Natte Infrastructuur

O

[:

119. 13

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat

CHECKLIST V O O R DE PROJECTSECRETARI

Document nr: Status: Datum:

Natte Infrastructuur

NIC-A-N-00.034 Definitief 4 januari 2001

aist Rijkswaterstoai >StDus * '

checklist voor de projectsecretaris

u A j U

ftllfceip IhUrz-m

UiUcCv>La#(^

BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT

NR

4£&W.&£h-

CHECKLIST V O O R DE PROJECTSECRETARIS

Document nr: Status: Datum:

NIC-A-N-00.034 Defintief 4 januari 2001

Datum Hoofd NIC

R.J. Spit

ij

1 van 10


Inhoud Inleiding

3

1 Organisatie project

4

1.1 Organisatie project

4

1.2 Disciplines

4

1.3 Werkzaamheden

5

2. Checklist voor de projectsecretaris

6

2.1 Archiveren

6

2.2 Documenten verspreiden

6

2.3 Vergaderingen

6

3 Gebruik PC

7

3.1 Directories op het netwerk 3.1.1 Werken op het netwerk 3.1.2 Indeling U-schijf 3.1.3 Pronic-schijf 3.1.4 U- of pronic-schijf

7 7 7 8 8

3.2 Hulpmiddelen PC

8

4. Systeem codering documenten

9

4.1 Inleiding

9

4.2 Opbouw archief

9

4.3 Codering

9

4.4 Beheer

9

Appendix A : project of technisch dossier?

i

Appendix B: inschrijving tekeningen en berekeningen

ii

Appendix C: versiebeheer

iii

Appendix D: activiteiten en documenten per fase

iv

Appendix E: processen en SDB stukken conform Elementair 3.0

v

Appendix F: afronding projecten en archivering

vii

2 van 10


Inleiding Het doel van de notitie "checklist voor de projectsecretaris" is om richtlijnen te geven voor een eenduidige manier van werken van de projectsecretaris. Hierdoor kunnen op adequate wijze nieuwe projectsecretarissen ingewerkt worden en, projectsecretarissen werkzaamheden van elkaar overnemen of aan elkaar overdragen. De "checklist" geeft een globaal overzicht van de taken, werkwijzen en plaats in de organisatie van de projectsecretaris. In het kwaliteitssysteem Elementair en in het afdelingsplan NIC worden richtlijnen gegeven voor de werkzaamheden en werkwijze van medewerkers van de bouwdienst. In het projectplan van een project staat hoe het documentbeheer en de archivering binnen een project georganiseerd is. De notitie dient als aanvulling op deze documenten specifiek voor de projectsecretaris. In hoofdstuk 1 wordt een kort overzicht gegeven van de organisatie van een project en de plaats van de projectsecretaris daarin. Hoofdstuk 2 geeft een nadere beschrijving van het takenpakket. Hoofdstuk 3 gaat in op diverse aspecten van het werken met de pc (structuur netwerk, beschikbare programma's). Hoofdstuk 4 gaat nader in op de structuur van het archief en de systematiek van het coderen van documenten. De appendices behandelen tenslotte een aantal specifieke onderwerpen m.b.t. het archiveren, o.a. meer informatie over het projectbeheersingsdossier, het technisch inhoudelijk dossier en het archiveren van tekeningen.

3 van 10


1 Organisatie project 1.1 Organisatie project De meeste projecten die binnen de Afdeling NIC lopen zijn multidisciplinaire projecten. Dit wil zeggen dat naast NIC ook andere disciplines bij het project zijn betrokken. Bij bovengenoemde projecten worden de projectleider, het Bevoegd Gezag (BG), de disciplineleider Civiel en de projectsecretaris door NIC geleverd. De overige disciplineleiders(DL) worden door andere disciplines geleverd (bijv. Staal, Electro, Werktuigbouw of Bedrijfszaken).

Afdeling NIC Organigram projectorganisatie

Projectteam

NIC

Opdrachtgever Bevoegd Gezag Projectleider Projectsecretaris

_L

Disciplineleider

Disciplineleider

Disciplineleider NIB

T

Disciplineleider

Contract Gemachtigde Bijstaanders UAV

Extern N I C

In het schema hierboven staat een organigram van de projectorganisatie met het Bevoegd Gezag (BG). Het BG is verantwoordelijk voor de opdracht en dus voor het project. Hij fungeert als interne opdrachtgever en als contractant richting Principaal (opdrachtgever).

1.2 Disciplines De hoofdafdeling Natte Infrastructuur is in een aantal onderafdelingen onderverdeeld. Deze onderafdelingen vertegenwoordigen de diverse disciplines die in een project (kunnen) werken. NIA NIB NIC NIE NIO

is de afdeling beleids- en projectanalyse. Deze afdeling ondersteunt in diverse aspecten zoals vergunningen en scheepvaart analyse. is de afdeling bedrijfszaken. NIBP houdt zich bezig met de planning van een project (capaciteit, te besteden uren, te besteden financien). NIBC houdt zich bezig met contractzaken. is de afdeling civiele techniek, ook bekend als civiel droog. is de afdeling installatietechniek ook wel elektrotechniek genoemd. is de afdeling ontwikkeling technieken. Deze afdeling is niet zo vaak in een projectteam betrokken. Meestal leveren ze advies in de voorbereidende fasen van een project.

4 van 10


NIS NIW

is de afdeling staalbouw. is de afdeling werktuigbouw.

Naast disciplines uit Nl zijn ook de volgende afdelingen (vaak) bij een project betrokken. PD

WB

is de hoofdafdeling Projecten en Diensten, oftewel de discipline die zich bezighoudt met het toezicht op en de begeleiding van de uitvoering van contracten. De cijfers achter de afkorting PD (1 t/m 4) staan voor de verschillende regio's in Nederland waar projecten worden uitgevoerd. is de hoofdafdeling Waterbouw. Vanuit deze afdeling werken verschillende disciplines mee aan projecten. Dit zijn de afdelingen Risicoanalyse (WBR), Natte waterbouw (WBN, houdt zich o.a. bezig met oever- en bodemverdedigingen), Milieubouw en beleidsanalyse (WBM).

1.3 Werkzaamheden In Elementair, het kwaliteitssysteem van de Bouwdienst, staan voor de opdrachtgever, het BG, de PL en de DL de functie/rolprofiel beschreven. Onder de startknop : programma's /kennismanagement staat de elektronische versie van Elementair. In dit programma onder: management/functie/zoek juiste omschr/ alles afdrukken staan alle functies/rolprofielen beschreven. In Elementair is er voor gekozen om tot op het niveau van de DL de werkzaamheden te beschrijven, daarom staan in onderstaande tabel de globale werkzaamheden van de projectsecretaris/projectondersteuner beschreven. Bij deze beschrijving staan de taken die het meest voorkomen als eerste genoemd. Werkzaamheden projectsecretaris 1 2

3 4 5 6 7 8

Projectarchivering De verslaglegging van projectteamvergaderingen (het aanwezig zijn bij de vergadering, het notuleren en het uitwerken van de notulen tot een verslag) Het voeren van een eenvoudige correspondentie (het zelfstandig opstellen van brieven en verzendklaar maken) Het reserveren van een vergaderlocatie (het regelen van vergaderlocaties, inclusief bijbehorende faciliteiten) Het op verzoek bijwonen van werkoverleg Telefoonbehandeling op verzoek Het regelen van afspraken (het maken van afspraken en het onderhouden van externe contacten) Aanvullend: het verzorgen van (aangepaste) voortgangs-, wijzigingsrapportages, statistische overzichten, beheersdocumenten etc.

5 van 10


2. Checklist voor de projectsecretaris 2.1 Archiveren •

Documenten inschrijven m.b.v. het archiveringsprogramma Projecten-Dossier, code op het document zetten (zie ook hoofdstuk 4 "Systeem codering documenten") en archiefstempel op het document zetten.

•

Ingeschreven documenten opbergen in een ordner. Voor in de ordner zit een lijst van de ingeschreven documenten (welke geprint kan worden m.b.v. DOSSIER). Deze lijst bijwerken i.v.m. handmatig zoeken en handmatig inschrijven door andere projectteamleden. Voor het inschrijven de lijst controleren op handmatig ingeschreven stukken.

2.2 Documenten verspreiden •

Voor het verspreiden van documenten wordt een documenten-verzendblad, ook wel volgblad genoemd, gebruikt (behalve bij kleine verzendingen). Daarop staat o.a. aangegeven wie het document krijgen en de behandelingsprocedure van het document (ter informatie, ter controle, etc.).

•

Kleine verspreidingen of spoedklussen kan de projectsecretaris zelf doen. O p de meeste etages bevindt zich een kopieer apparaat. Grote kopieer klussen kan de projectsecretaris door de REPRO laten doen. In de repro bevindt zich ook een lichtdrukmachine voor het kopieren van tekeningen van het formaat A3 t/m AO. Grote verzendingen (incl. kopieerwerk) worden door de administratief medewerker gedaan.

•

Het verspreiden van agenda's en verslagen van projectteamvergaderingen gebeurt per (interne) post of via e-mail (dit verschilt per projectteam).

2.3 Vergaderingen •

Uiterlijk een week van tevoren de agenda voor de vergadering aan de genodigden sturen. Agenda opstellen volgens voorgaand model van een (eventuele) eerdere vergadering. Vraag bij het samenstellen de projectleider of er nog extra punten voor op de agenda zijn. Eventueel ook gasten voor een projectteamvergadering uitnodigen.

•

Aantekeningen gemaakt tijdens de vergadering uitwerken in een verslag. Opmaak volgens het model van de huisstijl van Verkeer en Waterstaat (of eventueel volgens de opmaak van voorgaande verslagen). Na goedkeuring door de projectleider of disciplineleider verslag verspreiden.

•

Afhankelijk van het project draagt de projectsecretaris zorg voor het bespreken van vergaderruimte (of het annuleren van vergaderruimte, wanneer de vergadering niet doorgaat). Eventueel regelt hij/zij nieuwe data voor projectteamvergaderingen.

6 van 10


3 Gebruik PC 3.1 Directories op het netwerk 3.1.1 Werken op het netwerk Bij het opstarten van de computer log je in op het netwerk door je gebruikersnaam en wachtwoord in te typen. Dagelijks wordt door de netwerkbeheerder een back-up gemaakt van de bestanden die die dag gewijzigd zijn. Aan het eind van de week wordt van het hele netwerk een back-up gemaakt. Het netwerk is opgedeeld in een aantal schijven. Daarvan worden de "U-schijf" en de "pronic-schijf" in dit hoofdstuk besproken, omdat ze van direct belang zijn voor het werk van de projectsecretaris.

3.1.2 Indeling U-schijf ledere gebruiker heeft op het netwerk een eigen deel op de U-schijf van 50 M B . Dit deel is alleen voor die gebruiker toegankelijk. Het is raadzaam om alle Word- en Excel-bestanden die je voor een project beheert op de U-schijf te zetten. Zo kun je in de meeste gevallen over een reservekopie beschikken voor het geval je een document kwijt mocht raken (b.v. door crashende computers e.d.). Gebruik voor de indeling van je U-schijf bij voorkeur de volgende structuur:

Veikennei - Naam$ op Suttus02 (U)

Bestand

Bewerken

Beeld

Extra

Help

EM3

Naam$ op Sutrus02 (U)

R Pl Naam projectsecretaris B Q Project 1 (naam of PBMS ni) f I Administratie Pi Agenda Q Brief P~l Document Pi Memo Pi Overige £ 3 Verslag Pi Verzendblad Pj Project 2 (naam of PBMS nr)

De meeste directory namen spreken voor zich. De directory "Administratie" bevat adreslijsten, etiketten en documenten verzendbladen (deze laatste kun je ook in een aparte directory "Verzendbladen" opslaan); onder de directory brieven zou je ook een subdirectory "Verzendbrieven" kunnen maken voor het geval je veel met verzendbrieven werkt; de directory "Documenten" bevat elektronische versies van archiefstukken buiten de agenda's en verslagen. Het is handig wanneer iedere projectsecretaris deze indeling gebruikt. Dit vergemakkelijkt het terugvinden van documenten voor het geval een ander je werk moet overnemen. NB geef documenten logische namen en/of het unieke document nummer (zie hoofdstuk 4): dat vergemakkelijkt het zoeken.

7 van 10


3.1.3 Pronic-schijf De pronic-schijf is een beveiligde netwerkschijf speciaal bestemd voor bestanden die projectgebonden zijn. O m in een bepaalde directory wijzigingen aan te kunnen brengen moet je bevoegdheid daarvoor hebben. Zo kunnen alleen die personen die iets met een project van doen hebben ook daadwerkelijk wijzigingen aanbrengen. De archiveringsprogramma's voor de diverse projecten worden beheerd onder de directory "dossier" op de pronic-schijf. Alleen de projectsecretarissen hebben toegang tot de directory "dossier".

3.1.4 U- of pronic-schijf Alle door de projectsecretaris gemaakte stukken horen thuis op de U-schijf, d.w.z. agenda's, verslagen, memo's en brieven. Daarnaast kunnen er ook digitale versies van archiefstukken op de U-schijf worden bewaard (die de projectsecretaris ter verspreiding toegestuurd heeft gekregen bijvoorbeeld). Let met dit laatste op. De ruimte op de U-schijf is maar 50 M B . Digitale foto's maar ook Word-bestanden van nota's en dergelijke zijn zeer omvangrijk. Deze kunnen beter op de pronic-schijf onder de directory van desbetreffend project worden gezet. Eventueel kan de projectsecretaris binnen de project directory een subdirectory projectsecretariaat aanmaken en deze op dezelfde manier indelen als de U-schijf.

3.2 Hulpmiddelen PC De PC's bij de Bouwdienst zijn standaard uitgerust met Windows 95 en Office 95. In Office 95 zitten Word, Excel, Access en PowerPoint. Bij Word zit een hulpprogramma huisstijl V & W . Met dit programma is het mogelijk om documenten (o.a. brieven, memo's, verslagen) in de huisstijl van Verkeer en Waterstaat te maken. Ook heeft het een database van adressen, contactpersonen en ondertekening die direct in Word in het document gezet kunnen worden. E-mailen gebeurt met het programma Outlook. Digitale documenten (verslagen en agenda's e.d.) kunnen als bijlage bij een e-mail verstuurd worden. Outlook bevat een adressenboek met alle e-mail adressen van de mensen die bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat werken. Ook is het mogelijk om aparte distributielijsten te maken t.b.v. de verzending van e-mails aan een projectteam. Op het netwerk bevinden zich de elektronische versie van de adressenlijst van de Bouwdienst en de PTT cdfoongids. Ook is er de elektronische versie van het handboek Elementair. Voor de gewerkte uren per week en de planning van de te werken uren per jaar zijn speciale applicaties onder Excel. De automatiseringsbegeleider installeert deze op de PC.

8 van 10


4. Systeem codering documenten 4.1 Inleiding Gebaseerd op de richtlijnen van Elementair en op eigen praktijkervaring is binnen NIC is een standaard manier van coderen van documenten ontwikkeld. Deze manier van coderen is vastgesteld in het stuk "voorstel tot een archiefsysteem" (document nummer NIC-A-M-98.046). O p de afdeling gebruiken we een speciaal ontwikkelde database voor het digitaal beheren van het archief Projecten-Dossier. Dit programma draait onder Access. De gegevens en codering van een document worden in Projecten-Dossier vastgelegd. Van Projecten-Dossier bestaat een aparte handleiding (document nummer NIC-A-N-00.035).

4.2 Opbouw archief Het projectarchief is opgebouwd uit vier dossiers: P-dossier T-dossier l-dossier

C-dossier

Het projectbeheersingsdossier bevat documenten die het management van het project betreffen. O.a. beslisdocumenten, beheersdocumenten, voortgangsrapportage, etc. Het technisch inhoudelijk dossier bevat technische documenten die specifiek voor een discipline zijn. O.a. berekeningen, tekeningen, etc. Het dossier contractzaken omvat alle documenten die te maken hebben met de contracten van het project, de contractvorming en de financiele zaken die daarmee gemoeid zijn. Het wordt bijgehouden door de afdeling NIB. Van sommige documenten uit het l-dossier wordt een kopie opgenomen in het P-dossier (o.a. het protocol). Het dossier contractgemachtigde betreft alle documenten die met de uitvoering van het contract te maken hebben (correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, afwijkingsrapporten, etc). Het wordt bijgehouden door de afdeling PD. Van sommige documenten uit het C-dossier wordt een kopie opgenomen in het P-dossier.

NB Bij het ontwerpbureau Bouwkunde wordt bij sommige projecten ook het I- en C-dossier bijgehouden. Dit is bij projecten waarbij de projectleider Bouwkunde ook de contractgemachtigde is

4.3 Codering De code die op het stuk komt te staan bestaat uit het PBMS-nummer, een letter voor het soort dossier, het jaartal en een uniek volgnummer dat elk jaar weer op 0001 begint. Wanneer het P- en het T-dossier apart worden bijgehouden, kan elk dossier een eigen reeks volgnummers krijgen. Dat houdt in dat we per jaargang en soort dossier opnieuw bij nummer 1 beginnen. Hieronder een voorbeeld van hoe deze codering uiteindelijk op het document gezet wordt, afkomstig van het project Uitbreiding Spuicapaciteit Afsluitdijk:

4279-P-2000.0003 '

•

volgnummer

•

jaartal

•

soort dossier

•

PBMS-nummer

4.4 Beheer Binnen het programma Projecten-Dossier worden bij het invoeren een aantal kenmerken van een document ingevoerd. Uit deze kenmerken wordt de code van het stuk opgebouwd. Die kenmerken zijn:

9 van 10


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

PBMS-nummer (deze wordt bij het aanmaken van het project ingevoerd) soort dossier (P, T, I, C) soort document (aard van het stuk) discipline fase jaartal volgnummer

Naast bovenstaande coderingskenmerken worden in Projecten-Dossier de volgende eigenschappen opgegeven: 8. deelproject (optioneel) 9. status van het stuk 10. versie 11 .of het in het semi-statisch archief moet komen (zie ook appendix F) 12.of het in het NIC-archief moet komen (zie ook appendix F) 13. titel van het document 14.opsteldatum 15. evt. kenmerk van extern stuk 16. auteur 17.of het stuk fysiek in het archief aanwezig is. 18. plaats waar het archiefstuk wordt opgeborgen 1

Hieronder is nog eens in een schema weergegeven hoe de code in Projecten-Dossier wordt ingevoerd: CODE A Agenda B Brief C Calculate

G Vergunningen

DISCIPLINE A Admimstratiet B Bouwkunde C Civiele techniek

P Projektbeheersing

H Schets

E Extern overige

T Technisch inhoudelijk

KFoto

I Installatietechniek

1 Definitie

I Contractzaken

L Lijst

M Extern aannemer

2 Voorontwerp

C Contractgemachtigde

M Memo

N Natte Waterbouw

3 Ontwerp

G Geen

N Nota/Notitie

0 Opdachtgever

4 Voorbereiding

O Offerte

P Projektteam

5 Realisatie

P Planning

R Extern architect

6 Nazorg

R Rapport age S Schema T Tekening U Document extern W e r s lagen X Berekeningen Z Documentenlijst

S Staal bouw U Uitvoering Werk eers waterbouw WWerktuigbouw

D Beslisdocument (SDB) E Document (algemeen) F Factuur HOOFDGROEP

FASE 0 Initiatief

schema Projecten-Dossier

Niet alle aan het ingeschreven document toegekende kenmerken worden daadwerkelijk op het document zelf vermeld. Zo ontstaat een korte gebruiksvriendelijke code en heeft elk document een uniek nummer. Wel moeten alle kenmerken in de database van Projecten-Dossier toegekend worden. Deze kenmerken zijn op te vragen en terug te vinden m.b.v. de filterfunctie. Zie ook de handleiding voor Projecten-Dossier in appendix F.

Het is handig ervoor te zorgen dat de titel van een stuk zo goed mogelijk de inhoud dekt. Bij verslagen kun je vermelden dat het om een vergadering (nummer) van het projectteam gaat of om een overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Bij brieven is het opgegeven onderwerp soms niet dekkend. Zoek dan in de brief naar het onderwerp.

10

van

10

appendices checklist voor de projectsecretaris

APPENDICES

Appendix A: project of technisch dossier?

Appendix A: project of technisch dossier? code A B C D E F G H K L M N N N O P R R R R S T T U V X

stuk agenda brief raming (calculatie) beslisdocument (SDB) document factuur vergunning schets foto lijst memo nota's/notities voorontwerpnota ontwerpnota offerte planning rapportage voortgangsrapport onderzoeksrapport inspectierapport schema tekening (intern) tekening (extern) externe documentatie verslag berekening

P-dossier

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

T-dossier

• • • • • • • • • • • • • • • •

•ja • soms Toelichting: * Brieven, documenten, memo's, nota's, notifies, rapportages en verslagen hebben meestal betrekking op het management van een project en horen thuis in het P-dossier. Wanneer ze betrekking hebben op specifieke technische zaken dan horen ze thuis in het T-dossier. In het laatste geval kan men bijvoorbeeld denken aan brieven of memo's over een berekening. * Stukken die specifiek betrekking hebben op de discipline civiel horen meestal thuis in het T-dossier. Stukken van andere disciplines horen in de eerste plaats thuis in het T-dossier van desbetreffende discipline en vallen dus onder de verantwoordelijkheid van die discipline. Soms worden ze in het P-dossier opgenomen als ze relevant zijn voor het hele projectteam. * Wanneer het om een monodisciplinair project gaat kan het soms handig zijn om geen aparte dossiers te hebben, maar om de project en technische stukken beide in het P-dossier te stoppen. * Tot de voorontwerpfase worden vaak relatief weinig technische stukken gemaakt. Men kan dan overwegen om pas vanaf de voorontwerpfase een apart T-dossier bij te houden.

Appendix B: inschrijving tekeningen en berekeningen

Appendix B: inschrijving tekeningen en berekeningen 1. Inleiding In het technisch dossier (T-dossier) en in het projectbeheersingsdossier (P-dossier) hebben tekeningen en berekeningen (vaak) een speciale of afwijkende inschrijvingsprocedure en versiebeheer. In het verleden zijn er vele verschillende procedures geweest voor het inschrijven en archiveren van tekeningen en berekeningen. Op basis van de ervaringen met de verschillende procedures is gekozen voor de hieronder beschreven procedure.

2. Inschrijvingsprocedures 2.1 Het inschrijven van tekeningen Bij de meeste projecten wordt een zeer groot aantal tekeningen gemaakt. Aan tekeningen worden vaak specifieke eisen gesteld, waardoor tekeningen nogal afwijken van overige documenten in het Technisch inhoudelijk Dossier (T-dossier). Daarbij moet onderscheid gemaakt worden tussen "losse" tekeningen en tekeningen die in reeksen gemaakt worden. Met dat laatste wordt bedoeld tekeningen die bij een bepaald document en/of fase horen (bijvoorbeeld de set tekeningen bij de voorontwerpnota). Losse tekeningen worden op dezelfde manier ingeschreven en genummerd als andere documenten in het Pof T-archief. De tekeningen in reeksen worden op een andere manier gecodeerd. De codering van tekeningen wordt opgebouwd uit het PBMS-nummer, een letter voor het soort archief, het fasegetal en het volgnummer (b.v. 1352-T-5-0025). Fasen lopen vaak over meerdere jaren. Het jaartal wordt daarom niet opgenomen in de codering. In plaats daarvan wordt het fasegetal opgenomen, zodat in een oogopslag te zien is uit welke fase een tekening stamt. Men kan eventueel overwegen om de discipline in de codering op te nemen. Zo is een oogopslag te zien bij welke discipline de tekening vandaan komt. Dit kan door middel van het toepassen van een per discipline verschillende projectidentificatiecode (d.m.v. de PBMS-deelprojectcode) voor het T-dossier(s) (b.v. 1352B-T5-0025). Een andere manier is om voor het fasegetal in de code een letter voor de discipline te zetten (b.v. 1352-T-C-5-0025). In hoofdstuk 4.4 van de checklist staat welke letters voor welke disciplines staan. Tekeningen in reeksen worden in een apart project binnen Projecten-Dossier bijgehouden. Zo blijft er sprake van een opeenvolgende nummering. Een andere mogelijkheid is om binnen het T-dossier een opeenvolgende reeks nummers voor de tekeningen te reserveren. In Projecten-Dossier is het mogelijk om tekeningenlijsten uitte draaien. Zie hiervoor de handleiding Projecten-Dossier (document nummer NIC-A-N-00.035).

2.2 Het inschrijven van berekeningen Berekeningen kunnen omvangrijke documenten zijn, die in dat geval in een aparte ordner worden opgenomen. In de ordner van het T-dossier wordt dan een volgblad met het nummer van desbetreffende berekening opgenomen met verwijzing naar de ordner. Met de berekening hangen allerlei andere documenten samen zoals commentaren, toetsdocumenten en correspondentie. Wanneer het wenselijk is kunnen kopieen van die documenten in de ordner van de berekening opgenomen worden. De originelen van die documenten moeten in het technisch dossier blijven. Aangezien een berekening vaak een 'levend' document is, zouden deze originelen van documenten anders kunnen verdwijnen. Berekeningen werden tot nu toe vaak niet officieel in het archief opgenomen, laat staan genummerd. Berekeningen stellen geen specifieke eisen aan de codering en worden gewoon gecodeerd zoals andere documenten in het technisch dossier.

ii

Appendix C: versiebeheer

Appendix C: versiebeheer Tijdens het opstel-, behandelings-, en goedkeuringstraject kan een document meerdere versies hebben. Wanneer er een nieuwe versie komt, krijgt deze hetzelfde documentnummer, nu met een versienummer als toevoeging. Op deze manier hou je beter zicht op wat de laatste versie van het betreffende document is. Oude versies van het stuk (PVE, variantennota en ontwerpnota) worden bewaard zodat de ontstaansgeschiedenis ervan kan worden gevolgd. Het expliciet aangeven in een stuk wat er is veranderd t.o.v. de vorige versie is volgens Elementair niet nodig. Als projectteamleden worden gevraagd schriftelijk commentaarte geven op een conceptversie, kun je dit commentaar bundelen en inschrijven onder een documentnummer in het P-dossier.

iii

Appendix D: activiteiten en documenten per fase

Appendix D: activiteiten en documenten per fase fase (p.m.w.) 0. orientatie

beslisdocument (p.m.w.) projectopdracht

beslisinformatie (Elementair) - prospectmelding - behoeften principaal - aanbieding

1. definitie

projectplan

-

2. voorontwerp

3. ontwerp

variantennota

ontwerp

-

4. bestek

bestek

aanbesteding/ gunning 5. uitvoering

gunning

6. nazorg

-

eisen aan opdrachtresultaat risico inventarisatie en beheersing plan van aanpak beheersdocument (TGKIO)

memo alternatief keuze risico inventarisatie en beheersing plan van aanpak beheersdocument (TGKIO) ontwerpnota deelresultaatrapport risico inventarisatie en beheersing plan van aanpak beheersdocument (TGKIO) inkoopplan contract raming toetsingsplan V&G plan ontwerp Nota van Inlichtingen gunningsvoorstel prestatieverklaring contract mutaties proces verbaal van overdracht nota opdrachtbeeindiging evaluatierapport afronding opdracht

activiteiten per fase (Elementair) - het inventariseren van de behoeften van de principaal om te komen tot een passende aanbieding - opstellen programma van eisen, risico inventarisatie en beheersing - aangeven welke toetsen worden uitgevoerd om eigen kwaliteit aan te tonen inkoopbehoeften - kiezen van de meest passende variant op basis van risico's

-

-

-

-

uitwerken van de gekozen variant actualiseren risico inventarisatie en beheersing actualiseren beheersdocumenten voor de realisatiefase opstellen contract a.d.h.v. het ontwerp en aangegeven risicopunten voor de realisatie houden van inlichtingen opstellen opdrachtbrief beoordelen (project)kwaliteitsplan met deelkwaliteitsplannen en keuringsplannen actualiseren toetsingsplan opstellen evaluatie over uitbesteding en de eigen werkzaamheden

p.m.w. = projectmatig werken TGKIO = tijd geld kwaliteit informatie organisatie

iv

Appendix E: processen en SDB stukken conform Elementair 3.0

Appendix E: processen en SDB stukken conform Elementair 3.0 Processen 000 010 020 090 100 200 300 400 600 700 800

besturing relatie BD-DG besturing primair proces besturing account klachtafhandeling opdrachtacceptatie opdrachtrealisatie contractvorming begeleiding contractuitvoering productontwikkeling interne audits maatregelen ter verbetering

SDB stukken SDB SDB SDB SDB SDB SDB

001 002 004 005 006 007

strategisch plan Bouwdienst managementcontract HID-DG voortgangsrapportage afwijkingsrapport proces 000 verantwoordingsrapportage proces 000 evaluatierapport proces 000

SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB

011 012A 012B 015 016A 016B 017

hoofdafdelingsplan afdelingsplan capaciteitsplanning afdeling afwijkingsrapport proces 010 kwartaalrapportage hoofdafdeling jaarverslag hoofdafdeling evaluatierapport proces 010

SDB SDB SDB SDB SDB SDB

021 022 025 026A 026B 027

accountplan acquisitiestrategie afwijkingsrapport proces 020 kwartaalrapport besturing account jaarverslag besturing account evaluatierapport proces 020

SDB SDB SDB SDB

091 093 095 097

klachtmelding klachtafhandelingsdossier afwijkingsrapport proces 090 evaluatierapport proces 090


101 102 104 105 106 107

prospectmelding behoeften Principaal aanbieding afwijkingsrapport proces 100 projectopdracht (inclusief protocol van financien) evaluatierapport proces 100


201A 201B 201C 201D 201E 201F 201G

eisen aan opdrachtresultaat risico-inventarisatie en -beheersing plan van aanpak activiteitenplanning capaciteitsplanning financiele planning productkwaliteitsplan

v

SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB

201H 2011 202 203 204A 204B 205 206A 206B 207A 207B

informatieplan organisatieplan memo alternatiefkeuze deelresultaatblad deelresultaatrapport bewijsdocument afwijkingsrapport proces 200 proces-verbaal overdracht (bouwproject) nota opdrachtbeeindiging evaluatierapport proces 200 afronding opdracht

SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB

301 302 302A 302B 302C 302 D 303 304A 304B 305 306 307

inkoopplan voorstel tot uitbrengen aanvraag contract bedrijfseconomische raming toetsingsplan veiligheids-/gezondheidsplan nota van inlichtingen proces-verbaal van aan-/uitbesteding gunningsvoorstel afwijkingsrapport proces 300 opdrachtbrief evaluatierapport proces 300


404A 404B 405A 405 B 406A 406B 407

bewijsdocument prestatieverklaring afwijkingsrapport proces 400 contract mutatieformulier (CMF) bewijs van oplevering eindafrekening evaluatierapport proces 400


601A 601B 602 605 606 607

productstrategie product ontwikkelingsplan product ontwikkelingsvoorstel afwijkingsrapport proces 600 verantwoordingsrapport proces 600 evaluatierapport proces 600

SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB

701 702 703 704A 704B 705 706 707

aanpak interne audits auditjaarplanning programma individuele audit auditrapport feitenrapport afwijkingsrapport proces 700 rapport auditresultaten Bouwdienst evaluatierapport proces 700

SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB SDB

800 801 802 803 804 805 806 807

probleemanalyserapport prioriteitenlijst probleempunten verbetermaatregelen implementatieplan effectmeting afwijkingsrapport proces 800 rapport probleemafsluiting evaluatierapport proces 800

Appendix F: afronding projecten en archivering

Appendix F: afronding projecten en archivering 1.1 Afronding project Nadat een project is beeindigd moeten de documenten overgedragen worden aan het NIC projecten archief en het semi-statisch archief. Het NIC projecten archief heeft officieel niet de status van archief maar dient als technisch naslagwerk. Ten gevolge van de archiefwet 1995, dient het gehele projectarchief twee jaar na beeindiging van het project te worden overgedragen aan het semi-statisch archief van de Bouwdienst in Utrecht. In het archiveringsprogramma Projecten-Dossier zijn hiervoor keuzevakken die aangevinkt kunnen worden. Zodra een project is afgerond kun je dan een lijst uitdraaien zodat je meteen weet welke documenten uit het archief overgedragen moeten worden aan het semi-statisch archief en het NIC-archief. Er is een grote overlap tussen de documenten die voor beide archieven bewaard moeten worden. Dat betekent dat na afronding een aantal (omvangrijke) documenten gekopieerd moeten worden (tenzij er een reserve exemplaar is, wat bij documenten als voorontwerpnota's vaak het geval is). Voor het aanleveren van archieven aan het semi-statisch archief en het NIC projecten archief bestaan aparte handleidingen. Houd bij het voorbereiden van een archief voor overdracht altijd intensief contact met een ervaren projectsecretaris.

1.2 Over te dragen documenten De afdeling FC heeft een concept archiefstructuur opgesteld. Bij overdracht van een archief aan het semistatisch archief dienen de documenten volgens die structuur aangeleverd te worden. De structuur is gebaseerd op de indeling van een archief in het P-, T-, I- en C-dossier. Een verdere onderverdeling wordt gemaakt op basis van bewaartermijn. Ten behoeve van het semi-statisch archief levert de afdeling NIC de documenten die behoren bij de processen 100 en 200. De afdeling NIB levert de documenten die horen bij proces 300 en de afdeling PD levert de documenten bij proces 400. Van de archiefstructuur voor het semi-statisch archief is een aparte lijst beschikbaar (document nummer NICA-D-01.001). Van de documenten die in het NIC projecten archief bewaard moeten worden bestaat ook een lijst (document nummer NIC-A-D-002). Deze staat op het netwerk onder de directory Pronic op Sutrus03\Dossier\Lijsten Archiefdozen NIC.

vii

Natte Infrastructuur

Recommend Documents