OASE WP2 Techniek en Organisatie, vindbaarheid en delen Opnameprocesbeschrijving, de situatie per 1 september 2009 Erik Boon, 8 oktober 2009 Infrastructuur: Eind augustus is de Mediasite EX server in gebruik genomen, deze wordt gehost en technisch beheerd door de Dienst Digitale Ontwikkeling van de Universiteitsbibliotheek (UBVU). Het functioneel beheer is nog niet formeel geregeld maar in de praktijk wordt dit door het Audiovisueel Centrum uitgevoerd. De server bestaat uit 3 virtuele servers gekoppeld aan een SAN-server met NASbackupvoorzieningen. Voor opnames beschikken wij over 3 st Mediasite recorders, ingebouwd in een mobiele trolley zoals beschreven in de bijlage. Proces: De aanvraag voor opnemen van colleges verloopt via email of telefoon bij de afdeling Mediaproductie bij het AVC. Klanten leveren een overzicht van colleges die men opgenomen wil hebben. Vaak is dit direct afkomstig uit het rooster voor een vak. De planningsmedewerkster beoordeelt of de aanvragen passen binnen de planning. Als dit voor de hele collegereeks lukt dan worden de afzonderlijke colleges in de agenda gezet. Het opnemen van de colleges wordt uitgevoerd door AVC medewerkers. Dit kunnen ook freelance medewerkers zijn die door het AVC ingehuurd worden. De medewerker rijdt de trolley naar de collegezaal, stemt af met de docent en stelt de apparatuur op. Ook voorziet hij de docent van de draadloze microfoon. De medewerker start bij aanvang van het college de opname en bedient de camera. Wij streven ernaar de docent zo goed mogelijk in beeld te houden. Bij een docent die niet heel beweeglijk is, streven we naar een halftotaal. Als de docent van de ene kant van de zaal naar de andere beweegt, wordt het beeld rustiger als je iets meer uitzoomt. Bij een 2-uurs college wordt in de pauze ook de opname gepauzeerd zodat het hele college in 1 opname komt. Na afloop van het college stopt de medewerker de opname, sluit de recorder af en neemt de microfoon weer in. De medewerker kan dan in de zaal blijven als de volgende opdracht ook daar is, naar een andere zaal gaan voor een volgende opdracht of hij kan naar het AVC terugkeren. Vervolgens kan de medewerker de opname editen indien nodig en daarna de presentatie uploaden naar de server. De planningmedewerkster verstuurt vervolgens de url van de presentatie naar de contactpersoon. Het AVC beschouwt het product dan als opgeleverd, het plaatsen van de presentatie in de ELO of andere communicatie met de studenten gebeurt door de faculteitsmedewerkers of docenten.
Planningssysteem: Voor planning van opnames, opnamesystemen en medewerkers wordt gebruik gemaakt van Microsoft Outlook. De medewerkers van Mediaproductie hebben een gezamelijke agenda waarin de opnames als afspraak geplaatst worden.
Financien: Het AVC heeft de opdracht om bedrijfsmatig te werken, waarbij aktiviteiten worden gefactureerd aan de faculteiten of afdelingen van het VUMC. Voor aktiviteiten waaraan op bestuurlijk niveau een groot belang gehecht wordt, ontvangt het AVC extra financiering. Dit geldt ook voor de weblectures. Voor het studiejaar 2009 / 2010 hebben wij deze middelen ingezet voor de infrastructuur voor weblectures. Het arbeidsloon voor het registreren en verwerken van de opnames bepalen de prijs die wij doorberekenen. Dit is vastgesteld op € 250,- voor een standaard college van 2 uur, de voorbereiding, heen en weer lopen, het editen en uploaden en het werk om de afstemming met de aanvragers goed te doen.
Bijlage 1 details opnamesysteem. Het opnamesysteem is een trolley met een 19” flightcase waarin alle benodigde apparatuur gemonteerd is om in een collegezaal te kunnen opnemen. De camera is een PanTiltZoom-camera die in de stoelenrij geplaatst kan worden tussen het publiek. Deze PTZ-camera wordt bediend vanaf de trolley. Voor de verbinding tussen de trolley en de camera is een camera-multikabel voor beeld, voeding en besturing gemaakt. Aan de achterzijde van de trolley is een aansluitpaneel gemonteerd voor de camera en overige externe aansluitingen Tekening van de trolley:
Fotoos van een set:
Blokschema video:
Blokschema audio:
