MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 320 1.
NAMA JABATAN
: Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen
2.
IKHTISAR JABATAN
:
Melakukan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan dan rumah tangga serta memberikan bantuan teknis Direktorat. 3.
TUJUAN JABATAN
:
Terwujudnya tata usaha, kepegawaian, keuangan direktorat yang tertib, lancar, efektif dan efisien. 4.
dan rumah tangga
URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN : 4.1. Melakukan tata usaha surat masuk. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3.
Memberi tugas kepada pelaksana untuk menerima surat masuk dan memeriksa kelengkapan berkasnya, memberi label disposisi dan mencatat surat masuk pada Buku Agenda Surat Masuk; Meneliti berkas surat masuk dan memberi tugas kepada pelaksana untuk menyampaikan kepada Direktur; Memberi tugas kepada pelaksana untuk mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Direktur.
4.2. Melakukan tata usaha surat keluar. 4.2.1. 4.2.2.
4.2.3.
Meneliti konsep surat/nota dinas dari masing-masing Subdirektorat serta memberi tugas kepada pelaksana untuk menyampaikan kepada Direktur; Memberi tugas kepada pelaksana untuk memberi nomor agenda pada verbal dan surat keluar / nota dinas dan mencatatnya pada Buku Agenda Surat Keluar, memberi stempel jabatan atau dinas, serta memberi cap kualifikasi dan klasifikasi surat; Memberi tugas kepada pelaksana untuk mencatat ke dalam buku ekspedisi serta mengirimkan surat keluar / nota dinas sesuai alamat yang dituju.
4.3. Melakukan pengelolaan arsip. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4.
Meneliti arsip yang diterima dari masing-masing subdirektorat untuk didokumentasikan dan disimpan; Memberi tugas kepada pelaksana untuk mencatat dalam daftar pertelaan, kodifikasi, klasifikasi, jangka waktu simpan dan mengelompokkan sesuai dengan tata kearsipan yang berlaku; Meneliti dan memeriksa klasifikasi kodifikasi arsip; Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyimpan arsip sesuai dengan tata kearsipan;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 321 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.8. 4.3.9. 4.3.10. 4.3.11. 4.3.12. 4.3.13. 4.3.14. 4.3.15. 4.3.16.
Mengevaluasi pelaksanaan tugas kearsipan dan dokumentasi. Memberikan persetujuan atau penolakan atas permintaan peminjaman arsip; Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyimpan surat permintaan peminjaman arsip; Memberi tugas kepada pelaksana untuk memeriksa arsip yang dikembalikan dan menyimpannya kembali ke tempat penyimpanan semula. Memberi petunjuk kepada pelaksana mengenai proses penggunaan arsip aktif menjadi arsip inaktif; Memberi tugas kepada pelaksana untuk memelihara, merawat dan mengamankan arsip. Mempelajari klasifikasi dan jangka waktu simpan arsip; Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengklasifikasi, memilah arsip aktif, inaktif dan arsip yang sudah tidak bernilai guna; Meneliti kembali klasifikasi dan penetapan arsip aktif dan inaktif; Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep surat penyusutan arsip; Meneliti, memaraf surat penyusutan arsip dan menyampaikan kepada Direktur; Melaksanakan pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
4.4. Melakukan urusan kepustakaan di lingkungan direktorat. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3.
Meneliti literatur/ peraturan-peraturan yang berkaitan degan urusan kepustakaan Direktorat; Memberi tugas kepada pelaksana untuk menatausahakan dan menyusun tata letak kepustakaan Direktorat; Mengevaluasi pelaksanaan tugas urusan kepustakaan.
4.5. Menyusun konsep rencana kebutuhan pegawai Direktorat termasuk penyusunan konsep jabatan fungsional, konsep pola mutasi dan konsep standar kompetensi jabatan 4.5.1. 4.5.2.
4.5.3.
Menerima disposisi Direktur untuk konsep rencana kebutuhan pegawai, jabatan fungsional, pola mutasi pelaksana dan standar kompetensi jabatan lingkup Direktorat; Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep rencana kebutuhan pegawai berdasarkan formasi pegawai yang aktif maupun yang menjalankan tugas belajar, termasuk penyusunan konsep jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan lingkup Direktorat; Meneliti konsep rencana kebutuhan pegawai, jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan lingkup Direktorat serta melaporkannya kepada Direktur sebagai bahan
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 322 -
4.5.4.
4.5.5.
pembahasan bersama dengan para Kepala Subdirektorat dan Kepala Seksi; Mengikuti pembahasan rencana kebutuhan pegawai, jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan, dan memberi tugas kepada pelaksana untuk membuat konsep nota dinas kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai kebutuhan pegawai, jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan sesuai hasil pembahasan; Menerima, meneliti dan menandatangani nota dinas kepada Direktur sebagai pengantar konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai kebutuhan pegawai, jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan.
4.6. Melakukan penyiapan usulan kenaikan pangkat pegawai. 4.6.1. 4.6.2.
4.6.3.
Memberi tugas kepada pelaksana untuk menginventarisasi dan mengidentifikasi nama-nama pegawai yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulkan kenaikan pangkat; Meneliti hasil inventarisasi nama pegawai yang memenuhi syarat untuk diusulkan kenaikan pangkat dan memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal; Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas Direktur dan melegalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan serta menyampaikannya kepada Direktur.
4.7. Melakukan penyiapan usulan pensiun pegawai. 4.7.1. 4.7.2.
4.7.3.
Memberi tugas kepada pelaksana untuk melakukan inventarisasi/identifikasi nama-nama pegawai yang akan memasuki usia pensiun; Meneliti hasil inventarisasi nama pegawai yang akan memasuki masa pensiun dan memberi tugas kepada pelaksana untuk menyiapkan berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan dan menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretariat Direktorat Jenderal; Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep konsep nota dinas Direktur kepada Sekretariat Direktorat Jenderal serta menandatangani legalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan selanjutnya menyampaikannya kepada Direktur.
4.8. Melakukan penyiapan usulan ujian penyesuaian ijazah pegawai.
4.8.1. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menginventarisasi dan mengidentifikasi nama-nama pegawai yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulkan mengikuti ujian penyesuaian ijazah pegawai;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 323 4.8.2. Meneliti hasil inventarisasi nama pegawai yang memenuhi syarat untuk diusulkan mengikuti ujian penyesuaian ijazah pegawai dan memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal; 4.8.3. Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas Direktur dan melegalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan serta menyampaikannya kepada Direktur. 4.9. Melakukan penyiapan usulan diklat/seminar/seleksi beasiswa. 4.9.1. Menerima disposisi Direktur mengenai surat penawaran diklat/seminar/seleksi beasiswa dari instansi lain dan nota dinas Sekretaris Direktorat Jenderal; 4.9.2. Meneliti surat mengenai penawaran diklat/seminar/seleksi beasiswa dari instansi lain dan nota dinas Sekretaris Direktorat Jenderal; 4.9.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menggandakan surat dan nota dinas tersebut dan menyampaikan kepada para Kepala Subdirektorat; 4.9.4. Menerima usulan dari para Kepala Subdirektorat dan memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai usul peserta diklat/seminar/seleksi beasiswa; 4.9.5. Meneliti, mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai usul peserta diklat/seminar/seleksi beasiswa dan menyampaikannnya kepada Direktur. 4.10. Menatausahakan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai (DP3). 4.10.1. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyampaikan blangko DP3 kepada para pejabat penilai di lingkungan Direktorat, mengumpulkan blangko DP3 yang sudah diisi dan ditandatangani atasannya masing-masing; 4.10.2. Meneliti DP3 yang telah dilakukan penilaian oleh para pejabat penilai dan konsep nota dinas pengantar; 4.10.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengirimkan DP3 ke Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian, Setditjen; 4.10.4. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyimpan DP3 ke dosir masing-masing pegawai sebagai arsip.
4.11. Menatausahakan keluarga (KP4).
surat
keterangan
untuk
mendapatkan
tunjangan
4.11.1. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyampaikan formulir KP4 kepada para pegawai di lingkungan Direktorat,
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 324 mengumpulkan formulir KP4 yang sudah dilengkapi dan ditandatangani pegawai yang bersangkutan serta menyusun konsep nota dinas pengantar penyampaian KP4 kepada Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.11.2. Meneliti KP4 yang telah ditandatangani oleh pegawai dan disahkan oleh pejabat berwenang. 4.11.3. Meneliti dan menandatangani nota dinas pengantar penyampaian KP4 dan memberi tugas pelaksana untuk menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.11.4. Memberi tuags kepada pelaksana untuk menyimpan copy KP4 tersebut pada masing-masing dosir pegawai yang bersangkutan. 4.12. Menatausahakan cuti pegawai. 4.12.1. Menerima permohonan cuti dari pejabat/pegawai di lingkungan Direktorat yang telah ditandatangani/disetujui oleh atasan langsungnya, baik berupa cuti tahunan, cuti besar, cuti bersalin, cuti sakit, cuti karena alasan penting dan cuti di luar tanggungan negara; 4.12.2. Meneliti permohonan cuti bahwa hak cuti pegawai sesuai ketentuan yang berlaku; 4.12.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk membuat konsep surat ijin cuti dan memberikan paraf pada kolom catatan pejabat kepegawaian, kecuali untuk cuti di luar tanggungan negara dan cuti yang dijalankan di luar negeri; 4.12.4. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyampaikan konsep surat ijin cuti kepada Pejabat yang berwenang menandatangani Surat Ijin Cuti; 4.12.5. Memberi tugas kepada Pelaksana untuk mencatat ke dalam kartu cuti, mengagendakan surat ijin cuti dan mendistribusikan kepada pihak-pihak terkait; 4.12.6. Dalam hal permohonan cuti di luar tanggungan negara dan/atau cuti yang dijalankan di luar negeri, Kasubbag Tata Usaha memberi tugas kepada Pelaksana untuk menyiapkan konsep nota dinas pengantar kepada Sekretaris Direktorat Jenderal untuk mendapatkan proses lebih lanjut. 4.13. Menatausahakan ketertiban dan kehadiran pegawai. 4.13.1. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyiapkan absen masuk dan absen pulang masing-masing Kasubdit; 4.13.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk merekapitulasi absen harian, membuat konsep nota dinas pengantar dan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai; 4.13.3. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 325 4.13.4. Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengirimkan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai ke Kepala Bagian Organisasi dan Kepegawaian Setditjen Pengelolaan Utang. 4.14. Melakukan urusan penatausahaan dosir pegawai. 4.14.1. Memberi tugas kepada pelaksana Subbagian Tata Usaha untuk meng-update setiap ada perubahan data kepegawaian berdasarkan berkas kepegawaian yang diterima, menyimpan dan menyusun berkas kepegawaian tersebut pada dosir pegawai/pejabat Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. 4.14.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk melakukan penatausahaan berkas kepegawaian tersebut dalam dosir pegawai/pejabat Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. 4.14.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun berkas kepegawaian dalam dosir kepegawaian pegawai/pejabat Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen secara berurutan dari mulai CPNS sampai dengan kepangkatan terakhir pegawai/pejabat yang bersangkutan. 4.15. Pemutakhiran Data Pegawai melalui Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). 4.15.1. Meneliti dokumen/berkas yang terkait dengan perubahan data kepegawaian; 4.15.2. Memberi tugas kepada pelaksana merekam data kepegawaian berdasarkan berkas tersebut pada aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dan melakukan pencetakan atas hasil perekaman tersebut; 4.15.3. Menerima dan meneliti laporan hasil perekaman pada aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG); 4.15.4. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyimpan dan menyusun berkas kepegawaian tersebut pada dosir pegawai Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen; 4.16. Menghimpun dan menyiapkan bahan masukan dalam rangka sidang evaluasi kinerja bagi pemangku jabatan pelaksana. 4.16.1. Menerima dan mengkompilasi hasil evaluasi kinerja bagi pemangku jabatan pelaksana; 4.16.2. Melakukan koordinasi dengan para Kepala Subdirektorat dan Kepala Bagian Kepegawaian dan Organisasi untuk menentukan waktu dan tempat sidang; 4.16.3. Memberi tugas kepada Pelaksana untuk menyusun konsep surat undangan Direktur mengenai penyelenggaraan sidang; 4.16.4. Meneliti dan memaraf konsep surat undangan Direktur mengenai penyelenggaraan sidang;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 326 4.16.5. Memberi tugas kepada pelaksana untuk mendistribusikan surat undangan Direktur mengenai penyelenggaraan sidang kepada para Kepala Subdirektorat dan Kepala Bagian Kepegawaian dan Organisasi; 4.16.6. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyiapkan data, sarana dan prasarana yang diperlukan dalam penyelenggaraan sidang evaluasi kinerja bagi pemangku jabatan pelaksana; 4.16.7. Melakukan evaluasi terhadap persiapan pelaksanaan sidang evaluasi kinerja bagi pemangku jabatan pelaksana. 4.16.8. Menyusun konsep nota dinas rahasia Direktur mengenai usul penetapan jabatan dan peringkat kepada Sekretaris Direktorat Jenderal atas Hasil Penyelenggaraan Sidang beserta Berita Acara Penyelenggaraan Sidang bagi Pemangku Jabatan Pelaksana, selanjutnya menyampaikannya kepada Direktur; 4.16.9. Menerima nota dinas yang telah ditandatangani Direktur mengenai usul penetapan jabatan dan peringkat beserta lampiran terkait, selanjutnya memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan, menatausahakan, dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.17. Menyiapkan surat perintah penunjukan Pejabat Pelaksana Harian. 4.17.1. Menerima disposisi Direktur untuk menyusun konsep surat perintah penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh) berdasarkan dokumen/informasi yang menyatakan adanya penugasan, undangan, cuti, pensiun dari salah satu atau beberapa Pejabat Eselon III/IV yang menyebabkan terjadinya kekosongan jabatan untuk sementara waktu; 4.17.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun Surat Perintah Direktur mengenai penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh); 4.17.3. Menerima, meneliti, dan memaraf konsep Surat Perintah Direktur mengenai penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh), selanjutnya menyampaikan kepada Direktur; 4.17.4. Menerima Surat Perintah yang telah ditandatangani Direktur mengenai penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh), dan memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan, dan menyampaikan kepada Pejabat Pelaksana Harian yang ditunjuk dengan tembusan Sekretaris Direktorat Jenderal dan Para Kepala Subdirektorat.
4.18. Menyusun daftar pejabat/pegawai yang wajib menyampaikan LP2P. 4.18.1. Menerima dan mempelajari penugasan dari Direktur untuk menyelesaikan nota dinas dari Sekretariat Direktorat Jenderal
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 327 mengenai Permintaan Daftar Wajib Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P); 4.18.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun Daftar Wajib LP2P berdasarkan ketentuan yang berlaku dan menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian Daftar Wajib Laporan Pajakpajak Pribadi (LP2P); 4.18.3. Meneliti dan memaraf Daftar Wajib LP2P dan konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian Daftar Wajib Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P) dan selanjutnya menyampaikan kepada Direktur; 4.18.4. Menerima nota dinas yang telah ditandatangani Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian Daftar Wajib Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P) beserta Daftar Wajib LP2P. 4.18.5. Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan dan menyampaikan Nota Dinas dan Daftar Wajib LP2P kepada Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.19. Menyelesaikan pengiriman Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P). 4.19.1. Menerima dan mempelajari disposisi Direktur untuk menyelesaikan pengiriman Laporan Pajak-pajak Pribadi (LP2P); 4.19.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyiapkan formulir isian LP2P dan menyediakan amplop; 4.19.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas Kepala Subbagian Tata Usaha kepada para pegawai mengenai penyampaian formulir isian dan permintaan pengisian formulir; 4.19.4. Meneliti dan menandatangani nota dinas Kepala Subbagian Tata Usaha kepada para pegawai mengenai penyampaian formulir isian dan permintaan pengisian formulir, selanjutnya memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan dan mendistribusikan nota dinas Kepala Subbagian Tata Usaha kepada para pegawai mengenai penyampaian formulir isian dan permintaan pengisian formulir kepada para pegawai; 4.19.5. Menerima Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) dalam amplop tertutup dari para pegawai, selanjutnya memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian LP2P pegawai dalam amplop tertutup; 4.19.6. Meneliti dan memaraf konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian LP2P pegawai dalam amplop tertutup, kemudian menyampaikan kepada Direktur; 4.19.7. Menerima nota dinas yang telah ditandatangani Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai penyampaian LP2P
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 328 pegawai dalam amplop tertutup, kemudian memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan dan menyampaikan nota dinas tersebut kepada Sekretaris Direktorat Jenderal dengan lampiran LP2P pegawai dalam amplop tertutup. 4.20. Menyusun bahan permintaan pembiayaan kegiatan Direktorat (SPP). 4.20.1. Menerima disposisi dari Kepala Subdirektorat untuk menyiapkan bahan permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 4.20.2. Meneliti ketersediaan dana kegiatan pada DIPA Direktorat Jenderal dan mengecek ketersediaan dana pada Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) serta mencocokan satuan pembiayaan dengan Standar/Satuan Biaya Kegiatan; 4.20.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk melakukan penyiapan bahan-bahan permintaan pembiayaan kegiatan dan pembuatan konsep nota dinas penyampaian permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 4.20.4. Memeriksa kelengkapan bahan permintaan pembiayaan dan meneliti laporan-laporan yang telah dibuat dan konsep nota dinas pengantar untuk ditetapkan oleh Direktur atas permintaan pembiayaan kegiatan direktorat kepada Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.20.5. Menyampaikan surat pengajuan permintaan kebutuhan pembiayaan kegiatan dari masing-masing Subdirektorat kepada Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.20.6. Memberi tugas kepada pelaksana untuk melakukan penatausahaan berkas permintaan pembiayaan beserta kelengkapannya. 4.21. Mendukung kegiatan konsinyering, monitoring dan sosialisasi. 4.21.1. Menerima dan mempelajari nota dinas dari Subdirektorat mengenai adanya kegiatan konsinyering, monitoring atau sosialisasi; 4.21.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk meneliti ketersediaan dana pada Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SISKA), dan merencanakan biaya kegiatan berdasarkan satuan pembiayaan dengan Standar/Satuan Biaya Kegiatan.
4.21.3. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menyusun : 4.21.3.1. Konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal mengenai permintaan dukungan pembiayaan/kegiatan; 4.21.3.2. Konsep surat tugas dan; 4.21.3.3. Konsep surat undangan.
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 329 yang terkait dengan kegiatan konsinyering, monitoring atau sosialisasi; 4.21.4. Menerima, meneliti dan memaraf konsep nota dinas dan suratsurat terkait kegiatan konsinyering, monitoring atau sosialisasi tersebut kemudian menyampaikan kepada Direktur; 4.21.5. Menerima nota dinas, surat tugas dan undangan yang telah ditandatangani Direktur yang terkait dengan kegiatan konsinyering, monitoring atau sosialisasi, selanjutnya memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal dan pihak terkait. 4.22. Melakukan pengawasan realisasi DIPA/POK 4.22.1. Menerima usulan permintaan Penyusunan DIPA/POK dari masing-masing Kepala Subdirektorat 4.22.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengkompilasi bahan/data usulan Penyusunan DIPA/POK dari masing-masing Subdirektorat di lingkungan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen, Mengentry data tersebut kedalam aplikasi DIPA/POK, Membuat Konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktur Jenderal perihal Usulan DIPA/POK beserta verbal. 4.22.3. Menerima, meneliti dan memaraf konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mengenai Usulan DIPA/POK beserta verbal dan lampirannya, selanjutnya menyampaikan kepada Direktur. 4.22.4. Menerima nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mengenai Usulan DIPA/POK beserta verbal dan lampirannya, selanjutnya Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengagendakan dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.22.5. Menerima usulan revisi DIPA/POK dari masing-masing Kepala Subdirektorat dan Memberi tugas kepada pelaksana untuk mengkompilasi bahan/data usulan revisi DIPA/POK dari masingmasing Subdirektorat, Mengupdate data tersebut kedalam aplikasi DIPA/POK dan Membuat Konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktur Jenderal perihal Usulan Revisi DIPA /POK beserta verbal dan lampirannya. 4.22.6. Menerima, meneliti dan memaraf konsep nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mengenai Usulan Revisi DIPA/POK beserta verbal dan lampirannya, selanjutnya menyampaikan kepada Direktur. 4.22.7. Menerima nota dinas Direktur kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang mengenai Usulan Revisi DIPA/POK beserta verbal dan lampirannya, selanjutnya Memberi tugas
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 330 kepada pelaksana untuk mengagendakan dan menyampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal. 4.23. Melakukan penyusunan kantor.
permintaan kebutuhan sarana
prasarana
4.23.1. Memberi tugas kepada pelaksana untuk membuat nota dinas Kepala Subbagian Tata Usaha mengenai permintaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor (termasuk daftar alat tulis kantor) setiap awal bulan kepada Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.23.2. Meneliti dan menandatangani nota dinas Kepala Subbagian Tata Usaha mengenai permintaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dan menugaskan kepada pelaksana untuk menyampaikannya kepada Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.23.3. Menerima informasi dari Kepala Subbagian Perlengkapan, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal bahwa kebutuhan sarana dan prasarana kantor tersedia dan dapat diambil di Subbagian Perlengkapan, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal kemudian memberi tugas kepada pelaksana untuk mengambil kebutuhan sarana dan prasarana kantor dimaksud; 4.23.4. Memberi tugas kepada pelaksana untuk memeriksa sarana dan prasarana kantor yang diperoleh dari Subbagian Perlengkapan, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal, menandatangani Formulir Distribusi Permintaan Barang/Peralatan Kantor dan menyimpan sarana dan prasarana kantor di lemari penyimpanan dan mencatatnya kedalam Buku Penerimaan Barang; 4.23.5. Menerima laporan dari pelaksana atas pencatatan Buku Penerimaan Barang. 4.24. Melakukan penyusunan permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. 4.24.1. Menerima dan mempelajari nota dinas permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dari Subdirektorat; 4.24.2. Memberi tugas kepada pelaksana untuk menindaklanjuti permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dan menyusun konsep nota dinas Kepala Subbagian kepada Kepala Bagian Umum mengenai permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; 4.24.3. Meneliti dan menandatangani nota dinas Kepala Subbagian kepada Kepala Bagian Umum mengenai permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dan menugaskan kepada pelaksana untuk menyampaikannya kepada Kepala Subbagian Perlengkapan, Bagian Umum; 4.24.4. Menerima informasi dari Kepala Subbagian Perlengkapan bahwa pemeliharaan sarana dan prasarana kantor akan segera
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 331 dilaksanakan, dan selanjtnya memberi tugas kepada pelaksana untuk melakukan koordinasi dengan Bagian Umum; 4.24.5. Menerima laporan atas pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. 4.25. Membina pegawai di lingkungan Subbagian meningkatkan motivasi dan prestasi kerja
Tata
Usaha
untuk
4.25.1. Membimbing pegawai untuk mematuhi jam kerja, meningkatkan prestasi kerja; 4.25.2. Memberikan pengarahan dan motivasi kepada pegawai; 4.25.3. Memberikan teladan kepada pegawai untuk mematuhi kode etik; 4.25.4. Memberikan kesempatan pelaksana untuk mengembangkan kemampuan dan ketrampilan; 4.25.5. Mengusulkan mutasi dan promosi pelaksana; 4.25.6. Memberikan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan pelaksana. 5. BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6.
Disposisi dari Direktur; Kesepakatan dan keputusan rapat teknis; Konsep surat/nota dinas; Rencana Kerja Subbagian Tata Usaha tahun lalu dan tahun berjalan; Rencana kerja masing-masing subdirektorat; Surat/dokumen/barang yang diterima dan yang dikirim, serta bahanbahan untuk digandakan; 5.7. Data laporan kegiatan Subbagian Tata Usaha; 5.8. Konsep surat/nota dinas dari bawahan; 5.9. Surat dari instansi terkait; 5.10. Kesepakatan dengan pihak ketiga. 6. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9.
Peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan utang serta peraturan pelaksanaannya; Pedoman Tata Kerja (Urjab, SOP, SE, ABK dll.) Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; Pedoman Tata Naskah Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Keuangan; Peraturan tentang kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan; Peraturan yang berkaitan dengan Kepegawaian; Rencana kinerja tahunan dan program kerja tahunan; Sarana penyimpanan dokumen; Perangkat komputer dan ATK; Sarana komunikasi (telepon, faksimile dan lain-lain).
7. HASIL KERJA :
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 332 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 7.11. 7.12. 7.13. 7.14. 7.15. 7.16. 7.17. 7.18. 7.19. 7.20. 7.21. 7.22. 7.23. 7.24.
Dokumentasi/tata usaha surat masuk. Dokumentasi/tata usaha surat keluar. Dokumentasi arsip. Terlaksananya kegiatan kepustakaan di lingkungan direktorat. Usulan kebutuhan pegawai Direktorat, termasuk penyusunan konsep jabatan fungsional, pola mutasi dan standar kompetensi jabatan. Usulan kenaikan pangkat pegawai. Usulan pensiun pegawai. Usulan penyesuaian ijazah pegawai. Usulan peserta diklat/seminar/beasiswa. Dokumentasi Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3). Dokumentasi surat keterangan untuk mendapatkan tunjangan keluarga (KP4). Dokumentasi cuti pegawai. Laporn Bulanan Ketertiban Pegawai Terselenggaranya penatausahaan dosir pegawai. Pemutakhiran Data Pegawai melalui Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Hasil Penyelenggaraan Sidang beserta Berita Acara Penyelenggaraan Sidang bagi Pemangku Jabatan Pelaksana dan Usulan Kenaikan dan Penurunan Jabatan dan Peringkat bagi Pemangku Jabatan Pelaksana. Surat Perintah Direktur Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen kepada Pejabat Pelaksana Harian. Daftar Wajib LP2P dan pendistribusian formulir LP2P. Usulan permintaan pembiayaan kegiatan Direktorat (SPP). Terselenggaranya seluruh kegiatan konsinyering, monitoring dan sosialisasi. Laporan monitoring realisasi DIPA/POK. Usulan permintaan kebutuhan sarana prasarana kantor. Usulan permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. Pembinaan pegawai di lingkungan Subbagian Tata Usaha.
8. WEWENANG : 8.1. 8.2. 8.3.
Mengajukan usul, saran, dan pendapat kepada Kepala Subdirektorat; Mengoreksi dan memaraf konsep nota dinas atau surat; Mengatur surat/dokumen/barang yang diterima sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; 8.4. Mengumpulkan data/informasi, bahan atau hal-hal yang diperlukan; 8.5. Meneliti dan menandatangani usul kenaikan pangkat pegawai; 8.6. Mengajukan konsep usul pensiun pegawai; 8.7. Mengajukan konsep usul promosi dan mutasi pegawai; 8.8. Mengajukan konsep penyesuaian ijazah pegawai; 8.9. Mengajukan konsep usul peserta diklat/seminar/beasiswa; 8.10. Meneliti dan menantangani laporan ketertiban dan kehadiran pegawai; 8.11. Mengajukan usul permintaan pembiayaan kegiatan Direktorat (SPP);
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 333 8.12. Mengajukan usul bahan masukan perencanaan dan evaluasi kinerja Subbagian Tata Usaha; 8.13. Mengajukan Laporan monitoring realisasi DIPA/POK; 8.14. Mengajukan usul permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; 8.15. Mengajukan usul rencana kebutuhan dan pengembangan pegawai Direktorat termasuk Jabatan Fungsional, Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) dan pola mutasi; 8.16. Mengajukan usul permintaan peralatan sarana prasarana kantor; 8.17. Mengajukan Konsep Surat Perintah Pejabat Pelaksana Harian; 8.18. Mengajukan usul pemberian penghargaan dan menjatuhkan hukuman disiplin terhadap pegawai yang melanggar ketentuan; 8.19. Menilai pelaksanaan tugas pegawai dan menandatangani DP3; 8.20. Menegakkan disiplin pegawai; 8.21. Menjaga kerahasiaan pelaksanaan tugas; 8.22. Memberikan bimbingan dan pengarahan pelaksanaan tugas kepada bawahan. 9. TANGGUNG JAWAB : 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9. 9.10. 9.11. 9.12. 9.13. 9.14. 9.15. 9.16. 9.17.
9.18. 9.19.
Usul, saran, dan pendapat yang diajukan; Kebenaran konsep surat; Pengaturan surat/dokumen/barang yang diterima sesuai klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; Kebenaran data/informasi yang diberikan; Kebenaran usul promosi dan mutasi pegawai; Kebenaran usul pemberian penghargaan dan hukuman disiplin pegawai; Kebenaran usul konsep kenaikan pangkat pegawai. Kebenaran usul konsep pensiun pegawai. Kebenaran usul konsep promosi dan mutasi pegawai; Kebenaran usul konsep penyesuaian ijazah pegawai; Kebenaran usul konsep peserta diklat/seminar/beasiswa; Kebenaran laporan ketertiban dan kehadiran pegawai; Kebenaran permintaan pembiayaan kegiatan Direktorat (SPP); Kebenaran bahan masukan perencanaan dan evaluasi kinerja Subbagian Tata Usaha Kebenaran laporan monitoring realisasi DIPA/POK; Kebenaran permintaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor; Kebenaran rencana kebutuhan dan pengembangan pegawai Direktorat termasuk Jabatan Fungsional, Standar Kompetensi Jabatan (SKJ) dan pola mutasi; Kebenaran permintaan kebutuhan sarana prasarana kantor; Kebenaran konsep surat perintah penunjukan pejabat pelaksana harian;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 334 9.20. Kebenaran pelaksanaan penegakan disiplin pegawai; 9.21. Kebenaran penilaian dan penandatanganan DP3 pegawai di Lingkungan Subbagian Tata Usaha; 9.22. Kerahasiaan pelaksanaan tugas; 9.23. Bimbingan dan arahan pelaksanaan tugas. 10. DIMENSI JABATAN : 10.1. Jumlah pegawai Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen (per 11 Mei 2011) : No. (a) 1. 2. 3. 4. 5.
10.2.
I II III IV Pelaksana
Σ Pej / Peg (c) 1 4 18 50
Jumlah
73
Eselon (b)
Jumlah pegawai Subbag TU Direktorat EAS (per 11 Mei 2011) :
IV Pelaksana
Σ Pej / Peg (c) 6
Jumlah
6
No.
Eselon
(a) 1. 2.
(b)
10.3. Jumlah penyiapan usulan kenaikan pangkat, cuti, dan berkas kepegawaian lainnya; 10.4. Tingkat kedisiplinan pegawai; 10.5. Jumlah laporan direktorat; 10.6. Frekuensi penerimaan/pengiriman dokumen; 10.7. Unit koordinasi intern dan ekstern; 10.8. Buku-buku Perpustakaan; 10.9. Sopir/Pesuruh; 10.10. Jamuan/Pertemuan Eselon II/I; 10.11. Pertemuan/Seminar; 10.12. Kendaraan Roda 2; 10.13. Kendaraan Roda 4; 10.14. Penggandaan buku himpunan SE, buku-buku kepustakaan, dsb; 10.15. ATK/Alat Rumah Tangga;
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 335 10.16. Jumlah inventaris kantor/peralatan dan perlengkapan direktorat lainnya. 11. HUBUNGAN KERJA : 11.1. 11.2. 11.3. 11.4.
Direktur dalam hal menerima perintah melakukan tugas; Kasubdit dalam hal menerima tugas dan pengarahan serta mengajukan usul, saran, dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas; Para Pejabat/pegawai di lingkungan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen dalam hal pelaksanaan tugas; Instansi terkait dalam hal pelaksanaan tugas.
12. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN : 12.1.
12.2. 12.3. 12.4.
Koordinasi dalam pelaksanaan tugas penyiapan data dan bantuan teknis bagi pelaksanaan tugas direktorat memerlukan penanganan yang seksama sebab terkait dengan batas waktu pelaksanaan kegiatan itu sendiri, sehingga diperlukan komunikasi yang efektif dengan penyedia sumber data; Terdapat data penting dan/atau rahasia yang memerlukan tempat penyimpanan yang memadai, aman, dan akses yang terbatas mutlak diperlukan; Penyelesaian urusan kepegawaian memerlukan koordinasi dengan banyak pihak, sehingga perlu dilakukan penjelasan atas proses koordinasi yang tegas dan transparan. Masalah penyimpanan arsip kelengkapan data pegawai baik dengan menggunakan media hardcopy masupun elektronik memerlukan tempat yang spesifik, sehingga perlu tersedia sarana penyimpanan arsip yang memadai dan terjamin keamanannya.
13.RISIKO JABATAN
: Tidak ada
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 336 14. SYARAT JABATAN 14.1 14.2 14.3 14.4
:
Pangkat/ golongan : Penata (III/c) Pendidikan formal : Strata 1/D-IV Diklat/Kursus : Diklatpim Tk.IV Syarat lainnya : 14.4.1. Mampu berbahasa inggris; 14.4.2. Menguasai tata persuratan dinas; 14.4.3. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang : 14.4.3.1. keuangan negara; 14.4.3.2. perbendaharaan negara; 14.4.3.3. kepegawaian; 14.4.3.4. pengadaan barang dan jasa. 14.4.4. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan utang; 14.4.5. Memahami organisasi dan ketatalaksanaan; 14.4.6. Memiliki komitmen penuh terhadap pekerjaan; 14.4.7. Memahami SOP; 14.4.8. Memahami Kode Etik Pegawai Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 14.4.9. Memahami teknik kehumasan.
MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
- 337 15.KEDUDUKAN JABATAN :
KEPALA SUBDIREKTORAT MONITORING DAN EVALUASI KEPALA SUBBAGIAN TATA USAHA
KEPALA SEKSI MONITORING DAN EVALIASI I
KEPALA SEKSI MONITORING DAN EVALIASI II
KEPALA SEKSI MONITORING DAN EVALIASI III
KEPALA SEKSI PERENCANAAN DAN EVALUASI KINERJA
Pengelola Data Kepegawaian/Rumah Tangga/Keuangan Senior Pengelola Data Kepegawaian/Rumah Tangga/Keuangan Junior Pengelola Arsip Senior Pengelola Arsip Junior Penyaji Data Kepegawaian/Keuangan/ Rumah Tangga Senior Penyaji Data Kepegawaian/Keuangan/ Rumah Tangga Junior Penata Usaha Senior Penata Usaha Junior Penata Usaha Pemula Sekretaris eselon II Pengemudi eselon II Caraka Senior Caraka Junior Caraka Pemula
a.n. MENTERI KEUANGAN, Plt. SEKRETARIS JENDERAL Ttd K.A. BADARUDDIN NIP 195703291978031001
