Project Management Methode & Tools • Introductie • Project Succes Factoren en de Typische valkuilen • Waarom Project Management & Wat zijn jullie uitdagingen? • 1 Tool: Project Server
ProjectPolis.com
• Implementatie
exerti.com
Gespecialiseerd in Project-, Program- & Portfolio Management diensten, met een sterke Business en hands-on expertise in profit en non-profit sectoren. End to End Project & Program Management
Telecom Retail, FMCG
Engineering Strategisch Portfolio Management
Project Management Training* CORE SERVICES
Finance
Change Management
PMO Set-up
Banking &
Manufacturing
Project & PMO Quality Audit
* Authorized trainer for the Rita Mulcahy PMP exam preparation courses in the BeNeLux
Bio-Technology
Non-Profit Construction
Food
© ProjectPolis
Project Succes factoren
PROJECT SUCCES FACTOREN •
Het ‘CHAOS Report 2014’ (Standish Group) 31,1% van de projecten stoppen voor de oplevering 52,7% van de projecten zijn over-tijd, over-budget en met minder scope dan intiteel overeengekomen Maar 16,2% van de projecten respecteren hun vooropgestelde timing, budget en scope
Typische valkuilen zonder goede Projectwerking Teveel Projecten, zonder enige Prioriteitsstelling
Geen rekening houden met ‘workload’ van mensen
Er is geen Teamcoördinatie over de diensten heen
Projecten worden niet gelinkt aan het strategisch beleidsplan
Er wordt geen rekening gehouden met de impact op de organisatie/mensen
We missen Project Structuur Hierarchie versus Projectorganisatie
We hebben niet geleerd uit het verleden
Vaak wijzigt de scope tijdens het project
We missen projectrapportering Er is geen éénduidige projectopvolging, noch ‘governance’ Weinig projecten worden volledig en goed afgewerkt
Medewerkers weten vaak niet wat van hen wordt verwacht
Er is geen Budget nacalculatie
Waarvan ligt u wakker, projectmanager ?
Waarom gaat mijn project niet vooruit ?
Waarom krijg ik de beloofde resources niet ?
Waarom krijg ik geen feedback van mijn team?
Waarom is de scope weer veranderd ?
Waarom wil niemand luisteren ?
Waarvan ligt u wakker, teammember?
Waar ben ik mee bezig ?
Wat moet ik nog doen ?
Wanneer moet ik het allemaal doen ?
Waarom kan/mag ik niets afwerken ?
Kan iemand mij de Prio’s geven, aub ?
Waarvan ligt u wakker, manager?
Waar gaat mijn budget naartoe?
Zullen de projecten op tijd klaar zijn ?
Hoe past dit in de Beleids & Beheerscyclus?
Waarom zijn de klanten niet tevreden ?
Hoe kunnen we efficiënter worden ?
Hoe verhoog je de slaagkansen van een project Ondersteuning van het Top Management
18%
Betrokkenheid van gebruikers en Project team
16%
Ervaren Project Manager
14%
Duidelijke objectieven
12%
Afgelijnde scope
10%
Standaard software infrastructuur
8%
Sterke basisvereisten
6%
Formele methodologie
6%
Betrouwbare inschattingen
5%
Andere
5%
* Bron ‘CHAOS ten report’
PROJECT SUCCESS FACTORS
Waarom Project Management? Jullie uitdagingen!
De Uitdagingen van Steden & Gemeenten • Het Nieuwe Werken • Samenwerking/integratie tussen Gemeentebesturen en OCMW-besturen (aanpak, scope, planning, risico’s, communicatie,..) • Digitalisering & automatisering (vb. Document Workflow,..) • ‘Cloud versus On Premise’ applicaties
• Dienstverlening aan de Burger (vb. Multikanaal, 1-baliebeleid,..) • Interne Controle en Organisatiebeheersing • Implementatie en opvolging van de Beleids- en Beheers cyclus • Gebiedsgerichte werking • ‘Kernversterkende’ maatregelen: Ondersteuning om handelskernen te versterken • Implementatie van duurzame technologieën & projecten Energieverbruik verminderen, milieu-emissie beperken …
In combinatie met ‘Business As Usual’ • Sociale cohesie
• Wonen
• Openbare ruimte
• Welzijn
• Veiligheid
• Cultuur
• Afval
• Jeugd
• Overlast
• Sport
• Werkgelegenheid
• Interne Werking (Integratie Steden & Gemeenten tegen 2019)
• Personeelsbeleid
• ICT
• Onderwijs Hoe bepaal ik de prioriteiten? Hoe passen deze projecten in de Beleids & Beheers cyclus? Hoe koppel ik deze projecten in een meerjarenplan en link ik deze met de Beleidsdoelstellingen, Actieplannen en Acties
Waarom Project Management? • Gezien de vele uitdagingen, dienen jullie Slim te Plannen
Prioriteiten vastleggen en hieraan houden Resource en capaciteit plannen Wie heeft welke capaciteit/skill-set Projectplan opmaken (Creëer transparantie over ‘wie doet wat wanneer’)
• Voortgang Meten en bijsturen waar nodig (Scope, Budget, Planning, Kwaliteit, Risico’s,..) • Communicatie naar alle verschillende stakeholders plannen en beheersen • Structuur introduceren Structuur brengt RUST in de organisatie • Impact op de organisatie managen
MOTTO: PREPARE in plaats van REPAIR WERK PROJECTMATIG
THE MAGIC TRIANGLE RISICO
TIJD
VOORDELEN
Wat als… ?
Planning
Waarom doen we het?
KWALITEIT Zijn de kwaliteitscriteria gerespecteerd?
KOST Budget
SCOPE Wat
ORGANISATIE
INFORMATIE
Hoe organiseer ik het?
Wie moet wat weten?
PROJECT MANAGEMENT KENNISGEBIEDEN SCOPE MANAGEMENT
AANKOOP MANAGEMENT
PERSONEELS MANAGEMENT
TIJD MANAGEMENT
INTEGRATIE COMMUNICATIE MANAGEMENT
BUDGET MANAGEMENT
RISICO MANAGEMENT
KWALITEITS MANAGEMENT STAKEHOLDER MANAGEMENT
Wat zijn de Project Management Processen
PROJECT LIFE CYCLE
Project Management Processen Initiatie
Planning
Executie
(Idee & Definitie)
(Planning & Ontwerp)
(Realisatie & In productie name)
Afsluit
• Definieer je scope (hoog niveau)
• Detailleer je scope
• Start je project taken
• Meet je objectieven
• Definieer ‘draft’ Project planning, budget, risico’s a & stakeholders
• Detailleer je project planning (WBS), budget, risico’s & Stakeholders
• Verfijn je taken (voortschrijdend inzicht)
• Administratieve afsluiting
• Initieer je ‘Project Charter’
• Frequente communicatie • Project Charter
• ‘Lesson learned’ • Ontbind je Team
• Plan je team en mensen • Organiseer je Kick-off GO / • Bewaak je resources NO GO
GO / NO GO
GO / NO GO
Monitor & Control • Bewaak en Manage de scope / Planning / Kosten / Risico’s / Stakeholders …….via Risico Matrix, Stakeholder Matrix, WBS,.. • Voortgangsrapportage
COMMUNICATIE
Belangrijke Projectdocumenten Project Charter Project Objectieven: SMART principe
Projectplanning Risico Matrix en Log Stakeholder Matrix (Log & Register) Issue Log Beslissingslog
Projectvoortgangsrapport
Project Management Proces Input
Activiteiten
Output
Project Management Tools
Wij stellen onze ervaring en kennis graag ten dienste van onze klanten om samen met hen flexibele Project Server oplossingen te bouwen die hun verwachtingen overtreffen. Experts zijn, betekent dat wij onszelf ertoe verbinden te bereiken wat we beloven.
Onze bedrijfswaarden zijn: Aim excellence Be a Team Enjoy each journey
1 centrale tool Project Server
Rollen Management
Project manager / leider
Planning en opvolging project
Resource manager / Team lead
Aanvraag resources
Planning en opvolging team
Planning
Feedback over voortgang
Resource
STANDAARD FUNCTIONALITEITEN
Standaard functionaliteiten Startpunt = Cockpit • Projecten centrale • Resource centrale • Feedback
Projecten Centrale • Projectplanning • Overzicht van alle projecten • Project Informatie • Projectstatus • Projectinfo • Projectsites
Projectplanning
Overzicht van alle projecten
Projectstatus
Projectfiche
Project sites
Project sites - informatie
Projectplanning = resourceplanning
Resource Centrale
Feedback - Voortgangsrapportering
Project Server Wat – Waarom ?
MS Project Server • Wat ? Laagdrempelige tool die gebruikers toegang tot projectplanningsen beheersinformatie volgens hun noden
• Waarom ? • Centrale tool voor planning en opvolging van projecten • Centrale plaats voor het bewaren van projectinformatie • Visualiseren van de gevraagde resources en de hoeveelheid werk die zij presteren in het kader van projecten • Delen van projectinformatie met alle betrokkenen
Rollen Management
Project manager / leider
Planning en opvolging project
Resource manager / Team lead
Aanvraag resources
Planning en opvolging team
Planning
Feedback over voortgang
Resource
Management : Dashboard
PM : Indicatoren en voortgang
PM : Eenvoudige /gedetailleerde planning
Teamlead: vraag & bezetting resources
Resource: projectinformatie & taken
Geautomatiseerde rapportering
Implementatie Valkuilen Voorwaarden voor een goede oplossing
Valkuilen bij implementatie tools • In het begin ‘Te snel & Te complex’ willen gaan. Scope niet duidelijk. • Te weinig aandacht voor Change Management • Niet gedragen door de organisatie • Ruimte voor “niet-meedoen” • Wordt niet ervaren als een hulp wel als overlast
• Project Management Processen niet gekend / niet duidelijk / niet aanwezig
• Geen duidelijke aanpak of analyse • Verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk
Valkuilen vermijden – Top 10 tips 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Bepaal een visie - PPOT Maak een analyse van de huidige situatie – vermijd te grote verandering Creëer een roadmap Zoek een sterke implementatie-partner Bouw een business case (kosten vs voordelen) Zoek een sponsor Een PMO-functie is onontbeerlijk Initieer een project Gebruik zoveel mogelijk out-of-the box functionaliteiten Blijf evolueren
Voorwaarden van een goede oplossing Visibiliteit Planning • Eenvoudig in gebruik • Visueel • Gepersonaliseerd • Moet tijdswinst opleveren
• In eerste fase max 1 dag opleiding nodig • Iconen & knoppen ipv tekst • Functionaliteiten per rol • Geautomatiseerde rapporten
VOORBEELD IMPLEMENTATIETRAJECT
Fase 1 : Visuals voor belangrijke KPIs
Fase 2 : Voortgang capteren
Fase 3: Resource inschattingen
Fase 4: Projectdocumenten & info
Fase 5: Gedetailleerde planning
Hoe kunnen wij jullie helpen? Brengen van Structuur en Project Management Expertise
Expertise in # industrieën en Project Management methodologieën
Snelle introductie van templates en aanpak
Helpen en adviesverlening bij structureren en sturen van Projecten
Training in Project Management
Introduceren van een eenvoudige MS Project Server oplossing
Expertise op gebied van implementatietrajecten
Eenvoudige oplossing die voldoet aan de noden van de organisatie
Volledig aanbod van analyse tot training en coaching
Continuïteit ook na het implementatieproject
End
WE NODIGEN JULLIE GRAAG UIT OP ONZE STAND VOOR MEER INFO
