Ohmega verhuur
Zet deze pagina op ware grootte (100 %) of op wat voor u prettig is. Blader door de presentatie met “Page down”en “Page up” In deze presentatie zullen wij de volgende onderwerpen behandelen: • Units • Unit-typen • Inventaris/attributen/eigenschappen • Eenmalige kosten • Routeplanning • Contracten • Contractregels • Facturatie • Verwerking in de boekhouding (automatisch) • Hierin nog niet de on-line module op Ohmega on-line
Ohmega verhuur
In deze presentatie zullen wij alleen nog de backoffice behandelen. Ohmega verhuur bestaat namelijk uit twee aparte modules die u apart kunt aanschaffen. Dit omdat : • U misschien alleen in de backoffice wenst te werken. Dus alle opdrachten per telefoon, email, of fax aanneemt. OF • U met beide modules werkt. Dus, “On-linebestellen” maar ook vaak opdrachten per telefoon aanneemt. In beide gevallen komen alle opdrachten terecht in de back office die hier nu wordt beschreven. • Uiteraard kunt u ook beginnen het gebruikersrecht van de backoffice en eventueel over een paar jaar uitbreiden met on-line bestellen.
Units Algemeen Het invoeren van de units, als basisgegevens. Units zijn te verhuren objecten met een eigen code. In tegenstelling met inventaris/attributen, waarvan er meerdere de zelfde code kunnen hebben. Elke unit wordt ingevoerd (of geimporteerd) Elke unit heeft eigen kenmerken en groepskenmerken (zoals bijv. de omzetgrootboekrekening. Hier worden de eigen kenmerken ingevoerd.
Units Standaard Inventaris In het tabblad “Inventaris” wordt de standaard inventaris gekoppeld aan de unit. Dit is een lijst die bij elk contract steeds meekomt. Per contract kan deze inventaris worden aangepast. Zie verder de dia “Inventaris”.
Units Onderhoud In dit window kunt u invoeren dat de unit in onderhoud moet. U geeft datum, plaats en voorgeschreven werkzaakheden aan. De unit zal meekomen bij het afdrukken van de onderhouds planningslijst per week.
Units Ombrengsten/kosten Per unit kunt u zien wat de opbrengsten en kosten van deze unit zijn per jaar. Deze gegevens komen automatisch uit de facturatie en de reparatie module.
Unit-typen Unit-typen hebben als voornaamste taak het toekennen van een omzetrekening aan de units. Dus de grootboekrekening waarop de omzet van deze unit wordt geboekt bij de automatische facturatie.
Inventaris/attributen/toeslagen Behalve units met elk een unieke code, waarvan u precies weet welke, waar in verhuur is, zijn er ook te verhuren items welke geen unieke code hebben. U hoeft niet te weten welke stoel of welk verlengsnoer met een unit is mee verhuurd, maar wel hoeveel van een bepaalde soort. Inventaris/attributen of ander toeslagen welke worden gefactureerd per tijdsduur (versus eenmalig) worden ingevoerd in dit window. U ziet dat u deze functie ook kunt gebruiken voor niet-tastbare toeslagen of zelfs voor kenmerken van de unit.
Kosten-typen
Behalve periodieke kosten bestaat een verhuurcontract uiteraard ook uit eenmalige kosten. Zoals transport, borg, borg retour en misschien te verkopen materialen. Deze kosten kunnen op de eerste maar ook op de laatste factuur worden meegenomen bij periodieke facturatie. De kosten kunnen hier als stamgegeven worden ingevoerd en later worden opgehaald in elk contract.
Contracten
Elke verhuurovereenkomst wordt in Ohmega ingevoerd als een contract. Per verhuurde unit wordt daarna een contractregel ingevoerd. Hier voert u de basisgegevens in van het contract.. In “Opdrachtgever” haalt u de klant op of u maakt hem/haar nieuw aan. Velden welke betrekking hebben op die klant, worden automatisch gevuld. “Voor uw werk” is het adres waar de unit moet worden geplaatst. Tevens geeft u aan of periodiek moet worden gefactureerd en met welke frequentie of alles ineens. Ook is in te stellen of de klant meerdere contracten heeft lopen en eventueel meerdere contrachten op één factuur moeten.
Routeplanning voor contract Indien u werkt met TRACCrouteplanner worden hier de gegevens ingevoerd, welke van belang zijn voor de planning. Uiteraard zijn hier postcode en huisnummer van belang. In het tijdvenster kunt u de openingstijden invoeren van de klant. Hiermee houdt TRACC rekening. Dit is een voorbeeld waarbij u altijd terecht kunt tot 20.00u. “Eerste/tweede” is eventueel “Ochtend/middag”.
Contractteksten Hier haalt u de gewenste standaardteksten op voor het contract en de afleverbon. Er zijn vaste teksten welke altijd op uw contract staan en afwisselende teksten. Teksten welke bij een bepaalde unit behoren kunnen standaard aan een unit worden gekoppeld. Maar hier haalt u teksten op die per contract anders zijn. U heeft die teksten opgeslagen als stamgegeven. Hier haalt u ze op, voor dit contract, en kunt u ze eventueel aanpassen.
Contracten diversen In deze tab van het contract, kunt u diverse instellingen invoeren waarvan de meeste in dit voorbeeld voor zich spreken. De BTW codes geven aan of u: Hoge BTW, Lage BTW of Nul BTW wilt rekenen. Standaard staat dit op hoge BTW. U kunt dit ook anders instellen. De bijzonderheden zijn ter kennisgeving maar kunnen worden afgedrukt waar u wilt.
Units in contract Dit is alleen een overzicht waarin de gekoppelde contractregels, dus verhuurde units zijn te zien. In dit voorbeeld zijn dus twee units verhuurd.
Contractregels/Verhuurde units Van het contract schakelt u door naar de contractregels. Voor elke unit betreffende dit contract, wordt een contractregel aangemaakt. Aan de contractregels kunnen weer inventaris en andere, periodiek te factureren, kostensoorten worden toegevoegd. Per unit is een begindatum en eindatum in te voeren. Ook kunnen afwijkendee facturatie datums worden ingevoerd, indien gewenst.
Contractregels reiniging Onder reiniging kunt u ook ander periodiek onderhoud, op locatie, verstaan wat moet gebeuren tijdens de periode dat de unit verhuurd is. Indien u aangeeft "Wekelijks" of "Twee wekelijks" zal er een routeplanning plaatsvinden waarin: -Afleveren -Ophalen en -Reinigen in één planning wordt opgenomen indien gewenst. Bij koppeling met TRACC zal dit allemaal worden meegenomen. Indien u geen koppeling met TRACC heeft, kan ook een alternatieve routeplanning worden verwezenlijkt binnen "Ohmega Verhuur“.
Contractregels inventaris In dit window worden de units voorzien van: --Inventaris --Andere periodiek te factureren items (dus geen eenmalige kosten) --Teksten speciaal voor deze unit. Deze kosten kunnen een eigen begin- en einddatum hebben. Immers het is altijd mogelijk dat er attributen worden toegevoegd of worden teruggehaald tijdens de verhuur.
Unitregels kosten Hier voert u de eenmalige kosten in welke bij de unit horen. U kunt aangeven of, bij periodieke facturatie, de kosten op de eerste factuur of op de laatste factuur moeten. Voorbeeld: Op de eerste factuur voortransport en borg. Op de laatste factuur ophalen en borg retour. Ook geleverde materialen kunnen hier worden toegevoegd.
Automatische facturatie In "Ohmega Verhuur" kunt u per contract factureren maar ook massaal alle contracten in één keer. Contracten kunnen worden ingesteld op factureren per: -4 weken -Maand -Maand maar de eerste tot einde maand. -Week -kwartaal -In één keer Bij het automatisch factureren aan het eind van de week of maand, hoeft u niets anders te doen als te klikken "Factureer" en eventueel de peildatum veranderen (indien u alvast de facturen wilt uitprinten ondanks dat u nog niet de factuurdatum heeft bereikt). Daarna hoeft u alleen maar de facturen uit te printen en te versturen. Het programma houdt rekening met: -Wanneer is deze unit of inventaris voor het laatst gefactureerd -Staat er een einddatum in -Prijs per week -Vakantiestop eventueel -Ingestelde frquentie Zie voor de afdruk en uitleg de volgende dia.
Factuurafdruk U ziet hier en voorbeeld van een factuur van een contact met twee units. Unit 1001 heeft inventaris en is ingesteld op "Inventaris samenvoegen in de factuurregel" (u ziet dus nu daarvan geen details. Het contract stond afgesteld op 4 weken. dus vandaar de 28 dagen. De begindatums van units en inventaris is 1 januari. Onderaan staan de eenmalige kosten. Uiteraard Is het mogelijk alle facturen in een keer uit te printen.
Boekhouding
In Ohmega worden gegenereerde facturen naadloos en zonder tussenkomst van de gebruiker automatisch verwerkt in de boekhouding. Zelfs als u een factuur handmatig aanpast, worden BTW-aangifte en Winst en Verlies, automatisch aangepast. In Ohmega Verhuur zit geintegreerd “Ohmega Account” een zeer geavanceerd en gebruiksvriendelijk boekhoudpakket. Uw gehele verkoopboekhouding gaat dus volledig automatisch behalve het afboeken van de betalingen. En zelfs dat is te automatiseren omdat het telebankierpakket van Ohmega Account overweg kan met mt940 imports (automatisch inlezen van bankafschriften). Tevens kunnen de verkoopfacturen worden geexporteerd naar andere boekhoudingen.
Instellingen en overzichten Voor de meeste gegevens welke in contracten en contractregels van toepassing zijn, zijn standaard instellingen, zodat u ze niet steeds hoeft in te voeren: Eenmalig stelt u in: -Hoog/laag BTW -Factureerwijze en -frequentie -Vaste teksten op contracten -Standaard variabele tekst op contracten -En nog veel meer Deze komen elk contract automatisch mee en kunnen per contract worden aangepast. Overzichten Op de volgende dia ziet u de standaard overzichten welke zich in “Ohmega Verhuur” bevinden. Tevens kunt u via de ODBC-koppeling uw eigen overzichten genereren in: -Acces -Excel -Cristal reports -XML Etc.
Overzichten
Reparatie en onderhoud Tevens bevindt er zich in de applicatie een reparatiemodule. •Monteurs •Standaardklachten •Materialen Worden ieenmalig ingevoerd. Per reparatie: •Standaard klacht ophalen •Omschrijving van probleem wordt eventueel toegevoegd. •Werkbon wordt uitgeprint •Na de werkzaamheden worden de uren en materialen geboekt •Aangegeven wordt of het investering of onderhoud betreft
De materialen en uren worden automatisch op de unit geboekt EN in de boekhouding.
Extra modules “Ohmega Verhuur” wordt geleverd metde modules: •Boekhouding •Facturatie •Telebanking •XML auditfile en BTW aangifte •Transitorisch boeken •Activa registartie •Orderadministratie voor losse verkoop •Voorraadbeheer voor losse verkoop En optioneel: •Projectadministratie met uren regstratie •Productiemodule •Relatiebeheer •Abonnementenregistratie (onderhoudscontracten ed.).
