Onderzoek bestuurlijke uitgaven Gemeente Heeze-Leende
Rekenkamercommissie de Groene Rand Maart 2010
Voorwoord
Voor u ligt het rapport betreffende het onderzoek naar de onkosten van gemeentebestuurders dat de Rekenkamercommissie in het najaar van 2009 uitvoerde. De nadruk ligt in dit rapport op de betaling van onkosten via de salarisadministratie (op basis van declaraties) en via de financiële administratie (vooral representatie- en studiekosten). Eens in de zoveel jaar hebben de bestuurlijke kosten en specifiek de declaraties van bestuurders, zowel bij rijk provincie als gemeente, maar ook daarbuiten (bijvoorbeeld de declaraties van hoge politieambtenaren) de aandacht van de landelijke pers. Het is niet de intentie van de Rekenkamercommissie om mee te liften in een landelijke “hype”. De Rekenkamercommissie gaat er op voorhand niet van uit dat er sprake is van malversaties. De Rekenkamercommissie heeft voor de start van haar onderzoek geen rook gezien, laat staan vuur. Met andere woorden: de Rekenkamercommissie had vooraf geen signalen dat het met het declaratiegedrag en de overige bestuurlijke uitgaven niet goed zou zitten. Het gaat de Rekenkamercommissie in dit onderzoek primair om het verschaffen van inzicht voor de raad en de burger: transparantie staat bij het onderzoek voorop. De Rekenkamercommissie voerde dit onderzoek niet alleen in Heeze-Leende uit. Ook in de andere gemeenten waar de Rekenkamercommissie actief vond dit onderzoek plaats. Hiermee kon de Rekenkamercommissie dit onderzoek relatief efficiënt uitvoeren. Daarnaast is het hierdoor mogelijk om de bestuurlijke onkosten van de vijf rekenkamergemeenten met elkaar te vergelijken. Een van de doelstellingen van het in het leven roepen van een rekenkamer de actief is voor vijf gemeenten was om onderzoek efficiënt uit te kunnen voeren en om van elkaar te kunnen leren. De Rekenkamercommissie is van mening dat met de aanpak van dit onderzoek aan bovenvermelde doelstellingen wordt voldaan.
Rekenkamercommissie de Groene Rand
Drs. W.F.P. Hartmann Drs. J. van den Berg Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO
2
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.
Aanleiding Rechtmatigheid Onderzoeksdoel Wat zijn bestuurlijke uitgaven? Probleemstelling c.q. vraagstelling bij het onderzoek Leeswijzer
Hoofdstuk 2: Normenkader 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
21
Inleiding Declaraties Overige onkosten
Hoofdstuk 5: Bestuurlijke uitgaven in Heeze-Leende 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
18
Inleiding Administratieve organisatie Accountantsonderzoek
Hoofdstuk 4: Vergelijking tussen de rekenkamergemeenten 4.1. 4.2. 4.3.
7
Inleiding Landelijke wet- en regelgeving Handreiking integriteit Circulaire van de VNG dd. 26 juni 2009. Lokale regelgeving
Hoofdstuk 3: De gang van zaken in gemeente Heeze-Leende 3.1. 3.2. 3.3.
4
23
Inleiding Totaaloverzicht Beoordeling van de declaraties Beoordeling van de overige onkosten
Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen
28
Hoofdstuk 7: Reactie college van B&W
29
Hoofdstuk 8: Nawoord Rekenkamercommissie
32
Bijlage 1: handreiking integriteit
3
Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1.
Aanleiding
Sinds 1 augustus 2009 kent Rekenkamercommissie de Groene Rand een nieuwe samenstelling. De “oude” Rekenkamercommissie heeft bij de afronding van haar werkzaamheden er niet voor gekozen om nog onderzoeksonderwerpen te selecteren voor de “nieuwe” Rekenkamercommissie. Reden daarvan was dat de oude Rekenkamercommissie niet “over haar graf” wenste te regeren. De nieuwe Rekenkamercommissie streeft ernaar een nieuwe, frisse start te maken. Daarom heeft zij besloten om tot aan de verkiezingen van maart 2010 twee zelf geïnitieerde onderzoeken uit te voeren. Daar de Rekenkamercommissie een periode van niet publiceren aanhoudt van zes weken vóór tot twee weken na de verkiezingen zal publicatie van het rapport plaatsvinden medio maart. De Rekenkamercommissie wil tijdens de huidige raadsperiode nog twee onderzoeken uitvoeren die leereffecten opleveren voor de nieuwe raadsperiode. In deze onderzoeken staan de uitvoering van het collegeprogramma en de onkosten van gemeentebestuurders centraal. Dit rapport gaat in op het onderzoek betreffende de bestuurlijke uitgaven, dat wil zeggen de onkosten van Burgemeester en Wethouders. Uitgangspunt bij dit onderzoek is het vertrouwen in de politiek te versterken en de kloof tussen bestuurders en kiezers te verkleinen. Het onderwerp bestuurlijke uitgaven staat al jaren hoog op politieke agenda’s van rijk, provincies en gemeenten. Daarnaast hebben declaraties van bestuurders aandacht van de media, waaronder de actie die omroep RTL4 onlangs uitvoerde bij circa 300 gemeenten naar de declaraties van gemeentebesturen. De Rekenkamercommissie inventariseerde bij de vijf rekenkamergemeenten of zij ook voor dit onderzoek zijn benaderd. De vijf gemeenten hebben aangegeven door RTL4 benaderd te zijn, stukken te hebben aangeleverd en vervolgens niets meer van RTL4 te hebben vernomen. 1.2.
Rechtmatigheid
Dit onderzoek heeft het karakter van een zogenaamd rechtmatigheidonderzoek. In de nota “missie, doelen en werkwijze” van de Rekenkamercommissie is bepaald dat de Rekenkamercommissie onderzoek uitvoert naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Over de rechtmatigheid wordt in de nota het volgende opgemerkt: “Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat hier om zowel de regelgeving van het rijk en de provincie als de regelgeving van de gemeente zelf. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening (als bedoeld in artikel 213, tweede lid). Dit is de taak van de accountant”. De Rekenkamercommissie merkt op dat het primaire doel van dit onderzoek het bevorderen van transparantie betreft. Daarnaast wil de Rekenkamercommissie een bijdrage leveren aan de lerende organisatie. De Rekenkamercommissie gaat er primair van uit dat de bestuurlijke uitgaven functioneel en rechtmatig zijn gedaan.
4
1.3.
Onderzoeksdoel
Het doel van het onderzoek is te achterhalen welke uitgaven door de bestuurders zijn gedaan c.q. zijn gedeclareerd, te bepalen waarvoor deze zijn gedaan en te bepalen of de bestuurlijke uitgaven reëel waren in het licht van het er tegenover staande doel en of hierbij de vigerende wet- en regelgeving is gevolgd. 1.4.
Wat zijn bestuurlijke uitgaven?
Onderscheid moet worden gemaakt tussen de “stomen” waarlangs de uitgaven plaatsvinden en de kostensoorten. Betreffende het eerste: Onder bestuurlijke uitgaven worden in dit onderzoek verstaan de uitgaven die op de volgende wijze worden betaald: • • •
Alle variabele vergoedingen die, op declaratiebasis1, via de salarisadministratie worden uitbetaald in verband met door het bestuur gedane uitgaven en gemaakte onkosten. Alle onkosten die door bestuurders middels gemeentelijke creditcards worden betaald. Alle onkosten van het bestuur die door middel van facturering door leveranciers, door de financiële administratie, rechtstreeks worden betaald door de gemeente.
Onder de in dit onderzoek onderzochte kosten c.q. bestuurlijke uitgaven vallen de volgende ten laste van de gemeente komende uitgaven c.q. kostensoorten: • • • • • • • • • • 1.5.
Kilometervergoedingen Kosten in verband met openbaar vervoer Vaste autovergoedingen (woon- werkverkeer) Parkeerkosten Taxikosten Lunchkosten, dinerkosten, cateringkosten Studie- en congreskosten Representatiekosten2 Telefoonkosten Internetkosten Probleemstelling c.q. de vraagstelling van het onderzoek
De centrale vraag bij dit onderzoek luidt als volgt: Waren de bestuurlijke uitgaven van gemeente Heeze-Leende, in de periode maart 2006 tot heden, functioneel3 en in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving?
1
Onder declaratie verstaat van Dale: “rekening van gemaakte onkosten”. Onder representatiekosten verstaat van Dale: “uitgaven die nodig zijn voor het voeren van een staat die verbonden is aan een bepaalde functie”. 3 Onder functioneel verstaat van Dale: “geschikt voor een bepaalde functie” De Rekenkamercommissie vertaalt dit in “uitgaven gedaan in het belang van de gemeente”. 2
5
De volgende afgeleide vragen worden in het onderzoek beantwoord: • • • • • • •
Welke bedragen zijn door bestuurders in de periode maart 2006 tot ultimo 2009 gedeclareerd en uitbetaald via de salarisadministratie? Welke uitgaven zijn door de bestuurders door middel van (eventuele) creditcards van de gemeente gedaan? Welke uitgaven werden gedaan via de financiele administratie? Waren de uitgaven functioneel. Droegen ze bij tot de algemene doelstellingen van de gemeente? Waren de uitgaven rechtmatig, dat wil zeggen in overeenstemming met de vigerende externe wetgeving en interne regelgeving en vielen de uitgaven niet gewoon onder de algemene onkostenvergoeding? Hoeveel bestuurlijke uitgaven zijn er gemaakt, per afzonderlijke gemeente? Hoe verhouden deze uitgaven zich tot de uitgaven van de andere vier gemeenten in het rekenkamergebied (benchmark)
Het onderzoek heeft betrekking op de periode maart 2006 tot ultimo 2009. 1.6.
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 behandelt de Rekenkamercommissie het toetsingskader. Hoofdstuk 3 gaat kort in op de binnen de gemeente gehanteerde procedures en het jaarlijkse jaarrekeningonderzoek door de externe accountant. In hoofdstuk 4 wordt een vergelijking gepresenteerd van de bestuurlijke uitgaven van de gemeentebesturen van de vijf gemeenten Son en Breugel, Best, Waalre, Heeze Leende en Nuenen. In hoofdstuk 5 worden de bevindingen ten aanzien van de bestuurlijke uitgaven van de bestuurders weergegeven. Hoofdstuk 6 geeft de conclusies van de Rekenkamercommissie weer en de naar aanleiding daarvan geformuleerde aanbevelingen. In hoofdstuk 7 is de reactie van het college naar aanleiding van het bestuurlijk hoor en wederhoor opgenomen. Hoofdstuk 8 tot slot bevat het nawoord van de rekenkamercommissie.
6
Hoofdstuk 2: Normenkader 2.1.
Inleiding
Bij de beoordeling van de onkostenvergoedingen is gebruik gemaakt van normen die zijn ontleend aan: • • • 2.2.
wet- en regelgeving; professionele normen zoals te vinden in publicaties van bijvoorbeeld de VNG; lokale regelgeving. Landelijke wet- en regelgeving
Voor de burgemeester en wethouders zijn landelijk de volgende regels van toepassing: • • • • •
rechtspositiebesluit burgemeesters; regeling rechtspositieburgemeesters; reisbesluit binnenland/reisregeling binnenland; rechtspositiebesluit wethouders; regeling rechtspositie wethouders.
Daarnaast is er sprake van een handreiking integriteit en van een VNG-circulaire die zich in algemene zin richt op bestuurlijke kosten. 2.2.1 Rechtspositiebesluit burgemeesters Het rechtspositiebesluit burgemeesters is geldig vanaf 11 september 2002. Het besluit bevat 72 artikelen. In het besluit komen de volgende zaken aan de orde: • • • • • • • • • • • • • •
Bezoldiging Vakantie-uitkering Eindejaarsuitkering Ambtstoelage Vergoeding bij waarneming Ziekte Tegemoetkoming in ziektekosten Gratificatie bij ambtsjubileum Computer en communicatieapparatuur Verplaatsingskosten Reis- en verblijfkosten Ambtswoning Gemeentelijke hypothecaire lening Ontslag/FPU/overlijden/arbeidsongeschiktheid
7
Onder de reis- en verblijfkosten wordt het volgende gemeld: 1.
2.
3.
4.
Indien de burgemeester ten behoeve van de dienst gebruik maakt van een eigen personenauto, ontvangt de burgemeester deswege een vergoeding per afgelegde kilometer, berekend overeenkomstig de bepalingen van het Reisbesluit binnenland. Indien de burgemeester voor plaatselijk vervoer binnen de gemeente, dat geen deel uitmaakt van een reis die zich mede buiten de gemeente uitstrekt, ten behoeve van de dienst gebruik maakt van een eigen personenauto, wordt aan de burgemeester deswege in afwijking van het eerste lid, ter dekking van de kosten van dit vervoer een vaste vergoeding toegekend. Indien de burgemeester ten behoeve van de dienst verblijfkosten heeft gemaakt, worden hem die kosten ten laste van de gemeente vergoed overeenkomstig de bepalingen van het Reisbesluit binnenland. Onze Minister stelt ter uitvoering van dit artikel nadere regels vast.
2.2.2. Reisbesluit binnenland/reisregeling binnenland Met betrekking tot de vergoeding voor reiskosten met een eigen voertuig wordt in het reisbesluit binnenland het volgende opgemerkt: Indien de dienstreis naar het oordeel van het bevoegde gezag niet of niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kan worden ondernomen, kan het bevoegde gezag aan de betrokkene toestemming verlenen voor de dienstreis gebruik te maken van een eigen motorvoertuig of bromfiets, in welk geval hem een vergoeding wordt verleend volgens door Onze Minister van Binnenlandse Zaken te stellen regels. Met betrekking tot de vergoeding van de verblijfkosten wordt in het reisbesluit binnenland het volgende opgemerkt: 1. De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en 's avonds worden vergoed volgens door Onze Minister van Binnenlandse Zaken te stellen regels. 2. Geen aanspraak op vergoeding wegens verblijfkosten bestaat voor een dienstreis korter dan vier uur en voor een dienstreis binnen de standplaats voor zover de reisbestemming op minder dan 1 kilometer van de plaats van tewerkstelling ligt. De “door onze minister van binnenlandse zaken te stellen regels” zijn uitgewerkt in de zogenaamde Reisregeling Binnenland. Hierin is met betrekking tot de reiskosten het volgende te lezen De vergoeding voor het gebruik van een eigen motorvoertuig of bromfiets als bedoeld in artikel 7 van het besluit , bedraagt € 0,37 per afgelegde kilometer.
8
en met betrekking tot de verblijfkosten (bedragen 2009): De vergoeding wegens verblijfkosten als bedoeld in artikel 13, eerste lid, van het besluit omvat voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt een bedrag van € 3,98 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent) alsmede een bedrag van € 11,90 voor kleine uitgaven 's-avonds (avondcomponent) vermeerderd met: a. € 12,56 voor een lunch (lunchcomponent) b. € 19,00 voor een avondmaaltijd (dinercomponent) c. € 75,67 voor logies (logiescomponent) d. € 7,39 voor een ontbijt (ontbijtcomponent) 2.2.3 Regeling rechtspositie burgemeesters Deze regeling is een nadere uitwerking van een aantal artikelen van het rechtspositiebesluit. In deze regeling wordt nader ingegaan op: • • • • • • • •
Computer/internetgebruik Onkostenvergoeding gebruik privé telefoon Verhuiskostenvergoeding Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer Pensionkosten Reiskostenvergoeding voor reizen binnen de gemeente Gebruik dienstauto Overige reiskosten
Onder de onkostenvergoeding gebruik privé telefoon is het volgende vermeld: De in artikel 30, tweede lid, van het Rechtspositiebesluit burgemeesters bedoelde vergoeding voor het gebruik van de privé-telefoon bedraagt € 25,- bruto per maand. Onder de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is het volgende vermeld: De vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer, bedoeld in artikel 32, eerste lid, onder a, van het Rechtspositiebesluit burgemeesters betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto een bedrag van € 0,15 per afgelegde kilometer. Onder reiskostenvergoeding voor reizen binnen de gemeente is het volgende vermeld (bedragen 2009):
9
1. Indien de burgemeester voor vervoer binnen de gemeente regelmatig gebruik maakt van een eigen personenauto, ontvangt hij daarvoor een vaste vergoeding. Deze vergoeding bedraagt per maand: a. € 64,75 in gemeenten met een oppervlak tot 50 vierkante kilometer; b. € 92,50 in gemeenten met een oppervlak van 50 tot 100 vierkante kilometer; c. € 138,75 in gemeenten met een oppervlak van 100 tot 150 vierkante kilometer; d. € 166,50 in gemeenten met een oppervlak van meer dan 150 vierkante kilometer. 2.2.4 Rechtspositiebesluit wethouders Dit besluit valt uiteen in circa 30 artikelen, waarin (onder andere) het volgende is geregeld: • • •
Bezoldiging Diverse onkostenvergoedingen Computer/internet-gebruik
Onder diverse onkostenvergoedingen is het volgende bepaald: 1.
De raad kan bij verordening bepalen dat de wethouder aanspraak heeft op een vergoeding van: a. kosten voor woon-werkverkeer; b. reis- en verblijfkosten voor reizen gemaakt voor de uitoefening van het ambt. Onze Minister stelt bij ministeriële regeling nadere regels over de hoogte van de vergoeding en de voorwaarden voor de aanspraak.
2.
2.2.5. Regeling rechtspositie wethouders. Deze regeling is een nadere uitwerking van het rechtspositiebesluit. In de regeling wordt ingegaan op: • • • •
Vergoeding voor reis- en pensionkosten Verhuiskostenvergoeding Kosten woon-werkverkeer Reis- en verblijfkosten
Onder de kosten voor woon-werkverkeer is het volgende vermeld: De vergoeding van kosten voor woon- werkverkeer, bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, van het Rechtspositiebesluit wethouders betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto een bedrag van € 0,15 per afgelegde kilometer Onder reis- en verblijfkosten is het volgende vermeld: De vergoeding voor reis- en verblijfkosten, bedoeld in artikel 23 eerste lid, onder b, van het Rechtspositiebesluit wethouders, betreft: a. de kosten voor het gebruik van het openbaar vervoer; b. bij gebruik van een eigen personenauto, een bedrag van € 0,37 per afgelegde kilometer; c. de noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfkosten.
10
2.3.
Handreiking integriteit
Hierboven werd de handreiking integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies aangehaald. Deze handreiking gaat (onder andere) in de volgende zaken: • • • • •
Belangenverstrengeling Omgaan met (vertrouwelijke) informatie Geschenken en diensten Bestuurlijke uitgaven Inkopen en aanbesteden
Voor dit onderzoek is met name het onderdeel “bestuurlijke uitgaven van belang. In een van de toegevoegde bijlagen zijn de meest essentiële issues van de handreiking terzake opgenomen. 2.4.
Circulaire van de VNG dd. 26 juni 2009.
In deze circulaire wordt, als reactie op in het land gehoorde geluiden over onduidelijkheden, in algemene zin ingegaan op de bestuurlijke kosten, de vraag welke ten laste van de gemeente komen en op welke wijze dit gebeurt en de vraag welke kosten geacht worden te vallen onder de vaste onkostenvergoeding van burgemeester en wethouders. In deze circulaire is het volgende bepaald: Regel is dat uitsluitend bestuurlijke kosten voor vergoeding in aanmerking komen. Het gaat om functionele kosten die noodzakelijk zijn om het politieke ambt te kunnen vervullen. Als met de uitgave geen enkel overheidsbelang is gediend, moeten de kosten voor eigen rekening blijven. Dat kosten functioneel zijn, sluit niet uit dat deze ook een bepaald privé-voordeel kunnen opleveren (bijvoorbeeld een zakendiner). Het vereist een op het geval toegesneden afweging. Twee criteria zijn bij deze afweging van belang: • met de uitgave is een functioneel overheidsbelang gediend, en • de uitgave vloeit voort uit het politieke ambt. Vervolgens wordt in de circulaire een “drietraps-raket” geschetst die erop neerkomt dat bestuurskosten in eerste aanleg rechtstreeks door de gemeente zelf betaald worden. In tweede aanleg is er sprake van een vaste onkostenvergoeding die veel van de door de bestuurders gemaakte onkosten afdekt. Wat daarna nog resteert kan door de bestuurders worden gedeclareerd en wordt via de salarisadministratie uitbetaald. Hierop wordt in het navolgende ingegaan. 1. Bedrijfsvoering en bestuurskosten Uitgangspunt is dat ambtsgerelateerde voorzieningen zoveel mogelijk vanuit de gemeente ten laste van de begroting ter beschikking worden gesteld (dus vanuit de bedrijfsvoering) aan burgemeesters en wethouders. De kosten daarvan worden rechtstreeks door de gemeente zonder tussenkomst van de betrokken ambtsdrager voldaan (bijvoorbeeld computer, opleidingen, congressen). Dergelijke voorzieningen worden ter beschikking gesteld of in bruikleen verstrekt. 11
2. Vaste onkostenvergoeding (ambtstoelage) Burgemeesters en wethouders krijgen daarnaast een onkostenvergoeding voor overige aan het ambt gerelateerde kosten. De vergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten en is ook uitsluitend hiervoor bedoeld. Wethouders Representatie Vakliteratuur Contributies, lidmaatschappen Telefoonkosten 4 Bureaukosten, porti Zakelijke giften Bijdrage aan fractiekosten5 Representatieve ontvangsten aan huis Excursies
Burgemeesters Representatie Vakliteratuur Contributies, lidmaatschappen Bureaukosten, porti Zakelijke giften Representatieve ontvangsten aan huis Excursies
Gegeven het forfaitaire karakter wordt de onkostenvergoeding geacht de gemiddelde uitgaven voor de desbetreffende elementen te dekken. In beginsel worden meeruitgaven op betreffende posten niet alsnog door middel van een declaratie in rekening gebracht. In de bijlage bij modelgedragscode van BZK, VNG, IPO en Unie van Waterschappen zijn de kostencomponenten als volgt nader uitgewerkt: Representatie Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties. Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Overigens behoren werklunches en -diners die worden georganiseerd vanuit het bestuurssecretariaat tot de bedrijfsvoering. De factuur komt na afloop rechtstreeks naar het gemeentehuis. Vakliteratuur Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken. Dagbladen vallen niet onder vakliteratuur. Het is aan de gemeente om te bepalen of verstrekking van een dagblad vanuit de bedrijfsvoering een functioneel belang dient. Contributies (verenigingen) Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d. Het lidmaatschap van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters (NGB) valt hier niet onder. Gelet op het belang van het Genootschap voor de ambtsvervulling is overeengekomen dat deze contributie voor de burgemeester direct door de gemeente wordt voldaan. 4
Burgemeesters die voor de uitoefening van het ambt gebruik maken van de privé-telefoon krijgen hiervoor een tegemoetkoming van € 25.
5 Na de dualisering van het gemeentebestuur is de wethouder geen lid meer van de gemeenteraad. Een bijdrage aan de fractiekosten is daarmee niet meer van toepassing.
12
Telefoonkosten De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding. Vanuit de bedrijfsvoering wordt op aanvraag van burgemeester of wethouder op grond van het rechtspositiebesluit een mobiele telefoon in bruikleen verstrekt. De onkostenvergoeding voor wethouders kan dan worden verlaagd om een dubbele vergoeding te voorkomen. Bureaukosten en porti Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken. Het gebruik van deze voorzieningen op het gemeentehuis komt vanzelfsprekend ten laste van de bedrijfsvoering. Giften Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privépersoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit. Representatieve ontvangsten aan huis Hieronder vallen de kosten verbonden aan kleine ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.). Excursies Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten). 3. Declaraties Sluitstuk is de mogelijkheid van declaratie van incidentele functionele kosten. Daarbij gelden de declaratieregels van betrokken gemeente. Uitsluitend functionele kosten komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voor zover de uitgavenpost niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. In de Regeling rechtspositie burgemeesters en de Regeling rechtspositie wethouders is in artikel 8, resp. artikel 5 vastgelegd dat “het declareren van kosten geschiedt onder overlegging van bewijsstukken”. In de toelichting bij dit artikel wordt gemeld dat het aanbeveling verdient dat declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure met gebruikmaking van vastgestelde formulieren. In een noot wordt expliciet verwezen naar de Handreiking integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies met daarin richtlijnen en modelcodes inzake onder meer het afwikkelen van bestuurlijke uitgaven. De handreiking is een coproductie van BZK, VNG, IPO en Unie van Waterschappen.
13
In hoofdstuk XIV van de Gemeentewet is de financiële administratie en de controle daarop geregeld. Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet worden bij gemeentelijke verordening de uitgangspunten van het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van een gemeente vastgesteld. Deze verordeningen waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Daarmee is tevens een toetsingsnorm gegeven. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet worden bij gemeentelijke verordening voorts regels vastgesteld voor de controle op het financiële beheer, de inrichting van de (financiële) administratie, de financiële organisatie en regels over kwetsbare activiteiten en handelingen. Het is aan de gemeenten hoe de verordeningen worden ingevuld. Uitgangspunt daarbij moet steeds zijn dat er een inzichtelijke verantwoording plaats vindt van de gemaakte kosten. Om die reden is het van belang dat gemeenten heldere procedures hebben beschreven en een inzichtelijke administratie hebben. Het college legt elk jaar (aan de raad) verantwoording af over het gevoerde beleid onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. In dat kader wordt tevens verantwoording afgelegd over de bestuurlijke uitgaven. Daarnaast is er een accountantscontrole (voorgeschreven in artikel 213 van de Gemeentewet). Verder kan de raad een rekenkamer instellen, die een belangrijke rol kan spelen in het doeltreffend, doelmatig en rechtmatig besteden van middelen. 2.5.
Lokale regelgeving
2.5.1. Gedragscode bestuurlijke integriteit Op 16 december 2002 is door de gemeenteraad van Heeze-Leende de “gedragscode bestuurlijke integriteit” vastgesteld. In deze code komen de volgende issues aan bod: • • • • • • • • • •
Algemene bepalingen Belangenverstrengeling en aanbesteding Nevenfuncties Informatie Aannemen van geschenken Bestuurlijke uitgaven Declaraties Creditcards Gebruik van gemeentelijke en provinciale voorzieningen Reizen buitenland
De voor deze rapportage meest wezenlijke passages volgen hieronder: 6 6.1. 6.2.
Bestuurlijke uitgaven Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd. met de uitgave is het belang van de gemeente gediend en de uitgave vloeit voort uit de functie.
14
7.
Declaraties:
7.1. 7.2.
de bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend. De gemeentesecretaris (college) respectievelijk de griffier (raad) is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. in geval van twijfel omtrent de declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd.
7.3.
7.4. 7.5.
7.6.
8.
Creditcards
8.1. 8.2.
het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zoveel mogelijk beperkt. de gemeentesecretaris of de griffier draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt. bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens de geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen. ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.
8.3.
8.4. 8.5. 8.6.
2.5.2. Overige regelgeving 2.5.2. Verordening rechtspositie wethouders, raadsleden en fractievertegenwoordigers In veel gemeenten is sprake van een verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden. Het gebruik van een dergelijke verordening is niet verplicht. De VNG heeft een modelverordening terzake opgesteld. De Verordening rechtspositie wethouders, raadsleden en fractievertegenwoordigers 2008 van gemeente Heeze-Leende is door de Raad vastgesteld op 17 december 2007. De verordening kent zes hoofdstukken met 33 artikelen. De volledige tekst in bijgevoegd als bijlage II. Voor onderhavig onderzoek zijn de volgende hoofdstukken en artikelen van belang.
15
Hoofdstuk III Voorzieningen voor wethouders Artikel 16 Onkostenvergoeding De vergoeding voor aan de uitoefening van het wethouderschapschap verbonden kosten is gelijk aan het bedrag voor gemeenteklasse 14.000 – 18.000 inwoners, vermeld in artikel 25 van het Rechtspositiebesluit wethouders. Artikel 18 Zakelijke reiskosten 1. De wethouder ontvangt een vergoeding voor zakelijke reizen ten behoeve van de gemeente gemaakt. De vergoeding betreft: a. bij gebruik van openbare middelen van vervoer en van een taxi: een volledige vergoeding van de reiskosten; b. bij gebruik van een eigen personenauto: de vergoeding als bedoeld in artikel 4, onderdeel b, van de Regeling rechtspositie wethouders; c. een vergoeding van de noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte verblijfkosten; d. Op aanvraag worden de reiskosten voor de zakelijke reizen van de wethouder gesaldeerd overeenkomstig de regeling voor gemeentelijk personeel. Indien geen regeling als bedoeld in de eerste volzin is vastgesteld vindt op aanvraag saldering van de reiskosten voor de zakelijke reizen van de wethouder plaats overeenkomstig artikel 4a van de Reisregeling binnenland, artikel 2a van de Reisregeling buitenland en artikel 13a van de krachtens het Verplaatsingskostenbesluit 1989 vastgestelde Verplaatsingskostenregeling 1989. Artikel 19 Buitenlandse dienstreis 1. Indien de wethouder in het gemeentelijk belang een reis buiten Nederland maakt worden de in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reis- en verblijfkosten vergoed. 2. Voor een reis in het gemeentelijk belang buiten Nederland, niet zijnde een reis naar een Europese instelling, is vooraf toestemming van het college vereist. De gemeenteraad kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. Artikel 20 Cursus, congres, seminar of symposium 1. De kosten van deelname van een wethouder aan cursussen, congressen, seminars en symposia die in het gemeentelijk belang door of namens de gemeente worden aangeboden of verzorgd komen voor rekening van de gemeente. 2. De wethouder die wil deelnemen aan een cursus, congres, seminar of symposium dat niet door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd, dient daartoe een gemotiveerde aanvraag in. De aanvraag gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie. De kosten komen voor rekening van de gemeente als deelname van algemeen belang is in verband met de uitoefening van het ambt van wethouder. Artikel 21 Computer en internetverbinding 1. Op aanvraag worden de wethouder ten laste van de gemeente voor de uitoefening van het ambt een computer, bijbehorende apparatuur en software in bruikleen ter beschikking gesteld. 2. Voor zover er sprake is van een belastingheffing in verband met een ten laste van de gemeente ter beschikking gestelde computer, bijbehorende apparatuur en software als bedoeld in het eerste lid ontvangt de wethouder ten laste van de gemeente op aanvraag per jaar een tegemoetkoming van 30% van de aanschafwaarde daarvan voor een periode van maximaal drie jaar. Daarbij wordt ten hoogste uitgegaan van de aanschafwaarde van de computer, bijbehorende apparatuur en software welke het college aan wethouders in bruikleen ter beschikking stelt.
16
3. Indien geen computer, bijbehorende apparatuur en software ter beschikking is gesteld, verleent het college de wethouder op aanvraag voor de uitoefening van het ambt voor een periode van maximaal drie jaar een tegemoetkoming van 30% van de aanschafwaarde voor a. aanschaf van een computer, bijbehorende apparatuur en software, of b. gebruik van een eigen computer, bijbehorende apparatuur en software. Daarbij wordt ten hoogste uitgegaan van de aanschafwaarde van de computer, bijbehorende apparatuur en software welke het college aan de wethouders in bruikleen ter beschikking stelt. 4. Op aanvraag worden de wethouder de aanleg- en abonnementskosten voor de internetverbinding voor de in het eerste of derde lid genoemde computerapparatuur vergoed. 5. De wethouder ondertekent voor de bruikleen een bruikleenovereenkomst met de gemeente. 6. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast. Artikel 22 Mobiele telefoon 1. Op aanvraag wordt de wethouder voor uitsluitend de uitoefening van zijn ambt een mobiele telefoon in bruikleen ter beschikking gesteld. 2. De wethouder ondertekent daartoe een bruikleenovereenkomst met de gemeente. 3. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast. 4. Voor zover de in bruikleen beschikbaar gestelde mobiele telefoon voor privé-doeleinden is gebruikt, vindt maandelijks een verrekening van de gesprekskosten plaats. Artikel 24 Fietsregeling 1. De wethouder kan deelnemen aan de fietsregeling als bedoeld in artikel 37 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001. Naar keuze van de wethouder wordt de bezoldiging dan wel vaste onkostenvergoeding dan wel eindejaarsuitkering verminderd met de vergoeding voor de fiets als bedoeld in de Uitvoeringsregeling. 2. Gelet op het bepaalde in artikel 44 van de Gemeentewet bestaat geen aanspraak op enige vergoeding van de gemeente. Artikel 25 Reis- pensionkosten en verhuiskosten bij benoeming De wethouder die bij benoeming nog niet over woonruimte in de gemeente beschikt heeft ten laste van de gemeente aanspraak op vergoeding van: a. reis- en pensionkosten overeenkomstig het bepaalde in artikel 1 van de Regeling rechtspositie wethouders; b. verhuiskosten in verband met de benoeming als wethouder overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 van de Regeling rechtspositie wethouders.
17
Hoofdstuk 3. De gang van zaken bij gemeente Heeze-Leende 3.1.
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de binnen de gemeente gehanteerde procedures en het jaarlijkse jaarrekeningonderzoek door de externe accountant. 3.2.
Beschrijving administratieve organisatie
3.2.1. Vaste maandvergoedingen Vaste vergoeding/Ambtstoelage De wethouders ontvingen alledrie (in 2009) een belaste vaste onkostenvergoedingen groot € 560,86. Dit is de vergoeding die wettelijk bepaald is voor gemeenten in grootteklasse 14.000 tot 18.000 inwoners. De burgemeester ontving een vaste ambtstoelage van € 686,54. Ook dit bedrag is wettelijk vastgesteld voor gemeenten in de grootteklasse 6 (14.000-18.000 inwoners). De onkostenvergoeding en ambtstoelage zijn bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die met de functie verband houden. In het vergoedingsbedrag van de wethouders is tevens begrepen een vergoeding voor kilometers die binnen de gemeentegrenzen gemaakt moeten worden voor de uitoefening van de functie. Vaste autovergoeding De Burgemeester ontvangt naast zijn ambtstoelage ook nog een belaste vaste autokostenvergoeding voor de binnen de gemeentegrenzen gereden kilometers. Deze vergoeding is eveneens wettelijk bepaald en bedraagt voor gemeenten met de omvang (oppervlakte) van Heeze-Leende van € 138,75 per maand. Telefoonvergoeding De burgemeester ontvangt een maandelijkse vaste vergoeding van € 25,00 overeenkomstig bovengenoemde landelijke regelgeving. Internetvergoeding Op basis van de rechtspositie burgemeesters is het mogelijk om een vergoeding te ontvangen voor de abonnementskosten van de internetverbinding. Dit is voor de burgemeester een bedrag groot € 27 per maand. 3.2.2. Vergoedingen op basis van declaratie Kilometers Kilometers voor dienstreizen buiten de gemeente worden vergoed op basis van de kilometervergoeding zoals die landelijk wordt vastgesteld (€ 0,37 per kilometer). Dit bedrag is gedeeltelijk (€ 0,19) belastingvrij. € 0,18 per kilometer wordt uitbetaald als belaste vergoeding.
18
Parkeergeld Parkeergeld wordt, aldus fiscale wetgeving, geacht opgenomen te zijn in de bovengenoemde variabele kilometervergoeding ad € 0,37. Indien door een werkgever toch besloten wordt om parkeergeld te vergoeden dan is deze vergoeding belast. Openbaar vervoer Voor de kosten in verband met openbaar vervoer worden aan de declaratieformulieren de bewijsstukken gehecht (treinkaartjes, taxinota’s etc.). Verblijfkosten Voor verblijfkosten zijn in Heeze-Leende geen vooraf bepaalde vergoedingsbedragen van toepassing. Gedeclareerd wordt wat daadwerkelijk uitgegeven wordt. Reis- en verblijfkosten worden vooral door de burgemeester gedeclareerd. Het betreft hier voornamelijk parkeerkosten (zie hiervoor) en lunches en diners indien hij uit hoofde van zijn functie onderweg is. Indienen declaraties Over het indienen van de declaraties wordt in de gedragscode bestuurlijke integriteit onder andere het volgende opgemerkt: “Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar”. In Heeze-Leende wordt gebruik gemaakt van een daartoe speciaal ontworpen formulier. Dit formulier dient te worden voorzien van alle noodzakelijke bewijsstukken. Het formulier wordt door de declarant aan de gemeentesecretaris of de burgemeester voorgelegd en door hem ondertekend. Vervolgens wordt het formulier opgestuurd naar het shared service center alwaar de verdere verwerking via de salarisadministratie plaatsvindt. 3.2.3. Onkosten die middels facturering worden betaald De vergoeding van functioneel gemaakte kosten kan ook plaatsvinden door rechtstreekse toezending van een voor akkoord ondertekende nota aan de gemeente. De nota zal daarna door de gemeente worden betaald.
19
3.2.4. Creditcards In Heeze-Leende wordt gebruik gemaakt van creditcards. Deze is in handen van de burgemeester en de gemeentesecretaris. De uitgaven die met deze creditcard gedaan worden zijn zeer bescheiden. De Rekenkamercommissie beschikt over het overzicht van de betalingen die vanaf het invoeren van de creditcard t/m juli 2009 gedaan zijn. Uit dit overzicht blijkt dat de meeste kosten die via creditcard worden betaald betrekking hebben op reis- en verblijfkosten (met name parkeergeld) vergader- en representatiekosten. In totaal gaat het om een bedrag groot € 4.637. In het vervolg van dit rapport wordt op de vergader- en representatiekosten nog nader ingegaan. 3.2.5. Rechtstreekse betalingen aan de bestuurders In incidentele gevallen zijn er bedragen rechtstreeks aan de bestuurders uitbetaald via de financiele administratie. Het gaat hier om: • • • •
Burgemeester: € 13.873 in verband met verhuiskosten en voorschot netto-salaris. Verhuiskostenvergoeding conform wettelijke regeling. Wethouder van Bree: € 2.694 in verband met voorschot netto-salaris. Wethouder van Hofweegen: € 429 in verband met telefoonkosten Wethouder de Lange: € 1.158 in verband met telefoonkosten.
De vergoedingen aan de burgemeester en wethouder van Bree betreffen voorschotten die verrekend zijn met de salarisadministratie. De telefoonkosten van wethouder van Hofweegen en Wethouder de Lange betreffen in 2006 en 2007 uitbetaalde bedragen in verband met kosten GSM (mobiele telefoon). Dit betreft door henzelf gemaakte kosten in de periode waarin aan hen, door de gemeente, nog geen GSM’s ter beschikking waren gesteld. 3.3.
Onderzoek door de accountant
Na bestudering van de verstrekte managementletters en accountantsrapporten constateert de Rekenkamercommissie dat door de externe accountant geen opmerkingen zijn gemaakt over declaraties van bestuurders noch over tekortkomingen in de hierbij gevolgde procedures. Ook in de verstrekte accountantsrapporten betreffende de jaarrekeningen heeft de Rekenkamercommissie geen opmerkingen aangetroffen over declaraties van bestuurders.
20
Hoofdstuk 4. Vergelijking tussen de rekenkamergemeenten 4.1.
Inleiding
In dit hoofdstuk gaat de Rekenkamercommissie in op de vergelijking van de bestuurlijke uitgaven van de vijf rekenkamergemeenten. Allereerst komen de declaraties aan bod. Vervolgens wordt ingegaan op de overige bestuurlijke uitgaven 4.2.
Declaraties
In deze paragraaf ingaan op wat de colleges in totaal (dus niet per individu) gedurende de afgelopen vier jaar hebben gedeclareerd aan: • • • • • •
Reiskosten Kosten openbaar vervoer Parkeergeld Verblijfkosten Telefoonkosten Internetkosten
Het gaat hier om kosten die door de bestuurders in eerste instantie zelf zijn gemaakt (zijn “voorgeschoten”) en achteraf bij de gemeente in rekening worden gebracht Tabel 4.1 totale declaraties gemeenten gedeclareerde kosten Best
Heeze-L
Nuenen Son & B
Waalre gem.
2006
5.036
5.005
4.525
3.170
3.917
4.331
2007
4.260
5.806
5.019
6.187
5.893
5.433
2008
2.382
6.344
9.027
3.690
3.995
5.088
2009
7.651
6.959
7.491
4.836
4.489
6.285
totaal
19.329
24.114
26.062
17.883
18.294
21.136
inwoners 2009
28.978
15.230
22.333
15.527
16.529
19.719
kosten per inwoner
0,67
1,58
1,17
1,15
1,11
1,07
Uit deze tabel blijkt dat Heeze-Leende per inwoner hoger dan het gemiddelde scoort. Wat opvalt is dat Best het gemiddelde fors omlaag trekt. Dit wordt mede veroorzaakt door het onregelmatige declaratiegedrag (soms pas aan het einde van een jaar) en het helemaal niet declareren van één wethouder. Door het relatief hoge aantal inwoners zijn voor Best de kosten aan declaraties per inwoner slechts de helft van het totale gemiddelde.
21
4.3.
Overige onkosten
De overige onkosten van de rekenkamergemeenten zagen er als volgt uit: overige kosten Best
Heeze-L
Nuenen Son & B
Waalre
gem
2006
78.490
18.650
46.814
17.738
36.348
39.608
2007
37.260
26.957
35.920
17.135
31.456
29.746
2008
45.543
34.940
54.288
18.365
21.427
34.913
2009
28.774
24.875
31.105
14.369
19.880
23.801
totaal 190.067
105.422 168.127
67.607 109.111 128.067
inwoners 1-1-2009
28.978
15.230
22.333
15.527
16.529
19.719
kosten per inwoner
6,56
6,92
7,53
4,35
6,60
6,49
Uit deze tabel blijkt dat Heeze-Leende iets hoger dan gemiddeld scoort. Opgemerkt moet worden dat de overige onkosten van de verschillende gemeenten moeilijk vergelijkbaar zijn, omdat de couleur locale de kosten in belangrijke mate bepaalt. De gemeente Son en Breugel ligt met € 4,35 per inwoner aan overige bestuurlijke kosten ver onder de andere gemeenten. In het gehele rekenkamergebied wordt gemiddeld per inwoner € 6,49 aan overige kosten gemaakt. De gemeente Best valt op door de hogere kosten in vooral 2006. In dit jaar is een fors bedrag geboekt voor de Pro tour. Uit bovenstaand tabel kan opgemaakt worden dat de gemeente Nuenen c.a. de hoogste kosten heeft van de onderzochte gemeentes. Dit wordt met name veroorzaakt door de kosten van Olympia’s tour. 4.4.
Totale bestuurlijke kosten
Het totaal van de gedeclareerde kosten en de overige onkosten ziet er als volgt uit: totaal bestuurlijke uitgaven
Best
Heeze-L
Son & Nuenen B
Waalre
gem
2006
83.526
23.655
51.339
20.908
40.265
43.939
2007
41.520
32.763
40.939
23.322
37.349
35.179
2008
47.925
41.284
63.315
22.055
25.422
40.000
31.834
38.596
19.205
24.369
30.086
2009
36.425
totaal
209.396
inwoners 1-1-2009
28.978
15.230
22.333
15.527
16.529
19.719
kosten per inwoner
7,23
8,51
8,70
5,51
7,71
7,57
129.536 194.189
85.490 127.405 149.203
Uit deze tabel blijkt dat grosso modo de bestuurlijke kosten bij de vijf rekenkamergemeenten nagenoeg aan elkaar gelijk zijn.
22
Hoofdstuk 5: Onkosten bestuurders in Heeze-Leende 5.1.
Inleiding
In dit hoofdstuk worden per bestuurder de variabele vergoedingen uiteengezet en getoetst aan de vigerende regels en aan de vraag of deze uitgaven functioneel waren. 5.2.
Totaaloverzicht
Hieronder treft u het totaaloverzicht aan met betrekking tot de variabele vergoedingen die aan burgemeester en wethouders in de jaren 2006 tot en september 2009 zijn uitbetaald via de salarisadministratie. Hiervoor worden verschillende codes gehanteerd. Code 0520 autokosten betreft de vergoeding die de burgemeester ontvangt verband met de kilometers binnen de gemeentegrenzen. Code 4002 kilometervergoeding betreft de onbelaste kilometervergoeding. Vanaf 2006 tot en met 2009 bedroeg deze € 0,19 per gereden kilometer. Code 0521 kilometervergoeding betreft de belaste kilometervergoeding. In 2006 bedroeg deze in eerste instantie nog € 0,09 per gereden kilometer. In de circulaire van binnenlandse zaken dd. 14 november 2007 is bepaald dat deze vergoeding met terugwerkende kracht tot 1 januari 2006 is bepaald op € 0,18 per kilometer. Hierdoor heeft in 2007 een nabetaling plaatsgevonden. Openbaar vervoer (code 5002) wordt uitbetaald op basis van overlegde bus- en treinkaartjes. Reis en verblijfkosten (code 4001) betreft overnachtingskosten, lunches, diners en parkeergeld. Parkeergeld (code 1009): deze vergoeding wordt uitbetaald op basis van overlegde parkeerkaartjes. Code 0529 telefoon betreft de vaste vergoeding die de burgemeester in 2006 tot en met 2009 ontving. Deze vergoeding bedroeg € 25 per maand. Internetkosten kunnen, aldus de regeling rechtspositie burgemeesters, sinds 1 februari 2006, vergoed worden. Het betreft hier een vergoeding van de lasten in verband met het abonnement. Hiertoe worden bewijsstukken overlegd.
23
HEEZE van Bree
de Lange
v Hofweegen
in dienst
Verhoeven Totaal 1-2-2006
uit dienst 2006 km verg 0521
143
13
120
710
986
km verg 4002
324
359
254
1.532
2.469
autoverg 4008
1.155
1.155
telefoon 0529
275
275
internet
120
120
252
300
854
6
79
555
1.341
2.535
autoverg 4008
1.260
1.260
telefoon 0529
599
599
172
207
272
272
1.889
3.742
2007 km verg 0521 parkeergeld 1009
302
km verg 4002
639
reis/verblijf 4001
73
21
14
verhuiskosten 2008 km verg 0521 parkeergeld 1009
969
13
871
12
12
35
59
km verg 4002
551
526
611
1.688
openb verv 5002
58
16
42
116
telefoon 0529
300
300
internet
325
325
65
114
2.775
2.775
890
1.779
17
31
347
920
1.859
55
14
69
200
200
217
217
16
29
reis/verblijf 4001
49
2009 autokosten 0520 km verg 0521
561
parkeergeld
14
km verg 4002
592
328
openb verv 5002 telefoon 0529 internet reis/verblijf 4001 totaal 0
13 4.259
385
3.412
16.058 24.114
De burgemeester is goed voor circa 2/3 van de gedeclareerde uitgaven. Dit komt ongeveer overeen met hetgeen de Rekenkamercommissie bij de andere vier gemeenten heeft vastgesteld. Tevens kan worden opgemerkt dat het grootste deel (ongeveer 88%) van de gedeclareerde uitgaven auto- of reis- “gerelateerd” zijn.
24
5.3.
Beoordeling van de declaraties
De Rekenkamercommissie heeft de declaraties van de bestuurders onder de loep genomen. Hierbij is gecontroleerd op de volgende vragen: • • • • • • • • •
Hebben de burgemeester en wethouders recht op de vergoeding, dat wil zeggen: is de vergoeding in overeenstemming met de landelijke wet- en regelgeving en is de hoogte van de vergoeding juist bepaald? Waren de gedeclareerde lunches en diners functioneel? (artikel 6.1. gedragscode bestuurlijke integriteit). Waren, voor zover de rekenkamer dit kan beoordelen aan de hand van de formulieren, de gereden kilometers functioneel? (artikel 6.1. gedragscode bestuurlijke integriteit) Zijn de opgegeven afstanden correct? (door rkc steekproefsgewijs vastgesteld) Zijn de redenen (functionaliteit) en afstanden (kilometers) vermeld op de declaratieformulieren? Zouden de gedeclareerde kosten niet onder de ambtstoelage kunnen vallen? (artikel 7.1 gedragscode bestuurlijke integriteit: de bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed) Is gebruik gemaakt van de voorgeschreven declaratieformulieren? (artikel 7.3 gedragscode bestuurlijke integriteit) Zijn de declaraties tijdig (binnen een maand) ingediend? (artikel 7.4. gedragscode integriteit) Zijn bewijsstukken (treinkaartjes, parkeerkaartjes etc.) aan de declaratieformulieren toegevoegd?
De Rekenkamercommissie stelde tijdens haar onderzoek vast dat bovengenoemde vragen allemaal positief kunnen worden beantwoord, met uitzondering van: 1. het naleven van artikel 7.4. van de gedragscode bestuurlijke integriteit. De praktijk leert dat declaratieformulieren soms (veel) later worden opgesteld en ingeleverd. Reden daarvan is dat deze door het bestuurssecretariaat worden vervaardigd op basis van de agenda’s van de bestuurders. De Rekenkamercommissie heeft niet kunnen vaststellen dat hierdoor ritten ten onrechte zijn gedeclareerd. Dit neemt niet weg dat het volgens de Rekenkamercommissie de voorkeur verdient om declaraties tijdig in te dienen. Reden daarvan is men zich dan beter herinnert dat de ritten daadwerkelijk gemaakt zijn en waarom deze gemaakt zijn, hetgeen de controle vergemakkelijkt c.q. versnelt.. 2. Bij gereden zakelijke ritten (werk-werk-verkeer) wordt uitgegaan van de snelste afstand. De fiscus gaat bij woon-werk-verkeer uit van de kortste afstand. Voor zover bekend zijn er geen fiscale regels voor werk-werk-verkeer. Dit neemt niet weg dat hierover binnen het college afspraken over moeten worden gemaakt om onduidelijkheden hierover in de toekomst te vermijden.
25
3. In Heeze-Leende zijn de verblijfkosten relatief beperkt. De Rekenkamercommissie is van oordeel dat zeer prudent met deze kosten wordt omgegaan. Bij andere gemeenten is het gebruikelijk dat alleen lunch- en dinerkosten worden gedeclareerd indien deze gemaakt zijn samen met derden. In Heeze-Leende worden ook lunch- en dinerkosten gedeclareerd indien men alleen, ten behoeve van de gemeente onderweg is. 4. Vanaf medio 2008 wordt in Heeze-Leende gebruik gemaakt van nieuwe declaratieformulieren. Op deze formulieren zijn bij de verblijfkosten de normbedragen vermeld zoals opgenomen in de reisregeling binnenland. Dat wil zeggen voor lunches € 12,04 p.p., voor diners € 18,22 p.p. en voor logies incl. ontbijt € 74,70. De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat deze bedragen echter niet worden aangehouden indien er door de bestuurders wordt gedeclareerd. Bij de declaraties worden de werkelijk gemaakte kosten aangehouden. Overigens kunnen deze werkelijke kosten ook lager zijn dan de normbedragen. 5. In incidentele gevallen ontbreken bewijsstukken. Dit is met name het geval bij de parkeerkosten. Oorzaak hiervan is veelal omdat een bewijsstuk niet kan worden overlegd, bijvoorbeeld omdat veel parkeerautomaten de parkeerkaartjes bij uitrijden “inslikken”. 6. De declaraties van de bestuurders in gemeente Heeze-Leende worden alleen voorgelegd aan de gemeentesecretaris. In andere gemeenten (Waalre) worden de declaraties ook voorgelegd aan de collega-bestuurders. 5.4.
Beoordeling van de overige onkosten
De Rekenkamercommissie heeft van de financiële administratie een overzicht ontvangen van de grootboekrekening representatie-uitgaven voor de jaren 2006 tot en met september 2009. Deze uitgaven worden op factuurbasis door de gemeente betaald. Zoals in paragraaf 4.3. vermeld gaat het bij de overige onkosten om een bedrag van circa € 105.000 in de periode 2006 t/m 2009. Bij deze onkosten, die allemaal via facturen zijn betaald, gaat het vooral om de volgende soorten uitgaven: • • • • • • • • • • • • • • •
Brabantse dag Nieuwjaarsreceptie Veteranendag Diners en lunches Taxiritten Raadsuitstapjes etc. Uitjes college Relatiegeschenken (schalen, wijn etc) Catering (broodjes etc.) Sponsoring Conferenties Kerstdecoraties Schilderijen oud burgemeesters Boeketjes en gebak Studiekosten
26
De Rekenkamercommissie heeft alle posten groter dan € 500 onderzocht en geconcludeerd dat er geen opmerkingen zijn te maken over deze kosten. Aan de functionaliteit ervan bestaat geen twijfel.
27
Hoofdstuk 6: Conclusies en aanbevelingen 6.1.
Inleiding
De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de centrale vraag of de bestuurlijke uitgaven van de gemeente Heeze-Leende, in de periode maart 2006 tot heden, functioneel en in overeenstemming met de vigerende wet- en regelgeving plaats hebben gevonden. In dit hoofdstuk gaat de rekenkamercommissie in op de beantwoording van deze onderzoeksvraag. Tevens wordt kort stilgestaan bij de in hoofdstuk 4 gepresenteerde vergelijking van de bestuurlijke uitgaven tussen de vijf rekenkamergemeenten. Tenslotte worden de aanbevelingen gepresenteerd. 6.2.
Conclusies
De rekenkamercommissie heeft vastgesteld dat zowel de vergoedingen via de salarisadministratie als de vergoedingen via de financiële administratie functioneel waren en hebben plaatsgevonden conform vigerende wet- en regelgeving. Hierbij heeft de rekenkamercommissie wel enige procedurele kanttekeningen geplaatst (zie paragraaf 5.3). De totale bestuurlijk kosten per inwoner van de gemeente Heeze-Leende liggen met € 8,51 boven de gemiddelde bestuurlijke kosten per inwoner van € 7,57. De score van Heeze-Leende is de hoogste van de vijf onderzochte rekenkamergemeenten. De rekenkamercommissie merkt hier wel bij op dat de couleur locale van elke gemeente een goede vergelijking lastig maakt. 6.3.
Aanbevelingen
De Rekenkamer komt op grond van haar onderzoek tot de volgende aanbevelingen: Op tijd inleveren declaraties Zorg ervoor dat het voorschrift zoals verwoord in artikel 7.4 van de gedragscode bestuurlijke integriteit wordt nageleefd. Dat wil zeggen: na afloop van een maand dienen de declaraties ingediend te worden. Goedkeuren declaraties Laat alle declaraties van de bestuurders paraferen door alle medebestuurders en de gemeentesecretaris. Dit bevordert de transparantie. Op deze manier wordt ook een mogelijke noodzakelijke discussie over nut en noodzaak van declaraties en het “elkaar erop aanspreken” sneller geïnitieerd. Maak onderlinge afspraken Zorg voor duidelijkheid c.q. maak concrete onderlinge afspraken over (en leg deze indien noodzakelijk vast): • De vraag of en wanneer lunch- en dinerkosten mogen worden gedeclareerd indien men alleen onderweg is. • De vraag of gekozen wordt voor het declareren van de werkelijke kosten of voor het declareren van de normbedragen zoals vermeld op de declaratieformulieren en zoals vermeld in de reisregeling binnenland • De vraag of bij het declareren van kilometers uitgegaan wordt van de snelste afstand of va de kortste afstand.
28
Hoofdstuk 7: Reactie college Hieronder is de brief opgenomen die betrekking heeft op het bestuurlijk hoor en wederhoor inzake twee onderzoeken. Alleen de reactie met betrekking tot het onderzoek inzake de bestuurlijke kosten is relevant.
29
Hoofdstuk 8: Nawoord rekenkamer
De rekenkamercommissie nam kennis van de reactie van het college op de onderzoeksrapportage betreffende de bestuurlijke kosten. Met genoegen stelt de rekenkamercommissie vast dat het college onze aanbevelingen met betrekking tot het maken van afspraken ter harte neemt. De duidelijkheid c.q. het voorkomen van misverstanden wordt hiermee bevorderd. Voor wat betreft de aanbeveling inzake het voorleggen van alle declaraties aan het voltallige college: ook deze aanbeveling dient te worden bezien in het licht van duidelijkheid. Door alle declaraties in het voltallige college in te brengen kunnen eventuele misverstanden worden voorkomen en afspraken, indien noodzakelijk, worden aangescherpt.
Rekenkamercommissie de Groene Rand
Drs. W.F.P. Hartmann Drs. J. van den Berg Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO
32
Bijlage 1 Handreiking integriteit Politieke ambtsdragers hebben een voorbeeldfunctie. Hun gedragingen worden nauwgezet gevolgd. Dat geldt evenzeer voor hun bestuurlijke uitgaven en de wijze waarop zij van voorzieningen van de organisatie gebruik maken. Onregelmatigheden die mogelijk naar eigen inzicht van ondergeschikt belang zijn, kunnen breed worden uitgemeten en grote schade opleveren. Men dient zich van deze kwetsbaarheid bewust te zijn. Het is belangrijk heldere regels en richtlijnen op te stellen en deze correct na te leven. Regel is dat uitsluitend bestuurlijke uitgaven voor vergoeding in aanmerking komen. Het gaat om functionele kosten die noodzakelijk zijn om het politieke ambt te kunnen vervullen. Privé-uitgaven moeten worden bekostigd uit het eigen inkomen. Ter bepaling van het begrip bestuurlijke uitgave zijn de volgende criteria te formuleren: – met de uitgave is het belang van de gemeente, provincie of waterschap gediend, – de uitgave vloeit voort uit het politieke ambt. Als met de uitgave geen overheidsbelang is gediend, moeten de kosten voor eigen rekening blijven. De afbakening tussen het publieke en het privé-domein lijkt helder maar is dat in de praktijk niet altijd. Het feit dat uitgaven (mede) een privé-voordeel opleveren, betekent niet noodzakelijkerwijs dat de kosten niet tot de functionele uitgaven gerekend kunnen worden (bijvoorbeeld een zakendiner). Het antwoord op de vraag of met een uitgave het provinciaal, gemeentelijk of waterschapsbelang is gediend, vereist veelal een op het geval toegesneden afweging. Het verdient aanbeveling de nodige zorgvuldigheid te betrachten bij het in rekening brengen van bestuurlijke uitgaven die zich op het grensvlak bevinden van privé en publiek. Naast de beide genoemde criteria voor het begrip functionaliteit zou derhalve nog de algemene overweging kunnen zijn dat de functionaliteit van de uitgave aantoonbaar moet zijn of in ieder geval aannemelijk moet kunnen worden gemaakt. Als daar twijfels over bestaan is terughoudendheid geboden. Binnen de hierboven beschreven algemene kaders dienen de bestuurlijke uitgaven te worden bekostigd. Dit geschiedt met name door de toekenning van onkostenvergoedingen. Rechtspositie Onkostenregelingen maken deel uit van de rechtspositie van de politieke ambtsdragers. Zij ontvangen naast hun wedde of bezoldiging vergoeding van kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt. Naast vergoedingen van nader aangeduide kosten, zoals reis- en verblijfkosten, hebben politieke ambtsdragers aanspraak op een vaste onkostenvergoeding, kunnen zij kosten declareren en maken zij gebruik van voorzieningen die door de organisatie ter beschikking worden gesteld. Bij de onkostenregelingen wordt onderscheid gemaakt tussen leden van het dagelijks bestuur en van het algemeen bestuur. Voor de fiscale aspecten is daarbij van belang of de functie wel of niet in dienstbetrekking wordt uitgeoefend.
33
Dagelijks bestuur De leden van het dagelijks bestuur hebben een fulltime functie of substantiële deeltijdbaan waarvoor zij een salaris (bezoldiging) ontvangen. In fiscale zin oefenen zij hun functie uit in dienstbetrekking. Hoewel er geen sprake is van een gezagsverhouding, worden zij dus fiscaal aangemerkt als werknemer. Voorts ontvangen zij een vaste onkostenvergoeding dan wel ambtstoelage. Daarnaast kunnen zij ook andere vergoedingen ontvangen, mits daarvoor in het rechtspositiebesluit een basis is gelegd. Daarbij moet gedacht worden aan een vergoeding voor kinderopvang, voor woon-werkverkeer en voor computer- en communicatieapparatuur. Deze vergoedingen dienen bij verordening te worden geregeld. In de Gemeentewet, Provinciewet respectievelijk de Waterschapswet is bepaald dat geen andere vergoedingen zijn toegestaan. De kosten voor cursussen en congressen behoren tot de kosten van de bedrijfsvoering en worden gedragen door de gemeente, de provincie of het waterschap. Algemeen bestuur De leden van de vertegenwoordigende organen ontvangen een vergoeding voor de werkzaamheden. Omdat de taak van deze volksvertegenwoordigers wordt gezien als een nevenfunctie, is deze vergoeding te beschouwen als een compensatie voor eventuele inkomstenderving in de hoofdfunctie. Gekozen volksvertegenwoordigers hebben fiscaal gezien niet de status van werknemer maar van zelfstandige. Zij kunnen er echter voor kiezen fiscaal als werknemer te worden aangemerkt. Ze maken dan gebruik van de zogenaamde ‘opting-in-constructie’ en hebben dan de status van fictief werknemer. Ook de volksvertegenwoordigers ontvangen een vaste onkostenvergoeding. Deze vergoedingen dienen bij verordening te worden geregeld. Ook zij kunnen andere vergoedingen ontvangen, voor zover dat in het rechtspositiebesluit is voorzien. In de Gemeentewet en Provinciewet is bepaald dat geen andere vergoedingen zijn toegestaan. De kosten voor cursussen en congressen behoren tot de kosten van de bedrijfsvoering en worden gedragen door de gemeente, de provincie of het waterschap. Vaste onkostenvergoedingen De vergoedingen zijn vastgesteld in de respectievelijke rechtspositiebesluiten. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoedingen zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd: • • • • • • • • •
representatie; vakliteratuur; contributies (verenigingen); telefoonkosten; bureaukosten en porti; giften; fractiekosten; representatieve ontvangsten aan huis; excursies.
34
De samenstelling van de vergoedingen en de hoogte van de bedragen verschilt voor de diverse categorieën politieke ambtsdragers. De kostencomponent fractiekosten moet niet verward worden met de fractieondersteuning. Op grond van de 32 Artikelen 44 en 66 Gemeentewet, artikelen 43 en 65 Provinciewet. Ook in de Waterschapswet zal dit geregeld worden (Kamerstukken 30601). Volgens de Gemeente- en Provinciewet geschiedt fractieondersteuning door middel van een financiële bijdrage aan iedere fractie als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. De bijdrage dient te worden besteed aan activiteiten van de fractie. De post fractiekosten in de vergoeding is bedoeld voor individuele bijdragen van leden voor deelname aan fractieactiviteiten. De onkostenvergoedingen zijn onderworpen aan de belastingheffing. In verband met de verschuldigde belasting zijn de bedragen gebruteerd, dat betekent verhoogd in verband met de verschuldigde belasting. De brutering heeft geen betrekking op de categorieën politieke ambtsdragers die niet onder het loonbelastingregime vallen en hiervoor ook niet hebben geopteerd. Zij ontvangen de vergoeding zonder de brutering. Gegeven het forfaitaire karakter wordt de onkostenvergoeding geacht de gemiddelde uitgaven voor de betreffende elementen te dekken. In beginsel worden meeruitgaven op betreffende posten niet alsnog door middel van een declaratie bij de provincie, gemeente of het waterschap in rekening gebracht. Declaraties en facturen Onder een declaratie wordt verstaan een voorschotbetaling door de politieke ambtsdrager die vervolgens wordt gerestitueerd. De bestuurder of volksvertegenwoordiger betaalt dus in eerste instantie de uitgave uit eigen middelen en verzoekt dan terugbetaling van het bedrag. Terughoudendheid is geboden bij deze financieringswijze van bestuurlijke uitgaven. Het verdient de voorkeur eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk gescheiden te houden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de organisatie, zonder dat een ‘voorfinanciering’ geschiedt uit de privé-gelden van de individuele bestuurder. Aan de mogelijkheid om zo nodig declaraties in te kunnen dienen zal echter behoefte blijven bestaan. Het is van belang dat daarbij dan zorgvuldigheid wordt betracht met name bij de afwikkeling van de declaraties in de financiële administratie. De vereisten omtrent declaraties gelden uiteraard evenzeer voor het ter betaling doorzenden van een rekening naar gemeente, provincie of waterschap, bijvoorbeeld waar het betreft het vereiste van functionaliteit van de uitgave. Uitsluitend functionele kosten komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voor zover de uitgavenpost niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding. Kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q.-) nevenfunctie maakt, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Ter voorkoming van onduidelijkheden in de afhandeling dienen kosten die worden gemaakt voor de vervulling van een nevenfunctie rechtstreeks in rekening te worden gebracht bij de organisatie waar de nevenfunctie wordt vervuld.
35
Creditcards Een creditcard is een betaalmiddel en geen voorziening als zodanig. Dat betekent dat vereisten omtrent de verrekening van functionele uitgaven onverkort van toepassing zijn. Het gebruik van een creditcard op naam van de gemeente, provincie of waterschap heeft nadelen. Door het gebruiksgemak van dit betaalmiddel loopt men het risico dat er achteraf niet afdoende duidelijk kan worden gemaakt dat er sprake is geweest van een functionele uitgave. Bij het gebruik van een creditcard door een bestuurder zal er ten behoeve van de financiële procedure een rekening of factuur moeten worden overlegd en zal de functionaliteit van de uitgave moeten worden aangegeven. Een afschrift van een betaling verricht met een creditcard geeft als zodanig onvoldoende informatie over de uitgave. Het gebruik van een creditcard voor het binnenland zou men zoveel mogelijk moeten beperken. Denkbaar is dat bestuurders bij buitenlandse reizen gebruik maken van een creditcard. Wel dient er zorg te worden gedragen voor een betalingsbewijs waarmee de aard van de uitgave duidelijk kan worden verantwoord. Voorzieningen en faciliteiten Politieke ambtsdragers dienen te beschikken over voor de uitoefening van het ambt benodigde voorzieningen. Zaken die direct verband houden met de werkplek worden door de gemeente, provincie of waterschap ter beschikking gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen voor rekening van de organisatie en maken integraal deel uit van de kosten van de bedrijfsvoering van de gemeente, provincie of waterschap. Naast (bureau)voorzieningen zijn er diverse zaken die aan politieke ambtsdragers ter beschikking worden gesteld. Dit houdt bijvoorbeeld ook in dat facturen direct door de provincie, gemeente of waterschap worden voldaan of dat apparatuur in bruikleen wordt gegeven. Tenzij anders bepaald, is het niet toegestaan om overheidsvoorzieningen en eigendommen te gebruiken voor privé-doeleinden. Net zomin als het is toegestaan om voor rekening van gemeente, provincie of waterschap bijvoorbeeld kantinepersoneel in te zetten voor privé-feestjes of de technische dienst voor reparaties aan het eigen huis. Computer en communicatieapparatuur De voorzieningensystematiek gaat er vanuit dat een aantal kostencomponenten in de provinciale of gemeentelijke bedrijfsvoering zijn ondergebracht en van daaruit beschikbaar worden gesteld. Zo zijn de kostensoorten fax/pc ondergebracht in de bedrijfsvoering. Benodigde computer- en communicatieapparatuur (PC, ISDN/ADSL-aansluiting, fax, telefoon/GSM35 e.d.) worden geacht rechtstreeks door de organisatie te worden verstrekt. Dat betekent bijvoorbeeld dat de politieke ambtsdrager door bruikleen de beschikking krijgt over een PC gedurende de periode dat het ambt wordt uitgeoefend. De PC kan mede voor privédoeleinden worden gebruikt. De rechtspositieregelingen bevatten regels over de wijze waarop apparatuur ter beschikking wordt gesteld dan wel wordt vergoed en over de voorzieningen in verband met de fiscale aspecten. Dienstauto’s Omtrent het gebruik van dienstauto’s door bestuurders bestaan geen specifieke regelingen. Met het gebruik van een dienstauto moet het belang van de gemeente, de provincie of het waterschap zijn gediend.
36
Buitenlandse reizen Er is sprake van een toenemende internationalisering van de samenleving. Ook bij gemeenten, provincies en waterschappen is er een intensivering van contacten met overheden, bedrijven en instellingen in het buitenland. Zo kennen veel gemeenten een stedenband met een gemeente in het buitenland en onderhouden tal van gemeenten, provincies en waterschappen zakelijke relaties met buitenlandse bedrijven en organisaties. Ook zijn deelname aan internationale conferenties en studiereizen naar steden of regio’s in het buitenland geen uitzondering meer. Dat heeft ertoe geleid dat bestuurders en ambtenaren vaker buitenlandse reizen maken. Evenals bij binnenlandse reizen geldt voor buitenlandse reizen dat de reis altijd een functioneel karakter moet hebben. Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en komen de kosten voor eigen rekening. Dat wordt niet anders als derden bereid zijn de reis te financieren. Is de functionaliteit van de reis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente, provincie of waterschap te komen. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van dergelijke reizen door derden moet in beginsel worden afgewezen. Hiermee kan de onafhankelijke positie in gevaar komen, bijvoorbeeld in situaties waarin Op grond van de voorbeeldverordening rechtspositie 2006 wordt aan raads- en statenleden geen mobiele telefoon in bruikleen gegeven.
37
