Notulen van de algemene ledenvergadering NVIK van vrijdag 13 maart 2015 Plaats; Bodensdorf , Gasthof Urbaniwirt. Aanwezig: Zie presentielijst ter inzage bij secretariaat. Afwezig met bericht: Dhr Kriele, Fam Besse, Fam de Vries, Mw M van Cuijk,Mw Y Overtoom, Fam Marco, Fam Pleunis, Fam van Leuven, Fam Hipp, Mw M Radlberger, Fam Blommert, Mw L van de Pol, Mw N.Everts, Fam Albers.
1. Opening. a. Voorzitter heet iedereen van harte welkom en opent de vergadering. Met name de fam Schadenberg uit Treffen van Haus Rosenheim. Zij kwamen in contact met leden van de NVIK en vonden het een goed idee om eens kennis te maken. b. Binnen gekomen berichten. Voorstel Stammtisch herziening door Tom Zoomers Mededeling van Tom Zoomers mbt stoppen functie redactie. c. Jaarverslag 2014 Geen opmerkingen. Verslag wordt goedgekeurd.
2. Verantwoording over het jaar 2014 a. Van de Voorzitter, Het afgelopen jaar had de NVIK (de laatste stand van zaken) 151 leden, verdeeld over 84 adressen.
We kunnen terugkijken op een intensief jaar waarin veranderingen hebben plaats gevonden. Nieuwe bestuursleden, nieuwe website designer, redactie wijziging en een nieuwe vorm van de Uitvlieger. We hebben afscheid genomen van Arjan Soutendijk als websitedesigner en Hans van Leuven als redacteur van de Uitvlieger. Voor vier jaar enthousiaste inzet van de vereniging is het bestuur hen dankbaar voor hun ondersteuning.
1
Tevens kunnen we terug kijken op een jaar met uitstekend georganiseerde activiteiten zoals wandelingen, koffieochtend op woensdag de marktdag in Villach, daarnaast het sinterklaasfeest voor jong en oud, Koningsdag, de Stammtisch, barbecue, ons lustrumfeest in Landskroon, de Kerstborrel en nieuwjaarsreceptie.
Dit alles was absoluut niet mogelijk geweest zonder de geweldige steun van een groot aantal mensen binnen deze prachtige vereniging, die zowel financieel alsook met daadwerkelijke arbeid hun steentje hebben bijgedragen. Al deze mensen wil ik daarvoor bij deze nog eens een keer hartelijk dank zeggen.
Met genoegen zet ik het komend jaar me met het huidige bestuur in voor onze vereniging.
Stef bedankt met name de nieuwe website designer Carl Mollee en de redactie van de Uitvlieger, Tom Zoomers en Karin Mollee. Met dank aan de leden die gekomen zijn.
b. Van de secretaris In maart 2014, is de voorzitter Charley van Niehoff afgetreden en is Stef Oosterwegel als nieuwe voorzitter gekozen. Voor de functie vice voorzitter, werd Kees Hoekstra gekozen. Louise Holwerda activiteiten, Ed Wijnen penningmeester, Hetty Zoomers secretariaat, waren wederom herkiesbaar. Met dit bestuur gingen we van start. Er is in totaal 5 keer vergaderd. Vanwege het te organiseren jubileum van de NVIK, kwam het bestuur wat vaker voor een extra kort overleg bij elkaar. Het leden aantal is wat gewijzigd. We begonnen met 143 leden en op dit moment hebben we 150 leden. Er komen nog een paar oud leden bij, die zich weer willen aanmelden als lid. Het bestuur heeft besloten om de niet betalende leden, na meerdere aanmaningen, te schrappen als lid. Een paar leden hebben opgezegd omdat ze geen affiniteit meer met de vereniging hebben.
2
Heel leuk te vermelden is het feit dat er ook op dit moment leden zijn die in Italië wonen. Het secretariaat stuurt nog de Uitvlieger en verschillende berichten per post naar de leden die geen computer hebben. Gelukkig geven steeds vaker leden, eventuele wijzigingen van telefoon, mail of adres door aan het secretariaat. Helaas doet nog niet iedereen dat. Het bestuur stelt het op prijs om te worden geïnformeerd indien er een lid langdurig ziek is. Leden kunnen altijd het secretariaat mailen of bellen met een verzoek om hulp of een vorm van ondersteuning. er kan dan gekeken worden of dit te realiseren is.
c. Van de penningmeester Het jaar 2014 stond in het teken van het 25 jarig jubileum van onze vereniging. Een gebeurtenis waar wij allen met plezierige herinneringen aan terug kunnen denken. Ook financieel gezien kunnen wij terug zien op een royaal gesponsord feest waardoor de netto kosten aanzienlijk lager uitvielen dan oorspronkelijk begroot. Nogmaals hartelijk dank voor uw bijdrage. Het is een gebruik geworden om leden uit te nodigen om onder het genot van een hapje en/of drankje aan een activiteit deel te nemen of bij te wonen. Aangezien dit zonder voorafgaande inschrijving gaat is het niet te voorspellen hoeveel kosten er met zo een activiteit verbonden zijn. Dit is de reden waardoor alle activiteiten meer hebben gekost dan ervoor begroot was.
De Verlies- en Winstrekening 2014 De ontvangen contributies/ledenbestand is iets gedaald ten opzichte van 2013. Het 25 jarig jubileum heeft qua saldo € 1.314,64 gekost terwijl het begroot was op € 2.000,00. 3
De post Representatie bestaat uit cadeaubonnen die zijn overhandigd aan aftredende bestuursleden, wisseling webmaster alsmede Sint en zijn Pieten. Bestuursvergaderingen worden in de regel bij bestuursleden thuis gehouden. Het Sinterklaas feest was met 22 kinderen in 2014 duurder uitgevallen omdat dit keer ook de grootouders en overige geïnteresseerde leden waren uitgenodigd. In de kosten voor de website zitten ook kosten voor een laat ingediende rekening voor de domeinnaam 2013. In verband met de overname van de website door de nieuwe webmaster is er voor een domeinnaam in 2014 twee maal betaald.
De Balans Het vermogen van de vereniging is in 2014 gedaald. Dit is voor het overgrote deel gekomen door de kosten die zijn gemaakt voor de viering van ons 25 jarig jubileum. De reservering die was gemaakt om het voortbestaan van De Uitvlieger te waarborgen is, nu deze in digitale vorm naar de leden wordt gestuurd, overbodig geworden.
3. Verslag van de kascontrole commissie Tineke Bolhuis en Ton van Dam hebben de cijfers en bonnen gecontroleerd en akkoord bevonden. Bertram Schurian kon dit keer niet aanwezig zijn tijdens de controle.
a. Decharge van de penningmeester
b. Bedanken kas controle commissie Stef bedankt Ton van Dam voor zijn inzet binnen de kas controle commissie gedurende de afgelopen jaren en geeft hem een fles wijn. Karin Mollee heeft zich opgegeven als nieuw kandidaat voor de kas controle commissie. Zij wordt nu binnen deze commissie als reserve aangesteld.
4. Aanblijven bestuursleden 4
Alle bestuursleden hebben aangegeven nog een jaar te aan te blijven. Daarom is een kandidaats verkiezing niet nodig dit jaar. Pauze 5. Van de voorzitter. Vooruitzicht 2015. Het is de bedoeling om op dezelfde voet verder te gaan . De website is belangrijker geworden nu we geen gedrukte Uitvlieger meer hebben. De Uitvlieger blijft vier keer per jaar digitaal uitkomen. Om een goede communicatie te realiseren is er een communicatie commissie ingesteld. Hierin hebben zitting, de website designer Carl Mollee en de redactie van de Uitvlieger, Tom Zoomers en Karin Mollee. Op verzoek vergadert het bestuur met de commissie om richtlijnen website en zaken adverteerders te bespreken. Voorzitter bedankt een ieder voor deelname aan de activiteiten en/ of Stammtisch
6. Van de penningmeester BEGROTIN WERKELIJ G K ONTVANGSTEN
2015
Contribu?es
2014
1.800,00
Dona?es
2014 147,33
175,00
590,94
100,00
452,10
28,00
27,90
Bestuursvergaderi 1.595,00 ng
50,00
89,60
Nieuwjaarsrecep? e
525,00
465,00
400,00 Bankkosten
0,00
2015 120,00
1,28 Representa?e
500,00
Sponsoren 25 jr
UITGAVEN
33,00 Kosten Uitvlieger
1,00
Adverteerders
1.791,00 Secretariaat
30,00
Rente Bank
BEGROTIN WERKELIJ G K
Jaarvergadering
180,00
160,00
Koningsdag
250,00
233,72
Sinterklaas
600,00
555,45
Kerstborrel
125,00
118,50
25 jarig jubileum
0,00
2.909,64
Kosten Website
85,00
118,04
Geluidinstalla?e
10,00
139,70
5
Afname vermogen
Totaal
Toename 2.187,64 vermogen
0,00 2.331,00
6.007,92 Totaal
83,00
0,00
2.331,00
6.007,92
Er zijn geen vragen over de begroting.
7. Van de activiteiten commissaris
Afgelopen jaar hebben we wederom de Koningsdag gevierd. Dit was een groot succes, het was druk en gezellig. In juni hadden we het 25-jarige Lustrumfeest in Burg Landskron. Er waren heel weinig kinderen; er was een activiteit georganiseerd, hier hebben die 3 kinderen die er waren erg van genoten. Verder was het erg gezellig en financieel ook een succes vanwege de donaties en sponsorgelden. De barbecue in Treffling is helaas niet doorgegaan maar de barbecue bij Grietje was goed bezocht. Verder hebben we natuurlijk nog het sinterklaasfeest gehad. In eerste instantie leek het niet door te gaan, vanwege heel weinig aanmeldingen tot de aanmeldsluiting. Uiteindelijk zijn er nog heel veel aanmeldingen gekomen en waren er ruim 20 kinderen! Het is wel belangrijk op tijd aan te melden ivm de aankopen die gedaan moeten worden en de zakjes die gemaakt moeten worden. Dus bij deze de oproep voor komende activiteiten; graag op tijd aanmelden! Het feest was een groot succes en zeer druk en gezellig! Ook veel leden die zonder kinderen kwamen hebben zich prima vermaakt! De kerstborrel cq kerststollenwedstrijd in Villach was een experiment. Het was echter zo´n succes dat we zullen kijken of dit in het jaarprogramma, zij het in een ander jasje, een vast plekje kan krijgen. De Stammtische worden ook goed bezocht. Mijn vraag aan iedere gastvrouw/heer is om mij de uitnodiging te sturen. Ik zal hem dan doorsturen naar de desbetreffende persoon die hem naar de leden zal sturen. De Stammtisch in Lammersdorf gaat niet meer door, maar daarvoor hebben we Seeboden en Hermagor in de plaats gekregen. De ene maand zal het in Seeboden zijn, de andere in Hermagor/Presseggersee-omgeving.
6
Er zijn hier geen vragen over.
Er is binnen gekomen een voorstel over herziening Stammtisch en/ of activiteiten. Alle leden hebben dit stuk van te voren ontvangen. Er zijn een vijftal reacties per mail opgekomen en een aantal mondeling. - Hans van Leuven geeft aan; aanbeveling om meerdere locaties te kiezen waarbij hoofdstad Klagenfurt er een zou moeten zijn. Van te voren locatie vaststellen door bestuur aan de hand van een lijst evenementen in Kärnten. - Charley van Niehoff; Een keer per maand goed voorstel, vaste locatie wat minder, vrij laten naar gelang de te bezoeken activiteiten in meerder plaatsen van Kärnten. - Monique Cuijck; Fijn als een Stammtisch in de buurt van je woonplaats is, kun je na je werk nog even komen - Juun Albers; Stammtisch Feldkirchen is prima om door te laten gaan. - Fam Besse; goed voorstel om gedurende een jaar te proberen. ( centrale plaats 1 keer per maand) maar persoonlijk spreekt combinatie waarbij je actief bezig bent ons meer aan.
Dan volgt er een discussie met de leden over de mogelijkheden: Erna Koolhof geeft aan dat ze spreekt namens Stammtisch bezoekers Feldkirchen. Deze Stammtisch wordt door een kleine vaste groep bezocht en men vindt het prettig als het zo blijft. Ook de Stammtisch in Villach met Doortje Wagner als gastvrouw wordt door een kleine vaste groep bezocht. Men wil dit daar ook graag door laten gaan. Tom Zoomers geeft aan dat deze Stammtische ook kunnen blijven bestaan. Dat het de bedoeling is om te kijken of we de leden die nooit ergens komen erbij kunnen betrekken door een andere invulling te geven aan de Stammtisch. Met name door deze te combineren met de in Kärnten al georganiseerde activiteiten. Els Karnitschnig vraagt,waarom niet 1 keer per maand een centrale Stammtisch in Villach? Dit is te overwegen maar dan blijft de vraag, waar? Dan zou de huidige Stammtisch onder een andere naam door moeten gaan zodat er echt 1 keer per maand een Stammtisch is. Uit de zaal komt op de opmerking, probeer het 7
dan een keer te organiseren? Maar men denkt dat er ook dan te weinig leden komen en waarschijnlijk toch weer dezelfde.
Pim Henssen geeft aan dat er een goede uitspraak moet komen over de functie in deze van het bestuur. Wat doet het bestuur eraan, wat organiseren zij, wie is verantwoordelijk?Hij geeft aan dat het bestuur toch verantwoordelijk is voor de organisatie van de Stammtisch. De activiteit of Stammtisch in Hermagor is niet gelukt en in Seeboden heeft Kees Hoekstra 1 keer een Stammtisch geregeld en daarna niets meer. Wat kan men verwachten vanuit het bestuur? Het bestuur blijft eind verantwoordelijk voor de Stammtisch en activiteiten. Houdt het overzicht hiervan bij en organiseert de activiteiten. Echter, het is de bedoeling dat ook leden aangeven om een activiteit te organiseren indien ze dit willen. Bijvoorbeeld de wandelingen, het Eisstockschiessen! het bestuur zorgt dan voor verspreiding van de uitnodiging naar de leden en plaatsing op de website en eventueel verslag met foto' s hierover in de Uitvlieger. Wij kunnen dan de uitnodigingen sturen naar de leden en de info plaatsen op de website.
Monique van de Meer geeft aan dat zij graag de Stammtisch in St Egyden wil continueren. Echter alleen in de zomer periode. Hun restaurant is gesloten in de winter en zij hebben zelf in die periode andere werkzaamheden. Carl Mollee geeft aan dat hij het prettiger vindt indien het niet altijd met een etentje plaats vindt. Het is passief en te duur. Het beter om de activiteit c.q. Stammtisch op zondagmiddag te houden met voor degene die dat willen, eventueel aansluitend de mogelijkheid om wat te eten. Louise Holwerda en Hetty Zoomers geven aan dat voor de komende jaarplanning al veel vaste activiteiten gepland zijn. Zoals, Nieuwjaarsreceptie, algemene ledenvergadering, Koningsdag, kunstmarkt Ossiach,Sinterklaas, Kerstborrel. Dit kan aangevuld worden met wandelingen, workshops of activiteiten die al in Kärnten georganiseerd worden. Pim Henssen vraagt, is het mogelijk om bv. op een willekeurige dag een Stammtisch te regelen. In principe kan dat wel maar in overleg met de activiteiten commissie. Dan kan er ook geholpen worden wat betreft info naar leden en publicatie. En houden we het overzicht dat er geen activiteiten rond dezelfde datum zijn. Tenzij het op een heel andere locatie zou plaatsvinden.
8
Erna Koolhof geeft aan dat als je nog in het arbeidsproces zit je erg weinig tijd hebt om te kunnen komen. Dit geldt voor vele leden.
De voorzitter geeft nog aan dat er ook gezinnen zijn die aangeven dat zij liever hebben dat hun kinderen integreren en daarom geen lid worden van de NVIK. De voorzitter geeft aan dat alle opmerkingen besproken zullen worden tijdens een volgende bestuur vergadering en dat we er dan op terug komen. Pim Henssen: Wanneer kom het bestuur er dan op terug, en krijgen de leden hierover te horen? Na de volgende bestuur vergadering ( medio lente) zullen de leden geïnformeerd worden over het standpunt.
8. Rondvraag Charley van Niehoff wil gebruik maken van deze gelegenheid om een groot compliment te geven als oud voorzitter aan het bestuur en aan de makers van de website. De voorzitter geeft aan dat Tom Zoomers na 4 jaar wil stoppen als redacteur van de uitvlieger. Hij gaat nog door tot eind dit jaar. Het bestuur zoekt dus een vervanger voor in de redactie Uitvlieger. Carl Mollee wil graag dat Tom in communicatie commissie blijft om toch mee te helpen met het nadenken over de uitvoering website en Uitvlieger. Erna Koolhof, Wat wordt eraan gedaan om nieuwe leden te werven? Worden ze bezocht? Dat wordt eigenlijk niet meer gedaan. De afstanden zijn erg groot, o.a. leden in Italië en Nederland. Bekendheid krijgen we door de website en PR door de leden zelf. We krijgen vaak mailtjes van Nederlanders die naar Oostenrijk komen en dan info vragen over de website. Mw Leberl geeft aan dat het is leuk als nieuwe leden zich voor stellen in de Uitvlieger. Tom Zoomers geeft aan dat altijd aan nieuwe leden gevraagd wordt om zichzelf voor te stellen via de Uitvlieger. Dit blijft moeizaam gaan. Maar we blijven dit zeker proberen.
Edda Oosterwegel: Is het misschien iets om info over de NVIK bij de gemeenten neer te leggen of op de website van de gemeente een link te 9
plaatsen naar de NVIK? Dit is een optie, en het bestuur kan naar deze mogelijkheid bij de gemeenten informeren. De Fam Schadenberg van Haus Rosenheim uit Treffen geven aan dat zij de vereniging nog nooit op een website hadden gevonden. Zij kwamen in contact door het treffen van andere Nederlanders in de Lidll. Monique van de Meer geeft aan dat er ook een facebook website van de NVIK is vanuit het verleden. Zij hield dit bij maar heeft er nu geen tijd meer voor. Louise Holwerda wil wel eens kijken of zij dit kan overnemen. Pim Henssen geeft aan dat als je een zakelijke facebook hebt,iedereen die kan liken en dan kijken er steeds meer mensen op. Hoe vaker je de site bezoekt, des te hoger je komt te staan.
9. Afsluiting Voorzitter geeft aan dat Koningsdag gevierd gaat worden op zondag 26 april, in Feldkirchen. Voor verder info verwijst hij naar de website. Hij bedankt een ieder voor zijn of haar aanwezigheid en sluit de vergadering.
10
