Projectbegroting De Compagnie
Onderbouwing van de projectbegroting samenwerking Pekela - Veendam In dit document wordt een toelichting gegeven op de projectbegroting van De Compagnie.
1.
Voorbereidingskosten Het gaat bij dit onderdeel onder meer om: Kosten voor de projectorganisatie, te weten de projectleider, projectbureau en secretariële ondersteuning. Kosten voor communicatie en voorlichting, inspraakavonden, raadsconferenties en raadsbijeenkomsten
1a.
Projectleider Het gaat hierbij om de kosten voor de fulltime, interne projectleider. Deze kosten hebben betrekking op de periode mei tot en met december 2010. Er wordt van uitgegaan dat de taken van de projectleider worden overgenomen door de (nog te werven) algemeen directeur, zodra deze met zijn werkzaamheden begonnen is. De berekening van de kosten vindt plaats aan de hand van de in de mantelovereenkomst opgenomen berekening. De kosten bedragen 8/12 x 1.550 uur p/j x € 55,- = € 57.000,-.
1b.
Communicatie Er wordt voor zo'n 24 uur per week gebruik gemaakt van een communicatieadviseur. Niet alleen voor de directe in- en externe communicatie, maar ook voor het opstellen van een communicatieplan, het ontwikkelen van een huisstijl, enzovoort. Het gaat hierbij om de periode van juni tot en met december 2010. De kosten bedragen: 7/12 x 1.550 uur x 24/36 x € 55,- = € 33.000,-.
1c.
Secretariële ondersteuning Voor de secretariële ondersteuning wordt voor de periode van juni tot en met december 2010 gebruik gemaakt van een managementondersteuner. De kosten hiervoor komen neer op 7/12 x 1.550 uur x 10/36 x € 45,- = € 11.000,-.
1d.
Communicatie en voorlichting Voor de uitvoeringskosten van communicatie en voorlichting, zoals raads- en medewerkersbijeenkomsten, nieuwsbrieven e.d., wordt een bedrag geraamd van € 10.000,-.
1e.
Inwinnen fiscale adviezen De samenwerkingsdienst werkt straks voor twee gemeenten. Het is daarom belangrijk dat er overeenstemming wordt bereikt met de inspecteur van de Belastingdienst over met name de BTW-verrekening. De gesprekken hierover zijn inmiddels namens de gemeenten door een belastingadviseur gevoerd. De belastingdienst is akkoord met de voorgestelde BTWverrekening. Daarbij vormde de overeenstemming met de inspecteur over de MPVsamenwerking van september 2009 het uitgangspunt. De kosten zijn beraamd op €10.000,-.
7 juli 2010 - PO
-1-
Projectbegroting De Compagnie
2.
Personele inzet PV-organisatie Een omvangrijk project als de voorgenomen samenvoeging van de ambtelijke organisaties van Pekela en Veendam vraagt binnen de gemeenten om de hoogste prioriteit. Dit betekent dat de eigen medewerkers zoveel mogelijk bij het proces worden betrokken: ze denken en werken mee. Om het reguliere proces en de uitvoering van de collegeprogramma's zoveel mogelijk door te laten gaan, zijn in de begroting compensatiekosten opgenomen voor de uren van werknemers in verband met deelname aan werkgroepen. Het gaat hierbij om compensatie door externen.
2a.
Inhuur als vervanging van vrijspelen sleutelfunctionarissen. Het gaat hierbij om externe inhuur als compensatie voor medewerkers die meedraaien in (deel)projecten. De praktijk leert dat de gemeenten terughoudend met externe inhuur omgaan. Er wordt uitgegaan van de inzet van 2 fte gedurende een half jaar. Dit leidt tot extra kosten van 1.550 uur x € 110 p/u = € 171.000,-.
2b.
Inhuur op vacatures In het beleid met betrekking tot vacatures is er volgens afspraak een vacaturestop afgekondigd. Als gevolg van deze vacaturestop kan het noodzakelijk zijn voortgang van de werkzaamheden te garanderen, door extern personeel in te zetten. De vrijvallende loonsommen vallen toe aan de huidige organisatie. Daarmee worden uitgaven voor tijdelijk personeel - die bekostigd worden uit de openstaande loonsommen - ook door de bestaande organisatie gedragen. Mocht een kostenverdeling wel gewenst zijn, dan zal dit als zodanig worden besproken in stuurgroep De Compagnie. Op voorhand wordt ervan uitgegaan dat hier geen extra projectkosten aan verbonden zijn.
3.
Overige personele kosten Het
gaat bij dit onderdeel om de kosten voor onder andere: Opleidingen. Werving en selectie. Opstellen functieboek. Het plaatsingsproces. De frictiekosten van boventallig personeel dat in een lagere dan de huidige rang wordt gesplaatst.
De meeste van deze kosten zijn op voorhand moeilijk te ramen; zij zijn sterk afhankelijk van de nog te maken afspraken in het Sociaal Statuut en van de uitkomsten van functiewaardering en inpassing. Ook speelt het nog te ontwikkelen beleid op het terrein van opleiding en kwaliteitsontwikkeling van medewerkers een rol. 3a.
Kosten begeleiden BOR/BGO Constructief overleg met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) en het Bijzonder Georganiseerd Overleg is van groot belang voor de voortgang van het proces. Daarvoor kan het nodig zijn dat de BOR- en BGO-delegaties op onderdelen bijgestaan worden door externe ondersteuning. Hiervoor wordt een bedrag geraamd van € 15.000,-.
7 juli 2010 - PO
-2-
Projectbegroting De Compagnie
3b.
Werven Algemeen Directeur Voor de werving wordt geen gebruik gemaakt van een searchbureau - kandidaten worden door middel van een advertentie geworven. De kosten voor advertenties worden geraamd op € 15.000,-.
3c.
Benchmark formatieomvang Het is van groot belang dat de formatieomvang van de nieuwe organisatie vastgesteld kan worden. Ten tijde van MPV heeft Berenschot dit gedaan. Voor de PV-organisatie moet een nieuwe berekening worden gemaakt. De geschatte kosten hiervoor zijn € 10.000,-.
3d.
Opstellen functieboek Er moet een functieboek voor de nieuwe organisatie worden gemaakt. Dit zal bestaan uit: Boek 1 met de sleutelfuncties. Boek 2 voor de overige functies. De kosten voor het opstellen van deze functieboeken bedragen € 47.000,-.
3e.
Begeleiden plaatsingsprocedure Het begeleiden van een plaatsingsoperatie kost enorm veel tijd. Die tijd is intern niet aanwezig. Daarom is er om externe ondersteuning gevraagd. De kosten bedragen € 40.000,-.
3f.
Assessment onderzoeken Voor de sleutelfuncties uit functieboek 1 gelden kwaliteitseisen. Het doorlopen van een assessment (competentieprofiel analyse) maakt onderdeel uit van het selectieproces naar de geschiktheid voor de functie.
3g.
Organisatieontwikkeling De nieuwe organisatie zal zich in 2011 "moeten zetten". In dat kader zullen er verschillende trajecten doorlopen moeten worden, zoals teambuilding, opleidingen, MD-trajecten en ondersteuning. De totale kosten hiervan worden geraamd op € 150.000,-.
3h.
Ondersteunen herontwerp werkprocessen De werkprocessen moeten worden herontworpen. Dit gebeurt door eigen personeel onder externe begeleiding. Kostenschatting: € 100.000,-.
3i.
Harmoniseren van arbeidsvoorwaarden De PV-organisatie moet met de bonden overeenstemming bereiken over een pakket met arbeidsvoorwaarden. De kans is groot dat deze voorwaarden af zullen wijken van de huidige arbeidsvoorwaarden in Pekela en/of Veendam. Dit zal ertoe kunnen leiden dat er een overgangsregeling wordt afgesproken, of dat er op onderdelen moet worden gecompenseerd. De kosten hiervan komen in beginsel voor de achterblijvende gemeente.
3j.
Gevolgen inpassen en uitstroom personeel In processen van het samenvoegen van gemeentelijke organisaties is het niet zo dat iedereen precies op de functie terecht komt die passend voor hem/haar is. Er zullen medewerkers zijn die in een functie met een lagere waardering dan hun huidige, worden geplaatst. Ook kunnen er medewerkers zijn die, ondanks alle zorg, boventallig raken. De Algemeen Directeur krijgt de taak om medewerkers die in deze omstandigheden komen te verkeren, alsnog - als zich daartoe de mogelijkheid voordoet - in een passende functie te plaatsen. Ook kan het nodig zijn om medewerkers te begeleiden naar een functie elders. Dit alles brengt voor de organisatie extra kosten met zich mee. Deze kosten laten zich op voorhand moeilijk schatten. Op basis van ervaringcijfers elders wordt uitgegaan van een bedrag van € 660.000,-. 7 juli 2010 - PO
-3-
Projectbegroting De Compagnie
3k.
Bindingsactiviteiten personeel Door de samenwerking tussen Pekela en Veendam komen er mensen uit verschillende organisaties bij elkaar. Mensen die elkaar misschien nog nooit gezien hebben, moeten straks met elkaar samenwerken. Om hen met elkaar in contact te laten komen en hen "aan elkaar te laten wennen", wordt er een aantal bindingsactiviteiten georganiseerd. Het beoogde resultaat is dat er versneld één organisatie ontstaat.
4.
Kosten automatisering en administratie Het gaat bij dit onderdeel om kosten voor de integratie van systemen als gevolg van de samenwerking.
4a.
Aanpassen netwerk Om als één organisatie te kunnen werken, is het noodzakelijk dat digitale informatie op alle locaties van de werkorganisatie op dezelfde wijze toegankelijk is en bewerkt kan worden. Daarom moet er voor Pekela en Veendam één netwerk worden ingesteld. De OGD-gemeenten gaan in enkele jaren gefaseerd over naar een centraal netwerk. Begin 2010 is het netwerk in Pekela daarom vervangen door een Citrix-omgeving. De gemeente Veendam staat bij de OGD later voor deze overgang gepland. Door de samenwerking met Pekela wordt de overgang vervroegd.
4b.
Migreren back-office applicaties Beide gemeenten voeren hun grote, gemeentelijke administraties in verschillende softwarepakketten. Medio 2009 heeft de OGD namens de deelnemende gemeenten een aanbesteding gedaan voor de back-office applicaties Burgerzaken, Financiën, Belastingen en Wmo. Dat betekent dat deze pakketten vanaf 1 januari 2011 gelijk zijn. De kosten die hiermee gepaard gaan, staan reeds in de begroting van de OGD en dus hoeft er geen afzonderlijk budget beschikbaar te worden gesteld.
4c.
Kosten implementatie mid-office In OGD-verband is er voor de mid-office applicatie van Dimpact gekozen. Daarom zijn alle OGD-gemeenten sinds 2010 lid van deze vereniging. De kosten hiervan zijn reeds in de begroting van de OGD opgenomen.
4d.
Harmoniseren diverse applicaties Naast de back- en mid-office applicaties is er op dit moment in beide gemeenten nog een groot aantal andere softwarepakketten in gebruik. Hier zullen keuzes in gemaakt moeten worden. De kosten hiervan worden geraamd op € 500.000,-.
4e.
Kosten aanpassen telefooncentrale De telefooncentrales van Pekela en Veendam zullen aan elkaar moeten worden gekoppeld, of er zal één centrale moeten komen. In OGD-verband is daar reeds naar gekeken en van die kant werden de kosten geraamd op € 50.000.-. Hier is in de OGD-begroting rekening mee gehouden.
7 juli 2010 - PO
-4-
Projectbegroting De Compagnie
5.
Huisvesting De gemeentehuizen blijven in beheer van en eigendom bij de afzonderlijke gemeenten. Oranjewoud heeft eerder uitgezocht dat de beschikbare kantoorruimte voldoende was voor het plaatsen van het personeel van de MPV-organisatie. Alhoewel er nog geen aanvullend onderzoek gedaan is voor de PV-organisatie, wordt er op voorhand van uitgegaan dat er voldoende ruimte beschikbaar is om het personeel te huisvesten. De directe kosten als gevolg van het plaatsen van personeel komen voor rekening van het project. Hierbij moet gedacht worden aan bouwkundige aanpassingen, zoals het verplaatsen van een wand voor de huisvesting van een afdeling. De kosten worden vooralsnog geschat op € 150.000,-.
6.
Onvoorzien Voor onvoorziene kosten worden een bedrag geraamd van € 100.000,-.
7 juli 2010 - PO
-5-
