Onderzoekscommissie Steenwijkerland
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe (2) 1 oktober 2012
Colofon Een onderzoek door de raad is een op waarheidsvinding gericht onderzoek naar een specifiek onderwerp van lokaal belang. Door het onderzoek kan de raad bepaalde onderdelen van bestuur beter controleren. Een raadsonderzoek wordt uitgevoerd door een onderzoekscommissie. In dit geval is door de raad besloten een extern onderzoek uit te laten voeren met betrekking tot de verbouwing van De Meenthe. De raad stelt een onderzoekscommissie in die het externe onderzoek gaat begeleiden en aansturen. De gemeenteraad heeft vooral behoefte aan fact-finding, op basis waarvan de raad een beter inzicht krijgt in de gang van zaken rondom De Meenthe met betrekking tot de procedurele, juridische, financiële en bouwtechnische zaken. Het onderzoek richt zich nadrukkelijk niet op het beantwoorden van mogelijke schuldvragen. De feiten uit het onderzoek zijn weergegeven in een afzonderlijke rapportage van de onderzoekscommissie “Feitenverslag onderzoek verbouwing De Meenthe (1)” van 1 oktober 2012. Hierin staan alleen feiten en geen conclusies en aanbevelingen. De conclusies en aanbevelingen die de onderzoekscommissie heeft naar aanleiding van het feitenverslag, zijn in deze rapportage weergegeven.
Samenstelling onderzoekscommissie 1.
Mevr. M.G. van Olphen/PAS
Voorzitter
2.
Mevr. G.C. Kuperus-Hartink/VVD
lid
3.
Dhr. H. Belder/CU
lid
4.
Dhr. E. Dedden/BGL
lid
5.
Dhr. J. ten Klooster/PvdA
lid
De griffie/griffier heeft ambtelijke ondersteuning aan de onderzoekscommissie geleverd. Contact Post
: Postbus 162 8330 AD STEENWIJk
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012
Inhoudsopgave Colofon i 1
Inleiding
3
2
Beantwoording hoofdvraag
3
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Conclusies en aanbevelingen Algemeen Taken en verantwoordelijkheden Projectcontrolling Informatiecyclus (Planning en control cyclus) Administratieve organisatie en interne beheersing
3 4 4 5 5 5
4
Samenvatting en afsluiting
6
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012 documenteigenschap.
Fout! Onbekende naam voor
3
1
Inleiding
In de raadsvergadering van 19 juni 2012 heeft de gemeenteraad ingestemd met de door de onderzoekscommissie geformuleerde onderzoeksopdracht. De gemeenteraad heeft vooral behoefte aan fact-finding, op basis waarvan de raad een beter inzicht krijgt in de gang van zaken rondom de verbouw van De Meenthe met betrekking tot de procedurele, juridische, financiële en bouwtechnische zaken. Het onderzoek richt zich nadrukkelijk niet op het beantwoorden van mogelijke schuldvragen. Door het onderzoek kan de raad bepaalde onderdelen van bestuur beter controleren. De hoofdvraag van het onderzoek is de volgende: Waarom is het eerste krediet (beschikbaar gesteld door de raad op 27 september 2011 met raadsbesluit nummer 2011/73) van de realisatiefase verbouwing van de Meenthe met € 500.000,00 te laag ingecalculeerd, zoals is gebleken uit de aanpassing van het krediet door de raad op 3 april 2012 (raadsbesluit nummer 2012/35)? Voor de beantwoording van de hoofdvraag is deze verder uitgewerkt in een aantal deelvragen. De deelvragen zijn in een afzonderlijk feitenverslag beantwoord, waarin alleen feiten staan vermeld.
2
Beantwoording hoofdvraag
De hoofdvraag van het onderzoek, zoals hiervoor aangegeven, is de volgende: Waarom is het eerste krediet (beschikbaar gesteld door de raad op 27 september 2011 met raadsbesluit nummer 2011/73) van de realisatiefase verbouwing van de Meenthe met € 500.000,00 te laag ingecalculeerd, zoals is gebleken uit de aanpassing van het krediet door de raad op 3 april 2012 (raadsbesluit nummer 2012/35)?
De onderzoekscommissie is van mening dat ten tijde van het verstrekken van het krediet van € 6.763.000 voor de verbouw van De Meenthe op 27 september 2011 door de Raad en de fase waarin dit project zich bevond, ten behoeve van de besluitvorming door de Raad van de gemeente Steenwijkerland het volgende in het destijds voorliggende raadsvoorstel en -besluit (paragraaf financieel kader) had moeten worden opgenomen: De berekening die ten grondslag ligt aan het te verstrekken krediet is op dit moment niet gebaseerd op een intern dan wel extern geïnventariseerde actuele en bestaande situatie van het gebouw De Meenthe. Derhalve kunnen de uiteindelijke verbouwkosten lager of hoger uitvallen. Doordat het een gebouw betreft uit 1968 en het feit dat er veel verbouwingen hebben plaatsgevonden tussen 1968 en heden bestaat er een groot risico en kans dat de uiteindelijke verbouwingskosten van De Meenthe hoger uitvallen. De onderzoekscommissie is tevens van mening dat het risicomanagement voor dit project, verbouw van De Meenthe, onvoldoende is ingevuld.
3
Conclusies en aanbevelingen
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012 documenteigenschap.
Fout! Onbekende naam voor
4
3.1
Algemeen
Voor het opzetten van een adequate organisatie van de gemeentelijke projectbeheersing voor een verbouwing zoals De Meenthe is een goede stuur- en beheersorganisatie nodig. De volgende vier besturings-en beheersings- instrumenten zijn daarbij belangrijk: • • • •
Taken en verantwoordelijkheden; Controlling; Informatiecyclus (Planning en controlcyclus); Administratieve organisatie en interne controle.
Deze instrumenten moeten in een sterke onderlinge samenhang worden gezien. Het minder goed invulling kunnen geven aan één van de vier instrumenten kan deels worden gecompenseerd door een uitgebreidere invulling van één van de andere. Voor het vereiste inzicht in de hierboven genoemde vier instrumenten is voor het project De Meenthe de opzet en inrichting van deze instrumenten geïnventariseerd. Door de ambtelijke organisatie is een door de onderzoekscommissie verstuurde vragenlijst projectbeheersing ingevuld. Deze vragenlijst met antwoorden ligt vertrouwelijk ter inzage bij de Griffie. Hierin is het beheersinstrumentarium van projecten omschreven. De werking van deze beheersmaatregelen is door de onderzoekscommissie niet getoetst. Hieronder geeft de commissie, op basis van de ingevulde vragenlijst projectbeheersing en de kennis vanuit het feitenonderzoek, per instrument de meest opvallende bevindingen en aanbevelingen weer.
3.2
Taken en verantwoordelijkheden
Conclusie In de vragenlijst is aangegeven dat de rol van projectcontrol gemeentebreed niet is beschreven. Tevens zijn de uit te voeren werkzaamheden met betrekking tot projectfinanciën niet nader uitgewerkt en gespecificeerd. Er zijn in 2011 en 2012 geen interne audits uitgevoerd ten aanzien van de opzet en werking van de interne beheersing van projectfinanciën. De onderzoekscommissie adviseert de Raad het College mee te geven de rol van projectcontroller (taken,verantwoordelijkheden en competenties) gemeentebreed te beschrijven en te borgen in de organisatie. De werkzaamheden van de projectcontroller moeten afhankelijk van het risicoprofiel van het project specifiek worden beschreven in een controleaanpak met een werkprogramma van uit te voeren (controle)werkzaamheden en tijdstip waarop. Projectcontrolling is belangrijk voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van middelen en een tijdige rapportage aan College en Raad.
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012 documenteigenschap.
Fout! Onbekende naam voor
5
3.3
Projectcontrolling
Conclusie In de vragenlijst is aangegeven dat het risicomanagement voor het project De Meente is geborgd in de stuurgroep. Naar de mening van de commissie is dit niet eenduidig te herleiden uit de notulen van de stuurgroepverslagen, noch uit het feitenverslag. De onderzoekscommissie adviseert de Raad het College mee te geven het risicomanagement voor projecten transparant explicieter en duidelijker - vorm te laten geven en te borgen in de organisatie. Daarbij aandacht voor te hanteren methodieken en het gehanteerde gemeentebrede framework waarbinnen (organisatorische, financiële, commerciële en technische) afwegingen en keuzes moeten worden gemaakt.
3.4
Informatiecyclus (Planning en control cyclus)
Conclusie De onderzoekscommissie is van mening dat in het raadsvoorstel van 27 september 2011 waarin een krediet wordt gevraagd voor de verbouw van De Meenthe een risicoparagraaf ontbreekt. De onderzoekscommissie adviseert de Raad, met betrekking tot raadsvoorstellen met een kredietvoorstel inzake projecten, het College mee te geven het volgende expliciet te vermelden: Fase waarin het project zich bevindt (grondslagen calculaties) Risicoprofiel project Kans op over- en onderschrijding (uitkomst risicomanagement)
3.5
Administratieve organisatie en interne beheersing
Conclusie In de vragenlijst is aangegeven dat aan de volgende aspecten gedeeltelijk wordt voldaan: Geactualiseerde beschrijving van de werkprocessen binnen projectfinanciën. Beschrijving van de (financiële)informatiestromen van de projectfinanciën, routing door organisatie en controlemomenten. Het aanwezig zijn van vastleggingen van de controlemomenten in de procedure en werkbeschrijvingen; Het zichtbaar maken van controlehandelingen. Het documenteren van controlehandelingen. Het voorzien in procedures voor vervanging bij vakantie, ziekte etc. Uit het feitenrapport blijkt: Onvoldoende dossiervorming (projectuitvoering en technische documentatie) De onderzoekscommissie adviseert de Raad het College mee te geven de hierboven genoemde aspecten volledig uit te werken en te borgen in de ambtelijke organisatie.
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012 documenteigenschap.
Fout! Onbekende naam voor
6
4
Samenvatting en afsluiting
De onderzoekscommissie adviseert de Raad het College voor projecten er op toe te laten zien dat: De ambtelijke organisatie de vier vermelde inrichtingsvraagstukken op een adequate wijze invult en vormgeeft. De Raad door het College wordt geïnformeerd over de implementatie van de vier inrichtingsvraagstukken. De werking van de geïmplementeerde beheersingsmaatregelen wordt getoetst door de ambtelijke organisatie en de uitkomsten hiervan aan de Raad worden gerapporteerd bij de jaarrekening 2012.
Adviesrapportage onderzoek verbouwing De Meenthe 1 oktober 2012 documenteigenschap.
Fout! Onbekende naam voor
