Naar een soepel samenspel Rekenkameronderzoek naar de interactie tussen gemeenteraad en college in Boxtel
April 2014 Rekenkamercommissie Boxtel
INHOUD pagina
1. Inleiding
2
2. De gehanteerde werkwijze en de informatiebronnen voor het onderzoek
3
3. Resultaten uit de Quick Scan Lokaal Bestuur
4
4. De focus scherper gericht
6
5. Van aandachtspunten naar tips voor verbeteringen
15
6. Reactie college en griffier
20
7. Nawoord
24
1
1. Inleiding Het onderzoeksonderwerp ‘interactie gemeenteraad en college’ is voortgekomen uit een overleg tussen de Rekenkamercommissie (RKC) en het Seniorenconvent (fractievoorzitters van de gemeenteraad) van de gemeente Boxtel over mogelijke onderzoeksonderwerpen. De raad en het college hechten aan goede onderlinge verhoudingen tussen gemeenteraad en college. Belangrijk daarbij is dat de raad en het college duidelijk opereren vanuit hun eigen rol, dat deze rollen herkend en gerespecteerd worden en dat het informatieverkeer tussen raad en college daarop is afgestemd. Het doel van het onderzoek is om inzicht te krijgen in het functioneren van raad en college en bouwstenen aan te reiken voor verbeteringen in de interactie tussen raad en college. In de planning is voorzien om het onderzoek uit te voeren onder de tot maart 2014 zittende leden van raad en college. De finale resultaten worden gepresenteerd aan de nieuwe raad en het nieuwe college. Zij zullen immers met de aanbevelingen aan de slag moeten. In die zin is het een advies van de oude raad voor de nieuwe raad. In februari 2014 geeft de gemeenteraad ingestemd met de nieuwe nota burgerparticipatie en met een aantal wijzigingen in het vergaderstelsel. Deze besluiten hangen nauw samen met een aantal bevindingen uit dit onderzoek. De relatie zal daarmee dan ook wordt gelegd.
2. De gehanteerde werkwijze en de informatiebronnen voor het onderzoek De resultaten van het onderzoek zijn via verschillende bronnen tot stand gekomen met de uiteindelijke verwerking ervan in de vorm van tips. Onderstaand schema laat de verschillende bronnen zien.
Algemene verkenning literatuur Quick Scan Lokaal Bestuur Interactieve werkbijeenkomst raad, college, ambt.org. Documentenanalyse Interviews TIPS Gestart is met een algemene verkenning van de literatuur op het onderzoeksthema. Vervolgens is de Quick Scan Lokaal Bestuur uitgevoerd, zoals die is ontwikkeld in het kader van het actieprogramma Lokaal Bestuur van de VNG. Hierbij zijn aan Boxtelse vertegenwoordigers van raad,
2
college en ambtelijke organisatie middels een digitale enquête vragen gesteld over het functioneren van de raad, het college en de ambtelijke organisatie alsook het samenspel tussen deze drie geledingen. Ook is daarbij gevraagd naar de wijze waarop met de omgeving wordt omgegaan en hoe de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie wordt beoordeeld. Op 10 december 2013 is een interactieve werkbijeenkomst belegd met vertegenwoordigers van raad, college en ambtelijke organisatie. Hierin zijn de belangrijkste resultaten van de enquête gepresenteerd en is gediscussieerd over mogelijke verbeteringen in het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Ook is deze bijeenkomst gebruikt om de focus van het onderzoek te verscherpen en in beeld te krijgen waar de grootste problemen en kansen liggen om tot verbeteringen te komen. De bevindingen uit de voorafgaande fases, die voortkomen uit oordelen en ervaringen van de betrokken spelers, zijn vervolgens ‘getoetst’ aan de hand van een beknopte documentenanalyse. Daarbij is verkend wat vanuit de literatuur en andere onderzoeken over deze onderwerpen kan worden geleerd. Voorts is gekeken naar wat er lokaal is vastgelegd. Belangrijkste documenten daarbij zijn de strategische visie, de nota burgerparticipatie, de notitie ‘vergaderen met BOB’, het Reglement van Orde voor de raad, het bestuurlijke deel van de gemeentelijke website en een aantal raadsvoorstellen van de afgelopen jaren. Daarnaast zijn de gehanteerde formats voor het opstellen van commissie- en raadsstukken beoordeeld alsook de wijze waarop die concreet worden ingevuld en hoe het proces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming verloopt. Vervolgens zijn nog enkele interviews gehouden om verkregen inzichten nog eens terug te leggen maar vooral ook inzicht te krijgen in de haalbaarheid van verschillende oplossingsrichtingen en te bezien welke voornemens voor verbetering er al bestaan. Op die wijze worden de kansen op daadwerkelijke doorwerking van aanbevelingen vergroot en kan wellicht ook ‘werk met werk’ worden gemaakt.
3. Resultaten uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Het goed functioneren van de gemeente wordt beïnvloed door veel factoren. In de Quick Scan Lokaal Bestuur worden vragen gesteld over de volgende vijf factoren die als sterk beïnvloedend worden beschouwd: • Hoe functioneert het college? • Hoe functioneert de raad? • Hoe is de interactie tussen raad en college? • Hoe wordt ingespeeld op de omgeving? • Hoe is de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie? Deze hoofdvragen zijn in onderlinge relatie tot elkaar in onderstaand schema weergegeven.
College
Raad
3
3.1 Realiteit en ambitie Het algemene beeld is dat op alle terreinen het feitelijk functioneren fors achterblijft bij de ambities, die raadsleden, college en ambtelijke organisatie hebben. Het volgende beeld is daarvoor illustratief.
Gemiddelde score huidige situatie
Onderwerpen
Gemiddelde score gewenste situatie
Alle aanleiding dus om te zoeken hoe dichter bij de beoogde ambitie kan worden gekomen. De wil om dat ook daadwerkelijk te doen is ook uitdrukkelijk aanwezig, zo is ondermeer in december 2013 gebleken, tijdens de door de RKC georganiseerde werkbijeenkomst van raadsleden, collegeleden en ambtenaren.
3.2 Functioneren raad Wat betreft de kaderstellende rol van de raad komt naar voren dat: • 65% vindt dat de raad een goed beeld heeft van het vraagstuk waar het besluit over gaat; • 65% vindt dat de raad de belangen kent die er met het besluit gemoeid zijn; • 50% vindt dat de raad de voor- en nadelen van mogelijke oplossingen en scenario’s kent; • 90% vindt de besluiten resultaatgericht; • 60% vindt de besluiten onvoldoende evalueerbaar; • 75% vindt dat de raad het college voldoende mandaat geeft voor de uitvoering ervan. Wat betreft de controlerende rol van de raad komt naar voren dat: • 50% vindt dat de raad tijdig bijstuurt als dat nodig is; • 50% is van oordeel dat de raad weet of de gewenste effecten van gemeentelijk beleid worden gerealiseerd. Wat betreft de volksvertegenwoordigende rol van de raad komt naar voren dat: • 77% vindt dat de raadsleden weten wat er speelt in Boxtel; • 64% vindt de belangenafweging door de raad onvoldoende; • 64% vindt dat de raad zich teveel laat leiden door eenzijdige signalen uit de samenleving (incidentenpolitiek). Wat betreft het functioneren van de vergaderingen komt naar voren dat:
4
• • •
100% tevreden is over de manier waarop de vergaderingen worden voorgezeten; 33% de vergaderingen effectief vindt; 33% tevreden is over het politieke debat in de raad.
Wat betreft het hanteren van de raadsinstrumenten komt naar voren dat: • Vaak worden toegepast: – Moties – Schriftelijke vragen – Mondelinge vragen • Weinig worden toegepast: – Initiatiefvoorstel – Interpellatie • Niet worden toegepast: – Raadsonderzoek – Raadsenquête
3.3 Functioneren college Wat betreft het functioneren van het college komt naar voren dat: • 50% vindt dat het college de raad op tijd betrekt in besluitvormingsprocessen; • 50% tevreden is over de invulling van de actieve informatieplicht door het college; • 79% tevreden is over de invulling van de passieve informatieplicht door het college; • 38% vindt dat het college nadrukkelijk afweegt welke bijdrage burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties kunnen leveren aan maatschappelijke vraagstukken.
3.4 Het samenspel tussen raad en college Wat betreft het samenspel tussen raad en college komt naar voren dat: • 66% vindt dat de raad zich onafhankelijk en kritisch opstelt bij de beoordeling van de uitvoering door het college; • 62% vindt dat de raad en het college elkaars positie niet versterken; • 50% vindt dat de taakverdeling tussen raad en college helder is; • 50% vindt dat raad en college vruchtbare discussies voeren met elkaar.
3.5 De ondersteuning aan raad en college Wat betreft de ondersteuning aan raad en college komt naar voren dat: • 67% vindt dat de bestuurlijke voorstellen begrijpelijk en inzichtelijk zijn; • 67% vindt dat de voorstellen bruikbaar zijn; • 60% vindt dat de voorstellen aan raad en college geen keuzemogelijkheden laten zien; • 61% vindt dat de voorstellen niet laten zien wat er in de samenleving leeft over het onderwerp; • 66% vindt dat de voorstellen tijdig worden aangeleverd.
3.6 De oriëntatie op de omgeving Wat betreft de oriëntatie op de samenleving komt naar voren dat: • 67% vindt dat ambtenaren onvoldoende nagaan welke bijdragen burgers, bedrijven en organisaties kunnen leveren aan maatschappelijke vraagstukken; • 47% vindt dat ambtenaren goed zicht hebben op initiatieven in de samenleving; • 75% vindt dat het college goed zicht heeft op initiatieven in de samenleving; • 50% vindt dat het college duidelijk communiceert over de bestuurlijke koers en besluiten;
5
•
54% vindt dat de raad ervoor zorgt dat burgers, bedrijven en organisaties worden betrokken bij het gemeentelijk beleid.
6
4. De focus scherper gericht De uitkomsten uit de Quick Scan zijn besproken in de werkbijeenkomst en daaruit is een aantal aandachtspunten voor de interactie tussen raad en college naar voren gekomen. Samengevat kunnen op basis van deze bespreking de volgende zes thema’s worden benoemd. Hiermee zijn ook alle onderzoeksvragen uit het onderzoeksplan te beantwoorden. •
Helderheid over de spelregels en rolverdeling;
•
Het feitelijk handelen in het licht van die spelregels en rolverdeling;
•
Het informatieverkeer vanuit college richting raad en omgekeerd;
•
De externe oriëntatie;
•
De kwaliteit van de raadsvoorstellen;
•
De vergaderpraktijk (vergaderstructuur en vergaderwijze).
Spelregels en rolverdeling
Feitelijk handelen
Vergaderpraktijk
Interactie college en raad Kwaliteit
Informatieverkeer
raadsvoorstellen
Externe oriëntatie
7
4.1 De rolverdeling en de spelregels Bevindingen Rolverdeling raad en college Raad en college hebben ieder een eigen wettelijk bepaalde positie. Beide organen functioneren nevengeschikt (het college ontleent haar bevoegdheden dus niet aan de raad). De raad is het hoogste orgaan van de gemeente. Dit uit zich in de rechten van de raad: • Budgetrecht, verordenend recht en kaderstellende rol; • Benoeming en ontslag van wethouders; • Bepalen van de kaders waarbinnen het college moet functioneren; • Controle van het beleid en beheer door het college. Het college is het besturende orgaan van de gemeente (art. 160 Gemeentewet). Het college ontwikkelt een visie op het beleid en beheer van de gemeente en brengt de raad in stelling om zijn taken en bevoegdheden in te vullen door: • Voorbereiding van de begroting, jaarrekening en kadernota (budgetrecht raad) • Voorbereiding van verordeningen die burgers binden (verordenend recht raad) • Ontwikkelen van door de raad vast te stellen hoofdlijnen van beleid (kaderstellende rol raad) • De raad alle informatie te verschaffen die hij nodig heeft voor de invulling van zijn rol, zowel in de kaderstelling als in de controle. Onder het dagelijks bestuur valt: • Voorbereiding van besluiten van de raad; • Invulling van het door de raad vastgesteld beleid (kaders) en uitvoering van het beleid op basis van de vastgestelde begroting of specifieke beleidsnota’s; • Uitvoering van medebewindstaken, voor zover aan het college toebedeeld, inclusief het stellen van beleidsregels over de uitvoering van medebewindstaken • Verrichten van privaatrechtelijke handelingen; • Vertegenwoordigen van de gemeente; • Inrichting van de ambtelijke organisatie en benoeming van de ambtenaren. De spelregels De spelregels voor de gemeenteraad zijn in Boxtel vastgelegd in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en in de Gedragscode voor de leden van de raad, raadscommissies van de gemeente Boxtel. De basis hiervoor is de Gemeentewet. In het Reglement van Orde (2006) is vastgelegd wie binnen de raad met welke taken is belast, wat het seniorenconvent en het presidium doen, hoe de voorbereiding en de orde van de vergaderingen eruit ziet, wat de procedure is bij stemmingen en welke instrumenten raadsleden kunnen inzetten (moties, e.d.) In de gedragscode voor de leden van de raad, raadscommissies van de gemeente Boxtel (2003) is vastgelegd hoe als raad om te gaan met belangenverstrengeling, nevenfuncties, geheimhoudingsplicht, geschenken en declaraties Het reglement van orde en de gedragscode leggen de formele zaken vast conform de wet. In het vorige introductieprogramma van de nieuwe raad is aandacht besteed aan integriteit en aan debattraining voor raadsleden op basis van open inschrijving. Met de raad zijn geen momenten belegd in de afgelopen periode waarin de raadsleden met elkaar spraken over hoe zij met elkaar wensen om te gaan. In de agendacommissie vindt regelmatig intervisie plaats tussen de (commissie)voorzitters over de gang van zaken tijdens de vergaderingen.
8
Wat valt op? • Het reglement van orde en de gedragscode dateerden van respectievelijk 2006 en 2003 en waren in het licht van maatschappelijke en duale ontwikkelingen verouderd. De griffie is voornemens beide documenten te actualiseren, mede met het oog op de invoering van de nieuwe BOB-vergaderstructuur. • De rekenkamercommissie heeft geen document(en) aangetroffen waarin de rolverdeling en de spelregels (inclusief gedrags- en omgangsvormen) tussen raad, college en ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt. • In het vorige introductieprogramma van de nieuwe raad is toegelicht hoe de verhouding tussen raad en college formeel geregeld is zoals vastgelegd in wet- en regelgeving. Er is geen aandacht besteed aan de ‘zachte’ kant ervan in de vorm van wensen en afspraken over houding en gedrag. Er zijn gedurende de afgelopen raadsperiode geen activiteiten geweest in de vorm van training of intervisie hoe in Boxtel met elkaar om te gaan. • De invoering van het BOB-model vraagt een nieuwe houding van de spelers. Voor een deel zijn dit nieuwe spelers omdat de invoering van het BOB-model nagenoeg samenvalt met de installatie van de nieuwe raad. De Rekenkamercommissie ziet hier een kans om bij de invoering van deze nieuwe vergaderwijze nadrukkelijk ook aandacht te geven aan de gedrags- en omgangsvormen.
9
4.2 Het feitelijk handelen in het licht van de rolverdeling Bevindingen In de Quick Scan Lokaal Bestuur komt naar voren dat de raad nogal eens geneigd is om op de stoel van het college te gaan zitten; te veel aandacht besteedt aan details en onvoldoende op hoofdlijnen stuurt. Het college daarentegen brengt de raad op onderdelen onvoldoende of te laat in positie. Op beide punten wordt nader ingegaan. De gemeente Boxtel kent de Strategische Visie Boxtel 2020; een meerjarig strategisch kader waarin de raad zijn ambities voor de komende jaren heeft vastgelegd. Een strategische visie is voor een gemeenteraad bij uitstek een document om te kunnen sturen op hoofdlijnen. Aan het strategisch kader 2020 is het beleidsprogramma 2010-2014 ontleend. Het beleidsprogramma is een eerste aanzet om tot uitvoering te komen en is opgesteld door een groot deel van de raad (de grootste partijen). In februari 2014 heeft het college de raad in overweging gegeven om aan de strategische visie een zevende speerpunt toe te voegen met betrekking tot de decentralisaties in het sociale domein. Het beleidsprogramma is de afgelopen jaren uitgewerkt naar concrete bestuurlijke voorstellen die via het college aan de raad worden voorgelegd. Hier ligt geen jaarplanning of termijnagenda aan ten grondslag. Deze gaat er in de loop van 2014 wel komen. Het is op basis van het (format van het) bestuurlijke voorstel niet inzichtelijk aan welk onderdeel van het beleidsprogramma het voorstel bijdraagt. De raad geeft voor het overige geen opdrachten aan het college zoals dat bijvoorbeeld kan in de vorm van bestuursopdrachten. Naast dat wat formeel is vastgelegd en afgesproken, is het nodig dat er goede voeding en ondersteuning is vanuit de ambtelijke organisatie met betrekking tot de wisselwerking tussen raad en college. De ondersteuning van het samenspel tussen het college en de raad vraagt om een heldere rolverdeling (wie doet wat), politiek-bestuurlijke sensitiviteit, goede ambtelijke afstemming en samenwerking. De gemeentesecretaris en de griffier zijn hierin belangrijke actoren. Voor een goed samenspel tussen college en raad is ook een goede wisselwerking tussen de belangrijkste adviseurs van raad en college nodig. Uit onze interviews blijkt dat het gezamenlijk optrekken hierin op onderdelen beter kan. De raad en het college zijn zelf aan zet en aanspreekbaar op het tijdig vragen om dan wel aanbieden van die informatie die nodig is om als raad te kunnen (bij)sturen. Het college dient alert te zijn op het volledig informeren en tijdig betrekken van de raad. De raad moet om informatie vragen als deze achterwege blijft en kan zelf aangeven wanneer en op welke wijze hij betrokken wil zijn bij de kaderstelling. Hierover meer in paragraaf 4.3. Wat valt op? • Het sturen op hoofdlijnen door de raad vraagt enerzijds de moed om los te laten en anderzijds om een rode draad en een strategische lijn voor Boxtel. Om deze strategische lijn vast te houden is het belangrijk dat: o Het beleidsprogramma raadsbreed – op basis van de strategische visie - wordt uitgewerkt en vastgesteld. Een dergelijk gezamenlijk kader is een belangrijk middel om ad hoc en waan van de dag handelen te voorkomen en het sturen op hoofdlijnen te bevorderen. o De raadsvoorstellen die daaraan ontleend worden een duidelijke koppeling hebben met het beleidsprogramma en daarmee de strategische visie. Daardoor wordt voelbaar hoe besluiten betekenis hebben voor de realisatie van de gemeentelijke doelen. Het valt op dat een aantal onderwerpen die niet in het beleidsprogramma terugkomen, veel tijd en energie gekost hebben, zoals de discussie over schaliegas, de vestiging van het kV-station en De Kleine Aarde. We zien in het format van de raadsvoorstellen geen expliciete koppeling of verwijzing naar het beleidsprogramma of strategische visie. Met andere woorden: het is niet zichtbaar op welke wijze het betreffende raadsvoorstel bijdraagt aan de hogere doelen van de gemeente. • Er wordt in Boxtel (nog) niet gewerkt met een strategische termijnagenda. Raadsvoorstellen worden zonder een vooraf besproken prioritering, integrale afstemming en planning aan de raad voorgelegd. De invoering van een dergelijke agenda staat overigens gepland in 2014. • Een goede wisselwerking tussen raad en college heeft als basis een goede wisselwerking tussen de belangrijkste adviseurs van beide. Daar zijn verbeteringen mogelijk en nodig.
10
4.3 Het informatieverkeer tussen raad en college Bevindingen Er wordt in deze paragraaf onderscheid gemaakt in de wijze waarop het college de raad informeert – de actieve informatieplicht - en de wijze waarop de raad van het college informatie kan verkrijgen, de passieve informatieplicht. Actieve informatieplicht; van college aan raad In de gemeentewet artikel 169 en 180 is opgenomen dat het college en de burgemeester verplicht zijn om open te handelen om de raad in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende en controlerende rol waar te maken. Het college en de burgemeester dienen alle informatie te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Dit betekent dat zij de afweging moeten maken wat voor de raad interessante en noodzakelijke informatie is. Voor de invulling van de actieve informatieplicht worden in Boxtel – naast de reguliere raadsvoorstellen - verschillende instrumenten ingezet zoals de raadsinformatiebrief, collegepresentatie, memo of mail van wethouder, besluitenlijst college naar de raad en persberichten. In de Quick scan en tijdens de werkbijeenkomst is aangegeven dat raadsleden zich op bepaalde onderwerpen niet goed geïnformeerd voelen. Ze geven aan beperkte mogelijkheden te hebben om door de wethouder bijgepraat te worden over lopende zaken. Raadsleden geven voorts aan doorlopend inzicht te willen hebben in stand van zaken lopende projecten. “We willen niet alleen geïnformeerd worden als er iets mis is, maar ook gevoel houden bij de voortgang, ook als alles volgens wens verloopt en er geen bestuurlijk voorstel gepland staat”, aldus de raadsleden. Raadsleden geven aan dat dit digitaal via het bestuurlijke deel van de website zou kunnen. Passieve informatieplicht; van raad aan college De passieve informatieplicht behelst het op verzoek van een raadslid verstrekken van inlichtingen. Het Reglement van orde Boxtel noemt de volgende raadsinstrumenten: amendementen, moties, voorstellen van orde, initiatiefvoorstel, collegevoorstel, interpellatie, schriftelijke vragen, vragen(half)uur voorafgaande aan de raadsvergadering en inlichtingen. Uit de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat moties en schriftelijke en mondelinge vragen in Boxtel vaak worden ingezet en het initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek of -enquête en het beleggen van een extra raadsvergadering weinig of nooit worden ingezet. Bij de suggesties voor verbetering geven respondenten aan dat schriftelijke vragen te pas en te onpas worden gesteld en daarmee een grote last leggen op het ambtelijke apparaat. Voorts wordt aangegeven dat er met betrekking tot moties en amendementen sprake is van te weinig afstemming vooraf. Wat valt op? • Er zijn geen heldere afspraken over de wijze waarop het college de raad informeert. Er zijn vele verschijningsvormen zonder vormvereisten. Er zijn geen afspraken over welke instrumenten wanneer worden gebruikt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Eveneens is voor raadsleden niet altijd duidelijk welke status de stukken hebben. Uit de gesprekken met de sleutelfiguren maakt de rekenkamercommissie op dat er geen toezicht is op inhoud en noodzaak. • Raadsleden hebben aangegeven doorlopend behoefte te hebben aan actuele informatie op belangrijke projecten. Opvallend is dat het bestuurlijke deel van de website van de gemeente Boxtel weliswaar veel informatie biedt maar dat de voortgang met betrekking tot grote projecten niet wordt bijgehouden. • Het valt op dat de raad in Boxtel veel moties inbrengt en schriftelijke en mondelinge vragen stelt en dat het initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek/-enquête en het beleggen van een extra raadsvergadering weinig of nooit worden ingezet.
11
4.4 De externe oriëntatie Bevindingen In de Quick Scan komt de externe oriëntatie van de gemeente als belangrijk aandachtspunt naar voren. Vooral wordt daarbij gedoeld op de externe oriëntatie van de ambtelijke organisatie. In paragraaf 4.6 zijn over deze externe oriëntatie al enkele bevindingen aangegeven. De externe oriëntatie van de gemeente vraagt echter ook in principiële zin uitdrukkelijk aandacht, zo wordt in de interviews gesteld. De gemeente Boxtel definieert haar rol als regiegemeente. Dit impliceert dat veel nadrukkelijker dan tot voor kort gebruikelijk, ingespeeld zal moeten worden op initiatieven in de samenleving. Soms in een faciliterende rol dan weer in de rol van coproducent. In dat verband heeft de Rekenkamercommissie in het in 2013 uitgebrachte rapport ‘Dommel door Boxtel’ ook al gewezen op de wenselijkheid van een vroegtijdig betrekken van burgers, organisaties en bedrijven. De kennis en het organiserend vermogen in de samenleving kan dan veel beter worden benut en de kans op draagvlak voor te nemen besluiten kan daarmee worden vergroot. Kijkend naar de praktijk van het afgelopen jaar blijkt sprake van goede, maar ook minder goede voorbeelden. Zo is voorafgaand aan het besluitvormingsproces over het Programma Hoogfrequent Spoor gesondeerd naar opvattingen van belangstellenden en belanghebbenden. Via een open benadering in het begin zijn alternatieve oplossingsrichtingen opgesteld en heeft de besluitvorming over een beperkt aantal alternatieven plaatsgevonden. Daar tegenover staat het voorbeeld van de keuze voor het KV station. Dit project is gestart met een meer gesloten proces (een gericht voorstel van college aan raad). Dit proces is echter gaandeweg de rit opengebroken, mede door een stevige inbreng vanuit de Boxtelse samenleving. Daarna is de voorgestelde keuze herzien na een bredere discussie over voor- en nadelen van de verschillende oplossingsrichtingen. Een goed voorbeeld vormt het initiatief in Liempde, onder de naam SPPiLL (Stichting Promotie Projecten in Leefbaar Liempde). De rol van de gemeente is hierbij vooral faciliterend om initiatieven en energie vanuit Liempde ook kansen op uitvoering te geven. Met de vaststelling van de nota Burgerparticipatie in de raad van februari 2014 is een prima beleidsmatige basis gelegd om ook daadwerkelijk ruimte te bieden aan initiatieven en opvattingen van burgers, organisaties en bedrijven. Met de in de nota opgenomen checkvragen kan de raad de voorstellen toetsen of aan de uitgangspunten voor burgerparticipatie is voldaan. Daarmee kan op systematische wijze inhoud worden gegeven aan de burgerparticipatie. Wat valt op ? • Er is een uitdrukkelijke wens van en grote overeenstemming bij de vertegenwoordigers van de raad, college en ambtelijke organisatie om te komen tot een meer open werkwijze, waarbij ruimte wordt geboden voor initiatieven en opvattingen uit de Boxtelse samenleving. • De praktijk van het afgelopen jaar laat in deze wisselende ervaringen zien: soms blijkt dit al goed te gaan, maar soms ook niet. De vastgestelde nota Burgerparticipatie kan een belangrijke impuls zijn om de openheid van gemeentelijke besluitvormingsprocessen systematisch te verbeteren. Het komt nu aan op een goede uitvoering daarvan.
12
4.5 De kwaliteit van de raadsvoorstellen Bevindingen De gemeente Boxtel hanteert, zoals andere gemeenten, een vaste format voor de raads- en commissievoorstellen. Het huidige Boxtelse format voor raadsvoorstellen kent de volgende opbouw: onderwerp, status (informerend, oordeelsvormend of besluitvormend), voorstel, inleiding, beoogd effect, argumenten, kanttekeningen, uitvoering en planning, communicatie, financiën, inbreng adviesorganen, duurzaamheid en werkgelegenheid. Dit format wordt consequent toegepast. De wijze waarop de onderdelen worden gevuld laat een wisselend beeld zien; dit komt naar voren wanneer wordt gekeken naar enkele voorstellen uit het afgelopen jaar. Het wisselende beeld betreft vooral: een summiere versus uitgebreide invulling van de verschillende onderdelen, de mate waarin en de wijze waarop kanttekeningen worden belicht en de koppeling van argumenten aan verschillende belanghebbenden. In de interviews is ook naar voren gekomen dat er geen systematische bewaking plaatsvindt op de kwaliteit van de raadsvoorstellen. In de praktijk is niet duidelijk wat door wie moet worden bewaakt. Hierdoor ontstaat voor medewerk(st)ers, die voorstellen aanleveren, ook vrijheid voor interpretatie en vulling van de voorstellen, ondanks de handleiding bij het format. Ook is niet duidelijk of en wanneer door wie feedback wordt gegeven ter verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen. In de quick scan en de werkbijeenkomst is een aantal zaken genoemd, die van groot belang zijn om tot goede besluitvormingsprocessen te komen. In de voorstellen aan commissie en raad moeten deze dan ook worden aangetroffen, zo wordt gesteld. Als zodanig zijn genoemd: een heldere probleemanalyse, expliciete afweging van belangen, het opnemen van alternatieven in de voorstellen, de gerichtheid op hoofdlijnen, inzicht in de beleidshistorie en de onderliggende beleidskaders. Deze elementen zijn ook terug te vinden in criteria voor goede raadsvoorstellen, zoals in eerdere onderzoeken in andere gemeenten zijn gehanteerd. Daarbij wordt vaak gesproken over overzichtelijkheid en volledigheid. Als criteria voor overzichtelijkheid worden gehanteerd: onderscheid in hoofdzaken en bijzaken, overzicht van effecten en consequenties, overzicht van financiële middelen, overzicht tijdsplanning, duidelijke beslispunten. Als criteria voor volledigheid worden gehanteerd: de context van het voorstel is aangegeven, alternatieve beleidskeuzes en bijbehorende effecten zijn opgenomen, aandacht voor verdere procedure, de gevolgen en effecten van het voorstel zijn benoemd, beslispunten zijn met argumenten omgeven in verband met het maken van een afgewogen keuze en aangegeven is hoe is en wordt omgegaan met burgers en betrokkenen. Wat valt op? In algemene zin kan worden gesteld dat het gehanteerde format ruimte biedt om verschillende aspecten, die bij de oordeels- en besluitvorming een rol horen te spelen, te behandelen. Toch worden daarbij enkele opmerkingen gemaakt, ook gezien de inbreng vanuit de werkbijeenkomst en de resultaten van de quick scan. • Elementen als context van het voorstel, de historische positionering en de bijdrage aan de strategische visie komen niet expliciet in het format voor. In de ‘inleiding’ wordt daar soms wel inhoud aan gegeven, maar lang niet altijd op een consequente manier. • Bij het onderdeel ‘kanttekeningen’ is in principe ruimte voor het aangeven van de risico’s in of in relatie tot het voorstel. De invulling is over het algemeen mager. Hierbij wordt ook verwezen naar het rapport ‘Dommel door Boxtel’, waarin aandacht is gevraagd voor een steviger vormgeving van de risicoanalyse. • Aan het onderscheid hoofdzaken en bijzaken wordt vaak voorbij gegaan; het bewust inzetten op hoofdlijnen is temeer van belang, gelet op de beoogde rolverdeling raad – college (zie ook paragraaf 4.1 en 4.2). Een aanhaking van het voorstel bij de strategische visie voor Boxtel kan daarbij een hulpmiddel vormen. Door opname hiervan in de format voor raadsvoorstellen zou daarin dan ook expliciet kunnen worden voorzien
13
•
• •
•
De helderheid en de compleetheid van de probleemanalyse is soms matig. Ook het opnemen van de argumenten van de verschillende belangstellenden en belanghebbenden kan explicieter gebeuren dan nu vaak het geval is. Op basis van het voorafgaande punt kunnen in de voorstellen ook meer systematisch alternatieve oplossingsrichtingen worden gepresenteerd. De in het format opgenomen onderdelen ‘communicatie’ en ‘inbreng adviesorganen’ kunnen beter worden vervat in een nieuw onderdeel, dat aangeeft op welke wijze de samenleving is betrokken bij het betreffende voorstel, wat het resultaat daarvan is, in welke mate dit resultaat is doorvertaald, en hoe de terugkoppeling naar de betrokkenen plaatsvindt dan wel heeft plaatsgevonden. De bewaking van de kwaliteit van de raadsvoorstellen vindt niet systematisch plaats. Onduidelijk is ook wie daar verantwoordelijk voor is (gemeentesecretaris en/of griffier).
14
4.6 De vergaderpraktijk Bevindingen Uit de Quick scan blijkt dat - waar het gaat om de vergaderpraktijk van de gemeente Boxtel - negatief wordt geoordeeld over de kwaliteit van het politieke debat in de raad en de effectiviteit van de vergaderingen, ondanks de grote tevredenheid over het voorzitterschap van commissies en raad. In het algemeen is het oordeel dat het debat te weinig wordt uitgelokt ook door de vorm van de collegevoorstellen. Hoewel hier ook goede voorbeelden van zijn te vinden. Als zodanig is de wijze waarop de begroting 2014 is voorbereid door de raadsleden gewaardeerd. Hierbij heeft het college met een open houding richting raad geopereerd. Een daadwerkelijke inbreng vanuit alle fracties aan de voorkant van het begrotingsproces werd daardoor mogelijk. In de voorzet van het college zijn tal van structurele en principiële suggesties opgenomen waarbij aan de raadsfracties is gevraagd daar prioriteiten aan toe te kennen. Gelet de forse noodzakelijke bezuinigingen de komende jaren wordt de urgentie om echt te kiezen en prioriteiten te stellen door alle fracties ervaren. Bewust is ook gebruik gemaakt van een ander voorstel in de raad dan in de commissie is geagendeerd. Dit onderstreept het uitnodigend karakter vanuit het college richting raad, om vervolgens met de resultaten van de discussie in de commissie een raadsvoorstel op te stellen. Met de vaststelling van de notitie ‘Vergaderen met BOB, een nieuwe werkwijze voor de gemeenteraad Boxtel’ vindt een forse aanpassing plaats van de vergaderstructuur in Boxtel. Door het duidelijker uit elkaar trekken van de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming kan bijgedragen worden aan verbeteringen in de werkwijzen. De fase van beeldvorming biedt voor de raad volop kansen om veel uitdrukkelijker de openingen te maken naar de Boxtelse samenleving. In de fase van oordeelsvorming kan het politieke debat vooral aandacht krijgen. Wat valt op? • Met een nieuwe structuur voor vergaderen kunnen zeker verbeteringen worden gerealiseerd, zoals beoogd door de leden van de raad, college en ambtelijke organisatie. Een goede structuur biedt kansen, maar of die daadwerkelijk worden gepakt hangt vooral af van alle spelers binnen die structuur. Het gedrag van de spelers is bepalend in deze. Het valt op dat aan deze culturele component zo weinig aandacht is besteed bij de invoering van de nieuwe vergaderstructuur.
15
5. Van aandachtspunten naar tips voor verbeteringen Onderstaand zijn de aandachtspunten, zoals hiervoor gesignaleerd omgezet naar tips voor handelen in de komende periode.
Spelregels en rolverdeling
Vergaderpraktijk
Vallen en opstaan met BOB
Feitelijk handelen Interactie college en raad
Kwaliteit raadsvoorstellen
Besluitvorming met context
Informatieverkeer
Externe oriëntatie
Maak afspraken en heb het erover
Sturen op hoofdlijnen
= loslaten
Interactie college en raad Transparante
en tijdige informatie
Van buiten naar binnen
5.1 De spelregels en de rolverdeling: ‘maak afspraken en heb het erover!’ Met een nieuw Reglement van Orde zijn de rollen en de spelregels in formele zin opnieuw gedefinieerd. De opgave is nu om de interactie tussen raad en college conform deze rollen en spelregels ook op die wijze in te vullen, niet op elkaars stoelen te gaan zitten en elkaar ook (tijdig) in de goede positie te brengen. In het verleden is daar weinig systematisch aandacht aan besteed en er zijn - buiten de formele verordening - geen concrete werkafspraken in deze aangetroffen. Daarom de volgende tips.
Organiseer binnen een half jaar een werkbijeenkomst, waarbij het Reglement van Orde concreet handen en voeten krijgt; beoogde resultaten van deze bijeenkomst: o een helder beeld en gedeelde verwachtingen van raad en college naar elkaar; o een gemeenschappelijke en gedragen opvatting over de spelregels en rollen; o de spelregels en rollen staan scherp op het netvlies van raads- en collegeleden. Leg de resultaten van deze bijeenkomst vast in afspraken, spreek elkaar daarop aan en evalueer deze afspraken halverwege deze raadsperiode. Laat de griffie hierbij het voortouw nemen.
5.2 Het feitelijk handelen in het licht van de rolverdeling: ‘sturen op hoofdlijnen = loslaten’ Het loslaten heeft niet alleen te maken met de verhouding tussen raad en college, maar vooral ook tussen totale gemeente en Boxtelse inwoners, organisaties en bedrijven. Daarover meer in paragraaf 5.4. In de rolverdeling tussen raad en college is als belangrijk aandachtspunt genoemd: de raad laat de details over aan het college en het college brengt de raad in positie om op hoofdlijnen te sturen en afgewogen keuzes te maken. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar toch zal het feitelijk handelen daarop gericht moeten zijn. Het maken van afspraken over hoofdlijnen van beleid is dan belangrijk. Een strategische visie, een meerjarig beleidsprogramma en een lange termijnagenda kunnen hierbij helpen.
16
Daarom de volgende tips.
Gebruik de strategische visie actief als leidend document. Zorg dat de visie actueel blijft, mede gevoed door inbreng vanuit de Boxtelse samenleving. Daarmee blijft de visie een vitaal en dynamisch strategisch instrument. Ontwikkel een lange termijnagenda, die laat zien welke voorstellen wanneer aan de orde komen om de realisatie van visie en het beleidsprogramma dichterbij te brengen. Hanteer de lange termijnagenda als een sturend maar tevens dynamisch instrument en kom tot aanpassing bij veranderende omstandigheden en nieuwe ontwikkelingen. Stimuleer een intensieve samenwerking tussen griffie en ambtelijke organisatie om een en ander tot een goede uitvoering te brengen.
5.3 Het informatieverkeer tussen raad en college: ‘transparant en tijdig’ Het informatieverkeer tussen raad en college is cruciaal om te komen tot een succesvolle interactie tussen beide. De informatievoorziening vanuit het college naar de raad kent vele verschijningsvormen: raadsvoorstellen, raadsinformatiebrieven, collegepresentaties, memo’s/mails van de wethouder, besluitenlijst college en persberichten. Daarnaast is de website een belangrijke informatiebron. De actualiteit van de berichten over majeure projecten op de site vraagt daarbij overigens om aandacht. Uit het scala van instrumenten, dat de raad richting college kan gebruiken, valt het op dat veel gebruik wordt gemaakt van moties en vooral ook schriftelijke en mondelinge vragen. Andere instrumenten uit het Reglement van Orde worden in verhouding weinig gebruikt. Waarom welk instrument wordt gebruikt is lang niet altijd helder, zowel in de informatie van het college naar de raad als van raad naar college. Ook zijn daar geen actuele afspraken over aangetroffen. De in de loop der tijd ontwikkelde routine lijkt bepalend. Daarom de volgende tips:
Maak als raad en college afspraken met elkaar over het gebruik van de te hanteren instrumenten voor het informatieverkeer tussen raad en college. Denk daarbij ook aan relatief weinig gebruikte instrumenten als startnotities en discussienota’s. Kies vervolgens bewust welke instrumenten voor welke soorten informatie ingezet worden. Leg de uitvoering en de bewaking hiervan bij de griffie en ambtelijke organisatie.
5.4 De externe oriëntatie: ‘van buiten naar binnen’. Een grote opgave voor de gemeente Boxtel in de komende jaren is de versterking van de externe oriëntatie, zo is ook uit de quick scan en de werkbijeenkomst gebleken. Hierover bestaat grote overeenstemming bij alle gemeentelijke geledingen. De praktijk van afgelopen jaren laten hier ‘good and bad practices’ zien. Met de onlangs vastgestelde nota Burgerparticipatie is een uitstekend kader aanwezig om op structurele wijze de oriëntatie van buiten naar binnen te versterken. Nu de uitvoering daarvan! Daarom de volgende tip.
Geef met kracht uitvoering aan de Nota Burgerparticipatie. Zorg als college en ambtelijke organisatie voor een goede borging in het dagelijks handelen en bewaak als raad scherp of bij de voorstellen ook conform gehandeld is.
5.5 De kwaliteit van de raadsvoorstellen: ‘meervoudige context’ De format voor de raadsvoorstellen wordt consequent toegepast, hoewel de wijze van invulling nog al eens uiteenloopt. Dat is enerzijds natuurlijk afhankelijk van het onderwerp, maar ook van de interpretatie van de steller van het voorstel. Wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de raadsvoorstellen is niet duidelijk.
17
Kijkend naar een aantal raadsvoorstellen en luisterend naar de signalen uit de quick scan en de werkbijeenkomst komt een aantal punten naar voren, die voor verbetering in aanmerking komen. Vandaar de volgende tips.
Pas het format voor raadsvoorstellen aan door: o de onderdelen ‘communicatie’ en ‘inbreng adviesorganen’ samen te voegen; o de aanhaking en bijdrage aan de strategische visie expliciet op te nemen om daarmee ook het sturen op hoofdlijnen te verstevigen. Let bij de invulling van het format in het bijzonder op: o de wijze, waarop historische context van het onderwerp vorm krijgt; o de helderheid en compleetheid van de probleemanalyse; o het in beeld brengen van de verschillende belangen, betrokkenen en invalshoeken alsook de wijze waarop dit kan leiden tot alternatieve oplossingsrichtingen o het expliciet benoemen van risico’s bij het onderdeel ‘kanttekeningen’. Laat de ambtelijke organisatie en griffie een voorstel ontwikkelen om deze suggesties voor verbeteringen uit te werken en afspraken te maken over de bewaking van de kwaliteit van de raadsvoorstellen.
5.6 De vergaderpraktijk: ‘vallen en opstaan met BOB’ Uit de quickscan en werkbijeenkomst is gebleken dat de raad het zeer op prijs stelt vroegtijdig door het college te worden betrokken. Voorkomen moet worden dat dichtgetimmerde voorstellen worden aangereikt. Deze openheid in het begin van processen is niet alleen voor de raad wezenlijk, maar geldt ook uitdrukkelijk voor de Boxtelse samenleving. Met de nieuwe vergaderstructuur - verwoord in ‘Vergaderen met BOB (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming)’ - kan daarop ook beter worden ingespeeld. Een duidelijke fase van beeldvorming biedt daarvoor kansen. Vervolgens kan in de oordeelsfase de weging van argumenten plaatsvinden en het debat worden gevoerd, waarna de besluitvorming kan plaatsvinden. Een kansrijke wijziging in vergaderstructuur. Nu komt er het echter op aan hoe de leden van de raad en het college hier in de praktijk invulling aan geven. Aanpassing van de structuur is relatief gemakkelijk. Veranderingen in gedrag van de spelers is moeilijker en daaraan is tot nu toe juist weinig aandacht gegeven. Daarom deze tips:
Maakt een goede start met invoering BOB-model. In het eerste half jaar zet je neer ‘zo doen wij dat hier in Boxtel’; Oefen en evalueer het werken in de vernieuwde vergaderwijze en spiegel elkaar daarop. Met vallen en opstaan kan daadwerkelijk worden geleerd. Dit kan bijvoorbeeld vorm krijgen door: o korte evaluatiegesprekken in de agendacommissie na een vergadering en binnen de raadsfracties; o een training in het vergaderen binnen de nieuwe BOB structuur; o de evaluaties, zoals die zijn voorzien het raadsvoorstel over ‘Vergaderen met BOB’.
18
Ten slotte ‘Naar een soepel samenspel’ is de titel van dit rekenkameronderzoek. In dit onderzoek heeft de focus vooral gelegen op de interactie tussen de raad en college en ambtelijke organisatie. Een goede rolverdeling tussen deze geledingen is randvoorwaardelijk om tot een nog veel wezenlijker samenspel te komen, namelijk tussen gemeente en de inwoners, organisaties en bedrijven van Boxtel. Hier ligt een grote uitdaging voor de gemeente de komende jaren. Niet alleen in het betrekken van hen bij het gemeentelijk beleid, maar sterker nog: door als gemeente aansluiting te zoeken bij hun initiatieven en acties. De mate, waarin dat lukt zal sterk bepalend zijn voor de ontplooiing van de burgerkracht en de bestuurskracht van Boxtel. Twee bouwstenen voor een krachtig Boxtel. Maar dat kan pas op een succesvolle wijze plaatsvinden, wanneer de gemeente zich daarvoor openstelt en ze zelf de eigen interne rollen helder heeft en daarnaar handelt. Aan het laatste beoogt dit onderzoek bij te dragen. Om te kijken of dat zo is stelt de Rekenkamercommissie het op prijs binnen een half jaar te vernemen of en op welke wijze de tips worden opgepakt. Tevens wordt voorgesteld om terug te kijken of de tips ook echt werken. Het is logisch dit te doen in combinatie met de evaluaties, zoals die zijn voorzien in het raadsvoorstel over ‘Vergaderen met BOB’. Een tussentijdse evaluatie is voorzien in oktober 2014 en de evaluatie is gepland in maart 2015. Op die manier kan werk met werk worden gemaakt. De totstandkoming van dit rapport is, in de beleving van de Rekenkamercommissie, in soepel samenspel verlopen. Dit kwam tot uitdrukking in de grote deelname aan de quickscan vanuit raad, college en ambtelijke organisatie, de constructieve opstelling van de deelnemers aan de werkbijeenkomst en de informatieve en openhartige inbreng tijdens de interviews. De Rekenkamercommissie heeft dit zeer op prijs gesteld.
19
6. Reactie college en griffier op rapport Aan de rekenkamercommissie Boxtel
Uw datum / kenmerk: Registratiedatum:
2 april 2014 9 april 2014
Ons kenmerk: Datum:
Behandeld door: Telefoonnummer:
Jan Fraanje (0411) 65 52 52
Bijlagen:
22 april 2014
Verzenddatum:
Burgerservice nummer:
Onderwerp:
Rapportage 'Naar een soepel samenspel'.
Geachte leden van de commissie,
Naar aanleiding van uw brief van 2 april omtrent de notitie ‘Naar een soepel samenspel; rekenkameronderzoek naar de interactie tussen raad en college in Boxtel’ kunnen wij u berichten, dat er wat ons betreft geen feitelijke onjuistheden in staan en dat we op hoofdlijnen kunnen instemmen met rapport en conclusies. Uit het schema op pagina 4 blijkt, dat de huidige situatie voor verbetering vatbaar is en dat de ambitie hoog ligt. De cijfers dateren van begin september 2013 en zijn waarschijnlijk ook ingegeven door de gebeurtenissen in de eerste helft van 2013: de zware discussie over het kV-station, de discussie over schaliegas en de bestuurscrisis zijn ongetwijfeld van invloed geweest op de beoordeling van de ‘huidige’ situatie. Opvallend is de 100% tevredenheid over de manier waarop de vergaderingen van de raad worden voorgezeten: de vertrouwenscommissie heeft haar werk kennelijk goed gedaan, want de nieuwe burgemeester bevalt kennelijk goed. Natuurlijk hebben we sinds september 2013 niet stil gezeten. We hebben waardering voor de wijze waarop de bestuurscrisis is afgewikkeld: het beleidsprogramma van de raad bleek een stevig fundament te zijn voor een stabiel bestuur. Samen met de raad hebben we een flink aantal dossiers tot een goed einde gebracht. Eén van die dossiers is die omtrent ‘burger-participatie’. De discussieavond van 15 januari 2014, de avond van de maatschappelijke initiatieven op 31 januari 2014 en de vaststelling van de notitie ‘burgerparticipatie’ in februari 2014, hebben een goede basis gelegd voor de samenwerking. We zijn voorstander van een soepel samenspel tussen burgers, raad, college en ambtelijke organisatie: een soepel samenspel zonder protocollen en bureaucratie. Sleutelspelers moeten elkaar gemakkelijk vinden, ook in de nieuwe bestuursperiode. De invoering van het nieuwe ‘BOB-model’ voor de raadsvergaderingen biedt voorts goede mogelijkheden om de gemeentelijke besluitvorming beter toegankelijk en simpelweg aantrekkelijker te maken. Ook het voornemen om op basis van het beleidsprogramma een lange termijnagenda te ontwikkelen zal bijdragen aan een beter samenspel tussen raad en college. Datzelfde geldt voor de stroomlijning en digitalisering van de begroting: dat zal niet alleen de begroting en de rekening beter toegankelijk maken, maar ook beter inzicht geven in de stand van zaken van de verschillende grotere projecten.
20
Kortom veel van de actiepunten uit het rapport van de rekenkamercommissie ‘staan in de grondverf’. Het komt er op aan om daar in de komende maanden werk van te maken en vinden het een goede zaak, dat we over een jaar eens kijken, wat de nieuwe werkwijze heeft gebracht. Wij wensen u veel wijsheid toe bij de verdere afronding van het rapport.
Met vriendelijke groet, BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BOXTEL, de secretaris, de burgemeester,
21
Rekenkamercommissie Boxtel
Uw datum / kenmerk: Registratiedatum: Ons kenmerk: Datum:
Behandeld door:
24 april 2014 vbr 24 april 2014
Telefoonnummer:
Veerle van den Broek (0411) 65 58 17
Bijlagen: Verzenddatum:
Burgerservice nummer:
Onderwerp:
Rapport 'Naar een soepel samenspel, interactie tussen raad en college'
Geachte leden van de rekenkamercommissie, Met waardering heb ik kennis genomen van het compacte onderzoeksrapport ‘naar een soepel samenspel, interactie tussen raad en college’. Als raadsgriffier kan ik mij vinden in de conclusies en vind ik de tips die gegeven worden voor verbetering op onderdelen, zeer bruikbaar. Tijdens de gesprekken die ik met uw commissie heb gevoerd in het kader van dit onderzoek, hebben we geconstateerd dat lopende het onderzoek door raad en college al gewerkt werd aan enkele van de verbeteringen die nu in uw rapport worden voorgesteld, zoals versterking van de externe oriëntatie en een meer efficiënt en effectief vergadersysteem voor de raad. Mijn overtuiging is dat uw voornemen tot dit onderzoek en de werksessie die we in december met raad en college over dit thema gehouden hebben, hebben bijgedragen aan het nu daadwerkelijk vaststellen en uitvoeren van verbeterd beleid. In die zin hebben onderzoek en uitvoering van de aanbevelingen elkaar wederzijds positief beïnvloed. Graag informeer ik u over de stand van zaken van de uitvoering van de aanbevelingen die specifiek gericht zijn op de raad en de raadsgriffier. Actualisering Reglement van orde gemeenteraad (RvO) Zoals door u aanbevolen, is door het presidium van de raad (voorheen seniorenconvent) inmiddels een nieuw concept RvO opgesteld. Dit RvO zal op 13 mei 2014 ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Actualisering gedragscode Op 17 mei 2014 houdt de raad in zijn nieuwe samenstelling een werkconferentie. Tijdens deze conferentie zal door de raad zelf de aanzet worden gegeven tot een nieuwe gedragscode. Deze zal naar verwachting ook nog voor de zomer ter vaststelling aan de raad worden aangeboden. Opstelling van een lange-termijnagenda De griffie werkt op dit moment aan de invulling van een digitale lange-termijnagenda. In deze agenda wordt voor de ‘grote’ Boxtelse politieke dossiers op schematische manier weergegeven wat er tot nu toe aan beleidsvorming heeft plaatsgevonden, en wat de raad op korte en langere termijn nog mag verwachten. Het oorspronkelijke idee hierachter was, dat op deze manier een collectief raadsgeheugen opgebouwd kan worden en dat de raad afzonderlijke raadsvoorstellen beter in het gehele beleidsproces kan plaatsen. De griffie werkt in het opzetten hiervan samen met het
22
managementteam. Het zou de voorkeur hebben wanneer de LTA een door raad en college gedeeld instrument zou worden, en het managementteam als uitvoerder van het collegebeleid actief bij zou dragen aan de actualisering ervan. Werkconferentie over rolverdeling en spelregels tussen raad en college Uw tip om een werkconferentie te organiseren over bovenstaand thema onderschrijf ik. Burgemeester, secretaris en griffier zouden hiertoe een voorstel kunnen doen aan respectievelijk het college en de raad. Een kleine kanttekening hierbij is, dat het Reglement van Orde niet het juiste document lijkt om deze afspraken in vast te leggen, maar dat het niet moeilijk zal zijn om een goede vorm te vinden. Goede afstemming tussen adviseurs van raad en college De suggestie om deze afstemming te verbeteren neem ik als één van de betrokken partijen ter harte. Ik denk dat een gedeelde visie op een aantal zaken, zoals de hierboven genoemde afspraken over rolverdeling en spelregels tussen raad en college, hieraan bij kunnen dragen. Deze gedeelde visie zou ook moeten gelden voor het antwoord op de vraag ‘wat is een goed raadsvoorstel’. Om de kwaliteit van de raadsvoorstellen te borgen, zou het prettig zijn als de griffier en een daartoe aangewezen persoon in de ambtelijke organisatie in een vroeg stadium de raadsvoorstellen aan deze criteria zouden kunnen toetsen. Cultuurcomponent van het nieuwe vergadersysteem Ten slotte wil ik ook uw suggestie om aandacht te besteden aan de culturele component van het nieuwe vergadersysteem meenemen. Het presidium zou kunnen bespreken of het speciale activiteiten op dit gebied wenselijk vindt. Daarbij wil ik aangeven dat al vanaf de planvorming over het BOBsysteem informeel veel aandacht is geweest voor de benodigde ‘mindset’, niet in het minst vanuit de raadsleden zelf. Velen benadrukken regelmatig de noodzaak om anders te gaan kijken en werken. Ook de voorzitter van de raad speelt een belangrijke rol in de bewustwording hiervan bij raad, college, ambtelijke organisatie en niet in het minst inwoners van Boxtel. Ik vertrouw daarom op een positieve ontwikkeling. Ik hoop u met deze brief te hebben geïnformeerd hoe de griffie tegenover uw aanbevelingen staat. Ik dank u nogmaals voor het heldere onderzoeksrapport. Met vriendelijke groet,
Veerle van den Broek raadsgriffier
23
7. Nawoord De RKC dankt het college en de griffier voor hun reactie op het rapport. Het is goed te constateren dat in de rapportage geen feitelijke onjuistheden zijn aangetroffen en dat wordt ingestemd met de daarin aangegeven conclusies en tips voor verbetering. Een gezamenlijke reactie vanuit college en griffie ware overigens nog fraaier geweest en had ook meer recht gedaan aan de titel van het rapport: naar een soepel samenspel. Terecht wordt er in beide reacties op gewezen dat op verschillende onderdelen het afgelopen jaar belangrijke stappen zijn gezet om te komen tot een betere interactie tussen raad en college, maar vooral ook tussen de verschillende gemeentelijke geledingen en de burgers, organisaties en bedrijven in Boxtel. In het rapport komt dat ook tot uitdrukking. De RKC vindt het plezierig te vernemen dat dit onderzoek daarbij – tijdens de uitvoering al - zijn werking had en impulsen heeft gegeven aan de invoering van de beoogde verbeteringen in het afgelopen jaar. Op die manier is op een constructieve manier ‘werk met werk’ gemaakt. Dat laat onverlet dat een aantal zaken nog open staat en de komende tijd aandacht vraagt. In de reactie van het college wordt minder dan in de reactie van de griffier helder hoe en wanneer deze nog openstaande tips worden opgepakt en doorvertaald in concrete uitvoeringsacties. In dit verband wordt ook nog eens gewezen op de volgende passage uit het rapport: ‘……Om te kijken of dat zo is stelt de Rekenkamercommissie het op prijs binnen een half jaar te vernemen of en op welke wijze de tips worden opgepakt. Tevens wordt voorgesteld om terug te kijken of de tips ook echt werken. Het is logisch dit te doen in combinatie met de evaluaties, zoals die zijn voorzien in het raadsvoorstel over ‘Vergaderen met BOB’. Een tussentijdse evaluatie is voorzien in oktober 2014 en de evaluatie is gepland in maart 2015.’ De RKC wijst de raad erop bij de behandeling van het rapport dan ook uitdrukkelijk aandacht te besteden aan deze uitvoering. Het rendement van dit onderzoek is daarmee gediend.
24
