NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ SPRÁVU DOKUMENTŮ

ÃÀ«i˜ÊÓ䣣

Ê-9-/9 NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ SPRÁVU DOKUMENTŮ r
%.4
74
&$.
r
1ƭ&)-&%
4:45­.ƹ
r
"3$)*7"$&
r
0654063$*/(
5*4,6

"

Ê",Ê


106Â*5&-/045
,"/$&-¦ƭ4,­)0
#"-±,6
130
."$
04
7&
'*3.Ǝ

" -
 {nÊ

NOVINKY AKTUÁLNĚ Z PODNIKOVÉHO IT

xÈÊ

DOCUMENT MANAGEMENT A HW VÝBĚR HW PRO DM

È{Ê

KONEČNĚ POŘÁDNÁ OFFICE OFFICE FOR MAC 2011

{™Ê

UKAŽTE SVĚTU SVÉ DOKUMENTY PŘEHLED ECM SYSTÉMŮ

xnÊ

JAK NA EXTERNÍ TISK OUTSOURCING TISKU

ÈnÊ

DOHLED NAD BEZPEČNOSTÍ CERT/CSIRT TÝMY V ČR

xÓÊ

AŽ PŘIJDE TEN ČAS KDY FIRMA POTŘEBA ECM

ÈäÊ

VYHLEDÁVÁNÍ V DOKUMENTECH MICROSOFT FAST SEARCH

șÊ

SOCIÁLNÍ DOKUMENTY NOVELL VIBE

x{Ê

SPRÁVNĚ ULOŽENÉ DOKUMENTY VALIDNÍ ARCHIVACE DAT

ÈÓÊ

ECM JE TŘEBA TRENDY V ECM

ÇäÊ

NOVINKY U DELLU DELL TECHNOLOGY CAMP 2011

aktuality HP má nové mobilní centrum EcoPOD

HP zvyšuje tržní podíl v síťových řešeních na úkor Cisca

HP začalo nabízet novou generaci svého mobilního datového centra HP POD, které tentokrát nese název HP EcoPOD. Zákazníci mohou mít tento serverový kontejner připravený do 12 týdnů od objednání a zapojit ho mohou pomocí běžných standardů pro chlazení, napájení a síťový provoz. Do EcoPODu je možné vložit 44 standardních racků s více než 4 400 servery. Vše je postaveno na konvergenční infrastruktuře od HP a je možné veškeré procesy centrálně spravovat. Technologie chlazení Adaptive Cooling umožňuje snížit náklady na energie až o 95 %. Mobilní datová centra EcoPOD se budou vyrábět v továrně Foxconn v Kutné Hoře.

Reformovaná síťová divize společnosti HP začíná naplňovat své ambice. Technologický obr podle posledních průzkumů zaznamenal celosvětový nárůst tržního podílu v oblasti síťových přepínačů ve výši 2,5 %, podíl mezi routery narostl o 2,5 % a WLAN povyskočil o 2,2 %. HP se díky FlexNetwork a konvergované infrastruktuře snaží nabídnout kompletní síťové technologie, které nejsou vázány pouze na hardware jednoho výrobce. Právě to je jeden z hlavních důvodů postupného nárůstu podílu HP. Cisco, které

Cisco uvedlo směrovače s propustností 96 Tb/s Cisco začalo prodávat nové výkonné routery ASR 9000, které nabízejí propustnost 96 Tb/s, podporu IPv6 a údajně také úsporu až 70 % provozních nákladů. Součástí nových modelů je technologie Network Virtualization, která využívá výhody virtualizace a sjednocuje inteligentní služby sítě s agregačními přístupovými službami. Právě technologie nV stojí také za vysokou propustností, možností snadného přechodu

Oracle CRM On Demand je už ve verzi 19

Nová verze výkonného CRM systému umožňuje především mnohem lepší a rychlejší přístup z mobilních zařízení, například z iPadu, iPhonu, BlackBerry a dalších. Novinkou je také integrace systému do Outlooku, což umožní propojit komunikační agendu do jedné aplikace. Podpora cloud computingu umožňuje hostovat kód CRM na straně klienta a k dispozici jsou také otevřené technologie, které umožňují pohodlnou rozšiřitelnost o vlastní moduly a moduly třetích stran.

48

Connect! srpen 2011

své zákazníky nutí používat pouze prvky od jednoho výrobce, snížilo podíl na úkor HP.

všech zařízení na IPv6 a díky lepší správě je možné ušetřit značnou část nákladů na správu.

Check Point nabízí nové moduly do R75

Společnost Check Point začala nabízet nové moduly do svého bezpečnostního systému R75. Application Control umožňuje kontrolu a správu tisíců webových aplikací. Modul úzce spolupracuje s knihovnou Check Point

AppWiki, která obsahuje přes 100 tisíc widgetů a 4 a půl tisíce internetových aplikací rozdělených podle kategorií. Modul Identity Awareness umožňuje jednoduchou a centrální správu skupin a uživatelů s tím, že je možné napojení na Active Directory. Systém R75 už dříve nabízel moduly Data Loss Prevention a Mobile Access, o kterých jsme psali v předchozích číslech Connectu.

Jednou větou Novým manažerem serverové divize Microsoftu je Dalibor Kačmář Cisco představilo nový nástroj AppHQ, který usnadňuje nasazení firemního tabletu Cisco Cius

Intel chce vyrábět 3D čipy a chce do konce desetiletí dosáhnout výkonu na úrovni ExaFLOP VMware koupil firmu Digital Fuel, která se zabývá financováním a správou IT SaaS řešení

téma

1
=/ Ê-6ù/1Ê ,  Ê "1 /9 Přehled vybraných ECM systémů Internetem nedávno proletělo zajímavé video s jednoduchým a přímým sdělením: dnes už nejste tím, co vlastníte, ale tím, co sdílíte. Tahle myšlenka lze aplikovat nejen na jedince, ale na všechny subjekty, které se vydaly na vlny internetu. Včetně firem. Nevěříte?

M

ožná tenhle problém znáte z vlastní firmy: PR oddělení zoufale a zmateně hledá dokument, který potřebuje hned teď. Přitom už teď je pozdě. Mezitím se totiž na Facebooku, Twitteru, na firemním blogu a bůhví, kde ještě, odehrávají dramata, kterými se to stejné PR oddělení před zbytkem firmy rozhodně nebude chlubit. Řešením můžou být moderní ECM systémy – tedy systémy pro správu dokumentů. Problém zní: jak propojit komunikaci uvnitř organizace s komunikací navenek? Šev mezi oběma subsystémy firemní komunikace se dá definovat asi takhle: je to místo, kde končí do značné míry centralizovaná a kontrolovaná vnitrofiremní komunikace, a začíná beztvará komunikace v nekonečném vesmíru internetu, nad kterou nelze udržovat kontrolu. Klasické procesy předávání dokumentů – tvorba statických dokumentů, skenování, OCR, uchovávání v systému a distribuce, vyhledávání v jejich databázi, udržování databáze aktuální – jsou u kvalitního ECM považovány za naprosto automatické. Naproti tomu místa, kde se interní informace setkávají s veřejnými, vyvolávají spoustu protivných otázek. Jak zajistit, aby se informace z hloubi firmy (třeba od toho nejposlednějšího zaměstnance) dostaly do ruky bloggerovi nebo social media expertovi? Kdo má mít přístup k jakým dokumentům? Kdo je za co zodpovědný? Kdo je pro obraz firmy důležitý? Jak práci v social media měřit? A tak dále.

Od upjaté taxonomie k otevřené folksonomii

AUTOR

Pro odpovědi si moderní ECM systémy chodí právě na internet: inspiraci hledají v so-

Jan Boček nezávislý publicista, spolupracovník redakce

ciálních sítích, blogovacích systémech, na Wikipedii, bookmarking službách (umožňují ukládání záložek pod klíčová slova; například služba Delicious), a na mnoha dalších místech. Některé prvky stačí prostě zkopírovat a aplikovat na prostředí uvnitř firmy: jeden z nejrozšířenějších ECM systémů, OpenText, umožňuje vytvářet korporátní wiki a blogy, virtuální pracovní prostory, chat uvnitř firmy, personalizované interaktivní webové prezentace nebo přímo správu webového obsahu. Microsoft SharePoint Server přidává diskusní fóra a práci s klíčovými slovy (tagy), podobným směrem se ubírají i další tři lídři na poli ECM, Smart Share, EMC Documentum a Oracle Universal Content Management. Mění se přitom tak základní vlastnosti, jako je vyhledávání v dokumentech. Kromě klasického googlovského hledání podle fulltextu přibývají další disciplíny, vždy aplikovatelné na komunikaci v internetu i na firemní intranet: vyhledávání v reálném čase (nejaktuálnější updaty v sociálních sítích nebo jejich intranetových kopiích), sociální vyhledávání (co na síti/v intranetu nasdíleli mí přátelé nebo kolegové), indexace videa a audia (nejčastěji použití klíčových slov) nebo vyhledávání na základě lokace (kromě „co?“ existuje doplňující otázka „kde?“). S vyhledáváním úzce souvisí přiřazování klíčových slov – tagování. Je to přesně ten nástroj, který vnáší do vyhledávání dokumentů lidský prvek. Ještě nedávno se v této oblasti používal prakticky jediný způsob vytváření hierarchie v systému – taxonomie. Systém byl shora, autoritativně, navržený a aplikovaný. Pokud řeknete, že do šuplíku A patří dokument typu 1 a do šuplíku B dokument typu 2, vytváříte taxonomii. Takto navržený systém je pro toho, kdo ho navrhuje, přehledný a smysluplný. Ale neodráží lidský faktor a ne pro každého v organizaci je použitelný. Takže může být zajímavé zamyslet se nad systémem jinak. Neříkat, co do kterého

šuplíku patří, klidně na šuplíky úplně zapomenout, a nechat třídění na uživatelích systému. Umožnit jim přiřazovat dokumentům klíčová slova. Opět modelový příklad: zaměstnanec A označí dokument klíčovými slovy „tykev“ a „mrkev“, zaměstnanec B slovy „vaření“ a „kuchařka“. Každý vidí dokument z jiného úhlu pohledu, ale všichni teď vědí, že dokument se dá označit pojmy „tykev“, „mrkev“, „vaření“ a „kuchařka“. Pod stejnými pojmy je také dohledatelný. Tento typ systému, využívající klíčová slova neboli tagy, se označuje jako folksonomie.

Mluvte, pátrejte a naslouchejte Moderní ECM systém nekončí u zpřístupnění dokumentů. Umí toho víc: jeho rolí je zaprvé posílit zaměstnance, dát jim nástroje k ukázání svých schopností ohledně práce s informacemi a zadruhé nalézt experty, tedy ty zaměstnance, kteří jsou v práci s informacemi tak dobří, že je škoda tuto schopnost nevyužít. Přitom je zapotřebí chránit firemní know-how a umožnit přístup pouze k těm dokumentům, které nejsou z libovolného důvodu problematické. Konečně je také důležité umožnit firmě naslouchat, tedy nejen vysílat svoje informace do éteru, ale i přijímat důležité informace (například náladu v cílové skupině, reakci na určitý produkt) a reagovat na ně a vtělit je do firemních dokumentů. ECM systém vybírejte tak, aby dokázal odhalit komunikační potenciál všech vašich zaměstnanců. Třeba ve skladu. A nechte se překvapit. 

Connect! srpen 2011 Connect! červenec

49

téma

Přehled vybaných ECM systémů OpenText ECM Suite 2010

Microsoft SharePoint Server 2010

Smart Share ECM

EMC Documentum

Služba Microsoft SharePoint 2010 usnadňuje spolupráci mezi lidmi. Pomocí služby SharePoint 2010 mohou uživatelé vytvářet weby určené ke sdílení informací s jinými uživateli, správě dokumentů od začátku do konce a publikování sestav usnadňujících rozhodování.

Smart Share ECM je inovativní informační systém kombinující vlastnosti Enterprise Content Managementu, Dokument Managementu a Projektového Managementu s inteligentními funkcemi pro efektivní sdílení informací a úzkou spolupráci uživatelů. Slouží také pro zavádění a udržování Managementu kvality a podpoře paperless office. Bohatství intuitivních funkcí odstraňuje únavné, rutinní a časově náročné činnosti při práci s dokumenty, velkým množstvím informací a nadbytečnou administrativou.

Platforma Documentum společnosti EMC Inc. je představitelem špičkové technologie z oblasti ECM obsazující po už téměř 20 let přední místa žebříčků analytických společností pro tuto oblast. Současná verze platformy – Documentum 6 – obsahuje komponenty pro realizaci všech známých aplikací na bázi ECM.

Documentum CenterStage: Spolupráce v rámci projektů, týmů, skupin odborníků a správa informací v celém podniku. Documentum eRoom: Umožňuje distribuovat informace v rámci týmu, a tím optimalizovat obchodní procesy. Documentum Platform: Organizace, řízení a přístup k životně důležitému podnikového obsahu. Documentum Platform Extensions: Rozšiřuje možnosti této platformy pro skladování, ukládání do mezipaměti, reportování a manipulaci s velkým objemem transakcí. Documentum Repository Services for Microsoft SharePoint: Centralizuje správu informací v MS SharePoint pomocí standardních řešení balíku Documentum. Documentum Webtop: Poskytuje rychlý přístup k informacím a kompletní funkcionalitě EMC Documentum přes webový prohlížeč. Documentum xDB: Uchovává a poskytuje velké množství XML obsahu pro odstranění aplikací a další na data intenzivní použití ve výkonné XML databázi.

Popis

OpenText ECM (dříve Livelink) je přední světové řešení pro kompletní správu dokumentů a znalostí, spolupráci a workflow, nabízí vysoce škálovatelné prostředí pro vývoj aplikací pro intranet, extranet a e-business.

Verze/Varianty

OpenText ECM Suite 2010: Kompletní správa dokumentů a znalostí, řeší spolupráci a workflow. OpenText BPM Server: Umožňuje vytvářet strukturovaná workflow a poskytuje silné nástroje pro analýzu, správu, automatizaci a optimalizaci podnikových procesů. OpenText Extended ECM for SAP: Kompletní funkcionalita ECM pro řízení firemního obsahu integrovaná do systému SAP. OpenText Document Access for SAP: Řešení pro SAP, které umožní přehledné a intuitivní zobrazení dokumentů a dat z hlediska firemních procesů, napříč používanými aplikacemi. OpenText Data Archiving for SAP: Bezpečné úložiště archivovaných dat a souborů ze systému SAP. OpenText CLM for MS SharePoint: Kompletní funkcionalita ECM pro řízení a zabezpečení veškerého obsahu vytvořeného v aplikacích MS SharePoint.

SharePoint Foundation 2010: Pro menší organizace nebo útvary hledající nízkonákladové nebo pilotní řešení. Je zdarma. SharePoint Server 2010: Pro organizace hledající moderní scénáře spolupráce pro koncové uživatele, umožňuje vytvářet a zpracovávat data a dokumenty z různých zdrojů jednotné podnikové infrastruktury. SharePoint Server 2010 for Internet Sites: Určena pro vývoj bezpečných webových aplikací/prezentací s využitím všech vlastností SharePoint Server 2010.

Smart Share Web 2.0: Téměř všechny funkce jsou shodné s verzí Smart Share Professional. Má jen omezené možnosti importů a exportů dokumentů a centrálního nastavování. Verze zdarma pro soukromé účely. Smart Share Professional 2.0: Vyřeší sdílení dokumentů, informací a dat napříč celou společností. Přináší vám úzkou spolupráci úživatelů, snadné vytváření virtuálním týmů, efektivnější fungování vaší organizace a optimalizaci informačních toků. Smart Share RE 2.0: Poskytuje nástroje pro uživatele, kteří potřebují rychle a efektivně sdílet data a informace, být v úzkém kontaktu se svým týmem. Oproti verzi Professional navíc obsahuje modul Requirement Engineering (Management požadavků), který přináší kvalitativně vyšší úroveň při práci na projektech a při řešení i víceúrovňových požadavků nejrůznějšího druhu včetně sledování jejich vývoje, tvorby dokumentace a úkolování v týmech.

Přínosy

Možnost připojení dokumentů a dat k obchodním procesům Dostupnost firemního obsahu v obchodním kontextu Integrace firemního obsahu napříč aplikacemi do sdíleného prostředí s kontrolovaným přístupem Zjednodušení, zrychlení a zprůhlednění schvalovacích procesů Správa neomezeně velkého množství informací Bezpečná a dlouhodobá archivace obsahu dle platné legislativy

Vzájemně spolupracující funkce služby SharePoint 2010 usnadní vaší společnosti rychlé reagování na měnící se obchodní potřeby. Pomocí služby SharePoint 2010 mohou vaši lidé sdílet nápady a odborné znalosti, vytvářet vlastní řešení pro konkrétní potřeby a vyhledávat správné podnikové informace přispívající k lepšímu rozhodování. V oblasti IT přispívá služba SharePoint 2010 ke snížení nákladů na výuku a údržbu a umožňuje šetřit čas a úsilí a zaměřit se na vyšší obchodní priority.

Šetříte spoustu času při hledání vašich dokumentů, informací a dat. Jste optimálně informováni o vzniklých změnách a máte o nich snadný přehled. Snadno propojíte komunikaci, dokumenty a data. Zvyšujte výkonnost a konkurenceschopnost vaší organizace. Snižujte svoje náklady každý den.

Jednotné a unifikované úložiště zajišťuje stejnou koncepci přístupu k objektům v něm uloženým, ať už jde o vlastní dokumenty (což je požadavek zřejmě triviální), tak ale také nastavení systému, definice objektů, šablon workflow apod.

Moduly/ Funkce

Lifecycle/Životní cyklus (Správa dokumentů, Správa e-mailů, Records management, eDiscovery, Správa přístupových práv, Archivace) Transaction/Transakce (Transakční zpracování obsahu, Vytěžování a digitalizace, Case Management, OCR/ICR klasifikace, Řízení obchodních procesů) Engagement/Zapojení (Spolupráce, Správa digitálních dat, Portál, Sociální média, Sémantické vyhledávání, Správa webového obsahu, Řízení komunikace se zákazníky)

Sites: Obsahuje úplnou sadu nástrojů, jejichž pomocí mohou vaši pracovníci vytvořit libovolný typ webu. Composites: Obsahuje stavební bloky, které můžete použít k sestavení, připojení a konfiguraci obchodních řešení spolupráce. Insights: Umožňuje každému uživateli získat přístup k podnikovým informacím, které potřebuje ke správnému rozhodování. Communities: Umožňuje uživatelům spolupracovat, poskytuje nástroje pro spolupráci, sdílení nápadů, vyhledání osob... Content: Přináší snadnou správu podnikového obsahu pro každého uživatele. Spojuje v sobě tradiční správu obsahu, sociální funkce a výkonné vyhledávání. Search: Usnadňuje vyhledávání informací. Nabízí možnost vyhledávání v intranetu, vyhledávání osob a platformu pro vytváření aplikací používajících vyhledávání.

Enterprise Content Management Document Management System Knowledge Developement Projektový management Management požadavků Quality Management Software

Enterprise Document Management (EDM): Správa dokumentu, jak papírových originálů, tak elektronických v agendách jako jsou došlé faktury, směrnice, smlouvy, nabídky, apod. Web Content Management (WCM): tvorba, správa a publikace obsahu webu známá také jako redakční a publikační systémy. Digital Asset Management (DAM): správa a zpracování multimediálních soborů jako jsou obrázky, zvuk, video. Business Process Management (BPM): Návrh, modelování a řízení business procesů nejen s dokumenty, ale i nad rámec úložiště včetně integrace okolních systémů, aplikací a obsahu. Collaboration Content Management (CCM): Řízení a podpora operativní spolupráce projektových týmů. Records Management (RM): Archivace závazných dokladů. Compliance Content Management (CCM): Tvorba a řízení závazné řízení dokumentace.

Integrace s externími produkty

SAP, MS SharePoint, Oracle UCM; Lotus Mail, MS Exchange, Lotus Domino; MS Office

MS Office (včetně Access, Visio, One-note), MS Visual Studio, MS Search Server, MS Project Server...

MS Office, OpenOffice, Adobe...

SAP, MS SharePoint, Siebel; MS Office

Podpora publikování

Korporátní wiki a blogy, virtuální pracovní prostory, rychlé sdílení informací, personalizované interaktivní webové prezentace, správa webového obsahu

Wiki, kolaborativní stránky, prostor pro online setkávání, blogy, diskuzní fóra, tagy...

Wiki, interní zprávy, blogy, diskuze

Instant messaging, diskuze, poznámky, projekty

50

Connect! srpen 2011

téma

Oracle Universal Content Management

Kofax Transformation Modules

M-Files

Kofax Transformation Modules je špičkový produkt pro zpracování strukturovaných, částečně strukturovaných i zcela nestrukturovaných dokumentů, jako jsou např. faktury či došlá pošta. Pořiďte si komplexní, uživatelsky přívětivý a lehce ovladatelný nástroj pro automatické třídění a vytěžení dat z různých druhů dokumentů.

Správa dokumentů M-Files (EDMS) je inovativní elektronický systém řešící problémy řízení, hledání a sledování dokumentů pro dnešní společnosti využívající moderní informační technologie.

Kofax Transformation Modules: Komplexní, uživatelsky přívětivý a lehce ovladatelný nástroj pro automatické třídění a vytěžení dat z různých druhů dokumentů. Kofax Capture: Výkonné, profesionální řešení pro snímání dokumentů a dat s nejrychlejším a nejflexibilnějším řešením indexace. Umožňuje automatické zpracování a vytěžení strukturovaných dokumentů jako jsou formuláře, kde je možné určit, jaká data chceme pomocí OCR vytěžit a kde přesně se v dokumentu nacházejí. Kofax Express: Poskytuje veškeré nástroje pro jednoduché dávkové skenování dokumentů v jedné aplikaci. Jeho součástí je Kofax VRS (Virtual ReScan), který automaticky bez zásahu obsluhy vylepší skenovaný obraz. Systém výrazně snižuje náklady na skenování a zvyšuje účinnost následného OCR zpracování.

M-FIles Professional: Plná verze, obsahuje veškeré jedinečné vlastnosti produktu. M-Files Express: Funkčně omezená edice M-Files zdarma. M-Files Cloud Vault: M-Files kompletně online. M-Files for Microsoft Dynamics CRM: Integrace M-Files se Salesforce CRM.

Rychlejší návratnost investic do elektronického zpracování dokumentů: Zpracování veškeré došlé pošty v rámci jediné platformy. Spravuje podnikový obsah v souborech nativních Stále se zlepšující přesnost a výkon formátů aplikace: Nepřetržitá kontrola a samovýuka Automatizuje konverzi dokumentů na webové formáty, produktu (na základě prvního zpracování čímž usnadňuje jejich zobrazení určitého typu dokumentu jsou už pak další Řídí celý životní cyklus dokumentu dokumenty stejného typu zpracovány Usnadňuje vyhledávání, přístup a používání obsahu automaticky apod.). Rychle vytváří a spravuje webové servery Snadná spolupráce a kompatibilita Zlepšuje služby zákazníkům a partnerské vztahy s širokou škálou vysokokapacitních Zlepšuje komunikaci skenerů pro zpracování dokumentů Zvyšuje efektivitu zaměstnanců a koncových archivačních řešení Minimalizuje rizika Snadné osvojení a používání produktu Přispívá k dodržování legislativních předpisů zaměstnanci i administrátory: Je Zlepšuje tvorbu a používání podnikových aktiv uživatelsky přívětivý a snadno ovladatelný. Zajišťuje efektivitu procesů Rychlá a snadná implementace: Minimální Snižuje náklady na přepravu, tisk a ukládání dokumentů potřeba profesionálních služeb. Vytváří infrastrukturu pro strategickou správu Snadná administrace podnikového obsahu a aplikací Automatická extrakce obsahu z příchozích dokumentů: Data je možné použít například jako informaci určenou k indexování nebo archivaci dokumentů.

Integrace do MS Windows: známé prostředí, tím se systém snadno naučíte a používáte. Spolehlivost a výkonnost: M-Files je jediné řešení Správy dokumentů, které vytváří virtuální lokální disk (např. M:). Tento virtuální disk je jediným přístupovým bodem pro všechny soubory, které jsou systémem zpracovány a ukládány. Flexibilita: K souborům jsou připojovány atributy specifikující vlastnosti dokumentů. Tyto atributy, označované jako metadata, mohou být uživatelsky přizpůsobeny podle specifických požadavků organizace. Rychlé hledání: M-Files umožňuje okamžitě najít soubor pouhým zadáním jednoduchých klíčových slov jednodušeji a rychleji než zdlouhavým hledáním v chaotické struktuře složek a souborů. Řízení verzí: M-Files automaticky chrání a sleduje všechny předchozí verze, nebo historii vašich dokumentů, klíčová kritéria pro sledování a kvalitu standardu.

Oracle Universal Content Management (UCM) je robustní, škálovatelné a flexibilní ECM řešení pro celopodnikovou správu obsahu, které umožňuje zaměstnancům, zákazníkům i obchodním partnerům podílet se na tvorbě dokumentů, přispívat do datového úložiště, případně sdílet libovolný typ informace nezávisle na jejím formátu.

Správa dokumentů (Document Management): Funkce pro správu, verzování a zabezpečení dokumentů, třídění dokumentů do složek, kategorizaci dokumentů, vytváření vazeb mezi souvisejícími dokumenty. Správa webového obsahu (Web Content Management): Funkce sloužící k tvorbě, správě a publikování obsahu na webových stránkách. Správa digitálního obsahu (Digital Asset Management): Funkce zaměřené na správu a zpřístupňování multimediálních dokumentů, jako komprese, indexování, streaming videa a konverze obrázků. Správa digitální záznamů (Records Management): Funkce sloužící ke správě dlouhodobě uchovávaných (archivovaných) dokumentů v jejich neměnné podobě. Integrace s podnikovým portálem Integrace s platformou Microsoft SharePoint Sledování obsahu a jeho používání Kategorizace Konverze a transformace obsahu Integrace s řešeními pro skenování dokumentů MS SharePoint, Documentum ECM; MS Office, Adobe

Správa dokumentů Správa webového obsahu Správa digitálního obsahu Správa digitálních záznamů Integrace s podnikovým portálem Integrace s platformou Microsoft SharePoint Sledování obsahu a jeho používání Kategorizace Konverze a transformace obsahu Integrace s řešeními pro skenování dokumentů

Alfresco

FileNet Content Manager

Alfresco je vedoucí open source alternativa ECM systémů. Nabízí nejlepší dostupnou technologii, rychlé nasazení systému a snadnou implementaci na straně jedné a nulové licenční poplatky na straně druhé. Spolu s profesionální podporou a custom vývojem Vám představujeme bezkonkurenční ECM.

Základem řešení je platforma s názvem FileNet P8. Platforma FileNet P8 nabízí komplexní řešení nejen pro získávání, ukládání a spravování obsahu (Content Manager), ale především pro automatizaci procesů (Business Process Manager). V rámci platformy FileNet P8 nabízí společnost FileNet i nástroje k archivaci velkých objemů neskenovaných dokumentů, pro týmovou spolupráci, pro optimalizaci a simulaci procesů, ke správě správě webu, pro records management a další.

FileNet Content Manager: Plná verze. FileNet Content Manager Starter Pack: Poskytuje všechny funkce produktu FileNet Content Manager za nižší cenu, a poskytuje tak nižší celkové náklady vlastnictví zejména pro menší implementace správy obsahu.

Nejdynamičtěji se vyvíjející otevřený ECM produkt na trhu Používá nástroje a funkce, které uživatelé znají a na které jsou zvyklí Otevřené řešení s možností přizpůsobení se potřebám společnosti Open Source systém: nulové licenční poplatky, nízké pořizovací náklady Snadná údržba a nulová zátěž IT Snadné přizpůsobení systému, snadné nastavení pravidel Uživatelsky přívětivé prostředí pro práci, automatické přiřazování popisků k souborům Přístup kdykoliv a odkudkoliv Veškeré důležité nástroje součástí Sdílené disky – defaultní rozhraní MS Windows (uživateli jen v počítači přibude nový disk) E-mail notifikace Vyhledávání přímo z prohlížeče

FileNet Content Manager umožňuje implementaci obchodně orientovaných řešení v podniku se vzdálenými provozy při zachování jednotného modelu metadat a jednoduchého podnikového katalogu. Pomáhá organizacím využívat přednosti softwaru FileNet Content Manager k pohotovému a tvárnému zajišťování řady potřeb ECM včetně správy obsahu a dokumentů, správy procesů a plnění platných předpisů.

Sdílení: Propracovaný systém sdílení, který umožňuje vzdáleně využívat aplikace, které znáte a na které jste zvyklí (MS Office, OpenOffice, Dreamweaver). Integrace s Microsoft Office: Integrovat s MS Office nebo OpenOffice vám umožní pokračovat v práci v prostředí, které znáte. Vaše práce se ovšem zefektivní v oblasti ukládání dokumentů, sledování jejich verzí, sdílení a vyhledávání. Další obsahové aplikace: Alfresco vylepší klasické sdílení dokumentu na určitý virtuální systém sdílení, který vám umožní kontrolovat obsah dokumentů, párovat dokumenty k sobě a jednoduchým přesunutím dokumentů odstartovat například schvalovací proces. Samozřejmostí je možnost konvertování dokumentu na jiný formát a snadným uložením dokumentu do složky můžete vyvolat e-mailovou notifikaci cílovým uživatelům. MS Office, OpenOffice, DreamWeaver; MS Windows

MS SharePoint, IBM Lotus Connections 3, Lotus Quickr; MS Office 2007

Tvorba velkých webů počítá s rolemi, microbrand a intranet weby jsou snadno realizovatelné, podpora více jazyků

Connect! srpen 2011

51

téma

ný dokument je pre firmu relatívne veľmi nákladná záležitosť. Približne 25 % z nákladov na fyzické archivovanie dokumentov tvoria náklady na návštevy archívu. Problémom sú aj elektronické dokumenty na lokálnych diskoch počítačov u pracovníkov firmy s nekonsolidovanou informatikou, takže spomínaný pracovník je v mnohých prípadoch jediný, ktorý sa v štruktúre disku, čo sám vytvoril, dokáže aj orientovať. Čo bude znamenať pre firmu jeho odchod, ani netreba zdôrazňovať. Podľa výsledkov nezávislých prieskumov sa približne 40 % informácií tvoriacich firemné know-how nachádza v hlavách zamestnancov. Podiel informácií obsiahnutý v papierových dokumentoch je 26 % a v dokumentoch v elektronickej podobe 20 %. Rovnako 20 % informácií je uložené v znalostných systémoch umožňujúcich rýchle a efektívne vyhľadávanie a analýzu. ECM ako východisko Vzhľadom na naznačené problémy vznikla v oblasti podnikových informačných systémov samostatná kategória pro-


=Ê*, Ê/ Ê÷
Kedy firma potrebuje ECM Prenikanie IT prakticky do všetkých oblastí podnikania prináša so sebou niekoľko sprievodných javov, ktoré sa dajú posudzovať buď pozitívne ako prínos, alebo negatívne ako záťaž či nutné zlo. Jedným zo spomínaných sprievodných javov je vznik veľkého množstva dokumentov, ktoré sa týkajú prakticky všetkých etáp biznis procesov.

M

ožno si pamätáte doby nie až tak dávno minulé, kedy štandardné dokumenty vznikali vypĺňaním tlačív a neštandardné dokumenty bolo dokonca treba celé napísať. Dnes väčšina dokumentov vzniká automaticky, ako výstupy z podnikových IS, najčastejšie ERP a CRM. Ďalšie dokumenty od obchodných partnerov či zákazníkov prichádzajú do podniku prostredníctvom elektronickej pošty. Čoraz viac dokumentov sa spracováva len v elektronickej podobe, no mnohé ešte stále pretrvávajú v papierovej podobe.

Nevyužitý papier

AUTOR

Dokumenty, vrátane archívnych, často obsahujú cenné informácie, ktoré by sa dali využiť pri podpore podnikania a zvyšova-

52

Ľuboslav Lacko nezávislý publicista a softwarový vývojář

Connect! srpen 2011

ní konkurencieschopnosti, len je potrebné mať k týmto údajom prístup a dokázať ich analyzovať, čiže z údajov, ktoré s v nich vyskytujú „vydolovať“ cenné informácie. Pokúsim sa poukázať na problémy súvisiace s papierovými dokumentmi. Ich tvorba a celý životný cyklus predlžuje pracovné procesy a znižuje produktivitu, pracovné procesy nie sú automatizované, papierová forma dokumentov neumožňuje ich paralelné spracovanie a dokumenty nie sú dostupné každému, kto s nimi potrebuje pracovať. Papierové dokumenty sú uložené v archíve v rôzne organizovaných zložkách a kartotékach. Zamestnanci, ktorí chcú s dokumentmi pracovať, musia pri každej novej požiadavke klienta vypísať žiadanku, ísť do archívu a prácne požadované dokumenty vyhľadať. Podľa údajov analytikov pracovníci strácajú zhruba 30–40 % pracovného času manažovaním informácií. V súčasnosti je 3–5 % dokumentov uložených nesprávne. Je potrebné si uvedomiť, že nesprávne ulože-

duktov s názvom ECM, čo je skratka pre Enterprise Content Management. Úlohou softvéru z tejto kategórie je podpora procesov pre riadenie akéhokoľvek obsahu vo všetkých etapách jeho životného cyklu od vytvorenie až po archiváciu. Firmám sa oplatí uvažovať o ECM systémoch v okamihu, kedy toky dokumentov sú zdĺhavé a neprehľadné a sú problémy s efektívnym vyhľadávaním a zdieľaním dokumentov medzi organizačnými zložkami. Postupným kopírovaním sa vytvorí neprehľadná sieť rôznych verzií, pričom sa nezriedka prepíšu novšie finálne schválené verzie dokumentov verziami pracovnými. Dokumenty sú úzko zviazané s procesmi, a teda aj správa procesov úzko súvisí so správou dokumentov. Situáciu komplikujú ďalšie faktory, napríklad že s rovnakými dokumentmi môže pracovať viac ľudí a niektoré dokumenty majú pomerne zložitý životný cyklus, ktorý pozostáva z vypracovania, schvaľovania, uvoľňovania, publikovania, revízií, úprav a podobne.

Systémy pre správu dokumentov Document Management Systems (DMS), alebo po našom „systémy pre správu dokumentov“ je potrebné chápať ako jednu z dôležitých oblastí ECM. Miesto a postavenie správy dokumentov v trojvrstvovej

téma

architektúre ECM najlepšie pochopíte zo schémy na obrázku. Na najnižšej úrovni je vrstva repozitárov pre uloženie dokumentov. Môže to byť napríklad relačné databázy, súborové systémy, rôzne serverové systémy (IBM Domino, Microsoft SharePoint) a podobne. Nad vrstvou repozitárov pre uloženie údajov je vrstva služieb, prostredníctvom ktorých sa dokumenty spravujú. Systémy pre správu dokumentov môžeme filozofiou aj funkcionalitou zaradiť práve na úroveň tejto architektonickej vrstvy. Na najvyššej úrovni architektúry sú klientské aplikácie pre prístup k dokumentom. Môžu to byť buď aplikácie „ušité na mieru“ podľa potrieb zákazníka, alebo prídavné moduly, ktoré sa doinštalujú do už existujúcich aplikácií, prípadne rôzne portálové a webové klientské aplikácie, prípadne aplikácie typu „Smart Client“ kam môžeme zaradiť napríklad jednotlivé programy z kancelárskeho balíka MS Office.

Z hľadiska náväznosti dokumentov je možné na detailnejšej úrovni architektúry rozpoznať tri okruhy funkčných blokov

návrhu a realizácii informačného systému pre automatizáciu kľúčových procesov v jednom z orgánov štátnej správy. V priebehu procesného toku vzniká veľké množstvo dokumentov aplikácie Word, ktoré sa (v binárnej podobe) ukladajú do databázy. Jednotlivé aplikácie IS k nim môžu prípade potreby pristupovať. Už v procese návrhu sme ako riešitelia zákazníkovi navrhovali, aby súčasťou IS bol aj ECM. Zákazník si vtedy potrebu správy dokumentov a potenciálne výhody z nej vyplývajúce neuvedomoval, náklady sa mu zdali privysoké, takže to odmietol. Postupom času však zistil, že v dokumentoch sa skrýva veľa síce roztrúsených, ale navzájom previazaných informácií, ktoré sú pre činnosť úradu kľúčové, no dostať sa k nim je pri súčasnom systéme ukladania dokumentov prácne a zložité a v mnohých prípadoch dokonca existujúca dôležitá informácia v dokumentoch zostáva skrytá. Jediným východiskom je dodatočná implementácia ECM, čo však bude oveľa zložitejšie a nákladnejšie, ako keby bol tento systém do projektu IS zakomponovaný už vo fáze jeho projektovania a budovania.

blok kde dokument vstupuje do

Budovanie architektúry ECM systémov

blok podpory procesu dokumen-

ECM systémy je možné budovať komplexne, teda naraz, alebo postupne, počnúc napríklad archiváciou Mailboxov, cez správu dokumentov z kancelárskych systémov až po správu dokumentov z CRM systémov. Nasadzovanie systémov pre správu dokumentov býva spravidla rozdelené do dvoch hlavných etáp: Návrh koncepcie architektúry a vytvorenie štruktúr elektronického archívu dokumentov Automatizácia vstupu papierových a elektronických dokumentov do ECM s ohľadom na návaznosť firemných procesov

ECM tom blok kde dokument z ECM vystupuje

Práca s dokumentmi Hlavnou úlohou systémov pre správu dokumentov je vybrať dokumenty z ich zdrojového umiestnenia, teda zo systémov, kde vznikajú, a uložiť ich vo vhodnej hierarchickej štruktúre do repozitára, ktorý sa pre tieto účely v ECM systémoch využíva. V štádiu aktívnych fáz životného cyklu sa jednotlivé dokumenty alebo ich zložky riadeným spôsobom pohybujú po organizácii. Tento tok dokumentov (workflow) môže byť daný povahou dokumentov, firemnou politikou v oblasti práce s dokumentmi, požiadavkami na správu kvality a procesov a podobne. Vo väčšine prípadov nie je potrebné vyhľadávať dokument ako taký (pre tieto účely slúži evidencia), ale vyhľadávate určité informácie, ktoré dokumenty uložené v repozitároch ECM obsahujú. Najefektívnejšie je vyhľadávanie informácií pomocou atribútov, vytváraných pri vkladaní dokumentov. Pre efektívnosť vyhľadávania je taktiež dôležité správne zvoliť hierarchický systém pre ukladanie dokumentov.

Na prvý pohľad by sa mohlo zdať že ECM systémy by mohli byť univerzálnym riešením pre management dokumentov vo firmách. Nie vždy však takýto systém naplní požiadavky používateľov, a už vôbec nie ihneď po zavedení. Systém je v procese implementácie najskôr potrebné „zabehnúť“, čiže prispôsobiť požiadavkám používateľov a firemným procesom. Tomu musí predchádzať dôkladná a komplexná analýza týchto procesov. ECM nie je v žiadnom prípade izolovaným systémom. Aby malo jeho zavedenie význam, musí byť napojený aj na údaje z externých zdrojov, napríklad u zákazníkov, dopravcov a podobne. Nezanedbateľným aspektom, ktorý sprevádza hlavne citlivé dokumenty, je aj zabezpečenie ECM systémov, ktoré musí byť súčasťou firemného bezpečnostného modelu. Dobre navrhnutý systém pre správu dokumentov umožňuje hlavne efektívnu tímovú spoluprácu v celom životnom cykle dokumentu a efektívny súčasný prístup viacerých užívateľov k dokumentom. Rýchle vyhľadávanie informácií v dokumentoch výrazne skráti dobu potrebnú na nájdenie požadovaných informácií, čím sa môže napríklad výrazne urýchliť vybavovanie agendy pre klientov, a teda skvalitniť služby poskytované firmou alebo organizáciou. Vzdialený prístup k dokumentom umožňuje prácu kdekoľvek, teda nielen v centrále firmy a jej pobočkách, ale aj operatívne u zákazníkov alebo obchodných partnerov. Výber spoľahlivého repozitáru pre uloženie dokumentov výrazne eliminuje riziko straty dokumentov. Firmy si čoraz viac uvedomujú aj náklady vyplývajúce z času stráveného neproduktívne ich zamestnancami firmy pri vyhľadávaní požadovanej informácie, alebo konkrétneho dokumentu. Snaha eliminovať tieto náklady je jedným z najdôležitejších stimulov pre investovanie do systémov pre správu dokumentov. 

Naozaj sa zaobídete bez ECM? K tejto téme môžem uviesť príklad z prvej ruky, teda z vlastnej praxe. Pracujem ako softvérový architekt a podieľal som sa na

Postavenie správy dokumentov v architektúre ECM (obrázok je prevzatý z firemnej literatúry IBM)

Connect! srpen 2011

53

téma

-*,6 ùÊ1"= Ê "1 /9 Archivace e-dokumentů v souladu s požadavky legislativy Přechod na práci s elektronickými dokumenty je náročný proces. Kromě technického zázemí patří k nejdůležitějším krokům nasazení zajištění platnosti (validity) elektronických dokumentů.

E

AUTOR

lektronické dokumenty nejsou na rozdíl od klasických listinných vázány na nosič informace. Lze je, ať už legálně či nelegálně, celkem snadno přenášet z jednoho média na druhé, kopírovat, či dokonce pozměnit nebo zcela zničit. Snadná manipulace s elektronickými dokumenty, která výrazně zjednodušuje běžnou práci, však může vést k značným problémům při dlouhodobém uchovávání dokumentů, které se již měnit nebudou, nýbrž naopak musí zůstat spolehlivě a prokazatelně zachovány v původní nezměněné podobě. Pro listinné dokumenty vznikly staletími osvědčené a ověřené způsoby ochrany v podobě trezorů, pečetí či notářských ověření. Pro elektronické dokumenty jsou však těžkopádné a většinou s sebou přinášejí i nemalé organizační potíže. Prosté uložení elektronických dokumentů byť i na určitým způsobem chráněné nosiče je nedostačující, neboť většinou neumožňuje prokazatelně zajistit, že dokument zůstane uložen po libovolně dlouhou dobu v podobě, v které byl uložen, zabezpečit, že bude kdykoli možné prokázat původ, tj. autorství dokumentu a prokazatelně určit čas jeho vzniku.

54

Michal Holba marketingový ředitel pro firemní zákazníky a státní správu, Telefónica Czech Republic

Connect! srpen 2011

Obecně rozšířeným omylem je rovněž představa, že pro zajištění prokazatelnosti původu dokumentu ve smyslu zákona o elektronickém podpisu jej dostačuje elektronicky podepsat zaručeným elektronickým podpisem s využitím kvalifikovaného certifikátu. Elektronický podpis je úzce vázán na platnost certifikátu, která však bývá omezena. Po uplynutí delšího časového úseku pak může dojít k vážným problémům, neboť je nezbytné prokázat, že podpis vznikl v době platnosti certifikátu. V okamžiku, kdy tuto skutečnost prokázat nelze, certifikát byl například zneplatněn v období své předpokládané platnosti třeba z důvodu ztráty čipové karty obsahující data pro vytváření elektronického podpisu, nelze rozhodnout, zda elektronický podpis vytvořila oprávněná osoba před zneplatněním či někdo jiný po zneplatnění. Nejjednodušším opatřením, které brání vzniku podobných situací, je samozřejmě konverze dokumentu do již zmíněné listinné podoby, její případné notářské ověření a uchování. Uvedený postup ovšem přímo popírá smysl elektronizace dokumentů, a navíc je poměrně komplikovaný a nákladný.

Platnost elektronických dokumentů Zajištěním platnosti, validity, elektronického dokumentu se rozumí vytvoření předpokladů, které po libovolně dlouhé době umožní prokázat, že:

dokument se během určité doby nezměnil, dokument vznikl nejpozději v určitém časovém okamžiku, elektronické podpisy obsažené v dokumentu, pořízené v souladu s právními předpisy a platné v době jejich vytvoření, jsou platné i kdykoli později. Požadavky zajištění validity ve výše uvedeném pojetí nejsou v legislativě explicitně obsaženy, jejich potřeba však vyplývá z právních předpisů implementujících nebo se odkazujících na elektronický podpis definovaný v zákoně č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, v platném znění. Zajištění validity elektronického dokumentu je založeno na použití a kombinaci dvou metod: elektronické archivní značky a kvalifikovaného časového razítka. Okamžitou automatickou aplikací časového razítka se zabezpečuje validita dokumentů a elektronických podpisů s nimi spojených v okamžiku vstupu do archivu, aniž by bylo třeba spoléhat na to, že tak učiní nějaká fyzická osoba. Pravidelné prodlužování validity se následně zajišťuje pravidelnou prolongací časových razítek, jejich tzv. řetězením. Jde o poměrně složitý sled činností, které se týkají různých datových struktur takovým způsobem, aby validita mohla být prokázána například i v době, kdy už nemusejí existovat ani poskytovatelé certifikačních služeb, které byly v předchozích obdobích využívány k zajištění validity.

Důvěryhodný archiv Důvěryhodný archiv je založen především na využití kvalifikovaného časového razítka. Na rozdíl od elektronické značky, jejíž

téma

obdobu časové razítko obdobu představuje, v sobě nese navíc časový údaj o době vzniku. Opatřením dokumentu kvalifikovaným časovým razítkem se stvrzuje, že dokument musel existovat již před časovým údajem uvedeným v razítku. Obsahuje-li dokument i elektronický podpis, musel i on být vytvořen před uvedeným časem. Dokument s elektronickým podpisem opatřený kvalifikovaným časovým razítkem v období platnosti příslušného certifikátu poskytuje potřebný důkaz o době vzniku elektronického podpisu, tj. údaj nezbytný pro dokazování jeho validity. Časové razítko však je založeno na certifikátu, jenž mívá omezenou platnost. Po uplynutí doby platnosti tak bude znovu třeba prokazovat, že časové razítko bylo vystaveno v uvedeném období. Řešením je tzv. přerazítkování, opatření dokumentu s původním časovým razítkem novým časovým razítkem. Jediné časové razítko, jehož validitu později prokáže vydavatel časových razítek, v dlouhodobé perspektivě nevyhovuje. Jak již bylo uvedeno, jeho vydavatel, jenž by mohl validitu razítka potvrdit, například nemusí už existovat.

možnost manipulace s daty, již uložené dokumenty nesmí být možné přepisovat ani jinak modifikovat, lze pouze ukládat nové verze. Veškeré požadavky, činnosti či manipulace s daty je třeba zaznamenávat a rovněž archivovat.

Úložiště interními procesy automaticky zajišťuje periodické prodlužování validity na základě zvolené archivační politiky. K dispozici jsou rovněž předem definované šablony archivační politiky pokrývající potřeby většiny typů organizací.

Soulad s požadavky legislativy

Využití archivu v organizaci

Pravděpodobně nejdůležitějším kritériem pro výběr elektronického archivu je skutečnost, zda v něm uložené dokumenty jsou legislativně platné, zda obstojí v nejrůznějších právních situacích, a jsou-li tudíž ekvivalentní klasickým listinným archivovaným dokumentům. Vydáním certifikátu 1100949 potvrdil Státní elektrotechnický zkušební ústav (EZÚ, s. p.), že produkt O2 Důvěryhodné úložiště byl vytvořen v souladu s metodikou tvorby softwarových aplikací, splňuje požadavky norem ISO na odpovídající systémy z hlediska zabezpečení a šifrování

Archiv pracuje s libovolnými soubory jako s dokumenty. Není se tudíž třeba obávat, že by v budoucnu došlo k situaci, že některé dosud neznámé typy dokumentů nebude možné archivovat. Je možné jej provozovat na velmi širokém hardware od standardních až po nejvýkonnější servery, ať již na platformě Windows, nebo Linux. Výběr, který je obvykle dán rozsahem požadavků na toky a množství archivovaných dokumentů, je na zákazníkovi. V době, kdy se rozhoduje o nasazení systému, je na něm, aby zhodnotil své budoucí strategie, rozvoj svého parku výpočetní techniky a další dlouhodobé aspekty a zvolil správnou variantu řešení. Implementace celého řešení není složitá, u malé firmy nebo úřadu trvá nejvýše několik dní, u velkých organizací s rozsáhlým a komplikovaným oběhem a velkým objemem archivovaných dokumentů zabere zhruba měsíc. Při instalaci je archiv napojen přímo na zdroj, z něhož dokumenty pocházejí. V případě, že zdrojem je například datová schránka, systém automaticky ukládá všechny dokumenty, které jsou z ní staženy, a sleduje, kdo a jak s nimi nakládá. Zaškolení personálu nezabere více než den. Instalovaný a konfigurovaný systém pracuje naprosto autonomně bez nutnosti jakýchkoli dalších zásahů ze strany zákazníka. Vhodně zvolený a legislativně akceptovaný archiv pro ukládání elektronických dokumentů přináší jistotu, že o ně bude v souladu s platnou legislativou postaráno po dobu, po kterou to bude třeba. Poskytuje možnost mít vždy k dispozici důkaz o platnosti a původu dokumentu a nabízí i reálnou šanci snížit či dokonce úplně eliminovat náklady na případnou konverzi dokumentů i financování nákladných změn v organizaci práce při elektronizaci podniku. Nezanedbatelné jsou i ekologické důsledky, neboť přechod na elektronické dokumenty výrazně snižuje množství papírových dokumentů skladovaných organizací a pozitivně se může odrazit i na využití a nárocích na lidské zdroje či na nákladech organizace. 

Způsob realizace důvěryhodného archivu Důvěryhodný archiv předpokládá, že v průběhu archivace se může situace měnit a nezávisle shromažďuje potřebný důkazní materiál pro pozdější dobu. Nestačí uchovávat pouze časová razítka dokumentů, ale je nezbytné důvěryhodným způsobem ukládat a bezpečně zálohovat také: certifikáty osob, které vytvořily elektronický podpis obsažený v dokumentech, certifikáty různých certifikačních autorit, seznamy zneplatněných certifikátů různých autorit a časová razítka k dokumentům a jiným vznikajícím datovým strukturám. Všechny procesy se musejí odehrávat automaticky bez možnosti ovlivnění jakoukoli fyzickou osobou nebo jiným procesem. K dokumentům archivovaným v úložišti smějí mít přístup pouze oprávněné osoby, veškeré přístupy musejí být evidovány a rovněž archivovány. Zajištění a prokazování validity musí samozřejmě být nezávislé na typu elektronického dokumentu, který je archivován, a musí brát ohled nejenom na možnost, že v budoucnu vzniknou nové typy dokumentů, ale také na fakt, že systémy použité k ukládání dokumentů se mohou vyvíjet a měnit. Data v archivu musí být ukládána zabezpečeně, veškeré záznamy, žurnály a další informace se podepisují a archivují obdobným způsobem jako vlastní dokumenty. Řízení přístupu musí vylučovat jakoukoli neoprávněnou

Schéma fungování důvěryhodného archivu

dat a současně odpovídá platným legislativním požadavkům kladeným na archivaci dokumentů. V současné době je tak O2 Důvěryhodný archiv jediným nástrojem pro archivaci elektronických dokumentů, který odpovídá legislativním požadavkům. Nabízí možnost dlouhodobého uchovávání dokumentů se zachováním validity s využitím výše uvedených postupů. Využívá moderních kryptografických metod a je výsledkem dlouhodobého vývoje a zkušeností na tomto poli. Představuje samostatný modul, který pracuje zcela nezávisle na ostatních informačních systémech zákazníka a s ostatními systémy komunikuje pomocí webových služeb, z jejichž pohledu představuje zvláštní typ úložiště. Umožňuje: vkládat dokumenty, číst a převzít dokumenty, vyhledávat dokumenty, získávat informace o validitě uložených dokumentů.

Connect! srpen 2011

55

téma

" 1 /Ê 

  /Ê
Ê * 6 : Ê<
 Na ECM je nutné mít dobrý hardware Rychlý přístup k relevantním podnikovým informacím a dlouhodobá záloha dat je už několik desítek let naprosto stěžejní záležitost, protože právě obchodní data jsou jedním z hlavních aktiv všech větších organizací.

niková síť, zahlcují náhodnými zálohami a revizemi dat jednotlivých zaměstnanců. O přehlednosti nebo snadném hledání požadovaného obsahu zde nemůže být ani řeč.

V

Inteligentní správa podnikových dat

AUTOR

e většině případů se však společnosti spoléhají na nesystematické a decentralizované způsoby správy dat. Lze se setkat i s trendem, kdy společnosti nechávají archivaci dat na svých zaměstnancích. Takový chaos v datech je však často nákladný a neefektivní. Jako protipól a ideální přístup k document managementu pak lze využívat technologie inteligentní správy dat, která monitoruje data od jejich vzniku až do vymazání a v každém životním období optimalizuje způsob jejich uložení a využívání. I v dnešní době, kdy čelíme informační explozi a křivka tohoto trendu stoupá strmě vzhůru, nemá řada organizací efektivní

56

Ondřej Bačina Enterprise Brand Manager, DELL

Connect! srpen 2011

metody dlouhodobého ukládání a zálohy dat. Neefektivita plyne zejména ze zastaralého přístupu k datům jako celkům se stejnou hodnotou. Je nutno si uvědomit, že data mají v průběhu svého životního cyklu různou hodnotu, relevanci a je k nim přistupováno s rozdílnou frekvencí. Nově vytvořené soubory a podklady pro nejrůznější projekty jsou využívány o tisíce procent častěji než archivní soubory staré několik let. Například uchovávání dlouhodobě nevyužívaných dat na primárním úložišti jde ruku v ruce s vyššími nároky na hardware a tudíž i finance. Pokud jsou data navíc neindexována, zvyšuje se také čas potřebný k nalezení konkrétních dat. Jak už bylo naznačeno, i dnes lze stále ještě najít organizace, které nechávají datovou správu a zálohu souborů na svých zaměstnancích. Nesystémově se pak jednotlivé počítače, potažmo celá pod-

Ideálním řešením nesystematické a decentralizované správy dat je inteligentní sada technologií a procesů, která organizacím přináší optimalizaci datových procesů, zvýšení efektivnosti celé IT infrastruktury a v neposlední řadě také finanční úsporu. Typické datové řešení pro střední a velké organizace je v případě společnosti Dell postaveno na bázi primárního úložiště Dell EqualLogic nebo Dell Compellent, které data s granularitou datové stránky (soubor diskových bloků) automaticky přerozdělují dle četnosti použití na nejvhodnější diskové platformy (tiering). Dell poskytuje také ucelené řešení Fluid Data obsahující kombinaci primární storage (produktová řada EqualLogic nebo Compellent) a archivační storage DX 6000 spolu se záložním řešením PowerVault DL2100 založeném

téma

na technologiích Symantec Backup Exec + Enterprise Vault, případně Commvault Simpana. Data jsou totiž v průběhu svého životního cyklu využívána s různou intenzitou. Primární, výkonná, na druhou stranu však poměrně drahá úložiště jsou pak vyhrazena datům, ke kterým se přistupuje nejčastěji. Typicky jsou to tedy soubory v procesu vytváření, podklady pro aktuální projekty nebo data už hotová a sdílená s dalšími uživateli. Data s menší frekvencí přístupů jsou umístěna na sekundárních úložištích a data, která mají být archivována dlouhodobě, mají své oddělené místo na nejpomalejších a nejlevnějších úložištích pro ně určených. V této souvislosti je potřeba si položit základní otázky: Jaký je očekávaný životní cyklus dat? Kdy nastane vhodný čas k jejich smazání? Obsahují data informace osobního charakteru, která nemusí být uložena? Zde do hry vstupují tzv. metadata. Tyto informace, kterými musí být vybaven každý soubor, zahrnují například datum vzniku, k čemu jsou data určena, autora, užité standardy, ve kterém místě podnikové sítě byla data vytvořena, apod. Metadata dávají všem datům kontext, čímž usnadňují IT týmům nakládání s digitálním obsahem a v konečném důsledku zjednodušují automatizaci podnikových procesů. Právě ukládání metadat společně s vlastním datovým obsahem je klíčem k modernímu a efektivnímu přístupu k datům a jejich vyhledávání.

vštěvy u lékaře může být složen z rentgenového snímku a .wav souboru s komentářem doktora spolu se záznamem karty pacienta) Organizace vyžadující nepřetržitý online přístup a pokročilejší ochranu dat pak mohou sáhnout po virtualizované storage z řad Dell EqualLogic nebo Compellent.

mují a přicházejí s kompletními řešeními na míru. Například společnost Dell poskytuje zákazníkům odborné konzultace od prvotních konzultací včetně vstupní analýzy stávající IT infrastruktury, na základě které je následně navrženo nové, efektivní a ucelené řešení. Firmám je v konečné fázi dodán a nainstalován hardware, software

Úložná řešení musí mít vestavěné indexování a vyhledávání, nízkou TCO a podporu WORM Tyto technologie díky Persistent Design a Tiering mohou tyto požadavky splnit za nižší cenu než objektová storage. Vyšší řady dále zahrnují: garanci, že data budou k dispozici online 24/7 po dobu několika až desítek let nízkou TCO (Total Cost of Ownership) – stará nevyužívaná data chce mít administrátor logicky na nejméně cenově nákladných zařízeních vysokou dostupnost (vyšší ochrana dat v konfiguraci minimálně s dvojitou ochranou proti výpadku RAID 6, atp.)

Kompletní řešení správy dat na klíč Dodavatelé si zvyšující se nároky svých klientů na datovou správu dobře uvědo-

a poskytnuty podpůrné služby. Takto sestavená IT struktura je pak schopná bez problémů zvládnout obsluhovat petabajty dat. Řešení od zavedených dodavatelů také uleví IT týmům uvnitř společnosti, které často na optimalizaci firemní infrastruktury dle moderních trendů nemají čas a chybí jim praktická zkušenost. V dnešní moderní informační společnosti hraje úspěšně zvládnutá komunikace velmi významnou roli ve světě mezilidské i korporátní komunikace. A zejména ve vysoce konkurenčním prostředí může hrát rychlost a jednoduchost přístupu k informacím klíčovou roli a být pověstným jazýčkem na vahách mezi úspěšnou a neúspěšnou společností. Čelíme informační a datové explozi, která se s dalšími roky exponenciálně zvětšuje. 

Podle čeho vybírat storage? Společnost Dell v současné době rozlišuje dva různé přístupy k document managementu jako takovému. „Základní“ storage, která splňuje hlavní podmínky na inteligentní document management a dodržování právních norem a závazků, je tzv. objektová storage Dell DX 6000. Ta kromě jiných funkcí nabízí: garantovaná nesmazatelnost dat (a to jak na softwarové, tak i na hardwarové úrovni) = WORM (Write Once Read Many) garantovaná nesmazatelnost dat v čase (nastavení trvanlivosti souboru – účetnictví je firma povinna archivovat po dobu 10 let) = Time WORM garantovaná možnost smazání – např. nařízení EU říká, že pokud zaměstnanec odejde ze společnosti, zaměstnavatel si může ponechat jeho e-maily jen určitou dobu (v případě budoucích soudních sporů). Po jisté době je naopak povinen je smazat (pro ochránění jeho soukromí) vestavěná indexace a vyhledávání souborů kolektivizace souborů (spojení více souborů spolu souvisejících do jednoho logického celku – například záznam z ná-

Connect! srpen 2011

57

téma

,9Ê÷
-/"Ê

6]Ê "Ê
Ê
Ê /- "1 Outsourcing tisku Tisk patří mezi nejproblematičtější úlohy IT oddělení. Složitý bývá nejenom nákup techniky, ale také provoz a monitoring všech aktivit. Odlehčit vám může kompletní outsourcing tisku.

P

AUTOR

ři prvních informačních setkáních před zahájením samotné spolupráce je nejdříve třeba zjistit aktuální potřeby zákazníka. Velmi často se ale stává, že firmy nemají vůbec přehled o svých tiskových úlohách, vytížení jednotlivých zařízení, poměrech objemů barevných a černobílých tisků. Mezi nejčastější problémy, s nimiž se při kontaktu se zákazníkem XANADU nejčastěji potýká, patří: Neuspořádanost vlastního tiskového prostředí a rozmístění jednotlivých zařízení Neznalost skutečných kritických míst v tiskovém prostředí Neznalost objemu tisku Neznalost poměru černobílého a barevného tisku a kopírování Vysoký objem nepotřebného barevného tisku Nadhodnocované předpokládané potřeby tisku formátu A3 V takových případech je nutná nejdříve důkladná analýza tiskového prostředí dané společnosti, která zahrnuje: Mapování tiskových zařízení Kategorizace tiskových úloh (barevnost, formáty) Detekci kritických míst Detekci potřeb barevného tisku Optimalizaci tiskového prostředí Pak již může přijít ke slovu samotná implementace outsourcingu tiskových služeb. Doba implementace je odvislá od současného stavu a počtu tiskových zařízení, požadavků na hloubku prováděné analýzy a výsledků analýzy. Obecně však platí, čím

58

David Grela technický konzultant, XANADU

Connect! srpen 2011

podrobnější a přesnější je analýza stávajícího tiskového prostředí, tím je následná implementace nového tiskového prostředí jednodušší a kratší.

Outsourcing pro čtyři tisíce zaměstnanců Jedním z nejvýznamnějších a zároveň i nejdéle spolupracujícím klientem v oblasti outsourcingu tisku je společnost VisteonAutopal. Tato společnost se sídlem v Novém Jičíně je centrem vývoje a předním světovým výrobcem světelné, chladicí a klimatizační techniky, forem a nástrojů pro automobilový průmysl. Mezi jeho hlavní zákazníky patří např. Ford, VW, PSA, Jaguar Land Rover, GM nebo Mercedes. S téměř 4 tisíci zaměstnanci provozuje Visteon-Autopal dvě specializovaná vývojová centra a pět výrobních závodů. A samozřejmě v každém z nich jsou kladeny vysoké nároky na tisk a správu dokumentů. Původní řešení zahrnovalo směs tiskáren a kopírek různých formátů, výrobců i technologií, kde tiskárny a malé kopírky byly ve vlastnictví zákazníka a velké kopírky byly kombinací přímého vlastnictví a pronájmu za stránku. Pro IT oddělení tak bylo hlavním úkolem snížit náklady na tisk a kopírování. To ale nebylo vzhledem k heterogennímu prostředí firemních aplikací (UNIX, Windows, DOS) vůbec snadné. Projekt proto začal nutnou analýzou a návrhem na použití velkých síťových multifunkčních zařízení HP, která umožňovala kromě tisku, kopírování a skenování také digitalizaci papírových dokumentů a rozesílání e-mailem. Nové technologie navíc umožnily rozúčtovávání tisků a kopií podle

uživatelů, což vedlo k větší kontrole tiskových úloh a přineslo téměř okamžité úspory v nákladech snížením počtu tisků. Od roku 2000 se takto využívalo šestnáct multifunkčních tiskáren HP Mopier 240, na nichž se od té doby vytisklo více než 18 milionů stran. Po zhodnocení variant pořízení nových zařízení padlo rozhodnutí využít možností outsourcingu a implementovat tisk kancelářských dokumentů i dokumentace k výrobkům jako službu.

Přirozený růst počtu tiskáren Předností zavedení outsourcingu tisku je hned několik. Veškeré služby jsou zajišťovány externí organizací, která kromě implementace zajišťuje také čtyřhodinový servis a dodávky spotřebního materiálu. V roce 2006 zajišťovalo tiskové služby již 48 multifunkčních tiskových zařízení společnosti HP, která nabízela možnost současného tisku, kopírování a skenování s návazností na systém zpracování dokumentů. Tisk, ale i skenování a kopírování dokumentů, pak byly pojímány jako služby, které pro uživatele končí zadáním odpovídajícího tiskového příkazu. Odpadla počáteční investice do řešení a náklady se odvíjely pouze od počtu vytištěných či zpracovaných stránek. Od roku 2006 docházelo pouze k přirozenému přírůstku počtu tiskových zařízení a nepatrným korekcím nastavení služby. V současnosti jsou tiskové služby poskytovány na celkem 120 zařízeních, přičemž za

téma

poslední dva roky přibylo ve firmě již jen 17 tiskových zařízení. Všechna dohromady pak průměrně generují 800 000 tištěných/ kopírovaných stran za měsíc (přepočteno na A4), přičemž barevné tisky tvoří jen asi 10 % z tohoto velkého objemu. V průběhu outsourcingových služeb také došlo k sjednocení tiskové báze na jednoho výrobce a celkem šest modelových řad. Tím bylo docíleno jednotného ovládání pro uživatele a hlavně zjednodušení logistiky a dodávek spotřebního materiálu. V rámci outsourcingu jsou poskytovány nyní služby pro tisk, kopírování, skenování a poskytování zařízení pro výše uvedené potřeby, včetně služeb servisu a případné výměny zařízení, včetně dodávek spotřebního materiálu. Papír jako jediný spotřební materiál není součástí dodávky outsourcingu tiskových služeb.

Náklady pod kontrolou Implementováno bylo také sledování tisku a tiskových zařízení prostřednictvím programového vybavení SafeQ, původního českého softwaru společnosti Y Soft. SafeQ především umožňuje přidělit a obhospodařovat tisková práva jednotlivých uživatelů a umožňuje také sledovat kdo, jaké dokumenty a na jakých tiskárnách tiskne. Každému uživateli jsou přidělena přístupová práva, která mu nejen vymezují způsob tisku, jenž má povolen, tedy například pouze černobílý, nebo i barevný tisk, ale také vymezuje tiskárny, na nichž může tiskové úlohy realizovat. Software navíc umožňuje přesměrovat tisk na jinou z tiskáren, je-li jemu nejbližší přidělená tiskárna obsazena. Pro vlastní spuštění tisku na určité tiskárně se uživatel musí autorizovat. Autorizace probíhá prostřednictvím terminálů připojených k tiskárnám, které jsou schopny identifikovat uživatele prostřednictvím zaměstnanecké karty, jíž je každý zaměstnanec vybaven pro vstup do objektu a pro další činnosti.

o objemech tisku a celkových nákladech, což bylo dříve nemyslitelné. Již ve zkušebním provozu se díky sledování tisku docílilo více než 30% úspory nákladů na spotřební materiál. Monitorovány jsou i všechny další lokální tiskárny, bezprostředně nezahrnuté do výrobních celků. Náklady na tisk tak lze sledovat až do úrovně jednotlivých uživatelů. SafeQ umožňuje kromě tvorby podrobných žurnálů, v nichž jsou zaznamenány všechny tiskové úlohy, ukládat i jejich náhledy, což dovoluje kontrolovat, zda si zaměstnanci namísto pracovních netisknou soukromé dokumenty.

Implementace s omezením Nasazení outsourcingu tisku je u menších společností vždy jednodušší, než u nadnárodních gigantů, mezi které patří i Visteon-Autopal. Velké korporace mají své zaběhnuté standardy, které bohužel často omezují možnosti nasazení nových INZERCE 123456789

  % 9 5 ' )% 6 % &: '"7 # 8$ 8 ;  

SANDY-BRIDGE  ! "#$%&'%''(%)!*+,"+! "*"-)



"

2'.

ý

4

./01 23

Náklady klesly již ve zkušebním provozu Pokud se ohlédneme za náklady na tisk zpětně několik let, tak lze konstatovat, že celkové náklady stagnují. V tomto tvrzení je ale zahrnuto několik aspektů, které tuto stagnaci uvedou na lepší světlo. Prvním je, že se neustále zvyšuje objem provedeného tisku. Jinými slovy, za stejné peníze se tiskne více. V případě druhého aspektu je potřeba ještě větší pohled do minulosti, kdy byl tisk na jednotlivých lokálních zařízeních neúnosný, a centralizace byla nevyhnutelným krokem. Z toho plyne jasný přehled

technologií. S neustálým prohlubováním spolupráce se ale daří i tato omezení částečně odbourávat, zejména pak v oblasti FollowMe Printingu. Stejně tak se během implementace narazilo na tisky z nejrůznějších externích systémů, k nimž neexistovala žádná dokumentace, a přitom existoval jasný požadavek na začlenění těchto systémů do centrální správy tisku. Hlavním důvodem byl v tomto případě požadavek na monitoring nákladů tisku i z těchto systémů. I přes mírné komplikace byly i tyto požadavky naplněny k plné spokojenosti Visteon-Autopalu. Navíc ani v dnešní době není implementace finálně ukončena a na jejím neustálém ladění se vehementně pracuje. Outsourcing tisku je třeba chápat jako živý organismus, který neustále mění a aktualizuje své potřeby. Stejně tak na ně musí pružně reagovat poskytovatel služeb, což se v případě Visteon-Autopalu velmi daří. 

'DOãtLQIRUPDFH      

ýHVNêVHUYLVDVQiãVHUYLVQtSDUWQHUYýHVNpUHSXEOLFH

  

&=ā(8 

&HQ\MVRXNDONXORYiQ\QD]iNODGČNXU]X(85&=.]HGQH(YURSVNiFHQWUiOQtEDQND 1DEtGN\GRGiYN\DVOXåE\7KRPDV.UHQQ$*MVRX]DPČĜHQ\YêKUDGQČQDSUiYQLFNp DSRGQLNDMtFtI\]LFNpRVRE\YtFHYL]KWWSZZZWKRPDVNUHQQF]YRS7LVNRYpFK\E\D]PČQ\YFHQiFKDY\EDYHQtMVRXY\KUD]HQ\7KRPDV.UHQQ$*6SHOWHQEDFK6WHLQlFNHU ')UH\XQJ,QWHO,QWHO/RJR,QWHO&RUH,QWHO,QVLGH,QWHO,QVLGH/RJR;HRQD;HRQ,QVLGHMVRXRFKUDQQp]QiPN\VSROHþQRVWL,QWHO&RUSRUDWLRQY86$DGDOãtFK]HPtFK

Connect! srpen 2011

59

téma

*" "6Ê *
/",
Ê *,"Ê69 6  Microsoft FAST Search 2010 Vyhledávání je v integrované podobě součástí bezmála každého softwarového řešení. Pro uživatele je to pravděpodobně základní funkce, protože nalezení požadované informace pro její další využití je pro práci s informacemi klíčové. A co teprve, když můžete k informaci nalézt i souvislosti nebo relevantní osoby.

F

to k přístupu k informacím bez ohledu na jejich formát a místo uložení. Pokročilé vyhledávání také může na základě definovaných algoritmů zobrazovat přehledy dokumentů, poskytovat vizualizované pohledy na data a hlavně v rámci uživatelského rozhraní přinést uživatelům navigace, filtrování, doporučování a další

AUTOR

unkce vyhledávání je totiž v rámci softwarových řešení určených pro management obsahu a podobně zaměřených aplikací zpravidla určena pro dokumenty, které jsou v rámci nich spravovány. Uživatelé však pro vyhledávání informace chtějí mít k dispozici komplexní pohled na nalezené dokumenty a také na jejich obsah. Znát souvislosti a mnohdy vývoj informace, například v čase. Znát relevantní okolí dokumentu, které představují související informace mimo systém samotný – ty, které jsou uložené v jiných aplikacích, v souborovém systému, intranetu a podobně. Pokud směřují požadavky uživatelů k nalézání informací, objevování informací a hledání souvislostí, které řeší situaci a odpovídají na otázku, pak je vhodné zvážit nasazení platformy pro vyhledávání, jakou je například Microsoft FAST Search. Uživatelům poskytne jedno bezpečné mís-

60

Pavel Kocourek jednatel společnosti Incad

Connect! srpen 2011

Příklad nasazení technologie FAST Search. Vlevo jsou umístěny facety. Zobrazené facety jsou unikátní pro každý zadaný dotaz a u každého políčka facety je vidět, kolik dokumentů obsahuje. Po kliknutí na facetu se automaticky změní výsledky hledání v prostřední části obrazovky. Díky facetám nalezne uživatel rychle svůj dokument i na základě jednoduchého hesla, které zadal do vyhledávácí řádky

téma

Další příklad webové stránky interního portálu. Vlevo jsou facety pro filtrování výsledků. V prostřední části jsou nalezené dokumenty, které je možné prohlížet v náhledovém režimu, a tedy zbytečně nestahovat dokumenty, které nejsou relevantní. Vpravo jsou lidé, kteří mají expertízu ve hledaném dotazu

interaktivní funkce. Je jednoduše schopné se přizpůsobovat na základě jejich aktivity.

Co je to ten FAST Search Skupina produktů FAST Search je pokročilou platformou pro indexaci dat a vyhledávání. Nasazení řešení sahají od implementací pro zvýšení produktivity uvnitř podniku až k publikovaným či externím datům, kdy vyhledávání obsluhuje například webový portál. FAST Search pro podporu produktivity jako podniková vyhledávací platforma zajišťuje bezpečné, relevantní a přesné odpovědi a informace. Prostředí pro nasazení vyhledávacího řešení jde za rámec CMS a DMS systémů: Podnikové zaměstnanecké portály a pracovní prostory, call centra a znalostní báze, produktové katalogy, portály pro podporu výzkumu a vývoje, archivy dokumentů a další. Samotný produkt FAST Search 2010 pak poskytuje řadu šikovných vlastností: Pokročilé zpracování obsahu indexovaných dokumentů Podporu jazyka – lingvistické nástroje (včetně češtiny) Extrakci metadat z obsahu dokumentů Vyhledávání pro strukturovaná data Dynamické navigace pro filtrování výsledků Vizualizaci výsledků – náhledy, grafy, osy prezentující data Vysokou škálovatelnost a výkon

Facety aneb dynamické navigace Například zmíněné dynamické navigace, označované také jako facety nebo filtry,

Webové prezentace s využitím komponenty EnterpriseCrawler Rozličné aplikace a systémy prostřednictvím konektorů Řada konektorů, například pro MS Sharepoint, MS Exchange, LotusNotes nebo Documentum, je součástí systému. Na úrovni zpracování dotazu stejně jako při zpracování dat při indexaci umožňuje FAST využít lingvistické nástroje a podobnostní algoritmy. Pro uživatele to znamená, že jeho dotaz je při významovém vyhledávání rozšířen o ostatní gramatické tvary slova a při podobnostním hledání jsou tolerovány chyby a překlepy. Uživatelé tak mohou dotazy pokládat pomocí přirozeného jazyka. Produkt FAST Search tak v základech mění způsob, jak organizace přistupuje k informacím, využívá je a objevuje v nich souvislosti. Spojuje osoby s informacemi, které potřebují k plnění svých pracovních úkolů. 

jsou určeny k zúžení výsledku dotazu při vyhledávání. Poskytují také přehled a statistiku výskytu. V případě produktu FAST Search mohou být navigace založeny na atributech dokumentů (například formát dokumentů nebo autor), na údajích z databáze (stav dokumentu), případně na informacích získaných analýzou dokumentu (jazyk, geografické názvy apod.). Lze také využít seznamu hodnot nebo taxonomie. Protože ke každé hodnotě navigace je při vyhledávání spočtena kalkulace výskytů, lze tato data převézt do grafické podoby a vizualizovat je. Uživatelé pak mají zobrazenu například osu, případně graf.

Opravdu jednotná platforma FAST Search přináší ekonomické řešení jednotné platformy pro sdílení informací a jednotnou správu obsahu a relativně nízké integrační náklady. Nasazení vyhledávací platformy FAST Search v rámci podniku sebou přináší snadné užívání a správu vyhledávacího řešení prostřednictvím jednotné administrace, komunikaci a připojení s datovými zdroji a také bezpečnostní model integrovatelný se zdrojovými prostředími (databáze, Microsoft ADS, LDAP). Jak již bylo řečeno, FAST Search umožňuje do jednotného vyhledávání integrovat data pocházející z různých datových zdrojů a zajistit jejich bezpečnost. Indexovat lze: Souborové systémy pomocí FileTraverseru Databáze a DB aplikace prostřednictvím JDBC konektoru

Příklad modulárnosti facet. Pomocí interaktivních posuvníků si může uživatel rychle filtrovat výsledky hledání. Uživatel tak rychle a systematicky nalezne, co potřebuje. Za povšimnutí stojí časová osa, která obsahuje četnost dokumentů v daných údobích

Connect! srpen 2011

61

téma

Ê Ê/ÿ
Nové trendy v oblasti ECM Podnikové informace tvoří jednak strukturované informace, jež lze efektivně uchovávat v databázích, a dále pak obsah. V případě obsahu se jedná o nestrukturované informace, které nejsou ihned připraveny k uložení a následnému vyvolávání z databází.

P

apírové dokumenty, elektronické formuláře, e-maily, textové zprávy, wiki záznamy, blogy, portály, naskenované obrázky a audio či video soubory jsou příkladem podnikového obsahu spadajícího do této kategorie nestrukturovaných informací. Množství tohoto obsahu, který již dnes představuje více než 85 % z celkového množství podnikových informací, se v současnosti ve většině organizací rapidně rozrůstá. Tento růst je živen přetrvávajícím využíváním procesů náročných na spotřebu papíru a zároveň překotným a chaotickým přibýváním digitálního obsahu pro individuální i týmové využití. Tradiční platformy pro správu obsahu uzamykají obsah do více izolovaných úložišť, čímž podporují jeho nekontrolovatelné kopírování, nekonsistentní přístup a růst nákladů i rizik. A dokonce i přes nezanedbatelné investice do určitého systému správy podnikových dat (Enterprise Content Management neboli ECM) se může stát, že budete jen stěží udržovat tempo, s nímž se mění a dynamicky přibývají tvůrci, spotřebitelé, formáty, zdroje a i samotné umístění obsahu. Většina používaných systémů ECM se zabývá pouhým zlomkem možností zdokonalení správy obsahu. Trpí proto řadou nedostatků a otevírají tak dveře systematičtějším, strategičtějším a konsolidovanějším přístupům. Jsou nestrukturované informace a jejich nekontrolovaný růst opravdu takovým rizikem? Pro 72 % zaměstnanců je těžší najít svoji vlastní informaci než tu, která jimi nebyla vytvořena. Téměř dvě třetiny organizací se stále spoléhají na manuální procesy, aby uchovaly většinu zákaznické komunikace. Průměrné výdaje za soudní spory podle společnosti Fortune u více než 200 vybraných největších společností se vyšplhaly na více než 2 miliardy korun. Naštěstí dnes vznikají nové inovativní postupy a formy. Platforma pro správu

AUTOR

1 2 3

62

Martin Švík manažer pro Enterprise Content Management, softwarová divize, IBM EMEA

Connect! srpen 2011

podnikového obsahu budoucnosti kontextově propojuje organizační obsah s určenými uživateli a procesy, čímž podporuje rychlejší podnikovou komunikaci, která umožňuje okamžitou realizaci. Tato nová rozšíření musí posilovat a rozvíjet již existující možnosti správy podnikového obsahu dané společnosti. Východiskem jsou řešení s přidanou hodnotou, která jsou schopná se flexibilně přizpůsobit a fungovat na široké paletě různých systémů správy obsahu.

Nové trendy v oblasti ECM Sociální media (Social Content Management): Společnosti si velice dobře začínají uvědomovat, že síla sociálních medií je obrovská. Velmi často se dočteme v novinách, že díky iniciativě na sociálních mediích došlo ke změně názorů společnosti, ovlivnění tvorby cen některých produktů, ovlivnění voleb atd. Aby bylo možné ze sociálních medií těžit i u oblasti ECM, museli se výrobci těchto řešení přizpůsobit. Proto součástí

komunikuje. Máte jedinou šanci zavolat do banky a pokusit se o zablokování transakce. Na call centru s vámi komunikuje zaměstnanec banky, vyslechne si problém a na základě pořízených informací se musí rozhodnout, jak problém vyřešit. Aby mohl být tento případ vyřešen, je nutné dodat řadu informací, jako je faktura a objednávka za zboží v obchodě, název elektronického obchodu, detailní informace o obchodu a také v neposlední řadě detailní informace o zákazníkovi, kterého se problém týká. Čím se liší Case Management od standardních nástrojů, jako Document Management System a Business Proces Management? Například tím, že je potřeba řešit řadu nestandardních procesů, které jsou známy až v době vzniku případu, a není je možné dopředu popsat, a tím pádem není možné použít standardní BPM nástroje. Dalším problémem je, že potřebujete komunikovat online se spoustou spolupracovníků uvnitř organizace, aby bylo možné rychle rozhodnout. Proto na trhu začínají vznikat Case Management řešení, která v sobě zahrnují oblasti jako: Document Management System – správa nestrukturovaného obsahu Business Proces Management – dokumentově orientované workflow

Sociální sítě se přesouvají také do oblasti správy dokumentů, což usnadňuje práci ve více lidech moderních řešení ECM je nejen samotná správa obsahu, ale i kolaborativní nástroje pro spolupráci na projektové dokumentaci, pro jednoduché sdílení soukromých informací na intranetu a internetu. V neposlední řadě je také důležitá možnost tvorby vlastních stránek a informací pomocí interních wiki stránek, sdílení informací pomocí blogů atd. Case Management: Tato oblast je velice nová a souvisí s překotným vývojem oblasti ECM. Kdo se v oblasti ECM pohybuje již delší dobu, jistě dá za pravdu, že se po určitou dobu zdálo, že se v této oblasti nemůže udát již nic nového. Opak je však pravdou. Důkazem může být například oblast Case Managementu. Představte si, že nakupujete v elektronickém obchodě a provedete platbu pomocí karty. Všechno probíhá v pořádku, ale zboží vám nedorazí. Začínáte zjišťovat detaily a elektronický obchod s vámi ne-

Case Management – samotný nástroj pro integraci všech těchto řešení Instant Messaging – online komunikace uvnitř organizace Forms – formulářové řešení Business Rules – řešení pro správu obchodních pravidel Content Analytics – řešení pro analýzu interních a externích informací, na základě kterých jsme schopni se rychle a kvalifikovaně rozhodnout. Na základě výše zmíněných informací je zřejmé, že oblast Case Managementu je velice rozsáhlou oblastí, která opět zrychlila vývoj oblasti ECM enormním tempem.

Životní cyklus informace (Lifecycle Governance) V dnešní době téměř všechny informace vznikají v digitální podobě. Tak jako u papíru řešíme, jak informaci vytisknout, jak ji posílat po společnosti, jak ji archivovat

téma

a v posledním stádiu, jak bezpečně skartovat, stejně je potřeba se chovat i k elektronickému dokumentu či informaci. Proto také dochází k rozšíření správy obsahu o oblast životního cyklu informace. Spousta společností implementovala řešení ECM tak, že uchovává všechny informace. S touto premisou je možné pracovat jen dočasně. Je potřeba dodržovat legislativní nařízení, kde určitý typ informace je nutné uchovávat po určitou dobu atd. S exponenciálním růstem informací vyvstává stále častěji otázka, co s nepotřebnými informacemi. Právě proto existují řešení, která jsou schopna celý životní cyklus informace řešit. I díky tomuto řešení se stává oblast ECM stále důležitější součástí informačních systémů společnosti, protože oblast Lifecycle Governance přesahuje již i do oblasti vzniku dokumentu, a to až po navázání na fyzické archivy atd.

Content Analytics V médiích v nedávné době proběhly informace o překonání dalšího lidského milníku. V roce 1997 společnost IBM vyvinula superpočítač Deep Blue, který porazil nejlepšího světového šachistu. V roce 2011 superpočítač Watson porazil v televizní hře Jeopardy, obdobě českého Riskuj, její nejlepší hráče. Celý počítačový systém Watson byl založen na řešení problematiky analýzy obsahu (Content Analytics) a komerčně dostupné hardwarové platformě Power 7. O co se jedná a proč hovoříme o systému Watson v souvislosti s ECM? Tato řešení obecně umožňují analýzu volně psaného textu. Na základě popisu pravidel ve volně psaném textu je možné získat velice důležité informace, na jejichž základě pak společnosti mohou řešit portfolio produktů, marketingové strategie a další oblasti. Představte si řešení, které je schopné se napojit na interní systémy se smlouvami, stížnostmi, záznamy z call center a na druhé straně na blogy, portály, sociální média, diskuzní fóra, webové stránky atd. Na základě napojení na všechny tyto systémy pak můžete začít rychleji a kvalitněji rozhodovat o strategii vaší společnosti. Jak je to možné? Představte si farmaceutickou společnost. Tato společnost vyrábí a distribuuje léky. Pro tuto společnost je velice důležité, aby znala detailní informace o konkurenci, ale také dostávala zpětnou vazbu od zákazníků. Proto je důležité například získat informace o tom, jaké léky jsou dávány do spojitosti s jakými nemocemi.

Oblast ECM se postupně stává hlavním koncentrátorem a spojovatelem všech informací

Na internetu najdete řadu portálů, diskuzních fór, kde si lidé vyměňují informace o tom, jakou nemoc měli a jaký lék jim na to pomohl. V neposlední řadě se také rádi svěřují i s vedlejšími účinky těchto léků. Proto je důležité vědět, jestli volně dostupné léky jsou používány správně a na správnou nemoc. Další informace získává společnost z testování léků a zpětných vazeb od pacientů. Dalším zdrojem jsou informace z call centra, kam mohou volat lidé, pokud potřebují poradit. Díky získávání informací ze všech těchto systémů najednou a detailní analýze je možné okamžitě zjistit, zda je vše tak, jak

má být, zda nedochází ke zneužívání léků, ke špatnému užívání léků, zda se někdo nesnaží záměrně na sociálních médiích zdiskreditovat společnost či lék atd. Na tomto příkladě je vidět, jakou konkurenční výhodu bude mít společnost, která oblast Content Analytics zavedla oproti konkurenci, která se spoléhá na externí Media Monitoring, interní informace příliš neanalyzuje atd. Tato oblast přináší naprosto revoluční přístup k práci s nestrukturovanými informacemi, a to nejen interními, ale i externími. A také proto si organizace začínají uvědomovat, jaké výhody nabízí efektivní využití podnikového obsahu coby podpora rozhodovacích procesů, spolupráce, realizace procesů a řízení a v neposlední řadě také hledání a analýza důležitých informací. Organizace, jež investují do správy podnikového obsahu, mohou dosáhnout konkrétních měřitelných výnosů z těchto investic. Moderní řešení pro správu podnikového obsahu bývají vyvinuta tak, aby svým uživatelům pomáhala výrazně redukovat náklady spojené s produkcí, uchováváním a vyvoláváním obsahu, jakož i zmírňovat rizika spjatá s vhodnou správou informací po celou dobu jejich životního cyklu neboli od samotného vzniku až po úplnou skartaci, a to nejen digitální, ale i fyzickou. Efektivní systémy správy obsahu kromě řešení standardních problémů navíc pomáhají detailně analyzovat tyto zdroje. Například poskytovatelé zdravotní péče mohou lépe využít vzorce pojistných událostí k optimalizaci léčebných postupů. Telekomunikační společnosti mohou analyzovat informace „hlasu zákazníka“ ke zlepšení komunikace. Banky mohou dynamicky přizpůsobovat procesy poskytování půjček na základě fluktuací rizik. Společnosti mohou odstraňovat obchodní záznamy a zároveň zdokonalovat svá regulační opatření a řízení rizik. Všechny výše zmíněné příklady jsou postaveny na nových trendech ECM řešení. Snahou tohoto článku bylo velice jednoduše nastínit možnosti oblasti ECM. Můžeme téměř s jistotou říci, že se nejedná a poslední rozšíření této oblasti, ale naopak že se jedná o naprosto nové trendy, které přinesou další velmi významný posun v oblasti IT. Proto také efektivnější správa obsahu může přinést velkou organizační výhodu všem odvětvím. Jak bylo zmíněno, jedná se například o služby, bankovnictví, pojišťovnictví, průmysl, zdravotnictví. 

Connect! srpen 2011

63

connect

" ÷ Ê *",

Ê "

Office for Mac 2011 Microsoft nedávno vydal Office for Mac 2011, ktorý sľubuje rovnakú funkčnosť, ako verzia pre Windows. Otestovali sme, či je to pravda a či sa Office pre počítače Apple hodí pre nasadenie vo firmách.

O

ffice 2011 vyžaduje počítač Apple s procesorom Intel a operačným systémom Mac OS X 10.5.8 a vyšším. Produkt je k dispozícii v dvoch edíciách. Office for Mac Home and Student 2011 obsahuje aplikácie Word, Excel a PowerPoint. Má dve marketingové varianty: jedna inštalácia za 119 dolárov, alebo Family Pack pre inštaláciu na troch počítačoch v rámci jednej domácnosti za 149 dolárov. Do domáceho biznisu, či podnikového prostredia je smerované edícia Office for Mac Home and Business 2011, ktorá obsahuje navyše aplikáciu Outlook. Aj táto edícia má dve varianty – jedna inštalácia za 199 dolárov, alebo Multi-Pack dvoch inštalácií za 279 dolárov.

Prienik a zjednotenie dvoch svetov

AUTOR

Najväčšie očakávania sme mali ohľadne používateľského rozhrania. Zatiaľ čo verziu Office pre Windows by sme mohli považovať v určitom zmysle za originál, naplno využívajúci možnosti rozhrania operačného systému od rovnakého dodávateľa, verzia Office 2011 pre Mac OS má o niečo komplikovanejšiu pozíciu z hľadiska používateľskej aj systémovej integrácie. Do hry vstupuje niekoľko protichodných požiadaviek. Používateľské rozhranie Office by malo čo najvernejšie kopírovať filozofiu rozhrania pre Windows, aby sa používatelia migrujúci na platformu Mac ocitli v dôverne známom prostredí. Takmer rovnaká požiadavka však prichádza aj od používateľov „domáceho“ operačného systému Mac OS. Aj tí od aplikácie určenej pre „ich“ platformu očakávajú, že sa ocitnú v dôverne známom používateľskom prostredí, na aké

64

Ľuboslav Lacko nezávislý publicista a softwarový vývojář

Connect! srpen 2011

ú zvyknutí u ostatných Mac aplikácií. Ako sa dajú skĺbiť tieto pomerne protichodné požiadavky? Veľa vysvetlí obrázok. Okrem „natívneho“ ovládania aplikácií Office pomocou pásu kariet a panelov nástrojov je pre všetky aplikácie k dispozícii aj klasické „Apple“ menu v hornej časti obrazovky Ak okno aplikácie zväčšíte na celú obrazovku, bude sa javiť, ako keby mala dve menu. Pás kariet situovaný nad panelom nástrojov totiž vizuálne a čiastočne aj funkčne pripomína tiež klasické menu. Na jednotlivých kartách sú ovládacie prvky zoskupené pre optimálne dosiahnutie príslušnej funkcionality. Ak ste dlhšie používali Office aplikácie na platforme Windows, určite ste si zvykli na rôzne klávesové skratky a kontextové menu aktivované pravým tlačidlom myši. Mac pravé tlačidlo myši štandardne nemá a pri klávesových skratkách si musíte zvyknúť na rozdiely, napríklad miesto

klávesu Ctrl sa používa kláves CMD a podobne. Aj napriek tomu si rýchlo zvyknete a po čase sa vám dokonca niektoré často používané funkcie budú zdať ľahšie dosiahnuteľné než vo Windows verzii

„Apple“ menu miesto Backstage View Office pre Windows od verzie 2007 obsahuje špeciálnu kartu nazývanú Backstage View. Na nej sú sústredené funkcie pre prácu s dokumentom ako celkom, teda pre jeho vytvorenie, uloženie, vytlačenie, publikovanie na web, prípadne tímový server a podobne. Aby sa odlíšila od ostatných kariet je zvýraznená modrou farbou. Verzia 2011 pre Mac túto kartu neobsahuje, funkcie pre prácu s dokumentom sú sústredené do klasického menu, ktoré je charakteristické pre väčšinu aplikácií pre platformu Mac.

Word 2011 Už prvý kontakt s textovým editorom pri vytváraní nového dokumentu signalizuje rozdiely. Šablóny dokumentov sú oveľa farebnejšie a hlavne komplexnejšie než štandardné šablóny vo Windows verzii. Dizajn väčšiny šablón je totiž rozprestretý na viacerých stranách a navyše si môžete zvoliť farebnú variantu a typ písma. Pridanie niektorých komplexných šablón (Notebook Layout, Publishing Layout) bolo zrejme motivované absenciou niektorých aplikácií balíka Office 2010 pre Windows, hlavne OneNote a Publisher. Podobne ako vo Worde 2010 si môžete nechať zobraziť bočný panel a v ňom štruktúru dokumentov, alebo výsledky vyhľadávania. Výsledky vyhľadávania sú zobrazované v širšom kontexte, okrem nájdeného výrazu znázorneného žltým podfarbením

Předchozí Entourage nyní nahradil klasický Outlook, který plně spolupracuje s Exchangem. Na některých modelech MacBook Air lze ale narazit na problematický běh (program často mrzne), což je údajně zapříčiněno WebKitem

Také na Macu naleznete ovládací prvky ribbon (pás karet), které lze kombinovat s klasickým horním panelem a lištou

Excel 2011 Excel 2011 prináša okrem rozšírenia možností podmieneného formátovania a grafického obsahu buniek ako hlavnú novinku miniatúrne grafy (Sparklines), kde sa každý graf zmestí do jednej bunky a vizualizuje priebeh jednej veličiny, napríklad v riadku pre jednotlivé hodnoty stĺpcov. Takto môžete napríklad sledovať priebeh veličiny pre jednotlivé mesiace alebo roky. Môžete zvoliť čiarové alebo stĺpcové grafy, prípadne grafickú prezentáciu pozitívnych a negatívnych hodnôt.

PowerPoint 2011 Možnosti prezentačného programu PowerPoint najlepšie využijete v obchodnej praxi,

kde je potrebné vytvárať názorné a graficky hodnotné obchodné prezentácie. Hlavne vďaka dizajnovo vydareným šablónam sa nám táto aplikácia subjektívne javila ešte kvalitnejšia než verzia pre Windows. Pri tvorbe prezentácií oceníte možnosť jednoduchého vkladania nielen obrázkov a grafov, tabuliek a špeciálnych grafických objektov (SmartArt), ale aj videí. Vložené video môžete upravovať, presnejšie povedané môžete nastavovať parametre jeho zobrazenia v prehliadači, teda jas, zmenu farebného odtieňa, či tvar rámika v ktorom bude prehrávané, no PowerPoint 2011 na rozdiel od sesterskej verzie pre Windows bohužiaľ nepodporuje strih videa. Prezentácie je možné zobrazovať aj na počítačoch, kde nie je nainštalovaný program PowerPoint. Na tento účel slúži funkcia Broadcast Slide Show, ktorá vysiela prezentáciu cez internet (presnejšie cez Windows Live), stačí zaslať participantom vygenerovanú URL adresu.

Užitočné nástroje pre komunikáciu a vzdialený prístup Popri vlajkových aplikáciách sú súčasťou balíka Office 2011 aj ďalšie užitočné nástroje, napríklad Microsoft Messenger, ktorý slúži pre komunikáciu s ostatnými používateľmi siete Windows Live prostredníctvom okamžitých správ. Messenger je previazaný na Word, Excel a PowerPoint 2011, takže môžete komunikovať napríklad pri revíziách dokumentov bez nutnosti opustiť príslušnú aplikáciu, prípadne môžete odoslať aktuálne otvorený dokument. Pomocou aplikácie Remote Desktop Connection sa môžete pripojiť k pracovnej ploche vzdialených počítačov s operačným systémom Windows. Zaujímavá je možnosť zdieľania diskovej jednotky počítača s Mac OS.

Čeština a slovenčina zatiaľ len od externých dodávateľov Office 2011 pre Mac je k dispozícii v trinástich jazykoch. Aj keď sa počet dostupných jazykov rozšíril o dva, zatiaľ stále chýba slovenčina alebo čeština. Táto situácia sa momentálne rieši doplnkami pre kontrolu pravopisu od externých dodávateľov pre aplikácie Word, Excel a PowerPoint. Do-

INZERCE A111012242

sa zobrazí aj výseky odseku, v ktorom sa výraz nachádza. Neoddeliteľnou súčasťou graficky bohatých dokumentov sú obrázky. Nie vždy je však pôvodný obrázok vhodný k použitiu v dokumente. Treba ho upraviť (orezať, zosvetliť), prípadne ho dizajnovo zosúladiť s ostatnými obrázkami v dokumente. Office 2011 je možné vykonať tieto úpravy priamo v jeho aplikáciách. Táto funkcionalita samozrejme nie je plnohodnotnou náhradou za grafické editory, no pre väčšinu bežných úprav postačí. Dokonca môžete realizovať rôzne „umelecké“ efekty, ako napríklad pridanie textúry, rozostrenie, perokresbu, plastický reliéf a podobne. Pomocou funkcií pre prácu s farebnými paletami, jasom a kontrastom je možné prispôsobiť obrázok zamýšľanému farebnému dizajnu dokumentu. Výsledný efekt dosiahnutý pomocou príslušnej funkcie si môžete pred jeho aplikovaním najskôr prezrieť Jednotlivé efekty a korekcie sa vyberajú na kontextuálnej karte, kde sa zobrazí ponuku akcií pre aktuálne vybraný objekt. Bohužiaľ, na rozdiel od Windows verzie sa neaplikuje náhľad zmeny na vybraný objekt, keď prechádzate kurzorom ponad ikonu funkcie. Zmena sa prejaví až po jej potvrdení, takže ak sa vám nepáči musíte ju vrátiť späť cez funkciu „undo“. Dokumenty je možné ukladať nielen v novom formáte DOCX, ale aj v staršom binárnom formáte DOC, prípadne ich môžete vyexportovať do populárneho formátu PDF.

connect

Náhrada za One Note Ak ste používali Office 2010 na platforme Windows a vyskúšali si aplikáciu OneNote na tvorbu a správu poznámok, budete mať pri migrácii na Apple zdanlivo problém. V Office 2011 totiž túto podľa nášho názoru vysoko návykovú aplikáciu nenájdete. Čiastočnou náhradou je vytvoriť si dokument s poznámkami vo Worde podľa šablóny Notebook Layout. Táto šablóna umožňuje prehľadne členiť poznámky do podskupín a umožňuje k nim prístup pomocou graficky aj funkčne veľmi dobre prepravovaného systému členenie dokumentu podľa záložiek.

plnky obsahujú aj slovenský synonymický slovník pre Word a podporu rozdeľovania slov. Aplikácia Outlook 2011 nie je podporovaná, nakoľko nepoužíva rovnaké slovníky.

Formáty dokumentov a kompatibilita Nová verzia Office 2011 je plne kompatibilná s verziou Office pre Windows, môžete teda pracovať na dokumentoch bez ohľadu na to, na akej platforme boli vytvorené. Do verzie Office 2008 využívali jednotlivé aplikácie balíka vlastný formát dokumentov. Napriek tomu že nebol oficiálne sprístupnený ich formát, mnohé aplikácie od iných firiem dokázali s týmito dokumentmi pracovať. Binárny formát predstavoval určité riziko, nakoľko dokumenty mohli obsahovať aj aktívny obsah a nezriedka boli terčom napadnutia makrovírusmi. Nový Open XML formát využíva otvorené štandardy, takže dokumenty je možné ľahko prenášať, zdieľať a znovu používať. Okrem zvýšenia bezpečnosti sa zjednodušila sa aj výmena dát medzi rôznymi aplikáciami, a to aj od rôznych dodávateľov. Aplikácie Office vo svojich dokumentoch využívajú XML súbory v archíve skomprimovanom algoritmom ZIP. Ak si chcete prezrieť jednotlivé súbory archívu, stačí premenovať príponu súboru dokumentu na ZIP a následne archív rozbaliť. Archív okrem textov a formátovacích predpisov spravidla zapuzdruje aj obrázky, prezentačnú grafiku, prípadne multimediálne súbory. Používateľov platformy Mac OS bude samozrejme zaujímať, ako je to s kompa-

66

Connect! srpen 2011

tibilitou dokumentov s „domácim“ kancelárskym balíkom Apple iWork, ktorý pozostáva z textového editora Pages, tabuľkového procesora Numbers a aplikácie pre tvorbu prezentácií Keynote. Aplikácie balíka iWork si s formátmi Office hravo K poznámkám můžete využít klasický OneNote poradia, opačne to však neplatí, takže ak chcete Konečne aj Outlook vo Worde 2011 používať dokument vytvorený v Pages, musíte ho najskôr v tejto apliVo verzii 2011 sa prvý krát stala súčasťou kácii vyexportovať vo formáte DOCX. profesionálnych edícii Office pre Mac aj aplikácia Outlook. Predtým bol súčasťou Tímová spolupráca balíka Office 2008 poštový klient Entourage, no používatelia si ho príliš neobľúbili, Tvorba dokumentov v prostredí firiem a ora tak boli nútení používať nástroje od Apganizácií sa dnes vo väčšine prípadov už ple, prípadne iných firiem. nezaobíde bez tímovej spolupráce. Office 2011 umožňuje súčasnú prácu viacerých Používatelia operačného Apple sú zvykspoluautorov pričom nezáleží na tom, či nutí na kalendár či správcu kontaktov, ktoré k dokumentu pristupujú z platformy Winsú súčasťou operačného systému Mac OS dows, alebo Mac. Dokumenty môžu byť a jeho prepojenie s tabletom iPad, či pouložené a zdieľané cez SkyDrive alebo pulárnym iPhone. O túto možnosť neprídu ani po migrácii na Office. Po nainštalovaní SharePoint. Každý zo spoluautorov pritom balíčka Service Pack 1 je možné kalendár, vidí farebne zvýraznené zmeny, ktoré urobili ostatní členovia tímu. kontakty, poznámky a úlohy z Outlooku S tímovou spoluprácou úzko súvisí uk2011 synchronizovať s príslušnými apliladanie dokumentov na webe. Office 2011 káciami v iOS zariadení prostredníctvom okrem tradičných lokálnych úložísk a úložSync Services. ného priestoru pod správu SharePointu V článku sme sa samozrejme nemohli ponúka aj možnosť uloženia dokumentu vyhnúť porovnávaniu Office 2011 pre Mac na SkyDrive, ktorý je súčasťou služby Wins verziou 2010 pre Windows. Môžeme len dows Live (skydrive.live.com). Dokumenty konštatovať, že Microsoft sa s prenosom budú uložené v dátovom centre Microsoftohto populárneho kancelárskeho balíka na tu, takže sú „de facto“ v cloude. Na prístup platformu Mac OS vysporiadal veľmi dobre k takto uloženým dokumentom slúži aplia používatelia si naň veľmi rýchlo zvyknú. kácia Microsoft Document Connection. ercidunt veliquipit ulputat praessi blan. 

INZERCE A111010496

Aplikace Document Connection umožňuje napojení Office na vzdálená úložiště SharePoint a SkyDrive

 
 




 



 
 


 "


 
 



 !



 
 
 !!! "# !!!!# !!! #





  

 O"'&

.&. O
-&
,
$



)


O$&
*

&
 O"'


(+
#




"*$%
'-

!!!# 



 


connect

" Ê
Ê <* ÷ "-/ CERT/CSIRT týmy v České republice Týmy typu CERT a CSIRT jsou týmy, jejichž základní úlohou je především řešení a koordinace řešení bezpečnostních incidentů, které se týkají jejich definovaného pole působnosti (síť definovaná rozsahem adres, autonomní systém apod.).

O

ptimální situace by nastala, kdyby každá část internetu (tzn. každá IP adresa) byla v poli působnosti nějakého CERT/CSIRT týmu. V takové situaci ale zdaleka nejsme. Například v České republice působí v současné době celkem čtyři oficiálně konstituované, tzn. na světovou infrastrukturu bezpečnostních týmů napojené, CSIRT týmy: CESNET-CERTS provozovaný sdružením CESNET, z. s. p. o. CZ.NIC-CSIRT provozovaný sdružením CZ.NIC, z. s. p. o. CSIRT-MU provozovaný Masarykovou univerzitou CSIRT.CZ – národní CSIRT tým České republiky Bezpečnostní tým CESNET-CERTS (csirt.cesnet.cz) je prvním v České republice oficiálně zřízeným týmem typu CSIRT (vznikl v roce 2003). Je provozován sdružením CESNET a je zodpovědný za řešení a koordinaci řešení bezpečnostních incidentů v síti národního výzkumu a vzdělávání CESNET2. Zabývá se vývojem bezpečnostních nástrojů a pro uživatele ve sféře svého vlivu poskytuje také služby osvětového charakteru. Tým CZ.NIC-CSIRT byl založen v roce 2008 a je provozován sdružením CZ.NIC. Je zodpovědný za řešení incidentů v síti

sdružení a incidentů dotýkajících se české národní domény (.cz). Tým Masarykovy univerzity CSIRT-MU byl založen rovněž v roce 2008 a dohlíží na řešení bezpečnostních incidentů v síti Masarykovy univerzity v Brně. Tým se velmi úspěšně zaměřuje na výzkum a vývoj bezpečnostních nástrojů v oblasti sledování provozu sítě a odhalování abnormalit (podezřelého chování) v provozu sítě a služeb. Rovněž se zaměřuje na osvětu uživatelů – studentů Masarykovy univerzity. Další funkční tým typu CSIRT existující v České republice, i když není oficiálně napojen na světovou infrastrukturu, a nevyskytuje se tak v seznamech konstituovaných CERT/CSIRT týmů, je provozován Ministerstvem obrany ČR – jedná se o vojenský CSIRT tým určený pro spolupráci s obdobnými vojenskými týmy členských zemí NATO. V rámci komerčních organizací (ISP, banky, poskytovatelé služeb) v České republice se sice oficiální CERT/CSIRT týmy nevyskytují, ale existují zde oddělení a týmy, které se bezpečností sítí a služeb reálně zabývají a roli CERT/CSIRT týmu de facto plní. Jen se tak nenazývají, nejsou napojeny na světovou bezpečnostní infrastrukturu CERT/ CSIRT týmů a nezapojují se do mezinárodní spolupráce a výměny informací.

AUTOR

Národní CSIRT České republiky

68

Andrea Kropáčová vedoucí bezpečnostního týmu CESNET-CERTS, který je prvním oficiálně konstituovaným týmem typu CSIRT v České republice

Connect! srpen 2011

Speciální úlohu v bezpečnostní infrastruktuře tvořené CERT/CSIRT týmy mají týmy označované jako národní a vládní. Národní týmy nevládnou nad fyzickou sítí, v prostře-

dí svých zemí obvykle plní především roli národního PoC (Point of Contact), koordinačního centra, centra pro sdílení informací s ostatními světovými CERT/CSIRT týmy a se subjekty a organizacemi země působnosti. Z pohledu služby řešení bezpečnostních incidentů národní tým funguje jako tzv. tým poslední záchrany (last resort team) – poslední možná instance, od které je v dané zemi možné očekávat pomoc. Týmy označované jako vládní jsou obvykle určené pro dohled nad sítěmi státní správy, samosprávy a tzv. kritické infrastruktury země. Česká republika se zřízení Národního CSIRT České republiky dočkala v prosinci 2010. Za Národní CSIRT České republiky byl prohlášen tým CSIRT.CZ (www.csirt.cz) a jeho provozem bylo podpisem memoranda mezi ministerstvem vnitra a sdružením CZ.NIC od 1. ledna 2011 pověřeno sdružení CZ.NIC. Tým CSIRT.CZ byl vybudován sdružením CESNET v rámci plnění grantu Ministerstva vnitra České republiky „Problematika kybernetických hrozeb z hlediska bezpečnostních zájmů České republiky“ (identifikační kód VD20072010B013). Toto pracoviště bylo vybudováno s cílem ověřit stav bezpečnostní infrastruktury v ČR a ověření realizovatelnosti vybudování distribuované hierarchie pro systematické plošné řešení bezpečnostní problematiky v počítačových sítích provozovaných v ČR prostřednictvím CSIRT týmů. Provoz týmu CSIRT.CZ byl oficiálně spuštěn 3. dubna 2008, v květnu téhož roku byl na zasedání TF-CSIRT komunity (které proběhlo v Oslu v Norsku) představen ostatním evropským CERT/CSIRT týmům, čímž došlo k jeho oficiální akceptaci ze strany komunity. V letech 2008 až 2010 plnil tým CSIRT.CZ v České republice roli modelového pracoviště typu CSIRT a „místo poslední záchrany“ („last resort“), což samozřejmě trvá i v jeho roli Národního CSIRT. Česká republika se o vybudování národního nebo vládního pracoviště typu CERT/CSIRT snažila několik let a je dobré, že se zřízení Národního CSIRT České republiky nakonec povedlo, že se podařilo využít výsledky vědecko-výzkumného grantu, a že Národní CSIRT provozuje organizace s dobrým renomé, pro kterou není problematika bezpečnosti v oblasti sítí a služeb neznámým pojmem. Velkou zásluhu na vzniku Národního CSIRT České republiky má Oddělení kybernetické bezpečnosti Ministerstva vnitra ČR, které bylo zřízeno v únoru 2010. Po několika měsících tvrdé práce dokázal tento nový odbor deklarovat vznik Národního CSIRT ČR a začít pracovat na vybudování vládního CSIRT týmu pro oblast státní správy, samosprávy a kritické infrastruktury, kterého by se Česká republika měla dočkat v následujících letech. 

connect

-"  Ê "1 /9 Novinky v Novell Vibe

V podnikové sféře se obvykle pro výměnu informací, dokumentů, řízení projektů a schvalovacích procesů a řadu obdobných činností nejčastěji využívá e-mailová komunikace. Tento osvědčený způsob má však i své limity, na které narazíte, zejména když potřebujete spolupracovat v týmu více lidí.

T

rendem dnešní doby jsou bezesporu sociální sítě. Možnost rychlé rešerše a snadné komunikace mezi uživateli činí tento přístup ideálním řešením pro zvýšení efektivity práce v podnikovém prostředí. Společnost Novell dodává sociální platformu Novell Vibe, která zajišťuje potřebnou ochranu podnikových informací i dat a zároveň umožňuje pracovníkům využívat hodnotu sociálních sítí. Pracovní týmy tak mohou lépe a rychleji dosahovat lepších pracovních výsledků, lépe koordinovat své vzájemné požadavky, zdroje a znalosti.

Sociální síť k práci Novell Vibe vychází z dřívějších produktů Novell Teaming a Novell Pulse. Novell Vibe je v současné době k dispozici jako cloudová služba pod názvem Novell Vibe Cloud nebo pro instalaci jako Novell Vibe onPrem. Pomocí tohoto řešení mohou uživatelé

prostoru lze spravovat veškeré informace týkající se projektu, jako například dokumenty, nápady, wiki, úkoly a milníky, kalendáře, blogy, chat a mnoho dalších. Novell Vibe OnPrem obsahuje mocný nástroj pro správu životního cyklu dokumentů s podporou verzování, s kontrolou přístupu a s podrobným přehledem, kdo a kdy naposledy dokument upravoval. K uloženým dokumentům je možno přistupovat i přes protokol WebDAV. Pomocí integrovaných nástrojů pro tvorbu šablon a formulářů lze výrazně urychlit tvorbu podnikových dokumentů, a zefektivnit tak interakci vnitřních procesů. Pro návrh schvalovacích procesů slouží uživatelsky přívětivý designer bez nutnosti znalosti programování.

Plně přizpůsobitelný Vzhled pracovního prostoru je snadno konfigurovatelný, přesně podle aktuálních

potřeb jednotlivých týmů nebo uživatelů. Opět za pomoci designeru umožňuje rychle v několika jednoduchých krocích přidat obrázky nebo texty, a upravit tak týmový prostor třeba do podoby intranetu. Povolení uživatele Guest zpřístupní uživatelům a týmům funkci na sdílení vybraných pracovních prostor i pro nepřihlášené uživatele. To je velice užitečné, pokud chcete s vnějším světem sdílet diskusní fóra, propagační materiály a podobně. Uživatelé mají možnost nastavit si sledování dění ve vybraných pracovních prostorech nebo u vybraných lidí, a udržovat si tak přehled o aktuálním dění. Téměř ke každé vytvořené položce lze rovněž přidávat vlastní štítky a hodnocení, a filtrovat tím potřebné informace. Nastavením notifikací přes e-mail nebo RSS je uživatel neustále informován o aktuálních změnách v jeho pracovních týmech. Velice zajímavou funkcí je také tzv. real-time streaming, kdy uživatel může sledovat v pop-up okně dění u vybraných složek v reálném čase. Během června letošního roku by se měla objevit pod kódovým jménem Evergreen nová verze Novell Vibe 3.1. Můžete se těšit na celou řadu novinek a vylepšení, které společnost Novell zahrnula na základě připomínek uživatelů. Především se jedná o vylepšený Vibe OnPrem Data Synchronizer Connector, který zajistí obousměrnou synchronizaci kalendáře a úkolů s Groupwise účtem. Vedle obvyklých oprav bude v nové verzi Vibe také vylepšena správa úkolů a milníků pro efektivnější řízení projektů, vylepšené možnosti editování projektové landing stránky a migrační nástroje pro uživatele Sitescape fóra. Novou verzi si můžete již nyní bezplatně vyzkoušet na adrese tryvibeonprem.novell.com. 

AUTOR

flexibilně vytvářet pracovní prostory a týmy uvnitř i mimo organizaci s kontrolou přístupových práv a sdílet informace a zdroje týkající se konkrétních projektů v jediném bezpečném prostoru. V rámci pracovního

František Gössel Technology Colsuntant

Connect! srpen 2011

69

connect

"6
Ê "6Ê

-/
Společnost Dell se přesouvá od spotřebitelů ke korporacím Londýnský Dell Technology Camp 2011 přinesl nejen ukázku nejnovějších produktů Dellu, ale především umožnil nahlédnout pod pokličku současné transformace společnosti.

Nejjasnější budoucnost

AUTOR

Fakt, že Dell ztratil světové prvenství v prodeji osobních počítačů, není podle jeho šéfa zase tak důležitý. Díky několika zásadním krokům teď firma může tvrdit, že má široké portfolio technologií a systémových integrací. Jinými slovy, Dell už nenabízí pouze monitory, notebooky, klávesnice a tiskárny, ale svým klientům může nabídnout také servery, datová úložiště, systémové integrace a s tím spojené sjednocující služby. Tedy to, co jeho noví konkurenti, i když prozatím ne v takové míře. Když jsem se v Londýně bavil se zástupci Dellu, potvrdili mi prohlášení, které ne-

70

Jan Sedlák redaktor Computeru a Živě.cz

Connect! srpen 2011

dávno Michael Dell sdělil v rozhovoru pro server CNN Money, a sice, že budoucnost firmy nikdy nebyla jasnější. Mají pravdu. Dell má silnou cash flow, finanční prostředky pro akvizice větších firem i začínajících a nadějných startupů a díky růstu a pěkným dividendám také přízeň investorů. Novodobá historie Dellu se začala psát v roce 2009, když firma koupila běžnému smrtelníkovi spíše neznámou firmu Perot Systems za úctyhodných 3,9 miliardy dolarů. Právě díky této akvizici se do té doby spíše tápající společnost mohla dostat do hodně výnosného a lukrativního byznysu – pronikla do státních sfér, školství, armád a zdravotnictví. Dell nyní nabízí specializované systémy pro e-learning, vlády, nemocnice a další subjekty. Jednotlivé prezentace nových technologií na londýnském Technology Campu dokazují, že firma v tomto segmentu zcela jistě své odbytiště nehledá nijak ztěžka. Například ukázka forenzních a dalších systémů pomáhajících detektivům při hledání a usvědčování podezřelých byla velice působivá. Také další významná akvizice posouvá Dell blíže k IBM nebo HP. Právě s druhou jmenovanou firmou se Dell relativně nedávno přetahoval o společnost 3PAR. Do té doby rovněž poněkud neznámá firma se zdála pro oba obry životně důležitá a dnes už se jasně ví, proč tomu tak bylo. Storage systémy od 3PAR jsou zatraceně dobré, a jak se ukazuje, efektivně ukládat v cloudu dnes chtějí všichni. Konvergenční centra – nová strategie HP – využívají jako jednu ze stěžejních částí právě produkty 3PAR. Dell, který nakonec přetahovanou prohrál, za každou cenu musel s HP držet krok. I proto za 940 milionů dolarů koupil společnost podobného zaměření – Compellent. Také Dell tak může v rámci svých serverových řešení nabízet kvalitní cloudová datová úložiště a s tím spojené služby.

Co by bylo, kdyby Dell však v tomto ohledu nejspíš mohl být mnohem dál. Už v roce 2002, kdy firmu společně s Michaelem Dellem ovládal tehdejší CEO Kevin Rollins, měl druhý jmenovaný zájem odkoupit dnešního významného hráče EMC. Michael Dell se však tehdy bál, že by to znamenalo přílišný odklon od zaměření jeho firmy a strategická akvizice se nakonec

Také v Dellu vidí jako důležitý prvek moderních serverových racků grafické karty. Do racku nacpou třeba celé počítače, které se pak streamují na dálku

neuskutečnila. Je to škoda, tržní hodnota EMC tehdy byla 16 miliard dolarů, přičemž dnes už si ji investoři cení na 57 miliard. Přepočteno na jednu akcii, EMC bylo v roce 2002 v útlumu a jeden kus se dal pořídit zhruba za 4 dolary. V současnosti se jeden cenný papír obchoduje za 20 dolarů. Dell přitom za jednu akcii Compellentu zaplatil přes 27 dolarů s tím, že kvůli své poptávce způsobil strmý nárůst hodnoty. I když Dell podniká statečné a dobré kroky, co do velikosti tržeb a technologií IBM a HP stále konkurovat nemůže. Většinu příjmů firmy stále tvoří věci okolo osobních počítačů, kdežto například u IBM IT služby generují okolo 56 % všech příjmů. Tzv. service business z koláče Dellu prozatím ukusuje 16 %. Zmíněných 56 % v IBM je možné demonstrovat také na dalších číslech – service business zde má hodnotu 56,4 miliardy dolarů, což je zhruba stejná hodnota, jakou má celý Dell. Dell prozatím nemá až tak sofistikované služby a systémy jako jeho konkurenti, je však poměrně hodně silný v oblasti malých a středních firem. Tedy těch zákazníků, kteří až tolik komplikované systémy nepotřebují a stačí jim spolehlivý, výkonný a levnější dodavatel. Dellova korporace ale nemá konkurenci pouze v oblasti korporátních řešení. Stále je velice silnou značkou mezi běžnými uživateli. Nabízí kvalitní a stylové notebooky, monitory, počítače, chytré telefony a v budoucnu také tablety. R&D laboratoř na Technology Campu opět ukázala, že Dell bude mít v budoucnu i v této oblasti co říci, například nové chytré telefony vypadají velice hezky. Firma však v současné době do výzkumu a vývoje investuje pouhé 1 % z příjmů, což je oproti 2 % HP a 3 % Applu, tedy významným konkurentům, dost málo. 

INZERCE A111012772

A

kcie Dellu od začátku roku 2009, doposud nejhoršího období v historii firmy, posilnily o více než 100 %, a i když se rozhodně nevrací k maximům na přelomu tisíciletí nebo k předkrizovým hodnotám, jejich stabilita značí jediné – znovu nastoupivší výkonný šéf Michael Dell našel pro své dítko novou cestu a strategii a veškeré aktivity tomu začíná přizpůsobovat. Dell už není největším výrobcem a prodejcem osobních počítačů na světě. Prvenství mu vyfouklo HP, které tak Dellově impériu jasně vzkázalo, že i dominantní oblast a největší byznys jeho firmy není a nebude to, co bývala. Vedení Dellu relativně nedávno přizpůsobilo strategii tak, aby firma byla schopná počítačů a komponent prodávat více. Ze zboží, které se prodávalo především firemním zákazníkům, se tak staly masové výrobky, které si nyní mohl koupit každý i v běžném obchodě. Osobní počítače a veškeré komponenty kolem nich (tiskárny, periferie a další) jsou ale výrobky s nízkou marží, což ruku v ruce se ztrátou prodejního prvenství a skutečností, že příjmy Dellu jsou ze 70 % závislé právě na oblasti osobních počítačů, jasně vzkazovalo, že budoucnost se musí zajistit také v jiných oblastech IT. Tam, kde už léta úspěšně figurují obři jako IBM, HP nebo Oracle – v oblasti serverů, systémů a s tím spojených služeb.

  2'
2
' =
1


            

#! "$ &. $   !   0+!#$ ! 0   
(#!'  !$   !) & /,+!(   !+#/ )# /)( !(     0  1&! 0)(   1( /  1( ($ )/'+ $1(! $ &($&!+#' $!. ((!+$   $/0+%! +&# )(!/&!&($ ' #!&#! + (&  + (& $    1# 
!/(-! ' 0# (  , #(#'1#((-#!( 

(0( 2
&, #(    ( ,'*#'& + 1# (!+ 1(0&  

$3"(' "'5'"5'''-)'/)',*++ <;"'!'#" '!'''' '#&'&'+-.*:9''&5!3"'$5'3 '0'$ "'


'$%#7"'$8'$64'5%'' 95'<"4'#" #'&'4'#&'&'/.*:9'0'$ "'

3
2  1 ) + 0
  */  

  



"8&%#!& #5& 6&9&&&&:#5&@!5&&")&#?!&7&   &&&#!&
&&

#  '   
&"!!

#&!#"&  
   
   &@!!)&& &&.>=&#=!<&)& ":"&#%"&  & )&)&)& $&%8;"& " & )&)&)&&&///&/+/&-,-&34&0)**3+/)**)

' %   &$  

&!5&@ &(#"& 4"1&!)2 !)%'&"#?!& #5&5&&"=#6& ")&&@
& $ $ $/ .
 $   #  $&")( -&  )(.-  '*#$.& , & ( - /,) !!!#"&( -  %#+/  $ " ( - ") &&##$ .