Notulen Algemene Ledenvergadering van de Tennisvereniging Oostvoorne op 12 december 2013 Er zijn, inclusief bestuur, 45 personen aanwezig. 2 leden hebben een bericht van verhindering doorgegeven. Opkomst is beduidend groter dan vorig jaar. 1. Opening De vergadering wordt geopend met een welkom aan de aanwezige leden. 2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 13 december 2012 Deze worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd, met dank aan de secretaris. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4. Bestuursmededelingen Er wordt kort stilgestaan bij het overlijden van Eef van Zeijst eerder dit jaar. Hij laat een grote leegte achter in onze vereniging. Communicatie met de gemeente Westvoorne Subsidiebeleid Voor 2013 is subsidie aangevraagd en toegekend. Hiervan is inmiddels 80% ontvangen. Slootkant Deze is in 2013 tweemaal gemaaid. De afspraak werkt dus goed en blijft van toepassing. Drank- en Horecavergunning M.i.v. januari 2014 gaan de controles op naleving van de Drank- en Horecavergunning over naar de gemeente. Voor ons is er één wijziging van belang: voortaan mag alleen alcoholhoudende drank geschonken worden tussen 12.00 – 24.00 uur. Dat betekent in de praktijk dat er nu een formeel verbod is tot 12.00 uur. Voor externe activiteiten, zoals een Open Toernooi, kan ontheffing worden aangevraagd na 24.00 uur. Het incassobureau In 2013 zijn we overgegaan naar een ander incassobureau omdat de contacten met het vorige bureau niet soepel liepen. Het park Het park is door de TC volgens schema onderhouden en ligt er prima bij. Onze complimenten voor de inzet. Er is een nieuw onderhoudscontract voor de baanverlichting afgesloten. De geluidsinstallatie voor de banen wordt in 2014 vernieuwd. Voor het vegen van de banen is een nieuwe trekker aangeschaft omdat de oude versleten was. Voor de banen zijn 3 sleepnetten (zgn. Clean Sweaps) aangeschaft die de bladeren netjes opveegt. Aan de kussenkisten zijn nog wat aanpassingen gedaan zodat ze makkelijker verplaatsbaar zijn. Ook zijn er watervaste deksels op gezet en is binnenbekleding aangebracht tegen vervuiling door de stellingplanken. Het bladblazen is het afgelopen jaar op een iets andere manier gebeurd. Er wordt nog geëvalueerd of dit beter was.
Het clubhuis Er zijn weer watermonsters genomen en gecontroleerd op eventuele legionella besmetting. Dit doen we periodiek. Er is geen besmetting geconstateerd. Voor de toekomst zijn een aantal preventieve maatregelen genomen op dit gebied. Het waterleidingsysteem had een paar zwakke schakels, die zijn verwijderd. Ook zijn wat extra keerkleppen geïnstalleerd op betere plaatsen. Als extra controle worden voortaan maandelijks watertemperaturen geregistreerd van een aantal strategische tappunten, zoals de douches en in de keuken. De beschikbaarheid van wifi in het clubhuis en op het park blijft een zorgenkind. Wij hebben WL Computers ingeschakeld. Zij zoeken naar de beste oplossing. Voorlopig wordt elke nieuwe stap ook iets duurder. Wij moeten zelf besluiten hoever we hierin willen gaan. Voor het wedstrijdhok zijn een nieuwe laptop en printer aangeschaft. In het voorjaar is (op laag niveau) deelgenomen aan de BoB campagne (Bewust Onbeschonken Bestuurder). Als onderdeel hiervan hebben ook weer 11 leden een IVA training gedaan
(Instructie Verantwoord Alcoholgebruik). Dit was nodig om voldoende gecertificeerde leden te houden die het mogelijk maken dat onze bar mag blijven functioneren. De bezetting van bardiensten kan een probleem worden in het komende seizoen i.v.m. het teruggelopen ledental. Om dit op te vangen zullen, waar mogelijk, ouders die zelf geen lid zijn, worden ingeschakeld tijdens jeugdactiviteiten. Wel naast een TVO lid, zij staan dus niet alleen. Voor het terras is een loungeset aangeschaft. Helaas hebben wij ook de negatieve kant daarvan al mogen ervaren toen een groep jongeren in een nacht hier een eigen “feestje” heeft gevierd en de nodige beschadigingen heeft aangebracht. Voor de kussens zijn kisten gemaakt. Er is een nieuwe vaatwasmachine aangeschaft. De oude was kapot. Er is ook een nieuwe koffieautomaat geplaatst omdat het onderhoudscontract van de vorige afliep en niet verlengd kon worden. Deze machine wordt geleased. De leaseprijs wordt gebaseerd op de koffieomzet, dus we moeten goed doordrinken. Hoe meer omzet, hoe lager de prijs.
De trainer Er heeft ook dit jaar met Remco een evaluatiegesprek plaats gehad. Zowel het bestuur als Remco zijn tevreden over de onderlinge samenwerking. Remco ervaart wel een duidelijke teruggang in het aantal lesuren als gevolg van het verminderde ledental. Hij zal zich actief inzetten om ons te helpen hier weer een positieve draai aan te geven. In het voorjaar 2014 zullen weer open dagen georganiseerd worden, zowel voor jeugd als voor senioren. Via de combifunctionarissen van de gemeente zal de tennissport onder de aandacht gebracht worden in de gymlessen van de scholen. N.a.v. de kroning van Willem Alexander zijn er Koningsspelen georganiseerd. TVO heeft daaraan meegedaan, wat een goede promotie was voor de tennissport bij de schooljeugd. Er waren die dag zo’n 150 kinderen op het park in drie groepen. De bedoeling is dat dit een jaarlijks terugkerend evenement wordt.
De website Via de website zijn in 2013 een viertal nieuwsbrieven naar de leden gestuurd. Ook de stukken voor deze vergadering zijn op die manier gecommuniceerd. Leonie Steenbergen maakt en verstuurt de nieuwsbrieven. Leonie heeft tevens een cursus Social Media gedaan om ook deze contacten effectief te kunnen benutten. Harry van Iersel heeft zich aangeboden om als webmaster op te treden, als vervanger van Marc de Bot en daar maken we graag gebruik van.
Arbozaken Er zijn voldoende leden die de AED/reanimatie cursus gedaan hebben bij de EHBO van Oostvoorne. Ook de herhalingen worden elk jaar gedaan. Voor de aanwezige brandblussers in het clubhuis is bij een lokaal bedrijf een nieuw onderhoudscontract aangegaan. De AED en de brancard zijn verplaatst naar de hal zodat ze altijd bereikbaar zijn.
50 jarig jubileum Een commissie bestaande uit Jan Spoon, Nicky Spoon, Leonie Steenbergen en Joop van Toledo doet de voorbereiding. De viering zal plaatsvinden op zaterdag 21 juni 2014 en blijft grotendeels intern. Dus geen receptie en uitnodigingen naar andere verenigingen. Wat er precies gaat gebeuren houden we graag nog even stil.
5. Verslag commissies
Technische commissie o Het werk van de commissie is al gemeld bij de bestuursmededelingen en loopt keurig volgens het draaiboek incl. de evt. extra werkzaamheden. Barcommissie o Het overlijden van Eef van Zeijst wordt uitgebreid gememoreerd. Dit verlies overschaduwt alle andere activiteiten. Het werk dat hij verrichtte wordt zo goed mogelijk opgevangen. o De commissieleden worden voorgesteld. Hierin is geen wijziging. o De gerealiseerde zaken in 2013 worden genoemd, waaronder het pronkstuk: de loungeset. o De activiteiten waarin de barcommissie participeert worden genoemd. o Kortom, de barcommissie is de spil van de vereniging.
Open Toernooi commissie o Het OTC team wordt voorgesteld. Marc de Bot verlaat de OTC. Zijn plaats wordt ingenomen door Jeroen van Oudheusden. o Het aantal partijen was gelijk aan vorig jaar (226). Naar verwachting zal dat in 2014 wat hoger zijn omdat we dan niet in de vakantieperiode vallen met het toernooi. o In 2013 is voor het enkelspel voor het eerst gewerkt met “actual rating”. Dit was een succes. o Dit jaar hadden we nieuwe hoofdsponsors, nl. Matrix Design en Hugo Lens Optiek. Beide bedrijven hebben toegezegd dit de komende jaren te blijven doen. o Ook de lokale subsponsors zijn heel belangrijk voor ons. Hartelijk dank voor jullie bijdrage. o Speciale dank gaat naar Alette, Irma en Wilma voor de organisatie en realisatie van de keukenactiviteiten tijdens het toernooi. Ook de kokers die elke avond een ander menu op tafel gezet hebben, worden bedankt voor hun geweldige inzet. o Verder werden de wijnproeverij van Gall & Gall en de hapjes van het Kookstation Oostvoorne bijzonder gewaardeerd. o De informatie werd elke dag verzorgd door Leonie via een nieuwsbrief en de week werd afgesloten met een smakelijk buffet op de zondagmiddag. o Dank aan de TC voor het baanonderhoud en aan alle andere vrijwilligers die deze week weer mogelijk gemaakt hebben.
Wedstrijdcommissie o De wedstrijdcommissie wordt voorgesteld. Er heeft geen wijziging plaatsgevonden. o Aan de voorjaarscompetitie hebben 9 teams deelgenomen. Dat heeft 2 kampioenen opgeleverd. Verder 8 teams op vrijdagavond, waarvan 6 in de KNLTB competitie. o Aan de najaarscompetitie deden10 teams mee op zaterdag en 7 teams in de KNLTB vrijdagavondcompetitie. In totaal werden in het najaar 5 teams kampioen. o De verschuiving van het weekend naar de vrijdagavond zet duidelijk door. o De clubkampioenschappen waren succesvol met meer deelnemers die in een poulesysteem speelden. Dit werd als prettig ervaren door meer partijen spelen. De sfeer was heel goed. o De clubkampioenen 2012 worden genoemd. o Van de 3 geplande interne toernooien is er maar één door gegaan. Voor de andere twee was te weinig belangstelling. Het voorjaarstoernooi wordt in 2014 niet georganiseerd. Ideeën om deze trens om te buigen zijn zeer welkom. o Inkomsten en uitgaven van de commissie zijn in evenwicht. o De wedstrijdballen zijn opgeslagen bij Jan Langendoen.
Jeugdcommissie o Dit jaar heeft Hilda Veldkamp afscheid genomen van de jeugdcommissie. Maar er zijn 5 nieuwe commissieleden bijgekomen. Die zijn heel welkom gezien de hoeveelheid werk dat verzet is. o De commissieleden worden voorgesteld. Tevens wordt vermeld welke taken zij hebben. o In 2013 zijn veel nieuwe activiteiten gestart, zoals de tennis & friendsdag, de donderdagevents (met Remco en Jort) en natuurlijk de grootste uitdaging: Tenniskids o Alle geplande jeugdactiviteiten zijn doorgegaan in 2013 o Er is nog steeds een positief saldo, maar door de extra activiteiten is wel ingeteerd o De toernooien zijn dekkend dankzij de hulp van lokale sponsors o Met 150 deelnemers uit de regio was het Open Jeugd Toernooi een groot succes, mede dankzij de hulp van hoofdsponsor Hugo Lans Optiek. De KNLTB toezichthouder was vol lof over de sportiviteit en het respect tijdens het toernooi o De jeugdcompetitie kende in het voorjaar 7 woensdagteams en 8 zondagteams. De najaarscompetitie werd voor het eerst met het nieuwe systeem gespeeld. Daarin hebben bij de Worldtour 3 rode en 5 oranje teams deelgenomen met in totaal 45 kinderen. Op woensdag is met 3 groene en 5 gele teams gespeeld. o Het jeugdclubkampioenschap met hoofdsponsor TOP was opnieuw succesvol dit jaar. Wel wat lagere opkomst en lastig om alles te plannen (door zomervak, activiteiten middelbare school en teamsporten en senioren er direct achteraan in finaleweekend. Dit maakte het voor de organisatie heel moeilijk om het iedereen naar de zin te maken. o Vooruitblik 2014 Tenniskids wordt geïntegreerd in de organisatie van de jeugdcommissie Jeugdbeleid en activiteiten krijgen extra aandacht omdat de nieuwe spelvormen ook in bv het Open Jeugd Toernooi opgenomen moeten worden. Beleidsplan voor periode 2014-2016 opstellen. Centraal staat de visie: ‘Tennissen met plezier en respect’
Daarnaast activiteitenaanbod gericht op zowel consolidatie (huidige jeugdleden behouden) als werving (nieuwe jeugdleden) Organisatie binnen de JC op basis van transparantie, consistentie en continuïteit
6. Ledenbestand Per 31 oktober 2013 is de stand als volgt: Senioren Junioren Ondersteunende
325 (vorig jaar 331) 138 ( 159) 7( 10)
Totaal:
470
500
Ter vergelijking totaal ledental in:
2006 2007 2008 2009 2010 2011
590 625 607 622 592 552
De terugloop van het ledental is een landelijk probleem. De KNLTB is in 2013 50.000 leden kwijt geraakt. Wij doen dus gewoon mee. Bij de senioren zijn de meeste opzeggingen in de groep 41-50 jaar van personen die bijna nooit komen spelen. Bij de junioren is dat in de groep 11-13 jaar en 14-17 jaar. Dat heeft veel te maken met verandering van school en minder tijd voor (meerdere) sporten. Ook de beschikbare financiën kunnen daarbij een rol spelen. Toch denken we dat de teruggang afneemt, daarbij gesteund door een aantal acties. In 2013 waren er: Open dagen senioren (matig bezet) en junioren (goed bezet) Tennis & Friendsdag waarbij jeugdleden vriendjes mochten meebrengen om kennis te maken met tennis Koningsspelen Voor 2014 staan gepland: Ledentevredenheid enquête in februari/maart Workshop ledenwerving- en behoud in januari/februari Open dagen senioren en junioren (tennis & friendsdag) in maart Deelname aan Koningsspelen in april Proeflessen bij Remco zonder lid te zijn Gericht begeleiden nieuwe leden Alle ideeën die men kan aanbieden vanuit de vereniging zijn van harte welkom. 7. Behandeling financieel overzicht 2013 De winst- en verliesrekening 2012/2013 en de balans per 31-10-2013 zijn beschikbaar gesteld tijdens de ALV. De penningmeester geeft de nodige toelichting. Hierbij wordt vermeld dat de banktegoeden van de vereniging in 2013 zijn verdeeld over twee banken om de risico’s van eventuele bankproblemen zoveel mogelijk te beperken. Zonder verdere vragen wordt het financieel overzicht geaccepteerd. 8. Begroting 2013/2014 De begroting is tijdens de ALV beschikbaar gesteld. Ook hier volgen de nodige uitleg, waarna de begroting zonder op- of aanmerkingen wordt geaccepteerd. 9. Verslag kascommissie 2013 De kascommissie, bestaande uit Kees Minnaar en Wim Norde (die zich later aangemeld heeft), heeft de financiële administratie van de vereniging gecontroleerd en in orde bevonden. De commissie, bij monde van Kees Minnaar, leest een verklaring voor waarin dit is vastgelegd en waarin de penningmeester decharge wordt verleend. 10. Benoeming kascommissie 2014 Kees Ravesteijn treedt af, Kees Minnaar wordt voorzitter en als reservelid treedt Leo van Dijk aan. 11. Vaststelling contributie 2014 Het bestuur stelt voor de contributies niet te verhogen ondanks de gestegen kosten. De contributies blijven voor senioren € 132 en voor junioren € 75. De vergadering gaat hier unaniem mee akkoord. 12. Rondvraag Omdat zowel de voorzitter als de penningmeester aftredend zijn, wordt de rondvraag nu eerst gehouden. Leo van Dijk vraagt of de contacten met de basisscholen zodanig zijn dat daar voldoende bekendheid is over de mogelijkheden bij TVO. Hij stelt voor zelf direct contact op te nemen met de basisscholen. In de praktijk gebeurt dit al via Remco en de combifunctionarissen (gymleerkrachten) van de gemeente. Irma van der Hoek vraagt zich af of de buitenschoolse opvang hier een rol in kan spelen.
Ook hier geldt dat er al contacten lopen via Remco, maar dit kan wellicht geïntensiveerd worden. Omdat er verder geen vragen zijn, wordt de voorzittershamer overgedragen aan de secretaris. 13. Verkiezing bestuursleden Het dagelijks bestuur was van mening dat er nodig verjonging moet plaatsvinden, dus zijn er nu twee leden van het dagelijks bestuur aftredend, t.w. Frank Oorschot (voorzitter) en Wim Onderdijk (penningmeester). Gelukkig hebben we twee uitstekende kandidaten bereid gevonden deze posten over te nemen. Maar voor het zover is wordt eerst afscheid genomen van de aftredende functionarissen. In een dankwoord wordt ingegaan op 10 jaar voorzitterschap van Frank, waarin veel belangrijke zaken op bouwkundig en technisch gebied gerealiseerd zijn. Frank heeft daarin een prominente rol gespeeld en ontvangt als dank de traditionele envelop met inhoud voor zijn inzet gedurende 10 jaar. Daarna volgt een dankwoord voor 22 jaar penningmeesterschap van Wim Onderdijk. Zijn financieel beleid heeft veel investeringen mogelijk gemaakt voor de vereniging met als hoogtepunt de bouw van een nieuw clubhuis. Heel bijzonder is dan ook dat hij de vereniging schuldenvrij achterlaat bij zijn aftreden. Wim ontvangt een bronzen beeldje als tastbare herinnering aan zijn bestuursperiode. Geheel onverwacht en niet geagendeerd volgt dan op basis van art.9, lid 1 van het HH reglement een voorstel aan de vergadering om Wim te benoemen tot erelid voor zijn inzet en betrokkenheid bij de vereniging en het zeer succesvol vervullen van het penningmeesterschap gedurende 22 jaar. Dit wordt met een staande ovatie begroet en ontroert Wim zichtbaar. Dan volgt de verkiezing van de bestuursleden Frank Oorschot is zojuist afgetreden. Wij hebben Leo van der Hoek bereid gevonden de post van voorzitter op zich te nemen. Er zijn geen tegenkandidaten. Leo wordt unaniem gekozen als voorzitter. Wim Onderdijk is zojuist afgetreden. Wij hebben Frank Rozemulder bereid gevonden de post van penningmeester op zich te nemen. Er zijn geen tegenkandidaten. Frank wordt unaniem gekozen als penningmeester. Truus Hemstra is reglementair aftredend als voorzitter van de wedstrijdcommissie en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld. Truus wordt met applaus herkozen. Juliëtte Slegt heeft 1 jaar als wnd. voorzitter van de jeugdcommissie gewerkt en is bereid de resterende 2 jaar als gekozen voorzitter door te gaan. Er zijn geen tegenkandidaten aangemeld. Juliëtte wordt met applaus gekozen. 14. Sluiting Onder dankzegging voor de aandacht en met verwijzing naar de nieuwjaarsreceptie op 5 januari 2014 van 16.00 – 18.00 uur sluit de secretaris de vergadering. Hij stelt een gratis consumptie beschikbaar aan alle aanwezigen.
Voor akkoord,
L. van der Hoek (voorzitter)
:
J. van Toledo (secretaris)
:
F. Rozemulder (penningmeester)
:
J. Koalsie (voorzitter barcommissie)
:
J. Slegt (voorzitter jeugdcommissie)
:
T. Hemstra (voorzitter wedstrijdcommissie)
:
L. van der Hoek (voorzitter open toernooi commissie)
:
