News! Shop-in-Shop. ICT onder controle... 20% korting. Aanbieding!!

ICT onder controle...

p o h S n i p ho

S

! s w Ne

Uitgave: November 2008, pagina 1

In dit nummer:

Geachte lezer,

CtrlBase:

Voor u ligt het eerste exemplaar van onze gloednieuwe nieuwsbrief, waarin wij u iedere maand op de hoogte zullen stellen van de ontwikkelingen binnen het Shop-in-Shop concept en hoe wij als ICT partner hier een belangrijke bijdrage aan leveren. Het is alweer zo'n twee jaar geleden, dat wij ons onder de naam CtrlBase hebben afgescheiden van een ICT bedrijf met een breed kennisvlak en bredere doelgroep, om ons specialisme binnen het groeiende Shop-in-Shop concept verder uit te bouwen en gepaste aandacht te kunnen geven. Aan specialisme kon het natuurlijk niet ontbreken. Terugkijkend vanaf onze pionierstijd, toen wij als eigen IT afdeling van TICA, in nauwe samenwerking met de eerste exposanten en de vestiging zelf, een alles omvattende ICT oplossing hebben ontworpen en in eigen beheer hebben gebouwd, is er veel gebeurd binnen dit unieke concept en mogen wij met enige trots zeggen, hierin als specialist te zijn meegegroeid. Vanaf het moment dat TICA ons als onafhankelijk ICT bedrijf binnen dit concept op de markt positioneerde, zijn wij steeds meer vestigingen gaan ondersteunen met onze kant-en-klaar diensten en hebben deze oplossing voortdurend met veel betrokkenheid aangepast aan nieuwe ontwikkelingen, doelgroepen en functionaliteit. Daarmee zijn wij aan ons tweede goede voornemen beland...

- Introductie Nieuwsbrief - Op volle sterkte! - Nieuwe Website CtrlBase

Shop-in-Shop Exposanten: - ASP groot succes! - Prijsverlaging door aanpassing concept - Automatische facturering aan vestigingen - Inventarisatie module vernieuwd

Shop-in-Shop Vestigingen: - Nieuw kassascherm voor snelle doorstroming - Real-Time omzet nu beschikbaar - Automatisch inlezen sticker opdrachten

Er is natuurlijk een wezenlijk verschil tussen aandacht geven en aandacht tonen. Het was op zich al een hele uitdaging om een nieuw bedrijf in te richten, nieuwe medewerkers aan te trekken en op te leiden en tevens de bestaande diensten op professionele wijze te blijven voortzetten, zoals men dat van ons was gewend. Het beheren van meerdere verkoopvestigingen binnen het exposanten pakket staat bij ons centraal. Om deze functionaliteit nog krachtiger te maken, hebben wij deze inmiddels ook On-Line beschikbaar gesteld. Er is dus enorm veel werk verzet, veel aanpassingen en verbeteringen zijn door de drukte "geruisloos" geïntegreerd. Gelukkig mochten wij in deze bewogen periode rekenen op een trouwe klantenkring met geduld en begrip, maar ook het vertrouwen in onze diensten en betrokkenheid, waarvoor wij in deze eerste nieuwsbrief onze hartelijke dank willen uitspreken! Wij zijn blij met de ondernomen stappen, beschikken over een geweldig team op volle sterkte (waarover in dit nummer meer) en zijn ervan overtuigd nog vele jaren onze diensten op een hoog niveau binnen dit geweldige concept aan te kunnen bieden. Hoewel u allen in deze drukke periode uw handen vol heeft aan uw eigen verkoop, willen wij u graag laten kennismaken met dit eerste exemplaar van onze nieuwsbrief en wensen u hierbij veel leesplezier toe. Het CtrlBase team.

Aan

b

g!! n i ied

Verkoopmaanden zijn stickermaanden!! Op al onze stickers en waxlinten tot maar liefst

20% korting

in de maanden november en december! Informeer bij onze afdeling verkoop.


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


Op volle sterkte! Veel van onze klanten hebben in de afgelopen periode al kennis gemaakt met ons enthousiaste team. Vaak komt het echter voor dat onze relaties niet direct te woord kunnen worden gestaan omdat de lijnen op de verkeerde wijze in de wacht komen te staan. Voor een goede communicatie en optimale bereikbaarheid is het belangrijk dat onze structuur bij iedereen bekend is en u direct contact krijgt met de juiste persoon binnen CtrlBase.

Afdeling Projectmanagement: Jos Soomers > Productontwerp / Commerciële Zaken / Directie

Afdeling Administratie: Fanny Meijer Mail: [email protected] Tel.: 0297-230900 Fax: 0297-230901

In de eerste helft van 2009 zullen wij onze ServiceBalie en Buitendienst verder uitbreiden en een On-Line Communicatie module beschikbaar stellen, om ons service niveau op hoog niveau nog verder te optimaliseren.

Afdeling Verkoop: Gerrit Andringa Mail: [email protected] Tel.: 0297-230902 Afdeling Planning & Logistiek: Ron Dominicus Mail: [email protected] Tel.: 0297-230903 Afdeling Communicatie: Daan Wiersma Mail: [email protected] Tel.: 0297-230904 Afdeling ServiceBalie: Frank Buchner > Servicebalie Robin Bakker > Servicebalie Vincent Massop > Servicebalie/Buitendienst Marcel van Scheppingen > Servicebalie/Buitendienst Mail: [email protected]

Richard Koopman > Productontwikkeling / Operationele Zaken / Directie Mail: [email protected] Tel.: 0297-230907

Nieuwe Website CtrlBase Rond de jaarwisseling zal CtrlBase een geheel nieuwe website plaatsen, die meer gericht is op actualiteiten en interactie met haar klanten. U kunt hierop onder andere niet alleen onze nieuwsbrief vinden, maar ook hierop reageren, vragen stellen of suggesties aanreiken. Ook vindt u hierop de uitgebreide documentaties, een FAQ en praktijkvoorbeelden van de vele mogelijkheden van onze software. Veel van onze klanten zijn nog niet bekend met de extra uitbreidingsmogelijkheden van onze software, zoals inkoop, eigen verkoop met alle stappen vanaf offerte tot en met factuurnavolging en natuurlijk de vele rapportage mogelijkheden. Op onze nieuwe website kunt u hier straks alles over vinden. Om alle informatie voor iedereen inzichtelijk te houden, hebben wij deze onderverdeeld in onze drie activiteiten: Shop-in-Shop, WholeSale en Retail. Daarnaast vindt u op onze website toepassingsmogelijkheden en nieuwe ontwikkelingen over hardware, met een directe link naar onze WebShop!

“Op onze nieuwe website kunt u hier straks alles over vinden.”


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


EasyTrade-Lite-ASP groot succes! ASP is een van de vele termen in IT land, staat officieel voor Application Service Provider en is afgeleid van ISP (Internet Service Provider). Ongelukkigerwijs wordt zo'n term al snel door IT bedrijven als een normaal begrip toegepast, terwijl de klanten niet weten waar men het over heeft. Ook bij CtrlBase is deze term erin geslopen en heeft uiteraard tot vragen geleidt. De term ASP wordt gebruikt bij het via internet beschikbaar stellen van een softwareprogramma en is in veel gevallen geschikt voor kleinere bedrijven, die niet zelf willen investeren in een server, back-up systeem enzovoort, maar vooral ook om gegevens vanuit iedere plek ter wereld via internet toegankelijk te maken. Uw softwareprogramma is dan niet langer op uw eigen PC of laptop, maar met een beveiligde toegang op een server geïnstalleerd binnen het datacenter van een ISP (daar gaan we weer). Als het om beschikbaarheid van exposanten software gaat, hebben wij al sinds het begin ervoor gezorgd dat wij ten alle tijden het volledige pakket opnieuw kunnen genereren, inclusief nagenoeg alle actuele gegevens. Maar er zijn natuurlijk meer voordelen aan On-Line beschikbaarheid en vooral bij behoud van alle functionaliteit. Sinds jaren wordt ons uitgebreid exposanten pakket, waarin onder andere de mogelijkheid om meerdere verkoopvestigingen gelijktijdig te kunnen beheren, afgewogen tegen een beknopte maar eenvoudige On-Line toegang van diverse afzonderlijke verkoopvestigingen. De sterke toename van het aantal Shop-in-Shop vestigingen en de verspreiding van exposanten hiernaartoe, geeft ons steeds meer het vertrouwen, hier een goede keuze in gemaakt te hebben. Daarnaast is de uitgebreide functionaliteit binnen onze oplossing tot stand gekomen uit een nauwe samenwerking tussen exposant en onze ontwikkelaars. Door ons exposanten pakket met behoud alle van functionaliteit sinds enige tijd ook On-Line beschikbaar te stellen bieden wij beide!

Om te bepalen welke moderne oplossing voor de komende jaren de ultieme oplossing is, moet men niet alleen de voordelen tegen de nadelen afwegen, maar ook de nadelen die de voordelen met zich meebrengen en de voordelen die de nadelen met zich meebrengen. Wij beperken ons tot de stelling dat de core-business van exposanten het drijven van handel is en dat de software oplossing een bedrijfsmiddel is, dat hier op rationele en betrouwbare wijze, sturing en controle over moet bieden. Daar doen wij onze uiterste best voor. Vanuit CtrlBase is er echter beheer-technisch ook een succes behaald met de On-Line versie, die uiteindelijk ten goede moet komen voor de exposanten. Hoewel wij een software pakket leveren met daaraan verbonden een onderhoudsovereenkomst voor deze software, had ruim een jaar geleden maar liefst 60% van de ServiceDesk Calls te maken met de eigen PC omgeving van een exposant, waarop onze software draaide. Denk daarbij aan nieuwe besturingssystemen zoals Vista, firewall instellingen en antivirus programma's, verouderde PC's of MAC gebruikers, problemen met eigen randapparatuur en ga zo maar door. De On-Line versie wordt natuurlijk in de eerste plaats niet beïnvloed door de eigen PC omgeving van een exposant, maar op de tweede plaats biedt het voor ons veel voordelen op het gebied van updates en ondersteuning. Sinds de introductie maakt inmiddels 25% van de exposanten gebruik van de On-Line versie en dit heeft geresulteerd in een kostenbesparing, die heeft meegewogen in de bepaling van het nieuwe concept, zoals in het volgende artikel wordt uitgelegd...

“De sterke toename van het aantal Shop-in-Shop vestigingen en de verspreiding van exposanten hiernaartoe, geeft ons steeds meer het vertrouwen, hier een goede keuze in gemaakt te hebben.”


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


Prijsverlaging door aanpassing concept De afgelopen jaren hebben wij enerzijds veel aandacht geschonken aan het transparanter aanbieden van onze diensten en in overleg met de verkoopvestigingen geprobeerd om tot een sluitend en acceptabel prijzenstelsel te komen. Anderzijds hebben wij zoveel mogelijk getracht aan de wensen van vestiging en exposant te voldoen en dit heeft tot de volgende situatie geleidt. Het oorspronkelijk concept, waarbij de software door exposanten nog werd aangeschaft en daarnaast een klein bedrag per maand betaald voor de diensten, werd later aangevuld met een staffel tarief wanneer een exposant op meerdere vestigingen deelnam. Op zich al redelijk ondoorzichtig door voortdurende af- en aanmeldingen van exposanten, waardoor heen en weer de staffel moest worden aangepast. Om de instap voor nieuwe exposanten lager te maken, werd daarna op verzoek tevens een lease constructie mogelijk gemaakt, maar dit mocht niet gelden voor exposanten die het pakket al eerder hadden aangeschaft. Toen deze lease constructie ook nog onderverdeeld moest worden in collectief via de vestiging en rechtstreeks te factureren aan de exposant, was de transparantie van onze diensten tegen welke prijs voor veel exposanten ver te zoeken. Tot slot was er nog een keuze om de software, tegen maandelijkse vergoeding On-Line beschikbaar te stellen (de z.g. ASP versie). Deze situatie heeft ertoe geleidt dat wij besloten hebben de exposanten software per 1 januari 2009 nog maar op een wijze te zullen aanbieden. De mogelijkheden van On-Line diensten en de kostenbesparing die dit met zich meebrengt, zorgen er tevens voor dat dit tegen gunstiger voorwaarden kan geschieden dan voorheen.

Om een goed beeld te schetsen van de eenvoud van onze nieuwe tariefstructuur volgt hier het overzicht voor aanmelding van NIEUWE exposanten per 1 Januari 2009:

In het kort volgt hier een opsomming van onze uitgangspunten: - 1 product > 1 prijs - EasyTrade Lite wordt On-line dienst (ASP) - Maandelijkse kosten per vestiging vervallen - Facturering geschiedt vanuit CtrlBase - Afname product geschiedt op jaarbasis

Voor vragen over de nieuwe prijzen, wat deze nieuwe situatie voor u betekent of om een afspraak te maken voor de overstap naar de On-Line versie, verzoeken wij u contact op te nemen met onze afdeling verkoop.

Eenmalige Set-Up kosten en begeleiding: Maandelijkse abonnementskosten: Contractduur:

€ 75,€ 17,50 1 jaar

Voor het activeren van toekomstige extra vestigingen worden slechts eenmalige kosten in rekening gebracht ad. € 50,- per vestiging. In de loop van December ontvangen alle vestigingen een begeleidingsbrief, brochure, prijslijst en jaarcontract in de vorm van introductiepakketten voor nieuwe exposanten. De belangrijkste wijziging in de nieuwe tariefstructuur is dat u als exposant niet langer maandelijks voor iedere vestiging apart hoeft te betalen. Voor de meeste exposanten betekent dit een hoge kostenbesparing en dit sluit ons inziens uitstekend aan bij het basis principe van onze oplossing. Hoewel de gunstige tariefstructuur voor iedereen vanaf 1 januari 2009 in werking gaat, zal het naar verwachting 2 a 3 maanden duren voordat alle bestaande exposanten, die nog geen On-Line versie gebruiken, in goed overleg overgezet zijn naar de nieuwe situatie. Uiteraard zal dit voor deze exposanten kosteloos geschieden. Voor exposanten die gebruik maken van EasyTrade Pro verandert er niets.

“Voor de meeste exposanten betekent dit een hoge kostenbesparing en dit sluit ons inziens uitstekend aan bij het basisprincipe van onze oplossing.”


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


Automatische facturering aan vestigingen Door middel van een rapportage mogelijkheid kunnen exposanten omzetten per vestiging uitprinten en deze als bijlage, samen met hun factuur aan de betreffende vestiging versturen. Momenteel dienen exposanten op hun eigen wijze echter voor de facturering zorg te dragen. In de nieuwe software release van de On-Line versie voor exposanten, die in februari 2009 zal verschijnen, behoort dit tot het verleden. Voor de verschillende vestigingen zal dan automatisch een verkooporder gegenereerd kunnen worden, en de factuur kunt u vervolgens rechtstreeks vanuit uw pakket per mail aan de betreffende vestiging versturen, inclusief uw bedrijfsgegevens, eigen logo, etc. Deze extra functionaliteit is voor iedereen gratis en een eerste stap in de verdere uitbreidingen van uw exposanten module. Exposanten die gebruik maken van EasyTrade Pro kunnen eveneens van deze uitbreiding gebruik maken en zien dan tevens de verkopen per artikel in hun eigen omzetten terug. In het januari nummer van onze nieuwsbrief zullen wij hier verdere uitleg over geven.

Inventarisatie module vernieuwd EasyTrade-Lite en EasyTrade-Pro beschikken beiden over een uitgebreide inventarisatie module, waarmee u op eenvoudige wijze uw voorraad in uw eigen magazijn en op de verschillende verkooplocaties kunt inventariseren. Het tellen van de voorraad moest tot op heden echter nog steeds handmatig plaatsvinden. Om ook dit proces in de toekomst te vereenvoudigen, hebben wij een uitbreiding in de exposanten software ontwikkelt, die het mogelijk maakt om gebruik te maken van mobiele scanners. Na het opnemen van uw voorraad met onze mobiele scanner, worden de gegevens automatisch ingelezen in het inventarisatie overzicht van uw pakket. In lijstvorm ziet u dan, naast de huidige voorraadstatus van uw pakket, de werkelijk getelde voorraad vanuit uw scanner.

Deze vergelijking kunt u vervolgens nog eens doorlopen en eventuele sterke afwijkingen nogmaals controleren. Bij akkoord van het overzicht worden de nieuwe gegevens met een druk op de knop verwerkt. Omdat bij het inlezen van de gegevens tevens een datum en tijd wordt vastgelegd, hoeft u ook niet uw gehele voorraad in een keer te inventariseren. Het inventariseren van uw voorraad zal geen wekelijkse of maandelijkse procedure zijn en om te voorkomen dat u hiervoor een handscanner dient aan te schaffen, zullen wij deze tevens op huurbasis gaan aanbieden. Momenteel onderzoeken wij de mogelijkheid om de benodigde handscanner via de verschillende verkoopvestigingen beschikbaar te stellen. Binnenkort zullen wij u nader informeren over het tijdstip van beschikbaarheid en de mogelijkheden. Voor tussentijdse vragen kunt u natuurlijk altijd bij ons terecht.

Nieuw kassascherm voor snelle doorstroming Voor de verkoopvestigingen die gebruik maken van onze applicatie hebben wij een geheel nieuw kassascherm ontwikkeld. Het nieuwe kassascherm is volledig uitgevoerd met Touch Screen functionaliteit, waardoor er veel extra handige opties met vingerbediening beschikbaar zijn. Het bewerken van de kassaregels is sterk vereenvoudigd en er kan extra tekst worden toegevoegd. Het afhandelen van de kassabon waaronder de betaalwijze en vooral de controle hierop is uitermate productief en de rechtstreekse koppeling met de door ons ondersteunde PIN apparatuur maken het geheel tot een zeer efficiënte POS terminal, die een snellere doorstroming bij de kassa waarborgt. Daarnaast hebben wij een bijzondere aanpassing in de opbouw van een kassabon ontwikkeld. In het huidige kassaprogramma wordt iedere verkoop als een compleet geheel opgebouwd en afgehandeld.

“Deze extra functionaliteit is voor iedereen gratis en een eerste stap in de verdere uitbreidingen van uw exposanten module.”


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


Het nieuwe kassascherm wordt nu echter opgebouwd uit afzonderlijke orderregels en biedt veel nieuwe mogelijkheden bij het afhandelen van een verkoop en het aanpassen hiervan. Op steeds meer verkoopvestigingen wordt er inmiddels gebruik gemaakt van "deels" weggezette orders, reserveringen, aanbetalingen voor nabestellingen bij exposanten, enz. Gezien de huidige drukte op de meeste verkoopvestigingen, is de implementatie van dit nieuwe kassascherm uitgesteld tot de maanden januari en februari 2009. Wilt u een afspraak maken voor meer informatie of een demonstratie, neem dan contact op met onze afdeling verkoop.

Real-Time omzet beschikbaar Iedereen die met ons concept werkt heeft wel eens te maken gehad met het feit dat de omzetgegevens de volgende dag niet direct beschikbaar waren. Het proces dat iedere nacht plaatsvindt om de gigantische hoeveelheid gegevens op een integere manier te verwerken bestaat uit een ketting van vele schakels. Dit proces is dan ook afhankelijk van meerdere factoren. Ontbreekt er gedurende dit proces een schakel en kan hierdoor geen correcte verificatie plaatsvinden, dan kan het programma niet de vereiste integriteit waarborgen en stopt met het proces. De afspraak is dat de omzetgegevens de dag na verkoop voor de exposanten beschikbaar zijn. Het proces is zo omvangrijk omdat het bij deze uitwisseling om veel meer gegevens gaat dan alleen de omzet. Dit heeft te maken met de uitgebreide functionaliteit van een exposanten module. Voor iedere exposant is het immers van belang om volledig beheer te hebben over externe goederen en wat ermee gebeurd. Op verzoek van een aantal exposanten hebben wij, naast de nachtelijke verwerking van alle gegevens, een extra functionaliteit gemaakt in de On-Line exposanten module.

Deze nieuwe functionaliteit laat van een te kiezen vestiging de actuele verkopen van diezelfde dag zien. Dit scherm wordt iedere 5 minuten ververst en toont in lijstvorm het artikel, aantal met totaalprijs en onder de streep het totaalbedrag van de dagverkoop tot op dat moment. De reden van dit verzoek is van logistieke aard. Indien men dit overzicht rond of na sluitingstijd van de verkoopvestiging raadpleegt, kan men de verkopen van die dag nog meeplannen in het ochtendtransport naar de vestiging toe. Men is hiervoor niet langer afhankelijk van de nachtelijke verwerking van gegevens. Wij willen echter benadrukken dat dit een schermweergave is en de verkoopgegevens hiermee niet verwerkt worden in uw exposanten module. Uiteraard is ook van belang om voor 24:00 uur deze lijst te raadplegen, omdat het om een dagweergave gaat en de lijst daarna leeg zal zijn. Deze nieuwe functionaliteit zal eveneens met de nieuwe versie uiterlijk in februari 2009 beschikbaar zijn.

Automatisch inlezen sticker opdrachten Het inlezen van sticker opdrachten zorgde voor irritatie bij exposanten door de lange verwerkingstijd. Wij hebben gekozen voor het aanpassen van dit verwerkingsproces. Na een proefperiode bij enkele exposanten (waarvoor onze dank!) en enkele aanpassingen, is deze versie klaar voor gebruik. Het nieuwe proces houdt in dat de sticker opdrachten automatisch worden ingelezen (nog niet geprint) op het moment dat deze op de verkoopvestiging arriveren. Omdat het inlezen van de opdrachten daarmee een doorlopend proces is, hoeft een exposant dit niet meer zelf te doen en er dus ook niet meer op te wachten. Wij zullen deze nieuwe methodiek binnenkort op alle vestigingen implementeren en verwachten hiermee dit probleem te hebben opgelost.

“Het nieuwe proces houdt in dat de sticker opdrachten automatisch worden ingelezen op het moment dat deze op de verkoop vestiging arriveren.”


S

p o h S n i p ho

! s w Ne


a c i R a t s o C t i u s e j t e o Gr

Hoi CtrlBase team, Dankzij jullie ASP kan ik mijzelf konstant op de hoogte houden van mijn “real time omzet”. Dit geeft mij een heeeel bijzonder vakantiegevoel. TOP van jullie om mij ASP te adviseren. Tot snel. Een tevreden gebruikster.

CtrlBase B.V.

Ctrlbase CtrlBase B.V. Amsteldijk-noord 140-141

1422 XZ Uithoorn

Een begrip in de Retail, Groothandel en Cash & Carry branche. Onze krachtige en gebruikersvriendelijke handelssoftware wordt voortdurend aan de dynamische praktijk getoetst en, daar waar nodig, bijgesteld aan de nieuwste ontwikkelingen. Binnen het sterk groeiende Shop-in-Shop concept bieden wij als enige een unieke all-in-one oplossing. Onze hoogwaardige en afgestemde hardware voorziet zowel in iedere gewenste kassa-opstelling alsook in toegangscontrole, productbeveiliging en de meest uiteenlopende back-end systemen. Deze één-loket functie maakt ons tot een unieke en vertrouwde automatiseringspartner binnen deze sector. Ctrlbase B.V. Amsteldijk-Noord 140/141 1422 XZ Uithoorn. Tel: 0297-230900 Fax: 0297-230901 Email: [email protected] Voor reacties kunt u mailen naar: [email protected]

The Netherlands

In het volgende nummer o.a.:

- Nieuwe naam en indeling software - Exposanten software modulair verkrijgbaar - Partnership met importeur hardware - Web-Shop CtrlBase biedt veel gemak - Tips&Trucs

Niets uit deze uitgave mag in enige vorm of op enige wijze worden overgenomen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Deze nieuwsbrief is zo zorgvuldig mogelijk samengesteld. De auteurs, de redactie en de uitgever aanvaarden echter geen aansprakelijkheid voor onjuiste of onvolledige informatie.

News! Shop-in-Shop. ICT onder controle... 20% korting. Aanbieding!!

Recommend Documents