Wis@d
Facturatie
Inhoud ALGEMENE INFORMATIE .........................................................................................................................2 FACTURATIE .................................................................................................................................................3 1. 2.
INLEIDING ...............................................................................................................................................3 BEGRIPPEN ..............................................................................................................................................4 2.1 Leveringen......................................................................................................................................5 2.2 Facturen .........................................................................................................................................5 2.3 Betalingen ......................................................................................................................................6 2.4 Detailboeken ..................................................................................................................................6 3. LEVERINGEN ...........................................................................................................................................7 3.1 Aanmaken van een levering............................................................................................................7 3.2 Opvragen van leveringen .............................................................................................................10 3.3 Wijzigen van leveringsgegevens...................................................................................................11 4. FACTUREN ............................................................................................................................................12 4.1 Voorbereiding facturen vanuit leveringen....................................................................................12 4.2 Individuele aanmaken van een factuur/ creditnota ......................................................................14 4.3 Groepsgewijs................................................................................................................................16 5. BETALINGEN .........................................................................................................................................17 5.1 Algemeen......................................................................................................................................17 5.2 Documenten aanmaken Per betaling ...........................................................................................18 5.3 Binnenkomende betalingen (Coda 128) .......................................................................................19 5.4 Domiciliëringsopdrachten............................................................................................................21 6. OPVRAGING VAN FACTURATIEGEGEVENS .............................................................................................23 6.1 Facturen en betalingen per leerling.............................................................................................23 6.2 Facturen en betalingen per personeelslid ....................................................................................23 7. AFDRUK ................................................................................................................................................24 7.1 Algemeen......................................................................................................................................24 7.2 Openstaande per klas ...................................................................................................................26 7.3 Aanmaningen ...............................................................................................................................26 7.4 Boekhoudkundige totalen .............................................................................................................26 ORGANISATIE FACTURATIE..................................................................................................................27 1.
ARTIKELS – RUBRIEKEN – REKENINGPERIODES .....................................................................................27 1.1 Artikels en Rubrieken ...................................................................................................................27 1.2 Rekeningperiodes .........................................................................................................................28 2. DETAILBOEKEN.....................................................................................................................................29 2.1 Onderscheid types Detailboeken ..................................................................................................29 2.2 Aanmaak detailboeken .................................................................................................................30 3. TEKSTEN ...............................................................................................................................................32
Wis@d
Facturatie
Algemene informatie Volgende extra velden worden in de handleiding gebruikt: •
Instellingen
•
Informatie – tips
•
Voorbeelden
Deze komen overeen met onderstaande iconen:
Dit icoon duidt een instelling (al dan niet van het programma) aan. In het menu Bewerken kan je gebruikmaken van de VK – Voorkeurinstellingen en Huidig venster om je persoonlijke gebruiksinstellingen aan te passen.
Dit icoon duidt een informatieveld aan. Hierin wordt extra informatie gegeven over de omschreven functionaliteit.
Dit icoon duidt een praktisch voorbeeld aan. De gegevens uit het programma worden vertaald naar een voorbeeld uit de praktijk.
Algemene informatie
-2-
Wis@d
Facturatie
Facturatie 1.
Inleiding
De module facturen biedt je de mogelijkheid facturen voor ingestelde rekeningperiodes aan te maken en/of af te drukken. De betaling van deze facturen wordt opgevolgd door gebruik te maken van de betalinggegevens van de bank. Je kan gebruik maken van CODA-bestanden om de betalingen op te volgen, maar je kan betalingen ook manueel in het systeem invoeren. Vanaf Wis@d v3.1 kunnen betalingsplannen en facturen voor meerdere partijen aangemaakt worden. Facturatiegegevens kunnen steeds opgevraagd en afgedrukt worden. De verschillende functionaliteiten van de module Facturatie worden besproken in onderstaande hoofdstukken. De organisatie van de facturatie wordt uitgelegd in een apart hoofdstuk.
Inleiding
-3-
Wis@d 2.
Facturatie
Begrippen
We verduidelijken enkele begrippen uit de module facturatie adhv een voorbeeld. De leerlingen van ASO “De Tandem” gaan op uitstap naar Technopolis in Mechelen. Hiervoor maken ze gebruik van een reisbus. De leerlingen betalen € 8 inkom en nemen ’s middags een drankje in de cafetaria. Aan het einde van de maand juni wordt deze uitstap aangerekend op hun individuele factuur.
?
Begrip
Omschrijving
Wie
Leerlingen of personeelsleden
de leerlingen uit ASO “De Tandem”
Wat
Artikels
reisbus – inkom – drankje
Rubrieken
artikels zijn gegroepeerd in de rubriek UIT
Wat
Levering/ factuur
de activiteiten van de ll komen op een levering/ factuur
Wanneer
Rekeningperiode
de ll krijgen de factuur op een gegeven ogenblik meer naar huis
Figuur 2.1 Proces facturatie
Begrippen
-4-
Wis@d
Facturatie
2.1 Leveringen Wanneer je over een deelnamelijst van een activiteit beschikt, kan je deze activiteiten invoeren als leveringen. Deze koppel je aan een gegeven rekeningperiode. Op het ogenblik dat je facturen wenst te maken, verzamel je alle leveringsgegevens en verwerk je deze in een factuur. Werkwijze Invoer
Omschrijving
Groepsgewijs
Je voert de leveringgegevens in en selecteert voor welke klasgroepen/ leerlingen – personeelsgroepen/ personeelsleden de levering gemaakt wordt.
Op basis van criteria
Indien je werkt met criteria en je maakt je levering groepsgewijs aan, kan Wis@d automatisch de leerlingen selecteren die aan de criteria voldoen. Je dient de leerlingen niet zelf aan te duiden. Meer info volgt in het hoofdstuk ‘Werken met criteria’
Per levering
Indien gewenst kan je voor 1 leerling een levering aanmaken. Deze werkwijze wordt minder vaak gebruik
Wanneer je over een lijst met de uitstapgegevens van de klas beschikt, kan je deze uitstap als levering groepsgewijs invoeren. Je maakt detaillijnen met de verschillende gegevens over deze activiteit.
Om het ingeven van leveringen te vergemakkelijken/ versnellen kan je de leveringen groepsgewijs aanmaken. Dwz dat je een levering voor meerdere leerlingen/ personeelsleden aanmaakt. Je maakt één levering groepsgewijs aan en selecteert de groep(en) leerlingen/ personeelsleden op welke deze levering van toepassing is.
2.2 Facturen Om je leerlingen/ personeelsleden aan het einde van een rekeningperiode een rekening/ factuur te kunnen sturen, dien je deze eerst aan te maken. Je kan deze facturen op verschillende wijzen invoeren. Werkwijze aanmaak
Omschrijving
Vertrekkend vanuit leveringen
Indien je vertrekt vanuit bestaande leveringen, verzamelt Wis@d voor jou alle leveringgegevens voor een bepaalde rekeningperiode en maakt op basis hiervan een nieuwe factuur.
Groepsgewijs
Indien je geen leveringen hebt aangemaakt, kan je rechtstreeks facturen aanmaken.
Per factuur
Facturen aanmaken voor één leerling kan eveneens door te vertrekken vanuit de module ‘Per factuur’
De uitstap naar Technopolis zal vermeld worden op de factuur van juni. In de gedetailleerde omschrijving worden de busreis, de inkomprijs en het drankje met hun respectievelijke prijzen vermeld.
Begrippen
-5-
Wis@d
Facturatie
2.3 Betalingen Als instelling is het belangrijk dat je de mogelijkheid hebt bepaalde betalingsgegevens op te volgen en af te punten. Dit afpunten kan automatisch of manueel gebeuren. •
Automatisch: werken met CODA-bestanden die je van de bank doorgezonden krijgt. Deze lees je in de betalingsmodule van Wis@d in.
•
Manueel: je punt de betalingen manueel af adhv de gegevens op de rekeninguittreksels.
Wis@d laat je eveneens toe gebruik te maken van domiciliëringen. Hiervoor dien je te beschikken over een betalingsprogramma.
Na het ontvangen van de betalingsgegevens van de bank maak je een nieuw betalingsdocument aan (eventueel adhv een CODA-bestand). Facturen die niet betaald werden blijven openstaan. Hiervoor kan een herinnering gestuurd worden.
2.4 Detailboeken Alle informatie omtrent facturen, leveringen, betalingen wordt bijgehouden in digitale classeurs of detailboeken. Meer uitleg hierover vind je terug in het hoofdstuk Organisatie facturatie.
Begrippen
-6-
Wis@d
3.
Facturatie
Leveringen
Voor elk item dat meegerekend wordt op de factuur van een rekeningperiode, kan een levering aangemaakt worden. Je bent echter niet verplicht een levering voor een activiteit aan te maken.
3.1 Aanmaken van een levering Groepsgewijs aanmaken van leveringen Wanneer je leveringen voor meerdere personen wenst in te voeren, maak je gebruik van de groepsgewijze invoer. De tabbladen worden chronologisch ingevuld, waarna de verwerking gestart kan worden. Figuur 3.1 Tabbladen leveringen
Tabblad Alg – Gr – ID
Omschrijving
Detailboek
Selecteer het detailboek (de classeur) waarin de levering bewaard dient te worden.
Datumvelden
Deze maken het mogelijk je levering achteraf op eenvoudige wijze terug te vinden.
Selectief
JA: selecteer de groepen/ ID waarvoor je leveringen wenst in te voeren in de tabbladen Groepen – Identificaties NEEN: leveringen worden aangemaakt voor alle personeelsleden/ leerlingen
Bijkomende criteria
Meer informatie in het hoofdstuk ‘werken met criteria’.
Figuur 3.2 Groepsgewijze aanmaak leveringen
Inzage resultaat: hier kan je tijd besparen zodat op het tabblad Resultaten en de knop [Start Verwerking] zichtbaar is (en geen gegevens).
Leveringen
-7-
Wis@d
Facturatie
Na de invoer van deze gegevens, kan je de leveringsgegevens invoeren. Een leveringsdocument wordt opgebouwd door verschillende lijnen aan het document toe te voegen. Tabblad Art
Omschrijving
Nieuwe lijn aanmaken
Maak een nieuw record aan. Een nieuwe lijn wordt toegevoegd in het overzicht
Type lijn
Selecteer het lijntype
Rekeningperiode
Selecteer de rekeningperiode (op welke factuur) waaraan de levering gekoppeld wordt
Aantal/ prijs/ korting
Afhankelijk van het lijntype kan je hier de gegevens hier aanpassen •
Kopiëren artikellijnen
Artikels waarvoor geen prijs gedefinieerd werd, dienen hier zeker aangepast te worden
Indien je artikellijnen vanuit andere documenten wenst te kopiëren, kan je gebruik van maken.
Info bij types: Type 1: omschrijving – prijs (wordt in de boekhouding bij DIVERS geboekt) Type 2: omschrijving – aantal – prijs •
Type 1 en 2 worden in de boekhouding bij DIVERS geboekt
Type 3: korte omschrijving (als aanvulling op een artikelomschrijving) •
Deze springt in onder Omschrijving
Type 4: mededeling (begint onder artikelcode bij afdruk) Type 5: commentaar (aan voet document onder totaalbedrag) Type 6: artikelcode – aantal – bedrag Type 7: artikelcode – aantal – bedrag – omschrijving De omschrijving wordt achter het artikel geplaatst op de levering •
Type 6 en 7 worden het meest gebruikt bij het aanmaken van leveringen
Negatieve bedragen kunnen enkel ingevoerd worden door een negatief aantal in te voeren. Tot slot kan je individuele aanpassingen doen voor elke ID op het tabblad resultaten. Hier kan je gebruik maken van de standaardfuncties om het overzicht naar je hand te zetten. •
Verplaatsen van kolommen
•
Sorteren van kolommen
Leveringen
-8-
Wis@d
Facturatie
Aanmaken Per Levering Je kan een leveringsdocument ook per levering aanmaken. Dit doe je wanneer je slechts voor één leerling/ personeelslid een levering wil aanmaken. Je vertrekt vanuit Leveringen – Per levering Werkwijze
Omschrijving
Nieuwe lijn aanmaken
Maak een nieuw record aan.
Type lijn
Selecteer het lijntype
Rekeningperiode
Selecteer de rekeningperiode (op welke factuur) waaraan de levering gekoppeld wordt
Aantal/ prijs/ korting
Afhankelijk van het lijntype kan je hier de gegevens hier aanpassen •
Kopiëren artikellijnen
Artikels waarvoor geen prijs gedefinieerd werd, dienen hier zeker aangepast te worden
Indien je artikellijnen vanuit andere documenten wenst te kopiëren, kan je hiervan gebruikmaken.
Negatieve bedragen kunnen enkel ingevoerd worden door een negatief aantal in te voeren.
Meerdere gebruikers kunnen aan leveringen werken, maar ze kunnen niet hetzelfde detail voor een bepaalde levering tegelijkertijd wijzigen. Oudere leveringen kunnen pas bewerkt worden wanneer je de knop bewerken gebruikt (beveiliging). Leveringen waarvan een factuur werd aangemaakt kunnen niet meer gewijzigd worden (beveiliging).
Leveringen
-9-
Wis@d
Facturatie
3.2 Opvragen van leveringen Per levering (periode) Leveringsdocumenten kunnen opgezocht worden per levering. Je vertrekt vanuit het scherm Leveringen – Per levering. Werkwijze
Omschrijving
Periodes
Na het aanklikken van periodes in het lokaal menu kan je een periode kiezen uit de tab periodes. Dit is de periode waarin het leveringsdocument gemaakt werd.
Documenten zoeken
Selecteer de tab documenten en maak gebruik van de zoekoperator om een document terug te zoeken in de lijst.
Fiche – Detail
Indien je het document gevonden hebt, klik je op fiche – detail. Hier kan je de gegevens van het leveringsdocument bekijken en/of afdrukken.
Per identificatie Deze werkwijze kan je gebruiken om alle ingevoerde levering op te vragen per rekeningperiode. Werkwijze
Omschrijving
Identificaties
Maak gebruik van de zoekoperator om leerlingen/ personeelsleden op te zoeken in de overzichtslijst.
Leveringen
Selecteer een rekeningperiode om de reeds ingevoerde leveringen voor die rekeningperiode op te vragen.
Leveringen
- 10 -
Wis@d
Facturatie
3.3 Wijzigen van leveringsgegevens Indien er foutieve gegevens ingevoerd werden voor een levering, kunnen deze aangepast worden zolang er geen facturen werden gemaakt op basis van deze leveringen. Aanpassingen per levering Werkwijze
Omschrijving
Levering opzoeken
Zoek het leveringsdocument terug •
Per levering (adhv de periode) – Fiche/ Detail
•
Per identificatie (adhv de ID – rekeningperiode)
Bewerken
Klik op de knop [Bewerken] om het leveringsdocument te kunnen aanpassen
Opslaan
Pas het leveringsdocument aan
Bewaren
Klik op de knop [Bewaren] om de gewijzigde gegevens te verwerken
Groepsgewijze aanpassingen Indien een leveringsdocument voor meerdere personen dient aangepast te worden, maak je gebruik van de groepsgewijze aanpassingen. Werkwijze
Omschrijving
Verwijdering detaillijnen
Hiermee kan je detaillijnen verwijderen uit leveringen
Wijzigingen detaillijnen
Hiermee pas je velden uit detaillijnen aan
Verwijdering documenten
Hiermee kan je leveringsdocumenten verwijderen
Leveringen
- 11 -
Wis@d
4.
Facturatie
Facturen
Bij Facturen/ Creditnota’s krijg je een overzicht van alle documenten die zich in je detailboeken facturen/ creditnota’s bevinden. Je kan er eveneens facturen op verschillende wijzen aanmaken.
4.1 Voorbereiding facturen vanuit leveringen In de volgende procedure ga je een factuur aanmaken op basis van bestaande leveringsdocumenten. Context: je hebt groepsgewijs een aantal leveringen aangemaakt voor een aantal groepen/ identificaties. Deze leveringen heb je bij het aanmaken gekoppeld aan een rekeningperiode. Nu ga je alle documenten van deze rekeningperiode waar nog geen factuur voor bestaat, verwerken tot één individuele factuur voor die periode per leerling.
Onderstaand voorbeeld toont de eerste stap uit dit proces. Figuur 4.1 Hoofding factuur
Facturen
- 12 -
Wis@d
Facturatie
Werkwijze
Omschrijving
Stap 1: Voorbereiding leveringen
•
Selecteer het detailboek met het type leveringen
•
Selecteer de rekeningperiode
Figuur 4.2 Omzetten van leveringen: Vertrek vanuit LEV
Werkwijze
Omschrijving
Stap 2: Voorbereiding facturen
•
Selecteer het detailboek met het type facturen waarin je de aangemaakte facturen wil plaatsen
•
Voer de datumgegevens in
Figuur 4.3 Omzetten van leveringen: Naar FACT
Documentnummer: Let erop dat je geen 2 dezelfde documentnummers creëert! Dit is in het bijzonder belangrijk indien je bij de betalingen werkt met CODA bestanden om de facturen af te boeken. Indien er meerdere identieke factuurnummers zijn, is het mogelijk dat de verkeerde factuur wordt afgeboekt.
Werkwijze
Omschrijving
Stap 3: Selectie groepen/ identificaties
•
Selecteer de groepen/ identificaties waarvoor je een factuur wil aanmaken.
Stap 4: Afdruk
•
Druk de facturen af naar de printer/ scherm. Indien gewenst kunnen deze op een later tijdstip afgeprint worden.
De eerste keer dat je facturen gaat afdrukken, kan je best een afdrukvoorbeeld op scherm vragen om de lay out na te kijken. Wanneer je tevreden bent over je afdrukvoorbeeld kan je nadien de facturen rechtstreeks naar de printer afdrukken.
Facturen
- 13 -
Wis@d
Facturatie
4.2 Individuele aanmaken van een factuur/ creditnota Indien je slechts één factuur wil aanmaken, kan je dit best rechtstreeks doen zonder dat je hiervoor eerst een levering dient aan te maken. Hiervoor vertrek je vanuit het scherm Facturen/ Per Factuur Werkwijze
Omschrijving
Stap 1: Selectie detailboek
•
Selecteer het detailboek waarin je de factuur wenst te classeren
Stap 2: Selectie periode
•
Selecteer de periode waarin de factuur wordt aangemaakt.
Er gaan meerdere tabbladen open. De toepassing gaat automatisch naar de laatste periode. Door het tabblad documenten aan te klikken, kan je een overzichten met alle documenten voor een periode opvragen.
Werkwijze
Omschrijving
Stap 3: Aanmaken nieuwe factuur
•
Maak een nieuw record aan. Je factuur krijgt een uniek nummer.
Stap 4: Gegevens invullen
•
Voer gegevens voor de rekeningperiode – leerlingID in.
Stap 5: Detailinformatie invoeren
•
Voer de verschillende artikelen in door gebruik te maken van Detail in het lokaal menu. Dit werkt naar analogie met het toevoegen van artikels voor een levering. Vervolgens bewaar je je document.
Het volgnummer van het document wordt automatisch ingevuld. Boekhoudkundig dient binnen een detailboek de nummering uniek te zijn en (eventueel in reeksen) ononderbroken.
Figuur 4.4 Aanmaak van een factuur per ID
Facturen
- 14 -
Wis@d
Facturatie
Figuur 4.5 Invoering van artikel
Facturen
- 15 -
Wis@d
Facturatie
4.3 Groepsgewijs Aanmaken facturen Het groepsgewijs aanmaken van facturen verloopt naar analogie met de module Leveringen – groepsgewijs. Facturen worden rechtstreeks groepsgewijs aangemaakt wanneer je de leveringen wil overslaan. Bij voorschotfacturen kan je een factuur aanmaken zonder hiervoor eerst een levering aan te maken. Hierbij heb je mogelijks slechts één artikel, dat voor iedereen zeer duidelijk is. Wijzigen/ Verwijderen detaillijnen Je kan groepsgewijs detaillijnen wijzigen/ verwijderen op een factuur. In volgende onderdelen kunnen gegevens uit een detaillijn gewijzigd worden: •
Omschrijving
•
Aantal
•
Prijs
•
Korting
•
Tekst
•
Datum
Om gegevens te wijzigen ga je als volgt te werk. •
Voer de parameters betreffende de te wijzigen/ verwijderen facturen in.
•
Selecteer de detaillijn die je wenst te wijzigen/ verwijderen. Indien je foute gegevens invoert, zal het resultaat van deze wijziging leeg blijven.
•
In het tabblad Resultaten kan je je wijzigingen bekijken.
Figuur 4.6 Omzetten van leveringen: Naar FACT
•
Indien nodig kan je identificaties uitvinken, of gegevens wijzigen.
•
Tot slot klik je op Start verwerking om de gegevens op te slaan.
Facturen
- 16 -
Wis@d
5.
Facturatie
Betalingen
5.1 Algemeen Overzicht De deelmodule betalingen gebruik je om betalingen van leerlingen/ personeel op te kunnen volgen. Het afpunten van deze betalingen kan zowel manueel gebeuren als door gebruik te maken van Coda-bestanden. Een Coda-bestand bevat informatie van betalingen die voor een bepaald rekeningnummer en over een bepaalde periode gebeuren. De nieuwe functionaliteit spreiding betalingen zorgt ervoor dat je betalingen over meerdere partijen kan spreiden alsook dat je betalingsplannen voor leerlingen kan opstellen. Voor elk rekeningnummer waarop de leerlingen/ leerkrachten kunnen betalen dien je een apart detailboek betalingen aan te maken. Indien de leerlingen bepaalde betalingen cash betalen, maak je hiervoor best een apart detailboek betalingen aan.
Externe referentie Bij externe referentie (referentie naar het betalingsdocument, waardoor het achteraf opzoeken vereenvoudigd wordt) kan je referentiegegevens invoeren. Indien je werkt met domiciliëringsopdrachten of CODA-bestanden, wordt hier een externe referentie ingevuld die je best ongewijzigd laat. Figuur 5.1 Externe referenties
Een leerling betaalt de factuur van mei 2005. Bij externe referentie voer je Verboven Bart mei 2005 in. Voor CASH-betalingen gebruik je een apart detailboek betalingen.
Betalingen
- 17 -
Wis@d
Facturatie
5.2 Documenten aanmaken Per betaling Indien je niet over een betalingsprogramma beschikt dat Coda-bestanden van je financiële instelling ontvangt, dien je betalingen manueel af te punten. Hiervoor gebruik je het scherm Betalingen – per betaling. Zorg ervoor dat je de rekeninguittreksels bij de hand hebt.
Werkwijze
Omschrijving •
Selecteer het detailboek betalingen waarin je de betaling wil afpunten.
•
Selecteer de periode uit het lokaal menu
•
Maak een nieuw record aan
•
Je kan best het nummer van je rekeninguittreksel gelijk laten lopen met dat van je betalingsdocument.
•
Klik op detail in het lokaal menu
•
Maak een nieuw record aan
•
Voer de gestructureerde mededeling in bij factuur zonder het controlegetal (laatste 2 cijfers)
•
Klik op [Haal factuur]
•
Klik op Opslaan
•
Klik op Identificatie
•
Zoek de leerling terug in het overzicht
•
Klik op Openstaande
•
Selecteer de factuur die je wenst af te punten
Bedrag aanpassen
•
Indien de leerling een ander bedrag betaalde dan het gewenste factuurbedrag dien je dit aan te passen in het veld bedrag.
Opslaan
•
Klik op het icoon om op te slaan en voer eventueel verdere betalingsgegevens voor het uittreksel in.
Betalingsdocument aanmaken
Betalingen afpunten
Betaling met OGMnummer
Betaling zonder OGMnummer
Bewaar je wijzigingen indien dit niet reeds gebeurd was.
Figuur 5.2 Betalingen opzoeken
Betalingen
- 18 -
Wis@d
Facturatie
5.3 Binnenkomende betalingen (Coda 128) Wanneer je instelling over een softwarepakket beschikt dat CODA-bestanden kan ontvangen (vb Isabel – Publiweb – …) kan je deze CODA-bestanden laten inlezen door Wis@d. De betalingen worden automatisch afgepunt door de toepassing. In het tabblad resultaten kan je eventuele fouten afvinken alvorens je deze gaat verwerken. Hiervoor vertrek je vanuit het scherm Betalingen – Binnenkomende betalingen (Coda 128) Let op: eenzelfde CODA-bestand mag geen 2x ingelezen worden, want dan worden facturen 2x afgeboekt. (Facturatie – Betalingen – Per betaling zorgt ervoor dat je een betalingsdocument kan verwijderen.) Algemeen Werkwijze
Omschrijving
Selectie CODA-bestand
•
Selecteer het CODA-bestand op je harde schijf
Selectie detailboek
•
Selecteer het detailboek waarin het betalingsdocument bewaard dient te worden.
Aanpassen datumgeg
•
Pas eventueel de datumgegevens aan
Haal op
•
Haal de betalingsgegevens uit het CODA-bestand op (bestand wordt ingelezen). De velden onderaan worden ingevuld.
Indien je rekeningnummers aanpassen op ja zet, zal Wis@d het rekeningnummer dat gebruikt werd voor de betaling automatisch invullen in de steekkaart van de leerling (lokaal menu – Gezin – Andere)
Figuur 5.3 CODA inlezen
De naam van het betalingsbestand wordt ingevuld als referentie bij het betalingsdocument.
Betalingen
- 19 -
Wis@d
Facturatie
Resultaat Via de gekende knoppen in de knoppenbalk kan je ook een aantal handige afdrukken van het CODA-bestand maken. Je ziet dus welke facturen er allemaal zullen afgeboekt worden. Als je een detaillijn selecteert, worden onderaan de velden (Identificatie, Factuurnummer, Bedrag...) ingevuld met de gegevens die beschikbaar zijn in het CODA-bestand. Voor een betalingsdocument dat een CODA-bestand vertegenwoordigt, is het niet aan te raden om de detaillijnen te wijzigen of toe te voegen. Hierdoor creëer je verschillen met het effectieve CODA-bestand wat kan leiden tot vergissingen. Een ouder betaalt de rekening van zijn kinderen in één betaling met één mededeling ipv de 2 afzonderlijke facturen. •
Knop [Openstaande]: een nieuw scherm wordt geopend waarin de openstaande facturen voor de onderliggende Identificatie worden getoond. Je hebt de mogelijkheid om in dit scherm 1 of meerdere openstaande facturen te selecteren die afgeboekt moeten worden.
•
Factuur: Dit veld staat automatisch ingevuld met de (gedeeltelijk) betaalde factuur en is niet aanpasbaar.
•
Bedrag: Het bedrag dat betaald werd (gegevens uit CODA-bestand) wordt hier ingevoerd. Dit kan aangepast worden (in bijzondere gevallen noodzakelijk zoals in het voorbeeld).
Indien alle gegevens correct zijn kunnen deze verwerkt worden. De relevante facturen worden afgeboekt met het getoonde bedrag en een betalingsdocument wordt aangemaakt in het gespecifieerde betalingsdetailboek. Indien het betaalde bedrag kleiner is dan het factuurbedrag, blijft deze factuur openstaan.
De externe referentie voor ingelezen CODA-bestanden laat je best op de standaard voorgestelde waarde staan. Indien dan bijvoorbeeld een CODAbestand 2x wordt ingelezen (en dus een foutieve dubbele afboeking gebeurd), is het eenvoudig terug te vinden dat het om hetzelfde bestand gaat. Ook bevat de bestandsnaam meestal een datumindicatie, wat opzoekingen vergemakkelijkt.
Betalingen
- 20 -
Wis@d
Facturatie
5.4 Domiciliëringsopdrachten Voorbereiding Leerlingenfacturen kunnen betaald worden door gebruik te maken van een domiciliëring. Een domiciliëringsbestand wordt naar de bank verstuurd en de betalingen worden uitgevoerd. Hiervoor moet je eerst volgende configuratiegegevens controleren. •
In de steekkaart van de leerling vul je het domiciliëringsnummer in. Dit kan je invoeren door In/ Uitschrijvingen aan te klikken en vervolgens naar het tabblad Andere te gaan.
•
In het detailboek facturen zorg je ervoor dat het domiciliëringsnummer correct ingevuld wordt en dat je het gebruik van domiciliëringen activeert.
Figuur 5.4 Voet aanpassen
Domiciliëringsopdrachten In deze module maak je een bestand aan voor de bank waarin de gegevens staan die nodig zijn voor de domiciliëringsopdracht. Op deze wijze kan de bank de betalingen laten uitvoeren. Tevens krijg je de mogelijkheid voor deze betalingen automatisch een betalingsdocument aan te maken, alsof deze betalingen reeds uitgevoerd zijn. •
Selecteer het detailboek facturen
•
Selecteer de rekeningperiode
•
Selecteer het detailboek (type betalingen) waarin het aangemaakte betalingsdocument zal bewaard worden.
•
Boeken in financieel: Indien je hier kiest voor Ja, worden de facturen automatisch afgeboekt. Indien je hier kiest voor Nee, blijven de facturen open staan. Dit is afhankelijk van de afspraken met de bank. Je vraagt dus best na bij de bank hoe ze domiciliëringen terugkoppelen naar de klant. Als de bank een lijst bezorgt met facturen die niet konden gedomicilieerd worden (wegens onvoldoende krediet), dan kies je hier best voor Ja. Alle facturen worden initieel afgeboekt en de facturen waarvoor de domiciliëring niet is gebeurd, zet je dan manueel terug op te betalen. Een factuur terug openzetten doe je door de corresponderende detaillijn in het betalingsdocument te verwijderen (via Facturatie – Betalingen – Per Betaling). Indien de bank de gebeurde domiciliëringen teruggeeft in de vorm van een CODA bestand, kies je hier best voor Nee. De facturen worden pas afgeboekt bij het inlezen van het CODA bestand.
Betalingen
- 21 -
Wis@d
Facturatie
Onderstaande parameters dien je correct in te voeren. •
Jaar en Maand: het boekjaar en de maand van het betalingsdocument. (kalenderjaar)
•
Datum opmaak: de datum van het betalingsdocument.
•
Datum uitvoering: de datum dat de domiciliëring moet uitgevoerd worden.
•
Identificatienr afgever: een nummer dat je moet aanvragen bij de bank.
•
Afdruk na verwerking: afdrukmogelijkheden
•
Bestandsnaam: de naam van het domiciliëringsbestand + map waarin het wordt bewaard, invullen. Standaard stelt het programma een naam voor (formaat: JJJJMMDD.D0x).
•
X = getal tussen 0 en 9 Dit is afhankelijk van de afspraken met de bank. Je vraagt dus best na bij de bank hoe ze domiciliëringen terugkoppelen naar de klant.
•
Ook de reeds verwerkte facturen Facturen die afgeboekt worden, worden op status ‘Verwerkt’ gezet. Stel dat om 1 of andere reden, het betalingsdocument dat die afboekingen bevat, moet verwijderd worden (bijvoorbeeld foutief domiciliëringsbestand). Dus de facturen komen terug open te staan, maar de status staat nog steeds op ‘Verwerkt’. Dit veld zorgt ervoor dat die facturen toch terug opnieuw worden verwerkt bij de heraanmaak van de domiciliëring en dus correct worden afgeboekt.
•
Voer de naam van de schuldeiser in. Dit wordt opgenomen in het domiciliëringsbestand.
Onderstaande figuur geeft een overzicht van alle parameters die ingevoerd kunnen worden. Figuur 5.5 Werken met domiciliëring
Betalingen
- 22 -
Wis@d
6.
Facturatie
Opvraging van facturatiegegevens
6.1 Facturen en betalingen per leerling De module Opvraging laat toe facturatie- en betalingsgegevens voor leerlingen op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Schooljaren In dit scherm krijg je een overzicht per schooljaar van het totaal gefactureerde bedrag en het totaal betaalde bedrag voor de geselecteerde leerling. •
Klik op Documenten voor een overzicht van alle facturen en betalingsdocumenten aangemaakt voor de geselecteerde leerling.
•
Klik op Enkel facturen voor een overzicht van alle facturen aangemaakt voor de geselecteerde leerling.
Openstaande facturen In dit scherm krijg je een overzicht van alle openstaande facturen voor de geselecteerde leerling.
6.2 Facturen en betalingen per personeelslid Opvraging laat toe facturatie- en betalingsgegevens voor personeelsleden op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Schooljaren In dit scherm krijg je een overzicht per schooljaar van het totaal gefactureerde bedrag en het totaal betaalde bedrag voor het geselecteerde personeelslid. •
Klik op Documenten voor een overzicht van alle facturen en betalingsdocumenten aangemaakt voor het geselecteerde personeelslid.
•
Klik op Enkel facturen voor een overzicht van alle facturen aangemaakt voor het geselecteerde personeelslid.
Openstaande facturen In dit scherm krijg je een overzicht van alle openstaande facturen voor het geselecteerde personeelslid. Selecteer een openstaande factuur om de Fiche en Details te raadplegen.
Opvraging
- 23 -
Wis@d
7.
Facturatie
Afdruk
7.1 Algemeen Facturen Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen afdrukken of herdrukken. Facturen in lijstvorm Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen drukken in lijstvorm (d.i. enkel de detaillijnen zonder hoofding). Bijkomende mededeling Deze mededeling verschijnt op de voet van de afdruk. Je kunt deze mededelingen aanmaken via Facturatie – Basisgegevens – Teksten. Enkel de teksten met als type voet worden getoond bij Bijkomende mededeling. Indien je echter in de Fiche van het betreffende detailboek al koos om deze voettekst af te drukken, moet je er hier niet meer voor kiezen want dan zal de tekst dubbel verschijnen. Artikeltotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode. •
Datum afdruk: deze wordt getoond in de voet van de afdruk.
•
Selectie groepen Ja: correcte totalen komen op de afdruk tenzij een datum levering niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de levering niet opgenomen bij de afdruk. In dat geval zullen de totalen, indien je alle klasgroepen selecteert, niet overeenstemmen met de afdruk zonder selectie van klasgroepen. Indien je kiest voor ja, krijg je de mogelijkheid om te selecteren op groepen (personeelsgroepen of klas groepen) via een extra tabblad. Indien je kiest voor nee blijft dit tabblad verborgen en is het enkel mogelijk om voor de ganse groep, gekoppeld aan het detailboek (dus ofwel personeel ofwel leerlingen) een afdruk te bekomen.
•
Selectie groepen Nee: correcte totalen komen op de afdruk.
Rubriektotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van een rubriek in een bepaalde rekeningperiode. Artikeltotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van een artikel in een bepaalde rekeningperiode. Rubriektotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van een rubriek in een bepaalde rekeningperiode.
Afdruk
- 24 -
Wis@d
Facturatie
Artikeltotalen per klas op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat geleverd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas. •
Nieuwe pagina klas Ja: voor elke klas wordt op een nieuwe pagina gestart.
•
Alle leerlingen klas Nee: leerlingen waarvoor niets is geleverd in de desbestreffende rekeningperiode worden niet getoond op de afdruk.
•
Volgorde Leerlingen: deze is instelbaar op klasnummer of computernummer
Afdruk
- 25 -
Wis@d
Facturatie
Artikeltotalen per klas op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal aantal dat gefactureerd is van elk artikel in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas.
7.2 Openstaande per klas Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van de openstaande facturen in een bepaalde rekeningperiode gegroepeerd per leerling, per klas.
7.3 Aanmaningen Via dit scherm kan je aanmaningen drukken voor openstaande facturen. In het detailboek Facturen van waaruit je de aanmaningen drukt, kan je het formulier opgeven welk moet gebruikt worden voor de afdruk bij Formulier Rappel. Als je daar niets invult, wordt het standaard formulier genomen. Selecteren van leerlingen •
Indien je werkt met detailboeken Facturen met type identificatie Leerlingen kan je hier volgende keuze maken:
•
Alle leerlingen: druk aanmaningen voor alle leerlingen die een openstaande factuur hebben in het desbetreffende detailboek / schooljaar / rekeningperiode.
•
Enkel de huidige leerlingen: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn ingeschreven op de Werkdatum.
•
Enkel de uitgeschreven leerlingen: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn uitgeschreven op de Werkdatum.
•
Alle leerlingen van huidig schooljaar: druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die een inschrijving hebben in het huidig schooljaar.
Volgorde Afdruk Dit veld bepaalt de volgorde, de sortering waarin de aanmaningen worden afgedrukt. Keuze uit: •
Naam + Factuurnummer
•
Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer
•
Klas + Naam + Factuurnummer
•
Klas + Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer
•
Klas + Klasnummer + Factuurnummer
•
Klas + Klasnummer + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer
•
Schooljaar + Rekening + Factuurnummer
•
Schooljaar + Rekening + Klas + Naam + Factuurnummer
7.4 Boekhoudkundige totalen Via dit scherm kan je overzichten drukken die van pas komen voor de boekhouding. •
Afdruk
Indien je wilt dat alle leerlingen met hun facturen en betalingen ook in de boekhouding worden opgenomen, vind je een oplossing bij Facturatie – Extra – Export WisAcc of Export ProAcc.
- 26 -
Wis@d
Organisatie Facturatie
Organisatie facturatie 1.
Artikels – rubrieken – rekeningperiodes
1.1 Artikels en Rubrieken Elke activiteit, dienst, gegeven, … dat gefactureerd moet kunnen worden, moet als artikel in het systeem ingevoerd worden. Om deze artikels logisch te kunnen ordenen in het systeem, plaats je elk artikel in een rubriek. Wees consequent in het gebruik van codes in de facturatie. Een code is vrij kort en wordt vaak in hoofdletters genoteerd.
Rubrieken Functie
Omschrijving
Nieuwe rubriek aanmaken
Open Facturatie – Basisgegevens – Rubrieken Klik op Fiche Maak een nieuw record aan
7-rekening
Voor elke rubriek kan een 7-rekening ingevoerd worden •
Artikels uit dezelfde rubriek worden op dezelfde 7-rekening geboekt
•
Een 7-rekening kan voor meerdere rubrieken gebruikt worden
De artikels inkomprijs, busreis zouden in de rubriek UIT kunnen zitten. Het drankje kan in een rubriek DRANK zitten. Dit is naar eigen keuze, en in onderling overleg met het personeel van de boekhouding te overleggen. Artikelen Elk artikel dat je wil aanrekenen aan een leerling of personeelslid moet gedefinieerd worden in de artikelenlijst. Functie
Omschrijving
Nieuw artikel maken
Open Facturatie – Basisgegevens – Artikelen Klik op Fiche Maak een nieuw record aan
Rubriek
De rubriek waarin het artikel geplaatst wordt •
Eenheidsprijs
Indien de prijs op voorhand geweten is, kan je deze reeds invoeren •
Memo
Eveneens de 7-rekening waarop het artikel geboekt wordt
De prijs kan bij het aanmaken van leveringen/ facturen/ creditnota’s nog ingevoerd/ aangepast worden.
Extra informatie die je wil opslaan bij een artikel
Artikels/ rubrieken/ rekeningperiodes
- 27 -
Wis@d
Organisatie Facturatie
Elk artikel biedt in het lokaal menu de mogelijkheid extra informatie op te vragen over dat artikel. Info
Omschrijving
Doelgroepen
De doelgroep waarin het artikel zich bevindt •
Deze optie geldt enkel indien je in de voorkeuren hebt aangegeven dat je met doelgroepen artikelen werkt.
Leveringen
Het totaalbedrag van alle leveringen voor dit artikel met verwijzing naar de leveringsdocumenten
Facturen
Het totaalbedrag van alle facturen voor dit artikel met verwijzing naar de facturen
Creditnota’s
Het totaalbedrag van alle creditnota’s voor dit artikel met verwijzing naar de creditnota’s
Concreet maken de busreis, inkomprijs en het drankje deel uit van de artikels uit de databank.
Maak de artikels niet te gedetailleerd. Het detailniveau laat toe achteraf meer of minder gedetailleerde totalen op te vragen. Je hebt de mogelijkheid bij een artikel een extra omschrijving toe te voegen op de levering/ factuur. Artikelen kunnen niet meer verwijderd worden indien deze reeds gebruikt werden.
Nadat een artikel is toegevoegd aan de databank, kan je het toevoegen aan één of meerdere doelgroepen artikels. Dit laatste geldt enkel indien je instelling werkt met doelgroepen artikels. Werken met doelgroepen artikels: Organisatie – Voorkeuren – Gebruik van doelgroepen met betrekking tot artikelen
1.2 Rekeningperiodes Een levering/ factuur krijgt een nummer en wordt verbonden aan een rekeningperiode. Deze rekeningperiode kan overeenkomen met de maanden uit de kalender, maar is niet noodzakelijk. Voorbeelden van rekeningperiodes kunnen oa zijn: Januari, februari, maart, … maar ook solidariteitsactie, 11 november, …
Artikels/ rubrieken/ rekeningperiodes
- 28 -
Wis@d 2.
Organisatie Facturatie
Detailboeken
De bewegingen van artikelen worden vastgelegd in een detailboek. Dit detailboek kan je vergelijken met een digitale classeur waarin alle documenten van een bepaald type worden bewaard (leerlingen/ personeel – leveringen/facturen/betalingen). Aan de hand van deze detailboeken kunnen overzichten worden afgedrukt of opvragingen gebeuren.
Figuur 3.1 Detailboeken
2.1 Onderscheid types Detailboeken Je hebt minstens 3 detailboeken (lev – fact – bet) nodig voor je instelling, maar waarschijnlijk dien je er meer aan te maken in de organisatie bij detailboeken. Type detailboek
Omschrijving
Leveringen
Dit detailboek bevat alle leveringen die voor een leerling/ personeelslid gedaan werden.
Facturen
Dit detailboek geeft een overzicht over de factuurgegevens. •
Werk met unieke kengetallen voor facturen.
Creditnota’s
Dit detailboek geeft een overzicht van de creditnotagegevens.
Betalingen
Dit detailboek geeft een overzicht over de betalingsgegevens. •
Detailboeken
Voor elk betalingsinstrument wordt een detailboek betalingen aangemaakt.
- 29 -
Wis@d
Organisatie Facturatie
2.2 Aanmaak detailboeken Algemene invoer •
Creëer een nieuw record
•
Voer een code en omschrijving in
•
Selecteer het type detailboek
•
Selecteer het type identificatie (leerlingen – personeel) en vernieuw de pagina met functietoets [F5]
•
Voer de gegevens voor de doelgroepen in Detailboeken kunnen op verschillende wijzen georganiseerd worden. Maak je detailboeken niet te gedetailleerd. (vb. per graad is geen goed idee). Openstaande facturen kunnen immers enkel per detailboek opgevraagd worden.
•
Je hebt MINSTENS 3 detailboeken: LEVERINGEN, FACTURATIE en BETALINGEN
Afdruk Lay out 1 - Hoofding aanpassen Volgende paramaters laten je toe de hoofding van de factuur te personaliseren. •
Opschrift verzender (vbfact_1): tekst in de hoofding van het document Aanmaak verzender: module Basisgegevens – Artikelen – Teksten (hoofdstuk 4)
•
Titel document (vbfact_2): de titel wordt ingevuld adhv het type. Indien je je document een andere titel wil geven, kan je dit hier bepalen.
•
Opbouw documentnummer (vbfact_3): Bij de opbouw van een documentnummer van een nieuw aangemaakt document in een detailboek, zal rekening gehouden worden met wat je hier invult als kengetal. De opbouw van een documentnummer kan je bepalen in de voorkeurinstellingen. Opbouw kengetal: JJJJXX0001 (2 cijfers) of XXXXJJ0001 (4 cijfers)
•
Formulier document: Indien je zelf een formulier voor een factuur hebt aangemaakt, kan je hier de naam van het formulier invullen. Dit formulier verwijst naar een zelfgemaakt/ aangepast formulier uit de map Lokaal. Na het aanpassen (toevoegen van een logo, lay out aanpassen ed.) van het oorspronkelijke formulier RekFac.wrp voer je de naam van je nieuw document in.
•
Formulier rappel: Indien je zelf formulieren voor een rappel aanmaakt, kan je hier de naam van het formulier invullen. Dit formulier verwijst naar een zelfgemaakt/ aangepast formulier uit de map Lokaal.
Detailboeken
- 30 -
Wis@d
Organisatie Facturatie
Afdruk Lay out 2 - Tabblad Detail •
Groepering: je kan de rubrieken/ artikelen in de afdruk van documenten groeperen. Dan valt de tekst echter weg die je in het detail van een document bij een individuele lijn kiest en zal hij de volgorde per lijn niet respecteren die je eventueel zelf bepaalt in het detail.
•
Artikellijnen minimum: het aantal lijnen dat minimum getoond wordt per blad. Instelling min. 10 •
•
Bij het afdrukken van 1 artikel worden automatisch 9 extra blanco lijnen afgedrukt.
Artikellijnen maximum: het aantal lijnen dat maximum getoond wordt per blad. Instelling max. 30 •
Bij het afdrukken van 40 artikelen springt het document automatisch naar het volgende blad na de 30ste lijn.
Afdruk Lay out 3 - Tabblad Voet •
Overschrijving: selecteer het type van de overschrijving geen overschrijving onbedrukte overschrijving (vbfact_4): het adres van de begunstigde wordt afgedrukt voorbedrukte overschrijving: het adres van de begunstigde wordt niet afgedrukt vermelding OGM op factuur: bijkomende mededeling op de factuur die de klant aanspoort te betalen m.b.v. de gestructureerde mededeling.
•
Bankrekening (vbfact_5): bankrekeningnummer dat afgedrukt moet worden bij een onbedrukte of voorbedrukte overschrijving. Oorsprong rekeningnummers: module Schoolstructuur – Keuzelijsten – Parameters – parametertype NRBR
•
Naam/ adres begunstigde (vbfact_4): naam en het adres van de begunstigde voor op de afdruk van de overschrijving
•
Identificatie domiciliëring/ Toepassen domiciliëring: hier vul je de parameters in indien je werkt met domiciliëringen
•
Vaste tekst onderaan (vbfact_6) Aanmaak teksten: module Facturatie – Basisgegevens – Teksten (hoofdstuk 4)
Detailboeken
- 31 -
Wis@d
3.
Organisatie Facturatie
Teksten
Teksten die regelmatig terugkomen op leveringen, facturen en creditnota’s kunnen aangemaakt worden in de Basisgegevens – Teksten. De types die men kan bepalen zijn: •
Detailteksten
•
Hoofdingteksten
•
Voetteksten Je wil een hoofding met de gegevens van de school op alle facturen uit het detailboek SITO5_FACTLLN. Een factuurhoofding zou er als volgt kunnen uitzien
Figuur 4.1 Hoofding factuur
Deze hoofdingtekst maak je als volgt. •
Maak in Basisgegevens – teksten een nieuw record aan. Geef dit record een code – omschrijving en selecteer een type (in dit geval hoofding).
•
Ga naar het detail van deze fiche en voer de verschillende lijnen in. Elke nieuwe regel is een aparte lijn. Let hierbij op de volgorde !
Figuur 4.2 Hoofding factuur
Teksten
- 32 -
