Horizon
Nieuwsbrief van CIAD nummer 6 • mei 2008
Kostenmanagement bij ROC Eindhoven
‘Alle roc’s zouden aan kostenmanagement moeten doen’ CIAD heeft bij ROC Eindhoven het project Kostenmanagement uitgevoerd. Pieter Pouwels, directeur van de scholen voor Elektrotechniek, Installatietechniek en Werktuigbouwkunde & Metaal, laat zijn licht schijnen over het fenomeen kostenmanagement binnen het onderwijs.
Pieter Pouwels is als directeur verantwoordelijk voor alle facetten die te maken hebben met het opleiden van zo’n 2.000 leerlingen. Daarnaast is hij medeverantwoordelijk voor het beleid en de strategie van ROC Eindhoven als geheel. ROC Eindhoven is een hybride organisatie. Dit betekent dat onderwijs op twee manieren bekostigd wordt. Enerzijds door het Rijk (publiek), anderzijds door bedrijven en deelnemers zelf (privaat). Hierdoor is er sprake van twee gescheiden geldstromen binnen één organisatie. Zijn stelling is dat de totale organisatie, dus zowel publiek als privaat, kostenbewust moet zijn. Niet alleen directeuren, maar ook adjunct-directeuren en docenten. De noodzaak om met kostenmanagement te starten werd geboren uit het feit dat de School voor Werktuigbouwkunde & Metaal werd toegevoegd aan de portefeuille van Pouwels. “Deze school zat in de rode cijfers en ik wilde weten waardoor dit kwam. Er is wel een kostenverdeling per school, maar extra verdiepingsslagen naar opleidingen ontbreken. Daarnaast hadden wij geen duidelijk beeld wat innovatieprojecten kosten. Met andere woorden: wat doe je tegen welke kosten en welke besluiten neem je dan?” Omdat hier geen bevredigende antwoorden op konden worden gegeven, is ROC Eindhoven met het project Kostenmanagement aan de slag gegaan. Volgens Pouwels heeft het project geleid tot een duidelijk inzicht in de kosten per opleiding en de opbrengst die hier tegenover staat. “Sommige opleidingen zijn erg duur en staan niet in verhouding tot de ontvangen
1
financiële middelen. Door de komst van kostenmanagement kunnen wij nu een goede discussie aangaan met betrokken partijen en docenten, om gemaakte keuzes te evalueren.”
Bedrijfsmatig
“Aan de hand van de bevindingen van het project zijn we in staat om voor het huidige schooljaar, door middel van een aantal stuurvariabelen, de baten en lasten meer in evenwicht te brengen. Ook alle adjunct-directeuren zijn uitgenodigd om op dit vlak oplossingen aan te dragen. Dankzij het inzicht in de kostenstructuur per opleiding, worden er hele mooie en bruikbare ideeën geopperd. Ook kunnen we nu gefundeerd keuzes maken voor opleidingen die vanuit financieel oogpunt minder goed scoren. We zijn dus veel bewuster met de zaken bezig. Waar in het verleden de insteek veel meer was Vervolg op achterzijde
Verder in dit nummer... pag. 2
Kostenmanagement in het onderwijs
pag. 4
Activity Based Costing in de praktijk
pag. 8
‘In control’ blijven tijdens ‘insourcing’
Wat kost een student?
Kostenmanagement in het onderwijs De invoering van competentiegericht onderwijs vindt plaats tegen de achtergrond van ongewijzigde bekostigingsvoorwaarden. Terwijl er meer gevraagd wordt van de onderwijsinstellingen op het gebied van flexibiliteit en begeleiding van de student, blijft de hoeveelheid financiële middelen om dit te realiseren hetzelfde. Een kritische houding ten aanzien van de besteding van deze middelen wordt steeds belangrijker. Een pilot van CIAD bij ROC Eindhoven gaf daarvoor een goede aanzet.
Het is een uitdaging om straks goed onderwijs aan te bieden, dat voldoet aan Vanaf schooljaar 2010 zijn alle mbo-instellingen verplicht opleidingen aan te bieden die voldoen aan de nieuwe competentiegerichte kwalificatiedossiers. Tegen die tijd zal zich een ware metamorfose hebben voltrokken binnen het mbo-onderwijs. De student die dan aan zijn opleiding begint, krijgt te maken met een programma dat rekening houdt met zijn EVC’s (Eerder Verworven Competenties) en capaciteiten. Ook is er dan meer keuzevrijheid voor de student bij de invulling van zijn programma. Het klassieke beeld dat een groep studenten alle onderdelen van de opleiding gezamenlijk volgt, bestaat dan niet meer.
Uitdaging
Het nieuwe onderwijs betekent een uitdaging op meerdere fronten. De onderwijsdeskundigen staan voor de taak om uitdagend, aantrekkelijk en kwalitatief goed onderwijs aan
Met ‘kostenmanagement’ biedt CIAD oplossingen om ‘in control’ te komen en te blijven met betrekking tot de uitvoering van onderwijs en de kosten die hiermee samenhangen. Met ‘in control’ bedoelen we dat de organisatie goed in beeld heeft welke risico’s het behalen van de bedrijfsdoelstellingen in de weg kunnen staan. Bij een onderwijsinstelling is één van de doelstellingen dat het onderwijs kostenneutraal wordt uitgevoerd. Begrotingen moeten in principe sluitend zijn, evenals de realisatie. Wat betekent kostenmanagement voor úw organisatie? We beantwoorden deze vraag op drie manieren:
te bieden, dat voldoet aan de bekostigingseisen. De uitvoering van het aanbod betekent een uitdaging op meerdere terreinen. Logistiek zal men zich de vraag moeten stellen hoe het aanbod zo georganiseerd kan worden dat de beschikbare middelen toereikend zijn? Middelen die eindig zijn en op de korte termijn vast liggen. Op het personele vlak is bijscholing en professionalisering nodig om te kunnen werken met de nieuwe werkvormen. Verder moet duidelijk worden wat de nieuwe cao-bve betekent voor de onderwijstaken van docenten. De oude cao is vervangen door een nieuwe, waarin de bovengrens van 823 contacturen per jaar is geschrapt.
2
Wat is Kostenmanagement?
de bekostigingseisen
Gefundeerde discussies
Onder de werknaam Kostenmanagement helpt CIAD
• Houding: bij het implementeren van kostenmanagement is draagvlak binnen de organisatie van essentieel belang. Er moet uitdrukkelijk aandacht worden besteed aan het ontwikkelen of versterken van het kostenbewustzijn bij de betrokkenen.
• Conceptueel: hierbij gaat het om het zoeken naar kansen en mogelijkheden binnen de organisatie, met name door inzicht te krijgen in de kosten van onderwijseenheden en leerroutes. Zo ontstaat een krachtige basis om onderwijseenheden waar nodig efficiënter op te zetten of aan te passen. Een scherpe visie schept de basis voor een efficiënte en doelgerichte inzet van financiële middelen.
Om kostenmanagement te laten slagen is het van belang dat alle drie de genoemde aspecten voldoende aan bod komen. Het begint met visie en richting, daarna volgen inhoud en inzicht. Kortom, het managen van kosten is van levensbelang voor iedere organisatie!
opdrachtgevers bij het inzichtelijk maken van de opleidingskosten per student. Ook kunnen kengetallen worden bepaald, op basis waarvan een school kan discussiëren en kostengericht kan bijsturen. Discussies kunnen bijvoorbeeld gaan over de vraag of men normen wil verbinden aan de mix van werkvormen waarin het onderwijs wordt aangeboden (zoals hoorcolleges, workshops, begeleid zelfstandig werken, stage). Of over de vraag of een hele dure opleiding gehandhaafd moet worden binnen het aanbod van de school.
verhouding is van het aantal studenten per begeleider. Tenslotte werd ook helder gemaakt in welke mate het inzetten van onderwijzend personeel afweek van de normen die intern werden gehanteerd.
CIAD-pilot bij ROC Eindhoven blijkt Temidden van deze ontwikkelingen is het niet verwonderlijk dat het inzicht in wat de opleiding van een student werkelijk kost, vervaagd is. Zolang baten en lasten van de school in evenwicht zijn, hoeft dat geen probleem te zijn. Het wordt pas ongemakkelijk als de kosten oplopen en begrotingen niet meer sluitend te krijgen zijn. Dan rijst de vraag wat een student op een opleiding nu precies kost, om zo te achterhalen waar de oorzaak van de onbalans zit en te kunnen bepalen waar we ons geld aan uit willen geven.
• Instrumenteel: om inzicht te krijgen wordt een instrument gehanteerd dat de verbinding zichtbaar maakt tussen besluiten over uitvoering van onderwijsprogramma’s en de financiële consequenties ervan. Met dit instrument, het kostprijsmodel, wordt berekend wat een opleidingstraject per deelnemer kost.
eye-opener voor managementteams van de scholen Pilot
Recent heeft CIAD bij ROC Eindhoven een pilot afgerond waarin voor een aantal scholen het opleidingenaanbod in kaart is gebracht, met per opleiding de inzet van onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel. Zo werd per opleiding (en per leerjaar) inzichtelijk hoeveel contacturen door het personeel worden verzorgd en wat de gemiddelde
3
Eye-openers
De overzichten bleken in een aantal gevallen echte “eye-openers” voor de managementteams van de scholen. Uitschieters in kosten kwamen duidelijk naar voren. Enkele reacties waren: “Ik wist dat de opleiding in de eerste leerjaren duur was, maar meende dat dit in de latere leerjaren zou worden gecompenseerd. Dat is dus blijkbaar niet het geval.” En: “Individuele begeleiding is duur, dat wisten we, maar dat het zo’n groot aandeel in de kosten zou hebben, daar waren we ons niet van bewust.” De resultaten hebben geleid tot constructieve discussies over de interne allocatie van middelen en wijzen waarop kostenbeheersing zou kunnen worden gerealiseerd.
Tabel 2 kosten en opbrengsten per order Omschrijving
Tabel 3 gebruikte hoeveelheid per cost driver
order 27 50 kozijnen
order 28 4 trappen
order 32 172 bureaus
order 35 130m2 vloerdelen
16,2 64,7 64,0
18,0 101,8 48,0
100,8 370,0 112,0
9,0 18,5 32,0
126,0 185,0 -
270,0 740,0 256,0
Totaal loonkosten
144,9
167,8
582,8
59,5
311,0
1.266,0
Overhead (252% dir. loon) Materiaal
365,3 60,0
423,1 48,0
1.469,4 30,0
150,0 6,0
784,1 -
3.192,0 144,0
Subtotaal
570,2
638,9
2.082,2
215,5
1.095,1
4.602,0
40,1
61,9
136,4
14,9
76,8
330,0
Totale kosten
610,3
700,8
2.218,6
230,4
1.171,9
4.932,0
Omzet
665,0
1.026,0
2.261,0
247,0
1.273,0
5.472,0
Administratie Indirecte loonkosten
Bij een productiebedrijf wordt al snel aan kostprijsberekeningen gedacht. Eén van de problemen
Winst
54,7
325,2
42,4
16,6
101,1
540,0
Totaal
bij het bepalen van de kostprijs is het toerekenen van indirecte (overhead) kosten aan producten.
Marge
8,2%
31,7%
1,9%
6,7%
7,9%
9,9%
Een betere basis voor het bepalen van uw koers
Activity Based Costing in de praktijk Kostenmanagement is een belangrijk instrument voor zowel profit als non profit organisaties.
Tekenkamer (180/uur) Machinehal (185/uur) Assemblage (160/uur)
Verkoopkosten (6,03% van omzet)
order 36 20.000 dorpels
Omschrijving
Totaal
het beste worden aangepakt wanneer een organisatie besluit dit in voeren? Een voorbeeld maakt veel duidelijk.
4
In het volgende voorbeeld tonen we aan hoe ABC eenvoudig kan worden toegepast. Het laat tevens zien wat de gevolgen kunnen zijn van het verkeerd toerekenen van indirecte kosten en hoe u dit met behulp van ABC kunt voorkomen.
Tabel 1 kosten 1e kwartaal
Timmerfabriek X maakt voornamelijk bureaus en trappen en af en toe kozijnen. De verkoop van de bureaus loopt slecht. De prijzen liggen hoger dan die van de concurrent en dat terwijl de marge bijzonder laag is. Het omgekeerde doet zich voor bij de trappen. Hierop wordt een gezonde marge gemaakt, maar de concurrenten beschuldigen de timmerfabriek ervan dat de trappen onder de marktprijs worden verkocht. De vraag doet zich voor of de fabriek moet stoppen met de verkoop van bureaus en zich volledig moet richten op trappen? Maar voordat deze beslissing genomen wordt, kijkt timmerfabriek X nog één keer goed naar de kostprijscalculatie. De timmerfabriek bestaat uit een houtwerf, oven, tekenkamer, machinehal en assemblagehal. De timmerfabriek werkt als onderaannemer voor meubelfabrikanten.
740 256
Tabel 1
Tabel 1 geeft een overzicht van de kosten die de fabriek in het 1e kwartaal heeft gemaakt.
Tabel 2
In tabel 2 is te zien dat timmerfabriek X de kosten per order berekende. De directe loonkosten op basis van werkelijk
Directe loonkosten Tekenkamer Machinehal Assemblage
Bedrag 270
1.266 Indirecte loonkosten Bedrag Leiding fabriek 450 Magazijn 90 Oven 90 Management & adm. 978 Expeditie 126 1.734 Totale loonkosten
3.000
Overige kosten
Stap 1: Kostenplaatsen Bedrag
Materiaal Kolen (oven) Elektriciteit Huisvesting Vrachtwagen Verkoop commissie Kantoorbenodigdheden Rente Afschrijvingen
144 80 36 154 50 330 198 210 730 1.932
Totale kosten
dan de loonkosten op basis waarvan ze aan de order werden toegerekend. Maar is dit wel juist? Hieronder zal worden aangetoond dat met behulp van ABC tot betere kostprijsberekeningen kan worden gekomen, waardoor de organisatie in staat wordt gesteld om de juiste beslissingen te nemen om de bedrijfsdoelen te realiseren.
4.932
gemaakte uren, materiaal op basis van werkelijk verbruik en alle overige kosten (‘overhead’) als een percentage van de directe loonkosten. Enige uitzondering hierop waren de verkoopkosten. Deze werden verdeeld naar rato van de omzet. In het eerste kwartaal had de fabriek vijf orders geproduceerd. De tabel laat per order de opbrengsten en kosten zien. In tabel 2 valt op dat de overheadkosten veel hoger waren
Kostenplaats Magazijn Oven Tekenkamer Machinehal Assemblage Verkoop
Cost driver m3 houtverbruik m3 gedroogd hout Directe productie-uren Directe productie-uren Directe productie-uren Waarde van de omzet
Totaal
Vervolgens worden de kosten zo goed mogelijk toegerekend aan de kostenplaatsen: kolen naar de oven, elektriciteit naar de machinehal en expeditiekosten naar verkoop. De huisvestingskosten worden op basis van vloeroppervlakte over de kostenplaatsen verdeeld, de kantoorkosten op basis van loonkosten. Afschrijvingen en rente worden zoveel mogelijk toegerekend aan de activa waar ze betrekking op hadden. De kosten van de overheadkostenplaatsen moeten worden verdeeld over de productiekostenplaatsen. De administratiekosten komen voor 25% ten laste van de kostenplaats verkoop. De overige 75% wordt verdeeld op basis van de directe loonkosten. Ook de indirecte loonkosten worden op basis van directe loonkosten verdeeld over de vijf productiekostenplaatsen.
5
Stap 3: Cost drivers
De laatste stap in het toepassen van het ABC-systeem is het toerekenen van de kosten van elke kostenplaats aan de verschillende orders met behulp van een ‘cost driver’. Timmerfabriek X heeft de volgende cost drivers opgesteld:
65
450
90
31 6
30
Tekenkamer
90 80
270
46 6 300
15 18
Machinehal Assemblage Verkoop 740 36 23 49 430
72 1.043
256
39 17
126
330 8 50 9
129
480
127
594
303
1.407
311
523
-480
49 30
49 30
146 90
400 246
138 85
261
0
205
673
539
2.053
535
784
Cost driver eenheid Cost driver hoeveelheid
m3 140
m3 140
uren 1.500
uren 4.000
uren 1.600
€ 5.472
Tarief per eenheid
1,47
4,80
0,36
0,51
0,33
0,14
Omschrijving
Ten slotte wordt voor elke order de gebruikte hoeveelheid van elke cost driver bepaald. Hiermee worden opnieuw per order de kosten en de bijbehorende marge berekend. Tabel 4 geeft een overzicht van het resultaat.
Tabel 4: Conclusie
Door de toepassing van ABC wordt in één keer duidelijk waarom concurrenten timmerfabriek X beschuldigen van het verkopen van trappen onder de marktprijs. Op trappen wordt verlies gemaakt. Verder is er voldoende ruimte om de prijs van bureaus wat te verlagen. Op basis van de oude kostprijsberekening zou de fabriek tot de conclusie kunnen komen dat zij zich beter kan richten op de verkoop van trappen en moet stoppen met de verkoop van bureaus. De ABC-analyse laat zien dat dit een fatale beslissing zou zijn. Het is nu duidelijk dat het bedrijf zowel de verkoopprijs van de trappen als die van de bureaus moet aanpassen (trappen omhoog, bureaus omlaag). Het voorbeeld heeft laten zien dat ABC een zinvol instrument is bij het bepalen van kostprijzen en met name als methode voor het toewijzen van indirecte kosten.
4.788
978
Oven
-1.043 0
Tabel 4 herberekeningkosten per order en bijbehorende marge
Als eerste wordt het bedrijf ingedeeld in acht kostenplaatsen. Tabel 3 Vijf voor productie (magazijn, oven, tekenkamer, machinehal Voor elke kostenplaats wordt voor de cost driver een tarief en assemblage). Twee overheadkostenplaatsen (administra- per eenheid berekend. Tabel 3 geeft een overzicht van de tie en indirecte arbeid) en één kostenplaats voor verkoop. kostentoerekening en de berekening van de tarieven.
Stap 2: Toerekening
Administratie Indirecte Magazijn loonkosten
Loonkosten 3.000 Kolen 80 Electriciteit 36 Verkoop commissie 330 Huisvesting 154 Kantoorbenodigdheden 198 Afschrijvingen 730 Kosten vrachtwagen 50 Betaalde rente 210
Hoe groter het aandeel van indirecte kosten hoe actueler deze vraag wordt. Rondom dit vraagstuk is de theorie van Activity Based Costing (ABC) ontwikkeld. Maar hoe kan Activity Based Costing
Te verdelen kosten
i
cost driver eenheid
order 27 50 kozijnen
order 28 4 trappen
order 32 172 bureaus
Magazijn m3 Oven m3 Tekenkamer uren Machinehal uren Assemblage uren Verkoop € Materiaalverbruik werkelijke kosten
10 10 90 350 400 665 60
80 80 100 550 300 1026 48
25 25 560 2000 700 2261 30
5 5 50 100 200 247 6
20 20 700 1000 1273 0
140 140 1500 4000 1600 5472 144
Magazijn Oven Tekenkamer Machinehal Assemblage Verkoop Materiaalverbruik
15 48 32 180 134 95 60
117 384 36 282 100 147 48
37 120 201 1.026 234 324 30
7 24 18 51 67 35 6
29 96 251 513 0 182 0
205 673 539 2.053 535 784 144
Totaal kosten
564
1.115
1.972
209
1.072
4.932
Omzet
665
1026
2261
247
1273
5.472
Winst
101
-89
289
38
201
540
Marge
15%
-9%
13%
15%
16%
10%
Meer weten? Heeft u specifieke vragen of wilt u weten wat ABC voor uw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact met ons op.
order 35 130m2 vloerdelen
order 36 20.000 dorpels
Totaal
6
Thema-avond
‘Kostenmanagement voor profit en non profit: een must!’
Op 29 mei a.s. organiseert CIAD de thema-avond Kostenmanagement. Op deze interactieve avond gaan wij in op actuele ontwikkelingen en zullen twee interessante sprekers hun praktijkervaringen met u delen. Wacht niet te lang met aanmelden; de belangstelling is groot!
CIAD brengt planning- en controlcyclus RIO Zaanstreek in kaart
Kostenmanagement is voor zowel organisaties in de profit sector als in de non profit sector. Om uw organisatie goed te sturen en te beheersen is inzicht in de kostenstructuur van essentieel belang. Hierdoor kunt u de juiste beslissingen nemen die uw bedrijf op koers houden om zo de bedrijfsdoelstellingen te realiseren
‘In control’ blijven tijdens ‘insourcing’
De sprekers
Wie in Oostzaan, Wormerland of Zaanstad woont en door een lichamelijke beperking
Profit sector: Sara Lee Theo Goutier, Continuous Improvement Group Leader & International Logistics Manager bij Sara Lee. “Activity Based Costing zorgt voor transparantie in de logistieke activiteiten van Sara Lee en biedt een basis voor continue verbetering”
of psychisch probleem in aanmerking komt voor een voorziening, kreeg tot toe nu te maken met het indicatieorgaan RIO Zaanstreek. Maar dat gaat veranderen. Want nog vóór het einde van 2009 zullen alle activiteiten, onder de noemer ‘insourcing’ worden overgedragen aan de Gemeente Zaanstad. CIAD kreeg de opdracht om de interne
Non profit sector: ROC Eindhoven Pieter Pouwels, directeur van de scholen voor Elektrotechniek, Installatietechniek en Werktuigbouwkunde & Metaal bij ROC Eindhoven. “Kostenmanagement als noodzakelijk financieel controle- en begrotingsinstrument”
beheersing en de planning- en controlcyclus in beeld te brengen. Wat zijn de ervaringen? Cees Tip, sectorhoofd Maatschappelijke Ontwikkeling bij de Gemeente Zaanstad en Eric van Holthuijsen, sinds oktober 2007 Directeur van RIO Zaanstreek, maken de balans op.
Aanmelden
7
Gebruik de antwoordkaart om u aan te melden voor deze thema-avond. U kunt ook contact opnemen met ons secretariaat, tel. 0345 – 611 663 of een e-mail sturen naar
[email protected]
Helpt u ons met het vinden van nieuw talent?
CIAD helpt bedrijven en organisaties bij het realiseren van hun strategische doelstellingen. Met passie voor het vak, denken in oplossingen en handelend vanuit klantbelang, hebben wij al veel organisaties ‘in control’ gebracht. Zowel in de sectoren Handel & Industrie, Onderwijs en Overheid als in de Zakelijke Dienstverlening en Zorg. Geen wonder dus, dat steeds meer opdrachtgevers de weg naar CIAD weten te vinden. Daarom zijn wij op zoek naar junior en senior controllers die als ‘partner in business’ bij onze opdrachtgevers een rol willen vervullen op interim- of projectbasis.
Kent ú iemand… …die de capaciteiten én de drive heeft om onze collega te worden? Attendeer hem of haar dan op CIAD. Wij hebben niet alleen als ‘partner in business’, maar ook als werkgever heel wat te bieden. Een uitgebreide functieomschrijving staat op onze website www.ciad.nl Uw bijdrage is van harte welkom!
8
hele duidelijke meerwaarde; de verandering is hierdoor al tijdens het proces in gang gezet.” Met name de continue communicatie tussen CIAD, Gemeente Zaanstad en RIO Zaanstreek tijdens het project was erg goed’’, aldus Eric van Holthuijsen van RIO Zaanstreek. “Hiermee werd de basis gelegd voor de aanbevelingen in het rapport en kwamen we niet voor verrassingen te staan.”
‘Control denken’
Binnen de grenzen van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) geven de 40 medewerkers van RIO Zaanstreek jaarlijks 6.300 beschikkingen af, variërend van huishoudelijke hulp tot rolstoelen en trapliften. In vergelijking met andere zorgverstrekkers onderscheidt RIO Zaanstreek zich door het ‘Wmo-loket’. Hier kunnen cliënten voor alle vragen terecht bij één loket. Ook als het gaat om advisering op medisch en juridisch gebied loopt deze organisatie voorop. De geplande overgang van de activiteiten van RIO Zaanstreek naar de Gemeente Zaanstad, mag de continuïteit van het afgeven van de beschikkingen uiteraard niet in de weg staan. Door middel van een operationial audit heeft CIAD de sturing en beheersing alsmede de planning- en controlcyclus in beeld gebracht. Hierdoor ontstond een goed totaalbeeld van de
bedrijfsvoering, werkprocessen en risico’s. Ook deed CIAD aanbevelingen, voorzien van concrete acties ter verbetering van de bedrijfsvoering en beheersing van de risico’s.
Duidelijke meerwaarde
Bij haar aanpak maakt CIAD gebruik van CCR©, het CIAD Control Raamwerk (zie kader). Als eindresultaat levert dit een overzicht op van de risico’s ten aanzien van de inrichting, aansturing, beheersing en verantwoording. “Een uiterst transparante ‘tool’, die je aan iedereen kunt uitleggen”, zegt Cees Tip van de Gemeente Zaanstad daarover. “Het is compleet, zonder al teveel in details te treden. Door de heldere interviewtechniek heeft deze audit veel losgemaakt en mensen aan het denken gezet. Dat is een
Cees Tip: “Het uiteindelijke rapport heeft ons inzicht gegeven in de randvoorwaarden ten aanzien van de geplande insourcing, waarbij onder andere aspecten als leiderschap, ICT en processen aan bod zijn gekomen.” Van Holthuijsen: “Het rapport heeft ook onze cultuur zichtbaar gemaakt. Alle betrokken medewerkers zijn op de hoogte van de inhoud van het rapport en hebben hun commitment gegeven aan de activiteiten die we nu hebben opgestart. Naast de acties met betrekking tot de bedrijfsvoering, de ‘hard controls’, gaf dit rapport ook aanleiding om ‘soft controls’ onder de loep te nemen. In termen van risico’s hebben we een slag gemaakt om potentiële risico’s op korte termijn te beperken.” Met het oog op de geplande overgang van de activiteiten van RIO Zaanstreek naar de Gemeente Zaanstad, heeft de Gemeente meer controlcapaciteit beschikbaar gesteld. Ook Mitch Dalmeijer van CIAD biedt extra ondersteuning.
Wat doet Mitch Dalmeijer van CIAD bij RIO Zaanstreek? Mitch levert ondersteuning om straks de ‘insourcing’ zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dit werk spitst zich toe op het analyseren en zonodig aanpassen van de bedrijfsprocessen. Daarnaast richt hij zich op de financiële aspecten met als doel een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening.
9 ‘Klik’ met de mensen
Volgens beide opdrachtgevers is het project professioneel aangepakt en verliep de communicatie zeer prettig. “Het eindrapport maakte vooral de verantwoordelijkheid duidelijk’’, aldus Cees Tip. Eric van Holthuijsen vult aan: “Met name de heldere communicatie en frequente terugkoppelingen vanuit CIAD hebben wij zeer gewaardeerd. De actiepunten die CIAD in haar rapport had opgesteld waren concreet en we konden er makkelijk mee aan de slag. De ‘klik’ die we met de mensen van CIAD voelden voordat de opdracht begon, is tijdens het project bevestigd.”
CIAD Control Raamwerk ©
Cees Tip is als sectorhoofd, naast het formuleren van gemeentelijk beleid en het ondersteunen van het bestuur, ook verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en als zodanig betrokken bij RIO Zaanstreek voor wat betreft de subsidies. Eric van Holthuijsen is sinds oktober 2007 directeur van RIO Zaanstreek. Zijn belangrijkste taken zijn het optimaliseren van de bedrijfsvoering en de relatie met de subsidiegever, alsmede het begeleiden van het ‘insourcingstraject’ van de RIO-organisatie. Eric van Holthuijsen (links) en Cees Tip.
Governance Control
Met het CIAD Control Raamwerk© komt iedere organisatie 'in control'
Verantwoording en Toezicht
Management Control
Beleidsproces
Informatie
Sturing
Beheersing
Operational Control
Procesinrichting
Procesuitvoering
Integrale CIAD Control Aanpak - ICCA®
Registratie
Horizon Vervolg van voorzijde
vanuit de begroting, willen we voor komend schooljaar op meer bedrijfsmatige aspecten sturen, zoals bijvoorbeeld allocatie van uren naar opleiding.” Kostenmanagement heeft volgens Pouwels tot nu toe al veel opgeleverd. “Onze adjunctdirecteuren en roostermakers moesten veel gegevens ophoesten, maar ook zij hebben het hele project als zeer positief ervaren. Met name de zeer goede communicatie. CIAD’ers zijn vasthoudend, maar nooit autoritair.”
Andere roc’s
“Om tegenwoordig in te spelen op de grote veranderingen, zoals bijvoorbeeld de invoering van competentiegericht onderwijs en het onvoorspelbare karakter van onderwijs, moet iedere roc exact weten wat de verschillende opleidingen en cursussen kosten. Wat dit betreft zouden alle roc’s aan kostenmanagement moeten gaan doen.”
CIAD Agenda
Activiteiten eerste kwartaal 2008
10
19 februari
Sturing en beheersing in de Gemeentemarkt Workshop in samenwerking met Modulor
12 maart
Sportcongres Rotterdam Financiële tips en adviezen voor penningmeesters van Rotterdamse sportverenigingen
19 maart
Een verfrissende kijk op control(ling) Symposium in samenwerking met Van Drunen Consultancy, speciaal voor gemeentelijke organisaties
maart
Corporate governance 'Performance meting als tool voor de toezichthouder', publicatie in Tijdschrift Controlling
Activiteiten mei en juni 2008 15 mei
Visitatiecommissies, wie wat en waarde Symposium in samenwerking met Edmond Halley Pensioenmanangement, waarbij CIAD ingaat op de controlaspecten van Pension Fund Governance
15 mei
Governance control en gedrag Presentatie voor controllers van V&D en de Bijenkorf
21 mei
Controllersnetwerk woningcorporaties Presentatie over het 'in control statement'
29 mei
Kostenmanagement voor profit en non profit: een must! Thema-avond van CIAD. Zie pagina 7.
Colofon
Horizon is een uitgave van: CIAD Postbus 312 4100 AH Culemborg Tel. 0345 - 611 663 Uw organisatie altijd ‘in control’
Wilt u reageren?
[email protected] Kijk op: www.ciad.nl Vormgeving & productie: Rekers & Van Noppen, Eindhoven
