NL EN Real Estate Data EXchange
Ontbijtsessie Vastgoed Management Nederland 2012-09-18 Introductie / inleiding door Frans Breedijk DTZ Zadelhoff Property Management B.V.
NL EN Real Estate Data EXchange
• Hoe kwam DTZ Zadelhoff in contact met REDEX? • Hoeveel effort kostte het aanleveren d.m.v. SAP? • Wat is het voordeel voor ons als DTZ Zadelhoff? • Waarom zijn wij als beheerder blij met de rol van Stichting REDEX?
18-9-2012
Stichting REDEX
2
NL EN Real Estate Data EXchange
Ontbijtsessie Vastgoed Management Nederland 2012-09-18 Toegevoegde waarde van REDEX in relatie Property Manager en Investment Manager Stichting REDEX Cor Treure
NL EN Real Estate Data EXchange Inventarisatie vragen / mogelijke onderwerpen 1. Context 2. Doelstelling en ambitie Stichting REDEX 3. OSCRE, werking REDEX platform en aanpak vanuit stichting 4. Voordelen voor Property Management Organisaties 5. Laatste stand van zaken / toekomst.
18-9-2012
Stichting REDEX
4
NL EN Real Estate Data EXchange
Context De vastgoedmarkt is continue in beweging. Enkele voorbeelden: • Huurdersmarkt • Toenemende leegstand • Het nieuwe werken, flexwerken • Verandering in contracten (huur- en arbeidscontracten) • Huisvestingskosten krijgen meer aandacht (transparantie) • Economische omstandigheden (focus op kosten) • Fixed price huur / all-in huur (risico) • Verhoogde aandacht vanuit AFM op vastgoed
18-9-2012
Stichting REDEX
5
NL EN Real Estate Data EXchange Rendementen onder druk Vraagt om / zal leiden tot • Verdere professionalisering van vastgoedmarkt • Veranderende relaties • huurder – verhuurder / belegger • vastgoedmanager – verhuurder / belegger
(SLA bij huurovereenkomsten)
• Eenduidiger en efficiënte registratie en rapportage van de kosten (transparantie)
Focus verschuift van acquisitie naar optimalisatie van de bestaande vastgoedportefeuille en bijbehorende rendementen.
18-9-2012
Stichting REDEX
6
NL EN Real Estate Data EXchange Een adequate opzet en inrichting van de (administratieve) beheeractiviteiten is bij deze focus verandering van strategische belang. Vraagt om verandering in / van organisaties in de bedrijfskolom van vastgoed. Enkele voorbeelden – Middelen kostenreducties / efficiëntie toename door verder gaande automatisering
– Procedures, instructies meer gebaseerd op managen van risico (meer transparantie, eenduidigheid)
– Mensen Meer pro-acDviteit verwacht (v ↑), kennis van (lokale) markt, Ql van output ↑
18-9-2012
Stichting REDEX
7
NL EN Real Estate Data EXchange Vraagt om verandering van samenwerking tussen organisaties in vastgoedmarkt. Veel opdrachtgevers en veel opdrachtnemers met elk eigen gewenste output. (belegger A met 15 beheerders, 1 vraag en ~ 15 andere antwoorden) (belegger B met 10 beheerders, 1 vraag en ~ 10 andere antwoorden)
– veel activiteiten zijn echter ‘hetzelfde’ / gaan over hetzelfde – “ de financiële - en vastgoedadministraties zijn in de kern ‘gelijk’ ” echter niet iedereen heeft dezelfde visie en strategie
en niet iedereen gebruikt hetzelfde systeem voor financiële - en vastgoedadministratie
Toch behoefte aan een gezamenlijke databron, maar hoe……. 18-9-2012
Stichting REDEX
8
NL EN Real Estate Data EXchange Samengevat / vastgoeddatastandaard als oplossing Behoefte in vastgoed aan: meer informatie voor vastgoedanalyses eenduidige informatie efficiënte en snelle informatie-uitwisseling in de vastgoedketen standaardisatie in de vastgoedketen
Oplossing
Probleem
Een uniform systeem voor alle partijen is niet haalbaar
18-9-2012
Stichting REDEX
Hanteer dezelfde definities en uitgangspunten bij het registreren van data
9
NL EN Real Estate Data EXchange Oplossing Op zo groot mogelijk detailniveau informatie uitwisselen volgens dezelfde structuur tussen de verschillende typen rollen (registrerend, analyserend, …) met vertrouwen in de professionaliteit van partners in de keten waarbij niet alle behoeften voor een ieder op de verschillende momenten gelijk zijn (vereist flexibiliteit) waar opdrachtgever op basis van uniforme data zelf zorgt voor output (rapportage)
18-9-2012
Stichting REDEX
10
NL EN Real Estate Data EXchange Inventarisatie vragen / mogelijke onderwerpen 1. Context
2. Doelstelling en ambitie Stichting REDEX 3. OSCRE, werking REDEX platform en aanpak vanuit stichting 4. Voordelen voor Property Management Organisaties 5. Laatste stand van zaken / toekomst
18-9-2012
Stichting REDEX
11
NL EN Real Estate Data EXchange Doelstelling Stichting REDEX Het standaardiseren en faciliteren van de elektronische informatie-uitwisseling in de (Nederlandse) vastgoedmarkt. Door Commitment voor minimaal vier jaar voor de continuïteit van de oprichtende vastgoedbeleggers (ASR VV, CBRE Global Investors, Syntrus Achmea Real Estate en Finance) en Vastgoedmanagement Nederland Aanpak 1. kennisdelen in werkgroepen (incl. potentiele klanten): processen en datadefinities stroomlijnen 2. inzet webbased platform (gemanaged door Sogeti) 3. bewaken datastandaard, release management 4. gebruik OSCRE (international vastgoed data standaard) Pro-actieve update naar marktpartijen (potentiele gebruikers en softwarehouses) 18-9-2012
Stichting REDEX
12
NL EN Real Estate Data EXchange Faciliteren / werkgroepen Datadefinitie uniform, processen uniform implementatie is geen “copy-paste” • • • •
Zijn de huidige IT infrastructuur en standaarden effectief ? Hoe snel kan de infrastructuur aangepast worden n.a.v. veranderende behoefte business? Hoe effectief ondersteunt de IT infrastructuur de rapportages, ad-hoc en analytische behoefte? …
• • IT infrastructuur
Applicaties
•
Ondersteunen de applicaties de behoeftes t.a.v. analyse en samenstelling van data? Welke applicaties zijn vereist om via verschillende media informatie te verspreiden? …
Informatie
• • • • •
Wat zijn de huidige data processen? Hoe wordt datakwaliteit gewaarborgd in het proces? Wat wordt centraal c.q. decentraal uitgevoerd? Hoeveel wordt manueel c.q. automatisch uitgevoerd? …
• • Processen
Data management
• •
Bron: PwC
13
Stichting 13 REDEX
Op welke wijze wordt informatie vanuit organisatie gemanaged? Hoe worden de verschillende platformen gemanaged (lokaal / centraal) Wie is eigenaar van data? Hoe worden wijzigingen doorgevoerd?
NL EN Real Estate Data EXchange Samenwerking in vastgoedketen •
REDEX gaat uit van gestandaardiseerd procesgang rondom uitwisselen van informatie
•
REDEX draagt bij aan vooraf uniform gedefinieerde en gecontroleerde informatie, voordat deze in de achterliggende systemen kan worden gebruikt.
•
Door het gebruik van REDEX wordt de gegevensuitwisseling tussen diverse vastgoedmarktpartijen verder geprofessionaliseerd, met daarbij veel aandacht voor efficiency, uniformiteit, transparantie en (data)beveiliging.
14
Stichting REDEX
NL EN Real Estate Data EXchange Ambitie: REDEX is het platform voor de vastgoedketen
18-9-2012
Stichting REDEX
15
NL EN Real Estate Data EXchange Stichting REDEX Exploitatie • •
Kosten gedeeld door Investment Managers en VGM NL / Taxateurs etc Investeringen mogelijk door inbreng en entreefee per informatiestroom (PMR – VPR)
•
Alleen Property Management organisatie die lid zijn van VGM NL mogen REDEX gebruiken.
18-9-2012
Stichting REDEX
16
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX website
18-9-2012
Stichting REDEX
17
NL EN Real Estate Data EXchange Inventarisatie vragen / mogelijke onderwerpen 1. Context 2. Doelstelling en ambitie Stichting REDEX
3. OSCRE, werking REDEX platform en aanpak vanuit stichting 4. Voordelen voor Property Management Organisaties 5. Laatste stand van zaken / toekomst
18-9-2012
Stichting REDEX
18
NL EN Real Estate Data EXchange Informatie niveaus in vastgoedketen Fund / Portfolio Level Fund
Asset Level Property A
Unit 1
Property B
Property …
Unit …
Lease 1
Lease …
Tenant Level Tenant
18-9-2012
Stichting REDEX
19
NL EN Real Estate Data EXchange Structuur van model Overall hierarchy Root
Header
Information about the data set such as sender and system used
Request Data
Information about the request of data used as a data query
Fund
Inf ormation about the owners and owner related information Financial Transaction
Financial inf ormation (f und related)
All inf ormation is separated by a property
Property
Financial Transaction
Financial inf ormation (property related)
Interest (lease)
Information of the lease such as lease charges and Tenant
Unit
Allocated Party
18-9-2012
Information about the tenant such as name and address
Information about the unit such as sq. meters and quality labeling
Master f ile f or allocated parties like debtors, creditors, prospects, etc.
Stichting REDEX
20
NL EN Real Estate Data EXchange OSCRE en werking REDEX Voorbeelden, uitwerking PMR 1.0 incl. FA Lease charges Unit
18-9-2012
Stichting REDEX
21
NL EN Real Estate Data EXchange OSCRE (Open Standards Consortium for Real Estate) System D
Voor gebruik van OSCRE
System C
18-9-2012
System A
System B
ID
Area
Lessee Rental
Lease Expiry Occupier
End Date
Income
Space
Ref
Stichting REDEX
22
NL EN Real Estate Data EXchange OSCRE (cont.) System D
Met gebruik van OSCRE
System C
System A
Exchange Standard
System B
ID
UPRN
Area
Lessee
Tenant
Rental
Rent
End Date
Expiry Date
Space
GIA
Lease Expiry Occupier Income Ref
Map your data fields once only
18-9-2012
Stichting REDEX
23
NL EN Real Estate Data EXchange
18-9-2012
Stichting REDEX
24
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX is online beschikbaar, op eigen platform
Actor A, type x, beantwoordt
Actor B, type y, vraagt
REDEX ….. ….. …..
18-9-2012
REDEX Module REDEX Module REDEX Module
Data Quality Controle Matrix
Schedule
Stichting REDEX
REDEX Module
……
25
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX werking • Waarborgen datakwaliteit / controle matrix
• Bedrijfsregels / business rules per stroom
• Gericht op het zoveel mogelijk reduceren van risico’s
• Door de geautomatiseerde controls in REDEX worden bepaalde handmatige controles overbodig.
• Bij aanlevering van data: belang is volledige, juiste en tijdige data
Automatische controle
• Door de planningsmodule in REDEX worden de data op tijd geleverd (rappelleren en rapportages achteraf). • Het proces wordt versneld aangezien minder controle achteraf nodig is
Handmatige controle
18-9-2012
Stichting REDEX
26
NL EN Real Estate Data EXchange Operationeel met REDEX
18-9-2012
Stichting REDEX
27
NL EN Real Estate Data EXchange
Aanpak vanuit de stichting REDEX o.b.v. werkgroepen • •
•
Business invalshoek Vertegenwoordigers van gebruikers (bij voorbeeld Property Managers / Investment Managers) Verantwoordelijke voor afstemming met achterliggende organisatie & softwarehouses Kennis en “Best Practice” delen en opbouwen
•
In opdracht van REDEX bestuur en afstemming in stuurgroep
•
18-9-2012
Stichting REDEX
28
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX Finance Advanced Resultaten werkgroep •
Globaal – Uitbreiding van REDEX Lease met verfijnde financiële datastroom. – volledige periodieke uitwisseling van balans en winst & verlies rekening – op property niveau op factuurstelsel. – incl. uitwisseling van verplichtingenadministratie – incl. budgetten en eventuele bijstellingen daarop van beheerder naar belegger en visa versa
Proceswijziging: van huurafrekening naar een periodeafsluiting naar permanente informatievoorziening
18-9-2012
Stichting REDEX
29
NL EN Real Estate Data EXchange
Resultaten werkgroep REDEX Finance Advanced (detail) • • • • • • • • • •
Alle transacties van de balans en winst & verlies via REDEX aan te leveren; In de aanlevering onderscheid te maken tussen diverse reporting standards (bijv. IFRS, USGAAP). Daarmee bestaat te mogelijkheid bijvoorbeeld de huurkortingen administratie uit te besteden aan de beheerder (diverse ledgers); De bij de beheerder vastgelegde verplichtingen (inkooporders) aan te leveren bij de belegger; Stook Servicekosten en Promotiekosten aan te leveren in combinatie met de aanlevering van exploitatie (kosten en opbrengsten); Stamgegevens en openstaande posten van Debiteuren en Crediteuren uit te wisselen; De door vastgoedmanager getroffen voorziening debiteuren uit te wisselen; Om te gaan met BTW aangifte (inclusief opteerpercentage) door Beheerder of Belegger voor delen van portefeuille. Vaststellen van een standaard te gebruiken rekeningschema bijv. IVBN (niet inhoudelijk rekeningen). Servicekosten en Promotiekosten in detail uit te wisselen om benchmarking mogelijk te maken; Budgetten van beheerder aan te leveren aan de belegger en budgetten van belegger aan te leveren aan de beheerder.
18-9-2012
Stichting REDEX
30
NL EN Real Estate Data EXchange
OSCRE Standards Updates...
Portfolio Management Reporting V1.0 Efficient communication of portfolio updates between investors and managing agents in the Netherlands. The Standard V1.0 published on 28th August 2012 has been adopted by the REDEX platform in the Netherlands to exchange property and financial data between Investors and their Property Managers. Please visit our Standard page to find out more. Send Query »
18-9-2012
Stichting REDEX
31
NL EN Real Estate Data EXchange Inventarisatie vragen / mogelijke onderwerpen 1. Context 2. Doelstelling en ambitie Stichting REDEX 3. OSCRE, werking REDEX platform en aanpak vanuit stichting
4. Voordelen voor Property Management Organisaties 5. Laatste stand van zaken / toekomst
18-9-2012
Stichting REDEX
32
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX en voordelen voor Property Manager • Eén portal voor uitwisseling van alle type data-stromen naar diverse type actors • Data wordt gecontroleerd aan ‘ de poort ‘. Indien niet geaccepteerd, dan foutmelding aan kant van Property Manager zonder dat opdrachtgever direct last van heeft. • Procedures en instructies worden meer en meer gestroomlijnd. – eenvoudiger uitwisseling van (kennis van) medewerkers (van de Property Managers) tussen de account teams – minder kennis van specifieke rapportage eisen van opdrachtgevers vereist.
• Elke organisatie werkt met eigen core-applicatie (met daarin eigen opgebouwde kennis) in plaats van het (zo af en toe) gebruiken van applicatie van opdrachtgever (geheel vrij in keuze core-applicatie als maar interface naar REDEX mogelijk is). • Property Manager kan in zijn eigenlijke rol komen, bron in het veld (zowel voor registratie als rapportages); • Kwaliteit toevoegen door aandacht aan property i.p.v. veredeld administratiekantoor • Vereist: kwalitatieve, actuele registratie van data – informatie • Minder tijdsverlies bij afstemming : analyse data van opdrachtgever is brondata van property manager.
18-9-2012
Stichting REDEX
33
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX en voordelen voor Property Manager (cont.) • Rapportages door opdrachtgevers zelf te maken • Brondata is gelijk, wel verschillende rapportages • Rapportage gemaakt door Property Manager vs. Investment Manager • Op den duur / op langere termijn: • vereenvoudigd toevoegen / loskoppelen properties t.b.v. beheer • af van opdrachtgever specifieke applicaties: INGPC, budgettering tools, etc etc. • minder webportal rapportages / - gebruik. • Via VGMNL ook mogelijkheden tot initiëren van verhoging efficiency in informatie uitwisseling t.b.v. diverse type vastgoedpartijen. • Druk op fondsresultaten vraagt om verdere efficiency bij opdrachtgever, maar ook bij de door opdrachtgever ingehuurde partners voorbereiden !!
18-9-2012
Stichting REDEX
34
NL EN Real Estate Data EXchange
REDEX – samenwerking in vastgoedketen Bij uitwisseling naar Property Managers • van veredeld administratiekantoor naar “business partner” Implementatie REDEX is een veranderproject Aandacht voor bedrijfsprocessen en gewenste inrichting van de organisatie Veranderende rollen: • Geen dubbele invoer meer, gecontroleerde ingang “aan de poort” • meer analyse en steekproefsgewijze controle “De bron heeft gelijk, totdat het tegendeel is bewezen”
Techniek is faciliterend en niet doel op zich !!
18-9-2012
Stichting REDEX
35
NL EN Real Estate Data EXchange
Effecten REDEX bij CBRE Global Investors • Brondata is afkomstig van Property Managers • Property Managers wisselen kwantitatieve / kwalitatieve data uit via REDEX • Beduidend meer rapportage flexibiliteit ( meer detail informatie ) Vervolg stappen: i.s.m. DTZ, • Uitwisseling op grootboekniveau • Servicekosten rapportage
18-9-2012
Stichting REDEX
36
NL EN Real Estate Data EXchange Inventarisatie vragen / mogelijke onderwerpen 1. Context 2. Doelstelling en ambitie Stichting REDEX 3. OSCRE, werking REDEX platform en aanpak vanuit stichting 4. Voordelen voor Property Management Organisaties
5. Laatste stand van zaken / toekomst
18-9-2012
Stichting REDEX
37
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX Valuations (in afrondende fase / VPR) •
VPR: Valuation Property Reporting
•
Werkgroep heeft data-definitie opgeleverd, wordt afgestemd met OSCRE olv. PwC.
•
VPR zorgt voor uitwisseling (van delen) van de vastgoedportefeuille voor externe taxatie door taxateurs. • efficiënt aanleveren van data, • geen dubbele registratie (“overtypen”), • met bewaking proces voortgang (transparantie).
18-9-2012
Stichting REDEX
38
NL EN Real Estate Data EXchange REDEX Document uitwisseling (in opstart fase) • Zorgt voor uitwisseling van document m.b.v. REDEX (via XML of via secured URL)
Overig Initiatieven die ‘ gewenst zijn ’ / in voorbereiding zijn: • IPD uitwisseling • Incasso bureaus –
• • •
Initiatief vanuit VGM NL olv. MVGM
WOZ Data van NEN meetstaten …
18-9-2012
Stichting REDEX
39
NL EN Real Estate Data EXchange
18-9-2012
Stichting REDEX
40
NL EN Real Estate Data EXchange Stellingen: 1. VGM NL. Property Manager blijft altijd haar bedrijfsproces eigen applicatie voeren 2. Naast REDEX moeten, in de ogen van Vastgoed Management NL, meer (digitale) uitwisselplatforms / programma’s komen 3. VGM NL accepteert over 3 jaar alleen opdrachtgevers die kunnen uitwisselen met REDEX
18-9-2012
Stichting REDEX
41
