Lean als tool bij procesoptimalisatie binnen ziekenhuizen
Nascholingsbijeenkomst BMTZ 27 september 2012 St. Elisabeth Ziekenhuis Bureau Zorg Innovatie Ronald Aalbersberg
Laboratorium voor Medische Microbiologie en Immunologie
Bureau Zorg Innovatie
Inhoud presentatie • • • •
Lean Elisabeth ziekenhuis Proces Waarde/verspilling Tools : VSM, SMED, 5S
Doel lean binnen EZ 1.Probleemoplossend vermogen vergroten 2.Processen verbeteren – Voor patiënt – Voor zorgverlener, direct als indirect – Verspilling verwijderen
Alles draait om het proces “…in 85% van de gevallen dat een organisatie faalt om aan de eisen van de klant te voldoen ligt de oorzaak bij falende processen…. niet bij de medewerker…”
W. Edwards Deming
Geef de mensen niet de schuld, maar verbeter het proces!!
“Wereldwijd zoeken bedrijven naar toptalent en laten hen vervolgens aan falende processen werken. Toyota zoekt normaal talent, maar we laten hen aan de beste processen van de wereld werken…” Taichii Ohno
Wat is een proces? • Elk proces wordt gekenmerkt door een input, output en transformatie
Input
transformatie
output
transformatie
output
Ook ziekenhuizen kennen veel processen
1 1
5
1 2
1
1 3
9 4
1
7
1 6
1
1 4
2
1
1
Bijvoorbeeld: Proces voor eerste polikliniekbezoek
116 minuten 41 minuten 75 minuten
Wat is Lean? • Er zijn waarde toevoegende en nietwaarde toevoegende activiteiten
Capaciteit =
Waarde toevoegende activiteiten
+
Niet waarde toevoegende activiteiten
Waarde voor patiënt 1. Het beantwoorden van de zorgvraag 2. Wat van belang is voor deze patiënt tijdens het proces
Verspilling herkennen Waarde • Het beantwoorden van deze zorgvraag • Wat van belang is voor deze patiënt tijdens het proces Verspilling • Alle overige handelingen
Waarde / verspilling voor klanten • Alleen díe activiteiten die echt nodig zijn om een product of dienst te realiseren met de eigenschappen die de klant werkelijk wil. • Waar klant voor wil betalen
Ball passing video
oefening
• Waarde (VA) – Alleen díe activiteiten die echt nodig zijn om een product of dienst te realiseren met de eigenschappen die de klant werkelijk wil. Zorgvraag van de patient. • Verspilling (NVA) – Elke activiteit die middelen gebruikt en geen waarde toevoegt • Soms moeten we verspillingen accepteren
7 traditionele vormen van verspilling • • • • • • •
Overproductie Wachten Transport van materialen Onnodig handelen (overprocessing) Transport (bewegingen van mensen) Voorraad Afwijkingen
8. Onbenutte creativiteit Gelieve hersenen op te bergen in uw kastje bij het betreden van dit bedrijf. U krijgt ze terug bij het buiten gaan.
Value Stream Map (VSM)
VSM – Analyse doorlooptijd= 116 min Totale proces tijd= 45 min Waardetoevoegend= 41 min
• Verzamel data per processtap – –
Bepaal welke stappen waarde toevoegen en welke niet Reken totale proces tijd en totale doorlooptijd uit
`
T
P
T
P
T
P
T
P
T
P
T
1 i
)
(
5
1 i
)
(
1 i
)
(
9 i
)
(
7
1 i
)
(
i
)
n
m
n
m
n
m
n
m
n
m
F
1 F
2
1 F
3
2
7
r
e
q
1
2
r
e
q
1
2
r
e
q
5
2
r
e
q
%
0
0
F
4
1 r
e
q
8
2
r
e
0
0
)
(
%
)
(
%
)
(
%
)
(
%
)
(
%
)
( :
1
1
V
A
%
%
%
% 2
1
3
1
V
A
%
%
)
N
C :
(
%
%
r
e
q
1
F
q
1
F
6
1 F
4
2
1
m
n
i
m
n
)
(
(
1
1
T
P
P
PACS/MIRADOR
20100301 versie 8
VSM cardiologie patienten via SEH
09:00-17:00 TAKT : (8*60)/(3934/90)= 11 min 17:00-09:00 TAKT : (16*60)/(3386/90) = 25 min
112
thuis
ext
Poli
thuis HA
EPD
ext
Theriak
2,2 p dag
2,9 p dag
KCHL 1,9 p dag
PACS
0,3 p dag
Dagelijks besproken en dan weg !!!
0,1 p dag
0,1 p dag
0,5 p dag
Cardioloog (overleg)
1 – 312 min Med. 48 min
2 p dag
2,8 p dag
3% 1 – 96 min Med. 10 min
Verpleegkundige
5,5 p dag
SEH arts
ICC C10
C9
C11
Afspraak etc.
C12
30 %
C7
17 %
4,1 p dag
20 %
20 % balie
triage C2
C1
Verpleegkundige
Toewijzen kamer
C3
C4
SEH arts
radiologie
80 %
C5
Beslissing SEH arts
extra
C8b
C6 18
7
Mins
3 - 64
11 patienten
16
41
Mins
6
Mins
31
Mins
Mins 0-6
9 patienten
5
Mins
6
70 %
Mins
LT 184 PT 91
0 -120
Mins 4 - 30
9 - 61
1 - 14
0 - 73
22 patienten
15 patienten C14 en C13
3 patienten 2
Mins
4
0 -21
Mins
5
0 - 39 2
Mins
0 -26
Mins
5
1 -78 6
Mins
1 - 17
4
Mins
Mins
0 - 19
3-5
4
12
Mins
3 - 38
0 -20
transport
C13 9 patienten
7 patienten
7 patieneten
85 patienten
C14
C8a
80 %
Mins
2
3
Mins
0 – 12
Mins
0 - 124
76
12
Mins
12 - 23
LT 49 min PT 27 (gegevens uit tijdslijn)
LT mediaan 156 min (18 – 447 min)
(372 card patienten, gegevens uit database)
Mins
21 - 82
Incl admin, overleg en labtijd
11
5
Mins
1 - 14
LT 166
Mins
4 - 65
13
Mins
3 - 35
PT 57
SMED Changeover time (omsteltijd)
De tijd die nodig is om een machine om te stellen, tussen het laatste goede product A en het eerste goede product B.
Changeover time = stilstand =
WASTE
Changeover time niet alleen het omstellen van machines • Onderhoud op machine • Herinrichten werkplek voor andere werkzaamheden • Inrichten van een ruimte, bv OK
Omsteltijd-reductie • Verminderen van de stilstand • Verbeteren van de “first time right capability” • Verbeteren van de “repeatability” van de omstelhandelingen.
SMED
Film pitstop
Verbeterproces Mixed Fase
SMED stap 1
Split Fase
SMED stap 2
Transferred Fase
SMED stap 3
Improved Fase
Mixed Fase (current state) • • • • • • • •
Proces staat stil tijdens het omstellen Basis activiteiten gemixed Geen goede of onvolledige instructies Verschillende werkmethoden Geen verschil off-line en on-line Gereedschappen niet goed geordend Instellen: vaak op gevoel Veel proefruns, re-adjusting
Verbeterproces Mixed Fase
SMED stap 1
Split Fase
SMED stap 2
Transferred Fase
SMED stap 3
Improved Fase
SMED stap 1 scheiden van off-line en on-line • Video-opname, of 1e screening visueel • Analyseer alle activiteiten (Pareto) • Belangrijke vraag: “moet de machine stilstaan voor deze activiteiten?” • Meet de tijden van alle activiteiten • Scheid alle activiteiten in on-line en off-line • Maak een checklist > die moet er blijven! (voorbereiding, after-care activiteiten, gereedschappen, benodigde onderdelen)
Omstel-reductie
Verbeterproces Mixed Fase
SMED stap 1
Split Fase
SMED stap 2
Transferred Fase
SMED stap 3
Improved Fase
SMED stap 2 transformeer on-line naar off-line • Dmv technische modificaties en hulpmiddelen • Modulaire onderdelen • Zoveel mogelijk off-line doen
Verbeterproces Mixed Fase
SMED stap 1
Split Fase
SMED stap 2
Transferred Fase
SMED stap 3
Improved Fase
SMED stap 3 minimaliseer on-line / off-line ON-LINE • Activiteiten vervangen / verwijderen > technische modificatie, automatisering • Maak gebruik snelkoppelingen • Specifieke gereedschappen (electronisch, pneumatisch) • Elimineren van test-runs • Parallel werken met bv 2 medewerkers • Industrial engeneering OFF-LINE • Maak speciale omstel sets (gereedschap etc) • Organiseer opslag onderdelen etc, minimaliseer transport • Via industrial engeneering de beste werkmethode vinden.
Improved fase • • • • • •
On-line en off-line is geminimaliseerd Speciale gereedschap zijn geintroduceerd Speciale hulpmiddelen om af te stellen Speciale omstel sets Standaard omstel methode > instructie Omstellen zo simpel mogelijk > uitvoer baar door operators zelf, geen speciale technieker • Parallel werken > pitstop • Omsteltijd is zo kort mogelijk
5S Werkplek organisatie
5S
(5 stappen) Sorteren Structureren Schoonmaken Standaardiseren Stabiliseren
Doel 5S: • Wegnemen verspillingen • Signaleren van afwijkende situaties • Uitgangspunt van verbeteren
Structureren Sorteren
Schoonmaken
Stabiliseren
Standaardiseren
Structureren Sorteren
Schoonmaken
Stabiliseren
Standaardiseren
Structureren Sorteren
Schoonmaken
Stabiliseren
Standaardiseren
Structureren Sorteren
Schoonmaken
Stabiliseren
Standaardiseren
Structureren Sorteren
Schoonmaken
Stabiliseren
Standaardiseren
Ziekenhuizen en Lean Uitdaging ziekenhuis Patient centraal
Lean Processen organiseren vanuit de patiënt Flow creëren
Druk op efficiëntie en kosten
Focus op waarde toevoegende activiteiten “verspilling” elimineren
Hoge werkdruk Realistisch plannen
Kwaliteit
Variatie verminderen/ controleren Standaardisatie
Veiligheid Continu verbetercultuur
