Nieuwsbrief Cliëntenadministratie : Opnames-ontslagen in functie van cliëntenregistratie en kostenstaten

Nieuwsbrief

63/hv/nf/0801 25 januari 2008 Aan de directies van de voorzieningen voor (semi-) residentiële opvang, behandeling en begeleiding van personen met een handicap. Vragen naar: Telefoon: E-mail: Bijlage(n):

Nadine Frison / Tine Roels 02/22.58.533 / 681 [email protected] / [email protected] 2

Nieuwsbrief Cliëntenadministratie : Opnames-ontslagen in functie van cliëntenregistratie en kostenstaten. Geachte mevrouw Geachte heer Ingevolge het voortgangsproces van de verschillende automatiseringsprojecten V.A.P.H., houd ik eraan u te informeren wanneer er belangrijke, nieuwe informatie binnen een bepaald project is. Vandaar dus deze nieuwsbrief cliëntenadministratie m.b.t. opnames/ontslagen van cliënten in functie van cliëntenregistratie en kostenstaten. Opnames en ontslagen zijn elementen die van belang zijn voor de kostenstaten. De voorzieningen geven deze gegevens steeds door via een kostenstatenmodule (van het V.A.P.H., van een automatiseerder of via eigen ontwikkelde module). Bijkomend dienen de voorzieningen deze in- en uitstroom door te geven in functie van de cliëntenregistratie en de zorgregie via het luik Cliëntenregistratie in de webapplicatie (vroeger via excel). Zoals u ook reeds kon zien sinds de vernieuwing van onze website, is Cliëntenadministratie de nieuwe benaming die enerzijds het luik Cliëntenregistratie bevat, anderzijds het luik Kostenstaten (zie www.vaph.be - Voorzieningen - Cliëntenadministratie - Cliëntenregistratie / Kostentaten). Het doorgeven van de opnames/ontslagen (KO-bestanden) via een kostenstatenmodule zal afgeschaft worden. Enkel de opnames en ontslagen doorgegeven via het luik Cliëntenregistratie zullen nog gebruikt worden ter fundering van de kostenstaten. Dit zal verlopen zoals vermeld in bijlage 1. Er is gebleken dat er een verschil is van een 700-tal cliënten welke in de kostenstaten voorkomen en niet in de cliëntenregistratie. Alle voorzieningen dienen zo spoedig mogelijk hun cliëntenregistratie up-to-date te brengen. De voorzieningen waar gegevens ontbraken hebben een mail ontvangen vanuit cliëntenregistratie in het najaar 2007 met de vraag om hun gegevens bij te werken. Belangrijk : Het V.A.P.H. wenst een zo zuiver mogelijke registratie van cliënten in functie van de inen uitstroom te bekomen. Van zodra de opnames/ontslagen uit de cliëntenregistratie worden gebruikt als basis voor de maandstaatverwerking (zie bijlage 1), dient vermeden te worden om bij meervoudige opnames telkens opname/ontslag te registreren in de cliëntenregistratie (bijv. wisseling met logeren; alternerende plaatsingen;…). Er is vanaf dat moment enkel nog een opname nodig bij de initiële start en enkel nog een ontslag wanneer het gebruik wordt stop gezet. Dit vereenvoudigd opname- en ontslag-systeem zal geëvalueerd worden.

63/hv/nf/0801

1

De wetgeving blijft ongewijzigd, zowel deze betreffende de alternerende combinaties, als deze betreffende de toegelaten dubbele combinaties. Er wordt geen enkele vereenvoudiging doorgevoerd in de kostenstaten en de gekende, volledige set aan typedagen blijft bestaan. De voorzieningen konden voorheen enkel met voltijdse typedagen invoeren in de webapplicatie cliëntenregistratie. De informaticadienst V.A.P.H. heeft,waar nodig de schema’s aangepast zodat voor deeltijders deeltijdse typedagen worden gebruikt. Ik benadruk tevens dat het V.A.P.H. de vraag naar rapportage cliëntenregistratie/kostenstaten voor de voorzieningen ter harte neemt. Dit zal zeker ontwikkeld worden zodat er een positieve return is voor de voorzieningen. Het is momenteel een belangrijke basisstap dat informatica-technisch de opname- en ontslaggegevens correct en volledig kunnen gevat worden in de cliëntenregistratie. Het hele automatiseringsproces verloopt stapsgewijs en in open communicatie met al de betrokken actoren (zie overzicht automatiseringsprojecten V.A.P.H. in bijlage 2). Ik ben er dan ook van overtuigd dat we samen deze nuttige vernieuwingen kunnen verwezenlijken ten voordele iedereen.

Met vriendelijke groeten

Laurent Bursens Administrateur-generaal

63/hv/nf/0801

2

Bijlage 1

Opnames en ontslagen in functie van cliëntenregistratie en kostenstaten :

Het doorgeven van de opnames/ontslagen (KO-bestanden) via een kostenstatenmodule zal afgeschaft worden. Enkel de opnames en ontslagen doorgegeven via het luik Cliëntenregistratie zullen nog gebruikt worden ter fundering van de kostenstaten. De opnames/ontslagen die ingevoerd werden in de cliëntenregistratie dienen gelijk te zijn aan de opnames/ontslagen die via KO-files werden doorgegeven. Zodra de cliëntenregistratie als fundering voor de kostenstaten wordt gebruikt, zal de voorziening een lijst van verschillen ontvangen die zij zal moeten rechtzetten. 1. Voorzieningen die werken met een kostenstatenmodule van het V.A.P.H. : Deze voorzieningen werken verder met hun kostenstatenmodule V.A.P.H. tot ze (in de loop van de komende weken) een startsein krijgen van hun contactpersoon van de helpdesk-kostenstaten om in productie over te gaan naar de webapplicatie (de handleiding komt ook ter beschikking via het electronisch loket van onze site). Let wel!! Op het moment dat een voorziening overgaat, kan ze enkel nog de webapplicatie gebruiken en kan ze niet langer gebruik maken van de lokale module V.A.P.H. Bijgevolg worden vanaf dan emails met opnames/ontslagen (KO- bestanden) en kostenstaten (KK-bestanden) niet meer verwerkt en zullen er ook geen emails met verwerkte KA-en KV-bestanden meer verzonden worden naar die voorziening. De opnames/ontslagen uit het luik Cliëntenregistratie worden vanaf dan gebruikt en de registratie van de kostenstaten verloopt via het luik Kostenstaten van de webapplicatie. Niet alle voorzieningen zullen op hetzelfde moment het startsein krijgen, maar gradueel gespreid over de komende weken en uiterlijk vóór 01.04.08. De reeds in de lokale module V.A.P.H. ingevoerde maandstaatgegevens dienen niet meer opnieuw ingevoerd te worden in de webapplicatie, bij overgang van de module V.A.P.H. naar de webapplicatie. Men kan dus tot de overgang gerust verder werken zoals men gewoon is. Op het moment van de overgang worden de maandstaatgegevens die men had ingevoerd in de lokale module ter beschikking gesteld in de webapplicatie, op voorwaarde dat de verschillenlijst (i.v.m. opnames/ontslagen) is rechtgezet. De informaticadienst V.A.P.H. zal de kostenstaten teruggaande tot en met januari 2006 overzetten van de lokale module V.A.P.H. naar de webapplicatie. 2. Voorzieningen die werken met een kostenstatenmodule van een automatiseerder of ontwikkeld in eigen beheer : 1° Huidige fase : Tot 01.04.08 dienen deze voorzieningen zowel opnames/ontslagen als kostenstaten zoals gebruikelijk via hun module te mailen ter verwerking. 2° Overgangsfase : Vanaf 01.04.08 zullen enkel nog de opname- en ontslaggegevens uit het luik Cliëntenregistratie van de webapplicatie gebruikt worden voor de kostenstatenverwerking. Het KO-bestand hoeft vanaf dan dus niet langer opgesteld en verzonden te worden. Hun kostenstaten (KK-bestanden) blijven deze voorzieningen nog wel via email aanbieden, toegezonden opnames/ontslagen (KO-bestanden) zullen echter niet meer verwerkt worden. 3° Definitieve fase : Nadat de informaticadienst van het V.A.P.H. de webservices heeft ontwikkeld en nadat de betrokken automatiseerder of eigen ontwikkelaar het nodige heeft voorzien m.b.t. deze webservices, zal men kunnen overgaan naar de definitieve fase. Vanaf dan zullen zowel de opname- en ontslaggegevens, als de kostenstaten via de webservices doorgegeven worden.

63/hv/nf/0801

3

OVERZICHT AUTOMATISERINGSPROJECTEN V.A.P.H. :

Bijlage 2

ONTWIKKELINGSSTRATEGIE : - 1 webapplicatie (electronisch loket) ter vervanging van de lokale modules - Webservices in plaats van het emailcommunicatie - 1 geïntegreerde databank met als doel een éénmalige invoer van de gegevens - Het rechtenbeheer gebeurt conform de privacy-wetgeving en biedt enkel toegang tot het eigen deel en geen inkijkrecht in de gegevens van de anderen. Als iemand bijv. alleen rechten heeft op kostenstaten, kan hij alleen in dat luik kostenstaten - We beogen een rapporteringsfaciliteit voor de gebruikers via die geïntegreerde databank OVERZICHT VAN DE LOPENDE PROJECTEN : - PPR en anciënniteiten - Dagprijzen - Erkenningen - Zorgregie : - Cliëntregistratie - Centrale registratie zorgvragen - Registratie open ondersteuningsaanbod - Zorgbemiddeling -Kostenstaten PPR en anciënniteiten : - Webmodule in ontwikkeling : 1°demo klikmodel intern voorzien medio februari - Rapportering in functie van de voorzieningen Dagprijzen : - Module automatisatie (loonadministratie) - Webmodule voor voorzieningen die afhangen van openbare besturen - Uitbreiding deze webmodule naar ambulante diensten : - 2008 : beschermd wonen - 2009 : andere ambulante diensten Voorschotten en afrekeningen : - Module is onderdeel van het betaalsysteem VAPH - a.d.h.v. gegevens dagprijs en kostenstaten : - Afrekening - Nieuwe voorschotten - Parkeerfunctie - Link met centrale boekhouding Erkenningen : - Webmodule in ontwikkeling - Incorporatie recente wijzigingen : flexibilisering, nieuwe werkvormen,… - Gegevens ten dienste van zorgregie, dagprijzen, kostenstaten,… - Standaardrapporteringen voor publicatie op de website VAPH

63/hv/nf/0801

4

Zorgregie : - Webmodule cliëntregistratie in productie sinds februari 2007 - Rapportering : 1. bezettingsgegevens per werkvorm 2. uitwisseling gegevens met zorgkas betreffende voltijders in een voorziening - Basis voor aanmaken maandstaten - Centrale registratie zorgvragen - Registratie open ondersteuningsaanbod - Zorgbemiddeling - Modules en webservices in ontwikkeling in nauw overleg met de provinciale coördinatiepunten Kostenstaten : - 1ste testfase webmodule met 12 pilootvoorzieningen afgerond - 2de testfase “dubbel draaien” weldra afgerond - Vóór 1 april 2008 afschaffing lokale module VAPH en overgang naar enkel webapplicatie geleidelijk, voorziening per voorziening - Gegevens opname/ontslag enkel uit cliëntregistratie : - vóór 1 april 2008 gebruikers VAPH module - vanaf 1 april 2008 gebruikers automatiseerders- of eigen module - Webservices zijn in ontwikkeling Overleg met koepelverenigingen en automatiseerders : - Eerste afspraak 10 januari 2008 met de koepelverenigingen m.b.t. de verschillende automatiseringsprojecten - Eerste afspraak 17 januari 2008 met automatiseerders (kostenstaten) : - verdere toelichting bij de analyse van de webservices - technische toelichting bij het gebruik - bespreking van de planning

63/hv/nf/0801

5