OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR: SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015 TENTANG
PEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA Menimbang
a.
bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kepada stakeholder oleh Bagian Keuangan Ombudsman RI, perlu menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008;
b.
bahwa dalam rangka peningkatan mutu pelayanan tersebut,
perlu dibentuk Tim penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 pada Bagian Keuangan Ombudsman RI;
c.
bahwa nama-nama yang tercantum dalam keputusan ini,
dipandang cakap dan mampu untuk melaksanakan tugas dimaksud.
Mengingat
1.
Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
2.
Undang-Undang Perbendaharaan
Nomor Negara
1 Tahun 2004 (Lembaran Negara
tentang Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355);
3.
4.
Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400); Undang-Undang Nomor 37 Tahun 2008 tentang Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 139, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4899);
5.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);
6.
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2014 tentang Anggaran
Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2015 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 259, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5593); Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 213, Tambahan Lembaran
7.
Negara Republik Indonesia Nomor 5165); 8.
Peraturan
Pemerintah
Nomor 21
Tahun
2011
tentang
Pembentukan, Sususnan, dan Tata Kerja Perwakilan Ombudsman Republik Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 42, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5207); 9.
Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2009 tentang Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia;
10
Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 1/ORI-
SEKJEN-PR/IV/2010 tentang Organisasi dan Tatat Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 177) sebagaimana diubah dengan Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 2/ORI-SEKJEN-PR/IX/2010; MEMUTUSKAN
Menetapkan
PEMBENTUKAN TIM DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 PADA BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA
KESATU
Menetapkan susunan Tim Penerapan Sistem Manajemen Mutu
(SMM) dan mengangkat mereka yang namanya tercantum dalam lampiran surat keputusan ini sebagai Tim Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada Bagian Keuangan Ombudsma RI KEDUA
Tim
Penerapan
SMM
ISO 9001:2008
Bagian
Keuangan
Ombudsman RI, bertugas untuk : a. Menyusun perencanaan penerapan SMM b. Merancang sistem penerapan SMM
c. Menyusun formulir/dokumen-dokumen penerapan SMM d. Menyusun manual penerapan SMM
e. Menilai, mengaudit, mengimplementasikan, mengkoreksi dan mengawasi pelaksanaan SMM
KETIGA
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabiia dikemudian hari terdapat kesalahan dalam keputusan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal, 30 Nopember 2015 SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN RI,
k.M.Acc.
1980122001
Tembusan :
1. Ketua Ombudsman RI; 2. Para Ombudsman; 3. Para Kepala Biro;
4. Para Kepala Perwakilan Ombudsman RI 5. Para Kepala Bagian; 6. Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Jakarta VII;
7. Yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Keputusan Nomor Tanggal
SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015
30 Nopember 2015
URAIAN TUGAS
TIM PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN RI
1. Pengarah
Memberikan arahan kebijakan dalam rangka Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Bagian Keuangan Ombudsman RI 2. Penanggung Jawab
Bertanggung jawab atas Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Bagian Keuangan Ombudsman RI 3. Management Representative
Terdiri dari
ketua dan sekretaris yang secara bersama-sama melaksanakan
tugas:
a. Melakukan koordinasi dengan tim dan memantau pelaksanaan tugas tim kerja SMM b. Melakukan koordinasi
dengan
tim dalam menyusun perencanaan,
merancang system, menyusun dan mengembangkan formulir, dokumendokumen, dan manual penerapan SMM c. Melakukan konsultasi dengan konsultan pendamping
d. Memantau, menguji, dan mengoreksi pelaksanaan ISO sehari-hari (implementation system) e. Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan manajemen review
f. Tugas-tugas lain yang berkaitan penerapan sertifikasi ISO 9001:2008
g. Membuat
dokumen
sistem
manajemen
mutu,
dan mengajukan
pengesahannya kepada Pemimpin terkait h. Memastikan bahwa sistem mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar ISO 9001 versi 2008.
i. Melaporkan kinerja sistem mutu kepada manajemen untuk review dan sebagai dasar peningkatan sistem mutu.
j. Meningkatkan kepedulian organisasi terhadap manajemen mutu dan persyaratan pelanggan.
k. Membuat jadwal dan melaksanakan audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen
I.
Mensosialisasikan sistem mutu dan berhubungan dengan pihak luar mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sistem mutu m. Monitoring impelementasi sistem mutu ke seluruh fungsi divisi untuk * memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi sistem manajemen mutu. n. Membuat laporan periodik tentang capaian atau kemajuan pengembangan dan keefektifan implementasi ISO 9001
o. Mengidentifikasi dan meminta rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kinerja operasi sistem atau mengatasi permasalahan yang timbul/keluhan p. Mengikuti pelaksanaan audit internal dan menindaklanjuti hasil internal audit
q. Menindaklanjuti temuan/laporan audit internal,
ketidaksesuaian dan
tindakan perbaikan
r. Mengikuti rapat tinjauan manajemen dan menindaklanjuti hasil rapat tinjauan manajemen sesuai bidang 4. Komite Pengarah (Steering Committee)
a. Terdiri dari para pejabat eselon II di lingkungan Ombudsman RI yang bertugas memberikan masukan dan bimbingan terhadap tim penerapan ISO dan juga membantu Penanggung jawab dalam melakukan Management Review
b. Penyediaan sumber daya bagi pelaksanaan dan implementasi ISO 9001:2008 c. Monitoring dan pengawasan kepada Tim d. Memberikan masukan kepada Tim berdasarkan laporan
periodik yang
disampaikan serta pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dihadapi
e. Review dan penetapan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Sasaran Mutu (Quality Objective) f. Review dan pengesahan dokumentasi ISO 9001:2008 khususnya Manual Mutu
5. Quality Control
Merupakan sub tim dari Tim Penerapan SMM yang personilnya terdiri dari anggota tim Quality Control yang bertugas melakukan audit dan pengecekan kesesuaian antara berkas yang disiapkan oleh tim quality control dengan persyaratan dari Badan Sertifikasi serta mengaudit pelaksanaan penerapan SMM, antara lain :
a. Mengontrol penerbitan dan pendistribusian dokumen b. Mengontrol perubahan terhadap dokumen
c. Melakukan peninjaukan terhadap perubahan dokumen untuk menjamin kesesuaian perubahan
d. Membuat suatu daftar induk dokumen yang mengidentifikasikan status *
revisi terakhir dokumen
e. Mencegah pemakaian dokumen yang tidak sesuai dan/atau yang kadaluarsa.
f. Menerbitkan dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melakukan kontrol untuk memastikan dokumen tersedia di semua tempat
kegiatan yang perlu bagi berfungsinya sistem mutu secara efektif; g. Menghancurkan/menyingkirkan dokumen yang tidak berlaku dan/ atau kadaluarsa dari semua tempat penerbitan atau pemakaian, atau memastikannya dengan cara lain terhadap pemakaian yang tidak dimaksudkan.
h. Mengidentifikasi dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk keperluan hukum dan/atau pemeliharaan
i. Mengikuti audit mutu internal dan rapat tinjauan manajemen 6. Audit Internal
a. Mencari informasi awal terkait bagian yang akan diaudit (auditee) b. Melakukan tinjauan dokumen dan persyaratan lain yang berkaitan dengan auditee
c. Mempersiapkan program audit tahunan dan jadwal pelaksanaan audit secara terperinci
d. Membuat daftar pertanyaan audit (audit checklist) e. Melaksanakan pemeriksaan sistem secara menyeluruh f. Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit yang cukup dan relevan
g. Melaporkan temuan audit atau masalah-masalah yang ditemukan selama audit internal
h. Memantau tindak lanjut hasil audit internal sampai dinyatakan selesai
%
Lampiran
:
I
Keputusan Nomor
: SEK.167-KU.03.01-TAHUN 2015
Tanggal
:
30 Nopember 2015
SUSUNAN TIM PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 BAGIAN KEUANGAN OMBUDSMAN RI Nama
No
NIP
Kedudukan
1.
A. Animaharsi, Ak., M.Acc
19590729 198012 2 001
Pengarah
2.
Luhur Depari
19621231 198303 1 001
Penanggung Jawab
3.
Johar W. Marpaung
19621227 198203 1 001
Management Representative
4.
Muthiara Fitriah, A.Md.
199203072015022001
Sekretariat
5.
Ahmad Faiz, S.Ip
19891211 201402 1 001
Sekretariat
6.
Gugi Gusti
7.
8.
Dr. Hartoyo, SH., M.Hum.,
Sekretariat
-
19620902 198203 1 002
Steering Commitee
19580710 198303 1 001
Steering Commitee
M.Si.
Drs. Budiono Widagdo, SH., M.Si.
9.
Heru Purwadi, SE
19790910 200604 1 010
Pengendalian Dokumen
10.
Noerman Adi Santoso, SE., M.
19771226 200501 1 001
Pengendalian Dokumen
198702162015021001
Pengendalian Dokumen
19871019 201402 1 001
Pengendalian Dokumen
Si. 11.
M. Yusuf Nugroho, SE
12.
Adi Rusdi, A.Md
13.
Agustiani Saraswati
14.
Timotius Tarigan, SE
19650526 198603 1 001
Quality Control
15.
Sri Ikawati, SH., MH.
19591125 198003 2 001
Quality Control
16.
Stefianus Inkiriwang, S. Sos
19720910 201001 1 007
Quality Control
17.
Romadhani, SE
19830627 201001 1 015
Quality Control
18.
Syailendra, A.Md.
199106162015021003
Quality Control
19.
Taufik Saleh, A.Md.
198507122015021004
Quality Control
20.
Citra Nur Yuliani, S.A.P.
199207242015022002
Quality Control
21.
Dra. Pujiastuti
19581011 198703 2 001
Internal Auditor
22.
Marsetiono, SH., M.Si.
19660324199203 1 001
Internal Auditor
-
Pengendalian Dokumen
No
Nama
NIP
Kedudukan
23.
Nurma Wijareni, SE
19890714 201402 2 001
Quality Control
24.
Angga Setiadi, A.Md.
198911092015021001
Internal Auditor
25.
Fajar Baharudin, A.Md.
198802122015021001
Internal Auditor
26.
Fajar Yudha Pratama, SE
19910417 201402 1 001
Keuangan
SEKRETARIS JENDERAL OMBUDSMAN RI,
.Ace.
9072^1980i22001
Lampiran
II
