m tec
Magazine van Magnus Technology Consultants, editie 2009
Haal meer uit uw standaard SAP-systeem Boekel De Nerée legt basis voor kenniswerkportal
Nieuwe tools: wat kunnen we ermee? SAP CRM nu wel geschikt voor buitendienstmedewerkers?
Edwin Ardon
Tools & manuals … Iedereen die met Microsoft Office producten werkt, kent het
komsten. Een mooi voorbeeld daarvan zag ik deze week in
gevoel slechts 10 tot 20% van de geboden functionaliteit te
een onderzoek naar digitale marketing. Uit de antwoorden
gebruiken. Hetzelfde geldt trouwens voor veel gereedschap
van 340 marketing executives blijkt dat 91% online adverteert
thuis. Doordat dit gemiddeld genomen een of twee keer per
en de overgrote meerderheid bezig is met web 2.0-concepten.
jaar gebruikt wordt, ontbreekt het gevoel van echte ‘mastery’
Toch zegt 80% de mediabudgetten vast te stellen op basis
van deze tools. Raar eigenlijk wat een mooie gereedschaps-
van subjectieve afwegingen of kopieerwerk uit voorafgaande
kist met zware, oversized tools lijkt te doen voor het gevoel
budgetten. 50% gebruikt de ‘click through rate’ als kpi om
van ‘echte’ mannelijkheid.
de effectiviteit van online advertenties te meten, en slechts 30% meet de offline invloed van online marketing. Zo
Als ik bekijk welke functionaliteit van softwareproducten ik
gingen de onthutsende onderzoekresultaten nog even door.
goed beheers en gebruik, dan zijn dat vooral die delen die
Het marketingvakgebied dat is vergeven van krachtige tools
ik zelf al spelend en onderzoekend ontdekt heb. Op de een
en analysemethoden, heeft desondanks moeite met het
of andere manier werkt het opzoeken in manuals of help-
inzichtelijk maken van de ‘bottom line’ en het daaruit voort-
bestanden bij een opduikend vraagstuk niet. Vaak worden
vloeiende rendement. Wellicht heeft dit te maken met de
net de verkeerde voorbeelden gegeven en kun je eigenlijk al
complexiteit van het selecteren van de juiste tool, het hiermee
ondersteuning gebruiken bij het snel opzoeken van relevante
omgaan en vooraf definiëren wat je wilt bereiken en meten.
hulp. Overigens staat het ‘eerst even zelf proberen’ volgens mij ook te boek als typisch mannelijk gedrag. Zou er een onder-
U begrijpt het ondertussen denk ik wel, deze m•tec gaat
zoek zijn dat antwoord geeft op de vraag welke strategie
onder andere over softwaretools. En mocht u na het lezen van
effectiever is bij het gebruik van nieuwe tools: eerst spelen en
dit magazine nog vragen hebben over het gebruik of beheer
dan lezen, of eerst lezen en dan spelen?
van informatiesystemen of tools: neem gerust contact met ons op. Daar zijn wij immers voor.
Het zoeken en hanteren van de juiste tools vereist kennis en ervaring. Datzelfde geldt voor het helder definiëren van het onderliggende vraagstuk en het correct analyseren van uit-
welkom colofon m•tec is een uitgave van Magnus Technology Consultants. Oplage 2.000 stuks.
magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, Postbus 5021, 1410 AA Naarden, telefoon: 035 699 60 60, e-mail:
[email protected] concept en realisatie Rob Boer en Peter-Jan Simons. eindredactie co-prductions, Caroline Jooren. design Jeroen Roset. © copyright 2009 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus.
m•tec - editie 2009
2009 special Inhoud Tools & manuals 2 Nieuwe BI tools van SAP: wat kunnen we ermee? 4 Haal meer uit uw standaard SAP-systeem 6 Technologische ontwikkelingen en 8 nieuwe beheeruitdagingen SAP CRM nu wel geschikt voor 10 buitendienstmedewerkers? Boekel De Nerée legt basis voor 12 kenniswerkportal Even voorstellen: 13 Magnus Technology Solutions Struyk Verwo besteedt technisch 13 beheer en hosting van SAP-systemen uit Op zoek naar de werk-privébalans 14 SAP IS Media: kostenbesparing 16 door investeringen Een ‘nieuw’ gezicht: Léon van den Bogaert 17 Controls: een last of lust? 18
In oktober 2007 kocht SAP BI-specialist Business Objects. Een opmerkelijke aankoop, vanwege de overnamesom van bijna 5 miljard euro en de consequenties voor de wederzijdse klanten. Waar critici problemen voorzagen door de overlap tussen de productportfolio’s, zagen SAP-klanten vooral mogelijkheden in de integratie van de query-, reporting- en analyseproducten van Business Objects in SAP. En er verbetert inderdaad veel in de presentatie van gegevens uit het SAP-datawarehouse.
SAP BI tool portfolio
Nieuwe BI tools van SAP:
wat kunnen we ermee? Vincent Beumer en Joost de Ruyter van Steveninck
De roadmap voor het BI-productportfolio biedt gebruikers inzicht in de functionaliteit waarover ze in de toekomst kunnen beschikken en de aandachtspunten bij de verdere ontwikkeling van dit productportfolio. Bij deze marsroute draait het vooral om de convergentie van de productlijnen van SAP en Business Objects voor het BI-productportfolio. In feite komt het erop neer dat de wederzijdse tools zijn verenigd tot een base en een premium toolset. Het SAP BW-systeem blijft het datawarehouse voor SAP-gebaseerde bronnen, met de Business Objects producten als BI front-end tools om data te ontsluiten. In het schema zijn de belangrijkste nieuwe
Webrapportages en queries
Het hulpprogramma SAP BusinessObjects Web Intelligence voert de boventoon waar het gaat om online queries en analyses. Deze ‘zero footprint reporting tool’ (een internetbrowser is voldoende) biedt gebruikers interactiviteit en selfservicetoegang tot informatie. De informatiebehoefte van gebruikers bepaalt in welke vorm de rapportages en analyses worden aangeboden. Interessant is dat deze webgebaseerde rapportages goed printbaar zijn; bij de meeste andere webgebaseerde rapportagetools is dit nog niet zo.
BI tools geplot op het bestaande SAP BW warehouse.
m•tec - editie 2009
Standaardrapporten
En meer
Reports for SAP NetWeaver BI, de ‘de facto’ standaard voor
view, zoekhulp Polestar en de Scheduler. Allemaal tools met
standaardrapportages. Met Crystal Reports zijn gemakkelijk
specifieke aandachtsgebieden, die als generieke rapportage-
perfect opgemaakte rapporten te ontwerpen met grafieken en
laag over meerdere datawarehouses of bronsystemen heen
een grote variëteit aan diagrammen. Deze zijn te leveren via
gebruikt kunnen worden. Zo kan de gebruiker uiteindelijk op
een portal, e-mail als PDF of ingesloten in bedrijfstoepassingen.
één plek al zijn informatievragen kwijt.
Geavanceerde analyse
Kies bewust
BusinessObjects Pioneer die in 2010 geïntroduceerd wordt.
extra rapportagetools beschikbaar. De convergentie van de
Deze analysetool voorziet in de benodigde functies voor de
SAP en Business Objects tools is momenteel al op een goed en
analyse van multidimensionale gegevenssets waarbij de BEx
bruikbaar niveau. Alleen is de ruime keuze aan SAP-rapportage-
Analyzer- en de Voyager-functies gebundeld worden. De ont-
tools soms ook een minpunt: welke rapportagetool kies je
wikkeling van de SAP Business Explorer-suite met producten
voor specifieke rapportagedoeleinden?
De BEx Report Designer wordt in 2010 vervangen door Crystal
Een belangrijke rol is weggelegd voor de analysetool SAP
Business Objects levert ook andere tools zoals portal Info-
Voor SAP’s sterke hart van de ‘BI-machine’ komen dus legio
als BEx Analyzer en BEx Web Analyzer Designer loopt dus geleidelijk ten einde.
Dashboards en datavisualisatie
Belangrijk voor bestaande SAP BW-gebruikers is dat hun rapportages niet à la minute vanuit de BEx Excel add-in gemigreerd hoeven worden naar nieuwe BI tools. Als zich een
Op visueel gebied komt de nadruk te liggen op SAP Business-
nieuw project aandient, is dat een goed moment om de keuze
Objects Xcelsius en Dashboard Builder. Met Xcelsius zijn via
uit de beschikbare SAP-rapportagetools te maken. Daarbij
een Excel-interface dashboards te maken en te beheren die
moet de afweging gemaakt worden tussen standaardisatie
gevuld kunnen worden door webservices. Dashboard Builder
van te gebruiken tools en de geboden functionaliteit. On-
brengt rapporten, meteranalyses en diagrammen samen in
danks de problematiek van deze afweging bieden de nieuwe
één dashboardoverzicht.
tools kansen voor beter gebruik van de beschikbare informatie en daarmee ook voor betere beslissingen.
Peter-Jan Simons
Dat productieactiviteiten steeds verder uit Nederland verdwijnen, is alom bekend. Bij het verplaatsen of zelfs volledig outsourcen van deze activiteiten spelen naast kostenbesparing strategische motieven mee zoals toenemende focus op service en onderhoud. Deze verschuiving heeft de nodige implicaties die zich uitstrekken van het businessmodel tot de ERP-inrichting.
haal meer uit uw standaard SAP-systeem
Weet wat u hebt: Ellen Fikke
Figuur 1: Standaard businessmodel van een productieonderneming
De toenemende aandacht voor serviceverlening dwingt
met de klant heeft een andere insteek, deze is persoonlijker
bedrijven om opnieuw te kijken naar de samenhang in be-
en meer op de lange termijn gericht. Tot slot zijn er duidelijke
drijfscomponenten. Het klantorderontkoppelpunt – het punt
verschillen op het gebied van communicatie en distributie.
in het productieproces waar voor het eerst rekening wordt
Het werk wordt veelal bij de klant uitgevoerd in plaats van
gehouden met specifieke wensen van de klant – verschuift
in de productiefaciliteit. Constateringen van het werkelijke
als het ware naar links. Waar het in het productieproces
probleem kunnen vaak pas on site gedaan worden. Vooral bij
draait om efficiëntie, zijn bij serviceverlening effectiviteit en
ad hoc werk levert dit logistieke vraagstukken op.
klantgerichtheid de belangrijkste aandachtspunten. In het standaard businessmodel van een productieonderneming (figuur 1) ziet u op welke aspecten zich kritische strategische keuzes voordoen.
ERP-systeem op de schop?
Met de waardepropositie veranderen ook andere aspecten van het businessmodel. Als de aandacht verschuift van inkoop van materiaal naar inhuur van personeel zal het type
Significante verschillen
partners cq. leveranciers veranderen. Gezien de aard van de
Deze keuzes hangen samen met de verschillen tussen service-
werkzaamheden zullen de klantsegmenten meer lokaal-
verlening en productontwikkeling. Allereerst de key resources:
gericht zijn. De kosten- en opbrengstenstromen worden veelal
in plaats van door materialen creëert een servicegerichte
meer gespreid en beter voorspelbaar. Deze transformatie be-
onderneming waarde via haar personeel. Naast de beschik-
tekent niet dat productie volledig verdwijnt, noch dat het be-
baarheid spelen ook aspecten mee als persoonlijke vaardig-
staande ERP-systeem op de schop moet. Zoals u kunt zien in
heden, kennis en tijdsplanning. Een volgend punt is de grotere
tabel 1, biedt SAP ECC volop mogelijkheden om serviceproces-
diversiteit van de serviceactiviteiten: er moet bijvoorbeeld
sen te ondersteunen en optimaliseren. Voor bedrijven waar
ook rekening gehouden worden met werk op locatie en de
service aan een opmars bezig is, kunnen deze faciliteiten veel
bijbehorende tarieven, kilometers, reistijden en registraties.
verschil maken. Als deze activiteit volwassen wordt, zijn extra
Deze werkzaamheden kunnen periodiek en voorspelbaar
vervolgstappen nodig zoals mobiele applicaties voor tijd- en
zijn, maar ook ad hoc en onverwacht.
activiteitregistratie op locatie, specifiekere planningsmogelijkheden door meer informatie over medewerkers, CRM of
Waar het bij productie grote, enkele orders betreft, gaat het
callcenter-ondersteuning.
bij service om onderhoudscontracten en garanties. De relatie
m•tec - editie 2009
Kritiek punt key resource
kernactiviteit
klantrelaties
communicatie & distributie
SAP ECC mogelijkheden
vaardigheden personeelsleden
toekennen medewerkers aan work centers, gebruik work centers in service/maintenance orders
planning personeel
capaciteitsplanning & leveling op basis van work centers en HR-data
registratie uren en kilometers
standaardoptie in service/maintenance orders
facturatie van uitgevoerde werkzaamheden
resource related billing van serviceorders
voorspelbare stroom werk uit onderhoudscontracten
gebruik maintenance plan met vooraf gedefinieerde orders
regelmatig terugkerende werkzaamheden
solution database voor veelvoorkomende klachten
inspelen op klantbehoefte
bijhouden installed base met installaties en materialen bij klant
lange termijn relaties
servicecontracten voor volgen activiteiten
werk nog niet bekend bij ontvangst klacht
gebruik notificaties voor eerste constateringen
on site werkzaamheden
bijhouden installed base met installaties en materialen ter voorbereiding
nakomen responstijden service level agreements
servicecontractafspraken geïntegreerd in serviceorders, aan te vullen met workflow
eenvoudige registratie voor monteurs on site
gebruik notificatie als tekstobject
Tabel 1: Kritieke punten voor serviceonderneming
Inventarisatie systeemmogelijkheden
troles via quality management. Sectoren als de bouw, over-
schaal kunnen worden ingezet om serviceactiviteiten beter
belangrijk dus om uit te vinden welke mogelijkheden uw
Er zijn meerdere toepassingen van SAP die ook op kleine en efficiënter te ondersteunen. Bijvoorbeeld het registreren, volgen en afhandelen van klachten via claim management. Of het plannen, uitvoeren en registreren van kwaliteitscon-
heid en industrie kunnen hier veel profijt van hebben. Best huidige systeem nog biedt! De kans is groot dat u nieuwe processen prima kunt ondersteunen zonder nieuwe software aan te schaffen.
Bedrijven en eindgebruikers willen steeds nieuwe functionaliteit voor bijvoorbeeld business intelligence of relatiebeheer. Daarbij verwachten ze dat de gebruikte toepassingen met elkaar verbonden zijn, en dat ze via een gebruikersportal benaderbaar, voorzien van ‘single sign-on’ én continu beschikbaar zijn. Meer en meer krijgen ICT-beheerders de rol van regisseur en vertaler van deze wensen naar de beste infrastructuur- en architectuuroplossingen. Daarbij dient zich terecht de vraag aan: wat willen en kunnen we zelf blijven doen?
Technologische ontwikkelingen Léon van den Bogaert en Marco Spoel
ICT-budgetten en -menskracht gaan voor een groot deel op
hetzelfde systeem afkomstig, ze kunnen zelfs online van
aan het bewerkstelligen van continue beschikbaarheid van
derden worden afgenomen. Dit maakt SOA aantrekkelijk
de ICT-infrastructuur, wat ten koste gaat van de investeringen
voor bedrijven met veranderlijke bedrijfsprocessen. Soft-
in vernieuwing en functionaliteit. Nieuwe ontwikkelingen
wareleveranciers zoals SAP hebben de servicegeoriënteerde
om ICT-infrastructuren als dienst te leveren zoals cloud
architectuur geadopteerd. Hiermee maken ze het mogelijk
computing en architectuurconcepten zoals SOA kunnen hier
dat bedrijven zelf processen samenstellen met behulp van
verandering in brengen. Hierbij moet wel rekening gehouden
in- en externe services.
worden met nieuwe uitdagingen in het beheer van toch al complexe IT-omgevingen.
Cloud computing
Cloud computing was al bekend onder de noemers asp
SOA
(application service provision) en SaaS (software as a service).
SOA ofwel service oriented architecture is een onderliggende
Cloud computing is het leveren van capaciteit als een service:
structuur die communicatie tussen losjes gekoppelde, her-
opdrachten worden gedistribueerd uitgevoerd door een
bruikbare webservices ondersteunt om zo bedrijfssystemen
schaalbare cloud. In de bancaire wereld zijn clouds bekend
met elkaar te verbinden. Stukken functionaliteit worden als
van meer dan 80.000 nodes waarbij zelfs laptop en desktops
services aangeboden en kunnen worden gebundeld tot
meerekenen aan opdrachten. Cloud computing is uitermate
bedrijfsprocessen. Services zijn niet noodzakelijkerwijs van
geschikt voor een pay-per-use model voor bedrijven met een seizoensgebonden of onvoorspelbare behoefte aan ICTcapaciteit. Bedrijven zoals Amazon en Microsoft leveren al IaaS-diensten (infrastructure as a service). SAP zet momenteel de eerste stappen naar een ‘inhouse cloud’.
m•tec - editie 2009
en nieuwe beheeruitdagingen Virtualisatie
Beheeruitdagingen
feite neerkomt op het voor de gek houden van een applicatie
te benutten. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de beschikbaar-
over de onderliggende hard- en software. Daardoor gedraagt
heideisen voor een proces als dit over meerdere systemen
een computer zich naar de applicatie toe alsof het er meerdere
loopt, die deels in beheer van derden zijn? Om nog maar
zijn en denken besturingssysteem en applicaties te draaien
niet te spreken van de recoveryperikelen op het moment dat
op een fysiek heel andere configuratie. Virtuele machines
één van die systemen in de keten hersteld wordt met een
zijn onafhankelijk van de hardware en redelijk gemakkelijk
datastand van bijvoorbeeld 15 minuten geleden. Bij server-
over een netwerk te verplaatsen of over te brengen naar een
virtualisatie moet de procedure voor het aanmaken van virtuele
hostingpartner. Als een SAP-systeem gevirtualiseerd is, is de
machines goed in elkaar zitten om een wildgroei aan virtuele
onderliggende hardwarelaag relatief eenvoudig te wijzigen.
servers te voorkomen. De belangrijkste uitdagingen bij cloud
Zo kun je infrastructuren flexibeler en efficiënter maken
computing liggen op het integratievlak en de beveiliging. Het
en tegelijk zorgen voor kostenreductie, verbeterde service,
adopteren van SOA brengt ook weer nieuwe beheerzorgen
minder milieubelasting en een lager bedrijfsrisico. Ook kan
met zich mee. SOA vereist bijvoorbeeld ook nieuwe beheer-
het uitrollen van nieuwe systemen en het testen tegen lagere
tools, training en investeringen in beveiliging.
Een technologie die enorm in opmars is, is virtualisatie, wat in
kosten plaatsvinden. Momenteel zit de voornaamste winst in het virtualiseren
Goed beheer is essentieel om deze technologieën optimaal
Uitbesteden?
Kan de beheerorganisatie in dit continu veranderende land-
van servers. De beschikbare tools om servers automatisch
schap blijven voorzien aan de hoge eisen op het gebied van con-
en ‘unattended’ te virtualiseren, hebben een zeer hoge
tinuïteit, beschikbaarheid en veiligheid? Mede in het licht van
kwaliteit. De basislaag van virtualisatie is volwassen, de af-
dergelijke innovaties moeten IT-afdelingen goed nadenken
gelopen jaren is sterk ingezet op het centraal managen van
over hun kerncompetenties, en dan minder vanuit systemen
virtuele landschappen. Ook het netwerk, de opslag, desktop
en meer vanuit processen. Wellicht hoort de exploitatie en
en laptop zijn te virtualiseren. De virtualisatieleveranciers
het beheer van systemen daar niet meer bij. Door uitbeste-
zetten nu in op het automatiseren, de aggregatie, optima-
ding is capaciteit vrij te maken voor projecten en verande-
lisatie en differentiatie in beschikbaarheid van de virtuele
ringen als hierboven omschreven, en relevante kennis beter
servers. Zo wordt dit gereedschap voor het in balans krijgen
in de eigen organisatie te borgen. Inventariseer eens welke
van de ICT-infrastructuur steeds sterker.
delen van de ICT-omgeving vatbaar zijn voor uitbesteding en wat daarbij te bereiken is. Zo begint u goed voorbereid aan de zoektocht naar de juiste balans van eigen activiteiten, externe diensten en nieuwe modellen zoals cloud computing, virtualisatie en SOA.
Magnus Managed Services
Magnus neemt u de zorg voor continuïteit en goede werking van uw IT-systemen uit handen, door elke dag opnieuw een optimale werking te garanderen. Dit stelt uw bedrijf in staat zich beter te focussen op de kerncompetenties.
SAP CRM lijkt voor veel organisaties nog een brug te ver. De in mei 2008 uitgebrachte release CRM2007 moet zorgen voor een hogere gebruikersacceptatie en meer flexibiliteit en functionaliteit. Zijn deze claims waargemaakt? En voldoet SAP CRM nu ook aan de hoge eisen die de verkoopbuitendienst stelt aan gebruiksvriendelijkheid en -gemak?
SAP CRM nu wel geschikt voor Rob Boer
Sinds de lancering van SAP CRM2007 hoeven we ons wat de
Portal. Het voordeel hiervan was real-time toegang tot
functionaliteit betreft geen zorgen meer te maken; die is
informatie en directe gegevensverwerking in het centrale
zeker zo goed als die van de belangrijkste concurrenten. De
SAP-systeem. Vooral de performanceproblemen in de portal
nieuwe versie bevat alles waar CRM zich mee bezighoudt:
en de complexe architectuur stonden succes in de weg.
marketing, sales, service en e-commerce. Maar de gebruiks-
De alsmaar beter wordende infrastructuur maakte het
vriendelijkheid en flexibiliteit, hoe zit het daarmee? Om deze
mogelijk om via een UMTS-verbinding direct via de standaard
vraag te kunnen beantwoorden, kijken we eerst naar de
SAP Graphical User Interface (GUI) met SAP CRM te werken.
voorgeschiedenis.
Was dit een succes? Vraag een gemiddelde buitendienst-
Tabel: Externe toegang tot SAP CRM voor 2008
Mobile Sales/ Service
SAP Portal met PC UI (people centric user interface)
SAP GUI met UMTS
Meerdere opties
medewerker die weleens op deze manier met de standaard
SAP CRM geschikt te maken voor verkoop- en serviceteams.
De gebruikersvriendelijkheid is ver te zoeken en hij verdwaalt
SAP heeft voor 2008 altijd op meerdere paarden gewed om In eerste instantie werd de mogelijkheid geboden om aparte mobiele sales- en serviceapplicaties te installeren op de laptops van buitendienstmedewerkers. Die waren daarna zelf verantwoordelijk voor het synchroniseren van de gegevens met het centrale SAP CRM-systeem. U begrijpt dat dit voor een beheerorganisatie een rampzalig scenario was. Daarna is via de PCUI (people centric user interface) veel van de standaardfunctionaliteit beschikbaar gesteld in de SAP
10
SAP-schermen heeft gewerkt maar eens naar zijn ervaringen. in de enorme hoeveelheid geboden opties. Op zoek naar meer gebruikersvriendelijkheid en gebruiksgemak dan deze drie opties konden bieden, heeft SAP voor een nieuwe strategie gekozen: de browser als GUI. Tijd voor iets heel anders!
De browser als GUI
Hoe wordt het leven vanaf 2008? Vanaf CRM 2007 (of versie 6.0) worden webbrowsers als Internet Explorer en Firefox
m•tec - editie 2009
buitendienstmedewerkers? gebruikt als user interface. Sterker nog, u kunt alleen via deze
verder vergroot. Al met al is SAP CRM2007 een stuk flexibeler,
webbrowsers met CRM2007 werken. De mobiele applicaties
gebruikersvriendelijker en completer geworden.
worden door SAP nog wel ondersteund, maar zijn in feite alleen geschikt in delen van de wereld waar UMTS nog niet is doorgedrongen. De PCUI via de Portal wordt niet meer uit-
Kanttekeningen
Alleen maar positief nieuws? Natuurlijk niet. Customising
geleverd en het gebruik van de SAP GUI via UMTS is ook
blijft belangrijk en wordt ondanks standaardisatie en
verdwenen. Deze opties worden niet meer ondersteund.
gebruik van wizards alleen maar complexer, mede door de extra functionaliteit. Zonder een implementatiepartner met de juiste focus en expertise is het geen sinecure om met succes SAP CRM in uw organisatie in te voeren. Het kennis-
Voordelen
Nadelen
Stand-alone werken mogelijk
Complexe infrastructuur
Rolgebaseerd
Hoge beheerkosten Niet gebruikersvriendelijk
niveau van CRM-consultants moet zelfs een stuk breder worden; begrip van de technische infrastructuur (SAP NetWeaver), eSOA en dergelijke zijn onontbeerlijk. In grote organisaties zijn veelal verschillende versies van een webbrowser geïnstalleerd: dat kan voor problemen zorgen. Hoe om te gaan met problemen die te wijten zijn
Niet real-time
aan een bepaalde versie van een webbrowser? En natuurlijk
Laag gebruiksgemak
Transfer Protocol Secure) al te kraken als er oude certificaten
is veiligheid een issue: volgens de media is HTTPS (Hypertext gebruikt worden. Een manager informatiebeveiliging zit
Real-time
Portal noodzakelijk
Intuïtieve user interface
Complexe infrastructuur
SAP. Veel medewerkers nemen het immers niet zo nauw
Role-based
Performance
worden naar de veiligheid van de informatie-uitwisseling.
Redelijk gebruiksgemak
Look & feel moeilijk aanpasbaar
budgetten, leads en high priority service calls op straat
Alle functionaliteit beschikbaar
UMTS in beginjaren beperkt beschikbaar
Real-time
Niet gebruikersvriendelijk
Redelijk gebruiksgemak
waarschijnlijk niet te springen om deze vernieuwing van met de veiligheid op het internet. Er moet dus goed gekeken Geen enkele organisatie ziet graag dat de marketingkomen te liggen.
Eindelijk volwassen
Het antwoord op de vraag of CRM2007 toegevoegde waarde voor de buitendienst biedt is naar mijn mening een volmondig ‘ja’. CRM2007 is een volwassen oplossing geworden
Met de browser als GUI is aanloggen aan CRM2007 op iedere plek met internettoegang mogelijk. De gebruiker kan een eigen CRM-homepage samenstellen zonder dat dit de functionaliteit in het back-end systeem beïnvloedt. CRM2007 bevat veel nieuwe functies voor onder meer marketing- en promotieondersteuning, callcenterprocessen en beheer van klanteninteracties. Ook kunnen gebruikers nu gemakkelijker via wizards uitbreidingen realiseren die eerder door programmeurs uitgevoerd moesten worden. En SAP CRM 2007
op het gebied van gebruikersvriendelijkheid, gebruiksgemak en functionaliteit. CRM 7.0 is al aanstaande; in deze release worden deze aspecten verder verbeterd. Al met al is CRM2007 een product dat zeker de aandacht verdient van organisaties die voorheen meenden dat de implementatie te duur, te complex of van onvoldoende toegevoegde waarde was. Vanaf CRM2007 is SAP CRM in SAP-land dé tool voor sales- en serviceorganisaties. Maar verlies de beperkingen en bedreigingen niet uit het oog!
is volledig voorbereid op eSOA (Service Oriented Architecture) wat de mogelijkheden voor koppeling met andere systemen
11
Hoe zorg je dat kenniswerkers informatie nog beter structureren, vastleggen, benutten en delen? Boekel De Nerée realiseerde een intranet ter ondersteuning van advocaten en notarissen. Dit op Microsoft SharePoint gebaseerde, in Boekel De Nerée-huisstijl uitgevoerde platform ontsluit relevante informatie, kennis en contactpersonen.
Boekel De Nerée legt basis voor
kenniswerkportal
Martijn van Kampen
Boekel De Nerée is een kantoor van advocaten en notarissen
typen-functionaliteit kunnen zij content op een consistente
met 360 medewerkers, waaronder 175 juristen. Kennis van
manier rangschikken, beheren en verwerken. Ieder inhouds-
ontwikkelingen in het vakgebied en weten wat er gebeurt
type heeft eigen metadata, werkstromen en doelgroepen.”
in de rechtspraak (wet- en regelgeving, wetsvoorstellen, jurisprudentie, artikelen en proefschriften) zijn essentieel
Door het zoekmechanisme binnen SharePoint volledig te
voor de kwaliteit van de dienstverlening. Vastlegging en ont-
benutten is het mogelijk om externe bronnen te indexeren
sluiting van die kennis zijn daarmee processen van wezenlijk
en doorzoekbaar te maken, zoals de Active Directory. Door
belang.
gegevens uit het Active Directory te combineren met de gebruikersprofielen binnen Sharepoint ontstond de moge-
Om effectief met de grote stroom overwegend digitale
lijkheid de zakelijke gegevens per collega te raadplegen en
informatie om te kunnen gaan, ontstond de behoefte aan
de onderlinge relaties tussen medewerkers inzichtelijk te
een kenniswerkportaal. “Daarom zijn we in 2007 gestart met
maken.” André vertelt dat het projectteam vanwege de rijk-
een upgrade van ons intranet. Toen dit project niet naar wens
dom aan functionaliteit en de zeer betrokken gebruikers-
verliep, hebben we het moeilijke besluit genomen om het stil
organisatie extra goed heeft gelet op de balans tussen de
te leggen”, vertelt Rob van de Ven, algemeen directeur van
gebruikerswensen en de originele opdracht. “Bij dit strakke
Boekel De Nerée. “Daarop is Magnus ingeschakeld om dit
scopemanagement met een vleugje changemanagement
traject alsnog in goede banen te leiden.”
kwam onze Magian-projectmethodiek goed van pas.”
Informatie en kennis onder handbereik
Krachtig gereedschap
kunnen worden, inclusief een functioneel ontwerp, gebaseerd
reedschap dat in de toekomst kan gaan uitgroeien naar
op de belangrijkste behoeften van de gebruikersorganisatie.
een volwaardig kenniswerkportaal. De Business Data Catalog
Daarna hielp Magnus om dit portaal te realiseren in Microsoft
maakt dat bijvoorbeeld de CRM-gegevens binnen SharePoint
SharePoint Portal 2007. Waarom SharePoint? Volgens André
beschikbaar zijn om gebruikt te worden in lijsten of
Damsteegt, director Magnus Technology Solutions, heeft
documenten ter ondersteuning van de kenniswerker.
dit platform zichzelf bewezen als veelzijdig intranet met de
Frank Keessen, ICT-manager bij Boekel De Nerée, vertelt dat
mogelijkheid dit later breder in te zetten als bedrijfsportaal.
het project binnen tijd en budget is afgerond. “Het nieuwe
“Medewerkers kunnen hun artikelen, knowhow en nieuws
intranet is zeer goed ontvangen bij de gebruikers. Dit is voor
eenvoudig zelf beheren en distribueren. Met de inhouds-
ons van grote waarde!”
Magnus bracht advies uit over hoe het project hervat zou
12
Al met al beschikt Boekel De Nerée nu al over krachtig ge-
m•tec - editie 2009
Even voorstellen:
Magnus Technology Solutions Technology Solutions is het Magnus-bedrijfsonderdeel dat zich bezighoudt met het adviseren over en realiseren van flexibele, schaalbare IT-oplossingen. Een hecht team van adviseurs en specialisten, dat sinds 1999 actief is op verschillende ICT-gebieden. “We onderscheiden ons door een gedegen kennis van business en IT. Onze eigen, bewezen projectmethodiek stelt ons in staat bedrijven op een oplossings- en resultaatgerichte wijze te helpen hun bedrijfsdoelstellingen te realiseren”, licht director André Damsteegt toe. Met enige trots wijst hij op het sterke trackrecord van succesvol afgeronde projecten. “Alle klanten zijn tevreden over onze werkzaamheden.”
Bedrijfsdoelstellingen vertalen naar ICT-oplossingen
Magnus Technology Solutions’ status van ‘Microsoft Gold
• IT servicemanagement (SLA’s, outsourcing)
de adviezen en activiteiten. Tevens is Magnus vaste partner
• Business IT alignment & technology coaching
Partner’ accentueert de betrouwbaarheid en kwaliteit van
• IT pakket- en leverancierselecties
van Mendix, de grondlegger van een innovatieve technologie
Een veelvoorkomende uitdaging is het vertalen van bedrijfs-
jecten voor bijvoorbeeld Sanoma Uitgevers en Boekel De
doelstellingen naar ICT-oplossingen. Met de vele technologische mogelijkheden kan dit behoorlijk lastig zijn. Wat is de juiste oplossingsrichting, welke applicatie of ontwikkeltechnologie is hier het meest geschikt voor en hoe past dit in de huidige operatie? Allemaal vraagstukken die specifieke, vaak onvoldoende in de eigen organisatie aanwezige expertise vereisen. Magnus voorziet bedrijven van een sterke basis voor be-
voor modelgedreven softwareontwikkeling. In recente proNerée zijn met deze innovatieve technologieën in een kort tijdsbestek complexe bedrijfsapplicaties gerealiseerd.
Oplossingen voor applicatie-integratie
• Advies en realisatie van integratie- en SOA-vraagstukken • Procesintegratie over systemen en bedrijven heen
sluitvorming en trajecten op het snijvlak van business en ICT.
De informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen en
E-business & custom oplossingen
correct verwerkt worden, of het nu logistieke informatie be-
• Intranet- en e-commerce oplossingen op basis van met back-office systemen geïntegreerde informatiebronnen en het gebruik van moderne web 2.0-technologieën • Maatwerkoplossingen voor het automatiseren van bedrijfsprocessen en het delen of integreren van informatie met die van klanten, handelspartners, online marktplaatsen en communities
Struyk Verwo besteedt technisch hosting van SAP-systemen uit Struyk Verwo Groep heeft de hosting en het technisch beheer van zijn SAP-omgeving uitbesteed aan Magnus Technology Consultants. De producent en leverancier van betonproducten is een driejarige hosting-overeenkomst met Magnus aangegaan. Hieraan vooraf ging de migratie en fysieke verhuizing van Struyk Verwo’s SAP-landschap naar het door Magnus gebruikte datacenter in Eindhoven. De in dit centrum aanwezige voorzieningen zijn zeer geavanceerd en worden op kostenefficiënte wijze gedeeld door meerdere hostingklanten. De beheerdiensten zullen aangestuurd worden vanuit Magnus’ service desk in ’s-Hertogenbosch.
partijen zal alleen maar verder toenemen. Informatie moet treft in B2B-oplossingen of betaalinformatie van payment service providers. Magnus heeft veel ervaring met het ontwerpen en realiseren van SOA-architecturen op basis van SAP NetWeaver en integratieoplossingen met Microsoft BizTalk Server. Hebt u specifieke uitdagingen zoals hierboven omschreven? En wilt u deze eens voorleggen aan doorgewinterde specialisten? Neem dan contact op met André Damsteegt via 035 699 60 60.
beheer en “Om SAP-oplossingen goed voor je te laten werken, moet je op ieder moment over de juiste expertise en voorzieningen kunnen beschikken”, meent Kris Sleurs, IT-manager bij Struyk Verwo Groep. “Met deze contractvorm verzekeren we ons van de beschikbaarheid en kwaliteit van ons SAP-systeem tegen transparante, relatief lage kosten. Bovendien blijft de eigen ICT-afdeling gevrijwaard van routinezaken als support en beheer. Naast geavanceerde voorzieningen voor het beheer van onze fysieke en virtuele SAP-infrastructuur, beschikt Magnus over een efficiënte beheeroperatie en waardevolle functionele en technische SAP-expertise. Dit geeft ons volop vertrouwen in deze met grote zorg geselecteerde beheerpartner.”
13
Het klinkt paradoxaal, maar bij iedere balans hoort een onbalans, een slingerbeweging. Iets dat in balans is, maakt altijd bewegingen om zijn evenwicht heen, hoe klein en onmerkbaar ook. Soms is de slingerbeweging goed zichtbaar en soms merk je er maar weinig van, zoals bij het fietsen. Een corrigerend mechanisme zorgt dat de slinger terugkeert naar zijn evenwichtspunt. Hoe passen we dit principe toe om de balans tussen werk en privé te vinden?
Op zoek naar de werk-privébalans Luuk Degen
We beginnen steeds vroeger met werk en gaan later naar huis. Het verbaast de schoonmaker of beveiligingsmedewerker al lang niet meer u ’s avonds op kantoor aan te treffen. De todo-lijstjes hopen zich op. Achterstallig onderhoudswerk dat er niet van komt. Tijdsinschattingen voor changes die nooit gehaald worden, zodat de releaseplanning weer herzien moet worden. Kruimels tussen de toetsen van uw toetsenbord door lunches achter het bureau. Sms’jes en e-mails die zich melden met doordringend gepiep. De mobiele telefoon en laptop gaan natuurlijk mee op vakantie. En bij terugkomst wacht er een tropisch regenwoud van gele plakbriefjes op uw beeldscherm. Komen deze symptomen van onze altijd-drukcultuur u bekend voor?
Malaise
Bij gebrek aan een corrigerend mechanisme stuurt de werkprivébalans zichzelf niet soepel bij. Er zijn wel signalen dat er iets mis is, maar die negeer je. Een klagende partner, kinderen die om aandacht vragen, achterstallige klussen aan je huis, ongelezen boeken en onbeluisterde cd’s, verwaarloosde vrienden die niet meer bellen. De wereld lijkt van je af te bewegen. Je neemt steeds vaker de lift in plaats van de trap. Onmerkbaar bouwt de spanning zich op. En dan, vroeger of later is een kleine aanleiding genoeg om de bom te doen barsten. De klap is hard en de gevolgen zijn niet mis te verstaan. U kunt denken aan chronische klachten als RSI/ CANS en burnout, maar ook relatieproblemen, conflicten thuis en op het werk, echtscheiding, een midlifecrisis of
Bedrijfsprocessen
Onze wereld wordt voortdurend kleiner, drukker en sneller. Met technologieën die wij maar al te goed kennen, kunnen we bedrijfsprocessen steeds sneller, doeltreffender en zuiniger doen verlopen. De concurrentie is moordend. Competitie zit in ons bloed en economische groei in onze genen. De eisen aan ICT en onszelf worden hoger en hoger. Geharnast in workflow-managementsystemen, geregeerd door operational excellence, gecontroleerd door kpi’s en altijd bereikbaar via gps-satellieten willen we steeds meer doen in minder tijd. Onder die druk wordt een projectplan al snel teruggebracht naar het absolute minimum. En wat is dé manier om zo’n krap project tot een succesvol einde te brengen? Harder werken!
zelfs een hartaanval liggen op de loer. Vroeg of laat is de grens voor het lichaam bereikt, of leiden de dagelijkse spanningen tot een hellend vlak van persoonlijke problemen.
Doe-het-zelven
Misschien, beste lezer, gaat dit voor u niet op. U bent één van die benijdenswaardige mensen die zich niet laten opjagen en op tijd het kantoor verlaten. Of één van de weinigen die én hard werken, én energie overhouden voor een rijk sociaal leven. Misschien hebt en wilt u geen privéleven… In dat geval kunt u ophouden met lezen. Voor mensen die wel problemen hebben met het vinden van hun werk-privébalans kan ik kort zijn: zij moeten dit helemaal zelf oplossen. Ik ben managementconsultant en geen therapeut die u
Ook normale dagelijkse activiteiten, zelfs iets eenvoudigs als een telefoontje plegen, worden voortdurend onderschat. Een belangrijke oorzaak van het ontbreken van een sluitende planning is het geen ‘nee’ kunnen verkopen. Komt dat door onze extreme hulpvaardigheid of de overtuiging dat de wereld stilstaat als wij er even niet zijn? Ontbreekt het ons aan delegatievaardigheden? Waarschijnlijk is het een combinatie van al die dingen. Maar is het stiekem niet heerlijk om het zo druk te hebben? Belangrijk te zijn? Je bent in charge, hebt de wereld onder controle, en iedereen kan dat van veraf zien.
14
geestelijk kan sturen. Ik kan hooguit een richting geven. Hier zijn enkele voorzichtige adviezen. • Reflecteer in alle rust – Reflectie is de belangrijkste en moeilijkste bezigheid voor altijd-drukke mensen. Ga af en toe een uur op een stoel zitten bij de open haard. Geen mensen om je heen, geen werkpaperassen, geen tv en computer. Hoogstens het geknetter van een muziekje. Neem wat afstand van uw leven en mijmer over het werk, uw partner, kinderen en vrienden. In alle rust worden veel dingen duidelijk. Als u daarna nog steeds zo druk met uw werk bezig wilt zijn, dan doet u dat tenminste bewust.
m•tec - editie 2009
• Behandel naasten als zakenrelaties – Dit betekent
• Grijp de crisis aan – Misschien leidt de economische crisis
uiteraard niet dat u vrienden en familie moet behandelen
tot meer rust. Werkloosheid wens ik u niet toe, maar een
als mensen aan wie u geld kunt verdienen. Maar wel als
dagje per week minder werken met salariscompensatie
mensen die belangrijk voor u zijn en daarom uw aandacht
kan geen kwaad. En ga dan niet meteen klussen in huis,
verdienen. Plan daarom uitjes of een concertbezoek met
maar doe eens iets leuks voor uzelf, met uw partner of
uw partner, maak strandwandelingen met uw kinderen,
kinderen. Verder kunnen besparingen ook leiden tot een
of houd eens een ouderwetse kroegavond met vrienden.
rem op migratietrajecten. Dat geeft u weer ruimte om al
Zet die persoonlijk afspraken vervolgens ook in Outlook.
die lopende klussen op de rails te krijgen. Want hoe beter
Dat is sowieso een leuke afwisseling tussen alle zakelijke
u de IT-infrastructuur op orde hebt, des te gemakkelijker
meetings.
die migratie te zijner tijd zal verlopen.
• Ken uw plan-correctiefactor – Iedereen heeft een vaste afwijking bij het inschatten van werk en projecten. Zo
Ik hoop dat mijn verhaal duidelijk is. De slinger van de werk-
zijn er pessimistische (ruime) planners en optimistische
privébalans bestaat in het leven van elke IT’er, maar een na-
(krappe) planners. Die afwijking is voor ieder individu
tuurlijke balans tussen werk en privé ontstaat helaas niet
constant. Mijn plancorrectiefactor is 1,5, wat wil zeggen
vanzelf. U zult het allemaal zelf moeten doen. Neem daarom
dat ik mijn inschattingen met 1,5 moet vermenigvuldigen
controle over uw leven, denk na en creëer uw eigen balans.
om ze realistisch te maken. Zo voorkom je de onder-
Begin daar de komende zondagavond, na het doorlezen van
schatting die je uiteindelijk in tijdnood kan brengen.
uw vergaderstukken voor maandag, maar eens over na te
• Oefen in ‘nee’ zeggen – Train de ogenschijnlijk simpele
denken.
eigenschap om niet zomaar elke klus aan te nemen. ‘Nee’ zeggen is lastig, maar u moet het gewoon doén. Hier moet u zelf uw weg in vinden, hoewel er ongetwijfeld managementcursussen voor bestaan.
Neem controle over uw leven, denk na en creëer uw eigen balans.
15
Ontwikkelingen als internet, on-line publishing, printing on demand en digitale televisie stellen de media- en entertainmentindustrie voor steeds nieuwe vraagstukken. Innovatie is cruciaal. Dit vraagt om creativiteit, lef, doorzettingsvermogen en het vermogen om nieuwe concepten snel uit te rollen. Wat weer hoge eisen stelt aan de organisatie en de ondersteunende IT-infrastructuur. En zeker in roerige economische tijden speelt ook het kostenaspect een bepalende rol.
SAP IS Media: kostenbesparing
door investeringen
Sjaak van den Berg en Rob Boer
Mediaorganisaties moeten tegelijkertijd uitdagingen en
zowel print als online, classified ads en ad inserts. Van-
problemen aanpakken. Dat automatisering een oplossing
uit de advertentieorder worden alle vervolgprocessen
kan bieden is weliswaar preken voor eigen parochie, maar
geïnitieerd.
daarom niet minder waar. Was er ooit een beter moment
Abonnementenbeheer, -verkoop en -distributie (M/SD) –
dan dit om na te denken over de inzet van een ERP-systeem?
Met de IS Media Sales en Distributie component heeft
Investeren in integratie levert immers efficiëntere bedrijfs-
SAP geavanceerde bedrijfsprocessen voor de verkoop
processen en daarmee kostenbesparing op. Gelukkig biedt
en distributie van media ontwikkeld. M/SD faciliteert
SAP op de media- en entertainmentbranche toegespitste
efficiënte processen voor proactieve marketing en ver-
opties om dit te verwezenlijken.
werking van klantorders en ondersteunt het volledige
Toekomstgerichte oplossing voor mediaondernemingen
spectrum aan processen inclusief marketing van losse verkoop en abonnementen, beheer van abonnementen
Het ontwikkelen van een toekomstgerichte oplossing voor
en verkoop en distributie via groothandels en winkel-
mediaondernemingen is geen sinecure. Allereerst vanwege
bedrijven. Daarnaast wordt de circulation planning tot
de benodigde functionaliteit en de vele betrokken partijen en
en met de logistieke afhandeling ondersteund, evenals de
financieel belanghebbenden. Daarnaast kenmerkt de media-
facturatie en afrekening van commissies.
en entertainmentbranche zich door complexe logistieke en
SAP Intellectual Property Management (IPM) – SAP IPM
financiële processen. Het centrale systeem moet alle relevante
is vooral van belang voor omroep- en entertainment-
gegevens kunnen koppelen en interpreteren. SAP voorziet
bedrijven en premium content publishers. Deze module
hierin met de ‘industry solution SAP for Media’ ofwel SAP IS
stroomlijnt alle processen die samenhangen met het
Media: een zeer uitgebreide set aan oplossingen op basis van
verwerven, beheren, verkopen en financieel afhandelen
branchespecifieke stamgegevens, functies en transacties.
van de rechten op intellectueel eigendom. Het is het enige SAP IS Media-onderdeel dat niet geïntegreerd is met
SAP IS Media voegt veel nieuwe zaken toe aan de bestaande standaard SAP-functionaliteit, en waarborgt tevens de integratie daarmee. Hieronder beschrijven we in een notendop de verschillende onderdelen van het SAP IS Media portfolio:
SAP R/3, maar met SAP CRM.
Voldoende integratie
Efficiëntie is belangrijk om de vele uitdagingen in deze
Title Lifecycle Management (TLM) – TLM ondersteunt een
branche het hoofd te kunnen bieden. Dit vereist uniforme
projectmatige aanpak bij de ontwikkeling van nieuwe
processen, beschikbaarheid van tijdige, juiste informatie en
producten en helpt om de doorlooptijd en kosten in kaart te
goede systeemondersteuning. Mediabedrijven moeten zich
brengen. TLM biedt ook tools voor het opslaan en managen
allereerst verzekeren van voldoende integratie: van bedrijfs-
van bijbehorende documenten. Naast projectafwikkeling
processen, organisatie en systemen, van adverteerders,
zorgt TLM voor een afgerond en geïntegreerd geheel en
redacties en lezers en van producten en verkoopkanalen.
voor activering van de volgende stap. Zo kan het resultaat
Hieraan kan SAP IS Media een belangrijke bijdrage leveren.
direct geconverteerd worden naar een mediaproduct.
Magnus Technology Consultants heeft brede expertise in
Advertentiemanagement (M/AM) – Deze module is
de mediabranche en behoort tot de selecte groep advies-
ontworpen met de hedendaagse crossmedia-vereisten in
bedrijven met een Special Expertise Partnership op IS Media
gedachten en biedt een platform voor het stroomlijnen
gebied. Hebt u vragen of wilt u meer weten over (één van
van de procesafhandeling in de advertentieketen. Alle
de onderdelen van) SAP IS Media, neem dan contact op met
mogelijkheden voor plaatsing, advertentieformaat of
Peter-Jan Simons via 035 699 60 60.
duur, prijzen etc. zijn in het systeem onder te brengen:
16
m•tec - editie 2009
Een ‘nieuw’
gezicht:
Léon van den Bogaert Léon van den Bogaert is terug bij Magnus, als director technology & managed services. De afgelopen vijf jaar werkte hij voor Ctac, waar hij met veel succes de hostingen IT-services vorm gaf. Gedurende een vergelijkbare periode hielp hij IMC, het latere TDS, om een beheer- en hostingorganisatie op te bouwen. Oud-collega’s noemen hem een “ondernemer met visie en drive” en “iemand waarmee het goed en prettig samenwerken is”. En dan kennen ze zijn kookkunst nog niet…
In 1994 startte Léon zijn loopbaan als technisch consultant bij
vindt hier mensen die visionair en strategisch sterk zijn, en
Magnus. Zo raakte hij betrokken bij de allereerste SAP R/3-
ook nog eens goed zijn in hun specifieke vakgebied. Dat is
implementaties in Nederland. Zijn toenmalige team maakte
een combinatie die je niet zo vaak treft en die haar aantrek-
al snel naam als dé SAP basis consultants van Nederland.
kingskracht behoudt. Het kan weleens leiden tot academische
“Een fantastische tijd. We liepen voorop in de markt en
discussies, maar resulteert altijd in praktisch toepasbare
ontwikkelden best practices. Die drang om voorop te willen
oplossingen en concepten.”
lopen, heb ik nog steeds.” Alsof het al geen tropenjaren waren, begon hij aan een mba-studie aan Kingston University. In diezelfde periode werd hij voor het eerst vader. “Mijn vrouw Brenda en ik hebben die studie eigenlijk samen gedaan.”
Fit
Onderscheidend in beheer
Léon is als bestuurslid van de werkgroep ‘Organisatie van beheer’ actief binnen de VNSG, de Vereniging van Nederlandstalige SAP Gebruikers. “In de markt zit veel waardevolle kennis. In zo’n werkgroep spreek je veel klanten en kun je op
Fysiek zijn de inspanningen van de afgelopen 15 jaar hem
een andere manier met elkaar sparren.” Hij vindt het een
nauwelijks aan te zien. “Ik beweeg veel: fietsen, skaten en
goede zaak dat bedrijven als Magnus beheer als strategisch
spinnen. En ik ben een fanatiek skiër; ik geef skiles op de in-
onderdeel van hun propositie benaderen. “Complexe archi-
doorbaan in Uden. Naast mijn gezin vind ik veel ontspanning
tecturen, high availability, flexibiliteit, continuïteit en grip
in koken en muziek. Ik heb in diverse orkesten viool gespeeld
op kosten lijken niet eenvoudig met elkaar te verenigen. Er is
en speel nu basgitaar in een rockband.”
echter veel te winnen door het efficiënt en effectief inrichten van de beheerorganisatie. Magnus heeft alle ingrediënten
Bij Magnus Technology Consultants treft hij een aantal oude
voor een onderscheidende beheerpropositie in huis. Nu is het
bekenden, waaronder enkele medealumni die eveneens een
zaak dit te vertalen in de juiste receptuur.”
nieuwe uitdaging aangingen bij hun eerste werkgever. “Je
17
Waar het ene bedrijf zich beperkt tot toegangscontrole op de pc’s, hebben andere bedrijven in het kader van Sarbanes-Oxley (SOx) een compleet stelsel van risicobeheersing- en interne controlesystemen. Wat is de toegevoegde waarde van ‘internal controls’ voor de werkgever, werknemer en beheerorganisatie? En hoe kunnen bedrijven die meer ‘in control’ willen zijn dit inbedden in het beheer van ‘key applicaties’ zoals SAP?
Het bekendste voorbeeld van controls is de vorm waar we
Medewerkers die programmatuur kunnen wijzigen, mogen
allemaal dagelijks mee te maken hebben: toegangscontrole
geen werkzaamheden uitvoeren in de productieomgeving.
tot computers en programma’s. Deze control dient om te
Beheerders en externe consultants mogen dus alleen lees-
voorkomen dat ongewenste personen of buitenstaanders
rechten hebben in een productiesysteem. Het hebben van alle
bedrijfsgevoelige informatie verkrijgen. Een ander bekend
rechten heeft namelijk als risico dat transacties al dan niet
voorbeeld is functiescheiding: het uit controleoverwegingen
bewust uitgevoerd kunnen worden zonder toestemming van
aanbrengen van een splitsing in taken en bevoegdheden over
de onderneming. Andersom mag het niet zo zijn dat mensen
verschillende functionarissen. Dit helpt belangenverstrenge-
die in de productieomgeving werken de programmatuur
ling en fraude te voorkomen. Er zijn talrijke voorbeelden van
kunnen aanpassen. Daardoor kunnen zij ervoor zorgen dat
BV’s waarvoor de accountant geen goedkeurende verklaring
transacties op een andere dan de door het management uit-
bij de jaarrekening kan afgeven vanwege tekortkomingen in
gedachte manier plaatsvinden.
de functiescheiding. De mate van functiescheiding hangt af van de grootte van een bedrijf. Bij kleine bedrijven beperkt het geringe aantal
Consequenties voor de systeeminrichting
In de praktijk wordt deze functiescheiding zelden optimaal doorgevoerd. Dit komt wellicht door de complexiteit van het
Controls: een last of lust? Greetje Gompelman-Kooima
werknemers de mate waarin functiescheiding realiseerbaar
toekennen van bevoegdheden aan gebruikers. Bovendien is
is. Interne beheersingsmaatregelen zijn vaak niet echt nood-
het inrichten van organisatiestructuren in de informatie-
zakelijk. Hier speelt ook het veelgehoorde argument tegen
systemen complex, evenals de relatie tussen de betrouwbaar-
functiescheiding mee: dat het ten koste gaat van de flexibi-
heid van de financiële verslaggeving en ICT-maatregelen.
liteit, doordat het extra tijd kost en ad hoc beslissingen en
Waarom ook al die moeite, vraagt u zich wellicht af? Door tests
handelingen in de weg staat. Toch kan het wenselijk zijn om
en controles kun je toch prima uitvinden of de procedures
voor belangrijke bedrijfsfuncties enige functiescheiding of
goed lopen? In de boeking kan gecontroleerd worden wie
eenvoudige, effectieve procedures voor interne beheersing
deze heeft ingevoerd. En in bijvoorbeeld SAP Governance Risk
door te voeren. Door het systeem uitgevoerd toezicht kan
Compliance kun je een uitgebreid log van verrichte hande-
immers een positief effect hebben op de omgang met
lingen bijhouden. Ook zijn er audits om onregelmatigheden
bedrijfseigendommen, prestaties en de financiële integriteit.
aan het licht te brengen.
Functiescheiding in bedrijfssystemen
Omdat voorkomen nu eenmaal beter is dan genezen, is het
Functiescheiding moet goed ingericht worden in ‘key ap-
verstandig om eens kritisch naar uw SAP-beheeromgeving
plicaties’ zoals SAP, zowel voor de toegangscontrole als voor
te kijken. Wordt voldaan aan de relevante functiescheiding?
de bevoegdheid om programmatuur te wijzigen. Uitgangs-
Waar zitten de risico’s? Om dit helder te krijgen, moet aller-
punt is dat de systeemgebruiker verantwoordelijk is voor de
eerst duidelijk zijn welke rollen er zijn. De rollen moeten
administratie en de beheerorganisatie voor het uitvoeren van
vanuit de gewenste situatie bepaald worden, daarna kunnen
systeemonderhoud en leveren van support aan de gebruikers.
er transacties en vervolgens gebruikers aan gekoppeld worden. Het is belangrijk dat in een rol geen conflicterende transacties zitten. Dit kan in theorie voorkomen worden door een rol goed op te bouwen.
18
m•tec - editie 2009
Controller
Accounts Receivable master data display
Accounts Payable master data display
X
X
Hoofd inkoop
Accounts Payable master data change
X
Hoofd verkoop
X
Master data management
X
X
X
Matrix gebruikers en de verschillende SAP-rollen
Matrix als praktisch hulpmiddel
Zelfbescherming en integriteit
houden wordt, kan een ongewenste functievermenging ont-
werknemers tegen zichzelf. Zij kunnen aantonen dat alles
staan. Daarom is het wenselijk om de bevoegdheden meteen
volgens de regels gebeurt. Heldere afbakening van taken
aan te passen als medewerkers van rol, functie of afdeling
helpt tevens om kennis en verantwoordelijkheden over meer-
veranderen. Een praktisch hulpmiddel voor het bepalen en
dere personen te verdelen. Zo komt de bedrijfsvoering niet in
aanmaken van toegangsrechten van medewerkers tot uw
gevaar als mensen wegvallen, en kunnen bedrijfskritische
administratie is een matrix met de gebruikers en de verschil-
processen gewoon doorgaan in vakantie- en ziekteperiodes.
lende SAP-rollen (zie schema). Hierin kunt u ook aangeven
Als de procedures gevolgd worden en de functiescheiding
welke rollen onderling conflicteren, zodat bij conflicterende
vastgehouden wordt, mag het management ervan uitgaan
rollen meteen actie genomen kan worden. Voordat u rollen
dat de aangeleverde gegevens juist en volledig zijn, en
aan medewerkers koppelt, dient u goed te testen of geen
transacties door de juiste personen zijn uitgevoerd. Dit is
transacties ontbreken en of er werkzaamheden verschuiven
essentieel voor de rapportages waar de bedrijfsvoering,
tussen werknemers. Het is ook van essentieel belang dat de
beslissingen en de externe verantwoording op gebaseerd
betreffende medewerkers goed getraind worden voor hun
worden. Uiteindelijk zullen ook accountants de verleiding
nieuwe rol. Hierdoor voorkomt u tevens dat zij vervallen in
niet kunnen weerstaan om ICT echt onderdeel van hun
hun oude rol en werkzaamheden.
controles te maken. Deze constatering maakt het beantwoor-
Als de functiescheiding niet goed ingericht is of onder-
In de kern zijn controls een vorm van bescherming, ook van
den van de beginvraag – controls een last of lust? – in feite overbodig.
19
Making tools work Om u op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen en bij te praten over de ‘ins & outs’ van innovatieve SAP tools organiseert Magnus Technology Consultants regelmatig kennissessies en seminars. Een greep uit de thema’s:
Virtualisatie – Virtualisatie is een van de populairste wegen naar betere benutting van ICT-infrastructuren en kostenverlaging. Welke mogelijkheden biedt virtualisatie voor bedrijfskritische systemen zoals SAP? Wat zijn de risico’s en eventuele bijwerkingen van gevirtualiseerde applicaties en omgevingen? Magnus voorziet u van een onafhankelijke ‘bijsluiter’ voor de inzet van de verschillende virtualisatieoplossingen als geneesmiddel voor stramme IT-infrastructuren en serverconstipatie.
SAP BPC for NetWeaver – De opvolger van SAP BPS en Integrated Planning wint snel aan populariteit als oplossing voor planning, budgettering en financiële consolidatie. De Excel-interface brengt extra flexibiliteit in het planproces; de gebruiker kan nu zelf het roer in handen nemen. Leer van onze praktijkervaringen, verneem de belangrijkste do’s & don’ts bij de implementatie en vestig uw eigen oordeel over de functionaliteit van deze nieuwe analytische SAP BI-applicatie.
De weg naar SEPA-betalingen en incasso’s via SAP –
De in 31 landen
geïntroduceerde Single European Payment Area (SEPA) komt snel dichterbij. In hoeverre bent u voorbereid op de nieuwe betaalwetgeving die eind 2009 gaat gelden? Tijdens kennissessies in kleine groepen ziet u hoe SAP omgaat met SEPA-betalingen en Europese incasso’s en leert u hoe eenvoudig aanpassingen in het systeem gedaan kunnen worden. Kijk op www.magnus.nl voor meer informatie en actuele data, schrijf je direct in voor een kennissessie of seminar via
[email protected], of neem contact op met Kimm Mazer via 035 699 60 60.
