Nominatie De kracht van QR codes als ondersteuning voor werkplekleren Voorstelling
FrieslandCampina is een internationale zuivelonderneming vertegenwoordigd in meer dan 100 landen en telt zowat 20.000 medewerkers. De business group CPEMEA (Consumer Products Europe, Middle East & Africa) richt zich op de ontwikkeling, productie, marketing en verkoop van een breed scala aan consumentenproducten. Het assortiment in België bestaat uit oa. Cécémel, Joyvalle, Campina, Fristi, Nutroma en Appelsientje. FrieslandCampina Belgium NV omvat vier sites: Aalter, Sleidinge, Destelbergen en Bornem en stelt zo’n 900 mensen tewerk. Learning & Development maakt integraal deel uit van HR met een Learning & Development manager die rapporteert aan de HR-Directeur België. Binnen leren en ontwikkelen voorzien we in een gans scala leeracties en exploreren we sinds 2010 ook alternatieve leervormen, zoals e-learning, serious gaming en mlearning. Door het aanbieden van leerwerkplekopdrachten, het voeren van POP gesprekken, het aanmoedigen van overleg en ploegoverdracht stimuleren we medewerkers meer en meer om zelf hun groei en ontwikkeling in handen te 1
nemen. Natuurlijk blijven we, uitgaande van het jaarplan en al dan niet op aanraden van HR, opleidingen aanbieden, maar meer en meer werken we samen met de doelgroep leeracties uit n.a.v. een individuele behoefte of een vraag van de leidinggevende. Contactpersoon
is
Matthias
Haspeslagh,
L&D
manager,
te
bereiken
via
[email protected] of via 09/325 33 39. Open vragen a.
Opstart van het project
Gek genoeg – of net ook niet – werd dit project geïnitieerd door het volgen van een (opgelegde) opleiding ‘training en educatie’ gelinkt aan het continu verbeterprogramma van FrieslandCampina. Naast een examen was het succesvol afronden van een project een voorwaarde om te slagen voor deze opleiding. b.
Doelgroep en bereik
De focus lag op de operatoren van de PEML (PolyEthyleen Multi Layer) afdeling, zeg maar de witte melkflessen. En meer specifiek op de operatoren van de ‘sleever’ werkpost op lijn 3 in de afdeling. De sleever of etiketteuse is de werkpost die de melkfles van een zogeheten sleeve of etiket voorziet. Concreet komt dit neer op zo’n 9-tal operatoren. c.
Afstemming met beleid
Begin maart gaf de director supply chain EMEA onze plant een uitdaging mee: “provide the necessary training to ensure that our operators do it right from the first time”. Een verwijzing m.a.w. naar 2 van de drie doelstellingen van de organisatie, m.n. kwaliteit en efficiëntie. Lijn 3 van de PEML afdeling draaide het laatste jaar aanzienlijk minder productief dan de 3 andere lijnen van de afdeling, en bij uitbreiding de ganse plant. We zijn in detail gaan uitzoeken hoe dit kwam en
waar
de
grootste
verliezen
zaten.
Daaruit
bleek
dat
de
sleever
verantwoordelijk was voor 4,1% productiviteitsverlies, omgerekend zo’n € 32.000 op jaarbasis. Meer nog, het feit dat we op deze lijn de machines periodiek moeten ombouwen om nu eens 200ml flesjes af te vullen en dan weer 300ml flesjes versterkt nog de verliezen. De 1e 24u na een ombouw stelden we vast dat het verlies op de sleever werkpost opliep tot zo’n 8,55%. M.a.w. hier konden we duidelijk verbeteren in functie van ‘first time right’.
2
d.
Voorziene effecten
Op korte termijn was het doel om het verlies met de helft te reduceren tot 2% of dus een jaarlijkse besparing van € 16.000 op te leveren. Op lange termijn geloven we dat de aanpak (zie verder) zal leiden tot het versterken van zelfstandig werkplekleren en dat operatoren zich blijven ontwikkelen om de resultaten te verbeteren. e.
Randvoorwaarden
Het mogen gebruiken en toepassen van nieuwe vormen van leren, i.c. QR codes en tablet in productie, was de enige echte randvoorwaarde om dit project te doen slagen. Natuurlijk was de wil, de inzet en het enthousiasme van operatoren nodig om stappen te maken, maar daar konden we ruimschoots op rekenen. f.
Communicatie
De samenwerking met het team en de kleinschaligheid van dit pilootproject hielp om heel direct en snel te kunnen communiceren met de 9 operatoren. Iedereen werd telkens bewust individueel aangesproken aan de werkpost. (zie aanpak) Management en directie gingen akkoord met een A4 project brief waarin aanleiding, doel, aanpak, voorstel, budget en verwachtte winst werden toegelicht. g.
Budgettering
Voor het gebruik van de QR codes (setup, opmaak, koppeling en technische ondersteuning) hebben we een succesvolle samenwerking opgezet met Mathias Vermeulen, zaakvoerder van Winston Wolfe en in een vorig leven mijn voorganger bij FrieslandCampina. Het delen van deze expertise – want dankzij de samenwerking kunnen we dit nu zelf - heeft ons eenmalig € 555 gekost. Reken daar de aankoop van de tablet bij en we hebben dit pilootproject voor zo’n € 1000 opgezet, exclusief de werkuren van de medewerkers. h.
Ondersteuning
Verspreid over een 6-tal bijeenkomsten hebben we met 4 man samengeteld gemiddeld elk zo’n 3 dagen geïnvesteerd ter voorbereiding. De eigenlijke uitrol kostte per operator zo’n 2u. De opvolging en rapportering verloopt intussen continu en houdt elke week pakweg 15 min in beslag. De voorbereiding van en presentatie aan de director supply chain EMEA kostte bijkomend ½ dag. Samengevat hebben we zo’n 15 mandagen geïnvesteerd in dit project, all-in.
3
i.
Praktische en didactische aanpak
Stap 1. Doel stellen Van meet af aan was er een samenwerking met medewerkers van de afdeling zelf, m.n. Luc - ploegleider, Alex - productiefacilitator en Nico - eerstelijns coördinator. Vanuit de cijfers en de vraag om te focussen op ‘first time right’ hebben
we
onszelf
eerst
en
vooral
een
doel
gesteld:
we
willen
het
productiviteitsverlies op de sleever met 50% reduceren, zowel het overall verlies (i.c. 4,1%), maar vooral ook het verlies de 1e 24u na de ombouw (i.c. 8,55%). Stap 2. Mogelijke verklaring voor verlies scherp stellen. Het vermoeden leefde dat het instellen van de machines of m.a.w. menselijke handelingen het leeuwendeel van het verlies voor hun rekening zouden nemen. Door te peilen naar wat een operator moet kennen, begrijpen, kunnen en doen om zijn/haar werkpost te beheersen, zouden we een mooi beeld krijgen van waar onze operatoren sterk in waren en waar er nog ruimte was voor verbetering. Bijgevolg
hebben
Luc
en
Alex
een
assessment
of
leerwerkplekopdracht
ontwikkeld. De ploegleider of trainer van de werkpost overliep samen met de operator alle vragen en taken. Uit de bevraging leerden we dat de meeste operatoren vrij competent waren, maar dat specifieke kennis en vaardigheden om enkele cruciale aspecten van de machine in te stellen bij ombouw onvoldoende gekend waren. Stap 3. Leeroplossing ontwikkelen en aanbieden Straffer nog: er bestaan heel wat werkinstructies, procedures en zogeheten éénpuntslessen
die
cruciale
handelingen
voor
instellingen
bij
ombouw
beschrijven, maar deze zijn allemaal uitgeprint en worden bijgehouden in een kaft in de buurt van de werkpost. Bij problemen of storingen worden deze weinig tot niet gebruikt, deels door de werkdruk bij storingen, deels door het gebrek aan tijd bij ombouw en deels omdat ze niet direct beschikbaar zijn wanneer nodig. Omdat formele training in het verleden al had aangetoond niet de beste oplossing te zijn voor dit soort leervragen moesten we een andere oplossing vinden. Ik contacteerde Mathias Vermeulen, wetende dat hij met Winston Wolfe bezig is met innovatieve en mobile leeroplossingen. We beslisten om de machine te voorzien van QR codes, gelinkt aan de juiste werkinstructie of éénpuntsles en ontwikkelden een systeem voor eenvoudige analytics. De bedoeling was om de juiste info op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te stellen. We wilden het leren naar de operatoren brengen i.p.v. de operatoren naar het leren. Nu nog de aanschaf van een tablet en we waren klaar voor zelfstandig werkplekleren in zijn puurste vorm! 4
j.
Vernieuwend?
Het is de eerste keer dat we in onze plant QR codes en tablet gebruiken in productieomgeving, dus vernieuwend is het zeker en vast. Of andere organisaties hiermee al aan de slag zijn weet ik niet. Bovendien is ook het concept om vanuit het leerwerkplekopdrachten leerbehoeften te bevragen en vervolgens oplossingen aan te reiken die focussen op zelfstandig werkplekleren vernieuwend in onze plant. k.
Win-win
De win voor operatoren is dat ze nu de juiste en meest recente info op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar hebben. Het helpt hen om te groeien in de cruciale kennis en handelingen bij ombouw. De win voor de organisatie zit hem in de betere resultaten (zie onder). l.
Resultaten
Sedert de introductie van de QR codes en tablet, i.c. 08/09/2014 zijn we erin geslaagd om het overall productiviteitsverlies van 4,1% naar 2,4% terug te dringen. De 1ste 24u na ombouw daalde het verlies op de sleever zelfs van 8,55% naar maar liefst 3,55%! Jaarlijks betekent dit een besparing van zo’n € 14.400. Wetende dat we operatoren volledig vrij gelaten hebben in het gebruik van QR en tablet en geen formele training hebben voorzien. Nota bene: aan de hand van het analytics systeem dat we opgezet hebben, kunnen we de scans en downloads traceren. Die data bewijzen dat operatoren effectief de QR’s en tablet blijven gebruiken om hen te assisteren wanneer nodig (112 downloads sinds opstart, nvdr). De vraag is natuurlijk of deze resultaten allemaal de verdienste zijn van deze leeroplossing. Allicht is er geen één-op-één correlatie, maar finaal gaat het om de performantie. En deze benadering heeft bewezen dat de ‘first time right’ effectief beter is! Bovendien - en misschien nog belangrijker – merken we dat dit pilootproject iets in beweging heeft gezet. De ‘early adopters’ vragen of ze parameterlijsten en controledocumenten ook digitaal via de tablet mogen invullen en bijhouden. Enkele andere operatoren maken filmpjes van cruciale handelingen die we straks via QR gaan aanbieden. En het concept van het assessment om leerbehoeften in kaart te brengen en er leeroplossingen aan te koppelen waait intussen over naar andere afdelingen in de plant. Het enthousiasme werkt m.a.w. zeer aanstekelijk.
5
m.
Verwachtingen toekomst
Vanwege de mooie resultaten, het geloof in deze benadering en de goeie feedback van de director supply chain EMEA kijken we momenteel om het concept van assessments en gebruik van digitale hulpmiddelen verder uit te rollen naar de rest van de plant. n.
Transfer andere bedrijven
Volgens mij is deze aanpak perfect uitrolbaar in andere (productie)organisaties. Voor de kostprijs hoef je het alvast niet te laten! o.
Andere aanpak?
Wat de aanpak nog sterker kan maken – en dat doen we nu ook in onze karton afdeling – is het betrekken van operatoren zelf bij de ontwikkeling van een assessment. p.
Waarom dit project?
Eenvoud siert zegt men wel eens. Dit project is volgens mij een prima voorbeeld van hoe een eenvoudige, creatieve leeroplossing met mooie resultaten tegemoet komt aan een duidelijke doelstelling van de organisatie.
6
