Nieuwe BI-omgeving van ApplicationNet is waardevolle bron van informatie voor facturatie, rapportages, kostenbesparing en marketing
Organisatie
Veel meer kleine en grote bedrijven kiezen voor IT uit de cloud. Vooral vanwege de
Werkplek Online is de ‘private’ cloud oplossing van
flexibiliteit, kostenbeheersing en ontzorging. Daarnaast willen ICT managers
ApplicationNet en ontzorgt de klant op het gebied
- ondanks dat de ICT is uitbesteed - niet het overzicht en de controle verliezen over
van de ICT. ApplicationNet neemt de volledige
hun omgeving. Dit kan door het aanleveren van overzichten van de kosten, de
verantwoordelijkheid over van de operationele ICT-taken, zoals beheer, updates, software installaties en back-up’s en ontzorgt de klant. Het basispakket van Werkplek Online bestaat onder
online diensten die worden afgenomen, het gebruik van de omgeving en vele andere gegevens. ApplicationNet biedt een groot deel van die informatie aan door gebruik te maken van Microsoft Business Intelligence. Niet alleen de klant profiteert daarvan, ApplicationNet zelf ook.
meer uit Microsoft Office met Outlook, Virusscanning en een PDF reader. Deze omgeving
SITUATIE
is verder uit te breiden met optionele applicaties zoals Access, Visio, Projecten Microsoft Lync, en
Werkplek Online van ApplicationNet heeft als belangrijk voordeel dat de klant altijd
vele andere diensten. Tevens kunnen alle
en overal online de beschikking heeft over haar eigen toegang tot het internet. Met
bedrijfsspecifieke applicaties geïntegreerd op de
een webbrowser kan een gebruiker overal aan het werk. De klant betaalt per
desktop worden aangeboden.
gebruiker per maand en krijgt daarvoor maandelijks een factuur. Deze factuur wordt online aanboden zodat de klant vooraf al in kan zien wat de uiteindelijke factuur zal gaan worden. M. Bekkema, Service Manager bij ApplicationNet: "Voor de facturatie hadden we een tool in gebruik die de factuur online weergaf, maar die voldeed niet meer. Zo moesten alle door de tool gegenereerde factuurregels handmatig gecontroleerd worden en dikwijls aangepast worden aan de bestaande business rules. Zo komt het voor dat een klant halverwege een maand voor een of meer van zijn gebruikers nieuwe afspraken maakt. Of hij vergeet een account te deactiveren omdat de desbetreffende gebruiker met sabbatical is gegaan. Dat soort afwijkingen van de standaard kon niet automatisch worden verwerkt en moest achteraf en handmatig in een Excel-sheet aangepast worden. Niet alleen kostte dat veel tijd, het ging ook ten koste van de exactheid van de gegevens. De achterafcorrecties zouden voorkomen kunnen worden, als ze bijtijds en automatisch in de facturatietool kunnen worden verwerkt."
Eisen
Een andere tekortkoming van de huidige facturatietool betreft de beperkte rapportagemogelijkheden. M. Muller, Sales en Marketing medewerker bij
- einde maken aan achterafcorrecties in facturen
ApplicationNet: "De klant kon wel een voorbeeldfactuur op het scherm zichtbaar
- uitgebreide rapportage en analysemogelijkheden
maken, maar die gaf geen gedetailleerd inzicht in wat en hoeveel zijn medewerkers
- meer inzicht in online gebruik
precies gebruikten. En dat is informatie die we de ICT manager graag willen bieden. ApplicationNet wil graag transparant zijn in deze gegevens en méér rapportages aanbieden om bijvoorbeeld inzicht te geven in de kosten per afdeling of locatie. Daarnaast moeten de rapportages informatie geven over het het gebruik van de online-omgeving, bijvoorbeeld van optionele applicaties zoals Access. Zo komt het
Voordelen - serviceverlening naar de klant toe is enorm verbeterd
voor dat iemand voor een bepaald project Access nodig heeft en hiervoor een online licentie krijgt toegekend. Na afronding van het project wordt echter vaak vergeten de software weer te deactiveren, terwijl er wel voor betaald wordt. Door regelmatig deze overzichten te controleren kan er gedetailleerde informatie gegeven worden
- transparante stuur- en managementinformatie
over het daadwerkelijk gebruik van de online diensten. Niet alleen om kosten door te
- maandelijkse tijd- en kostenbesparing
berekenen, maar ook om inzicht te krijgen in het online gebruik en kosten te
- marketinginformatie om meer omzet te
besparen."
genereren
PROJECT Het project rond de facturatiemodule was gericht op twee verbeterpunten: het reduceren van het aantal achterafcorrecties en het verschaffen van meer inzicht in de kosten door middel van rapportages. M. Bekkema: "Wij leveren een online dienst, dus voor ons lag de oplossing in een online portal zeer voor de hand." De bouw van dit nieuwe portal werd toevertrouwd aan Microsoft Certified Partner "We hebben ervaren dat Microsoft SQL Server 2008 meer is dan alleen een databaseomgeving, het is een complete
ilionx. M. Bekkema: "Met deze IT-partner hadden we in een eerder stadium al goede ervaringen opgedaan, toen zij ons Service portaal bouwden. Nadat ilionx een voorstel had gedaan en een presentatie had gegeven, wisten we dat ilionx de kennis in huis heeft, om voor onze facturatieproblematiek de juiste oplossing op te leveren."
informatieomgeving met volwaardige Business Intelligence functionaliteiten" M. Bekkema, Service Manager bij ApplicationNet
UITROL Die oplossing kwam er snel. M. Muller: "De lijnen met ilionx zijn kort en de communicatie verloopt zeer prettig. In plaats van door te borduren op de bestaande facturatiemodule, is een geheel nieuwe oplossing naast de bestaande gebouwd. Onze
Producten - Microsoft SQL Server 2008
productie kon dus gewoon doordraaien, terwijl we de nieuwe tool al konden testen." De nieuwe tool werkt volgens een geheel andere architectuur dan de vorige. M. Vogt, Business Intelligence Consultant bij ilionx: "Alle gegevens omtrent het online gebruik van de klant worden historisch bijgehouden in het datawarehouse, om daar vervolgens de factuurregels uit te genereren." M. Bekkema: "In de oude omgeving werd het gebruik van de klant meteen vastgelegd en historisch opgeslagen als factuurregel, je kon daar niets meer aan veranderen. In de nieuwe situatie zijn historie en factuurregel van elkaar losgetrokken en wordt de factuur vanuit de historie gegenereerd. Klopt er iets niet, dan corrigeren we de gegevens en genereren vervolgens een aangepaste factuur. Aan het eind van de maand wordt de factuur afgesloten en kan daarna niet meer worden aangepast." Kenmerk van de nieuwe oplossing is dat alle online activiteiten gelogd en vastgelegd worden in een Microsoft SQL Server database.
VOORDELEN Een groot voordeel van de nieuwe aanpak is dat er veel minder facturen gecorrigeerd hoeven te worden. M. Bekkema: "Heeft een klant gedurende de maand een applicatie per ongeluk toegewezen aan de verkeerde gebruiker, dan kan dit nu online worden aangepast en goed worden verwerkt op de maandfactuur. Dat klinkt heel logisch, maar in de oude situatie moesten we voor zo'n wijziging een "Onze serviceverlening naar de klant toe is
handmatige correctie uitvoeren en was het niet mogelijk om deze wijziging in de
enorm verbeterd, bovendien hoeven wij
rapportages te verklaren.
achteraf vrijwel niets meer te corrigeren en dat scheelt ons tijd en fouten" M. Bekkema, Service Manager bij ApplicationNet
De aanpassingen kunnen allemaal worden doorgevoerd in de facturatiemodule en worden de volgende dag getoond in een online conceptfactuur. M. Bekkema: "We stellen online een conceptfactuur beschikbaar voor onze klanten. In elke factuurregel kan hij tot op gebruikersniveau downdrillen. Ziet hij een fout dan kan hij die melden aan zijn ApplicationNet service manager. De service manager voert de correcties door, waarna de factuur opnieuw gegenereerd kan worden. De definitieve factuur is daardoor altijd foutloos." Doordat de klant in de factuurregels kan downdrillen en daaruit rapportages kan genereren, krijgt deze inzicht in het online gebruik van zijn medewerkers. M. Muller: "De klant kan voortaan een gedetailleerd rapport genereren, op basis waarvan hij de kosten kan doorbelasten aan afdelingen of locaties. Ook ziet hij wie er in zijn
Meer informatie
organisatie bijvoorbeeld bepaalde applicaties hebben en of ze die ook daadwerkelijk gebruiken. Met de rapportages heeft hij nu inzicht in zijn applicatie gebruik."
- Microsoft www.microsoft.nl - ilionx
M. Bekkema is zeer tevreden over de nieuwe situatie: "Onze serviceverlening naar de klant toe is verbeterd, bovendien hoeven wij achteraf vrijwel niets meer te corrigeren en dat scheelt ons enorm veel tijd!"
www.ilionx.com - ApplicationNet www.applicationnet.nl
EXTRA VOORDELEN Met de Business Intelligence van de nieuwe portal kan de klant zijn online gebruik tot in detail inzichtelijk maken. Dat geldt ook voor ApplicationNet. M. Muller: "We zien wat onze klanten afnemen, maar ook wat zij níet afnemen en daar kunnen we onze marketing op sturen. Dat was geen eis van de business case, maar wel een groot bijkomend voordee. Zo kunnen we nu branche-gerichter te werk gaan. Zien we bijvoorbeeld dat organisaties in de zorg bepaalde overeenkomsten hebben, dan kunnen we hierop sturen vanuit een service verlenend karakter. Een concreet voorbeeld is het gebruik van Microsoft Lync, een slimme tool om snel en efficiënt te communiceren. Dit product zijn we nu actief in de markt aan het zetten. We maken daartoe in de database eerst een selectie van klanten die het al gebruiken. Stel dat het product populair is bij uitzendbureaus. Dan maken we vervolgens een selectie van klanten in deze branche die nog geen Lync gebruiken en die gaan we benaderen. We gaan bij hen langs en laten zien hoe zij met Lync of met andere applicaties hun bedrijfsvoering nog verder zouden kunnen verbeteren."
Keuze voor Microsoft BI Op de vraag of hij de Business Intelligence omgeving ook met niet-Microsoft software had kunnen realiseren antwoordt M. Vogt: "In feite is dit geen punt van discussie, want ApplicationNet draait haar hele IT met Microsoft software, van servers tot werkplekken. Maar stel dat we de BI gebouwd zouden hebben met een ander
Op de vraag hoe je zulke selecties en andere informatie uit het SQL Server datawarehouse genereert geeft M. Bekkema twee antwoorden: "Via voorgedefinieerde rapporten of via Excel-draaitabellen. Rapporten zijn het gemakkelijkst, met één klik krijg je precies alle gegevens die je nodig hebt. De portal telt enkele tientallen rapporten, die door ilionx zijn voorgedefinieerd. Omdat een groot deel van de rapportages ook voor onze klanten beschikbaar is, zien die er gelikt uit. Verder zijn er rapportages voor ons management, de service-afdeling en de commercie."
softwarepakket, waarmee wij vanuit ilionx ook ervaring hebben, dan hadden we ons veel extra werk op de hals
Voor analyses en selecties die minder frequent voorkomen of die je adhoc wilt
gehaald. Ik geloof heel sterk in SQL Server en de BI
opstellen wordt de SQL Server database vanuit Excel benaderd. M. Vogt: "Je kunt
architectuur van Microsoft, compleet met al zijn integrale
gegevens uit de database ophalen door middel van zogenaamde OLAP-kubussen,
analyse- en rapportagefuncties."
query’s en draaitabellen. Daarmee kun je alle mogelijke gegevens tegen elkaar uitzetten, overeenkomsten zoeken, analyses doen etc."
TOEKOMST "Ik geloof heel sterk in SQL Server en de BI architectuur van Microsoft, compleet met
Voor de nabije toekomst verwacht M. Bekkema dat er vooral op het gebied van de
integrale analyse- en rapportagefuncties.
rapportages nog enkele uitbreidingen zullen worden gedaan. "De punten van de
Zowel qua autorisatie, als qua functionaliteit
business case zijn opgelost en afgerond, dat werkt nu allemaal uitstekend. Het
en integratie sluit alles heel mooi op elkaar
logische gevolg is dat je de vele mogelijkheden van de nieuwe omgeving verder wilt
aan."
benutten. Zo zullen we voor enkele query’s, die dikwijls worden gemaakt, standaard
M. Vogt, Business Intelligence Consultant bij ilionx
rapportages gaan ontwikkelen om sneller en gemakkelijker over die informatie te
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
kunnen beschikken."
