Raadsvergadering, 25 februari 2014
Voorstel aan de Raad
Nr.:
20140128 RV
Agendapunt:
Voorbespreking
Datum:
7 januari 2014
Onderwerp: Sportpark Mariënhoeve: definitieve toekenning gemeentelijke bijdrage aan nieuwbouw sporthallen Onderdeel raadsprogramma: Toerisme en vrije tijd Portefeuillehouder: Carel van Gelder
Voorgesteld besluit 1. aan Stichting Wijksport wordt een taakstellende gemeentelijke investeringsbijdrage verleend ter grootte van € 3.535.000,-, onder ontbindende voorwaarde dat de stichting zelf het overig deel van de investering financiert; 2. het college van burgemeester en wethouders wordt gemandateerd om over de uitkering en verantwoording van de gemeentelijke bijdrage nadere afspraken te maken met Stichting Wijksport; 3. het college van burgemeester en wethouders wordt verzocht na afronding van het project (2015) een voorstel aan de gemeenteraad te doen voor de bestemming van het restantkrediet. Korte samenvatting Bij besluit van 19 maart 2013 heeft de gemeenteraad besloten het in de gemeentebegroting aanwezige budget voor huur van de Hordenhal aan te wenden als taakstellend dekkingsmiddel voor de gemeentelijke bijdrage aan de realisatie van nieuwe sporthallen op sportpark Mariënhoeve. Nadien is Stichting Wijksport aan de slag gegaan met het uitwerken van een nieuw bouwplan, op basis van een bouwkosten-, investerings- en exploitatieraming die in september 2013 aan de gemeenteraad is gepresenteerd. In de maanden oktober t/m december is een aanbestedingsprocedure gevoerd volgens “design and build”. Uiteindelijk zijn twee ontvankelijke inschrijvingen ontvangen, die door de gunningcommissie zijn beoordeeld. Het beste ontwerp is binnen de eerder gestelde financiële kaders te realiseren en voldoet op enkele details na aan het opgestelde programma van eisen. De nuts-kosten van dit ontwerp zijn lager dan geraamd in het exploitatieplan, waardoor het voldoet aan de voorwaarden uit het raadsbesluit van 19 maart 2013. De op basis van het “Hordenhalbudget”aangetrokken lening ter dekking van de gemeentelijke investeringsbijdrage volstaat om de bijdrage toe te kennen. Het restant van de lening wordt aangewend ter dekking van ambtelijke kosten en gereserveerd voor mogelijke extra kosten gedurende het project. Na afloop van het project (2015) ontvangt de gemeenteraad een voorstel voor bestemming van het dan resterend krediet. Na toekenning van de gemeentelijke investeringsbijdrage en financiering van de eigen bijdrage aan het plan door Stichting Wijksport, kan de stichting definitief opdracht verstrekken tot realisatie van de nieuwbouw. Deze zal medio 2015 in gebruik kunnen worden genomen.
Aanleiding Bij besluit van 19 maart 2013 heeft de gemeenteraad besloten het in de Meerjarenbegroting 2013-2016 opgenomen netto budget voor huur van de Hordenhal, in te zetten als taakstellend dekkingsmiddel voor de gemeentelijke bijdrage aan de realisatie van nieuwe sporthallen op Sportpark Mariënhoeve. Daarbij werd besloten de definitieve bijdrage toe te kennen na toetsing van een bouwkostenraming op basis van een definitief ontwerp en bijbehorend exploitatieplan. Achterliggend uitgangspunt was op dat moment dat sprake zou zijn van een traditionele aanbesteding, waarbij door een geselecteerde architect via schetsontwerp en voorlopig ontwerp een definitief ontwerp wordt gemaakt, dat na uitvoering van een bouwkostenraming in markt wordt aanbesteed. Gaandeweg het project is met Stichting Wijksport als Aanbestedende Dienst gekozen voor een aanbesteding met geïntegreerde contractvorm, ook bekend als “design and build”-aanbesteding. Bij deze wijze van aanbesteden worden partijen uitgenodigd een ontwerp in te dienen dat zij bij gunning van de opdracht dan ook realiseren. Over deze wijziging in de aanbesteding is de gemeenteraad per memo van 28 augustus 2013 en in de voorbespreking van 17 september 2013 geïnformeerd. De memo en presentatie treft u bijgaand nogmaals ter informatie aan in de bijlagen. Op grond van het hiervoor genoemde raadsbesluit en de gewijzigde aanbesteding wordt u in dit raadsvoorstel geïnformeerd over het resultaat van de aanbestedingsprocedure en de bijbehorende raming ten aanzien van investering en exploitatie. In dit verband is van belang te benoemen dat Stichting Wijksport Sportpark Mariënhoeve voor eigen rekening en risico exploiteert, maar de gemeente Wijk bij Duurstede juridisch rechtsopvolger van de stichting is, mocht deze onverhoopt failliet gaan. Omwille van deze relatie zijn begin 2013 de statuten van de stichting aangepast en is een andere bestuursstructuur ontwikkeld, waarin het college van burgemeester en wethouders de Raad van Toezicht van de stichting vormt. Op deze wijze bestaat steeds inzicht in de financiële status van de stichting en kan worden voorkomen dat de gemeente voor financiële verrassingen komt te staan.
Specifiek (beoogd doel) Met voorliggend besluit wordt beoogd de definitieve gemeentelijke investeringsbijdrage aan de nieuw te bouwen sporthallen op Sportpark Mariënhoeve vast te stellen, zodat Stichting Wijksport op korte termijn opdracht kan verstrekken voor realisatie van de nieuwbouw, die dan medio 2015 kan worden opgeleverd.
Meetbaar Het resultaat van voorliggend voorstel en de inspanningen van de vrijwilligers van Stichting Wijksport en de verenigingen, is dat medio 2015 een nieuwe sportaccommodatie zal zijn gerealiseerd, die bestaat uit een nieuwe sporthal, turnhal en gymzaal met aanverwante ruimten (kleedkamers, vergaderruimten, werkplekken en horeca). Daarnaast zal de bestaande combihal, die ca. 15 jaar oud is, geheel zijn gerenoveerd. Na vaststelling van het financieel kader bij raadsbesluit van 19 maart 2013 heeft Stichting Wijksport onderzocht of het eerder vervaardigde ontwerp binnen budget en exploitatieraming zou zijn te realiseren. Daartoe werd een bouwkostenraming uitgevoerd, die in beeld bracht dat de bouwkosten als gevolg van de crisis fors waren afgenomen, maar desondanks dit ontwerp niet meer viel te realiseren. Vervolgens is met de verkregen informatie onderzocht of en hoe een ontwerp viel te realiseren dat wel binnen de financiële kaders haalbaar zou zijn. Dit is uiteindelijk gelukt door een kleinere turnhal en een kleiner oppervlak aan bijkomende ruimten
in het programma van eisen op te nemen. De gemeenteraad is hierover bijgepraat in de voorbespreking van 17 september 2013. Nadien is gestart met de aanbestedingsprocedure op basis van “design and build”. Aan vijf geselecteerde partijen is verzocht een inschrijving uit te brengen op basis van het opgestelde programma van eisen, op basis van een vaststaand budget van € 3.445 mln. Op 11 december jl. sloot de inschrijftermijn en werden twee inschrijvingen ontvangen, die aan de inschrijfvereisten voldeden. Een derde ontwerp werd incompleet ingediend en is niet beoordeeld. De overige partijen hebben geen ontwerp ingediend met als belangrijkste motivatie dat het programma van eisen niet binnen het gestelde budget zou zijn te realiseren. Beide ontwerpen die aan de inschrijvingsvereisten voldeden zijn in een bijeenkomst voorgelegd aan de toekomstige gebruikers van de accommodatie (verenigingen). Deze konden aangeven welk ontwerp hen het meest aansprak en argumenten meegeven aan de leden van de gunningcommissie. Door deze commissie, waarin bestuursleden van Stichting Wijksport, een extern adviseur, de beleidsambtenaar sport en de gemeentelijk projectmanager zitting hadden, zijn beide ontwerpen beoordeeld op meerdere aspecten. Uiteindelijk bleek het ontwerp van de firma Sportsphere uit Tilburg het best uit de beoordeling te komen. Het advies van de gunningcommissie aan het bestuur van Stichting Wijksport en het ontwerp treft u aan in de bijlagen.
Acceptabel Met het definitief toekennen van de gemeentelijke investeringsbijdrage wordt na een lange voorbereidingsperiode de weg vrijgemaakt voor een nieuwe sportaccommodatie waarin veel verenigingen en hun leden in een kwalitatief goede omgeving hun sport kunnen beoefenen. De nieuwe accommodatie voldoet aan de NOC*NSF normen en herbergt een ruim bemeten driesterren turnhal, sporthal, gymzaal en bijbehorende voorzieningen. Tijdens de aanbestedingsprocedure is gebleken dat het beschikbare budget krap was en het ontwerp sober en doelmatig zou moeten zijn om binnen de gestelde financiële kaders te blijven. De eerder doorgevoerde bezuiniging op het beschikbare budget heeft dan ook invloed gehad op de verschijningsvorm van de accommodatie, waaraan overigens in de verdere uitwerking nog aandacht zal worden geschonken. Desalniettemin wordt een sportvoorziening opgeleverd waarop de gebruikers, Stichting Wijksport en de gemeente trots kunnen zijn. Ten aanzien van het toekennen van de gemeentelijke bijdrage zijn in het verleden aan Stichting Wijksport voorwaarden gesteld, waaraan inmiddels nagenoeg volledig is voldaan. Met de gebruikers van het sportpark zijn bindende gebruiksovereenkomsten gesloten en met de actie “schoon schip” heeft de stichting de financiële vraagstukken die er met verenigingen waren en soms jaren terugvoerden, zo goed als opgelost. De omvang van de resterende punten is in financieel opzicht nihil. De verhoudingen tussen de stichting en de verenigingen zijn sterk verbeterd, waardoor thans sprake is van vitaal sportpark. Dat neemt niet weg dat de stichting alert zal blijven op de ontwikkelingen die zich voordoen en zo nodig zal bijsturen om het sportpark kostendekkend te exploiteren. Recent heeft de stichting het financieel jaarverslag over 2012 en de begroting voor 2014 aan de Raad van Toezicht toegezonden, dat te uwer informatie in de bijlagen is bijgesloten. In 2014 zal de stichting verder gaan met verder professionaliseren van het beheer van het park en het sluiten van Service Level Agreements met de verenigingen. In de bijlagen treft u een brief aan van Stichting Wijksport aan het college, waarin een update wordt gegeven ten aanzien van deze SLA’s en andere relevante ontwikkelingen. Met betrekking tot de investerings- en exploitatieraming is in de voorbespreking van de raad van 17 september 2013 tekst en uitleg gegeven. Nadien hebben deze financiële stukken
vertrouwelijk ter inzage gelegen. Gezien het feit dat de aanbesteding is uitgevoerd op basis van een vastgesteld budget, zijn in de investeringscijfers sindsdien geen wijzigingen opgetreden. Wel heeft de inschrijvende partij aangegeven wat de jaarlijkse nutskosten zijn van het gebouw; deze liggen ca. € 12.000,- lager dan in eerdere exploitatieraming is opgenomen. Daar tegenover staat dat de verwachte opbrengst uit zaalverhuur aan verenigingen neerwaarts is bijgesteld met € 2.500,-. De bijgestelde begroting en exploitatiebegroting is in de bijlagen opgenomen (wijzigingen geel gemarkeerd). Met Gymnastiek- en turnvereniging Levitas voert Stichting Wijksport nog overleg om te komen tot een budgetneutrale aanpassing van het door Sportsphere ingediende ontwerp, waarin voldoende tribunecapaciteit wordt gerealiseerd om te komen tot een goed exploitatiemodel voor de vereniging. Met de verenigingen die gebruik zullen maken van de overige sporthallen heeft Stichting Wijksport overeenkomsten gesloten, die eveneens borgen dat de nieuwe accommodatie exploitabel is. Resumerend kan worden gesteld dat de maatschappelijke behoefte aan een nieuwe accommodatie groot is. Stichting Wijksport heeft de afgelopen jaren de financiën goed op orde gekregen en het bestuursmodel is met het instellen van adviescommissies (verenigingen) en de Raad van Toezicht (gemeente) afdoende gemoderniseerd en versterkt. De exploitatieraming laat zien dat de nieuwe accommodatie de komende jaren goed te exploiteren is, waarbij Stichting Wijksport tijdig kan bijsturen als daartoe aanleiding is. Overwegingen die leiden tot het besluit Door kapitalisatie van het in de Meerjarenbegroting 2013-2016 opgenomen bedrag voor de Hordenhal kan tezamen met Stichting Wijksport in een compleet nieuwe sportaccommodatie worden geïnvesteerd. Door het BTW-voordeel dat de stichting geniet op basis van fiscale regelgeving, wordt de gemeentelijke investeringsbijdrage efficiënt benut (als de gemeente zou investeren zou de BTW niet kunnen worden teruggevorderd). De exploitatieraming laat zien dat de sporthallen voldoende worden gebruikt (huur door verenigingen) om deze rendabel te exploiteren. Stichting Wijksport kan door exploitatie van de horecavoorziening en commerciële activiteiten de exploitatie van de sporthallen sluitend krijgen. In deze is het goed te beseffen dat de stichting enige vrijheid van ondernemen nodig heeft om de maatschappelijke voorzieningen duurzaam in stand te houden. De nieuw te bouwen hallen en te renoveren bestaande sporthal voldoen aan een grote maatschappelijke vraag. Het ingediende ontwerp dat als beste werd beoordeeld voldoet grotendeels aan het geformuleerde programma van eisen; de tekortkomingen zijn oplosbaar. Door vrijval van de bestaande sportaccommodaties in De Horden, De Heul en de Binnenstad wordt ruimte geboden aan binnenstedelijke maatschappelijke ontwikkeling, zoals reeds benoemd in de gemeentelijke Structuurvisie Wijk bij Duurstede 2020. Milieu Door te investeren in nieuwe sporthallen wordt ten opzichte van de bestaande situatie aanmerkelijke milieuwinst geboekt. De nieuwe gebouwen voldoen met een energie prestatie coëfficient (EPC) van 0,805 ruimschoots aan de eisen van het Bouwbesluit (EPC: 1,8). Daarnaast heeft het ontwerp een goede verhouding bruto/netto vloeroppervlak (1,11 tegen doorgaans 1,3), zodat efficiënt met ruimte is omgegaan. De stookkosten en CO2-uitstoot van de nieuwbouw zullen significant lager zijn dan in de bestaande situatie (waarin de bestaande combihal al twee maal zoveel energie gebruikt als de Judo-Boulodrome). Door de aard van de constructie (staal met aluminium beplating op betonnen plint) is het gebouw demontabel en zijn materialen herbruikbaar.
Naast de milieuaspecten is “social return on investment” meegenomen in de aanbesteding. Dat betekent concreet dat voor de duur van het project enkele bouwplaatsmedewerkers vanuit de gemeente worden aangetrokken, onderaannemers en leveranciers lokaal worden benaderd en in ieder geval één medewerker met afstand tot de arbeidsmarkt wordt ingezet. Daarnaast wordt minimaal één leerlingplaats gerealiseerd met begeleiding door een leermeester. Draagvlak Voor realisatie van de nieuwbouw bestaat veel draagvlak bij partijen. De verenigingen die gebruik maken van de bestaande sportaccommodatie in De Horden en op Mariënhoeve krijgen straks de beschikking over moderne sporthallen met dito kleedruimten. Voor Levitas geldt dat zij een “eigen” turnhal ter beschikking krijgen, waardoor programma’s en trainingen niet langer over meerdere accommodaties hoeven worden ingevuld. Turnopstellingen zijn permanent beschikbaar, waardoor de opbouwtijd ten opzichte van de huidige situatie flink afneemt en de levensduur van de toestellen toeneemt.
Realistisch Realisatie van de nieuwe accommodatie is vanuit meerdere perspectieven realistisch. Planologisch is de nieuwe bebouwing binnen het vigerende bestemmingsplan toegestaan, zodat de omgevingsvergunning kan worden verleend. Per 1 januari 2014 is voor de nieuwbouw geen welstandtoets meer noodzakelijk, wat niet wegneemt dat in de verdere uitwerking van het ontwerp nog naar ruimtelijke inpassing zal worden gekeken (kleurstelling, meer transparantie door glas toe te passen, etc.). In financieel opzicht is door besluitvorming over de gemeentelijke investeringsbijdrage ruim 80% van de investering gedekt. Stichting Wijksport heeft voor haar deel van de investering een offerte-aanvraag lopen bij een geldverstrekker. De verwachting is dat de lening wordt verstrekt, waarbij tevens inzichtelijk wordt wat de eventuele meerkosten voor de stichting zijn, ten opzichte van het eerdere uitgangspunt dat de gemeente het gehele bedrag leent en de stichting haar deel van de investeringsbijdrage aan de gemeente terugbetaalt. Sporttechnisch voldoet de nieuwbouw volledig aan het programma van eisen en de wensen van de verenigingen. De sporthallen voldoen aan de normen van NOC*NSF en de KNGU (drie sterren turnhal). Kanttekeningen bij het voorgestelde besluit Met de kapitalisatie van het “Hordenhalbudget” gaat de gemeente voor de duur van veertig jaar een verplichting aan. Het is onmogelijk om voor deze termijn in te schatten of de accommodatie door Stichting Wijksport rendabel is te exploiteren. Door goed te monitoren hoe verenigingen (ledenaantallen) zich ontwikkelen en tijdig bij te sturen in het faciliteren van nieuwe activiteiten en doelgroepen zal Stichting Wijksport de accommodatie rendabel kunnen exploiteren. Daarnaast is het belang van horeca en commerciële activiteiten groot, de stichting heeft ruimte nodig om het park rendabel te kunnen exploiteren. De exploitatieberekening laat in ieder geval zien dat in de eerste jaren na ingebruikname geen financiële tegenvallers zijn te verwachten, maar alertheid blijft geboden. In de aanbestedingsprocedure is gebleken dat het budget voor de nieuwbouw erg strak is. Dat betekent dat slechts door sober en doelmatig te ontwerpen voldaan kon worden aan het programma van eisen. Hierdoor is het gebouw dat door de gunningcommissie als beste werd beoordeeld weliswaar sporttechnisch goed voldoet, maar op ruimtelijke inpassing wat minder scoort. Bij het verder uitwerken van het voorlopig ontwerp naar het definitief ontwerp zal er daarom nog gekeken worden naar verbeteringen.
Alternatieven Het enige alternatief dat er is, is te besluiten de gemeentelijke investeringsbijdrage niet vrij te geven en de Hordenhal en overige accommodaties nog enkele jaren door te huren. Kostentechnisch maakt dit voor de gemeente geen verschil, maar maatschappelijk zijn de consequenties groot. Verenigingen blijven dan verstoken van moderne accommodaties en zullen verder teruglopen in ledenaantal. Maatschappelijke ontwikkelingen op de locaties die vrijvallen kunnen niet in gang worden gezet (woningbouw, detailhandel). Daarnaast zal een oplossing moeten worden gevonden voor de kosten die tot nu toe in het project zijn gestoken door gemeente en Stichting Wijksport. De omvang hiervan bedraagt ca. € 0,5 mln.
Tijdgebonden Na besluitvorming heeft Stichting Wijksport groen licht om met de realisatie aan te vangen. Wel dient de stichting ervoor zorg te dragen dat zij zekerheid verkrijgt over haar eigen deel van de investeringsbijdrage, alvorens daadwerkelijk opdracht te kunnen verlenen. Na opdrachtverlening wordt het ontwerp verder uitgewerkt en worden vergunningen aangevraagd. De planning voorziet erin dat omstreeks september 2014 met de start van de bouw wordt aangevangen, zodat de accommodatie medio 2015 gereed is voor ingebruikname.
Aanpak/uitvoering Na besluitvorming treedt het college in overleg met het bestuur van Stichting Wijksport over het verdere vervolg van het project.
Communicatie Na besluitvorming zal aan Stichting Wijksport bekend worden gemaakt wat de gemeenteraad heeft besloten. Tevens wordt een persbericht opgesteld en verzonden aan betrokken verenigingen.
Financiën De totale kosten van de renovatie/nieuwbouw zijn op 17 september 2013 aan de gemeenteraad gepresenteerd, maar worden in onderstaande tabel nogmaals (afgerond) weergegeven: Uitgaven Externe kosten Bouwkosten Bijkomende kosten TOTAAL
€ 420.000 € 3.445.000 € 370.000 € 4.235.000
Dekking Gemeente Stichting Wijksport
€ 3.535.000 € 700.000
TOTAAL
€ 4.235.000
In maart 2013 heeft de gemeenteraad besloten het in de gemeentebegroting 2013-2016 opgenomen netto budget (huurkosten minus opbrengsten) voor huur van de Hordenhal aan te wenden als taakstellend dekkingsmiddel voor de gemeentelijke bijdrage aan realisatie van de nieuw te bouwen sporthallen. Per saldo bedraagt dit budget € 207.000,- waarop nog een bezuiniging is doorgevoerd van € 15.000. Er resteert dan nog € 192.000,- waarvan € 7.000,ingehouden dient te worden om ten behoeve van bewegingsonderwijs te zijner tijd uren in te huren bij Stichting Wijksport.
Per saldo resteert dus € 185.000,- die ten behoeve van de gemeentelijke bijdrage kan worden gekapitaliseerd. De dato 8 januari 2014 is hiervoor een lening aangetrokken ter grootte van € 3.710.000,- bij de Nederlandse WaterschapsBank NV, voor de duur van 40 jaar, tegen een rentetarief van 3,91% voor 40 jaar vast. Deze definitieve bedragen wijken hierdoor wat af van de in het achterliggende B&W-besluit gepresenteerde gegevens, omdat daarin de toen actuele informatie van eind december 2013 is opgenomen. De aangetrokken lening volstaat om Stichting Wijksport een investeringsbijdrage van € 3.535.000,- te verstrekken, conform de investeringsraming. Met het resterend bedrag, € 175.000,-, dienen de kosten van het voorbereidingskrediet (€ 50.000,-) en de ambtelijke projectkosten in 2014 en 2015 te worden gedekt, die worden geraamd op € 100.000,-. Voorgesteld wordt het restantbedrag (€ 25.000,-) te reserveren voor eventueel extra te maken kosten gedurende uitvoering van het project (bv. infrastructureel) en bij afronding van het project in 2015 een besluit te nemen over de bestemming van het dan nog resterende bedrag.
Bijlagen - B&W rapport d.d. 7 januari 2014 met bijlagen
Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede,
Janneke Louisa-Muller secretaris
Tjapko Poppens burgemeester
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 januari 2014, nr.
gelet op het maatschappelijk belang van goede sportvoorzieningen nu en in de toekomst,
besluit: 1.
2.
3.
aan Stichting Wijksport wordt een taakstellende gemeentelijke investeringsbijdrage verleend ter grootte van € 3.535.000,-, onder ontbindende voorwaarde dat de stichting zelf het overig deel van de investering financiert; het college van burgemeester en wethouders wordt gemandateerd om over de uitkering en verantwoording van de gemeentelijke bijdrage nadere afspraken te maken met Stichting Wijksport; het college van burgemeester en wethouders wordt verzocht na afronding van het project (2015) een voorstel aan de gemeenteraad te doen voor de bestemming van het restantkrediet.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van dinsdag 25 februari 2014 De raad voornoemd,
griffier,
voorzitter,
