Offerte cultuur historisch diner Eventum 1

Offerte cultuur historisch diner

Eventum

1

Inhoudsopgave Kerngegevens ........................................................................................................................3 Inleiding ..................................................................................................................................4 Doelstelling & Doelgroep ........................................................................................................5 Project inhoud ........................................................................................................................6 Praktische informatie ..............................................................................................................7 Teaser & relatiegeschenk .....................................................................................................10


Eventum

2

Kerngegevens Contactgegevens groepsleden Blogspot: Algemeen e-mail adres:

eventumevent.blogspot.nl [email protected]

Jeffrey Warmerdam Justin Peters Laura de Bruijn Bodile van de Sande

06-15578117 06-24366719 06-20228440 06-57578276

Contactgegevens opdrachtgever Organisatie: De Boschboom Naam opdrachtgever: Wiet van Gent Tel. 073 6127080 06-nummer: 06 51040214 E-mail: [email protected]

Datum 8 November 2012 (18:00 – 22:00/22:30)

Locatie De Mensa, Koning Willem l College te ’s-Hertogenbosch.

Het evenement Het is een cultuur historisch diner, mede om alle leden bij elkaar te krijgen zodat ze elkaar ook (beter) leren kennen.

Verwacht aantal uitvoeringen en deelnemers Het evenement wordt 1x per jaar gehouden, maar wij voeren nu eenmalig de opdracht uit. Het verwachte aantal deelnemers: +/- 100.

Projecteisen       

In de stijl van het thema helden Binnen het budget blijven Rekening houden met de doelgroep In de stijl van de jaren 1500 t/m 1700 Te maken hebben met Jeroen Bosch Een relatiegeschenk bedenken Een digitale en tastbare teaser ontwerpen


Eventum

3

Inleiding Onze opdrachtgever van de Boschboom, heeft ons een project gegeven om uit te voeren. Het gaat om een cultuur historisch diner voor max. 100 leden van de Bossche Boom. De aanleiding van dit historisch diner is om een bijeenkomst voor alle leden te organiseren zodat ze elkaar wat beter leren kennen. Het is aan ons de taak om de decoratie op de locatie te verzorgen in het thema helden en historie. Het concept wat wij hebben bedacht moet vooral veel warmte en gezelligheid uitstralen. We willen de leden eventjes terug brengen in de tijd van de 15 e en 17e eeuw. Dit willen wij bereiken door veel oude materialen te gebruiken om de sfeer van die tijd naar voren te brengen. In dit initiatiefrapport kunt u de kerngegevens van het project vinden, wat de doelstelling en de doelgroep van het evenement is, een tijdschema van het evenement met alle uitwerkingen van dien, praktische informatie, ons communicatieplan en natuurlijk al onze ideeën voor het concept. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en u er wat aan zult hebben. Er is natuurlijk maar een manier om daar achter te komen en dat is snel verder te bladeren naar de volgende bladzijde. Veel leesplezier!


Eventum

4

Doelstelling & Doelgroep Het is de bedoeling dat wij voor de organisatie van de Boschboom de decoratie verzorgen in de stijl van de 15de en 17de eeuw en in het thema helden. Het moet ongeveer binnen een budget blijven van +/- € 350,- Ook hebben wij de taak gekregen om een relatiegeschenk te bedenken die de leden aan het eind van de avond als aandenken ontvangen en een digitale en tastbare teaser om de leden te bereiken.

Doelgroep Het zijn ouderen, actieve en enthousiaste mannen en vrouwen rond de 55 jaar. Komen voornamelijk uit ‘s-Hertogenbosch en omstreken. Het inkomens en opleidingsniveau zal verschillen tussen hoog en laag en de werkbranche kan ook veel variëren. De meeste zullen van Nederlandse nationaliteit zijn. Een groot deel is met pensioen, weet weinig af van de nieuwe media en de meeste hebben geen email adres. De doelgroep is geïnteresseerd in historie, Den Bosch, cultuur en natuur. Hier hebben ze ook aardig wat kennis van. Ze houden ervan om leuke uitjes te maken en meer te weten te komen over dit onderwerp. De doelgroep heeft een goede relatie met de organisatie en veel vertrouwen, ze zullen daarom ook iets verwachten wat ze zeker zal verbazen.

Doelstelling Hoofddoel Door middel van historische decoratie ervoor zorgen dat 100 leden van de Bosch Boom op 8 november 2012 bij het historisch diner in de Mensa op het Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch meegenomen worden in de sfeer van de 15 de en 17de eeuw. Subdoel 1 Door middel van de digitale en tastbare teaser ervoor zorgen dat minimaal 90% van de leden zin krijgen in het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te ‘s-Hertogenbosch. Subdoel 2 Door middel van verschillende materialen ervoor zorgen dat alle 100 leden duidelijk het thema helden naar voor zien komen tijdens het cultuur historisch diner op 8 november 2012 in de Mensa op het Koning Willem I College te ‘s-Hertogenbosch.


Eventum

5

Project inhoud Tijdschema Tijd

Omschrijving

18:00 - 18:30

Aanvang gasten + Welkomsdrankje evt. foto in de fotohoek Voorgerecht Amusement Hoofdgerecht Amusement Nagerecht Relatiegeschenk word uitgedeeld.

18:30 - 19:00 19:00 - 19:15 19:15 - 19:45 19:45 - 20:00 20:00 - 20:30 20:30 - 21:00

Verhuurbedrijf Wij zijn in contact gekomen met het bedrijf ’Jan verhuur’ in Utrecht. Dit bedrijf verhuurt verschillende materialen in verschillende thema’s. Zei hebben laten weten dat ze graag iets voor ons zouden willen betekenen en hebben daarom ook een aantal foto’s en de prijzen van alle materialen die zei hebben in het thema historisch naar ons gemaild. Hieronder in het moodboard kunt u een beetje zien wat de sfeer is van hun thema.


Eventum

6

Praktische informatie Het evenement vind plaats in de Mensa, Koning Willem I College te ’s-Hertogenbosch. De catering en het personeel word geregeld in samenwerking met de Mensa zelf. Alle voorzieningen die nodig zijn zoals toiletten en een garderobe zijn allemaal aanwezig in de Mensa. Wij mogen hier uiteraard gebruik van maken.

Draaiboek van de dag Tijd 15:00 - 16:00 uur 15:00 - 16:00 uur

22:00 - 00:00 uur

Wat Zaal ombouwen Fotohoek in ontvangstruimte klaarzetten Ruimte decoreren met overige materialen Vaandels ophangen Ingang in orde maken Ruimte voor relatiegeschenk in orde maken Nalopen of alles goed staat Ontvangst gasten (welkomsdrankje) Foto’s maken bij de fotohoek Relatiegeschenk in elkaar zetten Uitdelen relatiegeschenk aan de gasten Afbreken en opruimen ruimte


Eventum

16:00 - 16:30 uur 16:00 - 16:15 uur 16:15 - 17:00 uur 16:30 - 17:00 uur 17:00 - 18:00 uur 18:00 - 18:30 uur 18:00 - 18:30 uur 18:30 - 21:00 uur 21:00 - 21:30 uur

Wie Justin, Jeffrey Laura, Bodile Justin, Jeffrey Laura, Bodile Laura, Bodile Justin, Jeffrey Laura, Bodile, Justin, Jeffrey Laura, Bodile Justin, Jeffrey Laura, Bodile, Justin, Jeffrey Laura, Bodile, Justin, Jeffrey Laura, Bodile, Justin, Jeffrey

7

Begroting Locatie en inrichting Inhuur inrichting/meubilair (tafels, stoelen) € 125 € 100 € 100 € 44 €6

Rode kerkbank (2,60m of 4m) Lage tafel Oude tafel Oude stoel Thonet stoel (per stuk) Inhuur decoratie / bloem- en groendecoratie Vaandels (per stuk) Wijnrek Tonnen in verschillende maten Wagenwiel in verschillende maten (per stuk) Losse decoratie in pakketprijs

€ 12,50 € 30 € 20 - €31 €12,50 - € 17,50 € 50 __________ € 467,50

Drukwerk en promotie Tastbare teaser Papier (per 10 stuks € 2,00) Brievenbuskoker (per stuk € 0,42) Postzegels (per stuk € 0,50) Rode lint

€ 4,00 € 8,40 € 10,00 € 1,20 __________ € 23,60

Diversen Relatiegeschenk (rode rozen) Papier Vervoer van goederen (bezine kosten)

€ 150,00 € 4,00 € 21,66 __________ € 175,66

Onvoorzien post onvoorzien, in beginfase 10% van totale begroting Totaal begroting Budget Verschil


€ 66,68 __________ € 733,44 € 350,00 € 383,44

Eventum

8

Voorbereidingsdraaiboek Wanneer

Wat

Wie

Week 41

Overleg met opdrachtgever

Laura, Bodile, Jeffrey & Justin

Week 42

Herfstvakantie


Week 43

Contact opnemen met Jan Verhuur/datum vaststellen decoratie

Laura

Papier, brievenbuskokers, postzegels en linten halen

Jeffrey & Justin

Vervoer regelen decoratie

Bodile

Tastbare teaser afdrukken

Laura

Randjes tastbare teaser afbranden

Jeffrey

Postzegels plakken

Justin

Lintjes vastbinden

Bodile

Relatiegeschenk ophalen

Jeffrey & Justin

Opslagplaats decoratie materialen zoeken

Laura & Bodile

Extra check voor start van evenement


Decoratie ophalen


Week 44 Toetsweek

Week 45


Eventum

9

Teaser & relatiegeschenk Tastbare teaser Als tastbare teaser hebben wij gekozen voor een perkament. De tekst die op het perkament komt te staan wordt afgedrukt op papier en vervolgens worden de randjes afgebrand zodat het lijkt alsof het net echt is. Het wordt verstuurd in een brievenbuskoker met een rood lintje eromheen.

Digitale teaser Voor de digitale teaser hebben wij eigenlijk hetzelfde idee als de tastebare teaser alleen dan voor op de website als banner. Als je met je muis er dan overheen gaat rolt het perkament zich vanzelf uit en komt de tekst tevoorschijn. Eventueel kan er misschien ook nog een kort geluidseffect bijkomen.

Relatiegeschenk Als relatiegeschenk willen wij aan het eind van de avond de gasten een mooi verpakte roos meegeven met een kaartje eraan waarop staat: Bedankt voor uw komst! De Boschboom


Eventum

10

Offerte cultuur historisch diner Eventum 1

Recommend Documents