Om je opvatting over samenwerking te veranderen!

BELGIE - BELGIQUE PB 9099 GENT X BC 10953

Afgiftekantoor 9099 Gent X / P.508718/Bimestriel

Nr 37 Maart - April 2013

Om je opvatting over samenwerking te veranderen! In een tijd waarin samenwerking centraal staat in elk artikel uit de sector, in elk evenement, in elke key note en in elke vergaderagenda, in een context waarin dode

technologieën de achtergrond vormen, wat is onze kans om over de essentie van

samenwerking te praten, terwijl de meesten van ons een woordenboek moeten naslaan om het te kunnen omschrijven?

Blz. 15

Is dit echt de kamer van de toekomst? Meetings moeten gericht zijn op de inhoud, niet op de bestemming

Wat met de receptie: voor of tegen de front desk in het hotel?

Ziehier een cruciale vraag voor hotels: in welke

De meetingindustrie, in het bijzonder de enorme markt van de

De “front desk” in een hotel, de “klassieke receptie” is

Iedere expert beschikt over zijn eigen kristallen

Observeren, analyseren en de juiste beslissingen nemen in

Nochtans kon je niet om de receptie heen en werd ze in tal

meetings van verenigingen, ondergaat voortdurend veranderingen. overeenstemming met al deze veranderingen… het zijn stuk voor stuk ware uitdagingen die men moet overwinnen om succes te boeken.

Blz. 3

achterhaald en beleeft wellicht zijn laatste dagen.

van films meesterlijk opgevoerd (bijvoorbeeld Hitchcock

richting zullen ze evolueren, wat zijn de wensen van de reizigers van morgen?

bol, wat maakt dat er niet echt een eenduidig antwoord is op deze vraag.

met Cary Grant).

Blz. 12

Blz. 9

De distributeurs - retailers reageren Tijdens de “Wainhouse Research Collaboration Summit”

die plaatshad op 28 januari in het Barbizon Palace te Amsterdam. Grote distributeur - retailers uit Engeland, Duitsland en Spanje spraken over de uitdagingen waarmee

de bedrijven van vandaag geconfronteerd worden inzake videoconference, geïntegreerde communicatie en mobiele oplossingen.

Blz. 16

Investeren in oplossingen

Vijf tendensen in meetings … Blz. 20

Meer dan ooit! Blz. 2

Page1016 Blz.

De grote tendensen in zakenreizen We zien elk jaar een evolutie op het gebied van zakenreizen, vergaderingen en de meetingindustrie,

“

net als in andere domeinen.

De laatste tijd stonden de economische problemen op de voorgrond, nu ziet het er naar uit dat 2013 daar verandering in brengt”, verklaart Jorge Rubio Navarro van de Spaanse Dienst voor Toerisme in Chicago.

Steeds vaker een persoonlijk contact Hij vervolgt: “De sector van de zakenreizen heeft mooie vooruitzichten en we staan klaar om een groter aantal internationale zakenmensen te ontvangen.” Deze optimistische verklaringen worden gestaafd door andere indi- Jorge Rubio Navarro catoren op mondiaal gebied. De cijfers bewijzen inderdaad dat zakenlieden meer zullen reizen en meer mensen zullen ontmoeten dan ooit tevoren: meer dan een miljard reizen naar het buitenland in 2012 tegen ... 450 miljoen in 1990, volgens cijfers van de organisatie van mondiaal toerisme! Orlando, Londen, Sjanghai en de Maya Riviera (Mexico) zullen volgens Global Meetings Previsions de beste bestemmingen voor zakenmeetings worden. In hetzelfde rijtje worden Las Vegas, Barcelona, Singapore en San Juan (Puerto Rico) genoemd, net als Berlijn, Madrid, Mexico, New York en Thailand. De ontmoetingen zullen echter beter uitgewerkt

zijn en sleutelfiguren samenbrengen. Zelfs tijdens congressen zullen er “minivergaderingen” moeten worden voorzien, een soort tête-àtêtes die geschikter zijn voor nauwere contacten.

Shaun Casey

Welzijn maar op een andere manier Een andere stijgende tendens: de angst voor onlinevergaderingen die de echte bijeenkomsten zouden vervangen, is onterecht. Veeleer dan ons te focussen op een non-probleem moeten we nadenken over hoe we de technologie in de vergaderingen kunnen integreren. In deze context kunnen we ons al voorstellen hoe de technologie de band zou kunnen versterken tussen verschillende groepen door gebruik te maken van de sociale media, webmeetings en videostreaming. Het welzijn van de congresgangers zal altijd centraal staan, maar niet zoals we dat tot nu gezien hebben. Maaltijden zullen vaker gezonde opties aanbieden en afgeleide activiteiten zullen steeds vaker de vorm aannemen van gezondheidskuren, minischoonheidsbehandelingen tussen de sessies door of wandelingen met het oog op de fitheid van de deelnemers. Reisbureaus gespecialiseerd in congres-

sen en seminaries zullen moeten differentiëren en zich beter inleven in de behoeftes van hun klanten, hun dynamische kant laten zien door van de geijkte paden af te wijken, zoals Shaun Casey, regionaal directeur EMEA van Pacific World het stelt. Volgens Global Business Travel Forecast zal de prijs voor vliegreizen stabiel blijven of slechts licht stijgen. We zullen enkel moeten opletten voor bijkomende kosten die vaak gehanteerd worden. Wat de hotelkamers betreft, hun aantal zal het sterkst toenemen in Noord-Amerika waar we kunnen spreken van een toename met 2 à 7 % in het middensegment en 4 à 9 % voor de tophotels. In Europa zal de toename beperkt zijn en ergens tussen 0,5 en 5 % liggen.

Vijf tendensen in meetings … We luisteren naar André Fournier, vicepresident verkoop en marketing voor “Destination Hotels&Resorts”: “Mensen zouden meer meetings kunnen organiseren maar ze blijven voorzichtig met hun budgetten hiervoor. Er is een stijging, maar het blijft een voorzichtige

M

stijging”.

et deze “voorzichtigheid” in het achterhoofd heeft Destination Hotels & Resorts onlangs een enquête uitgevoerd bij organisatoren van meetings en congressen om te bepalen wat ze zochten.

migen menen dat je met lokale seizoensproducten zou moeten werken en zelfs uitstappen zou moeten organiseren naar lokale boerderijen om meer te leren over de plaatsen waar de maaltijden vandaan komen.

Gezond eten!

Sport en technologie!

Wat betreft de plaats van het gebeuren, is er een wens: dat de plaats gemakkelijk toegankelijk is. Dat betekent dat ze willen landen in een grote luchthaven met een minimale transfertijd tot het hotel zodat ze maximaal de tijd kunnen benutten om te vergaderen en te netwerken. Aandacht voor het milieu is echt belangrijk: 45 % van de respondenten beschouwt dit als belangrijk, en 18 % zegt dat het erg belangrijk is. Zoals Fournier het benadrukt, “Je bent bijna beschaamd of je voelt je schuldig als je er niets aan doet”. Het eten moet gezond zijn, zo eist 78 % van de organisatoren. Gezien deze aandacht voor gezond voedsel is het interessant om vast te stellen dat slechts 10 % van de organisatoren voor een menu van een bekende chef kiest. “Ik zou gedacht hebben dat er meer vraag was naar schotels bereid door gekende chefs”, geeft Fournier toe. De tendens is sterk en gaat nog een stapje verder: som-

Gezondheid gaat echter verder dan gezond eten alleen. 54 % van de personen geeft aan dat actieve keuzes in teambuildingactiviteiten erg interessant zouden zijn. Daarbij denken ze vooral aan “zich in de omgeving begeven”, sporten en zich inspannen. Bewegwijzerde parcoursen, kompaslopen of kleine, steile wegen beklimmen, om maar

2

enkele activiteiten te noemen. Het gebruik van de technologie behoort ook bij de verwachtingen van de ondervraagde personen. Hotels en congrescentra moeten gratis een krachtige Wi-Fi-verbinding aanbieden die toegankelijk is voor smartphones en tablets allerhande. Daar blijft het niet bij: ook een continue multimediastreaming, webconferenties en videoproductie ter plaatse worden genoemd en als zeer wenselijk beschouwd! We vinden hier de tendens terug die al elders vastgesteld werd om een evenement te verrijken door er een “hybride” event van te maken zodat personen op afstand zich bij de manifestatie kunnen aansluiten.

Meetings moeten gericht zijn op de inhoud, niet op de bestemming Door Christian Mutschlechner, Directeur van het “Vienna Convention Bureau”

De meetingindustrie, in het bijzonder de enorme markt van de meetings van verenigingen, ondergaat voortdurend veranderingen. Observeren, analyseren en de juiste beslissingen nemen in overeenstemming met al deze veranderingen… het zijn stuk voor stuk ware uitdagingen die men moet overwinnen om succes te boeken.

J

arenlang hebben meetings van verenigingen een tamelijk stabiele structuur gehad, maar tegenwoordig wordt er fel gediscussieerd en zijn er aanpassingen, ja zelfs grondige veranderingen op til. Een aantal hiervan blijkt ook potentiële opportuniteiten te bieden. Dit zijn ze: De vaak vrijwillige bestuurders van verenigingen worden meestal geïnformeerd door een professionele staff. Voor hen is het vooral belangrijk dat ze begrijpen dat wetenschappelijke meetings niet meer “kunst om de kunst” zijn, maar dat ze intense pedagogische platformen vormen en aan de deelnemers uitstekende gelegenheden bieden voor networking en

opleiding. En dan hebben we het nog niet gehad over een goede planning van het programma. Vandaag, meer dan ooit, moeten verenigingen vechten om elke deelnemer zover te krijgen dat hij naar de meeting komt, om hem ervan te overtuigen dat hun meeting “de beste in haar domein” wordt en dat het bijwonen ervan een “must” is. Een optimale service en een betere inhoud zullen aan deelnemers hun “return on investment” garanderen. Dit is essentieel, want het zijn de deelnemers die via hun inschrijvingen de factuur betalen. Verenigingen, en dan vooral Europese, kunnen een erkend communicatie- en vormingsplatform creëren dat niet alleen aantrekkelijk is voor Europese deelnemers, maar dat ook de belangstelling wekt van deelnemers uit andere landen, waarbij een kwaliteitsvolle inhoud en organisatie nog

altijd de essentiële troeven voor deze belangstelling blijven. Toch moeten de verenigingen er ook rekening mee houden dat we regelrecht een evenemententijdperk ingaan dat de generaties overstijgt. Kortom, we moeten ook inspelen op de jonge generaties die dol zijn op technologie (en het komt erop aan deze beschikbaar te maken), want jongeren eisen een flexibelere opstart, meer toestellen in de conferentiezalen en in de gemeenschappelijke zones en meer interactiviteit. Maar tegelijkertijd moeten we ons nog altijd blijven richten tot de “anciens” die hun eigen verwachtingen en fysieke eisen tijdens meetings stellen, zoals

bijvoorbeeld zetels van een goede kwaliteit. Dit alles zet hotels en vergaderzalen voor nieuwe uitdagingen die zich aan de twee aspecten van deze zaken moeten aanpassen. Ook de verenigingen moeten met deze twee visies rekening houden en met de etablissementen samenwerken om een aanbod te kunnen voorstellen dat gemakkelijk en comfortabel door alle deelnemers wordt aanvaard. Medische meetings verdienen hier extra aandacht, omdat de bovenstaande ontwikkelingen bij de farmaceutische bedrijven verschillende reacties hebben uitgelokt. De laatste jaren hebben we bij medische meetings al een verandering opgemerkt inzake deelname en sponsoring van de farmaceutische industrie. Er kwamen al kwesties ter sprake zoals gelijkvormigheid, ethische codes… elke dag horen we erover spreken… An-

Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Tel: +32 478 948951 Fax: +32 3 2397516 Email: [email protected] Website: www.cbsmedia.biz Directeur van de Publicatie Jean-Pierre Thys Redactie Jean-Claude Lesuisse Vertaling Babel Ophoff Vertalingen Druk Lowyck

Christian Mutschlechner derzijds kan geen enkele andere sector een permanente opleiding bieden zoals de medische meetings dat kunnen. We zullen zien dat er minder deelnemers door de industrie worden gesponsord. Toch betekent dit volgens mij nog niet dat de farmaceutische milieus de medische meetings laten vallen, maar dat de inhoud meer dan ooit de absolute heerser wordt! En de “toeristische” aantrekkingskracht van de bestemming zal nog meer verzwakken. Nu al willen medische meetings zich vooral concentreren op de inhoud en niet op de bestemming. En door aandachtig de lopende gesprekken en ontwikkelingen te volgen, zullen we beter begrijpen hoe we de antwoorden op deze vragen kunnen uitwerken. Een recent onderzoek bij deelnemers bracht aan het licht dat de prioriteit lag bij het wetenschappelijk programma en de inhoud, en dat de toeristische aantrekkingskracht van de bestemming telkens verminderde (dat geldt vooral voor Europese meetings, iets minder voor internationale meetings). Dit portret is fascinerend en aan de horizon dienen zich een heleboel veranderingen aan. Een aantal ervan zal zich snel opdringen, andere zullen later verschijnen, nog andere zullen

Verantwoordelijke Uitgever Jean-Pierre Thys Keizershoevestraat, 26 2610 Wilrijk - Belgium Communications Business Solutions verschijnt 6 x per jaar. Online registration forms on our website will be considered for a regular free copy. Abonnement Printversie: 35 € (België) – 45 € (Buitenland). Alle rechten zijn voorbehouden in binnen-en buitenland. Artikels (zelfs gedeeltelijk) kunnen enkel overgenomen worden met voorafgaande toestemming van de uitgever MPI Member (Meeting Professional International) Communications Business Solutions is ook beschikbaar in het frans en online in het nederlands, in het frans en in het engels.

nooit concrete vorm krijgen, maar we moeten al deze verschillende punten in het oog houden, volgen en bespreken met onze klanten en onze leveranciers. In elk geval zit er een absoluut positief element in dit scenario van veranderingen: het weerspiegelt het leven, en we weten allemaal dat het leven verandert… Immers, zonder verandering is er geen leven. De meetingindustrie is meer dan ooit “alive and kicking” en niemand zal tegenspreken dat er geen betere oplossing bestaat dan vergaderen, het maken van fysiek contact met anderen en het voeren van gesprekken. De vooruitzichten zijn positief – hou de veranderingen zelf in de hand en neem er zelf deel aan!

Festsaal Hofburg Vienna

3

4

Nieuwe opleidingsformats die extra waarde aan IMEX 2013 geven Nieuwigheden bij vormingsprogramma’s, actualiteitendossiers en speakers Nieuw: Networking Hub Nieuw: Research Pod Nieuw: Exclusief corporate@Imex-programma Nieuw: Duits vormingspartnerschap en klinische observatie Markante educatieve feiten – per dag

Op de vooravond van de opening van de IMEX zullen er twee belangrijke evenementen rond doelgerichte opleidingen en networking plaats vinden. De “Show’s Hallmark Association Day”, die onderricht en networking op maat biedt aan bestuurders van verenigingen, wordt gehouden op maandag 20 mei, namelijk op hetzelfde moment als het nieuwe “Exclusively Corporate @IMEX”, een privé-evenement dat bestemd is voor bestuurders en “corporate” meeting planners.

Het vormings- en ontwikkelingsprogramma van de IMEX van Frankfurt 2013 wordt bepaald door acht opleidingspistes die “trends van de industrie”, “persoonlijke ontwikkeCarina Bauer, CEO van de IMEX ling” en “duurzame ontwikkeling” omvatGroep, benadrukt: “De kwaliteit ten. Deze beurs start op 21 mei om 8u45 en de variatie van ons opleidingsen er staan meer dan 100 seminaries van programma zijn op het vlak van een uur, interactieve workshops en “inforcommerciële waarde steeds bemele kringen” (onderricht voor kleine groelangrijker geworden voor de IMEX. pen dat in de marge van de beurs wordt Precies om die reden zetten we elk gegeven) op het programma. jaar veel middelen in om de inBepaalde sessies gebaseerd op houd ervan opnieuw uit te denken. brandend actuele onderwerDankzij de hulp en de bijdrage pen, zullen gaan over: “Hoe van tal van experts en partkan ik advocaten vermijden ners uit de industrie kunnen – contractenbeheer” door we met terechte trots een IAPCO en PCMA; een workgoed gestructureerd, aangeshop over “strategic meenaam en compleet programtings managements” geleid ma voorstellen dat alle dodoor Peggy Hemphill van Avinash Chandarana meinen dekt die het meest Your Corporate Source en van belang zijn om in zaken Betsy Bondurant van Bondurant Consulting; succes te boeken. En dat zowel in 2013, als “Hoe “BarCamps” en hybride evenementen daarna.” meetings kunnen verrijken” door Brita Moosmann van Yieldforprofit en Wolf-Thomas Karl, Dinsdag 21 mei Partner, Karl &Karl; “Zo creëer je een sociale mediastrategie” door Christine Fuchs en Ger- Een greep uit de geplande sessies voor deze rit Hejkoop van Casehunters, en “Je bent aan- eerste dag van de happening: “Itsy Bitsy Spigenomen! Sterke technieken om een baan te der”, motivatiesessies geanimeerd door Amy bemachtigen” van Avinash Chandarana, Glo- Spatrisano van MeetGreen, “Evaluating Meebal learning and Development Director, MCI. ting Technologies” van Ken Clayton, Director van RefTech, “Events are the new rock’n roll Tijdens de IMEX zullen er ook kortere scho- – the amazing transformational power of mulingsessies en kampvuren worden gehouden sic” van Andy Sharpe van Song Division, “25 in het “Inspiration Centre”, de “duurzaam- Strategies for leadership success –regardheidshub”, de “Tech Tap” of de nieuwe Net- less of sex” van Susan Sarfati, High Perforworking Hub (die ook tips voor welzijn omvat). mance Strategies en Liz Jackson, President, Buiten de werkuren zullen er ook nog langere Jackson Consulting Inc en “engaging agents sessies worden gehouden in de daarvoor be- with improved incentive practices” door Tom stemde zalen in de Hallen 8 of 9 van de “ Mes- Wilson, Vice President and financial services se Frankfurt “. sector lead bij Maritz Travel.

For registration information, see www.imex-frankfurt.com/register.php

Woensdag 22 mei We starten om 8u45 met een ASAE-sessie, “Trends, Issues, and New Competencies: Implications for Today’s Meetings Professionals”, door Claire Smith, CMP, Vice President, Sales & Marketing, Vancouver Convention Betsy Bondurant Centre. Later, in de loop van de dag, is het de beurt aan Lindsey Rosenthal, Chief Strategist bij Events For Good’s “Curating and creating bite-size content”; “From Cost to Investment – Monetising Mobile Apps” door Thorben Grosser, European Business Development Manager voor EventMobi; “Aviation in the MICE Business - Facts, Figures and Trends” door Paul Walker, Business Development Director bij Air Partner plc, en, een Opleidingslabo “Sell, Sell, Sell, Tips for Trade Show Success” met Jonathan Cohen, Director, Brita Moosmann Azimuth Marketing Communications.

Donderdag 23 mei Op deze laatste dag van de IMEX worden de opleidingen voortgezet vanaf 14u30, met: “A Great Deal - Using Negotiation to get Results” door de opleider, Maxine Rie; “How to market your event for maximum results” met Kerrin MacPhie, Wolf-Thomas Karl Director of Sales bij ACC Liverpool en een casestudy door Charlie Banks, Business Development Manager bij Positive Impact. Imex Frankfurt staat bekend om zijn ruime waaier aan diverse opleidingenprogramma’s die één van de drie pijlers van zijn activiteiten vormt, naast de twee andere pijlers die bestaan uit businessontmoetingen en netwerkgelegenheden. Elk jaar vormen deze pijlers de rijke inspiratiebron van deze manifestatie. Alle opleidingen van de IMEX worden gratis gegeven in het kader van het engagement van de organisatoren om de industrie van de internationale meetings, events en incentives te helpen bij haar ontwikkeling. Heel wat bekende verenigingen gebruiken de Imex ook om hun nieuwste ideeën met hun leden te delen en om aan alle bezoekers een doordachte vorming te Carina Bauer bieden.

5

Een meeting houden betekent zaken doen! Meetings houden is zaken doen! Zo klinkt alvast de conclusie van het rapport dat gepubliceerd werd door “The Economic Significance of Meetings to the US Economy”!

M

eetingorganisatoren mogen echter nog lang niet op hun lauweren rusten! Ze moeten steeds beter tegemoet komen aan de eisen van hun klanten.

Een snelle internettoegang is het belangrijkst! Zo werd de technologie altijd beschouwd als een van de voornaamste factoren die een rol spelen bij de keuze van een meetingplaats. Om een beter zicht te krijgen op de tendensen in de meetingindustrie heeft Unifocus een panel professionele organisatoren bevraagd die bedreven zijn in deze materie (ze hebben meer dan 500 meetings en events georganiseerd in 2012). Het antwoord op de vraag “Hoe verkiest u te communiceren met uw deelnemers?” was klaar en duidelijk: “Via elektronische weg”, waaronder draagbare computers, tablets en smartphones begrepen worden. Enquêtes op papier zijn op de terugweg en worden beschouwd als belastend voor het milieu. Meetingorganisatoren zijn van oordeel dat de technologische voorwaarde die het zwaarst

doorweegt bij de keuze van een congresplaats een snelle toegang tot het internet is (80 % van de antwoorden). Ze benadrukken ook het belang van de beschikbaarheid van lcd-projectoren, draadloze microfoons en de mogelijkheid om videoconferenties te houden.

De doorbraak van “hybride evenementen” De organisatoren van meetings en congres-

sen zijn van oordeel dat naast een snelle wifi-internetverbinding er in de toekomst ook systemen gebruikt moeten worden om evenementen via het internet uit te zenden (videostreaming) en ook om virtuele meetings op te zetten zodat er “hybride” evenementen kunnen plaatsvinden (live + virtueel). Tot slot meent 83 % van de organisatoren dat de videoconferentie een must zal zijn binnen twee tot drie jaar. Ze denken niet dat de belangstelling voor meetings zal afnemen met de technologische evolutie, op voorwaarde echter dat hotels en congrescentra aan hun noden beantwoorden. Het belang van hybride meetings zal vooral liggen in de grotere impact die zulke evenement hebben (mensen die anders toch niet zouden kunnen komen, kunnen nu virtueel deelnemen) en in dat geval zou er “inschrijvingsgeld” gevraagd kunnen worden, wat voor bijkomende financiering zorgt. Al deze informatie pleit in het voordeel van een proactieve integratie van de nieuwe technologieën in hotels en congrescentra: zo kunnen zij altijd op de meest optimale manier een interessant aanbod voorstellen.

Hybride meetings zijn gekomen om te blijven! Ze zijn in zwang, maar ze zijn niet zomaar een modeverschijnsel, hybride vergaderingen zijn

V

blijvertjes! Ze beantwoorden aan een grote vraag: om geld en tijd te besparen.

rees niet, hybride meetings gaan echte evenementen niet verdringen. Eigenlijk is hun grote pluspunt dat ze voor een grotere participatie zorgen!

Zijn vel redden tegenover de vijand? De meetingindustrie vecht om te overleven en staat tegenover zijn “vijand”, het virtuele. Dat klopt helemaal niet! Eigenlijk is er voldoende plaats voor deze twee types evenementen! Door voor hybride vergaderingen te kiezen, verzekeren meetingorganisatoren zich van een grotere deelname dan als ze zich

beperken tot het reële. Tal van personen kunnen niet deelnemen aan een meeting. Wegens tijdsgebrek of gebrek aan middelen. Deze personen zouden in ieder geval niet komen. Ze zouden daarentegen misschien wel willen deelnemen aan het evenement als het virtueel werd uitgezonden... Zo zie je maar, je zorgt niet voor minder deelnemers maar je kan de deelname opkrikken door die uit te breiden met personen die in ieder geval niet aanwezig zouden zijn bij het echte evenement. Een virtuele aanwezigheid voorzien tijdens een echt evenement zou positief kunnen uitstralen over het evenement omdat het toont hoe de organisatoren openstaan voor de nieuwe technologieën en alles doen om hun meeting maximale weerklank te geven.

Enkele richtlijnen

©2013 Wavecast® Pro

6

Hoe ga je te werk? Net als voor elk ander aspect van meetingbeheer moet je een medewerker aanduiden die verantwoordelijk is voor het welslagen van het virtuele luik van het evenement. Je moet ook het te gebruiken platform bepalen en het bedrijf kiezen dat deze service kan verzekeren. Er zijn verschillende mogelijkheden, het hybride luik kan inderdaad enkel webinars genereren maar het kan ook bestaan uit een volledig virtueel platform met beelden van deelnemers op afstand getoond op grote schermen en de mogelijkheid om tussen te komen tijdens het verloop van de echte meeting

©2013 Wavecast® Pro Welk materiaal te gebruiken hangt af van de audiovisuele eisen. In de meest volledige versie zal elke spreker (reëel of virtueel) gefilmd worden en uitgezonden worden, zowel in het echt als virtueel. Het systeem kan ook vereenvoudigd worden en enkel de echte tussenkomsten filmen terwijl er tijdens virtuele tussenkomsten een algemeen logo getoond wordt. Of je zou ook kunnen beslissen om de virtuele tussenkomsten te laten plaatsvinden in geschreven vorm, als “chat”. Zoals je ziet, zijn er tal van mogelijkheden en hangt alles af van het beoogde doel. Tot slot, ga je al dan niet de sociale media inschakelen? Deze spelen soms een belangrijke rol in de wereld van de hybride vergadering (we denken hier vooral aan Twitter en Facebook), maar het is een tweesnijdend zwaard. Aan jou om te beslissen!

7

Vergaderingen die bestand zijn tegen de teletijdmachine Stel je voor dat je een teletijdmachine hebt en dat je zin hebt om dertig jaar terug te gaan in de tijd, kwestie van je te verlustigen aan de manier

W

waarop er toen werd gewerkt…

at zouden de belangrijkste verschillen zijn? Uiteraard troonde er geen computer op elke werkplek, dat is duidelijk, maar welke verschillen zou je nog opmerken buiten de technische aspecten?  

Noodzaak of een verspilling van tijd en energie?

Wat doen we nu meer dat we in dit verre verleden niet (of minder) deden? Een relevant antwoord zou zijn dat we vandaag heel wat meer vergaderingen organiseren! Er waren er natuurlijk al, maar ze waren zeldzamer! Zonder daarom dertig jaar terug te gaan heeft een recent onderzoek (uitgevoerd door InfoComm in de Verenigde Staten) aangetoond dat 72 % van de zakenmannen veel meer tijd in vergaderingen steken dan ze vijf jaar eerder deden! Twee opvattingen die lijnrecht tegenover elkaar staan, beide even extreem. “Vergaderingen zijn een noodzaak.” “Vergaderingen zijn een verspilling van tijd en energie.” Beide meningen kloppen eigenlijk. Relevante vergaderingen zorgen ervoor dat teams samenkomen, ideeën vinden, richtingen bepalen en de weg vrijmaken om er te geraken. Te frequente of overbodige vergaderingen hebben een nadelig effect op de mensen die eraan deelnemen, frustreren hen en verminderen hun productiviteit: “vergaderitis” demotiveert! We kunnen ons dus afvragen: organiseren we te veel vergaderingen, op de verkeerde plaatsen, om de verkeerde redenen? Als je, om een antwoord te kunnen geven op deze vraag, overweegt een vergadering te beleggen om dit te bespreken, maak je je hoogstwaarschijnlijk schuldig aan de organisatie van “slechte vergaderingen!”   Het is allemaal een kwestie van psychologie De eerste stap is leren erkennen dat een vergadering niet noodzakelijk is en zelfs een echt negatieve invloed

8

Steelcase kan hebben op de productiviteit. De tweede stap is ervoor zorgen dat de noodzakelijke en relevante vergaderingen zodanig georganiseerd zijn dat alle nodige middelen en mensen aanwezig zijn. Dit kan een positief effect hebben op de productiviteit en de winstgevendheid van het bedrijf. In feite is het allemaal een kwestie van psychologie. Meerdere teams hebben het gevoel dat vergaderingen vervelende en niet onontbeerlijke onderbrekingen vormen in hun werkdag. We merken bij deze mensen een correlatie tussen de vermoeidheid en werkdruk die ze ervaren en het aantal vergaderingen per dag. Te veel tijd in vergaderingen doorbrengen kan een negatief effect op hen hebben. Mensen met moeilijk te halen doelstellingen ondervinden vaak minder voldoening in hun werk als het aantal

vergaderingen dat ze moeten bijwonen toeneemt, terwijl werknemers die minder gebonden zijn aan de naleving van termijnen bij hun werk, eerder geneigd zijn om de verplichting vergaderingen bij te wonen op prijs stellen, misschien gewoon omdat ze het zien als een manier om uit hun dagelijkse sleur te ontsnappen. Een experiment dat je kunt doen: als je een vergadering gepland hebt, ze annuleren en zien wat er gebeurt. Geef je medewerkers meer tijd om door te werken en meet de daaruit voortvloeiende productiviteit.  

Hulpmiddelen om problemen op te lossen!

De positieve kant van vergaderingen? Vergaderingen gebruiken als hulpmiddel om problemen op te lossen en om te werken aan een meer productieve business. Voordat je een vergadering plant, moet je nadenken over de verschillende manieren waarop je ze interessanter en belangrijker kunt maken voor de deelnemers. De juiste technologie kan daarbij helpen, net als het vroegtijdiger plannen van vergaderingen, zodat de deelnemers kunnen anticiperen en hun werklast kunnen spreiden. Ook moet je telkens bepalen wat de meest geschikte vergaderplaats is: één ruimte is niet altijd geschikt voor alle noden. Je moet je ook voor iedere deelnemer de vraag stellen of het al dan niet noodzakelijk is hem/ haar uit te nodigen. Vermijd “nutteloze” (in beide betekenissen van het woord) aanwezigheden die rechtstreeks leiden tot die afschuwelijke demotivatie waar we het zojuist over hadden. En dan is er nog de test van de teletijdmachine: zou deze vergadering er geweest zijn met de criteria die dertig jaar geleden gehanteerd werden? Het antwoord op die vraag geeft een evaluatiecriterium dat niet zo verouderd is! Op die manier werken zal positief bijdraSteelcase gen aan de motivatie en de gezondheid van uw werknemers.

Het hotel van morgen bestaat nu al Je moet vooral niet rond de pot draaien maar de dingen van bij het begin duidelijk stellen: hotels moeten in staat zijn om hun gasten een snelle draadloze internetverbinding aan te bieden, net zoals het heden ondenkbaar zou zijn een kamer aan te bieden zonder stromend water. Het tijdperk van de elektronische portiers Zo scherp gesteld? Inderdaad. Voor een zakenreiziger is het een breekpunt. Laat de uitvluchten achterwege en zeg niet dat hij maar naar de bar of lobby moet gaan om verbinding te krijgen! Draadloos internet moet een standaarduitrusting worden en bovenal, het moet feilloos werken! Het klopt dat dit niet altijd het geval was. Enkele jaren geleden was draadloos internet aanbieden (dat bovendien snel werkte) een “bonus”, de kers op de taart. Maar nu is het een basisvoorwaarde. En om nog een stap verder te gaan: ook congrescentra en vergaderzalen die naam waardig zouden een krachtige draadloze internetverbinding moeten aanbieden. De smartphones, laptops en tablets hebben het allemaal nodig en het is geen overbodige luxe, het hoort bij de basisuitrusting. Sommige hotels hebben niet gewacht tot deze dienst een must werd en zijn al een stap verder gegaan door tablets aan hun gasten aan te bieden vol aangepaste apps. Hiermee kunnen ze niet alleen verbinding maken met het internet maar ook kennis maken met de verschillende diensten die het hotel aanbiedt, de “goede adresjes” in de regio te weten komen en details krijgen over de lopende congressen of meetings. Het zijn “elektronische portiers” die de gasten op elk

moment op de hoogte houden over wat er reilt en zeilt en met informatie die voortdurend up to date gehouden wordt. In ieder geval, hoe nuttiger de informatie, hoe meer ze geconsulteerd wordt en hoe meer de tablets gegeerd en gebruikt worden.

Smartphones welkom! Het is een nieuwe manier van functioneren die toelaat om op ieder moment te weten welke evenementen plaatsvinden in het hotel en om reservaties te doen (roomservice, restaurants, uitstappen) waar je je ook bevindt. Deze technieken zijn ook beschikbaar op smartphones, zelfs buiten het bereik van de wifiverbinding, via de 3G-verbinding. Zo kan je eender wanneer en van

eender waar bijvoorbeeld een lichte maaltijd bestellen zodat deze klaar staat en gebracht wordt op het moment dat je terug op je kamer bent. De registratieprocedures bij de aankomst van de reizigers worden zo maximaal vereenvoudigd, net als de check-out. Alles kan zelfs via QR-codes gebeuren. Deze worden afgebeeld op het scherm van de smartphones en gelezen door aangepaste scanners. De betaling gebeurt gewoonweg via debitering van de kredietkaart. Deze hotels die in hightech geïnvesteerd hebben om het leven van hun gasten te vereenvoudigen, trekken bijkomende gasten aan die verleid worden door deze procedures omdat ze een oplossing bieden aan de wachtrijen en het tijdverlies. Bovendien verbeteren ze het comfort van het verblijf in de brede zin van het woord.

Is dit echt de kamer van de toekomst? Ziehier een cruciale vraag voor hotels: in welke richting zullen ze evolueren, wat zijn de wensen van de

I

reizigers van morgen?

edere expert beschikt over zijn eigen kristallen bol, wat maakt dat er niet echt een eenduidig antwoord is op deze vraag.

En wat met het slapen? Toch heeft het ITH (Instituto Tecnologico Hotelero) uit Madrid zich over deze vraag gebogen en heeft het met behulp van de designstudio SerranoBrothers zijn beste antwoord geformuleerd met een “prototype” dat gericht is op de technologie. Hiervoor doen ze beroep op onder andere producten van Microsoft, Toshiba, Bang & Olufsen, PayTouch, Roca en Guardianglas. De kamer in kwestie is een totaal nieuwe ruimte die beantwoordt aan de eisen van zowel de gasten als de hotelmanagers. De avant-gardetechnologieën, soft-

ware, toepassingen en gadgets zijn geïntegreerd in een vernieuwend design voor een interactieve beleving. En deze ervaring zou wel eens onvergetelijk kunnen worden aangezien de gast letterlijk “zwemt” in een universum met iconen, schermen en informatieve (of ludieke) muren uit transparant glas. Alles in deze hotelkamer straalt hightech uit en zet je aan om te interageren! In die mate dat een groot aantal commentatoren meent dat ze niet tegemoetkomt aan haar eerste doel, namelijk, een comfortabele cocon aanbieden om te rusten en ... te slapen, laten we dat niet vergeten! Wat er ook van zij, het is op zich al bewonderenswaardig dat deze verwezenlijking bestaat en dat ze de dingen zo scherp stelt als mogelijk is met de bestaande technologieën.

9

Dank zij Muse komt de inspiratie in ... Puerto Rico! We laten je een beetje dromen … Stel je voor dat je in Puerto Rico bent, in

G

San Juan, en er van de droomstranden geniet …

oed nieuws: zelfs zakenlieden vinden er hun gading, tenminste als ze voor het Verdanza-hotel kiezen dat voor hen een speciale vergaderzaal in petto heeft, de “creative meeting room”.

suites, drie restaurants, een patisserie en winkels en biedt een uitermate gepersonaliseerde service. Maar daarbij komt dan ook nog een creatieve vergaderzaal! Het gaat hier over de “MuEen speelzaal voor se-vergaderzaal”, een plek professionals! waar je je verbeelding de Om te beginnen zijn alleen al de dien- vrije loop kan laten gaan sten van het hotel om van te likkebaar- in een ontspannen sfeer, den. Het hotel telt 222 kamers met 20 wat bevorderlijk is voor de interactie en een vrije ideeënstroom. Waarom “Muse”? De naam refereert naar de Muzen, de godinnen van de inspiratie volgens de Griekse mythologie. Eigenlijk werd de Muse-zaal opgevat als een speelzaal voor professionals, waar de muren en zelfs de tafel een canvas vormen waarop getekend, geThe Muse Room at Verdanza Hotel in Puerto Rico schreven of geschetst

The Muse Room at Verdanza Hotel in Puerto Rico kan worden. Om de communicatie te bevorderen staan er bovendien her en der kleine poefs die overal geplaatst kunnen worden om de zaal op elk moment naar believen te schikken. Het hotel heeft zelfs tal van eetmogelijkheden voorzien voor groepen die de creatieve sfeer niet willen onderbreken voor een lunchpauze. Natuurlijk is ook al het nodige audiovisuele materiaal aanwezig en kunnen de deelnemers hun eigen muzikale sfeer creëren met muziek van Mozart tot Lady Gaga!

Meer dan ooit! Business hotels die naam waardig gaan de ervaring die ze aan zakenlieden

D

willen geven, drastisch veranderen.

e meest recente technologie zal hun verblijf behoorlijk verbeteren, met inbegrip van de aankomst- en vertrekprocedures.

Via de klassieke manier, de kiosk of de smartphone Nemen we nu het voorbeeld van de onthaalbalie. Vroeger (en vaak ook nu nog) was het een grote toog waaraan je moest aanschuiven in afwachting dat je aan de beurt kwam. Dit behoort nu definitief tot de verleden tijd! Eigenlijk nog niet helemaal want er zullen altijd klanten zijn die een menselijk contact essentieel vinden. De balie zal zich hieraan aanpassen en omgevormd worden in

kleine bureaus waar discretie verzekerd is. Tegelijkertijd zullen er overal interactieve kiosken opduiken. Daar zal de check-in (met inbegrip van het aanmaken en drukken van de sleutelkaart) en de check-out (met betaling) gebeuren, samen met verschillende portiersdiensten zoals reservaties voor restaurants en voorstellingen, roomservice en lokale toeristische attracties. Bovendien zullen hotels zich aanpassen aan de gewoontes van zakenlieden, die zweren bij hun laptops, en vooral hun smartphones. Ze zullen apps en softwareprogramma’s creëren waarmee de genoemde diensten toegankelijk zijn, en nog veel meer. Zoals van op afstand, in het winkelcentrum, een lichte maaltijd bestellen die enkele minuten later klaar staat in de kamer, de tijd die nodig is om ernaar terug te keren.

Een app voor heel de keten! Vooral hotelketens zullen zulke apps snel aanmaken zodat ze in heel de keten bruikbaar zijn. Deze aanpak zal zakenlieden aanzetten om deze apps te downloaden. Digital signage van zijn kant zal het geheel vervoegen door op elk strategisch punt nuttige informatie te verstrekken. Deze in-

10

formatie zal altijd up-to-date zijn en bijvoorbeeld na een congres kunnen de schermen tonen waar de deelnemers naartoe moeten voor de drink die erop volgt. Dit alles is bedoeld om zo efficiënt mogelijk

te werken maar ook met oog voor een zo aangenaam mogelijk design. Deze zoektocht naar uitmuntendheid zal uitmonden in mooie toestellen, kiosken die perfect zullen passen in het decor en volledig in de stijl van het hotel. Ze zullen ook veel meer discretie voor de transacties garanderen dan wat we nu gewoon zijn.

Een echte technologische symfonie in de Four Seasons! De laatste jaren hebben we een ware technologische boom beleefd. We zitten in het stadium waarin consumentenparticipatie kan herdacht worden. Er wordt hen nu een aanpak aangeboden waarmee ze comfortabeler, efficiënter en aangenamer kunnen tussenkomen.

D

oor dit feit liggen de kaarten in het hotelwezen helemaal anders. In die mate zelfs, dat heel wat hotels overal ter wereld beginnen te investeren. Een mooi voorbeeld hiervan is het Four Seasons Hotel in Beverly Hills (Los Angeles).

aan de eisen van de klanten moet een hotel dus ook nog op topniveau voorzieningen, comfort en verzorging en zelfs een voortdurend verrassingselement bieden, want de klanten willen tegenwoordig innoverende en amusante manieren om met hun hotel te communiceren. Het begrip kwaliteitsvolle service moet de klanten bereiken nog vóór ze het gebouw binnenstappen.

Er een “coherent geheel” van maken Four Seasons heeft beslist de spitstechnologieën te benutten om het uitstekende niveau van zijn diensten, en dus ook de “klantenbeleving” die bepalend is voor hun tevredenheid en hun trouw, naar een nog hoger niveau te tillen. Vandaar dat de technologie werd benaderd met het oog op een totale integratie. Zo is er geen sprake van om de verschillende toestellen in een kamer te scheiden. Integendeel… harmoniseren en er een “coherent geheel” van maken, is de boodschap. Four Seasons heeft ook beslist om in heel het hotel daadwerkelijk gratis toegang te bieden tot een uitstekend presterend WiFi-netwerk. In dezelfde optiek werd nu al meer dan een jaar geleden de iPad2 geïntroduceerd. Dit initiatief heeft de markt gestimuleerd en zo voor nieuwe inkomsten gezorgd. Bovendien heeft het des te meer aura gegeven aan het uitstekende imago van dit prestigieuze hotel.

Kwaliteit, nog vóór de aankomst! Meer dan ooit is de hotelwereld een wereld

Binnen enkele seconden!

Four Seasons Los Angeles at Beverly Hills van keiharde concurrentie. Een hotel verwerft zijn succes dankzij het gebruik van vernieuwende middelen. Om te beantwoorden

Four Seasons Los Angeles at Beverly Hills

Dit is de reden waarom het hotel een applicatie heeft ontworpen die op Smartphones draait en waarmee klanten hun verblijf vóór hun aankomst kunnen organiseren. Met deze app kan men echt… alles reserveren: verzorging in een spa, een diner plannen in het restaurant, specifieke verzoeken betreffende de schoonmaak van de kamer en zelfs vragen om in de kamer bepaalde voorwerpen te plaatsen vóór de dag van aankomst. Het resultaat? De klanten voelen zich thuis, ze hebben het gevoel dat ze de volledige controle over hun kamer hebben. Natuurlijk werkt de applicatie ook op volle toeren tijdens het verblijf zelf. Vertraging door een verkeersopstopping of een conferentie die maar niet wil eindigen? Binnen enkele seconden stuurt de klant zijn orders (bijvoorbeeld een maaltijd naar zijn smaak in zijn kamer), en dat in de plaats van een telefoongesprek dat gemiddeld 15 minuten duurt!

Vergadering op vier wielen! De iPad2 die in elke kamer is geplaatst, speelt de rol van elektronische portier: restaurantreserveringen in Los Angeles, plaatselijke en internationale kranten, programmeren van de wekker, wasserijdiensten, enz. Voor al deze vlotte diensten is er goed opgeleid personeel nodig dat efficiënt aan al deze wensen voldoet. Daarom heeft elk personeelslid een strenge opleiding op dit gebied gevolgd: zodra een vraag verstuurd is, wordt ze onmiddellijk behandeld. Een andere technologische innovatie is het “Wheels”-programma dat gericht is op vergaderingen. Hier krijgt het concept van de businessvergadering een nieuwe definitie door werk en plezier te combineren. Zo is het mogelijk om een vergadering te houden in een heel ruim, luxueus busje, waarin men de acht comfortabele zetels naar wens kan schikken. Het busje is ook uitgerust met meerdere elektrische stopcontacten, draadloos internet, een telefoon, intercom, een 32-inch beeldscherm, lederen zetels, moduleerbare binnenverlichting… wat wil je nog meer?

11

Wat met de receptie: voor of tegen de front desk in het hotel? De “front desk” in een hotel, de “klassieke receptie” is achterhaald en

N

beleeft wellicht zijn laatste dagen.

ser uit, algemeen directeur reeks “salons” om te ontvan het Andaz-hotel in Wall spannen of te werken. Om Street dat de deuren openje in te schrijven volstaat het de in februari. Hij vervolgt: naar de kiosken te gaan bij “Het werk van een gastheer de inkomdeur en er je kreis erg verschillend van een dietkaart in te glijden. Je beLange balie versus kleine desks klassieke receptiebediende. vestigt de gegevens en krijgt Hotel Andaz New York een nieuwe magnetische Gedurende jaren echter brachten sommige Hij moet als het ware een luxehotels hun gasten direct naar hun kamer symfonie dirigeren. Wij wilkaart. Als de gast hulp nodig waar de check-in plaatsvond. len dat hij tijdens het inboeken anticipeert op heeft, kan hij de hulp van een personeelsTegenwoordig innoveren hotelketens meer de noden van de gast, dat zijn houding de lid inroepen. Robin Chadha, marketingexpert en meer op dit gebied en gast ontspant. Hij is verant- van de keten meent dat deze werkwijze goed maakt de indrukwekkende woordelijk voor de gast tij- aansluit bij de huidige reiziger die veel meer onthaalbalie plaats voor dens de volledige kleine desks bemand door duur van zijn verpersoneel van de klantenblijf en zal zijn enidienst. Sommige hotels ge aanspreekpunt hebben zelfs beslist om zijn wanneer hij Boutique Hotel CitizenM London hulp nodig heeft”. deze zones op te heffen en laten het personeel van Natuurlijk neemt klant tot klant gaan (comdeze procedure de fortabel gezeten in een zetel), gewapend met nodige tijd in beslag en verkiezen een draagbare computer. Nog andere hotels sommige zakenlieden om het zelf te menen dat de klanten best in staat zijn om doen zodat dit proces sneller gaat. zelf de check-in te doen door hun gegevens Dat kan ook via enkele computers aan automatische loketten in te voeren, zo- die discreet in de lobby staan opgeBoutique Hotel CitizenM London steld. ochtans kon je niet om de receptie heen en werd ze in tal van films meesterlijk opgevoerd (bijvoorbeeld Hitchcock met Cary Grant).

Kiosken voor zelfregistratie In de nieuwe CitizenM-keten, die hotels heeft geopend op de luchthaven van Schiphol, in het centrum van Amsterdam en Glasgow in Schotland is er ook sprake van zelfregistratie. De check-in is hier volledig geautomatiseerd. Er is geen klasHotel Andaz New York sieke lobby of receptie. De inkom bestaat uit een selfservice bistro, CanteenM genaamd. Er worden klaarals in een bank. De idee is in te gaan tegen het stereotype gemaakte maaltijden verkocht, koffiedranken beeld van de klassieke receptie die als een en ‘s avonds ook cocktails. Er zijn ook een barrière ervaren wordt tussen het hotel en zijn gast, een soort onaangename sas waardoor hij moet om toegang te krijgen tot zijn verblijf. Het Courtyard by Marriott volgt deze evolutie en heeft kleine zones opgericht waar het personeel de check-in en check-out organiseert.

“tech savvy” is dan vroeger en minder geïnteresseerd is in de klassieke relatie tussen hotels en hun gasten. We vermelden er nog bij dat er nog altijd hotels zijn die voet bij stuk houden, en het zijn niet van de minsten: het Alex Hotel in New York dat lid is van “Luxury Hotels of the World”, heeft een klassieke receptie behouden, ondanks zijn hedendaagse design. Michael Schneider, directeur verkoop en marketing van het Alex, legt uit: “het voornaamste contact met het hotel gebeurt via de receptie. 9 mensen op 10 doen er beroep op als ze een probleem hebben of een dienst nodig hebben... Waarom zouden we er komaf mee maken?

Check-in met een glas wijn in de hand De fonkelnieuwe Hyatt-keten, Andaz genaamd heeft noch desks, noch onthaalzones! De gasten worden onthaald door gastheren die in de lobby rondlopen. Je wordt uitgenodigd om te gaan zitten, je krijgt een glas wijn of een kopje koffie aangeboden. De hotelbediende vervult de check-in op een iPad. Van zodra de formaliteiten achter de rug zijn, begeleidt hij je naar je kamer. “Andaz moet een uitstekende dienst aanbieden in een ontspannen sfeer “, zo legt Toni Hinterstois-

12

Boutique Hotel CitizenM London

Een hotel dat niet vooruitgaat, gaat achteruit en ... deemstert weg! Wanneer een hotel niet de vlucht vooruit neemt wat zijn inrichting betreft voor congressen

E

en meetings, gaat het achteruit... en verdwijnt het uiteindelijk. zaal in enkele kleinere, er zijn privéruimtes nodig voor meer geconcentreerd werk. Ziehier enkele noodzakelijke aanpassingeninvesteringen... specifiek gericht op managers van hotels en meeting- en congrescentra.

belang van iets “op bestelling” te kunnen krijgen en niet gebonden te zijn aan een strak uurschema. Bovendien zijn de gerechten ook gezonder geworden (minder zout, minder vet, minder calorieën, meer groenten en fruit). Hou ook hier rekening mee.

Te veel keuze om trouw te blijven!

Serveer gezond eten, op het gevraagde tijdstip

Een persoonlijke toets

De keuze die ze hebben, is te groot om trouw te blijven! Organisatoren zoeken naar de beste plaatsen en de competitie is hard, vooral omdat er nieuwe spelers op de markt komen, in de vorm van restaurants, universiteiten, musea en zelfs kerken. Bovendien beleven we een tijd waarin zakenmeetings en congressen niet meer zo evident zijn: draagbare computers, videochats, webinars en smartphones gooien de gevestigde waarden op een hoopje. Ook het werk op zich verandert: tal van personen gaan niet meer naar een kantoor op een andere plek om te werken! Er is echter ook goed nieuws: niets kan de kwaliteit van een “face-to-face” evenaren. Een echte ontmoeting is de beste manier om banden aan te halen binnen de groepen en samen te werken. De verwachtingen van de klanten veranderen echter voortdurend … Flexibiliteit is hierbij het sleutelwoord: werkplaatsen zijn niet meer strak bedacht, ze moeten kunnen veranderen van een grote

WiFi. Een verhaal zonder einde. Het moet voor eens en altijd duidelijk zijn dat in alle ruimtes, ook in de kamers, een volwaardig signaal moet zijn, met een gemakkelijke verbinding en voldoende bandbreedte voor alle toestellen die er gebruik van willen maken. Het is even noodzakelijk als stromend water! Let op, computers zijn niet de enige gebruikers van WiFi, er zijn ook smartphones en tablets! Vergeet niet dat tal van randtoestellen (gsm’s en tablets) enkel via WiFi verbinding kunnen maken en niet via een kabel! Je moet er ook voor zorgen dat het gsm-signaal voldoende sterk is in de vergaderzalen. Vaak fungeren die als “kooien van Faraday” en blokkeren een goede ontvangst van het signaal. Het volstaat dan om gewoon enkele signaalversterkers te plaatsen. Nog een goed idee: zorg ervoor dat een of meerdere technici onmiddellijk klaar staan indien nodig en ... dat ze regelmatig bijgeschoold worden. En nu het eten, waar de verandering nog groter is: om te beginnen benadrukken we het

r komen zo veel technologische, ergonomische en andere vernieuwingen op de markt dat investeringen zelfs niet voor even uitgesteld kunnen worden. Zo werkt de markt nu eenmaal, als een hotel vertraging oploopt, zullen de gasten ergens anders hun toevlucht zoeken..

Denk aan de ramen, die heb je nodig. Natuurlijk daglicht is belangrijk en kan inspirerend werken. Verblindend zonlicht kan wel storend zijn om computerschermen of het scherm van de videoprojector te lezen. Daarom moeten deze vensters voorzien zijn van gordijnen of blinden (die proper moeten zijn!). Vergadertafels... Ronde tafels genieten de voorkeur om het onevenwicht gecreëerd door lange rechthoekige tafels te vermijden. Je moet ook zorgen dat elke deelnemer genoeg plaats heeft (hij zal ongetwijfeld een laptop, smartphone, tablet en dossiers bij zich hebben). Zoals gezegd, moet de ruimte moduleerbaar zijn. Je moet de ruimte kunnen omtoveren van een plenaire vergaderzaal naar kleine, aparte werkgroepen. Denk hierbij aan wegschuifbare of verwijderbare wanden. Tot slot, geef aan deze ruimtes een persoonlijke toets. Ze zouden “memorabel” moeten zijn, of op zijn minst je merk moeten weergeven. Denk hierbij aan een cultureel relevant thema om de inrichting een apart karakter te geven …

The interconnected workspace dubbed Project Hive features media:scape by Steelcase technology, video conferencing, seamless connectivity and collaboration areas. The Workspace is perfect for small impromptu meetings and can be booked by the hour, at a moment’s notice. Designed to offer guests a place to work well, efficiently, and comfortably on the road, the new workspace is currently available at The Westin Boston Waterfront and The Westin Arlington Gateway Hotel and soon at the Westin Grand Munich with plans to roll-out globally through 2013.

13

Videoconferentie en dienstenleveranciers Videoconferentiediensten winnen aan populariteit bij bedrijven die kiezen voor dienstenleveranciers omwille van hun expertise en de nodige uitrusting om hun behoeftes wat betreft videoconferentie en

E

telepresence te beheren en ondersteunen.

en dienstenleverancier kiezen is meer dan enkel naar de prijs kijken. Net als de verkopers van videoconferentiemateriaal die een gevarieerd gamma aanbieden, kunnen dienstenleveranciers hun aanbod aan specifieke eisen aanpassen.

Analyseren en begrijpen alvorens te kiezen “Eerst moet je bepalen welke personen de videoconferentie gaan gebruiken en dus de diensten voorstellen die ze nodig zullen hebben”, verklaart Ira Weinstein, hoofdanaliste bij Wainhouse Research. “Kiezen voor een bepaalde leverancier enkel en alleen omdat een andere afdeling binnen het bedrijf (of een ander bedrijf) er gebruik van maakt, is geen geldig argument, ofschoon het logisch lijkt,” vervolgt Weinstein. “Eerst moet je begrijpen hoe je de videoconferentie gaat gebruiken om dan over de nodige kenmerken te beslissen”. Om dit te doen moet je analyseren hoe de werknemers intern samenwerken en naar buiten toe communiceren. Dat vormt dan de werkbasis, zo bevestigt ook Henry Dewing, hoofdanalist bij Forrester Research.

Medewerkers die enkel van persoon tot persoon communiceren, zullen meestal enkel een eenvoudige bureauvideoconferentie nodig hebben, terwijl werknemers die met meer personen tegelijkertijd communiceren, eerder kiezen voor een aangepaste ruimte die uitgerust is met videoconferentie- of telepresencediensten.

“Betalen om de stress buiten te houden “ Grote bedrijven eisen vaak het neusje van de zalm. Ze gaan dan op zoek naar de diensten van een leverancier die oproepen kan doen, vergaderagenda’s kan beheren en alles kan opzetten in een zaal die uitgerust is voor telepresence, vermits het doel hier is om de indruk te wekken dat iedereen zich in dezelfde zaal bevindt. De dienstenleverancier zal vaak ook de kijkhoeken van de camera moeten regisseren en de lichten en het geluid moeten regelen tijdens de vergadering. De interoperabiliteit is een terugkerend aandachtspunt: je moet kunnen communiceren met personen die een andere videoconferentie-

uitrusting gebruiken, van verschillende leveranciers. Dit probleem beheren hoort er ook bij. Ook het onderhoud speelt mee. Een elektriciteitspanne kan een grote handicap betekenen voor het bedrijf. Daarom moet je denken aan een leverancier die een 24u/24u bijstand voorziet. Het bedrijf betaalt dan om de “stress buiten te houden”. Tot slot, kiezen voor een leverancier is het hoofd koel houden ten opzichte van de pijlsnelle evolutie in technieken en de wirwar aan normen waarvoor je anders interne, gevormde medewerkers zou moeten hebben die perfect weten wat ze doen.

Mezzanine Conference Room: Oblong Industries

Het witbord, misschien wel, maar in elektronische versie, zeer zeker! Presentatietools worden steeds populairder! In het enorme aanbod vallen vooral de

E

interactieve elektronische witborden in de smaak bij bedrijven.

en recente enquête toont hoe hoog de tevredenheid is over het gebruik en benadrukt de talrijke voordelen.

Demonstraties in kleur … Een interactief witbord is een presentatietool die verbonden is met een computer. De beelden op deze laatste worden via een digitale projector getoond en kunnen onmiddellijk bewerkt worden. Dit kan zowel via een softwareprogramma als rechtstreeks op het bord. Zo is het kinderspel om notities toe te voegen of om te onderlijnen, gewoon met de vinger die

als muis dienst doet. Alle wijzigingen kunnen dan bewaard of afgedrukt worden om aan de groepsleden te bezorgen. Al deze kenmerken maken dat een interactief witbord een ideaal hulpmiddel is bij demonstraties. Je kan bijvoorbeeld gemakkelijk met de vinger de voornaamste kenmerken van een bepaald toestel aanwijzen. Het interactieve scherm ondersteunt het volledige kleurenpallet en de dikte van de lijnen kan aangepast worden om verschillende nuances aan de notities toe te voegen. Het kan ook geïntegreerd worden in een leeromgeving op afstand daar er een link is met de informaticawereld en dus ook met internet. Als de vergaderzaal slechts een computer bevat, kan deze versterkt worden via het bord.

… uitermate spontaan!

e-Beam Edge

14

Het elektronische witbord is een schone tool, je moet geen schrik te hebben van krijtstof en de elektronische markeringen met de vinger (of een simpele stylus) vergen geen schoonmaak. Nog belangrijker echter, het elektronische witbord speelt in op de spontane menselijke functies: veeleer dan te klikken met een muis

raken we het direct aan met een vinger, we duiden aan en nemen nota’s op een extreem natuurlijke manier. Het beste bewijs is dat het een tool is die spontaan de kinderen aantrekt: eenmaal gebruikt in de klassen wordt het echt

Smit Visual Supplies de lieveling van de leerlingen. Het bord kan gebruikt worden met eender welk softwareprogramma. Dat wil zeggen dat je geen speciale software moet gebruiken om er het beste uit te halen. Het kan ook gemakkelijk gekoppeld worden aan andere randtoestellen (bijvoorbeeld een videocamera). In het geval van digitale beelden of videogrammen kunnen de beelden op belangrijke plaatsen onderlijnd worden om het belang van bepaalde bewegingen of beslissingen te benadrukken.

Om je opvatting over samenwerking te veranderen! Wat is onze kans om over de essentie van samenwerking

I

te praten?

n een tijd waarin samenwerking centraal staat in elk artikel uit de sector, in elk evenement, in elke key note en in elke vergaderagenda, in een context waarin dode technologieën de achtergrond vormen, wat is onze kans om over de essentie van samenwerking te praten, terwijl de meesten van ons een woordenboek moeten naslaan om het te kunnen omschrijven?

Patrick Stewart-Blacker WorkspaceTechnology Specialist SB Solutions Toen ik werd benaderd om te spreken op de Wainhouse Summit in Amsterdam eind januari 2013, wou ik een analogie gebruiken die de huidige aanpak in vraag zou kunnen stellen en die de luisteraars lang zou bijblijven. Het woord “tank” is ongetwijfeld niet de beste uitdrukking, maar het klopt in vele opzichten! Mensen verwachten dat een tank ontworpen is rond blindering en manoeuvreerbaarheid maar eigenlijk is het belangrijkste onderdeel het projectiel en is alles erop gericht om in de roos te schieten. In de zakenwereld wordt dit vertaald in de uitdrukking “de werkstroom en de bestaande processen begrijpen en er de juiste technologische oplossingen voor aanwenden”, in plaats van een slecht ontworpen oplossing op te leggen.

Is de essentie van samenwerking gedoemd om te beantwoorden aan de leidende gedachte in de bedrijfswereld van “meer doen met minder”? Recessies zetten meestal aan tot innovatie, een gevolg van de aan te pakken uitdagingen, met tevens een verlaging van de kosten. De uitdaging ligt in het leveren van de juiste oplossing die een minimale opleiding vereist en de bestaande werkstromen zo weinig mogelijk verstoort. Wij hebben ontdekt dat de sleutel om dit te bereiken een goed doordachte en goed uitgevoerde ‘proof of concept’ is. Als deze goed gerealiseerd is, garandeert hij een maximale impact voor de gebruiker en een beter rendement op investering voor het management. Het is daar dat een groot aantal gangbare ideeën het mis hebben. Samenwerking is veranderen van filosofie en werkpraktijken in plaats van nieuwe technologieën toe te voegen aan de werkstroom. Het kerkhof van technologieën weegt op elke implementatie van technologie, zoals Pietje de Dood met zijn zeis, en deze overwegingen zijn nooit ver uit de gedachten van de beslissingnemers. Hoe zouden we samenwerking zo kunnen omschrijven dat het zich aandient als een uitdaging die onze ondernemingen samen willen aangaan, dit in tegenstelling tot de uiteenlopende interpretaties en oplossingen, alsook de schuchtere pogingen waar niemand zich bij aansluit, een situatie waarin we, jammer genoeg, lijken te verkeren.

singen, om tot de kern ervan te geraken. Als zakelijke adviseurs moeten we in team werken vanaf de ontwerpfasen van een project om de behoeften en de problemen van een klant te bepalen, teneinde een totaaloplossing te kunnen leveren. Klanten moeten ons van hun kant toelaten dit diep-

gaande analyseniveau te bereiken. Nog een laatste punt: adviseurs krijgen vaak het verwijt dat ze hun klanten iets leren wat deze laatsten al lang weten. Stel jezelf als klant de vraag: ’Kun je voldoende diep gaan met je eigen deskundigen en een oplossing creëren in je werkgewoonten die je zaak radicaal zal doen vooruitgaan’?

Onze aanpak van deze uitdaging is gebaseerd op ‘het vereenvoudigen van wat ingewikkeld kan zijn’. We moeten de sector breder opvatten dan alleen de audiovisuele oplos-

15

De distributeurs - retailers reageren Tijdens de “Wainhouse Research Collaboration Summit” die plaatshad op 28 januari in het Barbizon

G

Palace te Amsterdam

rote distributeur - retailers uit Engeland, Duitsland en Spanje spraken over de uitdagingen waarmee de bedrijven van vandaag geconfronteerd worden inzake videoconference, geïntegreerde communicatie en mobiele oplossingen. Onder leiding van Andrew W. Davis, van Wainhouse Research, behandelde het panel verschillende uitdagingen voor de bedrijven, afkomstig uit heel verschillende bronnen.

Andrew W. Davis

ging ligt in het feit dat het moeilijk is om deze belangrijke voordelen te kwantificeren. Dat kan het moeilijk maken om een aankoopbeslissing te rechtvaardigen of het belang van samenwerkingstools verminderen ten opzichte van andere IT-investeringen in beveiliging, netwerkopslag, … De distributeurs - retailers zouden meer case studies willen krijgen van de leveranciers die zouden helpen om uit de impasse te raken. Het nut van software- en «cloud»-oplossingen. Videoconference in het bijzonder, net als geïntegreerde communicatie, hebben een business gevormd voor de ontwikkeling van video-infrastructuren. Vandaag bekijken steeds meer mensen de infrastructuur in termen van diensten. Dit is een tweesnijdend zwaard voor de distributeurs - retailers: het is moeilijker om het basismateriaal te verkopen, terwijl de mogelijkheid om verhuurdiensten te verkopen toeneemt. Evolueren van verkoop van uitrusting naar verkoop van diensten zet het zakelijk model van de distributeurs - retailers onder druk en vereist een andere aanpak van de verkoop. De belangstelling van de klanten voor mobiele oplossingen. Videoconferentie op tablets (iPad of Android, of zelfs op smartphones) verandert het busi-

nessmodel totaal. Klanten verwachten dat ze zeer lage prijzen moeten betalen voor een applicatie en er is geen ruimte voor de traditionele audiovisuele integratie. Het ‘mobiele’ introduceert een volkomen nieuw dienstenmodel, met mogelijkheden om infrastructuur en aansluitpunten te verkopen bij wijze van diensten. En dit vereist nieuwe vaardigheden van de distributeurs/wedeverkopers. De ondernomen pogingen om videoconferenties aan geïntegreerde communicatie te koppelen. Veel grote klanten wagen de sprong en kiezen voor de implementatie van geïntegreerde communicatieoplossingen die verkocht worden door de belangrijkste spelers in geïntegreerde communicatie (Unified Communication - UC) die videoconference of video-oproep aanbieden als een “eenvoudige” extra functionaliteit van het platform voor geïntegreerde communicatie. Daardoor worden de traditionele distributeurs - retailers geconfronteerd met nieuwe concurrenten uit de IT- of UC-sector zoals Avaya, Cisco, Microsoft en andere. Hoewel de ‘video’partners’ vaardigheden in UC kunnen verwerven of zich met een UC-partner kunnen associëren, blijft dit een van de grootste dilemma’s waaraan de sector het hoofd moet bieden.

Macro-economische factoren. Het is voor niemand een geheim dat de economie in talrijke regio’s van de wereld in een erbarmelijke staat verkeert en dat de politieke en economische onzekerheid, in combinatie met de werkloosheid, heel wat projecten heeft uitgesteld (of zelfs compleet geannuleerd). Het panel vond dat de aankoop van een groot aantal oplossingen gemakkelijk kon worden uitgesteld, maar dat deze oplossingen op lange termijn een meerwaarde betekenen voor de klanten. De macro-economische factoren hebben ook de kredieten van de banken geremd, wat de economische werking heeft vertraagd. Micro-economische factoren. Als klanten gevangen zitten in het keurslijf van oude ideeën, zijn ze geneigd om zich strak op de return on investment te richten. De distributeurs - retailers trachten hun prospecten op te voeden door te wijzen op de winst aan efficiëntie en andere voordelen die voortvloeien uit een betere interne communicatie. De uitda-

De inhoud is aan het woord We kunnen het niet genoeg benadrukken, we leven in een wereld van directe informatie maar ook van vluchtige inprenting.

H

et ene weetje moet wijken voor het andere, berichten volgen elkaar op en vermenigvuldigen zich door telkens te “knippen en te plakken”. Informatie die op die manier verkregen wordt, heeft geen toekomst, is hoogstens even aanwezig.

Een idee, een artikel! Dit blijkt uit een studie die in januari 2013 uitgevoerd werd door CopyPress, een uitgever van gespecialiseerde mar-

16

ketingsoftware die de beste marketingtechnieken tracht te bepalen. En de beste return on investment bestaat net uit ... artikels met inhoud, met een echte meerwaarde. Artikels staan op de eerste plaats, gevolgd door video’s en witboeken. Deze resultaten bevestigen het belang van de inhoud, dat enkel maar zal toenemen. Tegenwoordig is een idee, een oplossing, veel meer waard dan een uiteenzetting over feiten en gebeurtenissen.

Dat verklaart trouwens ook de situatie waarin de geschreven pers verkeert : tijdschriften die op oude leest gestoeld zijn en koppig informatie blijven verstrekken over gebeurtenissen of feiten die al lang op het internet staan, verdwijnen stilaan. Natuurlijk wil de consument niet betalen voor deze nodeloze herhalingen! “Een idee, een artikel”, zo klinkt de oplossing, op voorwaarde dat er niet te veel wordt uitgeweid, dat de stijl toegankelijk is en opgeleukt wordt met sprekende beelden.

Een succesvolle videoconferentie... maar welke dan? De algemene term “videoconferentie” dekt vele

W

verschillende ladingen!

e denken dan aan telepresence, de videoconferentie in aangepaste zalen en de videoconferentie op een desktopcomputer, zonder te spreken over videoconferenties op tablets. Tot slot zijn er ook nog de hybride systemen die verschillende soorten groeperen.

uit kunnen halen. Hoe distilleer je (bijna) evenveel informatie uit een virtuele vergadering als uit een echte vergadering? Eigenlijk is dat niet zo moeilijk… De gulden regel luidt... wees aandachtig! Net Een grote familie … als bij een echte vergaTelepresence ligt het dichtst bij de rea- dering, maar met een liteit en dat is ook de bedoeling. Alles is videovergadering zal je ontworpen om de virtuele realiteit zo dicht aandacht sneller afgemogelijk te laten aansluiten bij een echte leid worden door storenontmoeting. Grote schermen staan ideaal de elementen. Vindt de geplaatst zodat het lijkt of de gesprekspart- vergadering plaats via Sabre Virtual Meetings ners op afstand aan tafel zitten. Aan beide de computer dan sluit kanten van de lijn staan identieke meubels, je best alle geopende het geluid is verzorgd en de camera’s fil- programma’s af en kijk je op het volledige startpunt vormt voor de discussie. “Zo ziet de situatie eruit. Hoe kunnen we hieraan men op ooghoogte. Dank zij deze kwali- scherm. teitsvolle installatie kan je de blik van de Nog een trucje: neem nooit nota’s maar remediëren?” gesprekspartner zoeken (en vinden) en je neem alles op! Tijdens het noteren loop concentreren op zijn lichaamstaal. De er- je het risico om essentiële zaken te mis- Geen “verbrande” beelden! varing voelt als extreem “immersief”, sen. Met de moderne videoconferenmaar het is een dure oplossing tiesoftware kan je de videoconfe- Wat de haalbaarheid van de videoconferenen is voorbehouden voor vergarentie opnemen, wat meer waard tie betreft, moet je naast de software en de deringen op hoog niveau waar technische installatie ook de lichtbronnen in is dan de beste nota’s ter wereld! ieder detail telt. Als je iets niet begrijpt, stel on- de kamer in beschouwing nemen. Als jij en Een aantal treden lager op middellijk vragen. Onderbreek de rest van je ploeg in tegenlicht staan, kan Steelcase de ladder vinden we de vide sprekers niet maar doe je geen fatsoenlijk beeld doorsturen! Zo deoconferentie die in een dit tijdens het “vraag-en- mag de verlichting ook niet te veel contrast aangepaste zaal plaatsvindt. vertonen (plaats vooral niet iemand onder antwoordmoment”. Je ziet grote schermen een spot en de anderen in de schaduw). Volg de blik maar staar je Omgevingsgeluid dat aanvaardbaar is in tegen de muren hangen niet blind! en de groepen zitten teeen reële situatie zal al snel storen tijdens Volg de blik... Tijdens een een videoconferentie omdat de microfoons genover elkaar. De kwaliteit echte vergadering is dat alles opvangen! Kies daarom een zo rustig van het beeld is uitstekend, een natuurlijke handeling, mogelijke plaats uit en ban gsm’s. Tracht maar je hebt niet de indruk we raden aan om hetzelfde te ook decoratie te vermijden die de aandacht dat je samen zit, je communidoen tijdens een videoconferen- kan afleiden, zoals grote spiegels of verceert enkel. Vaak volstaat deze oplostie. We weten wel dat dit niet mogelijk lichte achtergronden. De kleding moet ook sing. is bij sommige installaties omwille van de aangepast zijn. Zachte grijze tinten zijn perVideoconferenties op computer (al dan niet een draagbare) kwijten zich perfect van middelmatige beelddefinitie als gevolg van fect (geen witte hemden omdat die de beelhun taak door een visueel contact te leg- te trage verbindingen. Als blikken een sleu- den “verbranden” of de diafragma’s van de gen tussen verschillende personen (voor telelement uitmaken, mag je er volgens ex- camera’s doen sluiten). Natuurlijk kan je enorme besparingen realieen werkbare communicatie zijn dit maxi- perts toch ook geen misbruik van maken. mum twee à zes personen). Dit type com- Dezelfde experts raden ook aan om niet je seren met een videoconferentie. Niet alleen municatie is perfect voor meetings tussen emoties te verbergen als je aan het woord in geld maar ook in tijd en vermoeidheid, bijvoorbeeld technische ploegen, waar de bent, maar begin vooral geen drukke geba- vooral wanneer de ploegen die moeten verinhoud primeert op de kwaliteit van de beel- ren te maken. “Wees jezelf”? Dat is natuur- gaderen zich ver van elkaar bevinden. Nog een positief aspect is dat medewerkers hun den. Deze kunnen van prima kwaliteit zijn lijk ideaal, maar dat vereist veel oefening. maar verhullen nooit dat er per computer Nu even een woordje over de inhoud van gezinsleven niet moeten opofferen en enkel de videoconferentie. Je moet op voorhand moeten stoppen met hun dagelijkse werk gecommuniceerd wordt. Dat geldt ook voor tablets en smartphones een timing vastleggen en weten of de deel- de tijd dat de vergadering duurt. die erg in zwang zijn bij verkopers om con- nemers beschikbaar tact te houden of een of andere potentiële zullen zijn. Dat wil klant te bellen. Dit is een louter utilitair ge- zeggen dat je op tijd bruik en blinkt niet uit in raffinement: het is moet beginnen om een datum te prikken. gewoonweg... nuttig! Bij hybride oplossingen denken we aan een Een videoconferentie tablet die in verbinding staat met een vi- moet niet enkel beeldeoconferentiezaal zodat bijvoorbeeld een den van de gezichten commerciële kracht de marketingvergade- van de deelnemers tonen! Je kan de techring kan opbellen en tussenkomen. niek gebruiken om video’s, PowerPointDe gulden regel luidt... wees presentaties of foto’s aandachtig! te laten zien. Zo kan Nu de lijnen duidelijk uitgetekend staan, je bijvoorbeeld een Video Conferencing Camera Lift-Credenza by Draper ... kunnen we kijken hoe we er het maximum clip afspelen die het

17

Big Apple gaat volledig digitaal! Op straat maar ook in de metro trekt New York de digitale kaart! Het openbaar vervoer zet zo de tweede fase in van zijn “On the Go!”-project met kiosken die in

I

de metrostations zelf staan.

n deze tweede fase zullen meer dan 77 kiosken geïnstalleerd worden (er is zelfs sprake van 100!).

Er werd ook interessante inde kioskervaring breder formatie verkregen. Zo legde moet gezien worden en het gebruik van het aanraakeen intuïtieve basis moet scherm de “generatiekloof” hebben, zoals bij telefoons bloot. Reizigers onder een be(smartphones). Met andere Een betere klantervaring paalde leeftijd waren onmidwoorden, de interactiviteit En als alles verloopt zoals gepland, zullen er dellijk weg met de interactievan een kiosk moet vergeverschillende duizenden toestellen staan, ver- ve interface terwijl de anderen lijkbaar en even goed zijn spreid over het hele metronetwerk en in alle even moesten kijken alvorens als wat de reiziger op zijn metrostations van de te begrijpen wat smartphone vindt. ze moesten doen. De kiosken zouden in staat stad, zo kondigt Paul Fleuranges aan, diIn deze tweede moeten zijn om tal van inrecteur van de MTA. fase moet dus formatie te verstrekken die een concept geDe lancering van nu nog op papier staat en deze tweede fase bruikt worden dat zo de kosten voor drukvolgde op de poside klantervaring werk te besparen en tegeverbetert en snel lijkertijd voor een hogere tieve reacties van de klanten aan de loketde gebruikers laat reactiviteit zorgen. De reiMetropolitan Transportation Authority inzien dat het een ziger zou onmiddellijk zijn ten. Negen personen op tien verklaarden aanraakinterface route kunnen zien zonder dat ze de kiosken geis en ... hoe het systeem te gebrui- papieren muurposters te moeten raadplegen ken. en zou onmiddellijk op de hoogte kunnen gezien hadden en 60 tot 90 % van de responbracht worden van wijzigingen die bijvoorbeeld te wijten zijn aan werken. denten zeggen dat ze Besparingen en reactiviteit door de kiosken meer Ze zouden ook voor publicitaire doeleinden op hun gemak zijn bij Parallel hieraan leerde men, dit- kunnen gebruikt worden, wanneer ze niet gehet gebruiken van de Metropolitan Transportation Authority maal op de Digital Signage Expo consulteerd worden, wat voor bijkomende inmetro. die plaatsvond in Las Vegas, dat komsten kan zorgen.

BUT schiet recht in de roos met zijn tablets De verkoopskrachten krijgen versterking door te kiezen voor tablets! Dat is de situatie bij

B

BUT, de Franse gespecialiseerde winkelketen.

UT heeft een eerste test uitgevoerd in twee van zijn winkels. De uitslag was positief en nu zullen meer dan achthonderd tablets de verkoopsploegen gaan versterken en zullen er meer dan 250 digitale kiosken ter beschikking gesteld worden van de klanten.

De klant-verkoperrelatie in een nieuw kleedje Deze tablets en kiosken sluiten aan bij de stappen die het merk ondernomen heeft om zijn imago op te krikken en ze vormen het belangrijkste onderdeel in de volledig herdachte klant-verkoperrelatie. Wat kan je er allemaal mee doen? De tablets en kiosken bevatten als het ware de volledige catalogus van het BUTgamma (meer dan 20.000 items). In slechts enkele ogenblikken verschijnt de prijs en de beschikbaarheid

van de producten. BUT heeft lang nagedacht over de ergonomie zodat de toestellen gemakkelijk en intuïtief gebruikt kunnen worden. Ze zijn voorzien van een eenvoudige en aantrekkelijke navigatie en worden zo interactieve tools voor de klanten en voor de verkopers. De klanten gebruiken de digitale kiosken om in alle rust en vrijheid al de producten te bekijken. Verkopers van hun kant kunnen een verkoop volledig afsluiten via hun tablets door het geschikte product te zoeken, keuzes te maken en bestellingen voor hun klanten te plaatsen.

Mens en technologie slaan de handen in elkaar Tot slot wordt het aanbod van BUT-producten einde-

18

loos omdat het volledige gamma beschikbaar is met een druk op het scherm. Nu steeds meer consumenten inlichtingen inwinnen op het internet alvorens iets te kopen, brengen de tablets de virtuele wereld binnen in de BUT-winkels. Het onthaal van de klanten sluit beter aan bij hun behoeftes en de toestellen zorgen voor een “extra touch” ten opzichte van de site www.but.fr. Zo zijn we aanbeland in een situatie waarin de onvermijdelijke digitale wereld een pact sluit met de onvervangbare persoonlijke raadgevingen. Tot slot laten we een verkoper van BUT aan het woord: “Het eerste contact met mijn klanten wordt nu vereenvoudigd dank zij deze tools die een gezellige en speelse sfeer van vertrouwen opwekken. Ik kan sneller en effectiever werken door onmiddellijk de gezochte producten eruit te pikken.”

Obama wil deze boot niet missen! We openen met een citaat dat veel stof heeft doen opwaaien: « 3D-printers zouden wel eens een revolutie kunnen ontketenen in de manier waarop wij zowat alles produceren”.

3

Deze woorden komen zowaar van Barack Obama, de president van de Verenigde Staten.

D-printers luiden een nieuwe industriële revolutie in die nog maar net de kop opsteekt. Dezelfde Obama heeft beslist om drie 3D-productiecentra op te starten in industrieel achtergestelde gebieden.

Jurken en auto’s gemaakt in 3D Maar wat is een 3D-printer eigenlijk? In de klassieke industrie wordt een product in mallen geïnjecteerd terwijl hier objecten laag per laag opgebouwd worden. We kunnen spreken van een fabricage door toevoeging: in plaats van materie uit te snijden of uit te frezen worden hier telkens nieuwe lagen toegevoegd. Momenteel worden 3D-printers voornamelijk gebruikt om prototypes in plastic of metaal te maken, maar ook om vrij goedkoop kleine series te produceren (voor onder andere de luchtvaartindustrie of voor medische protheses). Laboratoria van grote merken gebruiken ze ook om nieuwe producten uit te testen. Natuurlijk maakt de merchandisingindustrie er ook gretig gebruik van, net als uitgekookte marketeers die hier een manier zien om nieuwe projecten « just in time » te realiseren.

Alles lijkt mogelijk: zo zagen we zelfs tijdens een modeshow in Parijs creaties van de styliste Iris van Herpen die met 3D-printers gerealiseerd waren. Nog straffer is het verhaal van de Urbee. Deze auto, waarvan al een prototype te zien is, is het resultaat van een Canadees project (Kor Ecologic) en werd gebouwd door een 3D-printer. Het is een tweepersoonswagen met drie wielen die bestaat uit 50 plastieken onderdelen en slechts 1,18 liter per 100 kilometer zou verbruiken.

Huiverig en waakzaam! Sinds kort bestaan er 3D-printers voor het grote publiek. Ze zijn betaalbaar en erg gegeerd. Iedereen zou in principe het object van zijn dromen kunnen ontwerpen, maar momenteel is dat nog louter theoretisch. Zo zal het mogelijk zijn om een gebroken onderdeel van een werktuig of een apparaat dat onvindbaar is te vervangen. Nog een citaat, ditmaal niet van Obama, dat deze nakende revolutie illustreert: “Ik breek een bord en spring in de wagen om een nieuw te gaan kopen... Mocht ik een 3D-printer hebben, dan zou ik op het internet een digitaal bestand van het gebroken bord downloaden en zou mijn 3D-printer

KOR EcoLogic. er een nieuw maken”. Conclusie: de productie wordt opnieuw uitgevoerd en dit zonder de nadelen eigen aan het transport. Natuurlijk is niet alles rooskleurig en staan we huiverig tegenover de idee van een thuisfabricatie van auto-onderdelen, die uiteraard niet beantwoorden aan de geldende veiligheidsnormen... of tegenover een toename van wapens, met alle desastreuze gevolgen die hieruit voortvloeien. Dit zal echter niet verhinderen dat deze evolutie nu in gang is gezet en aan snelheid wint, of we het nu willen of niet. Bedrijven zullen deze situatie van (heel) nabij moeten volgen om de boot niet te missen!

19

Digital Signage? Alleen maar voordelen bij de vleet! Wanneer een bedrijf beslist om digitalsignagemateriaal aan te schaffen, gebeurt dit om de verkoop op te krikken en om zich te onderscheiden van de concurrenten, om een verschil te maken.

D

ank zij de prijsdaling voor de uitrusting hebben veel bedrijven de stap kunnen zetten en zien we ook een toename van schermen op de winkelvloer.

Ze verschijnen overal Dat geldt voor toonbanken en kassa’s, waar nu heel wat verschillende advertenties getoond kunnen worden, zowel informatieve, commerciële als promotionele. Digital signage is ook gemeengoed geworden in hallen, wachtzalen, op het openbaar vervoer en in vergaderzalen van bedrijven. Overal zien we schermen verschijnen. Digital signage entertaint en informeert en kan ook gewoon als decoratief element gebruikt worden door enkel mooie beelden te tonen. Bovendien kan het ook de rol van de portier overnemen in hotels en zal het dan in hoge mate interactief zijn. Een ander groot voordeel: de huidige digitalsignagesystemen kunnen probleemloos gebruikt worden bij daglicht en heel wat modellen verdragen zelfs rechtstreeks zonlicht. Zo is de stad Los Angeles overgeschakeld op digital signage om het totale aantal publiciteitsborden te vermin-

deren in de stad en de zaken te vereenvoudigen (bijvoorbeeld geen “afficheplakkers” meer nodig).

tot de creatie van een papieren affiche leiden om ervan overtuigd te zijn. Dank zij deze extreme reactiviteit kan digital signage aansluiten bij evenementen en kakelverse informatie verGerichte geluidsweergave strekken. Denk maar aan signalisatietoeIn vergelijking met de klassieke affiches ver- passingen of aan congreszalen in een hotel kleint digital signage de tijd tussen de creatie waar programma’s in real time geafficheerd kunnen worden, met onmiddellijke aanpassing bij de minste verandering in het programma. De geluidsweergave wordt ook niet vergeten. Luidsprekerinstallaties met gerichte weergave zorgen voor klank in een bepaalde ruimte. Zo zullen deze toestellen, eenmaal geplaatst in bijvoorbeeld shopping centers de naburige winkels niet storen. Een veelbelovend aspect van digital signage is de mogelijkheid om te interageren met smartphones om bijkomende informatie of kortingsbonnen te geven maar ook om commentaar van het publiek te krijgen. Dit domein belooft aanzienlijk uit te breiden als je Touch2View bedenkt dat een “geëngageerde” consument (en dat doet hij door te interaen de uitzending. Je hoeft maar te denken geren!) veel meer gemotiveerd wordt door de aan de verschillende tijdrovende stadia die boodschap.

Investeren in oplossingen die de wind in de zeilen hebben! Hoe kan publiciteit via digital signage uw klant nog effectiever beïnvloeden? Als je de laatste jaren je mediamix niet

C

geüpdatet hebt, is een deel van je publiciteitsbudget weggegooid geld.

onsumenten gaan op een andere manier om met media. Promotie via een “mediamix” moet draaien rond je doelpubliek. Je moet een keuze maken tussen de verschillende media afhankelijk van hoe ze hen kunnen bereiken.

Weg met de publiciteit! Voor publiciteitsagenten is de constructie van een mediamix bijna een wetenschap geworden. De verschillende mediavormen moeten namelijk gerodeerd, gepolijst en verfijnd worden om tot een subtiele mix te komen die de gewenste draagwijdte en impact heeft. Daartoe moet het product en de wereld van de klant volledig doorgrond worden en tegen elk mediatype afgetoetst worden. Hoewel dit procedé erg effectief is gebleken, bieden de technologische veranderingen een grotere keuzevrijheid aan de consumenten. Zo kunnen ze bijvoorbeeld met de digitale afstandsbedieningen en digicorders gemakkelijk de reclame doorspoelen. Kranten- en magazinelezers van hun kant gaan steeds vaker de gewenste content op het internet opzoeken (nieuwswebsites kennen een sterke groei terwijl de gedrukte pers in vrije val is) en kunnen publiciteit dus ook “wegklikken”. Om het in dieettermen te zeggen, het voe-

20

dingspatroon van de informatie is gewijzigd. De overgang naar de digitale consumptie is volop aan de gang.

Toegevoegde waarde Bovendien gebruikt 44 % van de Amerikanen een smartphone en een tablet en ongeveer een kwart van de Amerikaanse be-

volking ontvangt informatie op verschillende digitale toestellen. En om in de dieetsfeer te blijven, het digitale dieet is een volwaardige maaltijd geworden!

Het licht aan het einde van de tunnel heet “digitale affichering” of “digital signage”. Of zoals Frank Dickson, onderzoeksdirecteur bij Intelligence Multimedia, het stelt: “Digital signage is de volgende stap in de multiplatformreclame. De integratie van het beheer van op IP gebaseerde netwerken maakt een uitgebreide inzet en een dynamische en simultane controle van teksten, video en graphics mogelijk. Bovendien is de impact niet enkel publicitair: digital signage kan ook waarde toevoegen door bijkomende informatie te verstrekken die tegemoet komt aan de interesse van de consumenten en zo hun ervaring verbetert. Daarbij komt nog dat het systeem de sfeer van de ruimte kan opkrikken, interactieve ervaringen kan aanbieden en de klanten kan laten participeren. In het licht van deze nieuwe JCDecaux gegevens wordt het misschien tijd om op een andere manier te denken over mixed media, om te opteren voor communicatieoplossingen die de wind in de zeilen hebben in plaats van te blijven investeren in iets wat ... op sterven na dood is …