Haal meer uit uw BEURSDEELNAME
Dit is een uitgave van: Ahoy Rotterdam nv Postbus 5106 3008 AC Rotterdam T: 010-2933136 E:
[email protected] I: www.ahoy.nl Tekst: Aditude Creative Agency BV; Edgar Daalman Redactie: Connie van Rossum, Monique Zeedijk, Saskia Vernooij, Raymond Siliakus Vormgeving: Angela Govers-Bakker Drukwerk: Tromp Drukkerij BV
Inhoudsopgave Level
Pagina
NEXT LEVEL – Haal meer uit uw beursdeelname
4
Beursdeelname: gewoonte of strategie?
5
Haal meer uit uw beurspresentatie
7
LEVEL I – Presentatie met passie
9
LEVEL II – Standbouw en -inrichting
11
LEVEL III – Uw standbemanning maakt het verschil
14
LEVEL IV – Registratie standbezoekers t.b.v. follow-up
19
Haal meer uit uw relatiemarketing
21
LEVEL I – Beursdeelname. Alles draait om relaties!
23
LEVEL II – Service van de beursorganisatie. Voor nóg betere relatiemarketing
27
LEVEL III – Communiceer. En laat weten dat u erbij bent!
30
LEVEL IV – Evalueren. Ook dàt hoort bij relatiemarketing
32
Ruimte voor het maken van notities
34
Beursplanning
next level – Haal meer uit uw beursdeelname Welkom! U hebt iets bijzonders in handen. Ja, natuurlijk; u hebt dit boekje in handen. Keurig drukwerk. Prettig papier. En, al zeggen we het zelf, lekker eigenzinnig ontwerpwerk. Maar wat u feitelijk in handen hebt, is – en nu komt het – het succes van uw beursdeelname. Het succes van uw beursdeelname?! Dat leggen we graag even uit. Als exposant hebt u een uitgelezen kans om uw onderneming, uw producten/diensten en uw innovaties te presenteren aan uw doelgroep. Makkelijk gezegd. Klopt. Maar hoe doet u dat? Of beter: waar begint u? Daarover gaat dit boekje, uitgesplitst in twee onderdelen. Het eerste deel gaat over uw beurspresentatie, oftewel alles wat er in en om uw stand gebeurt. Het tweede deel gaat over uw relatiemarketing, oftewel alles wat u voor, tijdens en na de beurs doet om de relatie met bestaande klanten te versterken en met potentiële klanten op te bouwen. Maar alvorens dieper in te gaan op deze twee onderwerpen, begint een goede beursdeelname natuurlijk met het beantwoorden van de vraag waarom u deelneemt aan de beurs; uit gewoonte of uit strategisch oogpunt? Daarover leest u meer op de volgende twee pagina’s. Kortom: dit boekje bevat allerlei informatie om uw beursdeelname een stuk aangenamer, makkelijker en vooral effectiever te maken. Voorin dit boekje vindt u een planning waarmee u de mogelijkheden met uw verwachtingen kunt afstemmen; in uw voorbereidingen, maar ook tijdens én na de beurs. Namens Ahoy Rotterdam wensen wij u een beurs op het hoogste level toe!
4
Beursdeelname: Gewoonte of strategie? Dus u neemt deel aan één van onze vakbeurzen? Heel verstandig. Toch willen wij u als beursorganisator een wellicht wat aparte vraag stellen: hebt u er eigenlijk ook bij stilgestaan waarom u deelneemt? Omdat u dat elke editie doet? Omdat uw concurrent ook op de beurs staat? Of hebt u een specifieker doel voor ogen, zoals het introduceren van een nieuw product of een bijzondere innovatie? Wilt u leads genereren, aan uw relatiebeheer werken, of vooral uw imago versterken? Wat uw motieven ook zijn, het is belangrijk om over deze vragen na te denken en vooral ook goed in kaart te brengen wat u precies van uw beursdeelname verwacht. Hoe specifieker u daarin bent, des te meer zult u klinkende munt uit uw beursdeelname slaan. Deelnemen aan een beurs kan namelijk zoveel meer zijn dan alleen een goede traditie. Zeker wanneer u uw presentatie tijdens de beurs insteekt vanuit uw bedrijfsstrategie. Dan benut u de al in uw onderneming aanwezige krachten volop. En u kunt uw bedrijfsdoelstellingen direct toepassen op de doelen die u in uw beursplanning stelt. Zodat u in één keer een goed overzicht hebt en houdt van wie en wat u wilt bereiken tijdens de beurs.
5
Een voorbeeld. Als het uw bedrijfsdoelstelling is om leads te genereren, dan is het een goed idee om dat zo specifiek mogelijk in uw beursplanning op te nemen. Want daarin schuilt ook een duidelijk verwachtingspatroon richting standbemanning. Bijvoorbeeld: “Wij willen tijdens de beurs met minimaal 150 prospects in contact komen en dat moet leiden tot minimaal 50 vervolgafspraken.” In een ander geval kunt u bij de introductie van een nieuw product denken aan de volgende verwachting: “600 bezoekers moeten met ons nieuwe product kunnen kennismaken en we willen 200 demonstraties geven. Die moeten leiden tot 100 standgesprekken en 50 vervolgafspraken.”
Kortom: wees helder in uw verwachtingen. Naar zowel de beursorganisatie, als naar uw standbemanning. Blijf uzelf de vraag stellen: hoe haal ik het hoogste rendement uit mijn beursdeelname? Want zoals ook u weet: deelnemen aan een beurs is kostbaar, maar allerminst een kostenpost. Het is een investering die een waardevolle bijdrage kan leveren aan uw bedrijfsresultaat.
Ingrediënten voor succes Beurspresentatie: zie pag. 7 t/m 20 van dit boekje Relatiemarketing: zie pag. 21 t/m 33 van dit boekje Beursplanning: voorin dit boekje En…. ruimte voor notities
6
Haal meer uit uw BEURSpresentatie
7
Haal meer uit uw beurspresentatie Zoals reeds in het welkomstwoord van dit boekje aangegeven, gaat dit onderdeel over uw beurspresentatie, oftewel alles wat er in en om uw stand gebeurt. Wij willen u inspireren met onder andere tips over standpresentatie, informatieverstrekking en vooral: over de factor beleving op de stand. Toon uw trots, deel uw expertise en laat uw passie voor uw vakgebied blijken. Vergroot daarmee uw kans op een succesvolle beursdeelname.
8
Level I – Presentatie met passie Bent u een beetje trots op uw vak, dan wilt u dat toch delen? Daarom dagen wij u uit om uw producten en diensten tijdens de beurs beleefbaar te maken op uw stand. Juist omdat we uit ervaring weten dat een bezoeker die iets beleeft een blijvende indruk meeneemt naar huis. En wat dat betekent laat zich maar wat graag raden: businesskansen! Dus presentatie met passie is hét devies voor een succesvolle beurs. En als het even kan, met bewegende delen en interactieve elementen. Laat, kortom, uw standbezoekers het aanbod van uw bedrijf live beleven, proberen, uitvoeren, noem maar op. Het zal u niet verbazen dat dat veel belangstelling van de beursbezoekers trekt. En hun indruk zal niet alleen positief zijn, het zal hen ook na de beurs bijblijven. Leg in uw beursplanning dus naast alle doelstellingen ook de mogelijkheden qua passievol presenteren vast voor uw beursdeelname.
Als het uw doelstelling is om uw bedrijf te profileren en goed zichtbaar te zijn voor bestaande en potentiële klanten, is het belangrijk dat uw standpresentatie het imago van uw bedrijf weerspiegelt en dat uw standbemanning van tevoren goed is ingelicht over welke doelgroepen u wilt aanspreken en wat er allemaal over uw bedrijf en Laat uw logo of merk duidelijk in het uiterlijk van de producten te vertellen is. Zorg ook dat er voldoende goed documentatiemateriaal over stand terugkomen. Zorg voor een uw bedrijf en producten in de stand aanwezig is. heldere eyecatcher, die beweegt en uitnodigt om uw stand te bezoeken.
[2]
[1]
[3]
Gaat u een nieuw product presenteren, dan zal uw stand hierop ingericht moeten Uw standbemanning moet natuurlijk goed geïnformeerd zijn over het zijn. product en het product zelf moet een prominente plaats krijgen in de stand. Het is ook krachtig om demonstraties over het product te (laten) geven en voldoende informatiemateriaal over het product in de stand te hebben om uit te delen.
[4]
[5]
“Management samenvatting”: Toon passie voor uw vakgebied, uw producten en diensten, en zorg ervoor dat uw stand en standbemanning dit uitstralen!
9
Beleven = onthouden! Het is goed om te weten wat er speelt in de branche van uw klant. Wanneer u de klant op een rustige en ontspannen manier duidelijk kunt maken dat u de situatie overziet en daar met de klant over kunt praten, schept dat een band. Mensen zijn eerder geneigd iets te kopen van iemand die zij zien als autoriteit. Toch onthouden mensen maar 5% van wat u zegt. Van een demonstratie zal 30% beklijven. Het zal u niet verbazen dat bezoekers iets letterlijk laten doen, een veel hogere score laat zien: maar liefst 75% zal zich de indruk van een beleving herinneren.
Hoeveel onthoudt de bezoeker? Beleven/ervaren door te doen 75% Verkoopgesprek 50% Demonstratie op de stand 30% Audiovisuele middelen 20% Lezen 10% Luisteren 5%
Voorbeeld: tijdens een van onze vakbeurzen was een hoogwerker van 105 meter geplaatst. De bezoekers die dit machtige bouwwerk hadden zien staan, hadden een significant lagere herinnering dan de bezoekers die daadwerkelijk mee naar boven zijn gegaan: 105 meter de lucht in met een hoogwerker blijft je een levenlang bij. Zorg dus voor een doe-factor en interactie op uw stand. Uw bezoekers zullen uw presentatie niet snel vergeten…
10
Level II
– Standbouw en -inrichting
Gereedschap bij de hand! Waarom trekken sommige bedrijven meer bezoekers op hun stand dan andere? Hoe kan een onderneming zijn identiteit doorvertalen naar zijn stand, zodanig dat dit ook daadwerkelijk bijdraagt aan de R.O.I.? Pardon? Return On Investment, zegt u? Natuurlijk, dat is heel belangrijk. Daarom doet u mee. Of, zoals wij in beurzenland ook wel eens zeggen: Rendement Op Inspiratie. Daar doelen we op. U toch ook? Maar wat dat met de bouw en inrichting van uw stand te maken heeft? Wellicht meer dan u zou verwachten… Uw beursstand is in feite als een tweede huis voor uw onderneming. U richt het zo in, dat het de sfeer en uitstraling meekrijgt die precies bij u passen. U neemt uw eigen mensen mee (uw familie) om de stand te bemensen. U verwelkomt gasten, uw relaties en prospects en probeert het hen naar de zin te maken. En vol trots geeft u hen een rondleiding. U bent niet zomaar een gastvrouw of –heer, dus u zorgt goed voor uw gasten. De koffie laat u zetten door een professionele ‘barista’ en u zorgt voor een plekje om even rustig te kunnen kennismaken of bijpraten. Prachtig. U voelt zich al helemaal thuis in uw stand. En uw bezoekers? Natuurlijk, die zullen het eveneens als heel gezellig ervaren. Maar nu komt het. Gezelligheid trekt publiek. Beleving houdt hen vast. De sfeer, de kleuren, de materialen, de inzet van mensen, professionals voor speciale themacatering en –koffiedemo’s vormen een mooie basis. Waar het dan op aan komt is wat u extra doet. Als organisator vinden we dat u heel veel van ons mag verwachten als het aankomt op innovatie, thematisering, kennisprogramma’s en hospitality. Maar u kunt bij het inrichten van uw stand datzelfde doen. Want meer beleving leidt tot een hogere bezoekerswaardering en uiteindelijk tot meer succes. Dat is waar R.O.I. om draait tijdens de beurs: inspireren!
11
Er zijn natuurlijk een paar basisprincipes waaraan uw standpresentatie moet voldoen: Laat zien wie u bent Laat zien wat u te bieden hebt Wees onderscheidend Imago en standinrichting. Zomaar wat voorbeelden… hoewel, zomaar?
Is uw organisatie vernieuwend en gebruikt u de beurs voor een productintroductie, kies dan voor een innovatieve, onconventionele stand. Huur een met goud gespoten vuilniswagen, laat uw standbemanning op felgele gympen lopen. Stem ook de hapjes en drankjes af op het thema/karakter van uw stand. Een vernieuwende stand versterkt het innovatieve karakter van uw organisatie.
Is uw organisatie reeds jarenlang een speler op de markt en is het uw doel tijdens de beurs uw bestaande relaties te spreken en die aan te vullen met nieuwe relaties? Dan kunt u kiezen voor een traditionele stand, die vooral een gedegen, uitnodigende en verzorgde indruk maakt. Zorg dat uw standbemanning er goedgekleed en op en top bij loopt of zorg voor uitstekende espresso geserveerd door die smaakmakende barista waar we het al over hadden. Een dergelijke stand straalt de kwaliteit uit die bij uw organisatie past. Belangrijk voor beide type stands Bezoekers onthouden de ervaringen die ze opdoen tijdens een beurs beter dan een overkill aan informatie. Zorg voor opvallende productdemonstraties, inspirerende gesprekken, sfeervolle aankleding en ludieke presentaties. Wat voor organisatie u ook bent en wat voor imago u ook hebt, voor iedereen geldt: het moet wel leuk en interactief blijven.
12
INFORMATIEVOORZIENING Het is ook belangrijk om informatie over uw producten en diensten op uw stand paraat te hebben. U kunt uw standbezoekers natuurlijk op allerlei manieren informeren. Bijvoorbeeld door middel van drukwerk, schermen met bewegende beelden
Maar ook via nieuwe technologieën als social media (twitter), GPS, bluetooth, google maps, sms, etc. kunt u de bezoekers informatie verschaffen over uw producten en diensten.
TIP Laat geen 10.000 brochures drukken, maar denk eens aan info verzenden naar de GSM van uw bezoeker!
13
Level III
– Uw standbemanning maakt het verschil
U hebt zich aangemeld, uw stand is klaar, de standbemanning is aanwezig; de beurs kan beginnen! Nou ja, dat duurt nog even. Tenzij u pas enkele weken voorafgaand aan de beurs besluit dit boekje te lezen. Laat dan de adrenaline maar door uw aderen stromen en steek de handen uit de mouwen.
Beide aspecten zijn belangrijk bij het succes van uw beursdeelname. Dat een goede voorbereiding nodig is, hoeven wij u op zich niet uit te leggen. Wel staan we heel graag stil bij uw standbemanning. Of zij de identiteit uitstralen en het onderscheidend vermogen van uw organisatie optimaal benadrukken in de richting van de bezoekers. Dat doen we niet alleen omdat we onszelf zo graag horen praten, maar omdat we als beursorganisatie vinden dat het eigenlijk allemaal op en rondom uw stand moet gebeuren. En dat is vooral mensenwerk; het werk van úw mensen. Met die wetenschap durven we best te stellen dat een goede voorbereiding en getrainde standbemanning essentieel is voor een succesvolle beursperformance.
U hebt zich op een beurs zelf vaak geërgerd aan: Genoeglijke onderonsjes onder het standpersoneel met als indruk ‘verstoor onze rust niet - we zijn bezig’. Lieden die verveeld kijken, achter de laptop gekropen zitten, danwel aan het bellen of druk aan het schrijven zijn. Vuile kopjes, thermoskannen of persoonlijke spullen. Etende exposanten.
14
Zo stoomt u uw standbemanning klaar voor een optimale beurspresentatie: Vorm voor én tijdens de beurs een beeld van de markt: wie is uw klant? Wie is een waardevolle prospect? En waar liggen de wensen en behoeften van uw (potentiële) klanten? Train, motiveer en stimuleer uw standbemanning en zorg dat zij tijdens de beurs goed verzorgd worden. Motiveer uw mensen om bezoekers aan te spreken en welkom te heten. Help hen de juiste gesprekstechnieken toe te passen; bijvoorbeeld met rollenspellen en coaching. Standbemanning met een verzorgd uiterlijk en herkenbare kleding heeft een positieve aantrekkingskracht op de bezoekers van de beurs. Standbemanning die goed uitgerust is, heeft alle tijd voor de bezoeker. Rust draagt bij aan een positieve uitstraling in de omgang met de bezoekers. Het is ook belangrijk om een goed pauzeschema te maken, waarin er voor iedereen ruimte is om rustig te eten, uit te rusten, even te bellen. Personeel dat ver van de beurslocatie woont, kunt u een hotelovernachting in de buurt van de beurs aanbieden. Leer uw mensen bezoekers op de juiste toon aan te spreken; formeel, dan wel informeel. Een goede briefing is hiervoor essentieel. Zorg dat uw mensen weten wat uw doelstellingen zijn, wie de beoogde klanten en prospects zijn, op welke manier u uw bedrijf wilt presenteren en wat het doel is van de contacten met verschillende bezoekersdoelgroepen. Wordt de juiste informatie verstrekt? Ook hiervoor is een goede briefing van belang. Wanneer de standbemanning goede, gedegen informatie heeft over uw bedrijf en uw producten, komt dit gegarandeerd en goed over bij de (potentiële) klanten. Zorg dat uw mensen weten hoe de op uw beursstand gepresenteerde producten werken. Niets is beter voor de indruk die u op de beursstand achterlaat, dan mensen met kennis van zaken. Stel degene met de meeste kennis van een bewegend element of (interactief) demonstratiemodel verantwoordelijk voor de presentatie en instructie ervan. En zorg ook voor back-up, u weet het maar nooit, iemand kan ook ziek worden.
15
Toon interesse als je interesse wilt ~ Paul Arden ~
16
Standgesprek. Meer dan een mooie babbel Het is zover. Uw standbemanning is aanwezig, de beurs is begonnen. De eerste bezoekers betreden de beursvloer, hun aandacht wordt naar uw stand getrokken en ze komen uw stand binnen. Ook voor het standgesprek geldt: wat wil mijn doelgroep van mij horen en wat is voor hen relevant? Wie moet ik wel en wie niet aanspreken? Welke openingsvraag stel ik wel en welke niet?
Een standgesprek is intensiever dan een regulier één-op-één verkoopgesprek. Er is op een beurs niet zoveel tijd en privacy als men tijdens een gewoon verkoopgesprek heeft. Onder tijdsdruk en in de drukte op de beursvloer zal uw standbemanning moeten inschatten wat wel en wat geen potentiële klant is. Daarnaast wordt er van hen verwacht dat zij gedurende de beursdagen in zeer korte tijd zoveel mogelijk gesprekken voeren en zoveel mogelijk contacten opdoen. Een hoeveelheid contacten waar zij normaal gesproken misschien wel een maand de tijd voor hebben. Het is van groot belang de beursbezoeker te laten weten dat het om hem/haar draait en dit wordt bereikt door een oprecht, intelligent en goed gesprek te voeren. De bezieling heeft uw standbemanning al in zich en de vaardigheden die nodig zijn om goede beursgesprekken te voeren kun je leren.
Een directe vraag als ‘Kan ik u helpen?’ lokt vaak ‘Nee’ uit. Een open vraag als ‘Wat heeft uw interesse?’ of ‘Waarover mag ik u informeren?’ werkt selectiever. Het klinkt niet opdringerig en kan soepel tot een zinvol gesprek of zelfs afspraak leiden.
17
Daarnaast is het raadzaam rekening te houden met de verschillende interesses en doelen die de beursbezoekers hebben. Bezoekers hebben verschillende doelen en hebben behoefte aan verschillende soorten van informatie. Je zou ze in allerlei types kunnen indelen. Zo zal de een heel gericht op uw stand afkomen zonder concrete vraag, terwijl een ander uw stand wellicht niet direct opmerkt, maar wel met een latente behoefte rondloopt. Probeer door gerichte vragen te stellen direct de intentie van de bezoeker te achterhalen. Zorg voor over-en-weer informatie-uitwisseling. De bezoeker die serieus belangstelling toont, zal er geen bezwaar tegen hebben te zeggen wie en wat hij is, waarom en waarover hij zich oriënteert.
Voorbeelden van gerichte vragen: Namens welke organisatie bent u hier? Wat is uw functie? Waar gaat uw interesse naar uit?
18
Level IV
– Registratie standbezoekers t.b.v. follow-up
U hebt diverse interessante gesprekken gevoerd, mensen ontmoet die u later nog uitgebreider zou willen spreken. Daarnaast zijn toezeggingen gedaan om informatie toe te zenden of contact op te nemen. Het is van groot belang deze contacten op zeer korte termijn na de beurs actief te benaderen. Ruim dus in uw beursplanning bij uw standbemanning of account management tijd in ten behoeve van follow-up activiteiten.
Een attente en proactieve houding richting (nieuw) opgedane contacten levert u zeker business op. Leg goed vast wat er is besproken en met wie. Had een bezoeker interesse in bepaalde producten, leg dan vast welke producten en of hij of zij zich alleen wilde oriënteren of misschien al bereid was te kopen. Vergeet tenslotte niet om bijzonderheden te noteren, zoals bijvoorbeeld een gezamenlijke kennis waarover u het hebt gehad. Of specifieke interesses of vragen waarmee uw prospect kwam. Als u belooft informatie toe te zenden of contact op te nemen, noteer dan de contactgegevens van de bezoeker met wie u spreekt.
De Fabriek & Co
De Fabriek & Co Dhr. B. Eursbezoeker Functie: Inkoper
T: 010 123 4567 E: b.eursbezoeker@defa briek.nl
19
20
Haal meer uit uw relatiemarketing
21
Haal meer uit uw relatiemarketing Zoals reeds in het welkomstwoord van dit boekje aangegeven, gaat dit deel over uw relatiemarketing, oftewel alles wat u voor, tijdens en na de beurs doet om de relatie met bestaande klanten te versterken en met potentiële klanten op te bouwen. Wij willen u inspireren met onder andere tips en informatie over het benaderen van bestaande relaties, het aantrekken van potentiële klanten en vooral: over de factor communicatie. Zorg dat uw relatiebestand op orde is, maak gebruik van de tools die wij u als beursorganisator bieden (zie level II) en zet uw communicatiemiddelen effectief in. Vergroot daarmee uw kans op een succesvolle beursdeelname.
22
Level I
– Beursdeelname. Alles draait om relaties!
Uw beursdeelname is een onderdeel van uw marketing/communicatiemix. Een logische, volgende stap is nu, hoe gaat u dit middel (de beurs) verder inzetten in uw communicatie? Dit hangt natuurlijk af van wie uw exacte doelgroep is: bestaande of potentiële relaties of allebei? Het benaderen van uw bestaande relaties vergt uiteraard een andere aanpak dan het in contact komen met potentials. Uw boodschap is verschillend en vaak ook de manier waarop deze wordt gebracht . Wij staan dan ook graag met u stil bij deze twee typen klanten. Het benaderen van uw bestaande relaties Leg tijdens de voorbereiding van de beurs een lijst aan van alle relaties die u wilt uitnodigen. Weet dat hoe meer bestaande relaties u op uw beursstand verwelkomt, hoe meer nieuwe, veelal spontane bezoekers u mag verwachten. Immers, een volle stand betekent dat er iets interessants te zien en te beleven is. Het is dus verstandig om zoveel mogelijk relaties uit te nodigen. Dat vergroot uw kans op succes! Van de beursorganisatie ontvangt u enkele maanden voorafgaand aan de beurs uitnodigingskaarten, die u kunt versturen aan uw relaties. U kunt uw standbemanning een paar weken voor aanvang van de beurs ook nog uw vaste relaties laten bellen om hen te melden dat ze hun komst zeer op prijs stellen. Dit is misschien een extra stimulans voor deze relaties om naar de beurs te komen. Een mailing naar al uw relaties over uw beursdeelname met een link naar de website waar ze zich kunnen registreren, is ook een mogelijkheid. En vergeet vooral niet om de aandacht op uw beursdeelname te vestigen door middel van de registratiebanner op uw website , uw facturen en uw offertes in de maanden voorafgaand aan de beurs.
23
Wanneer u uw relaties ontvangt in de stand, geef ze dan het gevoel dat ze welkom zijn. Laat hen zo mogelijk ontvangen door iemand die ze persoonlijk kennen en anders door iemand die voor aanvang van de beurs telefonisch met ze gesproken heeft. Neem de tijd voor het gesprek, bij voorkeur in een rustige, afgeschermde ruimte in de stand. Ook hier is het belangrijk dat de standbemanning een duidelijk beeld heeft van de verschillende doelgroepen en weet wat de boodschap is die het bedrijf wil overdragen. Het is een goed idee om de standbemanning van tevoren na te laten denken over een script voor de verschillende beursgesprekken die gevoerd gaan worden.
24
Het benaderen van potentiële klanten Potentiële klanten komen op een heel andere manier bij uw stand terecht. Zij zijn niet allemaal persoonlijk door u uitgenodigd, maar zij zijn aanwezig op de beurs en lopen toevallig langs uw stand. Of ze zijn op zoek naar een bepaald soort bedrijf en hebben daarom besloten een bezoekje aan uw stand te brengen. Toch begint het benaderen van nieuwe klanten als het goed is al voor de beurs. Maak bijvoorbeeld een top 10 van hot prospects die u graag op de beurs wilt spreken. Denk ook aan adverteren in de (digitale) nieuwsbrieven die wij als beursorganisatie rondsturen, met alleen uw logo of met een uitgebreide advertentie. U kunt adverteren op de website en in het registratiesysteem van de beurs en natuurlijk ook in de catalogus die wordt uitgegeven. Tijdens de beurs kunt u uw bedrijf meer zichtbaar maken door in en om het beursgebouw te adverteren, of door leuke acties en demonstraties bij uw stand.
TIP Zet advertenties, commercials, website en/of overige communicatiekanalen in voor de werving van beursbezoekers.
25
Ook nieuwe klanten moeten zich natuurlijk welkom voelen in uw stand. Neem voldoende tijd voor een gesprek en vraag hen duidelijk wat ze precies over het bedrijf willen weten. In tegenstelling tot uw relaties kennen zij uw bedrijf nog niet, dus ze hebben waarschijnlijk behoefte aan basis- informatie over uw bedrijf en producten. Laat uw standbemanning ook voor gesprekken met potentiële klanten een script maken, waarbij er natuurlijk verschillende mogelijkheden zijn. Denk aan de verschillende typen beursbezoekers die bestaan. Ieder type vereist een andere benadering. En vergeet niet om de contactinformatie van deze bezoekers te noteren! Meer informatie hierover vindt u op pagina 17 en 18 in dit boekje.
26
Level II
– Service van de beursorganisatie. Voor nóg betere relatiemarketing
Als beursorganisator spannen wij ons graag voor u in om het exposeren op onze beurzen nog succesvoller te maken. Maak dus gebruik van de tools die wij u aanbieden om de juiste bestaande en potentiële relaties op uw stand te ontmoeten! Bijvoorbeeld:
uitnodigingskaarten Enkele maanden voorafgaand aan de beurs ontvangt u uitnodigingskaarten. Deze kaarten zijn uniek genummerd. Relaties die het nummer van hun uitnodiging bij de registratie voor de beurs invoeren, worden hiermee automatisch aan uw bedrijfsnaam gekoppeld. Onze registratiepartner stuurt u een code toe, waarmee u in hun systeem exact kunt bijhouden wie van uw genodigden zich reeds heeft geregistreerd en wie niet.
Met deze informatie kunt u bijvoorbeeld beslissen om na drie weken de relaties die zich nog niet hebben geregistreerd opnieuw uit te nodigen. En relaties die zich wel al hebben geregistreerd, kunt u alvast benaderen voor een afspraak op uw stand. Uiteraard raden wij u aan zoveel mogelijk relaties uit te nodigen. Het vergroot uw kans op succes!
27
Registratiebanner Bezoekers aan de beurs registreren zich online voor een gratis bezoek. Ruim van tevoren ontvangt u per e-mail een digitale banner in een aantal verschillende formaten om op uw eigen website te zetten en een unieke registratielink. Van onze registratiepartner krijgt u een overzicht van alle potentiële bezoekers die zich via uw banner hebben geregistreerd, inclusief naw-gegevens. U kunt dan vervolgens contact opnemen met deze relaties om een concrete afspraak te maken op de beursvloer.
Vergroot uw kans op succes: Nodig uw relaties en potentiële klanten uit Meet de respons Benader de geregistreerde bezoekers al voorafgaand aan de beurs om een afspraak te maken tijdens de beurs
28
UITGEBREID PAKKET VAN EXTRA SPONSOR- EN PROMOTIEMIDDELEN Naast promotie vanuit uw stand zijn er voorafgaand en tijdens de beurs nog vele andere mogelijkheden om extra onder de aandacht te komen bij de beursbezoekers. U kunt bijvoorbeeld een advertorial of logo in een van de digitale nieuwsbrieven plaatsen. Tijdens de beurs kunt u uw logo, met een verwijzing naar uw stand, plaatsen op de oriëntatieplattegronden op de beursvloer. Na de beurs kunt u tenslotte uw bezoekers bedanken voor hun komst. Neem voor de exacte mogelijkheden contact op met het beursteam. Bezoek deze stand!
ONLINE BEDRIJFSPRESENTATIE OP DIGITALE BEURSPLATTEGROND Via het digitale handboek kunt u als exposant een bedrijfsprofiel aanmaken. Bezoekers van de beurs krijgen zo bij het raadplegen van de digitale plattegrond op de website een beeld van uw activiteiten. Plaats vooral een foto of logo bij uw online vermelding en laat weten wat u precies presenteert op uw stand. Bedrijfsvermelding in BEURSCATALOGUS In de catalogus die wordt uitgegeven tijdens de beurs, hebt u de mogelijkheid om gratis uw bedrijfsprofiel te plaatsen. Zorg ervoor dat u dit profiel tijdig en zo volledig mogelijk invult via het digitale handboek, dan weet de beursbezoeker wie u bent en wat u te bieden hebt op de beurs. Wilt u daarnaast nog extra opvallen? Adverteren in de beurscatalogus is ook mogelijk. De tarieven en mogelijkheden kunt u vinden in het digitale handboek van de beursorganisatie. 29
Level III
– Communiceer: laat weten dat u er bent!
We kunnen het niet vaak genoeg benadrukken. Het is belangrijk om op uw stand te laten zien wie u bent, wat u te bieden hebt en waarmee u zich onderscheidt. Dit zijn niet alleen de basisvereisten waaraan uw stand moet voldoen, maar dit geldt ook voor uw communicatie. Hoe meer mensen weten wie u bent en wat u presenteert op de beurs, hoe interessanter het is om uw stand te bezoeken. INFORMEREN VAN DE PERS Nieuwe producten, nieuwe technieken of een nieuwe naam; informeer de pers over wat er gaat gebeuren! Stuur persberichten voorafgaand aan de beurs en stel persmateriaal samen voor de perskamer tijdens de beurs. Persberichten De beursorganisatie informeert de pers intensief over de beurs: over het programma, bijeenkomsten, (product)introducties, uit te reiken awards en activiteiten op de stands. Dit doet zij door middel van persberichten, een noviteitenoverzicht en een persagenda. Verstuur dus ook uw persbericht naar de beursorganisatie. Zij gebruikt de informatie uit uw persberichten in communicatiemiddelen van de beurs richting potentiële bezoekers, zoals in digitale nieuwsbrieven, maar ook in de catalogus en op de website.
DOEN! Lever uw nieuws en persberichten aan bij het beursteam!
Persmateriaal in de perskamer Een perskamer tijdens de beurs dient als uitvalsbasis voor journalisten. Uiteraard willen zij zo veel mogelijk informatie verzamelen over wat u presenteert tijdens de beurs. Leg daarom de dag voor aanvang van de beurs een persmap en/of –materiaal met daarin informatie over uw productpresentaties in de perskamer.
30
LinkedIn en andere social media Ook social media kunt u inzetten om potentiële bezoekers, uw relaties en de pers te informeren over uw deelname aan de beurs. Het beursteam heeft een speciale LinkedIn-Group aangemaakt waarvoor u zich ook kunt aanmelden. Maar uw organisatie kan ook zelf een groep aanmaken op LinkedIn, waarmee u nieuws en activiteiten omtrent uw beursdeelname kunt delen met collega-exposanten en bezoekers. Zo kan er al van tevoren een dialoog ontstaan met uw relaties en potentiële bezoekers over de bijzonderheden van uw beursdeelname, bijvoorbeeld over een seminar dat u organiseert. U kunt ook via Twitter uw beursdeelname aankondigen en u kunt zelfs een eigen website maken, of een pagina op de website van uw organisatie, waar uw bezoekers al met elkaar en met u kennis kunnen maken. ADVERTEREN IN VAKMEDIA De beursorganisatie werkt in de regel samen met één of meerdere mediapartners. Dit zijn de belangrijkste vakmedia in de betreffende branches of sectoren. Onderzoek of de lezers van deze vakmedia voor u interessant zijn en overweeg om te adverteren. Vakbladen worden over het algemeen goed gelezen door de beoogde bezoekersdoelgroepen van de beurs; een uitgelezen kans dus om te laten zien dat u op de beurs aanwezig bent! Adverteren kan uiteraard in het vakblad, maar vaak ook via een banner op de website van het vakmedium. EIGEN PROMOTIEMIDDELEN Ook uw eigen promotiemiddelen kunt u inzetten om uw beursdeelname onder de aandacht te brengen. Bijvoorbeeld via de website van uw organisatie of een direct-mailing naar uw relaties. Mocht uw organisatie een eigen blad of nieuwsbrief uitgeven, dan is dat uiteraard ook een uitgelezen kans om uw plannen voor de beurs te presenteren. Tenslotte kunt u uw deelname ook communiceren via uw correspond, uw facturen en uw offertes in de maanden entie voorafgaand aan de beurs.
31
Level IV
– Evalueren. Ook dàt hoort bij relatiemarketing
Altijd een cruciaal moment: de evaluatie. Maak hierbij gebruik van de positieve energie die u hebt gekregen van de contacten op de beurs. Want evalueren moet leiden tot leren en activeren! Evalueer de dag bij een meerdaagse beurs iedere avond kort, na sluitingstijd, met uw standbemanning. Kijk wat er goed ging, wat er beter of anders kon en hoe de volgende dag eventueel verbeteringen kunnen worden aangebracht. Evalueer uw deelname na afloop van de beurs, als alles nog vers in het geheugen zit. U kunt al ruim van tevoren een afspraak plannen met uw team. Evalueer na een aantal weken/maanden wat de contacten die u tijdens de beurs hebt gelegd u hebben opgeleverd. Soms gaan er maanden overheen voordat een prospect ook daadwerkelijk klant wordt. Houdt in uw relatiebeheerprogramma dus goed bij, via welke weg (in dit geval de beurs) de prospect is binnen gekomen. Vergeet na afloop niet de beloofde acties op te volgen, de prijswinnaar (indien van toepassing) bekend te maken via uw website of een persbericht te sturen over een op de beurs gesloten deal bijvoorbeeld. Bedank ook uw standbemanning en het overige betrokken personeel voor hun inspanningen tijdens de beurs. Zij waren tijdens de beurs tenslotte de visitekaartjes van uw bedrijf.
32
Stappenplan evaluatie 1) Zijn de vooraf geformuleerde doestellingen bereikt?
kwalitatief kwantitatief
beloon het team!
2) Evalueer het voortraject, uw deelname tijdens en de follow-up na de beurs 3) Benoem overwinningen en verbeterpunten van zowel de beursorganisatie als uw eigen team 4) Communiceer de behaalde resultaten intern en waar mogelijk ook extern Alle evaluatiepunten kunt u vervolgens weer toepassen bij uw volgende beursdeelname. Zo bent u nog beter voorbereid op uw volgende beursdeelname!
33
notitiEpagina
34
notitiEpagina
35
Beursp lannin g Actiepun t Formuleren beursdoelstellingen en verwachtingen
Meer informat ie
NEXT LEVEL - Beursdeelname. Gewoonte of str Haal meer uit uw beurspresentatie
Vertalen beursdoelstellingen naar creatieve ideeën
LEVEL I - Presentatie met passie (pag. 9)
Keuze standbouw en -inrichting Interne communicatie & training standbemanning
LEVEL II - Standbouw en -inrichting (pag. 11) LEVEL III - Uw standbemanning maakt het vers
Afstemmen van registratie standbezoekers
LEVEL IV - Registratie standbezoekers t.b.v. foll Haal meer uit uw relatiemarketing
Benutten communicatietools van beursorganisatie
LEVEL I - Beursdeelname. Alles draait om relati LEVEL II - Service van de beursorganisatie. (pa
Inzetten (nieuwe) media
LEVEL III - Communiceer. En laat weten dat u er
Adequate follow-up en beursevaluatie
LEVEL IV - Evalueren. Ook dàt hoort bij relatiem
Formuleren uitnodigingsbeleid: wie en hoe?
rategie?
schil (pag. 14)
low-up (pag. 19)
ies! (pag. 23)
ag. 27)
rbij bent! (pag. 30)
marketing (pag. 32)
2 jaa
or r vo
ang aanv
1 jaa
or r vo
ang aanv
rs
Beu
