New Seven Management Tools & Six Thinking Hats

IndonesiaCHRP Monthly Workshop:

New Seven Management Tools & Six Thinking Hats 3 Desember 2016 Presented by: Arry Ekananta, CHRP, MDISCA ([email protected])

Problem Solving, Decision Making, dan Creative Thinking ala Niels Bohr

• Niels Henrik David Bohr adalah seorang fisikawan Denmark • Beliau memberikan kontribusi yang signifikan dalam memahami struktur atom dan mekanika kuantum, yang membuatnya menerima Nobel Fisika pada tahun 1922 • Beliau juga menjadi anggota tim fisikawan yang terlibat dalam Proyek Manhattan • Bohr dinyatakan sebagai salah seorang fisikawan yang memberikan pengaruh besar di abad 20

Proses Berpikir yang Bermutu Menurut metodologi Kepner-Tregoe, ketika menghadapi masalah, terdapat empat pertanyaan pokok yang harus dijawab

Masalah apa yang sedang dihadapi?

ANALISIS SITUASI (AP) Mengapa masalah itu terjadi?

Tindakan apa yang harus diambil?

Bagaimana memastikan rencana tindakan dapat terlaksana?

ANALISIS PERSOALAN (AP)

ANALISIS KEPUTUSAN (AK)

ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL (APP)

Proses berpikir sistematis akan lebih berhasil bila diperkuat, di antaranya dengan: kecerdasan, pengalaman, dan pengetahuan

2

Menetapkan Respons yang Tepat Menetapkan respons yang tepat terhadap masalah dapat dilakukan dengan menerapkan salah satu dari empat metode analisis Analisis Situasi (AS) Situation Appraisal Menganalisis dan memecahkan situasi kompleks Analisis Persoalan (AP) Problem Analysis Menemukan akar persoalan dan memperbaiki persoalan tersebut

Analisis Keputusan (AK) Decision Analysis

Analisis Persoalan Potensial (APP) Potential Problem Analysis

Mengambil keputusan terbaik yang bisa diterapkan

Melakukan antisipasi terhadap persoalan yang berpotensi muncul di masa depan

Tiap analisis bisa digunakan tersendiri, namun begitu keempatnya saling terkait dan membantu kita mengambil tindakan yang berbeda

3

Analisis Situasi (AS) APA MASALAHNYA?  Mengidentifikasi masalah  Menetapkan masalah prioritas  Memilah masalah  Alokasi masalah  Memetakan masalah

Analisis Persoalan (AP)

Analisis Keputusan (AK)

APA SEBABNYA?

APA ALTERNATIF TERPILIHNYA?

Mendeskripsikan penyimpangan Merinci: fakta dan bukan fakta Mengidentifikasi perbedaan Mengidentifikasi perubahan Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin  Menentukan sebab yang paling mungkin  Melakukan verifikasi

 Merumuskan tujuan keputusan  Menetapkan kriteria/sasaran  Menetapkan kriteria mutlak dan keinginan  Memberi bobot kriteria keinginan  Mengembangkan alternatif  Menyaring dan menilai alternatif  Mempertimbangkan konsekuensi merugikan  Menetapkan pilihan akhir

    

Analisis Persoalan Potensial (APP) BAGAIMANA MENGAMANKAN PELAKSANAANNYA?

 Mendeskripsikan rencana yang akan di-APP-kan  Menguraikan langkah kegiatan  Identifikasi daerah kritis  Identifikasi persoalan potensial  Identifikasi kemungkinan sebab  Menetapkan tindakan pencegahan  Menetapkan tindakan proteksi  Membuat sistem informasi 4




APA SEBABNYA?




    



AS

Analisis Persoalan (Problem Analysis)

AP

AK

APP

Analisis persoalan adalah metode analisis yang akan membantu kita menemukan akar penyebab terjadinya persoalan

What’s Going On?  Analisis Persoalan membantu dalam:

“Persoalan yang dirumuskan dengan baik sudah menyelesaikan 50 persen dari persoalan itu sendiri” (Aristoteles, filsuf Yunani)

– mengumpulkan, – mengelola, dan – menganalisis informasi dan data yang relevan dengan tujuan menemukan akar persoalan  Mulai dari langkah ini ke langkahlangkah selanjutnya kita akan dibantu dengan “the New Seven Management tools”

6

Seven QC Tools vs. New Seven Management Tools  Terdiri dari

AK

APP

 Terdiri dari

– Check Sheets,

– Affinity Diagram,

– Flowcharts,

– Interrelationship Diagram,

– Pareto Diagrams,

– Tree Diagram,

– Cause & Effect Diagrams,

– Matrix Diagram,

– Scatter Diagrams,

– Process Decision Program Chart,

– Histogram  Digunakan sebagai alat pemecahan masalah manajemen harian, berdasarkan data yang sudah ada dan bersifat kuantitatif  Tools ini sangat efektif di tingkat shopfloor, dapat dikatakan 95% masalah dapat dipecahkan dengan tools ini  Tools ini kurang efektif untuk masalah manajemen yang bersifat strategis, multi kompleks, dan dinamis

AP

New Seven Management Tools

Seven Quality Control (QC) Tools

– Control Charts, dan

AS

vs.

– Arrow Diagram, dan – Matrix-Data Analysis Method  Digunakan sebagai alat perencanaan dan pemecahan masalah manajemen yang bersifat strategis berdasarkan data kualitatif  Sering disebut juga sebagai Seven Management and Planning tools (7 M&P tools)

7

AS

Flow dan Keterhubungan antar Tools Seven QC Tools

New Seven Management Tools

Affinity Diagram (KJ)

AK

APP

Tools Anticipated for the Future

Analisis Persoalan (AP) Stratification/ Flow Chart

AP

Interrelationship Diagram

creative/intuitive

logical Analisis Keputusan (AK)

Cause & Effect Diagram

Tree Diagram

` Prioritization Matrix

Matrix Diagram

Matrix Data Analysis Method

Analisis Persoalan Potensial (APP) known

unknown

Arrow Diagram     

Pareto Diagram Check Sheet Scatter Diagram Histogram Control Chart

Statistical Method

PDPC

Multivariate Analysis Method  Digunakan ketika data kuantitatif dalam jumlah besar tersedia

Experimental Design Method

8

AS

1. Affinity Diagram

AP

AK

Affinity Diagram (AD) merupakan alat bantu untuk mengidentifikasi segala hal yang berhubungan dengan suatu permasalahan tertentu

Takeaway Box  AD/KJ Method (dikembangkan oleh Kawakita Jiro) bekerja dengan cara – menggabungkan data berbentuk bahasa (gagasan, opini, isu, dsb),

– mengelompokkan sesuai hubungan alamiahnya, kemudian – menentukan nama-nama pengelompokan tersebut

AD membantu tim mencapai konsensus mengenai tema atau ide yang akan didetailkan

 Proses ini lebih merupakan proses kreatif daripada proses logis – Data dihasilkan melalui perasaan dan bukan penalaran akal

APP

Studi Kasus: Kedai Kopi Bayangkan diri Anda sebagai pebisnis yang hendak terjun mendirikan kedai kopi... • Anda adalah seorang pecinta kopi yang harus memulai pagi hari dengan secangkir kopi panas dan tidak bisa hidup tanpanya • Melihat pasar peminat kopi yang begitu besar, termasuk di Indonesia, Anda bersama dengan seorang teman bermaksud mendirikan suatu kedai kopi yang walau kelasnya belum sebesar Starbucks namun lebih bonafide dari warkop di pinggir jalan • Anda tidak ingin sekedar menjual kopi, namun juga memberikan layanan prima dan tempat nyaman bagi pengunjung kedai kopi Anda

Exercise #0

Keseluruhan latihan dalam workshop akan mengikuti studi kasus ini, silakan mulai pikirkan nama yang cocok untuk Kedai Kopi Anda! 10

Contoh Strategic Intent Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman) What Business Are We In (WBAWI) Penyedia Layanan Minuman Kopi dan Variannya serta Hidangan Pendamping

Visi Menjadi kedai kopi bonafide dengan pelayanan prima dan jaringan layanan terluas di Jabodetabek pada tahun 2020

Misi Senantiasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui tempat kumpul berkualitas yang berunsur pelayanan sajian minuman kopi dan hidangan pendampingnya dalam rangka mewujudkan komunitas kehidupan masyarakat yang sehat dan kondusif

Strategi Besaran  Sinergi bisnis dengan vendor untuk menghasilkan keunggulan kompetitif  Mendorong kompetensi utama di sajian serta penyajian minuman kopi dan variannya sebagai basis untuk mengembangkan jaringan layanan  Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung  Klarifikasi segmentasi produk-market untuk setiap produk  Diversifikasi ke bisnis yang berkaitan

Nilai - Nilai Di mata Karyawan:

Di mata Eksternal:

 Integritas

 Layanan yang memuaskan

 Bertanggung jawab

 Produk yang tepat

 Belajar secara terus menerus  Dapat diandalkan  Peduli dengan yang lain

 Warga usaha yang baik

11

Contoh Business Model Canvas Kedai Kopi “Harman”

• Vendor penyedia bahan baku • Vendor penyedia perangkat kerja • Instansi-instansi pemerintahan terkait • Pengelola bandara, hotel, pusat perbelanjaan, rumah sakit, kampus, gedung perkantoran • Perusahaan pemasang iklan

• • • • •

• Pengaturan bahan baku dan stok • Pelatihan-pelatihan • Operasional gerai dan booth • Operasional website

• • • •

Gerai Booth Karyawan Kendaraan operasional

Gaji dan komisi karyawan Pembelian bahan baku Penggantian sparepart perangkat kerja Sewa lokasi gerai/booth Renovasi dan operasionalisasi gerai/booth

• Minuman kopi dan variannya serta hidangan pendamping yang lezat dan nikmat • Tempat menyantap dan berkumpul yang bersih, nyaman, dan aman • Lokasi gerai yang mudah diakses • Biaya yang relatif terjangkau oleh para pengunjung/ pembeli

• Personal assistance melalui para frontliner • Self-service melalui mobile apps. & web untuk keperluan branding dan CRM

Mahasiswa Remaja Karyawan Eksekutif Masyarakat Umum Pemasang iklan

• Gerai • Booth di kampus dan gedung perkantoran • Situs website • Pembayaran sesuai makanan dan minuman yang dikonsumsi oleh pengunjung/pembeli • Keanggotaan (membership) • Pemasangan iklan

12

1. Affinity Diagram (cont’d)

AS

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Kedai Kopi “Harman” menghadapi masalah dimana bisnis dalam kondisi amburadul – “Amburadul” disini masih sangat abstrak, umum, dan tidak jelas, tapi yang pasti penjualan menurun

AK

APP

AS


AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Kedai Kopi “Harman” menghadapi masalah dimana bisnis dalam kondisi amburadul – “Amburadul” disini masih sangat abstrak, umum, dan tidak jelas, tapi yang pasti penjualan menurun Penjualan Menurun Rata-rata hanya 5 pengunjung/jam

Penjualan menu teh meningkat

Kedai kopi baru dibuka di seberang

Kedai sering tutup lebih awal

Pelayan sering meminta maaf karena kehabisan kopi

Convenience store kini juga menyediakan kopi

Jarang terlihat pengunjung „nongkrong‟

Stok kopi di gudang sedikit sekali

Promo dan bundling dari kedai kopi besar

Antrian tidak terlihat panjang

Pesanan biji kopi tidak datang tepat waktu Utilisasi coffeemaker rendah

Orang sering mengira “Harum” sebagai merek beras Kedai kopi “Harman” bukan top of mind

AK

APP

AS


AP













Jumlah Pengunjung Merosot

Suplai Biji Kopi Tersendat

Kompetitor Makin Agresif

Brand Belum Dikenal Luas

AK

APP


AS

AP

AK

Langkah-langkah Penyusunan AD 1. Identifikasi dan formulasi permasalahan (problem statement) yang jelas – Hal ini bisa didapat dari proses sebelumnya: Analisis Situasi (AK) 2. Beri kesempatan bagi setiap anggota tim untuk menulis gagasan/opini/isu apa yang mereka rasa berhubungan dengan permasalahan – Tulis setiap gagasan/opini/isu pada satu potongan kertas atau PostIt dalam bentuk tidak lebih dari 4-8 kata

3. 4. 5. 6. 7.

– Lakukan aktivitas ini selama tidak lebih dari 10 menit Letakkan potongan-potongan kertas pada tempat terbuka yang dapat dilihat dan dijangkau oleh setiap anggota tim Biarkan setiap anggota tim memindahkan potongan-potongan kertas berdasarkan kesamaan tema, lakukan dengan cepat tanpa perlu berdiskusi terlebih dahulu Jika ada anggota tim yang tidak setuju dengan letak dari suatu potongan kerta maka ybs boleh memindahkannya Konsensus tercapai ketika seluruh potongan kertas telah terkelompokkan dan tidak ada anggota tim yang memindah-mindahkannya lagi Tuliskan judul dari masing-masing kelompok potongan kertas, gambar dan susun Affinity Diagram kemudian distribusi dan diskusikan dengan seluruh anggota tim

APP

AS

2. Interrelationship Diagram

AP

AK

Interrelationship Diagram (ID) merupakan alat bantu untuk mengidentifikasi dan memahami hubungan kausalitas dari beragam gagasan

Takeaway Box  ID adalah teknik untuk – menggambarkan gagasan, isu, atau permasalahan yang dihadapi, kemudian – menggambarkan hubungan logis atau urutan dari setiap hal tersebut  ID adalah proses logis yang menunjukkan bahwa setiap gagasan pada saat yang sama dapat terkait dengan beberapa gagasan lainnya

ID membantu mengidentifikasi isu terpenting mana yang perlu difokuskan dan dicari solusinya

 Metode ini menuntut pola pikir multidirectional yang lebih daripada pola pikir linear

APP

2. Interrelationship Diagram (cont’d)

AS

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun ID dari permasalahan yang terjadi

Penjualan Menurun





AP

AK

APP


AS

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun ID dari permasalahan yang terjadi

Penjualan Menurun





AP

AK

APP

AS

2. Interrelationship Diagram (cont’d) Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”

 Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun ID dari permasalahan yang terjadi

Penjualan Menurun

Suplai Biji Kopi Tersendat PERFORMANCE INDICATOR

in: 2, out:1 ROOT CAUSE



in: 3, out:0

in: 0, out:3

Kompetitor Makin Agresif in: 1, out:2

AP

AK

APP


AS

AP

AK

Langkah-langkah Penyusunan ID 1. Mulai dengan hasil yang didapat dari Affinity Diagram – Judul dari masing-masing kelompok disebut sebagai isu yang kemudian akan dicari bagaimana

keterhubungannya dengan isu-isu lainnya 2. Untuk setiap isu yang ada, identifikasi isu-isu mana yang disebabkan atau dipengaruhi oleh isu ini – Gambarkan dengan cara membuat tanda panah dari isu penyebab ke isu yang dipengaruhi 3. Setelah menggambar seluruh tanda panah yang dibutuhkan dan memastikan revisi tidak diperlukan

lagi, hitung jumlah tanda panah yang menuju dan keluar pada masing-masing isu 4. Identifikasi isu yang memiliki tanda panah terbanyak, baik yang menuju maupun keluar, dan beri nama isu tersebut sebagai faktor kunci (key factors) – Akar permasalahan (root causes) adalah isu dengan tanda panah keluar terbanyak

– Indikator kinerja (performance indicators) adalah isu dengan tanda panah menuju terbanyak 5. Fokus kepada faktor-faktur kunci yang teridentifikasi lalu bertukarpikiranlah mengenai bagaimana cara terbaik menyelesaikan isu-isu ini

APP




APA SEBABNYA?




    



AS

Analisis Keputusan (Decision Analysis)

AP

AK

Analisis keputusan adalah proses yang melibatkan sejumlah pertanyaan dengan tujuan menghindari kesalahan dalam pengambilan keputusan serta mengoptimalkan peluang keberhasilan What’s Going On?

“In any moment of decision, the best thing you can do is the right thing, the next best thing is the wrong thing, and the worst thing you can do is nothing” (Theodore Roosevelt, Presiden Amerika ke-26)

 Analisis Keputusan membantu semua pihak yang berkepentingan menjadi pengambil keputusan yang lebih baik  Umumnya setiap keputusan mengandung elemen-elemen berikut – Keharusan memilih antara dua pilihan atau lebih – Tujuan yang menjadi tolok ukur keberhasilan keputusan yang diambil

– Konsekuensi yang melekat dengan setiap keputusan yang dihasilkan  Mengambil keputusan berarti juga membuat pertukaran

APP

AS

3. Tree Diagram

AP

AK

Tree Diagram (TD) merupakan alat bantu untuk mengidentifikasi langkahlangkah selanjutnya yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu permasalahan

Takeaway Box  TD merupakan diagram yang secara sistematis memetakan suatu aktivitas secara makin detail dan menyeluruh  TD membawa kita dari gambaran besar dari suatu tujuan hingga gambaran amat detail tentang implementasinya

 Disebut Tree Diagram karena menggunakan bentuk pohon, dapat disebut juga sebagai Systematic Diagram atau Dendogram

TD menggambarkan segala cara untuk mencapai perbaikan namun belum termasuk cara memilih prioritas apabila ada keterbatasan sumber daya

 TD menggunakan root cause yang didapat dari AD dan ID kemudian menguraikannya sampai ke tingkat detail yang paling praktis

APP

AS

3. Tree Diagram (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun TD dari akar permasalahan yang telah teridentifikasi Desain ulang logo dan identitas kedai kopi Rebranding

Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual

Above the Line Marketing

Promosi melalui media digital seperti FB & twitter Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang


Below the Line Marketing

Jalin kerjasama dengan kantor-kantor Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi Perkenalkan program member-get-member

Customer Satisfaction Customer Loyalty Program

Lakukan survey kepuasan pelanggan Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas Perkenalkan program poin reward Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

AK

APP

AS

3. Tree Diagram (cont’d)

AP

Langkah-langkah Penyusunan TD 1. Mulai dengan hasil yang didapat dari Interrelationship Diagram/Affinity Diagram – Ambil judul kategori terpenting dari Affinity Diagram atau akar permasalahan (root cause) dari

Interrelationship Diagram 2. Berdasar hasil dari langkah 1, pikirkan dan elaborasi jawaban untuk pertanyaan berikut: “Tindakantindakan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan atau mencapai objektif/tujuan tersebut?” 3. Terus lakukan langkah 2 untuk setiap tingkat tindakan berikutnya yang ada sampai seluruh ide dikeluarkan

AK

APP

AS

4. Matrix Diagram

AP

AK

Matrix Diagram (MD) merupakan alat bantu untuk menunjukkan keterhubungan antara gagasan, opini, atau isu

Takeaway Box  MD menunjukkan secara grafis: – Ada/tidak adanya hubungan antara dua hal atau lebih – Seberapa kuat hubungannya – Bagaimana arah hubungannya (mana mempengaruhi mana)

MD mirip dengan konsep quality function deployment (QFD) termasuk simbol-simbol yang digunakan, tampilan dan tata letak, serta penggunaannya

 Alat bantu ini dapat digunakan untuk membandingkan sejumlah informasi seperti: karakteristik, fungsi, dan tugas

APP

AS

4. Matrix Diagram (cont’d) Langkah-langkah Penyusunan MD 1. Tentukan jumlah isu atau jumlah dimensi yang akan digunakan pada matriks 2. Pilih matriks yang sesuai: L-Matrix

T-Matrix

Y-Matrix

X-Matrix

1. Letakkan simbol-simbol yang sesuai dan dibutuhkan pada tempat yang tersedia di matriks – Kekuatan hubungan = strong relationship = some relationship = weak/possible relationship

– Hubungan suportif atau negatif menggunakan tanda + atau – disamping simbol kekuatan hubungan

AP

AK

APP

AS

4. Matrix Diagram (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun MD  MD yang disusun bertujuan untuk mengidentifikasi kriteria-kriteria apa yang dianggap penting oleh masing-masing anggota tim Nama Anggota Tim

Kriteria

Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Jelas Dapat Diterapkan Realistis Waktu Singkat  Kriteria-kriteria yang dipilih nantinya akan digunakan dalam mensortir prioritas rencana kerja yang didapat dari penyusunan TD

AK

APP

AS

5. Prioritization Matrix

AP

AK

Prioritization matrix (PM) merupakan alat bantu untuk pengambilan keputusan yang berdasarkan kepada sejumlah kriteria

Takeaway Box  PM adalah kombinasi dari TD dan MD untuk membantu penentuan prioritas dari pilihan yang multi faktor dan kompleks  Alat bantu ini menggantikan kedudukan Matrix Data Analisis Matrix yang sekalipun adalah metode yang bernilai namun kurang praktis atau terlalu rumit  Terdapat 3 metode umum PM: – Full Analytical Criteria

Ketika terdapat sejumlah alternatif dan sejumlah kriteria, PM merupakan metode yang tepat dalam pengambilan keputusan

– Consensus Criteria – Kombinasi ID atau MD

APP

AS

5. PM – Consensus Criteria Langkah-langkah Penyusunan PM: Full Analytical Criteria 1. 2. 3. 4. 5.

Tentukan kriteria dan bobot kriteria Tentukan ranking total setiap pilihan berdasarkan ranking individu Susun matriks L berdasarkan pilihan dan kriteria yang ada Kalikan nilai ranking dengan bobot setiap pilihan Ranking akhir didapat dari perkalian total ranking pilihan dengan bobot dari setiap kriteria Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”

 Tim pemecah masalah ingin mensortir kriteria-kriteria yang akan digunakan dalam menentukan prioritas rencana kerja yang didapat dari penyusunan TD Nama Anggota Tim Kriteria

Total

Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Jelas

0.3

0.3

0.2

0.1

0.2

1.1

Berbiaya Rendah

0.3

0.3

0.3

0.3

0.2

1.4

Realistis

0.2

0.1

0.2

0.2

0.2

0.9

Waktu Singkat

0.2

0.3

0.3

0.4

0.4

1.6

Total

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

5.0

AP

AK

APP

AS

5. PM – Consensus Criteria (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Tim pemecah masalah kemudian melakukan prioritisasi antara satu rencana kerja dengan rencana kerja lainnya (semakin besar ranking-nya berarti semakin prioritas): Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Total

Rank

1. Desain ulang logo dan identitas kedai kopi

1

13

8

7

9

38

8

2. Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru

2

12

9

6

10

39

10

3. Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual

3

1

10

1

11

26

1

4. Promosi melalui media digital seperti FB & twitter

11

2

7

8

1

29

3

5. Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta

12

3

11

2

12

40

11

6. Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang

13

11

6

3

13

46

13

7. Jalin kerjasama dengan kantor-kantor

4

4

12

13

2

35

7

8. Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi

5

10

5

4

3

27

2

9. Perkenalkan program member-get-member

10

5

13

5

8

41

12

10. Lakukan survey kepuasan pelanggan

9

9

4

10

6

38

8

11. Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas

8

6

3

11

4

32

5

12. Perkenalkan program poin reward

6

7

1

12

5

31

4

13. Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

7

8

2

9

7

33

6

AK

APP

AS

5. PM – Consensus Criteria (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Dari hasil yang didapat, tim pemecah masalah kemudian memfinalisasi prioritas rencana kerja: Jelas

Berbiaya Rendah

Realistis

8 10 1 3

1.1 8.8 11.0 1.1 3.3

1.4 11.2 14.0 1.4 4.2

0.9 7.2 9.0 0.9 2.7

Waktu Singkat 1.6 12.8 16.0 1.6 4.8

11

12.1

15.4

9.9

13

14.3

18.2

7 2 12 8

7.7 2.2 13.2 8.8

5

Total

Rank Kriteria* Pilihan

40.0 50.0 5.0 15.0

8 10 1 3

17.6

55.0

11

11.7

20.8

65.0

13

9.8 2.8 16.8 11.2

6.3 1.8 10.8 7.2

11.2 3.2 19.2 12.8

35.0 10.0 60.0 40.0

7 2 12 8

5.5

7.0

4.5

8.0

25.0

5

4

4.4

5.6

3.6

6.4

20.0

4

6

6.6

8.4

5.4

9.6

30.0

6

Rank Pilihan 1. Desain ulang logo dan identitas kedai kopi 2. Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru 3. Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual 4. Promosi melalui media digital seperti FB & twitter 5. Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta 6. Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang 7. Jalin kerjasama dengan kantor-kantor 8. Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi 9. Perkenalkan program member-get-member 10. Lakukan survey kepuasan pelanggan 11. Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas 12. Perkenalkan program poin reward 13. Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

AK

APP




APA SEBABNYA?




    



Analisis Persoalan Potensial (Potential Problem Analysis)

AS

AP

AK

Analisis persoalan potensial (APP) adalah metode untuk membantu kita memaksimalkan peluang keberhasilan saat penerapan suatu keputusan, perubahan, atau tindakan What’s Going On?  Kita mengantisipasi kemungkinan gagal dari setiap keputusan yang kita ambil

Hope for the best, but prepare for the worst (English Proverb)

 APP membantu kita menghindari persoalan di kemudian hari sekaligus meminimalkan dampak persoalan jika hal itu terjadi  APP mengidentifikasi dua tindakan berbeda untuk menangani persoalan: – Mengambil tindakan pencegahan untuk menahan persoalan agar tidak muncul – Mengambil tindakan penanggulangan untuk meminimalkan dampaknya

APP

AS

6. Process Decision Program Chart

AP

AK

Process Decision Program Chart (PDPC) merupakan alat bantu untuk mengidentifikasi potensi permasalahan yang mungkin terjadi pada saat implementasi suatu rencana kerja Takeaway Box  Sering kita dihadapkan pada sesuatu tidak terduga sebelumnya yang berakibat seluruh rencana tidak lagi berlaku  Hal ini bisa diakibatkan pengetahuan yang terbatas, masalah yang kompleks, atau karena perubahan/kondisi tersebut tidak terjadi pada keadaan normal  PDPC mengidentifikasikan langkahlangkah antisipasi penanggulangan yang dapat diambil…

PDPC tidak mempunyai aturan atau struktur tertentu, selaras dengan masalah yang dihadapi

 …sehingga ketika kejadian tersebut benar-benar terjadi kita dapat lebih siap menghadapinya

APP

AS

6. Process Decision Program Chart (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Dari hasil yang didapat, tim pemecah masalah kemudian menyusun PDPC untuk rencana kerja: Pilihan Rencana Kerja

Elaborasi Rencana Kerja Level 1


Cari desainer grafis lepasan

Buat lalu finalisasi desain pamflet dan banner yang baru Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang

Cetak pamflet dan banner dalam jumlah cukup

Bagi pamflet dan letakkan banner di tempat yang tepat

Buat desain awal pamflet dan banner

Finalisasi desain dengan CEO

Kemungkinan Hambatan

Kemungkinan Cara Penanggulangan

Desainer grafis rekanan sedang fully occupied

Kirim lowongan ke milis atau twitter

O

Utilisasi karyawan internal

X

Beri tawaran honor lebih

O

Minta divisi terkait untuk segera menyerahkan

O

Kosongkan slot untuk mereka atau gunakan data dummy

O

Kirim e-mail notifikasi dengan CC ke CEO

X

Honor yang diminta tidak sesuai bujet Materi desain belum tersedia

Print mock-up pamflet dan banner

CEO sulit dihubungi karena dinas keluar

Produksi pamflet dan banner sesuai kebutuhan

Usulan desain tidak sesuai selera CEO

AK

APP

6. Process Decision Program Chart (cont’d)

AS

AP

AK

Langkah-langkah Penyusunan PDPC 1. Susun Tree Diagram yang level pertamanya berisi rencana kerja yang didapat dari Prioritization Matrix/Matrix Diagram

2. Lanjut pada level kedua TD, elaborasi besaran rencana implementasi dari masing-masing rencana kerja – Upayakan rencana implementasi masih berupa besaran dan di tingkatan makro 3. Pada level ketiga TD, jawab pertanyaan berikut untuk masing-masing besaran rencana implementasi:

– “Hal apa yang tidak diharapkan namun mungkin terjadi di titik ini?” atau – “Permasalahan apa yang mungkin muncul di titik ini?” 4. Di level keempat TD, pikirkan langkah antisipasi (countermeasure) apa yang dapat dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan yang teridentifikasi pada level ketiga TD

5. Evalusi masuk akal atau tidaknya langkah antisipasi tersebut dan tandai dengan O untuk yang masuk akal dan X untuk yang tidak masuk akal

APP

AS

7. Arrow Diagram

AP

AK

Arrow Diagram merupakan alat bantu yang cocok dalam menyusun jadwal suatu rencana kerja yang kompleks dan saling terkait

Takeaway Box  Nama lain Arrow Diagram adalah Activity Network Diagram (AND), Program Evaluation and Review Technique (PERT) atau Critical Path Method (CPM)  Arrow Diagram bermanfaat untuk – Menetapkan rencana harian

– Memantau kemajuan proyek

Arrow Diagram menunjukkan waktu penyelesaian dan hal-hal yang menentukannya

– Mencari jalan untuk memperpendek waktu pelaksanaan proyek

APP

AS

7. Arrow Diagram (cont’d)

AP

AK

Langkah-langkah Penyusunan Arrow Diagram 1. Tentukan hubungan antar kegiatan-kegiatan proyek yang telah teridentifikasi 2. Cari kegiatan tertentu yang disusun secara serial paling panjang

3. Letakkan kegiatan-kegiatan yang memiliki hubungan secara paralel dengan kegiatan terpanjang di langkah 3 pada bagian atas atau bawahnya dengan memperhatikan posisi relatif terhadap kegiatan terpanjang Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar PDPC yang didapat dari proses sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian menyusun Arrow Diagram:


Kirim lowongan ke milis atau twitter Beri tawaran honor lebih


Minta divisi terkait untuk segera menyerahkan Kosongkan slot untuk mereka atau gunakan data dummy




APP

AS

End-to-End: 1. Affinity Diagram

AP

















AK

APP

AS

End-to-End: 2. Interrelationship Diagram Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”

 Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun ID dari permasalahan yang terjadi Penjualan Menurun

Suplai Biji Kopi Tersendat PERFORMANCE INDICATOR

in: 2, out:1 ROOT CAUSE



in: 3, out:0

in: 0, out:3

Kompetitor Makin Agresif in: 1, out:2

AP

AK

APP

AS

End-to-End: 3. Tree Diagram

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun TD dari akar permasalahan yang telah teridentifikasi Desain ulang logo dan identitas kedai kopi Rebranding

Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual

Above the Line Marketing

Promosi melalui media digital seperti FB & twitter Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang


Below the Line Marketing

Jalin kerjasama dengan kantor-kantor Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi Perkenalkan program member-get-member

Customer Satisfaction Customer Loyalty Program

Lakukan survey kepuasan pelanggan Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas Perkenalkan program poin reward Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

AK

APP

AS

End-to-End: 4. Matrix Diagram

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar hasil yang didapat dari langkah sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian mencoba menyusun MD  MD yang disusun bertujuan untuk mengidentifikasi kriteria-kriteria apa yang dianggap penting oleh masing-masing anggota tim Nama Anggota Tim

Kriteria

Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Jelas Dapat Diterapkan Realistis Waktu Singkat  Kriteria-kriteria yang dipilih nantinya akan digunakan dalam mensortir prioritas rencana kerja yang didapat dari penyusunan TD

AK

APP

AS

End-to-End: 5. Prioritization Matrix Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”

 Tim pemecah masalah ingin mensortir kriteria-kriteria yang akan digunakan dalam menentukan prioritas rencana kerja yang didapat dari penyusunan TD

Nama Anggota Tim

Total Kriteria

Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Jelas

0.3

0.3

0.2

0.1

0.2

1.1

Berbiaya Rendah

0.3

0.3

0.3

0.3

0.2

1.4

Realistis

0.2

0.1

0.2

0.2

0.2

0.9

Waktu Singkat

0.2

0.3

0.3

0.4

0.4

1.6

Total

1.0

1.0

1.0

1.0

1.0

5.0

AP

AK

APP

AS

End-to-End: 5. Prioritization Matrix (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Tim pemecah masalah kemudian melakukan prioritisasi antara satu rencana kerja dengan rencana kerja lainnya (semakin besar ranking-nya berarti semakin prioritas): Iwan

Vierda

Greg

Billy

Danu

Total

Rank

1. Desain ulang logo dan identitas kedai kopi

1

13

8

7

9

38

8

2. Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru

2

12

9

6

10

39

10

3. Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual

3

1

10

1

11

26

1

4. Promosi melalui media digital seperti FB & twitter

11

2

7

8

1

29

3

5. Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta

12

3

11

2

12

40

11

6. Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang

13

11

6

3

13

46

13

7. Jalin kerjasama dengan kantor-kantor

4

4

12

13

2

35

7

8. Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi

5

10

5

4

3

27

2

9. Perkenalkan program member-get-member

10

5

13

5

8

41

12

10. Lakukan survey kepuasan pelanggan

9

9

4

10

6

38

8

11. Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas

8

6

3

11

4

32

5

12. Perkenalkan program poin reward

6

7

1

12

5

31

4

13. Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

7

8

2

9

7

33

6

AK

APP

AS

End-to-End: 5. Prioritization Matrix (cont’d)

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Dari hasil yang didapat, tim pemecah masalah kemudian memfinalisasi prioritas rencana kerja: Jelas

Berbiaya Rendah

Realistis

8 10 1 3

1.1 8.8 11.0 1.1 3.3

1.4 11.2 14.0 1.4 4.2

0.9 7.2 9.0 0.9 2.7

Waktu Singkat 1.6 12.8 16.0 1.6 4.8

11

12.1

15.4

9.9

13

14.3

18.2

7 2 12 8

7.7 2.2 13.2 8.8

5

Total

Rank Kriteria* Pilihan

40.0 50.0 5.0 15.0

8 10 1 3

17.6

55.0

11

11.7

20.8

65.0

13

9.8 2.8 16.8 11.2

6.3 1.8 10.8 7.2

11.2 3.2 19.2 12.8

35.0 10.0 60.0 40.0

7 2 12 8

5.5

7.0

4.5

8.0

25.0

5

4

4.4

5.6

3.6

6.4

20.0

4

6

6.6

8.4

5.4

9.6

30.0

6

Rank Pilihan 1. Desain ulang logo dan identitas kedai kopi 2. Re-layout supaya sejalan dengan identitas baru 3. Redefinisi ulang menu makanan & minuman yang dijual 4. Promosi melalui media digital seperti FB & twitter 5. Promosi melalui media audio seperti stasiun radio swasta 6. Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang 7. Jalin kerjasama dengan kantor-kantor 8. Jalin kerjasama dengan klub arisan dan klub hobi 9. Perkenalkan program member-get-member 10. Lakukan survey kepuasan pelanggan 11. Beri penghargaan lebih kepada karyawan untuk setiap pelanggan yang puas 12. Perkenalkan program poin reward 13. Beri voucher untuk digunakan pada kunjungan berikutnya

AK

APP

AS

End-to-End: 6. Process Decision Program Chart

AP

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Dari hasil yang didapat, tim pemecah masalah kemudian menyusun PDPC untuk rencana kerja: Pilihan Rencana Kerja




Buat lalu finalisasi desain pamflet dan banner yang baru Produksi pamflet untuk dibagi dan banner untuk dipajang

Cetak pamflet dan banner dalam jumlah cukup

Bagi pamflet dan letakkan banner di tempat yang tepat



Kemungkinan Hambatan

Kemungkinan Cara Penanggulangan

Desainer grafis rekanan sedang fully occupied

Kirim lowongan ke milis atau twitter

O

Utilisasi karyawan internal

X

Beri tawaran honor lebih

O


O


O

Kirim e-mail notifikasi dengan CC ke CEO

X

Honor yang diminta tidak sesuai bujet Materi desain belum tersedia


CEO sulit dihubungi karena dinas keluar


Usulan desain tidak sesuai selera CEO

AK

APP

AS

End-to-End: 7. Arrow Diagram

AP

AK

Studi Kasus: Kedai Kopi “Harman”  Berdasar PDPC yang didapat dari proses sebelumnya, tim pemecah masalah kemudian menyusun Arrow Diagram:


Kirim lowongan ke milis atau twitter Beri tawaran honor lebih







APP

Gambaran Umum Seven QC Tools (1/4) (1) Flow Chart Suatu teknik untuk menggambarkan proses bisnis dengan sejumlah notasi dasar:

(2) Checksheet Formulir yang digunakan untuk standarisasi dan penelitian hasil dari suatu kegiatan atau untuk memastikan dan mengumpulkan data.

 Menggambarkan proses langkah demi langkah dari input ke output dalam suatu sistem  Menggambarkan hubungan antara orang dan langkah dalam proses

Bentuk dan isinya disesuaikan dengan kebutuhan maupun kondisi kerja yang ada. Keuntungan:  menganalisis situasi sebenarnya  mengendalikan proses  mendukung pengambilan keputusan  membantu penyusunan rencana tindakan 50

Gambaran Umum Seven QC Tools (2/4) (3) Fishbone Diagram

(4) Pareto Diagram

Diagram yang menunjukkan secara sistematis hubungan antara sebab dan akibatnya atau tujuan dengan caranya.

Suatu grafik balok dan garis yang menggambarkan suatu perbandingan beberapa data atau masalah.

Juga dikenal dengan istilah Diagram Tulang Ikan/Ishikawa Diagram, umumnya menggunakan pendekatan:  6M (Manpower, Money, Machine, Material, Method, Mother Nature)  4M + 1E (Manpower, Machine, Method, Material, Environment)  5P (People, Product, Place, Promotion, Price)

Berguna dalam mencari faktor penyebab utama atau yang paling dominan untuk prioritas penyelesaian masalah melalui perbandingan masing-masing jenis data terhadap keseluruhan. Keuntungan:  mengidentifikasi masalah atau data yang prioritas  menunjukkan korelasi target dengan kegiatan penyelesaian masalah  meneliti hasil dan kegiatan 51

Gambaran Umum Seven QC Tools (3/4) (5) Histogram Alat bantu untuk melihat:  Penyebaran/distribusi dari suatu populasi (kumpulan) data  Data-data yang memenuhi standar (di dalam/luar batas pengendalian)  Informasi secara statistik untuk perbaikan sistem

Keuntungan:  menganalisis proses dan menemukan hal yang perlu ditingkatkan  meneliti kemampuan suatu proses  mengendalikan proses (dalam runtunan waktu)  menjelaskan dampak dari suatu kegiatan peningkatan

(6) Control Chart Alat bantu berupa grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian untuk melihat:  Perubahan data dari waktu ke waktu  Adanya penyimpangan  Masih di dalam batas kontrol atau tidak

Keuntungan:  melakukan pendataan pada suatu waktu  menganalisis proses dengan meneliti tren  mengambil keputusan untuk mengendalikan beberapa faktor  meneliti dan menjaga kestabilan suatu proses 52

Gambaran Umum Seven QC Tools (4/4) (7) Scatter Diagram Grafik yang terdiri dari dua kelompok data yang diduga mempunyai ketergantungan satu sama lain, merupakan alat bantu untuk melihat korelasi/hubungan antara 2 faktor/ data

Y

Y

X

X

Adanya Kecenderungan Korelasi Positif Bila X naik, Y cenderung naik, tapi mungkin ada faktor lain yang berpengaruh

Y

Adanya Kecenderungan Korelasi Negatif Bila X naik, Y cenderung turun, tapi mungkin ada faktor lain yang berpengaruh

Y

X

X

Korelasi Positif Bila X naik, Y naik, jika X dikendalikan maka Y juga akan terkendali

Keuntungan:  mengetahui hubungan dua kelompok data  mengetahui tingkat hubungan  menemukan penyebab yang perlu dikendalikan dan ditingkatkan

Korelasi Negatif Bila X naik, Y turun, jika X dikendalikan maka Y juga akan terkendali

Y

X Tidak Ada Korelasi

53

Exercise #1.1: Mempraktekkan SEMUA!  Exercise #1.1: Gunakan New Seven Management Tools! “Pangsa pasar kedai kopi kita di daerah Depok berkurang dari 15% menjadi 12%, disisi lain pesaing kita kedai kopi Kopikoe pangsa pasarnya naik dari 8% menjadi 11%. Perlu kita pikirkan serangan balik terhadap kondisi ini.”

54

Six Thinking Hats (Edward de Bono) Merupakan cara/sistem berpikir yang berdasarkan kepada 6 topi bayangan dimana masing-masing topi merepresentasikan 6 pola pikir yang berbeda

55

Berpikir secara Paralel (Parallel Thinking)  Metode Six Thinking Hats dilandaskan kepada ide dari pemikiran paralel (parallel thinking)  Parallel thinking merupakan suatu alternatif dari adversarial thinking  Sederhananya, kita mencurahkan seluruh pemikiran kita ke arah yang sama di waktu yang bersamaan Adversarial Thinking A

Parallel Thinking C

B

A 1 B C

A B 3 C

A B C 2 56

Keenam Topi dalam Six Thinking Hats

Dikutip dari “Six Thinking Hats” (Edward de Bono)

 Putih bersifat netral dan objektif  Merah menggambarkan perasaan dan emosi

 Hitam yang serius dan waspada  Kuning adalah ceria dan berpikiran positif  Hijau berarti kesegaran dan kesuburan

 Biru yang teduh dan warna langit, di atas segalanya 57

Perkenalkan, Inilah Para Topinya! (1/3) Topi Putih

“Netral dan Objektif”

Topi Merah

“Perasaan dan Emosi”

 Topi putih mencakup fakta yang objektif dan angka-angka  Memisahkan fakta dari spekulasi  Menentukan tindakan yang diperlukan untuk menutupi kesenjangan pengetahuan kita  Menakar/menilai relevansi dan akurasi dari suatu informasi  Melihat suatu konflik dari dua sisi

    

Sejumlah pernyataan umum topi putih:  18% kegagalan disebabkan oleh kesalahan manusia  Biaya tatakan plastik naik 15%  Berapa banyak staf kita yang bisa bicara dua bahasa?  Proyek ini 10 hari lebih cepat dari jadwal semula  Sebanyak 61% responden mengatakan bahwa presiden tidak kompeten

Sejumlah pernyataan umum topi merah:  Perasaan saya mengatakan bahwa ide tersebut sangat buruk  Perasaan saya mengatakan bahwa ini pilihan yang tepat  Saya merasa dia orang yang tepat untuk posisi tersebut  Saya tidak yakin penurunan harga akan berhasil  Desainnya sangat aneh, rasanya tidak akan pernah bisa diterima oleh pembeli kita

Topi merah memberi pandangan secara emosional Memungkinkan untuk mengekspresikan perasaan dan intiuisi Tidak membutuhkan justifikasi ataupun penjelasan Harus diberikan batasan waktu Dapat digunakan dalam membantu proses pengambilan keputusan

58

Perkenalkan, Inilah Para Topinya! (2/3) Topi Hitam

“Serius dan Waspada”

Topi Kuning

“Optimis dan Positif”

 Topi hitam bersifat serius, waspada, dan menekankan kelemahan dari suatu ide  Menganalisis kemungkinan kegagalan dari suatu ide  Harus selalu digunakan ketika suatu ide terlihat menarik atau ketika suatu aksi akan dilakukan  Harus memberikan alasan logis yang untuk diperhatikan

 Topi kuning bersifat optimis yang menggambarkan harapan dan pemikiran positif  Mengeksplorasi manfaat dari suatu pendapat  Harus memberikan alasan kenapa suatu ide berharga  Menggugah ide-ide kreatif dan arahan baru  Umumnya lebih sulit digunakan dibanding topi hitam

Sejumlah pernyataan umum topi hitam:  Tidak adanya kenaikan gaji bisa membuat orang terbaik kita mengundurkan diri  Potongan mainan itu bisa tertelan oleh anak-anak  Proyek ini tidak sesuai dengan regulasi terkait proteksi data  Jika ada banyak yang menerima penawaran ini, bagaimana kita menghadapinya?

Sejumlah pernyataan umum topi kuning:  Jam kerja yang fleksibel akan sangat menarik bagi mereka yang sudah berkeluarga atau tinggal jauh dari kantor  Mempekerjakan para pensiunan akan menguntungkan kita karena mereka adalah tenaga kerja yang berpengalaman  Kemasan baru memungkinkan produk kita lebih muat untuk diletakkan di rak-rak supermarket 59

Perkenalkan, Inilah Para Topinya! (3/3) Topi Hijau

“Tumbuh Tanpa Batas”    

Topi hijau mengindikasikan kreativitas dan ide-ide baru Mendorong pencarian ide-ide baru Membantu menghilangkan kelemahan dari suatu ide Sangat cocok dalam proses kreatif dan brainstorming

Sejumlah pernyataan umum topi hijau:  Mungkin kita bisa membuat kotak dari warna yang berbeda  Bagaimana jika kita turunkan isinya sebanyak 10% dan hanya menurunkan harganya sebanyak 5%?  Bagaimana kalau kita buat menjadi bulat?  Kenapa tidak sekalian memproduksi perangkat keras?  Waktu yang ada dapat dimanfaatkan untuk pelatihan  Kita dapat memodifikasi ide ini dengan menjadikannya opsional daripada wajib

Topi Biru

“Pengorganisasian”  Topi biru berhubungan dengan kontrol, pengorganisasian proses berpikir, dan penggunaan topi-topi lain  Berpikir secara besaran (helicopter view)  Menjalankan peran sebagai fasilitator  Mengarahkan grup dalam pengambilan keputusan Sejumlah pernyataan umum topi biru:  Tidak tersedia cukup informasi terkait topik ini, kita butuh pemikiran dengan topi putih  Kita seharusnya menggunakan topi kuning saat ini  Apakah ada pendekatan atau alternatif lain? Saatnya menggunakan topi hijau  Sebelum lanjut dengan ide tersebut, mari gunakan topi hitam untuk melihat kelemahannya 60

Rangkuman Keenam Topi dalam Six Thinking Hats

Dikutip dari “Six Thinking Hats” (Edward de Bono)

 Putih bersifat netral dan objektif  Merah menggambarkan perasaan dan emosi

 Hitam yang serius dan waspada  Kuning adalah ceria dan berpikiran positif  Hijau berarti kesegaran dan kesuburan

 Biru yang teduh dan warna langit, di atas segalanya 61

Exercise #2: Mencocokkan Para Topi Pengerjaan ulang membutuhkan waktu minimum tiga bulan Bahasa inggrisnya amat sangat fasih Biaya tatakan plastik sudah naik 15% Hampir semua aktivitas dalam proyek ini telah selesai dilakukan

Insting saya mengatakan bahwa ini tidak akan berhasil Apakah kita sudah siap untuk membuat keputusan final?

Agensi yang kita gunakan biayanya sangat mahal sekali 62

Exercise #3: Menggunakan Keenam Topi dalam Kasus Pastikan Upah Minimum Buruh Naik, Ahok: Bisa Jadi Rp 3,1 Juta Jakarta - Pemerintah baru saja menerbitkan PP Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan pada 23 Oktober 2015 lalu tentang penentuan kenaikan Upah Minimum Provinsi (UMP) yang ditentukan oleh inflasi dan pertumbuhan ekonomi. Gubernur DKI Jakarta Basuki T Purnama (Ahok) siap mengikuti aturan tersebut. "Kami pasti ikut PP perubahan tapi kami rasa yang di DKI sistemnya lebih menguntungkan buruh. Kita sudah lihat angkanya gitu loh, kita sudah survei ditambah dengan inflasi dan pertumbuhan ekonomi," ujar Ahok di Balai Kota, Jl Medan Merdeka Selatan, Jakarta Pusat, Selasa (27/10/2015). "Kita akan ikuti, kalau (angkanya) turun lebih lucu dong. Kita sudah sepakat dari tahun 2012 nih dari kita masuk bahwa kita prinsipnya itu adalah survei KHL (Kebutuhan Hidup Layak) ditambah (inflasi dan pertumbuhan ekonomi), dari situ saja kita putuskan, kalau bisa lebih baik dari PP kan bagus dong," lanjutnya. Ahok memastikan UMP untuk buruh mulai Januari 2016 naik mencapai Rp 3,1 juta. Angka itu lebih tinggi dari rumusan upah buruh 2016, yaitu UMP tahun berjalan + (UMP tahun berjalan x (inflasi+pertumbuhan ekonomi nasional)). "Pasti naik, pasti bisa jadi Rp 3,1 juta kalau saya lihat. PP kan sebuah petunjuk saja, kalau kamu ada perjanjian yang lebih tinggi ya enggak masalah," tutup Ahok. Untuk diketahui, selama ini upah minimum hanya berlaku bagi pekerja atau buruh yang mempunyai masa kerja kurang dari 1 tahun dan masih lajang. Kementerian Tenaga Kerja menyampaikan tujuannya agar tidak ada ketimpangan antar daerah, meski diketahui inflasi di daerah pun masih ada yang mencapai lebih dari 12% seperti di Belitung sebesar 13,15%. sumber: detikcom (http://news.detik.com/berita/3054116/pastikan-upah-minimum-buruh-naik-ahok-bisa-jadi-rp-31-juta) 63

Sistematika Penggunaan Keenam Topi  Six thinking hats umumnya digunakan dalam suatu pertemuan/ rapat/diskusi  Keenam topi tersebut sangat berguna ketika: – Peserta rapat memiliki pandangan yang berbeda-beda

– Terjadi pembahasan yang tidak berkembang/stagnan/deadlock – Waktunya singkat dan suatu topik butuh dibahas secara utuh  Keunggulan dari six thinking hats:

– Mengeluarkan potensi masing-masing peserta – Menghemat waktu dan menghilangkan ego – Fokus ke satu topik pada satu waktu dan menghilangkan keraguan 64

Urutan Six Thinking Hats: Saat Inisiasi Ide Awal

Biru: Menyamakan fokus dan mendefinisikan subjek yang akan dibahas Putih: Menyampaikan apa yang diketahui terkait subjek yang sedang dibahas

Hijau: Memikirkan ide-ide

65

Urutan Six Thinking Hats: Saat Melakukan Evaluasi

Kuning: Pikirkan keuntungan dan nilai-nilai tambahnya Hitam: Identifikasi kesulitan-kesulitan dan bahaya/dampak negatif yang mungkin timbul

Hijau: Pikirkan ide-ide beserta alternatifnya

66

Urutan Six Thinking Hats: Saat Memberikan Penjelasan

Putih: Kumpulkan informasi-informasi terkait

Hijau: Pikirkan ide-ide dan alternatifnya

67

Urutan Six Thinking Hats: Saat Problem Solving

Biru: Definisikan permasalahan dengan jelas Putih: Kumpulkan seluruh informasi yang tersedia Hijau: Pikirkan solusi-solusi yang memungkinkan Kuning: Periksa kelayakan dari setiap solusi yang ada Hitam: Tentukan kelemahan-kelemahan dari setiap solusi

Putih: Cocokkan antara solusi-solusi dengan informasi Merah: Tentukan solusi final 68


 Exercise #1.2: Gunakan Six Thinking Hats – Saat Melakukan Evaluasi! “Ada rencana untuk memberikan diskon kepada pengunjung kedai kopi kita bagi yang sudah berumur di atas 50 tahun sebagai bentuk penghargaan kepada warga negara senior.”

69

Menggunakan SCAMPER Saat Topi Hijau Topi Hijau Topi Kuning vs. Topi Hijau

“Tumbuh Tanpa Batas”    

Topi hijau mengindikasikan kreativitas dan ide-ide baru Mendorong pencarian ide-ide baru Membantu menghilangkan kelemahan dari suatu ide Sangat cocok dalam proses kreatif dan brainstorming

Sejumlah pernyataan umum topi hijau:  Mungkin kita bisa membuat kotak dari warna yang berbeda  Bagaimana jika kita turunkan isinya sebanyak 10% dan hanya menurunkan harganya sebanyak 5%?  Bagaimana kalau kita buat menjadi bulat?  Kenapa tidak sekalian memproduksi perangkat keras?  Waktu yang ada dapat dimanfaatkan untuk pelatihan  Kita dapat memodifikasi ide ini dengan menjadikannya opsional daripada wajib

 Jika di sesi topi kuning Anda memberikan alasan mengapa – ide-ide tersebut layak dieksplorasi lebih lanjut, – memiliki nilai lebih, atau – layak diimplementasikan  Maka di sesi topi hijau Anda mengemukakan ideide kreatif tanpa memperdulikan apakah ide itu bisa dijalankan atau tidak  Anda dapat menggunakan alat bantu berpikir kreatif seperti SCAMPER untuk menghasilkan solusi-solusi kreatif – SCAMPER diperkenalkan pertama kali oleh Alex Osborne, seorang guru pelopor kreativitas pada tahun 1953 – Strategi pemikiran ini kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh Bob Eberle di tahun 1971 dalam bukunya SCAMPER: Games for Imagination Development.

70

[SC]AMPER SUBSTITUTE / Substitusi

COMBINE / Kombinasi

Substitusi atau mengganti sebagian produk, proses, atau jasa layanan yang ada sehingga tercipta produk, proses, atau jasa layanan baru. Pikirkan untuk mengganti bagian dari produk, proses, atau jasa layanan dengan sesuatu yang lain. Anda dapat mencoba mengubah hal-hal berikut seperti: bahan, prosedur, tempat, orang, metode, bahkan Anda juga dapat mengubah kondisi emosi, dan lain-lain. Substitusi adalah metode trial and error, cobalah mengganti satu hal dengan yang lain sampai Anda menemukan pengganti yang tepat. Contoh pertanyaan:  Dapatkah saya mengganti bagian tertentu? Apa yang bisa saya substitusikan?  Dapatkah saya mengganti personel yang terlibat?  Dapatkah aturannya diubah?  Dapatkah saya menggunakan material atau bahan alternatif lain?  Dapatkah saya menggunakan proses/prosedur yang lain?  Dapatkah saya mengganti bagian yang satu untuk disambungkan ke bagian yang lainnya?

Mengkombinasikan atau menggabungkan satu atau dua produk, proses, atau jasa layanan menjadi produk, proses, atau jasa layanan baru. Pikirkan untuk menggabungkan dua atau lebih bagian produk, proses, atau jasa layanan untuk menciptakan produk, proses, atau jasa layanan baru yang berbeda. Hampir semua pemikiran kreatif melibatkan proses sintesa yaitu mengkombinasikan dua atau lebih ide, produk, atau jasa layanan. Contoh pertanyaan:  Apakah ada bagian atau parts yang dapat dikombinasikan?  Dapatkah saya menggabungkan bagian ini dengan bagian yang lain?  Apa yang dapat dikombinasikan untuk memaksimalkan penggunaan?  Bahan apa saja yang dapat digabungkan?  Ide apa yang bisa dikombinasikan?  Bagaimana jika dicampur, dilebur?  Bagaimana jika dimainkan bersama?  Dapatkah saya menggabungkan talenta-talenta yang berbeda untuk menyelesaikan masalah?

71

SC[AM]PER ADAPT / Adaptasi

MODIFY/ Modifikasi

Mengadaptasi produk, proses, atau jasa layanan lain ke dalam produk, proses, atau jasa layanan Anda sehingga tercipta produk, proses, atau jasa layanan yang baru. Pikirkan untuk mengadaptasi ide-ide yang sudah diterapkan orang lain dalam masalah yang Anda hadapi. Solusi terhadap masalah Anda mungkin saja sudah ada di luar sana. Ingatlah bahwa ide-ide baru atau penemuan baru terkadang meminjam sebagian ide yang sudah ada, tidak semua penemuan memiliki ide yang orisinil. Contoh pertanyaan:  Apakah ada produk yang sejenis atau mirip dengan yang saya miliki?  Dapatkan produk ini dipasarkan untuk pangsa pasar yang berbeda?  Dalam konteks apa lagi konsep ini bisa diterapkan?  Apakah dulu ada yang menawarkan ide/produk yang serupa?  Ide apa yang dapat saya adaptasi?  Siapa yang bisa saya tiru?  Ide-ide apa di luar bidang saya yang bisa saya gabungkan?  Proses apa yang bisa saya pakai dan sesuaikan?  Apa yang bisa saya tiru?

Memodifikasi produk, proses, atau jasa layanan menjadi lebih kompleks atau lebih sederhana dan menjadi lebih baik sehingga terbentuk produk, proses, atau jasa layanan baru. Modify mencakup magnify (memperbesar) yang berkonsentrasi pada upaya modifikasi untuk menjadikan produk, proses, atau jasa layanan menjadi lebih besar, lebih kuat, lebih tebal, lebih intens, dan lain-lain. Selain magnify, modify mencakup juga minify (memperkecil). Pikirkan untuk melakukan modifikasi pada produk atau jasa layanan Anda untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Contoh pertanyaan:  Bagaimana produk dan layanan ini bisa dimodifikasi menjadi lebih baik? Apa yang bisa dimodifikasi?  Dapatkah saya mengubah bentuknya?  Dapatkah saya mengubah warnanya?  Dapatkah saya mengubah teksturnya?  Dapatkah saya mengubah suaranya?  Dapatkah saya mengubah aromanya?  Bagaimana jika saya mengganti namanya?  Apakah ada bentuk modifikasi lainnya yang dapat dilakukan?  Apakah kemasan produk dapat dimodifikasi? 72

SCAM[PE]R PURPOSE / Penggunaan Lain

ELIMINATE-ELABORATE / Eliminasi-Elaborasi

Produk, proses, atau jasa layanan yang ada digunakan untuk aplikasi yang lain yang berbeda dari aplikasi penggunaannya saat ini. Pikirkan apakah produk atau jasa layanan Anda dapat digunakan untuk kegunaan yang lain? Produk biskuit misalnya selain digunakan untuk konsumsi secara langsung dapat juga dimanfaatkan sebagai bahan isian es krim. Contoh pertanyaan:  Produk atau layanan ini dapat digunakan untuk apa lagi?  Apakah ada cara baru untuk menggunakan produk atau layanan ini dalam bentuknya saat ini?  Apakah ada cara baru untuk menggunakan produk ini, jika produknya sedikit dimodifikasi?  Jika saya tidak mengetahui produk ini sebelumnya, kirakira produk ini akan saya gunakan untuk apa?  Apakah saya bisa menggunakan ide produk ini untuk industri atau pangsa pasar lainnya?  Bagaimana jika produk ini digunakan oleh anak kecil? Jika digunakan oleh orang dewasa?

Eliminate berkonsentrasi pada proses menghilangkan atau menghapus sebagian komponen produk, proses, atau jasa layanan yang ada untuk menghasilkan produk, proses, atau jasa layanan baru. Pikirkan apakah sebagian produk atau layanan Anda dapat dihilangkan untuk menciptakan produk dan layanan baru yang lebih spesifik, lebih berfokus, dan lebih efisien. Elaborate berkonsentrasi dengan menambahkan detail pada produk, proses, atau jasa layanan yang ada sehingga tercipta produk, proses, atau jasa layanan baru. Pikirkan detail apa yang bisa ditambahkan ke dalam produk atau jasa layanan yang sudah ada sehingga tercipta produk dan jasa layanan baru. Contoh pertanyaan:  Bagian mana dari produk yang dapat dihilangkan tanpa menghilangkan fungsi keseluruhan produk?  Apakah ada fungsi produk yang tidak jarang digunakan?  Apa yang bisa ditambahkan untuk membuat produk menjadi lebih baik?  Apa yang bisa ditambahkan untuk membuat produk menjadi lebih fungsional? 73

SCAMPE[R] – dan contohnya... REVERSE-REARRANGE / Balikkan-Atur Ulang Reverse berfokus pada upaya membalik produk, proses, atau jasa layanan sehingga tercipta produk, proses, atau jasa layanan baru. Membalik perspektif atas ide, produk, atau jasa layanan bisa membuka pemikiran-pemikiran baru. Lihat kebalikannya, biasanya Anda akan melihat hal-hal yang biasa terlewatkan. Rearrange berfokus pada upaya mengubah atau mengatur ulang susunan produk, proses, atau jasa layanan menjadi produk, proses, atau jasa layanan baru. Suatu produk baru dapat terbentuk dari pengaturan ulang informasi atau komponen-komponen yang ada. Contoh pertanyaan:  Apa sisi negatifnya? Apa kebalikannya?  Haruskah saya balik kiri jadi kanan, kanan jadi kiri?  Haruskah saya balik atas jadi bawah, bawah jadi atas?  Apakah pengaturan ulang komponen-komponen membuat produk lebih baik?  Apakah ada pola atau tata letak lain yang dapat digunakan?  Apakah urutannya dapat diubah?  Mungkinkah jadwalnya diubah? Mungkinkah kecepatannya diatur ulang?

Komplain pelanggan ternyata disebabkan oleh kualitas produk yang buruk SUBSTITUTE

Menggunakan bahan mentah jenis lain

COMBINE

Operator mesin selain bertugas memproduksi juga bertugas melakukan pengawasan/kontrol

ADAPT

Menggunakan sistem produksi dari perusahaan lain sejenis yang jauh lebih baik

MODIFY

Melakukan modifikasi mesin agar menghasilkan produk yang berkualitas baik

PURPOSE

Hasil produksi yang gagal dimanfaatkan melalui proses daur ulang

ELIMINATEELABORATE

Mengurangi kecepatan mesin untuk mengurangi faktor kegagalan produksi

REVERSEREARRANGE

Mengatur ulang jam kerja karena kegagalan produksi sering terjadi waktu shift malam 74


 Exercise #1.2: Gunakan Six Thinking Hats – Saat Melakukan Evaluasi! “Ada rencana untuk memberikan diskon kepada pengunjung kedai kopi kita bagi yang sudah berumur di atas 50 tahun sebagai bentuk penghargaan kepada warga negara senior.”  Exercise #1.3: Gunakan SCAMPER! “Pengunjung kurang memanfaatkan program happy hours yang dicanangkan, padahal program tersebut bertujuan untuk meramaikan kedai kopi kita pada saat jam-jam sepi pengunjung.” 75

New Seven Management Tools & Six Thinking Hats

Recommend Documents