Forque Is gespecialiseerd in blijvende verbeteringen. Werkt samen met de klant vanuit een gezamenlijk doel. Optimaliseert processen en bedrijfsresultaten door ondersteuning, advies of interim-management. Inventariseert verbeter- en knelpunten en zorgt voor procesoptimalisatie en integratie. Werkt vanuit een pragmatische aanpak met branche expertise Heeft aandacht voor uw organisatie, maar ook uw medewerkers individueel. Het zijn immers de mensen die een organisatie succesvol maken.
Ons motto: topkwaliteit leveren en plezier hebben in ons werk!
Forque Is geen AK, wij leveren geen dienstverlening, maar kunnen u wel helpen bemensing te vinden Ontstaan uit kennis van organiseren Weinig handmatige verwerking. Waarom iets met de hand doen als het ook automatisch kan? Verdienmodel: Klant kàn outsourcen, maar het hoeft niet! Hoe meer werk de klant zelf wil/kan doen (met begeleiding), hoe beter het is. Procesoptimalisatie is een vak! AFAS en niets anders, omdat we daarvan overtuigd zijn.
Standaard AK We standaardiseren het proces, dan kunnen we meer werk met dezelfde mensen doen. Ontstaan uit kennis van administreren Veel handmatige verwerking, weinig automatisering. Verdienmodel: Hoe meer werk we overnemen van de klant, hoe beter het is. Administratie is een vak! We werken het liefst op onze kantoren. We gebruiken AFAS omdat de klant erom vraagt, ons maakt het niet uit.
4
1. OSGM met AFAS De huidige situatie kenmerkt zich door 4 onderdelen.
1. Centrale omgeving
• Beperkte aansluiting met uw specifieke organisatie. • Weinig aandacht voor, en mogelijkheden tot procesoptimalisatie.
2. Randapplicaties
• Randapplicaties OSGM zijn niet altijd maximaal geschikt voor specifieke situatie klant.
3. Onrust bij OSGM
• Groot verloop, steeds wisselende contactpersonen. • Kennis niet aanwezig of loopt weg. • Onduidelijkheid over kwaliteit Helder
4. Kwaliteit OSGM
• • • •
Onderbezetting, afhankelijk van beperkt aantal sleutelfiguren. Weinig ruimte voor maatwerk. Kwaliteit laat (soms) te wensen over. Rapportages en analyses niet voldoende specifiek
5
2. Ontwikkelingen
Dienstverlening ‘oude stijl’ • Werkzaamheden worden vooral uitbesteed, klant is weinig in beeld. • Automatisering nog in de kinderschoenen, veel handwerk, hierdoor kennis- en arbeidsintensief.
Ontwikkeling afgelopen jaren
• Procesautomatisering heeft een enorme vlucht genomen. • Invoer bij de bron, first time right. • Verbeterde technische oplossingen voor acceptabele prijzen. • Toename vraag naar informatie op maat. • Outsourcing oude stijl sluit niet meer aan bij de hedendaagse vraag van de school.
3. Insourcing
Insourcing op maat
• Zelfredzaam met ondersteuning op locatie. • Meer invoer aan de bron met nadruk op first time right. • Maximaal gebruik maken van geautomatiseerde oplossingen (standaard/Forque tools) • Investeren in vooruitgang en doorontwikkeling. • Zeggenschap over processen door eigenaarschap op ERP-omgeving.
Maatwerk in dienstverlening op basis van waardeketen in plaats van een generiek aanbod
4. Uitgebreid voortraject Wij bepalen samen met u de behoefte aan ondersteuning voor uw organisatie. De volgende stappen worden hierbij genomen, althans voor zover nodig en gepast.
1. Mavim
• Uw processen brengen we m.b.v. Mavim Rules in kaart en analyseren we met u. Wat gaat er goed en efficiënt en wat kan beter? Waar mist u zaken en wat mag voor u wel wat minder?
2. Verbeteringen
• We maken vervolgens een duidelijk overzicht van de mogelijke verbeteringen en de implementatie daarvan. Verdeeld in basisdienstverlening en doorgaande verbetering.
3. Proces lay-out
• Op basis van de proces-layout bepalen we samen welke werkzaamheden u zelf wilt uitvoeren en welke niet. Hieruit volgt uw ondersteuningsbehoefte, verdeeld in een helder overzicht voor elk van de 10 deelprocessen.
4. Uitvoering
• Op basis van de proces lay-out gaan we uw omgeving “verbouwen”. En bepalen we samen met u welke ondersteuning uiteindelijk nodig is. Indien u dat wilt helpen we u bij de selectie van de juiste mensen om de ondersteuning te bieden.
De waardeketen zoals wij die zien, staat beschreven op de volgende sheet.
8. Applicatie- en procesbeheer 9. Training 10. Resourcebeheer
3. Specials F Uitvoeringsprocessen
De waardeketen is verdeeld in 10 deelprocessen. Samen vormen ze een kapstok waaraan we onze dienstverlening ophangen.
Ondersteunende processen
5. Waardeketen
2. Bulkverwerking F
1. Mutatiestroom
6. Rapportages
7. Advisering
4. Bulkverwerking P 5. Specials P
8
5. Waardeketen De waardeketen is verdeeld in 10 deelprocessen. Deze tabel omschrijft elk deelproces.
Nr.
Proces
Omschrijving
1
Mutatiestroom
Alle mutaties uit alle mogelijke bronnen die in AFAS bij elkaar worden gebracht, bijv. personeelsmutaties, inkoopfacturen, bankafschriften.
2
Bulkverwerking F
Alle dagelijkse werkzaamheden op F, bijv. verwerken inkoopfacturen, verwerken banken, betalingen.
3
Specials F
Alle niet-dagelijkse werkzaamheden op F, bijv. kwartaalafsluiting, jaarrekening, budgetcyclus.
4
Bulkverwerking P
Alle dagelijkse werkzaamheden op P, bijv. akten, verwerking ziekmeldingen, nieuwe medewerkers.
5
Specials P
Alle niet-dagelijkse werkzaamheden op P, bijv. meerjareninformatie.
6
Rapportages
Alle voorkomende rapportages op ieder gewenst niveau.
7
Advisering
Analyse en advies op gewenste onderwerpen o.b.v. informatie uit AFAS, bijv. subsidieadvies, investeringsadvies.
8
Applicatie- en procesbeheer
Implementatie van en begeleiding bij ingebruikname nieuwe onderdelen van AFAS, inrichtingsvraagstukken, procesoptimalisatie.
9
Training
Zorgdragen dat uw medewerkers over voldoende kennis en vaardigheden beschikken van het proces en het systeem.
10
Resourcebeheer
Rekruteren, tijdelijk vervangen, detacheren van medewerkers F en/of P.
5. Invulling = maatwerk Per onderdeel bepalen we samen uw ondersteuningsbehoefte. In deze tabel wordt een (verkort) voorbeeld weergegeven.
Nr.
Proces
Omschrijving
1
Mutatiestroom
Alle mutaties worden door Onderwijsgroep Grote Ambitie (OGA), digitaal aangeleverd. Facturen worden gescand, P-mutaties via InSite. Bankafschriften inlezen via Forque-tool.
2
Bulkverwerking F
OGA heeft een administrateur die zelf de bulkverwerking F uitvoert.
3
Specials F
Het grootste deel van deze post wordt door de controller van OGA uitgevoerd. Forque ondersteunt bij het bouwen en controleren van modellen.
4
Bulkverwerking P
OGA heeft geen P-functionaris. uw dienstverlener detacheert een medewerker die de bulkverwerking uitvoert.
5
Specials P
uw dienstverlener voert alle P specials uit.
6
Rapportages
Eens per jaar wordt de rapportagebehoefte gedefinieerd. OGA heeft een eigen managementinformatiesysteem. Ondersteuning van Forque is slechts eens per jaar bij de definitie nodig en bovendien op afroep.
7
Advisering
De RA van uw dienstverlener besteed jaarlijks via een audit aandacht aan een te definiëren risicogebied en adviseert het CvB hierover.
8
Applicatie- en procesbeheer
Het gehele applicatie- en procesbeheer is uitbesteed aan uw dienstverlener.
9
Training
Tweemaal per jaar verzorgt Forque een basistraining InSite en een introductie in de processen. Daarnaast zorgt Forque voor werkinstructiekaarten.
10
Resourcebeheer
OGA heeft maar 1 fte op P. Bij ziekte of vakantie zorgt uw dienstverlener dat de processen doorlopen.
11
6. Kenmerken van Forque
Hoe is Forque als partner? Deze pagina laat onze unieke kenmerken zien.
Wij luisteren. Samen met u zoeken we naar de beste oplossing.
Niet direct nodig, wel binnen handbereik Forque biedt • Senior organisatieadvies (bijvoorbeeld voor uw RvT)
• Financieel advies door RA’s (bijvoorbeeld voor risk management)
Wij zetten uitsluitend goed personeel in. U hebt een stem in het selectieproces..
Forque is een brede organisatie, gekenmerkt door professionals die gaan voor 100% klanttevredenheid.
We beschikken over een geselecteerd netwerk. Wij werken alleen met kwalitatieve partners vanuit eigen goede ervaringen.
We organiseren kennisbijeenkomsten met deskundigen en klanten, om van elkaar te leren.
7. Kan alles? Nou ja, bijna alles… Wij werken met 3 randvoorwaarden
AFAS
• We werken uitsluitend met AFAS als basissysteem. Dat doen we omdat we al vele jaren goede ervaringen met AFAS hebben en er van overtuigd zijn dat dit pakket u de meeste toegevoegde waarde biedt.
Uw eigen AFAS omgeving
• Een eigen AFAS-omgeving is een essentieel onderdeel. Zonder die voorwaarde is de kans op succes niet groot. Het goede nieuws: We hebben samen met AFAS ervaring met migratie zonder conversie!
Essentiële elementen in onze aanpak
• • • •
Invoer bij de bron en first time right. De toekomst is digitaal. Automatiseren is leuk. Hoe meer er intern verankerd wordt, hoe beter het uiteindelijk is.
9. Contactinformatie
Sybren Westerink Getriggerd door deze informatie? Spreekt onze aanpak u aan?
directeur - partner Bedrijvenpark Twente 303 7602 KL Almelo E:
[email protected] M: +31 (0)6 4134 2657
Interesse gewekt?
Corine Meppelink Neem vrijblijvend contact met ons op voor een afspraak of meer informatie
managermarketing Bedrijvenpark Twente 303 7602 KL Almelo E:
[email protected] M: +31 (0)6 2139 3288
