Naar een organisatie met initiatief Waardevolle ideeën vinden en versterken door het voeren van waardevolle gesprekken
!1
!
Waardevolle ideeën verdienen aandacht
Dit verhaal gaat over waardevolle ideeën. Zoals wij naar de wereld kijken, draait deze wereld op waardevolle ideeën. Het zijn de ideeën die ertoe doen, die de moeite waard zijn, die bijdragen aan wat we belangrijk vinden. Het mooie aan ideeën is dat iedereen ze de hele tijd heeft. Je hoeft geen Branson te heten om een goed idee te hebben. Daarbij weet iedereen wat hij waardevol vindt. Wij zijn ervan overtuigd dat als we meer aandacht geven aan wat ideeën waardevol maakt, dat niet alleen organisaties er beter van worden, maar dat ook onze maatschappij er beter van wordt.
Een waardevol idee? Een waardevol idee is een idee dat gebaseerd is op
Waardevolle ideeën komen tot stand in waardevolle
bewezen kwaliteiten en op wat we van waarde
gesprekken. Waardevolle gesprekken komen
vinden in onze organisatie. Een waardevol idee
spontaan tot stand of kunnen worden geor-
geeft antwoord op een voor de organisatie
ganiseerd. In een waardevol gesprek is er oprechte
belangrijke vraag.
aandacht voor wat er is en waar mensen trots op zijn. Waardevolle gesprekken richten zich op
Waardevolle ideeën leiden tot meer handen aan het
thema’s die ertoe doen en zijn aantrekkelijk voor
bed, tot meer blauw op straat, kortom tot het beter
mensen om aan deel te nemen.
inspelen op een steeds veranderende vraag. Waardevolle ideeën zijn de start van innovatie. Ze wekken nieuwsgierigheid op binnen en buiten de organisatie. Ze raken de essentie of de bedoeling. Waardevolle ideeën geven medewerkers en betrokkenen ruimte voor initiatief en energie om aan de slag te gaan.
!2
!
De waarde van waardevolle gesprekken Wanneer in een organisatie regelmatig waardevolle gesprekken plaatsvinden waarin waardevolle ideeën tot bloei komen, dan heeft dat allerlei voordelen.
Medewerkerwaarde
Organisatiewaarde
Betrokkenheid Medewerkers krijgen de kans om hun betrokkenheid breder te uiten dan bij de koffiemachine.
Als leiding hoor je wat er speelt en heb je een middel in handen om medewerkers aan het woord te laten.
Initiatief Een waardevol gesprek is een plaats voor initiatief. Medewerkers kunnen zelf met hun ideeën aan de slag. En aangezien het hun eigen ideeën zijn, gaat dat vaak moeiteloos.
Een waardevol idee geeft antwoord op een voor de organisatie belangrijke vraag. Naast een gedragen antwoord, gaat er een groep medewerkers daadwerkelijk mee aan de slag.
Verbinding Waardevolle gesprekken vinden plaats in een bont gezelschap uit allerlei plekken in de organisatie én daarbuiten. Het is verfrissend en inspirerend om met al deze mensen over je werk te spreken.
Samenwerken tussen teams en tussen afdelingen wordt als waardevol gezien. Deze gesprekken geven daar praktisch vorm aan. Naast het ‘echte werk’ dat anders ‘altijd voor gaat’.
Ontwikkeling Medewerkers krijgen de kans om zich anders te laten zien dan wat hun functie bepaalt. Weten wat er speelt Waardevolle gesprekken zijn een laagdrempelige manier om de leiding te laten weten hoe je over belangrijke onderwerpen denkt. Effectiviteit De initiatieven die voortkomen uit waardevolle gesprekken leiden tot meer ontwikkelde professionals.
Waarderende gesprekken zijn een manier om als leidinggevende tijd te maken voor de ontwikkeling van je mensen en van de organisatie. Je krijgt inzicht in wat er speelt. Uit deze gesprekken hoor je verhalen van de werkvloer die vaak onhoorbaar zijn in de directiekamer. Waardevolle ideeën en initiatieven die daarbij ontstaan, raken de ‘bedoeling’ van de organisatie. Ze dragen bij aan vernieuwing in de klantbediening en andere innovaties.
!3
!
Onze aanpak op hoofdlijnen Waardevolle gesprekken hebben drie kwaliteiten die ze de moeite waard maken: waardering, potentie en moeiteloosheid.
Waardering Waardevolle ideeën zijn gebaseerd op ‘bewezen
de organisatie belangrijke vragen’ roepen nieuws-
kwaliteiten in de organisatie’. Dit betekent dat
gierigheid op, op alle niveaus in de organisatie, en
waardevolle gesprekken gaan over situaties waar
daarbuiten.
mensen trots op zijn. Wanneer gaat het werk moeiteloos? Wanneer doe je iets met plezier en vind
Benutten van potentie
je dat je het heel goed doet? Welke succesverhalen
Iedereen loopt met ideeën rond. Soms worden ze
doen de ronde?
gedeeld, maar meestal verdwijnen ze weer. “Geen
Waardevolle gesprekken beginnen hiermee. Er is
tijd om erover te beginnen.” “Het zal al wel bedacht
aandacht voor het bestaande. Voor hoe de
zijn.” “Daar is toch geen tijd of geld voor.” “Wie ben
organisatie en de mensen zijn geworden wat ze nu
ik om hierover te beginnen.” “Ze zullen wel niet
zijn. En waarom dat goed is. In deze fase van de
luisteren.” …
gesprekken wordt veel gebruik gemaakt van verhalen. Met ’story-telling’ komt veel meer op tafel
Een organisatie die zich richt op deze ideeën en van
dan met alleen de kale feiten. Lezers interpreteren
harte probeert ze te vangen, te ontwikkelen,
de verhalen van hun collega’s en voegen er hun
waardevoller te maken en tot actie te laten
beelden aan toe. Verhalen geven ook uitdrukking
overgaan, dat is een organisatie die gebruik maakt
aan emotie en persoonlijke drijfveren; belangrijke
van potentie die anders ongebruikt blijft.
onderwerpen die anders vaak onderbelicht blijven.
Waardevolle gesprekken leiden tot ‘verrassende voorstellen’. Dit zijn voorstellen die op een nieuwe
Waardevolle ideeën zijn gericht op ‘voor de
manier bijdragen aan vragen die vaak al lang
organisatie belangrijke vragen’. Deze vragen zijn
bestaan in de organisatie. Verrassende voorstellen
altijd bevestigend geformuleerd: ze beschrijven wat
mogen idealistisch zijn of lijken misschien zelfs wel
je wilt als organisatie (bijvoorbeeld: meer tijd om
luchtfietserij. Wat voor de één onrealistisch lijkt, kan
klanten te helpen) en niet waar je vanaf wilt
misschien wel praktisch bruikbaar zijn voor de
(bijvoorbeeld: minder vergaderen). Wij hebben
ander.
ervaren dat alles groeit met de aandacht die het krijgt. En dus willen we aandacht geven aan die
Moeiteloosheid
vragen en onderwerpen waar je als organisatie
Ideeën, kwaliteiten en verrassende voorstellen
méér van wilt hebben. Deze vragen geven
krijgen pas echt waarde als het ook buiten het
medewerkers, leidinggevenden, directie en andere
gesprek tot actie leidt. En we weten allemaal hoe
betrokkenen de mogelijkheid om zich er persoonlijk
moeilijk dat is. De waan van de dag, rapportages,
aan te verbinden. Daarmee dragen ze bij aan voor
drukte, een veeleisende omgeving etc. Daarom zijn
de organisatie belangrijke onderwerpen. Deze ‘voor
waardevolle gesprekken gericht op moeiteloosheid. !4
! Mensen komen makkelijk in actie als het nauwelijks moeite kost. Het kost geen moeite als het aansluit op waar je persoonlijk echt voor gemotiveerd bent. Als er anderen zijn die nieuwsgierig zijn naar je resultaat en die je willen helpen. Als er echte aandacht is voor je resultaat. In de gesprekken wordt hier de basis voor gelegd. Acties en initiatieven worden alleen concreet gemaakt als er gespreksdeelnemers zijn die er echt zelf mee aan de slag willen. Zo worden de doelen van de organisatie in lijn gebracht met de motivatie van de medewerkers. Waar mensen toch al mee bezig zijn, wordt ingezet in de ontwikkeling van de organisatie. Alleen voorstellen die nieuwsgierigheid oproepen worden uitgewerkt. Dat trekt mensen aan die willen weten wat er gebeurt en die mee willen doen. Ideeën, verrassende voorstellen en initiatieven komen in dezelfde serie van gesprekken aan de orde. Daar zitten geen formele stappen tussen. Geen hordes of onnodige belemmeringen.
Ideoloog doet … Ideoloog helpt organisaties waardevolle ideeën te onderkennen, te vormen, te ontwikkelen en te realiseren. In een helder proces doen medewerkers dit zelf, vaak met betrokkenheid van leidinggevenden, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden. Ideoloog helpt organisaties waardevolle gesprekken te organiseren. Gesprekken waarin de voor de organisatie belangrijkste onderwerpen boven water komen. Gesprekken waar iedereen mee mag denken over de kwaliteiten in de organisatie. Gesprekken waarin medewerkers, klanten, andere betrokkenen, burgers, leidinggevenden en de directie, concreet en actief betrokken zijn bij het vangen en ontwikkelen van waardevolle ideeën.
!5
! Innovatie
Werkstijlonderzoek
Innovatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van
Binnen teams en tussen teams worden bruggen
de leiding of een R&D-afdeling.
geslagen. We weten waarover we met elkaar
Organisatiebrede waardevolle gesprekken over het
spreken en wat dat oplevert. Dit leidt tot een goede
werk leiden altijd tot verfrissende ideeën over
balans tussen zelfsturing en zelfstandigheid van
klanten, producten, diensten, optimalisaties etc.
een team en het maximale halen uit samenwerking.
Waarover wilt u het hebben? Wat zijn de gesprekken die u graag zou voeren in uw organisatie? Welke onderwerpen wilt u graag een keer een open en eerlijk gesprek over hebben? Wat zou u maar al te graag een keer tegen uw baas
Organisatiecultuur
Welke thema’s spelen in onze organisatiecultuur? Wie zijn we eigenlijk echt? Hoe uit zich dat in de praktijk? Zijn er subculturen te onderscheiden? Wie willen we zijn en hoe komen we daar?
willen zeggen? Wat zou u dolgraag van uw klanten willen weten? Van de burger? Van de overheid? Van uw leveranciers en zakenpartners? Van uw
Huisvesting
concurrenten?
Hoe kan ik mijn huisvesting optimaliseren en
Welke taboes moeten nu eindelijk eens doorbroken
tegelijkertijd mijn mensen goed faciliteren? Of,
worden? Wat weten we allemaal maar zeggen we
bijvoorbeeld na een fusie van organisaties: Hoe
nooit tegen elkaar? Waar heeft u lol in? Wat
kunnen we het beste ‘onder één dak’ werken?
fascineert u? Waar weet u ontzettend veel van en zou u graag over vertellen? Wij denken altijd maar dat er nu van alles te binnen
De kernwaarden van de organisatie
schiet. Als u zich nu afvraagt of die beelden passen
U onderzoekt de betekenis van het werk dat uw
bij wat wij vaker tegenkomen, dan bieden we u een
organisatie doet. Welke waarden liggen ten
zevental thema’s die zich uitstekend lenen voor
grondslag aan deze betekenis? Dit leidt tot
waardevolle gesprekken. En dat is nog maar het
medewerkers die zich verbonden voelen met de
begin!
organisatie en de bedoeling van het werk
doorleven.
Teambuilding
Interne communicatie
Elkaar beter begrijpen en elkaar opzoeken als het
Zijn we onderling wel echt in gesprek? Wat
spannend wordt. Wanneer de overeenkomsten en
communiceren we naar buiten en hoe merken we
verschillen in de groep helder worden, kan de
dat binnen? Bereiken we iedereen? Krijgt iedereen
samenwerking verbeteren.
de kans om zich te laten horen?
!6
!
Bredere context: terug naar de essentie Waardevolle ideeën en waardevolle gesprekken vormen een aanpak die in onze ogen uniek is. Dat wil niet zeggen dat deze aanpak niet past in wat er vandaag de dag veel aandacht krijgt in het denken over organisaties en verandering. Waarderend onderzoeken (onder meer in Cooperrider 2005, Masseling 2011) is een wetenschappelijk onderbouwde aanpak waar wij ons duidelijk door laten inspireren. Daarnaast is er veel geschreven over de beperkte capaciteit van een ontwerpaanpak voor organisatieverandering (Boonstra 2000, Homan, De Caluwé en Vermaak 2006). Een ontwikkelaanpak biedt dan perspectief. En een aanpak die recht doet aan wat je niet wilt dat er verandert, dat wat je graag wilt behouden en koesteren (Van Oss en Van ’t Hek 2009). De sleutel tot waardevolle gesprekken is oprechte aandacht voor wat de ander te vertellen heeft (Feltmann 2010). Naast deze veranderkundige inbedding van waardevolle ideeën en waardevolle gesprekken, past onze aanpak ook in een trend die al enige jaren zichtbaar is. Dit is een trend die zich kenmerkt door de behoefte om ons te richten op waar het echt om gaat. Wouter Hart noemt dit ‘de bedoeling’. (Hart 2012). Adriaan Bekman heeft het over ‘bezieling’ (Bekman 2015), net als Jacky van de Goor (Van de Goor 2011). Terug naar de essentie, of dit nu persoonlijk is of als organisatie. Het is een tegengeluid tegen steeds ingewikkelder systemen, regels, controle, en toezicht.
!7
!
Onze aanpak in meer detail Waardering, potentie en moeiteloosheid. Dat zijn de drie kenmerken van onze aanpak op hoofdlijnen. In meer detail verlopen de gesprekken en de gespreksseries die wij organiseren in zes stappen.
1. Vaststellen van verwachtingen, doelstellingen en
4. Vernieuwen brengt verrassende voorstellen in
onderzoeksopdracht. Het eerste gesprek vindt
beeld. Bestaande ideeën worden in een nieuw
plaats met een brede maar overzichtelijke groep
jasje gestoken. Nieuwe plannen worden
opdrachtgevers, noem het een stuurgroep.
gesmeed: Wat kunnen we doen om de verbeelde
2. Verkennen wat we waarderen aan het heden en
toekomst dichterbij te brengen?
welke kwaliteiten we kunnen gebruiken. Door
5. Verwezenlijken gaat over motivatie. Over het
middel van story-telling wordt met een brede
koppelen van waardevolle ideeën aan de
groep medewerkers en eventueel andere
dagelijkse praktijk en over het wegnemen van
betrokkenen, onderzocht waar men trots op is,
hindernissen. Deelnemers verbinden zich volledig
wat kwaliteit in het werk mogelijk maakt, wat de
vrijwillig aan initiatieven om de gewenste
organisatie heeft gemaakt tot wat het nu is.
vernieuwingen te verwezenlijken.
3. Verbeelden van de best mogelijke toekomstige
6. Verbinden van de resultaten van de grote groep
situatie. Dit gesprek bouwt voort op de
deelnemers met de vraag van de stuurgroep.
kwaliteiten in de organisatie. Al brainstormend
Bijvoorbeeld in de vorm van een world café of
wordt een, soms fantasievolle, toekomst
een manifestatie worden de resultaten gedeeld.
geschetst waar iedereen zich graag aan verbindt.
!8
!
Leren waardevolle gesprekken te voeren Waardevolle gesprekken komen regelmatig spontaan tot stand, tijdens en naast het werk. Daarnaast zijn er allerlei terugkerende gesprekken over HR, financiën, strategie, etc. die in potentie waardevol zijn. Tenslotte lopen in alle organisaties ontwikkelprojecten rond nieuwe IT, processen, etc. Deze projecten bestaan voor een groot deel uit potentieel waardevolle gesprekken. Waardevolle gesprekken kun je organiseren waarbij de zes stappen in de specifieke situatie worden ingepast. Maar belangrijker nog is de houding van de deelnemers in het gesprek. Het voeren van waardevolle gesprekken is iets dat je als organisatie kunt oefenen, dat aan mensen voorgedaan kan worden en waarin medewerkers bedreven raken.
Projectmatige gesprekken combineren gemakkelijk met de zes stappen van waardevolle gesprekken. De gespreksserie is een belangrijk onderdeel van het project omdat hier de betrokkenheid van medewerkers en andere betrokkenen vorm krijgt.
Ook terugkerende gesprekken - die in veel organisaties al lang bestaan - kunnen op een waarderende wijze worden aangepakt. Het brengt participatie en focus op ontwikkeling in deze gesprekken.
Op spontane gesprekken kun je geen directe invloed uitoefenen. Maar wanneer medewerkers in andere gesprekken ervaring opdoen met het voeren van waardevolle gesprekken, dan worden spontane gesprekken daar mogelijk positief door beïnvloed.
!9
!
Respect en plezier Als verantwoordelijke in een organisatie klinkt het
initiatief van de betrokkenen. Met de mensen in de
voorgaande goed. Maar we zijn eigenlijk het
ruimte zal de klus geklaard moeten worden. Dat
belangrijkste van waardevolle gesprekken vergeten:
geeft verantwoordelijkheid maar ook praktisch
de energie en het plezier dat de deelnemers eraan
plezier: je hoeft nergens op te wachten, je kunt aan
beleven!
de slag.
De waan van de dag te boven
Waardering
Even de kans om uit de hectiek te stappen. Met een
Maar al te vaak betekent organisatieverandering dat
groep mensen samen, met de rust om na te denken
‘we het dus niet goed doen’. De grote kracht van de
en te overleggen, werken aan wat voor de
waarderende aanpak is dat we kijken naar waar
organisatie belangrijk is.
‘we’ trots op zijn en dat gebruiken om op door te ontwikkelen.
Respectvolle communicatie In ieder gesprek en altijd heb je de keuze: zetten we ons eigen belang centraal en gaan we de strijd aan of kiezen we voor het gezamenlijk belang, voor nieuwsgierigheid, voor respect en elkaar laten uitspreken. We besteden veel aandacht aan deze aspecten van de gesprekken, omdat dit meer energie geeft.
The whole system in the room Niet alleen de leidinggevenden mogen meepraten. Ook wordt het niet makkelijk enkel aan de medewerkers overgelaten. Waardevolle gesprekken brengen zoveel mogelijk alle betrokkenen bij elkaar. Voor de deelnemers biedt dit de kans om met mensen te spreken die je normaal gesproken maar weinig spreekt.
Ontwikkelingsgericht De gesprekken maken deel uit van een ontwikkelaanpak. Dat betekent dat het bedenken van de verandering gelijk ook de verandering zelf vorm-
Ideoloog doet … We beginnen zo snel mogelijk met het voeren van waardevolle gesprekken. Vanaf het begin denken er veel mensen mee. We geven de gesprekken vorm en begeleiden deze. Zo lang het nodig is, doen we voor hoe dat gaat: het kiezen van een waarderende kijk op de organisatie en de wereld.
geeft. Er wordt een appel gedaan op het
!10
!
Hoe maak je hier tijd voor vrij? Wij zijn ervan overtuigd dat het makkelijk is om hier tijd voor vrij te maken. Zelfs als alle medewerkers deelnemen. Om de eenvoudige reden dat waardevolle gesprekken voor een groot deel in de plaats komen van allerlei overleggen die vandaag de dag veel tijd vergen. Vraagt u zich eens af: Hoe waardevol zijn uw … - projectvergaderingen (mondelinge update rondjes en coördinatie)? - reguliere bila’s (bijpraten, ook als er weinig te vertellen valt)? - routinematige koffietafelgesprekken (klagen over de ander)? - klachtafhandelingsprocedures (leidend tot tevreden klanten)? - heidesessies (leidend tot een nieuwe strategie en een beter functionerend team)?
!11
!
Ideoloog BV ideoloog.nl Bas Zuidwijk
[email protected]
+31 634 751 530
Rogier van Koetsveld
[email protected]
+31 652 027 222
Ruud Hartmans
[email protected]
+31 650 621 715
Literatuur -
Cooperrider, D.L. and Whitney, D. (2005) Appreciative Inquiry, A Positive Revolution in Change. San Francisco: BerrettKoehler Publishers, Inc.
-
Masselink, R. en IJbema, J. (2011) Het waarderend werkboek. Gelling Publishing.
-
Boonstra, J.J. (2000) Lopen over water: over dynamiek van organiseren, vernieuwen en leren. UvA: Universiteitsbibliotheek. dare.uva.nl/document/2/33901
-
Homan, T.H. (2006) Wolkenridders: over de binnenkant van organisatieverandering. Open Universiteit. (als pdf te downloaden op thijs-homan.nl)
-
De Caluwé, L. en Vermaak, H. (2006) Leren veranderen. Vakmedianet.
-
Van Oss, L. en Van ’t Hek, J. (2009) Onveranderbaarheid van organisaties. Mediawerf.
-
Feltman, E. et al. (2010) Denkadviseren. Mediawerf.
-
Hart, W. en Buiting, M. (2012) Verdraaide organisaties, terug naar de bedoeling. Vakmedianet.
-
Bekman, A. (2015) Bezieling, filosofie van het georganiseerde leven. Christofoor.
-
Van de Goor, J. (2011) Hartelijk georganiseerd. Academic service.
!12
