Productinformatie Shared Facility Management Tools

Productinformatie

Shared Facility Management Tools

Schrijver: Vincent Schenkels Datum: 3 maart 2012 Versie: 1.0


INHOUD

Globaal overzicht SFMT .....................................................................................................1 Modulen ..............................................................................................................................................2 Beschikbare modulen ........................................................................................................................2 Toekomstige modulen .......................................................................................................................2 Kenmerken ..........................................................................................................................................3

Module: Applicatiemanagement .......................................................................................5 Inleiding ..............................................................................................................................................5 Organisatieinstellingen ........................................................................................................................7 Tabblad [Algemene Gegevens] ..........................................................................................................7 Tabblad [Layout] ...............................................................................................................................7 Tabblad [Modulen] ............................................................................................................................7 Medewerkers ......................................................................................................................................8 Tabblad [Algemene gegevens]...........................................................................................................8 Tabblad [Contactgegevens] ...............................................................................................................8 Tabblad [Zakelijke gegevens].............................................................................................................9 Tabblad [Persoonlijke gegevens] .......................................................................................................9 Tabblad [Afbeelding en notities] ........................................................................................................9 Tabblad [Rechten] .............................................................................................................................9 Gebruikers .........................................................................................................................................10 Instellingen ........................................................................................................................................11 Tabelwijzigingen ................................................................................................................................11 Menuitems beheren ..........................................................................................................................12 Navigatiebalk beheren .......................................................................................................................12 Internetkoppelingen beheren ............................................................................................................13

Module: Facilitaire Thermometer .................................................................................... 14 Inleiding ............................................................................................................................................14

3 maart 2012

Shared Facility Management Tools Gegevens invoeren ............................................................................................................................15 Organisatiegegevens invoeren ........................................................................................................15 Periodieke gegevens ........................................................................................................................15 Formatie FS .....................................................................................................................................21 Formatie bankbreed ........................................................................................................................22 Personeelskosten FS ........................................................................................................................23 Scores prestatieindicatoren .............................................................................................................23 Rapportages ......................................................................................................................................24 Toewijzing kostenplaatsen ..............................................................................................................24 Rapportages en grafieken ...............................................................................................................25 Snelrapporten .................................................................................................................................29

Module: Volwassenheidstoets......................................................................................... 30 Inleiding ............................................................................................................................................30 Vragenlijst invullen ............................................................................................................................31 Hoofdscherm vragenlijst ..................................................................................................................31 Vragenlijst .......................................................................................................................................33 Rapportages bekijken ........................................................................................................................34 Rapportages en grafieken ...............................................................................................................34

3 maart 2012


GLOBAAL OVERZICHT SFMT

Shared Facility Management Tools is een toolset voor de moderne facility manager of contract- en demandmanager in het facilitaire werkveld. De toolset is bedoeld om u te ondersteunen op het beheren en beheersen van uw kosten, kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen van uw facilitaire organisatie.

Om dit op efficiënte en adequate wijze te kunnen doen, hebben wij de shared facility management tools ontwikkeld. Shared… omdat: 







De SifraGroep en Vincere FM hun kwaliteiten en krachten hebben gebundeld om dit product gezamenlijk te ontwikkelen. De jarenlange ervaring van de SifraGroep in het facilitaire werkveld en de hedendaagse kennis van webbased applicaties van Vincere FM in de facilitaire wereld zijn gecombineerd om voor u een up-to-date tool beschikbaar te stellen. De applicatie is ontwikkeld met input van, voor en door klanten. Samen met klanten in het facilitaire werkveld is de tool ontwikkeld. Zodoende sluit deze naadloos aan op de wensen behoeften in de markt. De applicatie wordt ook verder ontwikkeld voor en door klanten middels het inzetten van gebruikersgroepen. Alles komt samen in 1 dashboard. Zo heeft u de beschikking over verschillende modulen binnen één applicatie, waarbij zowel de intelligentie en data in de verschillende modulen beschikbaar is en u de informatie niet meerdere keren hoeft in te brengen. Maar ook dat data die ingevoerd is, in de verschillende modulen gebruikt kan worden om rapportages te generen. Input van data en de rapportagemogelijkheden in dezelfde applicatie beschikbaar zijn. Zo hoeft u dus niet tussen verschillende applicaties te schakelen om deze twee functionaliteiten te gebruiken. Een druk op de knop is voldoende om uw ingevoerde gegevens direct in een rapportage inzichtelijk te hebben.

3 maart 2012

1


MODULEN De Shared Facility Management Tools bestaan uit verschillende modulen. Deze zullen steeds verder ontwikkeld worden. Hieronder zijn de momenteel beschikbare modulen opgenomen, als ook de toekomstig beschikbare modulen.

BESCHIKBARE MODULEN De volgende modulen zijn op dit moment beschikbaar: 



APPLICATIEMANAGEMENT: dit is de basismodule waarin u alle applicatiegegevens beheert. U kunt hierbij denken aan: o Look-and-feel en benamingen in de applicatie. o De medewerkersgegevens van de medewerkers van uw organisatie. o De gebruikersgegevens van de medewerkers die toegang hebben tot de applicatie en verschillende modulen. o Organisatieinstellingen die u in meerdere modulen wilt gebruiken. o Tabelwijzigingen: alle wijzigingen die door gebruikers in uw applicatie worden gedaan, worden gelogd en zijn raadpleegbaar. o Menubeheer: het beheren van de menuitems in de modulen. o Navigatiebalkbeheer: het beheren van de items op de navigatiebalk. o Internetkoppelingenbeheer: het beheren van de koppelingen in het snelmenu boven aan de applicatie. FACILITAIRE THERMOMETER: een belangrijk aspect van uw facilitaire organisatie is in hoeverre u in staat bent om op juiste wijze te kunnen sturen op de facilitaire kosten. Bezuinigen is nooit goed, maar iedere organisatie is wel op zoek naar de juiste hoogte van haar facilitaire kosten. Betalen wij niet te veel? Deze module stelt u in staat om inzicht te verkrijgen in uw facilitaire kosten. U kunt de facilitaire kosten beheren, monitoren en benchmarken. Zowel de kostenontwikkelingen in uw eigen organisatie als de benchmarks met vergelijkbare organisaties is opgenomen. Naast de kostengegevens wordt ook gekeken naar de inrichting van uw facilitaire organisatie. U kunt in deze module direct de gegevens invoeren en ook de rapportages bekijken. Deze worden realtime gegenereerd. Nu is het dus mogelijk om een benchmark ten aanzien van facilitaire kosten te doen op: o Kengetallen en normen. o Prestatieindicatoren. o Organisatieeigenschappen.

TOEKOMSTIGE MODULEN Momenteel wordt gewerkt omde modulen verder uit te breiden. In 2012 komen beschikbaar: 

VOLWASSENHEIDSTOETS: een toets die door middel van een eenvoudige vragenlijst laat zien op welke aspecten u welke score heeft ten aanzien van het volwassenheidsmodel van de facilitaire organisatie. Facilitaire organisaties kunnen in hun groei zich bevinden tussen geheel traditioneel en volledig geoutsourced. Deze module geeft u inzicht in hoeverre u op de verschillende aspecten uw organisatie zich bevindt in traditioneel of juist volledig uitbesteed. En daarmee heeft u inzicht in de volwassenheid van uw facilitaire organisatie. U weet direct waarop u kunt, wilt of moet sturen.

3 maart 2012

2

Shared Facility Management Tools 





DASHBOARD FACILITAIRE ORGANISATIE:heeft u altijd al makkelijk en overzichtelijk inzicht willen hebben in de performance van uw facilitaire organisatie? Deze module maakt dit mogelijk. Vanuit alle beschikbare modulen wordt informatie gehaald om voor u een eenvoudig, helder en transparant overzicht te genereren met de prestatieindicatoren van uw facilitaire organisatie. KLANTENTEVREDENHEID: de softcontrols ten aanzien van prestatieindicatoren worden in grote mate beïnvloed door de mate waarin uw (interne) klanten tevreden zijn over de kwaliteit van uw dienstverlening. In steeds grotere mate is hierbij hostmanship het uitgangspunt. Dus niet zo zeer de kwantitatieve prestatie, maar de beleving van de (interne) klant over de wijze waarop een product of dienst wordt aangeboden. Bij voorbeeld: een lamp vervangen volgens SLA is niet meer voldoende, de (interne) klant vindt de wijze waarop dit gedaan is veel belangrijker. Met deze module kunt u periodiek de beleving van uw (interne) klanten over de kwaliteit van de dienstverlening van uw facilitaire organisatie meten. MEDEWERKERTEVREDENHEID: naast de tevredenheid van uw (interne) klanten van de facilitaire organisatie, stelt hostmanship ook dat de mate waarin uw medewerkers in staat worden gesteld en beschikken over de mogelijkheid om hun dienstverlening gastvrij aan te bieden, ook van (grote) invloed is op de kwaliteitsbeleving van de dienstverlening van uw facilitaire organisatie. Met deze module kunt u ook deze softcontrol meten, beheren en beïnvloeden.

KENMERKEN De applicatie wordt gekenmerkt door de makkelijke en intuïtieve interface. Deze wordt mede bepaald door: 

   





Alle modulen zijn makkelijk bereikbaar vanuit de applicatie. De applicatie beschikt over een modulenoverzicht van waaruit de modulen kunnen worden gekozen. Ook bevat de applicatie een navigatiebalk van waaruit makkelijk geschakeld kan worden tussen de verschillende modulen. Als u in een bepaalde module zit, zal deze niet worden weergegeven op de navigatiebalk. Voor alle formulieren die om een uitleg vragen, is makkelijk (een vraagtekenknop) een helpformulier weer te geven waarop alle hulpinformatie is weergegeven. Op het moment dat u met een muis over bepaalde tekst heen gaat, wordt automatisch een popup weergegeven waarin een uitleg staat over het item. U hoeft dus niet eens te klikken! Rapportagemogelijkheden zijn makkelijk bereikbaar vanuit een module zelf. U hoeft dus niet een aparte rapportageapplicatie open te klikken. De look-and-feel van uw eigen organisatie is implementeerbaar in de applicatie. Zo kunt u de layout van uw eigen organisatie eenvoudig weergeven in de kleuren van de applicatie, logo’s en de kleuren van bijvoorbeeld de navigatiebalk. Maar naast de look-and-feel is het ook mogelijk om zelf knoppen toe te voegen in het het menu van elke module of de navigatiebalkknoppen aan te passen aan uw voorkeuren. U kunt zelfs de namen van de modulen en de applicatie zelf instellen naar uw eigen behoeften! Verder is er een quick-link menu beschikbaar waar u ook uw eigen koppelingen in kunt voeren. De gegevens tussen modulen is uitwisselbaar. Dit betekent dat u gegevens die in meerdere modulen beschikbaar moeten zijn, niet meerdere keren hoeft in te voeren. U doet dat op één plaats en de informatie is direct overal beschikbaar.

3 maart 2012

3




 

De applicatie is webbased middels hosting beschikbaar. Dit betekent dat u altijd en overal bij uw gegevens kunt komen. De veiligheid is geborgd omdat de applicatie beschikt over: o HTTP-secured (https): dit is de standaard voor beveiligde internetsites en gebruikt voor betaalsites, bankierensites en noem maar op. o IP-secured: het is alleen mogelijk om vanuit de door u opgegeven IP-adressen (welke vanuit elke internetlocatie worden verzonden) in te loggen in de applicatie. o Toegang op gebruikersniveau: alleen die gebruikers waarvan u wilt dat ze in de applicatie kunnen inloggen, hebben toegang. o Rolbased toegang; u kunt aan gebruikers verschillende rechten toe kennen, zodat zij tot bepaalde modulen en informatie maar toegang hebben. Zodoende kunt u afschermen dat ook onbevoegden in uw eigen organisatie (en in de toekomst uw klanten of leveranciers) geen toegang hebben tot informatie waar u ze geen toegang toe wilt verschaffen. o WorkFlow-logging: alle handelingen die door gebruikers in uw applicatie worden verricht, worden gelogd, zodat u deze achteraf altijd op kunt halen. Daarmee heeft u altijd informatie over wie wat heeft gedaan in welke module. De applicatie is uitbreidbaar. Dus in de toekomst zullen al naar gelang de behoeften van onze klanten applicaties en modulen beschikbaar komen. De applicatie is daarmee opschaalbaar naar uw wensen en behoeften! Op alle formulieren zijn intuïtieve zoekvelden en filters opgenomen, waardoor u snel bepaalde informatie kunt zoeken of kunt filteren op de door u opgegeven waarden. In alle modulen is een voor die module apart ingericht zoekformulier beschikbaar. De zoekfunctie gaat over alle velden en formulieren heen.

3 maart 2012

4


MODULE: APPLICATIEMANAGEMENT

Inzicht in de performance van uw facilitaire organisatie door inzicht te hebben in het kostenverloop en de hoogte van uw facilitaire kosten in relatie tot vergelijkbare organisaties en benchmarks. Nu kan het met de facilitaire thermometer!

INLEIDING De Shared Facility Management Tools (SFMT) zijn een set van tools (in de applicatie modulen genaamd) die samen gecombineerd de applicatie SFMT vormen. Als de applicatie wordt opgestart, komt u in het thuisscherm (de homepage) van de applicatie. Hier kunt u de nieuwsberichten zien van de laatste nieuwsitems en heeft u toegang tot alle modulen in de applicatie. Door op de module applicatiemanagement te klikken, komt u in de module [Applicatiemanagement].

In de module applicatiemanagement kunt u de volgende items beheren:   



ORGANISATIEINSTELLINGEN: de instellingen op organisatieniveau. MEDEWERKERS: hier kunnen de gegevens van de medewerkers van uw organisatie worden beheerd. GEBRUIKERS: medewerkers worden ook standaard als gebruikers opgevoerd, maar ook klanten en leveranciers kunnen in de toekomst als gebruiker van de applicatie worden opgevoerd. Hier beheert u alle gebruikersgegevens van uw organisatie. INSTELLINGEN: voor elke organisatie kunnen apart instellingen worden opgevoerd die vervolgens voor alle modulen in de applicatie voor uw organisatie beschikbaar zijn. Ook zijn er globale instellingen die voor alle organisatie gelijk zijn. Deze kunnen niet afzonderlijk worden beheerd.

3 maart 2012

5








TABELWIJZIGINGEN: hier worden alle handelingen die verricht worden in de applicatie gelogd. Zodoende heeft u altijd inzicht in welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en door wie ze zijn uitgevoerd. MENUITEMS: u kunt afzonderlijk van de standaard al aanwezige menuitems in alle modulen hier voor alle modulen ook extra menuitems toevoegen. Een extra functionaliteit die is toegepast om de applicatie voor u meer naar uw eigen wensen en behoeften aan te passen. NAVIGATIEBALK: naast items in het menu, heeft u ook de mogelijkheid, naast de standaard knoppen, om items op de navigatiebalk toe te voegen om ook hier de applicatie aan te passen naar uw wensen en behoeften. Daarnaast heeft u via de layout instellingen in de organisatieinstellingen ook de mogelijkheid om standaard navigatiebalkknoppen aan- of uit te zetten, of deze een andere omschrijving te geven. INTERNETKOPPELINGEN: boven aan de pagina in de applicatie heeft u de mogelijkheid om (tot een maximum van drie) knoppen toe te voegen. Zodoende kunt u snel vanuit alle modulen voor uw organisatie van belang zijnde applicaties makkelijk toegankelijk maken voor alle gebruikers.

Vanuit de navigatiebalk kunt u makkelijk wisselen door op de betreffende module te klikken. U komt dan direct in de geopende module en de startpagina van die module zal geopend worden. Voor alle pagina’s waar dit wenselijk is, vindt u rechtsboven aan het betreffende formulier een vraagtekenknop. Door op een vraagteken te klikken, komt u automatisch op de helppagina van het formulier waar u meer informatie over wilt. Hieronder is dit weergegeven.

Als er nieuwsitems staan op de startpagina, dan kunt u door middel van met uw muis over het item te gaan het betreffende nieuwsbericht zien. Door één keer op de nieuwstitel (de link) te klikken, blijft het nieuwsitem vaststaan.

3 maart 2012

6


ORGANISATIEINSTELLINGEN TABBLAD [ALGEMENE GEGEVENS] Hier beheert u de algemene gegevens van de organisatie. Denk hierbij aan de naam van de organisatie, het Regionaal Facilitair Overleg waar de organisatie een deel van uit maakt, de adres- en contactgegevens, enzovoorts. De gegevens zullen bij afname al door ons gevuld worden. U kunt hier de gegevens beheren.

TABBLAD [LAYOUT] Zoals aangegeven, kunt u alle layout van SFMT zelf aanpassen aan uw wensen en behoeften en de look-and-feel van uw organisatie. Zo kunt u de omschrijvingen van knoppen opgeven, of ze wel of niet zichtbaar moeten zijn, of bepaalde items als formulier-tabbladen wel of niet moeten worden weergegeven, welke layout er van toepassing is, enzovoorts. In dit tabblad zijn de “infoboxen” beschikbaar. Dit betekent dat als u op een blauw item gaat staan, automatisch een helptekst wordt weergegeven.

TABBLAD [MODULEN] Op dit tabblad kunt u zien welke modulen voor uw organisatie beschikbaar zijn en welke voor u niet beschikbaar zijn. Indien u wel gebruik wilt maken van de andere modulen, dan kunt hiertoe bij ons een verzoek doen.

3 maart 2012

7


MEDEWERKERS

Als u op het formulier [Medewerkers] klikt, krijgt u als eerste een lijst met de betreffende medewerkers. Door op het “potloodje” voor een naam te klikken, komt u in de detailgegevens van die betreffende medewerker. U kunt in de selectie kiezen voor actieve medewerkers (in dienst) of allen.

TABBLAD [ALGEMENE GEGEVENS] Hier kunt u de algemene gegevens van de medewerker beheren. Denk hierbij aan de basisgegevens.

TABBLAD [CONTACTGEGEVENS]

Op dit tabblad kunt u de contactgegevens invullen van de medewerker. Minimaal moet het “emailadres zakelijk 1” zijn gevuld omdat deze wordt gebruikt in het gebruikersmenu om informatie naar toe te sturen. Dit is een verplicht veld. U kunt niet door als deze informatie niet is gevuld. Als een e-mailadres is gevuld, kunt u overigens snel mailen naar dit e-mailadres door te klikken op het envelopje achter het veld. Tip: voor alle tabbladen op formulieren geldt dat u door de knoppen ‘Vorige’ en ‘Volgende’ te gebruiken, u eenvoudig van het ene tabblad naar het andere kan. Dit kan ook door op het betreffende tabblad te klikken. Deze functionaliteit is het zelfde.

3 maart 2012

8


TABBLAD [ZAKELIJKE GEGEVENS]

Op dit tabblad kunnen de zakelijke gegevens worden beheerd, zoals de functie en de afdeling waar de medewerker werkt. Ook in- en uitdiensttredingsdata kunnen worden gevuld. Let op: als de uitdiensttredingsdatum is verstreken, zal de medewerker ook niet meer kunnen inloggen in de applicatie. Dus: alleen medewerkers in dienst hebben toegang tot de applicatie. Alle informatie is verder niet noodzakelijk om te vullen.

TABBLAD [PERSOONLIJK E GEGEVENS]

Indien gewenst kunnen op dit tabblad de privégegevens van een medewerker worden bijgehouden. Dit is zeker niet noodzakelijk, maar indien gewenst, kunt u de informatie hier beheren. Deze informatie zal in de toekomst gebruikt worden voor nog te ontwikkelen modulen.

TABBLAD [AFBEELDING EN NOTITIES] Ook de informatie op dit tabblad is nog niet noodzakelijk om te vullen, maar is voor toekomstig gebruik. Hier heeft u de mogelijkheid om per medewerker een foto te plaatsen en eventuele extra notities.

TABBLAD [RECHTEN] Dit tabblad bevat de gebruikerskoppelingen naar de gebruiker die voor deze gebruiker is aangemaakt. Door te klikken op “Gebruikersnaam” komt u automatisch in het gebruikersscherm van deze gebruiker. Hieronder in de uitleg van het formulier “Gebruikers” zal hier een nadere toelichting op worden gegeven.

3 maart 2012

9


GEBRUIKERS Dit is het formulier waar de gebruikersgegevens van al uw gebruikers van de organisatie worden beheerd. Er dient minimaal één gebruiker als “Beheerder” te worden ingesteld. Het instellen van de gebruiker gebeurt bij oplevering van de applicatie. Deze beheerder kan vervolgens andere gebruikers aanmaken. Voor alle gebruikers geldt dat zij niet hun eigen gegevens kunnen wijzigen, op enkele standaard items na. Immers, dan zouden gebruikers namelijk hunzelf beheerdersrechten kunnen geven. Dit is afgeschermd. Het is daarnaast aan enkele gebruikersgroepen toegewezen dat zij andere gebruikers op kunnen voeren. Zeker in het begin zal dit alleen de beheerder zijn. Op het moment dat u het formulier “Gebruikers” opent, krijgt u een overzicht van alle bij uw organisatie aanwezige gebruikers. Door op het potloodje voor de naam te klikken, komt u in het detailscherm van de betreffende gebruiker.

Het detailscherm van de gebruiker bevat enkel informatie over deze gebruiker. Heel veel informatie is niet aanpasbaar, maar is alleen inzichtelijk.

Elke gebruiker kan door bovenin de applicatie op zijn naam te klikken ook bij zijn of haar eigen gegevens komen om deze in te kijken.

3 maart 2012

10


INSTELLINGEN

Het is mogelijk om in de applicatie eigen organisatie-instellingen op te nemen die verder in de modulen weer te gebruiken zijn. Dit kan bijvoorbeeld een bepaalde e-mailondertekening zijn of een bepaalde layout voor een item. Deze functionaliteit is reeds toegevoegd, maar in de huidige modulen wordt hier nog geen gebruik van gemaakt. Deze functionaliteit zal dan ook in de toekomst nader worden toegelicht.

TABELWIJZIGINGEN In dit formulier (niet voor iedereen zichtbaar!) worden alle wijzigingen gelogd die in de applicatie worden gedaan. Als u het formulier opent, krijgt u een lijst te zijn met alle wijzigingen. De laatste wijzigingen staan boven aan. U kunt middels de zoekvelden en filters zoeken op bepaalde items en in de tijd. Door te klikken op het potloodje voor een item, krijgt u van dat item de details te zien. Dit kan bijvoorbeeld zijn van welke waarde een bepaald veld is gewijzigd. U ziet de ‘van’ en ‘naar’ waarde en door welke gebruiker de wijziging is gedaan. De laatste drie maanden blijven gelogd.

3 maart 2012

11


MENUITEMS BEHEREN

U zult deze module normaal niet gebruiken. Immers, de standaard menuitems (alle formulieren in een module) zijn standaard in het menu opgenomen. Wilt u echter aanvullend voor uw organisatie een koppeling maken naar een bepaald (tabel)formulier welke niet standaard is opgenomen, dan is het met dit formulier mogelijk om deze aanvullend toe te voegen en te beheren.

NAVIGATIEBALK BEHEREN

U zult deze module normaal niet gebruiken. Immers, de standaard items in de navigatiebalk zijn standaard opgenomen en aanpasbaar vanuit de organisatiegegevens. Wilt u echter aanvullend voor uw organisatie een koppeling maken naar een bepaald (tabel)formulier welke niet standaard is opgenomen, dan is het met dit formulier mogelijk om deze aanvullend toe te voegen en te beheren.

3 maart 2012

12


INTERNETKOPPELINGEN BEHEREN

Aan de rechter bovenzijde van de applicatie en dus beschikbaar in alle modulen, kunt u tot een drietal snelkoppelingen maximaal toevoegen. Deze koppelingen kunnen naar een externe site gaan of een pagina in de applicatie. Zodoende kunt een eigen snelmenu aanleggen.

3 maart 2012

13


MODULE: FACILITAIRE THERMOMETER

Inzicht in de performance van uw facilitaire organisatie door inzicht te hebben in het kostenverloop en de hoogte van uw facilitaire kosten in relatie tot vergelijkbare organisaties en benchmarks. Nu kan het met de facilitaire thermometer!

INLEIDING De Shared Facility Management Tools (SFMT) zijn een set van tools (in de applicatie modulen genaamd) die samen gecombineerd de applicatie SFMT vormen. Als de applicatie wordt opgestart, komt u in het thuisscherm (de homepage) van de applicatie. Hier kunt u de nieuwsberichten zien van de laatste nieuwsitems en heeft u toegang tot alle modulen in de applicatie. Door op de module Facilitaire Thermometer te klikken, komt u in de module [Facilitaire Thermometer].

Nadat u de module [Facilitaire Thermometer] heeft geopend, komt in het beginscherm van deze module. Alle opties zijn dan beschikbaar via het linkermenu.

3 maart 2012

14

Shared Facility Management Tools De indeling van de Facilitaire Thermometer is grofweg ingedeeld in twee delen:  

Gegevens invoeren: hier kunt u alle gegevens invoeren en beheren die gebruikt worden in de Facilitaire Thermometer. Rapportages: hier kunt u, nadat u gegevens heeft ingevoerd, rapportages bekijken met benchmarks, facilitaire ratio’s en kengetallen en rapportages over uw eigen organisatie.

GEGEVENS INVOEREN ORGANISATIEGEGEVEN S INVOEREN Hier wordt een deel van de gegevens uit het applicatiemanagement weergegeven en heeft als doel om eventueel de organisatiegegevens gebruikt voor de Facilitaire Thermometer na te kijken of makkelijk aan te passen. In principe kijkt u deze gegevens eenmalig na, eventueel bij verhuizingen of wijzigingen van bijvoorbeeld de contactpersoon zullen deze gegevens aangepast moeten worden.

PERIODIEKE GEGEVENS Op het moment dat u dit formulier opent, wordt u direct de vraag gesteld of u een nieuw formulier wilt openen of dat u een bestaand formulier wilt aanpassen. De periodieke gegevens bestaan namelijk uit records met data die door u wordt geüpload. Het moment dat een upload uitvoert, is het moment waarop u gegevens uit SAP wilt importeren in de applicatie. Hoe meer gegevens u uit SAP haalt, bij voorkeur per maand, hoe accurater de benchmark en uw eigen gegevens zijn. Immers, alle uploads zullen automatisch worden geëxtrapoleerd naar een geheel jaar. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld in de maand januari al te benchmarken met andere organisaties die hun data hebben opgevoerd voor dat jaar. Kiest u voor een nieuw formulier om nieuwe gegevens te uploaden, kiest u voor bestaand als u de lijst met al aanwezige uploads wilt bekijken.

NIEUWE UPLOAD Er vanuit gaande dat u een nieuwe upload doet, krijgt u een nieuw formulier met een aantal tabbladen in beeld.

3 maart 2012

15

Shared Facility Management Tools Bij een nieuwe upload heeft u direct de beschikking over de knop “Klik hier om de waarden van de vorige periode op te halen”. De eerste keer dat u dit formulier vult, stelt ook direct een standaard in voor volgende perioden. Dit betekent dat u de gegevens, zolang deze niet wijzigen, altijd kunt importeren uit een vorige upload, hetgeen u een hoop nakijk-, invul- en typewerk scheelt. Als u deze al eenmalig een upload heeft gedaan en deze gegevens al een keer heeft gevuld, dan kunt u door middel van bovengenoemde knop de data uit de vorige import halen. De knop zal daarna verdwijnen om aan te geven dat u de gegevens al geïmporteerd heeft. De eerste keer zult u wel alle gegevens moeten vullen, immers deze zijn in de applicatie nog niet bekend. Bovenin ziet u ook direct de datum en het tijdstip waarop de upload is ingezet. Dit is nodig om er voor te zorgen dat er meerdere uploads nodig zijn en zo kunt u altijd zien wanneer u uploads heeft gedaan. Immers, door in de bestaande uploads te kijken, krijgt u een overzicht van alle tot op heden gedane uploads. U kunt deze lijst ook weergeven door op de knop [Naar lijst] te klikken. Het record waar de pijl voor staat, is het record waar u net vandaan komt. Door op het potloodje te klikken voor een record kunt u de detailgegevens van dat record inzien.

TABBLAD [BANKGEGEVENS]

Op dit tabblad vult u de algemene bankgegevens in behorende bij de upload van die periode. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen. In bovenstaande screenprint is hiervan een voorbeeld opgenomen. Items kunnen in aantallen en vierkante meters worden ingevuld. In of achter het veld staat aangegeven als de informatie bijvoorbeeld in vierkante meters of in euro’s moet worden ingevuld. Als er geen informatie bij het veld staat, betreft het een ‘aantallenveld’ en dient u de eenheden in aantallen in te vullen. Door op ‘Volgende’ op het tabblad te klikken of op het volgende tabblad te klikken, kunt u het volgende tabblad openen.

3 maart 2012

16


TABBLAD [GELDVERWERKENDE APPARATUUR]

Op dit tabblad kunt u informatie invullen over de geldverwerkende apparatuur. De beschikbaarheid en dergelijke komt hier niet aan bod, wel de aantallen apparaten. De totaal aantallen zijn kantoren inclusief openbare locaties zonder kantoorfunctie. Bij de OLGA-aantallen vult u alleen het aantal apparaten in dat op openbare locaties geldautomaten beschikbaar is. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen.

TABBLAD [DIENSTENPAKKET]

3 maart 2012

17

Shared Facility Management Tools Dit tabblad bevat allerlei informatie over de inrichting van uw facilitaire organisatie. Denk hierbij aan: autorisatiebeheer, ict, huisvesting, ruimtebeheer, beveiliging, waardenservicing, benodigdheden/hulpmiddelen, documentenbeheer, post, repro, drukwerk, schoonmaakbeheer, wagenparkbeheer, catering, drankvoorzieningen, managed dienstverlening en overige producten en dienstenitems. Middels “pull-down” menu’s kunt u aangeven hoe deze dienstverlening is ingericht en in hoeverre deze binnen of buiten de eigen afdeling en organisatie zijn belegd. Ook deze items worden bij een kopieeractie van een vorige periode (zoals hierboven uitgelegd onder “Inleiding”) meegenomen. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen.

TABBLAD [OVERIGE GEGEVENS]

Naast de informatie over de bank, geldverwerkende apparatuur en het dienstenpakket, kunt u op dit tabblad overige informatie kwijt over de inrichting van uw organisatie. Denk hierbij aan hoe u de klantentevredenheid meet, welke beleidstukken voor handen zijn, informatie over het procesmatig werken binnen uw facilitaire organisatie en overige informatie. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen.

TABBLAD [UPLOAD] Dit is het tabblad waar de daadwerkelijke informatie uit SAP wordt ingelezen. Omdat SAPbronbestanden op meerdere manieren op te halen zijn uit SAP en dit ook afhangt van de gebruikersinstellingen van de medewerker in SAP, hebben wij een klantvriendelijke methode ontwikkeld welke ook consistent is ten aanzien van deze wisselende informatie. Dit betekent dat u met geringe handelingen, namelijk het kopiëren van de informatie het uit SAPdownloadbestand in Microsoft Excel in velden, u makkelijk en snel alle informatie kunt inlezen ten aanzien van de gemaakte kosten en de boekingen op de verschillende kostenrekeningen. Zeker als banken over zijn op ELFA (elektronische facturatie) zijn de gegevens over het algemeen standaard ingericht. Op de achtergrond bevindt zich een tabel met daarin de verschillende kostenrekeningen, kostenplaats (huisvesting, middelen en diensten), alsmede kostensoort (denk aan catering, ict, beveiliging, enzovoorts). De SAP-dump wordt bij het uploaden automatisch weggezet op de juiste kostenplaats en kostensoort. Zodoende is de informatie te benchmarken en te gebruiken in de rapportages.

3 maart 2012

18


De bedragen zijn wegens geheimhouding weggelaten. Hierboven ziet u een ingevulde upload. U importeert drie kolommen uit het SAP-bronbestand, namelijk:   

REKENINGGEGEVENS: dit is de kolom met daarin het rekeningnummer en de omschrijving van de rekening. GEGEVENS VERSLAGPERIODE: dit zijn de kosten per rekeningnummer over de verslagperiode. Dit is de periode die als verslagperiode is geselecteerd bij het ophalen van de SAP-gegevens. GEGEVENS VERGELIJKINGSPERIODE: dit zijn de kosten per rekeningnummer over de vergelijkingsperiode. Dit is de periode die als vergelijkingsperiode is geselecteerd bij het ophalen van de SAP-gegevens. Dit betekent dat een dubbel jaar wordt geïmporteerd met één upload.

Om een en ander heel makkelijk te maken, is in dit tabblad, naast de helpfunctie die bereikbaar is via het vraagteken rechtsboven op het formulier, ook een instructievideo beschikbaar. Deze is te raadplegen door te klikken op de knop [Klik hier voor de handleiding voor het uploadbestand]. Gegevens downloaden uit FA4U / SAP De instructie om de gegevens uit FA4U / SAP te downloaden is als volgt en dient door iemand gedaan te worden die toegang heeft tot SAP (bijvoorbeeld iemand van Control): 1. 2. 3.

Inloggen op SAP: Start -> alle programma‟s -> Lan services -> SAPlogon -> FA4U -> Logon. Invoeren: gebruikersnaam en password. Vervolgens in het intoetsvak van het Dyn.menu intoetsen: S_ALR_87012284.

óf

3 maart 2012

19

Shared Facility Management Tools 1.

2.

1.

3. 4. 5.

Volg het menupad; SAP-menu -> Financiële administratie -> Financiële boekhouding -> Grootboek -> Infosysteem -> Verslagen grootboek -> Balans/V&W/cashflow -> Algemeen -> werkelijk/werkelijk-vergelijking ->S_ALR_87012284-Balans/V+W. Tab selectie grootboekrekening.  Intoetsen bij rekeningschema : bankcode.  Grootboekrekening: 80000000 tot 89999999.  Intoetsen bedrijfsnummer: bankcode. Tab “Andere inperkingen‟.  Intoetsen: balans/V+W structuur: bankcode.  Verslagjaar: naar keuze.  Verslagperioden: naar keuze.  Vergelijkingsperiode: zorg dat deze qua maanden overeenkomt met het verslagjaar.  Voorbeeld: a. Verslagperiode: 1-9 2012. b. Vergelijkingsperiode: 1-9 2011. Lijstweergave : ALV Grid Control. Kies voor uitvoeren middels icoon “klokje”of F8. Voor export naar Excel; Lijst (in menubalk) ->Export lokaal bestand -> Spreadsheet. Kies vervolgens een locatie op de server (G: schijf) en “geef naam “FA4U + banknaam” ->klik op “creëren.

Het uploadbestand uit SAP/FA4U ziet er (bij benadering) als volgt uit:

De bedragen zijn wegens geheimhouding weggelaten. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen.

3 maart 2012

20


FORMATIE FS

Per jaar kunt u de formatie van Facilitaire Services opgeven in FTE met één decimaal nauwkeurigheid. Per maand worden in het jaaroverzicht de FTE ingevuld per functie. Zodoende is snel en overzichtelijk in beeld hoe uw formatie is opgebouwd. Ook is er de mogelijkheid om overuren in te voeren. Hiervoor is zelfs een makkelijke tool beschikbaar om deze snel te berekenen. Deze tool is beschikbaar door op de “i” achter “Overwerkuren FS (in FTE) te klikken. De overwerkberekening ziet er als volgt uit:

3 maart 2012

21

Shared Facility Management Tools Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen. Daarnaast is er ook een exportfunctie ingebouwd, waarmee u snel de gegevens van de formatie kunt exporteren naar Microsoft Excel. Dit doet u door op de knop “Export” te klikken.

FORMATIE BANKBREED Op dit formulier kunt u, net als op het formulier “Formatie FS” de formatie beheren, echter het betreft hier de bankbrede formatiegegevens. Dit betreft het aantal FTE en ook de aantallen medewerkers. Deze gegevens kunnen worden opgevraagd bij de afdeling HRM of in HR Zelfbediening worden opgezocht (met de juiste bevoegdheden). Deze gegevens worden gebruikt in de facilitaire kengetal berekeningen. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen. Daarnaast is er ook een exportfunctie ingebouwd, waarmee u snel de gegevens van de formatie kunt exporteren naar Microsoft Excel. Dit doet u door op de knop “Export” te klikken.

3 maart 2012

22


PERSONEELSKOSTEN FS Dit formulier bevat de personeelskosten van de facilitaire afdeling. Dit betreffen de netto bedragen, dus de bruto salarissen van de facilitaire medewerkers. In de rapportagemodule wordt dit automatisch omgerekend naar de overheadkosten. Hierin wordt dan meegenomen: 13e maand, vakantiegeld, bonus Performance Management, werkgeverslasten, etc..

Ook hier geldt dat per jaar (zie selectiemogelijkheid hierboven) en per maand de bedragen in Euro’s kunnen worden opgenomen. Zowel de kosten van intern als extern personeel kunnen hierin worden opgenomen. Neem t.a.v. het externe personeel altijd de bedragen inclusief BTW, reistijd en eventuele overige vergoedingen op. Met andere woorden: de bruto bedragen die de organisatie daadwerkelijk heeft betaald voor het extern ingehuurde personeel. Dit is overigens externe inhuur op de afdeling Facilitaire Services, niet de andere afdelingen binnen de organisatie. Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen. Daarnaast is er ook een exportfunctie ingebouwd, waarmee u snel de gegevens van de formatie kunt exporteren naar Microsoft Excel. Dit doet u door op de knop “Export” te klikken.

SCORES PRESTATIEINDI CATOREN Op dit formulier kunt eenvoudig voor de afdeling geldende prestatieindicatoren opnemen die vervolgens worden opgenomen in de rapportages. Hierbij valt te denken aan de beschikbaarheid van geldverwerkende apparatuur, medewerkerstevredenheid, klantentevredenheid, tijdigheid en correctheid van meldingen opgenomen in het FMIS, de beoordeling van de proceselementen binnen de eigen facilitaire organisatie, enzovoorts. Dit is de basis voor een business scorecard voor Facilitaire Services. In de toekomst zullen de prestatieindicatoren verder worden uitgebreid.

3 maart 2012

23


Dit formulier maakt gebruik van infoboxen. Dit betekent dat u extra hulpinformatie kunt weergeven door met uw muis boven een item te hangen. Daarnaast is er ook een exportfunctie ingebouwd, waarmee u snel de gegevens van de formatie kunt exporteren naar Microsoft Excel. Dit doet u door op de knop “Export” te klikken.

RAPPORTAGES TOEWIJZING KOSTENPLAATSEN Een eenvoudige rapportage is de rapportage waarin de kostenrekeningen, kostenplaatsen en kostensoorten zijn opgenomen. In de rapportage is het mogelijk om op kostensoort te filteren.

3 maart 2012

24

Shared Facility Management Tools Er is een exportfunctie ingebouwd, waarmee u snel de gegevens van de formatie kunt exporteren naar Microsoft Excel. Dit doet u door op de knop “Export” te klikken. Ook kunt u de gegevens makkelijk printen.

RAPPORTAGES EN GRAFIEKEN Dit is de daadwerkelijke rapportagemodule van de Facilitaire Thermometer. Het is hier mogelijk om uit een aantal rapportages een item te selecteren en vervolgens de tabellen en grafieken weer te geven. De mogelijke rapportages op dit moment zijn:

Door op een rapportage te klikken, komt u in de basisrapportage. Hier kunt u direct de rapportage bekijken en eventueel ook direct selectiecriteria toepassen, zoals bij voorbeeld het selecteren van een jaar. Dit is afhankelijk van de rapportage. Ook is er in veel rapportages de mogelijkheid om de tabelgegevens om te zetten naar grafieken. Als deze optie voor handen is, dan wordt in de rapportage een zogeheten “grafiekenknop” weergegeven. Deze ziet er als volgt uit:

3 maart 2012

25


Een voorbeeld van een rapportage is als volgt:

Door op de grafiekenknop te klikken, komt u in de grafische weergave. Deze ziet er als volgt uit:

3 maart 2012

26

Shared Facility Management Tools In de grafieken heeft u de mogelijkheid door met uw muis over de items te gaan om popups weer te geven. Bij de verschillende rapportages zijn ook verschillende soorten grafieken beschikbaar. De meest voorkomende grafieken zijn: 

COMBINATIEGRAFIEK: kolommen met lijnen. De lijnen geven vaak de norm aan of een gemiddelde, de kolommen zijn de waarden van de eigen organisatie.



STAAFDIAGRAM: zoals het voorbeeld op de vorige pagina. Dit zijn staven die horizontaal op elkaar liggen. KOLOMMEN: dit zijn kolomdiagrammen, zoals hierboven, zonder lijnen. TAARTDIAGRAMMEN: dit zijn ronde diagrammen waarin goed een verdeling te zien is.

 

Bij sommige rapportages is het mogelijk om subrapportages te selecteren. Zo kunt u bij de rapportage “Kosten per kostenplaats” doorklikken om de onderliggende kostenrekening te zien:

3 maart 2012

27

Shared Facility Management Tools Door te klikken op bijvoorbeeld “Huisvesting”, komt u automatisch in het subrapport:

Door vervolgens weer op een rekeningnummer of –omschrijving te klikken, komt u vervolgens terug in het hoofdrapport, enzovoorts. In de presentatie van de Facilitaire Thermometer kunt u meer voorbeelden zien van grafieken. In alle grafieken is er de mogelijkheid om separaat een afdruk van de rapportage te maken. Dit ziet er dan als volgt uit:

3 maart 2012

28


SNELRAPPORTEN De snelrapporten zijn opgenomen in de standaard rapportagemodule, echter zijn vanuit het linkermenu met één klik te openen en daarom sneller toegankelijk. Hier staan de meest gebruikte rapporten. Het snelrapporten menu ziet er als volgt uit:

3 maart 2012

29


MODULE: VOLWASSENHEIDSTOETS

Inzicht in de huidige status in de groei van uw organisatie naar een gestructureerde regieorganisatie door inzicht te hebben in de status van onderdelen van uw organisatie om zodoende uw strategie tot verbetering te kunnen bepalen. Nu kan het met de volwassenheidstoets!

INLEIDING De Shared Facility Management Tools (SFMT) zijn een set van tools (in de applicatie modulen genaamd) die samen gecombineerd de applicatie SFMT vormen. Als de applicatie wordt opgestart, komt u in het thuisscherm (de homepage) van de applicatie. Hier kunt u de nieuwsberichten zien van de laatste nieuwsitems en heeft u toegang tot alle modulen in de applicatie. Door op de module Volwassenheidstoets te klikken, komt u in de module [Volwassenheidstoets].

Nadat u de module [Volwassenheidstoets] heeft geopend, komt in het beginscherm van deze module. Alle opties zijn dan beschikbaar via het linkermenu.

3 maart 2012

30

Shared Facility Management Tools De indeling van de Volwassenheidstoets is grofweg ingedeeld in twee delen:  

Vragenlijst invullen: hier kunt u alle vragen beantwoorden die behoren bij deze toets. Rapportages en grafieken: hier kunt u, nadat u gegevens heeft ingevoerd, rapportages bekijken.

VRAGENLIJST INVULLEN Nadat u de vragenlijst aangeklikt heeft, opent het startscherm van de vragenlijst.

HOOFDSCHERM VRAGENLIJST Automatisch kunnen per persoon maar één vragenlijst per jaar worden gevuld. Wij adviseren voor een evenredig beeld over uw positie in het groeifasemodel (de volwassenheidstoets) om minimaal de volgende drie functies/rollen de vragenlijst in te laten vullen:   

Directeur Bedrijfs- en Risicomanagement. Businesscontroller Bedrijfsmanagement. Facilitair manager.

Op het hoofdscherm van het formulier “Vragenlijst“ ziet u de geopende vragenlijsten. Middels twee bolletjes is weergegeven of de vragen al gevuld zijn. Er verschijnt een groen bolletje ( ) als de vragenlijst volledig is gevuld. Er verschijnt een oranje bolletje ( ) als de vragenlijst niet of nog niet volledig is beantwoord. Zodoende kunt u snel zien of een vragenlijst al volledig is gevuld. Als u met uw muis over de bolletjes gaat, wordt deze informatie ook per onderdeel weergegeven in een popupvenster. Zodoende heeft u nogmaals de informatie of een vragenlijst wel of niet is gevuld. Op de hoofdpagina van het formulier “Vragenlijst“ ziet u ook direct de onderzoeksgebieden van de Volwassenheidstoets, te weten:       

Scope Kosten Kwaliteit Personeel Communicatie Risico’s Leveranciers

SCOPE De scope gaat met name in of de afdeling een heldere strategie, alsmede doelstellingen heeft, gericht op een beheerste en integere uitvoering van de facilitaire processen. Het beleidsproces voldoet aan de wensen en eisen die daar aan gesteld worden. Beleidsuitgangspunten vormen de basis voor het doen en handelen van de medewerkers van de facilitaire organisatie.

3 maart 2012

31

Shared Facility Management Tools Ook de beleidsuitgangspunten van Rabobank Nederland zijn integraal onderdeel van het lokale beleid. Ook risicobeheersing is meegenomen in de beleidsvorming.

KOSTEN Bij kostenmanagement gaat het om het managen van de kosten van de afdeling binnen de afgesproken criteria. Dat is een continu proces waarbij sprake is van kostenbegroting, kostenbewaking en sturen op de kosten. De facilitaire thermometer kan hier een positieve bijdrage aan leveren.

KWALITEIT De afdeling beschikt over een heldere strategie, doelstellingen en beleid gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van de facilitaire afdeling.

PERSONEEL De afdeling draagt zorg voor een effectieve beheersing van de risico's door middel van organisatorische en administratieve maatregelen w.o. een duidelijke en adequate organisatiestructuur, verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en een adequate functiescheiding. Zij stemt de organisatorische en administratieve maatregelen af op de aard, omvang, risicos en complexiteit van de werkzaamheden en moeten op een toegankelijke wijze worden vastgelegd. Met de organisatorische en administratieve maatregelen worden de maatregelen bedoeld om de bedrijfsprocessen op een juiste en beheerste manier te laten verlopen. Een breed scala aan onderwerpen komt hiermee in zicht (organisatiestructuur, bevoegdheden, autorisaties etc.). In welke mate is sprake is van een optimale (zowel kwantitatief als kwalitatief) bezetting op ieder niveau? Specifieke aandachtspunten betreffen de aansluiting tussen enerzijds personeelbeleid, evenwicht commercie/efficiency/risico, de voor de werkzaamheden geëiste vaardigheden en kennis. En anderzijds de functieprofielen, opleidingsprogramma's, Performance Management-doelstellingen en Persoonlijk Ontwikkelingsplan.

RISICO’S De communicatie van de afdeling moet zodanig zijn dat optimale openheid en duidelijkheid wordt gecreëerd over de strategische koers en doelstellingen van de afdeling, de wijze waarop en de mate waarin deze worden gerealiseerd en de belangrijkste ontwikkelingen en besluiten in dit kader. Een transparante besluitvorming op alle niveaus inclusief terugkoppeling geeft waarborgen voor een effectieve communicatie en realisatie van de interne beheersingsdoelstellingen. Duidelijke communicatie over beleidsdoelstellingen door de afdeling draagt bij aan optimale gedragenheid. Zijn er voldoende overlegstructuren/communicatiemiddelen aanwezig en functioneren deze voldoende om de risico's en dienstverlening van de afdeling adequaat te besturen en beheersen (vaste structuren worden belangrijker naarmate de afdeling groeit in omvang en complexiteit). Te denken valt aan de volgende communicatiemiddelen.

LEVERANCIERS De afdeling draagt zorg voor een effectieve beheersing van de risico's die de uitbesteding van (delen van) bedrijfsprocessen heeft op een beheerste en integere uitoefening van het eigen afdeling. De afdeling dient voldoende maatregelen te nemen om deze risico's te beheersen.

3 maart 2012

32


VRAGENLIJST Klik op het jaartal of op één van de onderdelen om in de vragenlijst te komen. Als u op het jaartal klikt, komt u boven aan de pagina. Klikt u op één van de onderdelen dan komt u direct op dat onderdeel in de vragenlijst.

Boven aan de pagina kunt u het jaartal invullen. De vragenlijst is vormgegeven in een zogeheten harmonica, waar elk onderdeel zijn eigen harmonica is. Klik op een onderdeel om deze te openen. De vragenlijst wordt zichtbaar en het driehoekje voor de naam wijst naar beneden om aan te geven dat de vragenlijst geopend is. Als eerste staat bij elk onderdeel een korte omschrijving wat het onderdeel precies inhoudt. Daarna ziet u in blauw de vragen binnen dit onderdeel. Vervolgens ziet u daaronder de multiple choice antwoorden. U kunt direct op een antwoord klikken om dit te selecteren. U hoeft dus niet op het bolletje te klikken. Nadat u geklikt heeft, wordt het bolletje blauw om aan te geven dat dit antwoord geselecteerd is. Onder aan elke module heeft u de mogelijkheid om eventuele extra informatie te plaatsen. Dit is een open veld, zodat u hier extra informatie makkelijk kunt typen. U kunt op het vergrootglas klikken om het veld nog groter te maken als u meer ruimte wilt. Om terug te keren in de vragenlijst en de tekst te bewaren nadat u deze vergroot heeft, doet u door op [OK] te klikken. Wilt u de tekst niet bewaren, dan klikt u op [Annuleren].

3 maart 2012

33

Shared Facility Management Tools U kunt op twee manieren naar het volgende onderdeel door gaan, dit werkt voor alle onderdelen:  

Klik op het volgende onderdeel. Klik op [Klik hier om verder te gaan].

Zo kunt u alle vragen van alle onderdelen beantwoorden. U kunt vervolgens klikken op [Naar lijst] om terug te keren naar het startscherm van het formulier Vragenlijst. Of u klikt op sluiten om het formulier te sluiten.

RAPPORTAGES BEKIJKEN Nadat u de vragenlijst heeft ingevuld, kunt u naar de rapportages om deze te bekijken. De rapportages geven de antwoorden op uw positie in het groeifasemodel. Het geeft inzicht in de volwassenheid van uw organisatie. U kunt tussen rapportages wisselen door gebruik te maken van de knop [Select another report] welke in alle rapportages beschikbaar is aan de bovenzijde van het formulier.

RAPPORTAGES EN GRAFIEKEN In de rapportagemodule zijn op dit moment de volgende rapportages beschikbaar:

Het totaaloverzicht geeft, zoals de naam omschrijft, een totaaloverzicht. Vanuit dit overzicht kunt u automatisch doorklikken naar de deelrapporten. Vervolgens kunt u vanuit een deelrapport weer terug naar het totaaloverzicht. Dit doet u door in de deelrapportage te klikken op [Klik hier om terug te gaan naar het hoofdrapport].

3 maart 2012

34


TOTAALOVERZICHT

Het overzicht laat het volgende zien:  

In nummers wordt de score van de eigen organisatie weergegeven en de maximum score. Vervolgens wordt ook het percentage aangegeven. In kleur wordt aangegeven in welke fase van het volwassenheidsmodel uw organisatie zich bevindt: o Rood: uw organisatie is op het item (of totaal) traditioneel ingericht. o Geel: uw organisatie is op het item (of totaal) gedeeltelijk traditioneel ingericht. o Groen: uw organisatie is op het item (of totaal) gestructureerd ingericht.

DEELRAPPORTEN In de deelrapporten wordt alleen de score van de organisatie weergegeven en de kleur geeft aan of w facilitaire organisatie op deze vraag of dit onderdeel traditioneel, gedeeltelijk traditioneel of gestructureerd bent ingericht.

3 maart 2012

35

Productinformatie Shared Facility Management Tools

Recommend Documents