Bespreking van de suggesties van de leden Voorstellen van het FAVV
Vergadering van het RC van 18 juni 2014 1
Algemene bemerkingen van de leden (1) Een periodieke update invoeren met betrekking tot de uitvoer naar
derde landen,
Waardering voor de volledigheid van de dagorde en dossiers maar de
ter beschikking gestelde documenten moeten ruim op voorhand verstuurd worden,
De mondelinge presentaties tot de essentie beperken, voldoende
marge voorzien voor discussie en overleg,
Op tijd de elektronische documenten opsturen naar de leden, maar
niet meer systematisch de documenten in de twee talen afdrukken,
2
Algemene bemerkingen van de leden (2) Duur van de vergadering respecteren, dit laat alle leden toe hun
namiddag te plannen (12u zou mogelijk moeten zijn),
De vergadering van april wordt systematisch geannuleerd, het is
misschien niet meer nodig om die te plannen,
Een andere dag dan woensdag voorzien voor de vergaderingen van het
RC, ->Eventueel iedere laatste donderdag van de maand de vergadering plannen of op maandagen, dinsdagen of vrijdagen ('s morgens),
De vergadering laten beginnen/eindigen met thema's die slechts
betrekking hebben op een (klein) deel van de leden (financiën, enz.),
3
Algemene bemerkingen van de leden (3) Op voorwaarde dat er voldoende tijd is voor de bespreking tijdens de
vergadering, beginnen met de punten die een standpunt veronderstellen en eindigen met informatieve punten,
Voldoende aandacht besteden aan administratieve vereenvoudiging, aan
begrijpbare en eenduidige communicatie en aan een doeltreffend overleg met stakeholders met als doel te komen tot duurzame regels voor de activiteiten,
Vast informatiepunt (of één keer op twee) over de wetgeving die
voorbereid, opgesteld en gereviseerd wordt in afwachting van publicatie, alsook van de omzendbrieven die voorbereid of gereviseerd worden.
Regelmatige feedback over de adviezen en de verslagen van het WetCom en
dit punt opnemen in de kalender van vaste punten (2 of 3 keer per jaar),
4
Algemene bemerkingen van de leden (4) Betere opvolging van de initiatieven (revisie van de indicatoren voor de
voedselveiligheidsbarometer, enz.) en feedback voor het RC,
Afzonderlijke mappen voorzien in NL en FR, Meer gedetailleerde uitleg van de punten bij de uitnodiging om de
sector de kans te geven zich voor te bereiden en de vergadering te vergemakkelijken,
Wat is de visie van het FAVV op de werking van het RC en de inbreng
van de sectoren? Wordt er rekening gehouden met hun inspanning om tot een gezamenlijk standpunt te komen? 5
Voorstellen van het FAVV
Het op voorhand overmaken van de documenten (1 week), Gedetailleerde uitleg van de punten in de uitnodiging, Bondige mondelinge presentaties, Enkel elektronische documenten, Strikte timing, De punten organiseren in afnemende orde van belangrijkheid, Regelmatige feedback van het WetCom, Regelmatige update over wetgevend werk (zie ook website), Periodieke update met betrekking tot de uitvoer naar derde landen, Betere opvolging van initatieven en feedback aan het RC (actietabel?), ? Woensdag voor de vergaderingen van het RC, ? Geen vergadering meer in april, Eéntalige mappen met documenten (ok voor ALLE elektronische documenten en eventuele toevoegingen tijdens de vergadering gesorteerd per taal bijvoorbeeld) 6
Voorstelling van het DMS-project Wat is het DMS? Geïnformatiseerd systeem voor het beheer van
elektronische documenten
Intern proces van het FAVV om werkruimten te creëren
(waarvan sommige open kunnen staan voor externen) en documenten te delen.
7
Voordelen van het DMS "paperless" procedure (EMAS) Het opzoeken en corrigeren van documenten wordt
vergemakkelijkt Beveiliging en controle van de toegang tot documenten Historiek van wijzigingen Toegenomen productiviteit Tijdswinst Bevorderen van kennis- en informatiedelen Tranparant beleid 8
Toepassing op het RC Ter beschikking stellen van documenten in een
werkruimte die voorbehouden is voor de leden van het RC en de betrokken personen van het FAVV ( de gedelegeerd bestuurder, zijn staff, het secretariaat en de leden van het Comité), Alle leden wijzigen verslagen op basis van de laatste versie + overzicht van de historiek van de wijzigingen, Pilootproject van het FAVV: toepassing van DMS op externen. RC ok? 9
10
