplek via een modem- of ISDN-verbinding, toegang tot het netwerk van de EUR (EURnet) en het Internet. Deze voorziening wordt zonder extra kosten ter beschikking gesteld voor de duur van het dienstverband met de EUR. Bij de helpdesk kunt u uw ERNAusername en password met inbelhandleiding afhalen. Meer informatie over ERNA vindt u op www.erna.nl. 27
Meer informatie De afdeling LIA is vanzelfsprekend ook aanwezig op het Internet en te bereiken via het WEB-adres www.frg.eur.nl/lia. De diensten die u van de afdeling kunt verwachten zijn beschreven in een Service Level Agreement (zie: www.frg.eur.nl/lia > sla). Op www.frg.eur.nl/lia > documentatie kunt u veel antwoorden vinden op praktische vragen. Schroom niet om contact op te nemen met de helpdesk als u vragen heeft. De afdeling LIA wenst u veel plezier en succes in uw nieuwe baan!
28
