Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
Normen faciliteren duurzaam
Nieuw Werken Kantoorwerk vindt dezer dagen allang niet alleen meer plaats op het traditionele kantoor. De moderne medewerker kan – uitgerust met laptop en smartphone – tegenwoordig eigenlijk overal uit de voeten. Interieurkenners Françoise Bronner en Kitty de Groot doen speciaal voor Inside Information tweemaandelijks verslag van de recente ontwikkelingen op dit gebied. Dit keer besteden zij uitgebreid aandacht aan de verhouding tussen de ARBO-normen en Het Nieuwe Werken. Auteurs: Françoise Bronner en Kitty de Groot, foto’s: Jannes Linders (pagina 43 en 47). Het Nieuwe Werken (HNW) is een fenomeen dat de werkomgeving in een rap tempo laat veranderen. Alles wordt vrijer en flexibeler, kaders vervagen en achterhaalde, vastgeroeste regels worden geschrapt. De in Nederland geldende arbeidsnormen spelen een constructieve rol in deze verandering: de normen (statische regels) worden gehandhaafd en soms zelfs uitgebreid. Hoe paradoxaal is dat? Specialisten, architecten en gebruikers geven hun antwoord en weiden uit over de normen qua inhoud, toepassingen, voordelen en beperkingen. “Ook nu met de invoering van Het Nieuwe Werken blijven de geldende ergonomische normen van kracht: de mens zelf is namelijk niet veranderd”, zegt Melcher Zeilstra, senior ergonoom bij Intergo, Human Factors & Ergonomie. “Normen bieden leken eenvoudige handvatten bij standaardwerk”, vervolgt hij. “Maar voor de meer complexe huisvestingsconcep-
42
Inside Information
ten zoals Het Nieuwe Werken is meer inzicht nodig in de gedachte die aan een norm vooraf gaat. Het Nieuwe Werken is maatwerk en geen standaard oplossing.” Iedere situatie is weer anders en het begrip werkplek is zeer ruim: activiteitspecifiek en plaats- en tijdongebonden. Om te komen tot een hierbij passend huisvestingsconcept adviseert Zeilstra om eerst te kijken naar de te verrichten taken, de uitvoertijd, de werkwijze en de werkdruk alvorens de werkomgeving en het meubilair te definiëren. De meest recent vrijgegeven ergonomische norm, de NEN-EN-ISO 26800:2011 ´Ergonomie - Algemene benadering, beginselen en concepten´ sluit hier mooi bij aan. Hierin staat dat de mens, de technische middelen, de omgeving en de sociale context goed op elkaar moeten zijn afgestemd voor een optimaal duurzaam resultaat. Dimensies of andere grenswaarden zijn er niet in opgenomen. Slechts de ge-
wenste aanpak om te komen tot een gezonde inrichting van het ‘werksysteem’ zijn er in beschreven, waarbij de mens centraal wordt gesteld. De norm NEN 1824 (2010): ´Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimtes en kantoren´ is recent herzien. Zeilstra vertelt waarom: “Wat we zagen, is dat met Het Nieuwe Werken de traditionele verkeersruimte steeds meer als werk- en ontspanruimte werd ingezet, waardoor de toegankelijkheid van de vluchtwegen in het gedrang kwam. Daarom zijn in deze norm minimale afmetingen voor doorgangen en looproutes gedefinieerd.” In deze norm staat verder een praktisch tabelletje met een voorbeeld om de minimale maten voor een beeldschermwerkplek te berekenen. “De hierin opgenomen getallen zijn echter hun eigen leven gaan leiden. Zo rekent de markt vaak standaard met een minimale beeldscherm-werkplekoppervlakte van 7 vierkante meter, naar het in deze norm opgenomen voorbeeld. Dit is incorrect, omdat meerdere aspecten in ogenschouw moeten worden genomen, zoals de taak die de medewerker verricht, de hulpmiddelen die daarvoor worden gebruikt, de lichttoetreding, verwarming en ventilatie“, legt Zeilstra uit.
Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
NS Hi Speed werkt dankzij Ruland + Partner Architekten in een prachtige eigentijdse kantoorruimte. De lichtstraat in het dak en de zonwering werden voorgeschreven door Intergo om aan de Arbonormen te voldoen.
Inside Information
43
Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
Het door Op ten noort blijdenstein ontworpen SNS Reaal- interieur telt vele verschillende activiteitsgebonden werkplekken.
Een loungeplek is ook een werkplek. Op ten noort blijdenstein realiseerde voor SNS Reaal dan ook tal van dergelijke werkruimtes
44
Inside Information
Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
Zeilstra is niet de enige die het belang van het genormeerde werkplekoppervlak relativeert. “Die 7 vierkante meter zeggen mij niet veel zonder een meetnorm”, merkt Fred Kloet, directeur Villa FM BV, op. “Ik zou wel willen weten over welke vierkante meter we spreken? Is dit inclusief muren?”, voegt Jeroen Burger, adviseur bij de Rijksgebouwendienst, hier aan toe. Beide heren zijn betrokken geweest bij het opstellen van de recent gepubliceerde NEN-EN 15221-6, de Europese ruimtenorm voor gebouwoppervlakten. De overkoepelende NEN-EN 15221-norm helpt Het Nieuwe Werken vanuit een gebruikersoogpunt beter meetbaar en vergelijkbaar te maken. “Wat we nu zien is, dat door een verschil van meetwijze het kan zijn dat de gebruiker 25 procent te veel of te weinig huurt”, geeft Kloet aan. NEN-EN 15221-6 beschrijft hoe men kantooroppervlakte dient op te meten. De norm meet de nettoruimte van afwerkingswand tot afwerkingswand, die geclassificeerd wordt naar type ruimte: circulatie (gangen, liftschachten), technische (installaties), faciliteiten (toiletten) of primaire ruimte (restaurant, receptie, overleg, werk, archief, pantry). Burger geeft verdere uitleg: “Voor de berekening van het aantal passende werkplekken kan de primaire oppervlakte niet zomaar door 7 vierkante meter worden gedeeld. Eerst zal met technische expertise naar de ruimte gekeken moeten worden. Bij de overheid wordt na berekening van de netto-ruimte in een tweede stap gekeken naar het inpassen van het Functioneel Nuttig Oppervlak: de hoeveelheid nodige oppervlakte die voldoet aan de gestelde normen die gelden voor een bepaalde functie.” Mirjam van der Gugten, Consultant NEN Arbeid bij het Nederlands Normalisatie Instituut, legt ons uit hoe de normen door inbreng van verschillende belanghebbende partijen en op basis van volledige consensus tot stand komen. Ze geeft hierbij aan dat ‘er rekening mee wordt gehouden dat normen innovaties niet
in de weg staan’. Maar wordt dit in de praktijk ook zo ervaren? “De normen zijn zeker geen doorn in het oog bij de uitvoering van Het Nieuwe Werken”, vindt Milee Herweijer, architect bij Op ten noort blijdenstein. In het net door haar heringerichte SNS Reaal hoofdkantoor in Utrecht laat ze zien hoe naleving van de normen kan leiden tot een creatief en gezond concept. Het interieur telt vele verschillende activiteitsgebonden werkplekken, met los in de open ruimte, tussen de beeldschermwerkplekken in, de semi-gesloten en gesloten ruimtes (loungeplekken, concentratie-, team- , brainstorm- en vergaderruimtes). “Het
‘Binnenkort kun je in een café een laptopstandaard huren’ worden zo akoestische en visuele buffers, die zorgen voor een zekere rust in de werkzone. Omdat het meeste geluid via het plafond wordt geleid, zijn de wanden van deze ruimtes doorgetrokken tot aan de betonconstructie. Ze lopen door het akoestisch geperforeerde systeemplafond heen om ook hier verdere geluidverspreiding tegen te gaan.” Geluidoverlast – een veroorzaker van stress – is een serieus probleem, zeker in open ruimtes. Dat geldt ook voor thermisch comfort, dat verschilt per persoon. Beide thema’s zijn dan ook uitgebreid genormeerd. Er zijn zelfs specifieke klimaat- en akoestische normen voor open kantoren opgesteld, waarin beschreven wordt hoe er kan worden gestreefd naar een minimaal percentage ontevredenen. Een nieuwe Arbo-uitdaging (nog niet genormeerd)
is het werken op veranderende plekken en locaties: qua thermische comfort kan de nieuwe werker zich niet meer kleden op zijn kamertemperatuurbeleving van de dag daarvoor. Hij of zij wisselt immers veelvuldig van werkplek. Zelfs het tussendoor werken in een concentratiecel kan al gepaard gaan met een andere beleving. Herweijer: “Concentratiecellen zijn klimaattechnisch altijd moeilijk. Voor optimale productiviteit behoren ze niet te warm te zijn. Bij binnenkomst mogen ze echter ook niet te koud aanvoelen, anders gaat niemand er binnen. We hebben ze daarom bij SNS Reaal een stuk van de gevel af geplaatst, zodat ze gemakkelijker gelijkmatig op temperatuur te houden zijn.“ De beeldschermwerkplekken liggen bij SNS Reaal daarentegen juist aan de gevel, in een hoek van 90 graden. Dit zorgt voor voldoende daglicht, beperkte spiegeling en een redelijk lichtcontrast tussen werkomgeving en beeldscherm, hetgeen als doel wordt gesteld in de Arbowetten en -normen. “Bij SNS Reaal onderscheiden we drie gradaties van werkplekken binnen de gemiddelde bezettingsgraad van 60 procent: de primaire, secundaire en tertiaire werkplekken.” De primaire werkplekken zijn volledig conform de beeldschermwerkpleknormen en -wetten ingericht. Ze zijn voorzien van instelbaar meubilair, een LCD-scherm en toetsenbord. “Dit zijn de meest volwaardige werkplekken”, aldus Herweijer. “De secondaire werkplekken voldoen niet volledig aan de norm. Ze ondersteunen andere activiteiten.” Herweijer wijst de loungeplekken aan als voorbeeld van een secondaire werkplek. Meerdere personen kunnen hier, zittend op L- of U-vormige banken, rondom één gemeenschappelijke werktafel samenwerken. “De zitplekken op deze banken zijn afzonderlijk instelbaar qua hoogte en diepte. Het grote tafelblad is echter slechts door één persoon op hoogte in te stellen.” De tertiaire werkplekken betreffen veelal bijzetstoeltjes en poefjes, die men kan aanschuiven bij een werktafel.
Inside Information
45
Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
Maar hoe mooi een ruimte ook wordt ingericht, dit betekent niet dat de invoering van Het Nieuwe Werken in alle gevallen probleemloos verloopt. “In de praktijk zie ik dat veel bedrijven en organisaties gefocust zijn op overleven en bezuinigen”, zegt Wietske Eveleens, senior adviseur in slimmer (leren) werken, hierover. “Volgens een pragmatische benadering van snelle winsten leggen ze de medewerkers Het Nieuwe Werken op. Deze worden geacht zich van de ene op de andere dag te voegen naar een nieuwe werkstijl. Hun vaste werkplek komt te vervallen en ze moeten zelf maar een nieuwe plek zoeken, binnen of buiten het kantoor. In alle onwetendheid gaan ze overal zitten, mogelijk in de tocht of in een luidruchtige ruimte, zonder notie te hebben van de gevolgen voor hun eigen gezondheid. Bedrijven vergeten hierbij echter dat ze, om te kunnen voortbestaan, hun mensen duurzaam gezond moeten houden.” Dit vraagt volgens Eveleens om een aanpak van zorgvuldig analyseren en kleinscha-
Hoe regel je het thermisch comfort in een gesloten flexibele werkruimte? Bij SNS Reaal zijn werkplekken een stuk van de gevel afgeplaatst, zodat ze gemakkelijker op temperatuur te houden zijn.
46
Inside Information
lig maatwerk. In het door haar geschreven Arbo-Informatie blad ’Nieuwe Werkstijlen’ zegt ze hierover het volgende: “Een slechte ergonomische werkhouding in combinatie met overwerken, hetgeen nieuw en flexibel werken volgens deskundigen in de hand werkt, kan resulteren in een toename van ziekteverzuim op met name de lange termijn.” Volgens Melcher Zeilstra van Intergo moet de focus bij het invoeren van Het Nieuwe Werken niet liggen op de te behalen besparingen, maar op het optimaliseren van de output. “Als de werknemer in zijn werkzaamheden niet goed wordt ondersteund, vermindert het resultaat van het werk en treedt ontevredenheid en mogelijk ziekteverzuim op”, zegt hij. Op grond van de Arbowet heeft de werkgever een publiekrechtelijke zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten. Dit houdt onder andere in dat de werkgever de toepassing
van Arborichtlijnen voor beeldschermwerk naleeft, ongeacht waar mensen werken. Stoel, werkvlak en regulering van lichtbronnen behoren dus overal Arbo-conform te zijn, zowel thuis als in het café. Zo blijven mensen duurzaam inzetbaar. “Het zorgdragen dat er gezond en veilig gewerkt kan worden, houdt echter meer in dan het vaststellen van een bepaalde lengte, diepte en breedte van een werkplek ”, benadrukt Wietske Eveleens: “Aan de invoering van Het Nieuwe Werken behoort een publieksrechtelijk verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie vooraf te gaan. De werkgever zal de mogelijke risico’s die zijn gebonden aan plaats- en tijdongebonden werken moeten inventariseren en borgen. Er zal goed gekeken moeten worden of de werknemer wel thuis kan werken. Heeft hij misschien kinderen thuis of juist de structuur van de werkomgeving nodig om goed te kunnen functioneren?” Veel flexibele en mobiele werkers hebben vragen zoals: Is er een goede werkplek in de buurt? Is de werkomgeving van het café om de hoek goed genoeg voor beeldschermwerk? Is de kwaliteit van het geluid, licht en temperatuur acceptabel? “In veel restaurants en cafés is de spraakverstaanbaarheid nu onder de maat. Op zulke plekken hebben vooral ouderen moeite om volwaardig deel te nemen aan netwerken en overleg. Een slechte akoestiek is eigenlijk vermoeiend voor iedereen”, aldus Eveleens. Ze vindt dan ook dat bedrijven werknemers kunnen helpen in het vinden van een juiste locatie, die past bij het te verrichten werk en in het maken van slimme keuzes: “Welke klus kan ik het beste waar doen? Aan welke eisen voldoet een geschikte werkplek voor mij?” Meer aandacht voor Arbo-verantwoord werken zou een positieve ontwikkeling op gang kunnen brengen in het publieke domein: “Door belang te hechten aan het werken in kwalitatieve ergonomische omgevingen buiten het kantoor, zullen uiteindelijk publieke omgevingen hiervoor geschikter
Thema: Flexkantoren en Het Nieuwe Werken
worden gemaakt. Je kan dan bijvoorbeeld in het café aan de bar voor 50 eurocent een laptopstandaard huren. Er zijn mobiele geluidschermen die vrij in de ruimte te plaatsen zijn, tussen en op tafels. De tafels zijn dan lang genoeg om er naast je laptop ook andere spullen op kwijt te kunnen”, schetst Eveleens. Fred Kloet van Villa FM vult aan: “Als deze plekken dan voldoen aan de voor kantoor gestelde Arbo- en kwaliteitsnormen, dan zijn ze te vergelijken met elkaar en worden ze uitwisselbaar. Markttechnisch gezien kunnen de vierkante meters kantoorruimten dan uitgedrukt worden in inpandige en nabijgelegen kwalitatief nuttige en Arbo-functionele vierkante meters. Jeroen Burger van de Rijksgebouwendienst reflecteert in dit kader over de situatie bij de Haagse Ministeriegebouwen: “Onder en rondom ons kantoorpand stikt het van de lunchgelegenheden. Wanneer deze conform de norm zijn ingericht, dan zouden deze als kantine kunnen functioneren voor het gehele gebouw. Mogelijk is de lunch dan ook veel lekkerder.” Eveleens voegt hier aan toe: “Het buiten de deur lunchen biedt de medewerker bovendien een frisse neus. Het zorgt voor nieuwe inspiratie, afwisseling en beweging.” Kortom, de verschillende normen maken Het Nieuwe Werken in duurzame vorm mogelijk. Maar er zijn wel een paar kanttekeningen te plaatsen bij de succesvolle samenwerking: de normen zullen verder dan de kantoorgrenzen en de dimensies van het meubilair en de werkplek moeten worden getrokken.
www.nen.nl www.onb.nl www.rgd.nl www.intergo.nl www.villafm.nl www.eveleens.com
In het door Ruland + Partner Architekten ontworpen NS HiSpeed-kantoor spelen dezelfde punten die ook in andere nieuwe kantoren spelen; hoe regel ik bijvoorbeeld de akoestiek, het thermisch comfort, et cetera? Inside Information
47
