Oleh: HARLY CHRISTY M. SIAGIAN

PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM PENGOLAHAN GREY LITERATURE DAN KOLEKSI REPOSITORY PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Perpustakaan dan Informasi

Oleh: HARLY CHRISTY M. SIAGIAN 050709040

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI

FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

LEMBAR PERSETUJUAN Judul Skripsi

: Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature dan Koleksi Repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Oleh

: Harly Christy M. Siagian

NIM

: 050709040

Pembimbing I

: Drs. Belling Siregar, SS. M.Lib

Tanda Tangan

: __________________________

Tanggal

: __________________________

Pembimbing II

: Drs. Syakirin Pangaribuan, SH

Tanda Tangan

: _________________________

Tanggal

: __________________________

Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

LEMBAR PENGESAHAN Judul Skripsi

: Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature dan Koleksi Repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Oleh

: Harly Christy M. Siagian

NIM

: 050709040

DEPARTEMEN STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI Ketua

: Drs. Jonner Hasugian, M.Si

Tanda Tangan

: _________________________

Tanggal

: _________________________

FAKULTAS SASTRA

Dekan

: Drs. Syaifuddin, MA. Ph.D

Tanda Tangan

: _________________________

Tanggal

: _________________________


PERNYATAAN ORISINALITAS Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan,

Juni 2009

Penulis

Harly Christy M. Siagian NIM: 050709040


ABSTRAK Siagian, Harly Christy M., 2009. Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature dan Koleksi Repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan manajemen pengetahuan grey literature dan koleksi repository, mengetahui prosedur kerja pengolahan grey literature dan koleksi repository, dan mengetahui pedoman yang digunakan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU). Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pengumpulan data melalui wawancara kepada pustakawan yang ada di perpustakaan, yaitu pustakawan bagian pengadaan, pustakawan bagian pengolahan dan pustakawan bagian repository. Data/informasi diperoleh dari pustakawan yang menjadi responden melalui wawancara dalam bentuk pertanyaan terstruktur secara tertulis. Hasil penelitian diperoleh bahwa Perpustakaan USU memiliki jumlah koleksi grey literature tercetak sebanyak 19.566 judul dan 22.554 eksemplar yang terdiri dari karya ilmiah dosen dan peneliti, skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian, prosiding seminar dan lokakarya, pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor. dan koleksi elektronik sebanyak 9.308 judul. Dalam kegiatan pengadaan koleksi grey literature dan repository telah diterapkan manajemen pengetahuan. Melalui penerapan manajemen pengetahuan itu dapat membantu dan memudahkan pustakawan bagian pengadaan bekerja dengan efektif dan efisien. Perpustakaan USU telah menyediakan petunjuk teknis atau standar prosedur operasional untuk membantu dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien. Dalam kegiatan pengolahan koleksi grey literature tercetak juga sudah menerapkan manajemen pengetahuan. Dengan penerapan manajemen pengetahuan ini kemampuan pustakawan dalam mengorganisasikan bahan pustaka sudah dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur sehingga pelaksanaan semua pekerjaan dapat berjalan dengan cepat dan tepat. Pengolahan koleksi repository juga sudah menerapkan manajemen pengetahuan. Hal ini dapat membantu pustakawan dalam pelaksanaan proses kerja dan penyebaran informasi sehingga koleksi repository tersebut menjadi lebih terorganisir secara efektif dan efisien. Koleksi repository dapat diakses oleh pengguna bisa berupa abstrak dan teks penuh (fulltext). Pengguna harus terdaftar sebagai anggota pada Web perpustakaan agar dapat mengakses dokumen dalam bentuk teks penuh (fulltext), sedangkan yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses abstraknya saja. Format file elektronik yang dilayankan terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML) dan Portable Document Format (PDF). Dalam penelusuran koleksi repository dapat dilakukan melalui judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun sebagai titik akses. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan

judul

PENERAPAN

MANAJEMEN

PENGETAHUAN

DALAM

PENGOLAHAN GREY LITERATURE DAN KOLEKSI REPOSITORY PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak menerima masukan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Belling Siregar, SS, M.Lib, selaku dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan, bimbingan, dan arahan serta waktu dalam penulisan skripsi ini. 2. Bapak Drs. Syakirin Pangaribuan, SH selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis. 3. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M.Si selaku ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 4. Bapak Drs. Syaifuddin, M.Si selaku dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 5. Bapak Drs. Dirmansyah selaku dosen penasehat akademik penulis. 6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang dengan tulus bersedia meregenerasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki. yang telah memberikan bekal ilmu selama penulis kuliah dan menyelesaikan pendidikan di FS USU. 7. Seluruh staf pustakawan di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian ini terutama kepada Kepala Divisi Pengadaan, Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis, serta Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi. 8. Teristimewa untuk Ayahanda Drs.H.Siagian,M.Si dan Ibunda R.Saragih,S.Pd yang telah banyak memberikan bantuan moril dan materil serta kepercayaan yang besar kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan skripsi ini. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Juga kepada ketiga adik penulis yaitu Mart, Calvin dan Rhodo atas bantuan dan dukungannya. 9. Teman-teman seperjuangan yang mendukung terlaksananya skripsi ini, Rosita, Bella, Bina, Ganda, Uli, Margaret, Endang, Juli, Sri, Henny, Evi, Newin, Janfrist, dan Wilman terima kasih atas kerjasama dan bantuan yang telah diberikan.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna seperti yang diharapkan, oleh karena itu penulis menerima kritik dan saran demi kesempurnaan skripsi ini. Semoga karya yang singkat ini dapat bermanfaat bagi banyak orang dan memperkaya khasanah ilmu perpustakaan dan informasi Indonesia.

Medan,

Juni 2009

Penulis,

Harly Christy M. Siagian


DAFTAR ISI ABSTRAK .................................................................................................................. KATA PENGANTAR ................................................................................................. DAFTAR ISI ................................................................................................................ DAFTAR TABEL .......................................................................................................

i ii iv vi

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1.2 Rumusan Masalah ...................................................................................... 1.3 Tujuan Penelitian ....................................................................................... 1.4 Manfaat Penelitian .................................................................................... 1.5 Ruang Lingkup ........................................................................................

1 1 4 4 5 5

BAB II TINJAUAN TEORITIS ................................................................................. 6 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ................................................ 6 2.2 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ....................... 7 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ................................................. 7 2.2.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ................................................ 8 2.2.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................................. 9 2.3 Manajemen Pengetahuan ........................................................................ 10 2.3.1 Pengertian Manajemen Pengetahuan .............................................. 10 2.3.2 Manfaat Manajemen Pengetahuan ................................................. 12 2.3.3 Ruang Lingkup Manajemen Pengetahuan ...................................... 14 2.3.4 Strategi Penerapan Manajemen Pengetahuan ................................ 17 2.3.5 Aktivitas Manajemen Pengetahuan ............................................... 18 2.3.6 Model Manajemen pengetahuan ................................................... 20 2.4 Koleksi Perpustakaan ............................................................................ 30 2.5 Repository dan Grey Literature ............................................................. 32 2.5.1 Repository ................................................................................... 32 2.5.2 Grey Literature ............................................................................ 35 2.5.2.1 Pengertian Koleksi Grey Literature ................................... 35 2.5.2.2 Jenis Dokumen Grey Literature ......................................... 37 2.6 Pemilihan Bahan Pustaka ...................................................................... 38 2.7 Pengadaan ............................................................................................ 40 2.8 Inventarisasi ......................................................................................... 41 2.9 Pengolahan Grey Literature .................................................................. 43 2.9.1 Katalogisasi Deskriptif ................................................................. 44 2.9.2 Katalogisasi Subjek/Klasifikasi ..................................................... 46 2.9.3 Pembuatan Kelengkapan Koleksi ................................................. 48 2.9.4 Penyimpanan dan Penyusunan Koleksi ........................................ 48 2.9.5 Pengolahan Dokumen Elektronik ................................................. 49 2.9.5.1 Proses Digitalisasi Dokumen ............................................. 49 2.9.5.2 Proses Penyimpanan ......................................................... 51 2.9.5.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen ........... 52 Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

BAB III METODE PENELITIAN ......................................................................... 3.1 Lokasi Penelitian ................................................................................... 3.2 Populasi dan Sampel ............................................................................. 3.2.1 Populasi ........................................................................................ 3.2.2 Sampel ......................................................................................... 3.3 Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 3.4 Jenis dan Sumber Data .......................................................................... 3.5 Instrumen Penelitian ............................................................................. 3.5.1 Wawancara ................................................................................... 3.5.2 Kisi-Kisi Wawancara ..................................................................... 3.5.3 Prosedur Pelaksanaan Wawancara ............................................... 3.5.4 Analisis Data ................................................................................

54 54 54 54 55 55 55 56 56 58 58 58

BAB IV HASIL & PEMBAHASAN ...................................................................... 4.1 Pengadaan .......................................................................................... 4.1.1 Sumber Koleksi Grey Literature .................................................. 4.1.2 Pemilihan .................................................................................. 4.1.3 Orang-Orang yang Terlibat dalam Pemilihan ............................. 4.1.4 Prosedur Penerimaan ................................................................... 4.1.5 Prosedur Kerja Inventarisasi ....................................................... 4.1.6 Penerapan Manajemen Pengetahuan ............................................ 4.1.7 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan ........................ 4.2 Pengolahan Grey Literature ................................................................. 4.2.1 Pedoman Pengatalogan Deskriptif .............................................. 4.2.2 Penentuan Tajuk Subjek .............................................................. 4.2.3 Pedoman pengklasifikasian ......................................................... 4.2.4 Pedoman Entri Data ................................................................... 4.2.5 Prosedur Pengolahan Koleksi Grey Literature ............................. 4.2.6 Titik Akses ............................................................................... 4.2.7 Prosedur Pembuatan Kelengkapan Koleksi ................................ 4.2.8 Prosedur Kerja Penyimpanan Koleksi .......................................... 4.2.9 Penerapan Manajemen Pengetahuan ........................................... 4.2.10 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan ...................... 4.3 Pengolahan Repository ......................................................................... 4.3.1 Pedoman Pengolahan ................................................................ 4.3.2 Prosedur Pengolahan ................................................................. 4.3.3 Isi Dokumen yang Dilayankan .................................................. 4.3.4 Format File ............................................................................... 4.3.5 Langkah-Langkah Penelusuran ................................................. 4.3.6 Titik Akses ............................................................................... 4.3.7 Penerapan Manajemen Pengetahuan ........................................... 4.3.8 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan .......................

59 59 59 60 61 60 64 66 66 66 67 67 68 68 69 73 73 74 74 74 75 75 76 82 82 82 83 83 83

BAB V KESIMPULAN & SARAN ........................................................................ 85 5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 85 5.2 Saran ..................................................................................................... 86 DAFTAR PUSTAKA

............................................................................................... 88


LAMPIRAN

DAFTAR TABEL Tabel – 1 : Perbedaan File Base Approach dan Database Approach ................................ 51 Tabel – 2 : Kisi – Kisi Wawancara .............................................................................. 58 Tabel – 3 : Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) .................................................. 60 Tabel – 4 : Alur Kerja Produksi Digital ....................................................................... 77


BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam beberapa tahun terakhir ini banyak dibicarakan perkembangan manajemen pengetahuan yang menurut para profesi informasi dan perpustakaan bukan lagi merupakan konsep baru. Berbagai definisi manajemen pengetahuan juga telah dikemukakan oleh sejumlah ahli sesuai dengan lingkungan kerja, institusi dan kebutuhannya masing-masing. Salah satunya adalah yang dikemukakan Natarajan dan Shekar dalam Mangkuprawira (2008 : 1) bahwa: Manajemen Pengetahuan didefinisikan sebagai kegiatan terstruktur dari organisasi dalam rangka memperbaiki kapasitas organisasinya. Caranya adalah dengan memperoleh, membagi, dan memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan derajat kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. Manajemen pengetahuan berkaitan dengan pengetahuan eksplisit yang sudah terdokumentasi/terformalisasi (dikodifikasi) dalam dokumen dan database, dan pengetahuan implisit/tacit yang berwujud dalam pendidikan dan keterampilan kerja. Pengetahuan tacit/implisit atau disebut juga pengetahuan yang tidak terstruktur tersimpan dalam pengalaman individu dan faktor-faktor tak berwujud, seperti kepercayaan pribadi, perspektif, dan sistem nilai. Pengetahuan tacit susah untuk diartikulasikan dengan bahasa formal, isinya mencakup pemahaman pribadi, intuisi, dan firasat. Contohnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/ kemahiran, dan sebagainya. Sebelum

dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata-kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami. Pengetahuan eksplisit atau sering disebut pengetahuan formal dapat disampaikan dalam bahasa, juga termasuk nomor dan kata, tanda matematika, spesifikasi, manual, dan lainnya. Contohnya manual, buku, laporan penelitian, artikel, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb. Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya, selain itu

pengetahuan eksplisit dapat dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan.


Berdasarkan uraian pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit di atas maka dapat dinyatakan bahwa grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu contoh pengetahuan eksplisit. Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, terbitan pemerintah dan sebagainya. Menurut Cathy Outten (2003:1) bahwa: Gray Literature or “Grey Literature” is literature (often of a scientific or technical nature) that is not available through the usual bibliographic sources such as databases or indexes. It can be both in print and, increasingly, electronic formats. Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature (literatur kelabu) adalah tulisan (merupakan laporan teknis dan ilmiah) baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik yang tidak tersedia di dalam sumber bibliografi sebagai pangkalan data atau indeks. Koleksi grey literature (literatur kelabu) dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan serta bermanfaat bagi pelaksana penelitian selanjutnya sehingga perlu dikelola dengan baik. Setiap perpustakaan mempunyai cara dan peraturan masing-masing dalam mengelola koleksi ini, namun prosedur antara yang satu dengan yang lain tidak jauh berbeda. Kegiatan pengolahan grey literature (literatur kelabu) itu sendiri dimulai dari proses penerimaan, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, sampai koleksi grey literature tersebut siap disajikan kepada pengguna. Dalam kegiatan pengolahan koleksi grey literature, perpustakaan dapat menerapkan manajemen pengetahuan, karena manajemen pengetahuan dipandang sebagai cara efektif dalam pengorganisasian dan penyediaan informasi dan pengetahuan bagi sivitas akademika. Bagi perpustakaan manajemen pengetahuan bukanlah hal yang baru dan aktivitas manajemen pengetahuan merupakan aktifitas keseharian di perpustakaan yang meliputi pengadaan dan perekaman, penyaringan, pengorganisasian, penyimpanan, penyebaran dan akses, serta pemanfaatan pengetahuan. Konsep manajemen pengetahuan dapat diintegrasikan dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pendistribusian pengetahuan yang menyangkut lembaga induknya sehingga dengan penerapan manajemen pengetahuan ini sejumlah dokumen yang tergolong grey literature dapat mengalir ke perpustakaan dan dapat segera dimuat pada situs web seperti yang telah dilakukan oleh sejumlah perpustakaan selama ini. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Sebagai salah satu perpustakaan perguruan tinggi, Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tidak luput dari keharusan untuk melengkapi koleksinya dengan koleksi grey literature (literatur kelabu). Hal ini erat hubungannya dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagai pusat deposit terbitan Universitas Sumatera Utara baik berbentuk tercetak maupun elektronik. Melalui observasi awal, jumlah koleksi grey literature sebanyak 19.566 judul dan 22.554 eksemplar yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, karya ilmiah dosen, laporan penelitian, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar, pidato rector, prosiding. Koleksi grey literature ini terdapat dalam dua bentuk yaitu tercetak dan elektronik. Dalam kegiatan pengolahan grey literature dilaksanakan oleh 17 orang. Untuk pengolahan grey literature tercetak dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan buku (monograf). Setelah grey literature diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan kemudian diinventarisasi, yaitu diberikan stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, memasukkan nomor barcode ke komputer, setelah itu barulah diklasifikasi dan dikatalog kemudian disimpan atau ditempatkan pada layanan deposit. Sedangkan untuk bentuk elektroniknya, grey literature tercetak dikonversi ke bentuk digital dan ditempatkan pada database perpustakaan yang dapat diakses melalui internet. Koleksi grey literature yang tercetak disimpan atau ditempatkan pada satu ruangan pada layanan deposit yang berada di lantai IV Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dan grey literature yang elektronik ditempatkan pada USU Repository yang dapat diakses dalam bentuk teks penuh melalui situs web perpustakaan. Dalam pengolahan koleksi grey literature timbul pertanyaan apakah manajemen pengetahuan telah diterapkan dalam pengolahan koleksi tersebut? Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih mendetail mengenai pengolahan koleksi grey literature yang dimiliki dan melihat penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Untuk itu penulis menetapkan judul penelitian “Penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.” Penetapan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara sebagai unit analisis dikarenakan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memiliki ketersediaan koleksi grey literature yang cukup besar dan signifikan dibandingkan dengan perpustakaan


perguruan tinggi lainnya ditambah lagi koleksi tersebut tidak hanya tersedia dalam bentuk tercetak saja tetapi juga dalam bentuk elektronik.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah “Bagaimanakah penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara?” Rumusan masalah di atas dirinci dalam pertanyaan-pertanyaan berikut: 1. Bagaimanakah pengolahan grey literature dan koleksi repository di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilaksanakan? 2. Apakah manajemen pengetahuan diterapkan didalamnya? 3. Bagaimanakah prosedur kerja pengolahan grey literature dan koleksi repository? 4. Apakah pedoman yang digunakan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository?

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk: 1. Mengetahui pengolahan grey literature dan koleksi repository pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. 2. Mengetahui penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository. 3. Mengetahui prosedur kerja pengolahan grey literature dan koleksi repository. 4. Mengetahui pedoman yang digunakan dalam pengolahan grey literature dan koleksi repository.

1.4 Manfaat Penelitian Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi: 1. Penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan, serta pemahaman tentang manajemen pengetahuan dan pengolahan grey literature. 2. Peneliti, hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan. 3. Perpustakaan USU, untuk dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam penerapan manajemen pengetahuan untuk mengolah grey literature.

1.5 Ruang Lingkup Untuk memudahkan penyelesaian penelitian ini dan sebagai pedoman penulisan, penulis memberikan batasan ruang lingkup penelitian yang mencakup: 1. Konsep manajemen pengetahuan yang luas dan kompleks, maka penelitian ini dibatasi hanya pada pengolahan pengetahuan eksplisit saja. 2. Koleksi grey literature dan pengolahannya pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.


BAB II TINJAUAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada lembaga pendidikan atau badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, akademi. Untuk memperjelas pengertian perpustakaan perguruan tinggi, penulis mengutip beberapa pendapat tentang pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 3), dinyatakan bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya.” Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 51), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu tercapainya tujuannya.” Selain kedua pendapat di atas, Sutarno (2006 : 35) menyatakan bahwa “perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang mencakup universitas, sekolah tinggi, institut, akademi, dan lain sebagainya yang tugas dan fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi)”.


Dari ketiga pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu tercapainya visi, misi dan tujuan perguruan tingginya.

2.2 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.2.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pendirian perpustakaan perguruan tinggi sudah tentu dengan maksud atau tujuan tertentu yang sesuai dengan tujuan perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung. Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 52), bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi secara umum adalah: 1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi. 2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar. 3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan. 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal. Selain pendapat di atas, Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 4) mengemukakan bahwa: Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu perguruan tinggi dalam program pengajaran. Sebagai unsur penunjang tri dharma perguruan tinggi tersebut, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut: 1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi. 2. Mengadakan buku, jurnal dan merawat pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh mana dana tersedia. 3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh sivitas akademika. 4. Menyediakan sarana bibliografi yang ada untuk menunjang pemakaian pustaka. 5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka. 6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan. Dari kedua uraian pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi semua kebutuhan sivitas akademika akan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

informasi yang dibutuhkan dalam mendukung pencapaian prestasi pada lingkungan akademik maupun pada pengabdian masyarakat selanjutnya.

2.2.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam melaksanakan Tridharma perguruan tinggi yang diembannya, sudah tentu perpustakaan harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 3) fungsi perpustakaan adalah: a. b. c. d. e.

Sebagai sarana simpan karya manusia Sebagai sumber informasi (fungsi informasi) Sebagai sarana rekreasi (fungsi rekreasi) Sebagai sarana pendidikan (fungsi pendidikan) Sebagai sarana pengembangan kebudayaan (fungsi kultural)

Selain pendapat di atas, dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 3), dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat ditinjau dari berbagai segi, yaitu: 1. Fungsi edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni sivitas akademika dan staf non akademik. 6. Fungsi deposit Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. 7. Fungsi interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah

sebagai

sumber

informasi

untuk

mendukung

kegiatan

pembelajaran,

pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar, materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran dan riset penelitian, serta sarana untuk menyimpan dan publikasi seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.

2.2.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk mencapai tujuan dan dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai tugas yang harus dilaksanakan. Rompas dalam Huda (2007 : 8) menyatakan bahwa tugas pokok perpustakaan dapat dibagi atas 4 kelompok berikut: a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam. b. Mengolah berupa diklasifikasi, dikatalog, dan sebagainya bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang akan memakainya. c. Menyimpan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka. d. Memberi pelayanan dan informasi yang disediakan. Sedangkan dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 5) tugas perpustakaan perguruan Tinggi adalah: Menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, merawat pustaka serta mendayagunakan baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat di luar kampus. Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah: 1. Mengikuti perkembangan serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran. 2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya. 3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti. 4. Kemutakhiran koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara dan merawat pustaka serta menyebarluaskan dan mendayagunakan pustaka dengan memberikan fasilitas dalam mengakses pustaka yang tersedia dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi pengguna.

2.3 Manajemen Pengetahuan 2.3.1 Pengertian Manajemen Pengetahuan Definisi manajemen pengetahuan masih beragam antar berbagai ahli. Dalam

makalahnya “The ABC’s of Knowledge Management” Santosus dan Jon (2005 : 1) menyatakan“Unfortunately, there’s no universal definition of KM, just as there’s no agreement as to what constitutes knowledge in the first place. For this reason, it’s best to think of KM in the broadest context” Pendapat di atas menerangkan bahwa tidak ada definisi manajemen pengetahuan yang universal, sama halnya dengan tidak adanya kesepakatan seperti apa yang membuat pengetahuan menjadi hal utama. Karena itu manajemen pengetahuan sebaiknya dipikirkan pada konteks yang lebih luas. Secara sederhana, mereka mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai keseluruhan proses membangkitkan nilai organisasi dari modal intelektual organisasi dan aset berbasis pengetahuan. Manajemen pengetahuan berakar pada banyak sekali disiplin ilmu, dengan demikian banyak sekali definisi mengenai manajemen pengetahuan. Definisi itu juga makin bervariasi dilihat dari cara organisasi menggunakan dan memanfaatkan pengetahuan. Cara pandang terhadap pengetahuan juga menentukan definisi manajemen pengetahuan tersebut. Beberapa dari definisi tersebut diantaranya seperti yang dikemukakan oleh

Widayana (2005 : 5) bahwa: Manajemen pengetahuan merupakan suatu sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi. Sehingga pengetahuan mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Definisi lain tentang manajemen pengetahuan dikemukakan pula oleh Turban dalam Aripradono (2008 : 5) bahwa “manajemen pengetahuan adalah sebuah proses yang

membantu organisasi melakukan identifikasi, seleksi, organisasi, penyebaran dan transfer informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari memori organisasi.” Selain kedua pendapat di atas, Horwitch dan Armacost dalam Sangkala (2007:6) mendefinisikan: Manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis. Untuk melengkapi pengertian-pengertian di atas, Indrajit dalam Mahardhika (2007 : 1) mengemukakan bahwa: Manajemen pengetahuan merupakan suatu konsep yang berpijak pada kesadaran akan pentingnya mengelola aset pengetahuan, baik yang bersifat tacit (berada di masing-masing individu) maupun eksplisit (tersebar di berbagai dokumen) yang dimiliki perusahaan. Inti pengelolaan yang dimaksud adalah bagaimana pengetahuan yang dimiliki atau terdapat pada perusahaan dikumpulkan, disimpan, diorganisasikan, disintesakan, disebarkan, dimanfaatkan, dan didayagunakan seoptimal mungkin bagi individu untuk meningkatkan kinerja bisnis. Keempat uraian di atas memiliki kesamaan yaitu mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai suatu sistem yang dibuat untuk membantu organisasi dalam melakukan penciptaan, pendokumentasian, pengumpulan, penyimpanan, penggolongan, pemanfaatan dan penyebaran serta pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat sehingga mudah digunakan kapan pun diperlukan oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. 2.3.2 Manfaat Manajemen Pengetahuan Pada prinsipnya manfaat dari konsep manajemen pengetahuan adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi. Menurut Webster Online Dictionary (2008 : 2) manfaat manajemen pengetahuan adalah: 1. They facilitate the collection, recording, organization, filtering, analysis, retrieval, and dissemination of explicit knowledge. This explicit knowledge consists of all documents, accounting records, and data stored in computer memories. This information must be widely and easily available for an organization to run smoothly. A KMS is valuable to a business to the extent that it is able to do this. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

2. They facilitate the collection, recording, organization, filtering, analysis, retrieval, and dissemination of implicit or tacit knowledge. This knowledge consists of informal and unrecorded procedures, practices, and skills. This “how-to” knowledge is essential because it defines the competencies of employees. A KMS is of value to a business to the extent that it can codify these “best practices”, store them, and disseminate them through-out the organization as needed. It makes the company less susceptible to disruptive employee turnover. It makes tacit knowledge explicit. 3. They can also perform an explicitly strategic function. Many feel that in a fast changing business environment, there is only one strategic advantage that is truly sustainable. That is to build an organization that is so alert and so agile that it can cope with any change, no matter how discontinuous. This agility is only possible with an adaptive system like a KMS which creates learning loops that automatically adjust the organizations knowledge base every time it is used. 4. These three benefits mentioned above can be extended to the whole supply chain with the use of extranet based knowledge portals. Pendapat di atas dapat diartikan bahwa manfaat manajemen pengetahuan adalah: 1. Memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran pengetahuan eksplisit. Pengetahuan eksplisit yang dimaksud terdiri dari seluruh dokumen dan data yang disimpan disimpan di komputer. Informasi ini harus secara menyeluruh dan dengan mudah tersedia untuk kelangsungan organisasi. 2. Memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit yang dimaksud terdiri dari prosedur informal dan tidak terekam, latihan dan keahlian. Pengetahuan ini penting karena dapat menunjukkan kompetensi pegawai. 3. Dapat menunjukkan fungsi strategis dengan sangat jelas. Banyak yang merasakan bahwa dalam perubahan lingkungan bisnis yang begitu cepat, hanya ada satu manfaat strategis yang benar-benar dapat bertahan yaitu untuk membangun suatu organisasi agar selalu waspada, gesit dan dapat mengatasi segala perubahan. Ketangkasan ini hanya mungkin dilakukan dengan mengadaptasi

suatu

sistem

seperti

manajemen

pengetahuan

yang

menciptakan lingkaran pembelajaran yang secara otomatis menyesuaikan dasar pengetahuan organisasi setiap kali digunakan.


4. Ketiga manfaat yang disebutkan di atas dapat diperluas dengan menggunakan extranet berbasis portal pengetahuan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa manfaat manajemen pengetahuan adalah untuk memfasilitasi pengumpulan, perekaman, pengorganisasian, penyaringan, analisis, temu kembali dan penyebaran pengetahuan eksplisit dan pengetahuan implisit, serta dapat menunjukkan fungsi strategis dengan sangat jelas. Dan manfaat ini dapat diperluas dengan menggunakan extranet berbasis portal pengetahuan. Menurut Frappaolo dan Toms dalam Dewiyana (2008 : 10), fungsi aplikasi manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi ada lima, yaitu: 1. Intermediation: yaitu peran perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan. Peran tersebut untuk mencocokkan (to match) kebutuhan pencari pengetahuan dengan sumber pengetahuan secara optimal. Dengan demikian, intermediation menjamin transfer pengetahuan berjalan lebih efisien. 2. Externalization: yaitu transfer pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal, dengan cara seefisien mungkin. Externalization dengan demikian adalah menyediakan sharing pengetahuan. 3. Internalization: adalah “pengambilan” (extraction) pengetahuan dari tempat penyimpanan eksternal, dan penyaringan pengetahuan tersebut untuk disediakan bagi pencari yang relevan. Pengetahuan harus disajikan bagi pengguna dalam bentuk yang lebih cocok dengan pemahamannya. Maka, fungsi ini mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan. 4. Cognition adalah fungsi suatu sistem untuk membuat keputusan yang didasarkan atas ketersediaan pengetahuan. Cognition merupakan penerapan pengetahuan yang telah berubah melalui tiga fungsi terdahulu. 5. Measurement, yaitu kegiatan knowledge management untuk mengukur, memetakan dan mengkuantifikasi pengetahuan korporat dan performance dari solusi knowledge management. Fungsi ini mendukung empat fungsi lainnya, untuk mengelola pengetahuan itu sendiri. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi aplikasi manajemen pengetahuan adalah sebagai perantara transfer pengetahuan antara penyedia dan pencari pengetahuan dari pikiran pemiliknya ke tempat penyimpanan (repository) eksternal.

2.3.3 Ruang Lingkup Manajemen Pengetahuan Konsep manajemen pengetahuan memiliki ruang lingkup yang luas meliputi teknologi informasi, dukungan dari pihak manajemen, budaya, strategi dan tujuan, struktur organisasi, motivasi dan manajemen sumber daya manusia. Finerty dalam Handayani (2008 : 38) menyatakan bahwa: Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Terdapat beberapa faktor atau kata kunci dalm rangka mengimplementasikan konsep manajemen pengetahuan dalam perpustakaan, yakni: 1. Creation Sebagai media untuk melakukan transfer pengetahuan, perpustakaan tidak menciptakan pengetahuan. Namun perpustakaan memiliki andil dalam proses pemicu berkembangnya pengetahuan. Dengan adanya perpustakaan, pengetahuan dari pengguna perpustakaan akan bertambah. Hal ini akan mendukung proses pengembangan pengetahuan. Sehingga bila dihubungkan dengan konsep creation, perpustakaan harus mampu menjadi pemicu (trigger) bagi perkembangan pengetahuan para penggunanya. 2. Utilization Konsep utilization berhubungan dengan utilisasi dari sistem itu sendiri. Dalam hal ini, utilisasi sistem perpustakaan adalah bagaimana tingkat utilitas atau pemakaian dari perpustakaan. Seberapa tinggi tingkat utilitasnya, tergantung pada seberapa sering pengguna (user) memanfaatkan fasilitas perpustakaan. Karenanya, perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa untuk dapat memenuhi kebutuhan penggunanya. Misalnya, dengan koleksi buku-buku yang lengkap. 3. Storing Konsep storing adalah salah satu proses transfer pengetahuan. Dalam hal ini perpustakaan harus mampu menyediakan pelayanan yang memuaskan bagi pengunjung, seperti prosedur yang tidak rumit untuk pembuatan kartu anggota dan peminjaman, pelayanan yang cepat, keramahan dari petugas perpustakaan serta didukung oleh fasilitas yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pengunjung. 4. Acquisition Acquisition berarti kemahiran. Dalam hal ini, transfer pengetahuan yang diberikan oleh perpustakaan harus mampu memberikan nilai tambah bagi pengunjungnya. Kemahiran dalam hal ini adalah tingkat pemahaman tentang suatu bidang ilmu yang makin bertambah, bertambahnya ketrampilan terutama dalam hal membaca dan menulis. 5. Distribution/sharing Berdasarkan konsep ini, perpustakaan harus mampu berfungsi sebagai transfer pengetahuan. Artinya, bagaimana mentransfer pengetahuan yang ada dalam buku-buku ke dalam pemikiran penggunanya. Perpustakaan harus mampu memberikan kondisi dimana proses transfer pengetahuan dapat berjalan dengan sempurna. 6. Structure Konsep struktur mengarah tentang bagaimana struktur transfer pengetahuan. Perpustakaan harus mampu mendesain struktur yang benarbenar mendukung tujuan utama, yaitu transfer pengetahuan. Karenanya, perpustakaan harus dirancang sedemikian rupa agar business prosess tidak terlalu panjang dan tidak menghabiskan banyak waktu. 7. Technology Teknologi adalah suatu alat (tool) yang digunakan dalam mengembangkan sistem perpustakaan. Perkembangan teknologi informasi akan memberikan kemudahan kepada pengguna perpustakaan dan sistem Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

pelayanannya. Perpustakaan harus menggunakan keunggulan teknologi informasi jika tidak ingin tertinggal. Beberapa bagian penting dari teknologi informasi yang diperlukan meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan (network). Perangkat keras yang diperlukan dalam sistem perpustakaan antara lain, CPU, storage, media penghubung, kabel dan lain-lain. Perangkat lunak yang diperlukan adalah program untuk sistem perpustakaan. Namun tanpa membangun jaringan dengan dunia luar, perpustakaan ibarat ”katak dalam tempurung”. 8. Measurement Diperlukan pengukuran untuk mengetahui apakah implementasi KM telah berlangsung dengan baik. Konsep ini mengarah kepada pengukuran secara kuantitatif. Dengan parameter yang jelas. 9. Organizational Design Konsep ini mengarah kepada struktur organisasi perpustakaan. Struktur oraganisasi perpustakaan harus berorientasi pada kebutuhan. Artinya jangan sampai struktur dibuat terlalu birokratis dan terlalu banyak jabatan yang kurang perlu. Dalam hal ini perlu dilakukan analisis jabatan (job analysis). Hal ini akan menghilangkan jabatan-jabatan yang kurang perlu. Dengan demikian, efektifitas dan efisiensi sistem organisasi dapat tercapai. 10. Culture Perpustakaan harus memiliki kontribusi dalam menumbuhkembangkan budaya. Sesuai dengan kapasitasnya, perpustakaan harus mampu menumbuhkan nilai budaya membaca yang masih kurang di Indonesia. Kemudian kesepuluh faktor di atas dibagi atas dua lapisan yaitu: Manajemen pengetahuan memiliki ruang lingkup dua lapisan. Lapisan pertama adalah proses (process) meliputi utilization, storing, acquisition, distribution/sharing dan creation. Lapisan kedua meliputi structure, technology, measurement, organizational design, dan culture. Kedua lapisan tersebut terintegrasi membentuk ruang lingkup knowledge management. (Finerty dalam Muttaqien, 2006 : 9) Selain pendapat di atas, Bennet dalam Fajar (2009 : 9), menyatakan bahwa terdapat 5 kategori ruang lingkup manajemen pengetahuan diantaranya adalah: 1. Teknologi: berkaitan erat dengan beberapa hal yaitu memberdayakan, memfasilitasi dan menyebarluaskan inovasi keseluruh organisasi. 2. Isi (Content): berkaitan dengan nilai, relevansi dan keadaan informasi yang terkini 3. Proses: berkaitan dengan pengelompokan, pengumpulan, penyelarasan (synchronize), menganalisa dan penyebaran informasi. 4. Budaya (culture): berkaitan dengan komitmen, memberikan informasi ke orang lain (sharing), saling bertukar (exchange) dan membangun hubungan (relationship). 5. Pembelajaran (Learning): berkaitan dengan membangun kontekstual, membuat dan mengembangkan proses transfer ilmu.


Dari kedua pendapat di atas terdapat beberapa kesamaan yaitu ruang lingkup manajemen pengetahuan terdiri atas proses, teknologi dan budaya. Perbedaannya adalah terdapat beberapa penambahan kategori yang meliputi struktur, ukuran, desain organisasi, isi (content), dan pembelajaran (learning).

2.3.4 Strategi Penerapan Manajemen Pengetahuan Ada tiga aspek yang berkaitan dengan penerapan manajemen pengetahuan di organisasi. Dewiyana (2008 : 12) menyatakan bahwa ketiga aspek tersebut adalah: 1. People aspects, yaitu terdiri dari pendidikan, pengembangan, rekrutmen, motivasi, retensi, organisasi, uraian pekerjaan, perubahan budaya perusahaan, dan mendorong adanya pengembangan pemikiran, kerjasama dan partisipasi seluruh pegawai (share knowledge to creating value through social interaction). 2. Process aspects, yaitu terdiri dari proses inovasi, continues improvement, dan perubahan radikal seperti reengineering. 3. Technology aspects, yaitu terdiri dari informasi dan decision support system, knowledge-based system, dan data mining system. Pendapat di atas menguraikan bahwa ada tiga aspek yang berkaitan dengan penerapan manajemen pengetahuan, yaitu orang, proses, dan teknologi. Ketiga aspek tersebut saling berhubungan, saling mempengaruhi dan saling melengkapi. Menurut Sangkala (2007 : 201) terdapat sepuluh langkah strategi untuk menerapkan manajemen pengetahuan dalam organisasi, antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Analisis infrastruktur yang ada Mengaitkan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis Mendesain infrastruktur manajemen pengetahuan Mengaudit aset dan sistem pengetahuan yang ada Mendesain tim manajemen pengetahuan Menciptakan blueprint manajemen pengetahuan Pengembangan sistem manajemen pengetahuan Prototipe dan uji coba Pengelola perubahan, kultur dan struktur penghargaan Evaluasi kinerja, mengukur roi, dan perbaikan sistem manajemen pengetahuan.

Sedangkan menurut Brooking dalam Dewiyana (2008 : 15), ada empat langkah strategis aplikasi manajemen pengetahuan di perpustakaan, yaitu: 1. Identify knowledge, yaitu mengidentifikasi pengetahuan, termasuk level dan fungsinya yang sebenarnya. 2. Audit knowledge yaitu mengidentifikasi pengetahuan optimal yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang optimal. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

3. Document knowledge, yaitu mendokumentasikan asset menggunakan sistem dan alat-alat berbasis pengetahuan. 4. Disseminate knowledge, yaitu menyebarkan pengetahuan

pengetahuan

Kedua pendapat di atas dapat mengindikasikan bahwa strategi penerapan manajemen

pengetahuan

terdiri

dari

mengidentifikasi,

mengaudit

dan

mendokumentasikan asset pengetahuan yang ada, kemudian membangun infrastruktur komunikasi menggunakan metode dan alat-alat modern untuk penyebaran dan pengaksesan ke sumber informasi dan pengetahuan baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

2.3.5 Aktivitas Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan bagi perpustakaan sebenarnya bukan hal yang baru. karena

aktivitas

manajemen

pengetahuan

merupakan

aktivitas

keseharian

di

perpustakaan dan semua aktivitas manajemen pengetahuan identik dengan kegiatan rutin di perpustakaan yang meliputi pengadaan, penyaringan, pengorganisasian, penyimpanan, penyebaran dan akses, serta pemanfaatan pengetahuan. Menurut definisi konsultan internasional terkemuka Accenture yang dikutip oleh Kaham (2008 : 1), manajemen pengetahuan adalah “suatu proses pengelolaan sistematis yang berkaitan dengan aktivitas penciptaan, pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian informasi, pengetahuan, dan pengalaman untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.” Sedangkan Sangkala (2007 : 95) menyatakan bahwa “aktivitas utama manajemen pengetahuan terdiri dari penciptaan pengetahuan, akuisisi pengetahuan, transfer dan pengubahan pengetahuan, serta penyimpanan dan penggunaan kembali pengetahuan.” Selain itu Davenport et.al dalam Setiarso (2007 : 4) menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge management dalam praktek adalah sebagai berikut: 1. Menciptakan knowledge : knowledge diciptakan begitu manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadangkadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi; 2. Menangkap knowledge : knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal; 3. Menjaring knowledge : knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;


4. Menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya; 5. Mengolah knowledge : seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-todate. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat. 6. Menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

Dari ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa aktivitas manajemen pengetahuan terdiri dari penciptaan pengetahuan,

pengadaan dan perekaman

pengetahuan, penyaringan pengetahuan, pengorganisasian pengetahuan, penyimpanan pengetahuan, penyebaran dan akses pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan. Dalam melaksanakan aktivitas manajemen pengetahuan di atas tentunya diperlukan pegawai yang mampu melaksanakan seluruh aktivitas tersebut. Kompetensi yang dianggap esensial untuk memasuki ruang lingkup manajemen pengetahuan sebagaimana yang dikemukakan oleh praktisi terkemuka dari Amerika dan Eropa pada Chief Knowledge Officers Summit tahun 2000 dalam Kamil (2005:20) adalah: • • • • •

•

Kemampuan untuk belajar. Memiliki prakarsa diri. Mampu bekerja sama dalam sebuah kelompok. Intellectual linking: mampu bekerja dengan melihat fungsi dan kebutuhan organisasi secara keseluruhan. Memiliki rasa rendah hati dalam artian memahami bahwa orang lain mungkin mengetahui sesuatu yang tidak kita ketahui dan kita mampu belajar dari kesalahan kemampuan untuk berpikir dan bertindak dengan fokus akan hasil akhir. Kemampuan untuk menangani masalah kompleks.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan dibutuhkan suatu kompetensi yang terdiri dari adanya kemampuan untuk belajar, mampu bekerja sama, memiliki prakarsa diri dan intellectual linking, serta mampu untuk menangani masalah yang kompleks.

2.3.6 Model Manajemen Pengetahuan Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi.

Salah satu model manajemen pengetahuan dikemukakan oleh Oluic-Vukovic dalam Elita (2005 : 11) yaitu: yang menguraikan 5 langkah dalam rantai pemrosesan pengetahuan yaitu pengumpulan, penyusunan, penyaringan, penyampaian dan penyebaran. Model ini melingkupi lebih lengkap lagi cakupan aktifitas yang dilibatkan dalam aliran pengetahuan organisasi. Hampir menyerupai proses siklus hidup informasi yang menyarankan sekali lagi aspek yang saling berhubungan dari Information Management dan Knowledge Management. Selain model di atas, Liebowitz dalam Sulistyo-Basuki (2007 : 2) menyatakan bahwa: Membuat model KM pengolahan informasi yang memusatkan pada proses yang berkaitan dengan perolehan, kodifikasi, distribusi dan pendayagunaan pengetahuan terutama pengetahuan eksplisit serta proses yang diasosiasikan dengan menerjemahkan pengetahuan implisit menjadi pengetahuan eksplisit.” Menurut von Kroogh and Roos, Nonaka and Takeuchi, Choo, Wigg, Boisot, dan

Complex Adaptive System yang dikutip oleh Keramati dan Sarami (2008:4) terdapat 6 model manajemen pengetahuan, yaitu:

1. The von Krogh and Roos Model of Organizational Epistemology The von Krogh and Roos KM model takes an organizational epistemology approach and emphasizes that knowledge resides both in the minds of individuals and in the relations they form with other individuals. 2. The Nonaka and Takeuchi knowledge spiral Model The Nonaka and Takeuchi KM model focuses on knowledge spirals that explain the transformation of tacit knowledge into explicit knowledge and then back agains as the basis for individual, group, and organizational innovation and learning.


3. The Choo sense-making KM Model Choo has described a model of knowledge management that stresses sense making, knowledge creation and decision making concepts, bounded rationality. The Choo KM model focuses on how information elements are selected and subsequently fed into organizational actions.


In the sense-making stage; one attempts to make sense of the information streaming in from the external environment. Knowledge creating may be viewed as the transformation of personal knowledge between individuals through dialogue, discourse, sharing, and storytelling. Decision making is situated in rational decision-making models that are used to identify and evaluate alternatives by processing the information and knowledge collected to date. 4. The Wiig Model for Building and using knowledge The Wiig KM model is based on the principle that in order for knowledge to be useful and valuable, it must be organized through a form of semantic network that is connected, congruent, and complete, and that has perspective and purpose.

Build Knowledge

Learn from personal experience Formal education & training Intelligence sources Media, books

Hold Knowledge

In people In tangible forms

Pool Knowledge

KM system (intranet, dbase) Group of people

Use Knowledge

In work context Embedded in work processes

5. The Boisot I-Space KM Model The Boisot KM model is based on the key concept of an information good that differs from a physical asset. Boisot distinguishes information from data by emphasizing that information is what an observer will extract from data as a function of his or her expectations or prior knowledge.


Phase 1

2

3

4

5

6

Name

Description

Scanning

Identifying threats and opportunities in generally available but often fuzzy data—i.e., weak signals. Scanning patterns such data into unique or idiosyncratic insights that then become the possession of individuals or small groups. Scanning may be very rapid when the data is well codified and abstract and very slow and random when the data is uncodified and context-specific Codification The process of giving structure and coherence to such insights—i.e., codifying them. In this phase they are given a definite shape and much of the uncertainty initially associated with them is eliminated. Problem‐solving initiated in the uncodifiedregionof the I‐Space is often both risky and conflict‐laden. Abstraction Generalizing the application of newly codified insights to a wider range of situations. This involves reducing them to their most essential features–i.e., conceptualizing them. Problem solving and abstraction often work in tandem Diffusion Sharing the newly created insights with a target population. Thediffusion of well codified and abstract data to a large population will be technically less problematic than that of data which is uncodifiedand context–specific. Only a sharing of context by sender and receiver can speed up the diffusion of uncodifieddata; the probability of a shared context is inversely achieving proportional to population size. Absorption Applying the new codified insights to different situations in a “learning by doing”or a “learning by using”fashion. Over time, such codified insights come to acquire a penumbra of uncodifiedknowledge which helps to guide their application in particular circumstances. Impacting The embedding of abstract knowledge in concrete practices. The embedding can take place in artifacts, technical or organizational rules, or in behavioral practices. Absorption and impact often work in tandem. 6. Complex Adaptive System Models of KM


The ICAS (intelligent complex adaptive systems) is a conceptual model developed to bring out the most important capabilities necessary to live and contribute in an unpredictable, dynamic, and complex society. Organizational intelligence

Shared purpose

Multidimensionality

Knowledge centricity

Optimum complexity flow

Selectivity

Permeable boundaries

Creativity

Complexity

Change

Keenam model di atas dapat diartikan sebagai berikut:

1. The von Krogh and Roos Model of Organizational Epistemology Model manajemen pengetahuan The von Krogh and Roos menggunakan pendekatan epistemology organisasi dan menekankan bahwa pengetahuan berada dalam pikiran individu dan dalam hubungan yang mereka bentuk dengan individu lainnya. 2. The Nonaka and Takeuchi knowledge spiral Model The Nonaka and Takeuchi menekankan pada spiral pengetahuan yang menjelaskan transformasi dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit dan kemudian kembali lagi sebagai dasar inovasi dan pengetahuan bagi individu, group, dan organisasi. 3. The Choo sense-making KM Model Model manajemen pengetahuan ini menekankan pada sense-making (masuk akal), penciptaan pengetahuan dan konsep pengambilan keputusan, yang


masuk akal. Model KM Choo fokus pada bagaimana unsur-unsur informasi dipilih dan sesudah itu dimasukkan dalam tindakan organisasi. Pada tahap sense-making dibuat satu usaha untuk dapat dimengerti menyangkut arus informasi dari dalam lingkungan eksternal. Penciptaan pengetahuan dapat dipandang sebagai perubahan bentuk dari pengetahuan pribadi antar individu melalui dialog, ceramah, sharing, dan berceritera. Pengambilan keputusan diposisikan dalam model pengambilan keputusan yang masuk akal yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi dengan mengolah pengetahuan dan informasi yang dikumpulkan sampai saat ini. 4. The Wiig Model for Building and using knowledge Model ini didasarkan pada prinsip bahwa agar pengetahuan menjadi berguna dan bernilai, pengetahuan itu harus diorganisir melalui suatu bentuk dari jaringan semantik yang berhubungan, sama dan sebangun, dan lengkap, serta memiliki prospek dan tujuan. 5. The Boisot I-Space KM Model Model ini didasarkan pada konsep bahwa informasi berbeda dari aset fisik. Boisot membedakan informasi dari data dengan menekankan bahwa informasi adalah hasil ekstrak dari data yang merupakan pra-pengetahuan. 6. Complex Adaptive System Models of KM ICAS (intelligent complex adaptive system) adalah suatu model konseptual yang dikembangkan untuk menunjukkan kemampuan terpenting untuk hidup dan menyumbang dalam suatu masyarakat yang tidak dapat diramalkan, dinamis, dan kompleks. Karakter dibutuhkan untuk sukses dan bertahan: 1. Organizational intelligence 2. Shared purpose 3. Selectivity 4. Optimum complexity 5. Permeable boundaries 6. Knowledge centricity Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

7. Flow 8. Multidimensionality Ketika

diterapkan

pada

organisasi,

Wigg

memperluas

pandangan

kecerdasan/inteligen ini dan mempertimbangkan kemampuan seseorang untuk berpikir, memberi alasan, memahami, dan bertindak. Ia menganggap kecerdasan/inteligen yang dipergunakan dalam organisasi yang meliputi kemampuan untuk menginovasi, memperoleh pengetahuan, dan menerapkan pengetahuan itu pada situasi yang relevan. (Dari suatu sudut pandang organisasi, pekerja dan organisasi mereka dapat memperlihatkan perilaku cerdas)

Proses pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management System Process) dalam organisasi terdiri dari 7 proses (Asro, 2008 : 4), yaitu: 1. Penetapan Sasaran Pengetahuan. Tujuan proses ini adalah menentukan jenis dan tingkat pengetahuan yang diperlukan oleh suatu organisasi. Jenis dan tingkat pengetahuan yang diperlukan tersebut dapat diketahui dengan melihat: 1) Sasaran dan strategi organisasi; 2) Kelemahan organisasi; 3) Key sucess factor organisasi; 4) Value chain organisasi. Penjelasannya adalah sbb: Pada dasarnya setiap organisasi (baik itu berupa perusahaan, unit kerja dalam perusahaan maupun organisasi sosial) memiliki sasaran yang hendak dicapai. Untuk mencapai sasaran tersebut, organisasi menyusun suatu strategi. Agar strategi bisa berjalan, organisasi membutuhkan berbagai sumber daya termasuk sumber daya pengetahuan. Jadi, pengetahuan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi dapat diperoleh dengan melihat sasaran dan strategi organisasi tersebut. Selain itu, pengetahuan yang diperlukan oleh organisasi juga dapat diketahui dengan melihat apa yang menjadi kelemahan organisasi tersebut dibandingkan dengan pesaingnya, hal ini disebabkan pengetahuan yang seharusnya diperlukan tetapi tidak dimiliki organisasi akan menjadi kelemahan organisasi tersebut. Selain itu, identifikasi pengetahuan yang diperlukan oleh organisasi dapat juga dilakukan dengan melihat faktor kunci sukses (key success factor – KSF) dari organisasi tersebut. KSF merupakan faktor-faktor yang harus dimiliki suatu organisasi agar bisa menjadi pemain yang diperhitungkan. Jadi dengan mengetahui KSF, dapat diidentifikasi ragam pengetahuan yang diperlukan. Pendekatan lainnya untuk mengetahui pengetahuan yang diperlukan organisasi adalah dengan memanfaatkan diagram rantai nilai (value chain) yang dikembangkan oleh Michael Porter. Dalam rantai nilai, terdapat 5 kegiatan utama (primary activities) dan 4 kegiatan pendukung (support activities). Masing-masing kegiatan memiliki indikator kinerja. Kinerja tersebut bisa dicapai jika organisasi tersebut memiliki pengetahuan yang yang diperlukan, sebaliknya jika kinerja tidak Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

2.

3.

4.

5.

tercapai, maka kemungkinan organisasi belum memiliki pengetahuan yang diperlukan. Evaluasi Pengetahuan. Proses ini bertujuan mengidentifikasi dan mengevaluasi pengetahuan yang sudah dimiliki organisasi dan sekaligus mengukur tingkat pengetahuan yang dimiliki tersebut. Hasil evaluasi pengetahuan kemudian dibandingkan dengan pengetahuan yang seharusnya dimiliki organisasi yang diperoleh dari proses sebelumnya (penetapan sasaran pengetahuan), sehingga dapat diketahui apakah organisasi tersebut sudah memiliki pengetahuan yang memadai atau tidak. Evaluasi pengetahuan yang dimiliki organisasi dapat dilakukan dengan melihat: 1) Kekuatan dan kelemahan organisasi; dan 2) Value chain organisasi. Kekuatan organisasi menunjukan bahwa ragam pengetahuan yang dimiliki lebih baik dibandingkan dengan pesaingnya, sebaliknya kelemahan akan menunjukan bahwa pengetahuannya masih dibawah pesaingnya. Pada diagram rantai nilai (value chain), setiap kegiatan (baik kegiatan primer maupun kegiatan pendukung) memiliki indikator yang merupakan ukuran keberhasilan yang ditetapkan. Jika kinerja tercapai berarti pengetahuan yang dimiliki organisasi sudah memadai, sebaliknya jika tidak tercapai, maka berarti pengetahuan organisasi masih belum memadai dibandingkan dengan yang dibutuhkan. Akusisi Pengetahuan. Melalui penetapan sasaran pengetahuan dan evaluasi pengetahuan, dapat diketahui jenis dan tingkat pengetahuan yang sudah dimiliki organisasi dan pengetahuan yang belum dimiliki namun sangat diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi (kesenjangan pengetahuan). Akusisi pengetahuan merupakan kegiatan untuk memperkecil/menghilangkan kesenjangan ini. Proses akusisi pengetahuan dapat dilakukan melalui berbagai cara, antara lain pelatihan, riset, kerja sama dengan organisasi lain, perekrutan tenaga profesional, konsultasi, seminar/workshop, dsbnya. Pengembangan Pengetahuan. Perlu diketahui, bahwa tidak semua pengetahuan yang diperlukan organisasi tersedia di lingkungan eksternal. Hal ini umumnya terjadi pada perusahaan yang menjadi pemimpin pasar, atau pada perusahaan yang beroperasi pada lingkungan yang sangat turbulen. Jika hal ini terjadi, maka organisasi harus mengembangkan sendiri pengetahuan yang diperlukannya tersebut. Distribusi Pengetahuan. Seorang karyawan yang baru pulang dari mengikuti pelatihan atau workshop misalnya, seringkali hanya menyimpan saja pengetahuan yang baru dimilikinya tersebut untuk dirinya sendiri dan tidak membaginya dengan karyawan lainnya, sehingga di organisasi tersebut hanya dia sendiri yang mngetahui pengetahuan baru tersebut. Dibanyak organisasi, kejadian ini sering kali ditemukan, jadi tidak heran jika banyak organisasi yang memiliki anggaran pelatihan yang besar tetapi tidak mampu menunjukan kinerja yang baik. Dalam proses distribusi pengetahuan, diharapkan setiap karyawan dapat berbagi pengetahuan baru yang dimilikinya. Dengan distribusi pengetahuan diharapkan agar pengetahuan yang dimiliki oleh seorang karyawan dapat disebarkan ke sebanyak mungkin karyawan lainnya di


organisasi. Distribusi pengetahuan tidak hanya terjadi antara individu karyawan, tetapi bisa juga antara unit kerja. Banyak organisasi yang memiliki keunggulan pada salah satu unit kerjanya. Unit kerja yang unggul tersebut dapat menularkan keunggulannya melalui penyebaran pengetahuan dan pengalamannya ke unit kerja lainnya. 6. Pemanfaatan Pengetahuan. Pengetahuan yang baru diperoleh baik melalui proses akusisi (eksternal) maupun melalui proses pengembangan dan distribusi (internal) baru akan bermakna jika pengetahuan baru tersebut dimanfaatkan atau diaktualisasikan dalam kegiatan sehari-hari di organisasi. Proses pemanfaatan pengetahuan ini dilakukan melalui asimilasi/kombinasi pengetahuan baru dengan pengetahuan/pengalaman yang sudah dimiliki sebelumnya dalam bentuk cara pandang baru, cara kerja baru atau kebijakan baru. 7. Pemeliharaan Pengetahuan. Pengetahuan yang sudah dimiliki organisasi baik melalui akusisi maupun pengembangan harus dipelihara sehingga tidak hilang dan terlupakan. Pengetahuan bisa hilang karena adanya perubahan personil yang memiliki pengetahuan, misalnya karena promosi, mutasi, pensiun, mengundurkan diri atau karena meninggal dunia. Pengetahuan yang ada juga bisa terlupakan jika tidak ada lagi kegiatan organisasi yang membutuhkan pengetahuan tersebut. Proses penyimpanan pengetahuan merupakan kegiatan yang ditujukan untuk memastikan bahwa pengetahuan organisasi selalu terpelihara dan tersimpan dalam bentuk yang mudah diakses, misalnya dalam bentuk electronic file, tata kerja, working file, dsbnya.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa proses pengelolaan pengetahuan dalam organisasi terdiri dari 7 proses yaitu penetapan sasaran pengetahuan, evaluasi pengetahuan, akusisi pengetahuan, pengembangan pengetahuan, distribusi pengetahuan, pemanfaatan pengetahuan, dan pemeliharaan pengetahuan.

2.4 Koleksi Perpustakaan Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh perpustakaan dalam mendukung berjalannya kegiatan pelayanan dan pemanfaatan koleksi karena koleksi dapat dijadikan daya tarik suatu perpustakaan agar selalu dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi yang dimiliki pun harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dalam melaksanakan program kegiatan perguruan tinggi tempat perpustakaan tersebut bernaung. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2003 : 580) dikemukakan bahwa “koleksi adalah kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian”. Sedangkan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

menurut Siregar (2002 : 2) “koleksi adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Selain kedua pendapat di atas, Sutarno (2006 : 70) mengemukakan bahwa “koleksi perpustakaan mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk), film strip dan koleksi bentuk tertentu, seperti lukisan, alat peraga, globe, foto, dan sebagainya”. Berdasarkan ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka baik berbentuk tercetak, terekam dan elektronik yang diolah, disimpan dan disajikan untuk memenuhi kebutuhan seluruh sivitas akademika akan informasi. Koleksi yang disediakan oleh suatu perpustakaan terdiri atas beberapa jenis dan jenis-jenis koleksi yang disediakan tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sumardji (1988 : 13) koleksi perpustakaan terdiri atas: 1. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari: • Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli, misalnya manuskrip; • Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah-majalah, surat kabar; • Koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape, dan lain-lain; 2. Berdasarkan bentuknya, koleksi perpustakaan terdiri dari: • Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya; • Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturanperaturan Pemerintah, dan sebagainya; • Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi; • Majalah, baik yang umum maupun yang khusus; • Surat kabar; • Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya; • Manuskrip; dan lain sebagainya Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 38) yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah: Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

a. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu. b. Buku referens, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan, dan lain-lain c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar d. Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain e. Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung maupun penerbit perguruan tinggi lainnya f. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya h. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya. Dari kedua pendapat yang dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan terdiri dari: 1. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya. 2. Terbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturanperaturan Pemerintah, dan sebagainya 3. Terbitan berkala, seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain. 4. Terbitan perguruan tinggi, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sebagainya. 5. Koleksi bukan buku, seperti film, slide, piringan hitam, tape, video kaset, dan sejenisnya.

2.5 Repository dan Grey Literature 2.5.1 Repository Repository merupakan suatu tempat atau ruang dimana sesuatu disimpan. Istilah repository digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa bentuk penyimpanan data dan koleksi digital. Menurut Mustaine (2008 : 1) repository adalah: Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short Repository means a place where anything is stored which can later be used again. Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu pada suatu pusat tempat dimana data dapat disimpan atau dirawat, suatu tempat tertentu yang secara rinci digunakan untuk menyimpan data digital, suatu lokasi dimana e-prints ditempatkan. Repository juga berarti suatu tempat dimana berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat juga mengacu pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa dia mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya repository berarti suatu tempat dimana segala sesuatunya dapat disimpan dan digunakan kembali. Selain pendapat di atas, dalam Freedom Foundation USA (2007 : 1) dinyatakan bahwa repository adalah: A repository is a place where data or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be: • A place where data are stored • A place where specifically digital data are stored • A site where eprints are located • A place where multiple databases or files are located for distribution over a network, • A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network. • A place to store specimens, including serum or other biological fractions • A place where anything is stored for probable reuse Uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat dimana data atau spesimen disimpan dan dirawat untuk perolehan kembali di masa depan. Sebuah repository dapat berupa: • tempat dimana data disimpan • tempat dimana data digital disimpan • tempat dimana e-prints diletakkan


• tempat dimana beberapa file atau database diletakkan untuk didistribusikan melalui suatu jaringan • penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan • tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lain • tempat dimana sesuatu disimpan untuk kemungkinan penggunaan kembali. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa terdapat kesamaan yaitu mendefinisikan repository sebagai suatu istilah yang mengacu pada tempat penyimpanan dan merawat data, tempat penyimpanan data digital/e-print, tempat penyimpanan beberapa file atau database untuk didistribusikan dalam suatu jaringan komputer, dan tempat dimana sesuatu disimpan dan dapat digunakan kembali. Repository merupakan hal yang penting bagi suatu universitas dan perguruan tinggi yang membantu dalam mengelola dan menangkap asset kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository digital dapat menyimpan material dalam cakupan yang luas untuk berbagai pemakai dan tujuan sehingga dapat mendukung proses pembelajaran, riset, dan administratif. Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang terkoordinir dan logis untuk menangkap, mengidentifikasi, menyimpan, dan temu kembali aset intelektual mereka. Hal ini menambah peluang untuk penggunaan yang efisien dari riset yang ada, meningkatkan peluang untuk menambah pengalaman pembelajaran dan mendorong kerja sama di dalam dan antar disiplin dan kelompok yang berbeda. Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang mana merupakan output dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak (postprint), format digital dari skripsi/thesis/desertasi, dan juga mungkin merupakan kumpulan data digital pada kegiatan akademik seperti dokumen administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Adapun tujuan utama memiliki repository adalah: • to create global visibility for an institution's scholarly research; • to collect content in a single location; • to provide open access to institutional research output by self-archiving it; Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

• to store and preserve other institutional digital assets, including unpublished or otherwise easily lost ("grey") literature (e.g., theses or technical reports). (Jain dan Anurag, 2008 : 4) Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut: •

untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset ilmiah institusi

•

untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal

•

menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan

•

untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi literatur yang tidak diterbitkan (grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis).

Adapun fungsi dari repository adalah: •

Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. (Wicaksono, 2005 : 5)

• •

2.5.2 Grey Literature 2.5.2.1 Pengertian Grey Literature Gray atau Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumendokumen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah, makalah seminar, dan terbitan pemerintah. Berbagai penulis memberikan bermacam-macam definisi tentang grey literature. C.P. Anger dalam Adi (2008 : 65) menyatakan bahwa: Grey literature adalah bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual (non-commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan dan penjilidan sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas. Misalnya: proseding, disertasi, bibliografi, laporan, dan sebagainya. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Selain pendapat di atas, Reitz (2004 : 68) dalam Dictionary for Library and Information Science mendefinisikan grey literature sebagai: Printed works such as reports, preprints, internal documents, Ph.D. dissertations, master’s theses, and conference proceedings, not readily available through regular market channels because they were never commercially published or listed or were poorly distributed. Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature (literatur kelabu) adalah hasil karya tercetak seperti laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, dan prosiding konferensi, yang tidak mudah tersedia melalui saluran pasar biasa karena mereka tidak pernah diterbitkan secara komersial atau didengar atau dengan buruk didistribusikan. Sedangkan menurut Virginia Institut of Marine Science (VIMS) (2003 : 1) pengertian grey literature adalah “this term refers to papers, reports, technical notes or other documents produced and published by governmental agencies, academic institutions and other groups that are not distributed or indexed by commercial publishers”. Uraian di atas menerangkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang merujuk pada laporan, catatan penelitian, atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil atau terbitan badan pemerintah, institusi akademik dan kelompok lainnya yang tidak didistribusikan atau diindeks oleh terbitan komersial. Selain pendapat di atas, Hirtle dalam Mason (2009 : 1) menyatakan bahwa grey literature adalah “the quasi-printed reports, unpublished but circulated papers, unpublished proceedings of conferences, printed programs from conferences, and the other non-unique material which seems to constitute the bulk of our modern manuscript collections”. Pendapat Hirtle di atas dapat diartikan bahwa grey literature adalah laporan tercetak, tidak dipublikasikan namun dalam bentuk kertas teratur; termasuk prosiding, hasil konferensi dan bahan unik lainnya untuk menyusun koleksi manuskrip modern. Berdasarkan keempat pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa grey literature adalah suatu istilah yang digunakan untuk kumpulan koleksi yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, institusi akademik, pusat penelitian, perhimpunan, lembaga atau asosiasi lainnya berupa makalah seminar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, terbitan pemerintah, dan lain-lain , baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

2.5.2.2 Jenis Dokumen Grey Literature Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, laporan penelitian, dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen grey literature (literatur kelabu). Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) yang menyatakan bahwa: Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu (grey literature) yang dimaksud adalah: 1. Skripsi, tesis, disertasi 2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb 3. Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4. Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb 5. Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa. 6. Publikasi Internal Kampus 7. Majalah atau Buletin Kampus. Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan grey literature (literatur kelabu) kedalam: Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi, tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang, laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan orisinil, objektif dan mutakhir. Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa dokumen grey literature (literatur kelabu) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat penelitian, organisasi atau asosiasi yang langka didapat berupa skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.

2.6

Pemilihan Bahan Pustaka


Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengkaji bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul dari pengguna perpustakaan. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah besar maupun jenis koleksinya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan. Dengan adanya keterbatasan tersebut maka penambahan koleksi harus diseleksi agar koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 427) tujuan pemilihan bahan pustaka adalah “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini serta masa mendatang”. Dalam pernyataan di atas jelas bahwa perpustakaan diharapkan dapat mengembangkan koleksinya secara baik dan seimbang agar tujuan pemilihan bahan pustaka tersebut dapat tercapai. Salah satu prinsip pemilihan bahan pustaka adalah unsur kerjasama dengan berbagai pihak. Agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan pihak-pihak tertentu. Adapun pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka menurut Siregar (2002 : 12) adalah: 1. Pustakawan 2. Subyek spesialis/pakar 3. Bagian Sirkulasi 4. Bagian Pengadaan 5. Pengguna Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui informasi tentang buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat Bantu untuk memudahkan seleksi. Adapun alat bantu pemilihan buku menurut Siregar (2002 : 14) adalah : “katalog penerbit, bibliografi nasional/daerah/khusus, daftar buku beranotasi (dengan keterangan singkat), Book in print, tinjauan buku, majalah yang sering memuat resensi buku, abstrak, sari karangan, dan saran dari pengguna”. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 14), alat Bantu pemilihan buku adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Bibliografi subjek khusus Daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain Timbangan buku Masukan dari pengguna perpustakaan

Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk memperlancar setiap pekerjaan diperlukan suatu prosedur/tatalaksana pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dilakukan. Adapun prosedur pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk mengatur mekanisme pemilihan bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan agar diperoleh hasil yang sesuai dengan masyarakat yang dilayaninya. Siregar (2002 : 16) menyatakan bahwa pemilihan bahan pustaka dilaksanakan dengan cara berikut: - Pemilihan buku dapat dilakukan berdasarkan saran pengguna perpustakaan. - Pemilihan buku dapat dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan buku, seperti katalog penerbit, bibliografi dan abstrak. - Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengevaluasi bukunya secara langsung melalui contoh yang dikirim oleh penerbit untuk diperiksa oleh perpustakaan (desk copy). - Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku dari kelompok atau media komunikasi. Sedangkan dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 12), langkah-langkah yang ditempuh dalam pemilihan bahan pustaka adalah: a. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawan. b. Pengusul menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data bibliografi yang lengkap. 1. Data untuk buku terdiri dari pengarang, judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN, jumlah yang dipesan, harga. 2. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN (kalau ada), harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atasan si pengusul. c. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau atasan pengontrol. d. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara: Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap bahan yang diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan. 2. Mencocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah, dan sebagainya. 3. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan. 4. Apabila oleh karena anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan, kemudian apabila tersedia dana, atau diusahakan dari sumber lain. 5. Apabila ada bahan yang diusulkan yang sudah ada atau sedang dalam pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah atau tidak. Usul diterima bila yang dipesan merupakan edisi yang lebih baru dan edisi yang dimiliki perpustakaan. 6. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan. Apabila perpustakaan dapat mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pelayanan di perpustakaan dapat ditingkatkan.

2.7

Pengadaan Pengadaan koleksi atau disebut juga acquisition, adalah seluruh kegiatan yang

berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, terbitan internal, maupun hadiah. Menurut Sutarno (2006:174), “pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi”. Sedangkan Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa “pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan”. Berdasarkan kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pengadaan koleksi adalah rangkaian kegiatan dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi yang dilakukan dengan menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Kegiatan pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 54), pengadaan bahan perpustakaan dapat dilaksanakan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Pembelian dan pelangganan Hadiah/sumbangan Pertukaran Wajib simpan terbitan perguruan tinggi Titipan


Sedangkan Sutarno (2006 : 177) menyatakan bahwa pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain: 1. Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga, 2. Melakukan tukar menukar, 3. Mendapatkan bantuan/sumbangan, 4. Menggandakan seperti membuat fotokopi, membuat duplikasi, membuat CD, dan lain sebagainya 5. Menerbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping koran. Berdasarkan kedua pendapat dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, tukar menukar, wajib simpan terbitan perguruan tinggi, penggandaan seperti membuat fotokopi, membuat duplikasi, membuat CD. Salah satu fungsi perpustakaan adalah sebagai pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Hal ini dapat dijadikan alasan utama bahwa setiap publikasi di lingkungan perguruan tinggi wajib diserahkan ke perpustakaan. Melalui pusat deposit ini, perpustakaan memungkinkan untuk mendapat tambahan bahan pustaka yang bersifat grey literature atau pustaka kelabu. Untuk perpustakaan perguruan tinggi, kegiatan pengumpulan atau pengadaan koleksi grey literature dapat dilakukan melalui wajib simpan terbitan perguruan tinggi dan koleksi ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor.

2.8

Inventarisasi Inventarisasi koleksi merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang masuk

menjadi milik perpustakaan ke dalam buku induk (buku inventaris) sebagai tanda bukti keberadaan koleksi tersebut di perpustakaan. Menurut Yulia (1993 : 144) “inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau kepemilikan perpustakaan”. Selain pendapat di atas, Soeatminah (1992 : 81) menyatakan bahwa Inventarisasi adalah kegiatan: • Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk, • Memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan, • Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima, Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

• Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku, • Memberi cap/stempel milik pada buku, pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya. Berdasarkan uraian di atas jelas bahwa pengertian inventarisasi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka milik suatu instansi/lembaga pada buku inventaris. Selain diberi nomor inventaris juga dibubuhi stempel perpustakaan sebagai tanda milik, melalui buku inventaris perpustakaan dapat menyusun statistik dan mengetahui buku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksipada tahun tertentu dan juga mengetahui bukubuku yang hilang. Buku inventaris atau buku induk dibuat kolom-kolom untuk mencatat ciri tertentu dari suatu bahan pustaka. Dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 19) kegiatan inventarisasi adalah sebagai berikut: 1. Setiap bahan yang diterima dibubuhi cap perpustakaan pemilik. 2. Setiap bahan yang dicatat dalam buku induk dengan kolom-kolom antara lain: 1) Nomor induk Nomor induk ini dapat diurutkan terus menerus dari tahun ke tahun, atau setiap berganti tahun dimulai pemberian nomor baru. Nomor induk ini dibubuhkan juga pada pustaka, pada tempat yang telah ditentukan. 2) Tanggal pendaftaran. 3) Pengarang. 4) Judul. 5) Edisi dan tahun. 6) Penerbit. 7) Harga (kalau ada) 8) Sumber (kalau hadiah atau tukar menukar). 3. Setelah dicatat bahan dikirim ke bagian pengelolaan untuk diolah lebih lanjut.

Selain pendapat di atas, Soeatminah (1992 : 84) menyatakan bahwa: Untuk menginventarisasi bahan pustaka, digunakan buku folio bergaris dengan kedua mukanya dan dibagi dalam kolom-kolom untuk mencatat identitas pustaka yang perlu diketahui. Kolom-kolom dalam buku inventaris: - tanggal pendaftaran - nomor inventaris (nomor urut dari kecil ke besar) - pengarang - judul Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

- edisi/tahun - penerbit - sumber (hadiah, sumbangan atau pembelian) - harga (kalau sumber pembelian) - jumlah (dibagi 2 kolom untuk eks. dan judul) - bahasa (dibagi 2 kolom untuk Ind. dan Asing) - jenis (referensi, informasi, fiksi, dll) - keterangan (digunakan kelak apabila diperlukan) Proses kegiatan inventarisasi bertujuan agar perpustakaan dapat mengontrol kepemilikannya, dapat membuat laporan, statistik untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan pada kurun waktu tertentu. Ada beberapa hal yang perlu dicatat dalam inventarisasi yang meliputi judul, pengarang, penerbit, tahun terbit, harga, asal pembelian/hadiah, bahasa, dan jumlah eksemplar.

2.9

Pengolahan Grey Literature Salah satu aset yang perlu segera ditangani Perpustakaan Universitas Sumatera

Utara adalah dokumen grey literature (literatur kelabu) contohnya hasil penelitian, tesis, disertasi atau karya ilmiah yang dilakukan di lingkungan perguruan tinggi yang harus diolah dan memerlukan perawatan serta ruang yang besar untuk penyimpanannya. Kegiatan pengolahan dilakukan sejak bahan pustaka masuk ke perpustakaan sampai siap untuk dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Sutarno (2005 : 103) bahwa “pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai”. Kegiatan pengolahan ini bertujuan agar semua koleksi dapat ditemukan/ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Menurut Soeatminah (1992 : 81) “kegiatan kerja pengolahan bahan pustaka meliputi inventarisasi, klasifikasi, katalogisasi, memberi label buku, penyusunan kartu katalog, penyusunan buku, dan pengolahan majalah”. Sedangkan menurut Sutarno (2005 : 104) “kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi pekerjaan: membuat identifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyusunan koleksi, dan pengolahan dengan komputer.” Berarti dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

2.9.1 Katalogisasi Deskriptif Katalogisasi merupakan suatu proses membuat wakil buku-buku atau bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Menurut Sutarno (2005 : 105) “katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lain sebagainya.” Pada dasarnya katalog perpustakaan memiliki dua fungsi, yaitu sebagai daftar inventaris bahan pustaka dari suatu atau kelompok perpustakaan dan sebagai sarana temu balik bahan pustaka. Adapun tujuan dari pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana yang dikemukakan oleh Needham dalam Suhendar (2005 : 2) adalah: 1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat dan akurat. 2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek-subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu. 3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan karakternya (sastra atau berdasarkan topik). Melihat fungsi dan tujuan katalog perpustakaan di atas, maka jelas katalog bagi suatu perpustakaan sangat penting. Dalam melakukan kegiatan katalogisasi digunakan pedoman yang sudah baku dan biasa dipergunakan perpustakaan, baik dari Perpustakaan Nasional maupun lembaga yang lain, baik nasional atau internasional. Misalnya: •

Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2)

•

Pedoman Tajuk Subjek

•

Thesaurus

Hasil katalogisasi adalah kartu-kartu katalog yang memuat semua deskripsi setiap koleksi/informasi. Menurut Bafadal (2005 : 90) ada lima kelompok keterangan yang harus tertera pada katalog, yaitu: 1. Tajuk entri utama yang berupa nama keluarga pengarang atau nama utama pengarang (heading). 2. Judul buku, baik judul utama buku maupun sub judul (title statement). 3. Keterangan tentang kota terbit, nama penerbit, dan tahun terbit (imprint). 4. Keterangan tentang jumlah halaman, ukuran buku, ilustrasi, indeks, tabel, bibliografi, dan ependik (collation). Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

5. Keterangan singkat mengenai seri penerbitan, judul asli, dan pengarang aslinya (apabila buku tersebut merupakan terjemahan). Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa informasi yang dicantumkan dalam katalog adalah: 1.Nomor panggil atau call number (nomor kelas ditambah 3 huruf dari tajuk entri utama dan huruf pertama dari judul) 2.Tajuk entri utama 3.Judul dan pernyataan penanggung jawab 4.Edisi, 5.Keterangan tentang publikasi (tempat terbit, penerbit, tahun terbit) 6.Informasi tentang deskripsi fisik (jumlah halaman, keterangan ilustrasi, ukuran buku, daerah keterangan tentang seri penerbitan) 7.Catatan tentang informasi yang tidak termasuk dalam deskripsi di atas (judul asli, bibliografi, indeks) 8.Informasi tentang nomor standar 9.Informasi tentang entri tambahan (tracing). 2.9.2 Katalogisasi Subjek/Klasifikasi Katalogisasi subjek merupakan proses katalogisasi yang berhubungan dengan penentuan subjek bahan pustaka, termasuk didalamnya klasifikasi dan penentuan tajuk subjek. Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi pustaka, pustakawan harus mengetahui subjek/isi dari pustaka tersebut dengan menganalisis dan menentukan subjek dari pustaka tersebut terlebih dahulu. Ada beberapa unsur dari sebuah buku yang dapat memberi petunjuk tentang subjek buku tersebut, yaitu judul buku, pengantar, daftar isi, pendahuluan, bibliografi, dan indeks. Pada umumnya klasifikasi ialah suatu kegiatan pengelompokkan buku atau bahan pustaka menurut isinya. Kegiatan klasifikasi ini terdiri dari penentuan tajuk subjek dan nomor kelas. Soeatminah

(1992

:

81)

menyatakan

klasifikasi

adalah

“kegiatan

mengelompokkan buku-buku yang subjek/isinya sama dikumpulkan dan yang berbeda dipisahkan.”


Sedangkan menurut Sutarno (2005 : 105) “klasifikasi adalah pekerjaan mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/kelompok tertentu. Biasanya menurut subjek atau isi buku.” Dari kedua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi adalah suatu kegiatan atau proses memilih dan mengelompokkan buku-buku perpustakaan atau bahan pustaka lainnya berdasarkan sistem tertentu serta diletakkannya secara bersama-sama di suatu tempat. Tujuan dilakukannya klasifikasi adalah untuk mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan. Menurut Darmono (2007 : 115) tujuan klasifikasi dapat dirinci, sebagai berikut: 1. Menghasilkan urutan yang berguna Tujuan utama klasifikasi adalah menghasilkan urutan atau susunan bahan pustaka yang berguna bagi staf perpustakaan maupun bagi pemakai perpustakaan. 2. Penempatan yang tepat Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan serta mudah dikembalikan oleh petugas ke tempat yang pasti sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. 3. Penyusunan Mekanis Bahan pustaka baru mudah disisipkan diantara bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki. Demikian pula penarikan bahan pustaka (karena dipinjam) tidak akan mengganggu susunan bahan pustaka di jajaran. Dalam klasifikasi bahan pustaka ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar diperoleh hasil yang menguntungkan bagi pemakai jasa perpustakaan maupun bagi pustakawan. Menurut Hamakonda dalam Darmono (2007:117) langkah-langkah tersebut adalah: 1. Pertama-tama bahan pustaka diklasir berdasarkan subyeknya, kemudian bentuk penyajiannya. Ada perkecualian untuk bahan pustaka tentang kesusastraan, dengan bentuk lebih diutamakan daripada subyeknya. 2. Bahan pustaka perlu diklasir sesuai dengan apa yang menjadi maksud dan tujuan pengarang. 3. Bahan pustaka perlu diklasir berdasarkan subyek yang paling khusus. 4. Apabila bahan pustaka dapat ditempatkan pada dua nomor kelas yang samasama tepat, klasirlah bahan pustaka tersebut pada kelas yang paling bermanfaat bagi pemakai jasa perpustakaan dan pustakawan. 5. Apabila bahan pustaka membahas dua subyek atau lebih dan keduanya saling berhubungan, maka bahan pustaka tersebut diklasir pada subyek yang lebih dipentingkan oleh pengarangnya. Untuk menentukan subyek mana yang Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

menjadi titik tekan dari pengarang bisa dilihat dari subyek mana yang lebih banyak dibahas. 6. Apabila bahan pustaka membahas suatu subyek dari dua aspek atau lebih (hanya inter disipliner), klasirlah bahan pustaka tersebut pada aspek yang paling diutamakan di dalam pembahasannya. 7. Apabila bahan pustaka membahas suatu subyek yang belum atau tidak terdapat nomor kelasnya di dalam, bagan (sistem klasifikasi), klasirlah bahan pustaka tersebut pada nomor kelas yang paling dekat dengan subyek tersebut dan jangan membuat nomor sendiri. Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di dunia, yaitu DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classificatio), LCC (Library of Congress Classification), CC (Colon Classification), dan lain sebagainya. Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu.

2.9.3 Pembuatan Kelengkapan Koleksi Setelah selesai diinventarisasi, dikatalog dan diklasifikasi, maka selanjutnya dilakukan pembuatan kelengkapan koleksi, mulai dari label, kartu buku, slip tanggal kembali. Menurut Sutarno (2005 : 106) “kelengkapan koleksi bahan pustaka antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri, dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan.” Sedangkan Soeatminah (1992 : 82) menyatakan bahwa memberi label buku adalah kegiatan: 1. Memberi label sandi buku yang ditempel pada punggung buku. Sandi buku menunjukkan lokasi/tempat penyimpanan. 2. Membuat kartu buku untuk setiap eksemplar dan disimpan, dalam kantong yang ditempel di dalam buku. Kartu buku digunakan untuk administrasi peminjaman. 3. Membuat label tanggal dan ditempel di dalam buku. Label tanggal digunakan untuk mencatat tanggal pinjam dan/atau kembali. Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa pembuatan kelengkapan koleksi adalah suatu kegiatan dalam membuat label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal kembali, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri, dan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

kartu katalog tambahan), dan kelengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Dengan dibuatnya kelengkapan koleksi ini tentunya dapat memudahkan dalam penyusunan di rak, proses temu kembali bahan pustaka, dan juga proses peminjaman dan pengembalian.

2.9.4 Penyimpanan dan Penyusunan Koleksi Bahan pustaka yang sudah selesai diolah, disimpan atau ditempatkan ke dalam jajaran rak penyimpanan koleksi sesuai dengan jenis koleksi tersebut. Penyusunan koleksi dalam rak penyimpanan dilakukan dengan mempedomani system yang telah ditentukan perpustakaan. Menurut Sumardji (1988 : 36) penyimpanan dan penyusunan koleksi (shelving) ialah: Kegiatan menyimpan koleksi – bahan koleksi yang telah diolah/diproses sedemikian rupa di atas sampai selesai selesai berarti sudah menjadi koleksi perpustakaan – pada rak-rak buku/pustaka berdasarkan susunan menurut kelompok macamnya dan bidang ilmunya masing-masing maupun urutan nomor penempatan (call number), dan lain-lainnya. Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 83) penyusunan buku adalah: Kegiatan menempatkan buku-buku yang sudah selesai diolah dan telah dilengkapi dengan label di dalam rak/almari buku. Buku diatur sesuai dengan sandi buku, yang merupakan kode kelompok subjek/isi buku. Sandi buku biasanya terdiri dari kode klasifikasi, pengarang, dan kode judul. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa penyimpanan dan penyusunan koleksi ini adalah suatu kegiatan penyusunan dan penempatan koleksi yang sudah selesai diolah pada tempat tertentu sesuai dengan kode klasifikasi, pengarang, dan kode judul. Buku-buku yang subjek/isinya sama akan terkumpul dalam satu lokasi sehingga memudahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan buku-buku yang dikehendakinya.

2.9.5 Pengolahan Dokumen Elektronik Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi, penyimpanan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan digital (digital library).

2.9.5.1 Proses Digitalisasi Dokumen Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary (2007 : 1) dinyatakan bahwa “digitizing or digitization is a process or turning an analog signal into a digital representation of that signal”. Uraian di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut. Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008 : 1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization of everything that can be digitized.” Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat didigitasi. Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi ini dapat bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu: 1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan. 2. Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam proses editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat diolah dengan program pengolah kata. Untuk mengubahnya menjadi teks, dibutuhkan proses OCR. Proses OCR hanya dilakukan untuk halaman abstrak saja karena 2 (dua) alasan: Pertama, halaman abstrak perlu dikonversi menjadi teks, karena setiap kata di dalam abstrak akan diindeks menjadi kata kunci oleh software temu-kembali. Proses pengindeksan tersebut hanya dapat dilakukan terhadap dokumen dalam bentuk teks. Alasan kedua, proses OCR tidak dilakukan terhadap seluruh halaman karya akhir karena proses ini memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini. 3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain. (Pendit, 2007 : 244) Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3 tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library.

2.9.5.2 Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, termasuk di dalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi dapat menggunakan UDC (Universal Dewey Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classification) yang banyak digunakan perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.


Connoly dan Begg dalam Wahono (2006 : 4) menyatakan bahwa “ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach)”. Kedua pendekatan tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel-1 : Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach FileBase Approach Database Approach Data duplication Data sharing and no duplication Data dependence Data independence Incompatible file format Compatible file format Simple Complex Sumber: Supriyanto dan Ahmad (2008 : 45)

Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan yang dapat dipilih berdasarkan kebutuhan. 2.9.5.3 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen

Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah disimpan. Salton dalam Janusaptari (2006 : 2) menyatakan bahwa secara sederhana temu kembali informasi merupakan: Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya. Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008 : 1) mengemukakan bahwa temu kembali informasi (information retrieval) adalah: Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.


Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk mendefiniskan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan. Pada dasarnya penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen-dokumen dan seseorang (user) merumuskan suatu pertanyaan (request atau query) yang jawabannya adalah himpunan dokumen yang mengandung informasi yang diperlukan yang diekspresikan melalui pertanyaan user. User bisa saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya dengan membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, menyimpan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfect retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karena user tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk membaca seluruh koleksi dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik user tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu user menemukan dokumen yang diperlukannya. Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian, 2003 : 7). Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan efisiensi dari kedua pendekatan tersebut. Sistem Temu Kembali lnformasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari (2006 : 4) mengemukakan fungsi utama sistem temu kembali informasi sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan. 2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen) 3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna. 4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data. 5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data. 6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

BAB III Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian untuk membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian apa adanya. Menurut Suratmo (2002 : 16) “metode deskripsi adalah penelitian didasarkan pada data deskripsi dari suatu status, keadaan, sikap, hubungan atau suatu sistem pemikiran suatu masalah yang menjadi objek penelitian.” Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode wawancara. Metode ini memungkinkan peneliti mendapatkan informasi dengan cara memberikan pertanyaan terstruktur secara tertulis kepada responden, kemudian hasil wawancara akan dianalisa dengan metode deskriptif.

3.1 Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, yang berlokasi di Jl. Perpustakaan No.1, Kampus USU, Padang Bulan – Medan.

3.2 Populasi dan Sampel 3.2.1 Populasi Dalam melakukan suatu penelitian, peneliti harus menentukan kriteria populasi agar wilayahnya jelas dan dapat diketahui kuantitasnya. Menurut Sugiyono (1998 : 57) “populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: objek/subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya.” Berdasarkan pendapat tersebut, maka populasi penelitian ini adalah seluruh pegawai perpustakaan (pustakawan) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang mengolah grey literature. Pustakawan yang dimaksud yaitu pustakawan yang dianggap benar-benar terlibat langsung dengan pengolahan grey literature sampai akhirnya siap disajikan kepada pengguna. Adapun pustakawan yang menjadi populasi adalah pustakawan yang membidangi pengadaan, pustakawan yang membidangi pengolahan, dan pustakawan yang membidangi repository.


3.2.2 Sampel Dalam penelitian pengambilan sampel yang tepat merupakan langkah awal dari keberhasilan penelitian karena apabila pemilihan sampel dilakukan dengan tidak benar maka akan menghasilkan temuan-temuan yang kurang memenuhi sasaran. Menurut Sugiyono (1998 : 57) “sampel adalah sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.” Sampel dalam penelitian ini adalah pustakawan bagian pengadaan, pustakawan bagian pengolahan, dan pustakawan bagian repository.

3.3 Teknik Pengumpulan Data Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah: 1. Pengamatan,

yaitu

mengadakan pengamatan

langsung ke Perpustakaan

Universitas Sumatera Utara. 2. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mewawancarai responden. 3. Studi kepustakaan dan dokumen yaitu mempelajari buku, jurnal, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

3.4 Jenis dan Sumber Data Jenis dan sumber data penelitian ini adalah: 1. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara. 2. Data sekunder, yaitu data yang bersumber dari buku, jurnal, majalah, laporan , dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.5 Instrumen Penelitian Ada beberapa jenis instrumen yang dapat digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, sebagaimana yang dikemukakan oleh Sugiyono (1998 : 84-96) yaitu: Instrumen penelitian adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur fenomena alam maupun sosial yang diamati. Secara spesifik semua fenomena ini disebut variabel penelitian. Bentuk-bentuk instrumen mana yang akan dipilih tergantung beberapa faktor, diantaranya adalah teknik pengumpulan data yang akan digunakan. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

1. Angket digunakan bila responden jumlahnya besar, dapat membaca dengan baik, dan dapat mengungkapkan hal-hal yang sifatnya rahasia. 2. Observasi digunakan bila objek penelitian bersifat perilaku, proses kerja, gejala alam, responden kecil. 3. Wawancara digunakan bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah respondennya kecil. 4. Gabungan ketiganya digunakan bila ingin mendapatkan data yang lebih lengkap, akurat, dan konsisten. Pada penelitian ini penulis menggunakan wawancara sebagai instrumen penelitian.

3.5.1 Wawancara Salah satu metode pengumpulan data ialah dengan cara wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Menurut Narbuko (1997 : 83) “wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana 2 orang atau lebih bertatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan”. Metode wawancara ini dapat digunakan bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit. Ada beberapa macam wawancara, yaitu “tidak berstruktur (unstructured), terstruktur (structured), campuran (mixed), pemecahan masalah, dan stres interview”. (Handoko, 1997 : 94) Sedangkan Nasution (1982 : 135) menyatakan bahwa wawancara dapat dibagi dalam sejumlah jenis menurut berbagai caranya, misalnya menurut: 1. Fungsinya: (a) diagnostik (b) therapeutik (c) penelitian 2. Jumlah responden: (a) individual (b) kelompok 3. Lama interview: (a) singkat (b) panjang 4. Peranan pewawancara dan responden: (a) Terbuka, tak berstruktur, bebas, non-directive atau client-centered. (b) Tertutup, berstruktur. Pada umumnya dapat dibedakan dua macam wawancara/interview yaitu yang berstruktur dan tak berstruktur. Menurut Nasution (1982 : 135): Wawancara berstruktur dilakukan berdasarkan daftar pertanyaan dengan maksud dapat mengontrol dan mengatur berbagai dimensi wawancara itu antara lain pertanyaan yang diajukan telah ditentukan bahkan kadang-kadang juga jawabannya, demikian pula lingkup masalah, sehingga benar-benar dibatasi. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Wawancara tak berstruktur dilakukan dengan tidak mempersiapkan pertanyaan sebelumnya, pewawancara boleh menanyakan apa saja yang dianggapnya perlu dalam situasi wawancara itu. Pertanyaan tidak diajukan dalam urutan yang sama, bahkan pertanyaannya pun tak selalu sama. Namun ada baiknya bila pewawancara sebagai pegangan mencatat pokok-pokok penting yang akan dibicarakan sesuai dengan tujuan wawancara. Dari uraian di atas, penulis memilih menggunakan teknik wawancara berstruktur dalam penelitian ini.

3.5.2 Kisi-Kisi Wawancara Tabel-2. Komponen faktor-faktor yang akan ditanyakan dalam wawancara No.

Indikator

1.

Cara pengadaan koleksi grey literature

2.

Prosedur kerja dan pihak yang terlibat dalam pemilihan koleksi grey literature

3.

Prosedur kerja melakukan inventarisasi

4.

Pedoman melakukan katalogisasi dan klasifikasi koleksi grey literature

5.

Prosedur kerja pengolahan serta kelengkapan bahan pustaka

6.

Prosedur kerja penjajaran koleksi grey literature

7.

Format isi dan tampilan dokumen grey literature elektronik yang dilayankan

8.

Prosedur kerja pengolahan koleksi grey literature elektronik

9.

Penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan koleksi grey literature

3.5.3 Prosedur Pelaksanaan Wawancara Wawancara dilaksanakan dengan memberikan pertanyaan terstruktur (secara tertulis) kepada responden, yang selanjutnya akan dijawab oleh responden.

3.5.4 Analisis Data Data yang berasal dari jawaban-jawaban responden yang telah dikumpulkan melalui wawancara selanjutnya dianalisa, dengan menggunakan metode deskriptif, yang akan menjadi sumber pembuatan laporan hasil penelitian. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Penelitian ini dilakukan dengan metode wawancara, metode tersebut dilakukan dengan wawancara terstruktur dimana pertanyaan diajukan secara tertulis untuk dijawab oleh responden. Maka pada bab berikut akan dijabarkan hasil dari penelitian yang dilakukan dan pembahasannya.

4.1 Pengadaan Pengadaan bahan pustaka pada suatu perpustakaan sangat penting dilakukan untuk menambah jumlah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan meningkatkan kemutakhiran koleksi. Koleksi yang dimaksud termasuk koleksi grey literature. Berikut ini akan diuraikan pengadaan koleksi grey literature tercetak di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

4.1.1 Sumber Koleksi Grey Literature Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumendokumen yang merupakan hasil kajian, karya ilmiah, makalah seminar, dan sebagainya. Berikut ini jawaban wawancara dari Kepala Divisi Pengadaan, bahwa Koleksi grey literature pada Perpustakaan USU diperoleh dari karya ilmiah dan non ilmiah seperti skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian, karya ilmiah dosen, prosiding, pidato pengukuhan guru besar, dan pidato rektor yang dihasilkan di USU dan wajib diserahkan ke perpustakaan universitas dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD), hal ini sesuai dengan keputusan rektor no.1240/H5/SK/PK/2007. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa koleksi grey literature Perpustakaan USU yang dijadikan koleksi deposit dan koleksi repository diperoleh dari karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh seluruh unit yang ada di lingkungan USU dan wajib


diserahkan ke perpustakaan universitas dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD) sesuai dengan keputusan rektor no.1240/H5/SK/PK/2007. Selain itu, pustakawan juga tetap memantau segala kegiatan yang dilakukan di lingkungan USU dan selalu berkoordinasi dengan tiap-tiap jurusan atau program studi yang ada di lingkungan USU dengan tujuan agar setiap hasil karya yang dihasilkan baik oleh mahasiswa maupun dosen diserahkan ke perpustakaan untuk dapat didokumentasi. Dari hasil wawancara penulis dengan Kepala Divisi Pengadaan yang termasuk koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

Karya ilmiah dosen dan peneliti Skripsi, tesis, disertasi Hasil penelitian Prosiding seminar dan lokakarya Pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor Dari Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) USU dapat

diketahui bahwa jumlah koleksi grey literature tercetak pada Perpustakaan USU adalah sebanyak 19.566 judul dan 22.554 eksemplar. Sedangkan koleksi grey literature elektronik sebanyak 9.308 judul yang rinciannya dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel-3 : Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) NO. URUT 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

KATEGORI DOKUMEN

JUMLAH

PhD Dissertations Master Theses Lecture Papers Student Papers Proceedings Professor Orations Rector Speechs Department Guide-Books USU e-Journals Others Jumlah Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

67 2.705 1.691 4.636 14 74 10 59 24 28 9.308

4.1.2 Pemilihan Pemilihan bahan pustaka adalah proses pengkajian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna serta menetapkan judul dan subjek bahan pustaka yang perlu Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

diadakan setelah meneliti judul-judul bahan pustaka melalui katalog penerbit dan usul dari pengguna perpustakaan. Akan tetapi untuk koleksi grey literature tidak dilakukan proses pemilihan. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. (Kepala Divisi Pengadaan) Pada Perpustakaan USU tidak dilakukan proses pemilihan untuk koleksi grey literature karena koleksi ini sudah terpilih. Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa proses pemilihan tidak dilakukan untuk koleksi grey literature hal ini disebabkan oleh koleksi ini sudah terpilih dan berbeda dengan buku yang harus dipilih/diseleksi sesuai kebutuhan pengguna sebelum diadakan pada perpustakaan. Hal ini dapat dimaklumi karena sudah ada ketentuan tentang koleksi apa saja yang dijadikan koleksi grey literature dan repository.

4.1.3 Orang-Orang yang Terlibat dalam Pemilihan Agar koleksi perpustakaan relevan dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan beberapa pihak. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. (Kepala Divisi Pengadaan) Pada Perpustakaan USU, yang terlibat dalam proses pemilihan adalah pustakawan bagian pengadaan, pihak fakultas dan program studi, serta lembaga-lembaga yang ada di USU. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa proses pemilihan koleksi grey literature melibatkan pustakawan bagian pengadaan yang bekerja sama dengan pihak fakultas, program studi dan lembaga-lembaga yang terdapat di USU. Kerjasama ini dilakukan karena yang menghasilkan penelitian, karya ilmiah, dan makalah seminar adalah fakultas, program studi dan lembaga penelitian yang ada di lingkungan USU.

4.1.4 Prosedur Penerimaan Langkah awal yang harus dilakukan terhadap koleksi grey literature yang sudah diterima adalah pemeriksaan agar tidak terjadi kekeliruan. Pada Perpustakaan USU, penerimaan koleksi grey literature dilakukan oleh bagian keanggotaan dan tata usaha. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Adapun prosedur kerja yang dilakukan dalam proses penerimaan koleksi grey literature tercetak dan elektronik adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa menyerahkan karya ilmiah dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD) ke bagian keanggotaan. 2. Untuk Teks pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor diserahkan ke bagian tata usaha untuk kemudian diserahkan ke bagian pengadaan juga. 3. Kemudian staf bagian keanggotaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan file elektronik (CD). 4. Apabila terdapat ketidaksesuaian susunan dokumen tercetak dan file elektroniknya maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa tersebut untuk diperbaiki. 5. Jika susunan dokumen tercetak dan file elektronik sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan. 6. Setelah itu dokumen tercetak diserahkan ke bagian pengadaan dan file elektronik (CD) diserahkan ke bagian produksi digital. Alur kerja/prosedur penerimaan koleksi grey literature di atas dapat digambarkan pada skema berikut: Alur Kerja/Prosedur Penerimaan Koleksi Grey Literature Mulai

Koleksi deposit dari keanggotaan (skripsi,tesis, disertasi,karya ilmiah dosen)

Koleksi deposit dari tata usaha (pidato rektor, pidato pengukuhan guru besar)

Memeriksa kesesuaian susunan dokumen tercetak dan file elektronik (CD)

Sesuai

Tidak

Ya

Mengembalikan dokumen tercetak & file elektronik pada mahasiswa


Mengeluarkan surat tanda terima karya

Menyerahkan dokumen tercetak ke pengadaan & CD ke

4.1.5 Prosedur Kerja Inventarisasi Setelah dokumen tercetak dan file elektronik diserahkan ke bagian pengadaan maka proses selanjutnya adalah menginventarisasi dokumen tercetak sedangkan file elektronik diserahkan ke bagian produksi digital untuk diolah lebih lanjut. Sebelum diinventarisasi setiap koleksi grey literature yang diterima diberi stempel/cap milik dan cap inventarisasi. Berikut ini dapat dilihat stempel milik dan stempel inventaris Perpustakaan USU. Stempel/cap milik Perpustakaan USU MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Stempel/cap inventaris Perpustakaan USU PERPUSTAKAAN USU No. Akses No. Panggil Sumber Diperiksa

Setelah koleksi grey literature diberi stempel, selanjutnya dilakukan proses inventarisasi. Berikut ini jawaban yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. (Kepala Divisi Pengadaan) Proses inventarisasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan buku (monograf) mulai dari pemberian stempel/cap milik perpustakaan, stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, kemudian memasukkan data Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

inventarisasi dokumen ke komputer. Yang dicatat pada inventarisasi koleksi grey literature ialah: 1. Nomor akses, 2. Nomor barcode, 3. Tanggal, bulan, dan tahun 4. Pengarang/penanggung jawab karya, 5. Judul lengkap, 6. Impresum (penerbit, kota terbit, dan tahun terbit) 7. Cetakan/edisi 8. Volume/jilid 9. Bentuk terbitan (karya ilmiah, hasil penelitian, tesis, disertasi, atau pidato) 10. Jumlah 11. Keterangan Dari hasil keterangan di atas dapat dinyatakan bahwa proses inventarisasi koleksi grey literature yang dilaksanakan pada Perpustakaan USU sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh Perpustakaan USU. Adapun alur kerja/prosedur inventarisasi di atas dapat digambarkan pada skema berikut ini. Alur Kerja/Prosedur Inventarisasi Koleksi Grey Literature Mulai

Beri cap tanda milik dan inventaris

Membuat barcode sesuai dengan no.inventaris

Memasukkan data inventarisasi dokumen ke komputer

Serahkan buku ke pengolahan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Selesai

4.1.6 Penerapan Manajemen Pengetahuan Untuk mengetahui apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak, berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. (Kepala Divisi Pengadaan) Dalam kegiatan pengadaan koleksi grey literature pada Perpustakaan USU diterapkan manajemen pengetahuan. Dari jawaban yang dikemukakan di atas diketahui bahwa pada Perpustakaan USU manajemen pengetahuan juga diterapkan dalam proses pengadaan koleksi grey literature. Hal ini menunjukkan bahwa Pimpinan Perpustakaan USU melakukan pembelajaran kepada staf perpustakaan sehingga staf perpustakaan dapat bekerja dengan efektif dan efisien.

4.1.7 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan Untuk mengetahui apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam proses pengadaann, berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Divisi Pengadaan. (Kepala Divisi Pengadaan) Keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen pengetahuan adalah pustakawan dapat melaksanakan kegiatan pengadaan dengan menggunakan petunjuk teknis atau standar prosedur operasional untuk pengadaan sehingga pustakawan dapat mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai dengan akhir kegiatan berupa akuisisi bahan pustaka. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen pengetahuan adalah membantu dan memudahkan pustakawan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

bagian pengadaan bekerja dengan efektif dan efisien. Dalam hal ini Perpustakaan USU telah menyediakan petunjuk teknis atau standar prosedur operasional untuk membantu dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien.

4.2 Pengolahan Grey Literature Kegiatan pengolahan koleksi perpustakaan dilakukan sejak bahan pustaka diterima di perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai. Kegiatan kerja pengolahan bahan pustaka meliputi katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi grey literature tercetak di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

4.2.1 Pedoman Pengatalogan Deskriptif Katalogisasi deskriptif merupakan suatu proses membuat wakil buku-buku atau bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Dalam melakukan pengatalogan deskriptif dibutuhkan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Dalam melakukan pengatalogan deskriptif koleksi grey literature pedoman yang digunakan adalah: 1. Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2) 2. Peraturan Katalogisasi Indonesia 3. Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia Dari jawaban yang dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa dalam pedoman yang digunakan dalam pengatalogan deskriptif koleksi grey literature pada Perpustakaan USU sama dengan pedoman yang digunakan dalam pengatalogan deskriptif adalah Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2), Peraturan Katalogisasi Indonesia, dan Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia. Dalam hal ini pengolahan yang dilakukan sudah berpedoman kepada peraturan pengatalogan yang digunakan secara internasional dan nasional. . 4.2.2 Penentuan Tajuk Subjek Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi koleksi grey literature, pustakawan harus mengetahui subjek/isi dari koleksi tersebut dengan menganalisis dan menentukan subjek dari koleksi yang diolah. Dalam menentukan tajuk subjek dari koleksi grey literature diperlukan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang diperoleh dari Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Dalam menentukan tajuk subjek dari koleksi grey literature menggunakan Library of Congres Subject Headings (LCSH) edisi ke-29 sebagai pedoman. Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa pedoman yang digunakan dalam penentuan tajuk subjek koleksi grey literature pada Perpustakaan USU adalah Library of Congres Subject Headings (LCSH) edisi ke-29 sama halnya dengan penentuan tajuk subjek untuk buku. Penggunaan LCSH sesuai dengan standar internasional kerena penggunanya adalah mahasiswa, dosen, dan pegawai administrasi USU.

4.2.3 Pedoman Pengklasifikasian Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu. Ada beberapa macam sistem klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di dunia, yaitu DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classificatio), LCC (Library of Congress Classification), CC (Colon Classification), dan lain sebagainya. Berikut ini pendapat yang diperoleh dari Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Pedoman yang digunakan dalam kegiatan pengklasifikasian koleksi grey literature menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-22.

Dari uraian pendapat di atas dapat diketahui bahwa pedoman yang digunakan untuk mengklasifikasi koleksi grey literature adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-22. Hal ini dilakukan untuk sistem yang sudah berlaku secara


internasional dan menggunakan pedoman yang mutakhir. Pedoman tersebut sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi.

4.2.4 Pedoman Entri Data Setelah tajuk subjek dan nomor kelas dari koleksi grey literature ditentukan maka proses selanjutnya adalah melakukan pemasukan/entri data berupa deskripsi fisik, tajuk subjek dan nomor kelas dimasukkan/di entri ke dalam database secara lengkap. Dalam kegiatan ini dapat menggunakan beberapa sistem. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis.

(Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Dalam melakukan entri data, pustakawan menggunakan Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa data-data berupa deskripsi fisik, tajuk subjek dan nomor kelas dimasukkan/di entri secara lengkap dalam komputer menggunakan Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Hal ini dilakukan karena Perpustakaan USU sudah terotomasi dengan menggunakan OPAC sebagai sarana penelusuran. Dengan demikian katalog perpustakaan ada dalam database sehingga mudah diakses oleh pengguna.

4.2.5 Prosedur Pengolahan Koleksi Grey Literature Setelah proses inventarisasi dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah melakukan katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek/klasifikasi. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis.

(Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Proses katalogisasi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan menggunakan komputer. Sejak tahun 2008 pembuatan kartu katalog tidak lagi secara manual tetapi sudah menggunakan komputer dengan menggunakan program Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Dengan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

menggunakan komputer ini proses katalogisasi dapat dilakukan dengan cepat, selain itu jika ada penambahan eksemplar koleksi grey literature pustakawan tidak perlu membuat kartu katalog baru hanya menambahkan nomor induk dan jumlah eksemplar pada komputer. Dari informasi di atas dapat diketahui bahwa proses katalogisasi di Perpustakaan USU tidak lagi dilakukan secara manual melainkan sudah menggunakan komputer yaitu menggunakan program Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Dalam hal ini pengolahan dilakukan dengan menggunakan dua program komputer sekaligus. Hal ini menunjukkan proses pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara ini telah dilakukan dengan baik.

Adapun informasi yang dicatat dalam katalogisasi pada Perpustakaan USU dapat dilihat pada contoh formulis di bawah ini:

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PERPUSTAKAAN FORMULIR PENGATALOGAN LEMBAR KERJA UNTUK BUKU 980

008/00 – 5 tanggal

990

008/35 – 37 kode bahasa setempat

035

No. kendali setempat â

041

Kode bahasa

082

No. panggil DDC ^l â

099

No. panggil setempat

100

Ent. Utama nama orang â

110

Ent. Utama nama badan korporasi â

245

Judul â

260

Impresum â

300

Deskripsi fisik â

500

Catatan umum â

504

Catatan bibliografi â

[ ] Ind

[ ] Eng

[ ] Lain


650

Subjek â

695

Kata kunci â

700

Ent. tam. – badan orang â

710

Ent. tam. – badan korporasi â

711

Ent. tam. – nama pertemuan â

759

Ent. tam. – nama orang â

999

No. induk â

985

Jumlah eksemplar â

850

Lokasi â Untuk keterangan yang lebih lengkap dapat dilihat pada formulir pengatalogan

yang terlampir. Prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi grey literature adalah sebagai berikut: 1. Membuat deskripsi bibilografi dengan mengisi lembar kerja (worksheet). 2. Penanggungjawab layanan teknis memeriksa deskripsi bibliografi apakah sudah benar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan. 3. Jika benar tentukan tajuk subjek berdasarkan LCSH edisi ke-29. 4. Jika masih salah dikembalikan kepada kataloger untuk diperbaiki. 5. Setelah diperbaiki tentukan tajuk subjek. 6. Berdasarkan subjek ditentukan notasi atau nomor kelas buku dengan menggunakan DDC edisi ke-22. 7. Menuliskan nomor panggil (call number) pada setiap eksemplar buku. 8. Entri data buku baru ke dalam pangkalan data. 9. Membuat label dan kelengkapan buku. 10. Serahkan buku ke unit layanan deposit. Prosedur kerja tersebut dijadikan sebagai panduan untuk melaksanakan pengolahan bahan grey literature, dengan demikian pegawai bagian pengolahan mengetahui apa saja yang harus mereka lakukan dalam pengolahan. Adapun proses katalogisasi deskriptif dan katalogisasi subjek/klasifikasi di atas dapat dilihat pada skema berikut:


PROSEDUR PENGOLAHAN GREY LITERATURE Mulai

Buat deskripsi bibliografi pada worksheet

Cek

Salah

Beritahu kataloger untuk diperbaiki

Benar Tentukan tajuk subjek

Perbaikan

Tentukan No. klasifikasi

Call number

Entri data

Membuat label dan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen buku Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi kelengkapan Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Serahkan ke unit layanan deposit

4.2.6 Titik Akses Penelusuran koleksi grey literature tercetak dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya menelusur berdasarkan subjek atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusuri dengan beberapa titik akses. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis mengenai titik akses koleksi grey literature tercetak. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Yang dapat dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi grey literature adalah pengarang, judul, dan subjek. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa nama pengarang, judul, dan subjek dapat dijadikan titik aksed dalam penelusuran koleksi grey literature tercetak. Dalam hal ini hanya tiga titik akses karena kata kunci dan nomor kelas tidak dijadikan titik akses.

4.2.7 Prosedur Pembuatan Kelengkapan Koleksi Setelah melakukan berbagai kegiatan pengolahan maka selanjutnya adalah pembuatan kelengkapan koleksi. Pada Perpustakaan USU kegiatan pembuatan kelengkapan koleksi disebut penyelesaian fisik akhir buku. Berikut ini pendapat yang


dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis mengenai pembuatan kelengkapan koleksi. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Hal-hal yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi adalah mengetikkan label yang dilekatkan pada punggung buku. Pengetikkan label ini masih menggunakan mesin tik. Kemudian label ini ditempelkan berjarak 3 cm dari bawah buku. Selesai diberi label kemudian disampul. Semua koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tidak diberi slip tanggal pengembalian karena koleksi tersebut tidak untuk dipinjamkan. Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi grey literature tercetak meliputi pembuatan label buku dan penyampulan. Pada koleksi ini tidak dibuatkan slip tanggal pengembalian karena koleksi ini tidak untuk dipinjamkan kepada pengguna atau tidak dapat digunakan di luar perpustakaan.

4.2.8 Prosedur Kerja Penyimpanan Koleksi Setelah kelengkapan koleksi selesai dibuat maka proses selanjutnya adalah menyerahkan koleksi grey literature ke unit layanan deposit untuk disimpan dan dilayankan. Berikut ini pendapat yang diperoleh dari Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis mengenai penyimpanan koleksi. (Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Setiap koleksi grey literature yang telah ditempelkan label dan disampul siap untuk disusun di rak sesuai dengan peraturan perpustakaan dari kelas 000-900. Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa koleksi ini disusun di rak dengan mempedomani sistem klasifikasi DDC, sesuai dengan peraturan Perpustakaan USU dari kelas 000 – 900.

4.2.9 Penerapan Manajemen Pengetahuan Untuk mengetahui apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak, berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

(Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Pada Perpustakaan USU manejemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak. Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa manajemen pengetahuan juga diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa Pimpinan Perpustakaan telah menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk pengolahan koleksi grey literature, sehingga pelaksanaan kerja dapat terlaksana dengan baik.

4.2.10 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan Salah satu kegiatan dalam manajemen pengetahuan adalah pengorganisasian pengetahuan dan dalam perpustakaan kegiatan tersebut dikenal dengan istilah klasifikasi. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis.

(Kepala Sub. Divisi Pengatalogan & Data Bibliografis) Keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen pengetahuan adalah pustakawan dapat mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan serta memudahkan pengguna untuk mencari informasi dengan cepat dan tepat. Dalam hal ini pustakawan bagian pengolahan dapat melakukan pekerjaanya dengan baik. Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa keuntungan yang diperoleh dari penerapan

manajemen

pengetahuan

adalah

kemampuan

pustakawan

dalam

mengorganisasikan bahan pustaka dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diterapkan sehingga pelaksanaan semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat.

4.3 Pengolahan Repository Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan informasi dalam bentuk digital yang merupakan hasil dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Di bawah ini akan diuraikan pengolahan koleksi repository di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

4.3.1 Pedoman Pengolahan Dalam melakukan pengolahan repository juga dibutuhkan suatu pedoman. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi) Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksi/materi digital (elektronik) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau berpedoman pada Dublin Core (DC). (Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Pedoman yang digunakan berupa proses alur kerja digitalisasi bahan yang lain yang dibuat oleh Bapak Rasiman. Dari kedua informasi di atas dapat diketahui bahwa pedoman atau standar yang digunakan dalam pengolahan koleksi repository berpedoman pada Dublin Core (DC), dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem Automasi Perpustakaan USU. Hal ini menunjukkan bahwa pengolahan koleksi repository dapat dilakukan dengan baik.

4.3.2 Prosedur Pengolahan Dalam proses digitalisasi koleksi grey literature melalui 4 tahapan yaitu pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran selanjutnya dilakukan proses scanning dokumen dan dihasilkan file elektronik dalam bentuk Portable Document Format (PDF). Kemudian dilanjutkan proses editing dalam bentuk word (abstrak) dan fulltext (PDF) dengan memberikan password, watermark, dan footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload abstrak dan fulltext serta metadata yang diperlukan ke dalam system. Dokumen selanjutnya dapat diakses melalui web. Adapun alur kerja digitalisasi koleksi grey literature adalah seperti berikut:


Tabel-3 : Alur kerja produksi digital Fungsi dan Aktivitas Kerja

Pembongkaran dan Penjilidan

Scanning

Editing dan Uploading


1. PEMBONGKARAN DAN PENJILIDAN Dokumen yang dipilih merupakan Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, dan Kertas Karya, terbitan tahun 2000 ke atas.

SCANNING

2. SCANNING Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran, dan file elektronik disimpan dalam format PDF. Pemberian nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen.

3. EDITING Membuat satu file dokumen Abstrak dalam bentuk Word (DOC) dan satu file Fulltext (PDF) serta memberikan file security berupa password, watermark, dan footer pada file PDF tersebut.

4. UPLOADING Mengupload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti judul, pengarang, subyek, deskripsi bibliografi ke dalam sistem

File Elektronik (PDF)

EDITING

OCR (Abstrak)

File DOC dan PDF

UPLOADING

WEB

SELESAI

Keterangan: Untuk mendigitalisasi koleksi deposit USU, perpustakaan melakukan dua cara yaitu, pertama: memindai (scanning) dokumen dalam bentuk cetak (hardcopy) dan Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

dokumen dalam bentuk file elektronik (softcopy) dari karya ilmiah mahasiswa dan dosen maupun jenis karya lainnya yang dimiliki oleh perpustakaan. Selanjutnya, karya tersebut di-upload ke website perpustakaan setelah melalui proses penyuntingan (editing) dan lain-lain. Berikut ini akan diuraikan alur kerja digitalisasi koleksi repository. 1. Proses pemindaian (scanning) Scanning (pemindaian) adalah proses memindai fisik dokumen dari bentuk cetak (hardcopy) menjadi file elektronik (softcopy). Adapun jenis dan merek scanner yang digunakan dalam kegiatan ini adalah Document Scanner Canon DR-7080C dengan software CapturePerfect 3.0 sebagai bundel paketnya. Untuk melakukan scanning (pemindaian) langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1) Klik dua kali icon CapturePerfect 3.0 pada desktop komputer Anda. Proses ini akan menjalankan CapturePerfect 3.0. 2) Kemudian pilih menu Scan

Scan Batch to File.

3) Pada bagian File name: Isikan nama file (Nama file sesuai dengan No.akses Dokumen). 4) Save as type: PDF File(*.pdf) 5) Type of batch sparation: None. 6) Beri tanda checklist pada bagian Save Rotated Image. 7) Pada bagian Multipage Setting: pilih Multi Page (All Pages). 8) Kemudian tekan tombol Save (Catatan: pasti dokumen sudah diletakkan pada tray ADF). 9) Selesai (Proses scanning berjalan). Catatan: Scan Batch to File adalah pilihan untuk menscan lembar dokumen yang terdiri dari beberapa halaman menjadi satu file elektronik saja.

2. Proses penyuntingan (editing)


Pengeditan (editing) adalah proses mengelola file Portable Document Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di-upload ke dalam sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses editing, yaitu Optical Character Recognition (OCR) dan pemberian security. Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses OCR dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks. 2.1. Optical Character Recognition (OCR) Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkahlangkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Klik dua kali icon Adobe Acrobat 8 pada desktop komputer Anda. 2. Pilih File→Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3. Klik menu Pages (untuk memudahkan tampilan per halaman). 4. Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. 5. Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page...to... (untuk halaman yang berurut). 6. Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai. 7. Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8. Pilih menu Edit→Copy (atau klik kanan→Copy). 9. Pilih menu File→Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan perubahan pada file PDF). 10. Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File→New. 11. Pilih menu Edit→Paste Special→Unformatted Text, kemudian pilih OK. 12. Selanjutnya lakukan editing/ perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya.


13. Setelah selesai simpanlah file DOC yang berisi abstrak tersebut dengan pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. 14. Selesai proses OCR. 2.2.Proses Pemberian Security Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password, watermark, dan footer langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 2.1.1 Menambahkan Footer 1) Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File→Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document→Header & Footer→Add. 4) Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. 5) Pilih OK. 6) Selesai. 2.1.2 Mengedit Footer 1) Dari menu utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File→Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document→Header & Footer→Update. 4) Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text. 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 2.2.3 Menambahkan Watermark 1) Dari Menu Utama pilih Pilih File→Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Document→Watermark→Add. 3) Pilih bagin File→Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp. 4) Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark. 5) Kemudian pada bagian Appearance→Capacity ubah menjadi 10%. 6) Pilih OK. 7) Selesai. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

2.2.4 Mengedit Watermark 1) Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro. 2) Pilih File→Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3) Pilih menu Document →Watermark→Update. 4) Lakukan perubahan seperlunya. 5) Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 2.2.5 Menambahkan Security 1) Dari Menu Utama pilih File → Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 2) Pilih menu Advance → Security → Password Encrypt. Jika muncul dialog box Applying New Security Settings, pilih Yes. 3) Pilih bagian Permissions beri tanda checklist (√) Restrict editing and printing of the document. 4) Pada bagian Change Permissions Password: isikan usulib2008. 5) Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6) Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog box Adobe Acrobat – Confirm Permissions Password. 7) Pilih OK. 8) Kemudian pilih menu File → Save (untuk menyimpan secara keseluruhan dalam proses editing). 9) Selesai.

Setelah melalui proses scanning (pemindaian) dan editing (penyuntingan) maka karya tersebut dapat di-upload ke website perpustakaan, dengan demikian bahan tersebut dapat diakses melalui web.

4.3.3 Isi Dokumen yang Dilayankan Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa abstrak, teks penuh (fulltext) maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

(Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi) Dokumen yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari bentuk abstrak dan teks penuh (fulltext). Informasi di atas mengindikasikan bahwa dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari bentuk abstrak dan teks penuh (fulltext). Dengan ketentuan bahwa hanya pengguna yang terdaftar pada web perpustakaan saja yang dapat mengakses dokumen dalam bentuk teks penuh (fulltext) sedangkan pengguna yang tidak terdaftar hanya dapat mengakses abstraknya saja. Dalam hal ini orang yang dapat mengakses dokumen yang fulltext terbatas hanya pada pengguna yang terdaftar.

4.3.4 Format File Format file elektronik yang dilayankan dapat terdiri dari bentuk Hypertext Markup Language (HTML), Portable Document Format (PDF), Microsoft Word (Doc), Microsoft Power Point (PPT), dan sebagainya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Format file elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML) dan Portable Document Format (PDF). Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format file elektronik yang dilayankan terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML), Portable Document Format (PDF).

4.3.5 Langkah-Langkah Penelusuran Untuk menelusuri informasi melalui web dapat dilakukan melalui beberapa langkah. Untuk menelusuri koleksi repository Perpustakaan USU dapat diketahui melalui informasi dari Pengelola Repository Perpustakaan USU. Berikut ini informasi yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi) Pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google dan Yahoo. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

(Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Penelusuran bahan elektronik dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya dapat langsung menelusur berdasarkan kepada subjeknya misalnya master theses, atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penelusuran file elektronik dapat dilakukan dengan cara mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang ada seperti layaknya menggunakan search engine. Selain itu dapat juga dilakukan melalui subjek dan titik akses lainnya.

4.3.6 Titik Akses Dalam pengolahan koleksi repository juga ditentukan titik akses yang dapat digunakan untuk menelusur koleksi tersebut. Berikut ini informasi tentang pengolahan yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Yang dapat dijadikan titik akses dalam pencarian koleksi elektronik adalah judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun. Dari informasi yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan bahwa dalam penelusuran koleksi repository dapat dilakukan melalui menggunakan judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun sebagai titik akses. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa banyak titik akses yang dapat digunakan oleh pengguna.

4.3.7 Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam pengolahan koleksi repository perlu diketahui apakah manajemen pengetahuan diterapkan didalamya. Berikut ini informasi yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Dalam pengolahan koleksi grey literature elektronik diterapkan manajemen pengetahuan.


Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa dalam pengolahan koleksi repository pada Perpustakaan USU telah diterapkan manajemen pengetahuan. Dalam hal ini Perpustakaan USU telah menyediakan informasi tentang pengolahan koleksi repository, dan ketentuan-ketentuan atau aturan tentang pengolahan koleksi repository Perpustakaan USU.

4.3.8 Keuntungan Penerapan Manajemen Pengetahuan Berikut ini pendapat yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi) Keuntungan utama yang didapat adalah bahwa koleksi grey literature merupakan jenis koleksi yang unik karena hanya dimiliki oleh institusi tertentu atau merupakan koleksi digital muatan lokal (digital local content). (Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Pelaksanaan proses kerja dan penyebaran informasi atau pengetahuan lebih terorganisir sehingga lebih efektif dan efisien. Dari kedua informasi di atas dapat dinyatakan bahwa keuntungan dari penerapan manajemen pengetahuan dalam pengolahan koleksi repository adalah membantu pelaksanaan proses kerja dan penyebaran informasi menjadi lebih terorganisir sehingga lebih efektif dan efisien. Dengan demikian manajemen pengetahuan sangat berguna untuk organisasi dalam memudahkan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan. Hal ini erat hubungannya dengan penyebaran dan peningkatan pengetahuan tenaga kerja sebagai pelaksana kegiatan yang direncanakan.


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan data yang diperoleh dan pembahasan yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: a. Koleksi grey literature Perpustakaan USU yang dijadikan koleksi deposit dan koleksi repository diperoleh dari karya ilmiah yang dihasilkan oleh seluruh unit yang ada di lingkungan USU dan wajib diserahkan ke perpustakaan universitas dalam bentuk tercetak dan elektronik (CD) sesuai dengan keputusan rektor no.1240/H5/SK/PK/2007. b. Untuk pengadaan koleksi grey literature tidak dilakukan pemilihan disebabkan oleh koleksi ini sudah terpilih dan berbeda dengan buku yang harus dipilih/diseleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna sebelum diadakan pada perpustakaan. c. Dalam proses pengadaan koleksi grey literature diterapkan manajemen pengetahuan. Dengan diterapkan manajamen pengetahuan ini dapat membantu dan memudahkan pustakawan bagian pengadaan bekerja dengan efektif dan efisien. Dalam hal ini Perpustakaan USU telah menyediakan petunjuk teknis atau standar prosedur operasional untuk membantu dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien. d. Dalam pengatalogan deskriptif, pedoman yang digunakan adalah Anglo American Cataloguing Rules 2 (AACR 2), Peraturan Katalogisasi Indonesia, dan Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia. Pedoman yang digunakan dalam pengatalogan subjek/klasifikasi adalah Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-22. e. Dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak menggunakan dua program komputer sekaligus yaitu Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

f. Dalam proses pengolahan koleksi grey literature diterapkan manajemen pengetahuan. Dengan penerapan manajemen pengetahuan ini kemampuan pustakawan dalam mengorganisasikan bahan pustaka dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diterapkan sehingga pelaksanaan semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat. g. Prosedur kerja yang dilakukan dalam pengolahan koleksi repository adalah sebagai berikut: 1. Pembongkaran dan Penjilidan Dokumen yang dipilih merupakan Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, dan Kertas Karya, terbitan tahun 2000 ke atas. 2. Scanning Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran, dan file elektronik disimpan dalam bentuk Portable Document Format (PDF). Pemberian nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen. 3. Editing Membuat satu file dokumen Abstrak dalam bentuk Word (DOC) dan satu file Fulltext (PDF) serta memberikan file security berupa password, watermark, dan footer pada file tersebut. 4. Uploading Mengupload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti judul, pengarang, subyek, deskripsi bibliografi ke dalam system. h. Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksi/materi digital (elektronik) di Perpustakaan USU menggunakan standar atau berpedoman pada Dublin Core dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem Automasi Perpustakaan USU. i.

Dalam pengolahan koleksi repository, manajemen pengetahuan telah diterapkan. Dengan diterapkannya manajemen pengetahuan, pelaksanaan proses kerja dan penyebaran informasi atau pengetahuan dapat terorganisir lebih efektif dan efisien.


5.2 Saran Berdasarkan pembahasan hasil dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut: a. Perpustakaan USU hendaknya memperluas kerjasama dengan Universitas yang lain untuk memperkaya dan meningkatkan jumlah grey literature dan koleksi repository . b. Untuk dapat menampung koleksi repository yang banyak baik dari lingkungan USU maupun dari luar USU, sebaiknya Perpustakaan USU menambah kapasitas harddisk dan bandwidth internet. c. Perpustakaan USU agar menambah sumber daya manusia pendukung untuk koleksi repository baik dari segi jumlah maupun pengetahuan.


DAFTAR PUSTAKA Adi, Prasetyo. 2008. Pemanfaatan Grey Literature di Perpustakaan. Jurnal Media Informasi dan Komunikasi Kepustakawanan: Buletin Perpustakaan Universitas Airlangga. Vol.III, No.2, Edisi Juli-Desember. Arikunto, Suharsimi. 2002. Ed.Rev.5. Cet.12. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. Aripradono, Heru Wijayanto. 2008. Pemanfaatan Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Manajemen Pengetahuan untuk Membentuk Sharing Culture di STIE IEU Surabaya. (12/01/09) Asro. 2008. Knowledge Management System (KMS). http://asro.wordpress.com/2008/10/29/knowledge-management-system-kms/ Bafadal, Ibrahim. 2005. Ed.1, Cet.4. Pengelolaan Perpustakan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara. Bambooweb Dictionary. 2007. Digitizing. Business Dictionary. 2008. Digitalization Definition. http://Www.Businessdictionary.Com/Definition/Digitalization.Html Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: Grasindo. Dewiyana, Himma. 2008. Knowledge Management dalam Konteks Perpustakaan. Medan: USU Repository. Elita, R. Funny Mustikasari. 2005. Kajian tentang Manajemen Pengetahuan (Lesson of Knowledge Management). Fajar. 2009. Knowledge Management.


Freedom Foundation USA. 2007. Repository. Handayani, Ririn. 2008. Membangkitkan The Power of Library Networking Melalui Pengembangan Perpustakaan sebagai Telecenter Penyebaran Informasi dan Pengetahuan Terkemuka. Visi Pustaka. Vol. 10, No. 3 edisi Desember. Handoko, T. Hani. 1997. Ed. 2, Cet. 11. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE. Huda, Nurul. 2007. Tingkat Pemanfaatan Koleksi Deposit oleh Mahasiswa Program S2 Angkatan 2005-2006 USU: Skripsi Sarjana. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Sastra USU. Jain, Sanjeev Kumar dan Anurag Shrivastava. 2008. Academic Institutional Repositories in India: Global Visibility for an Institution's Scholarly Communication. Janusaptari. 2006. Sistem Temu Kembali (19/05/09)

Informasi.

Kaham, Nina. 2008. Knowledge Management dan Implementasinya. (17/02/09) Kamil, Harkrisyati. 2005. Peran Pustakawan dalam Manajemen Pengetahuan. Jurnal Studi Ilmu Perpustakaan, Vol.1 No.1/Juni 2005. Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2003. Ed.3, Cet. 3. Jakarta: Balai Pustaka. Keramati dan Sarami. 2008. Knowledge Management Models. Mahardhika. 2007. Knowledge Management. (14/08/08) Mangkuprawira, Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. (14/08/08) Mason, Moya K., 2009. Grey Literature: Its History, Definition, Acquisition, and Cataloguing. (21/03/09)

Mustaine. 2008. What Does Repository Mean? Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Muttaqien, Arip. 2006. Membangun Perpustakaan Berbasis Konsep Knowledge Management: Transformasi Menuju Research College dan Perguruan Tinggi Berkualitas Internasional. (25/10/08) Narbuko, Cholid dan Abu Achmadi. 1997. Cet.1. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Akasara. Nasution, S., 1982. Metode Research: Penelitian Ilmiah. Bandung: Jemmars. Outten, Cathy. 2003. Gray literature/> (07/02/09)

Literature.

Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1982. Jakarta: Proyek Pembinaan dan Pengendalian Proyek-Proyek Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1999. Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I. Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1979. Jakarta: Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Pendit, Putu Laxman. 2007. Cet.1. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. Peraturan Katalogisasi Indonesia: Deskripsi Bibliografis (ISBD), Penentuan Tajuk untuk Entri, Judul Seragam. 1996. Ed.4. Jakarta: Perpustakaan Nasional R.I. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. 2004. Ed.3. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I. Rachmansyah. 2008. Temu Kembali Informasi: Information Retrieval. (20/05/09) Reitz, Joan M., 2004. Dictionary for Library and Information Science. London: Libraries Unlimited. Rompas, J., 1985. Pengantar Organisasi Perpustakaan. Jakarta: Lembaga Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi. Sangkala. 2007. Ed.1. Knowledge Management. Jakarta: PT.Raja Grafindo Persada.


Santosus, Megan dan Jon Surnaz. 2005. Knowledge Management Definition and Solutions: Knowledge Management (KM) topics covering definition, systems, benefits, and challenges. (17/01/09) Setiarso, Bambang. 2007. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI. (11/11/08) Siregar, A. Ridwan. 2005. Manajemen Pengetahuan: Perspektif Pustakawan. Jurnal Studi Ilmu Perpustakaan, Vol.1 No.1/Juni 2005. Siregar, Belling. 2002. Pengembangan Koleksi. Medan: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara. Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan. Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius. Sugiyono. 1998. Metode Penelitian Administratif. Bandung: Alfabeta. Suhendar, Yaya. 2007. Ed.1, Cet.2. Pedoman Katalogisasi: Cara Mudah Membuat Katalog Perpustakaan. Jakarta: Kencana. Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo-Basuki. 2007. Knowledge Management dan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Sumardji, P., 1988. Cet.1. Perpustakaan: Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius. Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. 2008. Teknologi Informasi Perpustakaan: Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Yogyakarta: Kanisius. Suratmo, F. Gunarman. 2002. Ed.1. Panduan Penelitian Multidisiplin. Bogor: Institut Pertanian Bogor Press. Sutarno. 2005. Cet.1. Tanggung Jawab Perpustakaan dalam Mengembangkan Masyarakat Informasi. Jakarta: Panta Rei. -------. 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

The JISC Repositories Support Project. 2005. Digital Repositories: Helping Universities and Colleges. (21/05/09) Virginia Institute of Marine Science. 2003. (12/01/09) Wahono, Romi Satrio. 2006. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan Webster Online Dictionary. 2008. Specialty Definition: Knowledge Management. (18/11/08) Wicaksono, Hendro. 2005. Membangun Sistem Manajemen Pengetahuan Untuk Pemakai Perpustakaan Berbasis Intranet Menggunakan Perangkat Lunak OpenSource. Widayana, Lendy. 2005. Ed.1, Cet.1. Knowledge Management Meningkatkan Daya Saing Bisnis. Malang: Bayumedia Publishing. Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.


LAMPIRAN


Lampiran-1 GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

1. Sejarah Singkat Perpustakaan USU Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah Yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957. Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Disamping itu, ada 5 (lima) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: a) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada akhir tahun 2006, b) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas MIPA yang mulai beroperasi tahun 2007, c) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, d) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, dan e) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai beroperasi pada bulan Desember 2008. Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar 4 Ha. Gedung Perpustakaan Universitas dapat menampung sekitar 900 orang pembaca dalam Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

waktu yang bersamaan dan pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya dalam memperoleh layanan tertentu mahasiswa harus antrian terutama pada jam-jam sibuk. Sedangkan seluruh Gedung Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 166 pembaca. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, saat ini telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323 m2. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau sekurang-kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2. Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami perkembangan pesat sejak tujuh belas tahun terakhir. Sejak tahun 1991, Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan pelayanan. Upaya tersebut menunjukkan hasil yang sangat

menggembirakan

ditandai

dengan

meningkatnya

penggunaan

fasilitas

Perpustakaan oleh mahasiswa dengan pertumbuhan rata-rata antara 15 s.d 25% setiap tahun dalam kurun waktu 1991 sampai dengan 2008. Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu, Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.

2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan


Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut: “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya “. Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut: (1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara. (2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif

dan

efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi. (3) Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi. (4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU. (5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan. (6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.


(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda. (8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

3. Struktur Organisasi Perpustakaan USU Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 116 orang staf yang terdiri dari 57 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 59 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi, dengan perincian 59 orang adalah PNS dan 57 orang adalah tenaga honorer. Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN (PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan dengan SK Rektor USU No.1177/J05/SK/KP/2005 pada tanggal 12 September 2005. Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang, 12 orang Ketua Tim dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Kepala Perpustakaan juga dibantu oleh tiga orang staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem dan perencanaan, pelatihan perpustakaan dan pengelola American Corner. Adapun struktur organisasi Perpustakaan yang baru adalah seperti berikut:


Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi

Wakil Kepala Perpustakaan

Kelompok Pustakawan

Staf Ahli Kepala Sub Bagian TU

Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi dan Cabang

Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna

Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis

KetuaTim Pengadaan

Ketua Tim Sirkulasi

Ketua Tim Perpustakaan Cabang

KetuaTim Pengatalogan dan Data Bibliografis

Ketua Tim Rujukan dan Bantuan Pengguna

Ketua Tim Manajemen Koleksi

Ketua Tim Dukungan TIK dan E-Library

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak (1)

Ketua Tim Koleksi Khusus

Ketua Tim Pemeliharaan Koleksi

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak (2)

Ketua Tim Layanan Digital

Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan per 12 September 2005

4. Jumlah Anggota Perpustakaan Jumlah anggota perpustakaan adalah seluruh sivitas akademika Universitas Sumatera Utara (USU) yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Tabel-1 : Jumlah Anggota Perpustakaan No

Kategori

(1)

(2)

Jumlah Terdaftar (3)

Jumlah Anggota Perpustakaan (4)

Presentase (5)

1

Mahasiswa

30.503

30.503

100%

2

Dosen

2.211

2.211

100%

3

SPs

4.471

4.471

100%


Jumlah 37.185 37.185 Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

5. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis Tabel-2: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2008) Jumlah No

Jenis Koleksi

(1) 1 2 3 4

(2)

Judul (3) 115.994 2.637 515 12.957

Eksemplar (4) 415.936 34.713 61.440 12.957

Kepingan CD, Disket, Kaset (5)

Buku Jurnal (Tercetak) Jurnal (Mikrofis) Jurnal Elektronik 5.145 (CD-ROM & Online) 5 Kaset audio/video 187 395 6 Disket Komputer 316 838 7 CD-ROM, database 31 1.602 8 CD-ROM, multimedia 177 194 9 CD-ROM, fulltext 1.188 1.733 10 Deposit USU 19.566 22.554 11 Deposit ADB 4.443 4.909 12 Deposit WB 1.212 1.348 13 American Corner 3.238 4.789 Jumlah 162.391 558.646 9.806 Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008 6. Data Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Tabel-3: Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Yang Dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan Per Tahun 2008 No. Urut 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Kategori Dokumen PhD Dissertations Master Theses Lecture Papers Student Papers Proceedings Professor Orations Rector Speechs Department Guide-Books

Jumlah 67 2.705 1.691 4.636 14 74 10 59


19. 20.

USU e-Journals Others

24 28 9.308

Total Data per tanggal 9 Desember 2008

7. Personil Ketenagaan Untuk dapat mengetahui besarnya jumlah pegawai pada Perpustakaan USU berdasarkan golongan, dapat dilihat pada Tabel-3 berikut ini: Tabel-4: Jumlah Pegawai Menurut Golongan No. 1.

Satuan Kerja II/a

Jumlah 12

2.

II/b

1

3.

II/c

6

4.

II/d

4

5.

III/a

15

6.

III/b

8

7.

III/c

3

8.

III/d

3

9.

IV/a

3

10.

IV/b

3

11.

IV/c

1

12.

IV/d

-

13.

Honorer

57

Jumlah

116

8. Jam Buka Perpustakaan Jam buka perpustakaan selama masa kuliah dan hari kerja adalah sebagai berikut: Seluruh Fasilitas: Senin s.d. Jumat, pukul

08.00 – 16.00

Sabtu

08.00 – 13.00

Fasilitas lantai-1: Koleksi Pinjam Singkat (KPS), Ruang Baca, dan Akses Internet. Senin s.d. Jumat

08.00 – 21.30


Sabtu

08.00 – 16.00

Selama libur semester Perpustakaan ditutup lebih awal kecuali fasilitas yang terdapat di lantai-1 tetap dibuka seperti biasa. Selain itu, perpustakaan ditutup ketika pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru.

9. Jenis Pelayanan Jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh Perpustakaan USU terdiri dari: 1) Pemanduan Keanggotaan Layanan ini berfungsi untuk membantu pengguna dalam menggunakan perpustakaan secara lebih efisien. Pustakawan yang bertugas membantu mengatasi masalah dalam mendapatkan informasi atau bahan-bahan yang diperlukan, memberi petunjuk cara menggunakan katalog dan menjawab pertanyaan yang diajukan pengguna. Staf yang bertugas pada kaunter ini juga melayani hal-hal yang berkaitan dengan keanggotaan perpustakaan termasuk penerbitan Kartu Tanda Anggota (KTA) dan penggantian kartu yang hilang dan habis masa berlakunya. 2) Sirkulasi Layanan ini berkaitan dengan peredaran bahan pustaka untuk koleksi umum dan KPS. Semua pengguna yang telah memiliki KTA berhak meminjam bahan pustaka yang termasuk kategori untuk dipinjamkan. Ada dua kaunter sirkulasi yaitu: a. Sirkulasi Utama (Lobby Lantai-2) melayani peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi umum b. Sirkulasi KPS (Lobby Lantai-1) melayani peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan KPS. Proses

peminjaman

setiap

transaksi

peminjaman,

pengembalian

dan

perpanjangan pinjaman hanya memerlukan waktu yang singkat dengan sistem terautomasi. 3) Bantuan Pengguna Layanan ini terdapat di setiap lantai dengan petunjuk ”Bantuan Pengguna”, melayani setiap pengguna yang mengalami kesulitan dalam menemukan bahan pustaka atau menggunakan peralatan yang tersedia di lantai yang bersangkutan. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

4) Akses Internet Terminal di sini dapat digunakan untuk mengakses sumber daya elektronik baik yang dimiliki atau dilanggan oleh perpustakaan maupun sumber daya lain yang terdapat di luar perpustakaan. Sumberdaya yang dimiliki oleh perpustakaan termasuk Koleksi Deposit USU versi elektronik dan jurnal elektronik.. 5) Layanan Digital Bagian ini memberikan layanan khusus untuk penelusuran bahan-bahan elektronik baik jurnal online maupun dalam bentuk CD. Di ruangan ini tersedia lebih dari 13.000 judul jurnal elektronik dalam bentuk CD yang dilanggan oleh perpustakaan. Akses versi online juga dapat dilakukan dari sini atau melalui jaringan kampus. Petugas dapat membantu dan memberikan bimbingan apabila diperlukan. Layanan ini diperuntukkan terutama bagi mahasiswa pascasarjana dan dosen untuk mengakses jurnal elektronik. Penggunaan terminal tidak dikenakan biaya, kecuali untuk mencetak artikel. 6) Fotokopi Terdapat di lantai-1 dan 3, disediakan dengan operator. Fotokopi di lantai-3 hanya diperuntukkan untuk memfotokopi koleksi perpustakaan yang tidak dipinjamkan keluar (check-out). Tidak dibenarkan untuk memfotokopi secara utuh suatu bahan pustaka.

7) Pendidikan Pengguna Perpustakan dapat menyelenggarakan kelas singkat orientasi perpustakaan dan penelusuran literatur untuk kelompok pengguna tertentu apabila diminta. Kelas diselenggarakan di Ruang Konferensi lantai-1. Pemesanan kelas dapat dilakukan melalui kaunter pemanduan dan keanggotaan. 8) Layanan Antar Perpustakaan Perpustakaan melayani permintaan artikel jurnal atau bagian dari buku yang tidak tersedia di perpustakaan ke unit-unit informasi atau perpustakaan lain baik di dalam ataupun di luar negeri. Biaya untuk layanan ini seluruhnya dibebankan


kepada pengguna yang meminta. Pemesanan dapat dilakukan pada staf yang bertugas di ruang Layanan Digital. 9) Usulan Pengadaan Bahan Pustaka Baru Pengguna dapat setiap saat mengusulkan pembelian suatu judul bahan pustaka dengan mengisi Formulir Usulan Pengadaan Bahan Pustaka yang dapat diperoleh pada Kaunter Pemanduan dan Bantuan Pengguna. Pengguna juga dapat mengisi formulir usulan melalui homepage perpustakaan. Sivitas akademika juga dapat memesan buku untuk dimiliki atas biaya sendiri.

10. Jumlah Kunjungan Jumlah kunjungan pada Perpustakaan USU dalam kurun waktu Januari sampai Desember 2008 dapat dilihat pada Tabel-4 berikut ini: Tabel-5 : Jumlah Pengunjung Perpustakaan (Januari s.d Desember 2008) No

Bulan

(1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

(2) Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober Nopember Desember Jumlah

Jumlah Pengunjung (3) 95.671 98.364 111.647 125.463 116.349 96.583 92.696 93.915 96.015 134.388 110.468 105.263 1.276.822

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008


Lampiran-2 Pertanyaan Wawancara untuk Pengadaan Koleksi Grey Literature Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjawab pertanyaan wawancara berikut ini. Adapun tujuan dari wawancara ini adalah untuk memperoleh data dalam rangka menyelesaikan skripsi yang berjudul “Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”. Atas kesediaan Bapak/Ibu, terlebih dahulu penulis ucapkan terima kasih.


1. Darimana sajakah sumber koleksi grey literature tercetak yang dijadikan koleksi deposit? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Bagaimanakah prosedur kerja yang dilaksanakan dalam pemilihan koleksi grey literature? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Siapa sajakah yang terlibat dalam proses pemilihan koleksi grey literature? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. Bagaimanakah prosedur kerja yang dilaksanakan dalam penerimaan koleksi grey literature tercetak dan elektronik? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Bagaimanakah prosedur kerja inventarisasi koleksi grey literature? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. Apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7. Jika diterapkan, apa keuntungan yang diperoleh dalam penerapan manajemen pengetahuan tersebut? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Lampiran-3 Pertanyaan Wawancara untuk Pengolahan Koleksi Grey Literature Tercetak Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjawab pertanyaan wawancara berikut ini. Adapun tujuan dari wawancara ini adalah untuk memperoleh data dalam rangka menyelesaikan skripsi yang berjudul “Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

Pengolahan Grey Literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”. Atas kesediaan Bapak/Ibu, terlebih dahulu penulis ucapkan terima kasih.

1. Dalam melakukan pengatalogan deskriptif dibutuhkan suatu pedoman. Pedoman apa sajakah yang digunakan dalam pengatalogan koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Untuk menentukan tajuk subjek grey literature tercetak, daftar tajuk subjek apakah yang dijadikan pedoman? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Dalam melakukan pengklasifikasian dibutuhkan suatu pedoman. Pedoman apa sajakah yang digunakan dalam pengklasifikasian koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. Pedoman apa sajakah yang digunakan dalam melaksanakan entri data? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Bagaimanakah prosedur kerja pengolahan koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

6. Apa sajakah yang dijadikan titik akses koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7. Bagaimanakah prosedur kerja pembuatan kelengkapan koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8. Bagaimanakah prosedur kerja penyimpanan/penjajaran koleksi grey literature tercetak? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9. Apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

10. Jika diterapkan, apa keuntungan yang diperoleh dalam penerapan manajemen pengetahuan tersebut? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Lampiran-4 Pertanyaan Wawancara untuk Pengolahan Repository


Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjawab pertanyaan wawancara berikut ini. Adapun tujuan dari wawancara ini adalah untuk memperoleh data dalam rangka menyelesaikan skripsi yang berjudul “Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengolahan Grey Literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”. Atas kesediaan Bapak/Ibu, terlebih dahulu penulis ucapkan terima kasih.

1. Dalam pengolahan koleksi elektronik dibutuhkan suatu pedoman. Pedoman apa sajakah yang digunakan dalam pengolahan koleksi elektronik? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Bagaimanakah prosedur kerja pengolahan koleksi grey literature elektronik? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Bagaimanakah isi dokumen grey literature elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (Apakah dalam bentuk fulltext atau abstrak) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. Bagaimanakah format file dari grey literature elektronik yang dilayankan kepada pengguna? (Apakah dalam bentuk HTML, PDF, Doc, PPT) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Bagaimanakah langkah-langkah penelusuran grey literature elektronik dilakukan?


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6. Apa sajakah yang dijadikan titik akses koleksi grey literature elektronik? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7. Apakah manajemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8. Jika diterapkan, apa keuntungan yang diperoleh dalam penerapan manajemen pengetahuan tersebut? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Lampiran-5 Hasil Wawancara untuk Pengadaan Koleksi Grey Literature 1. Koleksi grey literature pada Perpustakaan USU diperoleh dari karya ilmiah dan non ilmiah seperti skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian, karya ilmiah dosen, prosiding, pidato pengukuhan guru besar, dan pidato rektor yang dihasilkan di USU dan wajib diserahkan ke perpustakaan universitas dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD), hal ini sesuai dengan keputusan rektor no.1240/H5/SK/PK/2007. 2. Pada Perpustakaan USU tidak dilakukan proses pemilihan untuk koleksi grey literature karena koleksi ini sudah terpilih. 3. Pada Perpustakaan USU, yang terlibat dalam proses pemilihan adalah pustakawan bagian pengadaan, pihak fakultas dan program studi, serta lembaga-lembaga yang ada di USU. 4. Alur kerja penerimaan koleksi grey literature: 1. Mahasiswa menyerahkan karya ilmiah dalam bentuk tercetak dan file elektronik (CD) ke bagian keanggotaan. 2. Untuk Teks pidato pengukuhan guru besar dan pidato rektor diserahkan ke bagian tata usaha untuk kemudian diserahkan ke bagian pengadaan juga. 3. Kemudian staf bagian keanggotaan memeriksa kesesuaian dokumen tercetak dengan file elektronik (CD). 4. Apabila terdapat ketidaksesuaian susunan dokumen tercetak dan file elektroniknya maka dokumen tersebut akan dikembalikan kepada mahasiswa tersebut untuk diperbaiki. 5. Jika susunan dokumen tercetak dan file elektronik sesuai maka kepada yang bersangkutan diberikan surat keterangan. 6. Setelah itu dokumen tercetak diserahkan ke bagian pengadaan dan file elektronik (CD) diserahkan ke bagian produksi digital. 5. Proses inventarisasi yang dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan buku (monograf) mulai dari pemberian stempel/cap milik perpustakaan, stempel inventaris, nomor inventaris, nomor barcode, kemudian memasukkan data inventarisasi dokumen ke komputer. Yang dicatat pada inventarisasi koleksi grey literature ialah: 1. Nomor akses, 2. Nomor barcode, 3. Tanggal, bulan, dan tahun 4. Pengarang/penanggung jawab karya, 5. Judul lengkap, 6. Impresum (penerbit, kota terbit, dan tahun terbit) 7. Cetakan/edisi 8. Volume/jilid 9. Bentuk terbitan (karya ilmiah, hasil penelitian, tesis, disertasi, atau pidato) 10. Jumlah Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

11. Keterangan 6. Dalam kegiatan pengadaan koleksi grey literature pada Perpustakaan USU diterapkan manajemen pengetahuan. 7. Keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen pengetahuan adalah pustakawan dapat melaksanakan kegiatan pengadaan dengan menggunakan petunjuk teknis atau standar prosedur operasional untuk pengadaan sehingga pustakawan dapat mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai dengan akhir kegiatan berupa akuisisi bahan pustaka.


Lampiran-6 Hasil Wawancara untuk Pengolahan Koleksi Grey Literature Tercetak 1. Dalam melakukan pengatalogan deskriptif koleksi grey literature pedoman yang digunakan adalah: 4. Anglo American Cataloguing Rules 2nd Edition (AACR 2) 5. Peraturan Katalogisasi Indonesia 6. Daftar Tajuk Seragam untuk Nama-Nama Geografi dan Badan Koorporasi Indonesia 2. Dalam menentukan tajuk subjek dari koleksi grey literature menggunakan Library of Congres Subject Headings (LCSH) edisi ke-29 sebagai pedoman. 3. Pedoman yang digunakan dalam kegiatan pengklasifikasian koleksi grey literature menggunakan Dewey Decimal Classification (DDC) edisi ke-22. 4. Dalam melakukan entri data, pustakawan menggunakan Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). 5. Proses katalogisasi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan menggunakan komputer. Sejak tahun 2008 pembuatan kartu katalog tidak lagi secara manual tetapi sudah menggunakan komputer dengan menggunakan program Compact Disk System – Integrated System (CDS/ISIS) dan Sistem Informasi Perpustakaan Terpadu v3.0 (SIPUS V3.0). Dengan menggunakan komputer ini proses katalogisasi dapat dilakukan dengan cepat, selain itu jika ada penambahan eksemplar koleksi grey literature pustakawan tidak perlu membuat kartu katalog baru hanya menambahkan nomor induk dan jumlah eksemplar pada komputer. 6. Yang dapat dijadikan titik akses dalam penelusuran koleksi grey literature adalah pengarang, judul, dan subjek. 7. Hal-hal yang dilakukan dalam pembuatan kelengkapan koleksi adalah mengetikkan label yang dilekatkan pada punggung buku. Pengetikkan label ini masih menggunakan mesin tik. Kemudian label ini ditempelkan berjarak 3 cm dari bawah buku. Selesai diberi label kemudian disampul. Semua koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tidak diberi slip tanggal pengembalian karena koleksi tersebut tidak untuk dipinjamkan. 8. Setiap koleksi grey literature yang telah ditempelkan label dan disampul siap untuk disusun di rak sesuai dengan peraturan perpustakaan dari kelas 000-900. Harly Christy M. Siagian : Penerapan Manajemen Pengetahuan Dalam Pengolahan Grey Literature Dan Koleksi Repository Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 2009.

9. Pada Perpustakaan USU manejemen pengetahuan diterapkan dalam pengolahan koleksi grey literature tercetak. 10. Keuntungan yang diperoleh dari penerapan manajemen pengetahuan adalah pustakawan dapat mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan serta memudahkan pengguna untuk mencari informasi dengan cepat dan tepat. Dalam hal ini pustakawan bagian pengolahan dapat melakukan pekerjaanya dengan baik.


Lampiran-7 Hasil Wawancara untuk Pengolahan Repository

1. Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi: Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksi/materi digital (elektronik) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau berpedoman pada Dublin Core (DC). Staf Sub.Divisi Sistem Automasi: Pedoman yang digunakan berupa proses alur kerja digitalisasi bahan yang lain yang dibuat oleh Bapak Rasiman. 4. Prosedur kerja pengolahan koleksi grey literature elektronik:


Fungsi dan Aktivitas Kerja

Pembongkaran dan

Scanning

Penjilidan

Editing dan Uploading

5. PEMBONGKARAN DAN PENJILIDAN Dokumen yang dipilih merupakan Laporan Penelitian, Disertasi, Tesis, Skripsi, dan Kertas Karya, terbitan tahun 2000 ke atas.

SCANNING

6. SCANNING Menscan dokumen mulai dari halaman judul hingga lampiran, dan file elektronik disimpan dalam format PDF. Pemberian nama file sesuai dengan Nomor Akses dokumen.

7. EDITING Membuat satu file dokumen Abstrak dalam bentuk Word (DOC) dan satu file Fulltext (PDF) serta memberikan file security berupa password, watermark, dan footer pada file PDF tersebut.

8. UPLOADING Mengupload dua file yaitu Abstrak (DOC) dan Fulltext (PDF) serta memasukkan metadata seperti judul, pengarang, subyek, deskripsi bibliografi ke dalam sistem

File Elektronik (PDF)

EDITING

OCR (Abstrak)

File DOC dan PDF

UPLOADING

WEB

SELESAI


5. Dokumen yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari bentuk abstrak dan teks penuh (fulltext). 6. Format file elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML) dan Portable Document Format (PDF). 7. Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi: Pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google dan Yahoo. Staf Sub.Divisi Sistem Automasi: Penelusuran bahan elektronik dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya dapat langsung menelusur berdasarkan kepada subjeknya misalnya master theses, atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. 8. Yang dapat dijadikan titik akses dalam pencarian koleksi elektronik adalah judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun. 9. Dalam pengolahan koleksi grey literature elektronik diterapkan manajemen pengetahuan. 10. Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi: Keuntungan utama yang didapat adalah bahwa koleksi grey literature merupakan jenis koleksi yang unik karena hanya dimiliki oleh institusi tertentu atau merupakan koleksi digital muatan lokal (digital local content). Staf Sub.Divisi Sistem Automasi: Pelaksanaan proses kerja dan penyebaran informasi atau pengetahuan lebih terorganisir sehingga lebih efektif dan efisien.


Oleh: HARLY CHRISTY M. SIAGIAN

Recommend Documents