Onderwerp : Uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en Sociaal Team

Memo

Onderwerp

: Uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en Sociaal Team

Verzonden aan: College en Raad Postregistratienummer:

Afzender: M. Eillebrecht en D. Zwamborn Datum: van 1 juni tot 1 september 2015

In deze rapportage wordt gerapporteerd over de uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en het Sociaal Team. Periode: 1 juni tot 1 september 2015 Loket De Kleine Schans Loket De Kleine Schans richt zich op alle inwoners van Woudenberg die vragen hebben op het terrein van het Sociaal Domein: wonen, zorg, welzijn, werk en inkomen. Tevens kunnen inwoners terecht voor uitleen van hulpmiddelen van Uwthuiszorgwinkel.nl. Met de komst van nieuwe doelgroepen uit de AWBZ en de Jeugdzorg richten dit jaar ook nieuwe inwoners zich tot het loket met vragen. Het gemiddeld aantal bezoekers aan de balie was 12 en per telefoon 10 per dag. De maanden juli en augustus zijn doorgaans rustiger dan de overige maanden. De vragen die we bij de balie ontvangen zijn zeer divers, zoals over aflopende indicaties, schuldhulpverlening, hulpvragen bij echtscheiding, opvoedproblemen, zorgen om ouders, of kinderen met beperkingen. Tijdens specifieke onderwerpen zoals bv de financiële bijdrage voor chronische zieken en/of gehandicapten is er duidelijk meer vraag, zowel bij de balie als per telefoon. Het team van Loket De Kleine Schans is inmiddels voldoende toegerust voor de informatie & adviesrol. De medewerker in de frontoffice beantwoordt eenvoudige vragen. Wanneer het een vraag betreft die dient te worden verhelderd, dan wel een uitgebreider gesprek nodig heeft, gaat een medewerker uit de backoffice van het loket in gesprek met de inwoner. Uit de vraagverheldering kan de conclusie volgen dat een activeringstraject van maximaal drie gesprekken moet worden opgepakt. De inwoner wordt ondersteund bij inzet van eigen kracht en zelfredzaamheid en er kan worden afgeschaald naar de basisvoorzieningen. De taak van Activering die door de vakspecialisten moet worden uitgevoerd, staat nog in de kinderschoenen. In het najaar wordt het team er in getraind om hier vorm en inhoud aan te kunnen geven.

Sociaal Team Nieuwe meldingen Via het loket en de bureaudienst wordt het Sociaal Team steeds beter gevonden en lijkt er een lichte stijging te zijn van inwoners die ons zelfstandig vinden en niet op verwijzing van derden. Dit is een mooie ombuiging en geeft ons de gelegenheid onze werkwijze goed in te zetten. Daarnaast hebben we de afgelopen periode meer ervaren dat er aanmeldingen zijn vanuit aanbieders van zorg die een concreet hulpaanbod neerleggen en aangeven daarvoor een beschikking nodig te hebben. We zoeken daarin de samenwerking zodat we wel ons eigen onderzoek kunnen houden en onze werkwijze kiezen. Bespreken nieuwe meldingen/casuïstiek In de vorige rapportage werd nog gesproken over een 2-wekelijkse bespreking van nieuwe aanmeldingen maar dit is inmiddels 1 moment in de week. De praktijk wees uit dat het een te grote belasting was om 2 keer een overlegmoment in te plannen. De werkwijze nu is dat we de aanmeldingen bespreken op het werkoverleg maar urgente zaken binnen de bureaudienst direct oppakken met de collega’s die op dat moment werkzaam zijn. In het werkoverleg is ook ruimte om lopende casuïstiek te bespreken en overleggen we met elkaar welk voorstel tot beschikking er ligt en of dit akkoord bevonden wordt. Welke vragen en meldingen komen binnen? In de verdeling van casuïstiek is een duidelijke oververtegenwoordiging van meldingen omtrent jeugdproblematiek, hetzij individuele begeleiding voor kinderen dan wel ondersteuning van ouders, het gezin. Op het moment liggen er ook de nodige vragen m.b.t. het PGB en de organisatie daarvan. Ook zijn er meer vragen dan verwacht m.b.t. volwassenen met psychiatrische problematiek. Onze eigen inschatting is dat er sprake is van 80% jeugd, 10% ouderen en 10% overig. Waarbij wel de kanttekening geplaatst moet worden dat wij dit baseren op de input van onze casuïstiek en niet op feitelijke cijfers en dat onder de 80% jeugd ook alle hulpvragen van hun ouders op allerlei vlak liggen, zoals financiën, huisvesting en persoonlijke problemen. Is er een tendens te zien in de kanteling en het deproblematiseren? Vanuit het Sociaal Team word actief ingezet op de kanteling, bij inwoners maar ook juist vaak bij aanbieders van zorg. Het doorontwikkelen van de basisinfrastructuur verdient de komende tijd aandacht om het proces van afschalen goed te kunnen inzetten. We sluiten aan bij de bestaande basisinfrastructuur maar we moeten met elkaar kijken naar betere verbindingen en wellicht uitbreiding. Er staat voor november een grote bijeenkomst gepland om dit te bespreken met betrokken partijen van zowel formele als informele zorg binnen de gemeente. Aanbieders van zorg doen een toenemend beroep op het Sociaal Team om beschikkingen af te geven op hun oordeel. Dit willen we uiteraard graag van hen horen, zij hebben ten slotte vaak onderzoek gedaan, maar we nemen de ruimte voor ons eigen onderzoek en de zaken die we vanuit de kanteling anders willen inzetten.

Pagina geprint op: 28 sep 2015, 13:08 uur

Pagina: 2 Voorstel: o:\raad\raadscommissie\2015 vanaf september\10. o

Deskundigheidsbevordering Er is een regionaal scholingsplan opgesteld waarin er gebruik wordt gemaakt van een breed aanbod van trainingen. Regionaal zijn er afspraken gemaakt over welke daarvan een verplichtend karakter hebben en welke naar eigen inzicht door medewerkers kunnen worden gevolgd. Het aanbod is tweeledig ontwikkeld, op de nieuwe werkwijze en op het verkrijgen van inhoudelijke kennis. Voor de methodische ontwikkeling van het Sociaal Team is uitwisseling met andere teams een aanvullende manier om elkaar te inspireren en mee te nemen in het werken volgens de principes van de kanteling. Binnen het team is afgesproken te werken in duo’s, met name gericht op het keukentafelgesprek, om kennis uit te wisselen maar ook juist kritisch te zijn op wat je van elkaar hoort en ziet. Daarnaast vormt het werkoverleg ook een plek om inhoudelijke uitwisseling met elkaar vorm te geven. Managementinformatie Aantallen nieuwe cliënten, verdeeld in domeinen en/of soorten vragen Per week ontvangen we gemiddeld 8 nieuwe aanmeldingen (gebaseerd op notulen teamoverleg). De vragen die daar tussen zitten zijn wisselend van aard. Soms de vraag om met elkaar te onderzoeken wat er voor een kind nodig is, lopende hulpverlening opnieuw beschikken of zelf inhoudelijk aan de slag om via een aantal gesprekken te kijken of daarmee de hulpvraag is opgelost. Zoals eerder aangeven liggen er veel vragen rondom kinderen en de gezinnen waarin ze opgroeien. In de vakantieperiode hebben we duidelijk gemerkt dat de instroom lager lag naar gemiddeld 3 per week. Aantal aangepaste indicaties In de afgelopen periode, berekend binnen het derde kwartaal hebben we ruim 20 herindicaties uitgevoerd. Net als in de eerdere voortgangsrapportage is het beeld dat de beschikkingen lager uitvallen dan eerder. Dit heeft met de beweging te maken dat we een groter beroep doen op eigen kracht maar ook omdat veel indicaties voorheen ruimer werden afgegeven en er vaak sprake was van een zogenaamde bandbreedte. Hoeveel inwoners met een lopende indicatie zijn er gesproken? De inschatting is dat er ruim 20 zijn gesproken, specifieke cijfers ontbreken i.v.m. ontbrekende rapportage. De komende periode tot en met december hebben we de grote klus om alle inwoners met een indicatie uit te nodigen voor een keukentafelgesprek. Het gaat daarbij om bijna 250 inwoners. Om deze klus goed te doen hebben we via het CIZ (centraal orgaan indicatiestelling) 2 medewerkers ingehuurd. De betrokken inwoners hebben een brief ontvangen waarin is aangegeven dat we contact opnemen. Bij inwoners die bekend zijn bij het Sociaal Team, regelt de medewerker van het Sociaal Team de beschikking. Hoe vaak opschalen/afschalen/zelf doen? De opdracht is om 80% van hulpvragen zelf op te pakken. We kunnen inmiddels de conclusie wel trekken, helaas nog niet gestaafd door feitelijke cijfers, dat we aan deze opdracht voldoen. De vraag die nu steeds meer op de voorgrond komt is of dit altijd wenselijk is gezien de intensiteit en duur van de hulpvraag. Daarnaast hebben we in



zogenaamde multiprobleem zaken nog vaak een te grote rol ondanks het opschalen naar een zorgaanbieder. Inschatting is dat er nu alleen wordt opgeschaald als we de inhoudelijke expertise binnen het team niet hebben. Dat is mooi, maar brengt ook de beweging tot stand wellicht te veel zelf te doen en daarmee komt onze doorstroom in gevaar. We hebben een tijdelijke uitbreiding tot eind van het jaar van bijna 1 fte. om de ontstane werkdruk te verminderen. Daarnaast hebben we ook ingezet op betere ICT ondersteuning zodat werken op locatie, bij de inwoner thuis, kan worden ingezet. Doel daarvan is de administratieve werkdruk te verminderen maar nog belangrijker is het signaal naar de inwoner dat er sprake is van een actieve samenwerking, waarbij verantwoordelijkheden bij de inwoner liggen. Uitstroomcijfers Op basis van dossieronderzoek (notulen teamoverleg) is de aanname dat er ongeveer 45 zaken zijn uitgestroomd, juni tot september. De uitstroom is inhoudelijk gezien sterk wisselend, afronding op verzoek/overleg, vanwege tot stand komen beschikking of door opschalen. Maar dit heeft wel invloed op de instroom want als je voor een relatief kleine vraag en veel grotere hulpvraag terugkrijgt moet dit in uren wel worden weggezet. De uitstroom van gemiddeld 4 zaken per week vormt een spanningsveld met de instroom van gemiddeld 8 per week. Hoe vaak wordt gebruik gemaakt van onafhankelijk cliëntondersteuning? Vanaf februari hebben er 22 bewoners gebruik gemaakt van het aanbod (aantal aangeleverd door MEE). Bedrijfsvoering Het gebruik van de cliëntsystemen Mens Centraal en GWS heeft aandacht. Een medewerker van het Sociaal team neemt deel aan de regionale gebruikersbijeenkomst van Mens Centraal. Medewerkers zijn getraind en de systemen worden gevuld. In deze rapportageperiode is extra aandacht gekomen voor de kwaliteit van de afhandeling van de aanvraag. Zo vindt bijvoorbeeld collegiale toetsing plaats, en wordt gecontroleerd of eerdere aanvragen compleet zijn (bv voorzien van kopie legitimatiebewijs, en zijn documenten op de juiste plaats opgeslagen). Beide teams hanteren de privacyregels in hun werk, ze zijn hierin getraind. Het privacyreglement wordt in het najaar 2015 vastgesteld. Het beheerplan van de website is nog niet gereed. De organisatie maakt momenteel de afweging hoe de functie van webmaster en het beheer van de beide websites wordt belegd. In het najaar volgt invulling hiervan. Tot die tijd beheren we in samenwerking met de leverancier de website, waarbij we slechts kleine aanpassingen verrichten. Medewerkers van beleid, uitvoering en communicatie spreken met elkaar over de inhoudelijke doorontwikkeling van de website. Per 1 juli is Daniella Zwamborn gestart als teamleider van het Sociaal Team. Zij is de kwartiermaker Riesje Paulissen opgevolgd. Ook de frontofficemedewerker is per 1 juli gestart. Deze frontofficefunctie is doorontwikkeld naar een KCC functie. Half augustus is de vacature van administratief medewerker Sociaal Domein ingevuld. Deze medewerker ondersteunt de vakspecialisten van loket De Kleine Schans en het Sociaal Team in de administratieve uitvoering van melding van een inwoner t/m archivering van het besluit. Deze formaties zijn structureel meegenomen in de begroting 2015.



Wat staat ons de komende maanden te doen? Zoals hierboven al beschreven, hebben we de komende periode tot en met december de grote klus om alle inwoners met een indicatie uit te nodigen voor een keukentafelgesprek. Het gaat daarbij om bijna 250 inwoners. We brengen in beeld welke capaciteit (structureel en incidenteel) nodig is in 2016, om tijdig te kunnen anticiperen op de vraag van inwoners en uitvoering te kunnen geven aan het beleid van de gemeente. Stand van zaken monitoring Regio Amersfoort Managementinformatie in het Sociaal Domein De gemeente Amersfoort heeft vanuit haar centrale inkoopfunctie als taak om financiële informatie te verschaffen over de uitnutting van het gezamenlijke budget. Hiertoe wordt een kwartaalrapportage opgesteld voor de regio. Daarnaast wordt ook de aard van de zorg, de mate van zelfredzaamheid, de zorgtoeleiding, de dienstverlening (o.a. doorlooptijden) en de samenhang binnen het sociaal domein in beeld gebracht. De bronnen van deze managementinformatie zijn gegevens uit diverse systemen die gezamenlijk gebruikt, maar deels lokaal gevuld worden. De gemeente Amersfoort heeft aangegeven dat het aanleveren van accurate managementinformatie op korte termijn niet mogelijk is. Dit komt overeen met het landelijke beeld. Data die verwerkt moet worden zijn in vele opzichten nieuw is. De inhoud is nieuw voor de gemeente, de systemen zoals Mens Centraal zijn nieuw, de bronnen zoals inkoopafspraken zijn nieuw, de zorgverleners verantwoorden voor het eerst via nieuwe formats en de achterliggende werkprocessen bij de sociale teams zijn net gestart. Gemeente Amersfoort streeft er als gastheergemeente, samen met de regiogemeenten, naar om basic/basale managementrapportages aan te leveren in het derde en/of vierde kwartaal van dit jaar. Uitgangspunt daarbij is nu dat we minimaal aan wettelijke verplichtingen voldoen en de gemeenten voorzien in de informatiebehoefte. Daarvoor wordt de informatieaanlevering in vier stappen opgebouwd: 1. Digitale realtime informatie via een dashboard met o.a.: - Standcijfer cliëntenbestand met zorg inclusief onderverdeling naar productcategorieën; - Instroomcijfers nieuwe cliënten met zorg; - Uitstroomcijfer cliënten met zorg; - Caseload. 2. Periodieke rapportages - Elk kwartaal levert gemeente Amersfoort een rapportage over zorgtoeleiding (toekenningen Dienstenboek) aantallen en gegevens individuele dossiers t.b.v. de verantwoording aan het CBS en de landelijke monitor; Planning voortgangsrapportages Uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en het Sociaal Team 1 september - 1 november 1 november - 1 januari Bijlage: Managementinformatie t.b.v. uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en het Sociaal Team 01-06-15 tot 01-09-15



Bijlage: Managementinformatie t.b.v. Voortgangsrapportage uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en Sociaal Team rapportageperiode 01-06-15 tot 01-09-15

Loket De Kleine Schans Q1

Q2

bezoekers Loket De Kleine Schans * bezoeken website Loket De Kleine Schans

Q3 tot 01-09

Q4

910

910

520

1423

1860

770

600

602

395

telefonische contacten bronnen: registratie intern / Hollandsch Welvaren / ringmaster * betreft inschatting o.b.v. registratie intern

Sociaal Team Gemiddeld per week Nieuwe aanmeldingen

8

Beëindigingen

4

Bron: Notulen teamoverleg

Aantal bezwaarschriften Q1

Q2

Q3 tot 01-09

Q4

Participatie

0

0

0

Wmo

0

0

0

Jeugd

0

1

0

Totaal

0

1

0

bron: Bezwarencommissie

Aantal klachten Q1

Q2

Q3 tot 01-09

Q4

Medewerkers Loket De Kleine Schans

0

0

0

Medewerkers Sociaal Team

0

0

0

Totaal

0

0

0

bron: Klachtencommissie

Overig jan-aug Aantal meldingen/zorguitingen over geleverde zorg door aanbieders Aantal keer inzet onafhankelijk cliëntondersteuning

0 22

bron: registratie intern / MEE



Werk en inkomen Ontwikkeling bestand uitkeringsgerechtigden Participatiewet stand ultimo

Q 4 2014

Participatiewet (incl Bbz 2004) IOAW/IOAZ Totaal

Q1

Q2

Q3

70

74

79

9

10

13

79

84

92

Q4

Bron: GWS

Schuldhulpverlening stand ultimo

Q 2014

Q1

aantal mensen met schuldhulpverlening aantal mensen met budgetbeheer- en begeleiding

Q2

Q3

61

62

60

27

23

27

Q4

Bron: PLANgroep

Wsw klanten en uitstroom stand ultimo Dienstverband RWA, waarvan:

Q4 2014

Q1

Q2

Q3

17,73

16,73

17,93

x intern

5,25

5,25

5,25

x op locatie

4,17

4,17

4,25

x groepsdetachering

4,98

6,09

6,09

x individueel gedetacheerd

3,33

1,22

2,14

3,4

3,4

1,48

21,13

20,13

19,41

Begeleid werken Totaal

Q4

Bron: RWA/Amfors



Wmo Aantal indicaties maatwerkvoorzieningen** Soort maatwerkvoorziening

Q1

rolstoel

Q2

Q3

0

1

woonvoorzieningen

10

1

vervoer

12

8

hh

42

21

Begeleiding

4

2

Dagopvang bij beperking in de ontwikkeling

0

0

Dagopvang bij fysieke beperking

2

5

Dagopvang bij psychosociale beperkingen

2

3

Vervoer naar dagopvang

2

0

74

41

Totaal

Q4

Bron: GWS / Mens Centraal ** cijfers zijn o.b.v. registratie in Mens Centraal. Omdat de registratie van producten pas in de loop van Q2 mogelijk was, kunnen er fouten zijn in volledigheid.

Zorg voor jeugd Aantal indicaties maatwerkvoorzieningen*** Soort maatwerkvoorziening

Q1

Q2

Q3

Begeleiding

1

5

Behandeling GGZ

0

1

Behandeling kinderen met een beperking

3

4

Consultatie & diagnostiek (SAVE/ Veilig Thuis)

0

0

Dagopvang bij beperking in de ontwikkeling

1

0

Dagopvang bij psychosociale beperkingen

0

6

Jeugd en opvoedhulp

2

2

Jeugdzorg Plus

0

1

Pleegzorg

0

1

Residentieel

0

4

Spoedeisende zorg

1

0

Vervoer naar dagbesteding (Jeugd)

0

1

Totaal

8

25

Q4

Bron: Mens Centraal *** cijfers zijn o.b.v. registratie in Mens Centraal. Omdat de registratie van producten pas in de loop van Q2 mogelijk was, kunnen er fouten zijn in volledigheid.



Onderwerp : Uitvoering Sociaal Domein door Loket De Kleine Schans en Sociaal Team

Recommend Documents