Notulen Algemene Ledenvergadering donderdag 5 februari 2015 (in concept)
Aanwezig: Marie-José van Weegen(voorzitter), Marianne Kalthoff, Maarten Baris, Joek Poort, Rien Cosijn, Annette Moons, Betty Vissers, Cécile Kienhorst, Ernst Bouwes, Hanneke Bruins, Nel Salomons, Henk op het Veld, Ingrid van Hoorn, Josephine Jansen, Lex Bouts, Liesbeth van der Brugge, Tom Wouters, Willy Baak, Willem van Gerwen, Willy Schaap, Wim Busink, Hettie Maters, Hannie Kuiper, Andrej Zaslove, Liesbeth Meij, Paul van Haperen, Jacki Uitslag, Ank Creemers, Corin Smaal, Lennart van Campen Machtigingen: An Jonkman machtigt Hannie Kuiper Afwezig met kennisgeving: Peter van Campen, Anneloes van Brussel, Wilma Emonds, Huub Hilgers, Marieke de Groot, Mirjam Otto, Harry Wijnhoven, Bert Lagerweij, An Jonkman, Florine Wasser, Mieke Bekker, Yve de Vries, Lidwine Houben, Judith Cornet, Yvonne de Graaf en José Schonenberg 1. Opening en vaststellen agenda
De voorzitter opent de vergadering om 20.15 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. Er zijn geen toevoegingen aan de agenda waarop deze vastgesteld wordt. De pauze zal op een natuurlijk moment tijdens de vergadering worden ingelast. 2. Mededelingen / Ingekomen stukken
Behoudens de afmeldingen en machtigingen zijn er geen ingekomen stukken. Jan Berson is geen voorzitter meer van de stichting Valkenburg. Nieuwe voorzitter is Josien van Geel. 3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering 6 februari 2014
De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. 4. Jaarverslag 2014
De voorzitter noemt de highlights van het jaar 2014. Aandachtspunt blijft ledenwerving. Verder veel dank voor vrijwilligerswerk van de vele commissieleden. Er zijn geen vragen of opmerkingen. 5. Financieel jaaroverzicht 2014
De penningmeester presenteert een uitgebreide toelichting. Winst- en –verliesrekening:
1
De commissies hebben € 2500,- minder uitgegeven dan begroot. Commissies proberen meer budgetneutraal te werken.
Het resultaat is een batig saldo van € 3.454, Voorstel winstbestemming € 3.454, - naar begroting 2015 algemeen
6. Bevindingen van de Kascommissie
De kascommissie bestaat uit Tom Wouters en Peter van Campen. Tom geeft een toelichting op de in januari 2015 uitgevoerde controle ten huize van penningmeester Maarten Baris. De kascommissie verklaart dat de administratie goed op orde is en de werkwijze eenvoudig doch doeltreffend is. De kascommissie verzoekt de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 01-01-2014 tot en met 01-01-2015.
7. Decharge van het bestuur
Na een stemming wordt het bestuur met algemene stemmen gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. De voorzitter bedankt de ALV namens het bestuur voor het gegeven vertrouwen. 8. Benoeming nieuwe kascommissie
Peter van Campen treedt af en Tom Wouters blijft lid van de kascommissie. Marleen Lammers treedt toe en Wim Busink wordt reserve. 9. Presentatie stand van zaken Toekomstvisie Avanti’55
Henk op ’t Veld informeert de ALV als commissielid over huidige doelen. Doel is een nieuw beleidsplan op te stellen omdat er zorgen zijn over 1) Ledenaantal: Vooral rol trainers wordt benadrukt. Meer beleving en betrokkenheid voor jeugd (dit wordt bevestigd door lid jeugdcommissie) en meer variatie trainingsmethoden voor senioren 2) Beperkte baancapaciteit: Toch is totaal activiteiten afgenomen in 2014 ten opzichte van 2010. Wel is competitieaanbod aanzienlijk gegroeid. Oplossing kan zijn toenadering met buurvereniging Insiders 3) Inzet vrijwilligers: Meer interactieve communicatie van commissies met leden en omgekeerd. Nu verzorgt iedere commissie haar eigen communicatie.
10. Bestuursverkiezing
Aftredend, Joek Poort seniorenzaken. Het bestuur stelt Rien Cosijn voor als nieuw bestuurslid seniorenzaken. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld, zodat hij wordt benoemd en onder applaus hartelijk welkom wordt geheten achter de bestuurstafel. Marianne en Marie-José melden dat zij 1 jaar (2015) in het bestuur willen zitten en dus per begin 2016 willen vertrekken. 11. Begroting 2015 en vaststellen contributie
De penningmeester geeft een toelichting. •
De contributie is gebaseerd op 440 leden: 390 seniorleden en 50 jeugdleden.
2
• • •
Gekozen wordt om te investeren in jeugdcommissie met dan vooral aandacht aan werving jeugd. Wat accommodatie betreft is er het plan om LED-verlichting binnen aan te brengen, bewegingsmelders kleedkamers en de keuken op te knappen Waarde negatief resultaat begroting 2015 is zelfde bedrag als positief resultaat 2014.
Vaststellen contributie 2015
Voorstel: Contributieverhoging Senioren van €130,- naar € 134,Studenten van € 90,naar € 94,Junioren van € 75,naar € 80,De begroting wordt met de nieuwe contributie voorgelegd aan de ALV. Dit voorstel wordt bijna unaniem, min een onthouding, aangenomen met dank aan de penningmeester voor het opstellen van de begroting en de toelichting daarop. 12. Alcoholbeleid: aanpassing Huishoudelijk Reglement De voorzitter schetst de achterliggende redenen van dit voorstel. NOCNSF heeft een alcoholreglement opgesteld wat ieder lid van de KNLTB is geacht te volgen. Onder andere houdt dit in dat een ieder die een bardienst draait een Instructie Verantwoord Alcohol schenken (IVA-certificaat) moet halen. Het voorgestelde reglement bevat punten die om bijstelling en aanpassing vragen. Het bestuur bekijkt op welke punten bijstelling mogelijk is. 13. Openstelling banen in de avonduren in weekend: aanpassing parkreglement Sinds jaar en dag is er geen verlichting aan in de avonduren in het weekend. Vanwege de behoefte aan meer baancapaciteit en de uitbreiding van het competitieaanbod wil het bestuur aan de leden het voorstel doen om ook in het weekend met verlichting te spelen. De verenging mag dit zelf bepalen, de gemeente hanteert alleen de eindtijd van 23.00 u. Voorstel: Parkreglement wijzigen opdat baanverlichting in avonduren in de weekenden mogelijk wordt. Besluit: 3 tegen, rest aanwezigen voor. 14. Opzet Training: jeugd en senioren Nieuwe Tennisschool is Maximum-tennis. Trainer Jos Lindner legt uit wat de visie is van Maximum tennis. Jos Lindner is beschikbaar als trainer de gehele vrijdag voor junioren- én seniorentraining Lennart van Campen is beschikbaar als trainer de gehele woensdag voor junioren- én seniorentraining. 15. Plannen voor 2015 van de diverse commissies
Barcommissie door Paul van Haperen Veel inspanning wordt geleverd om de bezetting van de bardienst op 100% te krijgen. Toch komt het nog te vaak voor dat mensen niet komen opdagen. Volgend seizoen zal er meer ingezet worden om alleen bardienst draaien. Verder wordt de inrichting van de keuken verbeterd waardoor oa ook het schoonmaken eenvoudiger wordt.
3
Op competitiedagen is het wenselijk dat er langere bardienst komen. Het plan is om het volledige barrooster met namen en telefoonnummers op te hangen bij de bar zodat niet gekomen leden alsnog gebeld kunnen worden. De barcie dankt alle vrijwilligers voor de bardiensten. Accommodatiecommissie door Paul van Haperen In 2014 is de bestuurskamer opgeknapt, een TV-hoek gecreëerd en een krattenhok gemaakt In 2015 is gepland: Een tassenwand Een jeugdhoek Keuken en bar Bewegingsmelder in kleedkamers LED-verlichting binnen Bloembakken Plan van aanpak voor haag tussen baan 1 en 2 en baan 3, 4, 5. Communicatiecommissie door Ernst Bouwes. Gekeken wordt of nieuwsbrief op andere manier verstuurd kan worden Voor website wordt een deskundige gezocht omdat commissieleden niet genoeg kennis hebben van website-bouw om deze inhoudelijk te verbeteren Mogelijkheden Facebook worden onderzocht Jeugdcommissie door Andrej Zaslove: Vorig jaar zijn 2 commissieleden gestopt. Met 4 personen heeft de JC alle activiteiten verzorgd. De Tenniskids, de toernooien en de clubkampioenschappen zijn goed verlopen. Dit jaar zijn er desondanks veel leden weggegaan. Er zijn extra inspanningen nodig om de jeugd te behouden en binnen te halen. Ook van de trainingen moet meer uitdaging uitgaan. Met de nieuwe tennisschool Maximum is er goede hoop dat dit wordt bewerkstelligd. Naast de training worden allerlei acties en activiteiten ontplooid om jeugdleden meer te bieden. De commissie is op zoek naar versterking om de vele activiteiten te kunnen blijven doen. Technische commissie door Josephine Jansen De Technische Commissie organiseert alle KNLTB-competities waar Avanti met seniorenteams aan deelneemt, de training hiervoor en de wintercompetitie. Voor de jeugdteams is de TC contactpersoon voor de KNLTB. De plannen zijn hetzelfde als vorig jaar. Competitieaanbod is Voorjaar, zomeravond, najaar en Winterhard(t). Er is geen donderdagochtendcompetitie meer Vrijdagavond en zaterdag zijn druk bezocht. Op zondag is ruimte genoeg. Competitiebijdrage wordt verhoogd van €75,- naar €90,- per team Er is een Dames 55+ (Jane Klein, Anneloes van Brussel en Hettie Maters) samengesteld dat deelneemt aan de Europacompetitie in Spanje. Open toernooicommissie door Hettie Maters
4
Toernooi heeft een goede bezetting gekend met net als voorgaande jaren een deelname van ongeveer 220 personen. De opzet van meerdere tennispoules zorgde voor meer wedstrijden, hetgeen het toernooi ten goede kwam. Dit vroeg wel tegelijkertijd om meer baancapaciteit. Op de piekmomenten kon er uitgeweken worden naar de Insiders. De catering is ook dit jaar gedaan door Betty Serveert en dat bevalt prima. Geen thema, maar wederom het goede doel nl. de Voedselbank (opbrengst €500,-). Voor het nieuwe seizoen is de commissie hard op zoek naar nieuwe commissieleden, m.n. iemand met VTL-certificaat. Sponsorcommissie door Hettie Maters Opbrengst in 2014 was € 3.300,-. In 2015 zal dit mogelijk meer zijn. Men gaat op zoek naar nieuwe sponsors, mede ook in relatie tot het Jubileumjaar. Wedstrijdcommissie door Betty Vissers. Er is gekozen om niet meer op zondag te spelen, maar te eindigen op de zaterdag. Aantal inschrijvingen was hoger dan de afgelopen jaren. Liesbeth van de Brugge zorgt dat individuele inschrijvingen gevormd worden tot passende dubbels. De beide clubkampioenschappen zijn naar tevredenheid verlopen. Er is ruimte voor nieuwe commissieleden. Invitatietoernooicommissie door Liesbeth Meij. Na een jaar afwezigheid is er nieuwe, enthousiaste commissie gevormd. Ze hebben er heel veel zin in om met iets nieuws te komen. Nadruk ligt niet meer op mix maar op invitatie, dus alle vormen van dubbels zijn toegestaan. Jubileumcommissie door Lex Bouts Het hele jaar zullen we merken dat we in het 60 jarige jubileumjaar zitten. Er zullen tal van activiteiten plaatsvinden. Kunstenaar Diederik Grootjans maakt voor €30,- , een portret van leden die zich hiervoor opgeven. Het portret krijgt een plekje op de ‘wall of fame’ en komt na het jubileumjaar in eigen bezit. Op de bar komt een collectebus, de opbrengst is voor een groot kunstdoek. 4 juli 2015 is er een toernooi en een feest met een live-band. Er komt een jubileumnummer van de Kantlijn, waar veel oud redacteuren een bijdrage aan zullen leveren. Toernooicommissie Geen presentatie daar er geen afvaardiging van de commissie aanwezig was De voorzitter bedankt namens het bestuur, de ALV en Avanti ’55 alle commissieleden met een cadeaubon voor hun inzet en inspanningen.
16. Wat verder ter tafel komt Er is een gratis Tennisclinic op 22 maart 2015 Van 10 tot 11 uur voor de jeugdleden
5
Van 11 tot 12 uur voor de seniorleden Het wintertoernooi zit vol.
17. Rondvraag Geen 18. Sluiting
De voorzitter sluit om 23.12 uur de vergadering en bedankt alle aanwezigen voor hun komst en bijdragen. Genomen besluiten op de Algemene Ledenvergadering d.d. 6 februari 2015 1. 2. 3. 4. 5.
Het financiële jaarverslag 2014 is goedgekeurd evenals de begroting 2015 De nieuwe kascommissie bestaat uit Tom Wouters en Marleen Lammers De contributie wordt verhoogd. Senioren €134,-, Student €94,- en Jeugd €80,Rien Cosijn treedt toe tot het bestuur Baanverlichting in avonduren in de weekenden wordt mogelijk. Vergt een aanpassing van het parkreglement
Actiepunten 1. Bestuur zorgt voor bij- en vaststelling bestuursreglement ‘Alcohol in sportkantines’ 2. Aanpassen parkreglement voor baanverlichting.
6
