WIJZE VAN FACTURATIE VAN ANALYSES UITGEVOERD VOOR HET FAVV

DOCUMENT LAB P 11:

WIJZE VAN FACTURATIE VAN ANALYSES UITGEVOERD VOOR HET FAVV

“Bestuur Laboratoria” Tel: 02/208.49.78 - Fax: 02/208.49.75 PR0CEDURE: LAB P11

“WIJZE VAN FACTURATIE VAN ANALYSES UITGEVOERD VOOR HET FAVV”

Versie :01 Opgesteld door : ir. Diaine Sacha Goedgekeurd door : ir. Geert De Poorter Datum opmaak : 2006-04-03 Datum goedkeuring : 2006-04-24 Datum in werking: 2006-05-01

1. Doel Deze procedure heeft tot doel de facturatie van analyses uitgevoerd door de externe laboratoria voor het agentschap te harmoniseren, de validatie en de uitbetaling te rationaliseren en te versnellen 2. Verspreiding • • • • •

De externe laboratoria De directeurs van de vijf FAVV labs De medewerkers van de Algemene Diensten bestuur Budget & Beheerscontrole De medewerkers van DG Controle De medewerkers van het hoofdbestuur DG Laboratoria

3 Afkortingen en definities FAVV : Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 4 Werkwijze Vanaf 1 mei worden de analyses door externe laboratoria uitgevoerd voor het FAVV als volgt gefactureerd Het factureren gebeurt maandelijks. 4.1 Voor wat betreft de monsters die door U worden afgehaald in de dispatchingcentra en voorzien zijn van een analyseaanvraagformulier zoals in bijlage 1a (monsters van het controleplan) en waarbij de factuur moet verzonden worden aan het FAVV Voor het controleprogramma heeft elk laboratorium zijn toewijzingen ontvangen, waarbij elke lijn van het controleprogramma gedefinieerd was op basis van een IDDGLABO nummer. Op de analyseaanvraagformulieren voor de monster van het controleplan is steeds dit proc_lab_p11_nl_v1_2006-03-03.doc

Pagina 1 van 5

DOCUMENT LAB P 11:


IDDGLABO nummer terug te vinden. Op basis van dit IDDGLABO nummer moet gefactureerd worden, waarbij volgend overzicht dient overgemaakt te worden: IDDGLABO

AANTAL MONSTERS

XXXX

YY

EENHEIDSPRIJS/ TOTAAL PRIJS MONSTER ZZZ,ZZ

OPMERKING

Waarbij : XXXX YY ZZZ,ZZ

: het IDDGLABO nummer terug te vinden op de analyseaanvraagformulieren : het aantal monsters voor dit IDDGLABO ontvangen in de voorbij maand : de opgegeven eenheidsprijs op de file analyseprogramma 2006.(BTW exclusief)

In bepaalde gevallen kan de prijs afwijken van de standaard opgegeven prijs voor een bepaalde analyse (bevestiging, extra analyse gevraagd door het agentschap,….) In dit geval wordt het monster apart vermeld in de overzichtslijst waarbij de eenheidsprijs aangepast is Voorbeeld Stel 25 monsters ontvangen voor een analyse waarbij 1 moest bevestigd worden en er op 2 een bijkomende analyse is gevraagd IDDGLABO

AANTAL MONSTERS

1400 1400

22 1

EENHEIDSPRIJS/ TOTAAL PRIJS MONSTER 20,00 440,00 35,30 35,30

1400

2

50,00

100,00

OPMERKING Bevestiging gevraagd Bijkomende analyse op parameter X gevraagd

Voor alle monsters moet nog steeds een beproevingsverslag opgezonden worden. Opmerking : Indien U monsters ontvangt van een bepaalde IDDGLABO en er daarvoor nog geen prijs meegedeeld is aan het agentschap, moet contact opgenomen worden met Diaine Sacha om de prijzen door te geven. Gelieve dit zo snel na ontvangst van de monsters uit te voeren. 4.2 Voor wat betreft de monsters, die door U worden afgehaald in de dispatchingcentra en de monsters afgeleverd door DG Controle, en voorzien zijn van een analyseaanvraagformulier zoals in bijlage 1b (monsters buiten het controleplan) en waarbij de factuur moet verzonden worden aan het FAVV Bij deze monsters dient ook telkens een kopie van de beproevingsverslagen gevoegd te worden aan de factuur. Op de factuur moet op een DUIDELIJKE manier gerefereerd worden naar de identificatie van deze beproevingsverslagen. Het agentschap gaat ervan uit dat de laboratoria dezelfde eenheidsprijzen hanteren als de prijzen die doorgegeven zijn voor het controleprogramma. 4.3 Voor wat betreft de monsters uitbesteed door 1 van de 5 FAVV-Laboratoria Deze facturen (in drievoud) worden verzonden aan de verantwoordelijke van het FAVVlaboratorium. De verantwoordelijke valideert deze factuur en zendt deze op zijn beurt door naar het hoofdbestuur.

proc_lab_p11_nl_v1_2006-03-03.doc

Pagina 2 van 5

DOCUMENT LAB P 11:


Het agentschap gaat ervan uit dat de laboratoria dezelfde eenheidsprijzen hanteren als de prijzen die doorgegeven zijn voor het controleprogramma. 4.4 Voor wat betreft de monsters, die door U worden afgehaald in de dispatchingcentra en de monsters afgeleverd door DG Controle, en voorzien zijn van een analyseaanvraagformulier zoals in bijlage 1a en 1b en waarbij uit de aanvraag blijkt dat de factuur niet ten laste van het FAVV is Hiervoor staat het externe laboratorium zelf in. Er kan op geen enkele manier aanspraak gemaakt worden op het Agentschap om deze facturen te betalen of te laten betalen. 4.5 Versturen van de facturen Voor de punten 4.1 en punt 4.2 worden alle facturen in drievoud en hun bijlagen in enkelvoud verzonden naar volgend adres FAVV Administratie van de algemene diensten Dienst Budget en Beheerscontrole t.a.v. Paulette Looze WTC III – 16e verdieping Simon Bolivarlaan, 30 1000 Brussel De facturen van punt 4.3. worden door de verantwoordelijke van het laboratorium, na validatie, doorgezonden naar bovenstaand adres. Voor punt 4.4. moet het externe labo factureren aan het adres dat zich bevindt op het analyseaanvraagformulier.


Pagina 3 van 5

DOCUMENT LAB P 11:


Bijlage 1a : Voorbeeld analyseaanvraagformulier in het kader van het controleplan


Pagina 4 van 5

DOCUMENT LAB P 11:


Bijlage 1b : Voorbeeld analyseaanvraagformulier buiten het controleplan


Pagina 5 van 5

WIJZE VAN FACTURATIE VAN ANALYSES UITGEVOERD VOOR HET FAVV

Recommend Documents