o 8 JAN 2008 Nr. ;tj. f'1 ;:sp TrI. Voorstel. : Burgemeester en Wethouders : : 2 januari : Openbaar

~atwijk

Voorstel

Aan

: Burgemeester en Wethouders

Zaaknummer

: 2007-14696

Status

: Openbaar

Datum

: 2 januari 2008

Afdeling

: Sociale Zaken

Paraaf

Raad:

:Ja

Medewerk(st)er

: Baak, C.C. en Heijden, E.H.M. van der

medewerksstter.

OR:

: Nee

Telefoonnummer

: 071 - 406 5179 en 406 5183

Portefeuiliehouder

: Jong, W.M. de

Bij/age(n)

:2

Onderwerp:

Bijzondere bijstand: Formulierenbrigade

Samenvatting:

In artikel 7 van de Wet werk en bijstand is bepaald dat gemeenten de mogelijkheden en de zorgplicht hebben om de leefsituatie en het toekomstperspectief van kwetsbare burgers te verbeteren. Er zijn burgers die geen of onvoldoende gebruik maken van de regelingen, terwijl ze er wel recht op hebben. Op 12juni 2007 heeft u ingestemd met de nota "De bijzondere bijstand bereikbaar". De opzet van de formulierenbrigade is een onderdeel van deze nota. In de voorliggende nota wordt de opzet van de formulierenbrigade uitgewerkt in een plan van aanpak. U wordt gevraagd in te stemmen met de aanpak zoals beschreven in het voorliggende plan van aanpak.

Gevraagde beslissing:

Instemmen met de voorgestelde aanpak van de formulierenbrigade. 2. Het inzetten van het Werkdeel WWB voor de formulierenbrigade. 1.

l:8'J Intern advies

FIN

Circuleren

Secr.

B&W

Burg.

Akkoord. Bespreken

B&W-

~

veraaderina Besluit:

Weth. I

-

Welh.1I

f'1 ;:sP

Welh.111

Welh. IV Datum besluit B&W/Burgemeester

o8

TrI

/

uverwm komstiq het voorstel besloten

2 januari 2008

KPMG

181 Extern advies

~

JAN 2008

Nr.

;tj

Zaaknummer

: 2007-14696

Onderwerp

: Bijzondere bijstand: Formulierenbrigade

~atwijl{

Inleiding Op 12juni 2007 heeft u ingestemd met de maatregelen zoals voorgesteld in de nota "De bijzondere bijstand bereikbaar". Eén van deze maatregelen is het starten van een formulierenbrigade. De invulling en aanpak van deze formulierenbrigade is inmiddels nader ingevuld en vastgelegd in een plan van aanpak. De formulierenbrigade wordt ingevuld door drie tot vijfWWB-uitkeringsgerechtigden. Zij houden spreekuren in de wijk en leggen een aantal huisbezoeken af. Daarnaast wordt er een coördinator aangesteld die verantwoordelijk is voor de formulierenbrigade. Hij stuurt de formulierenbrigade aan vanuit de backoffice en onderhoudt de contacten met de samenwerkingspartners binnen en buiten de gemeente. Hij krijgt ondersteuning van een administratief medewerker. Ook deze functie wordt ingevuld door een WWBuitkeringsgerechtigde. Op deze wijze vindt een besparing plaats op het Inkomensdeel van de WWB. De kosten voor de formulierenbrigade worden gefinancierd vanuit het Werkdeel WWB. U wordt gevraagd in te stemmen met dit voorgestelde plan van aanpak. Beoogd resultaat Het gebruik van de regelingen bijzondere bijstand verhogen en het bieden van werk aan mensen met een WWB-uitkering. Argumenten 1.1 Het bereik van de regelingen voor minima wordt vergroot. Door het laagdrempelig helpen van mensen met het invullen/aanvragen van inkomensondersteunende maatregelen, wordt het bereik van de regelingen vergroot en wordt de zelfredzaamheid van mensen bevorderd. 2.1

Klanten met een WWB-uitkering wordt werkervaring geboden. Klanten met een WWB-uitkering krijgen door deelname aan de formulierenbrigade meer perspectief op uitstroom naar werk. Zij worden opgeleid en doen werkervaring op. Om continuïteit te bieden zijn drie tot vijf brigadiers nodig. Doordat de brigadiers "ervaringsdeskundigen" zijn, wordt de drempel voor de klanten verlaagd.

Kanttekeningen Geen. Middelen De kosten voor de formulierenbrigade worden gefinancierd uit het Werkdeel WWB. Voor 2008 is dit begroot op C 232.000 en voor 2009 op C 195.000. Door de inzet van WWB uitkeringsgerechtigden vindt tegelijkertijd een besparing plaats op het inkomensdeel WWB (voor drie klanten is dat ongeveer C 45.000 op jaarbasis). Uitvoering Na uw goedkeuring, wordt het plan van aanpak verder uitgewerkt in een projectplan en wordt gestart met de werving en opleiding van de brigadiers, de coördinator en de administratieve medewerker. De verwachting is dat de formulierenbrigade per 1 februari 2008 van start kan gaan in een minimale variant. De resultaten en voortgang zullen per kwartaal aan u teruggekoppeld worden. In samenwerking met Communicatie wordt een communicatieplan uitgewerkt. Het plan van aanpak zal ter kennisname worden gestuurd aan het cliëntenpanel StaandeBij SZW. Bijlage{n) 1. Plan van aanpak Project Formulierenbrigade Katwijk. 2. Bevestiging accountant KPMG inzet Werkdeel WWB voor formulierenbrigade. 2 januari 2008

Plan van aanpak Project Formulierenbrigade Katwijk

RadarAdvies, Mahender Autar

Versie 5.1 27 december 2007

Inhoudsopgave

1.

Inleiding

2

2.

Doelstelling

3

3.

Resultaat Fonnulierenbrigade Meetbare doelstelling terugdringen niet-gebruik Werkgelegenheidsdoelstelling Indicatoren

5 5 8 8

4.2.

Projectorganisatie Opzet Begeleiding

9 9 9

5.

Huidige situatie

10

6.

AanpakJwerkwijze Werkproces Medewerkers Fonnulierenbrigade Opleiding Producten en dienstenpalet.. Doelgroep bepaling Fasering Voorlichting Icommunicatie Planning afspraken Managementinfonnatie ICT Laptops Informeren en adviseren Elektronische formulieren Managementinformatie

11 13 13 14 15 15 18 17 18 19 20 21 21 21 21

3.1.

3.2. 3.3. 4. 4.1.

6.1.

6.2. 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

6.8 6.9 6.10 6.10.1 6.10.2 6.10.3 6.10.4

:

7.1

Overige aandachtspunten Cliëntenpanel

22 22

8.

Financiering

23

9.

Planning

24

10.

Knelpunten en risico's

25

11.

Voortgangsrapportage

26

12.

Bijlagen

27

7.

1.

Inleiding

Eén van de manieren van effectieve armoedebestrijding is om te zorgen dat mensen zoveel mogelijk dat geld krijgen waar ze recht op hebben. Om allerlei redenen gebeurt dit niet. Zowel landelijk, zoals bij de belastingdienst, als lokaal bij de individuele voorzieningen vanuit de bijzondere bijstand blijkt al jaren dat het beschikbare budget niet volledig gebruikt wordt. Ook intermediairs in het veld geven aan dat inwoners om allerlei redenen (schaamte, ingewikkeldheid, onbekendheid) die voorzieningen waar ze recht op hebben niet aanvragen. Vaak blijkt dat mensen de eindjes dan net niet aan elkaar kunnen knopen. De afgelopen tien jaar heeft de gemeente Katwijk het niet-gebruik van voorzieningen en regelingen vooral bestreden door intensief reclame te maken, huisbezoeken, voorlichting te geven en door steeds meer te investeren in samenwerking met ketenpartners in de regio. In de politiek van Katwijk leeft de wens om een Formulierenbrigade op te zetten. In het bestuur is de behoefte groot om het niet-gebruik terug te dringen door middel van de meest actieve vorm; het daadwerkelijk helpen met invullen van aanvraagformulieren. Het project richt zich met name op groepen waarvan verondersteld wordt dat ze onvoldoende bekend zijn en gebruik maken van inkomensvoorzieningen en zorg aanbod mede omdat voor het doen van een aanvraag een hogere mate van zelfredzaamheid en administratieve vaardigheid nodig is. Door middel van een Formulierenbrigade slaat de gemeente meerdere vliegen in één klap als naast gemeentelijke inkomensondersteunende regelingen ook die van het rijk in het pakket zitten. Tot het opzetten van een Formulierenbrigade in Katwijk heeft het college van B&W op 12 juni 2007 besloten. En in het collegebeleidsprogramma "Samen aan de slag" 2006 - 2010 wil het college de armoede in Katwijk bestrijden, onder andere door het bevorderen van het optimale gebruik van minimaregelingen. In dit plan wordt de aanpak en opzet beschreven om tot invoering van een Formulierenbrigade in Katwijk te komen.

Plan van aanpak project Formulierenbrigade Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007

2

2.

Doelstelling

De Formulierenbrigade heeft twee belangrijke doelstellingen die nog nader gespecificeerd zullen moeten worden. Ten eerste is het terugdringen van het niet-gebruik door hulp bij het invullen van formulieren een doelstelling. Daarnaast is het bieden van werk aan mensen uit de bijstand een net zo belangrijke doelstelling. 1

Het laagdrempelig helpen van mensen met het invullen/aanvragen van inkomensondersteunende maatregelen waardoor het bereik van regelingen wordt vergroot en waarbij de zelfredzaamheid van mensen wordt gestimuleerd. De Formulierenbrigade mag niet leiden tot een grotere afhankelijkheid van de doelgroep;

2

Klanten met een WWB-uitkering door deelname aan de Formulierenbrigade meer perspectief geven op de uitstroom naar regulier werk (de brigade als werkgelegenheidsproject). Permanente scholing is nodig om de kennis van regelingen bij te brengen en medewerkers van de Formulierenbrigade kansen te geven uit te stromen.

Gefaseerde invoering In deze opzet voor het plan van aanpak is aangegeven hoe de samenstelling, de positionering, de werkwijze, de financiering en de projectorganisatie van de Formulierenbrigade vorm kan krijgen om ervoor te zorgen dat er in Katwijk met een Formulierenbrigade begonnen kan worden. De opleidingstijd is een paar maanden en de brigadiers moeten nog geworven en geselecteerd worden. Bovendien zijn veel mensen vanaf 2" helft december vrij. Voorstel is om daarom per 1 februari 2008 te starten. Aansluiten bij bestaande sociale infrastructuur De Formulierenbrigade moet passen binnen de huidige Katwijkse infrastructuur en aansluiten bij onder meer activiteiten van Stichting Welzijn Ouderen KRV, Stichting Kocon (o.a. Project Broodnodig), Stichting Steunpunt Medelanders, Factor W en het Algemeen Maatschappelijk Werk. Het is van belang dat er draagvlak is voor de organisatie bij de partnerorganisaties en er moet een goede verbinding zijn met de afdelingen Sociale Zaken, Wijkwerk, Maatschappelijke Zaken en het Zorg loket (Publiekszaken). Met name voor de brigadiers kan er geput worden uit het bestand van werkzoekenden met een WWB-uitkering. Financiering kan vanuit het werkdeel van de WWB gebeuren. De Formulierenbrigade hoeft op de korte termijn nog geen organisatie te zijn met een breed dienstenpakket maar wel een organisatie die zich ervoor leent om langzamerhand haar werkwijze en takenpakket verder uit te bouwen. Mensen die bij de Formulierenbrigade

aankloppen hebben hulp nodig bij het


3

invullen van formulieren. Ze kunnen ook vragen hebben over allerlei voorzieningen en regelingen. In bijlage 1 is een overzicht opgenomen met regelingen en voorzieningen waarbij de formulierenbrigade kan ondersteunen. Er is een onderscheid gemaakt tussen regelingen bij de start van de brigade (fase 1) en een mogelijke uitbreiding na verloop van tijd (fase 2). Bijlage 2 geeft inzicht in de meest voorkomende aanvragen in Rotterdam en Amsterdam (steekproeven). In een kalenderjaar zullen er duidelijke accentverschillen optreden: in het voorjaar zullen veel vragen over belastingteruggave worden gesteld. In augustus/september zullen met name veel vragen over de studiefinanciering komen. De kennis ontbreekt om de brigadiers op alle terreinen voldoende uit te rusten om formulieren in te laten vullen en/of informatie te verstrekken. Er zullen daarom goede afspraken met (o.a.) Platform Kocon, het Algemeen Maatschappelijk Werk en Stichting Welzijn Ouderen gemaakt moeten worden, zodat brigadiers ook kunnen doorverwijzen. Zolang de formulieren nog niet via de elektronische weg kunnen worden ingevuld, zullen de brigadiers gebruik moeten maken van 'papieren' aanvraagformulieren. Onderzocht zal worden welke elektronische formulieren al op Internet digitaal beschikbaar zijn. Hierbij moeten wij denken aan aanvragen van de SVB en Belastingdienst. De Formulierenbrigade van Amsterdam werkt bijvoorbeeld nauw samen met de Belastingdienst, waar regelmatig trainingen door de belastingdienst aan medewerkers gegeven worden.


4

3.

Resultaat Formulierenbrigade

Het resultaat is vooraf moeilijk in te schatten. In theorie zou je er van uit kunnen · gaan dat iedere formulierenbrigadier een aantal formulieren per dag samen met de klant invult. Aan het eind van het jaar zou het aantal aanvragen bijzondere bijstand bij de afdeling Sociale Zaken gestegen moeten zijn. Maar een formulierenbrigadier heeft natuurlijk ook klanten die anders zelf bij de afdeling Sociale Zaken zouden I zijn gekomen, en mensen die bijvoorbeeld een rijksregeling aanvragen. Een , registratie van mensen die voor de eerste keer gebruik maken van een regeling, · kan een indicatie zijn dat je niet-gebruik terugdringt. Veel kwetsbare mensen blijven afhaken. Bij het berekenen van de beschikbare Rijksbudgetten vooraf, wordt ervan uitgegaan dat een groot deel van de ·rechthebbenden de voorziening niet aanvraagt. Daar zijn uitgebreide analyses voor gemaakt. Rest enkel om aan de projectgroep de opdracht te geven een nulmeting 'en een goede monitoring op te zetten die gaandeweg een goed beeld geeft van de resultaten van de Formulierenbrigade.

3.1.

Meetbare doelstelling terugdringen niet-gebruik

Een meetbare doelstelling is van belang om het succes van de Formulierenbrigade te kunnen bepalen. Het aantal huishoudens dat een beroep doet op de bijzondere bijstand moet omhoog. Toekenningen

biizondere biistand Katwiik 2006

Specifieke regelingen

Overige kostensoorten

Totaal

801

249

1050

In 2006 is in de gemeente Katwijk 801' keer bijzondere bijstand op grond van specifieke regelingen toegekend aan mensen met een laag inkomen. Met de overige toekenningen komen we op een totaal van 10502• Het bedrag dat aan de specifieke regelingen is uitgegeven is € 121.709,(gemiddeld € 151,95 per toekenning). In 2006 is in totaal een bedrag ad € 265.940,- aan bijzondere bijstand besteed. Dit was 78 % van het totale budget. De doelstelling voor 2007 is 80%. Einddoelstelling in 2010 moet zijn dat 95% van het budget bijzondere bijstand van de gemeente Katwijk is besteed. Het gemiddelde bedrag aan bijzondere bijstand moet dan met 10% zijn gestegen naar € 167,15 (specifieke regelingen) per 1

M. Ravensbergen, De bijzondere bijstand bereikbaar, mei 2007

Aantal aangemaakte uitkeringen bijzondere bijstand in szwNet. Aantal toekenningen kan minder zijn, omdat een toekenning meerdere uitkeringsnummers kan hebben. 2

Plan van aanpak project Fonnulierenbrigade Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007

5

toekenning van bijzondere bijstand. De verwachting is namelijk dat niet alleen meer mensen met een laag inkomen bijzondere bijstand aanvragen, maar ook dat het bedrag per ontvanger zal stijgen omdat de formulierenbrigade de mensen actief zal wijzen op de verschillende regelingen die er zijn. Gekeken wordt dus naar het aantal mensen. Uit de werkwijze van andere gemeenten blijkt dat er voor elke klant die geholpen wordt diverse formulieren worden ingevuld. Uit de ervaringscijfers van Amsterdam (aanloopfase één bezoek/formulier per dag) moet het aantal aanvragen dat met ondersteuning van de Formulierenbrigade zal .worden uitgevoerd, niet worden overschat. Het is een groeiproces waarbij rekening moet worden gehouden met onder andere: • Ervaring/kennis van de formulierenbrigadiers; .• Tijdsduur huisbezoek (brigadier zal ook geconfronteerd worden met het lief en leed van de klant); • AI dan niet hebben van ICT ondersteuning; Tijdsduur spreekuur. ;.• In Zoetermeer, waar een aparte stichting voor de brigade is opgericht, ontwikkelde het aantal contacten in één jaar tijd zich van 3.000 naar 6.000. Ongeveer 75% van de mensen die een beroep doen op de Formulierenbrigade in Zoetermeer is allochtoon. In Delft is men in het voorjaar 2006 met de Formulierenbrigade gestart en is de brigade ondergebracht bij ouderenwerk. Van de Formulierenbrigade in Delft zijn nog geen ervaringscijfers beschikbaar. Aanname; ~ Elk klantencontact bestaat uit een huisbezoek of spreekuur en het invullen van één of meerdere aanvraagformulieren; • De eerste drie maanden handelt een brigadier gemiddeld één formulier per dag af (in verband met het volgen van opleiding, het opdoen van ervaring, etc.); • Na deze aanloopfase en de invoering van de ondersteunende ICT kan een brigadier gemiddeld drie formulieren per dag afhandelen. • De formulierenbrigade zal vanwege de gefaseerde invoering starten met drie brigadiers en dit aantal geleidelijk uitbreiden naar vijf brigadiers. In de eerste drie maanden handelt een brigadier gemiddeld één formulier per dag 3 af x 13 weken x drie dagen = circa 40 formulieren in totaal. Uitgaande van 3 brigadiers worden er in deze aanloopfase van drie maanden dus ongeveer 120 formulieren afgehandeld. Na de aanloopfase zal het aantal af te handelen formulieren sterk stijgen. Een goed opgeleide en ingewerkte brigadier kan gemiddeld drie formulieren per dag afhandelen x 52 weken x drie dagen" = circa 468 formulieren in een jaar. Bij vijf

1

Rekening houdend met verlof, ziekte en dergelijke

Plan van aanpak project Formulierenbrigade

Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007

6

brigadiers is dat 2.340 formulieren op jaarbasis. Ervaring leert dat gemiddeld twee formulieren per klant worden ingevuld. De . ervaring zal vrij snel uitwijzen welke hoeveelheden op de wat langere termijn haalbaar en redelijk zijn.

Plan van aanpak project Formulierenbrigade Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007 #

7

3.2.

Werkgelegenheidsdoelstelling

Op basis van de huidige beleidsregels re-integratie is voor een brigadier maximaal mogelijk een werkstage van negen maanden met behoud van uitkering (die benut kan worden voor opleiding en proefdraaien in de spreekuren) en een loonkostensubsidie van 24 maanden. Dit betekent dat de brigadiers in circa twee jaar moeten uitstromen naar regulier werk. De verwachting is dat de eerste uitstroom in 2009 (na de aanloopfase) kan worden gerealiseerd. Doelstelling is dat vanaf 2009 jaarlijks twee medewerkers uitstromen naar regulier werk. Overigens zullen niet alle brigadiers uitstromen naar regulier werk in verband met ziekte, verhuizing, niet goed functioneren, etc.

3.3. • • • • • •

Indicatoren 120 afgehandelde formulieren in het eerste kwartaal van 2008 (aanloopfase met drie brigadiers); 2.340 afgehandelde formulieren per jaar vanaf 2008 (op basis van een volledige bezetting van vijf brigadiers); 95% van het budget bijzondere bijstand in 2010 wordt benut (2006: 78%) 10% stijging van het gemiddelde bedrag aan bijzondere bijstand (specifieke regelingen) per ontvanger tot 2010 (2006: € 151,95); Uitstroom van twee brigadiers per jaar naar regulier werk vanaf 2009; Samenwerking met de samenwerkingspartners (zie bijlage) versterkt.


8

4.

Projectorganisatie

• • • • • •

4.1.

Vijf brigadiers; Coördinator Formulierenbrigade; Allround/administratief medewerker Instituut Sociaal Raadslieden (ISR) Leiden' als begeleider/coach; Klantmanager voor begeleiding naar uitstroom; Communicatie.

Opzet

De vijf brigadiers vormen de basis voor de Formulierenbrigade. Voor 32 uur zijn zij ingeschakeld. Zij bemensen de spreekuren op punten in de wijk en leggen een ,aantal huisbezoeken af (met name bij mensen die vanwege omstandigheden niet naar het spreekuur kunnen komen). De brigadiers zijn afkomstig uit de bijstand en hebben een opleiding gehad. De coördinator is verantwoordelijk voor de Formulierenbrigade. Hij stuurt de brigadiers aan vanuit de backoffice. Hij onderhoudt contacten met de samenwerkingspartners binnen en buiten de gemeente. Hij krijgt ondersteuning van een (administratief) medewerker. Deze medewerker komt ook uit het uitkeringsbestand. Eén medewerker van het team is afkomstig van het ISR Leiden en draagt zorg voor de (inhoudelijke) begeleiding van de brigadiers en de kwaliteitstoetsing van de ingevulde formulieren. Er is een klantmanager nodig om de brigadiers naar uitstroom te begeleiden. Het is van belang de eerste zes maanden een communicatiemedewerker bij het project te betrekken om de start van de Formulierenbrigade breed bekend te maken, contacten te leggen met relevante partners waarmee wordt samengewerkt, interne en externe media.

4.2.

Begeleiding

Directe ondersteuning is relevant om de kwaliteit van de ingevulde formulieren te waarborgen. De begeleider/coach moet daarom dicht op de brigadiers zitten. Tevens moet hij op niet te grote afstand de praktijk ondersteunen en er toezicht op houden. Onderhoud van de kwaliteit is van belang, regelgeving is in beweging. Dat vraagt blijvende training en scholing. Het ISR Leiden krijgt nu al voortdurend te maken met veranderde regelgeving . .. Onder voorbehoud


9

5.

Huidigesituatie

I

op diverse plaatsen, zowel binnen de gemeentelijke organisatie als daarbuiten, wordt de klant nu ook al geholpen bij het invullen van aanvraagformulieren. In de •meeste gevallen gebeurt dit op verzoek van de klant zelf. Intermediairs zoals Platform Kocon, Stichting Welzijn Ouderen KRV, migrantenorganisaties, bewonersorganisaties, vakbonden helpen de klant met het invullen van formulieren en weten vaak veel van hun eigen vakgebied, maar zij .hebben geen overzicht over alle mogelijkheden die er zijn. Kocon heeft in het project thuisadministratie vrijwilligers die huisbezoeken afleggen en helpen met de formûlieren; vaak weten ook zij de weg niet meer. Daarnaast besteden zij kostbare begeleidingstijd aan het invullen van formulieren. Landelijk onderzoek heeft aangetoond dat circa 10% van de huishoudens een minimuminkomen heeft. Voor Katwijk is de situatie als volgt (2006)5: • • •

484 klanten hebben een WWB-uitkering; 801 toekenningen bijzondere bijstand (specifieke regelingen); 1050 uitkeringen bijzondere bijstand in totaal; 133 aanmeldingen waren er bij schuldhulpverlening; dit leidde tot 74 aanvragen schuldregeling.

• Gegevens

U" M. Ravensbergen,

Oe bijzondere bijstand bereikbaar, mei 2007


10

6.

Aanpak/werkwijze

Voor de continuïteit van de Formulierenbrigade is het van belang met een niet te . kleine groep te beginnen. Omdat gewerkt wordt met mensen die een wat grotere afstand tot de arbeidsmarkt hebben, zal rekening gehouden moeten worden met , uitval van deelnemers. De bedoeling is dat er een cursus wordt gevolgd van enkele maanden om hen naast kennis van de belangrijkste voorzieningen ook vaardigheden bij te brengen. , De begeleiding heeft tot doel de burger door formulieren heen te leiden, uitleg te geven en te informeren waar zij terecht kunnen om een beroep op een regeling of voorziening te doen. Met de begeleiding/ondersteuning wordt tevens de zelfredzaamheid van burgers bevorderd. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de brigadier als belangenbehartiger optreedt. De burger blijft zelf verantwoordelijk voor de invulling; de volledigheid, juistheid en kwaliteit van de gegevens. Hij of zij ondertekent de formulieren en dient zelf de aanvraag in bij de bewuste organisatie. Backoffice Hier komen de brigadiers samen, worden de opleidingen verzorgd, wordt overleg gevoerd en wordt de administratie bijgehouden. Er zal gekeken moeten worden naar een ruimte waar deze backoffice ingericht kan worden (gemeente Katwijk of elders). Om de Formulierenbrigade zo snel mogelijk in Katwijk operationeel en actief te laten zijn, wordt voorgesteld een fasering aan te brengen. Voorstel is om het invoeringstraject als volgt te faseren: Fase 1: •

Start (proefdraaien) met spreekuren in één a twee wijken; bijvoorbeeld Hoornes/Rijnsoever en Rijnsburg; Starten met drie brigadiers; De brigadiers uitrusten met papieren formulieren en op afspraak de klant helpen bij het invullen van de formulieren; Starten met de doelgroep die wordt aangemeld via de intermediairs; Eventueel starten met vrijwilligers indien er nog onvoldoende brigadiers zijn om de spreekuren te bezetten .

• • • •

Fase 2: • • •

De brigadiers geleidelijk steeds beter ondersteunen met ICT hulpmiddelen, zoals digitaal beschikbare informatie over de producten; Aantal brigadiers geleidelijk uitbreiden tot vijf brigadiers in totaal; Doelgroepen en locaties geleidelijk uitbreiden en afstemmen op de beschikbare capaciteit van de brigadiers.


11

Belangrijk is om vooraf goed vast te stellen hoe en welke doelgroep de Formulierenbrigade volgtijdelijk gaat ondersteunen. Zie hoofdstukken 6.5 en 6.6 . . Het voorstel is om met de Formulierenbrigade in Hoornes/Rijnsoever en Rijnsburg te starten en daar een locatie te zoeken voor spreekuren. Samenwerking wordt gezocht met wijkaanpak (Wijkwerk).

Projectmatig zullen de volgende activiteiten worden uitgevoerd: Fase 1: • Uitwerken werkproces, werkinstructies en ontwikkelen formulieren (denk aan antwoordkaart ten behoeve van het maken van afspraken, registreren van telefoontjes, reacties op meldingen van intermediairs etc.): • Werving formulierenbrigadiers: profiel, niveau, kennis, affiniteit en dergelijke; • Afbakening producten/dienstenpalet; • Aanvraagformulieren: welke op papier en welke elektronisch; • Opleiding/instructie; • Protocol huisbezoeken; • Verwijsformulier met instanties, namen, emailadressen en telefoonnummers; • Doelgroepbepaling; • Voorlichting/communicatie; • Afsprakenbureau (wijkgericht plannen) en centraal telefoonnummer; • Uitwerken managementinformatie. Fase 2: • Uitbreiden producten/diensten palet; • Aanschaf en inrichten laptops; • Toegankelijk maken internet voor informatie en advies; • Managementinformatie; • Datawarehouse ten behoeve van klantprofiel en productaanbod. Met name de ICT activiteiten hebben een duidelijke relatie met lopende projecten: • Elektronische dienstverlening; • Quickscan met betrekking tot productaanbod. Deze ontwikkelingen

zullen in dit project en de planning worden betrokken.

In de volgende paragrafen worden deze activiteiten nader toegelicht.


Katwijk. versie 5.1, 27 december 2007

12

6.1.

Werkproces

De Formulierenbrigade is specifiek gericht op het helpen van de klant met betrekking tot het invullen van formulieren. Geleidelijk moet de kennis van de brigadier van een dusdanig niveau zijn dat beoordeeld kan worden of de klant voor meerdere producten in aanmerking kan komen. De Formulierenbrigade is een nieuwe vorm van dienstverlening voor de organisatie. Er zal een eenvoudig werkproces uitgewerkt moeten worden. Het accent, zeker in fase 1, ligt meer op het organiseren en coördineren van goede I werkafspraken en het vergaren van kennis (opdoen ervaring) met betrekking tot de ondersteunende regelingen van de formulierenbrigadier. Hoe ver de f dienstverlening zal gaan, zal worden uitgewerkt en vastgelegd in het werkproces , en de bijbehorende werkafspraken. Aandachtpunten ten behoeve van de uitwerking van het werkproces en de werkinstructies: • Innemen verzoeken via intermediairs (afgeven bevestiging); • Aanschrijven doelgroep (gedoseerd afhankelijk van personele capaciteit); • Maken afspraken en plannen (eventueel) huisbezoeken en opstellen protocol; • Invullen formulieren (in een later stadium elektronische formulieren) • Definiêren kwaliteitseisen; • Beoordelen volledigheid gebruik producten van de gemeente; • Beoordelen volledigheid gebruik producten van het Rijk; • Invullen enquêteformulier cq formulier managementinformatie; • Invullen urenverantwoording; • Uitzeilen aanvraag in werkproces (aanmaken werkopdrachten en werk verdelen rekening houden met de caseload van de medewerker).

6.2.

Medewerkers Formulierenbrigade

De medewerkers van de Formulierenbrigade treden in dienst van een uitzendorganisatie en worden gedetacheerd bij de gemeente. Inhoudelijk vallen ze onder het hoofd van de afdeling Sociale Zaken. De dagelijkse aansturing valt onder een coördinator Formulierenbrigade. De volgende acties dienen te worden uitgevoerd: I

• .• • •

• •

Opstellen profiel brigadier MBO; Opstellen profiel allround/administratief medewerker MBO; Opstellen profiel coördinator; Werving 5 brigadiers met bijstandsuitkering via klantmanagers Werk en Inkomen en (eventueel) via intermediairs, zoals opbouwwerk, AMW, migrantenorganisaties, etc.; Scholing nieuwe medewerkers en bijscholing bestaande medewerkers (programma laten ontwikkelen door opleiders); Selectiegesprekken.


13

Selectie brigadiers Een selectie van brigadiers uit het cliëntenbestand van de afdeling Sociale Zaken met inzet van het re-integratiebudget biedt meerdere voordelen. Door inzet van gesubsidieerde arbeid stromen cliënten uit de bijstandsuitkering en ontvangen daarvoor een salaris op basis van het wettelijk minimumloon (maximaal 110%). Zij krijgen een dienstverband van minimaal 32 uren per week of zoveel uren als nodig is om uit te stromen uit de bijstand. De salaris-, studie- en begeleidingskosten van de brigadiers komen ten laste van het werkdeel WWB. Een ander voordeel is dat WWB-cliënten ervaringsdeskundigen zijn. Zij kennen de problematiek, waardoor de drempel om een beroep te doen op voorzieningen en de Formulierenbrigade wordt verlaagd. Daarnaast biedt de selectie uit het bestand van ook wat oudere brigadiers het voordeel, dat zij mogelijk langer voor de brigade behouden blijven. De ervaring bij andere gemeenten leert, dat jonge brigadiers snel uitstromen naar regulier werk en daarmee kennis en ervaring voor de brigade verloren gaat. De • • •

• .• • • •

6.3

selectiecriteria voor de brigadiers zijn: Opleiding minimaal op MBO-niveau of vergelijkbaar niveau; Administratieve achtergrond is een pré; Flexibel; In staat zijn te reflecteren op eigen gedrag; Beschikbaar zijn voor een aanvullende opleiding op bepaalde tijden gedurende aantal dagen per week; Inkomen uit WWB-uitkering; Communicatieve vaardigheden; Goede kennis Nederlandse taal in woord en geschrift, minimaal niveau 4.

Opleiding

De formulieren brigadiers die Katwijk in gaan, moeten goed voorbereid zijn, kennis van zaken hebben en professioneel te werk gaan. Voor hen geldt ook een groeiproces met betrekking tot kennis en ervaring. Klantbejegening is bij hun werk van essentieel belang. Een protocol voor huisbezoeken is nodig. Er zal bepaald moeten worden hoe de opleiding van de brigadiers eruit komt te zien. Dit is onder andere afhankelijk van de soorten formulieren die de brigadiers uiteindelijk moeten kunnen invullen. Er zullen trainingen gegeven moeten worden waarbij het invullen van de formulieren en kennis van de regelingen aan bod komt, maar ook trainingen op het gebied van sociale vaardigheden en integriteit zijn van . belang. Er moet bepaald worden welke (externe) organisatie deze opleidingen zal geven. De snelheid waarmee de brigadiers spreekuur kunnen draaien is afhankelijk van de al aanwezige kennis en het te volgen opleidingstraject. Verkorte opleidingen waarbij de vereiste minimale kennis wordt gegeven, behoort tot de mogelijkheden.


14

, Het is van belang dat de opleiding blijft doorlopen ook wanneer de Formulierenbrigade al geruime tijd is opgericht. Er vinden op het gebied van voorzieningen en financiële bijdragen voortdurend veranderingen plaats die nieuwe formulieren voortbrengen. De opleiding/begeleiding van de brigadiers zal daarom continu plaatsvinden.

Aandachtspunten · Bij een evaluatie van de Formulierenbrigade in Rotterdam kwam een aantal punten van aandacht naar voren. Enkele brigadiers vonden het werk fysiek zwaar omdat ·voor het afleggen van huisbezoeken nogal wat gelopen moet worden (dit kan .opqelost worden met een dienstfiets). Huisbezoeken aan ouderen kunnen ook · belastend zijn als de oudere sociale of emotionele problemen heeft. waarop de brigadier niet direct een antwoord weet. Een luisterend oor bieden en eventueel verwijzen naar andere instanties is aan te raden. Een ander punt van aandacht was de beslissingsbevoegdheid. Als de brigadiers de formulieren bijzondere bijstand invullen en innemen maar niet beslissen over de · aanvraag, dan zijn ze afhankelijk van de medewerkers van sociale zaken. Een · snelle overdracht en beoordeling is noodzakelijk om vertraging te voorkomen.

· 6.4

Producten en dienstenpalet

Er zal nadere gefaseerde uitwerking gegeven moeten worden aan het productenen dienstenpalet. Voor de gemeentelijke producten zal dit geen probleem zijn. , Maar hoe ver gaat de Formulierenbrigade met het hulp bieden bij het invullen van · formulieren met betrekking tot andere regelingen, zoals: aangifte of T-biljet, huur en zorgtoeslag. Vastgesteld moet worden om welke formulieren het gaat. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het groeiproces. Momenteel zijn er keten partners en intermediairs die de burger hulp bieden bij het invullen van formulieren. Nader onderzocht zal moeten worden wat de Formulierenbrigade wel en niet voor haar rekening gaat nemen. Er zullen · afspraken voor samenwerking en doorverwijzing met deze instanties moeten worden gemaakt. Een aantal (mogelijke) samenwerkingspartners is opgenomen in bijlage 3.

6.5

Doelgroep bepaling

· Wie is de doelgroep en hoe vinden de brigadiers deze burgers? Er zijn diverse mogelijkheden om de doelgroep te vinden: • •

Doorverwijzing vanuit intermediairs en ketenpartners; Uitvragen van de klanten met een WWB-uitkering of toegekende bijzondere bijstand;


15

• •

• •

Uitvragen klanten met een WMO voorziening; Bestandsvergelijkingen uit de databases van gemeentelijke applicaties. Vaststellen welke producten worden afgenomen (bijvoorbeeld kwijtschelding gemeentelijke heffingen); Straat /wijkgerichte (postcode) aanpak, bijvoorbeeld via huis aan huis bezorging van antwoordkaarten; Informatie uitwisseling met belastingdienst (inkomensgrenzen, geen rente inkomen en dergelijke).

Een outreachende aanpak is van belang om die doelgroep te bereiken die nog geen gebruik maakt van regelingen. Via spreekuren in de wijk kan een nieuwe • groep bereikt worden. Afhankelijk van het aantal formulieren brigadiers zal er naar gestreefd moeten worden de vraag naar formulierenbrigadiers gedoseerd te laten plaatsvinden. Gelijktijdig een groot aantal klanten laten reageren is niet haalbaar. Er moet voor " gewaakt worden dat afspraken ook op korte termijn kunnen worden nagekomen.

6.6

Fasering

Op een snelle zichtbare manier zal iets gedaan moeten worden aan het terugdringen van het niet-gebruik. Vastgesteld moet worden of klanten vanaf de start rechtstreeks contact met de brigade kunnen opnemen. Uiteindelijk is dit wel het doel: makkelijk, snel, hulpvaardig en toegankelijk. Voorkomen moet worden dat er, zeker in de beginfase, te hoge verwachtingen zijn , en het werkaanbod zo groot wordt dat burgers te lang moeten wachten tot ze geholpen worden. , Er dient een planning te worden uitgewerkt wanneer en hoe de minima benaderd gaan worden. Vanuit de intermediairs is een belangrijk signaal gekomen. Intermediairs weten vaak veel van hun eigen vakgebied, maar missen het overzicht van alle mogelijkheden die er zijn. Vaak weten ook zij de weg niet meer. Daarnaast , besteden zij kostbare begeleidingstijd aan het invullen van formulieren. Ook de ; intermediairs in het veld geven aan dat inwoners om allerlei reden niet de voorzieningen aanvragen waar ze recht op hebben. Het voorstel is om als eerste stap de Formulierenbrigade in te zetten op de doorverwijzingen van de intermediairs. De planning van de fasering en snelheid van het breed inzetten van de Formulierenbrigade is afhankelijk van: • • •

Beschikbaarheid formulierenbrigadiers; Opleiding/instructie: kennisniveau brigadiers; Ondersteuning ICT.

Vrij snel na de start kan een inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd van een huisbezoek.


16

Het voorstel is om de volgende fasering te hanteren: • • •

6.7

Aanvullend op intermediairs: de intermediairs worden als eerste op de hoogte gesteld van de Formulierenbrigade en kunnen klanten aanmelden; De vervolgstappen kunnen worden gepland zoals aangegeven in het vorige hoofdstuk, de doelgroepbepaling; Uiteindelijk moet het mogelijk zijn dat iedereen rechtstreeks contact met de brigade kan opnemen.

Voorlichting {communicatie

Het is belangrijk om over de in te stellen Formulierenbrigade breed te communiceren. De communicatie/voorlichting extern moet worden afgestemd op de planning van de fasering (doelgroepen). Het is belangrijk om de intermediairs en keten partners op de hoogte te stellen van de Formulierenbrigade, met name over de werkwijze en planning. Er zijn organisaties die al met klanten formulieren invullen; het moet vooraf duidelijk zijn wat de rol van deze organisaties is en wat de rol is van de Formulierenbrigade. Ook bij de medewerkers van de afdeling Sociale Zaken, het Budget Informatie Punt, Zorgloket, CWI en UWV zal behoefte bestaan om klanten die moeite hebben met het invullen van formulieren door te verwijzen naar de Formulierenbrigade. Het moet een samenwerking zijn en aanvullend aan elkaar zijn. Voor doorverwijzing door de intermediairs zal een goede communicatie met het werkveld noodzakelijk zijn. Er dient, afgestemd op de fasering, een communicatieplan te worden uitgewerkt. Tevens zal de werkwijze van de Formulierenbrigade duidelijk moeten worden ; toegelicht. Aandachtpunten • • • • •

met betrekking tot de communicatie:

De installatie van de Formulierenbrigade intern (onder andere wanneer kan hier een beroep op worden gedaan en door wie); De gefaseerde invoering; Voorlichting aan intermediairs en bestuur; Voorlichting aan de potentiële klanten: afhankelijk van de gefaseerde doelgroep; Aanmeldingen via een afsprakenbureau/algemeen telefoonnummer.

De doelgroepen voor de communicatie zijn te onderscheiden • • • •

in:

Klanten/burgers; Medewerkers; Intermediairs/ketenpartners; Bestuur.

Een belangrijk item is het periodiek communiceren over de resultaten van de

• Plan van aanpak project Formulierenbrigade Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007

17

Formulierenbrigade. In het communicatieplan dienen evaluatiemomenten opgenomen te worden. De resultaten worden gecommuniceerd en gepubliceerd. 'De brigadiers worden uitgerust met evaluatieformulieren die door de brigadier samen met de klant worden ingevuld. Deze informatie wordt geregistreerd waardoor inzicht wordt verkregen in de resultaten. Zie ook paragraaf 6.9 over de managementinformatie.

6.8

Planning afspraken

, Het is van groot belang vanaf de start een goed afsprakensysteem Immers: afspraak afspraak.

=

in te richten.

De volgende acties dienen te worden uitgevoerd: • •

Testen en inrichten afsprakensysteem; Maken van werkafspraken met betrekking tot het plannentvastleggen afspraken (duur van een gesprek, kennismaking, beschikbaarheid lindeling brigadiers naar wijken en dergelijke); Wie de afspraken gaat plannen (registreren).

•

Hiervoor gelden de volgende aandachtspunten: •

Efficiënt plannen: het is niet de bedoeling de brigadier op één dag naar alle uithoeken van de gemeente te sturen. Per brigadier kan bijvoorbeeld een wijk/postcode indeling worden gemaakt. Ook door fasering van wijken kan tijdverlies voorkomen worden. Op het moment dat er een afspraak wordt gemaakt dient de 'planner' inzicht te hebben in:


18

o

•

•

•

6.9

Het koppelen van de wijk/postcode van de aanvraag aan de brigadier (de routeplanner kan hierbij een hulpmiddel zijn); o De beschikbaarheid van de brigadier (al gemaakte afspraken, werktijden, verlof en dergelijke); o Duur van een gesprek. Een afspraakbevestiging versturen door diegene die de afspraak maakt. In deze bevestiging dient te worden aangegeven: o Tijdstip van (eventueel) huisbezoek en naam brigadier; o Welke formulieren, documenten, bankafschriften en dergelijke, de klant bij de hand moet hebben op het moment van de afspraak. Vaststellen wie de afspraken gaat vastleggen. Waar komen de verzoeken binnen. Hiervoor dient een voorstel te worden uitgewerkt. Mogelijkheden: o Call-centre via het infonummer van de gemeente Katwijk; o centraal telefoonnummer speciaal voor de Formulierenbrigade. Telefoon is voor veel mensen belangrijk, zo bleek ook uit de armoedeconferentie van 5 april; o aanmelding via ingestuurde antwoordkaart: logistiek richting planner/afspraakregistratie. Beschikbaarheid klantgegevens op het moment dat het gesprek, naar aanleiding van de afspraak, plaatsvindt.

Managementinformatie

Het is belangrijk de resultaten van de Formulierenbrigade te brengen.

vanaf het begin in beeld

Uitgewerkt moet worden welke managementinformatie beschikbaar moet komen. Voorgesteld wordt om een formulier te ontwikkelen dat na elk bezoek door de brigadier samen met de klant wordt ingevuld. Aandachtpunten voor het te ontwikkelen (vraag/antwoord/kruisjes) formulier onder andere: • Klantgegevens: doelgroep, leeftijd, gezinssamenstelling en dergelijke; • Nulmeting: waarom geen eerder gebruik (niet gebruik); • Aantal producten, ingevulde formulieren; • Resultaat aanvraag; • Behandeltijd (doorlooptijden); • Urenverantwoording . . Managementinformatie kan geautomatiseerd worden, maar moet ook ontwikkeld worden. Het voorstel is om bij de start een eenvoudig registratiesysteem te ontwikkelen in Excel en zodra er ontwikkelcapaciteit is deze informatie te integreren in het managementinformatiesysteem. Deze informatie zou maandelijks beschikbaar kunnen komen voor belanghebbenden.


19

6.10

ICT

Het kennisniveau van de brigadier wordt gaande weg ontwikkeld. De huidige ICT ontwikkelingen op het gebied van de elektronische dienstverlening sluiten perfect aan bij deze taak en kan de brigadier in belangrijke mate gaan ondersteunen bij het uitvoeren van zijn taak. In het kader van de elektronische dienstverlening zijn er allerlei ontwikkelingen het gebied van het digitaal loket: •

•

• • • •

op

Elektronisch aangifte doen (DigiD), over enige tijd geen handmatige formulieren meer of zeer grote vertraging indien handmatig ingevulde formulieren worden ingeleverd; Aanvragen huurtoeslag en zorgtoeslag lopen vertraging (meer dan drie weken!) op als fysieke formulieren moeten worden opgevraagd. Ook afhandeling van fysieke formulieren loopt vertraging op. De kans op fouten neemt dan ook toe (verdwenen aanvragen); UWV, CWI en SVB gaan steeds meer digitaal communiceren; Informatie en advies over de gemeentelijke diensten en haar producten wordt steeds meer via internet beschikbaar gesteld; Sociale diensten denken ook aan digitale gegevensinput door de klant; Via Stimulansz maakt Katwijk gebruik van een website (Bereken je recht) om te kunnen vaststellen in welke mate inwoners gebruik kunnen maken van voorzieningen (planning februari 2008).

Een Formulierenbrigade moet met het oog op de toekomst worden ingesteld . . Alleen een visie op de korte termijn werkt belemmerend op de verdere ontwikkeling van het digitale loket en vermindert het succes op de langere termijn. De techniek maakt het mogelijk een laptop met een speciale netwerkkaart uit te rusten en draadloos overal het digitaal burgerloket te raadplegen. De brigadiers kunnen worden uitgerust met een dergelijke laptop; zo komt het gebruik van papieren aanvragen op den duur te vervallen. Door middel van het ,. digitaal loket kan de brigadier op locatie de formulieren direct digitaal invullen. Ook moet bekeken worden of een scanner kan worden gebruikt om bewijsstukken te scannen waardoor geen papier meer nodig is.

Plan van aanpak project Fonnulierenbrigade Katwijk. versie 5.1, 27 december 2007

20

6.10.1

Laptops

Technisch is het dus mogelijk om een laptop uit te rusten met een speciale netwerkkaart. Er moet nog inzicht in de kosten komen met betrekking tot: • • • • • •

6.10.2

Aanschaf laptop; Benodigde standaard software; Kosten uitbreiding ten behoeve van draadloos werken in de stad; Kosten licenties software ten behoeve van draadloos werken; Netwerk/abonnementskosten draadloos werken; Eventuele kosten voor inspanningen systeembeheer.

Informeren en adviseren

Onderzocht moet worden hoe het afsprakensysteem een geïntegreerd onderdeel kan uitmaken van deze toepassing zodat de klant, op termijn, zelf een afspraak kan maken.

6.10.3

Elektronische formulieren

Met betrekking tot de elektronische formulieren kan een onderscheid gemaakt worden in: • •

,6.10.4

Intelligente formulieren. Momenteel landelijk in testfase: de aanvraag bijzondere bijstand en langdurigheidstoeslag; Vooruitlopend op de ontwikkeling van de intelligente formulieren kunnen formulieren op internet beschikbaar komen. Deze formulieren zijn te downloaden of direct digitaal in te vullen.

Managementinformatie

Via Excel kan gestart worden met een handmatige/verwerking van de rnanaqementintormatie. In eerste aanleg kan aan de hand van de ingevulde formulieren door de Formulierenbrigade een eenvoudig systeem worden uitgewekt. In een later stadium kunnen de resultaten van de Formulierenbrigade worden geïntegreerd in een managementinformatiesysteem.


Katwijk, versie 5.1,27

december 2007

21

7.

Overige aandachtspunten •

•

• •

• • •

7.1

Uitgezocht moet worden hoe om te gaan met bezwaarschriften als de klant aangeeft dat het formulier niet door hem maar door de brigadier is ingevuld. Dit geldt eveneens zo voor klachten. Werkafspraken maken: o Indien geplande afspraken bij uitval van een brigadier, door bijvoorbeeld ziekte, niet kunnen worden nagekomen; o Hoe om te gaan met het verzoek van klanten om volgend jaar terug te komen: nu al plannen? Inloop: wat te doen met klanten die zich spontaan aan de balie melden. Spontaan afhandelen of via Formulierenbrigade? Formulierenbrigadier: o Identificatie medewerker; o (Professionele) uitrusting: laptop, fiets (vergoeding), regenkleding, reiskostenvergoeding, tas, mobiel, rekenmachine, visitekaartjes en dergelijke; o (Ongevallen)verzekering. Jaarplanning: beschikbaarheid brigadiers (rooster), verlof, studie en dergelijke; Aanpassen belscripts. Terugkoppelen: onduidelijkheden in formulieren zullen aangepast moeten worden. Eenvoudige en toegankelijke formulieren zijn makkelijker in te vullen.

Cliëntenpanel

Het cliëntenpanel StaandeBij moet worden geïnformeerd over de Formulierenbrigade met betrekking tot onder andere: • • •

Aanpak, afspraken, planning; Werkwijze; Fasering.


22

8.

Financiering

Indicatieve begroting Formulierenbrigade. De projectleider zal worden belast met het opstellen van een definitieve begroting van de kosten van de Formulierenbrigade.

.1 ,At

I

,

2 3 4 5

6 7 8 9

- -

--- .ii/,.i,:' --.;,*lii,,', Bearotinai<';, . 5 brigadiers Projectleider Coördinator Allround/administratief medewerker ISR Leiden (onder voorbehoud) Haisvestinqskosten, backoffice en in de wiik Laptops Ooleidino Organisatiekosten Totaal (atoerond)

,';"'02008 90.000 10.000 33.300 18.000 10.000 20.000 5.000 25.000 20.000

232.000

1-,,,;

2009 91.800 nvt 34.000 18.400 10.000 20.000 nvt 10.000 10.000

195.000

. Ad 1) Structurele bruto loonkosten (max. 110% van het wettelijke minimumloon) op basis van 32 uur per week. Vanwege gefaseerde invoering nemen de loonkosten geleidelijk toe. De brigadiers komen niet in dienst van de gemeente, maar worden gedetacheerd via een extern bureau. Ad 2) Incidentele kosten voor externe ondersteuning. Ad 3) Loonkosten op basis van 20 uur per week, indicatief schaal 10, vanaf 2008, gedetacheerd. Ad 4) Structurele bruto loonkosten (max. 110% van het wettelijke minimumloon) op basis van 32 uur per week. Vanwege gefaseerde invoering nemen de loonkosten geleidelijk toe. De medewerker komt niet in dienst van de gemeente, maar wordt gedetacheerd via een extern bureau. Ad 5) Loonkosten op basis van 10 -15 uur per week. Ad 6) Locatie is nog niet bekend. Kosten zijn een schatting. Ad 7) Aanschaf van laptops voor de brigadiers. Ad 8) Jaarlijks is een opleidingsbudget nodig om de brigadiers op de hoogte te houden van nieuwe regelgeving en om nieuwe brigadiers op te leiden. Ad 9) Organisatiekosten zijn de kosten van kantoorinrichting, aanschaf fietsen, folder en PR materialen en dergelijke. De verwachting is dat de kosten volledig uit het Werkdeel WWB kunnen worden betaald. Hiertoe is overleg met de accountant (de heer J. Sabbing van KPMG) gepleegd. Er treedt een besparing op (circa € 98.000) op hei inkomensdeel WWB doordat uitkeringsgerechtigden aan het werk gaan en geen beroep meer doen op een uitkering.


23

9.

Planning

In principe kan snel gestart worden met de voorbereidende activiteiten voor het inrichten van een Formulierenbrigade. Nadat dit plan van aanpak is vastgesteld, kan gestart worden met het opstellen van een profiel voor de brigadiers en de selectie en scholing. Daarnaast moet een geschikte ruimte (backoffice) gevonden worden en moet een structuur worden opgezet in samenwerking met instanties die , nu al helpen met formulieren. , De startdatum van de Formulierenbrigade aan huis) wordt bepaald door: • • • • • •

(draaien van spreekuren en bezoeken

Selectie, opleiden en aanstellen brigadiers; Kennisniveau (opleiding/instructie (rekening houdend met groeiproces); Afsprakensysteem; Zoeken van een werklocatie; Inrichten backoffice; Belangrijkste werkafspraken.

Wil de gemeente verantwoord een formulierenbrigade in Katwijk realiseren, dan is het advies om niet eerder dan 1 februari 2008 te beginnen met de Formulierenbrigade (fase 1). Hieronder is een globale planning opgenomen (uitwerking op hoofdactiviteiten) .

..2007/2008 <.

. iTJuni~_

.,".

';Npvem'ber.c; ,December:ll

. Januari,

,Februari'

5: Ople!ding~rigadi~rs

6'~·ÓvèH~g·P~f-th~~1.t'~ ,_.4." -0

",_"",

(

__

,

--

_ ••

Y._ ,,$'>.

~.", ... ~,.::<,~_'_

,.

7JKick.~ff'brig~dfers'4~1.·'· In het project worden twee fasen onderkend: Fase 1: In beperkte mate inzet Formulierenbrigade (operationeel in één of twee wijken, beperkt aantal regelingen, doorverwijzing intermediairs); Fase 2: Groeiproces: verder vormgeven en uitwerking (breed wegzetten in meerdere wijken).

Plan van aanpak project Fonnulierenbrigade Katwijk, versie 5.1, 27 december 2007

24

10. • • • • • • •

Knelpuntenen risico's Bekendheid van de Formulierenbrigade: te grote vraag, spontane meldingen; Selecteren geschikte kandidaten uit klantenbestand afdeling Sociale Zaken; Snelheid ontwikkelen kennisniveau en ervaring; Doorlooptijd huisbezoek (reistijd, kennismaking, beschikbaarheid bewijsstukken en dergelijke); Uitstroom van brigadiers naar ander werk leidt tot verlies aan kennis en ervaring. Voortdurend opleiden is nodig; Op termijn werking laptop met netwerkkaart; Samenwerking met de partners. Ongetwijfeld zullen intermediairs blij zijn met de komst van de Formulierenbrigade. Maar er zullen mogelijk ook intermediairs zijn die hier mee moeite mee hebben (veranderende taak).


Katwijk. versie 5.1. 27 december 2007

25

i 11.

I

Voortgangsrapportage

Maandelijks, te beginnen per 1 maart 2008, zal de projectleider over de volgende zaken aan de opdrachtgever rapporteren: • • •

Status van de voortgang/haalbaarheid Knelpunten en risico's; Adviezen ter besluitvorming.

planning;

Plan van aanpak project Formulierenbrigade Katwijk, versie 5.1,27 december 2007

26

12.

,

Bijlagen

Bijlage 1: Regelingen waarbij ondersteuning geboden kan worden. In het projectplan worden keuzes gemaakt in de fasen en niveaus van de dienstverlening. Voorbeelden· Periodieke uitkering VlJWB Periodieke uitkering (IOAW, VIJW, ANWl Uitkeringen SVB (kinderbijslag, AOW, ANW) Wet OP de kinderopvang Leerlingenvervoer Zorgtoeslag Huurtoeslag Hefflnoskortinqen Biizondere biistand L8ngdurigheidtoeslag Collectieve ziektekostenverzekering Kwiitschelding oemeenteliike belastingen Individuele voorzieningen WMO Belastingaangifte AWBZJWMO Studiefinanciering Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten rwros: Voorbeelden· • • • • • • • • • • • •

..

Verblijfsvergunning; Naturalisatie; GBA zaken (onder andere verlengingen); Vergunningen; Levering energie; Zorgverzekeringen; Overige risicoverzekeringen; Betalingsregelingen; Budgetformulier; Loon/uitkeringsbeslag; Klachtenregelingen; Gratieverzoeken.


27

Bijlage 2: Steekproef aantallen en soorten formulieren Rotterdam en Amsterdam Indicatie steekproef Rotterdam, aanvragen soorten formulieren 11.119 formulieren, 717 klanten (Evaluatie SWA, SoZaWe Rotterdam) Soort formulier Aanvraag (voorlopige) teruggaaf inkomstenbelastino Aanvraag bijzondere uitkering Aanvraag kwiitscheldino waterschap Aanvraao kwiitscheldino OZB Aanvraao kwiitscheldino afvalstoffenheffino Wijziging huursubsidiegegevens Aanvraag WVG-voorziening Verklaring Vreemdelinoenpolitie Aanvraaoformulier Zalmsnip

Percentage cliënten 41

Percentage formulieren 26

28 21 18 15 3 2 2 1

18 14 11 10 2 1 1 1

Indicatie steekproef Amsterdam, aanvraag soorten formulieren In 2005 deden in totaal 24.358 mensen een beroep op de Formulierenbrigade. Voorziening Inkomstenbelastino CWlenUWV Bijstand Wonen en huren School en studie Ziekte en handicap Lokale lasten Sociale Verzekeringsbank Overig (onder andere kinderoovancreoelinc)


Aantal klanten 10.538 5.244 1.013 2.803 260 3.207 2.046 278 2.039

28

Bijlage 3: Samenwerkingspartners

• • • • • • • •

Afdeling Sociale Zaken Zorg loket (Publiekszaken) Afdeling Wijkwerk Afdeling Maatschappelijke Zaken Ouderenwerk ( SWOK) Vrijwilligerswerk Gehandicaptenplatform Instituut Sociale Raadslieden Leiden

• • • • • • • • • •

Scholen Vakbonden Voedsel bank Platform Kocon CWI I UWV arbeidsadviseur Welzijnswerk Factor W Migrantenorganisaties Budget Informatie Punt (Schuldhulpverlening) Huisartsen, consultatiebureaus Kerken, moskeeën

• • •

AMW Stichting Steunpunt Medelanders Belastingdienst

Samenwerking met Belastingdienst De Belastingsdienst afdeling Leiden heeft een speciaal team voor hulp bij het invullen van belastingformulieren. Samenwerking met Stichting Welzijn Ouderen Stichting Welzijn Ouderen heeft ouderenadviseurs die langs ontmoetingscentra gaan met vaste spreekuren. Ze zijn goed op de hoogte van financiële regelingen en kunnen inwoners van Katwijk die ouder zijn dan 55 jaar helpen. Ze kunnen doorverwijzen naar de Formulierenbrigade. Samenwerking met Algemeen maatschappelijk werk Door huisbezoeken kunnen heel veel problemen op de brigadiers afkomen. Ervaring van AMW is dat vrijwilligers soms enorm schrikken. Ze komen heel veel problemen tegen zoals verwaarlozing, vervuiling en dergelijke. Een goede doorverwijzing, waarbij snel een andere instantie kan ingrijpen om die andere problemen aan te pakken, is nodig. De signalerende rol van brigadiers is heel erg belangrijk. Er zal een lijst met namen van contactpersonen, e-mails en telefoonnummers moeten komen, zodat doorverwijzing snel kan gebeuren.


29

i

Samenwerking met Kocon en project Broodnodig Met Kocon en Broodnodig kan goed samengewerkt worden. Er is nu een aantal . vrijwilligers actief in het ondersteunen van de thuisadministratie van mensen. Ze komen dan gemiddeld een uurtje per week langs om de boel op orde te brengen. Ook het formulieren invullen past hier vaak bij. De kennis is zeer divers. De één weet veel van belastingen, de ander is bijstandmoeder en weet veel van de praktijk. Na een jaar houdt de begeleiding op. Het zou goed zijn als de Formulierenbrigade een vinger aan de pols houdt en alert is dat de deelnemers van hun voorzieningen gebruik blijven maken (inkomensondersteuning).


30

o 8 JAN 2008 Nr. ;tj. f'1 ;:sp TrI. Voorstel. : Burgemeester en Wethouders : : 2 januari : Openbaar

Recommend Documents