Facturen
Haal meer uit uw factuur.
1
Vandaag hebben consumenten een uitgesproken voorkeur voor papieren facturen. Onze experts vertellen u graag hoe uw facturen sneller betaald worden en hoe ze zorgen voor extra omzet en lagere overheadkosten. Maar als ondernemer kijkt u verder dan vandaag. Net zoals De Post. Daarom zijn we ook uw klankbord als u de stap zet naar een elektronische facturatie, met al haar juridische vereisten en operationele uitdagingen. Haal meer uit uw facturen: neem contact op met het Expert Centre Document Management van De Post voor een verkennend gesprek of een professionele screening van uw uitgaande facturen.
Johnny Thijs CEO van De Post
Haal meer uit uw factuur Acht uitdagingen voor uw papieren en elektronische facturatie. 1
Lagere overheadkosten
2
Kortere Days Sales Outstanding
3
Procesvereenvoudiging
4
Verkorte facturatietijd
5
Optimale beveiliging van e-facturatie
6
Efficiënte e-implementatie
7
Extra omzet via facturen
8
Verhoogde klantentevredenheid
9
Case: d e nieuwe facturen van De Post Ervaringen: Q8, Laboratoire Dr. Collard en Speos
10
3
Dhr. Clerens M Dorpsstraat 55 3000 Leuven
EnergyL
Uitbesteding zorgt voor minder fouten, kortere doorlooptijd en optimale beschikbaarheid Bij correspondentie vermelden
Klantnummer: 2 156 584 321 Factuurnummer: 156 874 320 48
Volgens een onderzoek in het Nederlandse vakblad ITC weet de helft van de ondernemers niet welke administratieve kosten gepaard gaan met de facturatie. In realiteit liggen die rond €14 aan interne kosten. Door de factuuradministratie uit te besteden, kunt u winnen aan efficiëntie. Kosten worden zichtbaar en processen verlopen doorgaans efficiënter door externe expertise in te roepen.
Verbruiksfactuur van 15 november 2009
Expert Centre Document Management: één concept ondersteund door specialisten op diverse terreinen
Verbruiksadres: M Clerens, DORPSSTRAAT 55, 3000 LEUVEN
Elektriciteit: 16.11.2008 - 15.11.2009 EAN 56482115487624
excl. BTW
887,10 EUR
BTW
incl. BTW
21%
1073,40 EUR
Verbruikstotaal 887,10 EUR Reeds gefactureerde tussentijdse bedragen
1073,40 EUR -810,00 EUR
Factuurbedrag
263,40 EUR
Detail in bijlage
De Post biedt via het Expert Centre Document Management een complete waaier aan diensten. De knowhow van onze gespecialiseerde filialen eXbo, Speos en Certipost helpt u uw kosten voor uw papieren en elektronische facturatie terug te dringen. Van hybride mailroom- en scanningsoplossingen tot digitaal printen en postklaar maken. Van het verwerken, het printen en het beheren van facturen tot het beveiligd uitwisselen van digitale documenten, conform de fiscale en economische regelgeving op nationaal en Europees niveau.
Gelieve het bedrag van 263,40 EUR te betalen voor 30 november 2009. - Op IBAN rekening BE56 0008 8282 6464 (BIC = BPTTBP1) van EnergyL n.v. - Onder vermelding van nummer +++558/85522/9564++++ BTW-informatie 21% TOTAAL
Basis
BTW
217,80 EUR 217,80 EUR
45,60 EUR 45,60 EUR
• Bewezen kostenbesparing in elk type onderneming • Gegarandeerde kwaliteit en 100% betrouwbaar eilloze integratie in elk automatiseringssysteem • F (SAP, Baan, Microsoft Dynamic,…)
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
EnergyL n.v. - Keizerstraat 2, 1000 Brussel RPR Brussel 0684.251.586 - BTW BE 0684.251.586 - IBAN BE56 0008 8282 6464 - BIC: BPTTBP1
4
5
Lagere overheadkosten
1
Koningstraat 123 1000 Brussel tel. 8888 (gratis via PayTel)
2
www.belring.be
BELRing
M. T Janssens Heidebosstraat 55 3000 Leuven
datum
klant nr
15/11/2009
486215
Your Telecom Partner
factuur nr
pagina nr
0354621
1 van 6
Uw saldo incl. BTW
15,32 euro
Gelieve het openstaand saldo voor 15 december 2009 te betalen
Abonnementskosten
Periode
Paytel 3 Data standaard
14 okt - 15 nov 14 okt - 15 nov
Bedrag in euro 28,80 12,64
Totaalbedrag excl. BTW BTW (21%)
31,44 6,60
Totaalbedrag incl. BTW
38,04
Gebruikskosten (buiten tegoed)
Periode
Gesprekskosten Data roaming
14 okt - 15 nov 14 okt - 15 nov
Bedrag in euro
Zo krijgen uw facturen en de verzending ervan meer impact
Volgens de European Payment Index betalen ondernemingen in ons land gemiddeld 22 dagen te laat hun facturen. Op basis van berekeningen van professor Theunissen (UA Managementschool) kost een betalingsachterstand aan bedrijven een flink stuk van hun marge: 3%. Laattijdige betalingen zorgen niet alleen voor minder cashflow maar ook voor extra kosten, bijvoorbeeld voor aanmaningen en incasso. Als uw bedrijf erin slaagt om binnen de wettelijke termijn van 30 dagen betaald te worden, levert dat extra winst op.
Het gebruik van kleur en Click & Post: twee manieren om uw klanten sneller te doen betalen Wist u dat het gebruik van kleur en een aangepaste layout de leesbaarheid van de factuur verhogen? Met als resultaat dat klanten sneller betalen, wat zorgt voor tastbare commerciële voordelen zoals een kortere DSO (Days Sales Outstanding), zelfs tot 20 dagen. Daarnaast is er Click & Post: een hybride oplossing waarmee u dagelijks factureert en zo de betalingstermijnen verkort. U ontdekt ze op de volgende pagina’s.
Tot 30% meer betalingen binnen de wettelijk overeengekomen betalingstermijn Betere cashflow door verbeterd betalingsgedrag Minder administratieve opvolging voor laattijdige betalingen
48,20 132,54
Totaalbedrag excl. BTW BTW (21%)
180,74 37,95
Totaalbedrag incl. BTW
218,69
Deze factuur is incl. BTW
256,73
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
Click & Post is een oplossing van eXbo, filiaal van De Post
6
7
Kortere DSO
BelRing n.v.
Werkt. Altijd en overal.
Uitbesteding verlaagt de kostprijs van uw facturatieproces met 53%
NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel
FACTUUR (Blz 1/1) Documentnr VK 200540589
Datum
Verv. dat.
Klant nr.
BTW nr
19/11/2009
18/12/2009
PST023
BE 0488.053.014 Prijs/u
uw ref.
Aantal uren
Referentie
Omschrijving
CC-0265
Call-center operator Niveau 02 - algemeen Periode 04/11/2009 - 18/11/2009
45,00
CC-0265
Call-center operator Niveau 02 - algemeen Periode 04/11/2009 - 18/11/2009
45,00
80
3.600,00
21,00
DA-0689
Data-analyst Niveau 06 - specialisatie Periode 03/11/2009 - 18/11/2009
60,00
88
5.280,00
21,00
80
3
Wie kritisch naar de kosten kijkt, weet dat het printen van facturen, het verzendklaar maken en het afleveren een arbeidsintensief proces is. Toch is de uitbesteding ervan door het vertrouwelijk karakter niet steeds evident. Bovendien worden facturen doorgaans gegroepeerd (‘einde maand’) uitgestuurd waardoor de facturatietijd onnodig verlengd wordt. Click & Post biedt uw onderneming een concept dat uw financiële administratie een nieuwe impuls geeft.
Bedrag
BTW
3.600,00
21,00
Met Click & Post liggen uw papieren facturen binnen 24 uur bij uw klanten
Via een beveiligd e-platform stuurt u uw data met facturen (en aangetekende zendingen) door. eXbo, het gespecialiseerde filiaal van De Post, verzorgt binnen 24 uur het drukwerk, de frankering en de verzending. Resultaat: uw administratie blijft tot een minimum beperkt, uw facturen bereiken binnen de kortst mogelijke termijn uw klanten én de praktijk leert dat ze daardoor sneller betaald worden.
• Snellere inning van facturen door het drukken en het verzenden binnen 24 uur • 100% flexibel, van 1 tot 10 000 stuks, in zwart-wit en kleur • U kunt bij Click & Post zeven dagen per week, 24 uur per dag terecht
Belastbaar
BTW %
BTW
Totaal
1.2480,00
21,00
2.620,80
15.100,80
1.2480,00
21,00
2.620,80
15.100,80
Te betalen € 15.100,80
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
Click & Post is een oplossing van eXbo, filiaal van De Post
8
9
Proces optimalisatie
Workforce Interim
Operationeel lijkt het uitbesteden van factuuradministratie niet evident. Toch vertrouwen toonaangevende ondernemingen dit proces naar volle tevredenheid toe aan De Post. Zodat administratieve medewerkers zich op andere taken kunnen concentreren en u uw kosten beter beheert. En dit perfect geïntegreerd in uw bestaande ERP-systeem.
Facturatie uitbesteden met complete ERP-integratie: NV Loyalty Prio 154 hoeveel winst levert datDansaertstraat B-1060 Brussel uw bedrijf op?
4
Ons kenmerk: 1579852/21 - 16956
Click & Post automatiseert uw facturatieproces en verkort de inningstermijn
Antwerpen, 19/11/2009
FACTUUR LEASING Geachte Mevrouw, Geachte Heer,
Met de applicatie Click & Post worden uw documenten automatisch verstuurd via uw software naar een verwerkingscentrum waar uw zendingen worden gedrukt, onder omslag gestoken, gefrankeerd en afgeleverd bij De Post. Click & Post zorgt ervoor dat uw factuuradministratie geen kostbare tijd vergt. Integendeel: doordat u continu kunt factureren, beperkt u de tijd tussen levering en factuurmoment waardoor u betalingen eerder ontvangt.
Betreft: Leasing tijdelijke wagen - BMW 3-reeks 2.0D Wagen:
BMW 3-reeks 2.0D - bouwjaar 2008
Risico’s:
Full-omnium pakket
Periode:
3 maanden
Index
Van 19/08/2009
T'2010
Vorige:
Premie excl. taksen Te betalen
€ 1973,10 € 2294,40
Nieuwe:
Personalisatiegraad BM:
De eventuele wettelijke attesten zullen u toegestuurd worden meteen na ontvangst van uw betaling. Te betalen uiterlijk voor 15/12/2009.
Te betalen
€ 2294,40
• • • •
Flexibeler en sneller factureren, binnen 24 uur geleverd Veilig en bewezen efficiënt in bedrijven van diverse omvang Kostenbesparend, mede door integratie in bestaande ERP-omgeving E envoudig: geen extra software nodig, snelle implementatie
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
Click & Post is een oplossing van eXbo, filiaal van De Post
10
11
Verkorte facturatietijd
BELease
Factureer zonder administratieve rompslomp en maak uw vaste kosten variabel
NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel
Met elektronisch factureren rationaliseert u uw kosten
Geeft uw klant de voorkeur aan een elektronische factuur? Dan is een veilige bezorging een vereiste.
Al sinds 1 januari 2004 is elektronische facturatie wettelijk toegelaten in ons land. Met de elektronische factuur kunt u besparen op uw operationele kosten en het risico op fouten verminderen. Een bijkomend voordeel is dat de doorlooptijd van de e-factuur korter is, waardoor uw klant zijn facturen eerder ontvangt - en dus ook eerder kan betalen. Elektronische facturatie is aan specifieke regels onderworpen. Zo moet de verzending beveiligd zijn, zodat er geen discussie ontstaat over de tijdige aflevering, de inhoud en de herkomst van de factuur. Met de e-Invoicing oplossing van Certipost voldoet u aan alle nationale en Europese wetgevingen ter zake.
NetSpeed
CertiONE: een platform voor elektronische documentuitwisseling dat uw factuurdata optimaal beveiligt
Geachte Mevrouw, Geachte Heer,
Abonnement
Periode
Netspeed Ultra
15/10/2009 - 14/11/2009
Aantal 1
Prijs excl. BTW
Volume package
15/10/2009 - 14/11/2009
1
45 EUR 15 EUR 60 EUR
Totaal
Totaal exl. BTW BTW 21%
60,00 EUR 12,60 EUR
Totaal te betalen
72,60 EUR
Gelieve dit bedrag uiterlijk voor 27/11/2003 te betalen. Nieuw rekeningnummer: 001-56868423-01.
Betaal nu
5
Via CertiONE, het communicatieplatform van Certipost, wisselen handelspartners elektronische facturen uit. Facturen in verschillende formaattypes vormen geen probleem: CertiONE zorgt voor de ‘vertaling’ tussen de verzender en de ontvanger. Integratie in bestaande ERP- en boekhoudpakketten is perfect mogelijk, zodat elke partij, zonder manuele tussenkomst, de facturen kan verwerken in het bestaande systeem. Alle facturen worden online gearchiveerd gedurende de volledige bewaartermijn. CertiONE is dé oplossing voor elke facturatiebehoefte, ook als uw bedrijf zeer grote aantallen facturen verstuurt.
• K lantvriendelijke oplossing voor e-facturatie • V eilige aflevering via een gecertificeerd platform • Volledig in overeenstemming met de BTW-reglementering
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
CertiONE is een oplossing van Certipost, filiaal van De Post
12
13
Optimale beveiliging
Uw factuur
Zorg voor een professionele roll-out van uw e-communicatieoplossing
Het starten met elektronische facturatie heeft op twee vlakken een grote impact. Technologisch moet u een oplossing hebben die feilloos werkt. Daarnaast moet u deze nieuwe service professioneel aan uw klanten communiceren. Als u uw oplossing voor e-facturatie succesvol uitrolt, kunt u al op korte termijn bespa ren en uw investering terugverdienen. Met het ConnectONE-programma van ons filiaal Certipost geniet u de voordelen van jarenlange ervaring in elektronische gegevensuitwisseling en de roll-out naar uw doelpubliek.
ConnectONE helpt u op een gestructureerde manier zo veel mogelijk van uw klanten en leveranciers aan te sluiten op het CertiONE-platform (B2B) of op het myCertipost-platform (B2C). We stemmen het begeleidingstraject af op uw specifieke wensen en behoeften en nemen u zo veel mogelijk werk uit handen, zodat u zich kunt blijven focussen op uw corebusiness. De ConnectONE-methode bestaat uit vier stappen: het analyseren van uw business community, het ontwikkelen van een ‘Go To Market’-strategie, het onder steunen van uw informatiecampagne (Change Management) en het meten van resultaten aan de hand van KPI’s.
6
• Maximale ROI door snelle aansluiting van een kritische gebruikersmassa • Dienstverlening op maat van uw bedrijf en uw budget • Deskundige begeleiding en hands-on ondersteuning
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
ConnectONE is een dienst van Certipost, filiaal van De Post
14
15
Efficiënte e-implementatie
ConnectONE begeleidt u bij de vlotte invoering van e-facturatie
HospitalCare Blauwstraat 123 1000 Brussel tel. 0800 54 321 fax 02 321 21 21
[email protected]
HospitalCare Z iekenfonds
Maak van elke factuur een nieuw verkoopmoment
Een factuur heeft een hoge promotiewaarde. Daar kunt u voordeel uit halen door klanten een extra promotie te bieden of door een informatieve of educatieve boodschap over te brengen zoals een speciale aanbieding of een uitnodiging. Zo wordt een factuur een krachtig communicatiemiddel.
Factuur 56842314
Datum: 16/11/2009
Ref. klant: BDAE65421
Klantnummer: 561-549876
Omschrijving
TransPromo laat u toe uw factuur te personaliseren volgens het profiel van uw klant
Periode
Totaal
Standaard hospitalisatie
25/11/2009 - 24/11/2010
250,00 €
Standaard tandheelkunde
25/11/2009 - 24/11/2010
100,00 €
Extra tandheelkunde
25/11/2009 - 24/11/2010
50,00 €
Totaal factuur
De eventuele wettelijke attesten zullen u meteen na ontvangst van uw betaling toegestuurd worden. Te betalen uiterlijk voor 25/11/2009.
250,00 €
TransPromo is de combinatie van gepersonaliseerde promotionele boodschappen en transactionele communicatie, zoals facturen. Door kleurgebruik, grafische elementen en personalisatie van klantengegevens verhoogt u de impact en het verkoopeffect. Zo kunt u aanbiedingen, gebaseerd op het aankoopgedrag van de klant of zijn consumptie patroon, op uw factuur printen. TransPromo is zeer geschikt wanneer u door het gebruik van gepersonaliseerde boodschappen op uw factuur aan cross- en upselling wenst te doen. Resultaat: uw communicatie wordt echt maatwerk. Uw sterk gesegmenteerde database, IT-ondersteuning en responsbeheer komen perfect samen. Voor elk aspect is De Post graag uw klankbord.
• Extra omzet door een extra klantencontact via de factuur • Betere ROI door lagere communicatiekosten • Meer trouwe klanten door een gepersonaliseerde aanpak
HospitalCare
TANDHEELKUNDe NU GRATIS IN HET BASISPAKKET
-30
HospitalCare
Z iekenfonds
%
Bij reservatie voor 31/12/2010 van onze Oostenrijk verkenning
7
Expert Centre Document Management Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
TransPromo is een oplossing van Speos, filiaal van De Post
16
17
Extra omzet
Z iekenfonds
Surrica
Surrica n.v. Koningstraat 123 1000 Brussel tel. 0800 88 555 fax 02 354 42 48
[email protected]
Hoe beter klanten uw facturen begrijpen, des te minder ze uw callcenter bellen. En hoe hoger hun tevredenheid
Beste heer, Surrica zorgt steeds voor de beste prijs/kwaliteit. Op de achterzijde van deze factuur vindt u de details van uw polis terug. Wilt u onderstaand bedrag overschrijven voor 12 december 2009? Bedankt voor uw vertrouwen in Surrica.
FACTUUR Motorrijtuig
OPEL Astra 1700
Te betalen bedrag
246,45 EUR
Wist u dat de helft van alle vragen aan een callcenter over de facturatie gaat? Onduidelijkheid zorgt voor ongewenste respons: ontevreden klanten bellen uw callcenter voor een toelichting. Kleur verbetert de layout van een factuur. Kleur leidt het oog naar informatie die belangrijk is. Met als resultaat dat uw facturen minder vragen oproepen, minder ontevreden klanten u opbellen en u bespaart op uw callcenter.
voor 12/12/09
Mededeling: +++128/8654723/545+++ IBAN: BE65 2845 6894 1254 BIC: ASSIBEBB
Kleur zorgt voor duidelijkheid
De hoogste klantentevredenheid
klant ASS05487 Jaar 2009-2010
Surrica blijft de beste. Surrica kreeg dit jaar de award voor beste klantentevredenheid. De meest transparante. Bij Surrica zorgen we dat alle verzekeringen voor iedereen begrijpbaar zijn. De goedkoopste verzekeraar. Bij Surrica zorgen we ervoor dat u altijd de beste prijs betaald.
Uit onderzoek blijkt dat het gebruik van kleur factuurgegevens tot 73% begrijpelijker maakt. bijvoorbeeld: de leesbaarheid stijgt met 14% wanneer belangrijke onderdelen in kleur worden geprint in plaats van vet. De expertise van Speos in grote print volumes en de knowhow rond kleurgebruik helpen bij een vlotte implementatie. Niet voor niets heeft Speos als eerste in de Benelux geïnvesteerd in een technologie waarmee grote volumes transactionele documenten in kleur geprint kunnen worden.
Vraag extra info aan uw Surrica-makelaar
Nog een vraag? Bel ons op 0800 522 33
• C ijfers en belangrijke informatie zijn beter leesbaar in kleur • Beter begrip van facturen zorgt voor minder klachten • Facturen in kleur worden sneller betaald: tot 30%
Expert Centre Document Management
8
Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
TransPromo is een oplossing van Speos, een filiaal van De Post.
18
19
Klanten tevredenheid
POLIS 256/8465972
Case: voor & na De nieuwe facturen van De Post
Een betere layout van facturen zorgt voor 73% meer duidelijkheid
De Post peilt regelmatig naar de tevredenheid bij zijn klanten. “Wat vindt u van
Hier is het eerste resultaat, als antwoord op uw reacties.
onze facturen?” was de vraag die we in een tevredenheidsenquête hebben gesteld aan verschillende directeuren. Hieruit bleek dat onze facturen aan herziening toe waren.
Oude factuur Datum : 24-09-09 Pagina 1/1
22-09-09 22-09-09 22-09-09
23-09-09 23-09-09
Totaal O/REF : LVD 7001/128731 - U/REF : Reclamecampagne Brieven Small Format (conventie) GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/2009 11:54:09 E-MassPost Discount-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/2009 11:54:09 Discount containers-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 22/09/2009 11:54:09 Totaal O/REF : LVD 7506/216988 - U/REF : Bill herinnering Brieven Small Format (conventie) GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/2009 13:07:50 Discount containers-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/2009 13:07:50 Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 50,0 gr AFG/DATUM KAAI : 23/09/2009 13:07:50 Totaal O/REF : LVD 7001/128737 - U/REF : Promotie 27 Brieven Small Format (conventie) GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22:12 E-MassPost Discount-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22:12 Discount containers-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22:12 Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 30,0 gr AFG/DATUM KAAI : 24/09/2009 9:22:12 Totaal O/REF : LVD 7001/128568 - U/REF : Invitatie evenement 9
SP
23-09-09
Aantal
Brieven Small Format (conventie) GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/2009 10:28:23 Discount containers-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/2009 10:28:23 Drop size Discount-Brieven onder conventie-small format GEWICHT : 40,0 gr AFG/DATUM KAAI : 21/09/2009 10:28:23
24-09-09
24-09-09
24-09-09 24-09-09
Eenheidsprijs excl. BTW - EUR
14.500
0,50
Totaalbedrag excl. BTW - EUR 7.250,00
BTWcode 11
1
-18,13
-18,13
11
1
-137,75
-137,75
11
5.320
0,50
2.660,00
11
1
-6,65
-6,65
11
1
-6,65
-6,65
11
0,50
2.646,70 6.200,00
11
12.400
1
-15,50 -117,80
11
13.500
0,50
6.066,70 6.750,00
11
1
-16,88
-16,88
11
1
-16,88
-16,88
11
1
-128,25
-128,25
11
6.588,00
22.395,52 EUR 24-10-09
Totaal excl BTW Totaal BTW Factuurtotaal
Eenheidsprijs excl. BTW - EUR 0,50 -18,13 -137,75
22-09-09
Brieven Small Format (conventie) 30,0 gr E-MassPost Discount Discount containers Totaal afgifte nr. 7506/216988, op 22/09/09 om 11 : 54 Uw ref. : Bill herinnering
5.320 1 1
0,50 -6,65 -6,65
23-09-09
Brieven Small Format (conventie) 50,0 gr Discount containers 8 Drop size Discount Totaal afgifte nr. 7001/128737, op 23/09/09 om 13: 07 Uw ref. : Promotie 27
12.400 1 1
0,50 -15,50 -117,80
Brieven Small Format (conventie) 30,0 gr E-MassPost Discount Discount containers Drop size Discoun Totaal afgifte nr. 7001/128568, op 24/09/09 om 9:22 Uw ref. : Invitatie evenement 9
13.500 1 1 1
6 E en specifieke
referentie voor elke afgifte.
4
Totaalbedrag excl. BTW - EUR 7.250,00 -18,13 -137,75
BTWcode 11 11 11
7.094,12 2.660,00 -6,65 -6,65
11 11 11
7 E en referentie
(een afdeling van uw onderneming, een cost center, enz.) die verschillende afgiftes op een specifieke factuur groepeert.
2.646,70 6.200,00 -15,50 -117,80
11 11 11
0,50 -16,88 -16,88 -128,25
6.750,00 -16,88 -16,88 -128,25
Uw afgiftes in detail 8 Elke afgifte is
2,646.70 11 11 11 11
6.588,00
duidelijk gedateerd en wordt gescheiden door een lijn.
11 - Vrijstelling BTW - Artikel 44 Belgisch WBTW
Saldo : Betaling via domiciliëring op :
22.395,52 EUR 24-10-09
Betaling via domiciliëring
11 - Vrijstelling BTW - Artikel 44 Belgisch WBTW
Saldo : Betaling via domiciliëring op :
Aantal
14.500 1 1
24-09-09 -117,80
7
Brieven Small Format (conventie) 40,0 gr Discount containers Drop size Discount Totaal afgifte nr. 7001/128731, op 21/09/09 om 10 : 28 Uw ref. : Reclamecampagne
11
1
BTW ref. : BE0123456789 Klant nr. : 000000-123456 (PRS 01234)
21-09-09
7.094,12
-15,50
Omschrijving
Personalisatie van uw referenties
3
Overeenkomst : 30/2009/12345 Dienst : NEW GENT X Klant ref. : Marketing Prestatiedatum
1
Totaal excl BTW Totaal BTW Factuurtotaal
22.395,52 0,00 22.395,52
9
De betaling van uw factuur 9 Bedrag en termijn. 10 Modaliteiten.
22.395,52 0,00 22.395,52
Onze klanten hadden vooral opmerkingen over de herhaling van informatie op onze factuur en over de duidelijkheid van de gegevens. De vraag was vooral om de leesbaarheid van de facturen te verbeteren omdat dit het verloop van ‘interne distributie/controle/betaling’ bij de klanten vergemakkelijkt.
Meer toepassingsmogelijkheden voor interne referenties en meer duidelijkheid: dat was onze uitdaging. Het resultaat is een nieuwe generatie facturen die makkelijk te lezen is en probleemloos verwerkt kan worden. De kracht van de nieuwe facturen is dat ze op uw input en reacties gebaseerd zijn.
9
20
21
Case van De Post
21-09-09 21-09-09
Omschrijving
XXXXXX NV Yyyyyyyystraat 32 1000 Zzzzzzz
2
SP
Prestatiedatum
Uw wettelijke en identificatiegegevens
2/5 1/1 122330001 1 94061269
5
BTW ref. : BE0123456789 Klant nr. : 000000-123456 (PRS 01234)
EC IM
Overeenkomst : 30/2009/12345 Dienst : NEW GENT X
21-09-09
Maatschappelijke zetel XXXXXX NV Yyyyyyyystraat 32 1000 Zzzzzzz BE01234567890
XXXXXX NV Yyyyyyyystraat 32 1000 Zzzzzzz
Datum : 24-09-09 Pagina 1/1
Factuur 94061269
EN
EN
Factuur 94061269 Maatschappelijke zetel XXXXXX NV Yyyyyyyystraat 32 1000 Zzzzzzz BE01234567890
Nieuwe factuur De Post N.V. van publiek recht Muntcentrum BE-1000 Brussel
EC IM
De Post N.V. van publiek recht Muntcentrum BE-1000 Brussel
We hebben onze facturatietijd teruggebracht van twee weken naar twee dagen. Dankzij Click & Post. ”
Speos, filiaal van De Post, biedt in de Benelux voor grote volumes facturen het grootste machinepark aan voor het toepassen van het TransPromo-concept – het toevoegen van promotionele boodschappen – en kleur.
Pierre-Henri Delaval Laboratoire Dr. Collard Laboratoire Dr. Collard is een gereputeerd instituut voor klinische biologie. De heer Delaval koos voor het verzorgen van de patiëntenfacturen voor Click & Post. Na het elektronisch doorsturen van de data verzorgt eXbo, filiaal van De Post, het printen, het onder omslag steken en het verzenden.
Waarom hebt u zoals de meeste bedrijven een voorkeur voor papieren facturen? Dat komt omdat de ontvangers van de facturen er de voorkeur aan geven! Het is ook wel logisch omdat een factuur ontvangen heel gemakkelijk is. Als ontvanger hoef je verder niets te doen. Dat verklaart de keuze.
U hebt gekozen voor Click & Post om uw facturen te versturen. Waarom? Het belangrijkste voordeel is tijd. Het versturen van de facturen gaat nu veel sneller waardoor patiënten eerder betalen. Daarbij komt een tweede voordeel en dat is de interne organisatie. Onze medewerkers
hoeven de handling van de grote volumes facturen niet meer te doen.
Welke verschillen zijn er vergeleken met vroeger? Naast de snellere verwerking en betaling zijn er twee voordelen. De facturen hebben nu een betere layout. Tegelijkertijd hebben we een systeem ingevoerd om adressen te controleren waardoor we de helft minder retours hebben!
Waarom viel de keuze op eXbo? De combinatie van een perfecte technische support en de kostprijs. De ondersteuning is zeer persoonlijk. We krijgen snel antwoord op specifieke vragen. De oplossing is volledig afgestemd op onze sector, wat niet evident is.
Dankzij TransPromo en kleur op de factuur wordt de factuur een profit center in plaats van een kostenpost. ” Stephan Raymakers Speos
Is het gebruik van kleur en promotionele boodschappen op facturen rendabel? Klanten begrijpen de factuur daardoor beter. Dat heeft een dubbel positief effect. Duidelijke facturen worden sneller betaald en zorgen voor minder tele fonische klachten. Bovendien straalt het ook af op het imago van een bedrijf.
Welke hulp biedt Speos? Als specialist in TransPromo en kleurenprint kunnen we bedrijven professioneel begeleiden. In de praktijk betekent het voor hen verschillende fases van verandering. Zo schakelen ze
over van voorbedrukt naar blanco papier en kunnen grafieken en diagrammen in kleur toegevoegd worden. Bij het implementeren van TransPromo worden gerichte boodschappen op de factuur geprint, waardoor de klant zich persoonlijk aangesproken voelt.
Zijn kleur en TransPromo de toekomst voor facturen? Absoluut. In Europa is het nog relatief nieuw maar in de Verenigde Staten en in Japan hebben promotionele boodschappen het gezicht en de impact van de klassieke factuur al definitief veranderd.
Het automatiseren van de invoice flow is op termijn een kostenbesparing.”
-
Geert Haecx Q8
Wat waren in het begin de belangrijkste drempels? Elke manier van werken vergt een aanpassing. Elektronisch factureren was voor de meeste klanten anders omdat de back office moest worden aangepast. De werkingsprocedure is verschillend, de e-invoice moet automatisch aan het boekhoudpakket gekoppeld worden. Het resultaat oogt eenvoudig en leidt tot kostenbesparingen maar in het begin oogt het complex.
Wat was uiteindelijk de grootste challenge? Dat was de communicatie over het feit
22
dat de facturen voortaan elektronisch waren. Gezien de legale aspecten was er bij sommige B2B- en B2C-klanten onduidelijkheid en dat vraagt dus om een heldere toelichting.
Wat is volgens u de toegevoegde waarde van De Post in het proces? Wij zochten een oplossing die eenvoudig was. Dus wilden we de nodige knowhow en een persoonlijke ondersteuning. Certipost overtuigde daarnaast met zijn Europees platform dat sluitend is voor alle belastingtechnische aspecten.
Expert Centre Document Management
Doordacht documentbeheer, van papier naar digitaal en omgekeerd
23 10
Ervaringen
Q8 is een trendsetter in elektronische facturatie. Al sinds 2006 verzendt het via het internet zijn facturen. Wat zijn de ervaringen en lessen uit de praktijk van Q8?
illustratie. Enige gelijkenis met bestaande facturen en/of natuurlijke of rechtspersonen berust op toeval.
aangehaald zijn op schriftelijke aanvraag verkrijgbaar, te richten naar: De Post, Group Marketing Communication, 1ste verdieping, Muntcentrum, 1000 Brussel. De namen, gegevens en facturen die in dit document worden afgebeeld zijn fictief en dienen louter ter
V.u.: DE POST, naamloze vennootschap van publiek recht, Baudouin Meunier, Muntcentrum, 1000 Brussel. BTW BE 0214.596.464 RPM Brussel. CCP IBAN BE08 6790 0000 1313. BIC PCHQBEBB. - De bronnen die in dit document worden
